Datev-Export
Der Datev-Export dient der Übergabe der Buchungen nach Datev. Üblicherweise werden die Buchungen am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.
Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das Datev-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im ASCII DATEV-Format. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Buchungen.
Bekannte Einschränkungen:
- In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb der gültigen Bereiche angelegt, steuern Sie unter 'Firma → Datev-Nummern für Kunde und Lieferant', ob beim Export eigene Nummern vergeben werden. Die Nummern werden fortlaufend für jeden exportierten Kunden oder Lieferant vergeben und in Collmex für den nächsten Export gespeichert. Die beim Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'.
- In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto in der Buchung direkt auf das Automatikkonto folgen. Außerdem muss der Steuerbetrag exakt dem Steuersatz entsprechend. Beispiel:
| Collmex-Buchung | Datev-Buchung
|
|---|
| S/H |
Konto |
Bezeichnung |
Betrag |
| Soll |
1200 |
Bank |
119,00 |
| Haben |
8400 |
Erlöse |
100,00 |
| Haben |
1776 |
Umsatzsteuer 19 % |
19,00 |
|
| Umsatz |
BU-Schl. |
Gegenkonto |
Konto |
| 119,00 |
|
8400 |
1200 |
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- Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:
| Collmex-Buchung | Datev-Buchung
|
|---|
| S/H |
Konto |
Bezeichnung |
Betrag |
| Haben |
1200 |
Bank |
119,00 |
| Soll |
3200 |
Wareneingang |
100,00 |
| Soll |
1576 |
Abziehbare Vorsteuer 19 % |
19,00 |
|
| Umsatz |
BU-Schl. |
Gegenkonto |
Konto |
| 119,00 |
09 |
1200 |
3200 |
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- Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
- Eine Buchung wird beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Buchungen gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einer Buchung gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
- Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.
Schaltfläche Auf Datev-Konformität prüfen
Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie die Daten an Ihren Steuerberater weiterleiten, prüfen, ob die Buchungen von Datev verarbeitet werden können. Werden Fehler ausgegeben, stornieren Sie die betroffenen Buchungen und buchen Sie neu.
Fehlermeldungen
| Fehlermeldung | Erläuterung
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|---|
| Position ist im Soll statt im Haben (oder umgekehrt) | Das einem Aufwands- oder Erlöskonto folgende Steuerkonto ist hinsichtlich Soll/Haben anders gebucht, als das Aufwands- oder Erlöskonto, muss aber dieselbe Soll- bzw. Habenkennzeichnung haben wie das dazugehörige Aufwands- oder Erlöskonto. |
| Kein Umsatz- oder Vorsteuerkonto erwartet | Das Umsatz- oder Vorsteuer-Konto steht an der falschen Position. Es muss in der Position nach dem Erlös- bzw. Aufwandskonto stehen.
Beachten Sie bitte auch, dass bei der Verwendung von mehreren Erlös- bzw. Aufwandskonten in einer Buchung, jedem dieser Konten das entsprechende Steuerkonto folgen muss (siehe 5.).
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| Erstes Konto darf kein Automatik-, Vorsteuer- oder Umsatzsteuer-Konto sein | Das Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkonto muss in der Position nach dem Aufwands- oder Erlöskonto stehen, nicht davor. |
| Betrag xx,xx ist ungleich dem Steuerbetrag von yy,yy aus dem Brutto zz,zz | Es wurden mehrere Erlös- oder Aufwandskonten verwendet, es folgt aber nicht jedem dieser Konten jeweils das Steuerkonto, so wie unter 5. beschrieben. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch, Datev-Export - Einstellungen
Daten an Steuerberater
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