Fragen & Antworten
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Fragen
Allgemeine Funktionen der Software
Buchhaltung
Online-Banking
Verkauf und Warenwirtschaft
Schnittstellen
Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Senkung der Umsatzsteuer
Allgemeine Fragen
Was benötige ich um Collmex zu benutzen?
Sie benötigen nur einen Computer mit Internet-Verbindung und einen Browser mit der Möglichkeit, PDF-Dokumente anzuzeigen.
Brauche ich ein bestimmtes Betriebssystem?
Nein, Collmex ist unabhängig vom Betriebssystem.
Welche Browser werden unterstützt?
Wir testen unsere Software mit Firefox, Microsoft Edge und Chrome. Unsere Seiten sind bewusst einfach gehalten, damit sie mit möglichst vielen Browsern funktionieren.
Mein Browser hat eine integrierte PDF-Anzeige. Kann ich diese nutzen?
Das kommt letztendlich darauf an, ob Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Unserer Erfahrung nach liefert der Acrobat Reader immer noch das beste Resultat. Zur Anzeige von PDF-Dateien aus dem Internet sind die integrierten Anzeigeprogramme sicher in Ordnung. Zum Druck von Dokumenten wie Rechnungen oder Angeboten sollten Sie jedoch Acrobat Reader verwenden. Hier geht's zum Download.
Kann ich mit dem Programm arbeiten, wenn ich nicht im Internet bin?
Leider nicht. Um mit Collmex zu arbeiten, muss eine Internetverbindung bestehen.
Wie kann ich das Programm herunterladen bzw. wie kann Collmex lokal installiert werden?
Collmex ist vollständig webbasiert und wird ausschließlich online über Webbrowser bedient (wie z.B. Online-Banking). Daher muss nichts herunter geladen oder installiert werden. Nachdem Sie den kostenlosen Testzugang angefordert haben, bekommen Sie eine Mail mit den Zugangsdaten. Damit können Sie sich auf der Collmex-Startseite anmelden und sofort loslegen. Eine lokale Installation ist nicht vorgesehen.
Wie sicher ist Collmex?
Collmex läuft auf schnellen, ausfallsicheren Computern im Rechenzentrum. Die Daten werden doppelt gespeichert und zusätzlich täglich gesichert. Die Computer im Rechenzentrum sind vor unberechtigten Zugriffen geschützt, die Übertragung erfolgt verschlüsselt (https). Dies ist i.d.R. sicherer als die Daten lokal auf der Festplatte zu speichern. (Wann haben Sie zuletzt Ihre Daten gesichert?)
Mehr zum Thema Sicherheit finden Sie hier.
Was passiert nach der Kündigung mit meinen Daten?
Wir bewahren Ihre Daten während der gesetzlich vorgeschriebenen Zeitspanne von aktuell 10 Jahren für Sie auf - auch nach der Kündigung. Sie können weiterhin lesend auf Ihre Daten zugreifen. Die Anmeldung am Programm erfolgt mit den gewohnten Zugangsdaten. Dieser Service ist kostenlos.
Ist Collmex auch für andere Länder verfügbar?
Derzeit werden die Collmex-Produkte nur für Deutschland angeboten.
Kann ich zwischen den verschiedenen Collmex-Produkten wechseln?
Unter 'Verwaltung → Vertrag → Version' (bei Collmex buchhaltung light: 'Verwaltung → Version' können Sie selbst die Version wechseln. Alle Daten werden automatisch in die entsprechende Version übernommen.
Sollten Sie zwischen einer anderen Version wechseln möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
Bleiben die Daten bei einem Versionswechsel erhalten?
Ja. Es bleiben grundsätzlich alle Daten erhalten. Bitte beachten Sie, dass beim Wechsel zu einer Version mit weniger Funktionen, unter Umständen nicht mehr auf alle Daten zugegriffen werden kann, da die Menüpunkte fehlen.
Können die Daten, die ich während der Testphase eingegeben habe, übernommen werden?
Die Daten bleiben auch nach der Testphase erhalten. Sie können bei Bedarf aber auch gelöscht werden.
Ich habe das Programm bestellt und dann getestet. Jetzt möchte ich richtig loslegen. Wie kann ich Daten löschen?
Unter 'Verwaltung → Daten → Löschen' können alle Daten gelöscht werden. Das ist aber nur dann möglich, wenn Sie noch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt gesendet haben.
Ist Collmex vom Finanzamt zugelassen?
Die Finanzbehörden erteilen für Buchhaltungssoftware generell keine Zulassungen. Der Gesetzgeber stellt lediglich gewisse Anforderungen an Buchhaltungssysteme (GoBD), die von Collmex eingehalten werden. Bei gesetzlichen Änderungen passen wir die Software entsprechend an. Mehr Details dazu finden Sie in Abs. 181 der GoBD.
Unterstützt Collmex eine elektronische Steuerprüfung?
Ja, alle Versionen mit Buchhaltung außer die kostenlose Version Collmex buchhaltung free unterstützen eine elektronische Steuerprüfung.
Die 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff' (GoBD) erfordern es, dem Steuerprüfer sowohl den direkten Zugriff auf das Programm zu ermöglichen, als auch die Überlassung der gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger.
Für den direkten Zugriff steht ein eigener Benutzer mit der Rolle "Steuerprüfer" zur Verfügung. Zur Bereitstellung der Daten auf einem Datenträger nutzen Sie die Funktion 'Steuerprüfer-Export'.
Gibt es eine Hotline?
Wir unterstützen Sie bei Support- und Vertriebsanfragen ausschließlich per Mail. Eine Antwort erhalten Sie normalerweise am gleichen oder spätestens am nächsten Arbeitstag. Bitte lesen Sie deshalb zuerst die Hilfe sowie dieses Dokument sorgfältig durch.
Gibt es ein Benutzer-Forum?
Ein von Collmex betriebenes Forum gibt es nicht, wir beantworten Ihre Fragen jedoch gerne per Mail.
Fragen zur Buchhaltung beantwortet unsere Einführung in die Buchhaltung oder das Forum auf Rechnungswesen-Portal.de.
Was ist die 'Frei zugängliche Testversion'?
Die frei zugängliche Testversion kann ohne Registrierung oder Anmeldung genutzt werden. Bei den Daten handelt es sich um reine Beispieldaten. Die Daten werden jede Nacht zurückgesetzt, d.h. alle Änderungen gehen über Nacht verloren.
Beachten Sie, dass Ihre Eingaben in der frei zugänglichen Testversion für andere Nutzer im Internet sichtbar sind. Wenn Sie mit Ihren eigenen Daten testen möchten, sollten Sie deshalb unbedingt einen eigenen Zugang anfordern.
Bieten Sie Schulungen an?
Wir selbst führen keine Schulungen durch, jedoch bieten einige unserer Partner Schulungen an.
Welche Angaben sollte ich machen, damit meine Service-Anfrage möglichst schnell beantwortet wird?
Bitte machen Sie folgende Angaben (sofern dies für Ihre Anfrage sinnvoll ist):
- Eine möglichst genaue Problembeschreibung.
- Geben Sie an, wie sich das Programm Ihrer Meinung nach verhalten sollte.
- Entsperren Sie den Service-Benutzer und geben Sie an, wo das Problem genau auftritt (z.B. Buchungsnummer, Rechnungsnummer).
- Geben Sie Ihre Kundennummer an.
- Bei Kontierungsfragen beachten Sie bitte unsere Einführung in die Buchhaltung ab dem Kapitel Wie buche ich was?.
Ich möchte den Service-Benutzer entsperren. Wie geht das?
Melden Sie sich am Programm an und wählen Sie Verwaltung → Benutzer → Service-Benutzer entsperren.
Der Collmex-Mitarbeiter kann sich jetzt bei Ihnen am Programm anmelden. Danach können Sie den Benutzer wieder sperren. Nach 5 Tagen wird der Benutzer automatisch gesperrt.
Wenn ich versuche mich am Programm anzumelden, erhalte ich die Meldung, dass Kennwort oder Benutzer nicht korrekt sind. Was kann ich tun?
Hier gibt es drei Möglichkeiten:
- Sie haben die Daten tatsächlich falsch eingegeben. Dann probieren Sie es noch einmal.
- Sie haben die Daten ganz sicher korrekt eingegeben: Sehr wahrscheinlich setzt Ihr Browser das Kennwort automatisch ein, hat es aber falsch gespeichert. In den meisten Browsern gibt es eine spezielle Funktion zum Speichern von Kennwörtern. Diese können Sie entweder deaktivieren oder dort das Kennwort korrekt eingeben.
- Sie haben Ihr Kennwort vergessen? Dann fordern Sie ein neues an. Klicken Sie auf dem Anmeldebildschirm auf den Link Fordern Sie ein neues an.
Wie lösche ich Daten, wenn ein Kunde von seinem Recht nach Datenlöschung Gebrauch macht?
Gemäß §147 AO sind Sie verpflichtet, Buchungen und Belge für 10 Jahre aufzubewahren. Dazu gehören die Rechnungen mit den zugehörigen Kundendaten. Laut Art. 17 DSGVO hat der Betroffene das Recht auf Datenlöschung nur, wenn die Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden. Sie dürfen deshalb nur die Daten des Kunden löschen, die nicht für die Buchhaltung relevant sind (z.B. Telefonnummer, Mailadresse usw.). In der Praxis machen Sie das, indem Sie einfach den Kunden im Programm aufrufen und alle nicht benötigten Felder leeren.
Geschäftsjahre die mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegen, können Sie direkt im Programm löschen unter 'Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr anzeigen, ändern → Löschen...'. Dabei werden neben den Bewegungsdaten auch die Kundendaten gelöscht. Auf diese Weise können Sie alle personenbezogenen Daten Ihrer Kunden löschen, sobald sie nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
Allgemeine Funktionen der Software
Welche Druckfunktionen bietet das Programm?
Prinzipiell kann alles (z.B. Buchungen, Posten- und Saldenlisten) über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. Rechnungen, Angebote usw. werden auch als PDF-Datei ausgegeben.
Wie kann ich eine Seite ausdrucken?
Es kann jede Seite über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. Die Druckfunktion ist browserspezifisch, kann jedoch meist über das Browsermenü 'Datei → Drucken' erreicht werden.
Die Schriftgröße ist vom Programm nicht fest vorgegeben, so dass der Browser die Ausgabe an die Blattgröße anpassen kann. Sollte dies bei Ihrem Browser nicht automatisch passieren, ändern Sie vor dem Ausdruck die Schriftgröße (z.B. beim Internetexplorer unter 'Ansicht → Schriftgrad').
Kann ich mein Logo oder Briefpapier hinterlegen?
Sie können zwei Logos im JPEG-Format und zusätzlich Ihr Briefpapier im PDF-Format hoch laden. Die Logos und das Briefpapier werden dann in die PDF-Seiten als Hintergrund eingebunden. Die Hinterlegung können Sie im Programm selbst vornehmen im Menü unter 'Verwaltung → Druck → Druck (bzw. Druck und Mail) → Briefpapier-Hintergrund (In Collmex rechnung free unter Druck → Briefpapier-Hintergrund'.
Wie ist der Druck individualisierbar?
Inhalt und Aussehen können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Die Steuerung erfolgt im Menü unter 'Verwaltung → Druck (bzw. Druck und Mail) → Druck' (In Collmex rechnung free unter Druck → Briefpapier-Hintergrund'.
Ist es möglich, mehrere Pdf-Vorlagen für die verschiedenen Auftragstypen (Rechnung, Angebot usw.) zu hinterlegen?
Nein, das ist leider nicht möglich.
Kann ich Dokumente in Collmex hinterlegen?
Es gibt eine Belegverwaltung, aber das Hinterlegen von beliebigen Dokumenten an verschiedenen Stellen (z.B. Kunde, Angebot) ist leider nicht direkt möglich.
Sofern Sie über einen Webspace verfügen, der über das Internet zugänglich ist (z.B. Dropbox, Hidrive), können Sie als Behelfslösung in Collmex Verweise an verschiedenen Stellen in Textfeldern hinterlegen. Sofern sich in dem Textfeld ein http-Verweis befindet, wird hinter dem Textfeld ein kleiner grauer Pfeil eingeblendet, über den Sie mit einem Mausklick zum Dokument gelangen.
Oft verwendete Textfelder sind beispielsweise:
- Bemerkung in Kunde, Adresse, Lieferant und Produkt
- Internes Memo in Angebot, Kundenauftrag, Rechnung und Lieferung.
- Buchungstext und internes Memo in der Buchung
Ist Collmex mandantenfähig?
Mandantenfähig im herkömmlichen Sinne ist Collmex nicht. In Collmex pro und Collmex buchhaltung basic können aber bis zu fünf Unterfirmen angelegt werden. Das Programm ist für einen Firmenverbund ausgelegt. So können Sie Collmex z.B. nutzen, wenn Sie mehrere Gewerbe unter einer Steuernummer angemeldet haben.
Alle Firmen teilen sich bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern und -bezeichnungen, Kunden- und Lieferantennummern und -adressen, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern. In dem Firmenverbund sind alle diese Objekte über Ihre Nummer eindeutig identifiziert. Bitte beachten Sie, dass damit auch die Anforderungen der fortlaufenden Nummernvergabe für Kundenrechnungen eingehalten werden, solange die Firmen zu einem Firmenverbund gehören.
Falls Sie Collmex für mehrere Firmen nutzen möchten, die nichts miteinander zu tun haben, müssen Sie Collmex für jede Firma einzeln bestellen.
Gibt es Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen?
Collmex buchhaltung free, Collmex rechnung free, Collmex rechnung basic und Collmex rechnung plus
- Administrator: Alle Funktionen
- Service-Benutzer: Alle Funktionen. Ist für Collmex-Mitarbeiter zur Problemlösung vorgesehen.
Collmex basic, Collmex plus, Collmex buchhaltung basic:
- Administrator: Alle Funktionen
- Buchhaltung: Darf nur Buchhaltungs-Funktionen nutzen.
- Steuerprüfer: Darf sich nur Inhalte anzeigen lassen, kann aber keine Änderungen durchführen.
- Service-Benutzer: Alle Funktionen. Ist für Collmex-Mitarbeiter zur Problemlösung vorgesehen.
In Collmex pro können zusätzliche Benutzer mit folgenden Rollen angelegt werden:
- Administrator
- Buchhaltung
- Warenwirtschaft
- Verkauf + Warenwirtschaft
- Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft
- Vertrieb
- Webdesigner
- Anzeiger
- Steuerprüfer
- Mitarbeiter: Darf nur eigene Tätigkeiten und Reisen erfassen und bearbeiten
Die individuelle Vergabe von Berechtigungen ist nicht vorgesehen.
Buchhaltung
Ich habe beim Finanzamt die Ist-Besteuerung beantragt. Ist das Programm darauf ausgelegt?
Ja! Bei der Ist-Besteuerung wird die Umsatzsteuer erst mit dem Zahlungseingang fällig. Sie können für jedes Geschäftsjahr einzeln festlegen, ob Sie die Ist- oder die Soll-Besteuerung anwenden wollen. Die Buchungen erfolgen bei in beiden Fällen exakt gleich. Beim Anlegen der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird die Einstellung entsprechend berücksichtigt und im Fall von Ist-Besteuerung ein Umsatz erst nach erfolgtem Zahlungseingang in die Voranmeldung übernommen.
Ausnahme: Bei Collmex buchhaltung light und Collmex buchhaltung free ist nur die Ist-Besteuerung möglich.
Ich bin nicht Umsatzsteuerpflichtig. Funktioniert Collmex auch bei Nullbesteuerung / Kleinunternehmerregelung?
Ja, dazu müssen Sie nur eine Einstellung beim Geschäftsjahr vornehmen. Vorsteuer- und Umsatzsteuerpositionen werden dann ausgeblendet. Die Nullbesteuerung kann für jedes Geschäftsjahr ein- oder ausgeschaltet werden.
Ich habe keine Ahnung von Buchhaltung. Ist das Programm trotzdem für mich geeignet?
Ja! Allerdings bleibt es Ihnen nicht ganz erspart, sich mit dem Thema auseinander zu setzen. In ein bis zwei Tagen kann man sich das notwendige Wissen aneignen. Schauen Sie sich doch mal unsere Einführung in die Buchhaltung an.
Wo finde ich die Kontenblätter?
Das Kontenblatt heißt in Collmex Postenliste (Buchungen → Posten anzeigen). In der Postenliste sind alle Buchungen auf das Konto aufgeführt.
Wo finde ich das Journal und die Primanota?
Das Journal heißt in Collmex einfach Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen). Über die Auswahlfelder bestimmen Sie, welche Buchungen angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie ausgegeben werden.
Eine Primanota zeigt die Buchungen mit allen gespeicherten Informationen, exakt so wie sie gebucht wurden. Wählen Sie hierfür in der Buchungsanzeige die Option 'Anzeigen → Komplette Buchungen'.
Gibt es in Collmex auch Buchungsstapel?
Nein, das ist nicht vorgesehen. Der Vorteil von Buchungsstapeln liegt bei herkömmlichen Programmen darin, dass die Buchungen vor dem eigentlichen buchen noch einmal kontrolliert werden können. Da in Collmex normalerweise der Bankauszug als Grundlage für die Buchungen dient, reduziert sich die Anzahl der Fehlbuchungen stark. Sollte doch einmal etwas falsch gebucht werden, lässt sich die Buchung auch einfach wieder Stornieren.
Wie kann ich eine Buchung stornieren?
Gehen Sie in die Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen) und geben Sie dort die Buchungsnummer ein. Klicken Sie auf Suchen und danach auf die Buchungsnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Buchungsnummer klicken. Sie gelangen in die Buchungsanzeige für die Buchung (Buchung anzeigen). Klicken Sie dort auf Stornieren.
Bei der Belegbuchung sind mehrere Eingabefelder für den Betrag. Was muss ich da eingeben?
(nicht bei Collmex buchhaltung light)In der ersten Zeile steht normalerweise der Bruttobetrag. Es reicht, den Bruttobetrag einzugeben und dann auf "Buchen" zu klicken. Die Buchung wird dann direkt gebucht. Wenn Sie zuerst auf "Ändern" klicken, werden die fehlenden Beträge ergänzt und Sie können die Steuer und den Nettobetrag vor dem Buchen ansehen.
Kann ich mit Collmex die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen?
Wir bieten selbst leider keine Lohn- und Gehaltsabrechnung an, empfehlen aber Sage Business Cloud Lohnabrechnung. In den Versionen Collmex buchhaltung basic und Collmex pro ist eine API-Schnittstelle integriert, mit der Sie die Buchungen von Sage Business Cloud Lohnabrechnung direkt in die Collmex-Buchhaltung übernehmen können.
Hat Collmex ein Fahrtenbuch?
Leider nein.
Warum stimmen Gewinn bzw. Verlust bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der Gewinn-Verlust-Rechnung (GuV) nicht überein?
GuV und EÜR sind zwei unterschiedliche Auswertungen. In die EÜR fließen Umsatz- und Vorsteuer ein, in die GuV nicht. Ein Erlös ist für die GuV bereits bei Rechnungsausgang relevant, bei der EÜR aber erst, nachdem die Rechnung bezahlt worden ist.
Warum kann ich die Abschlussbuchungen meines Steuerberaters nicht von Datev nach Collmex übernehmen?
Collmex hat eine unterschiedliche Logik beim Jahresabschluss als Datev. Viele Abschlussbuchungen, die in Datev erforderlich sind, müssen in Collmex nicht gemacht werden, da in Collmex die Salden der Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen werden. Der Import der Abschlussbuchungen Ihres Steuerberaters würde die Salden in Collmex durcheinander bringen. Deshalb ist der Import der Abschlussbuchungen nicht vorgesehen.
Wenn Ihr Steuerberater den Jahresabschluss macht und Sie Collmex nur zur Erfassung der laufenden Buchführung nutzen, ist eine exakte Übereinstimmung aller Salden zwischen Collmex und Datev nicht erforderlich. Sie exportieren einfach die von Ihnen getätigten Buchungen und übergeben diese an den Steuerberater. Den Jahresabschluss bekommen Sie dann von Ihrem Steuerberater. Korrekte Salden aller Konten sind in Collmex dafür nicht erforderlich.
Online-Banking: Der Saldo meines Bankkontos stimmt nicht mit dem Buchhaltungskonto für die Bank überein. Wie kann das passieren?
Als Fehler kommen folgende Möglichkeiten in Frage:
- Sie haben, als Sie mit Collmex begonnen haben, den Kontostand Ihres Bankkontos nicht gebucht. Als Lösung buchen Sie den Saldenvortrag.
- Sie haben einen Beleg als Bankumsatz gebucht, der kein Bankumsatz ist (z.B. eine bar bezahlte Tankrechnung). Stornieren Sie die Buchung und buchen Sie ihn neu.
- Sie haben einen Bankumsatz nicht gebucht. Gehen Sie in die Funktion 'Kontoauszug anzeigen', aktivieren Sie dort das Feld 'nicht buchen' und klicken Sie dann auf 'Anzeigen'. Entfernen Sie bei dem betroffenen Umsatz das Kennzeichen 'nicht buchen' (über den Link 'ändern') und buchen Sie den Beleg.
Den Jahresabschluss macht mein Steuerberater. Er will aber nicht online mit Collmex arbeiten. Was tun?
Sie haben die folgenden Möglichkeiten:
- Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV. In diesem Fall exportieren Sie einfach am Jahresende die Buchungen über die DATEV-Schnittstelle und geben die Dateien Ihrem Steuerberater zum Import in sein DATEV-System. Falls der Steuerberater noch Buchungen im DATEV-System macht, wird er diese sicher gerne mit Ihnen durchsprechen. Diese Buchungen sollten Sie in Collmex eingeben, damit die Saldenvorträge für das nächste Geschäftsjahr stimmen.
- Arbeitet der Steuerberater nicht mit DATEV, drucken Sie die Salden aller Konten aus und geben Ihrem Steuerberater die Ausdrucke. Damit kann der Steuerberater den Jahresabschluss machen. Auch in diesem Fall müssen nachträgliche Buchungen des Steuerberaters in Collmex übernommen werden.
- Steuerberater sind meist nicht so flexibel, wie Buchführungsbüros. Wenn Sie den Jahrsabschluss nicht selbst machen wollen, können Sie alternativ auch ein Buchführungsbüro beauftragen. Diese arbeiten meist auch direkt mit den Programmen ihrer Mandanten.
- Machen Sie den Jahresabschluss selbst. In vielen Fällen ist das nicht schwierig. Da bei Collmex die Salden des Vorjahres automatisch in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden, müssen die Konten nicht abgeschlossen werden und auch keine Eröffnungsbuchungen im Folgejahr gemacht werden. Dies erleichtert den Jahresabschluss enorm. In den meisten Fällen reicht es, die Abschreibungen und Privatnutzungen zu buchen und die Bilanz, GuV bzw. Einnahme-Überschuss-Rechung auszudrucken. Für schwierige Steuerfragen haben Sie dann immer noch Ihren Steuerberater.
Kann ich mit Collmex meine Einkommensteuererklärung erledigen?
Das ist leider nicht möglich.
Kann ich auch die Umsatz- bzw. Vorsteuersätze wie z.B. 5,5% und 10,7% buchen?
Ja, das ist möglich. Dafür können Sie eigene Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten anlegen, für die Sie die Steuersätze selbst definieren (Menü Verwaltung). Die Berechnung bei der Buchung erfolgt dann automatisch.
Bei Collmex buchhaltung light verwenden Sie dafür die Konten 1570 (Vorsteuer) und 1770 (Umsatzsteuer). Bei Collmex buchhaltung light sind zwei Buchungen erforderlich: 1. Einnahme bzw. Ausgabe netto 2. Umsatz- bzw. Vorsteuer.
Kann ich vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre buchen?
Das ist leider nicht möglich. Das Geschäftsjahr muss mit dem Kalenderjahr übereinstimmen.
Ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr wird häufig gewählt, um den Jahresabschluss nicht am Jahresanfang machen zu müssen. In Collmex ist das gleichzeitige buchen in mehreren Geschäftsjahren jedoch problemlos möglich, so dass Sie sich mit dem Jahresabschluss auch ohne abweichendes Geschäftsjahr Zeit lassen können. Mehr Infos.
Kann ich meine Umsätze für vergangene Geschäftsjahre buchen?
Ja, das ist bis einschließlich 2004 möglich. Allerdings müssen Sie zuerst das Geschäftsjahr anlegen:
- Collmex buchhaltung light: Firma → Geschäftsjahr anlegen
- Andere Versionen: Verwaltung → Geschäftsjahr → anlegen
Es entstehen keine zusätzlichen Kosten, da sich die Collmex-Gebühren auf den Nutzungszeitraum und nicht auf den Buchungszeitraum beziehen.
Bei der Salden- und Postenanzeige bekomme ich negative Zahlen angezeigt. Warum?
Bei Collmex werden Buchungen im Soll positiv gerechnet und Buchungen im Haben negativ. Dies hat den Vorteil, dass die Beträge einfach aufaddiert werden können. Für erfahrene Buchhalter ist das am Anfang etwas ungewohnt. Buchhaltungsneulinge haben damit meist keine Probleme.
Das Programm kennt ja nur ganz wenige Konten! Wie buche ich auf andere Konten?
Bei "Belege buchen" sehen Sie auf der linken Seite nicht die Konten, sondern
die Buchungsvorlagen. Ein anderes Konto wählen Sie, indem Sie in der Spalte
"Konto" auf 
klicken. Das Programm basiert auf den DATEV-Kontenrahmen SKR03/SKR04 und enthält alle
normalerweise benötigten Konten.
Wie kann ich nach einem Konto suchen?
Klicken Sie auf das Fernglas neben dem Feld "Konto". Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel "Konto suchen". Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Kontonummer
- Kontoname: Hier geben Sie einen Namen ein. Beispiel: Sie suchen ein Konto für Werbekosten. Eingabe: werb. Sie bekommen nun eine Liste mit allen Konten angezeigt, die diese Buchstabenfolge enthalten. Diese verkürzte Form der Eingabe empfiehlt sich, da so bessere Suchergebnisse erzielt werden.
- Kontengruppe: Wählen Sie eine Kontengruppe aus und sie bekommen alle zugehörigen Konten angezeigt.
Ich brauche spezielle Konten, die im SKR03/SKR04 nicht enthalten sind. Kann ich solche Konten anlegen?
Ja! Es können eigene Konten angelegt werden. Jedoch kann die Kontonummer nur aus einem festen Bereich gewählt werden, um mit dem DATEV-Kontenrahmen kompatibel zu bleiben.
Ich möchte die Konten für das Geschäftsjahr abschließen. Die Abschlusskonten fehlen und ich kann auch keine anlegen. Warum?
Ein Abschluss der Konten und ein Saldovortrag in das nächste Jahr ist bei Collmex nicht notwendig und auch nicht vorgesehen. Da die Salden des Vorjahres automatisch in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden, müssen die Konten nicht abgeschlossen werden. Dies erleichtert den Jahresabschluss enorm und ermöglicht das gleichzeitige Buchen in mehreren Geschäftsjahren.
Wie kann ich verhindern, dass in einen bereits abgeschlossenen Monat versehentlich gebucht wird?
Sperren Sie den Monat für Buchungen unter Verwaltung → Geschäftsjahr anzeigen und ändern. Bei Bedarf kann die Sperre auch wieder aufgehoben werden. Korrekturbuchungen wirken sich dann automatisch auch auf das nächste Jahr aus.
Collmex buchhaltung light und buchhaltung free: Warum wird alles auf das Konto Kasse gebucht?
Collmex buchhaltung light und buchhaltung free sind speziell für Einnahme-Überschussrechner ausgelegt, die lediglich Einnahmen und Ausgaben erfassen müssen. Bestandskonten wie z.B. Bankkonten müssen von Einnahme-Überschussrechnern nicht differenziert gebucht werden.
Das Konto Kasse ist das einzige Bestandskonto, das in diesen Versionen gebucht werden kann. Es repräsentiert immer die Summe aller Einnahmen und Ausgaben und hat nichts mit einem tatsächlichen Kassenbestand zu tun.
Andere Bestandskonten wie z.B. Bankkonten oder ein anderes Kassenkonto können nicht gebucht werden. Wenn Sie andere Bestandskonten buchen möchten, wechseln Sie die Version auf Collmex buchhaltung basic.
Was mache ich, wenn ich meine Umsatzsteuer-Voranmeldung bereits verschickt habe, aber noch Belege nachbuchen muss?
Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Belege für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.
Kann ich mit dem Programm die Umsatzsteuer-Erklärung machen?
Nicht direkt. Jedoch gibt es vom Programm Unterstützung: Als Basis für die Erstellung der Umsatzsteuer-Erklärung dient die Umsatzsteuer-Jahresauswertung (Buchhaltung/Übersicht → Umsatzsteuer → Umsatzsteuer-Jahresauswertung). In dieser Auswertung werden die Beträge aufgelistet, die in die einzelnen Felder der Umsatzsteuer-Erklärung eingetragen werden müssen. Diese Werte können Sie direkt übernehmen z.B. in Elster-Formular.
Um die gesamten angemeldeten Beträge für das Jahr zu ermitteln, wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet.
Gibt es wiederkehrende Buchungen in der Buchhaltung?
Nein. Dafür gibt es die Möglichkeit, den Kontoauszug zu importieren und als Grundlage für die Buchungen zu nehmen. Wiederkehrende Ausgaben erscheinen meist auf dem Kontoauszug, da ein Dauerauftrag existiert oder die Beträge per Lastschrift eingezogen werden.
Für Kundenrechnungen steht in Collmex rechnung plus, Collmex plus und Collmex pro die periodische Rechnungsstellung zur Verfügung.
Online Banking
Mit welchen Banken funktioniert das Online-Banking?
Collmex verwendet den offenen Standard HBCI mit dem Sicherheitsverfahren Pin/Tan. Dieses funktioniert z.B. bei Sparkassen, Volksbanken, der Deutschen Bank, Postbank, Hypo-Vereinsbank und Commerzbank. Citibank, Norisbank, Santander und 1822Direkt bieten kein HBCI mit Pin/Tan. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihre Bank.
Sollte Ihre Bank kein HBCI mit Pin/Tan unterstützen, verwenden Sie in Collmex den Kontoauszugs-Import im MT940/Camt-Format und exportieren Zahlungsanweisungen im Format DTAUS bzw. SEPA-XML. Alle Banken bieten für Firmenkunden eigene Software-Produkte (z.B. StarMoney Business, Multicash oder Multiweb), welche diese Formate liefern oder weiter verarbeiten können. Bei Fragen zu diesen Produkten wenden Sie sich bitte an Ihre Bank.
Alternativ zum Softwareangebot der Banken kann auch die Open-Source-Lösung Hibiscus verwendet werden. Hibiscus exportiert Kontoauszüge im MT940-Format (Umsätze aufsteigend sortieren!) und importiert die DTAUS-Dateien.
Wenn die Kontoauszüge im CSV-Format vorliegen, können diese mit Bank2Swift nach MT940 konvertiert werden.
Kann ich HBCI mit Chipkarte als Sicherheitsmedium nutzen?
Nein. Collmex unterstützt nur das HBCI Pin/Tan Verfahren.
Funktioniert bei Collmex pushTAN / photoTAN / mTAN / smsTAN / smartTan / chipTAN?
Ja. Der allgemeine Begriff hierfür ist 'Zweischrittverfahren'. Es handelt sich dabei immer noch um HBCI mit PIN/TAN.
Collmex unterstützt alle Zweischrittverfahren mit Ausnahme von 'chipTAN optisch'.
Ich bekomme plötzlich Fehlermeldungen, obwohl früher alles funktioniert hat!
Synchronisieren Sie die Bankverbindung neu unter Verwaltung → Firma → HBCI Konfiguration und probieren Sie es dann noch einmal. Manche Banken ändern die Konfiguration oder stellen auf das Zweischrittverfahren (z.B. iTAN) um, was eine neue Synchronisation erforderlich macht.
Wie kann ich Paypal-Umsätze importieren?
Paypal-Umsätze können Sie als CSV herunter laden und dann mit Bank2Swift nach MT940 konvertieren. Die MT940-Datei importieren Sie dann als Kontoauszug in Collmex. Legen Sie dazu ein Bankkonto mit beliebiger BLZ und leerer Kontonummer an.
Wenn Sie Collmex pro nutzen und einen externen Shop an Collmex angebunden haben, sollte die Buchung direkt bei Empfang der Paypal-Zahlungsbestätigung über das API erfolgen (s. Hilfe).
Verkauf und Warenwirtschaft
Gibt es Staffelpreise oder Rabattstaffeln?
Leider nein. Diese Funktion ist auch nicht vorgesehen.
Ich möchte eine Rechnung löschen. Wie geht das?
Eine Rechnung kann nachträglich nicht mehr gelöscht werden, da Rechnungsnummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Sie verwenden die Rechnung für einen anderen Kunden. Ändern Sie dazu den Kunden und die Produkte der bestehenden Rechnung.
- Sie können die Rechnung als gelöscht markieren. Dazu gibt es in der Rechnung unter 'Verkauf' das Kennzeichen 'gelöscht'. Gelöschte Rechnungen werden nur angezeigt, wenn Sie bei der Suche das Kennzeichen 'Auch gelöschte' gewählt haben. Damit ist die Stornierung für den Fall einer Steuerprüfung dokumentiert.
Dies gilt sinngemäß auch für Kundenaufträge, Angebote, Lieferungen und Lieferantenaufträge.
Wie kann ich einen Scanner zur Eingabe der EAN anbinden?
An jeder Stelle, an der in Collmex pro eine Produktnummer eingegeben wird, können Sie auch die EAN eingeben. Nach dem Drücken der Enter-Taste wird das Produkt über die EAN gesucht und eingefügt. Sofern der Barcodeleser die EAN über die Tastatur-Schnittstelle an den PC übermittelt und mit 'Enter' abschließt, ist die Eingabe über einen Barcodeleser problemlos möglich. Voraussetzung ist Collmex pro und dass Sie die EAN im Produkt hinterlegt haben.
Der Barverkauf ist unter 'Posten' nicht zu sehen. Warum?
Rechnungen mit der Zahlungsbedingung 'Bar' werden auf das Konto Kasse gebucht statt auf das Konto 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen'. Buchungen auf 'Kasse' sind immer anonym, d.h. es kann keine Kundennummer mit angegeben werden. Eine offene Postenverwaltung mit Auswertung nach Kunden ist nur möglich beim Konto 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen', also nicht bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung 'Bar'.
Wenn Sie die Umsätze nach Kunden auswerten wollen, nutzen Sie die Umsatzliste unter 'Verkauf → Auswertungen → Umsatzliste'.
Datenimport, -export und Schnittstellen
Kann ich meine Daten herunterladen?
Ja. Es können alle Buchungen, Rechnungen, Produkte, Kunden und Lieferanten im CSV-Format (Excel) herunter geladen werden.
Für den Offline-Zugriff besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle wichtigen Daten (Angebote, Rechnungen, Buchungen, usw) in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden.
Können Daten aus meinem alten Programm übernommen werden?
Ja, das ist über eine CSV-Schnittstelle möglich. Übernommen werden können in:
- Collmex buchhaltung basic und pro: Kunden und Lieferanten
- Collmex plus und pro: Kunden, Lieferanten, Produkte, Preise und Adressen
- Collmex basic: Kunden, Lieferanten, Produkte und Preise
- Collmex verein: Mitglieder, Kunden, Lieferanten, Produkte und Preise
- Collmex rechnung basic und plus: Kunden, Produkte und Preise
Die genaue Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren.
Kann ich die Buchungen aus meinem alten Programm übernehmen?
Leider nein. Dies ist auch nicht erforderlich, da bei einem Programmwechsel das alte Programm als Archiv üblicherweise installiert bleibt. In einem solchen Fall übernehmen Sie lediglich die Stammdaten (Kunde, Lieferant, Produkt) und buchen die Anfangssalden.
Einnahme-Überschuss-Rechner müssen die Anfangssalden nur dann buchen, wenn Sie mit dem Programm mitten im Jahr starten.
Wie kann ich die Stammdaten (Kunde, Lieferanten, Produkte) aus meinem alten Programm übernehmen?
Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
- Löschen Sie die Beispieldaten.
- Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
- Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.
Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.
Ich benutze ein anderes Programm für die Rechnungsstellung. Wie kann ich Rechnungen in die Collmex-Buchhaltung übernehmen?
Benutzen Sie die Satzart "Erlös". Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Erlös.
Gibt es eine Anbindung zu Shopsystemen?
Es gibt eine Import-Schnittstelle für Kundenaufträge. Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Kundenaufträge. Über die CSV-Datei können Shop-Bestellungen in Collmex importiert werden. Fragen Sie Ihren Shop-Anbieter, ob ein Export im Collmex-Format angeboten wird. Falls nicht, müssen Sie die Shop-Bestellungen vom Format Ihres Shop-Anbieters in das Collmex-Format umformen.
Zusätzlich gibt es eine Import-Schnittstelle für Erlöse. Dies setzt voraus, dass Sie die Rechnungen mit Ihrem Shopsystem erstellen. Die Rechnungen werden dann über die Satzart Erlös direkt in die Buchhaltung übernommen. Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Erlöse.
Wie kann ich die Umsätze einer Kasse importieren (POS-Upload)?
Benutzen Sie die Satzart Umsatz. Die Beschreibung finden Sie in der Hilfe unter Verwaltung → Daten importieren → Umsätze. Das Feld 2 für die Kundennummer lassen Sie in diesem Fall leer und setzen dafür das Gegenkonto in Feld 15 auf 1000 (SKR03) bzw. 1600 (SKR04) für Kasse (oder ein beliebiges selbst angelegtes Kassen-Konto).
Fragen Sie Ihren Kassen-Anbieter, ob ein Export im Collmex-Format angeboten wird. Falls nicht, müssen Sie die Kassen-Umsätze vom Format Ihres Kassen-Anbieters in das Collmex-Format umformen.
Kann ich meine exportierten Daten wieder hochladen?
Nein leider nicht, und zwar aus folgenden Gründen:
- Die CSV-Dateien sind vom Format für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle in Collmex gespeicherten Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.
- Bei Datenbankexporten mit allen Feldern besteht das Problem, dass sich die Datenstrukturen bei Programmupdates ändern. Nach einem Update kann ein Datenbankexport deshalb nicht mehr ohne weiteres wieder eingespielt werden.
- Wir betreiben die Anwendung für Sie. Dazu gehört auch, dass wir die nächtlichen Sicherungen für einen Monat aufbewahren. Sollten Sie z.B. durch einen Datenimport massenhaft fehlerhafte Daten erzeugt haben, oder haben Sie aus Versehen Daten gelöscht, können wir den alten Datenstand für Sie wieder einspielen. Sollten sich die Datenstrukturen in der Zwischenzeit geändert haben, sorgen wir für die Konvertierung. Für diesen Service berechnen wir pauschal EUR 20,-.
Gibt es eine Programmier-Schnittstelle oder ein API?
Ja, in den Mehrbenutzer-Versionen Collmex buchhaltung basic und Collmex pro können Daten voll automatisch über das Collmex API ausgetauscht werden.
Zur Dokumentation von Collmex API.
Ich habe einen Mac. Nach dem Import werden Umlaute nicht richtig dargestellt. Was tun?
Collmex erwartet die Daten im Zeichensatz ISO-8859-1 kodiert. Der Mac hat im Standard jedoch einen anderen Zeichensatz. Beim Speichern der Daten ermöglichen viele Mac-Programme eine Konvertierung in den Zeichensatz ISO-8859-1. Sollte dies bei Ihrem Programm nicht der Fall sein, müssen Sie ein Konvertierungsprogramm verwenden. Inzwischen stehen viele Konvertierungsprogramme online zur Verfügung. Googeln Sie nach "text encoding converter" und nutzen Sie ein Konvertierungsprogramm Ihrer Wahl.
Excel-Export: Die Daten werden alle in einer Spalte angezeigt. Was kann ich tun?
Führen Sie die folgenden Aktionen aus:
- Öffnen Sie die Datei mit Excel
- Menü Daten → Text in Spalten → Klicken Sie auf "getrennt" und dann auf "Weiter"
- Markieren Sie das Feld "Semikolon" und klicken Sie dann auf "Fertig stellen".
Excel entfernt die führenden Nullen bei Postleitzahlen. Was kann ich tun?
Importieren Sie die Datei über den Textkonvertierungs-Assistenten. Dort können Sie das Format für die einzelnen Spalten festlegen:
- Öffnen Sie ein leeres Arbeitsbaltt in Excel.
- Klicken Sie im Menü 'Daten' auf 'Aus Text'. Es öffnet sich der Textkonvertierungs-Assistent.
- Wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten.
- Wählen Sie 'Getrennt' und falls die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält, zusätzlich die Option 'Die Daten haben Überschriften', dann klicken Sie auf 'Weiter'.
- Markieren Sie 'Semikolon' als Trennzeichen für die Spalten und klicken Sie auf 'Weiter'.
- Jetzt haben Sie die Möglichkeit, für jede Spalte das Datenformat festzulegen. Markieren Sie die Spalte mit der PLZ und wählen Sie das Format 'Text'.
- Klicken Sie dann auf 'Fertig stellen'.
Ich habe Probleme beim Senden / Abrufen von Mails mit Gmail / Google-Mail. Woran liegt das?
Google erfordert aus Sicherheitsgründen für den Zugriff von externen Anwendungen ein eigenes App-Passwort für jede Anwendung. Folgen Sie der Anleitung und hinterlegen Sie in Collmex Ihre GMail-Adresse als Benutzer und das App-Passwort als Kennwort.
Pflicht zur elektronischen Rechnung ab dem 1.1.2025
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Vereinfacht ausgedrückt ist eine E-Rechnung eine XML-Datei mit einer vorgeschriebenen Struktur.
Wie kann ich eine E-Rechnung in Collmex erstellen?
In Collmex basic, plus, pro sowie rechnung basic, plus und verein ändern Sie das Rechnungsformat für den Versand per Mail unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Anhang → Format' auf 'PDF und XML'. Führen Sie diese Umstellung sowohl für das Dokument 'Rechnung' als auch für 'Gutschrift an Kunde' durch. Die aus Collmex versendeten Rechnungs-Mails haben dann zwei Anhänge: Einmal wie gewohnt die PDF-Rechnung und zusätzlich die E-Rechnung als XML-Datei.
In Collmex rechnung free klicken Sie in der Rechnung auf 'XML...' und speichern die E-Rechnung lokal auf Ihrem Rechner. Der Versand der Rechnung erfolgt dann wie bei PDF über Ihr Mailprogramm.
Mit Collmex buchhaltung free, light und basic können keine Rechnungen erstellt werden und damit auch keine E-Rechnungen. Fragen Sie beim Hersteller Ihres Rechnungsprogramms nach einer Lösung.
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?
In der Belegverwaltung der Versionen Collmex basic, plus, pro sowie buchhaltung basic und verein wird die E-Rechnung unterstützt, d.h. die E-Rechnung wird dargestellt und die Daten aus der E-Rechnung in die Belegerfassung übernommen.
Sofern Sie die Belegverwaltung schon jetzt verwenden, ändert sich für Sie nichts: Verschieben Sie wie bisher per Mail empfangene Eingangsrechnungen in den Mailordner, den Sie als Ablageort in den Einstellungen der Belegverwaltung ausgewählt haben. Collmex liest die Mail über die IMAP-Schnittstelle aus, übernimmt die Daten aus der XML-Datei in die Belegerfassung und verschiebt die Mail nach dem Buchen in den Unterordner des jeweiligen Geschäftsjahres. Der Ablauf ist damit exakt gleich wie bisher bei Mails mit PDF-Anhang.
Wenn Sie die Belegverwaltung nicht verwenden, archivieren Sie die XML-Rechnungen so wie bisher auch die PDF-Rechnungen auf einem geeigneten Speichermedium. Im Falle einer Steuerprüfung müssen Sie die XML-Rechnungen aushändigen, d.h. das Ausdrucken von Rechnungen und die Ablage in Papierform ist nicht mehr ausreichend.
Wie kann ich eine E-Rechnung lesen?
Elektronische Rechnungen sind für Computer gut lesbar, nicht jedoch für Menschen. Eine XML-Datei kann mit jedem Browser oder Texteditor geöffnet werden. Dargestellt wird dabei jedoch meist nur der XML-Quelltext. Für die Darstellung einer E-Rechnung benötigt man deshalb ein Visualisierungsprogramm.
In der Collmex Belegverwaltung ist ein Visualisierungsprogramm enthalten, d.h. E-Rechnungen werden dort dargestellt. Außerhalb der Belegverwaltung können einzelne E-Rechnungen in allen Versionen mit Buchhaltungsfunktionen angezeigt werden unter 'Umsatzsteuer → E-Rechnung anzeigen' - das gilt auch für Collmex buchhaltung free und light.
Was ist mit PDF- und Papier-Rechnungen?
PDF- und Papier-Rechnungen sind für Rechnungen an private Personen oder Kunden im Ausland weiter zulässig. Sie können zur Visualisierung auch zusätzlich zur E-Rechnung versendet werden. Für die Besteuerung haben PDF- und Papier-Rechnungen jedoch keine Relevanz mehr.
PDF-Rechnungen werden auch dann weiterhin benötigt, wenn die gesetzlich vorgegebene Struktur der E-Rechnung nicht alle Informationen aufnehmen kann. Das ist beispielsweise bei Sammelrechnungen, Rechnungen mit Bezug zu mehr als einer Lieferung oder bei Rechnungen mit Tätigkeitsnachweis der Fall. Dann enthält die E-Rechnung nur die Kerndaten (sog. Kernrechnung).
Wie kann ich das Aussehen einer E-Rechnung gestalten?
Gar nicht. Die Darstellung einer E-Rechnung hängt alleine vom Visualisierungsprogramm ab, d.h. als Aussteller haben Sie keinen Einfluss auf das Aussehen Ihrer Rechnung beim Kunden. Als Empfänger dagegen haben Sie den Vorteil, dass alle Eingangsrechnungen zukünftig "gleich" aussehen und sich nur inhaltlich unterscheiden.
Welche Strukturen werden von Collmex genau unterstützt?
Die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Norm EN 16931 erlaubt zwei alternative Syntaxen: UN/CEFACT CII und ISO/IEC 19845 (UBL). Collmex erzeugt Rechnungen ausschließlich im Format UN/CEFACT CII compliant zu EN 16931. Dabei handelt es sich um das einfachst mögliche Kernrechnungsmodell, welches der Norm entspricht, d.h. ohne Erweiterungen oder Nutzung weiterer Standards. Beim Empfang von Rechnungen in der Belegverwaltung können dagegen alle Formate gelesen werden, die conformant zu EN 16931 sind, auch wenn sie in PDF- oder ZIP-Dateien enthalten sind.
Unterstützt Collmex ZUGFeRD?
Beim Versand von Rechnungen nein, beim Empfang in der Belegverwaltung ja. Hintergrund: ZUGFeRD legt fest, wie eine XML-Datei mit Rechnungsdaten in eine PDF-Datei eingebettet wird. Die E-Rechnung befindet sich somit als Anhang "in" der PDF-Rechnung. Das hat den Nachteil, dass der Empfänger den Anhang erst auspacken muss, um an die E-Rechnung zu gelangen.
Wie kann ich eine X-Rechnung erstellen?
Collmex unterstützt die in der öffentlichen Verwaltung verwendete Erweiterung X-Rechnung nicht direkt, d.h. ein Download der Rechnung im X-Rechnungsformat steht nicht zur Verfügung und ist auch für die Zukunft nicht mehr geplant.
Die X-Rechnung ist jedoch mit dem in Collmex verwendeten Format weitgehend kompatibel, welches übrigens ab 2025 auch von Behörden akzeptiert werden muss. Folgende Felder müssen in Collmex dazu gefüllt sein:
- Leitweg-ID: Feld 'Verkauf → Kunden-Referenz',
- Bankverbindung: Die Bankverbindung in Ihren Firmendaten,
- Zahlungsbedingung: Die für die Rechnung ausgewählte Zahlungsbedingung,
- Ihre Mailadresse: Die Mailadresse des Bearbeiters bzw. die Mailadresse aus der Firmenadresse, falls kein Bearbeiter für die Rechnung angegeben ist.
Sollte die E-Rechnung nicht akzeptiert werden, weil sie nicht als X-Rechnung gekennzeichnet ist, öffnen Sie die XML-Datei mit einem Texteditor und tauschen Sie die Kennung der Spezifikation aus. Ersetzten Sie dazu die Zeile
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID> durch
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID> bzw. durch die vom jeweiligen Empfänger geforderte Kennung.
Ein Kunde fordert ein spezielles Format. Was kann ich tun?
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, die von Collmex erzeugten Mails mit enthaltener PDF- und E-Rechnung entgegenzunehmen. Der Sachverhalt ist im BMF-Schreiben zur E-Rechnung geregelt:
- Rn. 6: Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments ... ist somit nicht erforderlich, aber optional möglich.
- Rn. 24: Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig.
- Rn. 40: Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.
- Rn. 42: Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z.B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
Sofern Sie mit Ihrem Kunden keine andere Vereinbarung treffen - und das müssen Sie nicht - reicht das Versenden der Mail mit den von Collmex erzeugten PDF- und XML-Anhängen an die Mailadresse des Kunden. Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme dieser Mail zu schaffen (s. Rn. 14), d.h. es ist nicht zulässig, Rechnungen abzulehnen, weil die Mail mehr als einen Anhang hat (s. Rn 6) oder die Rechnung nicht in einem speziellen Format ausgestellt wurde (z.B. X-Rechnung / ZUGFeRD). Jedes Unternehmen muss alle Rechnungen entgegen nehmen, die der Norm EN 16931 entsprechen (s. Rn 24).
Wenn Sie mit Ihrem Kunden ein anderes Rechnungsformat als das Kernrechnungsmodell nach EN 16931 vereinbaren (z.B. X-Rechnung, ebInterface, NLCIUS, EDIFACT usw.) oder ein hybrides Format (z.B. ZUGFeRD, Factur-X) oder einen anderen Übertragungsweg als E-Mail (z.B. Peppol, FTP-Upload), müssen Sie die E-Rechnung selbst erzeugen (z.B. über das Collmex-API) und selbst übermitteln.
Wo finde ich weitere Informationen?
Zuverlässige weiterführende Informationen zur E-Rechnung finden Sie im BMF-Schreiben zur E-Rechnung sowie in der Norm EN 16931.
Senkung der Umsatzsteuersätze vom 1.7.2020 - 31.12.2020
Muss ich die Steuersätze im Programm ändern?
Nein. Im Produkt und in den Positions-Details wählen Sie zwischen dem vollen Steuersatz (19/16%) und dem ermäßigten Steuersatz (7/5%). Das Programm wählt dann automatisch je nach Datum das passende Umsatzsteuerkonto mit dem entsprechenden Steuersatz. Die Steuerung erfolgt damit wo immer möglich automatisch über das Datum.
Ich bekomme die Fehlermeldung 'Konto XYZ ist nicht konfiguriert für 16/5 % Umsatzsteuer'. Was soll ich machen?
Sie müssen selbst angelegte Konten für die neuen Umsatzsteuersätze konfigurieren. Am einfachsten geht das, indem Sie für Ihr Konto ein Standard-Konto im Feld 'Einstellungen von Konto' hinterlegen, aus dem die Einstellungen dann ermittelt werden.
Alle noch nicht konfigurierten Konten werden angezeigt unter 'Verwaltung → Konten → Konto und Kostenstelle → Steuersatz-Änderung: Konten prüfen'.
Nach welchem Datum bestimmt sich der Steuersatz?
Der Steuersatz bestimmt sich nach dem Datum, an dem eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde, d.h. für Warenlieferungen nach dem Lieferdatum und für Dienstleistungen nach dem Ende des Leistungszeitraums. Bereits ausgestellte Rechnungen mit falschem Steuersatz können berichtigt werden. Mehr Informationen von der IHK München und im Schreiben des Bundesfinanzministeriums und in den Ergänzungen dazu.
Wenn Sie Ihre Rechnungen in Collmex erstellen, finden Sie das Datum unter 'Versand → Liefer/Leistungsdatum'. Ist das Liefer/Leistungsdatum nicht gesetzt, wird der Steuersatz über das Rechnungsdatum bestimmt. Für das Anlegen von Rechnungen in Collmex gilt:
- Für belieferte Aufträge wird das Liefer/Leistungsdatum auf das Datum der spätesten Lieferung gesetzt. Wenn mehr als eine Lieferung abgerechnet wird, müssen Sie organisatorisch sicherstellen, dass für alle abgerechneten Lieferungen der gleiche Steuersatz gilt. Offene Teillieferungen müssen deshalb zum 1.7.2020 und 1.1.2021 abgerechnet werden.
- Für periodische Rechnungen ist das Liefer/Leistungsdatum gleich dem spätesten Ende der abgerechneten Perioden. Wird pro Kunde mehr als eine Position abgerechnet, legt das System automatisch für unterschidliche Steuersätze jeweils eine separate Rechnung an.
- Für Projekte wird das Liefer/Leistungsdatum auf das Ende des abzurechnenden Zeitraums gesetzt.
Das bedeutet für Sie: Für die allermeisten Fälle ermittelt das Programm automatisch den korrekten Steuersatz. Über das Liefer/Leistungsdatum in der Rechnung können Sie jederzeit manuell eingreifen.
Was ändert sich bei den Konten?
Die Datev hat die Änderungen der DATEV-Kontenrahmen veröffentlicht. Die in Collmex standardmäßig vorhandenen Automatik-Konten wurden entsprechend angepasst.
Falls Sie selbst Konten angelegt haben, sollten Sie diese prüfen unter 'Verwaltung → Konten → Konto und Kostenstelle → Steuersatz-Änderung: Konten prüfen'. Selbst angelegte Konten können mit Belegdatum 1.7.-31.12.2020 nur gebucht werden, wenn sie entsprechend konfiguriert wurden. Am einfachsten geht das, indem Sie für Ihre Konten ein Standard-Konto im Feld 'Einstellungen von Konto' hinterlegen, aus dem die Einstellungen ermittelt werden.
Die wichtigsten Standard-Konten im Überblick:
Erlöskonten
| Konto (SKR03/SKR04) | Kontoname | Steuersatz / Bemerkung |
|---|---|---|
| 8400/4400 | Erlöse 19/16% Umsatzsteuer | Der am Belegdatum gültige Steuersatz von 19 oder 16%. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt für 19% im Feld 81 und für 16% in Feld 35. |
| 8410/4410 | Erlöse 19% Umsatzsteuer | Unabhängig vom Belegdatum 19% Umsatzsteuer. Verwenden Sie dieses Konto, wenn das Belegdatum im Bereich 1.7.-31.12. liegt, das Ausführungsdatum jedoch außerhalb. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt im Feld 81. |
| 8340/4340 | Erlöse 16% Umsatzsteuer | Unabhängig vom Belegdatum 16% Umsatzsteuer. Verwenden Sie dieses Konto, wenn das Ausführungsdatum im Bereich 1.7.-31.12. liegt, das Belegdatum jedoch außerhalb. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt in Feld 35. |
| Ermäßigter Steuersatz | ||
| 8300/4300 | Erlöse 7/5% Umsatzsteuer | Der am Belegdatum gültige Steuersatz von 7 oder 5%. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt für 7% im Feld 86 und für 5% in Feld 35. |
| 8334/4334 | Erlöse 7% Umsatzsteuer | Unabhängig vom Belegdatum 7% Umsatzsteuer. Verwenden Sie dieses Konto, wenn das Belegdatum im Bereich 1.7.-31.12. liegt, das Ausführungsdatum jedoch außerhalb. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt im Feld 86. |
| 8333/4333 | Erlöse 5% Umsatzsteuer | Unabhängig vom Belegdatum 5% Umsatzsteuer. Verwenden Sie dieses Konto, wenn das Ausführungsdatum im Bereich 1.7.-31.12. liegt, das Belegdatum jedoch außerhalb. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt in Feld 35. |
Konten für erhaltene Anzahlungen
Zur Buchung einer erhaltenen Anzahlung eines bestimmten Steuersatzes, geben Sie das Konto mit dem gewünschten Steuersatz im Buchungssatz ein. Stellt sich später heraus, dass der Steuersatz nicht korrekt ist, weil sich das tatsächliche Ausführungsdatum geändert hat, muss die Buchung storniert und neu gebucht werden.
| Konto (SKR03/SKR04) | Kontoname | Steuersatz / Bemerkung |
|---|---|---|
| 1718/3272 | Erhaltene Anzahlungen 19% USt. | Unabhängig vom Belegdatum 19% Umsatzsteuer. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt im Feld 81. |
| 1717/3270 | Erhaltene Anzahlungen 16% USt. | Unabhängig vom Belegdatum 16% Umsatzsteuer. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt in Feld 35. |
| Ermäßigter Steuersatz | ||
| 1711/3260 | Erhaltene Anzahlungen 7% USt. | Unabhängig vom Belegdatum 7% Umsatzsteuer. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt im Feld 86. |
| 1712/3261 | Erhaltene Anzahlungen 5% USt. | Unabhängig vom Belegdatum 5% Umsatzsteuer. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt in Feld 35. |
Vorsteuer aus Rechnungen von anderen Unternehmern und für geleistete Anzahlungen
| Konto (SKR03/SKR04) | Kontoname | Bemerkung |
|---|---|---|
| 1576/1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | Zur Buchung der Vorsteuer eines bestimmten Steuersatzes, geben Sie das Konto mit dem gewünschten Steuersatz im Buchungssatz ein. Der Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt in Feld 66. |
| 1575/1405 | Abziehbare Vorsteuer 16 % | |
| 1571/1401 | Abziehbare Vorsteuer 7 % | |
| 1568/1403 | Abziehbare Vorsteuer 5 % |
Liefer/Leistungsempfänger als Steuerschuldner
| Konto (SKR03/SKR04) | Kontoname | Bemerkung |
|---|---|---|
| 3425/5425 | Innergemeinschaftlicher Erwerb 19/16 % Vorsteuer und 19/16 % Umsatzsteuer | Die Auswahl des Steuersatzes erfolgt ausschließlich über das Belegdatum. Es gibt keine Konten für den Fall dass der Steuersatz am Belegdatum vom Steuersatz zum Ausführungsdatum abweicht. Verwenden Sie in solchen Fällen das Ausführungsdatum als Belegdatum und vermerken das abweichende Belegdatum im Buchungstext. |
| 3420/5420 | Innergemeinschaftlicher Erwerb 7/5 % Vorsteuer und 7/5 % Umsatzsteuer | |
| 3123/5923 | Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers 19/16 % Vorsteuer und 19/16 % Umsatzsteuer | |
| 3125/5925 | Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 19/16 % Vorsteuer und 19/16 % Umsatzsteuer | |
| 3120/5920 | Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers 19/16 % Vorsteuer und 19/16 % Umsatzsteuer |
Muss ich meine Buchungsvorlagen ändern?
Nein. Die Umsatzsteuer-Relevanten Konten werden vom Programm dynamisch angepasst, sobald Sie beim Buchen in den Bereich 1.7.-31.12.2020 hinein oder heraus wechseln.
Was ändert sich bei der Voranmeldung?
Die bisherigen Formulare sind weiter gültig, d.h. es gibt keine neuen Formulare. Umsätze mit 16/5% Umsatzsteuer sind in die jeweiligen Felder 'zu anderen Steuersätzen' einzutragen (Felder 35, 95).
Wo sind manuelle Eingriffe erforderlich?
In folgenden Fällen müssen Sie manuell eingreifen:
- Eine Rechnung wurde mit falschem Steuersatz ausgestellt. Das kann z.B. der Fall sein, wenn Sie eine Leistung im Voraus berechnet haben und jetzt am Ende des Leistungszeitraums ein anderer Steuersatz gilt. Solche Rechnungen können nachträglich berichtigt werden.
Bei Unternehmenskunden sollten Sie abwägen, ob sich der Aufwand lohnt bzw. ob eine Korrektur vom Kunden überhaupt gewünscht ist, da auch auf Kundenseite erheblicher Aufwand durch die Rechnungskorrektur und die Rückzahlung entsteht.
Wenn Sie auf der Rechnung einen zu hohen Steuersatz ausgewiesen haben, kann es sein, dass dem Kunden der Vorsteuerabzug bei einer Steuerprüfung nachträglich verwehrt wird, da die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt sind. Da eine Rechnung jederzeit berichtigt werden kann (s. §31 Abs 5 UStDV), ist es in der Praxis ausreichend, Rechnungen nur auf Anforderung des Kunden zu korrigieren.
Falls Sie die Rechnung in Collmex erstellt haben, geben Sie zur Korrektur in der Rechnung nachträglich das korrekte 'Liefer/Leistungsdatum' ein, buchen die Rechnung neu und schicken Ihrem Kunden die korrigierte Rechnung.
- Eine Anzahlung wurde mit falschem Steuersatz gebucht. Das kann z.B. der Fall sein, wenn bei Erhalt/Leistung einer Anzahlung das Ausführungsdatum noch nicht bekannt ist. Stellt sich nachträglich heraus, dass am tatsächlichen Ausführungsdatum ein anderer Steuersatz gilt, sollte die Buchung storniert und neu gebucht werden.
Durch die Korrekturen kann es sein, dass die Umsatzsteuervoranmeldung ebenfalls zu korrigieren ist. Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, legen Sie eine neue Umsatzsteuervoranmeldung für den betroffenen Zeitraum an und senden Sie die Voranmeldung erneut an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird dann automatisch als korrigierte Anmeldung gekennzeichnet.
Was ändert sich beim Erlösimport?
Wenn Sie beim Erlösimport neben den Nettobeträgen auch die Steuerbeträge übergeben und die Kontennummern in Feld 19+20 leer lassen, müssen Sie nichts ändern. Das Programm ermittelt die Standard-Erlöskonten dann aus dem Steuersatz, der sich aus dem Nettobetrag und dem Steuerbetrag ergibt.
Wenn Sie Erlöskonten übergeben, müssen Sie sicherstellen, dass die Erlöskonten in Collmex und ggfs. auch beim Steuerberater entsprechend eingerichtet sind.
Wenn Sie nur die Nettobeträge übergeben, wird der Steuersatz über das Erlöskonto bestimmt. Wenn kein Erlöskonto angegeben ist, bestimmt sich der Steuersatz aus dem Rechnungsdatum und den Standard-Erlöskonten 8400/4400 bzw. 8300/4300, d.h. je nach Rechnungsdatum 19% oder 16% bzw. 7% oder 5%.
Wie gehe ich mit der Privat-Nutzung um?
Die Privat-Nutzung wird nach Steuersätzen aufgeteilt. Für die Buchung verwenden Sie die üblichen Konten, die in den Buchungsvorlagen der Gruppe Privat angegeben sind. In Abhängigkeit vom Datum werden dort entweder 19 % oder 16 % gebucht.
Buchen Sie die Privat-Nutzung aus der ersten Jahreshälfte mit Datum 30.6.2020 und die mit 16 % mit Datum 31.12.2020.
Bei Bedarf legen Sie dann für den Juni bzw. das zweite Quartal eine neue Voranmeldung an. Alternativ verzichten Sie darauf, denn die Buchung aus dem Juni wird in der Umsatzsteuer-Erklärung berücksichtigt. Wenn Sie diese zeitnah erstellen, sollte dies unproblematisch sein.
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