Handbuch Collmex basic

Einleitung

• Einleitung
• Testphase
• Programmbedienung

Verkauf: Angebot, Rechnung und Projekt

• Einführung
• Verkaufsdokumente
• Angebot
• Rechnung und Gutschrift
• Projekt
• Produkt
• Kunde

Buchhaltung

• Einführung
• Buchen
• Eröffnungsbuchungen
• Jahresabschluss
• Buchungen anzeigen
• Buchung stornieren
• Import von Kontoauszügen
• Offene Posten
• Lieferant
• Mahnung
• Buchungsvorlagen
• Anlagen
• Mitarbeiter
• Reisekosten
• Belegverwaltung
• Datev-Export
• Buchungen exportieren

Auswertungen

• Gewinn- und Verlustrechnung
• Bilanz
• BWA
• Einnahme-Überschuss-Rechnung
• Summen-Salden-Liste
• Offene Posten
• Umsatzsteuer
• Zusammenfassende Meldung (ZM)

Verwaltung

• Firma
• Geschäftsjahr
• Konto
• Textbausteine
• Platzhalter
• Druck
• Mail-Ausgabe
• Mail-Konten
• Brief Fax
• Benutzer
• Zahlungsbedingungen
• Benutzer
• Mahnung
• Schnittstellen für den Datenaustausch
• Daten löschen
• Nummernvergabe
• Wechselkurse
• Zahlungsbedingungen
• Mengeneinheiten
• Vertrag

Verwandte Begriffe: Stornorechnung, Storno-Rechnung, Rücksendung, Reklamation, Retoure

Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*

Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

• Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.

* Nicht in allen Versionen

Rechnung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.

Rechnung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

• Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
• Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Rechnung löschen, Rechnung stornieren

Projekt

In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.

Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.

Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.

Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.

Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Projekt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

Projekt bearbeiten

Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.

Schaltfläche	Bedeutung
Projektsätze aus Produkten übernehmen	Es werden alle Produkte mit Mengeneinheit Stunde oder Tag als Projektsatz in das Projekt übernommen.
Löschen	Löscht das Projekt. Es ist nur möglich, ein Projekt zu löschen, solange noch keine Tätigkeiten erfasst wurden.
Feld	Bedeutung
Kunde	Bei Kundenprojekten geben Sie hier die Kundennummer ein. Bei internen Projekten lassen Sie das Feld leer.
Kundenauftrag*	Geben Sie hier die Nummer eines Kundenauftrags ein, falls sich das Projekt auf einen Kundenauftrag bezieht. Beim Anlegen von Rechnungen wird die Beziehung zum Kundenauftrag in die Rechnung übernommen.
Budget*	Ist ein Projektbudget festgelegt, können Tätigkeiten nur erfasst werden, solange das Budget nicht überschritten ist. Achtung: Das Budget wird nicht automatisch aus dem Kundenauftrag übernommen.
Bezeichnung	Geben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet.
Abrechnung manuell*	Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an.
Abgeschlossen	Markieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen.
Reisekostenpauschale	Ist eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen.
Mögliche Mitarbeiter*	Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet. Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können.
Währung	Standardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein. Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.
Projektsätze	Hier legen Sie die möglichen Tätigkeiten innerhalb des Projekts fest.
Produkt	Geben Sie hier optional eine Produktnummer ein. Das Produkt muss die Mengeneinheit Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) haben, damit es ausgewählt werden kann.
Bezeichnung	Geben Sie eine Bezeichnung für den Projektsatz ein. Die Bezeichnung wird bei der Tätigkeitserfassung als Vorschlag für die Bezeichnung der Tätigkeit übernommen.
Satz	Der Preis, der dem Kunden für die Tätigkeit berechnet wird.
Einheit	Die Zeiteinheit für die Tätigkeitserfassung. Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) sind hier möglich.
Steuer	Wenn kein Produkt angegeben ist, wird dieser Steuersatz wird in die Rechnungsposition übernommen.
Inaktiv	Für inaktive Projektsätze können keine Tätigkeiten mehr erfasst werden.
Intern	Tätigkeiten für interne Projektsätze erscheinen nicht im Tätigkeitsnachweis. Erfassen Sie einen Projektsatz ohne Betrag und markieren Sie dann das Feld Intern. Das Feld wird erst eingeblendet, wenn Sie den Projektsatz ohne Betrag erfasst und dann auf Speichern oder die Enter-Taste gedrückt haben.
Löschen	Zum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

Projekt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen

Projekte mit Festpreis

Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:

• Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
• Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
• Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
• Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.

Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte

Tätigkeiten erfassen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.

Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde

• Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter Verkauf → Gelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst die Buchung*.
• Erfassen, löschen oder ändern Sie die Tätigkeiten.
• Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen

Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen

*Nicht in allen Versionen

Tätigkeit stoppen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.

Zur schnelleren Erfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen

Tätigkeiten anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druck → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Siehe auch: Einführung Projekte

Kunden

Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote* oder Rechnungen.

In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Rabattgruppe* des Kunden oder die Zahlungsbedingungen.

Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung* fest.

Verwandter Begriff: Debitor = Kunde

* Nicht in allen Versionen

Kunde anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen

Kunde bearbeiten

• Zum Sichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
• Einen Kunden können Sie nur dann löschen, wenn noch keine Belege zu dem Kunden existieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Löschen.

Siehe auch: Einführung Kunden

Kundenvereinbarung anlegen

In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.

Siehe auch: Einführung Kunden

Kundenvereinbarung bearbeiten

Siehe auch: Einführung Kunden

Kundenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

Siehe auch: Einführung Kunden

Rabattgruppen bearbeiten

In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.

Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.

Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden

*Nicht in allen Versionen

Produkte

Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs. Wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung oder die Verkaufspreise können hier eingestellt werden.

Produkt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Allgemein

Verwandter Begriff: Artikel

* Nicht in allen Versionen

Produkt bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Produkt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen

Hinweise zur Positionsnummerierung

Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):

In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.

Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe

Buchhaltung

Einführung

Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf:

Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einer Buchung beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. Anhand der Kontoauszüge können die Buchungen halbautomatisch durchgeführt werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt.

Die Salden der Bestandskonten werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Die Konten der Erlös- und Aufwandskonten starten im neuen Jahr automatisch mit dem Saldo 0,00. Abschlussbuchungen wie in vielen anderen Programmen sind deshalb nicht erforderlich (siehe auch Bilanz und Einnahme-Überschuss-Rechnung).

Zur Buchhaltung gehören:

• Belegerfassung
• Verwaltung offener Posten
• Mahnwesen
• Online-Banking
• Anlagenbuchhaltung
• Reisekosten

Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:

• Wählen Sie unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
• Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, wählen Sie den Grund für die Steuerbefreiung aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.
• Wählen Sie die Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung) aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.

Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen.

Zur Ist-Besteuerung: Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

* Nicht in allen Versionen

Buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Wenn Sie auf Ändern oder Buchen klicken, prüft das Programm die Richtigkeit und gibt bei Bedarf Fehlermeldungen aus.

Stornieren: Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie in die Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen), geben Sie die Buchungsnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Buchungsnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Buchungsnummer klicken. Sie gelangen in die Buchungsanzeige für die Buchung (Buchung anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.

Zur schnelleren Erfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:

Die Funktionstaste(n) sind abhängig vom Browser:

Beispiel: Mit Firefox unter Windows springen Sie mit der Tastenkombinatin [Alt] [Shift] + d zum Datums-Feld.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten

* Nicht in allen Versionen

**Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen

Fehlermeldungen: Buchunge buchen

Saldo ungleich Null: Die Summe der Haben-Beträge ist x größer als die Summe der Soll-Beträge: Die Summe der Haben- und der Soll-Positionen müssen immer identisch sein. Gleichen Sie die Beträge entsprechend an.

Buchung enthält kein Bankkonto: Sie versuchen einen importierten Bankumsatz zu buchen. Die ausgewählte Buchungsmaske enthält aber entweder kein Bankkonto oder ein Bankkonto, das nicht zu dem Bankumsatz gehört. Geben Sie das korrekte Buchhaltungs-Bankkonto ein.

Buchung enthält keine gültigen Positionen: Sie haben versucht eine Buchung ohne Beträge zu buchen. Geben Sie den bzw. die Beträge ein.

Soll/Haben bei Konto xxxx falsch: Wenn Sie Bankumsätze buchen, prüft das Programm, ob Soll/Haben bei dem Bankkonto korrekt gesetzt sind. Erfassen Sie die Buchung so, dass bei einer Belastung des Bankkontos Haben gesetzt ist und bei einer Gutschrift Soll. Siehe auch Einführung in die Buchhaltung.

Buchung x hat hat zugeordnete Buchungen. Buchung kann nicht storniert werden. Bitte zuerst die zugeordneten Buchungen stornieren.: Zu einem Buchung, mit dem andere Buchunge verknüpft sind, stornieren Sie immer zuerst die Buchung mit dem aktuellsten Beleg-Datum und dann in absteigender Folge die anderen Buchungen.

Eröffnungsbuchungen

Wenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Buchungen → Buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen, sofern Sie nicht mitten im Jahr mit Collmex starten.

In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden.

Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Buchungen getätigt haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen.

Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum.

Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:

• Grundstücke, Bauten, Betriebs- und Geschäftsausstattung. Erfassen Sie vorher eine Anlage.
• Vorräte
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Kasse
• Bankguthaben

Alles andere wird im Haben gebucht:

• Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögen und Schulden)
• Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Sonstige Verbindlichkeiten

Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).

Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto der zugeordneten Buchung im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden.

Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.

Beispiel: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr

1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.

2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen

Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen

Verwandte Begriffe: Anfangsbestand, eb, Eb-Wert, eb werte

Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:

• Einnahme-Überschuss-Rechnung
• Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung
• Auswertung zur Umsatzsteuer-Erklärung
• Anlagenverzeichnis

Alle erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Geschäftsjahr vor.

Folgendes ist zum Jahreswechsel zu beachten:

• In Collmex dürfen die Konten am Jahresende nicht abgeschlossen werden.
• Der Übertrag der Bestandskontensalden erfolgt automatisch.
• Umsatz- und Vorsteuerkonten werden auf die Konten 1791/3845 'Umsatzsteuer frühere Jahre' vorgetragen.
• Gewinn bzw. Verlust werden ebenfalls automatisch in der Bilanz vorgetragen.
• Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit Null-Werten.
• Nehmen Sie, sofern Sie Anlagen verwalten, nach dem Ende des Geschäftsjahres den Abschreibungslauf vor (Menüpunkt Anlagen) oder buchen Sie die Abschreibungen manuell.
• Buchen Sie, falls Sie Warenbestand verwalten, die Bestandsveränderungen (Vorlagen Mehrung Bestand & Minderung Bestand in der Vorlagengruppe Sonstiges).

Buchung suchen (Buchungsjournal/Primanota)

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Buchung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Buchungsnummer klicken.

Achtung! Stornierte Buchungen sowie Stornobuchungen werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchen, Buchung anzeigen, Buchung stornieren

Buchung anzeigen

Hier werden alle Informationen zu einer Buchung angezeigt.

• Um die Buchung zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren.
• Die Stornbuchung wird dann angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren

Buchung stornieren

Buchungen können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.

Siehe auch: Buchen, Buchungen suchen, Buchung anzeigen

Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern

Offene Posten

Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferanten.

Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:

1. Zuerst wird die Rechnung gebucht mit Belegdatum gleich dem Rechnungsdatum. Dabei wird ein offener Posten erzeugt.
2. Im zweiten Schritt wird die Zahlung gebucht mit Belegdatum gleich dem Datum des Zahlungseingangs. Dabei wird der offene Posten ausgeglichen.

Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:

Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung.

Online-Banking:* Wenn Sie Ihre Überweisungen und Lastschriften über das integrierte Online-Banking erledigen, werden die offenen Posten bereits mit dem Buchen der Zahlung ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Geldtransit. Wurde der Umsatz auf Ihrem Bankkonto gebucht, buchen Sie den Betrag von dem Konto Geldtransit auf das Bank-Konto um.

Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste

Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden?

Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde.

Um das Problem zu beheben, stornieren Sie entweder den Zahlungsbuchung und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu (Bild 1). Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung).

Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht die Zahlungsbuchung sondern die Buchung zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie die Zahlungsbuchung zu.

Bild 1

Alternativ verrechnen Sie die offenen Posten direkt miteinander (Bild 2). Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn das Geschäftsjahr, aus dem die offenen Posten stammen, bereits abgeschlossen ist und dort nicht mehr gebucht werden soll.

Bild 2

Forderungsverluste

Ist nicht mehr damit zu rechnen, dass ein Kunde eine offene Rechnung begleicht, buchen Sie den offenen Posten als Forderungsverlust aus (Siehe Kontierungslexikon.

Verwandte Begriffe: Posten ausgleichen, Posten ausbuchen, Ausziffern, uneinbringbare Forderungen, uneinbringliche Forderungen, Forderungen ausbuchen

Offene Posten verwalten: Sonderfälle

Gutschriften an Kunden

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Lieferanten-Gutschriften

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Abschlagsrechnungen*

Siehe Rechnungsarten

Siehe auch: Offene Posten buchen, Buchen, Offene-Posten-Liste

*Nicht in allen Versionen

Lieferant bearbeiten

Lieferanten benötigen Sie zur Verwaltung offener Posten.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Buchhaltung

Die hier hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.

ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.

Adresse

Die Adressdaten werden nur zu Informationszwecken verwendet. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

Bankverbindung

Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden.

Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant suchen

Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen

Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.

* Nicht in allen Versionen

Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung

*Nicht in allen Versionen

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten

Mahnung senden*

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen

Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Buchungstext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.

Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeine Buchung. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.

In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.

Buchungsvorlagen

Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.

Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.

Buchungsvorlage bearbeiten

Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.

Vorlage-Gruppen

Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.

• Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
• Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
• Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
• Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Online-Banking

Im Online-Banking werden Kontoauszüge verwaltet und gebucht. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import in standardisiertem Format MT940. .

Die Einstellungen zum Online-Banking nehmen Sie in der Firma unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Weitere Bankverbindungen vor.

Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand beim Buchen und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben.

Import von Kontoauszügen

Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Buchung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Import werden Kontoumsätze - sofern möglich - automatisch vom Programm gebucht. Kontoumsätze, die nicht automatisch gebucht werden konnten, werden in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen.

Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen

Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.

Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei

Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.

Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.

Verwandte Begriffe: Bankauszug, Bankumsatz, Bankumsätze

*Nicht in allen Versionen

Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)

Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkonto-Auszug Einstellungen, HBCI Konfiguration

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug

Bankkonto-Auszug importieren (MT940)

Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 oder CAMT hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in einem dieser Formate bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Tipp: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940/CAMT-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug

Bankumsatz buchen

Importierte Bankumsätze buchen Sie in der Funktion Buchen. Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Buchungstext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.

• Wählen Sie die passende Buchungsvorlage aus, nehmen Sie bei Bedarf Änderungen (z.B. am Buchungstext) vor und klicken Sie dann auf Buchen.
• Soll ein Umsatz erst später gebucht werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Später buchen. Sie können diese Umsätze über die Auswahlbox Bankumsatz-Auswahl bei Bedarf wieder einblenden.

Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:

• Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
• Zu buchen: Neue Bankumsätze.
• Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.

Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück.

Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz : Zur schnellen Zuordnung von Rechnungen beim Buchen des Zahlungseingangs besteht die Möglichkeit die Rechnungsnummern direkt in das obere Feld Zuordnung einzugeben.
Alternativ fügen Sie für jeden offenen Posten eine Position ein (Schaltfläche Neue Position) und wählen den offenen Posten manuell aus.

Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Wechseln zwischen den Bankumsätzen zweier oder mehrerer Konten: Es werden die Bankumsätze zu dem Buchhaltungskonto angezeigt, das in der Buchungsmaske angegeben ist. Um auf die Umsätze eines anderen Kontos zu wechseln, müssen zuerst alle Umsätze des aktuell eingeblendeten Kontos gebucht oder mit Später buchen bzw. Nicht buchen gekennzeichnet sein. Anschließend tauschen Sie das Buchhaltungskonto aus. Die Zuordnung von Buchhaltungskonto zum jeweiligen Bankkonto ist unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen hinterlegt.

Geldtransfer zwischen zwei Konten, für die Sie Bankumsätze in Collmex importieren: Wenn Sie Geld zwischen zwei Konten transferieren, für die Sie die Bankumsätze in Collmex importieren, buchen Sie den Transfer in zwei Schritten über das Konto Geldtransit.

BEISPIEL: 100,00 € wurden vom Konto Postbank auf das Konto Sparkasse überwiesen.

Buchung Bankumsatz Konto Postbank

Buchung Bankumsatz Konto Sparkasse

Rücklastschriften: Wie Sie mit Rücklastschriften umgehen, wird im Kontierungslexikon beschrieben.

Meldung im Bankumsatz Warnung: Hier fehlen Umsätze. Kontoauszug prüfen und manuell buchen!
Diese Meldung weist darauf hinein, dass ein oder mehrere Umsätze zwischen zwei Bankumsätzen fehlen. Buchen Sie die fehlenden Umsätze manuell. Vergleichen Sie dazu den Bankauszug der Bank mit den in Collmex importierten Umsätzen.

Das Fehlen von Bankumsätzen kann verschiedene Gründe haben:

1. Es wurden einzelne Bankumsätze in Collmex gelöscht.
2. Die Bank hat nicht mehr alle Umsätze zum Abholen zur Verfügung gestellt. Das ist dann der Fall, wenn Sie nur alle paar Monate die Umsätze importieren.
3. Sie haben die Umsätze manuell als MT940-Datei importiert und haben dabei einen Zeitraum vergessen zu importieren.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940)

* Nicht in allen Versionen

Bankkonto-Auszug anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.

Der Hinweis Achtung: Saldo stimmt nicht! wird eingeblendet, wenn der von der Bank übermittelte Saldo nicht stimmig ist. Dies kann folgende Ursachen haben:

• Es wurden Kontoumsätze doppelt importiert. Grund dafür ist meistens, dass sich nach dem letzten Import ein Kontoumsatz geändert hat (z.B. nachträgliche Änderung am Verwendungszweck). Collmex kann dann nicht erkennen, dass es diesen Kontoumsatz schon im Programm gibt und legt ihn deshalb doppelt an. Zur Lösung des Problems löschen Sie die doppelten Kontoumsätze mit der Funktion Bankkonto-Auszug löschen.
• Es fehlen Kontoumsätze weil die Bank die Kontoumsätze nur für eine begrenzte Zeitdauer über HBCI bereit stellt und der Bank-Kontoauszug zu lange nicht abgerufen wurde.
• Es fehlen Kontoumsätze weil die Kontoumsätze nicht lückenlos importiert wurden.
• Der von der Bank übermittelte Saldo ist nicht korrekt. Dieser Fehler tritt manchmal bei der Postbank auf. Vergleichen Sie in diesem Fall die Umsätze in Collmex mit dem papierhaften Kontoauszug. Solange keine Umsätze fehlen oder doppelt sind, kann der Hinweis ignoriert werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

Bankumsatz

Hier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen

Abweichung Saldo von Kontoauszug und Bank

Wenn der Saldo Ihres Bankkontos von dem Saldo des dazugehörigen Buchhaltungskontos abweicht, hilft Ihnen diese Auswertung den Zeitpunkt festzustellen, an dem die Abweichung aufgetreten ist. Sie können dann über die Funktion Buchungen anzeigen nach den falschen Buchungen suchen.

Funktionsweise:

Es wird der Valuten-Saldo des Bankkontos mit dem Saldo des Buchhaltungskontos verglichen. Zur Berechnung des Bankkonto-Saldos werden alle Konto-Umsätze nach dem Valuta sortiert und dann die Beträge aufsummiert. Der erste Saldo wird aus der Buchhaltung ermittelt.

Beispiel: Erster Kontoauszug am 1.5.2007. Es existieren Buchungen auf das Konto 1200 vor dem 1.5.2007 (z.B. Eröffnungsbuchungen). Der Saldo zum 31.4.2007 wird aus den Buchungen bestimmt. Ab dem 1.5.2007 werden dann die Beträge vom Kontoauszug addiert.

Am 31.4.2007 stimmen also Bankkonto - Saldo und Buchhaltung überein.

Weicht der Saldo ab, wird eine neue Zeile im Programm ausgegeben.

• Wählen Sie das Bankkonto aus und klicken Sie dann auf Abweichungen anzeigen.

Häufige Ursachen für Abweichungen:

• Der Anfangsbestand des Bankkontos wurde nicht gebucht. In diesem Fall tritt die Abweichung direkt zu Anfang auf. Buchen Sie den Anfangsbestand mit der Buchungsvorlage Bank in der Vorlagengruppe Eröffnung.
• Es wurden Buchungen auf das Konto Bank gebucht, die nicht mit einem Bankumsatz verknüpft sind. Sie finden diese Buchungen unter Buchungen → Buchungen suchen, wenn Sie im Feld Anzeigen die Option Komplette Buchungen auswählen. Stornieren Sie diese Buchung bei Bedarf und buchen Sie sie auf das korrekte Konto.
• Bankumsätze wurden mit Nicht buchen oder Später buchen gekennzeichnet. Buchen Sie diese Umsätze bei Bedarf nach. Sollte es sich um doppelt importierte Umsätze handeln, löschen Sie die überschüssigen Umsätze.
• Bei der Buchung des Bankumsatzes wurde ein vom Bankumsatz abweichendes Datum und/oder ein abweichender Betrag gebucht. Vergleichen Sie die Buchungen mit dem Bankumsatz, in dem Sie sich in dem betroffenen Zeitraum, die Buchungen zu den Umsätzen anschauen. Gehen Sie dazu in die Funktion Kontoauszug anzeigen und klicken Sie jeweils auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer. Stornieren Sie gegebenenfalls die Buchung und buchen Sie sie neu.

Verwandte Begriffe: abweichende Salden, abweichender Saldo, Abweichung Saldo

Bankkonto-Auszug löschen

Hier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchungen werden nicht storniert.

Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

Bankkonto-Auszug Einstellungen

Mit dieser Funktion nehmen Sie Einstellungen für das Buchen von Bankkonto-Umsätzen vor.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen

Anlagen

In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss.

Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:

1. Anlage anlegen.
2. Anlagenkauf bzw. - übernahme buchen.
3. Die Abschreibung buchen bei abnutzbaren Anlagegütern zum Jahresabschluss (manuell oder über den Abschreibungslauf).

Bei Bedarf:

• außerplanmäßige Abschreibung buchen (Buchen → Anlagen → außerplanmäßige Abschreibung)
• Abgang oder Verkauf der Anlage buchen (Buchen → Anlagen → Abgang .../ Verkauf ...)

Sonderfall Kreditfinanzierter Anlagenkauf

1. Anlage anlegen
2. Anlagenkauf als Verbindlichkeit buchen. Dazu tauschen Sie in der Buchungsvorlage Anlagenkauf das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
3. Kreditaufnahme buchen: Dabei den offenen Posten ganz oder zum Teil ausgleichen, in Abhängigkeit davon, ob die Verbindlichkeit voll oder nur teilweise durch den Kredit beglichen wird. Dazu tauschen Sie in der Vorlage Kreditaufnahme (Vorlagengruppe Finanzen) ebenfalls das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
4. Bei Bedarf eigene Zahlungen buchen, dabei anteilig den offenen Posten ausgleichen (Buchungsvorlage Zahlung Rechnung in der Vorlagengruppe Lieferanten).

Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.

Verwandte Begriffe: Wirtschaftsgut, abschreiben, Afa

Anlage anlegen

Zum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.

Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.

Anlagen erfassen, die vor der Nutzung von Collmex erworben wurden

Zuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen:

Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750).

Eingabe

• Anschaffungsdatum: 1.1.2006
• Anschaffungskosten: 35.000
• Abschreibungsdauer: Sie geben hier die gesamte Abschreibungsdauer ein.
• Den Abschreibungsbetrag ermittelt das Programm automatisch aus Anschaffungskosten und Abschreibungsdauer.
• Buchung als Saldenvortrag (Vorlage Anlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung). Gebucht wird der Buchwert der Anlage zu Zeitpunkt des Programmwechsels (26.250).

Hinweis für Saldenvorträge zum 31.12.: Wenn Sie den Saldenvortrag z.B. für den 31.12.2007 gebucht haben, zeigt die Wertentwicklung in der Anlage die voraussichtliche Abschreibung für das Jahr 2007 an. Damit verkürzt sich auch die Abschreibungsdauer in der Anzeige um ein Jahr. Das ist deshalb so, weil für das Jahr keine Abschreibung gebucht wurde (und auch nicht gebucht werden soll). Diese Anzeige ist nur eine Information, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirkt. Sobald Sie den Abschreibungslauf für 2008 durchgeführt haben, wird für 2007 keine Abschreibung mehr angezeigt und die Wertentwicklung ist wieder korrekt.

Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) anlegen

Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) und 1000 € betragen, können in einen Sammelposten aufgenommen werden. Für jedes Jahr wird ein eigener Sammelposten angelegt, der gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben wird. Wurde in einem Jahr ein Sammelposten gebildet, müssen alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter zwischen 250 € (bis 2017: 150 €) bis 1000 € darin aufgenommen werden.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.

Verwandte Begriffe: Pool, Anlage-Pool, Anlagen-Pool

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) verwalten

Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.

• Legen Sie zuerst den Sammelposten an Anlage → Anlage anlegen → Sammelposten anlegen.
• Buchen Sie den Kauf des/der Wirtschaftsgutes/güter mit der Vorlage Anlagenkauf. In der Vorlage geben Sie als Konto bei Position zwei 480 (SKR03) bzw. 670 (SKR04) ein. In das Feld Anlage kommt die Anlagennummer des Sammelpostens.
• Anschließend kehren Sie in den Sammelposten zurück und klicken auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm errechnet dann den Wert der Anlage anhand aller zu dem Sammelposten gebuchten Buchungen.
• Die Abschreibung des Sammelpostens erfolgt analog zu normalen Anlagen entweder manuell oder mit dem Abschreibungslauf. Bevor Sie den Abschreibungslauf durchführen, aktualisieren Sie auf jeden Fall den Sammelposten, indem Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln klicken.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.

Anlage bearbeiten

Sie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als

• Anlagenkauf buchen: Link Anschaffung buchen
• Saldenvortrag, wenn die Anlage vor der Collmex-Nutzung angeschafft wurde.

Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Anlagen können nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen zu der Anlage existieren. Handelt es sich um Anlagen, die Sie nur versehentlich angelegt haben, stornieren Sie die dazugehörigen Buchungen und verwenden die Anlage für eine andere Anlage weiter, indem Sie alle erforderlichen Daten in der Anlage ändern.

*Nicht in allen Versionen

Abschreibungslauf

Im Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.

Änderungen an Anlagen und Verkauf

Abschreibungen

Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus.

Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung.

Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Wirtschaftsgut erweitern

Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre.

In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 600 € (netto) eingebaut.

• Buchen Sie den Anlagenkauf des Navigationssystems zum 1.5.2008.
• Ordnen Sie dabei die Anlagenummer des Pkw zu.
• Passen Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag an. Der Abschreibungsbetrag errechnet sich wie folgt: (Restbuchwert : Anzahl der abzuschreibenden Monate) x 12.

  Da die restliche Abschreibungsdauer für einen PKW fünf Jahre beträgt, ergibt sich für das Beispiel ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 5.120 € ((25.600 : 60) x 12 = 5.120).

Wirtschaftsgut verkaufen

Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

• Buchen Sie die anteilige Abschreibung manuell (Buchungsvorlage Abschreibung).
• Buchen Sie den Anlagenverkauf (Buchungsvorlage Verkauf mit Buchgewinn bzw. Verkauf mit Buchverlust). Wie Sie den Buchgewinn bzw. -verlust ermitteln, wird in der Hilfe beschrieben, die unter den Vorlagen eingeblendet ist.
• Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchgewinn bzw. Abgang mit Buchverlust).

Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zerstörtes Wirtschaftsgut

Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

• Sofern die Anlage noch nicht vollständig abgeschrieben ist, buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung in Höhe des Restbuchwertes. Wie Sie den Restbuchwert ermitteln, wird in der Buchungsvorlage Außerplanmäßige Abschreibung beschrieben.
• Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchverlust). Bei bereits vollständig abgeschriebenen Anlagen sind dies 1,00€.

Verwandte Begriffe: Altanlagen, Anlagenabgang, Anlageabgang, Anlagenverlust

Anlage suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.

Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten

Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.

Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn eine Buchung zu dieser Anlage existiert.

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für:

• die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung
• die Reisekostenerfassung

Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.

Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten, Reisekosten

*Nicht in allen Versionen

Mitarbeiter anlegen

Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten

Mitarbeiter suchen

Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten

Mitarbeiter bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen↑ Inhalt 

Reisekosten

Als Reisekosten werden Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Reisekosten stellen Betriebsausgaben dar, sofern die gesetzlichen Grenzen nicht überschritten werden. Arbeitnehmern werden die Reisekosten üblicherweise erstattet.

Für getätigte Geschäftsreisen legen Sie Reisen an. Reisen werden für jeden Mitarbeiter einzeln erfasst. Über das Mitarbeiterportal* kann jeder Mitarbeiter seine Reisen auch selbst eingeben.

In der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. An Hand der Reisedaten und -belege berechnet und das Programm automatisch den Erstattungsbetrag.

Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen. Die erfassten Reisetage für Kundenprojekte können Sie pauschal über die Projektabrechnung an Ihren Kunden weiterberechnen.

Nach erfolgter Abrechnung und Buchung der Reise überweisen Sie den Erstattungsbetrag direkt mit der Zahlungsfunktion des Online-Bankings*.

Verwandte Begriffe: Verpflegungskosten, Verpflegungspauschale, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale

* Nicht in allen Versionen

Reise anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Reise an. Geben Sie die Mitarbeiternummer und die Firma an, für die die Reise angelegt werden soll. Klicken Sie dann auf Reise anlegen

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen, Mitarbeiter bearbeiten

Reise bearbeiten: Übersicht

Im Reisekostenformular erfassen Sie die Rahmendaten Ihrer Reise sowie die Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten. Das Programm berechnet auf Knopfdruck alle Pauschalen und Sie können die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.

Die Reisekostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass der Reisende alle Kosten privat vorlegt und anschließend erstattet bekommt. Es ist nicht möglich, über die Reisekostenabrechnung Belege abzurechnen, die direkt vom Unternehmen bezahlt worden sind. Diese Belege erfassen Sie in der Funktion Buchen.

Siehe auch: Reisekosten, Reise: Details

* Nicht in allen Versionen

Reise bearbeiten: Details

Siehe auch: Reisekosten, Reise: Übersicht

* Nicht in allen Versionen

Reise als gelöscht oder bezahlt kennzeichnen

Die Reise kann hier als gelöscht oder bezahlt markiert werden.

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen

Reise suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Reisen werden als Liste angezeigt. Die vollständige Reise wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Reisenummer klicken.

* Nicht in allen Versionen

Belegverwaltung

Mit der Belegverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Belege sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.

Speicherung im Mail-Postfach

Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal gespeichert, sondern verbleiben auf dem Mail-Server.

Die zentrale Speicherung der Belege in einem Mail-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Belege zugreifen können. Der Versand von Rechnungen per Mail ist heute Standard. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen.

Per Mail erhaltene PDF- und XML-Rechnungen

Wenn Sie eine Rechnung per Mail von einem Lieferanten erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm in den Mailordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Belege verwenden. Durch das Verschieben bleibt die Absender-Adresse erhalten und der Lieferant kann über die Absender-Adresse leicht erkannt werden. In jedem Fall sollten Sie vermeiden, die Mails weiter zu leiten, weil dadurch der Original-Absender verloren geht, und der Lieferant nicht mehr automatisch erkannt werden kann.

Scannen von Belegen in Papierform

Belege in Papierform können Sie scannen oder abfotografieren und per Mail an Ihre eigene Mailadresse senden.

Automatische Erkennung der Daten eines Beleges

Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Belege statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Bei E-Rechnungen werden die Informationen direkt aus dem XML-Anhang übernommen, bei PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR).

Bei PDF und Bilddateien "lernt" die KI aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden.

Buchen der Belege

Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie den Beleg direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Beleg verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm.

Hinweise zum IMAP-Postfach und zum IMAP-Server

• Sie müssen nicht unbedingt ein eigenes Postfach einrichten. Sie können in den Einstellungen auch einen Ordner als Mailordner eines bestehenden Postfachs angeben, aus dem die Belege ausgelesen werden.
• Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Archiv-Ordner an und verschiebt die Mails nach dem Buchen in diesen Archiv-Ordner. Damit Sie die Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
• Die Mails und die Belege werden bei Collmex nicht gespeichert oder gesichert. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Postfach. Wenn Sie die Mails in Ihrem Mailprogramm löschen oder aus dem Archiv-Ordner entfernen, kann Collmex nicht mehr auf die Belege zugreifen.
• Die Verknüpfung zwischen dem Collmex-Beleg und der Mail erfolgt über die eindeutige Message-Id, über welche jede Mail verfügen muss. Der IMAP-Server muss deshalb in der Lage sein, Mails über das IMAP-Kommando 'SEARCH HEADER Message-Id' zu finden und zurück zu liefern.
• Achten Sie bei der Auswahl des IMAP-Postfaches darauf, dass ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht - insbesondere wenn Sie mit gescannten Belegen arbeiten.
• Der Speicherort der Mails sollte in Deutschland sein (s. u. "Hinweise zum rechtlichen Rahmen"). Insbesondere Google und Microsoft sollten nicht verwendet werden, da hier zusätzliche Risiken bestehen (s. OAuth-Risikohinweis).
• Sie können das Postfach oder den Provider ohne Probleme wechseln. Kopieren Sie dazu alle Mails inklusive der Unterordner 1:1 und geben Sie danach in Collmex den neuen Ablageort ein.

Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen

• Jeder Beleg muss einzeln per Mail gesendet werden.
• Die Mail muss den gescannte Beleg als JPEG- oder TIFF-Datei im Anhang haben, damit die Texterkennung funktioniert.
• Bei Belegen mit mehreren Seiten, können die einzelnen Seiten alle in einer TIFF-Datei enthalten sein. Pro Seite ein eigener Anhang ist aber auch möglich (z.B. bei JPEG).
• Verwenden Sie möglichst das Format 'Graustufen' mit 300dpi, da so die Texterkennungsrate am besten ist. Reine Schwarz/Weiß-Bilder führen zu einer schlechten Texterkennungsrate.
• Verwenden Sie bei TIFF unbedingt die Komprimierung. Andernfalls ist der Speicherverbrauch zu hoch.
• Vielen Scannern liegt eine Scan-Software bei, mit der Sie einen Beleg direkt vom Scanner aus an eine beliebige Mailadresse senden können (Scan to Mail Funktion). Beispielsweise können Sie bei vielen HP-Scannern und Multifunktionsgeräten die Tasten am Gerät so programmieren, dass ein Beleg mit einem Tastendruck gescannt und als Mail an die hinterlegte Adresse versendet wird.

Hinweise zum rechtlichen Rahmen

Die Belegverwaltung in Collmex erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD).

Nach § 146 Abs 2 dürfen Belege nur in Ausnahmefällen außerhalb Deutschlands aufbewahrt werden. Nach Möglichkeit sollten Sie deshalb einen Mailprovider wählen, der die Mails nachweislich in Deutschland speichert.

* Nicht in allen Versionen

Beleg: Erfassung

Erfassen Sie hier die für die Buchung erforderlichen Daten des Belegs.

* Nicht in allen Versionen

Beleg: E-Mail

Hier wird die E-Mail angezeigt mit Mail-Text, Absender, Empfänger und Datum.

* Nicht in allen Versionen

Beleg: Text

Beim Abrufen der Mail wird im Falle eines PDF-Anhangs der Text aus dem PDF-Dokument so gut es geht extrahiert. Für gescannte Belege im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung (OCR) statt. Das Ergebnis der Texterkennung wird hier dargestellt.

Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.

* Nicht in allen Versionen

Beleg: Zuordnung

Hier wird die Buchung angezeigt, die dem Beleg zugeordnet ist. Für noch nicht gebuchte Belege, kann der Beleg einer Buchung nachträglich zugeordnet werden.

* Nicht in allen Versionen

Beleg suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Belege werden als Liste angezeigt. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

* Nicht in allen Versionen

Belege exportieren

Nutzen Sie diese Funktion, um die Anhänge der selektieren Belege als ZIP-Datei zu exportieren.

Es werden nur Anhänge von Mails exportiert, die im Format PDF, JPEG oder TIFF sind. Die Belege müssen gebucht sein, damit sie exportiert werden. Der Dateiname des exportieren Anhangs ist wie folgt aufgebaut:

1. Der Name der Beleg-Art (Lieferantenrechnung, Bar-Quittung, Kundenrechnung, etc).
2. Die Nummer des Lieferanten bzw. Kunden oder alternativ das Belegdatum
3. Das Geschäftsjahr der Buchung
4. Die Nummer der zugeordneten Buchung

Zusätzlich zu den exportierten Anhängen wird eine Protokolldatei protokoll.txt erstellt. Diese enthält für jedes Problem einen Eintrag aus Buchungsnummer und Fehlertext.

Mit Klick auf die Schaltfläche 'Exportieren' wird der Export im Hintergrund gestartet. Da für jedes Dokument die Mail vom Mailserver abgerufen werden muss, kann der Export einige Zeit in Anspruch nehmen.

* Nicht in allen Versionen

Beleg kann nicht abgerufen werden

Damit ein Beleg in Collmex angezeigt werden kann, müssen Sie sicher stellen, dass der Abruf der Mail aus Ihrem IMAP-Postfach funktioniert.

Der Abruf der Mail erfolgt über ein IMAP-SEARCH-Kommando, das auf Ihrem Mail-Server ausgeführt wird. Gesucht wird über das Header-Feld 'Message-Id', welches jede Mail eindeutig identifiziert und als Referenz in Collmex gespeichert ist. Die Message-Id der Mail wird im Reiter 'E-Mail' angezeigt. Die Mails selbst oder die Belege sind in Collmex nicht gespeichert.

Wenn ein Beleg nicht abgerufen werden kann, sind folgende Ursachen möglich:

• Die Mail mit der Message-Id befindet sich nicht im erwarteten Ordner. Öffnen Sie in Ihrem Mailprogramm den Ordner und stellen Sie sicher, dass die Mail vorhanden ist. Wenn Sie den Ordner in Ihrem Mail-Programm nicht sehen, müssen Sie den Ordner in Ihrem Mailprogramm möglicherweise erst "abonnieren". Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Unterordner im Mailordner an und verschiebt die Mail mit dem Buchen in den Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres. In manchen Mailprogrammen sind extern angelegte Ordner erst auf Anforderung sichtbar.
• Der Mailserver unterstützt das SEARCH-Kommando nach Header-Feldern nicht oder der Mailserver findet die Mail aus anderen Gründen nicht. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren für den IMAP-Server zuständigen Hoster.

Siehe auch: Belegverwaltung

Einstellungen Belegverwaltung

Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang.

Gebuchte Mails verbleiben in Ihrem Postfach. Es erfolgt keine Speicherung der Belege in Collmex. Zur Anzeige von Belegen in Collmex erfolgt ein erneuter Abruf der Mail aus dem Postfach.

* Nicht in allen Versionen

Datev-Export

Der Datev-Export dient der Übergabe der Buchungen nach Datev. Üblicherweise werden die Buchungen am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.

Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das Datev-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im ASCII DATEV-Format. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Buchungen.

Bekannte Einschränkungen:

1. In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb der gültigen Bereiche angelegt, steuern Sie unter 'Firma → Datev-Nummern für Kunde und Lieferant', ob beim Export eigene Nummern vergeben werden. Die Nummern werden fortlaufend für jeden exportierten Kunden oder Lieferant vergeben und in Collmex für den nächsten Export gespeichert. Die beim Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'.
2. In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto in der Buchung direkt auf das Automatikkonto folgen. Außerdem muss der Steuerbetrag exakt dem Steuersatz entsprechend. Beispiel:

   Collmex-Buchung	Datev-Buchung
   S/H Konto Bezeichnung Betrag Soll 1200 Bank 119,00 Haben 8400 Erlöse 100,00 Haben 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00	Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 8400 1200

3. Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:

   Collmex-Buchung	Datev-Buchung
   S/H Konto Bezeichnung Betrag Haben 1200 Bank 119,00 Soll 3200 Wareneingang 100,00 Soll 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00	Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto 119,00 09 1200 3200

4. Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
5. Eine Buchung wird beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Buchungen gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einer Buchung gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
6. Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.

Schaltfläche Auf Datev-Konformität prüfen

Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie die Daten an Ihren Steuerberater weiterleiten, prüfen, ob die Buchungen von Datev verarbeitet werden können. Werden Fehler ausgegeben, stornieren Sie die betroffenen Buchungen und buchen Sie neu.

Fehlermeldungen

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch, Datev-Export - Einstellungen

Daten an Steuerberater

Datev-Export - Einstellungen

Siehe auch: Datev-Export

Datev-Nummern für Kunde und Lieferant löschen

Falls beim Datev-Export bereits Nummern für Kunden und Lieferanten vergeben wurden, können diese Nummern hier gelöscht werden.

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z.B. von der fortlaufenden Nummernvergabe auf die Nummernvergabe nach Anfangsbuchstabe umstellen möchten.

Beim nächsten Datev-Export werden die Nummern dann neu vergeben.

Siehe auch: Datev-Export

Buchungen exportieren

Hier können Sie die Buchungen als CSV-Datei exportieren.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen und Datenaustausch

Steuerprüfer-Export

Die hier exportierten Daten können in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GoBD fordert, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie das Geschäftsjahr an und exportieren Sie die Daten.
2. Speichern Sie die ZIP-Datei lokal auf Ihrem Rechner.
3. Entpacken Sie die ZIP-Datei. Enthalten sind drei Dateien: buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd.
4. Legen Sie für jedes vom Prüfer angeforderte Geschäftsjahr ein eigenes Verzeichnis an.
5. Kopieren Sie die drei Dateien buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd in das Verzeichnis für das jeweilige Jahr.
6. Speichern Sie die Daten auf ein Speicher-Medium Ihrer Wahl und geben Sie dies an den Prüfer weiter.

Damit haben Sie die Anforderungen der GoBD zur Datenträgerüberlassung erfüllt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung

Gewinn und Verlust (GuV)

In der GuV wird aus den Erlösen und Aufwendungen der Gewinn bzw. der Verlust des Unternehmens ermittelt.

Die Gliederung der GuV entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur GuV finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Die GuV-Posten werden aus der Summe der Salden der dem GuV-Posten zugeordneten Konten ermittelt. Die Zuordnung von Konto zu GuV-Posten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04).

Wählen Sie die Firma und das Geschäftsjahr aus. Klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein GuV-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz

*Nicht in allen Versionen

Bilanz

Die Gliederung der Bilanz entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur Bilanz finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Berechnung der Bilanzposten

Die Bilanzposten werden aus der Summe der Salden der dem Bilanzposten zugeordneten Konten ermittelt. Die Anfangssalden des Geschäftsjahres werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen, d.h. die Anfangssalden müssen nicht manuell vorgetragen werden.

Die Zuordnung von Konto zu Bilanzposten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Ausnahme sind die folgenden Bilanzposten, die gesondert ermittelt werden:

Bilanz anzeigen

Zum Anzeigen der Bilanz füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein Bilanz-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

Bilanz mit Anhang drucken

Im Programm steht nur die Bilanz als Auswertung zur Verfügung. Wenn Sie die Bilanz mit Anhang (z.B. Lagebericht) versehen möchten, zeigen Sie die Bilanz in der Druckansicht an, markieren Sie die Seite im Browser über Bearbeiten → Alles markieren und kopieren Sie die Seite in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word). Dort ergänzen Sie die Bilanz nach Ihren Wünschen.

Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen

Jede Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist in Deutschland einmal jährlich zur Einreichung und Bekanntmachung seiner Abschlussunterlagen beim Bundesanzeiger verpflichtet. Als kleines Unternehmen müssen Sie gemäß § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen. Zur Einreichung steht beim Bundesanzeiger ein Webformular zur Verfügung, in das Sie die Werte der Bilanzposten einfach übertragen.

E-Bilanz

Die E-Bilanz ist eine Bilanz nach Steuerrecht im Gegensatz zur hier beschriebenen Bilanz nach Handelsrecht. Zur Erstellung einer Steuerbilanz sind Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl. Mehr Informationen unter Salden exportieren für E-Bilanz.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Salden exportieren für E-Bilanz

Salden exportieren für E-Bilanz

Als elektronische Bilanz (E-Bilanz) wird die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet.

Zur Erstellung einer E-Bilanz sind steuerliche Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Deshalb kann mit Collmex alleine keine E-Bilanz erstellt werden. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Collmex-Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl.

Für Geschäftsjahre ab 2017 ist auch der Anlagenspiegel elektronisch zu übermitteln. Derzeit gibt es keine Export-Möglichkeit für den Anlagespiegel, weshalb der Anlagespiegel manuell in das E-Bilanz-Programm eingegeben werden muss.

Anmerkungen zum Software-Angebot

Mit elster.de können keine E-Bilanzen erstellt oder übermittelt werden, so dass andere Programme eingesetzt werden müssen:

• In eBilanz+ können die aus Collmex exportierten Salden direkt übernommen werden. Sofern alles korrekt gebucht ist, gelingt die Übermittlung mit wenigen Klicks. Mit dem Gutscheincode collmex-10 erhalten Collmex-Kunden einmalig 10% Rabatt auf eine E-Bilanz-Übermittlung.
• Der Bundesanzeiger-Verlag bietet mit eBilanz-Online ebenfalls ein Produkt an, das preislich für kleine Unternehmen in Frage kommt.
• Ein weiterer Hersteller im teureren Preissegment ist Audicon.

Allgemeine Hinweise zur Einführung der E-Bilanz

Die Gliederung der E-Bilanz ist wesentlich feiner als die Bilanz nach HGB. In der Taxonomie gibt über 4.000 Posten für Bilanz und GuV. Streng genommen muss jedes Unternehmen alle Posten der E-Bilanz prüfen und ggfs. das Buchungsverhalten entsprechend anpassen. Dies ist der eigentliche Aufwand bei Einführung der E-Bilanz. Er fällt im Übrigen auch an, wenn der Steuerberater die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt. In der Praxis ist es allerdings so, dass nur ein kleiner Teil ausgefüllt sein muss (sog. Mussfelder). Insbesondere für einfache Bilanzen kann es deshalb sinnvoll sein, die Werte manuell in die entsprechenden Programme einzugeben.

Kurzanleitung für den Import in eBilanz-Online

Vor dem Import der Salden müssen Sie zuerst unter 'Import (Optional) → Kontenzuordnung (Mapping)' die Konten des Datev-Kontenrahmens zuordnen. Klicken Sie dort auf 'Hilfe zu dieser Seite' und dann auf 'Arbeitshilfen'. Dort finden Sie xlsx-Dateien zum Download für den jeweiligen Kontenrahmen und Art Ihrer Gesellschaft. Laden Sie sich die passende Datei auf Ihren Rechner und importieren Sie die Datei dann wieder in eBilanz-Online als Kontenzuordnung.

Beim Export der Salden wählen Sie die Option 'Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren', da eBilanz-Online keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten vornimmt.

Die Datei mit den Salden aus Collmex müssen Sie ebenfalls lokal speichern, in Excel öffnen und als xlsx-Datei speichern. Diese Datei importieren Sie dann in eBilanz-Online unter 'Import (Optional) → Kontensalden für Zuordnung'.

Bei weiteren Fragen zur Benutzung von eBilanz-Online, wenden Sie sich bitte an den Support von eBilanz-Online.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz

BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)

Die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt einen Überblick über die Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation Ihres Unternehmens in detaillierter Form als die GuV. Die Gliederung der BWA entspricht der Datev-Standard Gliederung und ist fest vorgegeben.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Posten zu sehen, aus denen sich ein Betrag zusammensetzt, klicken Sie auf den Betrag.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)

Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zum Jahresabschluss: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit dem Wert 0,00 auf allen Positionen. Die Konten müssen deshalb am Jahresende nicht abgeschlossen werden.

Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

Summen und Salden (Susa)

Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie dürfen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Der Wert in der Spalte Eröffnungsbilanzwert ist der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr.

Wählen Sie Jahr und Monat und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

Offene Posten

Die Liste ermöglicht die Anzeige der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Daneben können die bereits ausgeglichenen Posten mit angezeigt werden.

Füllen die Felder entsprechend Ihren Auswahlkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um sich einzelne Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer *.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten verwalten*

Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste

*Nicht in allen Versionen

Salden anzeigen

Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kumulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie müssen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

Posten anzeigen (Kontenblatt)

Posten sind die Buchungspositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Buchungsposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Buchungsposition.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der Buchungen. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.

Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung * → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus. Hinterlegen Sie Ihr Elster-Software-Zertifikat in Collmex unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Umsatzsteuervoranmeldung. Die Datei muss ein Elster-Software-Zertifikat (.pfx-Datei) sein. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline. Notieren Sie unbedingt auch die Pin, die bei der Registrierung vergeben wird. Sie muss bei jedem Versenden eingegeben werden.

In Collmex buchhaltung basic und Collmex pro wird, wenn mehrere Firmen angelegt sind, die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der ersten Firma erstellt. Dort werden dann die Umsätze aller vorhandenen Firmen zusammengefasst.

Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

Ablauf

1. Alle Belege buchen
2. Voranmeldung anlegen
3. Voranmeldung senden

Beachten Sie bitte, dass Voranmeldungen nachträglich nicht geändert werden können. Legen Sie die Voranmeldung also erst an, NACHDEM Sie alle Belege für den Zeitraum gebucht haben! Sollten Sie etwas vergessen haben und die Voranmeldung wurde noch nicht versendet, löschen Sie die Voranmeldung, nehmen Sie die fehlenden Buchungen vor und legen Sie dann eine neue Voranmeldung an. Falls die Voranmeldung schon gesendet wurde, legen Sie für denselben Zeitraum eine weitere Voranmeldung an s.u.

Korrigierte Voranmeldungen

Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Buchungen für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.

Dauerfristverlängerung

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal).

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen

*Nicht in allen Versionen

Umsatzsteuer Voranmeldung anlegen

Nachdem Sie alle Belege gebucht haben, legen Sie hier Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt. Buchungen oder Stornierungen, die Sie nach dem Anlegen vornehmen, werden nicht berücksichtigt. Beachten Sie dazu bitte das folgende Kapitel: Einführung Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen

Es werden die Felder des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars mit Beträgen angezeigt.

Die Beträge werden direkt aus der Buchhaltung ermittelt. Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.

ACHTUNG! Wenn Sie Buchungen erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Buchungen NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.

Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen

Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für Feld

Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.

Umsatzsteuer Voranmeldung suchen

Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.

Umsatzsteuererklärung

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung

E-Rechnung anzeigen

Zur Darstellung einzelner E-Rechnungen wählen Sie die Datei aus, indem Sie auf 'Durchsuchen' klicken.

Die E-Rechnung wird so dargestellt, wie bei herkömmlichen Rechnungen üblich. Die technischen Feldnamen werden eingeblendet, wenn der Mauszeiger über den Text gehalten wird. Um sämtliche Felder der E-Rechnung in technischer Darstellung zu sehen, nutzen Sie alternativ den Elster-Service.

Die Datei wird auf die im Standard EN 16931 festgelegten Geschäftsregeln geprüft. Gefundene Fehler werden rot markiert oberhalb des Rechnungsinhalts angezeigt. Die im Falle eines Fehlers angezeigten Regeln und Fehlertexte entstammen dem Standard. Werden keine Fehler angezeigt, ist die E-Rechnung valide bezüglich der im Standard definierten Regeln.

Die Prüfung erfolgt anhand des vom European Committee for Standardization (CEN), Technical Committee 434 (TC 434) veröffentlichten Schemas ("Official Schematron eInvoicing-EN16931 artefacts for CEN/TC 434"). Eine darüber hinaus gehende Prüfung findet nicht statt.

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Bei der Zusammenfassenden Meldung werden Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen und Umsätze aus im EU-Ausland erbrachten Dienstleistungen ermittelt. Diese werden über ElsterOnline an das Finanzamt gemeldet.

Das Programm ermittelt die Werte anhand der Buchungen, deren Konten mit den Feldern 41, 42 und 21 der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sind. Es werden nur die Buchungen automatisch in das Formular eingefügt, die mit einem Kunden verknüpft sind. Bei dem Kunden muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Id hinterlegt sein.

Eingabe

• Geben Sie das Geschäftsjahr ein und wählen Sie den Auswertungszeitraum aus.
• Klicken Sie auf zuerst die Schaltfläche Innergemeinschaftliche Lieferungen ermitteln.
• Klicken Sie anschließend auf CSV-Datei exportieren.
• Speichern Sie die Datei.
• Klicken Sie auf den Link Meldung abgeben über ElsterOnline (CSV).
• Melden Sie sich bei ElsterOnline an und folgen Sie dort den Anweisungen, um die ZM anzulegen und die Datei hoch zu laden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

Verwandte Begriffe: Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankkonto anlegen, Gläubiger-ID

*Nicht in allen Versionen

Bankkonten

Falls Sie mehr als ein Bankkonto haben oder über ein Paypal-Konto verfügen, tragen Sie diese hier ein.

* Nicht in allen Versionen

Hbci-Konfiguration

Bevor Sie das Online-Banking benutzen können, muss die HBCI-Verbindung konfiguriert und synchronisiert werden.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking

Hbci-Konfiguration - Bezeichnung der TAN-Medien

Die Bezeichnung der TAN-Medien ist z.B. erforderlich bei smsTAN/pushTAN der Sparkasse oder mTAN/chipTAN der Postbank.

Im Online-Banking Ihrer Bank und in Collmex hinterlegen Sie für jedes Mobiltelefon oder jede Chipkarte eine Bezeichnung. Über diese Bezeichnung wird das Mobiltelefon oder die Chipkarte identifiziert.

Für die Postbank finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Einstellungen → Sicherheitsverfahren'. Wählen Sie das gewünschte Sicherheitsverfahren und geben Sie den hinterlegten 'Namen' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein.

Für die meisten Sparkassen finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → smsTAN verwalten → Telefonbezeichnung'. Geben Sie die hinterlegte 'Telefonbezeichnung' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein. Für das pushTAN-Verfahren geben Sie die Bezeichnung der pushTAN-Verbindung ein, zu finden im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.

Für die HASPA unter 'Online-Banking → Verwalten und Einrichten → TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.

Für das pushTAN-Verfahren bei der DKB-Bank geben Sie als Bezeichnung "pushTan" ein.

Bei der Ausführung einer Überweisung oder Lastschrift wählen Sie ein Mobiltelefon oder eine Chipkarte über die Bezeichnung aus. Diese Bezeichnung sendet Collmex zusammen mit den Daten für die Überweisung an die Bank. Damit weiß die Bank, an welches Mobiltelefon die SMS mit der TAN gesendet werden soll, oder welche Chipkarte für die Berechnung der TAN verwendet wird.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr löschen, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

• Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
• Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen, Geschäftsjahr löschen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren

*Nicht in allen Versionen

Geschäftsjahr löschen

Geschäftsjahre können gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungszeit vorüber ist, d.h. wenn sie mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegen. Klicken Sie dazu im jeweiligen Geschäftsjahr auf 'Löschen...' (wird nur angezeigt, wenn das Geschäftsjahr mehr als 10 Jahre in der Vergangenheit liegt).

Beim Löschen werden alle Bewegungsdaten des Geschäftsjahres und der Jahre davor gelöscht, sofern keine Verknüpfungen in spätere Geschäftsjahre bestehen.

Nach dem Löschen der Bewegungsdaten werden alle nicht verwendeten Kunden gelöscht, die im zu löschenden Jahr oder davor angelegt und danach nicht mehr geändert wurden.

Damit sind die personenbezogenen Daten der Kunden gelöscht gemäß Art. 5 DSGVO (Speicherbegrenzung).

Hinweis: Personen haben ein Recht auf Löschung ihrer Daten, solange keine andere rechtliche Verpflichtung zur Speicherung besteht (s. Art. 17 DSGVO). Gemäß Abgabenordnung sind Buchhaltungsdaten und Belege für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeit dürfen personenbezogene Daten nur gelöscht werden, wenn sie keine Pflichtangaben in Rechnungen darstellen (z.B. Telefonnummern oder Mailadressen). Diese Daten müssen bei Bedarf bzw. auf Anforderung der betroffenen Person manuell gelöscht werden.

Siehe auch: Geschäftsjahr

Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

Konto

Das Programm verfügt über die wichtigsten Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen.

Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen

Konto anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.

Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.

Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.

Wenn Sie ein Komplettpaket inkl. Rechnungen einsetzen, ist es insbesondere nicht erforderlich, eigene Erlöskonten für Auswertungszwecke anzulegen. Satt die Erlöse über die relativ starre Buchhaltung auszuwerten, nutzen Sie besser die flexibleren Auswertungsmöglichkeiten der Umsatzlisten*.

Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen

* Nicht in allen Versionen

Konto bearbeiten

Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, solange noch keine Buchungen für das Konto existieren.

Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen

Konto suchen

Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten

Textbausteine*

Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.

Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,

*Nicht in allen Versionen

Textbaustein anlegen

Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.

Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

Textbaustein bearbeiten

Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie Platzhalter.

Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

Platzhalter

Platzhalter verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

*Nicht in allen Versionen

Verwandte Begriffe: Textbaustein, variable Textbausteine

Textbausteine*

Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen

Standard-Textbausteine bearbeiten

Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen

Druck

Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.

In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.

Siehe auch: Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung

Druck: Briefpapier-Einstellungen

Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.

Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Druck: Briefpapier-Hintergrund

Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.

Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.

Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.

Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Druck: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.

Siehe auch: Druck, Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau

Druck: Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.

Mail-Ausgabe: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.

Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.

Siehe auch: Server-Einstellungen

Mail-Ausgabe: Server-Einstellungen

Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.

Siehe auch: Dokument-Einstellungen

Mail-Konten

Mail-Konten sind optional. Sie müssen in Collmex für eine Mailadresse nur dann ein Mail-Konto anlegen, wenn:

• Ihr Name beim Empfänger zusammen mit der Mailadresse angzeigt werden soll oder
• für die Mailadresse eigene Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erforderlich sind oder
• das Mail-Konto als Ablageort für die Belegverwatlung genutzt werden soll oder
• Ihr Mail-Anbieter eine Autorisierung nach dem OAuth-Standard vorschreibt.

Siehe auch: Mail-Konto anlegen

Mail-Konto anlegen

Um ein Mail-Konto anzulgen, geben Sie die Mailadresse ein und klicken Sie auf Anlegen.

Siehe auch: Mail-Konten, Mail-Konto bearbeiten

Mail-Konto bearbeiten

Hier nehmen Sie die Einstellungen für das Mail-Konto vor.

Siehe auch: Mail-Konten

Brief, Fax

Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden.

Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.

Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Pixelletter an.
2. Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
3. Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
4. Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (Brief, Fax).

Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Siehe auch: Mailtexte

*Nicht in allen Versionen

Bearbeiter

Die Verwaltung des Bearbeiters im Dokument steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Einführung Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.

Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.

Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.

Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.

Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren

*Nicht in allen Versionen

Benutzer bearbeiten

Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen

Benutzerrollen

Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

*Nicht in allen Versionen

Benutzer anlegen

Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.

Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen

Benutzer suchen

• Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
• Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.

Kennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

Service-Benutzer entsperren

Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.

Siehe auch: Einführung Benutzer

Einstellungen Mahnung

Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung von Platzhaltern möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.

Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen

Schnittstellen und Datenaustausch

In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.

Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).

Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.

Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.

Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).

Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).

Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.

*Nicht in allen Versionen

Daten importieren

Inhalt

• Allgemeines
• Produkte, Produktpreise und Produktpreisänderung
• Kunden
• Lieferanten
• Adressen
• Umsätze (Kundenrechnungen, Gutschriften oder Kassenumsätze)
• Lieferantenrechnungen (Lieferantenrechnungen, Gutschriften oder Kassenausgaben)
• Angebote
• Rechnungen
• Tätigkeiten
• Mitarbeiter
• Gehaltsabrechnung
• Storno-Buchungen