Kundenauftrag mit Vorkasse

Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.

Sowohl bei Vorkasse als auch bei einer Anzahlung wird die Umsatzsteuer schon bei Erhalt der Zahlung fällig, und muss entsprechend als Anzahlung gebucht werden unter Buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde.

Beim Buchen der Anzahlung zu einem Vorkasse-Kundenauftrag ordnen Sie der Anzahlung den Kundenauftrag zu. Der Kundenauftrag ändert damit seinen Status in 'Vorkasse bezahlt' und wird automatisch frei gegeben für die Belieferung unter Lieferung → Fällige anlegen*. So wird sichergestellt, dass nur bezahlte Kundenaufträge beliefert werden.

Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Auftragsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Kundenauftrag→2. Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
1. Anzahlung3. Rechnung→ggfs.
offener Posten
über Differenz
→Mahnung,
Zahlungseingang oder
Zahlungsausgang

In der Buchhaltung stellt eine Anzahlung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dar. Nachdem Sie geliefert und die Rechnung angelegt haben, wählen Sie in der Rechnung die vom Kunden geleistete Anzahlung unter Anzahlungen aus. Mit dem Buchen der Rechnung wird die Verbindlichkeit dann wieder aufgelöst.

Hat der Kunde mehr angezahlt, als in der Rechnung berechnet, wird der Endbetrag der Rechnung negativ. Nach dem Buchen der Rechnung bleibt eine Verbindlichkeit übrig, die über eine Zahlung ausgeglichen werden kann.

Die Zahlungsbedingung Paypal ist eine Sonderform von Vorkasse. Bezahlt der Kunde nach einem Kauf im Collmex shop* über Paypal, erfolgt die Buchung der Anzahlung automatisch über die Paypal-IPN. Bei externen Shops kann die Zahlungsbestätigung über das API* an Collmex weiter gereicht werden. Beim Anlegen von Kundenaufträgen zu eBay-Verkäufen* werden Paypal-Zahlungen ebenfalls automatisch gebucht, sofern der Käufer die Zahlung über die eBay-Kaufabwicklung auslöst. Wenn Sie den Collmex shop* oder die eBay-Schnittstelle* nicht verwenden, muss die Anzahlung dagegen manuell gebucht werden (s.o.).

Benötigt der Kunde schon für die Vorkasse eine Rechnung, legen Sie zum Verwalten der Anzahlung eine Abschlagsrechnung an (s. Rechnungsarten → Abschlagsrechnung). Über den Erhalt der Zahlung informieren Sie Ihre Kunden bei Bedarf mit einer Zahlungseingangs-Mail.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Zahlungseingangs-Mail

* Nicht in allen Versionen