Handbuch Collmex plus und pro
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Einleitung
Collmex plus und Collmex pro umfassen als kaufmännische Komplettpakte die Bereiche Verkauf, Warenwirtschaft und Buchhaltung.
Collmex plus deckt die Branchen Dienstleistung, Handel und Handwerk ab, während Collmex pro mit seinem integrierten Produktionsmodul auch für kleinere Hersteller geeignet ist.
Collmex plus ist für Einzelunternehmer ausgelegt. Collmex pro dagegen eignet sich für Firmen mit mehreren Mitarbeitern. Die uneingeschränkte Mehrbenutzerfähigkeit von Collmex pro erlaubt das gleichzeitige Arbeiten von mehreren Benutzern, das Bestellen über den integrierten Shop sowie die parallele Nutzung des Collmex API.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge, eine praxisgerechte Benutzerführung sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Für eine maximale Zeitersparnis wurden alle Programmteile voll integriert und greifen ohne Schnittstellen ineinander.
Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.
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Anmeldung und Testphase
Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.
Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.
Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.
Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.
Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version
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Programmbedienung
Bedienelemente
Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:
| Element | Funktion |
|---|---|
| 1. Schaltflächen | Durch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt. |
| 2. Link | Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms. |
| 3. Reiter | Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten. |
| 4. Eingabefeld | Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion. Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich. |
| 5. Auswahlfeld | Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können. |
| 6. Kontrollkästchen | Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet. |
| 7. Suche | Bei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche. |
| 8. Blättern | Über diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw.. |
| 9. Statusinformation | Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'. |
Mehrere Fenster öffnen
Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.
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Verkauf
Einführung
Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:
| Angebot, E-Commerce* |  | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
 | 
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Für Warenlieferungen erstellen Sie auf Basis der Kundenaufträge zuerst die Lieferungen, aufbauend auf den Lieferungen dann die Rechnungen. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Das Anlegen der Lieferungen und Rechnungen kann sowohl einzeln, als auch in einer Sammelverarbeitung erfolgen. Dabei werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Druck und Mail: Die Dokumente können Sie entweder drucken oder per Mail, Fax oder Brief versenden. Die Einstellungen dafür nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail vor. Dort besteht u.a. die Möglichkeit ein eigenes Briefpapier oder Logos zu hinterlegen.
Textbausteine: Damit Sie die Texte in Kopf- und Fußtext der Dokumente nicht immer manuell eingeben müssen, legen Sie Textbausteine an, die Sie auch als Standart-Textbausteine hinterlegen können (Verwaltung → Textbausteine).
Weitere Einstellmöglichkeiten wie Nummernvergabe, Zahlungsbedingungen usw. finden Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen.
| Siehe auch: | Verkaufsdokumente, Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Rechnungen, Projekte, Adressverwaltung, Produkte, Kunden |
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Verkaufsdokumente
Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.
- Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
- Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
- Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
- Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
- Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.
| Siehe auch: | Verkauf |
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Verkaufsdokumente für ausländische Kunden
Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.
Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).
Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.
Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Waren
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | mit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19% | 7/19% | steuerfrei | steuerfrei |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Ware Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Sonstige Leistungen
- Regelfall
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | 7/19% | nicht steuerbar | 7/19% |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Leistung nach §3a Abs 3 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Katalogleistung nach §3a Abs 4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | 7/19% | nicht steuerbar | nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten Dienstleistungen ab 2015
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | Im Empfängerland zu versteuern | nicht steuerbar | nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Ausländische Erlösarten sind gepflegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente
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Hinweise zur Positionsnummerierung
Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):
In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.
Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe
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Rabatte in Verkaufsdokumenten
Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.
Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.
Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente
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Angebote
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.
Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den basic-Versionen und in der free-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Angebot senden*, Wikipedia: Angebot |
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Angebot anlegen
Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot anlegen | Das Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Kopieren von Angebot | Um ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe
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Angebot suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Angeboten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Angebote als CSV-Datei mit der Satzart CMXQTN |
| Feld | Bedeutung |
| Angebot | Angebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Kunde | Die Kundennummer. |
| Datum von ... Datum bis | Wenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, schränken Sie hier über das Angebotsdatum ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Noch offene | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen,
|
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Einführung Angebote
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Angebot bearbeiten: Kopfdaten
Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Angebotsdatum | Das Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots. |
| Angebotstext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten
Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas  . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.In den Textbausteinen können Sie auch Platzhalter* verwenden. |
| Firma | Absender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des
Angebots vom Kunden übernommen. Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druck → Dokument-Einstellungen. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details
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Angebot bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Angebotsposition gemeint. |
| → Normal | Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und -
falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
|
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Hiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| → Alternativ | Alternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fließen aber in die Zwischen- und Endsumme nicht mit ein. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
 Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. |
| Frist* | Angebotsfrist. Ist die Frist abgelaufen, erhält das Angebot automatisch den Status 'Frist abgelaufen'. |
| Gelöscht | Um das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern das Angebot von einem anderen Angebot kopiert wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. |
| Ausgabe-Sprache* | Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als* | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende des Angebots (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Liefer/Leistungsdatum | Zur Information für den Kunden. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5). Wenn Sie in einem Angebot Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | Über die Versandart legen Sie fest, wie und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandarten unter Verwaltung → Versandarten. |
| Versandart manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn die Versandart manuell ausgewählt worden ist. Damit die Versandart bei Änderungen automatisch ermittelt wird, entfernen Sie den Haken. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details
Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand
↑ Inhalt
Angebot bearbeiten: Kalkulation
In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.
Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.
Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.
| Siehe auch: | Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details |
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↑ Inhalt
Angebot senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Anhang. |
Siehe auch: Einführung Angebot, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
↑ Inhalt
Angebot als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Angebot löschen, Angebot stornieren
↑ Inhalt
Kundenaufträge
Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Für einen Kundenauftrag besteht die Möglichkeit, eine Auftragsbestätigung im PDF-Format zu erzeugen. Sofern dies erforderlich ist, werden die Auftragsbestätigungen üblicherweise in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Kundenauftrag anlegen, Kundenauftrag bearbeiten, Auftragsbestätigung senden, Kundenauftrag mit Vorkasse, Wikipedia: Kaufvertrag |
Verwandte Begriffe: Auftragsbestätigung, Bestellung, Bestellschein
↑ Inhalt
Kundenauftrag mit Vorkasse
Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.
Sowohl bei Vorkasse als auch bei einer Anzahlung wird die Umsatzsteuer schon bei Erhalt der Zahlung fällig, und muss entsprechend als Anzahlung gebucht werden unter Buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde.
Beim Buchen der Anzahlung zu einem Vorkasse-Kundenauftrag ordnen Sie der Anzahlung den Kundenauftrag zu. Der Kundenauftrag ändert damit seinen Status in 'Vorkasse bezahlt' und wird automatisch frei gegeben für die Belieferung unter Lieferung → Fällige anlegen*. So wird sichergestellt, dass nur bezahlte Kundenaufträge beliefert werden.
Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Auftragsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.
| Kundenauftrag | | 2. Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
| |
| ||||
| 1. Anzahlung | | 3. Rechnung | | ggfs. offener Posten über Differenz | | Mahnung, Zahlungseingang oder Zahlungsausgang |
In der Buchhaltung stellt eine Anzahlung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dar. Nachdem Sie geliefert und die Rechnung angelegt haben, wählen Sie in der Rechnung die vom Kunden geleistete Anzahlung unter Anzahlungen aus. Mit dem Buchen der Rechnung wird die Verbindlichkeit dann wieder aufgelöst.
Hat der Kunde mehr angezahlt, als in der Rechnung berechnet, wird der Endbetrag der Rechnung negativ. Nach dem Buchen der Rechnung bleibt eine Verbindlichkeit übrig, die über eine Zahlung ausgeglichen werden kann.
Die Zahlungsbedingung Paypal ist eine Sonderform von Vorkasse. Bezahlt der Kunde nach einem Kauf im Collmex shop* über Paypal, erfolgt die Buchung der Anzahlung automatisch über die Paypal-IPN. Bei externen Shops kann die Zahlungsbestätigung über das API* an Collmex weiter gereicht werden. Beim Anlegen von Kundenaufträgen zu eBay-Verkäufen* werden Paypal-Zahlungen ebenfalls automatisch gebucht, sofern der Käufer die Zahlung über die eBay-Kaufabwicklung auslöst. Wenn Sie den Collmex shop* oder die eBay-Schnittstelle* nicht verwenden, muss die Anzahlung dagegen manuell gebucht werden (s.o.).
Benötigt der Kunde schon für die Vorkasse eine Rechnung, legen Sie zum Verwalten der Anzahlung eine Abschlagsrechnung an (s. Rechnungsarten → Abschlagsrechnung). Über den Erhalt der Zahlung informieren Sie Ihre Kunden bei Bedarf mit einer Zahlungseingangs-Mail.
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Zahlungseingangs-Mail
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kundenauftrag anlegen
Zum Anlegen eines Kundenauftrags füllen Sie die Felder aus und klicken auf Kundenauftrag anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenauftrag anlegen | Der Kundenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kundenauftrag weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Kundenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie einen Kundenauftrag für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie den Kundenauftrag anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie den Kundenauftrag erfasst haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer des Kunden, für den der Kundenauftrag angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Angebot | Bezieht sich der Kundenauftrag auf ein Angebot, geben Sie in das Feld Angebot die Nummer des Angebots ein. Die Daten werden dann aus dem Angebot übernommen und der Kundenauftrag mit dem Angebot verknüpft. |
| Kopieren von Kundenauftrag | Um ein Kundenauftrag zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Kundenauftrag übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten, Nummernvergabe
↑ Inhalt
Kundenauftrag suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kundenauftrag wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundenauftragsnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Kundenaufträgen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Kundenaufträge als CSV-Datei mit der Satzart CMXORD-2. |
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
| Kundenauftrag | Auftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag. |
| Noch nicht |
Optionen:
Der Lieferstatus des Auftrags ist nicht relevant, da ein Kundenauftrag nicht zwingend beliefert werden muss. |
| Kunde | Es werden nur Kundenaufträge für diesen Kunden angezeigt. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Kundenaufträge, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Auftragsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Liefertermin von ... bis | Es werden nur Kundenaufträge gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt. |
| AuftragsNr. beim Kunden | Bestell- oder Lieferantenauftragsnummer des Kunden. Die Nummer, unter der bei Ihrem Kunden der Auftrag geführt wird. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext, AuftragsNr. beim Kunden, Zahlungsreferenz, in der Positionsbezeichnung sowie in der abweichenden Lieferadresse. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Kundenaufträge die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Sortiert nach | Geben Sie hier an, ob die Sortierung nach Auftragsnummer, Auftragsdatum oder Auftragsstatus erfolgen soll. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Kundenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status |
Folgende Stati sind möglich:
|
| Kunde | Der beauftragende Kunde. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Auftragsdatum | Tag der Auftragserteilung. |
| Firma | Ihre Firma als Auftragnehmer. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Kundenauftrags vom Vorgängerdokument übernommen oder vom Kunden, falls kein Vorgänger existiert. Sie erscheinen im gedruckten Kundenauftrag nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp 'Kundenauftrag' aktiviert haben unter Verwaltung → Druck. Für Kundenaufträge mit Zahlungsbedingung Vorkasse oder Paypal s. Kundenauftrag mit Vorkasse |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Auftragsposition gemeint. |
| → Normal | Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
|
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Hiermit können Sie zwischen den Auftragspositionen einen Text einfügen. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → ändern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → ändern). |
| Liefertermin | Zur Information für den Kunden. Wird in die Rechnung übernommen. Collmex pro: Ist relevant für das automatische Anlegen von Lieferungen (Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen) und, wenn der Mindestbestand unterschritten wird, für das automatische Anlegen von Lieferantenaufträgen (Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen) |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| AuftragsNr b. Kunde | Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt. |
| Endabgerechnet | Markieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Rechnungen mehr angelegt werden sollen. |
| Teil-Rechnungen erlaubt | Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Abrechnung fällig, wenn noch nicht alle Positionen beliefert wurden. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen. |
| Rabattgruppe | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Auftrags vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Gutschein* | Die Rabatte des eingegebenen Gutscheins werden übernommen. |
| Zahlungsreferenz* | Bei Vorkasse-Zahlung angegebene Referenz (z.B. Paypal-Transaktionsnummer). Beim Import von Kontoauszügen kann über die Zahlungsreferenz der Kundenauftrag gefunden und automatisch gebucht werden. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Kundenauftrag erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie den Kundenauftrag zu einem Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Angebot übernommen, damit im Auftrag dieselben Preise ermittelt werden wie im Angebot. |
| Gelöscht | Um den Kundenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Kundenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Abgesagt am | Tragen Sie das Datum ein, an dem der Kunde den Auftrag abgesagt hat. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der der Kundenauftrag gedruckt werden soll. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern der Kundenauftrag mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. Für Shop-Aufträge wird der Vermittler vom Webauftritt übernommen und für eBay-Aufträge vom eBay-Konto. |
| Bestätigungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Er erscheint unter dem Titel "Kundenauftrag". Sie können ihn entweder manuell eingeben
oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung →
Textbaustein
können Sie Textbausteine anlegen und ändern..
Neben eigenen Textbausteinen können Sie auch Platzhalter verwenden. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende des Kundenauftrags (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Versandkosten | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5). Wenn Sie in einem Kundenauftrag Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt. |
| Versandkosten manuell | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | Über die Versandart legen Sie fest, wie und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandarten unter Verwaltung → Versandarten. |
| Versandart manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn die Versandart manuell ausgewählt worden ist. Damit die Versandart bei Änderungen automatisch ermittelt wird, entfernen Sie den Haken. |
| Gesamtgewicht* | Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt. |
| Nachnahme-Gebühr | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Liefersperre | Wenn aktiviert, kann für den Kundenauftrag keine Lieferung angelegt werden. Der Kundenauftrag wird bei Ausführung der Funktion fällige Lieferungen anlegen nicht berücksichtigt. |
| Endgeliefert | Markieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Lieferungen mehr angelegt werden sollen. |
| Teil-Lieferungen erlaubt* | Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Lieferung fällig, wenn nicht für alle Positionen ausreichend Bestand vorhanden ist. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen. |
| Abweichende Lieferadresse | Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Angebot übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Produkt | Produktnummer | ||||||||
| Produktart | Damit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart
zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister"). | ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis
enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Lieferrelevant | Wenn markiert, wird die Kundenauftragsposition in Lieferungen übernommen. | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand
↑ Inhalt
Kundenauftrag bearbeiten: Kalkulation
In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.
Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.
Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.
| Siehe auch: | Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Auftragsbestätigung senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter erwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Anhang. |
Siehe auch: Einführung Kundenauftrag, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
↑ Inhalt
Kundenauftrag als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
↑ Inhalt
Auftragsbestand*
Der Auftragsbestand entspricht den noch nicht berechneten Kundenauftrags-Positionen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen, um den Auftragsbestand anzuzeigen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Der Auftragsbestand wird entsprechend den Suchkriterien angezeigt. |
| Exportieren | Exportiert den Auftragsbestand als CSV-Datei in der Satzart SALES_ORDER_BACKLOG. |
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Kundenauftrags-Positionen gesucht. |
| Adressgruppe | Wenn Sie nach den Kundenaufträgen mit Kunden einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten. |
| Auftragsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Liefertermin von ... bis | Es werden nur Kundenauftrags-Positionen gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Kundenauftrags-Positionen die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Produktgruppe | Um die Kundenauftrags-Positionen einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln. |
| Vermittler | Der im Kundenauftrag als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter. |
| Brutto-Netto | Wählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext, in der Positionsbezeichnung sowie in der abweichenden Lieferadresse. |
| Kostenlose | Es werden auch kostenlose Kundenauftrags-Positionen mit angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnungen und Gutschriften
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
Informationen zur E-Rechnung / eRechnung / elektronische / XML / ZUGFeRD / X-Rechnung / xRechnung / finden Sie in den FAQ.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnungsarten, Rechnung bearbeiten, Rechnung senden, Abrechnungslauf, Sammelausgabe, Umsatzlisten,Sammelrechnung*,Wikipedia: Rechnung |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnungsarten
Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.
Rechnung
Reguläre Rechnung.
Gutschrift
Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.
| Kundenauftrag | | Gutschrift | | Offener Posten | | Zahlungsausgang |
Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.
Retourengutschrift*
Die Retourengutschrift verwenden Sie, wenn ein Kunde bereits bezahlte Ware zurückschickt. Wie bei der normalen Gutschrift, wird bei der Buchung* eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt. Zusätzlich wird bei Buchung der Retourengutschrift jedoch der Lagerbestand erhöht (Wareneingang). Wenn Sie keinen Lagerbestand verwalten, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsart Gutschrift.
Barverkauf*
Verwenden Sie diese Rechnungsart nur, wenn Sie auch Bestände verwalten. Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Die Buchung* der Rechnung erfolgt bei Zahlungsbedingung Bar auf das Konto Kasse, der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des offenen Postens entfallen.
Abschlagsrechnung*
Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine Anzahlung zu leisten. Abschlagsrechnungen erscheinen unter einem eigenen Punkt in der Offenen-Posten-Liste und können auch angemahnt werden.
| Abschlagsrechnung | | Offener Posten | | Mahnung | ||
|
| ||||||
| 1. | Anzahlung | |||||
|
| ||||||
| Kundenauftrag, Lieferung | 2. | Rechnung | | Offener Posten über Rest | | Mahnung, Zahlungseingang |
Vorgehensweise
- Legen Sie eine Rechnung mit der Rechnungsart Abschlagsrechnung an.
- Wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie unter dem Reiter Verkauf in das Feld Anzahlung einen Prozentsatz oder in das Feld Anzahlungsbetrag den Anzahlungsbetrag ein.
- Bei Collmex plus und Collmex pro: Buchen Sie den Zahlungseingang und ordnen Sie dabei die Abschlagsrechnung
zu (Buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde).
Bei Collmex rechnung plus: Erfassen Sie den Zahlungseingang unter Verkauf → Offene Posten + M... → Zahlungseingang verwalten.
- Legen Sie die Schlussrechnung mit der Rechnungsart Rechnung an und ordnen Sie alle relevanten Anzahlungen zu (Rechnung → Anzahlungen). Beim Buchen dieser Rechnung wird die Anzahlung automatisch aufgelöst.
- Buchen bzw. erfassen Sie den Zahlungseingang zu der Restzahlung (Buchen → Kunden → Zahlung Rechnung).
Verwandte Begriffe: Teilrechnung, Abschlagrechnung, Abschlagszahlung, Abschlag, Schlussrechnung
Proformarechnung*
Die Proformarechnung wird meistens verwendet, um den Wert einer Warensendung für den Zoll zu belegen. Eine Proformarechnung muss vom Kunden nicht bezahlt werden, wird nicht in der Buchhaltung gebucht und stellt auch keinen offenen Posten dar.
| Siehe auch: | Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen |
Verwandte Begriffe: Stornorechnung, Storno-Rechnung, Rücksendung, Reklamation, Retoure
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Periodische Rechnung
Mit Hilfe der periodischen Rechnung erzeugen Sie wiederkehrende Rechnungen z.B. für Abo- oder Wartungsverträge.
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Um periodische Rechnungen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie ein Produkt an, dessen Mengeneinheit eine Zeiteinheit ist (Jahr, Monat oder Woche). Wählen Sie als Produktart eine Dienstleistung aus. Damit der Leistungszeitraum automatisch in die Rechnung eingefügt wird, verwenden Sie die Platzhalter <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> in der Produktbezeichnung. Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes.
- Hinterlegen Sie das oder die Produkte unter Kunde → Verkauf.
- Den Abrechnungslauf starten Sie unter (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Abrechnungslauf).
- Zum Drucken oder Versenden der Rechnungen starten Sie anschließend die Sammelausgabe (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Sammelausgabe).
- Wenn Sie die Rechnung per Lastschrift* einziehen möchten, muss als Zahlungsbedingung beim Kunden Bankeinzug eingestellt und die Bankverbindung hinterlegt sein. Den Lastschrifteinzug führen Sie unter Buchhaltung → Überweisung, Lastschrift → Zahlung anlegen durch.
Sonderfall unvollständiger Abrechnungszeitraum
Sie berechnen z.B. monatlich 10 €. Die Abrechnung erfolgt jährlich im Nachhinein am 1.1. jedes Jahres für Januar bis Dezember des Vorjahres.
Der Vertrag ist aber erst im Februar geschlossen worden. Dann ist im ersten Jahr ein Beitrag von 110 € fällig.
Hier gehen Sie wie folgt vor:
- In das Feld Gültig ab geben Sie das Datum ein, ab dem die Berechnung erfolgen soll.
- In das Feld Nächste Rechnung geben Sie den 1.1. des Folgejahres ein, wenn die Rechnungsstellung immer an diesem Tag erfolgt.
- Für das erste (unvollständige) Jahr legen Sie eine Einzelrechnung an. Dort können Sie bei Bedarf die Anzahl der zu berechnenden Monate korrigieren.
- Im Folgejahr verwenden Sie für die Abrechnung ganz normal den Abrechnungslauf.
Rücklastschriften
Gelegentlich kommt es vor, dass Lastschriften nicht ausgeführt werden, weil z.B. das Konto keine ausreichende Deckung aufweist. In diesem Fall bucht die Bank den Betrag zurück und berechnet in der Regel auch eine Gebühr. Wie Sie mit den Rücklastschriften umgehen, wird in unserem Kontierungslexikon beschrieben.
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Verkauf
Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Abonnement, Abo, wiederholte Rechnung, wiederkehrende Rechnung, Dauerrechnung, Rückbuchung, Rücklastschrift, Lastschrift
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Periodische Rechnung suchen
Hier können Sie nach den unter Kunde → Verkauf hinterlegten Abos, Wartungs- und Service-Verträgen u.ä. suchen. Bereits erstellte Rechnungen zu diesen Verträgen finden Sie unter Verkauf → Rechnung → Anzeigen und ändern.
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
- Zum vollständigen Anzeigen oder zum Bearbeiten klicken Sie auf den Link Anzeigen.
- Für den Export der Daten klicken Sie auf Exportieren. Sie erhalten eine CSV-Datei im Format Periodische Rechnung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr. | Kundennummer, wenn Sie nach der oder den periodischen Rechnungen eines einzelnen Kunden suchen möchten. |
| Name | Name, Vorname oder Firma des Kunden. |
| Produkt | Produktnummer, wenn Sie nur nach einem bestimmten Produkt suchen möchten. |
| Sortieren nach | Ergebnisliste kann sortiert werden nach Kunde, Produkt oder dem Datum der nächsten Rechnung. |
| Nächste Rechnung von ... bis | Periodische Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum |
| Gültig am | Es werden nur die angezeigt, die am angegebenen Datum gültig sind. |
Siehe auch: Periodische Rechnung, Kunde: Verkauf
↑ Inhalt
Rechnung/Gutschrift anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungen anlegen | Die Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungsart | Ist eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten. |
| Kunde | Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Für Auftrag* | Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Nur offene Positionen* | Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind. |
| Basiert auf Angebot | Wenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Kopieren von Rechnung | Geben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten |
| Projekt, Datum von, Datum bis* | Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.
Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Rechnungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Rechnungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXINV |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnung | Rechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung. |
| Rechnungsart | Wählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bis | Wenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind. |
| Text | Sucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Projekt* | Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt. |
| Noch zu buchen* | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Sortierung | Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten
Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status* |
Folgende Stati sind möglich:
|
| Verrechnen mit* | Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll. |
| Kunde | Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen. |
| Rechnungsdatum | Tag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel. |
| Rechnungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Firma | Absender der Rechnung. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint. |
| → Normal | Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. |
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden. |
| Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2* | Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Kunden-Referenz | Eine beliebige Referenz Ihres Kunden. Bei Behörden tragen Sie hier die Leitweg-Id ein. |
| AuftragsNr b. Kunde | Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt. Nur sichtbar, wenn die Rechnungen keinen Bezug zu einem Kundenauftrag hat. Bei einer Rechnung zu einem Kundenauftrag geben Sie die Nummer im Kundenauftrag an. |
| Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein. |
| Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis. |
| Bezahlt* | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abschlagsrechnung nicht mehr in den offenen Posten erscheinen soll, obwohl keine Zahlung erfolgt ist und sie auch keine Zahlung mehr erwarten. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige
Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument. |
| Projekt* | Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken. |
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt. |
| Gelöscht | Um die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Vermittler* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll. |
| Ausgabe erforderlich | Das Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde. |
| Abweichender Empfänger | Hier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als* | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Liefer/Leistungsdatum | Pflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | Über die Versandart legen Sie fest, wie und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandarten unter Verwaltung → Versandarten. |
| Versandart manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn die Versandart manuell ausgewählt worden ist. Damit die Versandart bei Änderungen automatisch ermittelt wird, entfernen Sie den Haken. |
| Gesamtgewicht* | Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Die abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus. |
| Berechnete Lieferungen* | Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Funktion | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preise neu ermitteln | Die Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen. | ||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten | ||||||||
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. | ||||||||
| Typ | Positionstyp
| ||||||||
| Produkt | Produktnummer | ||||||||
| Produktart | Damit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister"). | ||||||||
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. | ||||||||
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). | ||||||||
| Menge | Menge der Produkte | ||||||||
| Einheit | Mengeneinheit | ||||||||
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
| ||||||||
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
|
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kalkulation*
In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.
Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.
Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*
Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.
- Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Rechnung senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Rechnung buchen | Wenn markiert, wird die Rechnung mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mailtexte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mailtexte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Anhang. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Druck |
↑ Inhalt
Rechnung als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Rechnung löschen, Rechnung stornieren
↑ Inhalt
Abrechnungslauf
Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Fällige anzeigen (Vorschau) | Wenn Sie nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre. |
| Abrechnungslauf starten | Legt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungsdatum | Das Datum einer Rechnung ist normalerweise das aktuelle Tagesdatum. Ändern Sie hier das Rechnungsdatum, wenn Sie Rechnungen in die Zukunft oder in die Vergangenheit datieren möchten. |
| Kunde | Falls angegeben, wird nur der angegebene Kunde abgerechnet. Andernfalls werden alle Kunden abgerechnet. |
| Periodische Rechnungen | Es werden periodischen Rechnungen abgerechnet, bei denen das Feld Kunde → Verkauf → Periodische Rechnung → Nächste Rechnung früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. Sind mehrere Positionen für einen Kunden zur Abrechnung fällig, werden diese zusammen in einer Rechnung abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Kunde → Verkauf |
| Fällig in | Zur Abrechnung von periodischen Rechnungen in der Zukunft. Die Rechnung wird angelegt, wenn das nächste Rechnungsdatum abzüglich der hier eingegebenen Anzahl Tage früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. |
| Belieferte Aufträge | Es werden alle lieferrelevanten Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist.
Auftragspositionen für Produkte mit Kennzeichen Direktlieferung werden abgerechnet, wenn der Liefertermin der verknüpften Lieferantenauftragsposition erreicht ist oder wenn im Lieferantenauftrag das Kennzeichen 'Endgeliefert' gesetzt ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. Nur Collmex pro: Es werden keine Rechnungen für Kunden angelegt, die das Kennzeichen 'Sammelrechnung' im Reiter 'Verkauf' gesetzt haben. Um Sammelrechnungen anzulegen, nutzen Sie die Funtkion Sammelrechnung anlegen. |
| Fällig seit | Die Rechnungen für belieferte Aufträge werden erst eine bestimmte Anzahl von Tagen nach erfolgter Lieferung angelegt, d.h. die Differenz aus Rechnungsdatum und Lieferdatum muss größer oder gleich der hier eingegebenen Anzahl von Tagen sein. |
| Bearbeiter | Rechnungen für belieferte Aufträge werden nur für Kundenaufträge des eingegebenen Bearbeiters angelegt. |
| Warenausgang muss gebucht sein | Rechnungen für belieferte Aufträge werden nur angelegt, wenn für die Lieferung der Warenausgang gebucht ist. Nutzen Sie diese Option, wenn zwischen dem Anlegen der Lieferung und dem tatsächlichen Warenausgang eine größere Zeitspanne liegt. |
| Projekte | Es werden alle Projekte abgerechnet, für welche in dem angegebenen Zeitraum rechnungsrelevante Tätigkeiten erfasst wurden. |
Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Kunden senden.
Wird der Abrechnungslauf abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!).
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Sammelausgabe Rechnungen, Einzelne Rechnung anlegen
↑ Inhalt
Sammelrechnung anlegen*
In einer Sammelrechnung werden mehrere Kundenaufträge in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Nutzen Sie die Sammelrechnung, wenn Sie von einzelnen Kunden permanent mehrere Kundenaufträge bekommen und diese in periodischen Abständen gemeinsam abrechnen möchten.
Voraussetzung für eine Sammelrechnung ist, dass für den Kunden im Reiter Verkauf das Kennzeichen Sammelrechnung gesetzt ist. Damit werden diese Kunden gleichzeitig vom Abrechnungslauf für belieferte Kundenaufträge ausgeschlossen, um das vorzeitige Anlegen von unerwünschten Einzel-Rechnungen zu verhindern.
Beim Anlegen einer Sammelrechnung werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. Dies ist die gleiche Logik wie beim Abrechnungslauf für belieferte Aufträge. Für periodische Rechnungen oder Projekt-Rechnungen können keine Sammelrechnungen angelegt werden.
Damit mehrere Kundenaufträge gemeinsam in Rechnung gestellt werden können, müssen folgende Felder bei allen Kundenaufträgen gleich sein: Zahlungsbedingung, Währung, Preisgruppe, Rabattgruppe, Rabatt in Prozent, Vermittler, Versandart und Lieferadresse. Wenn sich die obengenannten Daten unterscheiden, wird für jede Variante eine eigene Rechnung angelegt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Fällige Aufträge suchen | Die zur Abrechnung fälligen Auftragspositionen werden ermittelt und angezeigt. |
| Rechnung anlegen | Die Rechnung(en) werden angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Bis Lieferdatum | Es werden nur Lieferungen bis maximal zu diesem Lieferdatum berücksichtigt. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten
* Nur verfügbar in Version Collmex pro
↑ Inhalt
Sammelausgabe Rechnungen
Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Kunden.
1. Schritt: Selektion der Rechnungen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgabe erforderlich | Es werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzten Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden. |
| Kunde | Wenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Kundennummer ein. |
| Sortierung | Bestimmt die Sortierung der Ausgabe. |
| Rechnungsdatum von, bis | Schränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein. |
| Max. Anzahl | Die Selektion wird auf die angegebene Anzahl von Rechnungen beschränkt. |
| Ausgabemedium | Es werden nur Rechnungen für Kunden ausgegeben, für die das gewählte Ausgabemedium angegeben ist. |
| Auch gelöschte | Es werden auch gelöschte Rechnungen ausgegeben. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgewählte Rechnungen ausgeben | Die in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben. |
| Medium auf 'Druck' setzen | Setzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungen buchen | Wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden. |
| Selektierte Rechnungen | |
| X | Markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten. |
| Medium | Wählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie bei Kunde → Empfänger. Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger. |
Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Druck |
↑ Inhalt
Zahlungseingang zur Rechnung
Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Siehe auch: Einführung Rechnungen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekt
In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.
Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.
Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.
Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.
Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten usw. selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen, ihre projektbezogenen Tätigkeiten sowie den Projektverbrauch selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer. Legen Sie dazu für jede Person einen Mitarbeiter (Buchhaltung → Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen) sowie einen Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter an (Verwaltung → Benutzer → Benutzer anlegen). Den Mitarbeiter ordnen Sie dem Benutzer zu.
| Siehe auch: | Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Projekte zum Festpreis, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeit stoppen, Tätigkeiten anzeigen, Verbrauch erfassen* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekt anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt anlegen | Das Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Projekt Nr | Die Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. |
| Firma | Die Firma, für die das Projekt angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekt bearbeiten
Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Projektsätze aus Produkten übernehmen | Es werden alle Produkte mit Mengeneinheit Stunde oder Tag als Projektsatz in das Projekt übernommen. |
| Löschen | Löscht das Projekt. Es ist nur möglich, ein Projekt zu löschen, solange noch keine Tätigkeiten erfasst wurden. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Bei Kundenprojekten geben Sie hier die Kundennummer ein. Bei internen Projekten lassen Sie das Feld leer. |
| Kundenauftrag* | Geben Sie hier die Nummer eines Kundenauftrags ein, falls sich das Projekt auf einen Kundenauftrag bezieht. Beim Anlegen von Rechnungen wird die Beziehung zum Kundenauftrag in die Rechnung übernommen. |
| Budget* | Ist ein Projektbudget festgelegt, können Tätigkeiten nur erfasst werden, solange das Budget nicht überschritten ist. Achtung: Das Budget wird nicht automatisch aus dem Kundenauftrag übernommen. |
| Bezeichnung | Geben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet. |
| Abrechnung manuell* | Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an. |
| Abgeschlossen | Markieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen. |
| Reisekostenpauschale | Ist eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen. |
| Mögliche Mitarbeiter* | Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet.
Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können. |
| Währung | Standardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein.
Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Projektsätze | Hier legen Sie die möglichen Tätigkeiten innerhalb des Projekts fest. |
| Produkt | Geben Sie hier optional eine Produktnummer ein. Das Produkt muss die Mengeneinheit Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) haben, damit es ausgewählt werden kann. |
| Bezeichnung | Geben Sie eine Bezeichnung für den Projektsatz ein. Die Bezeichnung wird bei der Tätigkeitserfassung als Vorschlag für die Bezeichnung der Tätigkeit übernommen. |
| Satz | Der Preis, der dem Kunden für die Tätigkeit berechnet wird. |
| Einheit | Die Zeiteinheit für die Tätigkeitserfassung. Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) sind hier möglich. |
| Steuer | Wenn kein Produkt angegeben ist, wird dieser Steuersatz wird in die Rechnungsposition übernommen. |
| Inaktiv | Für inaktive Projektsätze können keine Tätigkeiten mehr erfasst werden. |
| Intern | Tätigkeiten für interne Projektsätze erscheinen nicht im Tätigkeitsnachweis.
Erfassen Sie einen Projektsatz ohne Betrag und markieren Sie dann das Feld Intern. Das Feld wird erst eingeblendet, wenn Sie den Projektsatz ohne Betrag erfasst und dann auf Speichern oder die Enter-Taste gedrückt haben. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekt suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Projektnummer zur Anzeige eines einzelnen Projekts |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bezeichnung | Name des Projekts |
| Status |
|
| Kunde | Kundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten. |
| Abrechnung manuell | Zeigt nur Projekte an, die für die manuelle Abrechnung markiert sind. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Projekte mit Festpreis
Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:
- Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
- Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
- Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
- Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.
Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte
↑ Inhalt
Tätigkeiten erfassen
Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an. |
| Sortierung | optional auf- oder absteigend |
| Monat | Monat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen. |
| KW | Kalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge. |
| Jahr | Geschäftsjahr |
| Projekt | Projektnummer |
| Satz | Projektsatz. Wird im Projekt definiert. |
| Datum | Tag der Tätigkeit |
| Von ... Bis | Tätigkeitszeitszeitraum. |
| Pausen | Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen |
| Beschreibung | Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben. |
Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde
- Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter Verkauf → Gelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst die Buchung*.
- Erfassen, löschen oder ändern Sie die Tätigkeiten.
- Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.
Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen
Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Tätigkeit stoppen
Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Beginn | Setzt die Felder 'Von' und 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners. |
| Ende | Setzt das Feld 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners. |
| Übernehmen | Die erfasste Tätigkeit wird gespeichert. |
| Feld | Bedeutung |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an. |
| Projekt | Projektnummer |
| Satz | Projektsatz. Wird im Projekt definiert. |
| Datum | Tag der Tätigkeit |
| Von ... Bis | Tätigkeitszeitszeitraum. |
| Pausen | Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen |
| Beschreibung | Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben. |
Zur schnelleren Erfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:
| Taste | Funktion |
|---|---|
| Enter | Ändern |
| Funktionstaste(n) + b | Beginn |
| Funktionstaste(n) + n | Ende |
| Funktionstaste(n) + ü | Übernehmen |
Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen
↑ Inhalt
Tätigkeiten anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.
Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Das Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen. |
| Satz | Falls zusammen mit einem Projekt gewählt, werden nur Tätigkeiten angezeigt, die für diesen Satz erfasst wurden. |
| Kunde | Zeigt nur Tätigkeiten für Projekte dieses Kunden an. |
| Adress-Gruppe | Zeigt nur Tätigkeiten für Projekte, deren Kunde der ausgewählten Adress-Gruppe zugeordnet ist. |
| Nicht berechnet | Ist das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde. |
| Rechnungsrelevant | Wenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist. |
| Keine internen Tätigkeiten | Ist das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten zu Projekten angezeigt, die Kunden zugeordnet sind. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer. |
| Datum von ... Datum bis | Zeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen. |
| Ausgabe-Sprache | Bestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll. |
| Beschreibung | Sucht nach Text im Feld Beschreibung. |
| Produkt | Zeit nur Tätigkeiten an, für die das eingegebene Produkt im Projektsatz hinterlegt ist. |
Siehe auch: Einführung Projekte
↑ Inhalt
Verbrauch erfassen
Hier erfassen Sie den Materialverbrauch zu einem Projekt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ändern | Nachdem Sie die erste Zeile ausgefüllt haben, klicken Sie auf Ändern. Es wird eine weitere Zeile eingefügt. |
| Buchen | Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, klicken Sie auf Buchen. Der Verbrauch wird dann mit dem Projekt verknüpft und bei Bedarf wird die Warenentnahme gebucht (wenn das Feld Bestand reduzieren aktiviert ist). |
| Feld | Bedeutung |
| Projekt | Projektnummer |
| Datum | Tag des Verbrauchs |
| Produkt | Nummer des Produktes. |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Verbrauchs. Wird automatisch aus der Bezeichnung des Produkts übernommen, kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. Die Länge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Achtung: Bei Erstellung der Rechnung wird die Bezeichnung nicht übernommen, da alle Verbräuche für ein Produkt als Summe in der Rechnung ausgewiesen werden. |
| Menge | Anzahl der verbrauchten Produkte |
| Indiv.Preis | Individueller Preis. Falls angegeben, wird dieser Preis in die Rechnung übernommen. Andernfalls der zum Zeitpunkt des Anlegens der Rechnung gültige Preis. |
| Bestand reduzieren | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Buchung des Verbrauchs der Lagerbestand automatisch reduziert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Projekte
↑ Inhalt
Verbrauch anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Projektnummer. Es wird nur der Verbrauch zu dem ausgewählten Projekt angezeigt. |
| Produkt | Produktnummer. Es wird der Verbrauch zu dem gewählten Produkt angezeigt. |
| Datum von ... bis | Zeitraum des Verbrauchs |
| Nicht berechnet | Es werden alle Verbräuche angezeigt, für die noch keine Rechnung existiert. |
| Rechnungsrelevant | Es werden nur die Verbräuche für Kundenprojekt angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Projekte
↑ Inhalt
Adressverwaltung
Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.
Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.
Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.
Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype oder über über klassische CTI. Mehr Informationen dazu unter Benutzer bearbeiten.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Adresse anlegen, Adresse bearbeiten, Mailing bearbeiten |
↑ Inhalt
Adresse anlegen
Klicken Sie auf Adresse anlegen, um eine neue Adresse anzulegen. Sie gelangen direkt zu Adresse bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Adresse weiter.
Wenn eine Adresse bereits als Kunde oder Lieferant angelegt ist, muss sie hier nicht erfasst werden.
Siehe auch: Adressverwaltung
↑ Inhalt
Adresse bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Details zur Adresse |
| Gruppen | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Verkauf, Adresse bearbeiten: Kontakte
↑ Inhalt
Adresse bearbeiten: Verkauf*
Verwalten Sie hier die Verkaufsdaten der Adresse.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Vermittler | Die Mitarbeiternummer des Vermittlers, der die Adresse betreut. Beim Wandeln der Adresse in einen Kunden wird der Vermittler in den Kunden übernommen. |
| Firma | Die Firma des Vermittlers |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Kontakte
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Adresse bearbeiten: Kontakte
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dieser Person oder Unternehmen gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie die Adresse nochmals bearbeiten möchten. Über Adresse suchen finden Sie alle zur Wiedervorlage fällige Adressen. |
| Uhrzeit | Eine optionale Uhrzeit für die Wiedervorlage. |
| Bemerkung | Eine allgemeine Bemerkung zur Adresse. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf ändern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Verkauf,
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Ansprechpartner
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Details zur Adresse |
| Gruppen | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Adressverwaltung
↑ Inhalt
Adresse suchen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Adressen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Anlegen | Es wird direkt eine neue Adresse angelegt. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Adressen als CSV-Datei. |
| Feld | Bedeutung |
| Text | Freitextsuche. Das Programm durchsucht die folgenden Felder inklusive der Ansprechpartner: Vorname, Nachname, Firma, Ort, Bemerkung, Telefon, Telefon2 und E-Mail-Adresse. |
| Gruppe | Gruppe, der die Adresse oder der Ansprechpartner zugeordnet ist. |
| Auch inaktive | Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Adressen anzuzeigen. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. Lieferanten und Kunden sind einer oder mehreren Firmen zugeordnet. Adressen gelten für alle Firmen. |
| PLZ/Land | Findet Adressen im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.
Beispiele:
|
| Adresse Nr. | Nummer der Adresse, des Kunden oder Lieferanten. |
| Fällig zur Wiedervorlage | Wenn Sie sich nur Adressen anzeigen lassen möchten, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Innerhalb ... Tagen | Anzahl der Tage. |
| Sortieren nach | Wählen Sie aus, ob Sie nach Adressen, Kunden oder Lieferanten suchen möchten. Gibt es keine Einschränkung, wählen Sie die leere Zeile aus. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte
↑ Inhalt
Adressgruppe
Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und z.B. Ihre Mailings gezielt adressieren.
- Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
- Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.
Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.
↑ Inhalt
Adressgruppe Bedingungen*
Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Zuordnung von Adressen zur Adressgruppe nicht manuell, sondern durch das Programm erfolgen soll. Legen Sie hier die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit das Programm eine Adresse der Adressgruppe zuordnet.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Adressen der Gruppe zuordnen | Die Adressen werden gemäß den Bedingungen der Adressgruppe zugeordnet. Die Zuordnung zur Adressgruppe wird aufgehoben, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind. |
| Feld | Bedeutung |
| Firma | Es werden nur Adressen/Kunden/Lieferanten dieser Firma berücksichtigt. |
| Datum von, Datum bis | Schränkt das Kriterium nach der Zeit ein (s. Beschreibung unter 'Bedingung'). |
| Ansprechpartner ebenfalls der Gruppe zuordnen | Ist diese Option markiert, werden die Ansprechpartner der ermittelten Adressen ebenfalls der Adressgruppe zugeordnet. |
| Bedingungen sind | Und-verknüpft: Es müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, damit eine Adresse der Gruppe zugeordnet wird. Oder-verknüpft: Es muss mindestens eine Bedingung erfüllt sein, damit eine Adresse der Gruppe zugeordnet wird. |
| Bedingung | Bedeutung |
| Ist Mitglied* | Nur Collmex verein: Bei der Adresse muss es sich um ein Mitglied handeln. |
| Ist Mitglied mit Geburtsdatum von* | Nur Collmex verein: Mitglied, das am oder nach dem angegebenen Datum geboren wurde. |
| Ist Mitglied mit Geburtsdatum bis* | Nur Collmex verein: Mitglied, das am oder vor dem angegebenen Datum geboren wurde. |
| Ist Kunde | Bei der Adresse muss es sich um einen Kunden der oben angegebenen Firma handeln. |
| Ist Lieferant | Bei der Adresse muss es sich um einen Lieferanten der oben angegebenen Firma handeln. |
| Kunde mit Umsatz größer als | Der Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum größer sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt. |
| Kunde mit Umsatz kleiner als | Der Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum kleiner sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt. |
| Käufer von Produkt | Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum das Produkt mindestens einmal erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt. |
| Nicht Käufer von Produkt | Der Kunde darf im optional angegebenen Zeitraum das Produkt nicht erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt. |
| Kunde mit Angebot für Produkt | Der Kunde muss das Produkt im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt. |
| Käufer von Produktgruppe | Der Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal ein Produkt der angegebenen Produktgruppe erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt. |
| Kunde mit Angebot für Produktgruppe | Der Kunde muss ein Produkt der Produktgruppe im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt. |
| Neukunde | Kunden, die im angegebenen Zeitraum angelegt wurden und zur angegebenen Preisgruppe gehören. Zeitraum und Preisgruppe sind optional. Wird kein Zeitraum angegeben, werden alle Kunden der Adressgruppe zugeordnet. |
| Zahlungsbedingung | Kunden und Lieferanten bei denen die angegebene Zahlungsbedingung hinterlegt ist. |
| Kunde mit Preisgruppe | Kunden bei denen die angegebene Preisgruppe hinterlegt ist. |
| Zugeordnet zu Adressgruppe | Adressen, die der angegebenen Adressgruppe zugeordnet sind. |
| Land | Adressen in dem angegebenen Land. |
| PLZ | Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional. Adressen, deren Postleitzahl im angegebenen Bereich liegt. Land und PLZ-Bis sind optional.
Beispiele:
|
| Ist inaktiv | Für die Adresse muss das Kennzeichen 'Inaktiv' gesetzt sein. |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Adressgruppe löschen
Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.
↑ Inhalt
Mailing anlegen
Wählen Sie die Firma aus, für die das Mailing angelegt werden soll und klicken Sie dann auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.
Siehe auch: Adressverwaltung
↑ Inhalt
Mailing bearbeiten
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Testmail senden | Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Adresse gesendet. Wenn dort keine Mailadresse angegeben ist, wird die Testmail an die 'Absenderadresse für Mailings' gesendet, die unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Dokument: Mailing → Absender-Adresse' eingegeben werden kann.
Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken. |
| Senden | Sendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe.
Das Mailing wird an eine Adresse nicht gesendet, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um:
|
| Löschen | Löscht das Mailing. |
| Feld | Bedeutung |
| Von | Wählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Dokument 'Mailing'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist sowie die in der Firma hinterlegte Mailadresse. |
| Gruppe | Das Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden'). |
| Sprache | Die Sprache wird verwendet für die Ersetzung der Anrede-Bausteine (s. u.). |
| Html-Mail | Standardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an. |
| Betreff | Geben Sie einen Titel für das Mailing ein.
Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen. |
| Text | Folgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden:
|
| Anhang | Um einen Anhang an das Mailing anzufügen, geben Sie hier den Dateinamen ein und klicken Sie auf 'Zum Anhang hinzufügen'. |
Siehe auch: Adressverwaltung
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Mailing suchen
Hier können Sie nach Mailings suchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mailing | Nummer des Mailings |
| Text | Sucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings. |
| Zuletzt gesendet an Gruppe | Adressgruppe, an die das Mailing zuletzt gesendet wurde. |
| Mailingdatum vom ... Mailingdatum bis | Sucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden. |
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
- Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.
Siehe auch: Adressverwaltung
↑ Inhalt
Kunden
Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.
In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.
Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.
Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Kunde anlegen, Kunde bearbeiten, Kundenvereinbarung, Rabattgruppen, Preisgruppen |
Verwandter Begriff: Debitor = Kunde
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kunde anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde anlegen | Der Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.
Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt. Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse. |
| Firma* | Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzen Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Vorlage Kunde Nr | Für den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen. |
| Adresse in Kunde wandeln* | Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht. |
Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kunde suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr | Kundennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Kunden mit der Kundennummer. |
| Auch inaktive | Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Kunden anzuzeigen. |
| Text | Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Kundennummer. |
| Rechnungs Nr | Sucht den Kunden zu einer Rechnungsnummer |
| PLZ/Land | Findet Kunden im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.
Beispiele:
|
| Adressgruppe* | Findet nur dieser Adressgruppe zugeordnete Kunden. |
| Fällig zur Wiedervorlage* | Findet nur Kunden, bei denen das Datum unter Kunde → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist. |
| Preisgruppe* | Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Kunden. |
| Rabattgruppe | Findet nur dieser Rabattgruppe zugeordnete Kunden. |
| Vermittler* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Suche nach von diesem Mitarbeiter vermittelten Kunden. |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kunde bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser
Reihenfolge:
Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung. Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung. Wenn Sie von dieser Adresse abweichende Adressaten für die verschiedenen Dokumenttypen erfassen möchten (z.B. abweichende Lieferanschrift), klicken Sie auf den Reiter Empfänger.Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
| Bankverbindung | Die internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt). |
| Mandatsreferenz | Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Kundennummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Kunden in die Lastschrift übernommen. |
| Datum Unterschrift | Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Kunden in die Lastschrift übernommen. |
| Steuer | Das Feld USt-IdNr. hat nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.
Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt. Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet. Auch bei Dienstleistungen fordert der Gesetzgeber seit 2010 den Nachweis über USt-IdNr, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Privatperson: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist. Ob ein Kunde eine Privatperson ist, beeinflusst die Berechnung der Umsatzsteuer bei den Produktarten 'Ware - Kunde schuldet USt' und 'Elektronisch erbrachte Leistung' sowie für vor 2010 erbrachte Dienstleistungen. Mehr Informationen dazu unter Verkaufsdokumente für ausländische Kunden. |
| Gruppen* | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf, Kontakte, Empfänger
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kunde bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung | |||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise für den Kunden gelten. | |||||||||||||||||||||||||||
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. | |||||||||||||||||||||||||||
| Lief-Nr. bei Kunde | Die Lieferantennummer, unter der Ihre Firma beim Kunden geführt wird. | |||||||||||||||||||||||||||
| Kostenstelle* | Rechnungs-Erlöse für den Kunden werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht. | |||||||||||||||||||||||||||
| Rabattgruppe | Die Rabattgruppe bestimmt den dem Kunden gewährten Rabatt. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Rabattgruppe in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. | |||||||||||||||||||||||||||
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. | |||||||||||||||||||||||||||
| Kunden-Referenz | Eine beliebige Referenz Ihres Kunden. Wird beim Anlegen von Rechnungen in die Rechnung übernommen. Bei Behörden tragen Sie hier die Leitweg-Id ein. | |||||||||||||||||||||||||||
| Liefersperre | Ist das Kennzeichen gesetzt, können keine Lieferungen und keine Kundenaufträge mehr für diesen Kunden angelegt werden. | |||||||||||||||||||||||||||
| Teil-Lieferungen erlaubt | Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen. | |||||||||||||||||||||||||||
| Währung | Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. | |||||||||||||||||||||||||||
| Bau/Reinigungs-Dienstleister | Setzen Sie hier einen Haken, wenn Ihr Kunde Bau/Reinigungs-Dienstleister ist. Damit Bau/Reinigungs-Dienstleistungen, die Sie für Ihren Kunden z.B. als Subunternehmer erbringen (§ 13b Umgekehrte Steuerschuld), korrekt berechnet und verbucht werden können, legen Sie außerdem ein Produkt mit der Art Bau/Reinigungs-Dienstleistung an. | |||||||||||||||||||||||||||
| Teil-Lieferungen erlaubt* | Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen. | |||||||||||||||||||||||||||
| Teil-Rechnungen erlaubt* | Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen. | |||||||||||||||||||||||||||
| eBay-Mitgliedsname* | Nur sichtbar, falls mindestens ein eBay-Konto existiert. Beim Anlegen von Kunden während des Imports von Kundenaufträgen wird der Mitgliedsname von eBay übernommen. | |||||||||||||||||||||||||||
| Sammelrechnung* | Der Kunde wird im Abrechnungslauf für 'Belieferte Aufträge' nicht berücksichtigt. Nutzen Sie statt dessen Sammelrechnung anlegen. | |||||||||||||||||||||||||||
| Mahnsperre* | Ist das Kennzeichen gesetzt, werden für den Kunden keine Mahnungen angelegt. | |||||||||||||||||||||||||||
| Periodische Rechnung | Zur automatischen Erstellung von periodischen Rechnungen über den Abrechnungslauf (z.B. für Abonnements, Wartungsverträge) | |||||||||||||||||||||||||||
| Gültig ab - bis | Die Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999. | |||||||||||||||||||||||||||
| Anzahl | Wenn das gleiche Produkt mehrfach berechnet werden soll, geben Sie hier die Anzahl ein. In der Bezeichnung der Rechnungsposition wird die Anzahl vorangestellt (z.B. 7 x Bezeichnung). Der Preis der Abrechnungsperiode wird mit der Anzahl multipliziert. | |||||||||||||||||||||||||||
| Produkt | Die Produktnummer wird in die Rechnung übernommen. Das Produkt muss die Mengeneinheit Jahr, Monat oder Woche haben, da nur Dauerleistungen abgerechnet werden können. Wenn Sie in der Produkt-Beschreibung die Platzhalter <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> verwenden, werden diese durch Beginn und Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ersetzt. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes. | |||||||||||||||||||||||||||
| Bezeichnung | Die Bezeichnung wird bei Eingabe des Produkts von der Produktbeschreibung übernommen, kann hier aber geändert werden. Auch stehen die Platzhalter <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> zur Verfügung. Diese werden beim Anlegen der Rechnung durch den jeweiligen Abrechnungszeitraum ersetzt. | |||||||||||||||||||||||||||
| Indiv.Preis | Wurde mit dem Kunden ein individueller Preis vereinbart, geben Sie den Preis hier ein. Dieser Preis wird dann in die Rechnung übernommen. | |||||||||||||||||||||||||||
| Intervall | Wählen Sie das Intervall aus, in dem die Abrechnung erfolgt und ob die Abrechnung rückwirkend oder im Voraus erstellt wird. Bei der nachträglichen Abrechnung endet der Abrechnungszeitraum einen Tag vor Nächste Rechnung und beginnt ein Intervall davor. Bei der Abrechnung im Voraus, beginnt der Abrechnungszeitraum am Datum Nächste Rechnung und endet ein Intervall später.
Beispiel mit Datum der nächsten Rechnung 1.9: Wählen Sie Monat rückwirkend, erfolgt die Berechnung im Nachhinein für einen Monat also vom 1.8. bis zum 31.8. Bei Monat im Voraus wird der Zeitraum vom 1.9. bis zum 30.9. berechnet. | |||||||||||||||||||||||||||
| Nächste Rechnung | Datum der nächsten Rechnung. Die Rechnung wird im Abrechnungslauf nur angelegt, wenn das Datum 'Nächste Rechnung' erreicht ist und innerhalb der Gültigkeit liegt. Das Datum bestimmt zusammen mit der Periode den Abrechnungszeitraum und wird mit jeder neuen Rechnung um eine Periode in die Zukunft gesetzt. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse, Kontakte, Empfänger
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kunde bearbeiten: Kontakte
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Kunden gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Kunden nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Kunde suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Kunden anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Empfänger
↑ Inhalt
Kunde bearbeiten: Empfänger
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgabemedium | Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist. |
| Ausgabesprache | Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen. |
| CC | Ist als Ausgabemedium 'E-Mail' ausgewählt, wird beim Senden von Dokumenten die eingetragene E-Mailadresse als Kopie (CC) übernommen. Mehrere E-Mailadressen können durch Kommata getrennt werden. |
| Abweichende Empfänger | |
| Dokument | Der Dokumenttyp, für den ein abweichendes Ausgabe-Medium oder ein abweichender Ansprechpartner festgelegt werden soll. |
| Medium | Das Ausgabe-Medium für diesen Dokumenttyp. |
| Ansprechpartner | Optional, falls das Dokument an einen abweichenden Empfänger adressiert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Kontakte
↑ Inhalt
Mögliche Kunden-Dublette
Wenn ein Kunde unter zwei Nummern doppelt existiert, handelt es sich um eine Kunde-Dublette. Wenn die Adressdaten eines Kunden zu einem großen Teil überein stimmen mit einem älteren Kunden, wird für Kundenaufträge mit Status 'Neu' und beim Anlegen fälliger Lieferungen ein Hinweis auf eine mögliche Kunden-Dublette angezeigt mit einem Verweis auf diese Seite.
Es wird der bestehende Kunde und der neue Kunde parallel angezeigt. Dies ermöglichet eine komfortable Prüfung, ob es sich bei dem neuen Kunden um eine Dublette handelt oder nicht. Die Adressfelder der beiden Kunden können auf der Seite direkt geändert werden.
Wenn es sich bei dem neuen Kunden um eine Dublette handelt, markieren Sie das Ok-Feld und klicken Sie auf 'Den neuen Kunden löschen und den bestehenden verwenden'. Es wird dann der neue Kunde durch den bestehenden Kunden ersetzt in allen Buchungen, Kundenaufträgen, Lieferungen und Rechnungen und Sie gelangen zurück zur vorhergehenden Seite.
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Kundenvereinbarung anlegen
In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenvereinbarung anlegen | Die Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Kundenvereinbarung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Preisdatum | Es werden Kundenvereinbarungen angezeigt, deren Preis zu diesem Termin gültig ist. |
| Auch gelöschte | Findet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen. |
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Kundenvereinbarung bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
| Preis | Brutto- bzw. Nettopreis für das Produkt. |
| Gelöscht | Wenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Kunden
↑ Inhalt
Gutscheine*
Bei den Gutscheinen handelt es sich um Rabattgutscheine. Rabattgutscheine werden hauptsächlich als Verkaufsfördermaßnahme eingesetzt. Im Webshop oder direkt im Kundenauftrag wird der Gutschein eingelöst. Beim Einlösen wird der im Gutschein hinterlegte Rabatt in den Kundenauftrag übernommen.
Typische Anwendungen sind:
- Rabattaktionen
- Erstkäufer-Rabatte
- Rabatt für die nächste Bestellung
- Treue-Rabatt
Die im Programm realisierten Rabattgutscheine sind nicht zu verwechseln mit Geschenkgutscheinen! Geschenkgutscheine werden gegen Bezahlung ausgegeben und müssen in der Buchhaltung als Verbindlichkeit gebucht werden. Beim Einlösen erhält der Käufer keinen Rabatt, sondern nutzt den Gutschein als Zahlungsmittel. Auf der Rechnung darf in diesem Fall kein Rabatt ausgewiesen werden, da dieser den Erlös schmälern würde. Geschenkgutscheine werden vom Programm nicht direkt unterstützt.
| Siehe auch: | Verkauf, Gutschein anlegen, Gutschein bearbeiten |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gutschein anlegen*
Über diese Funktion legen Sie einen Gutschein an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschein anlegen | Das Gutschein wird angelegt. Die Nummer des Gutscheins wird automatisch als Zufallszahl vergeben. Sie gelangen direkt zu Gutschein bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Gutschein weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Firma | Die Firma, für die der Gutschein angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Gutscheine
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gutschein bearbeiten*
Pflegen Sie hier die Eigenschaften des Gutscheins.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rabatt-Grund | Geben Sie einen Namen für den Gutschein bzw. einen Grund für den Rabatt ein. Der Rabatt-Grund wird in den Kundenauftrag übernommen. |
| Rabatt in % | Prozentualer Rabatt. Der Rabatt wird in den Kundenauftrag übernommen. |
| oder Rabatt als Betrag | Alternativ geben Sie hier einen absoluten Rabatt ein. Es kann nur entweder ein prozentualer oder ein absoluter Rabatt im Gutschein angegeben werden. |
| Gültig von..bis | Die Gültigkeit des Gutscheins. Ein Gutschein kann nur in einen Kundenauftrag übernommen werden, wenn das Auftragsdatum innerhalb der Gültigkeit liegt. Fehlt ein Datum, ist die Gültigkeit nicht beschränkt. |
| Mindestbestellwert | Damit der Gutschein ausgewählt werden kann, muss der hier angegebene Warenwert überschritten sein. |
| Erlaubte Verwendung | Legt fest, wie oft der Gutschein eingelöst werden kann.
|
| Vermittler | Der im Gutschein hinterlegte Vermittler wird in den Kundenauftrag übernommen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Vertriebsmitarbeiter die Gutscheine an potentielle Kunden verteilen und Sie die Vertriebsmitarbeiter über die Provisionsabrechnung an den Erlösen beteiligen wollen. |
Siehe auch: Einführung Gutscheine
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gutschein suchen*
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Gutschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Gutscheinnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschein | Gutscheinnummer zur Anzeige eines einzelnen Gutscheins |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Rabatt-Grund | Zur Volltextsuche über den Rabatt-Grund |
| Eingelöst von | Nummer des Kunden. Zur Anzeige aller Gutscheine, die von einem bestimmten Kunden eingelöst wurden. |
| Vermittler | Nummer des Mitarbeiters. |
| Auch abgelaufene | Zeigt auch Gutscheine an, bei denen die Gültigkeit abgelaufen ist. |
Siehe auch: Einführung Gutscheine
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Preisgruppe bearbeiten
Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie für verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten (z.B. wenn für Endverbraucher andere Preise gelten als für Wiederverkäufer).
Für jede Preisgruppe hinterlegen Sie in jedem Produkt einen eigenen Preis. Beim Kunden unter dem Reiter Verkauf wählen Sie die Preisgruppe aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Preisgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Preisgruppe. |
| Bezeichnung | Wählen Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B. "Endverbraucher" oder "Wiederverkäufer". |
| Bruttopreise | Wenn markiert, sind die Preise für diese Preisgruppe inklusive Umsatzsteuer.
Bei Lieferungen in Drittländer sowie bei Lieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU wird bei Bruttopreisen jetzt die Umsatzsteuer aus dem Preis heraus gerechnet. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, reduziert sich der im Verkaufsdokument ausgewiesene Preis automatisch auf den Nettopreis. |
| Währung | Die Währung, in der die Preise angegeben werden. |
| Inaktiv | Preisgruppe wird nicht mehr verwendet. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Preisgruppe nicht mehr verwenden möchten, das Löschen aber nicht möglich ist. |
| Löschen | Um eine Preisgruppe zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb neben der Preisgruppe. Das Löschen ist nur möglich, wenn die Preisgruppe von keinem Produkt oder Kunden verwendet wird. In diesem Fall aktivieren Sie das Feld Inaktiv. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Verwandte Begriffe: Bruttopreise, Endkundenpreise, Nettopreise, Händlerpreise, Endkunden, Händler
↑ Inhalt
Rabattgruppen bearbeiten
In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.
Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" ) |
| Rabatt | Rabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).
Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druck konfiguriert ist. |
| Hier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen. | |
| Inaktiv | Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer. |
| Gültige Produktgruppen* | Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.
Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gültige Produktgruppen zur Rabattgruppe
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültigkeit | Sie können wählen, ob der Rabatt nur für die angegebenen Produktgruppen gewährt wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen ein abweichender Rabatt gilt. |
| Produktgruppe | Wählen Sie die Produktgruppe, für welche der Rabatt einzeln festgelegt werden soll. |
| Auch Untergruppen | Wenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden, Rabattgruppen
↑ Inhalt
Produkte
Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.
Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.
Mit Hilfe von Set-Stücklisten* verwalten Sie Set-Produkte (Bundles, Pakete). Sets bestehen aus mehreren Einzelprodukten, haben jedoch einen eigenen (Paket-)Preis sowie eigene Bezeichnungen.
Sofern Sie den Shop* aktiv haben, ordnen Sie die Produkte direkt in der Produktbearbeitung beliebig vielen Shops zu und legen die Texte sowie die Bilder für den Shop fest. Die Produktpreise für den Shop werden direkt aus den Verkaufsdaten des Produkts übernommen.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Einführung Warenwirtschaft, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten, Lieferantenvereinbarung, Produktgruppen, Preisliste,Stücklisten* |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt anlegen | Das Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt Nr | Die Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt. |
| Firma* | Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können. |
| Kopieren von Produkt | Geben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Produkte als CSV-Datei mit der Satzart CMXPRD |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Die Produktnummer des gesuchten Produkts. |
| Webauftritt | Wenn ausgewählt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts angezeigt. |
| Text | Zeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe* | Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden. |
| auch inaktive | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist. |
| Firma | Findet nur Produkte der ausgewählten Firma. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach (Produkt)Nummer oder nach Bezeichnung. |
| Preisgruppe* | Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte. |
| Nur mit Preis* | Zeigt nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist. |
| Lieferant* | Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert. |
| Hersteller* | Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an. |
| Nicht verwendet* | Zeigt die Produkte an, die noch nicht verwendet wurden und deshalb das Löschen des Produktes möglich ist. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Allgemein
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mengeneinheit | Die Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche). |
| Produktart | Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware oder um eine Dienstleistung handelt.
Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten. Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf → Bau/Reinigungs-Dienstleister). Die Produktart Ware - Kunde schuldet USt kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Verwenden Sie diese Produktart, wenn der Kunde die Umsatzsteuer schuldet nach §13b Abs.5. Damit der Kunde die Umsatzsteuer schuldet, darf der Kunde keine Privatperson sein. Die Produktart Elektronisch erbrachte Leistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Verwenden Sie diese Produktart, wenn ausländische Umsatzsteuer abgeführt werden muss nach § 3a Abs. 5 UStG. Damit ausländische Umsatzsteuer berechnet wird, muss der Kunde eine Privatperson mit Adresse im EU-Ausland sein. |
| Produktgruppe | Sie können jedes Produkt einer Produktgruppe zuordnen. Über die Produktgruppe sind z.B. Umsatzauswertungen möglich (Verkauf → Auswertungen → Umsatzlisten). Auch Rabatte und Provisionen* können in Abhängigkeit der Produktgruppe festgelegt werden. |
| Gewicht* | Das Gewicht ist erforderlich, wenn die Versandkosten in Abhängigkeit vom Gewicht automatisch berechnet werden sollen. Versandarten und -kosten definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Versandarten → Gewichtsstaffeln. Bei der Versandübergabe der Lieferungen an den Paketdienstleister wird das Gesamtgewicht der Lieferung aus dem Gewicht der einzelnen Produkte ermittelt. |
| Hersteller* | Name des Hersteller. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet. |
| Produkt Nr des Herst* | Die Produktnummer des Herstellers. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet. |
| EAN* | International gültige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Sie besteht aus 8, 13 oder 14 Stellen, die ohne Leerzeichen eingegeben werden.
Die EAN kann im Feld Produkt statt der Produktnummer eingegeben werden. Geben Sie die Nummer immer an, wenn Sie das Programm mit einem Barcode-Lesegerät verbinden. |
| Warennummer* | International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt). Die Warennummer wird für die Zollanmeldung (wird nicht direkt unterstützt) und die Intrastat-Meldung benötigt. Unter 'Verkauf → Auswertungen' kann eine Intrastat-Auswertung abgerufen werden, die als Grundlage für die Intrastat-Meldung dient. Die Warennummer kann zusammen mit dem Herkunftsland auf der Rechnung ausgegeben werden. |
| Herkunftsland* | Das Herkunftsland wird für die Zollanmeldung (wird nicht direkt unterstützt) benötigt und kann zusammen mit der Warennummer auf der Rechnung ausgegeben werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen.
Periodische Rechnung: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung die Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> einsetzen. Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes. Siehe Kunde bearbeiten: Verkauf → Periodische Rechnung. |
| Inaktiv | Wenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nur angezeigt im Bestand, in den Umsatzlisten und den Dokumenten (Angebote, Rechnungen usw.). |
| Bemerkung | Zur freien Verwendung für Anmerkungen. Bei der Text-Suche wird dieses Feld mit berücksichtigt. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte* |
Verwandter Begriff: Artikel
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Verkauf
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein. Liegt eine Steuerbefreiung vor (z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe), stellen Sie diese im Geschäftsjahr ein (Menü Verwaltung ). |
| Auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden). |
| Preise pro | Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen. |
| Versandgruppe* | Die Versandgruppe legt fest, mit welchen Versandarten ein Produkt versendet werden darf. Die Versandgruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Wenn Sie keine spezielle Versandgruppe auswählen, kann das Produkt mit jeder Versandart versendet werden. |
| Verkaufspreis | Verkaufspreis in Abhängigkeit der Preisgruppe* und des Zeitraums |
| Preisgruppe | Den Preis legen Sie für jede Preisgruppe einzeln fest. Preisgruppen verwenden Sie, wenn unterschiedlichen Kundengruppen verschiedene Preise für dasselbe Produkt berechnet werden sollen (z.B. Endverbraucher Brutto- und Wiederverkäufer Nettopreise). Unter Verkauf → Kunde → Preisgruppe legen Sie die Preisgruppen an. |
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen. |
| Preis | Brutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie in der Preisgruppe.
Preise haben immer genau zwei Nachkommastellen. Ist eine höhere Genauigkeit erforderlich, legen Sie den Preis pro einer bestimmten Menge fest (z.B. 100 St). |
| eBay* | Falls das Produkt bei eBay angeboten wird. Die Informationen basieren auf der letzten Aktualisierung der eBay-Angebote. |
| Artikel | eBay-Artikelnummer |
| Stand vom | Zeitpunkt, an dem das Angebot eingelesen wurde oder der Zeitpunkt, an dem die Collmex-Menge zuletzt an eBay gesendet wurde. |
| Auktionstyp | Der Typ der Auktion. Nur für Festpreisangebote vom Typ 'FixedPriceItem' und 'StoresFixedPrice' findet ein Mengenabgleich statt. |
| Start-Preis | Der Start-Preis, zu dem das Produkt bei eBay angeboten wird. |
| Menge | Menge aus der letzten Aktualisierung der eBay-Angebote oder die zuletzt an eBay gemeldete verfügbare Menge. Diese Menge sollte normalerweise mit der Stückzahl in eBay übereinstimmen. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Warenwirtschaft
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kostenermittlung und Kosten | Hier geben Sie an, wie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten ermittelt werden. Bei der automatischen Ermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt.
Für Produkte mit der Beschaffungsart → Produktion* werden die Herstellungskosten automatisch ermittelt aus den Kosten der in der Stückliste enthaltenen Komponenten und den Lohn- und Gemeinkosten (s.u.). Weicht der automatisch ermittelte Wert von den tatsächlichen Kosten ab, ändern Sie die Kostenermittlung auf 'manuell'. In diesem Fall geben Sie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Produktes pro Stückmenge direkt an. Die Kosten werden verwendet für die Bestandsbewertung unter Warenwirtschaft → Bestand → anzeigen. |
| Keine Bestandsführung* | Nur für Waren: Wenn markiert, werden für das Produkt keine Lagerbestände geführt. Produkte ohne Bestandsführung werden als immer verfügbar angenommen. Eine rechtzeitige Wiederbeschaffung muss organisatorisch sichergestellt werden. |
| Lieferrelevant* | Nur für Dienstleistungen: Wenn markiert, werden Kundenauftragspositionen mit diesem Produkt in Lieferungen übernommen. |
| Mindest-Bestand und Mindest-Beschaffungsmenge* | Ist die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) niedriger als der angegebene Mindest-Bestand, erzeugt die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen automatisch einen Lieferantenauftrag in Höhe der angegebenen Mindest-Beschaffungsmenge. Ist der aktuelle Bedarf (Kundenauftragsposition, Komponente eines Produktionsauftrags) größer als die Mindest-Beschaffungsmenge, wird der Lieferantenauftrag in Höhe der tatsächlichen Bedarfsmenge angelegt. Wenn Sie nur im Bedarfsfall beschaffen, d.h. die Ware normalerweise nicht auf Lager liegt, lassen Sie den Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge leer. |
| Lieferanten-Vereinbarungen | Es werden alle vorhanden Lieferanten-Vereinbarungen zu dem Produkt an gezeigt. Wenn Sie eine neue anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.
Lieferanten-Vereinbarungen verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Lieferantenvereinbarung. |
| Nur in Collmex pro | Die folgenden Felder werden nur in Collmex pro angezeigt. |
| Chargenpflicht* | Wenn gesetzt, erfordert jede Warenbewegung für das Produkt die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.
Die Chargenpflicht kann nur gesetzt werden, wenn es keinen Bestand gibt. Falls schon Bestände existieren, muss zuerst der Bestand auf null gesetzt, und dann die Bestände mit Angabe einer Charge neu erfasst werden. |
| Lagerplatz* | Freitext für den festen Platz, an dem das Produkt gelagert wird. Der Lagerplatz wird bei Bestandsbuchungen und in der Inventurliste zur Information angezeigt und kann frei vergeben werden. |
| Beschaffungsart* | Wählen Sie, ob das Produkt eingekauft oder selbst produziert wird. Für die Beschaffungsart Produktion werden die folgenden Felder eingeblendet: |
| Direktlieferung* | Nur bei Beschaffungsart 'Einkauf'. Wenn gesetzt, wird das Produkt nicht aus dem eigenen Bestand, sondern per Einzelbestellung direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert (auch Drop-Shipping oder Strecke bzw. Streckenabwicklung genannt). Mehr Informationen unter Lieferantenaufträge mit Direktlieferung. |
| Produktionsdauer* | Die Produktionsdauer in Arbeitstagen wird beim Anlegen eines Produktionsauftrags übernommen. |
| Lohn- und Gemeinkosten* | Die variablen Lohn- und Gemeinkosten werden zur Berechnung der Herstellungskosten verwendet (s.o.). Die Bezugsmenge der Lohn- und Gemeinkosten bestimmt die Bezugsmenge der Kosten für das Produkt. Sollen neben den Lohnkosten noch weitere variable Kosten in die Berechnung der Herstellungskosten eingehen (z.B. Material- oder Fertigungsgemeinkosten) addieren Sie diese Kosten zu den Lohnkosten und tragen das Ergebnis in das Feld ein. |
| Stücklisten* | Es werden alle vorhanden Stücklisten-Versionen für das Produkt angezeigt. Wenn Sie eine neue Stückliste anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.
Stücklisten verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Stücklisten. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*, Lieferantenvereinbarung, Stücklisten*, Wikipedia: Herstellungskosten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit
Die Verfügbarkeit gibt einen Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbare Menge. In der Liste enthalten ist der aktuelle Bestand, sowie alle zukünftigen Bedarfe und Zugänge mit ihrem jeweiligen Termin.
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ansicht | Verkauf: Es wird nur der tatsächlich vorhandene Bestand angezeigt sowie alle Bedarfe. Eine positive Menge entspricht der Menge, die noch verkauft werden kann.
Einkauf: Zusätzlich werden der Mindestbestand sowie alle Zugänge angezeigt. Eine negative Menge entspricht der Menge, die eingekauft oder produziert werden muss. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Termin | Bedarfs- oder Zugangstermin (s.u.). Ist im Dokument kein Liefertermin angegeben, wird als Termin das aktuelle Datum angenommen. Ausnahme sind nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und für Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird (s. Einstellungen) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Typ |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Nr | Die Nummer des Dokuments | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Menge | Die für die Verfügbarkeit wirksame Menge des Dokuments. Ob die Menge positiv oder negativ gezählt wird, hängt vom Typ des Dokuments ab (s.o.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Verfügbar | Zu diesem Termin verfügbare Menge. Ergibt sich aus Addition der Einzelmengen. |
Für den Verkauf verfügbare Menge
Die für den Verkauf verfügbare Menge wird immer zum Datum 'Heute plus Lieferzeit' ermittelt, d.h. die für den Verkauf verfügbare Menge kann in der Verfügbarkeits-Tabelle abgelesen werden in der Zeile mit Datum 'Heute plus Lieferzeit'. Wenn es keine Lieferantenvereinbarung gibt oder in der Lieferantenvereinbarung keine Lieferzeit angegeben ist, wird die verfügbare Menge zum Heute-Datum ermittelt. Zeitlich nach der Lieferzeit liegende Bedarfe werden nicht berücksichtigt, weil diese vor der Lieferung noch beschafft werden können und deshalb die für den Verkauf verfügbare Menge nicht mehr beeinflussen.
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft, Shop*, Shop-Texte*, Verfügbarkeit Einstellungen |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Verfügbarkeit Einstellungen
Für nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und für Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird, gibt es im Verkauf und in Einkauf jeweils zwei Möglichkeiten, wie diese berücksichtigt werden sollen:
Ohne Liefertermin ist der Bedarfstermin...
| Morgen | Heute | |
|---|---|---|
| Auswirkung | Ohne Liefertermin in der Kundenauftragsposition ist der Bedarfstermin immer morgen, d.h. es wird davon ausgegangen, dass der Zahlungseingang und damit auch die Lieferung morgen erfolgt. Ist die Lieferzeit Null, wird die für den Verkauf verfügbare Menge zum Heute-Termin bestimmt. Da der Kundenauftrag erst morgen einbezogen wird, reduziert der Kundenauftrag die verfügbare Menge nicht. | Ohne Liefertermin in der Kundenauftragsposition ist Bedarfstermin ist immer heute, d.h. es wird davon ausgegangen, dass der Kunde heute noch bezahlt und damit auch heute noch geliefert werden soll. Ist die Lieferzeit Null, wird die für den Verkauf verfügbare Menge zum Heute-Termin bestimmt. Da der Kundenauftrag bereits heute eingrechnet wird, reduziert der Kundenauftrag die verfügbare Menge. |
| Vorteil | Solange der Zahlungseingang nicht gebucht ist, kann die Ware an andere Kunden verkauft werden. | Die Ware wird auch für nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge reserviert. Alle Kundenaufträge können beliefert werden. |
| Nachteil | Es kann zu Überverkäufen kommen, wenn die Ware an andere Kunden verkauft wurde und der Kunde dann doch noch bezahlt. | Zahlt der Kunde nicht, bleibt möglicherweise Ware unverkauft, für die es einen Käufer gegeben hätte. |
Im Einkauf berücksichtigen
Standardmäßig werden nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird, im Einkauf nicht berücksichtigt. So wird verhindert, dass Ware im Einkauf beschafft wird, bevor der Kunde bezahlt hat. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie die Ware auch dann beschaffen wollen, wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat bzw. die Zahlung noch nicht bestätigt ist.
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Shop
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt hochladen | Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.
Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden. |
| Bildergrößen ermitteln | Für die Erzeugung der Produkt-Seite muss das Programm die Größe der Bilder kennen. Wenn Sie ein Bild eintragen, wird automatisch die Größe des Bildes ermittelt und intern gespeichert. Wenn Sie die Bilder auf Ihrem Webspace ändern, muss die Bildgröße neu ermittelt werden. Sie können auch die Größen aller Bilder Ihres Webauftritts in einem Schritt ermitteln über die Funktion Webauftritt → Weitere Funktionen → Bilder prüfen. |
| Feld | Bedeutung |
| Dateiname | Name der Datei für die Produkt-Seite auf Ihrem Webspace. Die Datei wird immer unter der Upload-URL abgelegt. |
| Keywords | Schlüsselworte für die Produkt-Seite. Die richtigen Schlüsselworte sind wichtig, damit Ihr Produkt in Suchmaschinen gefunden wird. Sie sollten darauf achten, nicht zu viele Schlüsselworte für eine Seite zu definieren und dass die Schlüsselworte auch in der Produktbeschreibung in ausreichender Zahl vorkommen (Keyword-Dichte). |
| Titel | Der Titel der Produkt-Seite. Die richtige Wahl des Titels ist wichtig für die Platzierung in Suchmaschinen. |
| Abweichendes Template | Wenn für Generierung der Produkt-Seite ein abweichendes Template verwendet werden soll, geben Sie das Template hier an. Andernfalls wird das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template hinterlegte Template verwendet. |
| Bild-URL | Die URL auf das Produkt-Bild. Sie können entweder nur den Dateinamen angeben (z.B. bild4711.jpg), wenn sich die Bild-Datei in Ihrem Wurzelverzeichnis ihrer Basis-URL befindet oder einen absoluten Pfad (z.B. http://www.meine-bilder.de/bild4711.jpg).
Die Bild-Dateien müssen Sie selbst auf Ihren Webspace übertragen, z.B. mit einem FTP-Programm. In der Software selbst können keine Bilder abgelegt oder hochgeladen werden. |
| Umrechnung für Grundpreis | Wenn Sie Waren an Endverbraucher verkaufen, müssen Sie die Preise nach den Richtlinien der Preisangabenverordnung angeben. Dazu gehört auch die Angabe des Grundpreises, also der Preis pro einer vom Gesetzgeber festgelegten Mengeneinheit (z.B. Preis pro Kg, Preis pro Liter). Geben Sie hier die Umrechnung in den Grundpreis an. Beim Hochladen wird der Grundpreis dann entsprechend errechnet. |
| Preis auf Anfrage | Wenn markiert, wird statt des Preises 'Preis auf Anfrage' angezeigt. |
| Inaktiv in diesem Shop | Wenn markiert, wird das Produkt nicht hoch geladen und kann nicht mehr bestellt werden. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie das Produkt nicht mehr im Shop anbieten möchten. Die Datei auf Ihrem Webspace bleibt in jedem Fall bestehen. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Webspace entfernen möchten, müssen Sie diese zusätzlich von Ihrem Webspace löschen. |
| Kategorien | Jedes Produkt kann in beliebig vielen Kategorien erscheinen. Wählen Sie hier die Kategorien aus. |
| Zusätzliche Bilder | Zusätzliche Bilder werden im Standard-Template in Form einer Slide-Show angezeigt. Wie bei der Bild-URL kann entweder der Dateiname oder die komplette URL angegeben werden. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produkt bearbeiten: Shop-Texte
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt hochladen | Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.
Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Kurztext | Im Standard-Template erscheint der Kurztext in der Auflistung der in einer Kategorie enthaltenen Produkte sowie im Warenkorb. |
| Texte sind HTML | Markieren Sie diese Option, wenn der Kurz- und Langtext in HTML statt reinem Text formuliert ist. In diesem Fall werden HTML-eigene Zeichen (z.B. < oder >) beim Hochladen nicht maskiert.
HTML ermöglicht die Verwendung von Auszeichnungen (z.B. Fett, Kursiv) und Strukturierungen (z.B. Tabellen, Grafiken). Verwenden Sie einen HTML-Editor Ihrer Wahl, um den HTML-Code zu erstellen und kopieren Sie das Ergebnis dann in den Kurz- oder Langtext. Statt HTML ist es auch möglich, Source-Code für Scriptsprachen wie z.B. PHP anzugeben. |
| Langtext | Der Langtext wird im Standard-Template als Produktbeschreibung in der Produkt-Seite verwendet. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop* |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Verkaufspreise ändern*
Mit dieser Funktion ändern Sie Ihre Verkaufspreise für viele Produkte in einem Schritt. Unter 'Produktauswahl' legen Sie die Kriterien fest, für welche Produkte der Preis geändert werden soll. Unter 'Aufschlag' bestimmen Sie, wie hoch der prozentuale Aufschlag auf welchen Preis (Verkaufspreis oder Produktkosten oder Summe der Preise der Set-Komponenten) erfolgen soll.
1. Schritt: Produkte selektieren und Aufschlag festlegen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Weiter zur Vorschau | Es werden Produkte nach den eingegebenen Kriterien gesucht und der neue Preis berechnet. Sofern in der Auswahl weniger als 100 Produkte enthalten sind, können Sie im nächsten Schritt die Preise manuell noch einmal ändern. |
| Feld | Bedeutung |
| Produktgruppe | Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe selektiert. |
| Firma | Selektiert nur Produkte der ausgewählten Firma. |
| Preisgruppe | Selektiert nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte. |
| Lieferant | Selektiert nur Produkte, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert. |
| Text | Selektiert nur Produkte, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller. |
| Webauftritt | Selektiert nur Produkte, die in dem angegebenen Webauftritt aktiv sind. |
| Nur mit Preis | Selektiert nur die Produkte, für die ein Preis definiert ist. |
| Aufschlag | |
| Aufschlag | Der neue Preis wird über einen prozentualen Aufschlag auf den Basispreis berechnet. |
| Auf | Wählen Sie hier, ob der Aufschlag zum Basispreis aus der Preisgruppe, zu den Produktkosten oder zur Summe der Preise der Set-Komponenten (wählbar, wenn 'Nur Verkaufs-Sets' markiert) erfolgen soll. |
| Runden auf | Geben Sie hier an, wie gerundet werden soll (z.B. 0,05 rundet zu den nächsten 5 Ct). |
| Preisdatum | Das Datum, für das der Basispreis ermittelt wird. |
2. Schritt: Preise speichern
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Neue Preise speichern | Speichert die neuen Preise für die in der Tabelle aufgeführten Produkte. Achtung: Die Preisänderung kann nach dem Speichern nicht mehr rückgängig gemacht werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Preisgruppe | Geben Sie hier die Preisgruppe an, für welche die neuen Preise gesetzt werden sollen. Wenn Sie hier eine von der Produktauswahl abweichende Preisgruppe angeben, werden die Preise von einer Preisgruppe in die andere kopiert. |
| Gültig ab, Gültig bis | Die Gültigkeit des neuen Preises. Beim Speichern bleiben bestehende Preise erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst. |
| Neuer Preis | Wenn Sie weniger als 100 Produkte selektiert haben, können Sie den Preis hier noch einmal vor dem Speichern überschreiben. |
Siehe auch: Einführung Produkte
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Nicht verwendete Produkte löschen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Überprüfen Sie das Suchergebnis und entfernen Sie ggfs. die Markierung bei Produkten, die nicht gelöscht werden sollen. Klicken Sie dann auf Löschen, um die markierten Produkte zu löschen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach nicht verwendeten Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Löschen | Löscht die markierten Produkte. |
| Feld | Bedeutung |
| Text | Zeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe* | Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden. |
| Firma | Findet nur Produkte der ausgewählten Firma. |
| Preisgruppe* | Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte. |
| Lieferant* | Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert. |
| Hersteller* | Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produktgruppen
Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
| Details | Klicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details
↑ Inhalt
Produktgruppe Details
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
| Untergruppe von | Durch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden. |
| Untergruppen | Die Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen
↑ Inhalt
Stücklisten
Es wird zwischen Set-Stücklisten und Produktions-Stücklisten unterschieden.
Set-Stücklisten
Sets werden im Verkauf verwendet. Es sind Produkte, die aus mehreren Einzelprodukten bestehen. In der Set-Stückliste legen Sie fest, welche Produkte in welcher Menge in dem Set enthalten sind.
Sobald eine Set-Stückliste für ein Produkt existiert, wird das Produkt als Set-Produkt behandelt. Ein Set-Produkt kann nicht beschafft oder gelagert werden, sondern nur die im Set enthaltenen Produkte. Ein Set-Produkt hat wie ein normales Produkt einen eigenen Preis sowie eine eigene Beschreibung.
Ein Set-Produkt wird wie ein normales Produkt in Angebot, Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung aufgenommen. Allerdings wird bei Bestandsänderungen automatisch die im Set enthaltenen Produkte vom Bestand entnommen bzw. dazu gebucht. Für das Set-Produkt selbst kann es keinen Bestand geben.
Produktions-Stücklisten
In der Produktions-Stückliste legen Sie fest, welche Komponenten-Produkte bei der Herstellung des Produkts in welcher Menge verwendet werden.
Beim Anlegen eines Produktionsauftrags wird die Stückliste aufgelöst, d.h. die Komponenten aus der Stückliste werden in den Produktionsauftrag übernommen.
Zu einem Produkt kann es mehrere Stücklistenversionen geben. Beim Anlegen einer Produktions-Stückliste wird die Versionsnummer beginnend mit eins hoch gezählt. Jede Stücklistenversion hat ein Gültigkeitsdatum, ab dem sie verwendet werden kann. Nutzen Sie mehrere Stücklistenversionen wenn sich die Zusammensetzung des Endprodukts mit der Zeit ändert.
Siehe auch: Stückliste anlegen, Stückliste bearbeiten, Produktionsaufträge
Verwandte Begriffe: Verkaufs-Set, Verkaufsset, Verkaufset, Bauset, Bau-Set, Baugruppe, Bau-Gruppe, Bauteile, Bau-Teile
↑ Inhalt
Stückliste suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Die Stückliste wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Produktnummer des Sets bzw. des Endprodukts bei Produktions-Stücklisten. |
| Komponente | Findet nur Stücklisten, welche die eingegebene Komponente enthalten. |
| Verwendung | Wählen Sie, ob Stücklisten für Verkaufs-Set oder Produktions-Stücklisten gesucht werden sollen. |
| Auch inaktive | Wenn aktiviert, werden auch Stücklisten für inaktive Produkte angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Stücklisten
↑ Inhalt
Stückliste anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Stückliste an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Stückliste anlegen | Die Stückliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Stückliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Stückliste weiter.
Existiert bei Produktions-Stücklisten bereits eine Stückliste, wird automatisch eine neue Version angelegt. Die Stücklistenpositionen der neuen Version werden aus der vorherigen Stücklistenversion übernommen und können dann bearbeitet werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Produkt, für das die Stückliste angelegt werden soll. Bei Set-Stücklisten darf für das Produkt kein Bestand existieren, da bei Sets nur für die im Set enthaltenen Produkte Bestand geführt wird. |
| Verwendung | Wählen Sie die Verwendung der Stückliste: Verkaufs-Set oder Produktion. |
| Kopieren von Stückliste | Soll die Stückliste kopiert werden, geben Sie hier die Produktnummer der Stückliste ein. |
Siehe auch: Einführung Stücklisten
↑ Inhalt
Stückliste bearbeiten
In der Stückliste werden die in der Stückliste enthaltenen Komponenten-Produkte aufgelistet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig ab | Nur bei Produktions-Stücklisten: Datum ab dem die Stücklistenversion zum Anlegen eines Produktionsauftrags verwendet werden kann. |
| Text | Nur bei Produktions-Stücklisten: Beschreibungstext für die Produktion. Der Text wird beim Anlegen des Produktionsauftrags übernommen. |
| Komponenten | |
| Pos | Die Nummer der Stücklisten-Position kann frei vergeben werden. |
| Produkt | Produktnummer der Komponente |
| Menge | Menge des enthaltenen Produkts |
| Pro | Nur bei Produktionsstücklisten: Bezugsmenge. Enthalten sind Menge pro Bezugsmenge. Bei Verkaufssets ist die Bezugsmenge immer 1. |
Siehe auch: Einführung Stücklisten
↑ Inhalt
Auswertungen Verkauf
Zu den Auswertungen im Verkauf gehören die Umsatzlisten und die Preisliste.
Bei der Umsatzliste werden die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien ausgewertet.
Die Preisliste erstellt ein Verzeichnis aller Preise für eine bestimmte Preisgruppe zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Siehe auch: Einführung Verkauf, Umsatzlisten*, Preisliste*
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Umsatzlisten Verkauf
Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsätze werden angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Umsatzliste | Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
|
| Kunde | Geben Sie den Namen oder die Nummer des Kunden ein, wenn Sie nach den Umsätzen eines bestimmten Kunden suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen. |
| Produktgruppe | Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln. |
| Adressgruppe | Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden). |
| Rechnungsdatum von ... bis | Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum |
| Vermittler* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Der in der Rechnung als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter. |
| Ausgeglichen von .. bis* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Das Datum, an dem der offene Posten ausgeglichen wurde. |
| Bearbeiter* | Der in der Rechnung als Bearbeiter hinterlegte Mitarbeiter. |
| Lieferant | Es werden nur Umsätze angezeigt für Produkte, die vom angegebenen Lieferant geliefert werden. |
| Brutto-Netto | Wählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen. |
| Preisgruppe | Optional können hier die Umsätze über die Preisgruppe eingeschränkt werden. |
| Hersteller* | Es werden nur Umsätze angezeigt für Produkte, für die der angegebene Hersteller hinterlegt ist. |
| Nur ausgeglichene | Gibt nur die Umsätze zu Rechnungen aus, die nicht mehr in der offenen Posten Liste enthalten sind. |
Siehe auch: Auswertungen Verkauf
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Preisliste
Es werden die Preise für eine bestimmte Preisgruppe als Liste ausgegeben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Preisliste wird angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Preisliste weiter verarbeiten möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Datum | Das Datum, mit dem der Preis ermittelt wird. |
| Sprache | Sprache für die Produktbezeichnungen |
| Produktgruppe | Um die Preisliste für Produkte einer bestimmten Produktgruppe anzuzeigen. |
| Sortieren nach | Sortiert nach Nummer oder Name des Produkts. |
| Siehe auch: | Auswertungen Verkauf |
↑ Inhalt
Warenwirtschaft
Einführung
Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.
| Kunde | ||||||
|
| ||||||
| Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang | ||
|
| |||||
| Zu wenig Bestand? |  | Entnahme für Komponente* | |||
| |
| ||||
| Lieferantenauftrag | Produktionsauftrag* | |||||
|
| |||||
| Wareneingang | Lagerzugang* | |||||
|
| ||||||
| Lieferant |
Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in den Versand, den Einkauf und die Produktion.
| Siehe auch: | Lieferungen, Lieferantenaufträge, Gutschrift an Lieferanten, Bestand, Inventurliste, Produktionsaufträge*, Produkte, Kunden, Lieferanten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferungen
Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. Die Lieferungen übergeben Sie optional mit der Versandübergabe an die Software Ihres Paketdienstleisters für den Druck der Paketscheine.*
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
In Collmex pro haben Sie zudem die Möglichkeit, alle fälligen Lieferungen in einem Schritt anzulegen und auszugeben.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferung anlegen, Lieferung bearbeiten, Warenausgang, Fällige anlegen*, Sammelausgabe*, Versandübergabe |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferung anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Lieferung an. Wenn Sie Lieferungen zu mehreren Kundenaufträgen anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Lieferung → Fällige anlegen*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferung anlegen | Die Lieferung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Lieferung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer |
| Kundenauftrag | Zum Anlegen einer Lieferung für einen Kundenauftrag. |
| Nur wenn Bestand verfügbar | Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
|
| Zusatzlieferung | Die Lieferung wird angelegt ohne Übernahme der Positionen des Kundenauftrags. Nutzen Sie diese Option z.B. für Umtausch- oder Ersatzlieferungen. |
Siehe auch: Lieferung, Fällige anlegen*
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferungsnummer klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Lieferungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Lieferungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXDLV |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferung | Lieferungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Lieferung. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Lieferung gesucht. |
| Liefertermin von ... Liefertermin bis | Wenn Sie nur nach Lieferungen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten in Positionsbezeichnung, Kopf- und Schlusstext sowie internem Memo. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Lieferungen, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferung anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Sendungsnummer* | Zur Suche nach der Sendungsnummer. |
Siehe auch: Lieferung
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferung bearbeiten: Kopfdaten
Die Lieferungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde, an den die Lieferung gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Firma | Absender der Lieferung. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Liefertermin | Geplanter Liefertermin. |
| Versandart | Die Versandart wird beim Anlegen der Lieferung vom Kundenauftrag bzw. vom Kunden übernommen. |
| Kopftext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferung". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten
Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch Platzhalter* verwenden. |
Siehe auch: Einführung Lieferung, Lieferung bearbeiten: Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details, Ausfuhranmeldung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferung bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Versand, Lieferadresse, Positions-Details, Ausfuhranmeldung
↑ Inhalt
Lieferung bearbeiten: Versand
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Gesamtgewicht* | Das Gesamtgewicht wird automatisch ermittelt aus den Gewichten der Produkte zuzüglich des Verpackungsgewichts aus der Versandart. |
| Sendungsnummer | Die Nummer der Sendung. Die Sendungsnummer kann über den Platzhalter <<Sendungsnummer>> angesprochen werden. |
| Gelöscht | Um den Lieferschein zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferschein wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. o |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Lieferung gedruckt werden soll. |
| Erledigt | Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der Warenausgang erledigt ist, auch wenn noch nicht für alle Positionen ein Warenausgang erfasst wurde. |
| Benachrichtigt am | Das Datum an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde. |
| Versand bestätigt am | Nur für Lieferungen zu eBay-Kundenaufträgen: Datum, an dem der Versand in der jeweiligen Verkaufsplattform bestätigt wurde. |
| Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine verwalten. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferung bearbeiten: Lieferadresse
Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck.
Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Kundenauftrag übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Ausfuhranmeldung
↑ Inhalt
Lieferung bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. |
| Auftrag-Pos | Die mit der Lieferposition verknüpfte Kundenauftragsposition. Beim Anlegen von weiteren Lieferungen oder von Rechnungen zum Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beliefert ist. |
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Name des Produktes |
| Menge | Menge der Produkte |
| Einheit | Mengeneinheit |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse, Ausfuhranmeldung
↑ Inhalt
Lieferung bearbeiten: Ausfuhranmeldung*
Eine Ausfuhranmeldung muss bei jeder Ausfuhr von Waren in ein Land außerhalb der EU abgegeben werden, wenn der Rechnungswert 1000 Euro oder mehr beträgt oder das Gewicht 1000 kg oder mehr. Im Reiter 'Ausfuhranmeldung' (nur sichtbar, wenn Empfänger-Land außerhalb der EU) sind Informationen aufgeführt, welche die Anmeldung der Ausfuhr erleichtern sollen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Warennummer | Die Warennummer aus dem Produkt |
| Gewicht | Wird ermittelt aus dem Gewicht des Produkts mal der multipliziert mit der Menge. |
| Auftragswert | Positionswert der mit der Lieferposition verknüpften Auftragsposition. Weicht die Liefermenge von der Auftragsmenge ab, wird der Auftragswert proportional zur Liefermenge errechnet. |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Versand-Benachrichtigung senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Versand-Benachrichtigung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail. |
Siehe auch: Einführung Lieferung, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
↑ Inhalt
Lieferung als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
Lieferung löschen, Lieferung stornieren
↑ Inhalt
Fällige Lieferungen anlegen*
Über diese Funktion legen Sie für versandfällige Kundenaufträge mehrere Lieferungen in einem Schritt an. Ein Kundenauftrag ist zur Lieferung fällig, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Vorkasse' die Zahlung in der Buchhaltung mit Bezug zum Kundenauftrag vollständig gebucht wurde.
- Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Zahlungsdienstleister' mit 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich' für den Kundenauftrag im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist.
- Der Kundenauftrag nicht gelöscht, endgeliefert oder abgesagt ist.
- Für den Kunden keine Liefersperre gesetzt ist.
Optional können Sie zusätzlich den verfügbaren Bestand berücksichtigen. In diesem Fall werden nur Lieferungen angelegt, für die ausreichend Bestand vorhanden ist.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die zur Lieferung fälligen Kundenaufträge werden angezeigt. |
| Lieferungen anlegen | Die Lieferungen werden angelegt. Bei Bedarf können Sie vorher die Liefermenge verändern. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Falls Sie nur Lieferungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten. |
| Liefertermin von, bis | Zeitliche Einschränkung des Liefertermins der Kundenaufträge. Bei Kundenaufträgen ohne Liefertermin wird das aktuelle Datum als Liefertermin angenommen. |
| Versandart | Falls gewählt, werden nur Kundenaufträge mit dieser Versandart berücksichtigt. |
| Nur wenn Bestand verfügbar | Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
|
Die nächsten Schritte sind: Warenausgang, Sammelausgabe, Versandübergabe
Siehe auch: Lieferung
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Warenausgang zur Lieferung
Der Warenausgang zur Lieferung reduziert den Bestand. Die Bestandsentnahme wird in einer Bestandsänderung festgehalten.
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht komplett Warenausgang gebuchten Lieferungen werden angezeigt. |
| Warenausgang buchen | Die Bestandsentnahme mit Bezug zur Lieferung wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Entnahmemenge reduziert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferung | Wenn Sie den Warenausgang nur zu einer bestimmten Lieferung buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferungen eines Kunden buchen möchten. |
| Produkt | Wenn Sie den Warenausgang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
| Versandart | Falls angegeben, werden nur nur Lieferungen dieser Versandart berücksichtigt. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Siehe auch: Lieferung
↑ Inhalt
Sammelausgabe Lieferungen
Geben Sie mehrere Lieferungen in einem Schritt aus.
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die Lieferungen werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Lieferungen nicht ausgeben, entfernen Sie das X. |
| Ausgewählte Lieferungen ausgeben | Es wird eine PDF-Datei mit allen Lieferscheinen erzeugt. |
| Feld | Bedeutung |
| Ausgabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferungen ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. Es werden keine Lieferungen berücksichtigt, für die in der Versandart als Versandübergabe 'Fulfillment-Dienstleister' ausgewählt wurde. Die Ausgabe dieser Lieferungen erfolgt im Rahmen der Versandübergabe. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden ausdrucken möchten. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
| Versandart | Schränken Sie hier optional die Sammelausgabe auf eine bestimmte Versandart ein. |
| Bearbeiter | Geben Sie hier die Mitarbeiternummer des Bearbeiters an, wenn Sie nur Lieferungen mit einem bestimmten Bearbeiter ausdrucken möchten. |
| Versand-Benachrichtigungen senden | Wenn diese Option markiert ist, wird an den Empfänger der Lieferung eine Versand-Benachrichtigung per Mail versendet. Voraussetzung ist, dass für den Empfänger eine Mailadresse angegeben ist und dass für die Lieferung noch keine Versand-Benachrichtigung gesendet wurde. In der Lieferung unter 'Verwaltung → Verwaltung → Benachrichtigt am' ist das Datum angegeben, an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde. |
| Versand in eBay bestätigen | Wenn diese Option markiert ist und der zur Lieferung gehörige Kundenauftrag von eBay stammt, wird eine Versandbestätigung an eBay gesendet. Ist eine Sendungsnummer in der Lieferung vorhanden, wird diese mit übergeben. |
Siehe auch: Lieferung
↑ Inhalt
Versandübergabe Lieferungen
Die Versandübergabe erzeugt CSV-Dateien zur Weiterverarbeitung im Programm Ihres Paketdienstleisters.
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Versandübergabe | Im Moment sind folgende Arten möglich:
In der Versandart der Lieferung muss die ausgewählte Versandübergabe hinterlegt sein. |
| Versandart | Schränken Sie hier optional die Versandübergabe auf eine bestimmte Versandart ein. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferdaten eines Kunden exportieren möchten. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
| Versandübergabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur die Lieferungen exportiert, für die noch kein Export erfolgt ist. Sollte Ihnen z.B. eine Exportdatei abhanden gekommen sein, können Sie die Lieferdaten noch einmal exportieren, indem Sie das Feld deaktivieren. |
Wenn Sie einzelne Lieferdaten nicht ausgeben möchten, entfernen Sie das x. Um die Daten zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferungen übergeben. Es wird dann eine CSV-Datei erzeugt, die Sie in das Programm Ihres Versenders importieren können.
Siehe auch: Lieferung, Versandart, Einstellungen Versandübergabe, Sendungsnummern importieren
↑ Inhalt
Sendungsnummern importieren
Importieren Sie nach der Versandübergabe die Sendungsnummern der Lieferungen in einem der folgenden Formate:
- Collmex-Format für Sendungsnummern
- DHL Geschäftskundenportal-Sendungsnummern
- Hermes Profipaketservice-Sendungsnummern
- myDPD-Sendungsnummern
Siehe auch: Lieferung
↑ Inhalt
Lieferantenaufträge
Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.
Bei Warenbeschaffungen wird der Lieferantenauftrag üblicherweise angelegt, sobald die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) kleiner ist als der Mindestbestand. Für Produkte, die direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert werden, ist der Kundenauftrag der Auslöser für einen Lieferantenauftrag. In Collmex pro besteht die Möglichkeit, über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die fälligen Lieferantenaufträge automatisch anzulegen.
| Zu wenig Bestand oder Kunden- auftrag mit Direktlieferung? | | Lieferantenauftrag | | Wareneingang | ||||
|
| ||||||||
 | | Lieferantenrechnung | | Offener Posten | | Zahlungsausgang |
In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen des Lieferantenauftrags automatisch in das Dokument übernommen werden.
Üblicherweise werden die Lieferantenaufträge in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Lieferantenrechnungen erfassen Sie direkt in der Buchhaltung unter Buchen → Lieferanten → Lieferantenrechnung. Die Buchung erzeugt einen offenen Posten, den Sie automatisch über eine Zahlung ausgleichen können. Die daraus erzeugte Zahlungsanweisung wiederum übermitteln Sie per DTA oder direkt über HBCI an die Bank.
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenaufträge mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden*
Nutzen Sie die Direktlieferung, wenn Sie für bestimmte Produkte die Ware nicht aus dem eigenen Lager an den Kunden liefern, sondern erst im Bedarfsfall den Lieferant beauftragen und die Ware direkt vom Lieferant an den Kunden geliefert werden soll. Diese Abwicklung wird manchmal auch Drop-Shipping oder Strecke bzw. Streckenabwicklung genannt.
Voraussetzungen und Ablauf
Setzen Sie für Produkte, die direkt vom Lieferant an den Kunden geliefert werden sollen, das Kennzeichen 'Direktlieferung' im Reiter 'Warenwirtschaft'.
Nachdem Kundenaufträge mit diesen Produkten erzeugt wurden, legen Sie über Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die Lieferantenaufträge an. Alternativ können Sie auch direkt im Kundenauftrag über den Link Lieferantenauftrag anlegen... in die Funktion Fällige anlegen springen. Die so angelegten Lieferantenaufträge sind mit den Kundenaufträgen verknüpft und erhalten als abweichende Lieferadresse die Lieferadresse des jeweiligen Kundenauftrags.
Kundenauftragspositionen mit Direktlieferungs-Produkten erscheinen normalerweise nicht in der Verfügbarkeitsliste des Produkts, da sie direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert werden. Nur wenn in der Kundenauftragsposition das Kennzeichen 'Lieferrelevant' gesetzt wird, erscheint die Position in der Verfügbarkeitsliste des Produkts und kann über eine normale Lieferung aus dem eigenen Bestand beliefert werden. Setzen Sie das Kennzeichen 'Lieferrelevant', wenn Sie das Produkt ausnahmeweise aus dem eigenen Bestand liefern möchten.
Lieferungen bei Direktlieferung
Normalerweise können für Kundenauftragspositionen mit Direktlieferungs-Produkten keine Lieferungen angelegt werden, da die Lieferung durch den Lieferant erfolgt und nicht durch das eigene Unternehmen. Einige Lieferanten ermöglichen es jedoch, einen Lieferschein der Sendung beizulegen. So hat der Empfänger den Eindruck, die Lieferung kommt direkt von Ihrem Unternehmen.
Wenn im Lieferant unter Einkauf das Kennzeichen Direktlieferung mit eigenem Lieferschein gesetzt ist, wird gleichzeitig mit dem Anlegen des Lieferantenauftrags eine Lieferung angelegt. Alternativ betätigen Sie im Lieferantenauftrag die Schaltfläche Lieferung anlegen, um nachträglich eine Lieferung anzulegen.
Die Lieferung ist dann mit dem Lieferantenauftrag verknüpft und wird beim Senden des Lieferantenauftrags per Mail als zweiter Anhang an die Mail angehängt. So kann die Lieferung vom Lieferant ausgedruckt und der Sendung beigelegt werden.
Hinweis: Wird der Lieferantenauftrag nach dem Anlegen der Lieferung geändert, muss die Änderung in der Lieferung manuell nachvollzogen werden. Die verknüpfte Lieferung wird nicht automatisch geändert, wenn sich der Lieferantenauftrag ändert.
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten, Lieferantenauftrag senden, Fällige anlegen |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen einzelnen Lieferantenauftrag an. Wenn Sie alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenauftrag anlegen | Der Lieferantenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferantenauftrag weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant | Lieferant, für den der Lieferantenauftrag angelegt werden soll. |
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Lieferantenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen am Lieferantenauftrag vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Lieferantenauftrags-Nummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenauftrag | Lieferantenauftrags-Nummer. Zur Suche nach einem einzelnen Lieferantenauftrag. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Auftragsdatum von ... Auftragsdatum bis | Wenn Sie nur nach Lieferantenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Lieferantenaufträge, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferantenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferung anlegen | Nur bei Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden. Es wird eine Lieferung für den Lieferantenauftrag angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant | Der beauftragte Lieferant. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt. |
| Auftragsdatum | Tag der Auftragserteilung. |
| Firma* | Ihre Firma als Auftraggeber. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen. |
| Kopftext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferantenauftrag". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch Platzhalter* verwenden. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt,
kann dieses Feld leer gelassen werden.
ACHTUNG: In der Eingabemaske wird zwar die Produktnummer von Collmex angezeigt, beim Ausdruck erscheint aber die Produktnummer des Lieferanten. Diese wird in der Lieferantenvereinbarung hinterlegt. Ist dort nichts eingegeben, erscheint im Druck auch keine Nummer. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Liefertermin | Tag, an dem die Anlieferung erfolgen soll. |
| Wert | Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Einkauf
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Lieferantenauftrag erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Gelöscht | Um den Lieferantenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferantenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Erledigt | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Lieferant nur einen Teil der beauftragten Menge geliefert hat und keine weitere Lieferung erfolgt. Der Lieferantenauftrag erscheint dann nicht mehr unter Wareneingang zum Lieferantenauftrag. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der der Lieferantenauftrag gedruckt werden soll. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Bestätigungs- und Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Lieferadresse
Wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Firmenadresse im Ausdruck.
Wenn Sie direkt an einen Kunden liefern lassen möchten, übernehmen Sie die Lieferadresse vom Kunden mit Lieferadresse übernehmen
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Position | Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen. |
| Typ | Art der Auftragsposition |
| Produkt | Produktnummer |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten: Diese Nummer ersetzt im Ausdruck die Collmex-Produktnummer |
| Liefertermin | Datum der gewünschten Anlieferung |
| Lieferzeit | Voraussichtliche Lieferzeit in Tagen |
| Menge | Anzahl und Mengeneinheit |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit |
| Einzelpreis | Preis pro x Stück |
| Umsatzsteuer | Die für die Position anfallende Umsatzsteuer |
| Preis | Der Gesamtpreis für die Position |
| Auftrag-Pos | Die verknüpfte Kundenauftragsposition bei Direktlieferung zum Kunden. Beim Anlegen von weiteren Lieferantenaufträgen oder von Rechnungen zum Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beim Lieferant bestellt ist. |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Lieferadresse |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Lieferantenauftrag an den Lieferanten zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Betreff. |
| Anlage | Das Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungenl → Mail-Texte. |
| Weitere Anlagen | Um der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Anhang. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenauftrag, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Lieferantenauftrag löschen, Lieferantenauftrag stornieren
↑ Inhalt
Fällige Lieferantenaufträge anlegen
Nutzen Sie diese Funktion um alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anzulegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die zur Beschaffung fälligen Produkte und Menge werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Positionen nicht anlegen, entfernen Sie den Haken am Beginn der Zeile.
Damit fällige Produkte gefunden werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
|
| Lieferantenauftrag anlegen | Sind die Bedingungen für ein Produkt alle erfüllt, dann:
Ist für ein Produkt das Kennzeichen 'Direktlieferung' gesetzt, wird für jeden Kundenauftrag ein eigener Lieferantenauftrag angelegt. Diese Lieferantenaufträge werden mit den Kundenaufträgen verknüpft und erhalten als abweichende Lieferadresse die Lieferadresse des jeweiligen Kundenauftrags. Der Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge werden in diesem Fall nicht berücksichtigt, d.h. es wird immer die Menge aus dem Kundenauftrag in den Lieferantenauftrag übernommen. Mehr Informationen unter Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Beschränken Sie die Funktion auf ein einzelnes Produkt. |
| Lieferant | Beschränken Sie den Lauf auf einen einzelnen Lieferant. |
| Produktgruppe | Es werden nur Lieferantenaufträge für Produkte der angegebenen Produktgruppe angelegt. |
| Kundenauftrag | Es werden nur Lieferantenaufträge für Produkte angelegt, die im angegebenen Kundenauftrag enthalten sind. |
| Produktionsauftrag | Es werden nur Lieferantenaufträge für Produkte angelegt, die im angegebenen Produktionsauftrag als Komponente enthalten sind. |
| Vorbestellen für ... Tage | Vorbestellungszeitraum. Normalerweise werden nur Bedarfe berücksichtigt, die innerhalb der Lieferzeit des jeweiligen Lieferanten liegen. Wenn Sie für weiter in der Zukunft liegende Bedarfe vorab Lieferantenaufträge anlegen möchten, geben Sie hier den gewünschten Zeitraum in Tagen ein. |
Nach dem Anlegen können Sie die angelegten Lieferantenaufträge über die Sammelausgabe in einem Schritt ausgeben.
| Siehe auch: | Lieferantenauftrag allgemein, Lieferantenvereinbarung, Sammelausgabe |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Sammelausgabe Lieferantenaufträge
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Lieferantenaufträge auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben.
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Es werden die den Suchkriterien entsprechenden Lieferantenaufträge angezeigt. |
| Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben | Die Aufträge werden ausgegeben. |
| Medium auf 'Druck' setzen | Bei allen markierten Aufträgen wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Lieferantenaufträge drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist. |
| Feld | Bedeutung |
| Ausgabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferantenaufträge ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| Lieferant | Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferantenaufträge eines Lieferanten ausgeben möchten. |
| Auftragsdatum von ... bis | Die Eingabe des Auftragsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
| X | Soll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld. |
| Medium | Medium, über das der Auftrag ausgegeben wird. |
Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein
↑ Inhalt
Lieferantenauftrag auswerten
Auf Basis der Lieferantenaufträge wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Lieferant oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsätze werden angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Umsatzliste | Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
|
| Lieferant | Geben Sie den Namen oder die Nummer des Lieferanten ein, wenn Sie nach den Umsätzen bei einem bestimmten Lieferanten suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen. |
| Produktgruppe | Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln. |
| Adressgruppe | Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden). |
| Auftragsdatum von ... bis | Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum |
| Nur offene | Es werden nur Umsätze für Positionen angezeigt, für die der Wareneingang noch nicht vollständig gebucht wurde. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Wareneingang zum Lieferantenauftrag
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Lieferung zu einem Lieferantenauftrag erhalten haben. Der Wareneingang erhöht den Bestand und der Zugang wird in einer Bestandsänderung festgehalten.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht komplett Wareneingang gebuchten Lieferantenaufträge werden angezeigt. |
| Wareneingang buchen | Der Bestandszugang mit Bezug zum Lieferantenauftrag wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Zugangsmenge reduziert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferantenauftrag | Wenn Sie den Warenausgang nur zu einem bestimmten Lieferantenauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Lieferant | Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, von dem Ware angekommen ist. |
| Produkt | Wenn Sie den Wareneingang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
| Produktgruppe | Wenn Sie den Wareneingang nur für Produkte einer bestimmten Produktgruppe buchen möchten, wählen Sie hier die Produktgruppe aus. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Hinweis: Für mit Kundenaufträgen verknüpfte Lieferantenaufträge wird kein Wareneingang gebucht, da die Ware per Direktlieferung direkt zum Kunden geliefert wird.
Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein
↑ Inhalt
Gutschrift an Lieferant
Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).
Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.
Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).
In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen der Gutschrift automatisch in das Dokument übernommen werden.
Üblicherweise werden die Gutschriften in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Gutschrift anlegen, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gutschrift an Lieferant anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Gutschrift an einen Lieferanten an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschrift anlegen | Die Gutschrift wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Gutschrift bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Gutschrift weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant | Lieferant, für den die Gutschrift angelegt werden soll. |
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gutschrift an Lieferant suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen der Gutschrift vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Gutschrifts-Nummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschrift | Gutschrifts-Nummer. Zur Suche nach einer einzelnen Gutschrift. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Gutschriftsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Noch nicht gebucht* | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur solche Gutschriften suchen möchten, die noch nicht gebucht wurden. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Gutschriften, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant | Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt. |
| Gutschriftsdatum | Datum der Gutschrift |
| Firma* | Ihre Firma als Aussteller. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen. |
| Gutschriftstext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Gutschrift". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch Platzhalter* verwenden. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Übersicht
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mehr Zeichen benötigen, fügen Sie eine neue Position mit dem Typ Text und setzen dort ihre Beschreibung fort. |
| Menge | Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Preis | Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Positions-Details |
↑ Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Einkauf
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Liefer/Leistungsdatum | Das Datum, an dem die Lieferung erfolgt ist bzw. die Leistung erbracht wurde. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Gutschrift erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden. |
| Gelöscht | Um die Gutschrift zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Gutschrift wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Gutschrift gedruckt werden soll. |
| Letzte Ausgabe am | Zeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden. |
| Letzte Ausgabe als | Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden. |
| Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Positions-Details |
↑ Inhalt
Gutschrift bearbeiten: Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Position | Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen. |
| Typ | Art der Auftragsposition |
| Produkt | Produktnummer |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten. Wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. |
| Menge | Anzahl und Mengeneinheit |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit |
| Einzelpreis | Preis pro x Stück |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, |
↑ Inhalt
Gutschrift an Lieferant senden
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Gutschrift an den Lieferanten zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt. |
| Gutschrift buchen | Wenn markiert, wird die Gutschrift mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Gutschrift noch nicht gebucht ist. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus erwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur |
↑ Inhalt
Sammelausgabe Gutschriften an Lieferant
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Gutschriften auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Gutschriften ausgeben.
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Es werden die den Suchkriterien entsprechenden Gutschriften angezeigt. |
| Ausgewählte Gutschriften ausgeben | Die Gutschriften werden ausgegeben. |
| Medium auf 'Druck' setzen | Bei allen markierten Gutschriften wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Gutschriften drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist. |
| Feld | Bedeutung |
| Ausgabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur Gutschriften ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| Lieferant | Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Gutschriften eines Lieferanten ausgeben möchten. |
| Gutschriftsdatum von ... bis | Die Eingabe des Gutschriftsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
| X | Soll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld. |
| Medium | Medium, über das der Auftrag ausgegeben wird. |
Siehe auch: Gutschriften allgemein
↑ Inhalt
Gutschrift als gelöscht kennzeichnen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.
- Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
- Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.
Gutschrift löschen, Gutschrift stornieren
↑ Inhalt
Lieferanten
Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.
In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung* beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferant anlegen, Lieferant bearbeiten, Lieferantenvereinbarung |
Verwandter Begriff: Kreditor = Lieferant
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferant anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant anlegen | Der Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant Nr | Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.
Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse. |
| Firma* | Die Firma, für die der Lieferant angelegt werden soll.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Lieferant einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzen Sie die vorgeschlagene neue Lieferantennummer durch die schon bestehende. Der existierende Lieferant wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Vorlage Lieferant Nr | Für den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen. |
| Adresse in Lieferant wandeln | Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Lieferanten wandeln (z.B. wenn ein Anbieter zum Lieferant wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Lieferanten übernommen und die alte Adresse gelöscht. |
Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferant suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant Nr | Lieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer. |
| Auch inaktive | Markieren Sie diese Option, um auch inaktive Lieferanten anzuzeigen. |
| Text | Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer. |
| PLZ/Land | Findet Lieferanten im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.
Beispiele:
|
| Fällig zur Wiedervorlage* | Findet nur Lieferanten, bei denen das Datum unter Lieferant → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist. |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferant bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser
Reihenfolge:
Firma Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür das Feld Abteilung. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
| Bankverbindung | Die internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt). |
| Mandatsreferenz | Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Lieferanten wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Lieferantennummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Lieferanten in die Lastschrift übernommen. |
| Datum Unterschrift | Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Lieferanten wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Lieferanten in die Lastschrift übernommen. |
| Steuer | Die Felder USt-IdNr. und Steuernummer sind für die korrekte Erstellung von Gutschriften an Lieferanten erforderlich. |
| Gruppen* | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
| Inaktiv | Wenn Sie einen Lieferanten nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Belegen verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Einkauf, Kontakte, Buchhaltung
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferant bearbeiten: Einkauf
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Direktlieferung mit eigenem Lieferschein | Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden gleichzeitig mit dem Anlegen des Lieferantenauftrags eine Lieferung angelegt. |
| KundeNr bei Lief. | Die Kundennummer, unter der Ihre Firma beim Lieferanten geführt wird. |
| Währung | Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Ausgabemedium | Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist. |
| Ausgabesprache | Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Kontakte, Buchhaltung
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferant bearbeiten: Kontakte
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Lieferant gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Lieferanten nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Lieferant suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Lieferanten anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Buchhaltung
↑ Inhalt
Lieferant bearbeiten: Buchhaltung
Die unter dem Reiter Buchhaltung hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.
ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.
Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Aufwandskonto | Geben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein. |
| Vorsteuer | Wählen Sie den Steuersatz aus. |
| Buchungstext | Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen. |
| Kostenstelle* | Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Kontakte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Lieferantenvereinbarung
In der Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die zur Beschaffung eines Produkts bei einem bestimmten Lieferanten erforderlichen Daten. Diese sind neben dem Einkaufspreis, z.B. die Produktnummer beim Lieferanten sowie die Lieferzeit.
Für das Anlegen von Lieferantenaufträgen und Gutschriften an Lieferanten bilden die Lieferantenvereinbarungen eine wichtige Grundlage. Viele Daten werden dabei von der Lieferantenvereinbarung in das Dokument übernommen und müssen nicht mehr im Dokument jedes Mal neu eingegeben werden.
Über den frei konfigurierbaren Import von Lieferanten-Preislisten spielen Sie den Produktkatalog Ihres Lieferanten direkt ein. Die Lieferantenvereinbarungen werden dabei automatisch erzeugt, was bei vielen fremd beschafften Produkten den Pflegeaufwand erheblich reduziert.
↑ Inhalt
Lieferantenvereinbarung anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Lieferantenvereinbarung an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenvereinbarung anlegen | Die Lieferantenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferantenvereinbarung weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant Nr | Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung, Lieferantenvereinbarung bearbeiten
↑ Inhalt
Lieferantenvereinbarung suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Lieferantenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant Nr | Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll. |
| ProdNr d.Lieferanten | Sucht nach der Produktnummer des Lieferanten. |
| Text | Zeigt nur Lieferantenvereinbarung für Produkte für an, die den eingegebenen Text enthalten. |
| ProdNr d.Lieferanten anzeigen | Zeigt die Produktnummer des Lieferanten sowie die Bezeichnung des Produkts beim Lieferanten in der Ergebnisliste an. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung
↑ Inhalt
Lieferantenvereinbarung bearbeiten
Bearbeiten Sie die Lieferantenvereinbarung. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Steuer | Umsatzsteuer-Satz für das Produkt im Einkauf. |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten: Wird im Lieferantenauftrag gedruckt. In der Eingabemaske wird aber die eigene Produktnummer angezeigt. |
| Priorität | Wenn mehr als eine Lieferantenvereinbarung für ein Produkt existiert, bestimmt die Priorität die Rangfolge der Lieferantenvereinbarungen. |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit: Verkauft Ihr Lieferant die Produkte nicht einzeln, sondern in bestimmten Verpackungseinheiten, geben Sie hier die Menge ein, die in einer Verpackung enthalten ist. Beim Anlegen des Lieferantenauftrages rundet das Programm dann entsprechend auf. Ist die Verpackungseinheit ein Vielfaches von 1.000, und ist die Mengeneinheit gr, kg, mm oder m, ändert das Programm die Mengeneinheit entsprechend ab.
Beispiel 1: Ihr Lieferant verkauft Wein im Karton zu 6 Stück. Sie legen einen Lieferantenauftrag über 2 Stück an. Das Programm rundet das Programm automatisch auf 6 Stück auf. Beispiel 2: Ihr Lieferant verkauft Sand nur kiloweise. Da Sie den Sand grammweise im Lager führen, ist Ihre Mengeneinheit gr mit einer Verpackungseinheit von 1.000 gr. Sie legen einen Lieferantenauftrag an. Das Programm ändert die Mengeneinheit automatisch auf kg. |
| Bezeichnung | Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie im Lieferantenauftrag einen von der Produktbezeichnung abweichenden Bestelltext benötigen. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das Programm den im Produkt hinterlegten Text. |
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
| Nettopreis | Preis ohne Umsatzsteuer pro Einheit. Der Preis ist in der Währung, die beim Lieferanten unter dem Reiter Einkauf festgelegt ist. |
| Menge | Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen. |
| Lieferzeit | Lieferzeit in Tagen. Wird nur in Collmex pro verwendet für das Anlegen von fälligen Lieferantenaufträgen (Lieferantenauftrag → Fällige anlegen). |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung
↑ Inhalt
Lieferantenvereinbarungen löschen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Lieferantenvereinbarungen werden angezeigt. Klicken Sie dann auf Löschen, um die Lieferantenvereinbarungen zu löschen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant Nr | Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gelöscht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gelöscht werden soll. |
| ProdNr d.Lieferanten | Sucht nach der Produktnummer des Lieferanten. |
| Produkte mit löschen bzw. inaktiv setzen | Dieses Kennzeichen wird angezeigt, nachdem Sie auf Suchen geklickt haben. Wenn gesetzt, werden auch die Produkte gelöscht sofern sie nicht schon verwendet wurden. Schon verwendete Produkte werden stattdessen als 'Inaktiv' markiert. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung
↑ Inhalt
Bestand
Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:
- Auskunft über den aktuellen Lagerbestand zu geben
- Zugänge und Entnahmen sowie Umbuchungen zu protokollieren
- Eine Inventur zu ermöglichen
Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.
Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.
Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.
| Siehe auch: | Warenwirtschaft, Bestand anzeigen, Wareneingang zum Lieferantenauftrag, Warenausgang zur Lieferung, Bestand buchen allgemein, Bestandsänderung, Inventurliste bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Bestand anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die gefundenen Bestände werden in der Ergebnis-Liste angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standort | Firma |
| Produkt | Produktnummer. Es wird nur der Bestand dieses Produkts angezeigt. |
| Text | Zeigt nur Bestand für Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe | Produktgruppe. Es wird nur der Bestand dieser Produktgruppe angezeigt. |
| Typ | Wählen Sie hier den Bestandstyp, der angezeigt werden soll. |
| Stichtag | Es wird der errechnete Bestand zum Stichtag angezeigt.
Der Stichtagsbestand wird wie folgt berechnet: Ausgehend vom aktuellen Bestand werden in zeitlich absteigender Reihenfolge bis zum Stichtag alle Entnahmen zum Bestand dazugezählt, Zugänge abgezogen und Bestandsaufnahmen als neuen Bestand übernommen. Bestandswert: Sofern die Kostenermittlung für ein Produkt automatisch erfolgt, ermittelt das Programm den Bestandswert zum Stichtag über die Lieferanten-Vereinbarungen. Voraussetzung für einen korrekten Bestandswert ist deshalb die Verfügbarkeit von historischen Einkaufspreisen in den Lieferanten-Vereinbarungen. Bei manueller Kostenermittlung wird der Wert auf Grundlage der aktuellen Kosten ermittelt. |
| Nullbestand anzeigen | Wenn markiert, werden auch Produkte ohne Bestand angezeigt. |
| Gewicht anzeigen* | Das Gewicht des Bestands ergibt sich aus dem Gewicht des Produkts multipliziert mit der Bestandsmenge. |
| Wert anzeigen | Der Wert des Bestands ergibt sich aus den Produktkosten multipliziert mit der Bestandsmenge. |
Ergebnis
| Ausgabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Produkt-Bezeichnung |
| Typ | Frei: Der Bestand ist verfügbar Gesperrt: Der Bestand ist nicht verfügbar (z.B. beschädigt oder unverkäuflich). |
| Menge | Menge |
| ME | Mengeneinheit |
| Wert | Wert = Menge x Kosten (Feld Produkt → Warenwirtschaft → Kosten).
Die Kosten entsprechen den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Bei der automatischen Kostenermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt. Der Wert entspricht damit den aktuellen Wiederbeschaffungskosten. Eine Bewertung nach gleitendem Durchschnittspreis ist nicht vorgesehen. |
Siehe auch: Einführung Bestand
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Bestandsänderung anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf anzeigen. Um sich die Aufträge zu einer Bestandsänderung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Auftragsnummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Nummer der Bestandsänderung: Jedes Mal, wenn Sie eine Bestandsveränderung buchen, vergibt das Programm eine fortlaufende Nummer. |
| Pos | Position der Bestandsänderung. In einer Bestandsänderung können mehr als eine Bestandsbewegung enthalten sein. |
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Menge | Bei einer Entnahme ist die Menge negativ, bei einem Zugang positiv. |
| Bezug / Art | Art der Bestandsänderung oder das Dokument, auf das sich die Bestandsänderung bezieht. |
| Kunde / Lieferant | Sofern die Bestandsänderung einen Bezug zu einem Lieferanten oder Kunden hat, wird dieser hier angezeigt. |
| Typ | Bestandstyp: Freier oder gesperrter Bestand. |
| Charge | Die Charge |
| Gebucht am | Datum und Uhrzeit, an dem die Bestandsänderung gebucht wurde. |
| von | Benutzer, der die Bestandsänderung gebucht hat. |
Siehe auch: Einführung Bestand
↑ Inhalt
Bestand buchen allgemein
Hier werden manuell Buchungen zum Bestand durchgeführt, die unabhängig von Lieferungen, Lieferantenaufträgen oder Inventur sind.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ändern | Nach Eingabe von Produkt und Menge erscheint eine weitere leere Zeile, die bei Bedarf ausgefüllt werden kann. |
| Buchen | Die eingegebenen Warenbewegungen werden gebucht und unter einer Bestandsänderung protokolliert. |
| Feld | Bedeutung |
| Bewegungsart | Grund für die Bestandsänderung
|
| Produkt | Produktnummer |
| Menge | Menge |
| Von-Typ/Nach-Typ |
|
| Internes Memo | Für Notizen |
Siehe auch: Einführung Bestand, Bestandsänderung
Verwandte Begriffe: Bestand ändern, Bestand eingeben, Bestand erfassen, Bestand löschen, Bestand übernehmen
↑ Inhalt
Inventurliste anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Inventurliste an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Inventurliste anlegen | Die Inventurliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Inventurliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Inventurliste weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Standort | Der Firmenstandort, für den die Inventurliste angelegt werden soll. |
| Produktgruppe | Wenn Sie nur eine bestimmte Produktgruppe inventarisieren möchten, geben Sie diese hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte dieser Produktgruppe aufgenommen. |
| Lieferant* | Wenn Sie nur für Produkte eines bestimmten Lieferanten inventarisieren möchten, geben Sie diesen hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte aufgenommen, für die es eine aktive Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferanten gibt. |
| Keine Null-Bestände* | Wenn markiert, werden in die Inventurliste nur Produkte aufgenommen, für die ein Bestand vorhanden ist. |
| Mindestbestand unterschritten* | Wenn markiert, werden in die Inventurliste nur Produkte aufgenommen, für die der Mindestbestand unterschritten ist. |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Inventurliste suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Inventurliste wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Nummer der Inventurliste klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Findet Inventurlisten, in denen das angegebene Produkt enthalten ist. |
| Bezeichnung | Zur Suche nach der Inventurlisten-Bezeichnung |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten
↑ Inhalt
Inventurliste bearbeiten
Nach dem Anlegen enthält die Inventurliste alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand. Wenn erforderlich, drucken Sie die Liste über die Druck-Funktion Ihres Browsers aus. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in der Inventurliste und passen Sie ihn gegebenenfalls an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Speichern | Speichert den neuen Bestand vorläufig in der Inventurliste. |
| Neuen Bestand übernehmen | Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie mit der Inventur fertig sind. Der neue Bestand wird dann als Bestandsaufnahme gebucht. Erst danach ist der Bestand im Programm geändert. |
| Feld | Bedeutung |
| Bezeichnung | Eine sprechende Bezeichnung für die Inventurliste. |
| Sortierung | Legt fest, ob die Sortierung der Liste nach Produkt oder Produktbezeichnung erfolgt. |
| Wert anzeigen / Wert Datum | Markieren Sie diese Option, wenn der Bestandswert angezeigt werden soll. Der Bestandswert wird ermittelt aus den Produktkosten zum angegebenen Wert-Datum multipliziert mit der neuen Bestandsmenge. |
| Abgeschlossen | Markieren Sie diese Option, wenn die Inventur abgeschlossen ist. Die Eingabefelder werden dann ausgeblendet um versehentliches Überschreiben der Bestände zu verhindern. |
| Einzelgewicht anzeigen | Markieren Sie diese Option, wenn das Gewicht eines einzelnen Produkts angezeigt werden soll. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie die Bestandsmenge mittels Wiegen ermitteln. |
| Bestand neu | Geben Sie hier den physischen Bestand nach der Inventarisierung ein. |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste anlegen
↑ Inhalt
Produktionsaufträge*
Produktionsaufträge werden verwendet, um die Herstellung von Produkten zu verwalten.
Ein Produktionsauftrag enthält neben dem Produkt das hergestellt werden soll, auch Angaben über Menge und Termine sowie eine Liste der benötigten Komponenten-Produkte.
In der Verfügbarkeitsliste des Endprodukts erscheint der Produktionsauftrag als positive Menge. Die Komponenten dagegen werden in der Verfügbarkeitsliste des jeweiligen Komponenten-Produkts als negative Menge aufgelistet. Dies ermöglicht die einfache und effiziente Beschaffungs-Planung der Komponenten über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen.
Der typische Lebenszyklus eines Produktionsauftrags sieht wie folgt aus:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Der Produktionsauftrag wurde neu angelegt. Das Anlegen von Produktionsaufträgen muss manuell erfolgen über die Funktion Produktionsauftrag anlegen. |
| Freigegeben | Wenn der Produktionsauftrag der Fertigung übergeben wurde, setzen Sie zur Dokumentation der Freigabe das Kennzeichen 'Freigegeben'. Vor der Freigabe wird üblicherweise geprüft, ob die Komponenten in ausreichender Menge verfügbar sind. Klicken Sie dazu im Produktionsauftrag auf die jeweilige Komponente, um zur Verfügbarkeitsliste für die Komponenten zu gelangen. |
| Teilrückgemeldet | Als nächstes werden die Warenbewegungen, d.h. Bestands-Entnahmen für die Komponenten sowie die Zugänge für das produzierte Produkt erfasst. Wenn ein Teil der Produktionsmenge als Zugang erfasst ist, bekommt der Produktionsauftrag automatisch den Status 'Teilrückgemeldet'. |
| Abgeschlossen | Sobald die Produktionsmenge komplett als Zugang erfasst ist, gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen. Wurde nicht die geplante Menge produziert (z.B. bei ungeplantem Ausschuss), setzen Sie das Kennzeichen 'Abgeschlossen'. Auch dann gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen und es können keine Warenbewegungen mehr erfasst werden. |
| Siehe auch: | Produktionsauftrag anlegen, Produktionsauftrag bearbeiten, Warenbewegung zum Produktionsauftrag, Stücklisten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Produktionsauftrag anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Produktionsauftrag an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produktionsauftrag anlegen | Der Produktionsauftrag wird angelegt. Damit ein Produktionsauftrag angelegt werden kann, muss eine zum Start-Termin gültige Stücklistenversion existieren. Sie gelangen direkt zu Produktionsauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Produktionsauftrag weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Produkt, das produziert werden soll. |
| Menge | Die zu produzierende Menge. Die Menge kann auch später noch geändert werden. |
| Start | Der Start-Termin des Auftrags. Über den Start-Termin wird die zu diesem Zeitpunkt gültige Stücklisten-Version ermittelt. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge, Stücklisten
↑ Inhalt
Produktionsauftrag suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Produktionsauftrag wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produktionsauftrag | Nummer des gesuchten Produktionsauftrags. |
| Produkt | Produktnummer des produzierten Produkts. |
| Text | Zur Volltextsuche im Beschreibungstext des Auftrags. |
| Komponente | Findet nur Aufträge, welche die eingegebene Komponente enthalten. |
| Datum | Findet Produktionsaufträge, bei denen das eingegebene Datum im Produktionszeitraum, d.h. zwischen Start- und Ende-Datum liegt. |
| Nur offene | Findet nur Produktionsaufträge, die nicht abgeschlossen sind. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge
↑ Inhalt
Produktionsauftrag bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produktionsdauer | Die Produktionsdauer in Tagen. Beim Ändern der Produktionsdauer wird das Ende-Datum neu errechnet. Dabei wird die Produktionsdauer zum Start-Datum addiert, wobei Samstage und Sonntage als Nichtarbeitstage berücksichtigt werden. |
| Start | Das Startdatum des Produktionsauftrags. Beim Ändern des Startdatums wird es in die Komponenten übernommen, sofern das Bedarfsdatum der Komponente mit dem ursprünglichen Startdatum identisch ist. |
| Ende | Der Endtermin des Produktionsauftrags. Solange der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist, erscheint der Auftrag in der Verfügbarkeits-Liste des zu produzierenden Produkts zu diesem Termin mit positiver Menge. |
| Menge | Die Produktionsmenge. Beim Ändern der Menge werden die Mengen der Komponenten proportional angepasst. |
| Freigegeben | Dient zur Kennzeichnung, dass der Produktionsauftrag für die Fertigung frei gegeben ist. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend. Sonst hat das Feld keine Auswirkungen. |
| Abgeschlossen | Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls die Menge nicht komplett produziert werden konnte und keine weiteren Warenbewegungen mehr geplant sind. Für den Produktionsauftrag kann dann keine Warenbewegung mehr gebucht werden. |
| Text | Freitext zur Beschreibung des Produktionsvorgangs oder für Hinweise für die Fertigung. |
| Komponenten | |
| Produkt | Produktnummer der Komponente |
| Menge | Menge des enthaltenen Produkts bezogen auf eine Mengeneinheit des zu produzierenden Produkts |
| Bedarfstermin | Datum, an dem die Komponente für die Fertigung benötigt wird. Der Auftrag erscheint in der Verfügbarkeits-Liste des Komponenten-Produkts zu diesem Termin mit negativer Menge. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge
↑ Inhalt
Warenbewegung zum Produktionsauftrag
Nutzen Sie diese Funktion um die Entnahme der Komponenten sowie den Zugang für das Endprodukt zu buchen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht abgeschlossenen Produktionsaufträge werden angezeigt. |
| Warenbewegung buchen | Der Zugang und die Entnahmen mit Bezug zum Produktionsauftrag werden gebucht. Vor dem Buchen können bei Bedarf die Zugangsmenge und die Entnahmemengen angepasst werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Produktionsauftrag | Wenn Sie die Warenbewegung nur zu einem bestimmten Produktionsauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Produkt | Wenn Sie die Warenbewegung nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge
↑ Inhalt
Chargen*
Eine Charge ist eine Teilmenge eines bestimmten Produkts, die einheitlich beschafft oder produziert wurde.
In verschiedenen Branchen ist es erforderlich, durchgängig mit Chargen zu arbeiten. Hierfür kann es u. a. folgende Gründe geben:
- Gesetzliche Anforderungen (z.B. in der Lebensmittel- oder Medizintechnik-Branche)
- Mängelverfolgung, Rückrufaktionen, Regresspflicht
- Notwendigkeit einer differenzierten Bestandsverwaltung
Die Chargenverwaltung wird im Produkt mit Setzen der Chargenpflicht im Reiter 'Warenwirtschaft' aktiviert. Für chargenpflichtige Produkte erfordert jede Warenbewegung die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.
In den Bestandsänderungen kann mit der Chargennummer gesucht werden, so dass jederzeit ermittelt werden kann, welche Lieferungen und Produktionsaufträge aus der Charge bedient bzw. welche Lieferantenaufträge oder Produktionsaufträge die Charge befüllt haben.
| Siehe auch: | Charge anlegen, Charge bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Charge anlegen
Über diese Funktion legen Sie einen Charge an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Charge anlegen | Der Charge wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Charge bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Charge weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Produkt, für welches die Charge angelegt werden soll. |
| Anzahl | Anzahl der Chargen, die gleichzeitig angelegt werden sollen. |
Siehe auch: Einführung Chargen
↑ Inhalt
Charge suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Charge wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Charge | Nummer der gesuchten Charge. |
| Produkt | Produktnummer der Charge. |
| Text | Zur Volltextsuche im Bezeichnung der Charge. |
| Sortieren nach | Sortieren nach Chargennummer oder Bezeichnung der Charge. |
| Mit Bestand | Wenn aktiviert, werden nur Chargen angezeigt, für die es einen Bestand gibt. |
Siehe auch: Einführung Chargen
↑ Inhalt
Charge bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Freitext. Geben Sie Eigenschaften der Charge ein, wie z.B.
|
Siehe auch: Einführung Chargen
↑ Inhalt
Buchhaltung
Einführung
Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf:
Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einer Buchung beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. Anhand der Kontoauszüge können die Buchungen halbautomatisch durchgeführt werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt.
Die Salden der Bestandskonten werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Die Konten der Erlös- und Aufwandskonten starten im neuen Jahr automatisch mit dem Saldo 0,00. Abschlussbuchungen wie in vielen anderen Programmen sind deshalb nicht erforderlich (siehe auch Bilanz und Einnahme-Überschuss-Rechnung).
Zur Buchhaltung gehören:
Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:
- Wählen Sie unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
- Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, wählen Sie den Grund für die Steuerbefreiung aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.
- Wählen Sie die Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung) aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.
Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen.
Zur Ist-Besteuerung: Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht.
Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto
Umsatzsteuer nicht fällig.
| Siehe auch: | Buchen, Eröffnungsbuchungen, Offene Posten, Mahnungen, Online-Banking, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten, Firma, Geschäftsjahr * |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Buchen
Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Wenn Sie auf Ändern oder Buchen klicken, prüft das Programm die Richtigkeit und gibt bei Bedarf Fehlermeldungen aus.
Stornieren: Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie in die Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen), geben Sie die Buchungsnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Buchungsnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Buchungsnummer klicken. Sie gelangen in die Buchungsanzeige für die Buchung (Buchung anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Vorlagengruppe | Wählen Sie eine Vorlagengruppe (Einnahmen, Ausgaben, Kunden, usw.) aus und klicken Sie dann auf die gewünschte Buchungsvorlage (z.B. Kunden → Kundenrechnung). |
| Ändern | Ergänzt die Buchung um fehlende Beträge und prüft die Eingaben. Alternativ drücken Sie die Enter-Taste. |
| Buchen | Die Buchung wird ausgeführt. Die Buchung kann danach nicht mehr geändert, sondern nur noch storniert werden. Alternativ drücken Sie je nach Browser ALT+B oder ALT+Shift+B. |
| Neue Position | Fügt eine weitere Position in die Buchungsmaske ein, so dass Sie die Buchung splitten können. Eine Buchung kann beliebig viele Positionen enthalten. |
| Als Vorlage speichern | Speichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Die neue Buchungsvorlage erscheint direkt rechts in der aktuellen Vorlagengruppe. Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Buchungen → Buchungsvorlagen. |
| Soll ↔ Haben | Tauscht in allen Positionen Soll und Haben aus. |
| Später buchen** | Ändert den Status des Bankumsatzes auf Später buchen. Der Umsatz wird dann erst wieder zur Buchung vorgeschlagen, wenn Sie die Option Später buchen im Feld Bankumsatz-Status gewählt haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Firma | Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt. |
| Belegdatum | Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Rechnungsdatum). Aus dem Belegdatum ergibt sich das Geschäftsjahr sowie der Monat bzw. das Quartal für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können beim Datum jeweils einen Tag weiter springen, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination ALT+Plus bzw. ALT+Shift+Plus verwenden. |
| Buchungstext | Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen. |
| Rechnungsnummer** | Bei Kundenrechnungen geben Sie die eigene Rechnungsnummer ein. Bei Lieferantenrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten. Die Nummern werden verwendet für Zahlungen, Mahnungen sowie für den Datev-Export. |
| Zahlungsbedingung** | Beim Auswählen des Kunden bzw. Lieferanten wird die Zahlungsbedingung automatisch vom Kunden bzw. vom Lieferanten übernommen. Sie kann geändert werden, wenn das Feld Rechnungsnummer gefüllt ist. Andernfalls bleibt die Änderung unberücksichtigt.
Die Zahlungsbedingung wird für Zahlungen und Mahnungen verwendet. |
| Soll/Haben | Die Auswahl von Soll oder Haben entscheidet darüber, wie auf das Konto gebucht wird. |
| Konto | Die Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll. |
| Betrag | Bei der Verwendung von Buchungsvorlagen geben Sie in der Regel den Bruttobetrag ein. Klicken Sie auf ändern, werden die übrigen Beträge automatisch ergänzt. Bei manchen Vorlagen (z.B. Gehaltszahlung) ist keine automatische Berechnung möglich. Dann müssen alle Beträge eingegeben werden. |
| Kunde/Lieferant** | Geben Sie die Nummer des Kunden oder Lieferanten an. Auch wenn keine Kunden- und/oder Lieferantenverwaltung erfolgt, muss mindestens ein Kunde bzw. Lieferant angelegt werden. |
| Anlage** | Geben Sie die Nummer der Anlage ein. |
| Kostenstelle* ** | Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein, wenn Sie eine Einnahme oder Ausgabe einer Kostenstelle zuordnen möchten. |
| Zuordnung** | Das Feld zeigt die offenen Posten zu einem Kunden bzw. Lieferanten. Es wird nur eingeblendet, wenn es diesem Kunden oder Lieferanten offene Posten gibt. Wie Sie offene Posten verwalten wird hier beschrieben.
Vorlagen Kunden/Lieferanten → Zahlung Rechnung und Zahlung mit Skonto: In diesen Vorlagen wird ein weiteres Feld eingeblendet, in das Sie die Rechnungsnummern direkt eingeben können. Sie können entweder eine einzelne Rechnungsnummer oder mehrere mit Leerzeichen getrennt eingeben oder aber per copy-and-paste einfügen. Die Nutzung dieses Feldes empfiehlt sich, wenn Ihr Kunde in einer Zahlung mehrere Rechnungen bezahlt oder wenn es sehr viele offene Posten gibt und die Zuordnung über das Auswahlfeld zu mühsam wäre. Haben Sie die Nummer/n eingegeben, drücken Sie auf die Enter-Taste oder auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es wird dann für jeden offenen Posten eine eigene Position eingefügt und die Rechnung zugeordnet. |
| Bankumsatz-Auswahl** | Wenn Sie Bankauszüge importiert haben und die Umsätze noch nicht gebucht wurden, wird Ihnen der nächste zu buchende Umsatz angezeigt. Über die Statusauswahl können Sie wählen ob und wenn ja welche Umsätze Sie buchen möchten. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Siehe Bankumsatz buchen |
Zur schnelleren Erfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:
| Taste | Funktion |
|---|---|
| Enter | Ändern |
| Funktionstaste(n) + 1, 2 ... | Der Cursor springt in die Position 1, 2 .. |
| Funktionstaste(n) + d | Datum |
| Funktionstaste(n) + + | Datum springt einen Tag weiter |
| Funktionstaste(n) + t | Textfeld |
| Funktionstaste(n) + b | Buchen |
| Funktionstaste(n) + n | Neue Position |
Die Funktionstaste(n) sind abhängig vom Browser:
| Browser | Funktionstaste(n) |
|---|---|
| Chrome unter Windows und Linux | [Alt] |
| Chrome unter Mac | [Control] [Alt] |
| Firefox unter Windows und Linux | [Alt] [Shift] |
| Firefox unter Mac | [Control] [Alt] |
| Edge | [Alt] |
| Safari | [Control] [Alt] |
Beispiel: Mit Firefox unter Windows springen Sie mit der Tastenkombinatin [Alt] [Shift] + d zum Datums-Feld.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten
* Nicht in allen Versionen
**Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen
↑ Inhalt
Fehlermeldungen: Buchunge buchen
Saldo ungleich Null: Die Summe der Haben-Beträge ist x größer als die Summe der Soll-Beträge: Die Summe der Haben- und der Soll-Positionen müssen immer identisch sein. Gleichen Sie die Beträge entsprechend an.
Buchung enthält kein Bankkonto: Sie versuchen einen importierten Bankumsatz zu buchen. Die ausgewählte Buchungsmaske enthält aber entweder kein Bankkonto oder ein Bankkonto, das nicht zu dem Bankumsatz gehört. Geben Sie das korrekte Buchhaltungs-Bankkonto ein.
Buchung enthält keine gültigen Positionen: Sie haben versucht eine Buchung ohne Beträge zu buchen. Geben Sie den bzw. die Beträge ein.
Soll/Haben bei Konto xxxx falsch: Wenn Sie Bankumsätze buchen, prüft das Programm, ob Soll/Haben bei dem Bankkonto korrekt gesetzt sind. Erfassen Sie die Buchung so, dass bei einer Belastung des Bankkontos Haben gesetzt ist und bei einer Gutschrift Soll. Siehe auch Einführung in die Buchhaltung.
Buchung x hat hat zugeordnete Buchungen. Buchung kann nicht storniert werden. Bitte zuerst die zugeordneten Buchungen stornieren.: Zu einem Buchung, mit dem andere Buchunge verknüpft sind, stornieren Sie immer zuerst die Buchung mit dem aktuellsten Beleg-Datum und dann in absteigender Folge die anderen Buchungen.
↑ Inhalt
Eröffnungsbuchungen
Wenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Buchungen → Buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen, sofern Sie nicht mitten im Jahr mit Collmex starten.
In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden.
Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Buchungen getätigt haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen.
Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum.
Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:
- Grundstücke, Bauten, Betriebs- und Geschäftsausstattung. Erfassen Sie vorher eine Anlage.
- Vorräte
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- Kasse
- Bankguthaben
Alles andere wird im Haben gebucht:
- Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögen und Schulden)
- Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Sonstige Verbindlichkeiten
Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).
Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto der zugeordneten Buchung im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden.
Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.
Beispiel: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr
1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.
| S/H | SKR03 | SKR04 | Name | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Soll | 1400 | 1200 | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 119,00 |
| Haben | 8400 | 4400 | Erlöse 19 % Ust. | 100,00 |
| Haben | 1776 | 3806 | Umsatzsteuer 19 % | 19,00 |
2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen
| S/H | SKR03 | SKR04 | Name | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Haben | 9000 | 9000 | Saldenvorträge | 1.190,00 |
| Soll | 8400 | 4400 | Erlöse 19 % Ust. | 1.000,00 |
| Soll | 1776 | 3806 | Umsatzsteuer 19 % | 190,00 |
Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen
Verwandte Begriffe: Anfangsbestand, eb, Eb-Wert, eb werte
↑ Inhalt
Jahresabschluss
Für den Jahresabschluss stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
- Einnahme-Überschuss-Rechnung
- Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung
- Auswertung zur Umsatzsteuer-Erklärung
- Anlagenverzeichnis
Alle erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Geschäftsjahr vor.
Folgendes ist zum Jahreswechsel zu beachten:
- In Collmex dürfen die Konten am Jahresende nicht abgeschlossen werden.
- Der Übertrag der Bestandskontensalden erfolgt automatisch.
- Umsatz- und Vorsteuerkonten werden auf die Konten 1791/3845 'Umsatzsteuer frühere Jahre' vorgetragen.
- Gewinn bzw. Verlust werden ebenfalls automatisch in der Bilanz vorgetragen.
- Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit Null-Werten.
- Nehmen Sie, sofern Sie Anlagen verwalten, nach dem Ende des Geschäftsjahres den Abschreibungslauf vor (Menüpunkt Anlagen) oder buchen Sie die Abschreibungen manuell.
- Buchen Sie, falls Sie Warenbestand verwalten, die Bestandsveränderungen (Vorlagen Mehrung Bestand & Minderung Bestand in der Vorlagengruppe Sonstiges).
↑ Inhalt
Buchung suchen (Buchungsjournal/Primanota)
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Buchung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Buchungsnummer klicken.
Achtung! Stornierte Buchungen sowie Stornobuchungen werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Exportieren | Es wird eine CSV-Datei mit den selektierten Buchungen ausgegeben. |
| Feld | Bedeutung |
| Buchung Nr | Buchungsnummer |
| Konto | Konto |
| Kunde | Kundennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Kunden anzuzeigen. |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Zeitraum, für den die Buchungen angezeigt werden sollen. |
| Text | Es wird nach Text im Feld Buchungstext gesucht. |
| Sortiert nach | Legt fest, ob die Liste nach Buchungsnummer oder Belegdatum sortiert werden soll. |
| Geschäftsjahr | Geschäftsjahr |
| Kontengruppe | Standardmäßig Keine. Es werden nur Buchungen der ausgewählten Kontengruppe angezeigt. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Lieferanten anzuzeigen. |
| Reise Nr | Reisenummer. Zum Suchen von Buchungenn zu einer bestimmten Reise. |
| Stornos | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit angezeigt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Betrag | Es werden nur die Buchungen, die den angegebenen Betrag enthalten, angezeigt. |
| Anlage | Anlagennummer. Sucht Buchungen zu einer Anlage. |
| Gebucht am | Zeigt alle Buchungen an, die in dem ausgewählten Zeitraum gebucht wurden. |
| Rechnung | Rechnungsnummer. Sucht alle Buchungen zu einer Rechnung. |
| Anzeigen | Sie können auswählen, ob in der Liste die kompletten Buchungen angezeigt werden sollen oder als Kurzinfo-Liste.
Für die Primanota wählen Sie die Option Komplette Buchung. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen, Buchung anzeigen, Buchung stornieren
↑ Inhalt
Buchung anzeigen
Hier werden alle Informationen zu einer Buchung angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt. |
| Belegdatum | Datum des Belegs. |
| Buchungstext | Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen. |
| Soll/Haben | Ob das Konto im Soll oder im Haben gebucht wurde. |
| Konto | Das Konto, auf das die Buchungsposition gebucht wurde. |
| Betrag | Der Betrag, der auf das Konto gebucht wurde. |
| Weitere Angaben | Sie sind abhängig von den Konten, auf die gebucht wird (z.B. Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Sie stellen eine Verbindung zwischen der Buchung und z.B. einem Kunden oder Lieferanten her. |
| Kunde/Lieferant/Anlage | Nummer des Kunden, des Lieferanten oder der Anlage |
- Um die Buchung zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren.
- Die Stornbuchung wird dann angezeigt.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren
↑ Inhalt
Buchung stornieren
Buchungen können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Stornieren | Erzeugt einen Storno-Buchung. Bei der Storno-Buchung sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich die ursprüngliche Buchung und die Storno-Buchung aus. |
| Feld | Bedeutung |
| Buchung Nr | Geben Sie Nummer der Buchung, Geschäftsjahr und Firma der Buchung ein, die Sie stornieren möchten. Die drei Felder identifizieren die Buchung eindeutig. |
| Geschäftsjahr | |
| Firma |
Siehe auch: Buchen, Buchungen suchen, Buchung anzeigen
Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern
↑ Inhalt
Offene Posten
Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferanten.
Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:
- Zuerst wird die Rechnung gebucht mit Belegdatum gleich dem Rechnungsdatum. Dabei wird ein offener Posten erzeugt.
- Im zweiten Schritt wird die Zahlung gebucht mit Belegdatum gleich dem Datum des Zahlungseingangs. Dabei wird der offene Posten ausgeglichen.
Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:
| Konto Skr 03/04 | Bezeichnung | Erforderliche Zusatzangabe | Zuordnung |
|---|---|---|---|
| 1400/1200 | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | Kunde | 1. Beim Erzeugen eines offenen Postens wird nichts zugeordnet. 2. Beim Ausgleich des offenen Postens wird der offene Posten zugeordnet. |
| 1600/3300 | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | Lieferant |
Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.
Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung.
Online-Banking:* Wenn Sie Ihre Überweisungen und Lastschriften über das integrierte Online-Banking erledigen, werden die offenen Posten bereits mit dem Buchen der Zahlung ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Geldtransit. Wurde der Umsatz auf Ihrem Bankkonto gebucht, buchen Sie den Betrag von dem Konto Geldtransit auf das Bank-Konto um.
Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste
Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden?
Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde.
Um das Problem zu beheben, stornieren Sie entweder den Zahlungsbuchung und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu (Bild 1). Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung).
Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht die Zahlungsbuchung sondern die Buchung zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie die Zahlungsbuchung zu.
Bild 1
Alternativ verrechnen Sie die offenen Posten direkt miteinander (Bild 2). Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn das Geschäftsjahr, aus dem die offenen Posten stammen, bereits abgeschlossen ist und dort nicht mehr gebucht werden soll.
Bild 2
Forderungsverluste
Ist nicht mehr damit zu rechnen, dass ein Kunde eine offene Rechnung begleicht, buchen Sie den offenen Posten als Forderungsverlust aus (Siehe Kontierungslexikon.
| Siehe auch: | Offene Posten: Sonderfälle, Buchen, Offene-Posten-Liste |
Verwandte Begriffe: Posten ausgleichen, Posten ausbuchen, Ausziffern, uneinbringbare Forderungen, uneinbringliche Forderungen, Forderungen ausbuchen
↑ Inhalt
Offene Posten verwalten: Sonderfälle
Gutschriften an Kunden
Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch.
Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.
Lieferanten-Gutschriften
Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten.
Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.
Abschlagsrechnungen*
Siehe Rechnungsarten
Siehe auch: Offene Posten buchen, Buchen, Offene-Posten-Liste
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Umgekehrte Steuerschuld
Die Umsatzsteuer wird für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Erklärung aus dem Aufwandskonto ermittelt.
Sie müssen deshalb ein Aufwandskonto verwenden, das mit dem Umsatzsteuer-Konto sowie den entsprechenden Feldern der Voranmeldung und der Umsatzsteuer-Erklärung verknüpft ist. Die entsprechenden Konten finden Sie in den Buchungssätzen hier.
Alternativ legen Sie sich ein eigenes Konto mit den entsprechenden Einstellungen an.
↑ Inhalt
Mahnung
Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.
Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.
Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.
Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Mahnungen anlegen
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Mahnungen anlegen und ausgeben* | Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u). |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten. |
| Fällig seit ... Tagen | Geben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist. |
| Mahnstufe | Wenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein. |
| Medium* | Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger. |
| Mahndatum | Datum der Mahnung |
| Frist | Zahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt. |
| Gebühr | Mahngebühr. |
| Rechnungsnummer | Rechnungsnummer |
Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Mahnungen anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten. |
| Datum von ... Datum bis | Geben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen. |
| Nur offene | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht komplett bezahlt sind. |
| Mahnstufe | Geben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten. |
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten
↑ Inhalt
Mahnung senden*
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen→ Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma. |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte. |
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Buchungsvorlagen
Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Buchungstext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.
Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeine Buchung. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.
In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchungsvorlagen anzeigen,
Vorlagegruppen, Buchen
Verwandter Begriff: Buchungsvorlage anlegen |
↑ Inhalt
Buchungsvorlagen
Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gruppe | Wählen Sie zunächst die Gruppe aus, zu der Sie die Vorlagen anzeigen möchten. |
| Ausgeblendet | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, damit die Vorlage nicht mehr angezeigt wird. |
Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlage bearbeiten, Vorlagegruppen, Buchen |
↑ Inhalt
Buchungsvorlage bearbeiten
Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgeblendet | Ist das Feld aktiviert, wird die Buchungsvorlage in der Vorlagengruppe nicht mehr angezeigt. |
| Bank-Konto fest | Enthält die Buchungsvorlage in der ersten Position das Standard-Bankkonto 1200/1800, wird das Standard-Bankkonto ersetzt durch das zuletzt verwendete Finanzkonto. Mit setzen dieser Option bleibt das Standard-Bankkonto erhalten. |
| Gruppe | Das ist die Vorlagengruppe, unter der die Vorlage erscheinen soll. |
| Name | Der Name der Buchungsvorlage ist wird in der Liste der Buchungsvorlagen angezeigt. |
| Buchungstext | Text, der bei der Buchung erscheint. |
| Pos usw. | Hier können Sie Soll und Haben, die Position sowie die Konten ändern. |
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Buchen |
↑ Inhalt
Vorlage-Gruppen
Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.
- Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
- Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
- Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
- Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchen |
↑ Inhalt
Online-Banking
Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.
Die Einstellungen zum Online-Banking nehmen Sie in der Firma unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Weitere Bankverbindungen vor.
Kontoauszüge
Die Bankumsätze können zum großen Teil vollautomatisch direkt beim Import gebucht werden. Sie können die automatische Buchung aber auch deaktivieren und die Umsätze in der Buchungsmaske buchen.
Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand beim Buchen und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben.
Kontoauszüge holen Sie entweder direkt über HBCI von der Bank ab, oder importieren sie im standardisierten Format MT940.
Zahlungsverkehr
Zahlungen legen Sie auf Basis der offenen Posten, d.h. der offenen Lieferanten- oder Kundenrechnungen an. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Die Zahlungen übermitteln Sie als Gutschriften oder Lastschriften an die Bank. Gleichzeitig mit der Übermittlung wird der Zahlungsausgang bei Gutschriften bzw. der Zahlungseingang bei Lastschriften gebucht und gleicht den offenen Posten aus.
Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einzige Buchung ausgeglichen. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Für diese Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.
Die Überweisungen oder Lastschriften übermitteln Sie entweder direkt über HBCI an die Bank oder exportieren sie zur Weiterverarbeitung in einem externen Online-Banking-Programm Ihrer Wahl.
Hinweise zu Lastschriften
Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Lastschrift dem Kunden das genaue Datum der Abbuchung mitteilen müssen. Fügen Sie dazu, sofern Sie die Rechnungen mit Collmex erstellen, in der
Zahlungsbedingung Bankeinzug einen entsprechenden Text und den Platzhalter <<Fälligkeitsdatum>> ein.
Sofern es keine anderen Vereinbarungen gibt, müssen Sie dem Kunden die Lastschrift 14 Tage vor Belastung des Kontos mitteilen müssen. Geben Sie deshalb in das Feld Einzug nach: Tagen eine 14 ein.
Sollten Sie eine andere Frist vereinbart haben, geben Sie dort die Anzahl der Tage ein, nach denen die Belastung des Kontos erfolgt.
Beim Anlegen der Zahlungen selektieren Sie dann entsprechend dieser Fälligkeit.
| Siehe auch: | Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, FAQ Online-Banking |
↑ Inhalt
Import von Kontoauszügen
Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Buchung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Import werden Kontoumsätze - sofern möglich - automatisch vom Programm gebucht. Kontoumsätze, die nicht automatisch gebucht werden konnten, werden in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen.
Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:
1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen
Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.
Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Hbci-Konfiguration.
2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei
Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.
Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.
| Siehe auch: | Online-Banking*, HBCI Konfiguration, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen |
Verwandte Begriffe: Bankauszug, Bankumsatz, Bankumsätze
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)
Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bankkonto | Wählen Sie das Bankkonto aus, für das der Auszug abgeholt werden soll. |
| PIN | Geben Sie Ihre Online-PIN ein. |
| Abholen ab Datum | Sie übertragen zum ersten Mal Kontoumsätze für dieses Konto. Geben Sie hier das Datum an, ab wann die Kontoumsätze in die Buchhaltung übertragen werden sollen. Achtung: Jeder Bankumsatz muss in der Buchhaltung auch gebucht, oder als 'nicht zu buchen' markiert werden. Sie sollten deshalb nur die Umsätze abholen, die sie auch wirklich buchen möchten. |
Automatische Buchung
Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:
| Geschäftsvorfall | Voraussetzung |
|---|---|
| Zahlungseingang zur Kundenrechnung | Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag (zzgl. Skonto) muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen. |
| Zahlungseingang zum Vorkasse-Kundenauftrag | Im Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen. |
| Zahlungsausgang zur Lieferantenrechnung | Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen. |
Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkonto-Auszug Einstellungen, HBCI Konfiguration
Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug
↑ Inhalt
Bankkonto-Auszug importieren (MT940)
Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 oder CAMT hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in einem dieser Formate bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bankkonto | Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug importiert werden soll. |
| Datei | Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die lokal gespeicherte Datei aus, die Sie importieren möchten. Falls die Datei in Ihrem Browser nicht ausgewählt werden kann, ändern Sie die Dateiendung auf .txt, da es sich bei MT940 um ein Textformat handelt. |
Automatische Buchung
Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:
| Geschäftsvorfall | Voraussetzung |
|---|---|
| Zahlungseingang zur Kundenrechnung | Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen. |
| Zahlungseingang zum Vorkasse-Kundenauftrag | Im Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen. |
| Zahlungsausgang zur Lieferantenrechnung | Im Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen. |
Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.
Tipp: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940/CAMT-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen
Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug
↑ Inhalt
Bankumsatz buchen
Importierte Bankumsätze buchen Sie in der Funktion Buchen. Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Buchungstext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.
- Wählen Sie die passende Buchungsvorlage aus, nehmen Sie bei Bedarf Änderungen (z.B. am Buchungstext) vor und klicken Sie dann auf Buchen.
- Soll ein Umsatz erst später gebucht werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Später buchen. Sie können diese Umsätze über die Auswahlbox Bankumsatz-Auswahl bei Bedarf wieder einblenden.
Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:
- Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
- Zu buchen: Neue Bankumsätze.
- Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.
Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück.
Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz : Zur schnellen Zuordnung von Rechnungen beim Buchen des Zahlungseingangs besteht die Möglichkeit die Rechnungsnummern direkt in das obere Feld Zuordnung einzugeben.
Alternativ fügen Sie für jeden offenen Posten eine Position ein (Schaltfläche Neue Position) und wählen den offenen Posten manuell aus.
Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.
Wechseln zwischen den Bankumsätzen zweier oder mehrerer Konten: Es werden die Bankumsätze zu dem Buchhaltungskonto angezeigt, das in der Buchungsmaske angegeben ist. Um auf die Umsätze eines anderen Kontos zu wechseln, müssen zuerst alle Umsätze des aktuell eingeblendeten Kontos gebucht oder mit Später buchen bzw. Nicht buchen gekennzeichnet sein. Anschließend tauschen Sie das Buchhaltungskonto aus. Die Zuordnung von Buchhaltungskonto zum jeweiligen Bankkonto ist unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen hinterlegt.
Geldtransfer zwischen zwei Konten, für die Sie Bankumsätze in Collmex importieren: Wenn Sie Geld zwischen zwei Konten transferieren, für die Sie die Bankumsätze in Collmex importieren, buchen Sie den Transfer in zwei Schritten über das Konto Geldtransit.
BEISPIEL: 100,00 € wurden vom Konto Postbank auf das Konto Sparkasse überwiesen.
Buchung Bankumsatz Konto Postbank
| S/H | Name | Betrag |
|---|---|---|
| Soll | Geldtransit | 100,00 |
| Haben | Postbank | 100,00 |
Buchung Bankumsatz Konto Sparkasse
| S/H | Name | Betrag |
|---|---|---|
| Soll | Sparkasse | 100,00 |
| Haben | Geldtransit | 100,00 |
Rücklastschriften: Wie Sie mit Rücklastschriften umgehen, wird im Kontierungslexikon beschrieben.
Meldung im Bankumsatz Warnung: Hier fehlen Umsätze. Kontoauszug prüfen und manuell buchen!
Diese Meldung weist darauf hinein, dass ein oder mehrere Umsätze zwischen zwei Bankumsätzen fehlen. Buchen Sie die fehlenden Umsätze manuell. Vergleichen Sie dazu den Bankauszug der Bank mit den in Collmex importierten Umsätzen.
Das Fehlen von Bankumsätzen kann verschiedene Gründe haben:
- Es wurden einzelne Bankumsätze in Collmex gelöscht.
- Die Bank hat nicht mehr alle Umsätze zum Abholen zur Verfügung gestellt. Das ist dann der Fall, wenn Sie nur alle paar Monate die Umsätze importieren.
- Sie haben die Umsätze manuell als MT940-Datei importiert und haben dabei einen Zeitraum vergessen zu importieren.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940)
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Bankkonto-Auszug anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Konto | Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug angezeigt werden soll. |
| Status | Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
Um den Status zu ändern, klicken Sie auf 'Anzeigen'. |
| Datum von ... bis | Geben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Bankumsätze anzeigen möchten.
Standardmäßig wird im ersten Feld automatisch das Datum von vor 14 Tagen vorgeschlagen. Dieser Wert kann überschrieben werden. |
| Betrag | Zeigt nur Umsätze mit dem eingegebenen Betrag. |
| Text | Geben Sie einen Suchbegriff ein. Durchsucht wird der Verwendungszweck, Name, Kontonummer und Bankleitzahl. |
Der Hinweis Achtung: Saldo stimmt nicht! wird eingeblendet, wenn der von der Bank übermittelte Saldo nicht stimmig ist. Dies kann folgende Ursachen haben:
- Es wurden Kontoumsätze doppelt importiert. Grund dafür ist meistens, dass sich nach dem letzten Import ein Kontoumsatz geändert hat (z.B. nachträgliche Änderung am Verwendungszweck). Collmex kann dann nicht erkennen, dass es diesen Kontoumsatz schon im Programm gibt und legt ihn deshalb doppelt an. Zur Lösung des Problems löschen Sie die doppelten Kontoumsätze mit der Funktion Bankkonto-Auszug löschen.
- Es fehlen Kontoumsätze weil die Bank die Kontoumsätze nur für eine begrenzte Zeitdauer über HBCI bereit stellt und der Bank-Kontoauszug zu lange nicht abgerufen wurde.
- Es fehlen Kontoumsätze weil die Kontoumsätze nicht lückenlos importiert wurden.
- Der von der Bank übermittelte Saldo ist nicht korrekt. Dieser Fehler tritt manchmal bei der Postbank auf. Vergleichen Sie in diesem Fall die Umsätze in Collmex mit dem papierhaften Kontoauszug. Solange keine Umsätze fehlen oder doppelt sind, kann der Hinweis ignoriert werden.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen
↑ Inhalt
Bankumsatz
Hier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status | Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
|
| Bemerkung | Dient zu Ihrer Information. Geben Sie z.B. den Grund ein, warum der Umsatz nicht gebucht wurde. |
| Buchung | Wird unter Buchung eine Buchungsnummer angezeigt, wurde dieser Umsatz bereits gebucht. Um den mit dem Umsatz verknüpfte Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen
↑ Inhalt
Abweichung Saldo von Kontoauszug und Bank
Wenn der Saldo Ihres Bankkontos von dem Saldo des dazugehörigen Buchhaltungskontos abweicht, hilft Ihnen diese Auswertung den Zeitpunkt festzustellen, an dem die Abweichung aufgetreten ist. Sie können dann über die Funktion Buchungen anzeigen nach den falschen Buchungen suchen.
Funktionsweise:
Es wird der Valuten-Saldo des Bankkontos mit dem Saldo des Buchhaltungskontos verglichen. Zur Berechnung des Bankkonto-Saldos werden alle Konto-Umsätze nach dem Valuta sortiert und dann die Beträge aufsummiert. Der erste Saldo wird aus der Buchhaltung ermittelt.
Beispiel: Erster Kontoauszug am 1.5.2007. Es existieren Buchungen auf das Konto 1200 vor dem 1.5.2007 (z.B. Eröffnungsbuchungen). Der Saldo zum 31.4.2007 wird aus den Buchungen bestimmt. Ab dem 1.5.2007 werden dann die Beträge vom Kontoauszug addiert.
Am 31.4.2007 stimmen also Bankkonto - Saldo und Buchhaltung überein.
Weicht der Saldo ab, wird eine neue Zeile im Programm ausgegeben.
- Wählen Sie das Bankkonto aus und klicken Sie dann auf Abweichungen anzeigen.
Häufige Ursachen für Abweichungen:
- Der Anfangsbestand des Bankkontos wurde nicht gebucht. In diesem Fall tritt die Abweichung direkt zu Anfang auf. Buchen Sie den Anfangsbestand mit der Buchungsvorlage Bank in der Vorlagengruppe Eröffnung.
- Es wurden Buchungen auf das Konto Bank gebucht, die nicht mit einem Bankumsatz verknüpft sind. Sie finden diese Buchungen unter Buchungen → Buchungen suchen, wenn Sie im Feld Anzeigen die Option Komplette Buchungen auswählen. Stornieren Sie diese Buchung bei Bedarf und buchen Sie sie auf das korrekte Konto.
- Bankumsätze wurden mit Nicht buchen oder Später buchen gekennzeichnet. Buchen Sie diese Umsätze bei Bedarf nach. Sollte es sich um doppelt importierte Umsätze handeln, löschen Sie die überschüssigen Umsätze.
- Bei der Buchung des Bankumsatzes wurde ein vom Bankumsatz abweichendes Datum und/oder ein abweichender Betrag gebucht. Vergleichen Sie die Buchungen mit dem Bankumsatz, in dem Sie sich in dem betroffenen Zeitraum, die Buchungen zu den Umsätzen anschauen. Gehen Sie dazu in die Funktion Kontoauszug anzeigen und klicken Sie jeweils auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer. Stornieren Sie gegebenenfalls die Buchung und buchen Sie sie neu.
Verwandte Begriffe: abweichende Salden, abweichender Saldo, Abweichung Saldo
↑ Inhalt
Bankkonto-Auszug löschen
Hier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchungen werden nicht storniert.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Zeigt die Bankumsätze gemäß den Selektionskriterien an. |
| Löschen | Nur sichtbar, wenn Bankumsätze angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die markierten Bankumsätze zu löschen. |
| Feld | Bedeutung |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bankkonto | Wählen Sie das Konto aus, bei dem Sie Umsätze löschen möchten. |
| Angelegt ab Datum/Uhrzeit | Es werden nur die Umsätze gelöscht, die seit dem angegebenen Datum/Uhrzeit angelegt wurden. Wenn Sie z.B. Ihren letzten Import löschen möchten, geben Sie hier den Zeitpunkt des Imports ein. Wann ein Bankumsatz angelegt wurde, sehen Sie in den Details des Kontoumsatzes im Abschnitt 'Verwaltung'. |
| Buchungsdatum von ... Buchungsdatum bis | Es werden nur die Umsätze im angegebenen Zeitraum gelöscht. |
Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen
↑ Inhalt
Bankkonto-Auszug Einstellungen
Mit dieser Funktion nehmen Sie Einstellungen für das Buchen von Bankkonto-Umsätzen vor.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Konto-Umsatz buchen | Beim Import von Kontoauszügen können bestimmte Umsätze automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt werden:
|
| Beim Buchen Buchungstext vorbelegen mit | Hier wählen Sie, welcher Buchungstext für die Buchung vorgeschlagen wird:
|
| Nicht automatisch buchen | Falls markiert, findet keine automatische Buchung der Kontoumsätze statt. |
| Regeln für automatische Buchung | |
| Wenn Text in Verwendungszweck enthalten | Zusätzlich zu der automatischen Buchung von Zahlungseingängen über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck , können hier Regeln definiert werden: Die Regel wird ausgeführt, wenn der eingegebene Text im Verwendungszweck enthalten ist. Der Text muss exakt wie eingegeben vorkommen; die Groß-Kleinschreibung spielt allerdings keine Rolle. |
| für Bankkonto | Wählen Sie das Bankkonto, für das die Regel gelten soll. |
| dann Buchen mit Vorlage...aus Gruppe | Die automatische Buchung findet mit der ausgewählten Buchungsvorlage aus der angegebenen Gruppe statt. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen
↑ Inhalt
Zahlungsverkehr
Überweisungen und Lastschriften legen Sie an auf Basis der offenen Posten, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).
Die so erzeugten Gutschriften und Lastschriften können auf zwei Arten an die Bank übermittelt werden:
1. Möglichkeit: Übertragung über die Hbci-Schnittstelle
Das ist die einfachste und schnellste Variante. Voraussetzungen für die Übermittlung mit HBCI ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.
2. Möglichkeit: Export als XML-Datei
Das ISO 20022 XML-Format ist ein vom ZKA genormtes Dateiformat für Zahlungsanweisungen. Jede Bank im Sepa-Raum kann Zahlungsanweisungen in diesem Format entgegen nehmen. Früher wurden die Dateien auf Disketten an die Bank übergeben. Üblicherweise werden die Dateien heute in ein externes Online-Banking Programm eingelesen und dann auf elektronischem Weg an die Bank übermittelt. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie Sie die XML-Datei weiter verarbeiten können.
| Siehe auch: | Online-Banking, HBCI Konfiguration, Zahlung anlegen, Zahlung bearbeiten |
↑ Inhalt
Zahlungen anlegen
Nutzen Sie diese Funktion, um auf Basis der offenen Posten Zahlungen (Gutschriften oder Lastschriften) anzulegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten suchen | Das Programm sucht nach fälligen offenen Posten und noch nicht bezahlten Reisen. Bei Gutschriften wird Fälligkeit über die Zahlungsbedingung der Buchung ermittelt. Für Lastschriften ist die Zahlungsbedingung 'Bankeinzug' erforderlich. Taucht ein Posten nicht auf, prüfen Sie, ob er auch in den Offenen Posten enthalten ist. Bei Reisen muss die Reise auf das Konto 'Sonstige Verbindlichkeiten' gebucht worden sein, damit die Reise erscheint. |
| Zahlungen anlegen + bearbeiten | Für die markierten offenen Posten werden Zahlungen als Vorschlag angelegt. Sie gelangen direkt zu Zahlung bearbeiten, wo Sie die Zahlung prüfen und weiter verarbeiten. |
| Feld | Bedeutung |
| Typ |
Überweisung: Überweisungen an deutsche oder ausländische Geschäftspartner mit einem Bankkonto im SEPA-Raum. Lastschrift: Lastschrifteinzug von deutschen oder ausländischen Geschäftspartnern mit einem Bankkonto im SEPA-Raum. Damit der Betrag einer Rechnung per Lastschrift eingezogen werden kann, muss bei der Rechnung bzw. in der Buchung als Zahlungsbedingung Bankeinzug ausgewählt sein. Das Datum der Unterschrift muss gesetzt und eine Mandats-ID muss hinterlegt sein. |
| Lieferant und Kunde | Wenn Sie eine Überweisung oder Lastschrift zu einem einzelnen Kunden oder Lieferanten anlegen möchten, geben Sie die Kunden- bzw. Lieferantennummer ein. Möchten Sie alle offenen Posten begleichen, lassen Sie diese Felder leer. |
| Lieferanten/Kunden | Schränken Sie die offenen Posten bei Bedarf auf offene Posten für Kunden oder Lieferanten ein. Wenn nichts ausgewählt ist, findet keine Einschränkung statt. |
| Fällig in Tagen/Fällig seit Tagen | Diese Felder verwenden Sie, wenn Überweisungen nicht am Fälligkeitstermin ausgeführt werden sollen bzw. für Lastschriften, die einige Zeit vor dem
Abbuchungsdatum an die Bank gesendet werden müssen.
Beachten Sie unbedingt auch die Hinweise im Abschnitt Hinweise zu Lastschriften des folgenden Kapitels. |
| Firmenlastschrift | Nur bei Lastschrift: Es werden nur offene Posten gefunden, für deren Zahlungsbedingung das Kennzeichen 'Firmenlastschrift' gesetzt ist. Die Zahlung wird dann als Firmenlastschrift angelegt. |
| Siehe auch: | Online-Banking, Zahlungsverkehr, Zahlung bearbeiten |
↑ Inhalt
Zahlung bearbeiten
Bearbeiten Sie die Zahlungen und übermitteln Sie die Zahlungsanweisungen an die Bank.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Buchen + exportieren als XML Buchen + an Bank senden (Hbci) | Beim Export liefert das Programm eine Zip-Datei mit der XML-Datei für Inlands-Zahlungen bzw. XML-Datei für Zahlungen als Inhalt. Beim Senden werden die Zahlungsanweisungen direkt über HBCI an die Bank übermittelt.
Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einziege Buchung ausgeglichen. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass bei einem Sammelauftrag, mehrere Posten auf einmal ausgeglichen werden. Unter Zahlungen anzeigen ist über die Nummer der Buchung erkennbar, welche Posten in einer Zahlung enthalten sind. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde - also im Kontoauszug erscheint, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Dazu gibt es unter Buchen → Finanzen zwei Buchungsvorlagen: Sammelüberweisung und Sammellastschrift. |
| Feld | Bedeutung |
| PIN | Ihre PIN für das Online-Banking. Die PIN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden. |
| TAN | Eine TAN für das Online-Banking. Die TAN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden. |
| Ausführung am | Nur bei Lastschriften. Das Datum, an dem das Geld abgebucht werden soll. |
| Periode | Nur bei Lastschriften. Die Periode gibt an, ob es sich um eine Erst-, Folge-, Einmal- oder letzt-malige Lastschrift handelt. |
| Eilauftrag | Nur bei Basis-Lastschriften. Bei Eilaufträgen (COR1) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen, während bei Standard-Lastschriften (CORE) das Ausführungsdatum mindestens drei (bei wiederkehrenden Lastschriften) bzw. sechs Tage (bei erstmaligen und einmaligen Lastschriften) in der Zukunft liegen muss. |
| Firmenlastschrift | Das Kennzeichen zeigt an, dass es sich um eine Firmenlastschrift handelt (B2B). Bei Firmenlastschrift (B2B) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen. |
| Verwendungszweck-Zusatz | Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf"). Unter Verwaltung → Mahnungen und Zahlungen → Verwendungszweck-Zusatz legen Sie einen Standardtext für das Feld fest. |
| Kontoinhaber | Kontoinhaber des Empfängerkontos |
| Konto Nr/IBAN | Kontonummer für Inlandsaufträge, IBAN für Zahlungen |
| BLZ/BIC | Bankleitzahl für Inlandsaufträge, BIC für Zahlungen |
| Mandatsreferenz | Eindeutige Identifikation des Mandats. Die Mandatsreferenz wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen. |
| Unterschr. am | Datum der Unterschrift des Mandats. Das Datum wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen. |
| Verwendungszweck | Dieses Feld plus den Verwendungszweck-Zusatz erscheint beim Geschäftspartner als Verwendungszweck. |
| Abzug % | Wenn Sie nicht den vollen Rechnungsbetrag belasten oder bezahlen erscheint der Prozentsatz, um den die Rechnung gemindert wird, wenn Sie den Betrag reduziert eingeben. Sie können auch umgekehrt vorgehen und einen Prozentsatz eingeben. Dann wird der Betrag um diesen Prozentsatz gemindert. Siehe auch Feld Grund. |
| Grund | Wählen Sie hier einen Grund aus, wenn Sie den Betrag verändert haben.
|
| Betrag | Der zu zahlende oder einzuziehende Betrag. Wenn Sie den Betrag reduzieren, wählen Sie den Grund aus, damit der Betrag korrekt verbucht wird. |
| Möchten Sie eine Zahlung noch nicht ausführen, klicken Sie auf den Mülleimer rechts neben der entsprechenden Position. Der offene Posten wird dann aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Zahlung wieder ausgegeben. |
| Siehe auch: | Online-Banking, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, Verwendungszweck-Zusatz |
↑ Inhalt
Zahlung anzeigen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Text | Zur Freitextsuche in Verwendungszweck, Kontoinhaber, Kontonummer und BLZ |
| Kunde | Es werden nur Zahlungen für diesen Kunden angezeigt. |
| Lieferant | Es werden nur Zahlung für diesen Lieferant angezeigt. |
| Buchung Nr | Die mit der Zahlung verknüpfte Buchung |
| Belegdatum von, bis | Datum der mit der Zahlung verknüpften Buchung |
| Jahr | Geschäftsjahr der mit der Zahlung verknüpften Buchung |
| Zahlung Nr | Interne Nummer der Zahlung. Erscheint auf dem Kontoauszug hinter KREF+ |
| Siehe auch: | Online-Banking, Zahlungsverkehr |
↑ Inhalt
Verwendungszweck-Zusatz für Zahlungen
Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf") und kann für Lastschriften und Gutschriften separat festgelegt werden.
| Siehe auch: | Online-Banking, Zahlung bearbeiten |
↑ Inhalt
Zahlungs-Buchungen stornieren von nicht abgeschlossenen Übertragungen
Sie haben Zahlungsaufträge an die Bank gesendet und im zweiten Schritt der Übermittlung bisher weder eine TAN eingegeben noch die Übertragung abgebrochen. In der Folge existiert nun eine Buchung in Collmex, ohne dass der Zahlungsverkehrsauftrag bei der Bank ausgeführt wurde.
Bevor Sie eine neue Zahlung in Collmex anlegen können, müssen Sie entweder die Buchung stornieren oder warten, bis der Zahlungsverkehrsauftrag mit Übermittlung der TAN abgeschlossen ist (z.B. falls ein anderer Benutzer gerade Zahlungen an die Bank überträgt).
| Siehe auch: | Online-Banking, Zahlungsverkehr |
↑ Inhalt
Anlagen
In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss.
Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:
- Anlage anlegen.
- Anlagenkauf bzw. - übernahme buchen.
- Die Abschreibung buchen bei abnutzbaren Anlagegütern zum Jahresabschluss (manuell oder über den Abschreibungslauf).
Bei Bedarf:
- außerplanmäßige Abschreibung buchen (Buchen → Anlagen → außerplanmäßige Abschreibung)
- Abgang oder Verkauf der Anlage buchen (Buchen → Anlagen → Abgang .../ Verkauf ...)
Sonderfall Kreditfinanzierter Anlagenkauf
- Anlage anlegen
- Anlagenkauf als Verbindlichkeit buchen. Dazu tauschen Sie in der Buchungsvorlage Anlagenkauf das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
- Kreditaufnahme buchen: Dabei den offenen Posten ganz oder zum Teil ausgleichen, in Abhängigkeit davon, ob die Verbindlichkeit voll oder nur teilweise durch den Kredit beglichen wird. Dazu tauschen Sie in der Vorlage Kreditaufnahme (Vorlagengruppe Finanzen) ebenfalls das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
- Bei Bedarf eigene Zahlungen buchen, dabei anteilig den offenen Posten ausgleichen (Buchungsvorlage Zahlung Rechnung in der Vorlagengruppe Lieferanten).
Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Anlage anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Änderungen an Anlagen, Anlagenverzeichnis, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten, Sammelposten GWG anlegen |
Verwandte Begriffe: Wirtschaftsgut, abschreiben, Afa
↑ Inhalt
Anlage anlegen
Zum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anlage anlegen | Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Anlage | Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können. |
Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Sammelposten anlegen |
↑ Inhalt
Anlagen erfassen, die vor der Nutzung von Collmex erworben wurden
Zuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen:
Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750).
Eingabe
- Anschaffungsdatum: 1.1.2006
- Anschaffungskosten: 35.000
- Abschreibungsdauer: Sie geben hier die gesamte Abschreibungsdauer ein.
- Den Abschreibungsbetrag ermittelt das Programm automatisch aus Anschaffungskosten und Abschreibungsdauer.
- Buchung als Saldenvortrag (Vorlage Anlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung). Gebucht wird der Buchwert der Anlage zu Zeitpunkt des Programmwechsels (26.250).
Hinweis für Saldenvorträge zum 31.12.: Wenn Sie den Saldenvortrag z.B. für den 31.12.2007 gebucht haben, zeigt die Wertentwicklung in der Anlage die voraussichtliche Abschreibung für das Jahr 2007 an. Damit verkürzt sich auch die Abschreibungsdauer in der Anzeige um ein Jahr. Das ist deshalb so, weil für das Jahr keine Abschreibung gebucht wurde (und auch nicht gebucht werden soll). Diese Anzeige ist nur eine Information, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirkt. Sobald Sie den Abschreibungslauf für 2008 durchgeführt haben, wird für 2007 keine Abschreibung mehr angezeigt und die Wertentwicklung ist wieder korrekt.
| Siehe auch: |
Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlage anlegen, Eröffnungsbuchungen
Verwandte Begriffe: Altanlagen, alte Anlagen |
↑ Inhalt
Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) anlegen
Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) und 1000 € betragen, können in einen Sammelposten aufgenommen werden. Für jedes Jahr wird ein eigener Sammelposten angelegt, der gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben wird. Wurde in einem Jahr ein Sammelposten gebildet, müssen alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) bis 1000 € darin aufgenommen werden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anlage anlegen | Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Anlage | Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können. |
| Jahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das der Sammelposten angelegt werden soll. Alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter werden zu einem Sammelposten zusammengefasst. Pro Jahr kann nur genau ein Sammelposten angelegt werden. |
Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten |
Verwandte Begriffe: Pool, Anlage-Pool, Anlagen-Pool
↑ Inhalt
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) verwalten
Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.
- Legen Sie zuerst den Sammelposten an Anlage → Anlage anlegen → Sammelposten anlegen.
- Buchen Sie den Kauf des/der Wirtschaftsgutes/güter mit der Vorlage Anlagenkauf. In der Vorlage geben Sie als Konto bei Position zwei 480 (SKR03) bzw. 670 (SKR04) ein. In das Feld Anlage kommt die Anlagennummer des Sammelpostens.
- Anschließend kehren Sie in den Sammelposten zurück und klicken auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm errechnet dann den Wert der Anlage anhand aller zu dem Sammelposten gebuchten Buchungen.
- Die Abschreibung des Sammelpostens erfolgt analog zu normalen Anlagen entweder manuell oder mit dem Abschreibungslauf. Bevor Sie den Abschreibungslauf durchführen, aktualisieren Sie auf jeden Fall den Sammelposten, indem Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln klicken.
Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Sammelposten GWG anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf |
↑ Inhalt
Anlage bearbeiten
Sie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Eigentümer der Anlage |
| Name | Bezeichnung der Anlage (z.B. Toshiba Laptop) |
| Konto | Nummer des Kontos, das beim Buchen der Anlage vorgeschlagen wird. Passende Konten finden Sie in der Kontengruppe Anlagen. |
| Anschaffungsdatum | Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird. |
| Anschaffungskosten | Kaufpreis netto + Anschaffungsnebenkosten (z.B. Montagekosten) - Anschaffungspreisminderungen (z.B. Skonti) Bei normalen Anlagen: Klicken Sie auf den Link Anschaffung buchen und den Anlagenkauf zu buchen. Bei Sammelposten: Wenn Sie neue Anlagenkäufe für den Sammelposten gebucht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm ermittelt dann an Hand der Buchungen die Anschaffungskosten neu. |
| Abschreibungsdauer | Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage (Beachten Sie hierbei die AfA-Tabellen). Dient u.a. zur Berechnung des Abschreibungssatzes. |
| Abschreibungsart | Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden. |
| → linear | Gleichmäßige Verteilung der Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer (Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten : Anzahl der Nutzungsjahre = jährlicher Abschreibungsbetrag). |
| → GWG Sofortabschreibung | Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter, d.h. komplette Abschreibung im Jahr der Anschaffung. |
| → keine | Diese Option verwenden Sie, wenn es sich um ein nicht abnutzbares Wirtschaftsgut handelt (z.B. Finanzanlage, Grundstück). |
| → degressiv | Ein fester Abschreibungssatz (in Prozent) bestimmt die Höhe der Abschreibung. Da der Abschreibungssatz jeweils auf den aktuellen Buchwert angewendet wird, sinkt von Jahr zu Jahr die Höhe der jährlichen Abschreibung.
Ab dem 1. Januar 2011 darf die degressive Abschreibung bei neu erworbenen Wirtschaftsgütern nicht mehr angewendet werden. |
| → degressiv, dann linear | Dabei wird die Anlage solange degressiv abgeschrieben, bis der degressive Betrag niedriger wäre als der lineare. Dann erfolgt der Wechsel auf die lineare Abschreibung. Das hat den Vorteil, dass immer der höchstmögliche Betrag abgeschrieben wird. |
| Jährlicher Abschreibungs-Betrag | Betrag, der pro Jahr abgeschrieben werden soll. Er errechnet sich bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden, wie folgt: Netto-Anschaffungskosten : Abschreibungsdauer. |
| Jährlicher Abschreibungssatz | Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient. |
| Abschreibungsintervall | Sie können auswählen, ob die Anlage monatlich oder jährlich abgeschrieben wird.
Wenn Sie die Abschreibungen lieber manuell buchen möchten, wählen Sie die Option Keine automatische Abschreibung. |
| Abschr.Konto | Das Abschreibungskonto, auf das die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird. |
| Kostenstelle* | Die Kostenstelle, auf welche die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird. |
| Inaktiv | Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird die Anlage nur noch angezeigt, wenn dies explizit gewünscht wird. |
Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als
- Anlagenkauf buchen: Link Anschaffung buchen
- Saldenvortrag, wenn die Anlage vor der Collmex-Nutzung angeschafft wurde.
Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Anlagen können nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen zu der Anlage existieren. Handelt es sich um Anlagen, die Sie nur versehentlich angelegt haben, stornieren Sie die dazugehörigen Buchungen und verwenden die Anlage für eine andere Anlage weiter, indem Sie alle erforderlichen Daten in der Anlage ändern.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage anlegen, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Abschreibungslauf
Im Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Vorschau | Es werden die Anlagen und Abreibungen aufgelistet, die für eine Abschreibung fällig sind. |
| Abschreibungslauf durchführen | Bucht die Abschreibungen für die fälligen Anlagen. |
| Feld | Bedeutung |
| Geschäftsjahr und Zeitraum | Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Abschreibungslauf durchführen möchten. Einen monatlichen Abschreibungslauf brauchen Sie nur zu machen, wenn Sie die Abschreibungen in unterjährige Auswertungen (z.B. BWA) berücksichtigen wollen. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe machen die Abschreibung nur einmal im Jahr am Jahresende. |
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlagenverzeichnis |
↑ Inhalt
Änderungen an Anlagen und Verkauf
Abschreibungen
Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus.
Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung.
Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Wirtschaftsgut erweitern
Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre.
In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 600 € (netto) eingebaut.
- Buchen Sie den Anlagenkauf des Navigationssystems zum 1.5.2008.
- Ordnen Sie dabei die Anlagenummer des Pkw zu.
- Passen Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag an. Der Abschreibungsbetrag errechnet sich wie folgt: (Restbuchwert : Anzahl der abzuschreibenden Monate) x 12.
Da die restliche Abschreibungsdauer für einen PKW fünf Jahre beträgt, ergibt sich für das Beispiel ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 5.120 € ((25.600 : 60) x 12 = 5.120).
Wirtschaftsgut verkaufen
Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden.
Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:
- Buchen Sie die anteilige Abschreibung manuell (Buchungsvorlage Abschreibung).
- Buchen Sie den Anlagenverkauf (Buchungsvorlage Verkauf mit Buchgewinn bzw. Verkauf mit Buchverlust). Wie Sie den Buchgewinn bzw. -verlust ermitteln, wird in der Hilfe beschrieben, die unter den Vorlagen eingeblendet ist.
- Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchgewinn bzw. Abgang mit Buchverlust).
Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Zerstörtes Wirtschaftsgut
Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden.
Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:
- Sofern die Anlage noch nicht vollständig abgeschrieben ist, buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung in Höhe des Restbuchwertes. Wie Sie den Restbuchwert ermitteln, wird in der Buchungsvorlage Außerplanmäßige Abschreibung beschrieben.
- Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchverlust). Bei bereits vollständig abgeschriebenen Anlagen sind dies 1,00€.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis |
Verwandte Begriffe: Altanlagen, Anlagenabgang, Anlageabgang, Anlagenverlust
↑ Inhalt
Anlage suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anlage | Nummer der Anlage. Zur Suche nach einer einzelnen Anlage. |
| Name | Sucht im Beschreibungstext der Anlage. |
Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten
↑ Inhalt
Anlagenverzeichnis
Das Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.
Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn eine Buchung zu dieser Anlage existiert.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Frist | Anzahl der Tage seit der letzten Rechnung bzw. Mahnung |
| Konto | Name des Kontos, auf das der Kauf, die Abschreibung usw. der Anlage gebucht wird. |
| Anlage | Name und Nummer der Anlage |
| Ansch.Datum (Anschaffungsdatum) | Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird. |
| Ansch.Kosten (Anschaffungskosten) | Kaufpreis |
| Nutz.Dauer (Nutzungsdauer) | Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage |
| Abschr.Art (Abschreibungsart) | Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden. |
| Abschr.Satz (Abschreibungssatz) | Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient. |
| Jährl.Abschr. (Jährliche Abschreibung) | Betrag der voraussichtlichen Abschreibung pro Jahr. |
| Abg.Datum (Abgangsdatum) | Tag, an dem die Anlage aus dem Eigentum der Firma entfernt wurde. |
| Wert 01.01.aktuelles Geschäftsjahr | Das ist der Restwert des Wirtschaftsgutes nach den Abschreibungen der Vorjahre. |
| Zugänge | Damit sind neu angeschaffte Wirtschaftsgüter oder die Ergänzung/Erweiterung des vorhandenen Inventars gemeint (z. B. Anhängerkupplung für das Betriebsfahrzeug). |
| Abschr. (Abschreibung) | Absoluter Abschreibungsbetrag des abgeschlossenen Jahres |
| Abgänge | Wert von Wirtschaftsgütern, die im selben Jahr aus dem Anlagevermögen entfernt wurden. |
| Wert 31.12.aktuelles Geschäftsjahr | Verbleibender Buchwert am Jahresende. |
| Siehe auch: | Anlagenbuchhaltung, Anlage bearbeiten, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf |
↑ Inhalt
Mitarbeiter
Mitarbeiter werden benötigt für:
- die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung
- die Reisekostenerfassung
- die Verwaltung des zuständigen Bearbeiters in den Dokumenten*
- die Provisionsabrechnung*
Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.
Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten, Reisekosten,
↑ Inhalt
Mitarbeiter anlegen
Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzen Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten
↑ Inhalt
Mitarbeiter suchen
Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Nummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll. |
| Firma | Firma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist. |
| Name | Der Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten. |
| Auch ausgeschiedene | Wenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten
↑ Inhalt
Mitarbeiter bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Löschen | Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde. |
| Feld | Bedeutung |
| Art des Mitarbeiters | Die Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.
|
| Adresse und Bankverbindung | Zur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet. |
| Eingetreten am, Ausgeschieden am | Zur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen↑ Inhalt
Mitarbeiter bearbeiten: Provisionsabrechnung*
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Löschen | Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde. |
| Feld | Bedeutung |
| Provisionsgruppe | Die Provisionsgruppe bestimmt die Provision, die der Mitarbeiter bekommt. |
| Abrechnungs-Intervall | Wählen Sie Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr als Abrechnungs-Intervall. |
| Nächste Abrechnung am | Datum, für das die nächste Abrechnung im Abrechnungslauf erstellt werden soll. Der Abrechnungs-Zeitraum beginnt ein Abrechnungs-Intervall vor diesem Datum und endet einen Tag davor. Beispiel: Nächste Abrechnung am ist der 1.1.2009. Dann ist der Abrechnungszeitraum vom 1.1.2008 bis zum 31.12.2008. |
| Lieferant für Gutschrift | Nur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Zusammen mit der Provisionsabrechnung wird eine Lieferanten-Gutschrift angelegt. Damit die Lieferanten-Gutschrift angelegt werden kann, muss für den Mitarbeiter ein Lieferant hinterlegt sein. |
| Abrechnung an Gutschrift anhängen | Nur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Legt fest, ob die Provisionsabrechnung an die Lieferanten-Gutschrift angehängt werden soll. |
Abzüge und Zuschläge für die nächste Abrechnung
In einigen Fällen müssen manuelle Zu- oder Abschläge in die Provisionsabrechnung aufgenommen werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Forderungsverlust entsteht, ein Vorschuss gezahlt oder ein bereits bezahlter Vorschuss wieder verrechnet werden soll. Beim Anlegen der nächsten Provisionsabrechnung werden die Zu- und Abschläge in die Provisionsabrechnung übernommen und aus der Liste entfernt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Art | Bestimmt, ob es sich um einen Zu- oder Abschlag handelt. |
| Grund | Ein Beschreibungstext als Information für den Mitarbeiter. Der Text wird in die Provisionsabrechnung übernommen. |
| Betrag | Der Betrag, der abgerechnet werden soll. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Einführung Mitarbeiter, Einführung Provisionsabrechnng*
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Reisekosten
Als Reisekosten werden Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Reisekosten stellen Betriebsausgaben dar, sofern die gesetzlichen Grenzen nicht überschritten werden. Arbeitnehmern werden die Reisekosten üblicherweise erstattet.
Für getätigte Geschäftsreisen legen Sie Reisen an. Reisen werden für jeden Mitarbeiter einzeln erfasst. Über das Mitarbeiterportal* kann jeder Mitarbeiter seine Reisen auch selbst eingeben.
In der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. An Hand der Reisedaten und -belege berechnet und das Programm automatisch den Erstattungsbetrag.
Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen. Die erfassten Reisetage für Kundenprojekte können Sie pauschal über die Projektabrechnung an Ihren Kunden weiterberechnen.
Nach erfolgter Abrechnung und Buchung der Reise überweisen Sie den Erstattungsbetrag direkt mit der Zahlungsfunktion des Online-Bankings*.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Reise anlegen, Reise bearbeiten, Reise suchen, Wikipedia: Reisekosten |
Verwandte Begriffe: Verpflegungskosten, Verpflegungspauschale, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Reise anlegen
Über diese Funktion legen Sie eine Reise an. Geben Sie die Mitarbeiternummer und die Firma an, für die die Reise angelegt werden soll. Klicken Sie dann auf Reise anlegen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Reise anlegen | Die Reise wird angelegt. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Reise. Sie gelangen direkt zu Reise bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Reise weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Mitarbeiter | Geben Sie die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters ein, der die Reise getätigt hat. |
| Kopieren von Reise | Falls angegeben, wird die neue Reise als Kopie der existierenden Reise angelegt. |
Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen, Mitarbeiter bearbeiten
↑ Inhalt
Reise bearbeiten: Übersicht
Im Reisekostenformular erfassen Sie die Rahmendaten Ihrer Reise sowie die Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten. Das Programm berechnet auf Knopfdruck alle Pauschalen und Sie können die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.
Die Reisekostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass der Reisende alle Kosten privat vorlegt und anschließend erstattet bekommt. Es ist nicht möglich, über die Reisekostenabrechnung Belege abzurechnen, die direkt vom Unternehmen bezahlt worden sind. Diese Belege erfassen Sie in der Funktion Buchen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Buchen | Um die Reise zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.
Die automatische Buchung erfolgt bei Mitarbeitern der Art 'Angestellter' auf das Konto Sonstige Verbindlichkeiten. Angestellte bekommen den Betrag in den meisten Fällen überwiesen. Durch die Überweisung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen. Zur Durchführung der Überweisung nutzen Sie die Zahlungsverkehrs-Funktion des integrierten Online-Bankings*. Bei Mitarbeitern der Art 'Unternehmer' erfolgt die automatische Buchung auf das Konto Privateinlage. Eine Überweisung ist hier nicht erforderlich. |
| Feld | Bedeutung |
| Mitarbeiter | Mitarbeiter-Nummer |
| Beginn/Ende | Datum und Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende. |
| Ziel | Orte der Geschäftstätigkeit |
| Land | Die Angabe des Landes hat Einfluss auf die Berechnung der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale. |
| Grund | Der Grund der Reise muss eindeutig geschäftlich sein. |
| Projekt* | Projektnummer. Die Eingabe ist optional. Wenn für das Projekt eine Reisepauschale hinterlegt ist, wird die Reise in der Projektabrechnung mit abgerechnet. |
| Belege | Reisekosten, für die Rechnungen oder Eigenbelege vorhanden sind.
Bewirtungsrechnungen: Wenn die Reise auch in die Buchhaltung übernommen wird, geben Sie keine Bewirtungsrechnungen ein. Verwenden Sie dafür die Vorlage Bewirtung aus der Vorlagengruppe Ausgaben. |
| Belegart | z.B. Hotel, Bahn .. |
| Belegdatum | Das ist das Rechnungsdatum. |
| Betrag | Bruttobetrag in Euro. Sie die Belege in einer Fremdwährung, rechnen Sie zuerst in Euro um. |
| Steuer | Daraus ergibt sich der abzugsberechtigte Vorsteuerbetrag. Bei Auslandsbelegen wählen Sie 0 %. |
| Beschreibung | Dieses Feld ist für ergänzende Angaben gedacht (z.B. wenn bei der Belegart Sonstiges gewählt wurde). |
Siehe auch: Reisekosten, Reise: Details
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Reise bearbeiten: Details
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiter-Nummer |
| Anz. pauschale Übernachtg. | Anzahl der Übernachtungen, die nicht nach Beleg, sondern pauschal abgerechnet werden.
Achtung! Diese Möglichkeit besteht NICHT für Unternehmer. Ab 2008 ist es für Unternehmer grundsätzlich nicht mehr möglich Übernachtungen pauschal abzurechnen. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer angelegt, berechnet das Programm keine pauschalen Übernachtungen, auch wenn diese angegeben sind. |
| Nutzung Privat-PKW | Aus der Anzahl der mit dem privaten PKW gefahrenen KM berechnet sich die Kilometerpauschale mit 0,30 € je KM |
| Keine Verpflegungspauschale | Ist das Feld aktiviert, wird keine Verpflegungspauschale für die Reise berechnet. Dies ist relevant, wenn eine Auswärtstätigkeit länger als drei Monate dauert. |
| Gestellte Mahlzeiten | Ab 2014: Wird dem Reisenden vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen: Für Frühstück um 20 Prozent und für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagessatzes. Geben Sie dazu in den Feldern Anz. gestellte Frühstücke und Anz. gestellte Mittag/Abendessen die Anzahl der gestellten Mahlzeiten an. Die Verpflegungspauschale wird dann automatisch entsprechend gekürzt. |
Siehe auch: Reisekosten, Reise: Übersicht
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↑ Inhalt
Reise als gelöscht oder bezahlt kennzeichnen
Die Reise kann hier als gelöscht oder bezahlt markiert werden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gelöscht | Falls gesetzt, ist die Reise als gelöscht gekennzeichnet. Unter Reise suchen wird die Reise nur noch angezeigt, wenn Sie das Kennzeichen Auch gelöschte markieren. |
| Bezahlt | Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie die Reise extern bezahlen. Sie erscheint dann nicht mehr unter 'Zahlung anlegen'. |
Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen
↑ Inhalt
Reise suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Reisen werden als Liste angezeigt. Die vollständige Reise wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Reisenummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Reise | Reisenummer. Sucht nach einer bestimmten Reise. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Sucht nach Reisen eines bestimmten Mitarbeiters. |
| Sortierung | Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll. |
| Reisedatum von ... Reisedatum bis | Sucht nach Reisen in dem definierten Zeitraum. |
| Ziel | Sucht nach Reisen an ein bestimmtes Ziel. |
| Noch zu buchen | Sucht nach Reisen, die noch nicht in die Buchhaltung übernommen wurden. |
| Projekt | Projektnummer. Sucht nach Reisen für ein bestimmtes Projekt. |
| Gelöschte | Sucht nach Reisen, bei denen das Löschkennzeichen gesetzt ist. |
| Siehe auch: | Reisekosten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Reisen auswerten
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Auswerten.
Um eine einzelne Reise anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Reisenummer.
| Siehe auch: | Reisekosten |
↑ Inhalt
Belegverwaltung
Mit der Belegverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Belege sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.
Speicherung im Mail-Postfach
Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal gespeichert, sondern verbleiben auf dem Mail-Server.
Die zentrale Speicherung der Belege in einem Mail-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Belege zugreifen können. Der Versand von Rechnungen per Mail ist heute Standard. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen.
Per Mail erhaltene PDF- und XML-Rechnungen
Wenn Sie eine Rechnung per Mail von einem Lieferanten erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm in den Mailordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Belege verwenden. Durch das Verschieben bleibt die Absender-Adresse erhalten und der Lieferant kann über die Absender-Adresse leicht erkannt werden. In jedem Fall sollten Sie vermeiden, die Mails weiter zu leiten, weil dadurch der Original-Absender verloren geht, und der Lieferant nicht mehr automatisch erkannt werden kann.
Scannen von Belegen in Papierform
Belege in Papierform können Sie scannen oder abfotografieren und per Mail an Ihre eigene Mailadresse senden.
Automatische Erkennung der Daten eines Beleges
Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Belege statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Bei e-Rechnungen werden die Informationen direkt aus dem XML-Anhang übernommen, bei PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR).
Bei PDF und Bilddateien "lernt" die KI aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden.
Buchen der Belege
Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie den Beleg direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Beleg verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm.
Hinweise zum IMAP-Postfach und zum IMAP-Server
- Sie müssen nicht unbedingt ein eigenes Postfach einrichten. Sie können in den Einstellungen auch einen Ordner als Mailordner eines bestehenden Postfachs angeben, aus dem die Belege ausgelesen werden.
- Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Archiv-Ordner an und verschiebt die Mails nach dem Buchen in diesen Archiv-Ordner. Damit Sie die Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
- Die Mails und die Belege werden bei Collmex nicht gespeichert oder gesichert. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Postfach. Wenn Sie die Mails in Ihrem Mailprogramm löschen oder aus dem Archiv-Ordner entfernen, kann Collmex nicht mehr auf die Belege zugreifen.
- Die Verknüpfung zwischen dem Collmex-Beleg und der Mail erfolgt über die eindeutige Message-Id, über welche jede Mail verfügen muss. Der IMAP-Server muss deshalb in der Lage sein, Mails über das IMAP-Kommando 'SEARCH HEADER Message-Id' zu finden und zurück zu liefern.
- Achten Sie bei der Auswahl des IMAP-Postfaches darauf, dass ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht - insbesondere wenn Sie mit gescannten Belegen arbeiten.
- Sie können das Postfach oder den Provider ohne Probleme wechseln. Kopieren Sie dazu alle Mails inklusive der Unterordner 1:1 und geben Sie danach in Collmex den neuen Ablageort ein.
Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen
- Jede Beleg muss einzeln per Mail gesendet werden.
- Die Mail muss den gescannte Beleg als JPEG- oder TIFF-Datei im Anhang haben, damit die Texterkennung funktioniert.
- Bei Belegen mit mehreren Seiten, können die einzelnen Seiten alle in einer TIFF-Datei enthalten sein. Pro Seite ein eigener Anhang ist aber auch möglich (z.B. bei JPEG).
- Verwenden Sie möglichst das Format 'Graustufen' mit 300dpi, da so die Texterkennungsrate am besten ist. Reine Schwarz/Weiß-Bilder führen zu einer schlechten Texterkennungsrate.
- Verwenden Sie bei TIFF unbedingt die Komprimierung. Andernfalls ist der Speicherverbrauch zu hoch.
- Vielen Scannern liegt eine Scan-Software bei, mit der Sie einen Beleg direkt vom Scanner aus an eine beliebige Mailadresse senden können (Scan to Mail Funktion). Beispielsweise können Sie bei vielen HP-Scannern und Multifunktionsgeräten die Tasten am Gerät so programmieren, dass ein Beleg mit einem Tastendruck gescannt und als Mail an die hinterlegte Adresse versendet wird.
Hinweise zum rechtlichen Rahmen
Die Belegverwaltung in Collmex erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD).
Bei gescannten Papierbelegen sollte das Originaldokument nach Möglichkeit aufbewahrt werden. Streng genommen ist dies zwar nicht erforderlich, jedoch müssen Sie auf Verlangen eines Prüfers den Beleg wieder in Papierform vorlegen und Sie sparen sich so das Ausdrucken. Zudem erhöhen Sie Ihre Glaubwürdigkeit, wenn Sie die Originaldokumente zumindest für Stichproben noch vorlegen können. Den meisten Prüfern sind Papierdokumente einfach lieber, da sie das Originaldokument 'anfassen' können und sich diese schwerer manipulieren lassen.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Einstellungen Belegverwaltung, Beleg suchen, Beleg: Erfassung |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Beleg: Erfassung
Erfassen Sie hier die für die Buchung erforderlichen Daten des Belegs.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Auto-Erfassen | Beim ersten Abrufen der Mail findet eine automatische Vorerfassung statt. Diese Schaltfläche brauchen Sie nur zu betätigen, wenn Sie die automatische Erfassung erneut durchführen wollen.
Bei der automatischen Erfassung versucht das Programm die Daten automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR). Das Ergebnis der Texterkennung wird im Reiter 'Text' dargestellt. Dieser Text wird analysiert und die zu erfassenden Daten werden - sofern möglich - automatisch erkannt. Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden. |
| Buchen | Bucht den Beleg in der Buchhaltung an Hand der erfassten Daten und springt zum nächsten Beleg (sofern vorhanden). Die Mail wird vom Posteingang in den Archiv-Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben. Damit Sie die Archiv-Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach. |
| Ok: Rechnung der Buchung XXX zuordnen | Gibt es bereits eine Buchung mit der Rechnungsnummer, erscheint diese Schaltfläche statt der Buchen-Schaltfläche. Bei Betätigen der Schaltfläche wird der Beleg der jeweiligen Buchung nachträglich zugeordnet. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsnummer im Feld Rechnung Nr der Buchung enthalten ist (Die Angabe im Buchungstext ist nicht ausreichend!). Das nachträgliche Zuordnen eines Belegs zu einer Buchung ist ebenfalls möglich unter Beleg: Zuordnung. |
| Feld | Bedeutung |
| Anhang | Bei mehreren Anhängen oder Seiten in einer TIFF-Datei erscheint hier eine Auswahlbox, mit der Sie den Anhang bzw. die Seite für die Ansicht auswählen können. |
| Beleg-Art | Wählen Sie hier, ob es sich bei dem Beleg um eine Lieferantenrechnung, Lieferantengutschrift, Kundenrechnung, Kundengutschrift oder um eine Bar-Quittung handelt. |
| Lieferant | Die Nummer des Lieferanten |
| Name | Der Name des Lieferanten. Wenn der Lieferant noch nicht existiert, geben Sie hier einen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Lieferant anlegen'. |
| Kundennummer | Die eigene Kundennummer beim Lieferanten. Sofern auf der Lieferantenrechnung Ihre Kundennummer angegeben ist, sollten Sie die Kundennummer immer mit der im Lieferant hinterlegten Kundennummer vergleichen. Wenn die Kundennummer übereinstimmt, können Sie ziemlich sicher sein, dass die Rechnung auch wirklich von Ihrem Lieferanten stammt. |
| Rechnungsnummer | Die Nummer der Rechnung |
| Datum | Das Rechnungsdatum |
| Brutto-Betrag | Der Rechnungs-Endbetrag |
| Zahlungsbed. | Wählen Sie hier die Zahlungsbedingung aus. Die Zahlungsbedingung wird in die Buchung übernommen und bestimmt neben der Fälligkeit auch das Konto der Buchung: Bei Zahlungsbedingung Bar das in der Zahlungsbedingung hinterlegte Abrechnungskonto (Standard 1000/1600), bei EC-Karte Geldtransit (1360/1460), bei Kreditkarte Kreditkartenabrechnung (1730/3610), alle anderen Zahlungsbedingungen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1600/3300). |
| Internes Memo | Kann für interne Zwecke verwendet werden. Bei der Suche |
| Kassenkonto | Für Bar-Quittungen geben Sie hier die Kontonummer der Kasse ein, aus der die Ausgabe bezahlt wurde. |
| Aufwandskonto | Geben Sie hier das Konto ein, auf das der Aufwand gebucht werden soll. Wenn Sie in der Buchung mehr als ein Aufwandskonto verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen um zur Buchungsmaske zu gelangen. Dort kann mehr als ein Aufwandskonto gebucht werden. Bei der automatischen Erfassung wird das Aufwandskonto vom letzten gleichartigen Beleg übernommen. |
| Vorsteuer | Wählen Sie hier den Steuersatz für den Vorsteuerabzug. |
| Kostenstelle | Geben Sie hier die Kostenstelle ein, falls der Aufwand einer Kostenstelle zugeordnet werden soll. Bei der automatischen Erfassung wird die Kostenstelle vom letzten gleichartigen Beleg übernommen. |
| Buchungstext | Geben Sie den Buchungstext für die Buchung ein. Bei der automatischen Erfassung wird der Buchungstext vom letzten gleichartigen Beleg übernommen. |
| Siehe auch: | Belegverwaltung, Beleg: E-Mail, Beleg: Text, Beleg: Zuordnung |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Beleg: E-Mail
Hier wird die E-Mail angezeigt mit Mail-Text, Absender, Empfänger und Datum.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Betreff | Der Betreff der Mail |
| Von | Der Absender der Mail |
| Mail-Datum | Datum und Uhrzeit, wann die Mail vom Absender abgeschickt wurde |
| Message-Id | Die Message-Id der Mail. Beim ersten Einlesen einer Mail wird die Message-Id in der Collmex-Datenbank gespeichert. Der erneute Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle erfolgt über die Message-Id. Die Message-Id dient damit als eindeutiger Index für den Beleg im Sinne der GoBD. |
| Hash | SHA-1 Hash-Code für die Mail inklusive aller Anhänge. Beim ersten Einlesen der Mail wird der Hash-Code berechnet und in der Collmex-Datenbank zusammen mit der Message-Id gespeichert. Beim erneuten Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle wird der Hash-Code neu berechnet und mit dem ursprünglichen Hash-Code verglichen. Wurde die Mail zwischenzeitlich verändert, stimmen die Hash-Codes nicht überein und es wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Mit diesem Verfahren ist sichergestellt, dass der Beleg unveränderbar ist im Sinne der GoBD. |
| Siehe auch: | Belegverwaltung, Beleg: Erfassung, Beleg: Text, Beleg: Zuordnung |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Beleg: Text
Beim Abrufen der Mail wird im Falle eines PDF-Anhangs der Text aus dem PDF-Dokument so gut es geht extrahiert. Für gescannte Belege im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung (OCR) statt. Das Ergebnis der Texterkennung wird hier dargestellt.
Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.
| Siehe auch: | Belegverwaltung, Beleg: Erfassung, Beleg: E-Mail, Beleg: Zuordnung |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Beleg: Zuordnung
Hier wird die Buchung angezeigt, die dem Beleg zugeordnet ist. Für noch nicht gebuchte Belege, kann der Beleg einer Buchung nachträglich zugeordnet werden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Das Geschäftsjahr der Buchung |
| Buchung Nr | Die Nummer der Buchung in der Buchhaltung |
| Siehe auch: | Belegverwaltung, Beleg: Erfassung, Beleg: Text, Beleg: E-Mail |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Beleg suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Belege werden als Liste angezeigt. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Zeigt die bereits abgerufenen Belege entsprechend den Suchkriterien an. |
| Mails abrufen | Die Mails aus dem Postfach werden abgerufen. Dabei wird als Referenz lediglich die Kopfzeile der Mail als Kopie in Collmex gespeichert. Die Mails und die Anhänge verbleiben nach dem Abruf im Postfach. Damit die Mails abgerufen werden können, müssen in den Einstellungen die Zugangsdaten für das Mailpostfach hinterlegt sein. |
| Exportieren | Die Belege werden exportiert. Mehr Informationen unter Belege exportieren |
| Feld | Bedeutung |
| Status | Wählen Sie den Buchungs-Status des Belegs. |
| Rechnungs-Nr | Nummer einer Lieferanten- oder Kundenrechnung |
| Text | Sucht die Belege nach Mail-Betreff, Mail-Absender, Rechnungsnummer, Internes Memo und Mail-Message-Id |
| Buchung | Nummer der Buchung, die mit dem Beleg verknüpft ist. |
| Geschäftsjahr | Geschäftsjahr der Buchung, die mit dem Beleg verknüpft ist. |
| Firma | Die Firma, zu der der Beleg gehört. |
| Lieferant | Der Lieferant der Lieferantenrechnung. |
| Kunde | Der Kunde für eine Kundenrechnung. |
| Beleg-Art | Wählen Sie die Beleg-Art aus, nach der Sie suchen. |
| Datum von ... bis | Sucht nach Belegen in dem definierten Zeitraum. |
| Siehe auch: | Belegverwaltung, Einstellungen Belegverwaltung, Belege exportieren |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Belege exportieren
Nutzen Sie diese Funktion, um die Anhänge der selektieren Belege als ZIP-Datei zu exportieren.
Es werden nur Anhänge von Mails exportiert, die im Format PDF, JPEG oder TIFF sind. Die Belege müssen gebucht sein, damit sie exportiert werden. Der Dateiname des exportieren Anhangs ist wie folgt aufgebaut:
- Der Name der Beleg-Art (Lieferantenrechnung, Bar-Quittung, Kundenrechnung, etc).
- Die Nummer des Lieferanten bzw. Kunden oder alternativ das Belegdatum
- Das Geschäftsjahr der Buchung
- Die Nummer der zugeordneten Buchung
Zusätzlich zu den exportierten Anhängen wird eine Protokolldatei protokoll.txt erstellt. Diese enthält für jedes Problem einen Eintrag aus Buchungsnummer und Fehlertext.
Mit Klick auf die Schaltfläche 'Exportieren' wird der Export im Hintergrund gestartet. Da für jedes Dokument die Mail vom Mailserver abgerufen werden muss, kann der Export einige Zeit in Anspruch nehmen.
| Siehe auch: | Belegverwaltung, Beleg suchen |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Beleg kann nicht abgerufen werden
Damit ein Beleg in Collmex angezeigt werden kann, müssen Sie sicher stellen, dass der Abruf der Mail aus Ihrem IMAP-Postfach funktioniert.
Der Abruf der Mail erfolgt über ein IMAP-SEARCH-Kommando, das auf Ihrem Mail-Server ausgeführt wird. Gesucht wird über das Header-Feld 'Message-Id', welches jede Mail eindeutig identifiziert und als Referenz in Collmex gespeichert ist. Die Message-Id der Mail wird im Reiter 'E-Mail' angezeigt. Die Mails selbst oder die Belege sind in Collmex nicht gespeichert.
Wenn ein Beleg nicht abgerufen werden kann, sind folgende Ursachen möglich:
- Die Mail mit der Message-Id befindet sich nicht im erwarteten Ordner. Öffnen Sie in Ihrem Mailprogramm den Ordner und stellen Sie sicher, dass die Mail vorhanden ist. Wenn Sie den Ordner in Ihrem Mail-Programm nicht sehen, müssen Sie den Ordner in Ihrem Mailprogramm möglicherweise erst "abonnieren". Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Unterordner im Mailordner an und verschiebt die Mail mit dem Buchen in den Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres. In manchen Mailprogrammen sind extern angelegte Ordner erst auf Anforderung sichtbar.
- Der Mailserver unterstützt das SEARCH-Kommando nach Header-Feldern nicht oder der Mailserver findet die Mail aus anderen Gründen nicht. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren für den IMAP-Server zuständigen Hoster.
Siehe auch: Belegverwaltung
↑ Inhalt
Einstellungen Belegverwaltung
Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang.
Gebuchte Mails verbleiben in Ihrem Postfach. Es erfolgt keine Speicherung der Belege in Collmex. Zur Anzeige von Belegen in Collmex erfolgt ein erneuter Abruf der Mail aus dem Postfach.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Die Firma, für welche die Einstellungen hinterlegt werden sollen. |
| Mail-Konto | Das Mail-Konto mit den IMAP-Zugangsdaten für Ihr Postfach. Legen Sie ggfs. ein Mail-Konto an unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Konten'. |
| Mailordner | Wählen Sie hier den Ordner, aus dem die noch nicht gebuchten Mails abgerufen werden. Der Posteingang heißt üblicherweise 'INBOX'. Gebuchte Mails werden in den Unterordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben. |
| Papierkorb | Die Mail wird in diesen Order verschoben, wenn ein Beleg gelöscht wird. Bei den meisten IMAP-Servern heißt der Ordner 'Trash'. |
| Keine Prüfung auf Unveränderbarkeit | Normalerweise stellt das Programm über einen Hash-Wert sicher, dass Mails nach dem Buchen nicht verändert werden. Manche Mail-Provider (z.B. Microsoft Office365) ändern die Header-Daten in den Mails, ohne dass darauf Einfluss genommen werden kann. In so einem Fall deaktivieren Sie die Prüfung auf Unveränderbarkeit. Sie müssen dann organisatorisch sicherstellen, dass die für die Besteuerung relevanten Teile der Mail nicht nachträglich verändert werden. |
| Siehe auch: | Belegverwaltung, Mail-Konten |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kassenbuch*
In einem Kassenbuch werden die Einnahmen und Ausgaben für eine Kasse aufgezeichnet.
In Collmex erfolgen die Buchungen für eine Kasse direkt in der Buchhaltung, d.h. es existiert kein von der Buchhaltung getrenntes Kassenbuch. Dies hat den Vorteil, dass das Kassenbuch immer mit der Buchhaltung überein stimmt. Eine Übernahme der Kassenbücher in die Buchhaltung oder eine Abstimmung der Kassenbücher mit der Buchhaltung entfällt.
Alle Druck- und Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltung können direkt für die Kassen genutzt werden. Um ein 'Kassenbuch zu drucken', nutzen Sie die Funktion 'Kasse anzeigen' und die normale Druckfunktion Ihres Browsers.
Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt über die Funktion Kasse buchen. Diese Funktion ist speziell für das Buchen von Einnahmen und Ausgaben ausgelegt und damit einfacher zu handhaben, als die allgemeinere Funktion Buchen. Dafür sind über Kasse buchen jedoch nicht alle Buchungen möglich. Beispielsweise können keine offenen Posten erzeugt oder ausgeglichen werden.
Bevor die Kasse über die Funktion Kasse buchen gebucht werden kann, muss ein Kassenbuch angelegt werden. Im Kassenbuch ordnen Sie ein Buchhaltungskonto zu und legen die Buchungsvorlagen für diese Kasse fest. Soll die Kasse von einem Mitarbeiter geführt werden, der keine Berechtigung für die Buchhaltung hat, legen Sie im Kassenbuch einen Kassenführer fest. Dieser Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Kassenbuch anlegen, Kassenbuch bearbeiten, Kasse buchen, Kasse anzeigen |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kassenbuch anlegen
Zum Anlegen eines Kassenbuchs wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Kassenbuch anlegen.
Wenn Sie die Vorlagen und Einstellungen eines bereits existierenden Kassenbuchs übernehmen möchten, geben Sie im Feld 'Kopieren von Kassenbuch' die Nummer des Kassenbuchs ein, dessen Daten in das neue Kassenbuch übernommen werden sollen.
Siehe auch: Einführung Kassenbuch
↑ Inhalt
Kassenbuch*
Nehmen Sie hier die Einstellungen für das Kassenbuch vor.
Achtung: Zum Anzeigen oder Drucken der Buchungen auf das Kassenkonto nutzen Sie die Funktion 'Posten anzeigen' der Buchhaltung.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Löschen | Löscht das Kassenbuch. Die Buchungen bleiben dabei erhalten. |
| Feld | Bedeutung |
| Bezeichnung | Geben Sie hier die Bezeichnung des Kassenbuchs ein (z.B. 'Portokasse'). |
| Konto | Das dem Kassenbuch zugeordnete Buchhaltungskonto. Alle Buchungen für die Kasse werden auf dieses Konto gebucht. |
| Kassenführer | Soll die Kasse durch einen Mitarbeiter geführt werden, der sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung hat, geben Sie hier die Nummer dieses Mitarbeiters ein. Der Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung. |
| Kostenstelle | Beim Buchen wird diese Kostenstelle standardmäßig vorgeschlagen, kann in der Buchung aber geändert werden. |
| Vorlagen | Die für das Kassenbuch geltenden Vorlagen. Vorlagen werden angelegt direkt unter 'Kasse buchen'. Die Vorlagen können hier eingesehen, nicht mehr benötigte Vorlagen können gelöscht werden. Sollen die Vorlagen sortiert angezeigt werden, markieren Sie das Kennzeichen 'Vorlagen nach Name sortieren' für die jeweilige Gruppe. |
Siehe auch: Einführung Kassenbuch
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kasse buchen
Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Ändern | Speichert die Eingaben |
| Buchen | Bucht den Beleg. Nach der Buchung erscheint die Meldung Buchung X erfolgreich ausgeführt.. Wenn Sie auf die Buchungsnummer klicken, wird die Buchung angezeigt. |
| Als Vorlage speichern | Speichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Buchungsvorlagen verwalten Sie im Kassenbuch. Dort können Sie eigene Vorlagen ändern oder löschen und Standard-Vorlagen ein- oder ausblenden. |
| Feld | Bedeutung |
| Belegdatum | Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Datum des Zahlungseingangs oder Zahlungsausgangs). Daraus ergibt sich das Geschäftsjahr der Buchung. Das Datum springt jeweils um einen Tag weiter, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination Alt+Plus verwenden. |
| Buchungstext | Der Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen. |
| Betrag | Geben Sie hier den Brutto-Betrag ein. |
| Buchen als | Wählen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. |
| Steuer | Entspricht der angegebene Steuersatz nicht dem der Buchung, dann wählen Sie einen anderen Steuersatz aus.
Die Buchung von Einnahmen und Ausgaben mit 5% oder 9% Vor- bzw. Umsatzsteuer erfolgt in zwei Schritten:
|
| Konto | Die Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll. Sie geben die Kontonummer entweder direkt ein oder Sie klicken auf das Fernglas, um nach einem passenden Konto zu suchen. |
Siehe auch: Einführung Kassenbuch
↑ Inhalt
Kasse anzeigen
Zeigt die Buchungen auf das im Kassenbuch hinterlegte Kassenkonto an.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kassenbuch | Wählen Sie das Kassenbuch aus, für das Sie die Buchungen anzeigen möchten. |
| Geschäftsjahr | Falls angegeben, werden nur Buchungen dieses Geschäftsjahres angezeigt. |
| Belegdatum von..bis | Zur Einschränkung der Anzeige über das Belegdatum |
Siehe auch: Einführung Kassenbuch, Kasse buchen
↑ Inhalt
Provisionsabrechnung*
Viele Unternehmen bezahlen eigenen oder externen Vertriebsmitarbeitern eine Provision auf die von ihnen erzielten Umsätze. Mit Hilfe der Provisionsabrechnung erstellen Sie eine Auflistung im PDF-Format, die alle für den Mitarbeiter relevanten Umsätze und die Provision enthält.
Vermittler
In Kunde, Angebot, Kundenauftrag und Rechnung gibt es unter Verkauf ein Feld Vermittler. Tragen Sie hier den Mitarbeiter ein, dem die Provision zusteht. Basis für die Provisionsabrechnung sind immer die Umsätze oder Roherträge aus den Rechnungen, wobei wahlweise auch nur ausgeglichene Rechnungen berücksichtigt werden können. Beim Anlegen eines Dokuments wird der Vermittler jeweils vom Vorgängerdokument bis in die Rechnung übernommen. Wenn kein Vorgängerdokument existiert, wird der Vermittler vom Kunden übernommen. Beispiel: Der Vermittler wird übernommen vom Kunden in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung.
Provisionsgruppe
Die Höhe der Provision wird über die Provisionsgruppe gesteuert (Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Provisionsgruppen). In der Provisionsgruppe hinterlegen Sie in Abhängigkeit von der Produktgruppe die zu zahlende Provision. Sie können also angeben, dass nur für bestimmte Produktgruppen Provisionen fällig werden. Auch die Höhe der Provision kann von Produktgruppe zu Produktgruppe unterschiedlich sein. Über die Provisionsgruppe steuern Sie auch, ob die Provision auf Basis des Umsatzes oder des Rohertrags berechnet wird. Die Provisionsgruppe hinterlegen Sie dann im Mitarbeiter (Reiter Provisionsabrechnung) und bestimmen damit die dem Mitarbeiter zu zahlende Provision.
Provisionsabrechnung anlegen
Die Provisionsabrechnung kann entweder einzeln oder gesammelt über den Provisionsabrechnungslauf angelegt werden. Für den Provisionsabrechnungslauf geben Sie im Mitarbeiter den Zeitpunkt der nächsten Abrechnung sowie das Abrechnungsintervall an. Der Provisionsabrechnungslauf legt automatisch für alle Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung an, bei denen der Abrechnungszeitpunkt erreicht ist.
Gutschriften für externe Mitarbeiter
Für externe Mitarbeiter erstellt das Programm zusammen mit der Provisionsabrechnung eine Lieferanten-Gutschrift. Die Lieferanten-Gutschrift erscheint automatisch als offener Posten und kann über eine Zahlung direkt im Programm ausgeglichen werden. Für interne Mitarbeiter wird die Provision üblicherweise zusammen mit dem Gehalt ausbezahlt. Leiten Sie dazu die Beträge an Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung weiter.
| Siehe auch: | Provisionsgruppen, Mitarbeiter bearbeiten, Provisionsabrechnung anzeigen, Provisionsabrechnungslauf, Provisionsabrechnung anlegen |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Provisionsgruppen
Die Höhe der Provision wird über die Provisionsgruppe gesteuert. Die Provisionsgruppe wiederum wird im Mitarbeiter hinterlegt und bestimmt damit die dem Mitarbeiter zu zahlende Provision.
In der Tabelle werden alle für die Firma angelegten Provisionsgruppen angezeigt. Um eine neue Provisionsgruppe anzulegen, tragen Sie in die letzte Zeile eine Bezeichnung sowie eine Provision ein und klicken Sie auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Interne Nummer der Provisionsgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Provisionsgruppe kann frei gewählt werden. |
| Provision | Die Provision in Prozent. Die Provision bezieht sich immer auf den Wert einer Rechnungsposition. |
| Details | Sofern die Provision nicht auf alle Produktgruppen gewährt wird oder erst bei Ausgleich der Rechnung fällig wird, klicken Sie auf Details. |
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Details zur Provisionsgruppe
↑ Inhalt
Details zur Provisionsgruppe
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Interne Nummer der Provisionsgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Provisionsgruppe kann frei gewählt werden. |
| Provisionsbasis | Legt fest, ob die Provision auf Basis des Umsatzes oder des Rohertrags berechnet wird. |
| Provision | Die Provision in Prozent. Die Provision bezieht sich immer auf den Wert einer Rechnungsposition. |
| Nur für ausgeglichene Rechnungen | Wenn markiert, wird die Provision erst fällig, wenn die Rechnung ausgeglichen ist. Als Datum für die Provisionsabrechnung ist dann nicht das Rechnungsdatum, sondern das Belegdatum der Buchung relevant, der den offenen Posten ausgeglichen hat. Achtung: Das Programm kann nicht erkennen, ob der Ausgleich einen Forderungsverlust darstellt. Sollte dies der Fall sein, muss manuell im Mitarbeiter ein entsprechender Abschlag erfasst werden, um die Provision in der nächsten Provisionsabrechnung wieder auszugleichen. |
| Gültigkeit | Sie können wählen, ob die Provision nur für die angegebenen Produktgruppen fällig wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen abweichende Provisionen gelten. |
| Produktgruppe | Wählen Sie die Produktgruppe, für welche die Provision einzeln festgelegt werden soll. |
| Auch Untergruppen | Wenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe. |
| Abweichende Provision | Die Provision, die für Produkte dieser Produktgruppe fällig wird. |
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Provisionsgruppen
↑ Inhalt
Provisionsabrechnung anlegen
Zum Anlegen einer Provisionsabrechnung füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiter, für den die Provisionsabrechnung angelegt werden soll. |
| Von - Bis | Der Zeitraum der abgerechnet werden soll. |
Basis für die Provisionsabrechnung sind immer die Rechnungen im Abrechnungszeitraum, bei denen der Mitarbeiter als Vermittler angegeben ist. Zusätzlich werden die im Mitarbeiter hinterlegten Abzüge und Zuschläge in die Provisionsabrechnung übernommen. Bei externen Mitarbeitern wird zusammen mit der Provisionsabrechnung eine Lieferanten-Gutschrift angelegt.
Das Programm prüft nicht, ob eine Rechnungsposition schon in einer anderen Provisionsabrechnung enthalten ist. Deshalb sollte eine Provisionsabrechnung erst angelegt werden, wenn an den Rechnungen nichts mehr verändert wird.
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Provisionsabrechnung anzeigen
↑ Inhalt
Provisionsabrechnung anzeigen
| Links | Bedeutung |
|---|---|
| Die Provisionsabrechnung im PDF-Format angezeigt. | |
| Löschen | Zur Löschfunktion springen. |
| Feld | Bedeutung |
| Provisionsabrechnung Nr | Eindeutige Nummer der Provisionsabrechnung. Die Nummerierung beginnt bei eins und wird dann für jede Provisionsabrechnung um eins erhöht. |
| Betrag | Der Gesamtbetrag der Provisionsabrechnung. |
| Gutschrift Nr. | Die Nummer der Gutschrift, mit der die Provisionsabrechnung verknüpft ist. Nur bei externen Mitarbeitern |
| Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, für den die Provisionsabrechnung angelegt wurde. |
| Von - Bis | Der Abrechnungszeitraum. Das Datum bezieht sich normalerweise auf das Rechnungsdatum. Wenn in den Details der Provisionsgruppe das Kennzeichen Nur ausgeglichene Rechnungen markiert ist, bezieht sich das Datum auf das Belegdatum der Buchung, der den offenen Posten ausgeglichen hat. |
| Angelegt am / von | Datum und Uhrzeit sowie der Benutzer, von dem die Provisionsabrechnung angelegt wurde. |
| Positionen | |
| Pos | Nummer der Position. Die Schrittweite kann beeinflusst werden unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe → Nummerierung der Positionen |
| Rechnung | Die Rechnungsnummer auf die sich die Position bezieht. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung enthält Informationen über die abgerechnete Rechnungsposition oder die Bezeichnung des Zu- oder Abschlags aus dem Mitarbeiter. |
| Provision | Die Provision in Prozent aus der dem Mitarbeiter zugeordneten Provisionsgruppe. |
| Betrag | Der Provisionsbetrag, errechnet aus dem Positionswert der Rechnung und der Provision in Prozent. |
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung
↑ Inhalt
Provisionsabrechnungslauf
Der Provisionsabrechnungslauf legt für alle Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung an, bei denen im Feld Provisionsabrechnung → Nächste Abrechnung am ein Datum hinterlegt ist, das vor dem Heute-Datum liegt.
Der Abrechnungszeitraum für die Provisionsabrechnung endet einen Tag vor dem Datum Nächste Abrechnung am aus dem Mitarbeiter.
Nachdem die Provisionsabrechnung angelegt ist, wird das Datum Nächste Abrechnung am im Mitarbeiter um ein Intervall in die Zukunft gesetzt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Vorschau | Erzeugt eine Vorschau auf die abzurechnenden Umsätze. Mit der Vorschau kann geprüft werden, für welche Mitarbeiter im Abrechnungslauf eine Abrechnung erstellt worden wäre. |
| Abrechnungslauf durchführen | Führt den Provisionsabrechnungslauf aus und erzeugt die relevanten Provisionsabrechnungen. |
Nach dem Provisionsabrechnungslauf wird eine Liste angezeigt mit den erstellten Provisionsabrechnungen. Klicken Sie auf die Provisionsabrechnung oder die Gutschrift, um die Provisionsabrechnung zu drucken oder die Gutschrift zu versenden.
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Mitarbeiter bearbeiten
↑ Inhalt
Gewinn und Verlust (GuV)
In der GuV wird aus den Erlösen und Aufwendungen der Gewinn bzw. der Verlust des Unternehmens ermittelt.
Die Gliederung der GuV entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur GuV finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.
Die GuV-Posten werden aus der Summe der Salden der dem GuV-Posten zugeordneten Konten ermittelt. Die Zuordnung von Konto zu GuV-Posten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04).
Wählen Sie die Firma und das Geschäftsjahr aus. Klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein GuV-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitraum | Zeitraum, für den der Gewinn bzw. Verlust ermittelt werden soll. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Geschäftsjahr | Wird nur eingeblendet, wenn die Zeiträume Ganzes Jahr oder Einen Monat ausgewählt sind. Ermittelt den Gewinn/Verlust für das angegebene Jahr oder für den Monat in dem Jahr. |
| Stichtag | Wird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Bis zum Stichtag ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust bis zum angegeben Tag. |
| Monat | Wird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Einen Monat ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust des ausgewählten Monats. |
| Vorjahresvergleich | Wenn Sie die Vorjahreswerte in die GuV aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll. |
| Kostenstelle* | Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden. |
| Null-Zeilen ausgeben | Ist das Feld aktiviert, werden auch die GuV-Posten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
| Kontennachweis | Ist das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der GuV ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen GuV-Posten eingehen. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Bilanz
Die Gliederung der Bilanz entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur Bilanz finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.
Berechnung der Bilanzposten
Die Bilanzposten werden aus der Summe der Salden der dem Bilanzposten zugeordneten Konten ermittelt. Die Anfangssalden des Geschäftsjahres werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen, d.h. die Anfangssalden müssen nicht manuell vorgetragen werden.
Die Zuordnung von Konto zu Bilanzposten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Ausnahme sind die folgenden Bilanzposten, die gesondert ermittelt werden:
| Besondere Bilanzposten | Bedeutung |
|---|---|
| Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag | Der Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag wird aus der GuV ermittelt. Klicken Sie auf den Betrag, um zur GuV zu gelangen. |
| Gewinnvortrag/Verlustvortrag | Summe aller nicht verwendeter Vorjahresgewinne und -Verluste. Klicken Sie auf den Betrag, um zur Bilanz des Vorjahres zu gelangen.
Der Gewinnvortrag/Verlustvortrag setzt sich zusammen aus dem Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag des Vorjahres plus dem Gewinnvortrag/Verlustvortrag des Vorjahres plus den Privatentnahmen und -einlagen plus den Saldo des Kontos 'Gewinnvortrag vor Verwendung'. Wird der Vorjahresgewinn im laufenden Jahr verwendet (z.B. durch Ausschüttung oder Rücklagenbildung), erfolgt die Gegenbuchung auf das Konto 'Gewinnvortrag vor Verwendung' und gleicht damit den Gewinnvortrag im aktuellen Jahr aus. |
| Umsatz- und Vorsteuer | Die Salden aller Umsatz- und Vorsteuerkonten werden addiert. Ergibt die Summe eine Umsatzsteuer-Verbindlichkeit, wird die Summe auf der Passiv-Seite unter 'Sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen der sozialen Sicherheit' ausgewiesen. Ergibt die Summe dagegen eine Umsatzsteuerforderung, wird die Summe Aktiv-Seite im Posten 'Sonstige Vermögensgegenstände' ausgewiesen.
Es ist nicht erforderlich, die Umsatzsteuerkonten abzuschließen, da die Summe der Salden automatisch auf die Konten 1791/3845 'Umsatzsteuer frühere Jahre' vorgetragen wird. Ausgenommen von dieser Summierung ist lediglich das Konto 1754/3854 'Steuerzahlungen an andere Länder'. Soll eine Abgrenzung der ausländischen Umsatzsteuer erfolgen, muss im Rahmen des Jahresabschlusses eine Umbuchung auf dieses Konto erfolgen. |
Bilanz anzeigen
Zum Anzeigen der Bilanz füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein Bilanz-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bilanzart |
|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Geschäftsjahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. |
| Stichtag | Wird nur eingeblendet, wenn die Bilanzart Eröffnung- / Stichtagsbilanz ausgewählt ist. Geben Sie das Datum ein, zu dem Sie die Bilanz erstellen möchten |
| Vorjahresvergleich | Wenn Sie die Vorjahreswerte in die Bilanz aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll. |
| Null-Zeilen ausgeben | Ist das Feld aktiviert, werden auch die Bilanzposten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt. |
| Druckansicht | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Wählen Sie Querformat aus und geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken. |
| Kontennachweis | Ist das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der Bilanz ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen Bilanzposten eingehen. |
Bilanz mit Anhang drucken
Im Programm steht nur die Bilanz als Auswertung zur Verfügung. Wenn Sie die Bilanz mit Anhang (z.B. Lagebericht) versehen möchten, zeigen Sie die Bilanz in der Druckansicht an, markieren Sie die Seite im Browser über Bearbeiten → Alles markieren und kopieren Sie die Seite in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word). Dort ergänzen Sie die Bilanz nach Ihren Wünschen.
Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen
Jede Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist in Deutschland einmal jährlich zur Einreichung und Bekanntmachung seiner Abschlussunterlagen beim Bundesanzeiger verpflichtet. Als kleines Unternehmen müssen Sie gemäß § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen. Zur Einreichung steht beim Bundesanzeiger ein Webformular zur Verfügung, in das Sie die Werte der Bilanzposten einfach übertragen.
E-Bilanz
Die E-Bilanz ist eine Bilanz nach Steuerrecht im Gegensatz zur hier beschriebenen Bilanz nach Handelsrecht. Zur Erstellung einer Steuerbilanz sind Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl. Mehr Informationen unter Salden exportieren für E-Bilanz.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Salden exportieren für E-Bilanz
↑ Inhalt
Salden exportieren für E-Bilanz
Als elektronische Bilanz (E-Bilanz) wird die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet.
Zur Erstellung einer E-Bilanz sind steuerliche Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Deshalb kann mit Collmex alleine keine E-Bilanz erstellt werden. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Collmex-Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl.
Für Geschäftsjahre ab 2017 ist auch der Anlagenspiegel elektronisch zu übermitteln. Derzeit gibt es keine Export-Möglichkeit für den Anlagespiegel, weshalb der Anlagespiegel manuell in das E-Bilanz-Programm eingegeben werden muss.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Das Geschäftsjahr, für das die Salden exportiert werden sollen |
| Firma | Die Firma, für welche die Salden exportiert werden sollen |
| Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren | Wählen Sie diese Option, wenn das externe Programm keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten nach Datev-Logik unterstützt. Mit dem Setzen der Option, findet die Summierung beim Export statt. Die Salden-Summe aller Umsatz- und Vorsteuerkonten wird dann je nach Vorzeichen des Saldos ausgewiesen auf dem Verbindlichkeits-Konto 'Umsatzsteuer 1770/3800 (SKR03/SKR04)' oder auf dem Forderungs-Konto 'Umsatzsteuerforderungen 1545/1420 (SKR03/SKR04)'. |
Anmerkungen zum Software-Angebot
Mit elster.de können keine E-Bilanzen erstellt oder übermittelt werden, so dass andere Programme eingesetzt werden müssen:
- In eBilanz+ können die aus Collmex exportierten Salden direkt übernommen werden. Sofern alles korrekt gebucht ist, gelingt die Übermittlung mit wenigen Klicks. Mit dem Gutscheincode collmex-10 erhalten Collmex-Kunden einmalig 10% Rabatt auf eine E-Bilanz-Übermittlung.
- Der Bundesanzeiger-Verlag bietet mit eBilanz-Online ebenfalls ein Produkt an, das preislich für kleine Unternehmen in Frage kommt.
- Ein weiterer Hersteller im teureren Preissegment ist Audicon.
Allgemeine Hinweise zur Einführung der E-Bilanz
Die Gliederung der E-Bilanz ist wesentlich feiner als die Bilanz nach HGB. In der Taxonomie gibt über 4.000 Posten für Bilanz und GuV. Streng genommen muss jedes Unternehmen alle Posten der E-Bilanz prüfen und ggfs. das Buchungsverhalten entsprechend anpassen. Dies ist der eigentliche Aufwand bei Einführung der E-Bilanz. Er fällt im Übrigen auch an, wenn der Steuerberater die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt. In der Praxis ist es allerdings so, dass nur ein kleiner Teil ausgefüllt sein muss (sog. Mussfelder). Insbesondere für einfache Bilanzen kann es deshalb sinnvoll sein, die Werte manuell in die entsprechenden Programme einzugeben.
Kurzanleitung für den Import in eBilanz-Online
Vor dem Import der Salden müssen Sie zuerst unter 'Import (Optional) → Kontenzuordnung (Mapping)' die Konten des Datev-Kontenrahmens zuordnen. Klicken Sie dort auf 'Hilfe zu dieser Seite' und dann auf 'Arbeitshilfen'. Dort finden Sie xlsx-Dateien zum Download für den jeweiligen Kontenrahmen und Art Ihrer Gesellschaft. Laden Sie sich die passende Datei auf Ihren Rechner und importieren Sie die Datei dann wieder in eBilanz-Online als Kontenzuordnung.
Beim Export der Salden wählen Sie die Option 'Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren', da eBilanz-Online keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten vornimmt.
Die Datei mit den Salden aus Collmex müssen Sie ebenfalls lokal speichern, in Excel öffnen und als xlsx-Datei speichern. Diese Datei importieren Sie dann in eBilanz-Online unter 'Import (Optional) → Kontensalden für Zuordnung'.
Bei weiteren Fragen zur Benutzung von eBilanz-Online, wenden Sie sich bitte an den Support von eBilanz-Online.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz
↑ Inhalt
BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
Die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt einen Überblick über die Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation Ihres Unternehmens in detaillierter Form als die GuV. Die Gliederung der BWA entspricht der Datev-Standard Gliederung und ist fest vorgegeben.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Posten zu sehen, aus denen sich ein Betrag zusammensetzt, klicken Sie auf den Betrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Art der Auswertung |
Kurzfristige Erfolgsrechnung: Zeigt die Monatswerte sowie die kumulierten Werte.
Vorjahresvergleich: Vergleicht die aktuellen Monat- und kumulierten Werte mit denen des Vorjahres. Entwicklungsübersicht: Zeigt die Entwicklung des aktuellen Jahres monatsweise. |
| Geschäftsjahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. |
| Zeitraum | Geben Sie den Monat oder das Quartal ein, den oder bis zu dem Sie auswerten möchten. |
| Kostenstelle* | Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)
Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Zum Jahresabschluss: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit dem Wert 0,00 auf allen Positionen. Die Konten müssen deshalb am Jahresende nicht abgeschlossen werden.
Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. |
| Zeitraum | Wählen Sie einen Zeitraum aus, wenn Sie die EÜR für einen Monat, Quartal oder ein Halbjahr erstellen möchten |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Auswertung |
|
| Kostenstelle* | Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden. |
| Druckansicht | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Summen und Salden (Susa)
Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).
Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie dürfen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.
Der Wert in der Spalte Eröffnungsbilanzwert ist der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr.
Wählen Sie Jahr und Monat und klicken Sie dann auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt. |
| Monat | Wählen Sie den Monat aus. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Kostenstelle* | Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden. |
| Summenanzeige | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden nur als Summe dargestellt. Die Anzeige einzelner Kunden und Lieferanten unterbleibt. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Offene Posten
Die Liste ermöglicht die Anzeige der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Daneben können die bereits ausgeglichenen Posten mit angezeigt werden.
Füllen die Felder entsprechend Ihren Auswahlkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um sich einzelne Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer *.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten |
Kunden/Lieferanten: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden bzw. Lieferanten angezeigt. Kunden/Lieferanten, auch bezahlte: Es werden auch die bereits bezahlten Posten mit angezeigt. |
| Stichtag | Es werden die offenen Posten angezeigt, wie sie zum angegebenen Termin bestanden haben. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Lieferanten an. |
| Verbindlichkeiten / Forderungen | Wählen Sie hier, ob alle Posten oder nur Verbindlichkeiten bzw. nur Forderungen angezeigt werden sollen. |
| Fälligkeit von, bis | Es werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Fälligkeitstermin im angegebenen Zeitraum liegt. |
| Vermittler | Ist in dem Feld ein Mitarbeiter eingetragen, werden nur Rechnungen des jeweiligen Vermittlers angezeigt bzw. nur offene Posten für die dieser Vermittler im Kunden hinterlegt ist. |
| Belegdatum von, bis | Es werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Belegdatum im angegebenen Zeitraum liegt. |
| Zahlungsbedingung | Es werden nur die offenen Posten mit der ausgwählten Zahlungsbedingung angezeigt. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
| Mahnstufe | Es werden nur offene Posten der angegebenen Mahnstufe angezeigt. Möglich sind Mahnstufen von 1 bis 3. |
| Kostenstelle* | Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden. |
| Entwicklung anzeigen | Für jeden offenen Posten werden alle Zahlungen direkt in der Liste aufgeführt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. am Telefon mit dem Lieferanten / Kunden die offenen Posten abstimmen. Dann haben Sie alle Informationen zu einem offenen Posten auf einen Blick und müssen nicht erst in die Buchung springen, um die Zahlungen zu sehen. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten verwalten*
Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Salden anzeigen
Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kumulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.
Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie müssen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Salden für das angegebenen Geschäftsjahr an. |
| Kostenstelle* | Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Konto | Zeigt den Saldo zu dem ausgewählten Konto. |
| Kontengruppe | Zeigt die Salden zu der ausgewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen) an. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt Salden zu diesem Kunden an. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Zeigt Salden zu diesem Lieferanten an. |
| Anlage | Anlagenummer. Zeigt Salden zu dieser Anlage an. |
| Summenanzeige | Ist das Feld aktiviert, werden die Salden der Konten aus den Kontengruppen Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagen nicht mehr nach Kunden, Lieferanten und Anlagen getrennt angezeigt, sondern für jedes Konto summiert. |
| Keine Nullsalden | Ist das Kennzeichen gesetzt, werden nur Salden angezeigt, deren kumulierter Saldo ungleich Null ist. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Posten anzeigen (Kontenblatt)
Posten sind die Buchungspositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Buchungsposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Buchungsposition.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Konto | Sucht Posten zu dem ausgewählten Konto. |
| Kontengruppe | Sucht nach Posten in der gewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen). |
| Kostenstelle* | Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden. |
| Kunde | Kundennummer. Sucht nach Posten zu diesem Kunden. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Sucht nach Posten zu diesem Lieferanten. |
| Anlage | Anlagenummer. Sucht nach Posten zu dieser Anlage. |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Sucht nach Posten, deren Belegdatum in dem angegebenen Zeitraum liegt. |
| Gegenkonto anzeigen | Es werden alle in der Buchung sonst noch enthaltenen Konten mit angezeigt. |
| Nur Einnahmen/Ausgaben | Es werden nur Posten angezeigt, die nicht mehr offen sind. Für das Datum ist in diesem Fall nicht das Belegdatum relevant, sondern das Datum der zugeordneten Buchung, d.h. bei Rechnungen nicht das Datum der Rechnung sondern das Datum der Zahlung. Die Option ist nur relevant, wenn Sie Ihren Gewinn über Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln oder für die Umsatzsteuer Ist-Versteuerung gewählt haben, da in diesen Fällen die Zahlung statt der Rechnung entscheidend ist. |
| Summenanzeige | Ist das Feld aktiviert, werden die Posten der Konten aus den Kontengruppen Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagen nicht mehr nach Kunden, Lieferanten und Anlagen getrennt angezeigt, sondern für jedes Konto gesammelt. |
| Stornos | Aktivieren Sie das Feld, wenn auch Posten zu bereits stornierten Buchungen angezeigt werden sollen. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Umsatzsteuer
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der Buchungen. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.
Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.
Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung * → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus. Hinterlegen Sie Ihr Elster-Software-Zertifikat in Collmex unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Umsatzsteuervoranmeldung. Die Datei muss ein Elster-Software-Zertifikat (.pfx-Datei) sein. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline. Notieren Sie unbedingt auch die Pin, die bei der Registrierung vergeben wird. Sie muss bei jedem Versenden eingegeben werden.
In Collmex buchhaltung basic und Collmex pro wird, wenn mehrere Firmen angelegt sind, die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der ersten Firma erstellt. Dort werden dann die Umsätze aller vorhandenen Firmen zusammengefasst.
Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.
Ablauf
- Alle Belege buchen
- Voranmeldung anlegen
- Voranmeldung senden
Beachten Sie bitte, dass Voranmeldungen nachträglich nicht geändert werden können. Legen Sie die Voranmeldung also erst an, NACHDEM Sie alle Belege für den Zeitraum gebucht haben! Sollten Sie etwas vergessen haben und die Voranmeldung wurde noch nicht versendet, löschen Sie die Voranmeldung, nehmen Sie die fehlenden Buchungen vor und legen Sie dann eine neue Voranmeldung an. Falls die Voranmeldung schon gesendet wurde, legen Sie für denselben Zeitraum eine weitere Voranmeldung an s.u.
Korrigierte Voranmeldungen
Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Buchungen für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.
Dauerfristverlängerung
Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.
Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal).
Umsatzsteuererklärung
Die Umsatzsteuererklärung dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.
| Siehe auch: | Umsatzsteuer-Voranmeldung anlegen, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung, Konto bearbeiten |
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Umsatzsteuer Voranmeldung anlegen
Nachdem Sie alle Belege gebucht haben, legen Sie hier Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt. Buchungen oder Stornierungen, die Sie nach dem Anlegen vornehmen, werden nicht berücksichtigt. Beachten Sie dazu bitte das folgende Kapitel: Einführung Umsatzsteuer
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anlegen | Die Voranmeldung wird angelegt. Dabei werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und die Summe für jedes Feld in der Voranmeldung gespeichert. Sie gelangen direkt zu Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen. |
| Feld | Bedeutung |
| Jahr | Wählen Sie das Jahr aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll. |
| Monat/Quartal | Wählen Sie den Zeitraum aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen |
↑ Inhalt
Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen
Es werden die Felder des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars mit Beträgen angezeigt.
Die Beträge werden direkt aus der Buchhaltung ermittelt. Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.
ACHTUNG! Wenn Sie Buchungen erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Buchungen NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| An Finanzamt senden | Die Voranmeldung wird über das Elster-Verfahren elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Nach dem Senden können Sie über den Link Protokoll im Pdf-Format das Übertragungsprotokoll anzeigen und bei Bedarf ausdrucken.
Sofern für den gleichen Zeitraum schon eine alte gesendete Voranmeldung existiert, wird die neue Voranmeldung automatisch als korrigierte Voranmeldung markiert. Im Geschäftsjahr wird der Voranmeldungszeitraum automatisch gesperrt. Dies soll versehentliche Buchungen in bereits abgeschlossenen Monaten verhindern. Falls doch noch Buchungen notwendig sind, kann der Monat wieder entsperrt werden und Sie können die fehlenden Buchungen ausführen. Danach erstellen Sie bei Bedarf eine neue Voranmeldung und senden diese an das Finanzamt. |
| Löschen | Die Voranmeldung wird gelöscht. |
Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Details für Feld, Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen |
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen
↑ Inhalt
Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für Feld
Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Konto | Es werden alle Konten aufgelistet, die das Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars hinterlegt haben und die im Voranmeldungs-Zeitraum gebucht wurden. |
| Saldo | Der ursprüngliche Saldo des Kontos zum Zeitpunkt, als die Voranmeldung angelegt wurde. |
| Aktueller Saldo | Der aktuelle Saldo. Wenn der aktuelle Saldo vom ursprünglichen Saldo abweicht, wurden auf das Konto seit dem Anlegen der Voranmeldung Buchungen getätigt. Legen Sie in diesem Fall eine neue Voranmeldung an. Beim Senden wird die neue Voranmeldung wird automatisch als korrigierte Voranmeldung übermittelt. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung |
↑ Inhalt
Umsatzsteuer Voranmeldung suchen
Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.
| Eingabe-Feld | Bedeutung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Status |
| ||||||
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. | ||||||
| Jahr | Geschäftsjahr. Zeigt nur Voranmeldungen für das angegebene Geschäftsjahr. | ||||||
| Monat/Quartal | Zeigt nur die Voranmeldungen für den gewählten Zeitraum. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer |
↑ Inhalt
Umsatzsteuererklärung
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsatzsteuererklärung wird angezeigt. Zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung übertragen Sie die Felder in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden. Die Feldnummern stimmen mit denen des amtlichen Formulars überein.
Sofern Sie alle Voranmeldungen mit Collmex übermittelt haben, ermitteln Sie das Vorauszahlungssoll aus Zeile 108 wie folgt: Wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet. Zu der angezeigten Summe muss eine eventuell geleistete Sondervorauszahlung noch addiert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Jahr | Wählen Sie das Jahr aus, für das Umsatzsteuererklärung angezeigt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung
↑ Inhalt
E-Rechnung anzeigen
Zur Darstellung einzelner E-Rechnungen wählen Sie die Datei aus, indem Sie auf 'Durchsuchen' klicken.
Die E-Rechnung wird so dargestellt, wie bei herkömmlichen Rechnungen üblich. Die technischen Feldnamen werden eingeblendet, wenn der Mauszeiger über den Text gehalten wird. Um sämtliche Felder der E-Rechnung in technischer Darstellung zu sehen, nutzen Sie alternativ den Elster-Service.
Die Datei wird auf die im Standard EN 16931 festgelegten Geschäftsregeln geprüft. Gefundene Fehler werden rot markiert oberhalb des Rechnungsinhalts angezeigt. Die im Falle eines Fehlers angezeigten Regeln und Fehlertexte entstammen dem Standard. Werden keine Fehler angezeigt, ist die E-Rechnung valide bezüglich der im Standard definierten Regeln.
Die Prüfung erfolgt anhand des vom European Committee for Standardization (CEN), Technical Committee 434 (TC 434) veröffentlichten Schemas ("Official Schematron eInvoicing-EN16931 artefacts for CEN/TC 434"). Eine darüber hinaus gehende Prüfung findet nicht statt.
↑ Inhalt
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Bei der Zusammenfassenden Meldung werden Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen und Umsätze aus im EU-Ausland erbrachten Dienstleistungen ermittelt. Diese werden über ElsterOnline an das Finanzamt gemeldet.
Das Programm ermittelt die Werte anhand der Buchungen, deren Konten mit den Feldern 41, 42 und 21 der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sind. Es werden nur die Buchungen automatisch in das Formular eingefügt, die mit einem Kunden verknüpft sind. Bei dem Kunden muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Id hinterlegt sein.
Eingabe
- Geben Sie das Geschäftsjahr ein und wählen Sie den Auswertungszeitraum aus.
- Klicken Sie auf zuerst die Schaltfläche Innergemeinschaftliche Lieferungen ermitteln.
- Klicken Sie anschließend auf CSV-Datei exportieren.
- Speichern Sie die Datei.
- Klicken Sie auf den Link Meldung abgeben über ElsterOnline (CSV).
- Melden Sie sich bei ElsterOnline an und folgen Sie dort den Anweisungen, um die ZM anzulegen und die Datei hoch zu laden.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
↑ Inhalt
One-Stop-Shop Umsätze
Ermitteln Sie hier die Umsatzsteuerschuld nach Land und Steuersatz für EU-Länder. Die Meldung erfolgt per Formular-Eingabe und elektronischer Übermittlung im BZSt-Online-Portal (BOP) und dort über den One-Stop-Shop (OSS) des Bundeszentralamts für Steuern.
Die exportierte CSV-Datei entspricht den Vorgaben des BOP für den Import in das entsprechende Formular 'Steuererklärung für die OSS EU-Regelung'.
Siehe auch: Ausländische Erlösarten
↑ Inhalt
Datev-Export
Der Datev-Export dient der Übergabe der Buchungen nach Datev. Üblicherweise werden die Buchungen am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.
Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das Datev-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im ASCII DATEV-Format. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Buchungen.
Bekannte Einschränkungen:
- In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb der gültigen Bereiche angelegt, steuern Sie unter 'Firma → Datev-Nummern für Kunde und Lieferant', ob beim Export eigene Nummern vergeben werden. Die Nummern werden fortlaufend für jeden exportierten Kunden oder Lieferant vergeben und in Collmex für den nächsten Export gespeichert. Die beim Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'.
- In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto in der Buchung direkt auf das Automatikkonto folgen. Außerdem muss der Steuerbetrag exakt dem Steuersatz entsprechend. Beispiel:
Collmex-Buchung Datev-Buchung S/H Konto Bezeichnung Betrag Soll 1200 Bank 119,00 Haben 8400 Erlöse 100,00 Haben 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00 Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 8400 1200 - Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:
Collmex-Buchung Datev-Buchung S/H Konto Bezeichnung Betrag Haben 1200 Bank 119,00 Soll 3200 Wareneingang 100,00 Soll 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 09 1200 3200 - Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
- Eine Buchung wird beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Buchungen gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einer Buchung gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
- Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.
Schaltfläche Auf Datev-Konformität prüfen
Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie die Daten an Ihren Steuerberater weiterleiten, prüfen, ob die Buchungen von Datev verarbeitet werden können. Werden Fehler ausgegeben, stornieren Sie die betroffenen Buchungen und buchen Sie neu.
Fehlermeldungen
| Fehlermeldung | Erläuterung |
|---|---|
| Position ist im Soll statt im Haben (oder umgekehrt) | Das einem Aufwands- oder Erlöskonto folgende Steuerkonto ist hinsichtlich Soll/Haben anders gebucht, als das Aufwands- oder Erlöskonto, muss aber dieselbe Soll- bzw. Habenkennzeichnung haben wie das dazugehörige Aufwands- oder Erlöskonto. |
| Kein Umsatz- oder Vorsteuerkonto erwartet | Das Umsatz- oder Vorsteuer-Konto steht an der falschen Position. Es muss in der Position nach dem Erlös- bzw. Aufwandskonto stehen.
Beachten Sie bitte auch, dass bei der Verwendung von mehreren Erlös- bzw. Aufwandskonten in einer Buchung, jedem dieser Konten das entsprechende Steuerkonto folgen muss (siehe 5.). |
| Erstes Konto darf kein Automatik-, Vorsteuer- oder Umsatzsteuer-Konto sein | Das Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkonto muss in der Position nach dem Aufwands- oder Erlöskonto stehen, nicht davor. |
| Betrag xx,xx ist ungleich dem Steuerbetrag von yy,yy aus dem Brutto zz,zz | Es wurden mehrere Erlös- oder Aufwandskonten verwendet, es folgt aber nicht jedem dieser Konten jeweils das Steuerkonto, so wie unter 5. beschrieben. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch, Datev-Export - Einstellungen
Daten an Steuerberater
↑ Inhalt
Datev-Export - Einstellungen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Beraternummer | Die Nummer Ihres Steuerberaters bei der Datev. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Sollte Ihr Steuerberater kein Datev verwenden, geben Sie irgendeine Nummer ein. |
| Mandatennummer | Ihre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. |
| Datev-Nummern für Kunde und Lieferant | Hier legen Sie fest, ob beim Datev-Export eigene Datev-Nummern vergeben werden, oder ob die Collmex-Nummern nach Datev übernommen werden (Standardeinstellung).
Eigene Datev-Nummern sind erforderlich, falls Sie Nummern außerhalb des Datev-Bereichs von 10.000-69.999 für Kunden oder außerhalb von 70.000-99.999 für Lieferanten verwendet haben oder falls Sie mehr als 60.000 Kunden verwalten müssen. Die Nummer wird automatisch beim ersten Datev-Export vergeben, im Kunden bzw. Lieferanten gespeichert und kann danach nicht mehr geändert werden. Die beim Datev-Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'. Bei erneutem Datev-Export wird die bereits vergebene Nummer exportiert. |
| Eigene Nummer | Wenn eigene Datev-Nummern für Kunden oder Lieferanten vergeben werden, legen Sie hier die Regel fest, wie die Nummern vergeben werden.
|
| Sachkontenlänge in Datev | In Collmex haben Kontonummern immer 4 Stellen. Beträgt die Sachkontenlänge in Datev mehr als 4 Stellen, werden beim Datev-Export entsprechend Nullen an die Kontonummern hinten angehängt.
Auch an Kunden- und Lieferanten-Nummern werden bei Bedarf hinten Nullen angehängt. Dabei muss bei der Nummernvergabe organisatorisch sicher gestellt sein, dass es nicht zu Überschneidungen kommt. Beispiel: Bei einer Sachkontenlänge von 5, haben die Personenkonten in Datev eine Länge von 6 Stellen. Die 5-stellige Collmex-Kundennummer 10.000 wird beim Export zur 6-stelligen Datev-Debitorennummer 100.000. Eine Überschneidung tritt auf, wenn es in Collmex einen Kunden mit der Nummer 100.000 gibt, da dieser ebenso wie der Kunde mit der Nummer 10.000 als Datev-Debitorennummer 100.000 exportiert wird. |
| Beim Buchen auf Datev-Konformität prüfen | Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, wird vor jeder Buchung eine Prüfung auf Datev-Konformität durchgeführt. Ist die Buchung nicht Datev-Konform, wird die Buchung mit einer Fehlermeldung abgewiesen. |
Siehe auch: Datev-Export
↑ Inhalt
Datev-Nummern für Kunde und Lieferant löschen
Falls beim Datev-Export bereits Nummern für Kunden und Lieferanten vergeben wurden, können diese Nummern hier gelöscht werden.
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z.B. von der fortlaufenden Nummernvergabe auf die Nummernvergabe nach Anfangsbuchstabe umstellen möchten.
Beim nächsten Datev-Export werden die Nummern dann neu vergeben.
Siehe auch: Datev-Export
↑ Inhalt
Buchungen exportieren
Hier können Sie die Buchungen als CSV-Datei exportieren.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Das Geschäftsjahr, für das Sie die Buchungen herunter laden möchten. |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Zeitraum, für den die Buchungen exportiert werden sollen. |
| Gebucht seit | Exportiert nur Buchungen, die seit dem angegebenen Datum gebucht wurden. |
| Stornos | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit exportiert. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen und Datenaustausch
↑ Inhalt
Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren*
Zur Übernahme der Buchungen in die Buchhaltung laden Sie sich bei Sage Lohnabrechnung das FiBu-Journal herunter und importieren es hier direkt in die Buchhaltung.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Importieren und Buchen | Die angegebene Datei wird importiert und die in der Datei enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht. |
| Feld | Bedeutung |
| Belegdatum | Geben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet. |
| Firma | Wählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen. |
| FiBu-Journal Datei | Laden Sie die Journal-Datei aus Sage Lohnabrechnung herunter und speichern Sie die Datei lokal. Geben Sie hier den Pfad zu der Datei an. |
Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen, Sage Lohnabrechnung Import anzeigen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen*
Steht in Ihrer Version von Sage Lohnabrechnung die Collmex-Webservice-Schnittstelle zur Verfügung, können Sie das Fibu-Journal direkt über die Schnittstelle abholen und buchen, d.h. das Fibu-Journal muss nicht erst lokal gespeichert und dann importiert werden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Abholen und Buchen | Das Fibu-Journal wird von Sage Lohnabrechnung über die Webservice-Schnittstelle abgeholt und die enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht.
Es wird das Fibu-Journal für den Monat des Belegdatums abgeholt. |
| Feld | Bedeutung |
| Belegdatum | Geben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet. Über den Monat des Belegdatums wird das Fibu-Journal von Sage Lohnabrechnung abgeholt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen. |
Zur Nutzung der Webservice-Schnittstelle müssen Sie einmalig in Sage Lohnabrechnung ein Ticket erzeugen und in Collmex hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie in Ihrer Sage Lohnabrechnung Dokumentation.
Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Ticket, Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren, Sage Lohnabrechnung Import anzeigen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Sage Lohnabrechnung Ticket*
Damit das Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal über den Webservice abgeholt werden kann, ist ein sogenanntes Ticket erforderlich. Das Ticket ist eine Zeichenfolge, die Sie in Ihrer Sage Lohnabrechnung-Anwendung erzeugen können (Details siehe Sage Lohnabrechnung-Handbuch).
Das Ticket wird beim Abholen des Fibu-Journals über den Webservice an Sage Lohnabrechnung übergeben. So ist sichergestellt, dass nur die Collmex-Anwendung mit dem passenden Ticket auf Ihr Fibu-Journal zugreifen darf.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Speichern und zurück | Speichert das Ticket und kehrt zurück. |
| Feld | Bedeutung |
| Firma | Wählen Sie die Firma, unter der das Fibu-Journal gebucht werden soll. |
| Ticket für Webservice | Geben Sie hier das von Sage Lohnabrechnung generierte Ticket ein. |
Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Sage Lohnabrechnung Import anzeigen*
Für jede Zeile im Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal wird beim Import eine Buchung in Collmex gebucht. In der Liste sehen Sie die in Collmex gebuchten Buchungen.
Hinweis: Es gibt keine Funktion, mit der ein Import komplett storniert werden kann. Sollten Buchungen nicht korrekt sein, müssen diese einzeln storniert werden.
Siehe auch: Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal abholen, Sage Lohnabrechnung Fibu-Journal importieren
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Steuerprüfer-Export
Die hier exportierten Daten können in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GoBD fordert, gehen Sie wie folgt vor:
- Geben Sie das Geschäftsjahr an und exportieren Sie die Daten.
- Speichern Sie die ZIP-Datei lokal auf Ihrem Rechner.
- Entpacken Sie die ZIP-Datei. Enthalten sind drei Dateien: buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd.
- Legen Sie für jedes vom Prüfer angeforderte Geschäftsjahr ein eigenes Verzeichnis an.
- Kopieren Sie die drei Dateien buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd in das Verzeichnis für das jeweilige Jahr.
- Speichern Sie die Daten auf ein Speicher-Medium Ihrer Wahl und geben Sie dies an den Prüfer weiter.
Damit haben Sie die Anforderungen der GoBD zur Datenträgerüberlassung erfüllt.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung
↑ Inhalt
Zahlungseingangs-Mail
Mit dieser Funktion versenden Sie Zahlungseingangs-Mails für Vorkasse-Kundenaufträge.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenaufträge anzeigen | Das Programm zeigt alle Kundenaufträge an, welche folgenden Bedingungen erfüllen:
Kundenaufträge werden nicht berücksichtigt, wenn schon Lieferungen oder Rechnungen für den Kundenauftrag existieren. |
| Zahlungseingangs-Mail senden | Für die markierten Kundenaufträge werden Bestätigungen per Mail versendet. Den Text für die Mail legen Sie fest unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Dokument-Einstellungen → Mail-Texte', Dokument 'Zahlungseingang'.
Wenn es sich bei dem Kundenauftrag um einen eBay-Verkauf handelt, wird der eBay-Verkauf in eBay als 'Bezahlt' markiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Kundenauftrag | Auftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag. |
| Kunde | Es werden nur Kundenaufträge für diesen Kunden angzeigt. |
| Bearbeiter | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Kundenaufträge, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Auftragsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Siehe auch: | Kundenauftrag mit Vorkasse, E-Commerce, Mail-Ausgabe: Dokument-Einstellungen |
↑ Inhalt
E-Commerce*
Einführung
Verkäufe aus externen Shops sowie aus eBay führen jeweils zu Kundenaufträgen:
| Angebot, E-Commerce* | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Der typische Ablauf zur Abwicklung der Verkäufe ist dabei wie folgt:
- Aus eBay die Verkäufe abholen. (Für den Shop werden automatisch Kundenaufträge angelegt).
- Kundenaufträge auf Richtigkeit prüfen (Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungsbedingung, Versandart, usw.).
- Kontoauszüge über HBCI abholen und buchen. Vorkasse-Kundenaufträge werden mit dem Zahlungseingang versandfällig.
- Zahlungseingangs-Mail für Vorkasse-Kundenaufträge versenden. Dabei wird in eBay der Verkauf als bezahlt markiert.
- Für versandfällige Kundenaufträge die Lieferungen gesammelt anlegen über Fällige anlegen.
- Drucken der Paketscheine über die Versandübergabe. Bei Nutzung von DHL Geschäftskundenportal anschließend Import der Sendungsnummern.
- Drucken der Lieferungen über die Sammelausgabe. Dabei wird der Versand in eBay bestätigt.
- Ware kommissionieren, Buchen des Warenausgangs, Pakete packen und versenden.
- Rechnungen gesammelt anlegen über den Abrechnungslauf und über die Sammelausgabe per Mail versenden.
Dies ist lediglich ein möglicher Ablauf. Auch die Einzelverarbeitung der Aufträge ist möglich, allerdings lassen sich nur mit der Sammelverarbeitung viele Verkäufe effizient abwickeln.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, eBay-Schnittstelle |
↑ Inhalt
Überblick Shop und Webauftritt
Inhalt
- Voraussetzungen
- Funktionsweise
- Webauftritt anlegen
- Shop-Produkte
- Shop-Kategorien
- Seiten
- Menüs
- Einführung in Templates
- Eigene Farben, Logo und Mailtexte festlegen
- Eigene CSS-Datei
- Eigene Templates
- Versandarten und Versandgruppen
- Zahlarten
- Gutscheine
- Google Sitemaps
- Suchmaschinen-Optimierung
- Google AdWords
- Google Analytics
Voraussetzungen
Neben Collmex pro benötigen Sie ein handelsübliches Webhosting-Paket bei einem Internet Service Provider Ihrer Wahl. Es werden keine besonderen Anforderungen an den Webspace gestellt, d.h. es muss weder PHP noch eine Datenbank vorhanden sein.
Es steht Ihnen jedoch frei, eine Skriptsprache Ihrer Wahl (z.B. PHP, Perl, Ruby, .net) zu verwenden.
Funktionsweise
Collmex erzeugt statische Dateien und überträgt diese per FTP oder WebDAV auf Ihren Webauftritt beim Internet Service Provider.
Üblicherweise haben die Seiten eines Webauftritts ein einheitliches Design oder Layout. In Collmex ist das Design in einem so genannten Template hinterlegt.
Es gibt ein von Collmex vordefiniertes Standard-Template, das Sie als Grundlage für Ihren Webauftritt verwenden können. Das Standard-Template verwendet reines HTML. Alternativ erstellen Sie auf Basis des Standard-Templates ein eigenes Template oder lassen ein Template von einem Webdesigner nach Ihren Wünschen erstellen.
Tiefgreifende Kenntnisse in der Webseiten-Programmierung benötigen Sie nur, wenn Sie eigene Templates erstellen möchten. Wenn Sie fertige Templates verwenden, kommen Sie mit HTML-Grundkenntnissen aus.
Aus den in Collmex gespeicherten Daten (Produkte, Kategorien, Seiten, Menüs) und den Informationen im Template werden die Dateien erzeugt, die dann zu Ihrem Webauftritt übertragen werden. Im Template wird über so genannte Felder (z.B. $ProductNumber$ für die Produktnummer) auf die Daten in Collmex zugegriffen.
Template + Collmex Daten → (HTML)-Seite
Sowohl die Texte im Template als auch die in Collmex gespeicherten Texte sowie die Dateinamen können Sie frei festlegen. Es steht Ihnen frei, ob Sie Standard-HTML-Code oder Code für eine Skriptsprache, wie z.B. PHP hinterlegen.
Die Details zu Templates werden weiter unten beschrieben. Um einen Webauftritt anzulegen, müssen Sie die Details noch nicht kennen.
Webauftritt anlegen
Wählen Sie unter Verwaltung → Webauftritt → Webauftritt anlegen und klicken Sie auf anlegen.
In dem folgenden Beispiel wird angenommen, dass Sie für den Test ein Unterverzeichnis 'test_collmex' angelegt haben. Wenn Sie über einen leeren Webauftritt verfügen, lassen Sie das Unterverzeichnis 'test_collmex' einfach weg.
In der Eigenschafts-Seite des Webauftritts füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Basis URL: Die Internetadresse Ihrer Homepage (z.B. http://www.meine_firma.de/test_collmex).
- Upload URL: Die FTP oder http-Adresse zur Übertragung der Dateien (z.B. ftp://www.meine_firma.de/httpdocs/test_collmex).
- Upload Benutzer und Kennwort: Die von Ihrem Internet Service Provider zur Verfügung gestellten Zugangsdaten für den Upload auf Ihren Webspace.
Beim Anlegen des Webauftritts werden bereits einige Seiten und Menüs sowie eine Produktkategorie standardmäßig angelegt (z.B. Impressum, AGB). Klicken Sie auf ‚Seiten’, ‚Menüs’ und ‚Kategorien’ um sich die bereits angelegten Objekte anzusehen.
Klicken Sie auf ‚Hochladen’, um die Dateien auf Ihren Webauftritt zu übertragen. Überprüfen Sie, ob die Dateien erfolgreich übertragen wurden, indem Sie die Basis URL (http://www.meine_firma.de/test_collmex/index.html) in Ihrem Webbrowser aufrufen.
Es können beliebig viele Webauftritte angelegt werden. Mehrere Webauftritte benötigen Sie, wenn Sie
- Voneinander unabhängige Produktgruppen in verschiedenen Webauftritten anbieten (z.B. Toaster.de, Waschmaschinen.de).
- Für unterschiedliche Preisgruppen verschiedene Webauftritte zur Verfügung stellen (z.B. Endverbraucher, Wiederverkäufer).
- Für einzelne Länder oder Sprachen unterschiedliche Webauftritte betreiben (z.B. Europa, USA).
Shop-Produkte
Beim Anlegen des Webauftritts wird bereits eine Kategorie „Produktgruppe“ angelegt. Dieser Kategorie sind jedoch noch keine Produkte zugeordnet. Für jeden Webauftritt können Sie eigene Kategorien anlegen, die unabhängig von den Produktgruppen in der Warenwirtschaft sind. Ein Produkt kann mehreren Shop-Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden (z.B. Hersteller, Neuheiten und Topseller).
Wenn Sie keinen Shop in Ihrem Webauftritt integrieren möchten, löschen Sie die Kategorie „Produkte“ wieder und lesen Sie im Kapitel „Seiten“ weiter.
Um ein neues Produkt zum Webauftritt hinzu zu fügen, wählen Sie im Webauftritt Kategorien → Produktgruppe → Produkte. Sie kommen zu der in dieser Kategorie enthaltenen Liste von Produkten (die Liste ist noch leer).
Wählen Sie ein Produkt mit dem Fernglas aus. Das Produkt ist jetzt im Webauftritt enthalten. Klicken Sie auf die Produktnummer. Sie gelangen in das Produkt in den Abschnitt „Shop“. Hier pflegen Sie unter anderem die Beschreibung, Schlüsselworte, Dateiname und Titel der HTML – Seite für dieses Produkt.
Alternativ fügen Sie im Abschnitt „Unterkategorien“ komplette Produktgruppen mit allen Produkten und Untergruppen in den Webauftritt ein. Auf diese Weise können Sie viele Produkte in einem Schritt in den Shop übernehmen.
Ebenso geben Sie eine Internetadresse zu dem Bild des Produkts an. Beachten Sie, dass Sie die Bilder selbst auf Ihren Webauftritt übertragen müssen. Dazu können Sie jedes beliebige FTP-Programm verwenden (z.B. Filezilla). Es werden auf den Collmex-Servern keine Bilder abgelegt, sondern lediglich die URL zu den Bildern.
Kehren Sie zum Webauftritt zurück und klicken Sie auf ‚Hochladen’. Jetzt sollte es bereits möglich sein, das Produkt über Ihre Webseite zu bestellen. Das Ergebnis des Bestellvorgangs ist ein Kundenauftrag, der dann wie gewohnt in der Warenwirtschaft weiter bearbeitet wird.
Shop-Kategorien
Die Shop-Kategorien können beliebig viele Unterkategorien haben. Klicken Sie in der Kategorie auf ‚Unterkategorien’ und legen Sie eine neue Unterkategorie an. Fügen Sie dieser Kategorie Produkte hinzu. Nach dem Hochladen erscheint die Unterkategorie im Menü rechts als Untermenüpunkt.Sie können auch Kategorien auf derselben Ebene wie „Produktgruppe“ anlegen (z.B. Neuheiten) und diese als eigenen Menüpunkt in den Webauftritt aufnehmen.
Seiten
Für HTML-Seiten beliebigen Inhalts (z.B. AGB, Impressum) legen Sie Seiten im Webauftritt an. Klicken Sie im Webauftritt z.B. auf Seiten → index.html → Inhalt und verändern Sie den Text für die Startseite. Nach dem Hochladen erscheint der veränderte Text auf Ihrer Startseite.Der Inhalt der Seiten ist HTML-Code, d.h. wenn Sie den Text formatieren wollen, sollten Sie Grundlagenkenntnisse in HTML haben.
Kommen die gleichen Formatierungen in mehreren Seiten vor, besteht die Möglichkeit eigene CSS-Klassen zu definieren. Dazu kopieren Sie das Standard-Template in ein eigenes und erweitern das Standard-Template um eigene CSS-Klassen (s. unten).
Menüs
Das Standard-Template verwendet vier Menüs, die im Webauftritt gepflegt werden.
- MainMenu: Das Hauptmenü links
- HeaderMenu1: Im Kopf das linke Menü über dem Hauptmenü
- HeaderMenu2: Im Kopf das rechte Menü
- FooterMenu: Menü im Fuß
Nur das Hauptmenü kann Untermenüs haben. Es ist zwar möglich, auch in den anderen Menüs Untermenüpunkte zu pflegen, diese können vom Standard-Template aber nicht verarbeitet werden.
In jedem Menüpunkt wird eine URL hinterlegt. Sie können von einem Menüpunkt auf eine beliebige Seite innerhalb oder außerhalb Ihres Webauftritts verweisen. Um auf eine lokale Kategorie oder Seite zu verweisen, tragen Sie einfach den Dateinamen der Kategorie oder Seite ein.
Einführung in Templates
In Collmex ist eine so genannte Template – Engine realisiert, bei der die Erzeugung der HTML-Dateien mittels Textersetzung erfolgt. Das Grundprinzip ist gleich zu der Textersetzung in Collmex Textbausteinen oder bei Serienbriefen mit einer Textverarbeitung.
Ein Feld besteht aus einem Namen und einem Text. Der Text eines Feldes wird entweder aus der Collmex – Datenbank ermittelt (z.B. $ProductNumber$) oder im Template selbst festgelegt (z.B. $Page$).
Wenn eine Seite erzeugt wird, sucht das Programm zuerst im Template nach einem Feld mit dem Namen „Page“ und schreibt den Text des Feldes in die HTML-Datei. Kommen in dem Text weitere Felder vor, werden diese wiederum ersetzt.
Beispiel für eine Page-Definition im Template:
Page [ <head> <title>$PageTitle$</title> …. </body> ]
Ein Template besteht aus mehreren Dateien, welche die eigentlichen Feld-Definitionen enthalten. Beim Hochladen des kompletten Webauftritts werden die Feld-Dateien der Reihe nach eingelesen. Die Felder werden als (Feldname,Feldwert) in der Collmex Datenbank abgespeichert. Wenn eine Feld-Definition mehrmals vorkommt, wird nur die letzte gespeichert.
Wenn später einzelne Seiten, Produkte oder Kategorien hoch geladen werden, greift das Programm auf die Feldwerte in der Datenbank zurück. Gleiches gilt für dynamisch erzeugte Seiten wie z.B. der Warenkorb. Dies gewährleistet, dass alle Dateien auf dem Webserver und die dynamischen Seiten auf der gleichen Stand der Template-Definition basieren.
Das Template besteht jedoch nicht nur aus Feld-Dateien, sondern auch aus Textdateien (z.B. CSS, JavaSkript) und Binär-Dateien (z.B. Grafiken). Sowohl Textdateien als auch die Binärdateien werden beim Hochladen auf Ihren Webspace übertragen. Bei Textdateien findet zusätzlich eine Feldersetzung statt.
Eigene Farben, Logo und Mailtexte festlegen
Das Template ist so angelegt, dass besonders häufig geänderte Felder in einer eigenen Datei ausgelagert sind. Um beispielsweise die Farben und das Logo zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie ein eigenes Template an ('Shop und Webauftritt → Template → Anlegen').
- Speichern Sie die Datei http://www.collmex.de/templates/customfields.txt auf Ihren PC. Geben Sie dazu die Adresse 'http://www.collmex.de/templates/customfields.txt' in die Adresszeile Ihres Browsers ein und wählen Sie im Browser 'Datei → Seite speichern unter' oder bei manchen Browsern auch direkt 'Seite → Speichern unter'.
- Editieren Sie die Datei mit einem Texteditor Ihrer Wahl und ändern Sie Farbwerte sowie die Dateinamen für das Logo.
- Laden Sie die Datei hoch nach http://www.meine_firma.de/customfields.txt. Dazu können Sie jedes beliebige FTP-Programm verwenden (z.B. Filezilla).
- Ändern Sie Ihr eigenes Template und ersetzen Sie in Ihrem Template die URL von http://www.collmex.de/templates/customfields.txt auf Ihre Datei http://www.meine_firma.de/customfields.txt.
Beispiel für das neue Template:
Fields http://www.collmex.de/templates/page_template.txt /* Seitenaufbau */ Fields http://www.collmex.de/templates/menu_template.txt /* Menüs / Navigation */ Fields http://www.collmex.de/templates/products_template.txt /* Kategorie- und Produktseiten */ Fields http://www.collmex.de/templates/frame_template.txt /* Inhalte im Frame kommen direkt von Collmex */ Fields http://www.collmex.de/templates/shopframe_template.txt /* Verkaufsprozess */ Fields http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt /* Text der Bestellbestätigung */ Fields http://www.meine_firma.de/customfields.txt /* Durch meine customfields.txt ersetzt */ Textfile http://www.collmex.de/templates/collmex.css collmex.css ….
Beim Einlesen der Felder aus den „Fields-Dateien“ bestimmt das zuletzt eingelesene Feld den Wert des Feldes. Sie können deshalb in Ihrer customfields.txt den Wert jedes Feldes neu festlegen. Beachten Sie jedoch, dass der Support beschränkt ist auf die Felder in http://www.collmex.de/templates/customfields.txt. Andere Felder sollten Sie deshalb nur ändern, wenn Sie sehr gute Kenntnisse in HTML haben.
Auch die Texte für Bestellbestätigungs-Mail werden über das Template festgelegt. Die Texte befinden sich alle in der Datei http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt. Wenn Sie die Texte anders gestalten möchten, fügen Sie den Inhalt der Datei http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt in Ihre customfields.txt ein und passen die Texte in Ihrer customfields.txt an. Alternativ erstellen Sie analog zur customfields.txt eine eigene maildefinitions.txt auf Ihrem Server und verweisen im Template auf diese Datei. Als Absender für die Bestellbestätigungs-Mail wird die in der Firma angegebene Mailadresse verwendet.
Eigene CSS-Datei
Eine weitere Möglichkeit für erfahrene Webdesigner auf das Aussehen Einfluss zu nehmen besteht durch Änderung der Standard CSS-Datei collmex.css. Kopieren Sie dazu die Datei analog zur customfields.txt in eine eigene Datei mit einem anderen Namen auf Ihrem Webserver (z.B. mit dem Namen custom.css) und verweisen Sie im Template auf diese Datei.
Beispiel für das neue Template:
Fields http://www.collmex.de/templates/page_template.txt /* Seitenaufbau*/ Fields http://www.collmex.de/templates/menu_template.txt /* Menüs / Navigation*/ Fields http://www.collmex.de/templates/products_template.txt /* Kategorie- und Produktseiten*/ Fields http://www.collmex.de/templates/frame_template.txt /* Inhalte im Frame, die direkt von Collmex kommen */ Fields http://www.collmex.de/templates/shopframe_template.txt /* Verkaufsprozess*/ Fields http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt /* Text der Bestellbestätigung*/ Fields http://www.meine_firma.de/customfields.txt /* Durch meine customfields.txt ersetzt */ Textfile http://www.meine_firma.de/custom.css collmex.css /* Durch meine custom.css ersetzt */ ….
Eigene Templates
Zu guter Letzt besteht noch die Möglichkeit, ein komplett eigenes Template zu entwerfen. Eine Liste der in Collmex unterstützten Felder finden Sie in der Hilfe unter Template ändern.
Versandarten und Versandgruppen
Versandarten und VersandgruppenZahlarten
Die erlaubten Zahlarten legen Sie unter 'Webauftritt → Zahlarten' fest. Möglich sind die Zahlarten: Vorkasse, Bankeinzug, Rechnung, Nachnahme, Paypal und sofortüberweisung.de. Da bei Paypal auch die Zahlung mit Kreditkarte möglich ist, unterstützt der Collmex-Shop indirekt auch die Zahlung mit Kreditkarte.
Je nach Empfängerland bekommt der Käufer die möglichen Zahlarten angeboten und kann sich die gewünschte aussuchen. Der Zahlart zugeordnet ist die interne Zahlungsbedingung. Diese ist für den Käufer nicht sichtbar, aber ausschlaggebend für die Weiterbearbeitung des Auftrags. Die Zahlungsbedingung wird vom Warenkorb in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung übernommen.
Für jede Zahlart kann optional ein Rabatt (z.B. -2% bei Vorkasse) oder Zuschlag (z.B. +2% bei Paypal) angegeben werden. Der Rabatt wird ebenfalls vom Warenkorb in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung kopiert.
Mehr Informationen auch unter Webauftritt → Zahlarten.
Gutscheine
Für viele Webshops stellen Gutscheine ein wichtiges Hilfsmittel zur Kundenbindung und Verkaufsförderung dar. Mehr Informationen über Gutscheine finden Sie unter Einführung Gutscheine und Gutschein bearbeiten.
Im Standard-Template gibt es keine Eingabemöglichkeit für die Gutscheinnummer. Damit Ihre Kunden einen Gutschein beim Kauf einlösen können, müssen Sie deshalb ein Eingabefeld für die Gutscheinnummer in Ihr Template aufnehmen. Wenn Sie sich am Standard-Template orientieren, ersetzen Sie dazu in der Datei 'shopframe_template.txt' die Zeilen
<table class="fullsize">
<tr>
<td class="field"><label for="Country">Lieferland:</label></td>
<td class="field"><select id="Country" name="Country">$CountryOptions$</select></td>
<td class="field"><label for="Shipping">Versand:</label></td>
<td class="field"><select id="Shipping" name="Shipping">$ShippingOptions$</select></td>
<td class="field"><label for="Payment">Zahlmethode:</label></td>
<td class="field"><select id="Payment" name="Payment">$PaymentOptions$</select></td>
</tr>
</table>
durch
<table class="fullsize">
<tr>
<td class="field"><label for="Country">Lieferland:</label></td>
<td class="field"><select id="Country" name="Country">$CountryOptions$</select></td>
<td class="field"><label for="Shipping">Versand:</label></td>
<td class="field"><select id="Shipping" name="Shipping">$ShippingOptions$</select></td>
</tr>
<tr>
<td class="field"><label for="Payment">Zahlmethode:</label></td>
<td class="field"><select id="Payment" name="Payment">$PaymentOptions$</select></td>
<td class="field"><label for="Voucher">Gutschein:</label></td>
<td class="field"><input type="text" id="Voucher" name="Voucher" value="$Voucher$" size="20" maxlength="20"></td>
</tr>
</table>
Möchten Sie einen Rabatt auf die jeweils nächste Bestellung gewähren, legen Sie einen Gutschein an mit erlaubter Verwendung 'Beliebig oft' und fügen Sie einen entsprechenden Text mit der Gutscheinnummer in Ihrer Bestellbestätigungs-Mail ein in der Datei 'maildefinitions.txt'.
Google Sitemaps
Wenn Sie alle Seiten hoch laden, erzeugt Collmex automatisch eine Datei sitemap.xml. Diese Datei enthält Informationen über ihre HTML-Seiten und sollte unbedingt dazu verwendet werden, Ihre Seiten bei Google bekannt zu machen.
Sie benötigen dazu ein kostenloses Account bei Google und verwenden die Webmaster-Tools, um die URL Ihrer Sitemap-Datei (z.b. http://www.meine_firma.de/sitemap.xml) bekannt zu machen.
Google liest diese Datei dann in periodischen Abständen und nimmt Ihre Seiten in den Suchmaschinen-Index auf.
Suchmaschinen-Optimierung
Das Standard-Template sowie der ganze Shop ist für eine gute Suchmaschinen-Platzierung Ihrer Seiten vorbereitet. Suchmaschinen-Optimierung ist eine Wissenschaft für sich. Trotzdem können Sie bei Beachtung der folgenden Punkte auch ohne Spezialkenntnisse eine Menge erreichen:
- Melden Sie Ihre Seiten bei Google an (s. letztes Kapitel zu Google Sitemaps).
- Legen Sie für jede Seite wenige Schlüsselwörter fest (1-3), für die Sie die Seite optimieren wollen.
- Achten Sie darauf, dass die Schlüsselwörter in Titel, Beschreibung, Keywords und Dateiname vorkommen.
- Die Schlüsselwörter sollten im Langtext ab und zu vorkommen. Je weiter oben, desto besser.
- Versuchen Sie Links auf Ihre Seiten von anderen Webauftritten zu bekommen bei denen der Name des Links die Schlüsselwörter enthält.
Es gibt zahlreiche Agenturen, die sich auf Suchmaschinen-Optimierung spezialisiert haben und ihre Dienstleistungen im Bereich Online-Marketing anbieten.
Google AdWords
Eine für viele Shops wichtige Werbeform ist Google AdWords. Um den Erfolg der Werbekampagnen messen zu können, stellt Google das Conversion-Tracking zur Verfügung. Dabei muss auf jeder Seite das 'Allgemeines Website-Tag' eingebunden werden und zusätzlich auf der Bestellbestätigungs-Seite das sogenannte 'Ereignis-Snippet'. Dieses 'Ereignis-Snippet' meldet den erfolgreichen Kaufabschluss an Google zurück.
In Collmex existieren für das Conversion-Tracking die Template-Felder 'BeforeEndOfHead' und 'ConversionTrackingCode' in der customfields.txt. In 'BeforeEndOfHead' muss der Code des 'Allgemeinen Website-Tags' eingefügt werden und in 'ConversionTrackingCode' der Code des 'Ereignis-Snippetes' in der Version 'Seitenaufbau'. Den Code erhalten Sie in der Google AdWords-Verwaltung unter 'Einstellungen (drei Punkte) → Messung → Conversions → Kauf/Verkauf → Tag-Einrichtung aufklappen → Snippet herunterladen'.
Achtung: Im Code enthaltene ] - Zeichen müssen gedoppelt werden, d.h. durch ]] ersetzt werden, da andernfalls das ] - Zeichen als das Collmex-Template-Feldende interpretiert wird!
Beispiel für die Felder ConversionTrackingCode und BeforeEndOfHead in der customfields.txt:
...
/*Für Conversion Skripts auf der Bestätigungs-Seite nach dem Kauf */
ConversionTrackingCode [
<!-- Event snippet for Kauf/Verkauf conversion page -->
<script>
gtag('event', 'conversion', {
'send_to': 'XXXXXX',
'value': $TotalRaw$,
'currency': 'EUR',
'transaction_id': '$OrderNumber$'
});
</script>
]
/*Zur Platzierung von Code am Ende des Headers auf jeder Seite */
BeforeEndOfHead [
<!-- Global site tag (gtag.js) - Google AdWords: XXXXXX -->
<script async src="https://www.googletagmanager.com/gtag/js?id=XXXXXX"></script>
<script>
window.dataLayer = window.dataLayer || []];
function gtag(){dataLayer.push(arguments);}
gtag('js', new Date());
gtag('config', 'XXXXXX');
</script>
]
...
Der Auftragswert wird über das Feld $TotalRaw$ im für Google richtigen Format bereitgestellt. Beim Kaufabschluss wird so der Wert des Warenkorbs an Google für eine korrekte Statistik zurück übermittelt.
Google Analytics
Google Analytics ist ein kostenloser Dienst, welcher der Analyse von Zugriffen auf Webseiten dient. Im Standard-Template ist das Google-Skript bereits enthalten über das Feld 'GoogleAnalyticsTrackingCode', d.h. das Google-Skript selbst muss nicht mehr eingefügt werden. Es muss lediglich Ihre Google Analytics Konto Id über das Feld GoogleAnalyticsAccountId bekannt gemacht werden, sowie $GoogleAnalyticsTrackingCode$ im Feld BeforeEndOfBody platziert werden:
Beispiel für eine customfields.txt:
... GoogleAnalyticsAccountId [UA-xxxxxx-x] /* Zur Platzierung von Skripts direkt vor End-Body-Tag (z.B. Google Analytics) */ BeforeEndOfBody [ $GoogleAnalyticsTrackingCode$ ] ...Analytics E-Commerce tracking
Als zusätzliche Option bietet Google Analytics das E-Commerce tracking, bei dem die Verkäufe im Shop detailliert ausgewertet werden können. Dazu wird der Wert des Warenkorbs sowie jedes verkaufte Produkt an Google zurück gemeldet. Der erforderliche Code ist im Standard-Template bereits über das Feld 'GoogleAnalyticsEcommerceTracking' vordefiniert, d.h. das Google-Skript selbst muss nicht mehr eingefügt werden. Ähnlich wie beim AdWords Conversion-Tracking wird er Kauf über das Feld ConversionTrackingCode an Google gemeldet. Fügen Sie dazu $GoogleAnalyticsEcommerceTracking$ in das Feld ConversionTrackingCode ein.
Beispiel für das Feld ConversionTrackingCode in der customfields.txt mit e-commerce tracking:
ConversionTrackingCode [ ...Hier bei Bedarf zuerst das Google AdWords Conversion tracking einfügen... $GoogleAnalyticsEcommerceTracking$ ]
↑ Inhalt
Webauftritt anlegen
Zum Anlegen eines Webauftritts wählen Sie die Firma aus und klicken auf Webauftritt anlegen.
Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten
↑ Inhalt
Webauftritt bearbeiten: Seiten
Der Inhalt einer Seite kann frei eingegeben werden, z.B. für die Startseite oder das Impressum. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Seiten aufgeführt. Zum Anlegen einer neuen Seite klicken Sie auf Seite anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Seite / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Text | Geben Sie einen Suchtext ein und klicken Sie auf Suchen um die Seiten nach einem Text zu durchsuchen. Die gefundenen Seiten werden in der Liste angezeigt. |
| Dateiname | Der Dateiname der Seite. Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Seite zu bearbeiten. |
| Titel | Der Titel der Seite. Den Titel hinterlegen Sie in der Seite. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen |
↑ Inhalt
Webauftritt bearbeiten: Menüs
Die Menüs bestimmen die Navigationsbereiche im Webauftritt. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Menüs aufgeführt. Zum Anlegen eines neuen Menüs klicken Sie auf Menü anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Seite / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Menüname | Der Name des Menüs. Klicken Sie auf den Namen, um das Menü zu bearbeiten. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen |
↑ Inhalt
Webauftritt bearbeiten: Kategorien
Kategorien strukturieren Ihre Produkte im Shop nach Gruppen. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Kategorien aufgeführt. Zum Anlegen einer neuen Kategorie klicken Sie auf Kategorie anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Kategorie / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Kategorie | Der Name der Kategorie. Klicken Sie auf den Name, um die Kategorie zu bearbeiten. |
Beim Anlegen des Webauftritts wird bereits eine Kategorie „Produktgruppe“ angelegt. Dieser Kategorie sind jedoch noch keine Produkte zugeordnet. Für jeden Webauftritt können Sie eigene Kategorien anlegen, die unabhängig von den Produktgruppen in der Warenwirtschaft sind. Ein Produkt kann mehreren Shop-Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden (z.B. Hersteller, Neuheiten, Topseller).
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen |
↑ Inhalt
Webauftritt bearbeiten: Zahlarten
Hier legen Sie die erlaubten Zahlarten fest, aus denen der Käufer im Shop die gewünschte Zahlungsart auswählen kann.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Kategorie / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Pos | Bestimmt die Position in der dem Käufer angebotenen Auswahl |
| Bezeichnung | Der Text der Zahlart wie er im Shop sichtbar ist |
| Zahlungsbedingung | Zuordnung zu der Zahlungsbedingung in der Buchhaltung und Warenwirtschaft
Wenn Sie als Zahlungsart Paypal anbieten, muss zusätzlich in den Einstellungen das verwendete Paypal-Konto angegeben werden. Das Paypal-Konto legen Sie unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankkonten an. |
| Nur gültig für | Wenn eine Zahlart nur in bestimmten Ländern gültig sein soll (z.B. Bankeinzug nur in Deutschland), geben Sie hier eine Ländergruppe an. Die Zahlart ist in allen Ländern gültig, falls nichts angegeben wurde. |
| Rabatt | Legen Sie hier einen prozentualen Rabatt oder Aufschlag fest. Bei Aufschlägen geben Sie den negativen Prozentsatz an. |
| Rabatt-Grund | Der Text für den Rabatt-Grund (z.B. 'für Vorkasse') wird in den Kundenauftrag und alle Folge-Dokumente übernommen. |
Paypal
Wenn Sie als Zahlungsart Paypal anbieten, muss hier ein unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankkonten definiertes Paypal-Konto ausgewählt werden. Die Informationen des Paypal-Kontos werden benötigt, um den Käufer nach dem Kauf auf die Paypal-Seite weiter zu leiten.
Paypal informiert Collmex automatisch über die Zahlung mittels einer so genannten Instant Payment Notification (IPN). Bei Verarbeitung dieser Nachricht wird in Collmex der Zahlungseingang als Anzahlung mit Bezug zum Kundenauftrag gebucht. Der Kundenauftrag ist damit für die Belieferung frei gegeben. Die IPN-Funktion kann nur für Bestellungen im Collmex-Shop verwendet werden, d.h. die automatische Buchung der Anzahlung funktioniert nicht für interaktiv oder über das API angelegte Kundenaufträge.
Sofortüberweisung
Wenn im Shop als Zahlart Sofortüberweisung angeboten wird, muss Ihre Kunden-Nr und Ihre Projekt-Nr bei sofortüberweisung.de hier eingetragen werden. Diese Informationen sind erforderlich, damit der Käufer nach dem Kauf zur Zahlung weiter geleitet werden kann und die Zahlung Ihrem Kundenkonto bei sofortüberweisung.de zugeordnet werden kann. Beide Nummern finden Sie im Händlerbereich der Payment Network AG.
Die Payment Network AG empfiehlt die Verwendung eines Projekt-Passwortes und die Aktivierung der Input-Prüfung. Tragen Sie dazu im Verwaltungsbereich von sofortüberweisung.de unter 'Erweiterte Einstellungen → Projekt-Passwort und Input-Prüfung' ein Projekt-Passwort ein und aktivieren Sie die Input-Prüfung für den Hash-Algorithmus SHA1. Wenn in Collmex ein Projekt-Passwort angegeben ist, wird der Hashwert zur Input-Prüfung mit übergeben.
In Kundenaufträgen mit der Zahlungsbedingung 'Sofortüberweisung' gibt es unter 'Verwaltung' ein Feld 'Zahlung bestätigt am'. Dieses wird automatisch gesetzt, sofern Sie im Verwaltungsbereich von sofortüberweisung.de in Ihrem Projekt unter 'Erweiterte Einstellungen → Benachrichtigungen' eine HTTP-POST-Benachrichtigung mit der URL 'https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,suwpayment' (XXXXX = Ihre Kundennummer bei Collmex) angelegt haben. Alternativ kann die Bestätigung auch manuell eingetragen werden. Ein Kundenauftrag mit der Zahlungsbedingung 'Sofortüberweisung' ist für die Lieferung erst relevant, wenn die Zahlung bestätigt ist.
Beachten Sie, dass bei bestätigter Zahlung die Überweisung vom Käufer lediglich beauftragt wurde. Das Geld geht erst mit der Gutschrift auf dem Empfänger-Konto in den Besitz des Händlers über und darf auch erst dann in der Buchhaltung als Zahlungseingang zur Rechnung gebucht werden.
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen |
↑ Inhalt
Webauftritt bearbeiten: Einstellungen
Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest.
Wenn Sie das erste Mal einen Webauftritt anlegen, sollten Sie zuerst die Einführung lesen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Kategorie / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Shops oder Webauftritts. Die Bezeichnung wird an verschiedenen Stellen im Standard-Template verwendet (z.B. für den Shop-Titel und in Mail-Texten) |
| Standard-Template | Dieses Template wird für die Erzeugung der HTML-Dateien verwendet. In Seite, Produkt oder Kategorie kann außerdem ein abweichendes Template gesetzt werden. |
| Basis-URL | Die vollständige Adresse Ihres Internet-Auftritts (z.B. http://www.meine-homepage.de). |
| Upload-URL | Die Adresse für das Übertragen von Dateien auf Ihren Webspace (z.B. ftp://www.meine-homepage.de/httpdocs). Es werden die Protokolle ftp, sftp, http und https unterstützt. |
| Upload-Benutzer und Upload-Kennwort | Benutzer und Kennwort für den Upload. Die Zugangsdaten werden Ihnen üblicherweise vom Webhoster zugewiesen. |
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise in Ihrem Shop ausgewiesen werden. Es kann pro Webauftritt nur eine Preisgruppe gewählt werden. Wenn Sie unterschiedliche Preise für verschiedene Kundengruppen haben (z.B. Endverbraucher, Wiederverkäufer), müssen Sie jeweils einen eigenen Webauftritt anlegen. |
| Sprache | Diese Einstellung bestimmt die Sprache, in der Meldungen ausgegeben werden (z.B. im Warenkorb). Es werden die Sprachen "DE" und "EN" unterstützt. Achtung: Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf die Texte im Template. Es muss auch ein Template in der passenden Sprache ausgewählt werden. |
| Standard-Versandgruppe | Der Käufer wählt im Shop die gewünschte Versandart aus. Die möglichen Versandarten werden aus der Versandgruppe und dem Lieferland ermittelt. Üblicherweise ist die Versandgruppe im Produkt hinterlegt. Falls im Produkt keine Versandgruppe hinterlegt ist, wird auf die hier angegebene Standard-Versandgruppe zurück gegriffen. |
| Vorlage Kunde Nr | Für neu angelegte Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Preisgruppe, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. |
| Bearbeiter für Kundenaufträge | Die über den Shop angelegten Kundenaufträge erhalten den hier eingetragenen Mitarbeiter als Bearbeiter. |
| Vermittler für Kundenaufträge | Die über den Shop angelegten Kundenaufträge und neu angelegten Kunden erhalten den hier eingetragenen Mitarbeiter als Vermittler. |
| Newsletter-Adressgruppe | Wird beim Kaufabschluss ein Feld mit dem Namen 'Newsletter' und dem Wert '1' übermittelt, wird der Kunde der ausgewählten Adressgruppe zugeordnet. Im Template muss dazu ein entsprechendes Ankreuzfeld in 'CartOrder' eingefügt werden. |
| Warenkorb SSL-verschlüsselt | Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie für Ihre Domain ein SSL-Zertifikat installiert haben. Der Warenkorb wird dann über https verschlüsselt. |
| Inaktiv | Bei einem inaktiven Shop ist es nicht möglich, Produkte in den Warenkorb zu legen oder zu bestellen. |
| Telefonnummer ist Pflichtfeld | Wenn gesetzt, muss bei Bestellungen im Shop die Telefonnummer angegeben werden. |
| Nur bestellbar wenn Bestand verfügbar | Wenn gesetzt, muss die verfügbare Menge größer als die Menge im Warenkorb sein. Andernfalls wird eine Fehlermeldung ausgegeben. |
| Firma und UStId Pflichtfeld | Wenn gesetzt, muss bei Bestellungen im Shop die Firma und die Umsatzsteuernummer angegeben werden. |
| FTP-Verbindung unverschlüsselt | Wenn gesetzt, wird die Verbindung zum FTP-Server nicht verschlüsselt. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird zuerst versucht eine verschlüsselte Verbindung aufzubauen und nur wenn der FTP-Server keine verschlüsselte Verbindung unterstützt, findet eine unverschlüsselte Datenübertragung statt. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen |
↑ Inhalt
Webauftritt bearbeiten: Weitere Funktionen
Nicht so oft benutzte Funktionen rufen Sie über diese Seite auf.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Seite / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Funktion | Bedeutung |
| Webauftritt löschen | Klicken Sie auf den Link, um zum Löschen des Webauftritts zugelangen. Vor dem Löschen müssen Sie dort erst noch einmal bestätigen. |
| Bilder prüfen | Alle hinterlegten Bilder werden geladen und die Größe überprüft. |
| Export für Suchmaschinen | Exportieren Sie Dateien für Produkt-Suchmaschinen, wie z.B. Kelkoo oder Google Merchant Center. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Einstellungen, Weitere Funktionen |
↑ Inhalt
Seite bearbeiten: Eigenschaften
Legen Sie die Eigenschaften einer Freitext-Seite fest. Freitext-Seiten werden z.B. für die Startseite oder das Impressum benötigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Art | Mit Ausnahme der Art Freitext kann für jede Seitenart nur eine Seite
angelegt werden.
* Der Inhalt der Seite wird dynamisch erzeugt und über ein IFrame eingeblendet. |
| Dateiname | Geben Sie einen Dateinamen für die Seite ein. Der Dateiname muss eindeutig für den Webauftritt sein, da alle Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Webspace geschrieben werden. Die Dateiendung muss nicht .html sein. Wenn Sie z.B. PHP-Seiten erzeugen möchten, können Sie auch .php oder eine andere beliebige Endung wählen. |
| Titel | Der Titel der Seite. Das Template-Feld $PageTitle$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld der Titel der Seite gesetzt. |
| Beschreibung | Die Beschreibung der Seite. Das Template-Feld $PageDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "description" der Seite gesetzt. |
| Abweichendes Template | Wenn Sie ein anderes Template verwenden möchten, als das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template angegebene. |
| Keywords | Schlüsselwörter für die Suchmaschine. Geben Sie alle relevanten Schlüsselwörter ohne Komma, aber mit Leerzeichen ein. Das Template-Feld $PageKeywords$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "keywords" der Seite gesetzt. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten: Eigenschaften, Inhalt, Webauftritt bearbeiten, Templates |
↑ Inhalt
Seite bearbeiten: Inhalt
Der Inhalt der Seiten im Standard-Template ist HTML-Code, d.h. wenn Sie den Text formatieren wollen, sollten Sie Grundlagenkenntnisse in HTML haben. Der Inhalt ist aber nicht auf HTML beschränkt. Sofern Sie eine entsprechende Dateiendung wählen und die Voraussetzungen auf Ihrem Webspace vorhanden sind, können Sie auch Script-Code (z.B. PHP) eingeben.
Das Template-Feld $PageContent$ wird durch den angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird der Text als hinter <body> eingefügt.
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten: Eigenschaften, Inhalt, Webauftritt bearbeiten, Templates |
↑ Inhalt
Menü
Hier wird die Menüstruktur des Menüs angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Pos | Die Position legt fest, an welcher Stelle im Menü sich ein Menüpunkt befindet. |
| Text | Der Text des Menüpunktes wird im Menü angezeigt. |
| Untermenü von | Weist den Menüpunkt einem übergeordnetem Menüpunkt zu. |
| Url | Die Adresse auf die der Menüpunkt verweist. Es kann eine beliebige Url eingegeben werden. Wenn Sie auf Seiten innerhalb des Webauftritts verlinken möchten, geben Sie nur den Dateinamen an. Andernfalls die vollständige Url (mit http://). |
| Neues Fenster | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Seite in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. |
| Löscht den Menüpunkt. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten |
↑ Inhalt
Kategorie bearbeiten: Eigenschaften
Legen Sie wichtige Eigenschaften der Kategorie fest. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Feld | Bedeutung |
| Name | Der Name der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryName$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. |
| Inaktiv | Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie die Kategorie temporär aus dem Shop entfernen möchten (z.B. für Saison-Ware). |
| Dateiname | Geben Sie einen Dateinamen für die Seite ein. Der Dateiname muss eindeutig für den Webauftritt sein, da alle Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Webspace geschrieben werden. Die Dateiendung muss nicht .html sein. Wenn Sie z.B. PHP-Seiten erzeugen möchten, können Sie auch .php oder eine andere beliebige Endung wählen. |
| Keywords | Schlüsselwörter für die Suchmaschine. Geben Sie alle relevanten Schlüsselwörter ohne Komma, aber mit Leerzeichen ein. Das Template-Feld $PageKeywords$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "keywords" der Seite gesetzt. |
| Titel | Der Titel der Seite. Das Template-Feld $PageTitle$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld der Titel der Seite gesetzt. |
| Abweichendes Template | Wenn Sie ein anderes Template verwenden möchten, als das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template angegebene. |
| Bild URL | Die URL des Bildes für die Kategorie. Es kann eine beliebige Url eingegeben werden. Wenn Sie auf ein Bild innerhalb des Webauftritts verlinken möchten, geben Sie nur den relativen Pfad an (z.B. bilder/bild.jpg). Andernfalls die vollständige Url (mit http://).
Im Programm selbst werden keine Bild-Dateien gespeichert, d.h. die Bild-Dateien übertragen Sie selbst mit z.B. mit einem FTP-Programm auf Ihren Webspace. |
| Google-Produktkategorie | Die Google-Produktkategorie wird beim Export für das Google Merchant Center verwendet. Die Eingabe muss der aktuell gültigen Goolge Taxonomie entsprechen, andernfalls kann es beim Import im Google Merchant Center zu Fehlern führen. Ist ein Produkt mehr als einer Kategorie zugeordnet, wird die erste Kategorie exportiert. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten, Templates |
↑ Inhalt
Kategorie bearbeiten: Texte
Bearbeiten Sie die Beschreibungstexte der Kategorie. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Feld | Bedeutung |
| Kurztext | Der Kurztext der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryShortDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template erscheint der Text in der übergeordneten Kategorie in der Liste der Unterkategorien. |
| Langtext | Der Langtext der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template erscheint der Text in der Detailansicht für die Kategorie. Unterhalb des Textes sind die enthaltenen Produkte aufgelistet. |
| Texte sind Html | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Texte HTML-Code enthalten. Andernfalls wird der Text als reiner Text interpretiert und HTML-Sonderzeichen (z.B. < > oder &) werden bei der Erzeugung der Seite entsprechend maskiert (z.B. in < > oder &). |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten, Templates |
↑ Inhalt
Kategorie bearbeiten: Produkte
Die in der Kategorie enthaltenen Produkte. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Feld | Bedeutung |
| Pos | Position, an der das Produkt innerhalb der Liste angezeigt wird. |
| Produkt | Produktnummer. Texte und Eigenschaften für das Produkt hinterlegen Sie direkt unter Produkt bearbeiten. |
| Entfernt das Produkt aus der Kategorie. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten |
↑ Inhalt
Kategorie bearbeiten: Unterkategorien
Die Unterkategorien der Kategorie. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Unterkategorie anlegen | Legt eine Unterkategorie an. Zu jeder Kategorie können Sie beliebig viele Unterkategorien anlegen. Sie gelangen direkt zu Kategorie bearbeiten für die neue Kategorie. |
| Feld | Bedeutung |
| Produktgruppe | Beim Anlegen der Unterkategorie werden alle Produkte der angegebenen Produktgruppe in die neu angelegte Kategorie aufgenommen. Enthält die angegebene Produktgruppe wiederum Unter-Produktgruppen, so werden für die Unter-Produktgruppen wiederum Unterkategorien angelegt.
Damit ist es möglich, in einem Schritt ganze Produktgruppen inkl. aller Untergruppen in den Webauftritt einzufügen. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten |
↑ Inhalt
Webauftritt löschen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ja, Webauftritt löschen | Der Webauftritt inkl. aller Seiten, Kategorien und Menüs wird gelöscht. Die im Webauftritt enthaltenen Produkte werden aus dem Webauftritt entfernt. |
| Feld | Bedeutung |
| Webauftritt | Wählen Sie den Webauftritt, den Sie löschen möchten. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt |
↑ Inhalt
Produkte und Kategorien kopieren
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkte und Kategorien kopieren | Die Produkte und Kategorien des Webauftritts werden in den Ziel-Webauftritt kopiert. Dabei werden alle Produkte und Kategorien im Ziel-Webauftritt gelöscht und dann durch die Produkte und Kategorien des Webauftritts ersetzt. |
| Feld | Bedeutung |
| Ziel-Webauftritt | Wählen Sie den Webauftritt, für den Sie die Produkte und Kategorien ersetzen möchten. |
| Ja, wirklich kopieren | Markieren Sie diese Sicherheitsabfrage. Achtung: Es werden alle existierenden Produkte und Kategorien im Ziel-Webauftritt gelöscht und dann ersetzt. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt |
↑ Inhalt
Bilder prüfen
Es werden alle in Produkten und Kategorien hinterlegten Bilder auf Existenz geprüft und die Abmessungen neu ermittelt.
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie neue Bilder auf Ihren Webspace übertragen haben. Sie müssen dann nicht jedes Produkt oder jede Kategorie einzeln bearbeiten, um die Abmessungen neu zu ermitteln.
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt |
↑ Inhalt
Export für Suchmaschinen
Wählen Sie das gewünschte Format und klicken Sie auf Exportieren, um die Daten für den Upload in Produktsuchmaschinen herunter zu laden.
Es werden folgende Formate unterstützt:
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| Universal-CSV | Nutzen Sie dieses Format, wenn die anderen nicht passen. In der Datei sind so viel Informationen wie möglich enthalten. Formen Sie diese Datei gemäß den Anforderungen der verwendeten Suchmaschine um, bevor Sie sie weiter verarbeiten. |
| Google Merchant Center | Dateiformat für Google Merchant Center für die Google Produktsuche. Optional besteht die Möglichkeit, den Grundpreis vorne im Titel einzufügen, da Google selbst die Grundpreisangabe nicht unterstützt. Die Angabe des Grundpreises ist laut Preisangabenverordnung auch bei Werbung erforderlich. |
| Shopping.com | Dateiformat für das Shopping-Portal Shopping.com. |
| Kelkoo Basis | Dateiformat für Kelkoo. |
Die Dateien können auch über das API abgerufen werden.
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, API: Shop-Export für Suchmaschinen |
↑ Inhalt
Template
Das Template bestimmt das Layout des Webauftritts. Wie Templates vom Prinzip her funktionieren und wie Sie das Template an Ihre Bedürfnisse anpassen, finden Sie unter Einführung in den Shop und Webauftritt.
Aufbau der Template-Definition
Ein Template besteht aus einer Reihe von Verweisen auf Feld-, Text- und Binär-Dateien:
| Syntax | Beschreibung |
|---|---|
| Fields [URL der Feld-Datei] | In den Feld-Dateien sind die Felder definiert. Die Feld-Dateien werden nacheinander eingelesen und die Feldnamen mit den zugehörigen Texten in der Datenbank gespeichert. |
| Text [URL der Text-Datei] [Name der Datei auf dem Webserver] | Die in den Textdateien enthaltenden Felder werden ersetzt. Das Ergebnis wird unter dem angegebenen Namen auf den Webserver übertragen. Üblicherweise werden Textdateien für CSS oder JavaScript verwendet. |
| Binary [URL der Binär-Datei] [Name der Datei auf dem Webserver] | Binärdateien werden ohne Veränderung gelesen unter dem angegebenen Namen auf den Webserver übertragen. |
Allgemein
Im Template wird ein Feld mit FELD [FELDINHALT] definiert. Innerhalb des Feldinhalts kann mit $FELD$ der Feldinhalt von einem anderen Feld eingefügt werden. Einige Felder müssen im Template enthalten sein (z.B. Page), da beim Erzeugen der Seite auf diese Felder zurückgegriffen wird. Andere Felder repräsentieren Felder aus der Datenbank (z.B. ProductPrice). Diese werden beim Erzeugen der Seite mit den entsprechenden Werten aus Collmex ersetzt.
Sonderzeichen: Innerhalb von [FELDINHALT] sind alle Zeichen erlaubt. Das $-Zeichen muss als $$, und das ]-Zeichen als ]] notiert werden.
Zur Definition von eigenen Templates sind hier alle von Collmex unterstützten Felder aufgelistet.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Page | Muss im Template definiert sein. Das Feld bestimmt den grundsätzlichen Aufbau einer Seite. Bei der Erzeugung der Seiten wird mit diesem Feld begonnen. |
| Content | Wird ersetzt durch: Bei Freitext-Seiten durch den Inhalt der Seite, bei Produkten durch $Product$ und bei Kategorien durch $Category$ |
| PageTitle | Ersetzung bei Freitext-Seiten durch 'Titel'. Bei Shop-Produkt und Kategorie ist die Ermittlung wie folgt:
|
| PageDescription | Ersetzung durch $ProductShortDescription$, $CategoryShortDescripton$ oder bei Seiten die Beschreibung der Seite. Ist ein Produkt mehr als einer Kategorie zugeordnet, wird hinter $ProductShortDescription$ noch die $CategoryShortDescripton$ der jeweiligen Kategorie angefügt, um Seiten mit identischer Beschreibung zu vermeiden, da dies bei Suchmaschinen zu einer Abwertung führen kann. |
| PageKeywords | Inhalt von 'Schlüsselwörter' des Produkts, Kategorie oder Seite |
| Currency | Bei USD, EUR und BPD das Währungssymbol der Währung, sonst ISO-Code der Währung |
| CurrencyISO | ISO-Code der Währung |
| AGBURL | Url auf die Seite der Art 'AGB' |
| AGBHTML | Der Inhalt der Seite AGB |
| AGBText | Der Inhalt der Seite AGB ohne HTML-Tags |
| WiderrufURL | Url auf die Seite der Art 'Widerruf' |
| WiderrufHTML | Der Inhalt der Seite Widerruf |
| WiderrufText | Der Inhalt der Seite Widerruf ohne HTML-Tags |
| ShippingConditionsURL | Url auf die Seite der Art 'Versandkosten' |
| CollmexClientNumber | Kunden- bzw. Mandantennummer bei Collmex |
| SalesAgent | Vorname und Name des Vermittlers aus dem Webauftritt |
| Contact | Vorname und Name des Bearbeiters aus dem Webauftritt |
| Message | Meldung bei dynamisch erzeugten Seiten innerhalb des Frames. Wird ersetzt je nach Art der Meldung durch $InfoMessage$, $WarningMessage$, $ErrorMessage$ oder $SuccessMessage$. |
| MessageText | Text der Meldung bei dynamisch erzeugten Seiten innerhalb des Frames |
Produkt
Die Produkt-Felder sind verfügbar innerhalb von $Product$, $CategoryProductListItem$, $CartItem$, $CartOrderItem$, $OrderConfirmationMailItem$ und $AdditionalPictureListItem$
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Product | Muss im Template definiert sein. Legt den Inhalt einer Produkt-Seite fest. |
| ProductNumber | Wird ersetzt durch 'Produktnummer'. Verfügbar innerhalb $Product$, $CategoryProductListItem$, und im Warenkorb. |
| ProductDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| ProductShortDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| ProductURL | URL des Shop-Produkts. |
| ProductEAN | EAN des Produkts. |
| ProductManufacturer | Hersteller des Produkts. |
| ProductPictureURL | URL des großen Produktbildes |
| ProductPictureHeight, ProductPictureWidth | Höhe und Breite des Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ProductImgMaxWidth$ und $ProductImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
| ProductThumbnailHeight, ProductThumbnailWidth | Höhe und Breite des kleinen Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ThumbnailImgMaxWidth$ und $ThumbnailImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
| ProductPrice | Produktpreis ohne Währungssymbol. Wenn die Mengeneinheit nicht Stück ist, oder wenn die Bezugsmenge nicht 1 ist, wird die Mengeneinheit und die Bezugsmenge mit ausgegeben. |
| ProductPriceExclTax | Nettopreis ohne Währungssymbol. Bei Bruttopreisen wird der Nettopreis durch Abzug der Steuer berechnet. Über das Feld kann bei Bruttopreisen der Nettopreis als Zusatzinformation mit ausgegeben werden. Wenn die Mengeneinheit nicht Stück ist, oder wenn die Bezugsmenge nicht 1 ist, wird die Mengeneinheit und die Bezugsmenge mit ausgegeben. |
| ProductPriceInclTax | Bruttopreis ohne Währungssymbol. Bei Nettopreisen wird der Bruttopreis durch Aufschlag der Steuer berechnet. Über das Feld kann bei Nettopreisen der Bruttopreis als Zusatzinformation mit ausgegeben werden. Wenn die Mengeneinheit nicht Stück ist, oder wenn die Bezugsmenge nicht 1 ist, wird die Mengeneinheit und die Bezugsmenge mit ausgegeben. |
| ProductPriceRaw | Produktpreis ohne Währungssymbol, ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen. |
| ProductBasePriceBlock | Wird nur ersetzt, wenn ein Grundpreis im Shop-Produkt hinterlegt ist |
| ProductBasePrice | Grundpreis pro Grundpreis-Mengeneinheit |
| ProductBasePriceUOM | Grundpreis-Mengeneinheit |
| ProductPriceDetails | Wird bei Bruttopreisen ersetzt durch $ProductPriceDetailsInclTax$ und bei Nettopreisen durch $ProductPriceDetailsExclTax$ |
| ProductWeight | Gewicht des Produkts mit Mengeneinheit |
| ProductShortText | Die Bezeichnung aus dem Produkt im HTML-Format |
| ProductShortTextAsText | Die Bezeichnung aus dem Produkt im Text-Format |
Zusatzbilder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| AdditionalPictureList | Wird nur ausgewertet, wenn für ein Produkt auch Zusatzbilder angegeben sind |
| AdditionalPictureListItem | Für jedes Zusatzbild ausgewertet |
| AdditionalPictureURL | Die URL auf das Zusatzbild |
| AdditionalPictureNumber | Die Bildnummer des Zusatzbildes |
| AdditionalPictureDescription | Die Beschreibung des Zusatzbildes |
Kategorie
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Category | Muss im Template definiert sein. Legt den Inhalt einer Kategorie-Seite fest. |
| CategoryDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| CategoryShortDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| CategoryName | Name der Kategorie |
| CategoryURL | URL der Shop-Kategorie |
| CategoryPictureURL | URL des großen Kategoriebildes |
| CategoryProductList | Muss im Template definiert sein. Liste der in der Kategorie der ersten Ebene enthaltenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn in der Kategorie auch Produkte enthalten sind. |
| CategoryProductListItem | Muss im Template definiert sein. Listen-Element der in der Kategorie enthaltenen Produkte. |
| SubCategoryList | Muss im Template definiert sein. Liste der in der Kategorie ab der zweiten Ebene enthaltenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn in der Kategorie auch Produkte enthalten sind. |
| SubCategoryListItem | Muss im Template definiert sein. Listen-Element der Unterkategorien |
| CategoryPictureHeight, CategoryPictureWidth | Höhe und Breite des Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $CategoryImgMaxWidth$ und $CategoryImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
| CategoryThumbnailHeight, CategoryThumbnailWidth | Höhe und Breite des kleinen Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ThumbnailImgMaxWidth$ und $ThumbnailImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
Menü
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Menüname | Muss im Template definiert sein. Für jedes im Webauftritt angelegtes Menü muss es im Template ein entsprechendes Feld geben. |
| MenuItem | Menüname.Item oder Menüname.ItemSelected oder Menüname.SubLevelItem oder Menüname.SubLevelItemSelected |
| Menüname.Item | Muss im Template definiert sein. Inaktiver Menüpunkt der ersten Ebene |
| Menüname.ItemSelected | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der ersten Ebene |
| Menüname.ItemSelectedWithSubmenu | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der ersten Ebene mit Untermenüpunkten |
| Menüname.SubLevelItem | Muss im Template definiert sein. Inaktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen |
| Menüname.SubLevelItemSelected | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen |
| Menüname.SubLevelItemSelectedWithSubmenu | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen mit Untermenüpunkten |
| MenuItemText | Text des Menüpunkts |
| MenuItemOptions | Wird mit ' target="_blank"' ersetzt, wenn im Menüpunkt die Option 'Neues Fenster' gewählt ist. |
| MenuItemURL | URL des Menüpunkts |
Warenkorb
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Cart | Muss im Template definiert sein. Die Seite für den ersten Schritt im Warenkorb. Wenn der Warenkorb leer ist, wird das Feld ersetzt durch $CartEmpty$ |
| CartItem | Muss im Template definiert sein. Die Positionen im Warenkorb. Wird für jede Position ersetzt. |
| CartSurcharge | Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Warenkorbs. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt. |
| CartEmpty | Muss im Template definiert sein. Wird ausgeführt, wenn der Warenkorb leer ist. |
| CartBillToAddress | Muss im Template definiert sein. Die Seite für die Rechnungsadresse. |
| CartShipToAddress | Muss im Template definiert sein. Die Seite für die abweichende Lieferadresse. |
| CartOrder | Muss im Template definiert sein. Die Seite für die Kaufabschluss-Seite. |
| CartOrderItem | Muss im Template definiert sein. Die Positionen des Warenkorbs auf der Kaufabschluss-Seite. Wird für jede Position ersetzt. |
| CartOrderSurcharge | Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Warenkorbs auf der Kaufabschluss-Seite. |
| OrderConfirmation | Muss im Template definiert sein. Bestätigungs-Seite für den Auftrag nach dem Kauf. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt. |
| OrderConfirmationItem | Muss im Template definiert sein. Die Positionen des Auftrags nach Kaufabschluss. Wird für jede Position ersetzt. |
| OrderConfirmationSurcharge | Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Auftrags nach Kaufabschluss. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt. |
| SurchargeText | Text für einen Zu- oder Abschlag |
| SurchargeAmount | Wert des Zu- oder Abschlags. |
| Quantity | Die Menge einer Position im Warenkorb oder Auftrag. |
| QuantityUOM | Die Mengeneinheit einer Position im Warenkorb oder Auftrag |
| Item | Die Positions-Nummer der Warenkorbsposition oder Auftragsposition |
| ItemValue | Wert (=Gesamtpreis) einer Position. |
| ItemDiscount | Rabatt in Prozent einer Position. |
| Total | Gesamtpreis für den Auftrag mit Tausender-Trennzeichen und Komma oder Punkt als Nachkomma-Trennzeichen in Abhängigkeit von der Sprache. |
| TotalRaw | Gesamtpreis für den Auftrag ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen. |
| NetTotal | Gesamt-Netto-Preis für den Auftrag mit Tausender-Trennzeichen und Komma oder Punkt als Nachkomma-Trennzeichen in Abhängigkeit von der Sprache. |
| NetTotalRaw | Gesamt-Netto-Preis für den Auftrag ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen. |
| TotalWeight | Gesamt-Gewicht des Warenkorbs. |
| PaymentOptions | Die möglichen Zahlarten. Wird für jede Zahlart ersetzt durch eine 'Options' Definition. |
| CartBillToPaymentData | Wird bei Bankeinzug ersetzt durch $CartBillToPaymentBankWithdrawal$, damit in der Rechnungsadresse bei Bankeinzug die Eingabefelder für die Bankverbindung ausgegeben werden können. |
| ShippingOptions | Die möglichen Versandarten. Wird für jede Versandart ersetzt durch eine 'Options' Definition. |
| Voucher | Die Nummer des Gutscheins |
| Memo | Nachricht, die der Käufer in das mehrzeilige Textfeld eingeben kann |
| MemoInfoText | Wird nur ersetzt, wenn $Memo$ nicht leer ist. |
| DifferingShippingAddressChecked | Wird ersetzt durch 'checked', wenn der Käufer in der Rechnungsadresse eine abweichende Lieferadresse gewählt hat, |
| ShippingType | Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Versandart |
| PaymentType | Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Zahlart. Bei Bankeinzug wird auch die Kontoverbindung mit ausgegeben. |
| TrustedShopsPaymentType | Codierte Zahlart nach trustedshops.de: 1 = Lastschrift/Bankeinzug, 4 = Rechnung, 5 = Nachnahme, 6 = Weitere Zahlungsart, 7 = Vorauskasse / Überweisung, = 10 PayPal, 22 = Sofortüberweisung |
| PaymentTypeText | Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Zahlart in Textform (kein HTML). Bei Bankeinzug wird auch die Kontoverbindung mit ausgegeben. |
| PaymentInfo | Wird ersetzt durch $AdvancedPaymentInfo$ bei Vorkasse, $PaypalPaymentInfo$ bei Paypal, $BankWithdrawalPaymentInfo$ bei Bankeinzug oder $SofortueberweisungPaymentInfo$ bei Sofortüberweisung. |
| AdvancedPaymentInfo, PaypalPaymentInfo, BankWithdrawalPaymentInfo SofortueberweisungPaymentInfo | Müssen im Template definiert sein. Dienen dazu dem Käufer in Abhängigkeit der Zahlart nach dem Kauf zusätzliche Informationen und Anweisungen zur Zahlung zu geben. |
| PaymentInfoText | Wird ersetzt durch $AdvancedPaymentInfoText$ bei Vorkasse, $PaypalPaymentInfoText$ bei Paypal, $BankWithdrawalPaymentInfoText$ bei Bankeinzug, $SofortueberweisungPaymentInfoText$ bei Sofortüberweisung. |
| AdvancedPaymentInfoText, PaypalPaymentInfoText, BankWithdrawalPaymentInfoText SofortueberweisungPaymentInfoText | Müssen im Template definiert sein. Dienen dazu dem Käufer in Abhängigkeit der Zahlart in der Kaufbestätigungs-Mail zusätzliche Informationen und Anweisungen zur Zahlung zu geben. |
| PaypalPaymentURL | Der Link auf Paypal mit allen für die Zahlung wichtigen Informationen. Wenn der Käufer auf den Link klickt, kann er die Zahlung direkt auslösen. |
| SofortueberweisungPaymentURL | Der Link auf Sofortueberweisung.de mit allen für die Zahlung wichtigen Informationen. Wenn der Käufer auf den Link klickt, kann er die Zahlung direkt auslösen. |
| BillToAddress | Die komplette Rechnungsadresse bestehend aus mehreren Zeilen. |
| BillToAddressText | Die komplette Rechnungsadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails. |
| ShipToAddress | Die komplette Lieferadresse bestehend aus mehreren Zeilen. |
| ShipToAddressText | Die komplette Lieferadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails. |
| CompanyAddress | Die komplette eigene Firmenadresse bestehend aus mehreren Zeilen. |
| CompanyAddressText | Die komplette eigene Firmenadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails. |
| CompanyBankAccountNo, CompanyBankId, CompanyBankName, CompanyBankAccountOwner, CompanyBankBIC, CompanyBankAccountIBAN | Bankverbindung der Firma: Kontonummer, BLZ, Name der Bank, Kontoinhaber, BIC und IBAN |
| OrderNumber | Die Nummer des Kundenauftrags der für den abgeschlossenen Kauf angelegt wurde. |
| CustomerNumber | Nummer des Kunden. |
| CustomerMemo | Bemerkungsfeld des Kunden. |
| CustomerMail | Mailadresse des Kunden. |
| ConversionTrackingItem | Die Positionen im Warenkorb für das Conversion-Tracking. Wird für jede Position ersetzt. |
Suche
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SearchResultProductList | Liste der gefundenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn Produkte gefunden wurden. |
| SearchResultProductItem | Ein gefundenes Produkt innerhalb der Liste |
| SearchTerm | Der vom Benutzer eingegebene Suchtext |
↑ Inhalt
eBay-Schnittstelle*
Das Programm verfügt über eine eBay-Schnittstelle für den Import von abgeschlossenen eBay-Auktionen und Ihren aktuellen eBay-Angeboten.
Die über das eBay-API eingelesenen eBay-Verkäufe werden im Programm gespeichert. Für die eBay-Verkäufe können Kundenaufträge angelegt werden, wobei so viel Daten wie möglich aus eBay übernommen werden. Diese Kundenaufträge werden dann wie jeder andere Kundenauftrag weiter verarbeitet (s. Einführung E-Commerce).
Bei der Zahlungsabwicklung über eBay wird der von eBay gemeldete Zahlungseingang automatisch im Kundenauftrag vermerkt. Mit Bestätigung der Zahlung wechselt der Status des Kundenauftrags von 'Neu, Zahlung nicht bestätigt' auf 'Neu, Zahlung bestätigt' und wird gleichzeitig lieferrelevant so dass der Kundenauftrag berücksichtigt wird unter 'Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen'.
Mit Druck der Lieferungen über die Sammelausgabe bestätigt Collmex automatisch den Versand in eBay, damit eBay Ihnen das Geld möglichst zeitnah auszahlt.
Über den optionalen Mengenabgleich werden die Stückzahlen Ihrer Festpreisangebote automatisch mit der in Collmex verfügbaren Menge abgeglichen. Die aktuelle Menge wird spätestens nach einer Minute an eBay übermittelt, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat.
Das Einstellen neuer Angebote bei eBay über die Schnittstelle ist nicht möglich. Diese Aufgabe erledigen Sie mit eBay-Verkäufertools wie dem Turbo-Lister oder dem CSV-Manager.
| Siehe auch: | Einführung E-Commerce, eBay-Konto anlegen, eBay-Konto bearbeiten, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen, eBay-Produktimport |
* Nicht in allen Versionen
Hinweis: Afterbuy-Umsätze können in Collmex nicht importiert werden.
↑ Inhalt
eBay-Konto anlegen
Damit eine Kommunikation mit eBay möglich ist, muss das jeweilige eBay-Konto in Collmex angelegt sein. Geben Sie dazu Ihren eBay-Mitgliedsnamen ein und klicken Sie auf eBay-Konto Anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| eBay-Konto Anlegen | Das eBay-Konto wird in Collmex angelegt. Sie gelangen direkt zu eBay-Konto bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte eBay-Konto weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| eBay-Mitgliedsnamen | Der Mitgliedsname für Ihr eBay-Konto. Das Konto muss bei eBay existieren. |
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Konto bearbeiten, eBay-Produktimport |
↑ Inhalt
eBay-Konto bearbeiten
Sie können ein neu angelegtes eBay-Konto ergänzen oder Änderungen an einem bereits vorhandenen eBay-Konto vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Die Firma, über welche Sie Verkäufe bei eBay abwickeln. |
| Preisgruppe | Die Preisgruppe, welche für eBay-Verkäufe genutzt wird. |
| Bearbeiter | Die Nummer des Mitarbeiters, der als Bearbeiter in die angelegten Kundenaufträge eingetragen wird. |
| Vermittler | Die Nummer des Mitarbeiters, der als Vermittler in die angelegten Kundenaufträge eingetragen wird. |
| Vorlage Kunde Nr | Für neu angelegte Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Preisgruppe, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. |
| Anmeldungs-Token zur Kommunikation mit eBay | Über den Anmeldungs-Token autorisieren Sie sich für die Kommunikation mit eBay, ohne dass Ihr eigentliches eBay-Kennwort im Programm hinterlegt werden muss. |
| Token vorhanden | Zeigt an, ob aktuell ein Anmeldungs-Token vorhanden ist und falls ja, wie lange er noch gültig ist. |
| Neuen Token anfordern, Angeforderten Token abholen | Um einen neuen Token zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:
Damit ist der Anmeldungs-Token in Collmex gespeichert. Im nächsten Schritt holen Sie Ihre eBay-Verkäufe ab. |
| Mengenabgleich | Der automatische Mengenabgleich aktualisiert die Stückzahl für Ihre Festpreisangebote bei eBay, sobald sich die verfügbare Menge in Collmex ändert. |
| Mengenabgleich aktiv | Aktiviert den Mengenabgleich. Achtung: Aktivieren Sie den Mengenabgleich nur, wenn Sie für alle Produkte, die Sie bei eBay als Festpreisangebot gelistet haben, die Bestände in Collmex gepflegt haben. Nach Aktivierung des Mengenabgleichs werden die Stückzahlen Ihrer Festpreisangebote auf die in Collmex verfügbare Menge gesetzt. Da bei eBay Festpreisangebote mit Menge Null nicht möglich sind, werden Angebote mit verfügbarer Menge Null automatisch beendet.
Der automatische Mengenabgleich aktualisiert die Stückzahl Ihrer Festpreisangebote bzw. beendet das Angebot bei Menge Null, sobald sich die verfügbare Menge in Collmex ändert. Ein Mengenabgleich wird um eine Minute verzögert ausgeführt, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat. Ein Mengenabgleich läuft also spätestens eine Minute nach einer Mengenänderung. Um die Anzahl der eBay-API-Aufrufe zu reduzieren, werden bei einem Mengenabgleich immer alle Produkte zusammen abgeglichen, für die sich die verfügbare Menge seit dem letzten Mengenabgleich geändert hat. Bei aktivem Mengenabgleich werden morgens zwischen 5:00 Uhr und 6:00 Uhr Ihre aktuellen eBay-Angebote und eBay-Verkäufe automatisch nach Collmex übertragen. Dies stellt sicher, dass mindestens einmal am Tag die eBay-Verkäufe eingelesen werden. Noch nicht in Kundenaufträge umgewandelte eBay-Verkäufe sind im Produkt im Reiter Verfügbarkeit als Bedarfe sichtbar und reduzieren so automatisch die verfügbare Menge auch für eBay. Die Verknüpfung von Collmex-Produkt zu eBay-Artikel erfolgt über das eBay-Feld 'SKU'. Damit der Mengenabgleich funktioniert, müssen Sie beim Einstellen Ihrer eBay-Angebote die Collmex-Produktnummer mit angeben. Beim eBay-Verkaufsmanager Pro heißt das Feld 'Bestandseinheit', beim eBay-Turbolister 'Lagerhaltungsnummer', in den Import-Schnittstellen dieser Produkte 'Custom Label'. Fragen Sie im Zweifel beim Hersteller der Software nach, mit der Sie die Auktionen einstellen, in welches Feld die Produktnummer eingetragen werden muss. Bei erfolgreicher Verknüpfung sehen Sie Ihre aktuellen eBay-Angebote im jeweiligen Produkt im Reiter Verkauf. |
| eBay-Menge, wenn Lieferzeit kleiner | Hinterlegen Sie hier eine fiktive Menge für Produkte, die Sie erst nach dem Verkauf beschaffen und für die Sie normalerweise keinen Bestand in Collmex haben. An eBay wird als Stückzahl die hier angegebene Menge gesendet, wenn die Lieferzeit aus der Lieferantenvereinbarung kleiner als die hier angegebene Lieferzeit ist. Die Lieferzeit in der Lieferantenvereinbarung bestimmt somit, ob ein Produkt verkauft werden kann, auch wenn das Produkt nicht auf Lager liegt. |
| Maximale eBay-Menge | Die maximal an eBay übermittelte Menge. Ist die verfügbare Menge in Collmex größer als die hier eingegebene maximale Menge, wird die maximale Menge an eBay gesendet statt der tatsächlich verfügbaren Menge. Der Standardwert ist 100; die maximale Menge darf nicht kleiner 1 oder größer 1000 sein. |
| Umfang nächster Mengenabgleich | Normalerweise werden nur Mengen von Produkten abgeglichen, bei denen in Collmex eine Änderung stattgefunden hat. Wenn Sie dagegen alle Ihre Festpreisangebote aktualisieren möchten, wählen Sie hier 'Alle Produkte'. Nach dem Mengenabgleich wird diese Option automatisch wieder auf 'Nur Produkte mit geänderter Menge' zurückgesetzt. |
| Nächster Mengenabgleich | Der nächste geplante Mengenabgleich. Ein Mengenabgleich wird um eine Minute verzögert eingeplant, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat. Ein Mengenabgleich läuft also spätestens eine Minute nach einer Mengenänderung aber nicht häufiger als einmal pro Minute.
Wenn derzeit kein Mengenabgleich geplant ist, können Sie über die Schaltfläche 'Mengenabgleich durchführen' einen extra Mengenabglich direkt starten. |
| Letzter Mengenabgleich | Zeitpunkt, an dem der letzte Mengenabgleich stattgefunden hat. |
| Letzte Aktualisierung der Angebote | Zeitpunkt, an dem die letzte Aktualisierung der in Collmex gespeicherten eBay-Angebote stattgefunden hat. Bei aktivem Mengenabgleich werden Ihre aktuell auf eBay angebotenen Produkte einmal am Tag von eBay abgerufen und in Collmex aktualisiert. Wenn Sie neue Artikel bei eBay eingestellt haben, können Sie hier eine zusätzliche Aktualisierung der eBay-Angebote in Collmex durchführen.
Wird ein Produkt bei eBay angeboten und ist die Collmex-Produktnummer bei eBay im Feld 'SKU' hinterlegt, wird das eBay-Angebot angezeigt im Produkt im Reiter Verkauf. Diese Verknüpfung zwischen Collmex-Produktnummer und eBay-Angebot ist Voraussetzung für den Mengenabgleich. |
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen |
↑ Inhalt
eBay-Produktimport
Mit dem eBay-Produktimport legen Sie für Ihre eBay-Angebote Produkte in Collmex an. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie Artikel bei eBay eingestellt haben, diese Produkte jedoch noch nicht in Collmex existieren.
Zum Anlegen der Produkte in Collmex klicken Sie auf 'eBay-Produkte importieren'. Collmex ruft über das API Ihre aktuell eingestellten eBay-Angebote ab und legt die Produkte mit den Informationen aus eBay in Collmex an.
Voraussetzung für das Anlegen der Produkte ist, dass in den eBay-Angeboten eine SKU-Nummer hinterlegt ist. Die Produkte werden mit der SKU-Nummer als Produktnummer angelegt. Dabei wird neben der Produktnummer der Titel der Auktion als Beschreibung, der Preis sowie die angebotene Menge als Bestand importiert.
Bereits bestehende Produkte werden mit Ausführen der Funktion nicht verändert. Es werden lediglich noch nicht existierende Produkte angelegt.
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen |
↑ Inhalt
eBay-Verkäufe
Mit dieser Funktion zeigen Sie die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe an, aktualisieren die gespeicherten eBay-Verkäufe mit neuen Daten vom eBay-Marktplatz und legen für die eBay-Verkäufe Kundenaufträge an.
Für den Routine-Gebrauch markieren Sie die Option 'Nur offene anzeigen' und aktualisieren zuerst die Verkäufe aus eBay. Die dann offenen eBay-Verkäufe werden zum Anlegen von Kundenaufträgen vorgeschlagen. Entfernen Sie die Markierung, wenn für den eBay-Verkauf jetzt noch kein Kundenauftrag angelegt werden soll (z.B. weil der Checkout noch nicht abgeschlossen ist). Soll für einen einzelnen eBay-Verkauf überhaupt kein Kundenauftrag angelegt werden, klicken Sie auf die eBay-Artikelnummer und markieren den eBay-Verkauf als 'Erledigt'.
Da die übermittelten eBay-Daten nicht immer vollständig sind, sollten die angelegten Kundenaufträge auf jeden Fall kontrolliert werden!
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Durchsucht die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe nach den in den Feldern eingegebenen Kriterien. |
| Verkäufe aus eBay aktualisieren | Aktualisiert die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe mit bei eBay neu angelegten oder geänderten Datensätzen. Die Kommunikation mit eBay findet über das eBay-API statt.
Es werden alle Daten übermittelt, die sich seit dem letzten Abruf geändert haben. Beim ersten Aktualisieren werden alle eBay-Verkäufe übermittelt, die während der letzten 24h neu angelegt oder geändert wurden. |
| Für markierte Verkäufe Kundenaufträge anlegen | s. eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen |
| Feld | Bedeutung |
| eBay-Artikel-Nr | Für die Suche nach einem eBay-Verkauf nach der eBay-Artikel-Nr |
| Nur offene anzeigen | Zeigt nur eBay-Verkäufe an, für die noch kein Kundenauftrag angelegt wurde oder die nicht als Erledigt markiert sind. |
| Auftrag | Die Nummer des Kundenauftrags, der für den eBay-Verkauf angelegt wurde. |
| eBay-Konto | Das eigene eBay-Konto |
| Text | Zur Freitextsuche in den Feldern Titel, Käufer-Mitgliedsname, Produkt-Nr, Käufer-E-Mailadresse, Name des Käufers |
| Käufer-Mitgliedsname | Zur gezielten Suche nach eBay-Verkäufen dieses Käufers |
| Verkauft von, bis | Datum, an dem der Verkauf getätigt wurde. |
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen, eBay-Verkauf anzeigen |
↑ Inhalt
eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen
Im Folgenden wird beschrieben, wie das Anlegen der Kundenaufträge im Detail abläuft.
Kunde
Damit ein Kundenauftrag angelegt werden kann, ist ein Kunde erforderlich. Es wird jedoch nur ein neuer Kunde angelegt, wenn noch kein Kunde für den eBay-Mitgliedsnamen des Käufers oder dessen E-Mailadresse, Vorname, Name und Firmennamen existiert. Andernfalls wird der bestehenden Kunde verwendet. Die im eBay-Verkauf enthaltene Adresse des Käufers wird in den Kunden übernommen. Der eBay-Mitgliedsname des Kunden wird angezeigt im Kunden unter 'Verkauf → Kunde → eBay-Mitgliedsname'.
Preise, Preisgruppe und Zahlungsbedingung
Die Preisgruppe sowie der Bearbeiter werden aus dem eBay-Konto übernommen. Der Kundenauftrag wird als Brutto-Auftrag angelegt, selbst wenn die im eBay-Konto angegebene Preisgruppe eine Netto-Preisgruppe ist. Der Preis sowie die Versandkosten werden von dem eBay-Verkauf übernommen. Die Zahlungsbedingungen werden wie folgt gesetzt:
| Collmex-Zahlungsbedingung | eBay-Zahlmethode | Bemerkungen | |
|---|---|---|---|
| eBay | CreditCard | eBay-Zahlungsabwicklung. eBay übernimmt die komplette Zahlungsabwicklung. Sie bekommen nach zwei Werktagen das Geld unter Abzug der Gebühren auf Ihr Bankkonto ausbezahlt.
Damit beim Buchen des Zahlungseingangs nicht jede Rechnung zugeordnet werden muss, legen Sie ein eigenes Konto in der Buchhaltung an (z.B. SKR03/SKR04 1401/1201 'Forderungen aus eBay-Verkäufen') und hinterlegen dieses Konto als Abrechnungs-Konto in der eBay-Zahlungsbedingung. Den Zahlungseingang und die eBay-Rechnung über die Gebühren buchen Sie dann zum Ausgleich des Saldos ebenfalls gegen dieses Konto. | |
| Nachnahme | COD | Die Nachnahme-Gebühr ist bei eBay in den Versandkosten enthalten und wird deshalb im Kundenauftrag nicht extra ausgewiesen. | |
| Bar | CashOnPickup | Kunde holt die Ware ab und zahlt bei Abholung Bar. | |
| Folgende Zahlmethoden sind nur relevant, falls die eBay-Zahlungsabwicklung noch nicht aktiv ist. | |||
| PayPal | PayPal | Eine PayPal-Zahlung wird direkt als Anzahlung mit Bezug zum Kundenauftrag gebucht. | |
| Kreditkarte | CCAccepted | Die Zahlungsabwicklung über Kreditkarte muss extern erfolgen. | |
| Keine | PaymentSeeDescription | ||
| Wird vom Kunden übernommen | Other | Wenn Sie eine Zahlmethode anbieten, die von eBay nicht vordefiniert ist (z.B. 'Rechnung'), hinterlegen Sie die entsprechende Zahlungsbedingung im Vorlage-Kunden Ihres eBay-Kontos. Die Zahlungsbedingung wird dann vom Kunden in den Kundenauftrag übernommen. | |
| Vorkasse | alles andere | Zur effizienten Abwicklung des Zahlungseingangs empfiehlt es sich, die Kontoauszüge in das Programm zu laden (s. auch Kundenauftrag mit Vorkasse. | |
Versandart
Die Versandart wird ermittelt über die zugeordnete eBay-Versandbedingung (s. 'Verwaltung → Versandarten → Zugeordnete Versandinformationen'). Die Versandart im Auftrag bleibt leer, wenn über die eBay-Versandbedingung keine eigene Versandart ermittelt werden kann oder wenn der Käufer keine eBay-Versandbedingung ausgewählt hat.
Positionsdaten
Produktnummer: Wenn im eBay-Verkauf eine Produkt-Nummer angegebenen ist, wird diese in den Kundenauftrag übernommen. Die Produktnummer wird im Feld 'Transaction.Item.SKU' erwartet (falls vorhanden, zu sehen im Feld 'Produkt Nr (SKU)' des eBay-Verkaufs). Beim Einstellen sollte deshalb die Produktnummer so mitgegeben werden, dass die Produktnummer in dieses Feld geschrieben wird: In eBay muss dazu der kostenfreie Verkaufsmanager aktiviert sein. Unter 'Mein eBay → Verkaufsmanager → Aktive Angebote' auf 'Anpassen' gehen und dort das Feld 'Bestandseinheit' aktivieren. Dann unter 'Mein ebay → aktive Angebote → Bestandseinheit' die Collmex-Produktnummer eingeben. Beim eBay-Verkaufsmanager Pro heißt das Feld ebenfalls 'Bestandseinheit', beim eBay-Turbolister 'Lagerhaltungsnummer', in den Import-Schnittstellen dieser Produkte 'Custom Label'. Fragen Sie im Zweifel beim Hersteller der Software nach, mit der Sie die Auktionen einstellen, in welches Feld die Produktnummer eingetragen werden muss.
Bezeichnung: Als Beschreibung für die Kundenauftragsposition wird der Titel der Auktion verwendet.
Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer wird aus dem Produkt übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass beim Einstellen eine Produktnummer angegeben wurde (s. Produktnummer). Wenn keine Produkt-Nummer im eBay-Verkauf angegeben ist, wird der volle Umsatzsteuersatz angenommen.
Zusammengefasste Auktionen
Sind bei eBay mehrere Auktionen zu einem Auftrag zusammengefasst, wird für den eBay-Auftrag ein einzelner Kundenauftrag angelegt. Andernfalls wird für jeden eBay-Verkauf ein eigener Kundenauftrag angelegt, auch wenn der gleiche Käufer mehrere Käufe getätigt hat.
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Verkäufe anzeigen, Versandarten bearbeiten |
↑ Inhalt
eBay-Verkauf anzeigen
Die angezeigten Daten für den eBay-Verkauf stammen bis auf das Erledigt-Kennzeichen direkt von eBay.
Wenn für eBay-Verkauf kein Kundenauftrag angelegt werden soll, setzen Sie das Kennzeichen 'Erledigt'. Der eBay-Verkauf erscheint dann nicht mehr in der Liste der offenen Verkäufe.
| Siehe auch: | Einführung eBay |
↑ Inhalt
Verwaltung
Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.
Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.
↑ Inhalt
Firma bearbeiten
Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontenrahmen* | Mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten, hängt davon ab, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt. Bevor Sie die ersten Buchungen machen, sollten Sie dies abklären. SKR03 und SKR04 enthalten praktisch dieselben Konten, jedoch sind die Konten anders nummeriert. Die Standardeinstellung ist SKR03, da dies der am häufigsten verwendete Kontenrahmen ist.
Haben Sie einmal Buchungen durchgeführt, kann der Kontenrahmen nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie löschen alle Belege (Verwaltung → Daten → Löschen). Sollen beim Wechsel des Kontenrahmens die Belege erhalten werden, gehen Sie wie folgt vor:
|
| Adresse | Die Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet. Das Feld 'Bemerkung' steht zur freien Verfügung und wird im Programm sonst nicht weiter verwendet. |
| Bankverbindung | Die Bankverbindung wird für die Rechnung verwendet und ist erforderlich
für die Nutzung des Online-Banking* bzw. für den Import der Kontoauszüge*.
Um mehr als ein Bankkonto anzulegen, klicken Sie auf weitere Bankverbindungen. Wenn Sie das integrierte Online-Banking* nutzen möchten, müssen Sie zunächst die HBCI-Konfiguration vornehmen. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link. |
| Steuer | Die Steuernummer ist sowohl zur Erstellung der Rechnung* als auch für die Online-Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung* erforderlich. Geben Sie die Steuernummer ein, wie sie auf dem Steuerbescheid angegeben ist.
Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt. |
| Einstellungen* | VK-Preise sind inkl. USt: Wenn Sie Ihren Kunden Bruttopreise berechnen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Die Produktpreise sind dann immer mit Umsatzsteuer.
Netto- und Bruttopreise innerhalb einer Firma: Wenn Sie sowohl Netto- als auch Bruttopreise berechnen möchten, verwenden Sie die Versionen Collmex rechnung plus, Collmex plus oder Collmex pro. Dort erfolgt die Steuerung über die Preisgruppen. |
| Umsatzsteuervoranmeldung* | Bundesland: Das Bundesland des zuständigen Finanzamts. Wird normalerweise automatisch aus der Postleitzahl der Firmenadresse ermittelt. Finanzamtsnummer: Die vierstellige Nummer wird normalerweise automatisch aus der Steuernummer und dem Bundesland ermittelt. Die letzten beiden Ziffern der Finanzamtsnummer entsprechen in der Regel den ersten beiden Ziffern der Steuernummer. s. Aufbau der Steuernummer. Finanzamtsnummer und Steuernummer ergeben zusammengesetzt die sogenannte Elster-Steuernummer, die für den Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung erforderlich ist. Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma: Sie haben die Möglichkeit die Umsätze für zwei oder mehr Firmen zu einer Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammenzufassen. Wählen Sie die Firma aus, mit über die die Voranmeldung erfolgen soll. Beispiel: Von Firma 1, 2,3 und 4 sollen die Umsätze in der Voranmeldung von Firma 1 zusammengefasst werden:
Zertifikat: Elster-Software-Zertifikat zum Versenden der Voranmeldung an das Finanzamt. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für Elster. |
| Lastschriften | Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie elektronisch bei der Bundesbank. |
Verwandte Begriffe: Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankkonto anlegen, Gläubiger-ID
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Unterfirma anlegen*
Um eine neue Firma anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Unterfirma anlegen. Eine Firma kann nicht mehr gelöscht werden.
Unterfirmen haben für die Umsatzsteuer zwingend die gleiche Steuernummer wie die Hauptfirma. Bei der Erstellung von Umsatzsteuer-Auswertungen für die Hauptfirma werden die Unterfirmen automatisch mit aufgenommen. Unterfirmen können Sie nur nutzen, wenn Sie als natürliche Person mehrere Gewerbe angemeldet haben.
Für Körperschaften oder Personengesellschaften (GmbH, UG, OHG, GbR usw.) sind Unterfirmen nicht geeignet, d.h. Sie benötigen für jede Firma einen eigenen Collmex-Zugang.
Alle Firmen teilen sich bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern und -bezeichnungen, Kunden- und Lieferantennummern und -adressen, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern.
Mit Ausnahme der Nummernkreise, Produkt-Stammdaten, Kunden- und Lieferanten-Adressen sind die Firmen unabhängig voneinander. Es ist deshalb z.B. nicht möglich, dass alle Firmen auf einen gemeinsamen Warenbestand (Lager) oder ein gemeinsames Bankkonto zugreifen.
ACHTUNG: Lesen Sie unbedingt die Hinweise zur Mandantenfähigkeit von Collmex.
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Firma als gelöscht kennzeichnen
Firmen können nicht komplett gelöscht, sondern nur als gelöscht gekennzeichnet werden. Eine als gelöscht gekennzeichnete Firma erscheint nicht mehr in der Auswahlliste der Firmen und ist damit quasi unsichtbar. Bei Bedarf können gelöschte Firmen jederzeit reaktiviert werden.
Um eine Firma als gelöscht zu markieren, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Ok, Löschkennzeichen setzen'.
↑ Inhalt
Bankkonten
Falls Sie mehr als ein Bankkonto haben oder über ein Paypal-Konto verfügen, tragen Sie diese hier ein.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| IBAN | Internationale Kontonummer des Bankkontos. |
| BIC | Internationale Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt. |
| Konto Nr | Nummer des Bankkontos - wird automatisch über die IBAN ermittelt. |
| BLZ | Die Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt. |
| Bank | Name der Bank - wird automatisch über die IBAN ermittelt. |
| Abweichender Inhaber | Nur falls der Inhaber des Kontos von Ihrem Firmennamen abweicht. |
| Buchhaltungs Konto | Legen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein. |
| Haupt Bank Verbindung | Legen Sie hier eine Bankverbindung als Ihre Haupt-Bankverbindung fest. Sofern beim Drucken eine Bankverbindung gedruckt werden soll, wird diese Bankverbindung verwendet. |
| Inaktiv | Inaktive Bankkonten erscheinen nicht in der Auswahlliste. Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie ein Bankkonto aufgelöst haben oder nicht mehr verwenden. |
| Paypal-Konten* | Die Paypal-Konten werden für den Shop und den eBay-Import verwendet. |
| Die Mailadresse, die Ihr Paypal-Konto identifiziert. | |
| Buchhaltungs Konto | Legen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein. |
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Hbci-Konfiguration
Bevor Sie das Online-Banking benutzen können, muss die HBCI-Verbindung konfiguriert und synchronisiert werden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Synchronisieren | Bei der Synchronisierung liefert die Bank technische Parameter zurück, die für eine korrekte Kommunikation erforderlich sind. Beispielsweise teilt die Bank Ihrem Programm mit, welche HBCI Version unterstützt wird und welches Sicherheitsverfahren Verwendung finden soll.
Von Zeit zu Zeit ändern die Banken die Konfiguration. Sollte es bei der HBCI-Kommunikation zu unerwarteten Fehlern kommen, synchronisieren Sie zuerst die HBCI-Verbindung neu. |
| Feld | Bedeutung |
| Komm-Adresse, Benutzerkennung, Kunden-Id | Wie diese Parameter zu füllen sind, erfahren Sie von Ihrer Bank oder im Forum der Homebanking-Hilfe. Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet.
Es wird nur HBCI mit PIN/TAN unterstützt. HBCI mit Chipkarte oder Diskette als Sicherheitsmedium ist nicht vorgesehen. Beachten Sie auch unsere FAQ zu dem Thema. Die Begriffe Benutzerkennung und Kunden-Id sind im HBCI-Standard festgelegt. Je nach Bank sind die Felder anders zu belegen (z.B. mit der Kontonummer oder mit einer eigens von der Bank vergebenen Online-Benutzerkennung). |
| Base64 kodiert | Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet. |
| Sicherheitsverfahren | Nach erfolgreicher Synchronisierung wählen Sie ein mögliches Sicherheitsverfahren aus. Die Bank liefert bei der Synchronisierung zurück, welche Sicherheitsverfahren unterstützt werden.
Es wird zwischen dem Einschritt- und verschiedenen Zweischrittverfahren unterschieden. Beim Einschrittverfahren übermitteln Sie zusammen mit der Zahlungsanweisung in einem Schritt sowohl Ihre PIN als auch eine beliebige TAN aus Ihrem TAN-Block. Beim Zweischrittverfahren übermitteln Sie zuerst die Zahlungsanweisung zusammen mit der PIN. Die Bank fragt dann in einem zweiten Schritt nach einer konkreten TAN. Typische Zweischrittverfahren sind z.B. das iTAN-Verfahren, bei dem die Bank nach einer TAN mit einer konkreten Nummer fragt. Ebenfalls verbreitet ist das mTAN-Verfahren, bei dem die TAN über eine SMS auf Ihr Mobiltelefon gesendet wird. Ein weiteres Verfahren ist das SmartTAN-Verfahren, bei dem die TAN über ein Zusatzgerät dynamisch erzeugt wird. In Collmex werden alle existierenden Zweischrittverfahren unterstützt. |
| PIN | Dabei handelt es sich um Ihre PIN, die Sie auch für das Online-Banking bei Ihrer Bank verwenden. |
Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking
↑ Inhalt
Hbci-Konfiguration - Bezeichnung der TAN-Medien
Die Bezeichnung der TAN-Medien ist z.B. erforderlich bei smsTAN/pushTAN der Sparkasse oder mTAN/chipTAN der Postbank.
Im Online-Banking Ihrer Bank und in Collmex hinterlegen Sie für jedes Mobiltelefon oder jede Chipkarte eine Bezeichnung. Über diese Bezeichnung wird das Mobiltelefon oder die Chipkarte identifiziert.
Für die Postbank finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Einstellungen → Sicherheitsverfahren'. Wählen Sie das gewünschte Sicherheitsverfahren und geben Sie den hinterlegten 'Namen' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein.
Für die meisten Sparkassen finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → smsTAN verwalten → Telefonbezeichnung'. Geben Sie die hinterlegte 'Telefonbezeichnung' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein. Für das pushTAN-Verfahren geben Sie die Bezeichnung der pushTAN-Verbindung ein, zu finden im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.
Für die HASPA unter 'Online-Banking → Verwalten und Einrichten → TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.
Für das pushTAN-Verfahren bei der DKB-Bank geben Sie als Bezeichnung "pushTan" ein.
Bei der Ausführung einer Überweisung oder Lastschrift wählen Sie ein Mobiltelefon oder eine Chipkarte über die Bezeichnung aus. Diese Bezeichnung sendet Collmex zusammen mit den Daten für die Überweisung an die Bank. Damit weiß die Bank, an welches Mobiltelefon die SMS mit der TAN gesendet werden soll, oder welche Chipkarte für die Berechnung der TAN verwendet wird.
Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking
↑ Inhalt
Geschäftsjahr
Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.
Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).
Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*
Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.
Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.
Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr löschen, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Geschäftsjahr anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.
Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.
- Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
- Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*
In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Geschäftsjahr bearbeiten
Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer-Befreiung | Für z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuerkonten entfernt.*
In den Verkaufsdokumenten (z.B. Rechnung)* wird die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen. Bei Auswahl der Option Sonstiger Grund erscheint in den Verkaufsdokumenten der Hinweis Steuerbefreit. Wählen Sie Kleinunternehmer, wird der Hinweis Steuerfrei nach §19 UStG ausgegeben. Legen Sie die Produkte trotzdem mit dem Steuersatz an, wie er ohne Steuerbefreiung berechnet werden würde. Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits getätigte Buchungen nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen. |
| Art der Ust. Besteuerung* | Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde.
Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig. Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde. In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet. |
| Gesperrte/Abgeschlossene Monate | Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten. |
Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen, Geschäftsjahr löschen
Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Geschäftsjahr löschen
Geschäftsjahre können gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungszeit vorüber ist, d.h. wenn sie mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegen. Klicken Sie dazu im jeweiligen Geschäftsjahr auf 'Löschen...' (wird nur angezeigt, wenn das Geschäftsjahr mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegt).
Beim Löschen werden alle Bewegungsdaten des Geschäftsjahres und der Jahre davor gelöscht, sofern keine Verknüpfungen in spätere Geschäftsjahre bestehen.
Nach dem Löschen der Bewegungsdaten werden alle nicht verwendeten Kunden gelöscht, die im zu löschenden Jahr oder davor angelegt und danach nicht mehr geändert wurden.
Damit sind die personenbezogenen Daten der Kunden gelöscht gemäß Art. 5 DSGVO (Speicherbegrenzung).
Hinweis: Personen haben ein Recht auf Löschung ihrer Daten, solange keine andere rechtliche Verpflichtung zur Speicherung besteht (s. Art. 17 DSGVO). Gemäß Abgabenordnung sind Buchhaltungsdaten und Belege für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeit dürfen personenbezogene Daten nur gelöscht werden, wenn sie keine Pflichtangaben in Rechnungen darstellen (z.B. Telefonnummern oder Mailadressen). Diese Daten müssen bei Bedarf bzw. auf Anforderung der betroffenen Person manuell gelöscht werden.
Siehe auch: Geschäftsjahr
↑ Inhalt
Geschäftsjahre anzeigen
Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Steuerfreie Erlösarten
Das UStG kennt die unterschiedlichsten Gründe, warum ein Umsatz von der Steuer befreit sein kann (z.B. Umsätze von Ärzten oder Versicherungsmakler).
Zur differenzierten Buchung und zum korrekten Ausweis der Steuerbefreiung in Angebot, Kundenauftrag und Rechnung legen Sie hier die von Ihnen benötigten steuerfreien Erlösarten an. Im Produkt bzw. in den Positionen von Angebot, Kundenauftrag und Rechnung wählen Sie die Erlösart dann aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die Nummer der Erlösart wird fortlaufend vergeben. Es können maximal fünf steuerfreie Erlösarten angelegt werden. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Erlösart wird als Grund für die Steuerbefreiung bei der Druck ausgegeben. |
| Konto | Geben Sie hier das Buchhaltungskonto an, das beim Buchen der Rechnungen verwendet werden soll. |
Wenn Sie generell nur steuerfreie Umsätze haben, müssen Sie die Erlösart nicht in jedem Produkt auswählen, sondern können alternativ auch im Geschäftsjahr die hier festgelegten steuerfreien Erlösarten im Feld 'Umsatzsteuer-Befreiung' auswählen.
Siehe auch: Geschäftsjahr bearbeiten, Produkt bearbeiten: Verkauf
↑ Inhalt
Ausländische Erlösarten
Ausländische Erlösarten sind erforderlich, wenn im Ausland Umsatzsteuer abgeführt werden muss.
Dies ist der Fall, wenn
- ab 1.7.2021 die Lieferungen an Privatpersonen ins EU-Ausland die Schwelle von insgesamt 10.000 Euro jährlich überschreitet oder
- die Schwelle von 10.000 EUR für Telekommunikationsdienstleistungen, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten Dienstleistungen an Privatpersonen im EU-Ausland überschritten wurde oder
- wenn für Dienstleistungen außerhalb der EU im Empfänger-Land Umsatzsteuer abgeführt werden muss oder
- wenn Bau/Reinigungs-Dienstleistungen oder andere Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht werden.
Gehen Sie in diesen Fällen wie folgt vor:
- Legen Sie für jedes Land und Steuersatz ein Erlöskonto an (Nummern SKR03/SKR04 z.B. 8001..8099/4001..4099).
- Füllen Sie im Konto folgende Felder aus:
- USt VA Feld Nr: 45
- USt Feld Nr: 214
- Automatik-Konto USt: 1767/3817 (SKR03/SKR04) für Lieferungen bzw. 1768/3818 (SKR03/SKR04) für sonstige Leistungen
- EÜR Feld Nr: 112
- Steuersatz: Der Steuersatz muss nur für den ermäßigten Satz angegeben werden, wenn es in einem Land mehr als einen ermäßigten Satz gibt.
- Geben Sie unter 'Ausländische Erlösarten' die Produktart, das Länderkürzel und das Erlöskonto des jeweiligen Landes ein und klicken Sie auf 'Speichern'.
- Für Waren oder Bau/Reinigungs-Dienstleistungen ordnen Sie dem Erlöskonto den Umsatzsteuer-Satz zu, für den das Erlöskonto verwendet werden soll. Wenn auf der Rechnung Ihre Umsatzsteuernummer des Ziel-Landes ausgegeben werden soll, geben Sie Ihre Steuernummer hier ebenfalls ein.
- Sofern Sie in dem jeweiligen Land eine eigene Umsatzsteuernummer zugeteilt bekommen haben, geben Sie diese ebenfalls an. Sie wird dann auf der Rechnung ausgegeben.
- Wählen Sie in den betroffenen Produkten im Feld 'Produktart' die passende Einstellung.
Danach wird automatisch die ausländische Umsatzsteuer ausgewiesen in Angeboten, Kundenaufträgen und Rechnungen mit Positionen der jeweiligen Produktart. Die Buchung der Rechnung erfolgt dann auf das jeweilige Erlöskonto.
Hinweis: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und beim Kunden keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist.
Für den Datev-Export sollten die Erlöskonten beim Steuerberater als Automatik-Konten eingerichtet sein.
Zur Auswertung der Umsatzsteuerschuld für EU-Länder nutzen Sie die Funktion One-Stop-Shop Umsätze. Die Meldung über das BZSt-Online-Portal (BOP) und dort über den One-Stop-Shop (OSS) des Bundeszentralamts für Steuern. Die Buchung der Zahlung der Umsatzsteuerschuld kann direkt auf die eingetragenen USt-Konten erfolgen.
Für Drittländer nutzen Sie zur Auswertung die Funktion 'Salden anzeigen' oder 'Posten anzeigen' für das jeweilige Erlöskonto.
Siehe auch: Konto anlegen, Produkt bearbeiten: Allgemein
↑ Inhalt
Konto
Das Programm verfügt über die wichtigsten Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen.
Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen
↑ Inhalt
Konto anlegen
Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.
Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.
Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.
Wenn Sie ein Komplettpaket inkl. Rechnungen einsetzen, ist es insbesondere nicht erforderlich, eigene Erlöskonten für Auswertungszwecke anzulegen. Satt die Erlöse über die relativ starre Buchhaltung auszuwerten, nutzen Sie besser die flexibleren Auswertungsmöglichkeiten der Umsatzlisten*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Konto anlegen | Das Konto wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Konto bearbeiten. Beachten Sie unbedingt, dass dort alle Steuerungsfelder korrekt ausgefüllt werden müssen, da es andernfalls zu falschen Auswertungen für die Umsatzsteuer und den Jahresabschluss kommen kann. |
| Feld | Bedeutung |
| Kontonummer | Die Kontonummer darf maximal vier Stellen haben. |
| Kontenrahmen | Wählen Sie den Kontenrahmen, in dem das Konto angelegt werden soll. |
| Kopieren von Konto | Vorlage-Konto. Der Name und die Einstellungen des neuen Kontos werden vom Vorlage-Konto übernommen. |
Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Konto bearbeiten
Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, solange noch keine Buchungen für das Konto existieren.
Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Feldauswahl | Damit sind Felder gemeint, die bei der Buchung zusätzlich angezeigt werden, wenn auf das Konto gebucht werden soll (Beispiel: Sie haben ein Konto für Benzinkosten angelegt, auf das Sie nur die Kosten eines PKW buchen möchten. Da der PKW zum Anlagevermögen gehört, wählen Sie das Feld Anlage aus.) |
| Abweichender Name | Nur bei Standardkonten: Geben Sie hier bei Bedarf einen eigenen Namen für das Konto ein. Beim Datev-Export wird der abweichende Name als 'Kontoüberschrift' exportiert. |
| Datev-Automatik-Konto | Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Sie die Daten im Datev-Format an Ihren Steuerberater weitergeben möchten.
Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn es sich bei dem Konto um ein Automatikkonto der Datev handelt. Beim Datev-Export wird die Automatik-Funktion der Automatik-Konten so weit wie möglich berücksichtigt. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, kann es zu Fehlern beim Import in Datev kommen. Bei welchen Konten das Kennzeichen erforderlich ist, entnehmen Sie den Kontenrahmen (SKR03, SKR04). Die Konten sind mit AV/AM gekennzeichnet. |
| Einstellungen von Konto | Falls angegeben, werden die Einstellungen für das Konto aus dem angegebenen Standard-Konto ermittelt. Vorteil: Änderungen an den Einstellungen des Standard-Kontos wirken sich automatisch auf die Einstellungen des Kontos aus und müssen bei steuerlichen Anpassungen nicht erneut eingegeben werden. |
| Steuersatz | Geben Sie den Steuersatz in Prozent ein. Die Berechnung der Steuer erfolgt bei der Buchung dann automatisch. Der Steuersatz kann nur bei Vorsteuer und Umsatzsteuerkonten eingegeben werden oder wenn bei einem Erlös- oder Aufwandskonto ein 'Automatik-Konto USt' ohne Steuersatz angegeben ist (z.B. für ausländische Umsatzsteuersätze). |
| Tätigkeitsbereich | Nur bei Collmex verein: Wählen Sie hier den Tätigkeitsbereich aus, dem das Konto zugeordnet werden soll. Jedes Konto, das kein Bestandskonto ist, muss einem der vier Tätigkeitsbereiche eines Vereins zugeordnet werden: Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Die Auswertungen (EÜR, BWA, GuV usw.) können Sie jeweils auf einen Tätigkeitsbereich einschränken. Es werden dann jeweils nur Konten berücksichtigt, welche dem gewählten Tätigkeitsbereich zugeordnet sind. Über diese Zuordnung des Tätigkeitsbereichs zum Konto erfolgt die Trennung der vier möglichen Tätigkeitsbereiche |
| Kostenstelle Pflicht | Nur wenn Kostenstellen existieren und bei Einnahmen- und Ausgaben-Konten: Wenn markiert muss beim Buchen eine Kostenstelle angegeben werden. |
| Gültig ab Jahr | Ab welchem Geschäftsjahr die Angaben gelten. Wenn leer, gelten die Angaben für alle Geschäftsjahre. |
| Name | Geben Sie einen Namen für das Konto ein. |
| USt VA Feld Nr: | Falls das Konto die Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer des jeweiligen Umsatzsteuer-Formulars ein. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.
Zusammenfassende Meldung (ZM): Sollen Umsätze eines Kontos in der ZM ausgewiesen werden, muss das Konto mit einem der folgenden Felder der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sein: 21, 41 oder 42. ACHTUNG! Nur relevant für Konten aus den Bereichen Einnahmen, Vorsteuer und zum Teil Verbindlichkeiten (nur bei Anzahlungen mit Umsatzsteuer). Bei allen anderen Konten muss das Feld leer bleiben! |
| USt Feld Nr: | Falls das Konto die Umsatzsteuererklärung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer der jeweiligen Umsatzsteuererklärung ein. Bei der Umsatzsteuererklärung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. |
| Automatik-Konto USt | Wenn Sie ein Konto für umsatzsteuerpflichtige Erlöse anlegen, geben Sie hier das Umsatzsteuer-Konto ein. Es wird dann immer automatisch eingeblendet, wenn Sie das Konto in die Buchungsmaske eingeben. |
| VSt umgek. Steuerschuld | Werden auf das Konto Ausgaben mit umgekehrter Steuerschuld gebucht, geben Sie hier das dazugehörige Vorsteuerkonto ein. Verwenden Sie eines der Konten mit dem Titel Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG . |
| EÜR Feld Nr. | Geben Sie hier die Nummer des Feldes im EÜR-Formulars an, dem das Konto zugeordnet ist. Bei der EÜR-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. Wird das Konto keinem Feld zugeordnet, geben Sie eine 0 ein.
Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Konto für die EÜR relevant ist. Nicht relevant für Konten aus dem Bereich Bank/Kasse. |
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen
↑ Inhalt
Konto suchen
Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontonummer | Sucht nach einer bestimmten Kontonummer. |
| Kontoname | Sucht im Feld Kontoname. |
| Einschränkung | Die Suchergebnisse können Sie einschränken, in dem Sie sich:
|
| Kontengruppe | Sucht nur in der ausgewählten Kontengruppe (z.B. Ausgaben) |
| Kontenrahmen | Wählen Sie den Kontenrahmen aus, in dem Sie nach Konten suchen möchten. |
| Jahr | Geschäftsjahr |
| USt VA Feld Nr | Nummer des Feldes im Umsatzsteuer-Voranmeldung-Formular, dem das Konto zugeordnet ist. |
| EÜR Feld Nr | Nummer des Feldes im Einnahme-Überschuss-Formular, dem das Konto zugeordnet ist. |
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten
↑ Inhalt
Kostenstellen*
Kostenstellen sind die Stellen im Unternehmen, an denen Kosten und Erlöse entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Einnahmen und Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen.
Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktionen Posten anzeigen, Salden anzeigen, Gewinn und Verlust, BWA sowie Summen und Salden im Menü Buchhaltung.
Siehe auch: Kostenstelle anlegen, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kostenstelle anlegen*
Geben Sie eine Nummer oder eine andere Zeichenfolge ein, wählen Sie Firma aus und klicken Sie dann auf Kostenstelle anlegen.
Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kostenstellen suchen*
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kostenstelle Nr. | Nummer der Kostenstelle. Sucht nach einer bestimmten Kostenstelle. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Name | Name der Kostenstelle. Sucht im Feld Name nach der eingegebenen Zeichenfolge. |
| Gelöschte | Ist das Feld aktiviert, werden auch die Kostenstellen angezeigt, mit dem Löschkennzeichen markiert sind. |
Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstelle anlegen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kostenstelle bearbeiten*
Geben Sie einen Namen für die Kostenstelle ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Eine Kostenstelle kann nur dann vollständig gelöscht werden, wenn es noch keine Buchungen zu der Kostenstelle gibt. Sie klicken dazu auf die Schaltfläche Löschen.
Sind bereits Buchungen vorhanden, wird statt der Schaltfläche das Feld Gelöscht angezeigt. Sie können dann
die Kostenstelle nur noch als gelöscht markieren, indem Sie das Feld aktivieren und dann auf Speichern klicken.
Die Kostenstelle wird dann nicht mehr angezeigt, es bleibt aber in den Buchungen die Verknüpfung mit der Kostenstelle erhalten.
Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle anlegen, Kostenstellen suchen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Textbausteine*
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.
Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Textbaustein anlegen
Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.
Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Textbaustein bearbeiten
Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter.
Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Platzhalter
Platzhalter verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch ... | Verwendet bei ... |
|---|---|---|
| <<GutenTag>> |
Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname' Englisch: 'Dear Anrede Nachname' | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Anrede>> |
Deutsch: Falls Anrede 'Frau': 'Sehr geehrte Frau Titel Nachname', falls Anrede 'Herr': 'Sehr geehrter Herr Titel Nachname', falls Anrede 'Divers': 'Guten Tag Vorname Nachname', falls Anrede 'Familie': 'Sehr geehrte Familie Nachname', falls Anrede leer: 'Sehr geehrte Damen und
Herren'. Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist. | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Vorname>> | Vornamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Nachname>> | Nachnamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Firma>> | Name der Firma | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<FirmaOderName>> | Name der Firma oder falls das Feld Firma leer ist, der Name bestehend aus Titel, Vorname und Nachname | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Strasse>> | Strasse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<PLZ>> | PLZ | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Ort>> | Ort | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Mail>> | Mailadresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Bemerkung>> | Bemerkung der Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<AdressNr>> | Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder Adressnummer | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<IBAN>> | Je nach Kontext die IBAN des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<BIC>> | Je nach Kontext die BIC des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Bankname>> | Je nach Kontext der Name der Bank des Kunden-, Lieferanten- oder Adresse | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer>> | Der Name des aktuell angemeldeten Benutzers | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Mail>> | Mailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Telefon>> | Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Telefon2>> | Zweite Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Benutzer-Bemerkung>> | Bemerkung des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten Mitarbeiters | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Zahlungsbedingung>> | Zahlungsbedingung | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung |
| <<Gesamtbetrag>> | Endbetrag | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant. |
| <<Waehrung>> | Währung | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<InternesMemo>> | Internes Memo | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<Bearbeiter>> | Name des Bearbeiters | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<Bearbeiter-Mail>> | Mailadresse des Bearbeiter | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Bearbeiter-Telefon>> | Telefonnummer des Bearbeiter | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Vermittler>> | Der Name des Vermittlers | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Vermittler-Mail>> | Mailadresse des Vermittlers | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<Vermittler-Telefon>> | Telefonnummer des Vermittlers | Angebot, Kundenauftrag, Rechnung |
| <<LieferantNrBeiKunde>>* | Lieferant-Nr. bei Kunde | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferung |
| <<AngebotNr>>* | Nummer des Angebotes | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<Angebotsdatum>>* | Datum des Angebotes | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<Angebotsfrist>>* | Frist des Angebotes | Angebot |
| <<Angebotstext>>* | Kopftext des Angebots | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<RechnungsNr>> | Nummer der Rechnung | Rechnung, Mahnung |
| <<Rechnungsdatum>> | Rechnungsdatum | Rechnung |
| <<rechnungsmail.de>> | Angaben laut rechnungsmail.de | Mailtext für Rechnung |
| <<ProjektNr>>* | Nummer des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBezeichnung>>* | Bezeichnung des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektVon>>* | Beginn des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBis>>* | Ende des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<LieferantenauftragNr>>* | Nummer des Lieferantenauftrags | Lieferantenauftrag |
| <<KundeNrBeiLieferant>>* | Kundennummer beim Lieferant | Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant |
| <<KundenauftragNr>>* | Nummer des Kundenauftrags | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<GutschriftNr>>* | Nummer der Gutschrift an Lieferant | Gutschrift an Lieferant |
| <<Gutschriftsdatum>>* | Datum der Gutschrift an Lieferant | Gutschrift an Lieferant |
| <<Auftragsdatum>>* | Auftragsdatum | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag |
| <<Anzahlungsbetrag>>* | Anzahlungsbetrag | Bei Vorkasse-Kundenaufträgen |
| <<MahnungNr>>* | Nummer der Mahnung | Mahnung |
| <<Mahnstufe>>* | Stufe der Mahnung | Mahnung |
| <<Mahndatum>>* | Datum der Mahnung | Mahnung |
| <<FristDatum>>* | Ablaufdatum der Mahnfrist | Mahnung |
| <<FristTage>>* | Mahnfrist in Tagen | Mahnung |
| <<eBayVerkauf>>* | eBay-Artikelnummer | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<eBayMitgliedsname>>* | eBay-Mitgliedsname des Käufers | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<AuftragsnummerBeimKunden>>* | Auftragsnummer beim Kunden | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung |
| <<LieferungNr>>* | Nummer der Lieferung | Rechnung, Lieferung |
| <<GewichtInKg>>* | Gewicht der Lieferung | Lieferung |
| <<Sendungsnummer>>* | Sendungsnummer der Lieferung | Lieferung, Versandbenachrichtigung, Rechnung |
| <<VersandartInfo>>* | Die Versandart-Info aus der Versandart | Lieferung, Versandbenachrichtigung |
| <<Lieferadresse>>* | Mehrzeilige Lieferadresse | Rechnung, Lieferung, Versandbenachrichtigung, Lieferantenauftrag |
| <<Telefon>> | Telefonnummer | Alle Druckdokumente |
*Nicht in allen Versionen
Verwandte Begriffe: Textbaustein, variable Textbausteine
↑ Inhalt
Textbausteine*
Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Standard-Textbausteine bearbeiten
Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Kopftext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll. |
| Kopftext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
| Schlusstext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll. |
| Schlusstext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
| Memo | Geben Sie hier den Textbaustein für das interne Memo an. |
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen
↑ Inhalt
Druck
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.
In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.
Siehe auch: Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung
↑ Inhalt
Druck: Briefpapier-Einstellungen
Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Schriftgröße allgemein | Schriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften |
| Schriftgröße Absender | Schriftgröße des Absenders über dem Brieffenster |
| Schrift | Derzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich. |
| Absender drucken |
|
| Absender in Brief-Fenster drucken | Absender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt. |
| Steuernummer drucken | Steuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt. |
| Anrede drucken | In die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist. |
| Leerzeile zw. Strasse+Ort | Fügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein. |
| Abweichende Lieferadresse/Auftraggeber | Hier legen Sie fest, an welche Stelle die abweichende Lieferadresse bzw. ein abweichender Auftraggeber gedruckt werden soll.
|
| Falzmarken drucken | Falzmarken werden an den linken Rand gedruckt. |
| Empf.Fax Nr drucken | Empfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt. |
| Abgrenzungslinien nicht drucken | Die einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen. |
| Abstände vom Rand | Siehe Bilder unterhalb der Eingabemaske |
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
↑ Inhalt
Druck: Briefpapier-Hintergrund
Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.
Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.
Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Hintergrund-Pdf | Das Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Verwendung | Steuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll. |
| Hintergrund-Pdf ab Seite zwei | Bei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Nicht verwenden | Wenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet. |
| Hintergrund-Logo 1 und 2 | Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile). |
| Abstand linker Rand | Abstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes |
| Abstand oberer Rand | Abstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes |
| Breite | Definieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu. |
| Verwendung | Steuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll. |
| Hintergrund-Verwendung | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben. |
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau
↑ Inhalt
Druck: Dokument-Einstellungen
Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bankverbindung drucken | Fügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Bearbeiter drucken* | Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Gesamtgewicht drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Empfänger-Telefonnummer drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Telefonnummer des Empfängers der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tätigkeiten nach Satz gruppieren* | Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Versandart drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Versandart im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Preisgruppe drucken* | Nur in der Plus und Pro-Version: Wenn markiert wird die Preisgruppe im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| EAN drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt eine EAN hinterlegt ist, wird die EAN am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Warennummer / Herkunftsland drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt eine Warennummer oder ein Herkunftsland hinterlegt ist, wird die Warennummer und das Herkunftsland am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Lagerplatz drucken* | Nur in der Pro-Version: Wenn markiert und im Produkt ein Lagerplatz hinterlegt ist, wird der Lagerplatz am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Sendungsnummer drucken* | Nur für Lieferung: Wenn markiert wird die Sendungsnummer der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Spalten-Zwischenraum | Abstand zwischen den Spalten | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Chargen drucken* | Nur für Rechnung und Lieferung: Falls beim Warenausgang zur Lieferung eine Charge angegeben wurde, kann entweder die Charge oder die Bezeichnung der Charge gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Ende der Positions-Bezeichnung. Bei Rechnungen wird die Charge ermittelt über die zur Rechnungsposition gehörende Kundenauftragsposition und davon weiter über die verknüpften Lieferpositionen zum Warenausgang. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Produkt Nr des Herstellers drucken* | Nur für Lieferantenauftrag: Wenn markiert und im Produkt ein Hersteller oder eine Produkt Nr des Herstellers hinterlegt ist, wird der Hersteller und die Produkt Nr des Herstellers am Ende der Positions-Bezeichnung ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Inhalt | Achtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle:
Die Spalte Steuersatz wird nur verwendet, wenn das Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Breite | Spaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Überschrift | Spaltenüberschrift in Deutsch | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Englisch | Spaltenüberschrift in Englisch |
Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau
↑ Inhalt
Druck: Vorschau
Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.
| Siehe auch: | Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen |
↑ Inhalt
Mail-Ausgabe: Dokument-Einstellungen
Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.
Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Blindkopie senden an | Nach § 147 AO sind Unternehmen verpflichtet, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe aufzubewahren.
Geben Sie hier die Mailadresse ein, unter der Sie die abgesandten Mails archivieren. Jede ausgehende Mail wird als Blindkopie an diese Mailadresse gesendet. In Collmex erfolgt keine Speicherung der abgesandten Dokumente! Sie können auch mehrere Mailadressen jeweils durch ein Komma getrennt eingeben. |
| Absender-Adresse | Geben Sie die Mailadresse ein, die als Absender beim Versenden von Mails für die jeweilige Dokumentart verwendet werden soll. Beim Einzelversand von Mails können Sie als Absenderadresse zusätzlich noch die Mailadresse der Firma und die des Benutzers auswählen. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, für die der Text erfasst werden soll. |
| Signatur | Wählen Sie aus, ob der Text für signierte oder unsignierte Dokumente erfasst werden soll. |
| Betreff | Betreffzeile der Mail |
| Text | Geben Sie den Mail-Text ein.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter. |
| Anhang-Format | Nur für Rechnungen. Wählen Sie hier, ob die Rechnung im PDF- oder zusätzlich als eRechnung im XML-Format UN/CEFACT CII versendet werden soll. |
| Anhang-Datei | Neben dem eigentlichen Dokument können Sie den Mails weitere Dokumente beifügen. Diese Standard-Anlagen werden beim Senden der Mails automatisch dem Anhang hinzu gefügt (z.B. für AGB oder Widerrufsbelehrung).
Geben Sie dazu den Dateinamen ein oder klicken Sie auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen. |
Siehe auch: Server-Einstellungen
↑ Inhalt
Mail-Ausgabe: Server-Einstellungen
Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten. |
| Standard Postausgangs-Server (SMTP) | Tragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein. |
| Benutzer und Kennwort | Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider. |
| TLS-Verschlüsselung | Aktivieren Sie diese Option, sofern Ihr Server eine verschlüsselte Kommunikation über STARTTLS unterstützt. Andernfalls erfolgt die Datenübertragung unverschlüsselt und das Abhören von Benutzer und Kennwort ist theoretisch möglich. |
| Abweichender Port | Der SMTP-Standard-Port ist 25. Wenn Sie einen anderen Port verwenden, tragen Sie die Nummer des Ports hier ein. |
Siehe auch: Dokument-Einstellungen
↑ Inhalt
Mail-Konten
Mail-Konten sind optional. Sie müssen in Collmex für eine Mailadresse nur dann ein Mail-Konto anlegen, wenn:
- Ihr Name beim Empfänger zusammen mit der Mailadresse angzeigt werden soll oder
- für die Mailadresse eigene Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erforderlich sind oder
- das Mail-Konto als Ablageort für die Belegverwatlung genutzt werden soll oder
- Ihr Mail-Anbieter eine Autorisierung nach dem OAuth-Standard vorschreibt.
Siehe auch: Mail-Konto anlegen
↑ Inhalt
Mail-Konto anlegen
Um ein Mail-Konto anzulgen, geben Sie die Mailadresse ein und klicken Sie auf Anlegen.
Siehe auch: Mail-Konten, Mail-Konto bearbeiten
↑ Inhalt
Mail-Konto bearbeiten
Hier nehmen Sie die Einstellungen für das Mail-Konto vor.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Der 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger vor der Mailadresse angezeigt. |
| Abweichende Antwortadresse | Mailadresse, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll. |
| Mail-Server | |
| Standard Postausgangs-Server verwenden | Wenn Sie den Standard Postausgangs-Server verwenden, werden für den Mailversand die Zugangsdaten verwendet, die unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail-Ausgabe → Server-Einstellungen' angegeben sind. Andernfalls können Sie hier eigene Zugangsdaten angeben. |
| Postausgangs-Server (SMTP) | Die Adresse erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider. |
| Mail-Server (IMAP) | Die Angabe ist nur erforderlich, wenn Sie das Mail-Konto für die Belegverwaltung nutzen. Die Adresse erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider. |
| Benutzer und Kennwort | Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung an den Servern. Die Zugangsdaten erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Mail-Provider.
Microsoft und Google: Die Eingabe des Kennworts entfällt. Statt dessen klicken Sie auf die Schaltfläche 'Anfordern'. Sie gelangen zum Zustimmungsbildschirm. Nach Ihrer Zustimmung erhält Collmex ein eigenes Kennwort (OAuth - Token) und speichert dieses für Sie ab. Google: Wenn die Warnung "Google hat diese App nicht überprüft" angezeigt wird, klicken Sie auf "Erweitert" und dann auf "collmex.de öffnen (unsicher)". Anschliessend gelangen Sie zum Zustimmungsbildschirm. Nutzer von Google Workspace können Collmex auf die Liste der konfigurierten Apps aufnehmen und so die Warnung vermeiden. Die Client-Id der App ist 232518808345-a0g9uils2maef2j7g2tu19blfegsbob7.apps.googleusercontent.com. OAuth-Risikohinweis: OAuth setzt voraus, dass Collmex als Anwendung beim Mail-Anbieter registriert wird. Wir behalten uns vor, die Registrierung bei OAuth-Anbietern aufzukündigen oder erst gar keine zu beantragen, wenn diese von Collmex
OAuth erfordert, dass Collmex und der Mail-Anbieter sich gegenseitig vertrauen. Auf dieses Vertrauensverhältnis haben Sie als Nutzer der beiden Dienste keinen Einfluss! Mittels OAuth können Mail-Anbieter Ihren Zugang über Collmex jederzeit sperren oder die Nutzungsbedingungen nachträglich so ändern, dass wir unsererseits Ihren Zugang zum Mail-Anbieter sperren müssen. Wir empfehlen deshalb, die Dienste anderer Mail-Anbieter zu nutzen, bei denen Sie als Verantwortlicher die alleinige Kontrolle über die Zugänge haben. |
| Verschlüsselung | STARTTLS: Es wird zuerst eine unverschlüsselte Verbindung aufgebaut. Sofern der Server eine Verschlüsselung unterstützt, erfolgt die weitere Kommunikation verschlüsselt. TLS: Der Verbindungsaufbau mit dem Server erfolgt direkt verschlüsselt. |
Siehe auch: Mail-Konten
↑ Inhalt
Einstellungen Brief, Fax und Signatur
Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Außerdem können Sie Rechnungen per Mail oder Fax mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ebenfalls über Pixelletter versenden.
Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.
Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei Pixelletter an.
- Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
- Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
- Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (signierte EMail, Brief, Fax).
Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bei Pixelletter hinterlegte Mailadresse | |
| Kennwort | Bei Pixelletter hinterlegtes Kennwort |
| Farbdruck bei Briefen | Briefe werden von Pixelletter farbig gedruckt |
| Prüfprotokoll im Anhang bei signierter Mail | Ist dies aktiviert, schickt Pixelletter im Anhang neben der Rechnung auch noch das Prüfprotokoll mit. |
| Einseitiger Druck bei Briefen | Die Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt. |
Siehe auch: Mailtexte
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Bearbeiter
Hier legen Sie fest, welcher Bearbeiter beim Anlegen eines Dokuments vorbelegt wird.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht automatisch setzen | Es wird kein Bearbeiter automatisch vorbelegt. Der Bearbeiter kann aber nach dem Anlegen manuell in das Dokument eingefügt werden. |
| Mitarbeiter aus aktuellem Benutzer übernehmen | Als Bearbeiter wird der im aktuellen Benutzer hinterlegte Mitarbeiter übernommen (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern). |
| Aus Vorgängerdokument übernehmen | Der Bearbeiter wird immer aus dem Vorgängerdokument übernommen (z.B. bei einer Rechnung wird der Bearbeiter aus dem Kundenauftrag übernommen. Gibt es keinen Kundenauftrag sondern nur ein Angebot, wird der Bearbeiter von dort übernommen). |
| Aus Vorgängerdokument übernehmen falls vorhanden, sonst aus aktuellem Benutzer übernehmen | Wenn im Vorgängerdokument ein Bearbeiter angegeben ist, wird dieser in das neu angelegte Dokument übernommen. Andernfalls wird als Bearbeiter der im aktuellen Benutzer hinterlegte Mitarbeiter übernommen. |
| Festen Bearbeiter setzen | Der Bearbeiter ist immer gleich. Geben Sie in das folgende Feld die Mitarbeiter-Nummer ein oder klicken Sie auf das Fernglas, um nach der Nummer zu suchen. |
Siehe auch: Druck, Mailtexte, Brief Fax Signatur, Bearbeiter*
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Einführung Benutzer
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.
Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.
Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.
Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.
Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.
Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Benutzer bearbeiten
Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Name und Vorname | Name des Benutzers |
| Mailadresse des Benutzers. | |
| Rolle | Die Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers. |
| Telefon-Anbindung* | Hinter jedem Eingabefeld mit einer Telefonnummer wird ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei Klick auf das Telefonsymbol wird das Gespräch aufgebaut.
Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung (XXXX ist immer die Telefonnummer):
|
| Gesperrt | Ist das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen. |
| Mitarbeiter Nr.* | Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter* und Vertrieb*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus, wenn der Benutzer die Rolle Mitarbeiter oder Vertrieb hat. |
| Darf nur selbst vermittelte Kunden und Dokumente bearbeiten* | Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Verkäufer nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, für die seine Mitarbeiter-Nummer als Vermittler eingetragen ist. Angebote und Kundenaufträge dürfen nur für Kunden angelegt werden, für die der Verkäufer als Vermittler angegeben ist oder falls der Verkäufer im Vorgänger-Dokument als Vermittler eingetragen ist. Der Benutzer darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen. |
| Nur für API* | Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.
Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet. |
| Vorlage-Kunde* | Nur für API-Benutzer: Der Vorlage-Kunde wird verwendet für das Anlegen von Kunden bei der Übermittlung von Kundenaufträgen per API. |
| Zugangsbeschränkung* | Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Anmeldung des Benutzers geprüft, ob die IP-Adresse des lokalen Computers in der Liste der erlaubten IP-Adressen enthalten ist. Falls das nicht der Fall ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Das Kennzeichen kann nicht für den Hauptbenutzer und nicht für den Service-Benutzer gesetzt werden. |
| Keine Export-Berechtigung* | Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keinen Datenexport durchführen. |
| Keine Änderungs-Berechtigung* | Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keine Änderungen vornehmen. |
| Rohertrag/Marge unsichtbar* | Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, sieht der Benutzer keinen Rohertrag und keine Marge. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Benutzerrollen
Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.
| Rolle | Funktionen |
|---|---|
| Administrator | Alle Funktionen nutzbar. |
| Buchhaltung* | Alle Funktionen der Buchhaltung. |
| Warenwirtschaft* | Alle Funktionen der Warenwirtschaft. |
| Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Vertrieb* | Darf nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen. |
| Mitarbeiterportal* | Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen. |
| Webdesigner* | Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten. |
| Vereinsmitarbeiter* | Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung. |
| Steuerprüfer* | Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten. |
| Anzeiger* | Darf alles ansehen. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Benutzer anlegen
Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.
Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Benutzer | Geben Sie für den Benutzer entweder einen Namen oder eine Nummer mit mindestens fünf Stellen ein. |
| Rolle | Wählen Sie eine Rolle aus. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Kennwort ändern
Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.
Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
↑ Inhalt
Zugangsbeschränkung über IP-Adressen*
Über diese Funktion können Sie den Zugriff auf Collmex auf bestimmten IP-Adressen einschränken. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie
- an Ihren Standorten über feste IP-Adressen verfügen oder
- Sie Dynamisches DNS eingerichtet haben und
- und ein Zugriff von anderen IP-Adressen aus nicht gewünscht ist.
Eine feste IP-Adresse ist z.B. von der Telekom für das Produkt 'DSL Business Anschluss' optional verfügbar.
Hinweis: Damit der Zugriff auf die hier eingegebenen IP-Adressen beschränkt ist, muss im jeweiligen Benutzer zusätzlich das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' gesetzt sein. Die Prüfung auf eine erlaubte IP-Adresse erfolgt bei der Benutzer-Anmeldung.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Erlaubte IP-Adresse oder Domain | Geben Sie hier Ihre festen IP-Adressen oder die Domainnamen ein, für die ein Zugriff möglich sein soll. Die Auflösung des Domainnamens zur IP-Adresse erfolgt einmalig bei der Benutzer-Anmeldung. Von anderen IP-Adressen aus kann sich ein Benutzer dann nicht mehr anmelden, vorausgesetzt im Benutzer ist das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' aktiviert. Benutzer ohne gesetztes Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' können sich von beliebigen IP-Adressen aus an Collmex anmelden. |
| Bezeichnung | Eine optionale Bezeichnung. |
Siehe auch: Einführung Benutzer
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Service-Benutzer entsperren
Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.
Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.
Siehe auch: Einführung Benutzer
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Benutzer suchen
- Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
- Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.
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Einstellungen Mahnung
Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung von Platzhaltern möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Frist | Zahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso). |
| Gebühr | Mahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden. |
| Mahntext | Geben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte
Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt) Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung. |
Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen
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Schnittstellen und Datenaustausch
In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.
Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).
Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.
Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.
Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).
Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).
Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.
| Siehe auch: | Daten importieren, Daten exportieren, Buchnungen exportieren, Datev-Export, Collmex API* |
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Daten importieren
Inhalt
- Einführung
- CSV-Format
- Datentypen für Felder
- Nummernvergabe
- Produkte, Produktpreise, Produktpreisänderung, Produktgruppen und Stücklisten
- Bestand, Bestandsänderungen
- Kunden, Abweichende Empfängeradresse, Periodische Rechnung, Kundenvereinbarung
- Lieferanten, Lieferantenvereinbarungen
- Adressen, Adressgruppen, Ansprechpartner und Kontakte
- Erlöse (Kundenrechnungen, Gutschriften oder Kassenerlöse)
- Lieferantenrechnungen (Lieferantenrechnungen, Gutschriften oder Kassenausgaben)
- Angebote
- Kundenaufträge
- Rechnungen, Rechnung als Ausgegeben kennzeichnen
- Lieferungen
- Lieferantenaufträge
- Gutschriften an Lieferant
- Projekte, Tätigkeiten, Verbräuche
- Mitarbeiter
- Gehaltsabrechnung
- Storno-Buchungen
- Sendungsnummern, DHL Geschäftskundenportal-Sendungsnummern, Hermes Profipaketservice-Sendungsnummern, myDPD-Sendungsnummern
- Vorkasse-Kundenaufträge
- Zahlungsbestätigung
| Siehe auch: | Schnittstellen für den Datenaustausch, Collmex API |
Verwandter Begriff: Datenimport
↑ Inhalt
Daten importieren: Einführung
Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.
Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.
Anpassung der zu importierenden Dateien
Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
- Löschen Sie die Beispieldaten.
- Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
- Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.
Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.
Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Daten importieren: CSV-Format
Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:
- Trennzeichen ist das Semikolon (;).
- Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
- Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
- Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
- Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.
Der in Collmex verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. UTF-8 kodierte Dateien können optional importiert werden, wobei im Zeichensatz ISO-8859-1 nicht darstellbare Zeichen durch ein ? ersetzt werden. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen, müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.
Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV
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Daten importieren: Datentypen für Felder
In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:
| Kürzel | Bemerkung | Nicht ändern | Beispiel |
|---|---|---|---|
| C | Alphanumerisch | (NULL) | Kunde Müller |
| I | Numerisch, ganze Zahlen oder Aufzählungen* | (NULL) oder leer | 5 |
| N | Numerisch mit max. drei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 5,25 |
| D | Datum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ | (NULL) | 20090121 oder 21.01.2009 |
| M | Geldbetrag mit zwei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 2056,34 |
| T | Uhrzeit im Format HHMMSS | (NULL) | 1234 |
Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.
*Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert.
Siehe auch: Daten importieren
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Daten importieren: Nummernvergabe
Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.
Externe Nummernvergabe
Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.
Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;10000;10;... CMXINV;10000;20;... CMXINV;10001;10;... CMXINV;10001;20;...
Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.
Interne Nummernvergabe
Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:
Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;... CMXKND; ;1;Frau;...
Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;-10000;10;... CMXINV;-10000;20;... CMXINV;-10001;10;... CMXINV;-10001;20;...
Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert NEW_OBJECT_ID | |
| 2 | Neue Nummer | I | 8 | Die neu vergebene Nummer für das Objekt |
| 3 | Temporäre Nummer | I | 8 | Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null) |
| 4 | Zeile | I | 8 | Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht. |
Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:
Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1 NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3
Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produkt
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRD | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Identifiziert das Produkt eindeutig |
| 3 | Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes |
| 4 | Bezeichnung Eng | C | 10.000 | Optional. Englische Bezeichnung des Produktes |
| 5 | Basismengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 6 | Produktgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe.
Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer. |
| 7 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 8 | Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt. |
| 9 | Gewicht | N | 18 | |
| 10 | Gewicht Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit |
| 11 | Preismenge | N | 18 | Preise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 12 | Produktart | I | 18 | 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 4 - Ware-Kunde schuldet Ust., 5 = Elektronisch erbrachte Leistung |
| 13 | Inaktiv | I | 18 | 0 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv, 2 = Produkt löschen, 3 = Produkt löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 14 | Preisgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist. |
| 15 | Verkaufs-Preis | M | 18 | Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden. |
| 16 | EAN | C | 20 | Optional. EAN Code des Produkts |
| 17 | Hersteller | C | 40 | Optional. Hersteller des Produkts |
| 18 | Versandgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Versandgruppe. |
| 19 | Mindestbestand | N | 18 | |
| 20 | Bestellmenge | N | 18 | |
| 21 | Chargenpflicht | I | 8 | 1 = Produkt ist chargenpflichtig |
| 22 | Beschaffungsart | I | 8 | 0 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion |
| 23 | Produktionsdauer | I | 8 | |
| 24 | Lohnkosten | M | 18 | |
| 25 | Lohnkosten-Bezugsmenge | N | 18 | Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt. |
| 26 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 27 | Kostenermittlung | I | 8 | 0 = Automatisch, 10 = Manuell |
| 28 | Kosten | M | 18 | Produktkosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist. |
| 29 | Bezugsmenge-Kosten | N | 18 | Bezugsmenge für die Kosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist. |
| 30 | EK-Lieferant | I | 8 | Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereinbarung angelegt bzw. geändert. |
| 31 | EK-Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt., 2 = keine USt. |
| 32 | EK-ProdNr d.Lieferanten | C | 20 | Produktnummer des Lieferanten |
| 33 | EK-Verpackungseinheit | N | 18 | Menge, die in einer Verpackung enthalten ist. |
| 34 | EK-Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes für den Einkauf |
| 35 | EK-Preis | M | 18 | Einkaufspreis |
| 36 | EK-Preismenge | N | 18 | Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 37 | EK-Lieferzeit | I | 18 | |
| 38 | EK-Währung | C | 3 | Nur für Export: Währung des Lieferanten |
| 39 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 40 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 41 | Webauftritt-Nr | I | 8 | Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt.
Sollen Produkte in mehreren Webauftritten verwendet werden, importieren Sie die Produkte für jeden Webauftritt extra. |
| 42 | Shop-Kurztext | C | 255 | |
| 43 | Shop-Langtext | C | - | |
| 44 | Texte-Sind-HTML | I | 8 | 1 = Texte sind im HTML-Format |
| 45 | Dateiname | C | 80 | |
| 46 | Keywords | C | 255 | |
| 47 | Titel | C | 255 | |
| 48 | Abweichendes Template Nr | I | 8 | |
| 49 | Bild-URL | C | 255 | |
| 50 | Grundpreis-Menge-1 | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts |
| 51 | Grundpreis-Menge-2 | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit |
| 52 | Grund-Mengeneinheit | I | 8 | 0 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Kubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück |
| 53 | Preis auf Anfrage | I | 8 | |
| 54 | Inaktiv | I | 8 | 0 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv |
| 55 | Shop-Kategorien | I | 8 | interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert. |
| 56 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 57 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 58 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 59 | ProduktNr des Herstellers | C | 40 | Optional. Die Produktnummer des Hersteller für das Produkt |
| 60 | Lieferrelevant | I | 8 | Nur für Dienstleistungen. 0 = Nicht Lieferrelevant, 1 = Lieferrelevant |
| 61 | Reserviert | C | 40 | Reserviert. |
| 62 | eBay-Artikelnummer | C | 40 | Nur für Export: Die eBay-Artikelnummer, wenn das Produkt bei eBay gelistet ist. |
| 63 | Direktlieferung | I | 8 | 0 = Keine Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden, 1 = Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden |
| 64 | Warennummer | C | 20 | International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt). |
| 65 | Lagerplatz | C | 40 | |
| 66 | Keine Bestandsführung | I | 8 | 0 = Bestandsführung, 1 = Keine Bestandsführung |
| 67 | Herkunftsland | C | 2 | ISO Codes |
Siehe auch: Daten importieren
Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produkt-Preise
Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.
Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRI | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Preisgruppe | I | 3 | Interne Nummer der Preisgruppe |
| 5 | Gültig ab | D | 8 | |
| 6 | Gültig bis | D | 8 | |
| 7 | Preis | M | 18 |
Siehe auch: Daten importieren, Produktpreisänderung
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produkt-Preis-Änderung
Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie für ein Produkt den Preis ändern möchten. Bestehende Preise bleiben erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRI_CHANGE | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Preisgruppe | I | 3 | Interne Nummer der Preisgruppe |
| 5 | Gültig ab | D | 8 | Optional. Wenn leer, ist der neue Preis ab dem Import-Datum gültig. |
| 6 | Gültig bis | D | 8 | Optional. Wenn leer, ist der neue Preis bis zum 31.12.9999 gültig. |
| 7 | Preis | M | 18 | Der neue Preis |
Siehe auch: Daten importieren, Produktpreise importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produktgruppen
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRDGRP | |
| 2 | Produktgruppe Nr | I | 8 | Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Die Produktgruppen Nr identifiziert die Produktgruppe eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Bezeichnung | C | 255 | Bezeichnung der Produktgruppe |
| 4 | Untergruppe von | I | 8 | Nummer der übergeordneten Produktgruppe |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Stücklisten
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXBOM | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Nummer des Produkts |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Version | I | 8 | Version der Stückliste, nur bei Produktionsstücklisten von Bedeutung |
| 5 | Verwendung | I | 8 | 0 = Verkaufs-Set, 1 = Produktion |
| 6 | Gültig ab | D | 6 | Datum, ab dem die Stückliste gültig ist |
| 7 | Text | C | 1024 | Text der Stückliste, nur bei Produktionsstücklisten von Bedeutung |
| 8 | Reserviert | I | 8 | |
| 9 | Reserviert | I | 8 | |
| 10 | Reserviert | I | 8 | |
| 11 | Reserviert | I | 8 | |
| 12 | Reserviert | I | 8 | |
| 13 | Pos | I | 8 | Positionsnummer |
| 14 | Produktnummer | C | 20 | Nummer des Komponenten-Produkts. Wenn nicht angegeben, wird die Position gelöscht. |
| 15 | Menge | M | 18 | Menge |
| 16 | Bezugsmenge | M | 18 | Bezugsmenge, nur bei Produktionsstücklisten von Bedeutung |
Es müssen alle Positionen in aufeinander folgenden Zeilen angegeben werden. Fehlende Positionen werden gelöscht. Die Stückliste wird gelöscht, wenn sie keine Positionen enthält.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Bestand*
Der Bestands-Import wird hauptsächlich verwendet, um die Anfangsbestände zu übernehmen. Jeder Satz führt beim Import zu einer Bestandsbuchung mit der Bewegungsart 'Bestandsaufnahme', d.h. die bisherige Bestandsmenge wird durch die übergebene Menge ersetzt. Ein Bestandsobjekt wird eindeutig identifiziert durch Produktnummer, Firma, Bestandstyp und Charge.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXSTK | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Identifiziert das Produkt eindeutig |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Menge | N | 18 | Neue Bestandsmenge |
| 5 | Bestandstyp | I | 8 | Optional. 0 oder leer = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand |
| 6 | Chargennummer | I | 8 | Optional. Bei einer negativen Chargennummer wird eine neue Charge angelegt. |
| 7 | Wert | M | 18 | Nur für Export. Der Bestandswert berechnet aus Produktkosten mal Menge. |
| 8 | Chargenbezeichnung | C | 1024 | Optional. Die Bezeichnung der neuen Charge (falls die Chargennummer negativ ist). |
| 9 | Produktbezeichnung | C | 10.000 | Nur für Export. Die Bezeichnung des Produkts. |
| 10 | Lagerort | C | 40 | Nur für Export. Der Lagerort des Produkts. |
Siehe auch: Daten importieren
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Bestandsänderungen
Über den Import können extern durchgeführte Änderungen am Bestand in Collmex importiert werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert STOCK_CHANGE | |
| 2 | Bestandsänderung Nr | I | 8 | Nur für Export: Nummer der Bestandsänderung. Beim Import wird automatisch eine Nummer vergeben. |
| 3 | Bestandsänderung Pos | I | 8 | Nur für Export: Position der Bestandsänderung. Beim Import wird automatisch eine Positionsnummer vergeben. |
| 4 | Produktnummer | C | 20 | Nummer des Produkts |
| 5 | Bewegungsart | I | 8 | 0 = Entnahme, 1 = Zugang, 2 = Umbuchung, 3 = Bestandsaufnahme |
| 6 | Menge | N | 18 | Menge |
| Felder 7-12: Nur bei den Bewegungsarten Zugang, Umbuchung und Bestandsaufnahme | ||||
| 7 | Ziel-Standort Nr | I | 8 | Gleich der internen Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 8 | Ziel-Bestandstyp | I | 8 | 0 = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand |
| 9 | Ziel-Charge Nr | I | 8 | Nummer der Charge. Bei einer negativen Chargennummer wird eine neue Charge angelegt. |
| 10 | Ziel-Chargenbezeichnung | C | 1024 | Die Bezeichnung der neuen Charge (falls die Chargennummer negativ ist). |
| 11 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 12 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| Felder 13-18: Nur bei den Bewegungsarten Entnahme und Umbuchung | ||||
| 13 | Quell-Standort Nr | I | 8 | Gleich der internen Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 14 | Quell-Bestandstyp | I | 8 | 0 = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand |
| 15 | Quell-Charge Nr | I | 8 | Nummer der Charge |
| 16 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 17 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 18 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 19 | Lieferantenauftrag Nr | I | 8 | Bezug zum Lieferantenauftrag |
| 20 | Lieferantenauftrag Pos | I | 8 | |
| 21 | Lieferung Nr | I | 8 | Bezug zur Lieferung |
| 22 | Lieferung Pos | I | 8 | |
| 23 | Produktionsauftrag Nr | I | 8 | Bezug zum Produktionsauftrag |
| 24 | Produktionsauftrag Komp | I | 8 | |
| 25 | Rechnung Nr | I | 8 | Bezug zur Rechnung. Die Rechnung muss mit Collmex erstellt worden sein. Ein Bezug zu Erlösen ist nicht möglich. |
| 26 | Rechnung Pos | I | 8 | |
| 27 | Storniert Nr | I | 8 | Nur für Export: Bei Stornobuchungen Bezug zur stornierten Bestandsänderung |
| 28 | Storniert Pos | I | 8 | |
| 29 | Memo | C | 80 | Internes Memo der Buchung |
| 30 | Gebucht am | D | 8 | Nur für Export: Datum der Bestandsbuchung |
| 31 | Gebucht um | T | 6 | Nur für Export: Uhrzeit der Bestandsbuchung |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kunde
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXKND | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 40 | |
| 13 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefax | C | 40 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonummer | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Reserviert | |||
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Rabattgruppe | I | 8 | interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 28 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS |
| 29 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 30 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail. |
| 31 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 32 | Adressgruppe mit Bemerkung | I/C | 8/255 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 33 | eBay-Mitgliedsname | C | 80 | Der eBay-Mitgliedsname des Kunden |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 35 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 36 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 37 | Kostenstelle | C | 10 | |
| 38 | Wiedervorlage am | D | 6 | |
| 39 | Liefersperre | I | 8 | 1 = Liefersperre |
| 40 | Bau/Reinigungs-Dienstleister | I | 8 | 1 = Bau/Reinigungs-Dienstleister |
| 41 | Lief-Nr. bei Kunde | C | 20 | Die eigene Lieferantennummer beim Kunden |
| 42 | Ausgabesprache | I | 8 | 0 = Deutsch , 1 = Englisch |
| 43 | CC | C | 255 | Kopie der E-Mails an diese Adresse senden |
| 44 | Telefon2 | C | 20 | |
| 45 | Lastschrift-Mandatsreferenz | C | 35 | Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats |
| 46 | Datum Unterschrift | D | 8 | Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats |
| 47 | Mahnsperre | I | 8 | 1 = Mahnsperre |
| 48 | Keine Mailings | I | 8 | 1 = keine Mailings |
| 49 | Privatperson | I | 8 | 1 = Privatperson |
| 50 | URL | C | 80 | |
| 51 | Teil-Lieferungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teil-Lieferungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Lieferungen erlaubt. |
| 52 | Teil-Rechnungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teil-Rechnungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Rechnungen erlaubt. |
| 53 | Angelegt am | D | 6 | Nur für Export: Datum, an dem der Kunde in Collmex angelegt wurde. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kunde - Abweichende Empfängeradresse
Eine Abweichende Empfängeradresse wird identifiziert über Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ. Die abweichende Empfängeradresse wird gelöscht, wenn alle Felder außer Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ leer übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXEPF | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Dokument-Typ | I | 8 | als Zahl codiert: 1 = Angebot, 2 = Rechnung, 3 = Lieferung, 5 = Auftragsbestätigung, 6 = Mahnung |
| 5 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = signierte E-Mail, 100 = keine Ausgabe. |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 80 | |
| 11 | Abteilung | C | 80 | |
| 12 | Strasse | C | 80 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 40 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefon2 | C | 40 | |
| 18 | Telefax | C | 40 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | C | 50 | 1 = Keine Mailings |
| 24 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kundenvereinbarungen
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXCAG | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Kunde Nr | I | 8 | Nummer des Kunden |
| 4 | Produktnummer | C | 20 | |
| 5 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Kundenvereinbarung |
| 6 | Gültig ab | D | 8 | Beginn der Gültigkeit der Kundenvereinbarung |
| 7 | Gültig bis | D | 8 | Ende der Gültigkeit der Kundenvereinbarung |
| 8 | Preis | M | 18 | Verkaufspreis |
| 9 | Währung | C | 3 | Nur für Export: Währung der Preisgruppe des Kunden |
| 10 | Gelöscht | I | 8 | Löschkennzeichen: 0 = Nicht gelöscht, 1 = Gelöscht |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kunde - Periodische Rechnung
Nutzen Sie den Import für periodische Rechnungen, wenn Sie Ihre Abos im externen System verwalten, die Rechnungsstellung jedoch über den internen Abrechnungslauf vornehmen wollen.
Wenn Sie mehrere periodische Rechnungen (Abos) für einen Kunden importieren, müssen alle periodischen Rechnungen des Kunden in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist eine vorhandene periodische Rechnung nicht mehr angegeben, wird sie in der Datenbank gelöscht. Alle vorhandenen periodischen Rechnungen eines Kunden werden gelöscht, wenn nur die Kundennummer und die Firma angegeben ist und die restlichen Felder weg gelassen werden bzw. mit dem Wert (NULL) belegt sind.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXABO | |
| 2 | Kunden-Nr | I | 8 | Kundennummer |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Gültig von | D | 8 | Beginn der Gültigkeit |
| 5 | Gültig bis | D | 8 | Ende der Gültigkeit |
| 6 | Produkt Nr | C | 20 | Die Produktnummer. |
| 7 | Produktbeschreibung | C | 1024 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 8 | Individueller Preis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 9 | Intervall | I | 8 | 0 = Jahr rückwirkend, 1 = Halbjahr rückwirkend, 2 = Quartal rückwirkend, 3 = Monat rückwirkend, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus, 8 = Vier Wochen, 9 = Vier Wochen im Voraus, 10 = Zwei Jahre, 11 = Zwei Jahre im Vorraus |
| 10 | Nächste Rechnung | D | 8 | Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll. |
| 11 | Anzahl | I | 8 | Anzahl. Falls nicht angegeben, wird die Anzahl auf 1 gesetzt. |
| 12 | Pos | I | 8 | Optional. Die Positionsnummer bestimmt die Reihenfolge. Nach dem Import werden die Positionen aufsteigend neu nummeriert. |
| 13 | Wert | M | 18 | Nur für Export: Der Wert der Position. |
| 14 | Kosten* | M | 18 | Nur für Export: Die Kosten der Position. |
| 15 | Rohertrag* | M | 18 | Nur für Export: Der Rohertrag der Position. |
| 16 | Marge* | M | 18 | Nur für Export: Die Marge der Position in Prozent. |
| 17 | Name | C | 40 | Nur für Export: Der Name des Kunden. |
| 18 | Bemerkung | C | 40 | Nur für Export: Die Bemerkung zum Kunden. |
Siehe auch: Daten importieren
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferant
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXLIF | |
| 2 | Lieferantennummer | I | 8 | Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 40 | |
| 13 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefax | C | 40 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Konto Nr. | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Lieferbedingung | C | 3 | ISO codes |
| 28 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | |
| 29 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail. |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 31 | Adressgruppe mit Bemerkung | I/C | 8/255 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 32 | Kundennummer beim Lieferanten | C | 20 | |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 34 | Telefon2 | C | 20 | |
| 35 | Ausgabesprache | I | 8 | 0 = Deutsch , 1 = Englisch |
| 36 | Aufwandskonto | I | 8 | |
| 37 | Vorsteuer | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt. |
| 38 | Buchungstext | C | 255 | |
| 39 | Kostenstelle | C | 10 | |
| 40 | Privatperson | I | 8 | 1 = Privatperson |
| 41 | URL | C | 80 |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferantenvereinbarungen
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXVAG | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Lieferant Nr | I | 8 | Nummer des Lieferanten |
| 4 | Lieferant-Name | C | 80 | Nur für Export: Name des Lieferanten |
| 5 | Produktnummer | C | 20 | |
| 6 | Produkt-Bezeichnung | C | 10.000 | Nur für Export: Bezeichnung des Produktes |
| 7 | Basismengeneinheit | C | 3 | Nur für Export: Basismengeneinheit des Produkts, Code der Mengeneinheit. |
| 8 | Produktnummer des Lieferanten | C | 40 | |
| 9 | Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung der Lieferantenvereinbarung |
| 10 | Verpackungseinheit | N | 18 | Menge, die in einer Verpackung enthalten ist. |
| 11 | Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = ermäßigte USt, 2 = keine USt. |
| 12 | Priorität | I | 8 | |
| 13 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 14 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 15 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 16 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 17 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 18 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Lieferantenvereinbarungs-Position. Bei 0 wird eine neue, fortlaufende Positionsnummer vergeben. |
| 19 | Gültig ab | D | 8 | Beginn der Gültigkeit der Lieferantenvereinbarungs-Position |
| 20 | Gültig bis | D | 8 | Ende der Gültigkeit der Lieferantenvereinbarungs-Position |
| 21 | Lieferzeit | I | 8 | Lieferzeit in Tagen |
| 22 | Preis | M | 18 | Einkaufspreis |
| 23 | Währung | C | 3 | Nur für Export: Währung des Lieferanten |
| 24 | Preismenge | N | 18 | Preise gelten pro Preismenge |
Es müssen alle Positionen in aufeinander folgenden Zeilen angegeben werden. Fehlende Positionen werden gelöscht. Die Lieferantenvereinbarung wird gelöscht, wenn sie keine Positionen enthält.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Adresse
Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXADR | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben. |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung, 4 = Ansprechpartner (Nur für Export über API). |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 80 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Straße | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 40 | |
| 13 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 14 | Inaktiv | I | 8 | 0 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen. |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefax | C | 40 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonummer | C | 20 | Felder 19-25 sind nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant. |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Keine Mailings | I | 8 | 0 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings |
| 27 | Telefon2 | C | 20 | |
| 28 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 29 | URL | C | 80 | |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | Ist nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant. |
| 31 | Wiedervorlage | D | 6 | |
| 32 | Adressgruppe mit Bemerkung | I/C | 8/255 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Direkt hinter der Nummer der Adressgruppe folgt die optionale Bemerkung. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1 Bemerkung A,2 Bemerkung B,3 Bemerkung C). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 33 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. Nur für Adressen vom Typ 3 = Adresse aus der Adressverwaltung. |
| 34 | Vermittler-Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma des Vermittlers, wie unter 'Verwaltung → Firma anzeigen und ändern' angezeigt |
| 35 | Lastschrift-Mandatsreferenz | C | 40 | |
| 36 | Datum Unterschrift | D | 6 | |
| 37 | Wiedervorlage-Uhrzeit | T | 6 | |
| 38 | Adressnummer des Ansprechpartners | I | 8 | Nur für Export und nur für Adresstyp = 4: Die interne Adressnummer des Ansprechpartners. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Adressgruppen
Über diese Satzart werden Adressgruppen für die Adressverwaltung importiert.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ADRGRP | |
| 2 | Adressgruppe Nr | I | 8 | Interne Nummer der Adressgruppe, wie im Programm angezeigt unter Adresse → Gruppen. |
| 3 | Bezeichnung | C | 255 | Bezeichnung der Adressgruppe |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Ansprechpartner
Die Ansprechpartner einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Vorname+Nachname identifiziert. Falls dies nicht eindeutig ist, wird zusätzlich noch die E-Mail-Adresse zur Identifizierung herangezogen. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Ansprechpartner hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Ansprechpartner nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Ansprechpartner in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Ansprechpartner zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXASP | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Ansprechpartner angelegt / geändert werden sollen |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 80 | |
| 11 | Abteilung | C | 80 | |
| 12 | Strasse | C | 80 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 20 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 40 | |
| 17 | Telefon2 | C | 40 | |
| 18 | Telefax | C | 40 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | I | 8 | 1 = Keine Mailings |
| 24 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kontakte
Die Kontakte einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Kontaktnummer identifiziert. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Kontakte hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Kontakt nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Kontakt in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Kontakte zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXKNT | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Kontakte angelegt / geändert werden sollen |
| 3 | Name | C | 255 | Nur für Export: Name des Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer. Beim Import wird das Feld ignoriert. |
| 4 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 5 | Kontaktnummer | I | 8 | Laufende Nummer des Kontakts innerhalb einer Adresse. |
| 6 | Datum | D | 6 | Datum des Kontakts |
| 7 | Uhrzeit | T | 6 | Uhrzeit des Kontakts |
| 8 | Typ | I | 8 | 1 = Telefon, 2 = Mail, 3 = Fax, 4 = Brief, 5 = Besuch, 6 = Messe, 7 = Kurznachricht, 100 = Sonstiges |
| 9 | Beschreibung | C | 1024 | |
| 10 | Angelegt von | C | 20 | Optional. Benutzer, der den Kontakt angelegt hat. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Erlöse
Der Erlösimport wird verwendet, um externe Kundenrechnungen oder externe Kasseneinnahmen in der Buchhaltung zu buchen.
Die Rechnungsnummer identifiziert den Erlös eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. Wenn ein Erlös ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich die Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und der Erlös wird neu gebucht. Falls sich der Erlös nicht geändert hat, passiert nichts.
Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, ermäßigter Satz und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammengefasst. Über diesen Mechanismus kann eine Rechnung auch auf mehrere Erlöskonten verteilt gebucht werden.
Vorkasse: Bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung Vorkasse (Code 9) und Paypal (Code 14) sucht das Programm beim Import automatisch nach einer offenen Anzahlung für diesen Kunden mit identischem Betrag. Wird eine passende Anzahlung gefunden, wird mit dem Buchen der Rechnung die Anzahlung gleichzeitig aufgelöst. Sollte die Zuordnung beim Import nicht automatisch erfolgen können, weil z.B. der Betrag abweicht, muss die Anzahlung nach dem Import manuell aufgelöst werden. Mehr zum Thema Anzahlungen und Vorkasse im Buchhaltungskurs.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXUMS | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 15 das Gegenkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen). |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Rechnungsdatum | D | 8 | |
| 5 | Rechnungsnummer | C | 30 | Identifiziert den Erlös eindeutig. Kann auch eine Erlös-Id bei einer Kassenschnittstelle sein.
Die Rechnungsnummer muss vom externen System eindeutig vergeben werden. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. |
| 6 | Nettobetrag voller Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 7 | Steuer zum vollen Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 6 berechnet, falls nicht angegeben (Für die Berechnung gilt: Falls in Feld 19 ein Konto angegeben ist, wird der Steuersatz über dieses Konto ermittelt, andernfalls über den Steuersatz zum Rechnungsdatum). |
| 8 | Nettobetrag ermäßigter Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 9 | Steuer zum ermäßigten Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 8 berechnet, falls nicht angegeben |
| 10 | Umsätze innergemeinschaftliche Lieferung | M | 18 | |
| 11 | Umsätze Export | M | 18 | |
| 12 | Steuerfreie Erlöse: Konto Nr. | I | 8 | Optional. Alternativ kann die Erlösart in Feld 25 gesetzt werden. In diesem Fall wird das Konto automatisch ermittelt. |
| 13 | Steuerfreie Erlöse: Betrag | M | 18 | Wenn belegt muss zusätzlich entweder die Erlösart in Feld 25 oder die Kontonummer in Feld 12 gesetzt sein. |
| 14 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Optional. Falls die Währung von der Firmenwährung abweicht, werden die Beträge automatisch in die Firmenwährung umgerechnet. |
| 15 | Gegenkonto | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1400 (SKR03) bzw. 1200 (SKR04) (Forderungen) bebucht. In diesem Fall muss die Kundennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Kundennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Kunden an oder importieren Sie die Kundendaten. |
| 16 | Rechnungsart | I | 8 | 0 = Normale Rechnung 1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht. 2 = Abschlagsrechnung: Der Import einer Abschlagsrechnung erzeugt im Programm keine Buchung. Die Abschlagsrechnung wird in der Buchungsvorlage Anzahlung von Kunde im Feld Zuordnung angezeigt, wenn der entsprechende Kunde ausgewählt wurde. |
| 17 | Buchungstext | C | 255 | Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt |
| 18 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen": Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt. |
| 19 | Kontonummer voller Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, wird 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04) verwendet oder falls der über die Felder 6+7 errechnete Steuersatz vom Steuersatz zum Rechnungsdatum abweicht, je nach errechnetem Steuersatz 8410/8340 (SKR03) bzw. 4410/4340. |
| 20 | Kontonummer ermäßigter Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, wird 8300 (SKR03) bzw. 4300 (SKR04) verwendet oder falls der über die Felder 6+7 errechnete Steuersatz vom Steuersatz zum Rechnungsdatum abweicht, je nach errechnetem Steuersatz 8334/8333 (SKR03) bzw. 4334/4333. |
| 21 | Zahlungsreferenz | C | 80 | Referenz des Zahlungsdienstleisters (z.B. Transaktionsnummer bei Paypal) |
| 22 | Auftragsnummer* | C | 30 | Rechnung verrechnen mit Zahlungseingang zum angegebenen Vorkasse-Kundenauftrag. |
| 23 | Storno | I | 1 | leer = kein Storno, 1 = Storno |
| 24 | Schlussrechnung | C | 20 | Nur bei Abschlagsrechnungen: Die zugehörige Schlussrechnung |
| 25 | Erlösart | I | 2 | Für die steuerfreien Erlöse aus Feld 13 wird über die Erlösart das Erlöskonto automatisch bestimmt. 10 = Export (8120/4120) 11 = innergemeinschaftliche Lieferung (8125/4125) 12 = Nicht steuerbare Erlöse EU (8336/4336) 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer, Konto je nach Einstellungen im Geschäftsjahr) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig (8337/4337) 15 = Nicht steuerbare Erlöse Drittland (8338/4338) |
| 26 | Systemname | C | 20 | Optional. Name des externen Systems. Über das API können die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden. |
| 27 | Verrechnen mit Rechnungsnummer | C | 20 | Nur bei Gutschriften: Die Rechnungsnummer, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll |
| 28 | Kostenstelle | C | 10 | Optional. Kostenstelle für die Erlöspositionen |
| 29 | Lastschrift-Ausführung am | D | 8 | Nur relevant für Zahlungsbedingungen (Feld 18) der Zahlart Lastschrift: Datum, an dem die Lastschrift ausgeführt werden soll. Falls nicht angegeben, wird das geplante Ausführungsdatum automatisch berechnet aus Belegdatum plus der in der Zahlungsbedingung angegebenen Frist 'Einzug nach'. |
| 30 | Land | C | 2 | Optional. Land zur Bestimmung der Konten aus der ausländischen Erlösart. Falls in Feld 19 oder Feld 20 kein Konto angegeben ist, wird das jeweilige Konto aus den ausländischen Erlösarten für das angegebene Land und die in Feld 31 angegebene Produktart ermittelt. |
| 31 | Produktart | I | 8 | Optional. Produktart zur Ermittlung der ausländischen Erlösart: 0 oder leer = Ware, 1 = Dienstleistung, 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 5 = Elektronisch erbrachte Leistung |
Siehe auch: Daten importieren
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferantenrechnung
Diese Satzart wird verwendet, um externe Lieferantenrechnung oder externe Kassenausgaben in der Buchhaltung zu verbuchen.
Die Rechnungsnummer identifiziert die Lieferantenrechnung eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. Wenn die Rechnung ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und die Rechnung wird neu gebucht. Falls sich die Rechnung nicht geändert hat, passiert nichts.
Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, ermäßigter und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammen gefasst. Über diesen Mechanismus, kann eine Rechnung auch auf mehrere Aufwandskonten verteilt gebucht werden.
Stornieren von importierten Rechnungen: Wenn Sie die Rechnung, die Sie importiert haben, wieder stornieren möchten, setzen Sie in der letzten Spalte der importierten Datei das Stornokennzeichen und importieren Sie die Datei erneut.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXLRN | |
| 2 | Lieferantennummer | I | 8 | Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 13 das Gegenkonto auf ein Finanzkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen) |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Rechnungsdatum | D | 8 | |
| 5 | Rechnungsnummer | C | 30 | Identifiziert die Rechnung eindeutig. Kann auch eine Umsatz-Id bei einer Kassenschnittstelle sein. |
| 6 | Nettobetrag voller Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 7 | Steuer zum vollen Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 6 berechnet, falls nicht angegeben |
| 8 | Nettobetrag ermäßigter Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 9 | Steuer zum ermäßigter Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 8 berechnet, falls nicht angegeben |
| 10 | Sonstige Umsätze: Konto Nr. | I | 8 | Sonstige Umsätze werden immer ohne Steuer gebucht |
| 11 | Sonstige Umsätze: Betrag | M | 18 | |
| 12 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 13 | Gegenkonto | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1600 (Verbindlichkeiten) bebucht. In diesem Fall muss die Lieferantennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Lieferantennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Lieferant an oder importieren Sie die Lieferantendaten. Das Konto muss aus der Kontengruppe "Finanzkonto" (also Bank, Kasse) stammen |
| 14 | Gutschrift | I | 8 | 1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht. |
| 15 | Buchungstext | C | 255 | Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt |
| 16 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt. |
| 17 | Kontonummer voller Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben. |
| 18 | Kontonummer ermäßigter Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben. |
| 19 | Storno | I | 1 | Umsatz = leer; stornierter Umsatz = 1 |
| 20 | Kostenstelle | C | 10 | Kostenstelle für die Aufwandspositionen |
| 21 | Internes Memo | C | 255 | Internes Memo der Buchung |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Vorkasse-Kundenaufträge
Damit Zahlungseingänge zu Vorkasse-Kundenaufträgen möglichst ohne manuelle Dateneingabe gebucht werden können, müssen neben dem Kunden und der Auftragsnummer, die Beträge mit den zugehörigen Steuersätzen in Collmex importiert werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ORDER_AMOUNTS | |
| 2 | Auftragsnummer | C | 30 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Kundennummer | I | 8 | Die Nummer des Kunden. Der Kunde muss in Collmex vorhanden sein. |
| 5 | Auftragsdatum | D | 8 | |
| 6 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Optional. Als Zahl codiert, wie im Programm unter "Einstellungen": Wenn nicht angegeben, wird 9 = Vorkasse gesetzt. |
| 7 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Optional. Wenn nicht angegeben, wird EUR gesetzt. |
| 8 | Storniert | I | 1 | 1 = Storniert |
| 9 | Zahlungsreferenz | C | 80 | Referenz des Zahlungsdienstleisters (z.B. Transaktionsnummer bei Paypal) |
| 10 | Liefer/Leistungsdatum | D | 8 | Optional. Dient zur Bestimmung des Steuersatzes der Anzahlungsbuchung. Falls nicht angegeben, wird der Steuersatz über das Auftragsdatum ermittelt. |
| 11 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 12 | Erlösart-1 | I | 2 | 0 = voller Steuersatz 1 = reduzierter Steuersatz 2 = steuerfrei 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Erlöse EU 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer, Konto je nach Einstellungen im Geschäftsjahr) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig 15 = Nicht steuerbare Erlöse Drittland 50-99 = Ausländische Erlösarten (50 = 1. ausl. Erlösart, 51 = 2. ausl. Erlösart, usw) |
| 13 | Nettobetrag-1 | M | 18 | |
| 14 | Steuerbetrag-1 | M | 18 | |
| 15 | Erlösart-2 | I | 2 | Optional. s. Erlösart-1. |
| 16 | Nettobetrag-2 | M | 18 | Optional |
| 17 | Steuerbetrag-2 | M | 18 | Optional |
| 18 | Erlösart-3 | I | 2 | Optional. s. Erlösart-1 |
| 19 | Nettobetrag-3 | M | 18 | Optional |
| 20 | Steuerbetrag-3 | M | 18 | Optional |
| 21 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 22 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 23 | Systemname | C | 20 | Optional. Name des externen Systems. Über das API können die Zahlungseingänge zu den Kundenaufträgen für dieses System abgefragt werden. |
Mit dem Import findet keine Buchung statt. Die Informationen werden gespeichert, damit die Daten bei der Buchung des Zahlungseingangs nicht eingegeben werden müssen.
Die eigentliche Buchung des Zahlungseingangs erfolgt beim Einlesen / Buchen des Kontoauszugs. Damit der Kontoumsatz automatisch zugeordnet und ggfs. gebucht werden kann, muss im Verwendungszweck entweder die Auftragsnummer oder die Zahlungsreferenz enthalten sein. Zahlungen können alternativ über die Zahlungsbestätigung gebucht werden.
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Gutschrift an Lieferant
Über diese Satzart können Gutschriften an Lieferanten in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Gutschriften erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Gutschriften jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Gutschriften an Lieferanten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Gutschrifts-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Gutschrift müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXSBI | |
| 2 | Gutschriftsnummer | I | 8 | Die Gutschriftsnummer identifiziert den Gutschrift eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Gutschriftsposition. |
| 4 | Gutschriftsart | I | 8 | Reserviert. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Lieferanten-Nr | I | 8 | Der Lieferant muss in Collmex existieren. |
| 7 | Lieferant-Anrede | C | 10 | Nur für Export: Felder 7 - 29 ist die Lieferantenadresse. |
| 8 | Lieferant-Titel | C | 10 | |
| 9 | Lieferant-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Lieferant-Name | C | 40 | |
| 11 | Lieferant-Firma | C | 80 | |
| 12 | Lieferant-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Lieferant-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Lieferant-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Lieferant-Ort | C | 20 | |
| 16 | Lieferant-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Lieferant-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Lieferant-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Lieferant-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Lieferant-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Lieferant-Kontonummer | C | 20 | |
| 22 | Lieferant-Blz | C | 20 | |
| 23 | Lieferant-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Lieferant-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Lieferant-BIC | C | 20 | |
| 26 | Lieferant-Bank | C | 20 | |
| 27 | Lieferant-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Lieferant-Steuernummer | C | 20 | |
| 29 | Lieferant-Privatperson | C | 20 | |
| 30 | Gutschriftsdatum | D | 8 | |
| 31 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Lieferanten übernommen. |
| 32 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Lieferanten übernommen. |
| 33 | Gutschriftstext | C | 1024 | |
| 34 | Schlusstext | C | 1024 | |
| 35 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 36 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 37 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 38 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. |
| 39 | Status | I | 8 | Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Teilgeliefert, 30 = Erledigt, 40 = Gelöscht. |
| 40 | Provisionsabrechnung Nr | I | 8 | Nur für Export: Nummer der zugeordneten Provisionsabrechnung. |
| 41 | Buchung Nr | I | 8 | Nur für Export: Nummer der Buchung in der Buchhaltung |
| 42 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 43 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 2 = Textposition. |
| 44 | Produktnummer | C | 20 | |
| 45 | Produktnummer des Lieferanten | C | 20 | |
| 46 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | |
| 47 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 48 | Menge | N | 18 | |
| 49 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 50 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 51 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export |
| 52 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Angebot
Über diese Satzart können Angebote in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Angebote erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Angebote jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Angeboten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Angebots-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Angebotes müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXQTN | |
| 2 | Angebotsnummer | I | 8 | Die Angebotsnummer identifiziert das Angebot eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Angebotsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Angebotsart | I | 8 | Reserviert |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 7 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 7 - 27 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 8 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 9 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 12 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 16 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 22 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 26 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 27 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 29 | Angebotsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 30 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Angebotsdatum gesetzt. |
| 31 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 32 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 34 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 36 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 37 | Angebotstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 38 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 40 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 41 | Abgelehnt am | D | 8 | Optional. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 46 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 47 | Status | I | 8 | Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Abgelehnt, 40 = Gelöscht, 50 = Frist abgelaufen |
| 48 | Frist | D | 8 | Angebotsfrist |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Liefer/Leistungsdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 57 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 58 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 59 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 60 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 61 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 62 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 63 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 64 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 66 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 68 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 69 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 70 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 71 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 72 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 73 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 74 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 75 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 76 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 77 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 78 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung |
| 79 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 80 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Optional. Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 81 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = ermäßigter Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
| 82 | Summe über Pos. | I | 8 | Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe. |
| 83 | Umsatz | M | 18 | Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung |
| 84 | Kosten | M | 18 | Nur für Export. Positionskosten |
| 85 | Rohertrag | M | 18 | Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten |
| 86 | Marge | M | 18 | Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent |
| 87 | Kosten manuell | M | 18 | Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Kundenauftrag
Der Kundenauftrags-Import wird hauptsächlich verwendet, um externe Shops an Collmex anzubinden. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge importiert und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet.
Jede Kundenauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Auftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
Die Steuern und der Gesamtpreis des Auftrags werden automatisch aus den Positionen errechnet und können nicht übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXORD-2 | |
| 2 | Auftragsnummer | I | 8 | Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Auftragsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Auftragsart | I | 8 | Reserviert. Bitte leer lassen. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, muss für einen neuen Kundenauftrag die Adresse des Kunden (Felder 7 - 28 und 94) belegt sein. Die Kundennummer wird dann über Vornamen, Name, Firma und Mailadresse ermittelt und die in den Stammdaten vorhandene Adresse gemäß der Felder 7 - 28 und 94 geändert. Ist ein Feld nicht bekannt, muss es mit dem Wert (NULL) belegt werden, damit es in Collmex nicht geändert wird. Existiert kein Kunde mit angegebenen Vornamen, Name, Firma und Mailadresse oder ist die Mailadresse leer, wird ein neuer Kunde angelegt und die Adresse übernommen. Als Vorlage dient dabei der Kunde 9999. Ausnahme: Erfolgt der Import über einen API-Benutzer, wird als Vorlage der im API-Benutzer hinterlegte Vorlage-Kunde verwendet (s. Benutzer bearbeiten). |
| 7 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 7 - 28 siehe Beschreibung zur Kundennummer. |
| 8 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 9 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 12 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 16 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 22 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 26 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 27 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 29 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 50 | Optional. |
| 30 | Auftragsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Bestätigungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Teilrechnungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teilrechnungen nicht erlaubt, 1 = Teilrechnungen erlaubt. |
| 42 | Teillieferungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teillieferungen nicht erlaubt, 1 = Teillieferungen erlaubt. |
| 43 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 44 | Status | I | 8 | Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Bestätigt, 20 = Teilbezahlt, 25 = Zahlung bestätigt (nur bei Sofortüberweisung), 30 = Bezahlt, 40 = Teilgeliefert, 50 = Geliefert, 60 = Teilabschlag berechnet, 70 = Abschlag berechnet, 80 = Teilabgerechnet, 90 = Abgerechnet, 100 = Erledigt, 1000 = Abgesagt, 1010 = Gelöscht. |
| 45 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 46 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 47 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 48 | Systemname | C | 20 | Optional. Name des externen Systems. Über das API können Änderungen an Kundenaufträgen für dieses System abgefragt werden. |
| 49 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 50 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 51 | Gutschein | C | 12 | Nummer des eingelösten Gutscheins im Format NNN-NNN-NNN |
| 52 | Abgesagt am | D | 8 | |
| 53 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 54 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 55 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 56 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 57 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 58 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 58 - 71: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 59 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 60 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 61 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 62 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 63 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 64 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 65 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 66 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 68 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 69 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 70 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 71 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 72 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 73 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die angegebene Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 74 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 75 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 76 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 77 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 78 | Liefertermin | D | 8 | Optional. |
| 79 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 80 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 81 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 82 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung |
| 83 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 84 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 85 | Erlösart | I | 8 | Erlösart der Position. Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = ermäßigter Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
| 86 | Endgeliefert | I | 8 | Manuelles Endgeliefert-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endgeliefert, 1 = endgeliefert |
| 87 | Endabgerechnet | I | 8 | Manuelles Endabgerechnet-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endabgerechnet, 1 = endabgerechnet |
| 88 | Umsatz | M | 18 | Nur für Export. Netto-Umsatz der Position |
| 89 | Kosten | M | 18 | Nur für Export. Produktkosten |
| 90 | Rohertrag | M | 18 | Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten |
| 91 | Marge | M | 18 | Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent |
| 92 | Kosten manuell | M | 18 | Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt |
| 93 | Liefersperre | I | 8 | Liefersperren-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = Liefersperre nicht gesetzt, 1 = Liefersperre gesetzt |
| 94 | Kunde-Keine Mailings | I | 8 | 0 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings (s. Beschreibung Feld 6) |
| 95 | Gesamtbetrag-Brutto | M | 18 | Nur für Export. Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer des Kundenauftrags. |
| 96 | Angebot Nr | I | 8 | Nur für Export. Die Nummer des Angebots, auf das sich der Kundenauftrag bezieht. |
| 97 | Zahlungsreferenz | C | 80 | Referenz des Zahlungsdienstleisters (z.B. Transaktionsnummer bei Paypal) |
| 98 | Abw. Empfänger | I | 18 | Die Adressnummer des abweichenden Empfängers. |
| 99 | Lieferrelevant | I | 18 | Optional. Lieferrelevant-Kennzeichen für die Position. Leer = Standardwert je nach Positionstyp, 0 = nicht lieferrelevant, 1 = lieferrelevant. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Rechnung
Über diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.
Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXINV | |
| 2 | Rechnungsnummer | I | 8 | Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Rechnungsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Rechnungsart | I | 8 | 0 = Rechnung, 1 = Gutschrift, 2 = Abschlagsrechnung, 3 = Barverkauf, 4 = Retourengutschrift, 5 = Proformarechnung |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Auftrag Nr | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht. |
| 7 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 8 | Kunde-Anrede | C | 10 | Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 9 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 10 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 12 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 14 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 15 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 16 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 17 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 18 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 20 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 21 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 22 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 24 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 25 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 26 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 27 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 28 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 29 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 30 | Rechnungsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Rechnungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Systemname | C | 20 | Optional. Name des externen Systems. Über das API können Änderungen an Rechnungen sowie die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden. |
| 46 | Status | I | 8 | Für Export: 0 = Neu, 10 = Zu buchen, 20 = Offen, 30 = Gemahnt, 40 = Erledigt, 100 = Gelöscht Für Import: 1 = Nicht buchen. Alle anderen Werte werden beim Import ignoriert. |
| 47 | Schluss-Rabatt-2 | M | 18 | Schluss-Rabatt als Betrag |
| 48 | Schluss-Rabatt-2-Grund | C | 20 | Grund für den Rabatt |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Liefer/Leistungsdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 57 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 58 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 59 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 60 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 61 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 62 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 63 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 64 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 66 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 67 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 68 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 69 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 70 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 71 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 72 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 73 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 74 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 75 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 76 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 77 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 78 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung |
| 79 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = ermäßigter Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 80 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 81 | Kundenauftragsposition | I | 8 | Position des Kundenauftrags, auf das sich die Rechnungsposition bezieht. |
| 82 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = ermäßigter Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
| 83 | Summe über Pos. | I | 8 | Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe. |
| 84 | Umsatz | M | 18 | Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung |
| 85 | Kosten | M | 18 | Nur für Export. Produktkosten |
| 86 | Rohertrag | M | 18 | Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten |
| 87 | Marge | M | 18 | Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent |
| 88 | Kosten manuell | M | 18 | Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt |
| 89 | EAN | C | 13 | Nur für Export: EAN-Code des Produkts |
| 90 | Lieferungen | I | 18 | Nur für Export: Die berechneten Lieferungen (durch Komma getrennt). |
| 91 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 20 | Für Rechnungen zum Kundenauftrag: Nur für Export - Die Auftragsnummer des Kunden aus dem Kundenauftrag, auf den sich die Rechnung bezieht. Für Rechnungen ohne Bezug zu einem Kundenauftrag: Die Auftragsnummer des Kunden aus der Rechnung. |
| 92 | Abw. Empfänger | I | 18 | Die Adressnummer des abweichenden Empfängers. |
| 93 | Kunden-Referenz | C | 50 |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferung
Über diese Satzart können Lieferungen in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferungen jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Lieferungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Lieferung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXDLV | |
| 2 | Lieferungsnummer | I | 8 | Die Lieferungsnummer identifiziert die Lieferung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Lieferungsposition. |
| 4 | Lieferungsart | I | 8 | 0 = Normale Lieferung, 1 = Zusatzlieferung. Nur für Export und Neuanlage. Die Lieferungsart einer bestehenden Lieferung kann nicht geändert werden. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 7 | Auftrag Nr | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Lieferung bezieht. |
| 8 | Kunde-Anrede | C | 10 | Nur für Export: Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. |
| 9 | Kunde-Titel | C | 10 | |
| 10 | Kunde-Vorname | C | 40 | |
| 11 | Kunde-Name | C | 40 | |
| 12 | Kunde-Firma | C | 80 | |
| 13 | Kunde-Abteilung | C | 80 | |
| 14 | Kunde-Strasse | C | 80 | |
| 15 | Kunde-PLZ | C | 10 | |
| 16 | Kunde-Ort | C | 20 | |
| 17 | Kunde-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 18 | Kunde-Telefon | C | 20 | |
| 19 | Kunde-Telefon2 | C | 20 | |
| 20 | Kunde-Telefax | C | 20 | |
| 21 | Kunde-E-Mail | C | 50 | |
| 22 | Kunde-Kontonummer | C | 20 | |
| 23 | Kunde-Blz | C | 20 | |
| 24 | Kunde-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 25 | Kunde-IBAN | C | 20 | |
| 26 | Kunde-BIC | C | 20 | |
| 27 | Kunde-Bank | C | 20 | |
| 28 | Kunde-USt.IdNr | C | 20 | |
| 29 | Kunde-Privatperson | I | 8 | |
| 30 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 20 | Nur für Export |
| 31 | Lieferungsdatum | D | 8 | |
| 32 | Lieferungstext | C | 1024 | |
| 33 | Schlusstext | C | 1024 | |
| 34 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 35 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 36 | Erledigt | I | 8 | 0 = nicht erledigt, 1 = erledigt. |
| 37 | Status | I | 8 | Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Gelöscht, 40 = Versandübergabe erforderlich, 50 = Versandübergabe erfolgt |
| 38 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 39 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. |
| 40 | Gewicht | N | 18 | Nur für Export: Gewicht in kg |
| 41 | Nachnahme-Betrag | M | 18 | Falls mit der Lieferung ein Kundenauftrag und eine Rechnung der Zahlungsbedinung 'Nachnahme' verknüpft ist, der Betrag der Rechnung. |
| 42 | Nachnahme-Währung | C | 3 | Währung der Nachnahme-Rechnung. |
| 43 | Sendungsnummer | C | 20 | |
| 44 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. |
| 45 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 46 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 47 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 47 - 60: Abweichende Lieferadresse. |
| 48 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 49 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 50 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 51 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 52 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 53 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 54 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 55 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 56 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 57 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 58 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 59 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 60 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 61 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 2 = Textposition. |
| 62 | Produktnummer | C | 20 | |
| 63 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | |
| 64 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 65 | Menge | N | 18 | |
| 66 | Kundenauftragsposition | I | 8 | Position des Kundenauftrags, auf die sich die Lieferungsposition bezieht. |
| 67 | EAN | C | 13 | Nur für Export: EAN-Code des Produkts |
| 68 | Versandübergabe erforderlich | I | 8 | Nur für Export: 1 = Versandübergabe ist erforderlich |
| 69 | Zuletzt übergeben am | D | 8 | Nur für Export: Datum der letzten Versandübergabe |
| 70 | Chargen | N | 8 | Nur für Export: Durch Kommata getrennte Nummern der Chargen aus den Bestandsänderungen zur Lieferposition |
| 71 | Chargen-Bezeichnungen | C | 10.000 | Nur für Export: Durch Kommata getrennte Bezeichnungen der Chargen aus den Bestandsänderungen zur Lieferposition |
| 72 | Warennummer | C | 20 | Nur für Export: Warennummer des Produkts |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Projekt
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRJ | |
| 2 | Projektnummer | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Bezeichnung | C | 80 | Bezeichnung des Projekts |
| 5 | Kunde Nr | I | 8 | |
| 6 | Name des Kunden | C | 80 | Nur für Export. |
| 7 | Abgeschlossen | I | 8 | 0 = nicht abgeschlossen, 1 = abgeschlossen |
| 8 | Budget | M | 18 | Das Budget des Projektes |
| 9 | Wert | M | 18 | Nur für Export. Der Wert aller auf das Projekt erfassten Tätigkeiten. |
| 10 | Mögliche Mitarbeiter | I | 8 | 0 = Alle Mitarbeiter aller Firmen, 1 = Nur Mitarbeiter der Firma, 2 = Nur angegebene Mitarbeiter |
| 11 | Kundenauftrag | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags |
| 12 | Reserviert | I | 8 | |
| 13 | Satz Nr | I | 8 | Nummer des Satzes |
| 14 | Bezeichnung | C | 80 | Bezeichnung des Satzes |
| 15 | Produktnummer | C | 20 | Nummer des Produkts |
| 16 | Satz | M | 18 | Stunden- oder Tagessatz in Firmenwährung |
| 17 | Währung | C | 3 | Nur für Export. ISO-Code der Firmenwährung |
| 18 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit |
| 19 | Inaktiv | I | 8 | 1 = Satz ist inaktiv |
Es müssen alle Sätze des Projekts in aufeinander folgenden Zeilen angegeben werden. Fehlende Sätze werden gelöscht. Das Projekt wird gelöscht, wenn es keine Sätze enthält.
Siehe auch: Daten importieren
Verwandte Begriffe: Projektimport, Projekte importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Tätigkeit
Importieren Sie Tätigkeiten, wenn z.B. ein externes Zeiterfassungsprogramm genutzt wird.
Die Tätigkeiten werden über Mitarbeiter und Zeitraum mit den existierenden Tätigkeiten abgeglichen. Tätigkeiten eines bestimmten Mitarbeiters müssen deshalb in aufeinander folgenden Zeilen übergeben werden. Die aufeinander folgenden Tätigkeiten eines Mitarbeiters bilden einen Zeitraum mit Anfangsdatum und Enddatum. Das Anfangsdatum und das Enddatum des Zeitraums werden vom Programm automatisch bestimmt, d.h. die Tätigkeiten eines Zeitraums müssen nicht unbedingt nach Datum sortiert sein. Existierende Tätigkeiten eines Mitarbeiters innerhalb dieses Zeitraums werden gelöscht, wenn sie nicht übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXACT | |
| 2 | Projekt Nr | I | 8 | |
| 3 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | |
| 4 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 5 | Satz Nr | I | 8 | Interne Nummer des Satzes aus dem Projekt |
| 6 | Beschreibung | C | 255 | Beschreibung der Tätigkeit |
| 7 | Datum | D | 8 | Datum, an dem die Tätigkeit ausgeführt wurde. |
| 8 | Von | T | 8 | Uhrzeit im Format HH:MM |
| 9 | Bis | T | 8 | Uhrzeit im Format HH:MM |
| 10 | Pausen | T | 8 | Pausen im Format HH:MM |
| 11 | Produkt Nr | C | 20 | Nur für Export: Die Produktnummer aus dem Projektsatz |
| 12 | In Rechnung Nr | C | 20 | Nur für Export: Die Nummer der Rechnung, in der die Tätigkeit berechnet ist. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Verbrauch
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXCNS | |
| 2 | Verbrauch Nr | I | 8 | Nummer des Verbrauchs. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Projekt Nr | I | 8 | |
| 4 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 5 | Datum | D | 8 | Datum des Verbrauchs |
| 6 | Produkt Nr | C | 20 | |
| 7 | Bezeichnung | C | 255 | |
| 8 | Menge | N | 18 | |
| 9 | Individueller Preis | M | 18 | |
| 10 | Bestandsentnahme buchen | I | 8 | leer oder 0 = Bestand wird nicht reduziert, 1 = Bestandsentnahme wird gebucht |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Mitarbeiter
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert EMPLOYEE | |
| 2 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Vorname | C | 40 | |
| 6 | Name | C | 40 | |
| 7 | Straße | C | 40 | |
| 8 | PLZ | C | 10 | |
| 9 | Ort | C | 40 | |
| 10 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 11 | Telefon | C | 40 | |
| 12 | Telefon 2 | C | 40 | |
| 13 | C | 50 | ||
| 14 | Bemerkung | C | 1024 | |
| 15 | Iban | C | 40 | |
| 16 | Bic | C | 20 | |
| 17 | Bankname | C | 40 | |
| 18 | Kontonummer | C | 20 | |
| 19 | Blz | C | 20 | |
| 20 | Kontoinhaber | C | 40 | |
| 21 | Art | I | 8 | 0 = Angestellter, 1 = Unternehmer, 2 = externer Mitarbeiter |
| 22 | Eingetreten am | D | 8 | |
| 23 | Ausgeschieden am | D | 8 | |
| 24 | Lieferant für Gutschrift | I | 8 | Bei externern Mitarbeitern die Nummer des Lieferanten für die Gutschrift |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Gehaltsabrechnung
Über diese Satzart können externe Gehaltsabrechnungs-Systeme an die Collmex-Buchhaltung angebunden werden. Die einzelnen Buchungssätze für einen Monat müssen in der CSV-Datei hintereinander kommen. Wird derselbe Monat noch einmal importiert, werden die Buchungen für diesen Monat storniert und dann noch einmal gebucht. Zeilen mit gleichem Belegdatum und Buchungstext werden zu einer Buchung zusammen gefasst.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRL | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 3 | Jahr | I | 8 | Jahr der Gehaltsabrechnung |
| 4 | Monat | I | 8 | Monat der Gehaltsabrechnung |
| 5 | Belegdatum | D | 8 | Belegdatum für die Buchung |
| 6 | Buchungstext | C | 255 | Text für die Buchung |
| 7 | Betrag | M | 18 | |
| 8 | Soll-Konto | I | 8 | Optional. Soll-Konto der Buchung |
| 9 | Haben-Konto | I | 8 | Optional. Haben-Konto der Buchung |
| 10 | Kostenstelle | C | 10 | Optional. Kostenstelle |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Storno-Buchungen
Die Stornierung von Buchungen erfolgt über die Satzart ACCDOC_REVERSE.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ACCDOC_REVERSE | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Geschäftsjahr | I | 8 | Geschäftsjahr der zu stornierenden Buchung |
| 4 | Nr | I | 8 | Nummer der zu stornierenden Buchung |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Sendungsnummer*
Den Import der Sendungsnummer verwenden zum Import der von Ihrem Versender vergebenen Sendungsnummer.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert TRACKING_NUMBER | |
| 2 | Lieferung Nr | I | 8 | Nummer der Lieferung |
| 3 | Sendungs Nr | C | 40 | Die Sendungsnummer |
Siehe auch: Daten importieren
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Datenimport der DHL Geschäftskundenportal-Sendungsnummern
Damit die Sendungsnummern in den Lieferungen nicht manuell eingegeben werden müssen, steht für Nutzer des DHL-Geschäftskundenportals ein Import der Sendungen zur Verfügung.
Im Geschäftskundenportal exportieren Sie die Sendungen durch Klick auf das Exportieren-Symbol links unter der Tabelle der Sendungen. Wählen Sie als Vorlage 'DHL Vorlage Sendungsdatenexport'. Die ersten beiden Felder dieser Datei lauten 'Sendungsreferenz' und 'Sendungsdatum'.
Diese Datei importieren Sie dann in Collmex unter 'Verwaltung → Daten → Daten importieren'. Als einziges Feld dieser Datei wird die Sendungsnummer importiert.
Siehe auch: Daten importieren, Daten importieren Sendungsnummer
↑ Inhalt
Datenimport der Hermes Profipaketservice-Sendungsnummern
Damit die Sendungsnummern in den Lieferungen nicht manuell eingegeben werden müssen, steht für Nutzer des Hermes Profipaketservice ein Import der Sendungen zur Verfügung.
Im Profipaketservice exportieren Sie die Sendungen direkt aus der Auftragsliste. Diese Datei importieren Sie dann in Collmex unter 'Verwaltung → Daten → Daten importieren'. Als einziges Feld dieser Datei wird die Sendungsnummer importiert.
Siehe auch: Daten importieren, Daten importieren Sendungsnummer
↑ Inhalt
Datenimport der myDPD-Sendungsnummern
Damit die Sendungsnummern in den Lieferungen nicht manuell eingegeben werden müssen, steht für Nutzer von myDPD ein Import der Sendungen zur Verfügung.
In myDPD exportieren Sie die Sendungen unter 'Auftragsliste → Aufträge exportieren'. Die ersten beiden Felder dieser Datei lauten 'ItemID' und 'TransactionID'.
Diese Datei importieren Sie dann in Collmex unter 'Verwaltung → Daten → Daten importieren'. Als einziges Feld dieser Datei wird die Sendungsnummer importiert.
Siehe auch: Daten importieren, Daten importieren Sendungsnummer
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Zahlungsbestätigung*
Buchung des Zahlungseingangs bzw. Bestätigung der Zahlung für einen Kundenauftrag über die Satzart PAYMENT_CONFIRMATION.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PAYMENT_CONFIRMATION | |
| 2 | Kundenauftrag Nr | C | 30 | Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Zahlung bezieht. |
| 3 | Datum der Zahlung | D | 8 | Datum, an dem die Zahlung stattgefunden hat. |
| 4 | Zahlbetrag | M | 18 | Der Zahlbetrag muss mit dem Wert des Kundenauftrags übereinstimmen. Bei Paypal IPN wird der Betrag im Feld mc_gross übermittelt, bei Sofortüberweisung im Feld amount. |
| 5 | Gebühr | M | 18 | Nur für Paypal. Wird in der IPN im Feld mc_fee übermittelt. |
| 6 | Währung | C | 3 | ISO-Codes |
| 7 | Paypal-Mailadresse | C | 80 | Optional. Dient der Ermittlung der Kontonummer des Paypal-Kontos für Zahlungsbedingung Paypal und falls keine Kontonummer in Feld 10 angegeben wurde. |
| 8 | Paypal-Transaktionsnummer | C | 80 | Optional. Die Playpal-Transaktionsnummer erscheint zur Information im Buchungstext. |
| 9 | Kostenstelle | C | 10 | Optional. Falls angegeben wird die Kostenstelle bei der Buchung den Kosten des Geldverkehrs zugeordnet. |
| 10 | Konto Nr | I | 8 | Optional. Buchhaltungskonto, auf das die Zahlung gebucht werden soll. Bei Paypal-Zahlungseingängen kann alternativ die Paypal-Mailadresse in Feld 7 angegeben werden. Das Konto muss zur Kontengruppe 'Kasse/Bank' gehören. |
Hat der Kundenauftrag eine Zahlungsbedingung der Zahlart 'Zahlungsdienstleister' (z.B. Sofortüberweisung) und ist in der Zahlungsbedingung das Kennzeichen 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich' gesetzt, wird das Feld 'Zahlung bestätigt am' im Kundenauftrag gleich dem übermittelten Feld 'Datum der Zahlung' gesetzt. Der Status des Auftrags ändert sich auf 'Zahlung bestätigt'. Die Buchung der Zahlung erfolgt erst, wenn das Geld auf dem Konto gutgeschrieben wurde und der Kontoauszug gebucht wird.
In allen anderen Fällen wird die Zahlung direkt in der Buchhaltung als Anzahlung mit Bezug zum Kundenauftrag gebucht. Bei einer Vorkasse-Zahlungsbedingung im Kundenauftrag ändert sich der Status des Auftrags auf 'bezahlt'. Soll die Zahlung storniert werden, muss der Zahlbetrag leer gelassen werden.
Siehe auch: Collmex API Inhalt, Bankkonten
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Collmex API
Allgemein
Abfragen
- Buchungen abfragen
- Salden abfragen
- Produkte abfragen, Produktpreise abfragen, Produktgruppen abfragen
- Verfügbaren Bestand abfragen, Bestand abfragen, Bestandsänderungen abfragen, Chargen abfragen
- Angebote abfragen
- Kundenaufträge abfragen
- Rechnungen abfragen
- Lieferungen abfragen
- Lieferantenaufträge abfragen
- Kunden, Periodische Rechnung, Kundenvereinbarungen, Abweichende Empfängeradresse abfragen
- Lieferanten abfragen, Lieferantenvereinbarungen abfragen
- Mitarbeiter abfragen
- Adressen abfragen, Kontakte abfragen
- Adressgruppen abfragen
- Projekte abfragen, Tätigkeiten abfragen, Projektmitarbeiter abfragen
- Produktionsaufträge abfragen
- Shop-Export für Suchmaschinen
- Stücklisten abfragen
- Preisgruppen abfragen
- Gutscheine abfragen
- Gutschriften an Lieferanten abfragen
- Offene Posten abfragen
- Auftragsbestand abfragen
- Zahlungseingänge zu externen Rechnungen abfragen
- Zahlungseingänge zu externen Vorkasse-Kundenaufträgen abfragen
- Datev-Export abfragen
- Zahlungsbedingungen abfragen
- API Fehler-Protokoll abfragen
Datenimport
- Nummernvergabe
- Produkte, Produktpreise, Produktpreisänderung, Produktgruppen und Stücklisten
- Bestand, Bestandsänderungen
- Kunden, Abweichende Empfängeradresse, Periodische Rechnung
- Lieferanten, Lieferantenvereinbarungen
- Adressen, Adressgruppen, Ansprechpartner und Kontakte
- Erlöse (Kundenrechnungen, Gutschriften oder Kassenerlöse)
- Lieferantenrechnungen (Lieferantenrechnungen, Gutschriften oder Kassenausgaben)
- Angebote
- Kundenaufträge
- Rechnungen, Rechnung als Ausgegeben kennzeichnen
- Lieferungen
- Lieferantenaufträge
- Gutschriften an Lieferant
- Projekte, Tätigkeiten, Verbräuche
- Mitarbeiter
- Gehaltsabrechnung
- Sendungsnummern, DHL Geschäftskundenportal-Sendungsnummern, Hermes Profipaketservice-Sendungsnummern, myDPD-Sendungsnummern
- Vorkasse-Kundenaufträge
- Zahlungsbestätigung
Aktionen ausführen
- Abrechnungslauf
- Sammelausgabe der Rechnungen
- Fällige Lieferungen anlegen
- Fällige Lieferantenaufträge anlegen
- Zahlungseingangs-Mail senden
- Versandübergabe durchführen
- Versand-Benachrichtigung senden
- Versand bestätigen in eBay
- Adressen den Adressgruppen zuordnen
- Bankkonto-Auszug abholen
Szenarien
- Anbindung eines Rechnungsprogramms und Kassensystems an die Buchhaltung
- Anbindung eines Online-Shops an die Warenwirtschaft
| Siehe auch: | Schnittstellen für den Datenaustausch, Daten Importieren |
↑ Inhalt
Collmex API: Überblick
Das Collmex API bietet die Möglichkeit, Daten mit den Collmex-Programmen automatisch auszutauschen. Mögliche Szenarien sind z.B. die Anbindung von externen Shops, Rechnungs-Programmen oder Kassen.
Die verwendeten Datentypen basieren auf den CSV-Dateien, die auch für den interaktiven Upload verwendet werden. Die hier zusätzlich definierten Satzarten finden nur im API Verwendung und ergänzen die bekannten Satzarten für den Upload.
Das Kommunikationsprotokoll ist ein einfaches HTTP-POST, mit dem die Daten im CSV-Format (text/csv) hoch geladen werden. Als Ergebnis werden wiederum Daten im CSV-Format zurück gegeben. In einem Upload können beliebig viele Satzarten enthalten sein.
Mit dem frei erhältlichen Kommandozeilenprogramm cURL, können die CSV-Dateien auf sehr einfache Weise ausgetauscht werden. Für PHP existiert eine Bibliothek libcURL. Die Verwendung von cURL ist nur ein Beispiel, wie die Kommunikation technisch erfolgen kann. Natürlich kann jedes andere Programm verwendet werden, das Dateien per HTTP-POST übertragen kann.
Die URL für den Datenaustausch ist: https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange wobei XXXXX die Kunden- bzw. Mandantennummer ist.
Beispiel für einen Datenaustausch mittels cURL per Kommandozeile: curl -k -o download.csv --data-binary @upload.csv -H "Content-Type: text/csv" https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange.
In PHP:
$ch = cURL_init("https://www.collmex.de/c.cmx?XXXXX,0,data_exchange");
cURL_setopt($ch, CURLOPT_POST, 1);
cURL_setopt($ch, CURLOPT_POSTFIELDS, "LOGIN;user;password\nCUSTOMER_GET;9999;1\n");
cURL_setopt($ch, CURLOPT_HTTPHEADER, Array("Content-Type: text/csv"));
cURL_setopt($ch, CURLOPT_SSL_VERIFYPEER, FALSE);
cURL_setopt($ch, CURLOPT_RETURNTRANSFER, 1);
$message = curl_exec($ch);
echo cURL_error($ch);
cURL_close($ch);
echo str_replace("\n", "<br>", $message);
Von Partnern wurden SDK's für PHP und node.js zur freien Verwendung veröffentlicht. (Nutzung ohne Gewähr).
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Authentifizierung
Die Authentifizierung erfolgt über den ersten Datensatz, d.h. die erste Zeile in der CSV-Datei muss von der Satzart LOGIN sein:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert LOGIN | |
| 2 | Benutzer | C | 20 | Für den Benutzer muss das Kennzeichen 'Nur für API' gesetzt sein.* |
| 3 | Passwort | C | 20 | |
| 4 | Zeichensatz | I | 8 | Optional. Leer oder 0 = ISO-8859-1, 1 = UTF-8: Im Zeichensatz ISO-8859-1 nicht darstellbare Zeichen werden beim Import in Collmex durch ein ? ersetzt. |
Legen Sie für jede externe Anwendung einen neuen Benutzer an und setzen Sie das Kennzeichen 'Nur für API'. Zusatzbenutzer mit gesetztem Kennzeichen 'Nur für API' werden nicht berechnet, d.h. es entstehen keine Zusatzkosten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
* Gilt nur für Kunden, die nach dem 16.08.2023 ihren Collmex-Zugang bestellt haben. Für ältere Collmex-Kunden ist dies eine dringende Empfehlung.
↑ Inhalt
Collmex API: Rückmeldungen
Fehler- und Erfolgsmeldungen
Die komplette Kommunikation findet in einer Datenbank-Transaktion statt. Im Falle eines Fehlers wird die Datenbank-Transaktion zurück gerollt. Das bedeutet, dass entweder alle Änderungen oder gar keine übernommen werden.
Für den Fall, dass es bei der Kommunikation einen Fehler gab, wird ein Fehlersatz zurückgegeben (Meldungstyp 'E').
Wenn es keinen Fehler gab, wird das angeforderte Ergebnis zurückgegeben und als letzte Meldung immer eine Erfolgsmeldung (Meldungstyp 'S', Meldungsnummer 20420, Meldungstext 'Datenübertragung erfolgreich. Es wurden XXX Datensätze verarbeitet.').
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert MESSAGE | |
| 2 | Meldungstyp | C | 2 | 'S' = Success 'W' = Warnung 'E' = Fehler |
| 3 | Meldungsnummer | C | 20 | Die interne Collmex-Meldungsnummer |
| 4 | Meldungstext | C | 255 | - |
| 5 | Zeile | I | 8 | Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht. |
Rückmeldung von Nummern
Sofern das Programm bei eine Nummer für ein Dokument vergeben hat, wird diese über die Satzart NEW_OBJECT_ID zurückgegeben. Mehr Informationen dazu unter Nummernvergabe.
Beschränkungen / Limits
Pro Tag können unter einer Kundennummer maximal 10.000 API-Aufrufe ausgeführt werden.
Minimieren Sie die Anzahl der Aufrufe, indem Sie die Objekte nicht einzeln, sondern gesammelt abfragen bzw. übergeben und verwenden Sie Benachrichtigungen, um geänderte Daten nur bei Bedarf abzufragen.
Siehe auch: Collmex API Inhalt, Nummernvergabe
↑ Inhalt
API Fehler-Protokoll
Im API Fehler-Protokoll sind alle Fehler aufgeführt, die im aktuellen und im letzten Monat während des Datenaustausches über das API aufgetreten sind.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
API Fehler-Protokoll - Einstellungen
Geben Sie hier eine Mailadresse ein, wenn Sie bei einem neuen API-Fehler benachrichtigt werden möchten.
Es wird nur dann eine Mail versendet, wenn ein Fehler auftritt, nachdem das Fehlerprotokoll zuletzt angesehen wurde oder wenn die letzte Benachrichtigung mehr als 24 Stunden zurück liegt.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
API Benachrichtigungen
Über API-Benachrichtigungen werden externe Systeme mittels HTTP-GET über Datenänderungen informiert. Die Benachrichtigung dient als Auslöser für eine Änderungs-Datenabfrage. Mit API-Benachrichtigungen sind zeitgesteuerte Änderungs-Abfragen (Polling) zum Zweck der Datenspiegelung weitgehend überflüssig.
Eine API-Benachrichtigung wird in Collmex über den Namen des externen Systems und ein Ereignis (z.B. Änderung einer Rechnung) identifiziert. Jeder API-Benachrichtigung ist eine URL zugeordnet, die bei Eintritt des Ereignisses aufgerufen wird.
Der Ablauf ist wie folgt:
- Ein Dokument wird in Collmex geändert (z.B. eine Rechnung).
- Ist für das Ereignis eine aktive API-Benachrichtigung eingestellt, wird eine Benachrichtigung eingeplant.
- Nach einer Zeitverzögerung von einer Minute erfolgt die HTTP-GET-Abfrage für die hinterlegte URL. Dabei wird ein Zähler für unquittierte Benachrichtigungen um eins hoch gezählt.
- Das externe System ruft mittels einer Änderungs-Datenabfrage die seit dem letzten Aufruf geänderten Daten ab. Dabei wird der Zähler für unquittierte Benachrichtigungen auf Null zurück gesetzt.
Durch die Zeitverzögerung erfolgt maximal eine Benachrichtigung pro Minute. Die maximale Anzahl von unquittierten Benachrichtigungen beträgt 100. Bei Überschreiten dieser Grenze erfolgt keine weitere Benachrichtigung, bis entweder eine Änderungs-Datenabfrage erfolgt ist oder die API-Benachrichtigung inaktiviert und anschließend wieder aktiviert wurde.
Die Einstellungen für die Benachrichtigung werden über die Satzart API_NOTIFICATION gesetzt und können unter 'Verwaltung → Daten → API-Benachrichtigungen' eingesehen werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert API_NOTIFICATION | |
| 2 | System | C | 20 | Name des Systems |
| 3 | Ereignis | I | 8 | 1 = Buchung ausgeführt, 2 = Verfügbarer Bestand geändert, 3 = Kundenauftrag geändert, 4 = Lieferung geändert, 5 = Rechnung geändert, 6 = Angebot geändert, 7 = Bestand geändert, 8 = Produkt oder Stückliste geändert, 9 = Kunde oder Lieferant oder Adresse oder Mitglied (nur Collmex verein) geändert. |
| 4 | URL | C | 255 | URL, die per http/https GET aufgerufen wird, sobald das Ereignis eingetreten ist. |
| 5 | Inaktiv | I | 8 | 0 = Aktiv, 1 = Inaktiv, 2 = Löschen |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Buchungen abfragen
Die Abfrage von Buchungen erfolgt über die Satzart ACCDOC_GET. Damit stehen im externen System Informationen über die in Collmex gebuchten Buchungen zur Verfügung. Alle Felder sind optional.
Achtung: Ein Import von allgemeinen Buchungen ist derzeit nicht möglich. Für den Import von Rechnungen in die Buchhaltung stehen die Satzarten CMXUMS und CMXLRN zur Verfügung.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ACCDOC_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Geschäftsjahr | I | 8 | Falls nicht angegeben, werden die Buchungen zu allen Geschäftsjahren zurückgegeben. |
| 4 | Nr | I | 8 | Nummer der Buchung, der abgefragt werden soll. |
| 5 | Kontonummer | I | 8 | |
| 6 | Kostenstelle | I | 8 | |
| 7 | Kundennummer | I | 8 | |
| 8 | Lieferantennummer | I | 8 | |
| 9 | Anlagenummer | I | 8 | |
| 10 | Rechnungsnummer | I | 8 | |
| 11 | Reisenummer | I | 8 | |
| 12 | Text | C | 255 | Freitext zur Suche im Buchungstext und im Memo. |
| 13 | Belegdatum von | D | 8 | |
| 14 | Belegdatum bis | D | 8 | |
| 15 | Stornos | I | 8 | 0 oder leer = Keine stornierten oder Stornobuchungen, 1 = auch stornierte und Stornobuchungen |
| 16 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Angebote zurückgegeben, die sich seit der letzten ACCDOC_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 17 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 18 | Zahlung Nr | I | 8 | Nummer der Zahlung. Über die Nummer der Zahlung kann die zugehörige Buchung abgefragt werden. |
Als Ergebnis werden Datensätze der Satzart ACCDOC zurückgegeben. Jede Zeile entspricht einer Buchungsposition.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ACCDOC | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Geschäftsjahr | I | 8 | |
| 4 | Buchungsnummer | I | 8 | |
| 5 | Belegdatum | C | 10 | Format TT.MM.JJJJ, ISO-Format s. Feld 28 |
| 6 | Gebucht am | C | 10 | Format TT.MM.JJJJ, ISO-Format s. Feld 29 |
| 7 | Buchungstext | C | 255 | |
| 8 | Positionsnummer | I | 8 | |
| 9 | Kontonummer | I | 8 | |
| 10 | Kontoname | C | 255 | |
| 11 | Soll/Haben | I | 8 | 0 = Soll, 1 = Haben |
| 12 | Betrag | M | 18 | |
| 13 | Kunde Nummer | I | 8 | |
| 14 | Kunde Name | C | 255 | |
| 15 | Lieferant Nummer | I | 8 | |
| 16 | Lieferant Name | C | 255 | |
| 17 | Anlage Nummer | I | 8 | |
| 18 | Anlage Name | C | 255 | |
| 19 | Stornierte Buchung | I | 8 | Bei Stornobuchungen die Nummer der stornierten Buchung |
| 20 | Kostenstelle | C | 255 | |
| 21 | Rechnungsnummer | C | 30 | |
| 22 | Kundenauftrag Nummer | I | 8 | Bei Anzahlungen die Nummer des zugeordneten Kundenauftrags |
| 23 | Reise Nummer | I | 8 | |
| 24 | Zugeordnet Nummer | I | 8 | Felder 24, 25, 26: Beim Ausgleich von offenen Posten die Zuordnung zur ausgeglichenen Buchungsposition |
| 25 | Zugeordnet Geschäftsjahr | I | 8 | |
| 26 | Zugeordnet Positionsnummer | I | 8 | |
| 27 | Beleg Nr | I | 8 | Die Nummer des verknüpften Belegs aus der Belegverwaltung. |
| 28 | Belegdatum | D | 8 | |
| 29 | Gebucht am | D | 8 | |
| 30 | Internes Memo | C | 255 | |
| 31 | Gebucht von | C | 20 | Benutzer, der die Buchung ausgeführt hat. |
Firma, Geschäftsjahr, BuchungNr und BuchungPos identifizieren die Position der Buchung eindeutig. Diese vier Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Salden abfragen
Die Abfrage von Salden aus der Buchhaltung erfolgt über die Satzart ACCBAL_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ACCBAL_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Geschäftsjahr | I | 8 | |
| 4 | Datum bis | D | 8 | Optional |
| 5 | Kontonummer | I | 8 | Optional |
| 6 | Kontengruppe | I | 8 | Optional. 1 = Sonstiges, 2 = Anlagevermögen, 3 = Finanzkonten, 4 = Einnahmen, 5 = Ausgaben, 6 = Umsatzsteuer, 7 = Vorsteuer, 8 = Forderungen, 9 = Verbindlichkeiten, 10 = Abschreibungen, 11 = Rückstellungen, 12 = Bestand, 13 = Privat, 14 = Nicht abziehbare Ausgaben |
| 7 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. Wenn angegeben, wird 'Datum bis' nicht berücksichtigt. |
| 8 | Lieferant Nr | I | 8 | Optional. Wenn angegeben, wird 'Datum bis' nicht berücksichtigt. |
| 9 | Kostenstelle | C | 10 | Optional. |
Als Ergebnis werden Datensätze der Satzart ACC_BAL zurückgegeben.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ACC_BAL | |
| 4 | Kontonummer | I | 8 | |
| 5 | Kontoname | C | 255 | |
| 6 | Saldo | M | 18 |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Produkte abfragen
Die Abfrage von Produkten erfolgt über die Satzart PRODUCT_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, den Produktstamm mit externen Shops oder Kassensystemen abzugleichen.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRODUCT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Produkt zurückgegeben. |
| 4 | Produktgruppe | I | 8 | Optional. Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Falls angegeben, werden nur Produkte zurückgegeben, welche dieser Produktgruppe oder einer Untergruppe zugeordnet sind. |
| 5 | Preisgruppe | C | 20 | Optional. Falls angegeben, wird in CMXPRD der Preis der angegebenen Preisgruppe zurückgegeben, anderenfalls der Preis der Standard-Preisgruppe 0. |
| 6 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Produkte zurück gegeben, die sich seit der letzten PRODUCT_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 7 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 8 | Webauftritt-Nr | I | 8 | Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts zurück geliefert. |
| 9 | Nur mit Preis | I | 8 | 1 = Es werden nur Produkte zurück gegeben, für die ein Preis existiert. |
| 10 | Text | C | 80 | Liefert nur Produkte zurück, die den Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Produkt ein Satz der Satzart CMXPRD.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Produktpreise abfragen
Die Abfrage von Produktpreise erfolgt über die Satzart PRODUCT_PRICE_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRODUCT_PRICE_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Produkt zurückgegeben. |
| 4 | Produktgruppe | I | 8 | Optional. Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Falls angegeben, werden nur Preise von Produkten zurückgegeben, welche dieser Produktgruppe oder einer Untergruppe zugeordnet sind. |
| 5 | Inaktive | I | 8 | Optional. 0 oder leer = Es werden nur Preise für aktive Produkte geliefert, 1 = Es werden auch Preise für inaktive Produkte zurückgegeben. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Produkt ein Satz der Satzart CMXPRI.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Produktgruppen abfragen
Die Abfrage aller existierenden Produktgruppen erfolgt über die Satzart PRODUCT_GROUPS_GET:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRODUCT_GROUPS_GET |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Produktgruppe ein Satz der Satzart PRDGRP.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Aktuell verfügbaren Bestand abfragen
Die Abfrage des aktuell verfügbaren Bestands erfolgt über die Satzart STOCK_AVAILABLE_GET:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert STOCK_AVAILABLE_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Optional. Produktnummer, für die der verfügbare Bestand abgefragt werden soll. Falls nicht angegeben, werden alle Produkte der Firma zurück gegeben. |
| 4 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Produkte zurückgegeben, bei denen sich die Verfügbarkeit seit der letzten STOCK_AVAILABLE_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert hat. |
| 5 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz STOCK_AVAILABLE:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert STOCK_AVAILABLE | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Nummer des Produkts |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Verfügbarer Bestand | N | 18 | Der verfügbare Bestand ist gleich der Summe der Bestände der als verfügbar gekennzeichneten Bestandstypen abzüglich der Bedarfe (z.B. Kundenaufträge, Lieferungen) deren Termin vor oder auf dem Heute-Datum liegen. Ist für das Produkt kein Bestand möglich (z.B. bei Dienstleistungsprodukten), wird statt einer Menge die Konstante (NULL) ausgegeben. |
| 5 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. Die Mengeneinheit des Produkts. |
| 6 | Wiederbeschaffungszeit | I | 8 | Anzahl der Tage, die benötigt werden das Produkt zu beschaffen. Wird aus der Lieferzeit der Lieferantenvereinbarung ermittelt. Ein negativer Wert zeigt an, dass die Lieferzeit nicht ermittelt werden konnte, da keine gültige Lieferantenvereinbarung für das Produkt existiert. |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Angebote abfragen
Die Abfrage von Angeboten erfolgt über die Satzart QUOTATION_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert QUOTATION_GET | |
| 2 | Angebotsnummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Angebot zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Angebotsdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Angebotsdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Briefpapier nicht verwenden | I | 8 | 1 = Bei der Erzeugung der PDF-Dateien wird kein Briefpapier eingebunden. |
| 8 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Angeboten im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Angebote zurückgegeben, die sich seit der letzten QUOTATION_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Angebot ein Satz der Satzart CMXQTN. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jedes Angebot im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'QuotationXXXX.pdf', wobei XXXX die Angebotsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Angebote in der CSV-Datei result.csv im Format CMXQTN enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Kundenaufträge abfragen
Die Abfrage von Kundenaufträgen erfolgt über die Satzart SALES_ORDER_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SALES_ORDER_GET | |
| 2 | Auftragsnummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Kundenauftrag zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Auftragsdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Auftragsdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 20 | Optional. |
| 8 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Kundenaufträgen im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kundenaufträge zurückgegeben, die sich seit der letzten SALES_ORDER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 11 | Nur vom System angelegte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kundenaufträge zurückgegeben, die vom im Feld 10 angegebenen System angelegt wurden. Beim Anlegen des Auftrags muss der Systemname im Feld 48 der Satzart CMXORD-2 angegeben worden sein. |
| 12 | Briefpapier nicht verwenden | I | 8 | 1 = Bei der Erzeugung der PDF-Dateien wird kein Briefpapier eingebunden. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kundenauftrag ein Satz der Satzart CMXORD-2. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jeder Kundenauftrag im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'SalesOrderXXXX.pdf', wobei XXXX die Auftragsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Kundenaufträge in der CSV-Datei result.csv im Format CMXORD-2 enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
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Collmex API: Rechnungen abfragen
Die Abfrage von Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, die Rechnungen den Kunden über einen externen Kundenbereich zugänglich zu machen oder die Rechnungen in einem eigenen Format an den Kunden zu übermitteln. Dazu werden die neu angelegten oder geänderten Rechnungen periodisch (z.B. einmal am Tag) abgefragt und extern weiter verarbeitet.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_GET | |
| 2 | Rechnungsnummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur die angegebene Rechnung zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Rechnungsdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Rechnungsdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Nur ausgegebene | I | 8 | 1 = Es werden nur Rechnungen zurück gegeben, welche nach dem Anlegen oder Ändern schon gedruckt oder gesendet wurden. |
| 8 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Rechnungen im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv, 2 = ZIP-Datei mit den Rechnungen im XML-Format und einer CSV-Datei result.csv, 3 = ZIP-Datei mit den Rechnungen im XML und PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Rechnungen zurückgegeben, die sich seit der letzten INVOICE_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 11 | Nur vom System angelegte | I | 8 | 1 = Es werden nur Rechnungen zurückgegeben, die vom im Feld 10 angegebenen System angelegt wurden. Beim Anlegen der Rechnung muss der Systemname im Feld 45 der Satzart CMXINV angegeben worden sein. |
| 12 | Briefpapier nicht verwenden | I | 8 | 1 = Bei der Erzeugung der PDF-Dateien wird kein Briefpapier eingebunden. |
| 13 | Ausgabe erforderlich | I | 8 | 1 = Es werden nur Rechnungen zurück gegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder nach der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| 14 | Kundenauftrag Nr | I | 8 | Optional. Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht. |
| 15 | Produktnummer | C | 20 | Optional. Es werden nur Rechnungen zurück gegeben, für die die angegebene Produktnummer in mindestens einer Position vorkommt. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Rechnung ein Satz der Satzart CMXINV. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jede Rechnung im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'InvoiceXXXX.pdf', wobei XXXX die Rechnungsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Rechnungen in der CSV-Datei result.csv im Format CMXINV enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Abrechnungslauf ausführen
Das Starten des Abrechnungslaufs erfolgt über die Satzart CREATE_DUE_INVOICES.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CREATE_DUE_INVOICES | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Rechnungsdatum | D | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum verwendet. |
| 4 | Belieferte Aufträge | I | 8 | Beschreibung s. Abrechnungslauf. |
| 5 | Fällig seit | I | 8 | |
| 6 | Bearbeiter | I | 8 | |
| 7 | Warenausgang muss gebucht sein | I | 8 | |
| 8 | Periodische Rechnungen | I | 8 | |
| 9 | Projekte | I | 8 | |
| 10 | Fällig in | I | 8 | |
| 11 | Zeitraum von | D | 8 | |
| 12 | Zeitraum bis | D | 8 | |
| 13 | Rechnungen per Mail senden | I | 8 | 1 = Für Kunden mit Ausgabemedium E-Mail werden die Rechnungen direkt per Mail versendet. Tritt beim Versand einer Rechnung ein Fehler auf, fährt das System mit der nächsten Rechnung fort, d.h. es werden so viele Rechnungen wie möglich ausgegeben. Nicht ausgegebene Rechnungen können nachträglich mit der Sammelausgabe versendet werden. |
Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Abrechnungslauf.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Sammelausgabe der Rechnungen
Die Sammelausgabe der Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_OUTPUT.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_OUTPUT | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Rechnungsnummer | I | 8 | Optional. Zur Ausgabe einer einzelnen Rechnung. |
| 4 | Ausgabemedium | I | 8 | Alle Selektionskriterien sind optional. Beschreibung s. Sammelausgabe Rechnungen. |
| 5 | Ausgabe erforderlich | I | 8 | |
| 6 | Kunde Nr | I | 8 | |
| 7 | Rechnungsdatum von | D | 8 | |
| 8 | Rechnungsdatum bis | D | 8 | |
| 9 | Max. Anzahl | I | 8 | |
| 10 | Auch gelöschte | I | 8 | |
| 11 | Rechnungen nicht buchen | I | 8 | 1 = Noch nicht gebuchte Rechnungen werden bei der Ausgabe nicht gebucht. Falls nicht angegeben, werden noch nicht gebuchte Rechnungen mit der Ausgabe in der Buchhaltung gebucht. |
Achtung: Um die versehentliche Ausgabe aller Rechnungen zu vermeiden, muss entweder die Rechnungsnummer oder eines der Felder 'Rechnungsdatum von' oder 'Rechnungsdatum bis' angegeben werden.
Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Sammelausgabe Rechnungen.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Rechnung als Ausgegeben kennzeichnen
Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Rechnung extern ausgegeben wurde. Das Datum der letzten Ausgabe wird auf das aktuelle Datum gesetzt und das Ausgabemedium übernommen. Nach Aufruf der Funktion erscheint die Rechnung nicht mehr in der Sammelausgabe.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_OUTPUT_SET | |
| 2 | Rechnung Nr | I | 8 | Die Nummer der Rechnung |
| 3 | Ausgabemedium | I | 8 | 0 = Druck, 1 = Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = Signierte Mail, 100 = Keine Ausgabe |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Lieferungen abfragen
Die Abfrage von Lieferungen erfolgt über die Satzart DELIVERY_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, die Lieferungen in einem eigenen Format an den Kunden zu übermitteln oder an einen Fulfillment-Dienstleister weiter zu geben. Dazu werden die neu angelegten oder geänderten Lieferungen periodisch (z.B. einmal am Tag) abgefragt und extern weiter verarbeitet.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert DELIVERY_GET | |
| 2 | Lieferungsnummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur die angegebene Lieferung zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Lieferdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Lieferdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Nur ausgegebene | I | 8 | 1 = Es werden nur Lieferungen zurück gegeben, welche nach dem Anlegen oder Ändern schon gedruckt oder gesendet wurden. |
| 8 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Lieferungen im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Lieferungen zurückgegeben, die sich seit der letzten DELIVERY_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 11 | Briefpapier nicht verwenden | I | 8 | 1 = Bei der Erzeugung der PDF-Dateien wird kein Briefpapier eingebunden. |
| 12 | Kundenauftrag Nr | I | 8 | Optional. Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Lieferung bezieht. |
| 13 | Versandart Nr | I | 8 | Optional. Nummer der Versandart. |
| 14 | Als ausgegeben kennzeichnen | I | 8 | 1 = Die zurück gegebenen Lieferungen werden als ausgegeben gekennzeichnet und erscheinen in der Folge nicht mehr in der Sammelausgabe mit gesetztem Kennzeichen 'Ausgabe erforderlich'. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie die Lieferungen extern ausgeben und eine Ausgabe in Collmex nicht mehr erforderlich ist. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Lieferung ein Satz der Satzart CMXDLV. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jede Lieferung im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'DeliveryXXXX.pdf', wobei XXXX die Lieferungsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Lieferungen in der CSV-Datei result.csv im Format CMXDLV enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Kunden abfragen
Die Abfrage von Kunden erfolgt über die Satzart CUSTOMER_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CUSTOMER_GET | |
| 2 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Kunde zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Text | C | 80 | Zur Freitextsuche |
| 5 | Fällig zur Wiedervorlage | I | 8 | 1 = Nur zur Wiedervorlage fällige Datensätze liefern. |
| 6 | PLZ/Land | C | 8 | Zur Suche über die Postleitzahl oder das Land. |
| 7 | Adressgruppe | I | 8 | |
| 8 | Preisgruppe | I | 8 | |
| 9 | Rabattgruppe | I | 8 | |
| 10 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nr des Vermittlers |
| 11 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kunden zurückgegeben, die sich seit der letzten CUSTOMER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 12 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 13 | Inaktive | I | 8 | 0 oder leer = Nur aktive Kunden, 1 = auch inaktive Kunden |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kunden ein Satz der Satzart CMXKND.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Kundenvereinbarungen abfragen
Die Abfrage von Kundenvereinbarungen erfolgt über die Satzart CUSTOMER_AGREEMENT_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CUSTOMER_AGREEMENT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Kunde Nr | I | 8 | Falls angegeben werden nur Kundenvereinbarungen für den angegebenen Kunde zurückgegeben. |
| 4 | Produktnummer | C | 20 | Falls angegeben werden nur Kundenvereinbarungen für das angegebene Produkt zurückgegeben. |
| 6 | Gültigkeitsdatum | D | 8 | Falls angegeben, werden nur Kundenvereinbarungen zurückgegeben, die zu diesem Datum gültig sind. |
| 7 | Inaktive | I | 8 | 1 = Auch Kundenvereinbarungen für inaktive Produkte werden zurückgegeben. |
| 8 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kundenvereinbarungen zurückgegeben, die sich seit der letzten CUSTOMER_AGREEMENT_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Kundenvereinbarung ein Satz der Satzart CMXCAG.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Periodische Rechnung abfragen
Die Abfrage der Periodischen Rechnungen erfolgt über die Satzart ABO_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ABO_GET | |
| 2 | Kunde Nr | I | 8 | Falls angegeben werden nur periodische Rechnungen dieses Kunden zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Produkt Nr | C | 20 | Falls angegeben, werden nur periodische Rechnungen für dieses Produkt zurück gegeben. |
| 5 | Nächste Rechnung von | D | 8 | Zur Abfrage von periodischen Rechnungen mit dem nächsten Rechnungsdatum in einen bestimmten Zeitraum. |
| 6 | Nächste Rechnung bis | D | 8 | |
| 7 | Gültig am | D | 8 | Es werden nur die periodischen Rechnungen zurück gegeben, die am angegebenen Datum gültig sind. |
| 8 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur periodischen Rechnungen zurückgegeben, bei den sich der Kunde seit der letzten ABO_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert hat oder neu angelegt wurde. |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kunden ein Satz der Satzart CMXABO.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Abweichende Empfängeradressen abfragen
Die Abfrage der abweichende Empfängeradresse erfolgt über die Satzart CUSTOMER_RECEIVING_ADDRESS_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CUSTOMER_RECEIVING_ADDRESS_GET | |
| 2 | Kunde Nr | I | 8 | Falls angegeben werden nur abweichende Empfängeradressen dieses Kunden zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur abweichende Empfängeradressen zurückgegeben, bei den sich der Kunde seit der letzten CUSTOMER_RECEIVING_ADDRESS_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert hat oder neu angelegt wurde. |
| 5 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede abweichende Empfängeradresse ein Satz der Satzart CMXEPF.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Lieferanten abfragen
Die Abfrage von Lieferanten erfolgt über die Satzart VENDOR_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert VENDOR_GET | |
| 2 | Lieferanten Nr | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Lieferant zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Text | C | 80 | Zur Freitextsuche |
| 5 | Fällig zur Wiedervorlage | I | 8 | 1 = Nur zur Wiedervorlage fällige Datensätze liefern. |
| 6 | PLZ/Land | C | 8 | Zur Suche über die Postleitzahl oder das Land. |
| 7 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Lieferanten zurückgegeben, die sich seit der letzten VENDOR_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 8 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Lieferant ein Satz der Satzart CMXLIF.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Lieferantenvereinbarungen abfragen
Die Abfrage von Lieferantenvereinbarungen erfolgt über die Satzart VENDOR_AGREEMENT_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert VENDOR_AGREEMENT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Lieferant Nr | I | 8 | Falls angegeben werden nur Lieferantenvereinbarungen für den angegebenen Lieferant zurückgegeben. |
| 4 | Produktnummer | C | 20 | Falls angegeben werden nur Lieferantenvereinbarungen für das angegebene Produkt zurückgegeben. |
| 5 | Produktnummer des Lieferanten | C | 40 | Zur Suche über die Produktnummer des Lieferanten. |
| 6 | Gültigkeitsdatum | D | 8 | Falls angegeben, werden nur Lieferantenvereinbarungen zurückgegeben, die zu diesem Datum gültig sind. |
| 7 | Inaktive | I | 8 | 1 = Auch Lieferantenvereinbarungen für inaktive Produkte werden zurückgegeben. |
| 8 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Lieferantenvereinbarungen zurückgegeben, die sich seit der letzten VENDOR_AGREEMENT_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Lieferantenvereinbarung ein Satz der Satzart CMXVAG:
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Mitarbeiter abfragen
Die Abfrage von Mitarbeitern erfolgt über die Satzart EMPLOYEE_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert EMPLOYEE_GET | ||
| 2 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Text | C | 80 | Freitext |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Mitarbeiter ein Satz der Satzart EMPLOYEE.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Lieferantenaufträge abfragen
Die Abfrage von Lieferantenaufträgen erfolgt über die Satzart PURCHASE_ORDER_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PURCHASE_ORDER_GET | |
| 2 | Lieferantenauftragsnummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Lieferantenauftrag zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Lieferant Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Produktnummer | 5 | 20 | Optional. |
| 6 | Nur ausgegebene | I | 8 | 1 = Es werden nur Lieferantenaufträge zurück gegeben, welche nach dem Anlegen oder Ändern schon gedruckt oder gesendet wurden. |
| 7 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Lieferantenaufträge im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 8 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Lieferantenaufträge zurückgegeben, die sich seit der letzten PURCHASE_ORDER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 10 | Briefpapier nicht verwenden | I | 8 | 1 = Bei der Erzeugung der PDF-Dateien wird kein Briefpapier eingebunden. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Lieferantenauftrag ein Satz der Satzart CMXPOD. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jeder Lieferantenauftrag im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'PurchaseorderXXXX.pdf', wobei XXXX die Lieferantenauftragsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Lieferantenaufträge in der CSV-Datei result.csv im Format CMXPOD enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Lieferantenauftrag
Über diese Satzart können Lieferantenaufträge in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferantenaufträge erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferantenaufträge jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferantenaufträgen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.
Jede Lieferantenauftrats-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Lieferantenauftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPOD | |
| 2 | Lieferantenauftragsnummer | I | 8 | Die Lieferantenauftragsnummer identifiziert den Lieferantenauftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Lieferantenauftragsposition. |
| 4 | Lieferantenauftragsart | I | 8 | Reserviert. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Lieferanten-Nr | I | 8 | Der Lieferant muss in Collmex existieren. |
| 7 | Lieferant-Anrede | C | 10 | Nur für Export: Felder 7 - 29 ist die Lieferantenadresse. |
| 8 | Lieferant-Titel | C | 10 | |
| 9 | Lieferant-Vorname | C | 40 | |
| 10 | Lieferant-Name | C | 40 | |
| 11 | Lieferant-Firma | C | 80 | |
| 12 | Lieferant-Abteilung | C | 80 | |
| 13 | Lieferant-Strasse | C | 80 | |
| 14 | Lieferant-PLZ | C | 10 | |
| 15 | Lieferant-Ort | C | 20 | |
| 16 | Lieferant-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Lieferant-Telefon | C | 20 | |
| 18 | Lieferant-Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Lieferant-Telefax | C | 20 | |
| 20 | Lieferant-E-Mail | C | 50 | |
| 21 | Lieferant-Kontonummer | C | 20 | |
| 22 | Lieferant-Blz | C | 20 | |
| 23 | Lieferant-Abweichender Kontoinhaber | C | 40 | |
| 24 | Lieferant-IBAN | C | 20 | |
| 25 | Lieferant-BIC | C | 20 | |
| 26 | Lieferant-Bank | C | 20 | |
| 27 | Lieferant-USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Lieferant-Steuernummer | C | 20 | |
| 29 | Lieferant-Privatperson | C | 20 | |
| 30 | Lieferantenauftragsdatum | D | 8 | |
| 31 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Lieferanten übernommen. |
| 32 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Lieferanten übernommen. |
| 33 | Lieferantenauftragstext | C | 1024 | |
| 34 | Schlusstext | C | 1024 | |
| 35 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 36 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 37 | Erledigt | I | 8 | 0 = nicht erledigt, 1 = erledigt. |
| 38 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 39 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. |
| 40 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 41 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 42 | LieferAdr-Anrede | C | 10 | Felder 42 - 55: Abweichende Lieferadresse. |
| 43 | LieferAdr-Titel | C | 10 | |
| 44 | LieferAdr-Vorname | C | 40 | |
| 45 | LieferAdr-Name | C | 40 | |
| 46 | LieferAdr-Firma | C | 80 | |
| 47 | LieferAdr-Abteilung | C | 80 | |
| 48 | LieferAdr-Strasse | C | 80 | |
| 49 | LieferAdr-PLZ | C | 10 | |
| 50 | LieferAdr-Ort | C | 20 | |
| 51 | LieferAdr-Land | C | 2 | ISO Codes |
| 52 | LieferAdr-Telefon | C | 20 | |
| 53 | LieferAdr-Telefon2 | C | 20 | |
| 54 | LieferAdr-Telefax | C | 20 | |
| 55 | LieferAdr-E-Mail | C | 50 | |
| 56 | Status | I | 8 | Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Teilgeliefert, 30 = Erledigt, 40 = Gelöscht. |
| 57 | Kundenauftrag | I | 8 | Bei Direktlieferung: Nummer des Kundenauftrags, auf den sich der Lieferantenauftrag bezieht. |
| 58 | Lieferung | I | 8 | Bei Direktlieferung: Nummer der Lieferung für den Lieferantenauftrag. |
| 59 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 60 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 2 = Textposition. |
| 61 | Produktnummer | C | 20 | |
| 62 | Produktnummer des Lieferanten | C | 20 | |
| 63 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | |
| 64 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 65 | Menge | N | 18 | |
| 66 | Liefertermin | D | 8 | |
| 67 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 68 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 69 | Verpackungseinheit | N | 18 | |
| 70 | Lieferzeit | I | 8 | |
| 71 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export |
| 72 | Auftrag Pos | I | 8 | Bei Direktlieferung: Nummer der Kundenauftragsposition, auf den sich die Lieferantenauftragsposition bezieht. |
| 73 | EAN | C | 20 | Nur für Export. Die EAN des Produkts. |
Siehe auch: Daten importieren
↑ Inhalt
Collmex API: Adressen abfragen
Die Abfrage von Adressen erfolgt über die Satzart ADDRESS_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ADDRESS_GET | |
| 2 | Adress-Nr | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur die angegeben Adresse zurückgegeben. |
| 3 | Adress-Typ | I | 8 | leer oder 0 = Alle Adresstypen, 1 = Kunden, 2 = Lieferanten, 3 = Adressen aus der Adressverwaltung |
| 4 | Text | C | 80 | Zur Freitextsuche |
| 5 | Fällig zur Wiedervorlage | I | 8 | 1 = Nur zur Wiedervorlage fällige Datensätze liefern. |
| 6 | PLZ/Land | C | 8 | Zur Suche über die Postleitzahl oder das Land. |
| 7 | Adressgruppe | I | 8 | |
| 8 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Adressen zurückgegeben, die sich seit der letzten ADDRESS_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 10 | Ansprechpartner | I | 8 | 0 oder leer = Ansprechpartner werden nicht zurückgegeben. 1 = Es werden auch Ansprechpartner zurück gegeben. |
| 11 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Adresse ein Satz der Satzart CMXADR.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Kontakten abfragen
Die Abfrage von Kontakten erfolgt über die Satzart CONTACTS_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CONTACTS_GET | |
| 2 | Adress-Nr | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur die angegeben Adresse zurückgegeben. |
| 3 | Adress-Typ | I | 8 | leer oder 0 = Alle Adresstypen, 1 = Kunden, 2 = Lieferanten, 3 = Adressen aus der Adressverwaltung |
| 4 | Text | C | 80 | Zur Freitextsuche in Adresse / Kunde / Lieferant. Achtung: Es werden immer alle Kontakte einer Adresse zurück gegeben, auch wenn der gesuchte Text in nur einem Kontakt gefunden wurde. |
| 5 | Datum von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Datum bis | D | 8 | Optional. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kontakt ein Satz der Satzart CMXKNT.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Adressgruppen abfragen
Die Abfrage aller existierenden Adressgruppen erfolgt über die Satzart ADDRESS_GROUPS_GET:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ADDRESS_GROUPS_GET |
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz ADRGRP.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Projekte abfragen
Die Abfrage von Projekten erfolgt über die Satzart PROJECT_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert PROJECT_GET | ||
| 2 | Projektnummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Projekt zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Status | I | 8 | 0 oder leer = alle, 1 = nur aktive, 2 = nur abgeschlossene |
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz CMXPRJ.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Tätigkeiten abfragen
Die Abfrage von Tätigkeiten erfolgt über die Satzart ACTIVITIES_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert ACTIVITIES_GET | ||
| 2 | Projekt Nr | I | 8 | Es werden nur Tätigkeiten für das angegebene Projekt zurück gegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | Es werden nur Tätigkeiten des angegebenen Mitarbeiters zurück gegeben. Neben der Nummer des Mitarbeiters muss auch die Nummer der Firma angegeben sein. |
| 5 | Datum von | D | 8 | Zur Einschränkung über das Datum der Tätigkeiten. |
| 6 | Datum bis | D | 8 | |
| 7 | Nicht berechnet | I | 8 | 1 = Es werden nur Tätigkeiten zurück gegeben, die noch nicht berechnet sind. Eine Tätigkeit gilt als berechnet, wenn eine Rechnung für das Projekt und das Datum der Tätigkeit existiert. |
| 8 | Rechnungsrelevant | I | 8 | 1 = Es werden nur Tätigkeiten zurück gegeben, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist. |
| 9 | Keine internen Tätigkeiten | I | 8 | 1 = Es werden nur Tätigkeiten zu Projekten zurück gegeben, die Kunden zugeordnet sind. |
| 10 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Tätigkeiten zurückgegeben, die sich seit der letzten ACTIVITIES_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 11 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Tätigkeit ein Satz der Satzart CMXACT.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Projektmitarbeiter abfragen
Die Abfrage der möglichen Projektmitarbeitern erfolgt über die Satzart PROJECT_STAFF_GET. Hinweis: Es werden nur Datensätze zurückgegeben, wenn im Projekt für die möglichen Mitarbeiter die Einstellung 'Nur angegebene Mitarbeiter' gewählt ist.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert PROJECT_STAFF_GET | ||
| 2 | Projektnummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Projekt zurückgegeben. |
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz PROJECT_STAFF:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PROJECT_STAFF | |
| 2 | Projektnummer | I | 8 | |
| 3 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | Die Nummer des Mitarbeiters |
| 4 | Mitarbeiter-Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 5 | Name | C | 80 | Vorname und Name des Mitarbeiters |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Bestand abfragen
Die Abfrage von Bestand erfolgt über die Satzart STOCK_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert STOCK_GET | ||
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Optional |
| 4 | Produktgruppe | I | 8 | Optional. Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. |
| 5 | Text | C | 80 | Optional. Freitext. |
| 6 | Typ | I | 8 | Optional. Bestandstyp. 0 = Frei, 1 = Gesperrt, 2 = FBA-Bestand |
| 7 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Bestände zurück gegeben, die sich seit der letzten STOCK_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 8 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 9 | Stichtag | D | 8 | Optional. Zur Ermittlung des Stichtagsbestands. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Bestand ein Satz der Satzart CMXSTK.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Bestandsänderungen abfragen
Die Abfrage von Bestandsänderungen erfolgt über die Satzart STOCK_CHANGE_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert STOCK_CHANGE_GET | ||
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Optional |
| 4 | Datum von | D | 8 | Optional. |
| 5 | Datum bis | D | 8 | Optional. |
| 6 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 7 | Lieferant Nr | I | 8 | Optional. |
| 8 | Stornos | I | 8 | Optional. 1 = Es werden auch stornierte und Storno-Buchungen zurück gegeben. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Bestandsänderungen zurückgegeben, die sich seit der letzten STOCK_CHANGE_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 11 | Lieferantenauftrag Nr | I | 8 | Optional. |
| 12 | Lieferung Nr | I | 8 | Optional. |
| 13 | Rechnung Nr | I | 8 | Optional. |
| 14 | Produktionsauftrag Nr | I | 8 | Optional. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Bestandsänderung ein Satz der Satzart STOCK_CHANGE.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Chargen abfragen
Die Abfrage von Chargen erfolgt über die Satzart BATCH_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert BATCH_GET | ||
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Chargennummer | I | 8 | Optional. |
| 4 | Produktnummer | C | 20 | Optional |
| 5 | Text | C | 80 | Optional. Freitext. |
| 6 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kunden zurückgegeben, die sich seit der letzten BATCH_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 7 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Charge ein Satz der Satzart CMXBTC:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert CMXBTC | ||
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Chargennummer | I | 8 | |
| 4 | Produktnummer | C | 20 | |
| 5 | Bezeichnung | C | 1024 | Bezeichnung der Charge |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Produktionsaufträge abfragen
Die Abfrage von Produktionsaufträgen erfolgt über die Satzart PRODUCTION_ORDER_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRODUCTION_ORDER_GET | |
| 2 | Produktionsauftragsnummer | C | 20 | Falls angegeben wird nur der angegebene Produktionsauftrag zurückgegeben. |
| 3 | Standort Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Produktnummer | 5 | 20 | Produktnummer des produzierten Produkts. |
| 5 | Komponente | 5 | 20 | Gibt nur Produktionsaufträge zurück, welche die eingegebene Komponente enthalten. |
| 6 | Offene | I | 8 | 1 = Es werden nur Produktionsaufträge zurück gegeben, die nicht abgeschlossen sind. |
| 7 | Datum | D | 8 | Es werden nur Produktionsaufträge zurück gegeben, bei denen das eingegebene Datum im Produktionszeitraum, d.h. zwischen Start- und Ende-Datum liegt. |
| 8 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Produktionsaufträge zurückgegeben, die sich seit der letzten PRODUCTION_ORDER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Produktionsauftrag ein Satz der Satzart PRODUCTION_ORDER.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Satzbeschreibung Produktionsauftrag
Diese Satzart wird nur für den Export von Produktionsaufträgen verwendet. Jede Produktionsauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRODUCTION_ORDER | |
| 2 | Produktionsauftragsnummer | I | 8 | Die Produktionsauftragsnummer identifiziert den Produktionsauftrag eindeutig. |
| 3 | Komp | I | 8 | Nummer der Komponente |
| 4 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 5 | Produktnummer | C | 20 | Produktnummer des zu produzierenden Produkts |
| 6 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 7 | Startdatum | D | 8 | |
| 8 | Endedatum | D | 8 | |
| 9 | Dauer | I | 8 | Produktionsdauer in Tagen |
| 10 | Freigegeben | I | 8 | 0 oder leer = Nicht freigegeben, 1 = freigegeben |
| 11 | Abgeschlossen | I | 8 | 0 oder leer = Nicht abgeschlossen, 1 = abgeschlossen |
| 12 | Text | C | 255 | Kopftext |
| 13 | Stücklistenversion | I | 8 | Version der verwendeten Stückliste |
| 14 | Reserviert | C | Bitte leer lassen | |
| 15 | Reserviert | C | Bitte leer lassen | |
| 16 | Reserviert | C | Bitte leer lassen | |
| 17 | Reserviert | C | Bitte leer lassen | |
| 18 | Produktnummer | C | 20 | Produktnummer der Komponente |
| 19 | Menge | N | 18 | Bedarfsmenge |
| 20 | Bedarfsdatum | D | 8 | |
| 21 | Stücklistenposition | I | 8 | Positionsnummer der Stückliste |
Siehe auch: Produktionsaufträge abfragen
↑ Inhalt
Collmex API: Stücklisten abfragen
Die Abfrage von Stücklistenn erfolgt über die Satzart BILL_OF_MATERIAL_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert BILL_OF_MATERIAL_GET | ||
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produkt Nr | C | 20 | Optional. Falls angegeben wird nur die Stückliste des angegebenen Produkts zurückgegeben. |
| 4 | Verwendung | I | 8 | leer = Verkaufs-Set und Produktion, 0 = Verkaufs-Set, 1 = Produktion |
| 5 | Komponente-Produkt Nr | C | 20 | Optional. Falls angegeben, werden nur Stücklisten zurückgegeben, welche das Produkt als Komponente enthalten. |
| 6 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Stücklisten zurückgegeben, die sich seit der letzten BILL_OF_MATERIAL_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 7 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
| 8 | Inaktive | I | 8 | 1 = Es werden auch Stücklisten für inaktive Produkte zurück gegeben. |
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz ein Satz der Satzart CMXBOM.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Preisgruppen abfragen
Die Abfrage von Preisgruppen erfolgt über die Satzart PRICE_GROUPS_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert PRICE_GROUPS_GET | ||
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz PRICE_GROUP:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRICE_GROUP | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Nr | I | 8 | Nummer der Preisgruppe |
| 4 | Bezeichnung | C | 255 | Bezeichnung der Preisgruppe |
| 5 | Bruttopreise | I | 8 | 0 = Nettopreise, 1 = Bruttopreise |
| 6 | Währung | C | 3 | Währung der Preise dieser Preisgruppe |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Gutscheine abfragen
Die Abfrage von Gutscheine erfolgt über die Satzart VOUCHER_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | Festwert VOUCHER_GET | ||
| 2 | Gutschein Nr | I | 8 | Nummer des Gutscheins in der Form NNN-NNN-NNN |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Eingelöst von | I | 8 | Kundennummer des Kunden, der die Gutscheine eingelöst hat |
| 5 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiternummer des Vermittlers |
| 6 | Rabatt-Grund | C | 40 | |
| 7 | Auch abgelaufene | I | 8 | 1 = Es werden auch abgelaufene Gutscheine zurück geliefert |
| 8 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Gutscheine zurück gegeben, die sich seit der letzten VOUCHER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist der Satz VOUCHER:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert VOUCHER | |
| 2 | Gutschein Nr | I | 8 | Nummer des Gutscheins in der Form NNN-NNN-NNN |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Erlaubte Verwendung | I | 8 | 0 = Nur einmal, 1 = Einmal pro Kunde, 2 = Beliebig oft |
| 5 | Gültig von | D | 8 | |
| 6 | Gültig bis | D | 8 | |
| 7 | Rabatt in Prozent | N | 18 | |
| 8 | Rabatt als Betrag | M | 18 | |
| 9 | Rabatt-Grund | N | 18 | |
| 10 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiternummer des Vermittlers |
| 11 | Mindestbestellwert | M | 18 | |
| 12 | Währung | C | 3 | ISO-Code der Währung |
| 13 | Anzahl Einlösungen | I | 8 | Wie oft der Gutschein eingelöst wurde |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Gutschriften an Lieferanten abfragen
Die Abfrage von Gutschriften an Lieferanten erfolgt über die Satzart SELF_BILLING_INVOICE_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SELF_BILLING_INVOICE_GET | |
| 2 | Gutschriftennummer | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur die angegebene Gutschrift zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Lieferant Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Gutschriftsdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Gutschriftsdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Produktnummer | C | 20 | Optional. Es werden nur Gutschriften zurück gegeben, für die die angegebene Produktnummer in mindestens einer Position vorkommt. |
| 8 | Ausgabe erforderlich | I | 8 | 1 = Es werden nur Gutschriften zurück gegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder nach der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| 9 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Gutschriften im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 10 | Briefpapier nicht verwenden | I | 8 | 1 = Bei der Erzeugung der PDF-Dateien wird kein Briefpapier eingebunden. |
| 11 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Gutschriften zurückgegeben, die sich seit der letzten SELF_BILLING_INVOICE_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 12 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Gutschrift ein Satz der Satzart CMXSBI. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jede Gutschrift im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'Self_Billing_InvoiceXXXX.pdf', wobei XXXX die Gutschriftsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Gutschriften in der CSV-Datei result.csv im Format CMXSBI enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Offene Posten abfragen
Die Abfrage der offenen Posten aus der Buchhaltung erfolgt über die Satzart OPEN_ITEMS_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert OPEN_ITEMS_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Offene Posten | I | 8 | 0 oder leer = Kunde, 1 = Lieferant |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional |
| 5 | Lieferant Nr | I | 8 | Optional |
| 6 | Vermittler | I | 8 | Optional. Die Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. |
| 7 | Stichtag | D | 8 | Optional. |
Als Ergebnis werden Datensätze der Satzart OPEN_ITEM zurückgegeben.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert OPEN_ITEM | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Geschäftsjahr | I | 8 | |
| 4 | Buchungsnummer | I | 8 | |
| 5 | Positionsnummer | I | 8 | |
| 6 | Kunde Nummer | I | 8 | |
| 7 | Kunde Name | C | 255 | |
| 8 | Lieferant Nummer | I | 8 | |
| 9 | Lieferant Name | C | 255 | |
| 10 | Rechnungsnummer | C | 30 | |
| 11 | Belegdatum | D | 8 | |
| 12 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 13 | Fälligkeit | D | 8 | |
| 14 | Verzug | I | 8 | |
| 15 | Mahnstufe | I | 8 | Stufe der letzten Mahnung |
| 16 | Mahndatum | D | 8 | Datum der letzten Mahnung |
| 17 | Mahngebühren | M | 18 | Summe der Mahngebühren der Mahnungen |
| 18 | Betrag | M | 18 | |
| 19 | Bezahlt | M | 18 | |
| 20 | Offen | M | 18 |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Auftragsbestand abfragen
Die Abfrage des Auftragsbestands erfolgt über die Satzart SALES_ORDER_BACKLOG_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SALES_ORDER_BACKLOG_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Kunde | I | 8 | Kundennummer |
| 4 | Produkt | C | 20 | Produktnummer |
| 5 | Produktgruppe | I | 8 | |
| 6 | Vermittler | I | 8 | |
| 7 | Adress-Gruppe | I | 8 | |
| 8 | Brutto-Netto | I | 8 | leer oder 0 = Nettobeträge, 1 = Bruttobeträge |
| 9 | Auftragsdatum von | D | 8 | |
| 10 | Auftragsdatum bis | D | 8 | |
| 11 | Liefertermin von | D | 8 | |
| 12 | Liefertermin bis | D | 8 |
Als Ergebnis werden Datensätze der Satzart SALES_ORDER_BACKLOG zurückgegeben.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SALES_ORDER_BACKLOG | |
| 2 | Auftragsnummer | I | 8 | Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Auftragsposition. |
| 4 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 5 | Kunden-Nr | I | 8 | |
| 6 | Name des Kunden | C | 255 | |
| 7 | Produktnummer | C | 20 | |
| 8 | Bezeichnung | C | 10.000 | |
| 9 | Auftragsdatum | D | 8 | |
| 10 | Liefertermin | D | 8 | |
| 11 | Auftragsmenge | N | 18 | |
| 12 | Offene Menge | N | 18 | Offene, d.h. noch nicht abgerechnete Menge |
| 13 | Mengeneinheit | C | 3 | Code der Mengeneinheit. |
| 14 | Rohertrag | M | 18 | Rohertrag der Auftragsbestands-Position |
| 15 | Umsatz | M | 18 | Umsatz der Auftragsbestands-Position |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Zahlungseingänge zu externen Rechnungen abfragen
Die Abfrage von Zahlungseingängen zu importierten Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_PAYMENT_GET. Damit stehen im externen System Informationen über den in Collmex gebuchten Zahlungseingang zur Verfügung.
Achtung: Die Funktion funktioniert nur für über die Satzart CMXUMS importiere Umsätze, nicht für Rechnungen, die in Collmex selbst erzeugt wurden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_PAYMENT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Rechnungsnummer | C | 30 | Optional. Falls nicht angegeben, werden die Zahlungen zu allen Rechnungen zurückgegeben. |
| 4 | Nur neue Zahlungen | I | 8 | 1 = Es werden nur Zahlungen zu Rechnungen zurückgegeben, für die seit der letzten Abfrage Zahlungseingänge neu gebucht oder storniert wurden. |
| 5 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Wenn angegeben, werden nur Zahlungen für Rechnungen zurückgegeben, die von diesem System eingebucht wurden. |
Das Ergebnis wird mit der Satzart INVOICE_PAYMENT zurückgegeben.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_PAYMENT | |
| 2 | Rechnungsnummer | C | 30 | - |
| 3 | Datum | D | 8 | Datum der Zahlung (Belegdatum der Buchung) |
| 4 | Gezahlter Betrag | M | 18 | Über ein Finanzkonto (Bank, Kasse) tatsächlich bezahlter Betrag |
| 5 | Reduzierender Betrag | M | 18 | Der offene Posten wurde um diesen Betrag reduziert. Der tatsächlich gezahlte Betrag kann kleiner sein als der reduzierende Betrag z.B. bei Skonto, Kleinbetragsdifferenzen oder Forderungsverlusten. |
| 6 | Geschäftsjahr | I | 8 | Geschäftsjahr der Buchung |
| 7 | BuchungNr | I | 8 | Nummer der Buchung |
| 8 | BuchungPos | I | 8 | Position der Buchung |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. |
Zu einer Rechnung werden immer alle zugeordneten Buchungen übertragen. Wird ein Zahlungseingang storniert, und der Posten damit wieder offen, ist das Zahldatum und der Betrag leer.
Geschäftsjahr, BuchungNr und BuchungPos identifizieren die Zahlung eindeutig. Diese drei Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Zahlungseingänge zu externen Vorkasse-Kundenaufträgen abfragen
Die Abfrage von Zahlungseingängen zu Vorkasse-Kundenaufträgen erfolgt über die Satzart ORDER_PAYMENT_GET. Damit stehen im externen System Informationen über den in Collmex gebuchten Zahlungseingang zur Verfügung.
Achtung: Die Funktion funktioniert nur für über die Satzart ORDER_AMOUNTS importieren Vorkasse-Kundenaufträge, nicht für Kundenaufträge, die in Collmex selbst erzeugt wurden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ORDER_PAYMENT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Auftragsnummer | C | 30 | Optional. Falls nicht angegeben, werden die Zahlungen zu allen Aufträgen zurückgegeben. |
| 4 | Nur neue Zahlungen | I | 8 | 1 = Es werden nur Zahlungen zu Aufträgen zurückgegeben, für die seit der letzten Abfrage Zahlungseingänge neu gebucht oder storniert wurden. |
| 5 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. Wenn angegeben, werden nur Zahlungen für Aufträgen zurückgegeben, die von diesem System eingebucht wurden. |
Das Ergebnis wird mit der Satzart ORDER_PAYMENT zurückgegeben.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ORDER_PAYMENT | |
| 2 | Auftragsnummer | C | 30 | - |
| 3 | Datum | D | 8 | Datum der Zahlung (Belegdatum der Buchung) |
| 4 | Gezahlter Betrag | M | 18 | Über ein Finanzkonto (Bank, Kasse) tatsächlich bezahlter Betrag |
| 5 | Reduzierender Betrag | M | 18 | Der offene Posten wurde um diesen Betrag reduziert. Der tatsächlich gezahlte Betrag kann kleiner sein als der reduzierende Betrag z.B. bei Skonto, Kleinbetragsdifferenzen oder Forderungsverlusten. |
| 6 | Geschäftsjahr | I | 8 | Geschäftsjahr der Buchung |
| 7 | BuchungNr | I | 8 | Nummer der Buchung |
| 8 | BuchungPos | I | 8 | Position der Buchung |
| 9 | Systemname | C | 20 | Name des externen Systems. |
Zu einem Auftrag werden immer alle zugeordneten Buchungen übertragen. Wird ein Zahlungseingang storniert, und der Posten damit wieder offen, ist das Zahldatum und der Betrag leer.
Geschäftsjahr, BuchungNr und BuchungPos identifizieren die Zahlung eindeutig. Diese drei Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Datev-Export abfragen
Die Abfrage des Datev-Exports erfolgt über die Satzart DATEV_EXPORT_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert DATEV_EXPORT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Geschäftsjahr | I | 8 | |
| 4 | Datum von | D | 8 | Optional |
| 5 | Datum bis | D | 8 | Optional |
Als Ergebnis wird der Datev-Export als ZIP-Datei zurückgegeben.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Zahlungsbedingungen abfragen
Die Abfrage von Zahlungsbedingungen erfolgt über die Satzart TERMS_OF_PAYMENT_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert TERMS_OF_PAYMENT_GET |
Als Ergebnis werden alle Zahlungsbedingungen in der Satzart CMXTOP zurückgegeben.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXTOP | |
| 2 | Nr | I | 30 | Interne Nr der Zahlungsbedingung |
| 3 | Bezeichnung | C | 255 | |
| 4 | Zahlart | I | 8 | 0 = Rechnung, 1 = Bankeinzug, 2 = Vorkasse, 3 = Keine, 4 = Nachnahme, 5 = Zahlungsdienstleister, 6 = Bar, 7 = Karte |
| 5 | Inaktiv | I | 8 | 1 = Inaktiv |
| 6 | Periode-1 | I | 8 | Erste Zahlungsperiode in Tagen |
| 7 | Skonto-1 | M | 18 | Skonto in Prozent für die erste Periode |
| 8 | Periode-2 | I | 8 | Zweite Zahlungsperiode in Tagen |
| 9 | Skonto-2 | M | 18 | Skonto in Prozent für die zweite Periode |
| 10 | Periode-3 | I | 8 | Dritte Zahlungsperiode in Tagen |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: API Fehler-Protokoll abfragen
Die Abfrage des API Fehler-Protokolls erfolgt über die Satzart API_LOG_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert API_LOG_GET |
Als Ergebnis werden die Protokolleinträge des aktuellen und des vergangenen Monats in Form der Satzart API_LOG zurückgegeben. Jede Zeile entspricht einem Protokolleintrag.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert API_LOG | |
| 2 | Datum | D | 8 | |
| 3 | Uhrzeit | D | 8 | |
| 4 | Meldungstext | C | 255 | |
| 5 | Benutzer | C | 20 | |
| 6 | IP-Adresse | C | 20 |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Shop-Export für Suchmaschinen
Die Abfrage von Shop-Produkten für Suchmaschinen erfolgt über die Satzart SEARCH_ENGINE_PRODUCTS_GET. Nutzen Sie diese Abfrage, wenn Sie z.B. die Dateien zeitgesteuert abfragen und auf Ihren Webspace übertragen möchten.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SEARCH_ENGINE_PRODUCTS_GET | |
| 2 | Webauftritt Nr | I | 8 | Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. |
| 3 | Export-Format | I | 8 | 0 = Universal-CSV, 1 = Google Merchant Center, 2 = Shopping.com, 3 = Kelkoo Basis |
Das Ergebnis der Abfrage ist eine CSV-Datei im angeforderten Export-Format.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Fällige Lieferungen anlegen
Das Anlegen von fälligen Lieferungen erfolgt über die Satzart CREATE_DUE_DELIVERIES.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CREATE_DUE_DELIVERIES | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Kunde Nr | I | 8 | |
| 4 | Liefertermin bis | D | 8 | |
| 5 | Nur wenn Bestand verfügbar | I | 8 | 1 = Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. |
| 6 | Warenausgang buchen | I | 8 | 1 = Es wird direkt der Warenausgang zu den angelegten Lieferungen gebucht. |
| 7 | Auftragsnummer | I | 8 | |
| 8 | Lieferdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum als Liefertermin gesetzt. |
Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Fällige Lieferungen anlegen.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Fällige Lieferantenaufträge anlegen
Das Anlegen von fälligen Lieferungen erfolgt über die Satzart CREATE_DUE_PURCHASE_ORDERS.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CREATE_DUE_PURCHASE_ORDERS | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Lieferant Nr | I | 8 | |
| 4 | Produktnummer | C | 20 | |
| 5 | Produkt Gruppe Nr | I | 8 | Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. |
| 6 | Kundenauftrag Nr | I | 8 | |
| 7 | Produktionsauftrag Nr | I | 8 | |
| 8 | Vorbestellen für | I | 8 | |
| 9 | Liefertermin übernehmen | I | 8 | 1 = Liefertermin wird übernommen |
Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Fällige Lieferantenaufträge anlegen.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Zahlungseingangs-Mails senden
Das Senden von Zahlungseingangs-Mails erfolgt über die Satzart PAYMENT_CONFIRMATION_SEND.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PAYMENT_CONFIRMATION_SEND | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Auftragsnummer | I | 8 | |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | |
| 5 | Auftragsdatum von | D | 8 | |
| 6 | Auftragsdatum bis | D | 8 | |
| 7 | Bearbeiter | I | 8 |
Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Zahlungseingangs-Mail.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Versandübergabe ausführen
Die Versandübergabe erfolgt über die Satzart SHIPMENT_ORDERS_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SHIPMENT_ORDERS_GET | |
| 2 | Lieferung Nr | I | 8 | Nummer der Lieferung, falls nur für eine Lieferung die Versandübergabe ausgeführt werden soll. In diesem Fall können die folgenden Felder leer bleiben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | |
| 5 | Versandübergabe | I | 8 | 1 = Universal CSV-Adressexport, 2 = DHL Online Frankierung, 4 = Fulfillment-Dienstleister, 5 = Your GLS, 6 = Hermes, 8 = Deutsche Post Internetmarke, 10 = DHL Geschäftskundenportal, 11 = UPS Paketversand Online, 12 = myDPD |
| 6 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. |
| 7 | Übergabe erforderlich | I | 8 | 1 = Es werden nur die Lieferungen exportiert, für die noch kein Export erfolgt ist. |
| 8 | Liefertermin von | D | 8 | |
| 9 | Liefertermin bis | D | 8 | |
| 10 | Sendungsdatum | D | 8 |
Zur detaillierten Beschreibung der Felder s. Versandübergabe Lieferungen.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Versand-Benachrichtigung senden
Das Senden von Versand-Benachrichtigungs-Mails für Lieferungen erfolgt über die Satzart SHIPMENT_NOTIFICATION_SEND.
Über die folgenden Felder werden die Lieferungen gelesen und dann für jede Lieferung die Versand-Benachrichtigung versendet. Es werden nur Versand-Benachrichtigungen versendet, wenn für die jeweilige Lieferung bisher noch keine Versand-Benachrichtigung versendet wurde.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SHIPMENT_NOTIFICATION_SEND | |
| 2 | Lieferungsnummer | I | 8 | Optional. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. Kundennummer |
| 5 | Versandart Nr | I | 8 | Optional. Nummer der Versandart |
| 6 | Versandübergabe ist erfolgt | I | 8 | Optional. 1 = Versandübergabe für die Lieferung muss erfolgt sein |
| 7 | Mit Sendungsnummer | I | 8 | Optional. 1 = Für die Lieferung muss eine Sendungsnummer hinterlegt sein |
| 8 | Lieferdatum Von | D | 8 | Optional. |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Versand bestätigen in eBay
Die Bestätigung des Versands in eBay erfolgt über die Satzart SHIPMENT_CONFIRM.
Über die folgenden Felder werden die Lieferungen gelesen und dann für jede Lieferung der Versand in eBay bestätigt. Sofern eine Sendungsnummer in der Lieferung hinterlegt ist, wird diese an eBay übermittelt.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SHIPMENT_CONFIRM | |
| 2 | Lieferungsnummer | I | 8 | Optional. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. Kundennummer |
| 5 | Versandart Nr | I | 8 | Optional. Nummer der Versandart |
| 6 | Versandübergabe ist erfolgt | I | 8 | Optional. 1 = Versandübergabe für die Lieferung muss erfolgt sein |
| 7 | Mit Sendungsnummer | I | 8 | Optional. 1 = Für die Lieferung muss eine Sendungsnummer hinterlegt sein |
| 8 | Lieferdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 9 | Nicht bestätigt | I | 8 | Optional. 1 = Es werden nur Lieferungen bestätigt, die noch nicht bestätigt sind. |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Adressen den Adressgruppen zuordnen
Sofern Bedingungen für Adressgruppen hinterlegt sind, werden mit Ausführen von ASSIGN_ADDRESSES_TO_GROUP die Adressen den Adressgruppen zugeordnet, welche den Bedingungen entsprechen. Es wird die gleiche Funktion ausgeführt, wie bei Klick auf die Schaltfläche 'Adressen der Gruppe zuordnen' unter Adressgruppe Bedingungen.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert ASSIGN_ADDRESSES_TO_GROUP | |
| 2 | Adressgruppe | I | 8 | Optional. Nummer der Adressgruppe. Falls angegeben werden nur dieser Adressgruppe die Adressen zugeordnet. |
Siehe auch: Collmex API Inhalt, Adressgruppe Bedingungen
↑ Inhalt
Collmex API: Bankkonto-Auszug abholen
Das Abholen des Bankkonto-Auszugs über HBCI erfolgt mit der Satzart BANK_STATEMENT_GET_FROM_BANK.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert BANK_STATEMENT_GET_FROM_BANK | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern |
| 3 | IBAN | C | 40 | Die IBAN des Bankkontos |
| 4 | PIN | C | 30 | PIN für HBCI |
Es werden die Kontoumsätze von der Bank über HBCI abgeholt und ggfs. automatisch gebucht. Zur detaillierten Beschreibung s. Bankkonto-Auszug abholen (HBCI).
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Szenarien
Anbindung eines Rechnungsprogramms an die Buchhaltung
In diesem Szenario werden Rechnungen mit einer externen Auftragsbearbeitung oder Warenwirtschaft erstellt. Die Rechnungen sollen in der Collmex-Buchhaltung verbucht werden. In Collmex werden die Zahlungseingänge gebucht und die offenen Posten verwaltet. Die Informationen über die Zahlungseingänge werden an das externe Rechnungsprogramm zurückgegeben.
In regelmäßigen Abständen (z.B. einmal am Tag) überträgt das externe Programm neue und geänderte Rechnungen an Collmex und holt die Zahlungen zu den Rechnungen ab.
Die CSV-Datei enthält zuerst den Satz zur Authentifizierung und danach mehrere Umsätze. Im letzten Datensatz werden die neuen Zahlungseingänge abgefragt. Das Ergebnis der Übertragung sind die Zahlungen wiederum im CSV-Format.
Anbindung eines Kassensystems an die Buchhaltung
In diesem Szenario werden mehrere externe Kassen an Collmex angebunden. Nach dem Kassenabschluss überträgt jede Kasse ihre Umsätze an die Collmex - Buchhaltung und fragt gleichzeitig Änderungen an den Produkten ab.
Jede Kasse erhält einen eigenen Systemnamen (im Beispiel 'Kasse1'), um den Zeitpunkt der letzen Abfrage für jede Kasse separat verwalten zu können.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Collmex API: Szenario - Anbindung eines Online-Shops an die Warenwirtschaft
Eine häufige Anwendung des Collmex API ist die Anbindung eines externen Online-Shops an die Collmex Warenwirtschaft. Im Folgenden werden einige Vorgehensweisen aufgezeigt, die sich in der Praxis bewährt haben.
Bestellungen
Sicherlich das Wichtigste bei der Anbindung eines Shops ist die Übermittlung der Bestellungen. Dazu werden eingegangene Shop-Bestellung über die Satzart CMXORD-2 an Collmex übermittelt. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge angelegt und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet (s. E-Commerce).
Damit die Bestände in der Collmex-Warenwirtschaft verwaltet werden können, müssen die im Kundenauftrag angegebenen Produkte in Collmex bekannt sein (s. unten, Abschnitt Produktdaten).
Verfügt der Shop über eine eigene Kundenverwaltung, ist die Kundennummer während der Bestellung im Shop bekannt. Die Kundennummer kann im Auftrag mit gegeben werden. Wenn im Shop keine Kundenverwaltung existiert, oder sich der Kunde bei der Bestellung nicht angemeldet hat, kann die Kundennummer auch leer gelassen werden. Bei der Übertragung wird dann an Hand der Mailadresse des Käufers automatisch die Kundennummer ermittelt bzw. ein neuer Kunde angelegt.
Was den Zeitpunkt der Übertragung angeht, sollte die Bestellung möglichst sofort mit dem Kaufabschluss übermittelt werden, damit diese zeitnah in der Warenwirtschaft weiter verarbeitet werden kann.
Bestellstatus und Kundenbereich
Verfügt der Shop über einen Kundenbereich, besteht die Möglichkeit den Status der Kundenaufträge (bezahlt, beliefert, usw.) in Collmex abzufragen. Dazu steht die Satzart SALES_ORDER_GET zur Verfügung. Der aktuelle Status des Auftrags wird im Feld 44 der Satzart CMXORD-2 zurückgegeben.
Je nach Umfang des Kundenbereichs können auch die Rechnungen und Lieferungen (CSV und PDF) sowie die Stammdaten des Kunden abgefragt und angezeigt werden.
Nutzen Sie API Benachrichtigungen um eine Nachricht zu erhalten, sobald sich Daten geändert haben und rufen Sie nur die geänderten Daten per Sammelabfrage ab. Dazu wird in der Abfrage das Kennzeichen 'Nur geänderte' sowie der eigene Systemname übergeben. Zurück geliefert werden alle Dokumente, die sich seit der letzten Abfrage geändert haben oder neu angelegt wurden.
Produktdaten
Üblicherweise werden die Produkte zuerst in der Warenwirtschaft angelegt, da die Beschaffung über die Warenwirtschaft abgewickelt wird. Zur Abfrage neu angelegter und geänderter Produkte steht die Satzart PRODUCT_GET zur Verfügung. Mittels API Benachrichtigungen kann der Shop benachrichtigt werden, sobald Änderungen an Produkten durchgeführt wurden. Damit nicht jedes Mal alle Produkte neu übertragen werden müssen, sollte das Kennzeichen 'Nur geänderte' und der Systemname des Shops mit übergeben werden.
In der Praxis existieren in der Warenwirtschaft nicht nur Produkte, die für den Verkauf im Shop gedacht sind, sondern auch noch jede Menge andere Produkte. In der Warenwirtschaft gibt es aber keine Möglichkeit zu erkennen, ob ein Produkt im Shop verkauft werden soll oder nicht, so dass von Collmex erst einmal alle Produkte zurückgegeben werden. Die meisten Shops verfügen aber über ein Kennzeichen, das steuert, ob ein Produkt im Shop angeboten wird oder nicht. Wenn neue Produkte über die Schnittstelle im Shop angelegt werden, sollten die Produkte deshalb erst einmal als 'inaktiv' markiert werden, damit keine unerwünschten Produkte im Online-Shop erscheinen.
Da in der Warenwirtschaft nicht alle Felder des Online-Shop-Produkts bekannt sind (z.B. gibt es keine ausführliche Beschreibung, Grundpreisangaben, Bilder, usw.), müssen die fehlenden Felder nach der Übertragung vom Anwender ergänzt oder zumindest überprüft werden, bevor das Produkt im Online-Shop angeboten werden kann. Erst wenn alle Felder korrekt gepflegt sind, sollte das Produkt im Shop vom Anwender auf 'aktiv' gesetzt werden.
Kategorien
In der Collmex Warenwirtschaft gibt es hierarchische Produktgruppen. Diese können über die Satzart PRODUCT_GROUPS_GET abgefragt werden. Allerdings entsprechen die Produktgruppen in der Warenwirtschaft nicht immer den Kategorien in einem Shop, da die Kategorien für die Käufer ausgelegt sind, während sich die Produktgruppen meistens an den Bedürfnissen des Shop-Betreibers orientieren. Ob die Collmex-Produktgruppen direkt als Shop-Kategorien übernommen werden können, muss deshalb im Einzelfall geprüft werden.
Lagerbestand und Verfügbarkeit
Manche Shops zeigen dem Käufer die voraussichtliche Lieferzeit direkt an. Dazu kann die verfügbare Menge über die Satzart STOCK_AVAILABLE_GET abgefragt werden. Die Funktion ermittelt die verfügbare Menge aus dem aktuellen Lagerbestand, abzüglich der gesicherten Kundenaufträge. Ist keine Menge verfügbar, kann die prognostizierte Lieferzeit über die eigene Wiederbeschaffungszeit dem Käufer angezeigt werden.
Nutzen Sie API Benachrichtigungen um eine Nachricht zu erhalten, sobald sich die Verfügbarkeit eines Produkts geändert hat und rufen Sie nur die geänderten Daten per Sammelabfrage ab.
Zahlungsbestätigungen
Bei Zahlungen über Paypal oder Sofortüberweisung sendet der Zahlungsdienstleister eine automatische Zahlungsbestätigung an den Shop. Diese Bestätigung kann über die Satzart PAYMENT_CONFIRMATION an Collmex weiter gereicht werden, um eine entsprechende Statusänderung des Kundenauftrags zu bewirken.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
↑ Inhalt
Daten exportieren
Exportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren.
Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import.
Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.
Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern vor. Für den selektiven Export von Buchungen steht die Funktion Excel-Export unter Buchhaltung bzw. Übersicht → Schnittstellen zur Verfügung.
Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Buchungen exportieren
Verwandte Begriffe: Datenexport, Dateiexport, Datensicherung
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Daten löschen
Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).
Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zu löschende Daten | Löschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchungen, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.).
Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.). |
| Ja, wirklich löschen | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten. |
↑ Inhalt
Lieferanten-Preisliste importieren
Beim Import der Lieferanten-Preisliste werden in Collmex Lieferantenvereinbarungen und Produkte angelegt bzw. geändert.
Für den Import ist eine Satzart erforderlich, in welcher der Aufbau der Lieferanten-Preisliste festgelegt wurde. Legen Sie sich für jeden Lieferant eine eigene Satzart an, die Sie dann bei jedem Import verwenden.
Für den Import gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie die Satzart, für die Sie Daten importieren möchten.
- Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Importieren.
- Sollten Fehlermeldungen ausgegeben werden, korrigieren Sie die Fehler in der Datei und starten Sie den Import-Vorgang neu. Zur Korrektur der Fehler beachten Sie die Hilfe in der Funktion Satzart.
Hinweis: Wenn Sie nur einmal oder sehr selten Produkte und Preise importieren, können Sie auch die Importfunktion unter Verwaltung → Daten → importieren verwenden. Dort sind die Satzarten mit allen Feldern fest vorgegeben.
Siehe auch: Satzart anlegen, Satzart bearbeiten, Satzarten
↑ Inhalt
Satzart anlegen
Da in der Regel jeder Lieferant anders strukturierte Preislisten hat, legen Sie für jeden Lieferanten eine eigene Satzart an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen.
Siehe auch: Satzart bearbeiten, Satzarten, Lieferanten-Preisliste importieren
↑ Inhalt
Satzart bearbeiten
Die Satzart wird für den Import der Lieferanten-Preisliste benötigt. In einer Satzart ordnen Sie den internen Feldern (z.B. Produktnummer, EK-Preis usw.) eine Spalte aus der CSV-Preisliste Ihres Lieferanten zu. Wenn ein Feld nicht in der Preisliste enthalten ist (z.B. die interne Nummer der Firma oder die Lieferantennummer), kann auch ein Festwert zugeordnet werden.
Vorgehen
- Legen Sie alle internen Felder an, die zugeordnet werden sollen.
- Geben Sie bei Bedarf die Festwerte ein.
- Geben Sie bei Bedarf die Nummer der Spalte ein, in der sich das Feld in der Datei befindet.
- Klicken Sie auf Speichern.
Eingabefelder für die Satzart
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Satzart. Sie können den Namen frei wählen. |
| Vorlage Produkt | Wenn Produkte beim Import neu angelegt werden, wird dieses Produkt als Vorlage benutzt (s. Produkt anlegen → Kopieren von Produkt). |
| Erste Zeile ist Überschrift | Markieren Sie diese Option, wenn die erste Zeile beim Import ignoriert werden soll. |
| Dezimalzeichen ist Punkt | Markieren Sie diese Option, wenn das Dezimalzeichen ein Punkt statt einem Komma ist (z.B. 1.00 statt 1,00). |
| Nur ändern, nicht anlegen | Wenn markiert, werden keine Produkte angelegt, sollten diese noch nicht existieren. Es werden nur existierende Produkte geändert. |
Zuordnung der internen Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Internes Feld | Das interne Feld, welches zugeordnet werden soll. Siehe Tabelle unten für eine Beschreibung der internen Felder |
| Feldinhalt kommt aus | Festwert: Festwerte werden verwendet, wenn ein Feld nicht in der Import-Datei enthalten ist, wie z.B. die interne Nummer der Firma oder die Lieferantennummer. Sie geben dann bei Festwert den festen Wert ein. Feld in Datei: Das Feld wird aus der Datei eingelesen. Sie geben dann bei Feld-Nr in Datei die Spalte ein. Festwert + Feld in Datei: Der Festwert und der Feldinhalt werden zusammengefügt (Beispiel: Die Produktnummer kann aus der Lieferantennummer als Festwert und der Produktnummer aus der Datei zusammengesetzt werden). |
| Festwert | Der feste Wert, z.B. beim Feld Firma die interne Nummer der Firma |
| Feld-Nr in Datei | Nummer der Spalte in der CSV-Datei, in der sich der Inhalt befindet. |
Bedeutung der internen Felder
| Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Firma | I | 1 | Mussfeld. Interne Nummer der Firma, für die die Preise importiert werden (Verwaltung → Firma). |
| Lieferantennummer | I | 8 | Mussfeld. Nummer des Lieferanten, für den die Preisliste importiert wird. |
| Produktnummer | C | 20 | Optional. Das Produkt wird angelegt, falls das Produkt noch nicht existiert und die Produktnummer angegeben wurde. Falls die Produktnummer nicht angegeben wurde, versucht das Programm die Produktnummer über die Lieferantennummer und die ProdNr des Lieferanten zu ermitteln. |
| ProdNr des Lieferanten | C | 20 | Mussfeld. Produktnummer des Lieferanten in der Lieferantenvereinbarung |
| Prod.Bez. des Lieferanten | C | 255 | Mussfeld. Produktbezeichnung des Lieferanten in der Lieferantenvereinbarung |
| Einkaufspreis | M | 18 | Mussfeld. Nettopreis in der Lieferantenvereinbarung. Der Preis ist gültig, von dem Tag an, an dem Sie die Liste importiert haben. |
| Einkaufs-Preismenge | I | 18 | Optional. Pro welcher Menge der Preis gilt (Feld Menge der Lieferantenvereinbarung). Wenn nicht angegeben, wird 1 gesetzt. |
| Mengeneinheit | C | 3 | Optional. Mengeneinheit des Produkts. Code der Mengeneinheit in Großbuchstaben (siehe Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Mengeneinheiten). Wenn nicht angegeben, wird PCE (= Stück) gesetzt. |
| Verkaufspreis | M | 18 | Optional. Verkaufspreis (Feld Preis im Produkt). |
| Verkaufs-Preismenge | I | 18 | Optional. Pro welcher Menge der Preis gilt (Feld Menge im Produkt). |
| Preisgruppe | I | 3 | Optional. Interne Nummer der Preisgruppe (Feld Preisgruppe im Produkt) für den Verkaufspreis. |
| Lieferzeit | I | 8 | Optional. Feld Lieferzeit in Tagen aus der Lieferantenvereinbarung |
| Eigene Produktbezeichnung | C | 255 | Optional. Eigene Produktbezeichnung im Produkt |
| Produktgruppe | I | 8 | Optional. Interne Nummer der Produktgruppe (Verkauf → Produkt → Produktgruppe) |
| Verpackungseinheit | I | 18 | Optional. Verpackungseinheit, in der der Lieferant den Artikel liefert (Feld Verp.Einh in der Lieferantenvereinbarung). |
| Steuer in Prozent | I | 18 | Optional. Falls nicht angegeben, wird der volle Steuersatz angenommen. Der Wert muss einem gültigen Steuersatz in Prozent entsprechen (z.B. 19), sonst wird der volle Steuersatz angenommen. |
| Produkt-Kosten | M | 18 | Optional. Kosten des Produkts bei manueller Kostenermittlung. |
Datentypen
| Kürzel | Bemerkung | Beispiel |
|---|---|---|
| C | Alphanumerisch | Kunde Müller |
| I | Numerisch, ganze Zahlen | 5 |
| N | Numerisch mit max. drei Nachkommastellen | 5,25 |
| D | Datum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) | 20051021 |
| M | Geldbetrag mit zwei Nachkommastellen | 2056,34 |
| T | Uhrzeit im Format HHMM | 1234 |
Siehe auch: Satzart anlegen, Satzarten, Lieferanten-Preisliste importieren
↑ Inhalt
Satzarten
Alle vorhandenen Satzarten werden angezeigt. Zum Bearbeiten einer Satzart klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Satzart anlegen, Satzart bearbeiten, Lieferanten-Preisliste importieren
↑ Inhalt
Nummernvergabe
In der Nummernvergabe legen Sie fest, wie die Nummern für Dokumente, Kunden, Lieferanten, Produkte und Positionen vergeben werden sollen.
Objekt
Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe für Dokumente bei Eins (1, 2 ...). Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie eine abweichende Nummer ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Soll die Dokumentnummer die Jahreszahl enthalten (z.B. JJJJ00001), ändern Sie die Einstellung für das jeweilige Dokument jedes Jahr, bevor Sie das erste Dokument erstellen.
Die Dokumentnummern können nur aus Zahlen bestehen. Buchstaben und Sonderzeichen sind nicht möglich.
Kunden und Lieferanten*
Bei Kunden startet die Nummernvergabe bei 10.000, bei Lieferanten mit 70.000.
Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Daten nach Datev übernehmen möchte, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 und die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb dieser Bereiche angelegt, können während des Datev-Exports auch eigene Datev-Nummern automatisch vergeben werden.
Positionen
Die einzelnen Positionen in den Dokumenten (Angebot, Rechnung usw.) werden 1, 2 usw. nummeriert. Abweichend davon können Sie die Nummerierung in 10er-Schritten verwenden. Aktivieren Sie dazu das Feld 10er Schritte.
*Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Wechselkurse bearbeiten
Die Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet.
Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.
- Geben Sie ein, ab wann der Wechselkurs gültig ist.
- Nun geben Sie den Betrag und das Kürzel der 1. Währung ein. Ist Ihnen das Kürzel nicht bekannt, klicken Sie auf das Fernglas.
- Auf der rechten Seite wird der Betrag und das Kürzel der 2. Währung erfasst.
- Anschließend klicken Sie auf Speichern
| Gültig ab | Betrag | Währung | = | Betrag | Währung |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01. | 1,00 | USD | = | 0,79 | EUR |
| 01.02. | 1,00 | USD | = | 0,80 | EUR |
| 10.02. | 1,00 | USD | = | 0,78 | EUR |
| 01.03. | 1.000.000 | TRL | = | 0,59 | EUR |
| 01.07. | 1.000.000 | TRL | = | 0,56 | EUR |
↑ Inhalt
Zahlungsbedingungen anzeigen
Alle Zahlungsbedingungen werden als Liste angezeigt. Wenn Sie eine Zahlungsbedingungen im Detail anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Sollen die Zahlungsbedingungen nach Bezeichnung sortiert angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Nach Bezeichnung sortieren'.
Siehe auch: Zahlungsbedingung bearbeiten, Zahlungsbedingungen anlegen
↑ Inhalt
Zahlungsbedingung anlegen
Wählen Sie die Zahlart und eine Bezeichnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbedingung anlegen.
Es stehen die folgenden Zahlarten zur Verfügung
| Zahlart | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung | Zahlung auf Rechnung, d.h. der Kunde bezahlt nach Erhalt der Ware oder Leistung. In der Zahlungsbedingung können Sie verschiedene Fristen für den Abzug von Skonto angeben. |
| Bankeinzug | Zahlung erfolgt per Bankeinzug. In der Zahlungsbedingung können Sie eine Frist für die Lastschrift und ein Skonto angeben. |
| Vorkasse | Die Zahlung erfolgt vor der Lieferung oder der Leistungserbringung. |
| Zahlungsdienstleister | Die Zahlung erfolgt über einen Dienstleister. |
Siehe auch Zahlungsbedingung bearbeiten
↑ Inhalt
Zahlungsbedingung bearbeiten
Sie können sowohl selbst angelegte Zahlungsbedingungen bearbeiten als auch die Texte für die Standard-Zahlungsbedingungen ändern.
| Schaltfläche | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Standard-Texte setzen | Nur bei Zahlart 'Rechnung' und 'Bankeinzug'. Setzt Standardwerte für die Felder Bezeichnung die die Texte. | ||||||||||||||||||||||||||
| Löschen | Löscht die Zahlungsbedingung. Das Löschen ist nur möglich, solange die Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde. | ||||||||||||||||||||||||||
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Interne Nr | Diese Nummer wird intern verwendet. Beim Datenimport bestimmt die interne Nummer die Zahlungsbedingung. | ||||||||||||||||||||||||||
| Bezeichnung | Die Bezeichnung erscheint in der Auswahlliste im Programm. | ||||||||||||||||||||||||||
| Zahlungs-Bestätigung erforderlich | Nur bei Zahlart 'Zahlungsdienstleister'. Wenn markiert, wird ein Kundenauftrag erst für die Lieferung frei gegeben, wenn im Kundenauftrag im Reiter 'Verkauf' im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist. Wählen Sie diese Option, wenn Sie von Ihrem Zahlungsdienstleister benachrichtigt werden, sobald die Lieferfreigabe erfolgt ist. | ||||||||||||||||||||||||||
| Inaktiv | Wenn eine Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde, kann sie hier inaktiviert werden. Die Zahlungsbedingung erscheint dann nicht in der Auswahlliste. | ||||||||||||||||||||||||||
| Texte für Druck | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Text, Englisch | Text für Angebot und Auftragsbestätigung in Deutsch und Englisch
Bei der Zahlart 'Rechnung' können folgende Platzhalter im Text verwendet werden. Die Platzhalter werden beim Druck durch die jeweiligen Werte ersetzt:
| ||||||||||||||||||||||||||
| Für Rechnung, Rechnung-Englisch | Text für Rechnung in Deutsch und Englisch
Zusätzlich zu den oben genannten Platzhaltern stehen für die Rechnung noch die folgenden Platzhalter zur Verfügung:
Zusätzlich können alle für Rechnungen gültige Platzhalter verwendet werden. | ||||||||||||||||||||||||||
| Für Rechnung, Rechnung-Englisch | Text für Rechnung in Deutsch und Englisch | ||||||||||||||||||||||||||
| Für Gutschrift, Gutschrift-Englisch | Nur für Zahlungsbedingung 1 (Sofort ohne Abzug). Für Gutschriften mit der Zahlungsbedingung 'Sofort ohne Abzug' wird dieser Text verwendet statt der Text für Rechnungen. | ||||||||||||||||||||||||||
| Periode-1 | Anzahl der Tage für die erste Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der ersten Periode, kann das Skonto-1 abgezogen werden. | ||||||||||||||||||||||||||
| Skonto-1 | Skonto für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch die Felder Periode-2, Skonto-2 und Periode-3 leer. | ||||||||||||||||||||||||||
| Periode-2 | Anzahl der Tage für die zweite Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der zweiten Periode, kann das Skonto-2 abgezogen werden. | ||||||||||||||||||||||||||
| Skonto-2 | Skonto für die zweite Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch das Feld Periode-3 leer. | ||||||||||||||||||||||||||
| Periode-3 | Anzahl der Tage bis die Forderung spätestens beglichen sein muss. | ||||||||||||||||||||||||||
| Bankverbindung | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Bankverbindung drucken | Nur bei Zahlart 'Vorkasse', 'Zahlungsdienstleister'. Wählen Sie aus, welche Bankverbindung auf die Dokumente gedruckt werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||
| Abrechnungs-Konto | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Konto Nr | Nur für Zahlarten Bar, Karte und Dienstleister: Kundenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht. | ||||||||||||||||||||||||||
| Einkauf-Konto Nr | Nur für Zahlarten Karte und Dienstleister: Belege für Lieferantenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht. | ||||||||||||||||||||||||||
| Bankeinzug | Bedeutung (Nur für Zahlart Bankeinzug) | ||||||||||||||||||||||||||
| Einzug nach | Der Posten ist erst nach der eingegebenen Anzahl von Tagen zum Einzug fällig. | ||||||||||||||||||||||||||
| Skonto | Das gewährte Skonto wird beim Anlegen der Zahlung automatisch abgezogen. | ||||||||||||||||||||||||||
| Firmenlastschrift | Wenn markiert, werden die Lastschriften als Firmenlastschrift an die Bank übermittelt. Ist die Option nicht gewählt gilt die normale Basislastschrift. | ||||||||||||||||||||||||||
| Sonstige Einstellungen | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||
| Datev-Zahlungsbedingung | Die Nummer der Datev-Zahlungsbedingung (1-99). Die Datev-Zahlungsbedingung wird beim Datev-Export für Kundenrechnungen im Belegfeld 2 exportiert. Geben Sie die Nummern nach Absprache mit Ihrem Steuerberater ein. | ||||||||||||||||||||||||||
| UN/EDIFACT Zahlart | Die standardisierte Zahlart für die E-Rechnung. Geben Sie eine Zahlart aus der Liste UNTDID 4461 ein. |
Siehe auch: Zahlungsbedingungen anlegen, Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten
↑ Inhalt
Mengeneinheiten
Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert.
Um eine neue Mengeneinheit hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf das Fernglas neben dem ersten Feld in der letzten Zeile.
- Wählen Sie eine Mengeneinheit aus der Liste der von der ISO standardisierten Mengeneinheiten.
- Zum Suchen nutzen Sie die Suchfunktion Ihres Browsers.
- Um die gewünschte Mengeneinheit hinzuzufügen, klicken Sie auf Übernehmen.
- Ergänzen Sie ggfs. Kürzel, Bezeichnung und Anzahl der Nachkommastellen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Eine neutrale Mengeneinheit ist C62. Sie steht einfach für "Eins"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Code | Collmex-Interner Code für die Mengeneinheit. Unter diesem Code wird die Mengeneinheit in der Collmex-Datenbank eindeutig identifiziert. Bei neuen Mengeneinheiten muss der Code einem ISO-Code entsprechen (s.u.). |
| Kürzel | Kürzel, das in deutschsprachigen Dokumenten ausgegeben wird. |
| Englisch | Kürzel für englischsprachige Dokumente |
| Nachkommastellen | Stellen nach dem Komma, die zu der Menge angegeben werden. |
| Bezeichnung | Name der Mengeneinheit. Zur internen Information |
| ISO Code | Der ISO-Code wird für die E-Rechnung verwendet. In einer E-Rechnung dürfen nur die international genormten ISO-Codes vorkommen. Klicken Sie auf die Lupe, um eine Maßeinheit auszuwählen aus den Listen UN/ECE Recommendation No. 20 + 21. Benutzen Sie ggfs. die Suchfunktion Ihres Browsers, um in der Liste zu suchen. |
Löschen: Zum Löschen einzelner Mengeneinheiten klicken Sie auf den Mülleimer neben der zu löschenden Zeile. Bei Bedarf kann die Mengeneinheit später wieder in die Liste eingefügt werden (siehe oben).
↑ Inhalt
Bestandstypen*
Bestandstypen werden verwendet, um Bestände eines Produkt getrennt zu führen. In der Tabelle werden alle für die Firma vorhandenen Bestandstypen angezeigt. Die Standard-Bestandstypen 'Frei', 'Gesperrt' und 'FBA' können nicht geändert werden. Um einen zusätzlichen Bestandstyp anzulegen, tragen Sie in die letzte Zeile eine Bezeichnung ein und klicken Sie auf Speichern.
Die zusätzlichen Bestandstypen können frei verwendet werden (z.B. zur Trennung der Bestände innerhalb eines Lagerorts oder auch um den Bestand externer Lagerorte zu verwalten).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Interne Nummer des Bestandstyps. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung des Bestandstyps kann frei gewählt werden. Bei den Bestandsbuchungen erscheint die Bezeichnung in der Auswahlliste. |
| Verfügbar | Wenn aktiviert, wird der Bestand dieses Bestandstyps zur verfügbaren Menge gezählt. Andernfalls ist der Bestand nicht verfügbar. |
| Inaktiv | Sobald der Bestandstyp in einer Bestandsbuchung verwendet wurde, kann er nicht mehr gelöscht werden. Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie einen Bestandstyp nicht mehr verwenden möchten. Bei den Bestandsbuchungen kann der Bestandstyp dann nicht mehr ausgewählt werden. |
Siehe auch: Einführung Bestand
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Versandarten und Versandgruppen*
Über Versandarten und Versandgruppen werden die Versandkosten automatisch ermittelt in Abhängigkeit von Produkt, Gesamtgewicht des Angebots / Kundenauftrags / Rechnung und Lieferland. Die Zusammenhänge verdeutlicht folgendes Beispiel:
| Gewichts- klasse | Versand- gruppe | Prio | Versandart | Ländergruppe | bis KG | Versand- kosten |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Päckchen | 1 | DHL Päckchen | DE | 2,0 Kg | 3,90 € |
| DHL Päckchen EU | Ausland | 2,0 Kg | 8,60 € | |||
| 2 | Paket | 1 | DHL Paket | DE | 5,0 Kg | 17,00 € |
| 10,0 Kg | 22,00 € | |||||
| 20,0 Kg | 32,00 € | |||||
| UPS Paket | Ausland | 25,0 Kg | 29,80 € | |||
| 2 | Spedition | DE | 250,0 Kg | 75,00 € | ||
| 3 | Sperrgut | 1 | Spedition | DE | 250,0 Kg | 75,00 € |
In dem Beispiel verkaufen Sie Produkte, die in drei Versandgruppen eingeteilt sind: Päckchen, Paket und Sperrgut. Päckchen versenden Sie mit DHL. Innerhalb Deutschlands versenden Sie leichte Pakete mit DHL, schwere Pakete per Spedition, außerhalb Deutschlands mit UPS. Der Versand per Spedition ist nur innerhalb Deutschlands möglich.
In Angebot / Kundenauftrag / Rechnung wird automatisch in Abhängigkeit von Gewicht und Lieferland eine Versandart aus der Versandgruppe des Produkts ermittelt und die zugeordneten Versandkosten ausgewiesen. Bei mehr als einem Produkt in Angebot / Kundenauftrag / Rechnung, wird die Versandgruppe mit der höheren Gewichtsklasse gewählt. Beispiel: Ein Kunde bestellt eine Briefmarke (Päckchen) und eine Waschmaschine (Sperrgut). Der Versand muss deshalb als Sperrgut erfolgen.
Den Produkten weisen Sie eine Versandgruppe zu im Produkt unter 'Verkauf → Versandgruppe'.
Siehe auch: Versandart bearbeiten; Versandgruppen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Versandart anlegen
Wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Versandart anlegen.
Siehe auch Versandart bearbeiten
↑ Inhalt
Versandart bearbeiten
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bezeichnung | Name der Versandart. Wird nur intern verwendet. Erscheint nicht auf dem Dokument. | ||||||||||||||
| Gültig für Ländergruppe | Für die automatische Ermittlung der Versandart kann die Versandart auf eine bestimmte Ländergruppe eingeschränkt werden. Gilt die Versandart für alle Ländergruppen, wählen Sie keine Gruppe aus. Ländergruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Ländergruppen. | ||||||||||||||
| Tracking-Link | Der Tracking-Link wird in der Lieferung im Reiter 'Versand' hinter der Sendungsnummer zur leichteren Sendungsverfolgung angezeigt. Geben Sie Sendungsnummer innerhalb des Links über den Platzhalter <<Sendungsnummer>> ein. Beispiele:
|
Nachnahme-Gebühr
Die Nachnahme-Gebühr wird in Angebot, Kundenauftrag und Rechnung gesondert ausgewiesen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Preisgruppe | Preisgruppe, für die die Nachnahme-Gebühr gültig ist. |
| Gebühr | Betrag |
Um eine weitere Zeile einzufügen und Ihre Eingabe zu speichern, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Speichern oder Sie drücken die Enter-Taste.
Um eine Versandart zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Das Löschen ist nur dann möglich, wenn die Versandart in keinem Dokument (z.B. Rechnung) verwendet wird.
Versandart-Info
Die Versandart-Info verwenden Sie über den Platzhalter <<VersandartInfo>> in der Versand-Benachrichtigung sowie den Kopf- und Schlusstext der Lieferung. Auf die Sendungsnummer der Lieferung greifen Sie über das Feld <<Sendungsnummer>> zu. So ist es insbesondere möglich, dem Empfänger eine Sendungsverfolgung (Paket-Tracking) bereit zu stellen.
Zugeordnete Versandbedingungen*
Verknüpfen Sie hier die Collmex-Versandart mit der eBay-Versandbedingung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| eBay-Regulärer Versand | Beim Anlegen von Kundenaufträgen für eBay-Verkäufe wird über die zugeordnete eBay-Versandbedingung die Versandart des Kundenauftrags bestimmt. Voraussetzung ist, dass der Käufer beim eBay-Kauf die gewünschte Versandbedingung ausgewählt hat. |
| eBay-Nachnahme | Bei eBay ist Nachnahme keine Zahlart, dafür gibt es eigene eBay-Versandbedingungen. Aus diesem Grund können zwei eBay-Versandbedingungen einer Versandart zugeordnet werden. |
Satzbeschreibung für den Universal CSV-Adressexport der Versandübergabe
Verwenden Sie dieses Format für die Versandübergabe, wenn Sie im Programm Ihres Paket-Dienstleisters das Import-Format frei definieren können (z.B. GLS Gepard, UPS, DPD DELISprint). Alle für den Paketscheindruck relevanten Felder werden exportiert, jedes Feld durch ein Semikolon getrennt.
| Nr | Feld |
|---|---|
| 1 | Nummer der Lieferung |
| 2 | Absender-Firma |
| 3 | Absender-Abteilung |
| 4 | Absender-Straße |
| 5 | Absender-PLZ |
| 6 | Absender-Ort |
| 7 | Absender-Land ISO Code 2-Stellig |
| 8 | Absender-Land ISO Code 3-Stellig |
| 9 | Absender-Land ISO Code numerisch |
| 10 | Absender-Land als Text |
| 11 | Absender-Telefon |
| 12 | Absender-Fax |
| 13 | Absender-Mail |
| 14 | Kundennummer |
| 15 | Empfänger-Anschrift Zeile 1 |
| 16 | Empfänger-Anschrift Zeile 2 |
| 17 | Empfänger-Anschrift Zeile 3 |
| 18 | Empfänger-Anrede |
| 19 | Empfänger-Titel |
| 20 | Empfänger-Vorname |
| 21 | Empfänger-Nachname |
| 22 | Empfänger-Firma |
| 23 | Empfänger-Abteilung |
| 24 | Empfänger-Straße |
| 25 | Empfänger-PLZ |
| 26 | Empfänger-Ort |
| 27 | Empfänger-Vorname Nachname |
| 28 | Reserviert |
| 29 | Empfänger-Land ISO Code 2-Stellig |
| 30 | Empfänger-Land ISO Code 3-Stellig |
| 31 | Empfänger-Land ISO Code numerisch |
| 32 | Empfänger-Land als Text |
| 33 | Empfänger-Telefon |
| 34 | Empfänger-Fax |
| 35 | Empfänger-Mail |
| 36 | Versender-ProduktNr |
| 37 | Nachnahme-Bezeichnung der Zahlungsbedingung |
| 38 | Nachnahme-Rechnungsnummer |
| 39 | Nachnahme-Betrag |
| 40 | Gewicht in kg |
| 41 | Freifeld aus der Versandart |
| 42 | Absender-Straße ohne die Hausnummer |
| 43 | Absender-Hausnummer |
| 44 | Empfänger-Straße ohne die Hausnummer |
| 45 | Empfänger-Hausnummer |
Siehe auch: Versandart anlegen
* Nicht in allen Versionen
↑ Inhalt
Versandgruppen
Die Versandgruppe legt fest, wie ein Produkt versendet werden kann. Wenn z.B. eine Ware als Paket versendet wird, legen Sie eine Versandgruppe mit der Bezeichnung Paket an und wählen dann aus, welche Versandarten möglich sind (z.B. Dhl-Paket, UPS-Paket). Die Versandarten erstellen Sie unter Verwaltung → Versandarten.
Die Versandgruppe hinterlegen Sie im Produkt unter dem Reiter Verkauf.
Hier werden alle Versandgruppen angezeigt. Zum Ändern einer Versandart klicken Sie auf den Link Anzeigen. Um eine neue Versandgruppe hinzufügen, klicken Sie auf Versandgruppe anlegen.
Siehe auch: Versandgruppe bearbeiten, Versandarten
↑ Inhalt
Versandgruppe anlegen
Wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Versandgruppe anlegen.
Siehe auch: Versandgruppe bearbeiten
↑ Inhalt
Versandgruppe bearbeiten
Die Versandgruppe hinterlegen Sie im Produkt unter dem Reiter Verkauf.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Gruppe |
| Gewichtsklasse | Für den Shop: Bei mehreren Produkten im Warenkorb mit unterschiedlichen Versandgruppen, wählt das Programm die Versandgruppe mit der höchsten Gewichtsklasse. |
| Priorität | Für den Shop: Geben Sie eine Zahl ein. Die Versandarten werden numerisch aufsteigend im Shop angezeigt. Die Versandart mit der kleinsten Zahl erscheint an erster Stelle. |
| Versandart | Wählen Sie eine Versandart aus. |
Zum Speichern Ihre Eingaben klicken Sie auf Speichern. Um die Versandgruppe zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
Siehe auch: Versandarten
↑ Inhalt
Ländergruppen
Ländergruppen benötigen Sie, wenn eine Versand- oder Zahlart nur für bestimmte Länder oder Regionen gilt (z.B. Spedition nur in Europa).
Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie auf Ländergruppe anlegen. Um Änderungen vorzunehmen klicken Sie auf Anzeigen.
Siehe auch: Laendergruppe bearbeiten
↑ Inhalt
Ländergruppe anlegen
Wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Ländergruppe anlegen.
Siehe auch: Ländergruppe bearbeiten
↑ Inhalt
Ländergruppe bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Gruppe (z.B. Europa) |
| Land | Geben Sie ein Länderkürzel ein oder wählen Sie ein Land aus der Liste (Fernglas). Sobald Sie ein Kürzel eingegeben haben, erscheint eine neue eingabebereite Zeile für die Eingabe eines weiteren Landes. Auf diese Weise fügen Sie beliebig viele Länder in die Liste ein.
Zum Entfernen eines Landes aus der Liste klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile. |
Füllen Sie die beiden Felder aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste oder auf die Schaltfläche Speichern. Um die Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
Siehe auch: Laendergruppe anlegen
↑ Inhalt
Einstellungen Versandübergabe
Wählen Sie zuerst eine Option im Feld Versandübergabe, nehmen Sie Ihre Eingaben und Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern. Die Versandübergabe hinterlegen Sie bei der Versandart.
Fulfillment-Dienstleister
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Übergabe im CSV-Format |
|
| Mit Spaltenüberschrift | In der CSV-Datei werden in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften ausgegeben. |
| Lieferadresse immer ausgeben | In der CSV-Datei im Collmex-Format wird die Lieferadresse in den Feldern 47-60 auch ausgegeben, wenn die Lieferadresse identisch ist mit der Kundenadresse. |
| Übergabe im PDF-Format | Die Lieferungen werden im PDF-Format exportiert. Alle Lieferungen werden zusammen in eine PDF-Datei geschrieben. Diese kann dann beim Fulfillment-Dienstleister ausgedruckt werden. |
| Direkt per E-Mail senden an | Tragen Sie hier die E-Mailadresse Ihres Fulfillment-Dienstleister ein, wenn die CSV und/oder PDF Dateien per Mail an den Fulfillment-Dienstleister gesendet werden sollen. Mit dem Ausführen der Versandübergabe wird die Mail direkt mit den Dateien im Anhang versendet. |
| Blindkopie senden an | Eine Kopie der Mail geht an die hier angegebene E-Mailadresse. |
| Betreff | Der Betreff für die E-Mail an den Fulfillment-Dienstleister |
| E-Mail Text | Der Text für die E-Mail an den Fulfillment-Dienstleister |
Für Betreff und E-Mail Text stehen die folgenden Platzhalter zur Verfügung:
- <<Datum>> für das aktuelle Datum und
- <<Lieferungen>> für die Nummern der Lieferungen.
Universal CSV-Adressexport
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Trennzeichen | Wählen Sie hier das Trennzeichen, das die Felder trennt. |
| Anführungszeichen | Ein Feld kann in doppelte Anführungszeichen (") gesetzt sein. Mögliche Einstellungen sind:
|
| Mit Spaltenüberschrift | In der CSV-Datei werden in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften ausgegeben. |
Siehe auch: Versandarten, Versandübergabe Lieferungen
↑ Inhalt
Einstellungen Suche
Hier stellen Sie ein, welche Felder zusätzlich bei der Suche nach Angeboten, Kundenaufträgen, Rechnungen, Lieferungen oder Produkten angezeigt werden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standard-Anzeige-Zeitraum | Anzahl der Monate, für welche die Dokumente standardmäßig angezeigt werden. |
| Spalte | Die Nummer der Spalte bestimmt die Reihenfolge der Felder |
| Inhalt | Wählen Sie hier, welches Feld angezeigt werden soll. |
↑ Inhalt
Vertrag
Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.
Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version
↑ Inhalt
Rechnungsadresse
Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version
↑ Inhalt
Bankverbindung
Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank Gebühren, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version
↑ Inhalt
Version
Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.
Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.
Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Kündigung
↑ Inhalt
Kündigung
Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.
Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!
Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Version