Handbuch Collmex rechnung free und rechnung basic
Inhalt
|
Verwaltung |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Einleitung
Mit Collmex rechnung free und rechnung basic erstellen Sie Ihre Rechnungen in minimaler Zeit. Ideal geeignet ist das Programm für Einzelunternehmer, die hauptsächlich Dienstleistungen erbringen.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei sind alle wesentlichen Funktionen enthalten: Angebote, Rechnungen und Gutschriften sowie in Collmex rechnung basic zusätzlich eine offene Posten Verwaltung mit Mahnwesen.
Collmex rechnung basic verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.
Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.
Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.
↑ Inhalt
Anmeldung und Testphase
Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.
Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.
Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.
Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.
Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version
↑ Inhalt
Programmbedienung
Bedienelemente
Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:
| Element | Funktion |
|---|---|
| 1. Schaltflächen | Durch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt. |
| 2. Link | Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms. |
| 3. Reiter | Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten. |
| 4. Eingabefeld | Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion. Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich. |
| 5. Auswahlfeld | Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können. |
| 6. Kontrollkästchen | Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet. |
| 7. Suche | Bei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche. |
| 8. Blättern | Über diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw.. |
| 9. Statusinformation | Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'. |
Mehrere Fenster öffnen
Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.
↑ Inhalt
Verkauf: Angebot, Rechnung und Projekt
Einführung
Zum Verkauf in Collmex basic gehören:
- Angebote
- Rechnungen und Gutschriften
- Projektverwaltung mit Tätigkeitserfassung
- Produkte und Kunden
In den Produkten hinterlegen Sie Preise und Beschreibungen für die Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten. In den Kunden hinterlegen Sie die Adresse der Kunden sowie verkaufsspezifische Daten wie z.B. die Zahlungsbedingung oder die Rabattgruppe des Kunden.
Beim Anlegen von Angebot, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. Sie können aber auch manuell eingegeben werden.
Wenn Sie Ihren Kunden geleistete Stunden in Rechnung stellen, erfassen Sie Ihre Tätigkeiten im Programm und erstellen mit einem Knopfdruck die Rechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten inklusive einem Tätigkeitsnachweis.
Druck: Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie unter Verwaltung → Druck vor. Dort besteht u.a. die Möglichkeit ein eigenes Briefpapier oder Logos zu hinterlegen.
Textbausteine: Damit Sie die Texte in Kopf- und Fußtext der Dokumente nicht immer manuell eingeben müssen, legen Sie Textbausteine an(Verwaltung → Textbausteine).
Weitere Einstellmöglichkeiten wie Nummernvergabe, Zahlungsbedingungen usw. finden Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen.
Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen sowie Lieferungen sind in Collmex basic nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf Collmex plus unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Siehe auch: Angebote, Rechnungen, Projekte, Produkte, Kunden*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Verkaufsdokumente
Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.
- Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
- Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
- Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
- Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
- Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.
| Siehe auch: | Verkauf |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Verkaufsdokumente für ausländische Kunden
Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.
Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).
Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.
Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Waren
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | mit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19% | 7/19% | steuerfrei | steuerfrei |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Ware Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Sonstige Leistungen
- Regelfall
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | 7/19% | nicht steuerbar | 7/19% |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Leistung nach §3a Abs 3 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Katalogleistung nach §3a Abs 4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | 7/19% | nicht steuerbar | nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten Dienstleistungen ab 2015
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | Im Empfängerland zu versteuern | nicht steuerbar | nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Ausländische Erlösarten sind gepflegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rabatte in Verkaufsdokumenten
Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.
Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.
Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebote
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.
Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den basic-Versionen und in der free-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Wikipedia: Angebot |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebot anlegen
Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot anlegen | Das Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Kopieren von Angebot | Um ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe
↑ Inhalt
Angebot suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Angeboten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Angebote als CSV-Datei mit der Satzart CMXQTN |
| Feld | Bedeutung |
| Angebot | Angebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Kunde | Die Kundennummer. |
| Datum von ... Datum bis | Wenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, schränken Sie hier über das Angebotsdatum ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Noch offene | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen,
|
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Einführung Angebote
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Kopfdaten
Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Angebotsdatum | Das Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots. |
| Angebotstext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten
Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas  . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.In den Textbausteinen können Sie auch Platzhalter* verwenden. |
| Firma | Absender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des
Angebots vom Kunden übernommen. Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druck → Dokument-Einstellungen. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Angebotsposition gemeint. |
| → Normal | Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und -
falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
|
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Hiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| → Alternativ | Alternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fließen aber in die Zwischen- und Endsumme nicht mit ein. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
 Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. |
| Frist* | Angebotsfrist. Ist die Frist abgelaufen, erhält das Angebot automatisch den Status 'Frist abgelaufen'. |
| Gelöscht | Um das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern das Angebot von einem anderen Angebot kopiert wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. |
| Ausgabe-Sprache* | Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als* | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende des Angebots (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Liefer/Leistungsdatum | Zur Information für den Kunden. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5). Wenn Sie in einem Angebot Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | Über die Versandart legen Sie fest, wie und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandarten unter Verwaltung → Versandarten. |
| Versandart manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn die Versandart manuell ausgewählt worden ist. Damit die Versandart bei Änderungen automatisch ermittelt wird, entfernen Sie den Haken. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details
Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand
↑ Inhalt
Angebot senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Anhang. |
Siehe auch: Einführung Angebot, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
↑ Inhalt
Angebot als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Angebot löschen, Angebot stornieren
↑ Inhalt
Rechnungen und Gutschriften
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
Informationen zur E-Rechnung / eRechnung und zur X-Rechnung / xRechnung finden Sie in den FAQ.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnung bearbeiten, Wikipedia: Rechnung |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnungsarten
Im Programm stehen Ihnen zwei Rechnungsarten zur Verfügung.
Rechnung
Reguläre Rechnung
Gutschrift
Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.
Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.
| Siehe auch: | Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen
Verwandte Begriffe: Stornorechnung, Storno-Rechnung, Rücksendung, Reklamation, Retoure |
↑ Inhalt
Rechnung/Gutschrift anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungen anlegen | Die Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungsart | Ist eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten. |
| Kunde | Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Für Auftrag* | Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Nur offene Positionen* | Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind. |
| Basiert auf Angebot | Wenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Kopieren von Rechnung | Geben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten |
| Projekt, Datum von, Datum bis* | Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.
Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Rechnungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Rechnungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXINV |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnung | Rechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung. |
| Rechnungsart | Wählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bis | Wenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind. |
| Text | Sucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Projekt* | Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt. |
| Noch zu buchen* | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Sortierung | Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten
Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status* |
Folgende Stati sind möglich:
|
| Verrechnen mit* | Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll. |
| Kunde | Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen. |
| Rechnungsdatum | Tag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel. |
| Rechnungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Firma | Absender der Rechnung. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint. |
| → Normal | Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. |
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Kunden-Referenz | Eine beliebige Referenz Ihres Kunden. Bei Behörden tragen Sie hier die Leitweg-Id ein. |
| AuftragsNr b. Kunde | Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt. Nur sichtbar, wenn die Rechnungen keinen Bezug zu einem Kundenauftrag hat. Bei einer Rechnung zu einem Kundenauftrag geben Sie die Nummer im Kundenauftrag an. |
| Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein. |
| Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis. |
| Bezahlt* | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abschlagsrechnung nicht mehr in den offenen Posten erscheinen soll, obwohl keine Zahlung erfolgt ist und sie auch keine Zahlung mehr erwarten. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige
Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument. |
| Projekt* | Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken. |
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt. |
| Gelöscht | Um die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll. |
| Ausgabe erforderlich | Das Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als* | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Liefer/Leistungsdatum | Pflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | Über die Versandart legen Sie fest, wie und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandarten unter Verwaltung → Versandarten. |
| Versandart manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn die Versandart manuell ausgewählt worden ist. Damit die Versandart bei Änderungen automatisch ermittelt wird, entfernen Sie den Haken. |
| Gesamtgewicht* | Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Die abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
| Berechnete Lieferungen* | Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Produkt | Produktnummer | ||||||||
| Produktart | Damit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister"). | ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*
Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.
- Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Rechnung buchen | Wenn markiert, wird die Rechnung mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mailtexte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mailtexte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Anhang. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Druck |
↑ Inhalt
Rechnung als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Rechnung löschen, Rechnung stornieren
↑ Inhalt
Offene Posten
Die Liste zeigt Ihnen offene und bei Bedarf auch bezahlte Rechnungen an.
Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten |
nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt. auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an. |
| Zahlungsbedingung | Es werden nur die offenen Posten mit der ausgwählten Zahlungsbedingung angezeigt. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Zahlungseingang verwalten, Mahnung
Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste
↑ Inhalt
Zahlungseingang verwalten
Hier verwalten Sie die Zahlungseingänge Ihrer Kunden.
- Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Weiter.
- Erfassen Sie die Zahlungseingänge und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten |
nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt. auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an. |
| Bezahlt am | Datum des Zahlungseingangs |
| Bezahlt | Gezahlter Betrag. Wurde nicht der volle Betrag gezahlt, erstellen Sie bei Bedarf eine Mahnung über den Restbetrag. |
| Erledigt | Aktivieren Sie das Feld, wenn der Posten noch nicht ausgeglichen ist und Sie keinen Zahlungseingang des Kunden mehr erwarten. |
Siehe auch: Offene Posten, Mahnung
↑ Inhalt
Mahnung
Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.
Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.
Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.
Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.
Siehe auch: Einführung Verkauf, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung
↑ Inhalt
Mahnungen anlegen
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Mahnungen anlegen und ausgeben* | Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u). |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten. |
| Fällig seit ... Tagen | Geben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist. |
| Mahnstufe | Wenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein. |
| Medium* | Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger. |
| Mahndatum | Datum der Mahnung |
| Frist | Zahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt. |
| Gebühr | Mahngebühr. |
| Rechnungsnummer | Rechnungsnummer |
Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Mahnungen anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten. |
| Datum von ... Datum bis | Geben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen. |
| Nur offene | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht komplett bezahlt sind. |
| Mahnstufe | Geben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten. |
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten
↑ Inhalt
Projekt
In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.
Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.
Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.
Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.
Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
| Siehe auch: | Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeit stoppen, Tätigkeiten anzeigen |
↑ Inhalt
Projekt anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt anlegen | Das Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Projekt Nr | Die Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. |
| Firma | Die Firma, für die das Projekt angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekt bearbeiten
Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Projektsätze aus Produkten übernehmen | Es werden alle Produkte mit Mengeneinheit Stunde oder Tag als Projektsatz in das Projekt übernommen. |
| Löschen | Löscht das Projekt. Es ist nur möglich, ein Projekt zu löschen, solange noch keine Tätigkeiten erfasst wurden. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Bei Kundenprojekten geben Sie hier die Kundennummer ein. Bei internen Projekten lassen Sie das Feld leer. |
| Kundenauftrag* | Geben Sie hier die Nummer eines Kundenauftrags ein, falls sich das Projekt auf einen Kundenauftrag bezieht. Beim Anlegen von Rechnungen wird die Beziehung zum Kundenauftrag in die Rechnung übernommen. |
| Budget* | Ist ein Projektbudget festgelegt, können Tätigkeiten nur erfasst werden, solange das Budget nicht überschritten ist. Achtung: Das Budget wird nicht automatisch aus dem Kundenauftrag übernommen. |
| Bezeichnung | Geben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet. |
| Abrechnung manuell* | Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an. |
| Abgeschlossen | Markieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen. |
| Reisekostenpauschale | Ist eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen. |
| Mögliche Mitarbeiter* | Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet.
Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können. |
| Währung | Standardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein.
Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Projektsätze | Hier legen Sie die möglichen Tätigkeiten innerhalb des Projekts fest. |
| Produkt | Geben Sie hier optional eine Produktnummer ein. Das Produkt muss die Mengeneinheit Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) haben, damit es ausgewählt werden kann. |
| Bezeichnung | Geben Sie eine Bezeichnung für den Projektsatz ein. Die Bezeichnung wird bei der Tätigkeitserfassung als Vorschlag für die Bezeichnung der Tätigkeit übernommen. |
| Satz | Der Preis, der dem Kunden für die Tätigkeit berechnet wird. |
| Einheit | Die Zeiteinheit für die Tätigkeitserfassung. Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) sind hier möglich. |
| Steuer | Wenn kein Produkt angegeben ist, wird dieser Steuersatz wird in die Rechnungsposition übernommen. |
| Inaktiv | Für inaktive Projektsätze können keine Tätigkeiten mehr erfasst werden. |
| Intern | Tätigkeiten für interne Projektsätze erscheinen nicht im Tätigkeitsnachweis.
Erfassen Sie einen Projektsatz ohne Betrag und markieren Sie dann das Feld Intern. Das Feld wird erst eingeblendet, wenn Sie den Projektsatz ohne Betrag erfasst und dann auf Speichern oder die Enter-Taste gedrückt haben. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekt suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Projektnummer zur Anzeige eines einzelnen Projekts |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bezeichnung | Name des Projekts |
| Status |
|
| Kunde | Kundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten. |
| Abrechnung manuell | Zeigt nur Projekte an, die für die manuelle Abrechnung markiert sind. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekte mit Festpreis
Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:
- Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
- Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
- Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
- Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.
Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte
↑ Inhalt
Tätigkeiten erfassen
Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an. |
| Sortierung | optional auf- oder absteigend |
| Monat | Monat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen. |
| KW | Kalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge. |
| Jahr | Geschäftsjahr |
| Projekt | Projektnummer |
| Satz | Projektsatz. Wird im Projekt definiert. |
| Datum | Tag der Tätigkeit |
| Von ... Bis | Tätigkeitszeitszeitraum. |
| Pausen | Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen |
| Beschreibung | Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben. |
Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde
- Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter Verkauf → Gelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst die Buchung*.
- Erfassen, löschen oder ändern Sie die Tätigkeiten.
- Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.
Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen
Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Tätigkeit stoppen
Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Beginn | Setzt die Felder 'Von' und 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners. |
| Ende | Setzt das Feld 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners. |
| Übernehmen | Die erfasste Tätigkeit wird gespeichert. |
| Feld | Bedeutung |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an. |
| Projekt | Projektnummer |
| Satz | Projektsatz. Wird im Projekt definiert. |
| Datum | Tag der Tätigkeit |
| Von ... Bis | Tätigkeitszeitszeitraum. |
| Pausen | Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen |
| Beschreibung | Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben. |
Zur schnelleren Erfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:
| Taste | Funktion |
|---|---|
| Enter | Ändern |
| Funktionstaste(n) + b | Beginn |
| Funktionstaste(n) + n | Ende |
| Funktionstaste(n) + ü | Übernehmen |
Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen
↑ Inhalt
Tätigkeiten anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.
Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Das Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen. |
| Satz | Falls zusammen mit einem Projekt gewählt, werden nur Tätigkeiten angezeigt, die für diesen Satz erfasst wurden. |
| Kunde | Zeigt nur Tätigkeiten für Projekte dieses Kunden an. |
| Adress-Gruppe | Zeigt nur Tätigkeiten für Projekte, deren Kunde der ausgewählten Adress-Gruppe zugeordnet ist. |
| Nicht berechnet | Ist das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde. |
| Rechnungsrelevant | Wenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist. |
| Keine internen Tätigkeiten | Ist das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten zu Projekten angezeigt, die Kunden zugeordnet sind. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer. |
| Datum von ... Datum bis | Zeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen. |
| Ausgabe-Sprache | Bestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll. |
| Beschreibung | Sucht nach Text im Feld Beschreibung. |
| Produkt | Zeit nur Tätigkeiten an, für die das eingegebene Produkt im Projektsatz hinterlegt ist. |
Siehe auch: Einführung Projekte
↑ Inhalt
Mitarbeiter
Mitarbeiter werden benötigt für die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung.
Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.
Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Mitarbeiter anlegen
Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzen Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten
↑ Inhalt
Mitarbeiter suchen
Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Nummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll. |
| Firma | Firma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist. |
| Name | Der Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten. |
| Auch ausgeschiedene | Wenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten
↑ Inhalt
Mitarbeiter bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Löschen | Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde. |
| Feld | Bedeutung |
| Art des Mitarbeiters | Die Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.
|
| Adresse und Bankverbindung | Zur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet. |
| Eingetreten am, Ausgeschieden am | Zur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen↑ Inhalt
Kunden
Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote* oder Rechnungen.
In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Rabattgruppe* des Kunden oder die Zahlungsbedingungen.
Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung* fest.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf |
Verwandter Begriff: Debitor = Kunde
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kunde anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde anlegen | Der Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.
Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt. Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse. |
| Firma* | Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzen Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Vorlage Kunde Nr | Für den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen. |
| Adresse in Kunde wandeln* | Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht. |
Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kunde bearbeiten
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rabattgruppe | Um den in der Rabattgruppe hintergelegten Prozentsatz, wird der Betrag aller Angebote und Rechnungen gemindert. Die Rabattgruppe definieren Sie unter Kunde → Rabattgruppen. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingung wird auf die Rechnung gedruckt und ist relevant für das Mahnwesen. Eigene Zahlungsbedingungen legen Sie im Menü Verwaltung an. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Dokumente erstellt werden sollen. |
| Adresse | Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser
Reihenfolge:
Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung. Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
| Bankverbindung | Für Überweisungen und Gutschriften. |
| Steuer | Die Felder USt-IdNr. und Adresse liegt im Drittlandsgebiet haben nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.
Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt. Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet. Privatperson: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist. Ob ein Kunde eine Privatperson ist, beeinflusst die Berechnung der Umsatzsteuer bei vor 2010 erbrachte Dienstleistungen. |
| Inaktiv | Wenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
- Zum Sichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Einen Kunden können Sie nur dann löschen, wenn noch keine Belege zu dem Kunden existieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Löschen.
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Kundenvereinbarung anlegen
In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenvereinbarung anlegen | Die Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Kundenvereinbarung bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
| Preis | Brutto- bzw. Nettopreis für das Produkt. |
| Gelöscht | Wenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Kundenvereinbarung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Preisdatum | Es werden Kundenvereinbarungen angezeigt, deren Preis zu diesem Termin gültig ist. |
| Auch gelöschte | Findet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen. |
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Rabattgruppen bearbeiten
In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.
Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" ) |
| Rabatt | Rabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).
Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druck konfiguriert ist. |
| Hier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen. | |
| Inaktiv | Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer. |
| Gültige Produktgruppen* | Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.
Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkte
Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs. Wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung oder die Verkaufspreise können hier eingestellt werden.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten |
↑ Inhalt
Produkt anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt anlegen | Das Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt Nr | Die Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt. |
| Firma* | Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können. |
| Kopieren von Produkt | Geben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Allgemein
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mengeneinheit | Die Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche). |
| Produktart | Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware oder um eine Dienstleistung handelt.
Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten. |
| Bezeichnung | Name des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen. |
| Inaktiv | Wenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nur noch in den Dokumenten (Angebot und Rechnung) angezeigt. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf |
Verwandter Begriff: Artikel
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein. Liegt eine Steuerbefreiung vor (z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe), stellen Sie diese im Geschäftsjahr ein (Menü Verwaltung ). |
| Auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden). |
| Verkaufspreis | Verkaufspreis in Abhängigkeit des Zeitraums |
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen. |
| Preis | Brutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie unter Verwaltung → Firma → Einstellungen → VK-Preise sind inkl. USt. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein |
↑ Inhalt
Produkt suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Produkte als CSV-Datei mit der Satzart CMXPRD |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Die Produktnummer des gesuchten Produkts. |
| Webauftritt | Wenn ausgewählt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts angezeigt. |
| Text | Zeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe* | Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden. |
| auch inaktive | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist. |
| Firma | Findet nur Produkte der ausgewählten Firma. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach (Produkt)Nummer oder nach Bezeichnung. |
| Preisgruppe* | Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte. |
| Nur mit Preis* | Zeigt nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist. |
| Lieferant* | Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert. |
| Hersteller* | Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an. |
| Nicht verwendet* | Zeigt die Produkte an, die noch nicht verwendet wurden und deshalb das Löschen des Produktes möglich ist. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Hinweise zur Positionsnummerierung
Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):
In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.
Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe
↑ Inhalt
Verwaltung
Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.
Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.
↑ Inhalt
Firma bearbeiten
Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Die Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet. |
| Bankverbindung | Die Bankverbindung wird in den Dokumenten verwendet. |
| Steuer | Die Steuernummer ist zur Erstellung der Rechnung erforderlich. Geben Sie die Steuernummer wie folgt ein: xxx/xxx/xxxxx. Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt. |
Verwandter Begriff: umsatzsteueridentifikationsnummer
↑ Inhalt
Geschäftsjahr
Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.
Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).
Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*
Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.
Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.
Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr löschen, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Geschäftsjahr bearbeiten
Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer-Befreiung | Für z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuerkonten entfernt.*
In den Verkaufsdokumenten (z.B. Rechnung)* wird die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen. Bei Auswahl der Option Sonstiger Grund erscheint in den Verkaufsdokumenten der Hinweis Steuerbefreit. Wählen Sie Kleinunternehmer, wird der Hinweis Steuerfrei nach §19 UStG ausgegeben. Legen Sie die Produkte trotzdem mit dem Steuersatz an, wie er ohne Steuerbefreiung berechnet werden würde. Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits getätigte Buchungen nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen. |
| Art der Ust. Besteuerung* | Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde.
Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig. Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde. In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet. |
| Gesperrte/Abgeschlossene Monate | Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten. |
Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen, Geschäftsjahr löschen
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Geschäftsjahr löschen
Geschäftsjahre können gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungszeit vorüber ist, d.h. wenn sie mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegen. Klicken Sie dazu im jeweiligen Geschäftsjahr auf 'Löschen...' (wird nur angezeigt, wenn das Geschäftsjahr mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegt).
Beim Löschen werden alle Bewegungsdaten des Geschäftsjahres und der Jahre davor gelöscht, sofern keine Verknüpfungen in spätere Geschäftsjahre bestehen.
Nach dem Löschen der Bewegungsdaten werden alle nicht verwendeten Kunden gelöscht, die im zu löschenden Jahr oder davor angelegt und danach nicht mehr geändert wurden.
Damit sind die personenbezogenen Daten der Kunden gelöscht gemäß Art. 5 DSGVO (Speicherbegrenzung).
Hinweis: Personen haben ein Recht auf Löschung ihrer Daten, solange keine andere rechtliche Verpflichtung zur Speicherung besteht (s. Art. 17 DSGVO). Gemäß Abgabenordnung sind Buchhaltungsdaten und Belege für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeit dürfen personenbezogene Daten nur gelöscht werden, wenn sie keine Pflichtangaben in Rechnungen darstellen (z.B. Telefonnummern oder Mailadressen). Diese Daten müssen bei Bedarf bzw. auf Anforderung der betroffenen Person manuell gelöscht werden.
Siehe auch: Geschäftsjahr
↑ Inhalt
Geschäftsjahr anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.
Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.
- Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
- Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*
In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Geschäftsjahre anzeigen
Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Textbausteine*
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.
Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Textbaustein anlegen
Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.
Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Textbaustein bearbeiten
Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter.
Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Platzhalter
Platzhalter verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch ... | Verwendet bei ... |
|---|---|---|
| <<GutenTag>> |
Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname' Englisch: 'Dear Anrede Nachname' | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Anrede>> |
Deutsch: Falls Anrede 'Frau': 'Sehr geehrte Frau Titel Nachname', falls Anrede 'Herr': 'Sehr geehrter Herr Titel Nachname', falls Anrede 'Divers': 'Guten Tag Vorname Nachname', falls Anrede 'Familie': 'Sehr geehrte Familie Nachname', falls Anrede leer: 'Sehr geehrte Damen und
Herren'. Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist. | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Vorname>> | Vornamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Nachname>> | Nachnamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Firma>> | Name der Firma | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<FirmaOderName>> | Name der Firma oder falls das Feld Firma leer ist, der Name bestehend aus Titel, Vorname und Nachname | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Strasse>> | Strasse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<PLZ>> | PLZ | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Ort>> | Ort | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Mail>> | Mailadresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Bemerkung>> | Bemerkung der Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<AdressNr>> | Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder Adressnummer | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<IBAN>> | Je nach Kontext die IBAN des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<BIC>> | Je nach Kontext die BIC des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Bankname>> | Je nach Kontext der Name der Bank des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer>> | Der Name des aktuell angemeldeten Benutzers | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Mail>> | Mailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Telefon>> | Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Telefon2>> | Zweite Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Bemerkung>> | Bemerkung des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Zahlungsbedingung>> | Zahlungsbedingung | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung |
| <<Gesamtbetrag>> | Endbetrag | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant. |
| <<Waehrung>> | Währung | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<InternesMemo>> | Internes Memo | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<Bearbeiter>> | Name des Bearbeiters | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<Bearbeiter-Mail>> | Mailadresse des Bearbeiter | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Bearbeiter-Telefon>> | Telefonnummer des Bearbeiter | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Vermittler>> | Der Name des Vermittlers | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Vermittler-Mail>> | Mailadresse des Vermittlers | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Vermittler-Telefon>> | Telefonnummer des Vermittlers | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<LieferantNrBeiKunde>>* | Lieferant-Nr. bei Kunde | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferung |
| <<AngebotNr>>* | Nummer des Angebotes | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<Angebotsdatum>>* | Datum des Angebotes | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<Angebotsfrist>>* | Frist des Angebotes | Angebot |
| <<Angebotstext>>* | Kopftext des Angebots | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<RechnungsNr>> | Nummer der Rechnung | Rechnung, Mahnung |
| <<Rechnungsdatum>> | Rechnungsdatum | Rechnung |
| <<rechnungsmail.de>> | Angaben laut rechnungsmail.de | Mailtext für Rechnung |
| <<ProjektNr>>* | Nummer des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBezeichnung>>* | Bezeichnung des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektVon>>* | Beginn des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBis>>* | Ende des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<LieferantenauftragNr>>* | Nummer des Lieferantenauftrags | Lieferantenauftrag |
| <<KundeNrBeiLieferant>>* | Kundennummer beim Lieferant | Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<KundenauftragNr>>* | Nummer des Kundenauftrags | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<GutschriftNr>>* | Nummer der Gutschrift an Lieferant | Gutschrift an Lieferant |
| <<Gutschriftsdatum>>* | Datum der Gutschrift an Lieferant | Gutschrift an Lieferant |
| <<Auftragsdatum>>* | Auftragsdatum | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag |
| <<Anzahlungsbetrag>>* | Anzahlungsbetrag | Bei Vorkasse-Kundenaufträgen |
| <<MahnungNr>>* | Nummer der Mahnung | Mahnung |
| <<Mahnstufe>>* | Stufe der Mahnung | Mahnung |
| <<Mahndatum>>* | Datum der Mahnung | Mahnung |
| <<FristDatum>>* | Ablaufdatum der Mahnfrist | Mahnung |
| <<FristTage>>* | Mahnfrist in Tagen | Mahnung |
| <<eBayVerkauf>>* | eBay-Artikelnummer | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<eBayMitgliedsname>>* | eBay-Mitgliedsname des Käufers | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<AuftragsnummerBeimKunden>>* | Auftragsnummer beim Kunden | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung |
| <<LieferungNr>>* | Nummer der Lieferung | Rechnung, Lieferung |
| <<GewichtInKg>>* | Gewicht der Lieferung | Lieferung |
| <<Sendungsnummer>>* | Sendungsnummer der Lieferung | Lieferung, Versandbenachrichtigung, Rechnung |
| <<VersandartInfo>>* | Die Versandart-Info aus der Versandart | Lieferung, Versandbenachrichtigung |
| <<Lieferadresse>>* | Mehrzeilige Lieferadresse | Rechnung, Lieferung, Versandbenachrichtigung, Lieferantenauftrag |
| <<Telefon>> | Telefonnummer | Alle Druckdokumente |
*Nicht in allen Versionen
Verwandte Begriffe: Textbaustein, variable Textbausteine
↑ Inhalt
Textbausteine*
Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Standard-Textbausteine bearbeiten
Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Kopftext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll. |
| Kopftext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
| Schlusstext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll. |
| Schlusstext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
| Memo | Geben Sie hier den Textbaustein für das interne Memo an. |
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen
↑ Inhalt
Druck
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.
In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.
Siehe auch: Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung
↑ Inhalt
Druck: Briefpapier-Einstellungen
Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Schriftgröße allgemein | Schriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften |
| Schriftgröße Absender | Schriftgröße des Absenders über dem Brieffenster |
| Schrift | Derzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich. |
| Absender drucken |
|
| Absender in Brief-Fenster drucken | Absender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt. |
| Steuernummer drucken | Steuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt. |
| Anrede drucken | In die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist. |
| Leerzeile zw. Strasse+Ort | Fügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein. |
| Abweichende Lieferadresse/Auftraggeber | Hier legen Sie fest, an welche Stelle die abweichende Lieferadresse bzw. ein abweichender Auftraggeber gedruckt werden soll.
|
| Falzmarken drucken | Falzmarken werden an den linken Rand gedruckt. |
| Empf.Fax Nr drucken | Empfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt. |
| Abgrenzungslinien nicht drucken | Die einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen. |
| Abstände vom Rand | Siehe Bilder unterhalb der Eingabemaske |
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
↑ Inhalt
Druck: Briefpapier-Hintergrund
Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.
Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.
Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Hintergrund-Pdf | Das Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Verwendung | Steuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll. |
| Hintergrund-Pdf ab Seite zwei | Bei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Nicht verwenden | Wenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet. |
| Hintergrund-Logo 1 und 2 | Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile). |
| Abstand linker Rand | Abstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes |
| Abstand oberer Rand | Abstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes |
| Breite | Definieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu. |
| Verwendung | Steuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll. |
| Hintergrund-Verwendung | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben. |
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau
↑ Inhalt
Druck: Dokument-Einstellungen
Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bankverbindung drucken | Fügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Bearbeiter drucken* | Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Gesamtgewicht drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Empfänger-Telefonnummer drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Telefonnummer des Empfängers der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tätigkeiten nach Satz gruppieren* | Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Versandart drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Versandart im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Preisgruppe drucken* | Nur in der Plus und Pro-Version: Wenn markiert wird die Preisgruppe im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| EAN drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt eine EAN hinterlegt ist, wird die EAN am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Warennummer / Herkunftsland drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt eine Warennummer oder ein Herkunftsland hinterlegt ist, wird die Warennummer und das Herkunftsland am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Lagerplatz drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt ein Lagerplatz hinterlegt ist, wird der Lagerplatz am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Sendungsnummer drucken* | Nur für Lieferung: Wenn markiert wird die Sendungsnummer der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Spalten-Zwischenraum | Abstand zwischen den Spalten | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Chargen drucken* | Nur für Rechnung und Lieferung: Falls beim Warenausgang zur Lieferung eine Charge angegeben wurde, kann entweder die Charge oder die Bezeichnung der Charge gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Ende der Positions-Bezeichnung. Bei Rechnungen wird die Charge ermittelt über die zur Rechnungsposition gehörende Kundenauftragsposition und davon weiter über die verknüpften Lieferpositionen zum Warenausgang. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Produkt Nr des Herstellers drucken* | Nur für Lieferantenauftrag: Wenn markiert und im Produkt ein Hersteller oder eine Produkt Nr des Herstellers hinterlegt ist, wird der Hersteller und die Produkt Nr des Herstellers am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Inhalt | Achtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle:
Die Spalte Steuersatz wird nur verwendet, wenn das Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Breite | Spaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Überschrift | Spaltenüberschrift in Deutsch | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Englisch | Spaltenüberschrift in Englisch |
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau
↑ Inhalt
Druck: Vorschau
Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.
| Siehe auch: | Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen |
↑ Inhalt
Mail-Ausgabe: Dokument-Einstellungen
Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.
Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Blindkopie senden an | Nach § 147 AO sind Unternehmen verpflichtet, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe aufzubewahren.
Geben Sie hier die Mailadresse ein, unter der Sie die abgesandten Mails archivieren. Jede ausgehende Mail wird als Blindkopie an diese Mailadresse gesendet. In Collmex erfolgt keine Speicherung der abgesandten Dokumente! Sie können auch mehrere Mailadressen jeweils durch ein Komma getrennt eingeben. |
| Absender-Adresse | Geben Sie die Mailadresse ein, die als Absender beim Versenden von Mails für die jeweilige Dokumentart verwendet werden soll. Beim Einzelversand von Mails können Sie als Absenderadresse zusätzlich noch die Mailadresse der Firma und die des Benutzers auswählen. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, für die der Text erfasst werden soll. |
| Signatur | Wählen Sie aus, ob der Text für signierte oder unsignierte Dokumente erfasst werden soll. |
| Betreff | Betreffzeile der Mail |
| Text | Geben Sie den Mail-Text ein.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter. |
| Anhang-Format | Nur für Rechnungen. Wählen Sie hier, ob die Rechnung im PDF- oder zusätzlich als eRechnung im XML-Format UN/CEFACT CII versendet werden soll. |
| Anhang-Datei | Neben dem eigentlichen Dokument können Sie den Mails weitere Dokumente beifügen. Diese Standard-Anlagen werden beim Senden der Mails automatisch dem Anhang hinzu gefügt (z.B. für AGB oder Widerrufsbelehrung).
Geben Sie dazu den Dateinamen ein oder klicken Sie auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. |
Siehe auch: Server-Einstellungen
↑ Inhalt
Mail-Ausgabe: Server-Einstellungen
Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten. |
| Standard Postausgangs-Server (SMTP) | Tragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein. |
| Benutzer und Kennwort | Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider. |
| TLS-Verschlüsselung | Aktivieren Sie diese Option, sofern Ihr Server eine verschlüsselte Kommunikation über STARTTLS unterstützt. Andernfalls erfolgt die Datenübertragung unverschlüsselt und das Abhören von Benutzer und Kennwort ist theoretisch möglich. |
| Abweichender Port | Der SMTP-Standard-Port ist 25. Wenn Sie einen anderen Port verwenden, tragen Sie die Nummer des Ports hier ein. |
Siehe auch: Dokument-Einstellungen
↑ Inhalt
Mail-Konten
Mail-Konten sind optional. Sie müssen in Collmex für eine Mailadresse nur dann ein Mail-Konto anlegen, wenn:
- Ihr Name beim Empfänger zusammen mit der Mailadresse angzeigt werden soll oder
- für die Mailadresse eigene Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erforderlich sind oder
- das Mail-Konto als Ablageort für die Belegverwatlung genutzt werden soll oder
- Ihr Mail-Anbieter eine Autorisierung nach dem OAuth-Standard vorschreibt.
Siehe auch: Mail-Konto anlegen
↑ Inhalt
Mail-Konto anlegen
Um ein Mail-Konto anzulgen, geben Sie die Mailadresse ein und klicken Sie auf Anlegen.
Siehe auch: Mail-Konten, Mail-Konto bearbeiten
↑ Inhalt
Mail-Konto bearbeiten
Hier nehmen Sie die Einstellungen für das Mail-Konto vor.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Der 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger vor der Mailadresse angezeigt. |
| Abweichende Antwortadresse | Mailadresse, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll. |
| Mail-Server | |
| Standard Postausgangs-Server verwenden | Wenn Sie den Standard Postausgangs-Server verwenden, werden für den Mailversand die Zugangsdaten verwendet, die unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Server-Einstellungen' angegeben sind. Andernfalls können Sie hier eigene Zugangsdaten angeben. |
| Postausgangs-Server (SMTP) | Die Adresse erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider. |
| Mail-Server (IMAP) | Die Angabe ist nur erforderlich, wenn Sie das Mail-Konto für die Belegverwaltung nutzen. Die Adresse erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider. |
| Benutzer und Kennwort | Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung an den Servern. Die Zugangsdaten erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider.
Microsoft und Google: Die Eingabe des Kennworts entfällt. Statt dessen klicken Sie auf die Schaltfläche 'Anfordern'. Sie gelangen zum Zustimmungsbildschirm. Nach Ihrer Zustimmung erhält Collmex ein eigenes Kennwort (OAuth - Token) und speichert dieses für Sie ab. Google: Wenn die Warnung "Google hat diese App nicht überprüft" angezeigt wird, klicken Sie auf "Erweitert" und dann auf "collmex.de öffnen (unsicher)". Anschliessend gelangen Sie zum Zustimmungsbildschirm. Nutzer von Google Workspace können Collmex auf die Liste der konfigurierten Apps aufnehmen und so die Warnung vermeiden. Die Client-Id der App ist 232518808345-a0g9uils2maef2j7g2tu19blfegsbob7.apps.googleusercontent.com. OAuth-Risikohinweis: OAuth setzt voraus, dass Collmex als Anwendung beim Mail-Anbieter registriert wird. Wir behalten uns vor, die Registrierung bei OAuth-Anbietern aufzukündigen oder erst gar keine zu beantragen, wenn diese von Collmex
OAuth erfordert, dass Collmex und der Mail-Anbieter sich gegenseitig vertrauen. Auf dieses Vertrauensverhältnis haben Sie als Nutzer der beiden Dienste keinen Einfluss! Mittels OAuth können Mail-Anbieter Ihren Zugang über Collmex jederzeit sperren oder die Nutzungsbedingungen nachträglich so ändern, dass wir unsererseits Ihren Zugang zum Mail-Anbieter sperren müssen. Wir empfehlen deshalb, die Dienste anderer Mail-Anbieter zu nutzen, bei denen Sie als Verantwortlicher die alleinige Kontrolle über die Zugänge haben. |
| Verschlüsselung | STARTTLS: Es wird zuerst eine unverschlüsselte Verbindung aufgebaut. Sofern der Server eine Verschlüsselung unterstützt, erfolgt die weitere Kommunikation verschlüsselt. TLS: Der Verbindungsaufbau mit dem Server erfolgt direkt verschlüsselt. |
Siehe auch: Mail-Konten
↑ Inhalt
Einstellungen Brief, Fax und Signatur
Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Außerdem können Sie Rechnungen per Mail oder Fax mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ebenfalls über Pixelletter versenden.
Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.
Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei Pixelletter an.
- Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
- Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
- Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (signierte EMail, Brief, Fax).
Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bei Pixelletter hinterlegte Mailadresse | |
| Kennwort | Bei Pixelletter hinterlegtes Kennwort |
| Farbdruck bei Briefen | Briefe werden von Pixelletter farbig gedruckt |
| Prüfprotokoll im Anhang bei signierter Mail | Ist dies aktiviert, schickt Pixelletter im Anhang neben der Rechnung auch noch das Prüfprotokoll mit. |
| Einseitiger Druck bei Briefen | Die Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt. |
Siehe auch: Mailtexte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Einführung Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.
Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.
Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.
Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.
Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.
Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Benutzer bearbeiten
Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Name und Vorname | Name des Benutzers |
| Mailadresse des Benutzers. | |
| Rolle | Die Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers. |
| Telefon-Anbindung* | Hinter jedem Eingabefeld mit einer Telefonnummer wird ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei Klick auf das Telefonsymbol wird das Gespräch aufgebaut.
Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung (XXXX ist immer die Telefonnummer):
|
| Gesperrt | Ist das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen. |
| Mitarbeiter Nr.* | Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter* und Vertrieb*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus, wenn der Benutzer die Rolle Mitarbeiter oder Vertrieb hat. |
| Darf nur selbst vermittelte Kunden und Dokumente bearbeiten* | Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Verkäufer nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, für die seine Mitarbeiter-Nummer als Vermittler eingetragen ist. Angebote und Kundenaufträge dürfen nur für Kunden angelegt werden, für die der Verkäufer als Vermittler angegeben ist oder falls der Verkäufer im Vorgänger-Dokument als Vermittler eingetragen ist. Der Benutzer darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen. |
| Nur für API* | Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.
Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet. |
| Vorlage-Kunde* | Nur für API-Benutzer: Der Vorlage-Kunde wird verwendet für das Anlegen von Kunden bei der Übermittlung von Kundenaufträgen per API. |
| Zugangsbeschränkung* | Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Anmeldung des Benutzers geprüft, ob die IP-Adresse des lokalen Computers in der Liste der erlaubten IP-Adressen enthalten ist. Falls das nicht der Fall ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Das Kennzeichen kann nicht für den Hauptbenutzer und nicht für den Service-Benutzer gesetzt werden. |
| Keine Export-Berechtigung* | Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keinen Datenexport durchführen. |
| Keine Änderungs-Berechtigung* | Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keine Änderungen vornehmen. |
| Rohertrag/Marge unsichtbar* | Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, sieht der Benutzer keinen Rohertrag und keine Marge. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Benutzerrollen
Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.
| Rolle | Funktionen |
|---|---|
| Administrator | Alle Funktionen nutzbar. |
| Buchhaltung* | Alle Funktionen der Buchhaltung. |
| Warenwirtschaft* | Alle Funktionen der Warenwirtschaft. |
| Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Vertrieb* | Darf nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen. |
| Mitarbeiterportal* | Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen. |
| Webdesigner* | Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten. |
| Vereinsmitarbeiter* | Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung. |
| Steuerprüfer* | Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten. |
| Anzeiger* | Darf alles ansehen. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kennwort ändern
Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.
Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
↑ Inhalt
Service-Benutzer entsperren
Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.
Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.
Siehe auch: Einführung Benutzer
↑ Inhalt
Benutzer suchen
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
- Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.
↑ Inhalt
Einstellungen Mahnung
Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung von Platzhaltern möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Frist | Zahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso). |
| Gebühr | Mahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden. |
| Mahntext | Geben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte
Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt) Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung. |
Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen
↑ Inhalt
Schnittstellen und Datenaustausch
In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.
Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).
Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.
Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.
Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).
Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).
Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.
| Siehe auch: | Daten importieren, Daten exportieren, Buchnungen exportieren, Datev-Export, Collmex API* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Daten importieren
Inhalt
- Allgemeines
- Produkte, Produktpreise und Produktpreisänderung
- Bestand*
- Kunden, Abweichende Empfängeradresse*, Periodische Rechnung*
- Lieferanten, Lieferantenvereinbarungen*
- Adressen, Ansprechpartner und Kontakte
- Angebote
- Kundenaufträge*
- Rechnungen
- Lieferungen*
- Lieferantenaufträge*
- Mitarbeiter
- Projekte*, Tätigkeiten*, Verbräuche*
| Siehe auch: | Schnittstellen für den Datenaustausch |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Daten importieren: Einführung
Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.
Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.
Anpassung der zu importierenden Dateien
Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
- Löschen Sie die Beispieldaten.
- Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
- Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.
Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.
Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Daten importieren: CSV-Format
Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:
- Trennzeichen ist das Semikolon (;).
- Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
- Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
- Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
- Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.
Der in Collmex verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. UTF-8 kodierte Dateien können optional importiert werden, wobei im Zeichensatz ISO-8859-1 nicht darstellbare Zeichen durch ein ? ersetzt werden. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen, müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.
Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV
↑ Inhalt
Daten importieren: Datentypen für Felder
In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:
| Kürzel | Bemerkung | Nicht ändern | Beispiel |
|---|---|---|---|
| C | Alphanumerisch | (NULL) | Kunde Müller |
| I | Numerisch, ganze Zahlen oder Aufzählungen* | (NULL) oder leer | 5 |
| N | Numerisch mit max. drei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 5,25 |
| D | Datum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ | (NULL) | 20090121 oder 21.01.2009 |
| M | Geldbetrag mit zwei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 2056,34 |
| T | Uhrzeit im Format HHMMSS | (NULL) | 1234 |
Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.
*Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Daten importieren: Nummernvergabe
Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.
Externe Nummernvergabe
Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.
Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;10000;10;... CMXINV;10000;20;... CMXINV;10001;10;... CMXINV;10001;20;...
Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.
Interne Nummernvergabe
Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:
Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;... CMXKND; ;1;Frau;...
Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;-10000;10;... CMXINV;-10000;20;... CMXINV;-10001;10;... CMXINV;-10001;20;...
Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert NEW_OBJECT_ID | |
| 2 | Neue Nummer | I | 8 | Die neu vergebene Nummer für das Objekt |
| 3 | Temporäre Nummer | I | 8 | Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null) |
| 4 | Zeile | I | 8 | Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht. |
Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:
Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1 NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3
Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produkt
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRD | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Identifiziert das Produkt eindeutig |
| 3 | Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes |
| 4 | Bezeichnung Eng | C | 10.000 | Optional. Englische Bezeichnung des Produktes |
| 5 | Basismengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 6 | Produktgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe.
Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer. |
| 7 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 8 | Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt. |
| 9 | Gewicht | N | 18 | |
| 10 | Gewicht Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit |
| 11 | Preismenge | N | 18 | Preise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 12 | Produktart | I | 18 | 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 4 - Ware-Kunde schuldet Ust., 5 = Elektronisch erbrachte Leistung |
| 13 | Inaktiv | I | 18 | 0 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv, 2 = Produkt löschen, 3 = Produkt löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 14 | Preisgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist. |
| 15 | Verkaufs-Preis | M | 18 | Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden. |
| 16 | EAN | C | 20 | Optional. EAN Code des Produkts |
| 17 | Hersteller | C | 40 | Optional. Hersteller des Produkts |
| 18 | Versandgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Versandgruppe. |
| 19 | Mindestbestand | N | 18 | |
| 20 | Bestellmenge | N | 18 | |
| 21 | Chargenpflicht | I | 8 | 1 = Produkt ist chargenpflichtig |
| 22 | Beschaffungsart | I | 8 | 0 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion |
| 23 | Produktionsdauer | I | 8 | |
| 24 | Lohnkosten | M | 18 | |
| 25 | Lohnkosten-Bezugsmenge | N | 18 | Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt. |
| 26 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 27 | Kostenermittlung | I | 8 | 0 = Automatisch, 10 = Manuell |
| 28 | Kosten | M | 18 | Produktkosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist. |
| 29 | Bezugsmenge-Kosten | N | 18 | Bezugsmenge für die Kosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist. |
| 30 | EK-Lieferant | I | 8 | Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereinbarung angelegt bzw. geändert. |
| 31 | EK-Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt., 2 = keine USt. |
| 32 | EK-ProdNr d.Lieferanten | C | 20 | Produktnummer des Lieferanten |
| 33 | EK-Verpackungseinheit | N | 18 | Menge, die in einer Verpackung enthalten ist. |
| 34 | EK-Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes für den Einkauf |
| 35 | EK-Preis | M | 18 | Einkaufspreis |
| 36 | EK-Preismenge | N | 18 | Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 37 | EK-Lieferzeit | I | 18 | |
| 38 | EK-Währung | C | 3 | Nur für Export: Währung des Lieferanten |
| 39 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 40 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 41 | Webauftritt-Nr | I | 8 | Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt.
Sollen Produkte in mehreren Webauftritten verwendet werden, importieren Sie die Produkte für jeden Webauftritt extra. |
| 42 | Shop-Kurztext | C | 255 | |
| 43 | Shop-Langtext | C | - | |
| 44 | Texte-Sind-HTML | I | 8 | 1 = Texte sind im HTML-Format |
| 45 | Dateiname | C | 80 | |
| 46 | Keywords | C | 255 | |
| 47 | Titel | C | 255 | |
| 48 | Abweichendes Template Nr | I | 8 | |
| 49 | Bild-URL | C | 255 | |
| 50 | Grundpreis-Menge-1 | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts |
| 51 | Grundpreis-Menge-2 | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit |
| 52 | Grund-Mengeneinheit | I | 8 | 0 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Kubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück |
| 53 | Preis auf Anfrage | I | 8 | |
| 54 | Inaktiv | I | 8 | 0 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv |
| 55 | Shop-Kategorien | I | 8 | interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert. |
| 56 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 57 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 58 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 59 | ProduktNr des Herstellers | C | 40 | Optional. Die Produktnummer des Hersteller für das Produkt |
| 60 | Lieferrelevant | I | 8 | Nur für Dienstleistungen. 0 = Nicht Lieferrelevant, 1 = Lieferrelevant |
| 61 | Reserviert | C | 40 | Reserviert. |
| 62 | eBay-Artikelnummer | C | 40 | Nur für Export: Die eBay-Artikelnummer, wenn das Produkt bei eBay gelistet ist. |
| 63 | Direktlieferung | I | 8 | 0 = Keine Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden, 1 = Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden |
| 64 | Warennummer | C | 20 | International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt). |
| 65 | Lagerplatz | C | 40 | |
| 66 | Keine Bestandsführung | I | 8 | 0 = Bestandsführung, 1 = Keine Bestandsführung |
| 67 | Herkunftsland | C | 2 | ISO Codes |
Siehe auch: Daten importieren
Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produkt-Preise
Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.
Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRI | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Preisgruppe | I | 3 | Interne Nummer der Preisgruppe |
| 5 | Gültig ab | D | 8 | |
| 6 | Gültig bis | D | 8 | |
| 7 | Preis | M | 18 |
Siehe auch: Daten importieren, Produktpreisänderung
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produkt-Preis-Änderung
Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie für ein Produkt den Preis ändern möchten. Bestehende Preise bleiben erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRI_CHANGE | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Preisgruppe | I | 3 | Interne Nummer der Preisgruppe |
| 5 | Gültig ab | D | 8 | Optional. Wenn leer, ist der neue Preis ab dem Import-Datum gültig. |
| 6 | Gültig bis | D | 8 | Optional. Wenn leer, ist der neue Preis bis zum 31.12.9999 gültig. |
| 7 | Preis | M | 18 | Der neue Preis |
Siehe auch: Daten importieren, Produktpreise importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Bestand*
Der Bestands-Import wird hauptsächlich verwendet, um die Anfangsbestände zu übernehmen. Jeder Satz führt beim Import zu einer Bestandsbuchung mit der Bewegungsart 'Bestandsaufnahme', d.h. die bisherige Bestandsmenge wird durch die übergebene Menge ersetzt. Ein Bestandsobjekt wird eindeutig identifiziert durch Produktnummer, Firma, Bestandstyp und Charge.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXSTK | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Identifiziert das Produkt eindeutig |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Menge | N | 18 | Neue Bestandsmenge |
| 5 | Bestandstyp | I | 8 | Optional. 0 oder leer = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand |
| 6 | Chargennummer | I | 8 | Optional. Bei einer negativen Chargennummer wird eine neue Charge angelegt. |
| 7 | Wert | M | 18 | Nur für Export. Der Bestandswert berechnet aus Produktkosten mal Menge. |
| 8 | Chargenbezeichnung | C | 1024 | Optional. Die Bezeichnung der neuen Charge (falls die Chargennummer negativ ist). |
| 9 | Produktbezeichnung | C | 10.000 | Nur für Export. Die Bezeichnung des Produkts. |
| 10 | Lagerort | C | 40 | Nur für Export. Der Lagerort des Produkts. |
Siehe auch: Daten importieren
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kunde
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXKND | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 40 | |
| 13 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefax | C | 40 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonummer | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Reserviert | |||
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Rabattgruppe | I | 8 | interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 28 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS |
| 29 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 30 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail. |
| 31 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 32 | Adressgruppe mit Bemerkung | I/C | 8/255 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 33 | eBay-Mitgliedsname | C | 80 | Der eBay-Mitgliedsname des Kunden |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 35 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 36 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 37 | Kostenstelle | C | 10 | |
| 38 | Wiedervorlage am | D | 6 | |
| 39 | Liefersperre | I | 8 | 1 = Liefersperre |
| 40 | Bau/Reinigungs-Dienstleister | I | 8 | 1 = Bau/Reinigungs-Dienstleister |
| 41 | Lief-Nr. bei Kunde | C | 20 | Die eigene Lieferantennummer beim Kunden |
| 42 | Ausgabesprache | I | 8 | 0 = Deutsch , 1 = Englisch |
| 43 | CC | C | 255 | Kopie der E-Mails an diese Adresse senden |
| 44 | Telefon2 | C | 20 | |
| 45 | Lastschrift-Mandatsreferenz | C | 35 | Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats |
| 46 | Datum Unterschrift | D | 8 | Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats |
| 47 | Mahnsperre | I | 8 | 1 = Mahnsperre |
| 48 | Keine Mailings | I | 8 | 1 = keine Mailings |
| 49 | Privatperson | I | 8 | 1 = Privatperson |
| 50 | URL | C | 80 | |
| 51 | Teil-Lieferungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teil-Lieferungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Lieferungen erlaubt. |
| 52 | Teil-Rechnungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teil-Rechnungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Rechnungen erlaubt. |
| 53 | Angelegt am | D | 6 | Nur für Export: Datum, an dem der Kunde in Collmex angelegt wurde. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kunde - Abweichende Empfängeradresse
Eine Abweichende Empfängeradresse wird identifiziert über Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ. Die abweichende Empfängeradresse wird gelöscht, wenn alle Felder außer Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ leer übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXEPF | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Dokument-Typ | I | 8 | als Zahl codiert: 1 = Angebot, 2 = Rechnung, 3 = Lieferung, 5 = Auftragsbestätigung, 6 = Mahnung |
| 5 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = signierte E-Mail, 100 = keine Ausgabe. |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 80 | |
| 11 | Abteilung | C | 80 | |
| 12 | Strasse | C | 80 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 40 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefon2 | C | 40 | |
| 18 | Telefax | C | 40 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | C | 50 | 1 = Keine Mailings |
| 24 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kunde - Periodische Rechnung
Nutzen Sie den Import für periodische Rechnungen, wenn Sie Ihre Abos im externen System verwalten, die Rechnungsstellung jedoch über den internen Abrechnungslauf vornehmen wollen.
Wenn Sie mehrere periodische Rechnungen (Abos) für einen Kunden importieren, müssen alle periodischen Rechnungen des Kunden in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist eine vorhandene periodische Rechnung nicht mehr angegeben, wird sie in der Datenbank gelöscht. Alle vorhandenen periodischen Rechnungen eines Kunden werden gelöscht, wenn nur die Kundennummer und die Firma angegeben ist und die restlichen Felder weg gelassen werden bzw. mit dem Wert (NULL) belegt sind.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXABO | |
| 2 | Kunden-Nr | I | 8 | Kundennummer |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Gültig von | D | 8 | Beginn der Gültigkeit |
| 5 | Gültig bis | D | 8 | Ende der Gültigkeit |
| 6 | Produkt Nr | C | 20 | Die Produktnummer. |
| 7 | Produktbeschreibung | C | 1024 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 8 | Individueller Preis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 9 | Intervall | I | 8 | 0 = Jahr rückwirkend, 1 = Halbjahr rückwirkend, 2 = Quartal rückwirkend, 3 = Monat rückwirkend, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus, 8 = Vier Wochen, 9 = Vier Wochen im Voraus, 10 = Zwei Jahre, 11 = Zwei Jahre im Vorraus |
| 10 | Nächste Rechnung | D | 8 | Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll. |
| 11 | Anzahl | I | 8 | Anzahl. Falls nicht angegeben, wird die Anzahl auf 1 gesetzt. |
| 12 | Pos | I | 8 | Optional. Die Positionsnummer bestimmt die Reihenfolge. Nach dem Import werden die Positionen aufsteigend neu nummeriert. |
| 13 | Wert | M | 18 | Nur für Export: Der Wert der Position. |
| 14 | Kosten* | M | 18 | Nur für Export: Die Kosten der Position. |
| 15 | Rohertrag* | M | 18 | Nur für Export: Der Rohertrag der Position. |
| 16 | Marge* | M | 18 | Nur für Export: Die Marge der Position in Prozent. |
| 17 | Name | C | 40 | Nur für Export: Der Name des Kunden. |
| 18 | Bemerkung | C | 40 | Nur für Export: Die Bemerkung zum Kunden. |
Siehe auch: Daten importieren
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferant
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXLIF | |
| 2 | Lieferantennummer | I | 8 | Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 40 | |
| 13 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefax | C | 40 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Konto Nr. | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Lieferbedingung | C | 3 | ISO codes |
| 28 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | |
| 29 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail. |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 31 | Adressgruppe mit Bemerkung | I/C | 8/255 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 32 | Kundennummer beim Lieferanten | C | 20 | |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 34 | Telefon2 | C | 20 | |
| 35 | Ausgabesprache | I | 8 | 0 = Deutsch , 1 = Englisch |
| 36 | Aufwandskonto | I | 8 | |
| 37 | Vorsteuer | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt. |
| 38 | Buchungstext | C | 255 | |
| 39 | Kostenstelle | C | 10 | |
| 40 | Privatperson | I | 8 | 1 = Privatperson |
| 41 | URL | C | 80 |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferantenvereinbarungen
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXVAG | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Lieferant Nr | I | 8 | Nummer des Lieferanten |
| 4 | Lieferant-Name | C | 80 | Nur für Export: Name des Lieferanten |
| 5 | Produktnummer | C | 20 | |
| 6 | Produkt-Bezeichnung | C | 10.000 | Nur für Export: Bezeichnung des Produktes |
| 7 | Basismengeneinheit | C | 3 | Nur für Export: Basismengeneinheit des Produkts, Code der Mengeneinheit. |
| 8 | Produktnummer des Lieferanten | C | 40 | |
| 9 | Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung der Lieferantenvereinbarung |
| 10 | Verpackungseinheit | N | 18 | Menge, die in einer Verpackung enthalten ist. |
| 11 | Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt. |
| 12 | Priorität | I | 8 | |
| 13 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 14 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 15 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 16 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 17 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 18 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Lieferantenvereinbarungs-Position. Bei 0 wird eine neue, fortlaufende Positionsnummer vergeben. |
| 19 | Gültig ab | D | 8 | Beginn der Gültigkeit der Lieferantenvereinbarungs-Position |
| 20 | Gültig bis | D | 8 | Ende der Gültigkeit der Lieferantenvereinbarungs-Position |
| 21 | Lieferzeit | I | 8 | Lieferzeit in Tagen |
| 22 | Preis | M | 18 | Einkaufspreis |
| 23 | Währung | C | 3 | Nur für Export: Währung des Lieferanten |
| 24 | Preismenge | N | 18 | Preise gelten pro Preismenge |
Es müssen alle Positionen in aufeinander folgenden Zeilen angegeben werden. Fehlende Positionen werden gelöscht. Die Lieferantenvereinbarung wird gelöscht, wenn sie keine Positionen enthält.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Adresse
Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXADR | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben. |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung, 4 = Ansprechpartner (Nur für Export über API). |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 40 | |
| 13 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefax | C | 40 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonummer | C | 20 | Felder 19-25 sind nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant. |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Keine Mailings | I | 8 | 0 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings |
| 27 | Telefon2 | C | 20 | |
| 28 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 29 | URL | C | 80 | |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | Ist nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant. |
| 31 | Wiedervorlage | D | 6 | |
| 32 | Adressgruppe mit Bemerkung | I/C | 8/255 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 33 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. Nur für Adressen vom Typ 3 = Adresse aus der Adressverwaltung. |
| 34 | Vermittler-Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma des Vermittlers, wie unter 'Verwaltung → Firma anzeigen und ändern' angezeigt |
| 35 | Lastschrift-Mandatsreferenz | C | 40 | |
| 36 | Datum Unterschrift | D | 6 | |
| 37 | Wiedervorlage-Uhrzeit | T | 6 | |
| 38 | Adressnummer des Ansprechpartners | I | 8 | Nur für Export und nur für Adresstyp = 4: Die interne Adressnummer des Ansprechpartners. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Ansprechpartner
Die Ansprechpartner einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Vorname+Nachname identifiziert. Falls dies nicht eindeutig ist, wird zusätzlich noch die E-Mail-Adresse zur Identifizierung herangezogen. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Ansprechpartner hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Ansprechpartner nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Ansprechpartner in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Ansprechpartner zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXASP | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Ansprechpartner angelegt / geändert werden sollen |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 80 | |
| 11 | Abteilung | C | 80 | |
| 12 | Strasse | C | 80 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 20 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefon2 | C | 40 | |
| 18 | Telefax | C | 40 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | I | 8 | 1 = Keine Mailings |
| 24 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kontakte
Die Kontakte einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Kontaktnummer identifiziert. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Kontakte hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Kontakt nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Kontakt in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Kontakte zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXKNT | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Kontakte angelegt / geändert werden sollen |
| 3 | Name | C | 255 | Nur für Export: Name des Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer. Beim Import wird das Feld ignoriert. |
| 4 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 5 | Kontaktnummer | I | 8 | Laufende Nummer des Kontakts innerhalb einer Adresse. |
| 6 | Datum | D | 6 | Datum des Kontakts |
| 7 | Uhrzeit | T | 6 | Uhrzeit des Kontakts |
| 8 | Typ | I | 8 | 1 = Telefon, 2 = Mail, 3 = Fax, 4 = Brief, 5 = Besuch, 6 = Messe, 7 = Kurznachricht, 100 = Sonstiges |
| 9 | Beschreibung | C | 1024 | |
| 10 | Angelegt von | C | 20 | Optional. Benutzer, der den Kontakt angelegt hat. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Angebot
Über diese Satzart können Angebote in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Angebote erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Angebote jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Angeboten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Angebots-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Angebotes müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXQTN | |
| 2 | Angebotsnummer | I | 8 | Die Angebotsnummer identifiziert das Angebot eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Angebotsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Angebotsart | I | 8 | Reserviert |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 7 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 7 - 27 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 8 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 9 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 12 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 16 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 22 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 26 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 27 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 29 | Angebotsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 30 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Angebotsdatum gesetzt. |
| 31 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 32 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 34 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 36 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 37 | Angebotstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 38 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 40 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 41 | Abgelehnt am | D | 8 | Optional. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 46 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 47 | Status | I | 8 | Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Abgelehnt, 40 = Gelöscht, 50 = Frist abgelaufen |
| 48 | Frist | D | 8 | Angebotsfrist |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Liefer/Leistungsdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 57 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 58 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 59 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 60 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 61 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 62 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 63 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 64 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 66 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 68 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 69 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 70 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 71 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 72 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 73 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 74 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 75 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 76 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 77 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 78 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung |
| 79 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 80 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Optional. Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 81 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = ermäßigter Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
| 82 | Summe über Pos. | I | 8 | Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe. |
| 83 | Umsatz | M | 18 | Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung |
| 84 | Kosten | M | 18 | Nur für Export. Positionskosten |
| 85 | Rohertrag | M | 18 | Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten |
| 86 | Marge | M | 18 | Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent |
| 87 | Kosten manuell | M | 18 | Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kundenauftrag
Der Kundenauftrags-Import wird hauptsächlich verwendet, um externe Shops an Collmex anzubinden. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge importiert und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet.
Jede Kundenauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Auftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
Die Steuern und der Gesamtpreis des Auftrags werden automatisch aus den Positionen errechnet und können nicht übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXORD-2 | |
| 2 | Auftragsnummer | I | 8 | Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Auftragsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Auftragsart | I | 8 | Reserviert. Bitte leer lassen. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, muss für einen neuen Kundenauftrag die Adresse des Kunden (Felder 7 - 28 und 94) belegt sein. Die Kundennummer wird dann über Vornamen, Name, Firma und Mailadresse ermittelt und die in den Stammdaten vorhandene Adresse gemäß der Felder 7 - 28 und 94 geändert. Ist ein Feld nicht bekannt, muss es mit dem Wert (NULL) belegt werden, damit es in Collmex nicht geändert wird. Existiert kein Kunde mit angegebenen Vornamen, Name, Firma und Mailadresse oder ist die Mailadresse leer, wird ein neuer Kunde angelegt und die Adresse übernommen. Als Vorlage dient dabei der Kunde 9999. Ausnahme: Erfolgt der Import über einen API-Benutzer, wird als Vorlage der im API-Benutzer hinterlegte Vorlage-Kunde verwendet (s. Benutzer bearbeiten). |
| 7 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 7 - 28 siehe Beschreibung zur Kundennummer. |
| 8 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 9 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 12 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 16 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 22 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 26 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 27 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 29 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 50 | Optional. |
| 30 | Auftragsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Bestätigungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Teilrechnungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teilrechnungen nicht erlaubt, 1 = Teilrechnungen erlaubt. |
| 42 | Teillieferungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teillieferungen nicht erlaubt, 1 = Teillieferungen erlaubt. |
| 43 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 44 | Status | I | 8 | Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Bestätigt, 20 = Teilbezahlt, 25 = Zahlung bestätigt (nur bei Sofortüberweisung), 30 = Bezahlt, 40 = Teilgeliefert, 50 = Geliefert, 60 = Teilabschlag berechnet, 70 = Abschlag berechnet, 80 = Teilabgerechnet, 90 = Abgerechnet, 100 = Erledigt, 1000 = Abgesagt, 1010 = Gelöscht. |
| 45 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 46 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 47 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 48 | Systemname | C | 20 | Optional. Name des externen Systems. Über das API können Änderungen an Kundenaufträgen für dieses System abgefragt werden. |
| 49 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 50 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 51 | Gutschein | C | 12 | Nummer des eingelösten Gutscheins im Format NNN-NNN-NNN |
| 52 | Abgesagt am | D | 8 | |
| 53 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 54 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 55 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 56 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 57 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 58 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 58 - 71: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 59 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 60 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 61 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 62 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 63 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 64 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 65 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 66 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 68 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 69 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 70 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 71 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 72 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 73 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die angegebene Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 74 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 75 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 76 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 77 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 78 | Liefertermin | D | 8 | Optional. |
| 79 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 80 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 81 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 82 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung |
| 83 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 84 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 85 | Erlösart | I | 8 | Erlösart der Position. Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = ermäßigter Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
| 86 | Endgeliefert | I | 8 | Manuelles Endgeliefert-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endgeliefert, 1 = endgeliefert |
| 87 | Endabgerechnet | I | 8 | Manuelles Endabgerechnet-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endabgerechnet, 1 = endabgerechnet |
| 88 | Umsatz | M | 18 | Nur für Export. Netto-Umsatz der Position |
| 89 | Kosten | M | 18 | Nur für Export. Produktkosten |
| 90 | Rohertrag | M | 18 | Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten |
| 91 | Marge | M | 18 | Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent |
| 92 | Kosten manuell | M | 18 | Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt |
| 93 | Liefersperre | I | 8 | Liefersperren-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = Liefersperre nicht gesetzt, 1 = Liefersperre gesetzt |
| 94 | Kunde-Keine Mailings | I | 8 | 0 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings (s. Beschreibung Feld 6) |
| 95 | Gesamtbetrag-Brutto | M | 18 | Nur für Export. Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer des Kundenauftrags. |
| 96 | Angebot Nr | I | 8 | Nur für Export. Die Nummer des Angebots, auf das sich der Kundenauftrag bezieht. |
| 97 | Zahlungsreferenz | C | 80 | Referenz des Zahlungsdienstleisters (z.B. Transaktionsnummer bei Paypal) |
| 98 | Abw. Empfänger | I | 18 | Die Adressnummer des abweichenden Empfängers. |
| 99 | Lieferrelevant | I | 18 | Optional. Lieferrelevant-Kennzeichen für die Position. Leer = Standardwert je nach Positionstyp, 0 = nicht lieferrelevant, 1 = lieferrelevant. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Rechnung
Über diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.
Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXINV | |
| 2 | Rechnungsnummer | I | 8 | Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Rechnungsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Rechnungsart | I | 8 | 0 = Rechnung, 1 = Gutschrift, 2 = Abschlagsrechnung, 3 = Barverkauf, 4 = Retourengutschrift, 5 = Proformarechnung |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Auftrag Nr | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht. |
| 7 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 8 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 9 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 10 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 12 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 14 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 15 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 16 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 17 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 18 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 20 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 21 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 22 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 24 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 25 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 26 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 27 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 28 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 29 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 30 | Rechnungsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Rechnungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Systemname | C | 20 | Optional. Name des externen Systems. Über das API können Änderungen an Rechnungen sowie die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden. |
| 46 | Status | I | 8 | Für Export: 0 = Neu, 10 = Zu buchen, 20 = Offen, 30 = Gemahnt, 40 = Erledigt, 100 = Gelöscht Für Import: 1 = Nicht buchen. Alle anderen Werte werden beim Import ignoriert. |
| 47 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 48 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Liefer/Leistungsdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 57 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 58 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 59 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 60 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 61 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 62 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 63 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 64 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 66 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 68 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 69 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 70 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 71 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 72 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 73 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 74 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 75 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 76 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 77 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 78 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung |
| 79 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 80 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 81 | Kundenauftragsposition | I | 8 | Position des Kundenauftrags, auf das sich die Rechnungsposition bezieht. |
| 82 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = ermäßigter Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
| 83 | Summe über Pos. | I | 8 | Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe. |
| 84 | Umsatz | M | 18 | Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung |
| 85 | Kosten | M | 18 | Nur für Export. Produktkosten |
| 86 | Rohertrag | M | 18 | Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten |
| 87 | Marge | M | 18 | Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent |
| 88 | Kosten manuell | M | 18 | Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt |
| 89 | EAN | C | 13 | Nur für Export: EAN-Code des Produkts |
| 90 | Lieferungen | I | 18 | Nur für Export: Die berechneten Lieferungen (durch Komma getrennt). |
| 91 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 20 | Für Rechnungen zum Kundenauftrag: Nur für Export - Die Auftragsnummer des Kunden aus dem Kundenauftrag, auf den sich die Rechnung bezieht. Für Rechnungen ohne Bezug zu einem Kundenauftrag: Die Auftragsnummer des Kunden aus der Rechnung. |
| 92 | Abw. Empfänger | I | 18 | Die Adressnummer des abweichenden Empfängers. |
| 93 | Kunden-Referenz | C | 50 |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferung
Über diese Satzart können Lieferungen in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferungen jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Lieferungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Lieferung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXDLV | |
| 2 | Lieferungsnummer | I | 8 | Die Lieferungsnummer identifiziert die Lieferung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Lieferungsposition. |
| 4 | Lieferungsart | I | 8 | 0 = Normale Lieferung, 1 = Zusatzlieferung. Nur für Export und Neuanlage. Die Lieferungsart einer bestehenden Lieferung kann nicht geändert werden. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 7 | Auftrag Nr | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Lieferung bezieht. |
| 8 | Kunde-Anrede | C | 10 | Nur für Export: Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. |
| 9 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 10 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 12 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 14 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 15 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 16 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 17 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 18 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 20 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 21 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 22 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 24 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 25 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 26 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 27 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 28 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 29 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 30 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 20 | Nur für Export |
| 31 | Lieferungsdatum | D | 8 | |
| 32 | Lieferungstext | C | 1024 | |
| 33 | Schlusstext | C | 1024 | |
| 34 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 35 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 36 | Erledigt | I | 8 | 0 = nicht erledigt, 1 = erledigt. |
| 37 | Status | I | 8 | Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Gelöscht, 40 = Versandübergabe erforderlich, 50 = Versandübergabe erfolgt |
| 38 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 39 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. |
| 40 | Gewicht | N | 18 | Nur für Export: Gewicht in kg |
| 41 | Nachnahme-Betrag | M | 18 | Falls mit der Lieferung ein Kundenauftrag und eine Rechnung der Zahlungsbedinung 'Nachnahme' verknüpft ist, der Betrag der Rechnung. |
| 42 | Nachnahme-Währung | C | 3 | Währung der Nachnahme-Rechnung. |
| 43 | Sendungsnummer | C | 20 | |
| 44 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. |
| 45 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 46 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 47 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 47 - 60: Abweichende Lieferadresse. |
| 48 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 49 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 50 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 51 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 52 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 53 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 54 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 55 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 56 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 57 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 58 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 59 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 60 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 61 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 2 = Textposition. |
| 62 | Produktnummer | C | 20 | |
| 63 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | |
| 64 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 65 | Menge | N | 18 | |
| 66 | Kundenauftragsposition | I | 8 | Position des Kundenauftrags, auf die sich die Lieferungsposition bezieht. |
| 67 | EAN | C | 13 | Nur für Export: EAN-Code des Produkts |
| 68 | Versandübergabe erforderlich | I | 8 | Nur für Export: 1 = Versandübergabe ist erforderlich |
| 69 | Zuletzt übergeben am | D | 8 | Nur für Export: Datum der letzten Versandübergabe |
| 70 | Chargen | N | 8 | Nur für Export: Durch Kommata getrennte Nummern der Chargen aus den Bestandsänderungen zur Lieferposition |
| 71 | Chargen-Bezeichnungen | C | 10.000 | Nur für Export: Durch Kommata getrennte Bezeichnungen der Chargen aus den Bestandsänderungen zur Lieferposition |
| 72 | Warennummer | C | 20 | Nur für Export: Warennummer des Produkts |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferantenauftrag
Über diese Satzart können Lieferantenaufträge in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferantenaufträge erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferantenaufträge jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferantenaufträgen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Lieferantenauftrats-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Lieferantenauftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPOD | |
| 2 | Lieferantenauftragsnummer | I | 8 | Die Lieferantenauftragsnummer identifiziert den Lieferantenauftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Lieferantenauftragsposition. |
| 4 | Lieferantenauftragsart | I | 8 | Reserviert. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Lieferanten-Nr | I | 8 | Der Lieferant muss in Collmex existieren. |
| 7 | Lieferant-Anrede | C | 10 | Nur für Export: Felder 7 - 29 ist die Lieferantenadresse. |
| 8 | Lieferant-Titel | C | 10 | |
| 9 | Lieferant-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Lieferant-Name | C | 40 | |
| 11 | Lieferant-Firma | C | 80 | |
| 12 | Lieferant-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Lieferant-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Lieferant-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Lieferant-Ort | C | 20 | |
| 16 | Lieferant-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Lieferant-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Lieferant-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Lieferant-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Lieferant-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Lieferant-Kontonummer | C | 20 | |
| 22 | Lieferant-Blz | C | 20 | |
| 23 | Lieferant-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Lieferant-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Lieferant-BIC | C | 20 | |
| 26 | Lieferant-Bank | C | 20 | |
| 27 | Lieferant-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Lieferant-Steuernummer | C | 20 | |
| 29 | Lieferant-Privatperson | C | 20 | |
| 30 | Lieferantenauftragsdatum | D | 8 | |
| 31 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Lieferanten übernommen. |
| 32 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Lieferanten übernommen. |
| 33 | Lieferantenauftragstext | C | 1024 | |
| 34 | Schlusstext | C | 1024 | |
| 35 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 36 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 37 | Erledigt | I | 8 | 0 = nicht erledigt, 1 = erledigt. |
| 38 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 39 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. |
| 40 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 41 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 42 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 42 - 55: Abweichende Lieferadresse. |
| 43 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 44 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 45 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 46 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 47 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 48 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 49 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 50 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 51 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 52 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 53 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 54 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 55 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 56 | Status | I | 8 | Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Teilgeliefert, 30 = Erledigt, 40 = Gelöscht. |
| 57 | Kundenauftrag | I | 8 | Bei Direktlieferung: Nummer des Kundenauftrags, auf den sich der Lieferantenauftrag bezieht. |
| 58 | Lieferung | I | 8 | Bei Direktlieferung: Nummer der Lieferung für den Lieferantenauftrag. |
| 59 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 60 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 2 = Textposition. |
| 61 | Produktnummer | C | 20 | |
| 62 | Produktnummer des Lieferanten | C | 20 | |
| 63 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | |
| 64 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 65 | Menge | N | 18 | |
| 66 | Liefertermin | D | 8 | |
| 67 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 68 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 69 | Verpackungseinheit | N | 18 | |
| 70 | Lieferzeit | I | 8 | |
| 71 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export |
| 72 | Auftrag Pos | I | 8 | Bei Direktlieferung: Nummer der Kundenauftragsposition, auf den sich die Lieferantenauftragsposition bezieht. |
| 73 | EAN | C | 20 | Nur für Export. Die EAN des Produkts. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Projekt
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRJ | |
| 2 | Projektnummer | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Bezeichnung | C | 80 | Bezeichnung des Projekts |
| 5 | Kunde Nr | I | 8 | |
| 6 | Name des Kunden | C | 80 | Nur für Export. |
| 7 | Abgeschlossen | I | 8 | 0 = nicht abgeschlossen, 1 = abgeschlossen |
| 8 | Budget | M | 18 | Das Budget des Projektes |
| 9 | Wert | M | 18 | Nur für Export. Der Wert aller auf das Projekt erfassten Tätigkeiten. |
| 10 | Mögliche Mitarbeiter | I | 8 | 0 = Alle Mitarbeiter aller Firmen, 1 = Nur Mitarbeiter der Firma, 2 = Nur angegebene Mitarbeiter |
| 11 | Kundenauftrag | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags |
| 12 | Reserviert | I | 8 | |
| 13 | Satz Nr | I | 8 | Nummer des Satzes |
| 14 | Bezeichnung | C | 80 | Bezeichnung des Satzes |
| 15 | Produktnummer | C | 20 | Nummer des Produkts |
| 16 | Satz | M | 18 | Stunden- oder Tagessatz in Firmenwährung |
| 17 | Währung | C | 3 | Nur für Export. ISO-Code der Firmenwährung |
| 18 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit |
| 19 | Inaktiv | I | 8 | 1 = Satz ist inaktiv |
Es müssen alle Sätze des Projekts in aufeinander folgenden Zeilen angegeben werden. Fehlende Sätze werden gelöscht. Das Projekt wird gelöscht, wenn es keine Sätze enthält.
Siehe auch: Daten importieren
Verwandte Begriffe: Projektimport, Projekte importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Tätigkeit
Importieren Sie Tätigkeiten, wenn z.B. ein externes Zeiterfassungsprogramm genutzt wird.
Die Tätigkeiten werden über Mitarbeiter und Zeitraum mit den existierenden Tätigkeiten abgeglichen. Tätigkeiten eines bestimmten Mitarbeiters müssen deshalb in aufeinander folgenden Zeilen übergeben werden. Die aufeinander folgenden Tätigkeiten eines Mitarbeiters bilden einen Zeitraum mit Anfangsdatum und Enddatum. Das Anfangsdatum und das Enddatum des Zeitraums werden vom Programm automatisch bestimmt, d.h. die Tätigkeiten eines Zeitraums müssen nicht unbedingt nach Datum sortiert sein. Existierende Tätigkeiten eines Mitarbeiters innerhalb dieses Zeitraums werden gelöscht, wenn sie nicht übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXACT | |
| 2 | Projekt Nr | I | 8 | |
| 3 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | |
| 4 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 5 | Satz Nr | I | 8 | Interne Nummer des Satzes aus dem Projekt |
| 6 | Beschreibung | C | 255 | Beschreibung der Tätigkeit |
| 7 | Datum | D | 8 | Datum, an dem die Tätigkeit ausgeführt wurde. |
| 8 | Von | T | 8 | Uhrzeit im Format HH:MM |
| 9 | Bis | T | 8 | Uhrzeit im Format HH:MM |
| 10 | Pausen | T | 8 | Pausen im Format HH:MM |
| 11 | Produkt Nr | C | 20 | Nur für Export: Die Produktnummer aus dem Projektsatz |
| 12 | In Rechnung Nr | C | 20 | Nur für Export: Die Nummer der Rechnung, in der die Tätigkeit berechnet ist. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Verbrauch
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXCNS | |
| 2 | Verbrauch Nr | I | 8 | Nummer des Verbrauchs. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Projekt Nr | I | 8 | |
| 4 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 5 | Datum | D | 8 | Datum des Verbrauchs |
| 6 | Produkt Nr | C | 20 | |
| 7 | Bezeichnung | C | 255 | |
| 8 | Menge | N | 18 | |
| 9 | Individueller Preis | M | 18 | |
| 10 | Bestandsentnahme buchen | I | 8 | leer oder 0 = Bestand wird nicht reduziert, 1 = Bestandsentnahme wird gebucht |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Mitarbeiter
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert EMPLOYEE | |
| 2 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Vorname | C | 40 | |
| 6 | Name | C | 40 | |
| 7 | Straße | C | 40 | |
| 8 | PLZ | C | 10 | |
| 9 | Ort | C | 40 | |
| 10 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 11 | Telefon | C | 40 | |
| 12 | Telefon 2 | C | 40 | |
| 13 | C | 50 | ||
| 14 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 15 | Iban | C | 40 | |
| 16 | Bic | C | 20 | |
| 17 | Bankname | C | 40 | |
| 18 | Kontonummer | C | 20 | |
| 19 | Blz | C | 20 | |
| 20 | Kontoinhaber | C | 40 | |
| 21 | Art | I | 8 | 0 = Angestellter, 1 = Unternehmer, 2 = externer Mitarbeiter |
| 22 | Eingetreten am | D | 8 | |
| 23 | Ausgeschieden am | D | 8 | |
| 24 | Lieferant für Gutschrift | I | 8 | Bei externern Mitarbeitern die Nummer des Lieferanten für die Gutschrift |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Collmex API
Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
↑ Inhalt
Daten exportieren
Exportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren.
Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import.
Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.
Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern* vor.
Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch
Verwandte Begriffe: Datenexport, Dateiexport, Datensicherung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Datev-Export
Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Daten an Steuerberater
↑ Inhalt
Buchungen exportieren
Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
↑ Inhalt
Daten löschen
Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).
Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zu löschende Daten | Löschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchungen, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.).
Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.). |
| Ja, wirklich löschen | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten. |
↑ Inhalt
Nummernvergabe
In der Nummernvergabe legen Sie fest, wie die Nummern für Dokumente, Kunden, Lieferanten, Produkte und Positionen vergeben werden sollen.
Objekt
Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe für Dokumente bei Eins (1, 2 ...). Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie eine abweichende Nummer ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Soll die Dokumentnummer die Jahreszahl enthalten (z.B. JJJJ00001), ändern Sie die Einstellung für das jeweilige Dokument jedes Jahr, bevor Sie das erste Dokument erstellen.
Die Dokumentnummern können nur aus Zahlen bestehen. Buchstaben und Sonderzeichen sind nicht möglich.
Kunden und Lieferanten*
Bei Kunden startet die Nummernvergabe bei 10.000, bei Lieferanten mit 70.000.
Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Daten nach Datev übernehmen möchte, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 und die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb dieser Bereiche angelegt, können während des Datev-Exports auch eigene Datev-Nummern automatisch vergeben werden.
Positionen
Die einzelnen Positionen in den Dokumenten (Angebot, Rechnung usw.) werden 1, 2 usw. nummeriert. Abweichend davon können Sie die Nummerierung in 10er-Schritten verwenden. Aktivieren Sie dazu das Feld 10er Schritte.
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Wechselkurse bearbeiten
Die Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet.
Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.
- Geben Sie ein, ab wann der Wechselkurs gültig ist.
- Nun geben Sie den Betrag und das Kürzel der 1. Währung ein. Ist Ihnen das Kürzel nicht bekannt, klicken Sie auf das Fernglas.
- Auf der rechten Seite wird der Betrag und das Kürzel der 2. Währung erfasst.
- Anschließend klicken Sie auf Speichern
| Gültig ab | Betrag | Währung | = | Betrag | Währung |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01. | 1,00 | USD | = | 0,79 | EUR |
| 01.02. | 1,00 | USD | = | 0,80 | EUR |
| 10.02. | 1,00 | USD | = | 0,78 | EUR |
| 01.03. | 1.000.000 | TRL | = | 0,59 | EUR |
| 01.07. | 1.000.000 | TRL | = | 0,56 | EUR |
↑ Inhalt
Zahlungsbedingungen anzeigen
Alle Zahlungsbedingungen werden als Liste angezeigt. Wenn Sie eine Zahlungsbedingungen im Detail anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Sollen die Zahlungsbedingungen nach Bezeichnung sortiert angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Nach Bezeichnung sortieren'.
Siehe auch: Zahlungsbedingung bearbeiten, Zahlungsbedingungen anlegen
↑ Inhalt
Zahlungsbedingung anlegen
Wählen Sie die Zahlart und eine Bezeichnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbedingung anlegen.
Es stehen die folgenden Zahlarten zur Verfügung
| Zahlart | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung | Zahlung auf Rechnung, d.h. der Kunde bezahlt nach Erhalt der Ware oder Leistung. In der Zahlungsbedingung können Sie verschiedene Fristen für den Abzug von Skonto angeben. |
| Bankeinzug | Zahlung erfolgt per Bankeinzug. In der Zahlungsbedingung können Sie eine Frist für die Lastschrift und ein Skonto angeben. |
| Vorkasse | Die Zahlung erfolgt vor der Lieferung oder der Leistungserbringung. |
| Zahlungsdienstleister | Die Zahlung erfolgt über einen Dienstleister. |
Siehe auch Zahlungsbedingung bearbeiten
↑ Inhalt
Zahlungsbedingung bearbeiten
Sie können sowohl selbst angelegte Zahlungsbedingungen bearbeiten als auch die Texte für die Standard-Zahlungsbedingungen ändern.
| Schaltfläche | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Standard-Texte setzen | Nur bei Zahlart 'Rechnung' und 'Bankeinzug'. Setzt Standardwerte für die Felder Bezeichnung die die Texte. | ||||||||||||||||||||||||||
| Löschen | Löscht die Zahlungsbedingung. Das Löschen ist nur möglich, solange die Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde. | ||||||||||||||||||||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Interne Nr | Diese Nummer wird intern verwendet. Beim Datenimport bestimmt die interne Nummer die Zahlungsbedingung. | ||||||||||||||||||||||||||
| Bezeichnung | Die Bezeichnung erscheint in der Auswahlliste im Programm. | ||||||||||||||||||||||||||
| Zahlungs-Bestätigung erforderlich | Nur bei Zahlart 'Zahlungsdienstleister'. Wenn markiert, wird ein Kundenauftrag erst für die Lieferung frei gegeben, wenn im Kundenauftrag im Reiter 'Verkauf' im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist. Wählen Sie diese Option, wenn Sie von Ihrem Zahlungsdienstleister benachrichtigt werden, sobald die Lieferfreigabe erfolgt ist. | ||||||||||||||||||||||||||
| Inaktiv | Wenn eine Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde, kann sie hier inaktiviert werden. Die Zahlungsbedingung erscheint dann nicht in der Auswahlliste. | ||||||||||||||||||||||||||
| Texte für Druck | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Text, Englisch | Text für Angebot und Auftragsbestätigung in Deutsch und Englisch
Bei der Zahlart 'Rechnung' können folgende Platzhalter im Text verwendet werden. Die Platzhalter werden beim Druck durch die jeweiligen Werte ersetzt:
| ||||||||||||||||||||||||||
| Für Rechnung, Rechnung-Englisch | Text für Rechnung in Deutsch und Englisch
Zusätzlich zu den oben genannten Platzhaltern stehen für die Rechnung noch die folgenden Platzhalter zur Verfügung:
Zusätzlich können alle für Rechnungen gültige Platzhalter verwendet werden. | ||||||||||||||||||||||||||
| Für Rechnung, Rechnung-Englisch | Text für Rechnung in Deutsch und Englisch | ||||||||||||||||||||||||||
| Für Gutschrift, Gutschrift-Englisch | Nur für Zahlungsbedingung 1 (Sofort ohne Abzug). Für Gutschriften mit der Zahlungsbedingung 'Sofort ohne Abzug' wird dieser Text verwendet statt der Text für Rechnungen. | ||||||||||||||||||||||||||
| Periode-1 | Anzahl der Tage für die erste Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der ersten Periode, kann das Skonto-1 abgezogen werden. | ||||||||||||||||||||||||||
| Skonto-1 | Skonto für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch die Felder Periode-2, Skonto-2 und Periode-3 leer. | ||||||||||||||||||||||||||
| Periode-2 | Anzahl der Tage für die zweite Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der zweiten Periode, kann das Skonto-2 abgezogen werden. | ||||||||||||||||||||||||||
| Skonto-2 | Skonto für die zweite Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch das Feld Periode-3 leer. | ||||||||||||||||||||||||||
| Periode-3 | Anzahl der Tage bis die Forderung spätestens beglichen sein muss. | ||||||||||||||||||||||||||
| Bankverbindung | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Bankverbindung drucken | Nur bei Zahlart 'Vorkasse', 'Zahlungsdienstleister'. Wählen Sie aus, welche Bankverbindung auf die Dokumente gedruckt werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||
| Abrechnungs-Konto | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Konto Nr | Nur für Zahlarten Bar, Karte und Dienstleister: Kundenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht. | ||||||||||||||||||||||||||
| Einkauf-Konto Nr | Nur für Zahlarten Karte und Dienstleister: Belege für Lieferantenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht. | ||||||||||||||||||||||||||
| Bankeinzug | Bedeutung (Nur für Zahlart Bankeinzug) | ||||||||||||||||||||||||||
| Einzug nach | Der Posten ist erst nach der eingegebenen Anzahl von Tagen zum Einzug fällig. | ||||||||||||||||||||||||||
| Skonto | Das gewährte Skonto wird beim Anlegen der Zahlung automatisch abgezogen. | ||||||||||||||||||||||||||
| Firmenlastschrift | Wenn markiert, werden die Lastschriften als Firmenlastschrift an die Bank übermittelt. Ist die Option nicht gewählt gilt die normale Basislastschrift. | ||||||||||||||||||||||||||
| Sonstige Einstellungen | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Datev-Zahlungsbedingung | Die Nummer der Datev-Zahlungsbedingung (1-99). Die Datev-Zahlungsbedingung wird beim Datev-Export für Kundenrechnungen im Belegfeld 2 exportiert. Geben Sie die Nummern nach Absprache mit Ihrem Steuerberater ein. | ||||||||||||||||||||||||||
| UN/EDIFACT Zahlart | Die standardisierte Zahlart für die E-Rechnung. Geben Sie eine Zahlart aus der Liste UNTDID 4461 ein. |
Siehe auch: Zahlungsbedingungen anlegen, Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten
↑ Inhalt
Mengeneinheiten
Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert.
Um eine neue Mengeneinheit hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf das Fernglas neben dem ersten Feld in der letzten Zeile.
- Wählen Sie eine Mengeneinheit aus der Liste der von der ISO standardisierten Mengeneinheiten.
- Zum Suchen nutzen Sie die Suchfunktion Ihres Browsers.
- Um die gewünschte Mengeneinheit hinzuzufügen, klicken Sie auf Übernehmen.
- Ergänzen Sie ggfs. Kürzel, Bezeichnung und Anzahl der Nachkommastellen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Eine neutrale Mengeneinheit ist C62. Sie steht einfach für "Eins"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Code | Collmex-Interner Code für die Mengeneinheit. Unter diesem Code wird die Mengeneinheit in der Collmex-Datenbank eindeutig identifiziert. Bei neuen Mengeneinheiten muss der Code einem ISO-Code entsprechen (s.u.). |
| Kürzel | Kürzel, das in deutschsprachigen Dokumenten ausgegeben wird. |
| Englisch | Kürzel für englischsprachige Dokumente |
| Nachkommastellen | Stellen nach dem Komma, die zu der Menge angegeben werden. |
| Bezeichnung | Name der Mengeneinheit. Zur internen Information |
| ISO Code | Der ISO-Code wird für die E-Rechnung verwendet. In einer E-Rechnung dürfen nur die international genormten ISO-Codes vorkommen. Klicken Sie auf die Lupe, um eine Maßeinheit auszuwählen aus den Listen UN/ECE Recommendation No. 20 + 21. Benutzen Sie ggfs. die Suchfunktion Ihres Browsers, um in der Liste zu suchen. |
Löschen: Zum Löschen einzelner Mengeneinheiten klicken Sie auf den Mülleimer neben der zu löschenden Zeile. Bei Bedarf kann die Mengeneinheit später wieder in die Liste eingefügt werden (siehe oben).
↑ Inhalt
Versandarten
Versandarten stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.
↑ Inhalt
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.
Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version
↑ Inhalt
Rechnungsadresse
Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version
↑ Inhalt
Bankverbindung
Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank Gebühren, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version
↑ Inhalt
Version
Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.
Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.
Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Kündigung
↑ Inhalt
Kündigung
Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.
Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!
Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Version