Erfassen Sie hier die für die Buchung erforderlichen Daten des Belegs.
| Schaltfläche | Bedeutung
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| Auto-Erfassen | Beim ersten Abrufen der Mail findet eine automatische Vorerfassung statt. Diese Schaltfläche brauchen Sie nur zu betätigen, wenn Sie die automatische Erfassung erneut durchführen wollen.
Bei der automatischen Erfassung versucht das Programm die Daten automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Belegen im TIFF- oder JPEG-Format findet eine Texterkennung statt (OCR). Das Ergebnis der Texterkennung wird im Reiter 'Text' dargestellt. Dieser Text wird analysiert und die zu erfassenden Daten werden - sofern möglich - automatisch erkannt.
Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.
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| Buchen | Bucht den Beleg in der Buchhaltung an Hand der erfassten Daten und springt zum nächsten Beleg (sofern vorhanden). Die Mail wird vom Posteingang in den Archiv-Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben. Damit Sie die Archiv-Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
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| Ok: Rechnung der Buchung XXX zuordnen | Gibt es bereits eine Buchung mit der Rechnungsnummer, erscheint diese Schaltfläche statt der Buchen-Schaltfläche. Bei Betätigen der Schaltfläche wird der Beleg der jeweiligen Buchung nachträglich zugeordnet. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsnummer im Feld Rechnung Nr der Buchung enthalten ist (Die Angabe im Buchungstext ist nicht ausreichend!). Das nachträgliche Zuordnen eines Belegs zu einer Buchung ist ebenfalls möglich unter Beleg: Zuordnung.
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| Feld | Bedeutung
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| Anhang | Bei mehreren Anhängen oder Seiten in einer TIFF-Datei erscheint hier eine Auswahlbox, mit der Sie den Anhang bzw. die Seite für die Ansicht auswählen können. |
| Beleg-Art | Wählen Sie hier, ob es sich bei dem Beleg um eine Lieferantenrechnung, Lieferantengutschrift, Kundenrechnung, Kundengutschrift oder um eine Bar-Quittung handelt. |
| Lieferant | Die Nummer des Lieferanten |
| Name | Der Name des Lieferanten. Wenn der Lieferant noch nicht existiert, geben Sie hier einen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Lieferant anlegen'. |
| Kundennummer | Die eigene Kundennummer beim Lieferanten. Sofern auf der Lieferantenrechnung Ihre Kundennummer angegeben ist, sollten Sie die Kundennummer immer mit der im Lieferant hinterlegten Kundennummer vergleichen. Wenn die Kundennummer übereinstimmt, können Sie ziemlich sicher sein, dass die Rechnung auch wirklich von Ihrem Lieferanten stammt. |
| Rechnungsnummer | Die Nummer der Rechnung |
| Datum | Das Rechnungsdatum |
| Brutto-Betrag | Der Rechnungs-Endbetrag |
| Zahlungsbed. | Wählen Sie hier die Zahlungsbedingung aus. Die Zahlungsbedingung wird in die Buchung übernommen und bestimmt neben der Fälligkeit auch das Konto der Buchung: Bei Zahlungsbedingung Bar das in der Zahlungsbedingung hinterlegte Abrechnungskonto (Standard 1000/1600), bei EC-Karte Geldtransit (1360/1460), bei Kreditkarte Kreditkartenabrechnung (1730/3610), alle anderen Zahlungsbedingungen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1600/3300). |
| Internes Memo | Kann für interne Zwecke verwendet werden. Bei der Suche |
| Kassenkonto | Für Bar-Quittungen geben Sie hier die Kontonummer der Kasse ein, aus der die Ausgabe bezahlt wurde. |
| Aufwandskonto | Geben Sie hier das Konto ein, auf das der Aufwand gebucht werden soll. Wenn Sie in der Buchung mehr als ein Aufwandskonto verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen um zur Buchungsmaske zu gelangen. Dort kann mehr als ein Aufwandskonto gebucht werden. Bei der automatischen Erfassung wird das Aufwandskonto vom letzten gleichartigen Beleg übernommen. |
| Vorsteuer | Wählen Sie hier den Steuersatz für den Vorsteuerabzug. |
| Kostenstelle | Geben Sie hier die Kostenstelle ein, falls der Aufwand einer Kostenstelle zugeordnet werden soll. Bei der automatischen Erfassung wird die Kostenstelle vom letzten gleichartigen Beleg übernommen. |
| Buchungstext | Geben Sie den Buchungstext für die Buchung ein. Bei der automatischen Erfassung wird der Buchungstext vom letzten gleichartigen Beleg übernommen. |
