Belegverwaltung

Mit der Belegverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Belege sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.

Speicherung im IMAP-Postfach

Zur Ablage der Belege benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. E-Mail-Postfächer mit IMAP-Zugang werden von praktisch allen Internet-Serviceprovidern angeboten. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal herunter geladen und gespeichert, sondern verbleiben auf dem Server.

Die zentrale Speicherung der Belege in einem IMAP-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Belege zugreifen können. Hinzu kommt, dass immer mehr Rechnungen per Mail versendet werden und eine Aufbewahrung dieser Mails sowieso erforderlich ist. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen.

Per Mail erhaltene PDF-Rechnungen

Wenn Sie eine PDF-Rechnung per Mail von einem Lieferanten erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm in den Quellordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Belege verwenden. Durch das Verschieben bleibt die Absender-Adresse erhalten und der Lieferant kann über die Absender-Adresse leicht erkannt werden. In jedem Fall sollten Sie vermeiden, die Mails weiter zu leiten, weil dadurch der Original-Absender verloren geht, und der Lieferant nicht mehr automatisch erkannt werden kann.

Scannen von Belegen in Papierform

Belege in Papierform können Sie scannen und per Mail an Ihre eigene Mailadresse senden. Zur Speicherung des Bildes sollte entweder das TIFF- oder JPEG-Format verwendet werden. In PDF-Dateien eingebundene Bilddateien werden von Collmex keiner Texterkennung unterzogen. PDF als Dateiformat funktioniert deshalb für gescannte Belege nur dann gut, wenn vom Scanner neben dem Bild zusätzlich auch der erkannte Text in das PDF geschrieben wird. Das Ergebnis sind sogenannte "durchsuchbare PDF-Dokumente". s. auch "Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen" weiter unten.

Automatische Erkennung der Daten eines Beleges

Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Belege statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Bei PDF-Dokumenten wird dazu der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert (in das PDF-Dokument eingebundene Bilddateien werden dabei nicht berücksichtigt). Bei Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR).

Dabei "lernt" das Programm aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden.

Buchen der Belege

Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie den Beleg direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Beleg verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm.

Hinweise zum IMAP-Postfach und zum IMAP-Server

  • Sie müssen nicht unbedingt ein eigenes Postfach einrichten. Sie können in den Einstellungen auch einen Ordner als Quellordner eines bestehenden Postfachs angeben, aus dem die Belege ausgelesen werden.
  • Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Archiv-Ordner an und verschiebt die Mails nach dem Buchen in diesen Archiv-Ordner. Damit Sie die Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
  • Die Mails und die Belege werden bei Collmex nicht gespeichert oder gesichert. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Postfach. Wenn Sie die Mails in Ihrem Mailprogramm löschen oder aus dem Archiv-Ordner entfernen, kann Collmex nicht mehr auf die Belege zugreifen.
  • Die Verknüpfung zwischen dem Collmex-Beleg und der Mail erfolgt über die eindeutige Message-Id, über welche jede Mail verfügen muss. Der IMAP-Server muss deshalb in der Lage sein, Mails über das IMAP-Kommando 'SEARCH HEADER Message-Id' zu finden und zurück zu liefern.
  • Achten Sie bei der Auswahl des IMAP-Postfaches darauf, dass ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht - insbesondere wenn Sie mit gescannten Belegen arbeiten.
  • Bei der Authentifizierung wird nur die einfache Methode unterstützt (AUTHENTICATE PLAIN). Der Zugriff über zweistufige Verfahren (z.B. XOAUTH2) ist aus technischen Gründen nicht möglich und auch für die Zukunft nicht vorgesehen.
  • Die Mails sollten möglichst in Deutschland gespeichert sein. Nach §146 Abs. 2 Abgabenordnung müssen Aufzeichnungen im "Geltungsbereich dieses Gesetzes" aufbewahrt werden.
  • Sie können das Postfach oder den Provider ohne Probleme wechseln. Kopieren Sie dazu alle Mails inklusive der Unterordner 1:1 und geben Sie danach in Collmex den neuen Speicherort ein.

Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen

  • Jede Beleg muss einzeln per Mail gesendet werden.
  • Die Mail muss den gescannte Beleg als TIFF- oder JPEG-Datei im Anhang haben, damit die Texterkennung funktioniert. In PDF-Dateien eingebettete Bilder können von der Texterkennung nicht verarbeitet werden.
  • Bei Belegen mit mehreren Seiten, können die einzelnen Seiten alle in einer TIFF-Datei enthalten sein. Pro Seite ein eigener Anhang ist aber auch möglich (z.B. bei JPEG).
  • Verwenden Sie möglichst das Format 'Graustufen' mit 300dpi, da so die Texterkennungsrate am besten ist. Reine Schwarz/Weiß-Bilder führen zu einer schlechten Texterkennungsrate.
  • Verwenden Sie bei TIFF unbedingt die Komprimierung. Andernfalls ist der Speicherverbrauch zu hoch.
  • Vielen Scannern liegt eine Scan-Software bei, mit der Sie einen Beleg direkt vom Scanner aus an eine beliebige Mailadresse senden können (Scan to Mail Funktion). Beispielsweise können Sie bei vielen HP-Scannern und Multifunktionsgeräten die Tasten am Gerät so programmieren, dass ein Beleg mit einem Tastendruck gescannt und als Mail an die hinterlegte Adresse versendet wird.

Hinweise zum rechtlichen Rahmen

Die Belegverwaltung in Collmex erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD).

Bei gescannten Papierbelegen sollte das Originaldokument nach Möglichkeit aufbewahrt werden. Streng genommen ist dies zwar nicht erforderlich, jedoch müssen Sie auf Verlangen eines Prüfers den Beleg wieder in Papierform vorlegen und Sie sparen sich so das Ausdrucken. Zudem erhöhen Sie Ihre Glaubwürdigkeit, wenn Sie die Originaldokumente zumindest für Stichproben noch vorlegen können. Den meisten Prüfern sind Papierdokumente einfach lieber, da sie das Originaldokument 'anfassen' können und sich diese schwerer manipulieren lassen.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Einstellungen Belegverwaltung, Beleg suchen, Beleg: Erfassung

* Nicht in allen Versionen