Handbuch Collmex rechnung plus

Inhalt

Einleitung

Verkauf

Warenwirtschaft

Verwaltung


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Einleitung

Collmex rechnung plus umfasst die Bereiche Verkauf und Warenwirtschaft und deckt sowohl die Branchen Dienstleistung und Handel als auch das Handwerk ab.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der termingerechten Beschaffung über die stets aktuelle Verfügbarkeitsübersicht bis hin zur effizienten Abrechnung Ihrer Dienstleistungen kann Collmex rechnung plus alle Anforderungen erfüllen.

Von den Produktbeschreibungen über bestandsrelevante Informationen bis hin zu den Ein- und Verkaufspreisen finden Sie alle Angaben in der integrierten Produktverwaltung.

Collmex rechnung plus verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.

Die Adress- und Kontaktdaten hinterlegen Sie in den Kunden und Lieferanten sowie in der allgemeinen Adressverwaltung. Darüber hinaus pflegen Sie in den Kunden und Lieferanten die Zahlungs- und Lieferkonditionen. Standardformulierungen hinterlegen Sie einmalig in Textbausteinen.

Alle Bestandsveränderungen werden protokolliert. Die Bestände pflegen Sie zeitsparend mit Hilfe von Inventurlisten.

Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.


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Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version


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Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Benutzungshinweise

ElementFunktion
1. SchaltflächenDurch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt.
2. LinkBeim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms.
3. ReiterUmfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten.
4. EingabefeldHier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion.

Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich.

5. AuswahlfeldBeim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können.
6. KontrollkästchenBeim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet.
7. SucheBei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche.
8. BlätternÜber diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw..
9. StatusinformationSind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'.
Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.


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Verkauf

Einführung

Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Für Warenlieferungen erstellen Sie auf Basis der Kundenaufträge zuerst die Lieferungen, aufbauend auf den Lieferungen dann die Rechnungen. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Das Anlegen der Lieferungen und Rechnungen kann sowohl einzeln, als auch in einer Sammelverarbeitung erfolgen. Dabei werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Druck und Mail: Die Dokumente können Sie entweder drucken oder per Mail, Fax oder Brief versenden. Die Einstellungen dafür nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail vor. Dort besteht u.a. die Möglichkeit ein eigenes Briefpapier oder Logos zu hinterlegen.

Textbausteine: Damit Sie die Texte in Kopf- und Fußtext der Dokumente nicht immer manuell eingeben müssen, legen Sie Textbausteine an, die Sie auch als Standart-Textbausteine hinterlegen können (Verwaltung → Textbausteine).

Weitere Einstellmöglichkeiten wie Nummernvergabe, Zahlungsbedingungen usw. finden Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen.

Siehe auch:Verkaufsdokumente, Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Rechnungen, Projekte, Adressverwaltung, Produkte, Kunden

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Verkaufsdokumente

Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.

  • Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
  • Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
  • Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
  • Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
  • Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.

Siehe auch: Verkauf

* Nicht in allen Versionen


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Verkaufsdokumente für ausländische Kunden

Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.

Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).

Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.

Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Waren

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuermit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei

ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19%

7/19% steuerfreisteuerfrei
Voraussetzungen

Produktart ist Ware

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)

Sonstige Leistungen

- Regelfall

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbar7/19%nicht steuerbar7/19%
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Leistung nach §3a Abs 3 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuerje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Katalogleistung nach §3a Abs 4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbar7/19%nicht steuerbarnicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten Dienstleistungen ab 2015

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbarIm Empfängerland zu versteuernnicht steuerbarnicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Ausländische Erlösarten sind gepflegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente

* Nicht in allen Versionen


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Hinweise zur Positionsnummerierung

Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):

In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.

Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe


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Rabatte in Verkaufsdokumenten

Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:

Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.

Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.

Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente

*Nicht in allen Versionen


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Angebote

Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.

Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den basic-Versionen und in der free-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Angebot senden*, Wikipedia: Angebot

* Nicht in allen Versionen


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Angebot anlegen

Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Angebot anlegenDas Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

FeldBedeutung
KundeKundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Kopieren von AngebotUm ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe


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Angebot suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Angeboten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Angebote als CSV-Datei mit der Satzart CMXQTN
FeldBedeutung
AngebotAngebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot.
Noch offeneAktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen,
  • die nicht abgelehnt wurden oder
  • zu denen es noch keinen Kundenauftrag* oder keine Rechnung gibt.
KundeKundennummer.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Angebotsdatum von ... Angebotsdatum bisWenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext.
ProduktProduktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Angebote

*Nicht in allen Versionen


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Angebot bearbeiten: Kopfdaten

Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
KundeDer Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
AngebotsdatumDas Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots.
AngebotstextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

FirmaAbsender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Angebots vom Kunden übernommen.

Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druckausgabe → Dokument-Einstellungen.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


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Angebot bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Angebotsposition gemeint.
→ NormalMöglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen.
Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
  • Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer.
  • Geben Sie eine Bezeichnung ein.
  • Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Speichern.
  • Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextHiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
→ AlternativAlternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fließen aber in die Zwischen- und Endsumme nicht mit ein.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details


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Angebot bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Rabattgruppe*Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Währung*Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Preisgruppe*Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet.
Frist*Angebotsfrist. Ist die Frist abgelaufen, erhält das Angebot automatisch den Status 'Frist abgelaufen'.
GelöschtUm das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern das Angebot von einem anderen Angebot kopiert wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-Sprache*Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende des Angebots (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Angebot bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Liefer/LeistungsdatumZur Information für den Kunden. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'.
Versandkosten*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einem Angebot Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuell*Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Nachnahme-Gebühr*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende LieferadresseWenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

Nicht in allen Versionen


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Angebot bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand


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Angebot senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Angebot, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Angebot als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Angebot löschen, Angebot stornieren


Inhalt 

Kundenaufträge

Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Für einen Kundenauftrag besteht die Möglichkeit, eine Auftragsbestätigung im PDF-Format zu erzeugen. Sofern dies erforderlich ist, werden die Auftragsbestätigungen üblicherweise in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Kundenauftrag anlegen, Kundenauftrag bearbeiten, Auftragsbestätigung senden, Kundenauftrag mit Vorkasse, Wikipedia: Kaufvertrag

Verwandte Begriffe: Auftragsbestätigung, Bestellung, Bestellschein


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Kundenauftrag mit Vorkasse oder Paypal

Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.

In den Rechnungsprogrammen, ist es nicht möglich, den Zahlungseingang zu Kundenaufträgen zu verwalten


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Kundenauftrag anlegen

Zum Anlegen eines Kundenauftrags füllen Sie die Felder aus und klicken auf Kundenauftrag anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Kundenauftrag anlegenDer Kundenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kundenauftrag weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Kundenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

Neuen Kunde anlegenWenn Sie einen Kundenauftrag für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie den Kundenauftrag anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie den Kundenauftrag erfasst haben.
FeldBedeutung
KundeKundennummer des Kunden, für den der Kundenauftrag angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
AngebotBezieht sich der Kundenauftrag auf ein Angebot, geben Sie in das Feld Angebot die Nummer des Angebots ein. Die Daten werden dann aus dem Angebot übernommen und der Kundenauftrag mit dem Angebot verknüpft.
Kopieren von KundenauftragUm ein Kundenauftrag zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Kundenauftrag übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten, Nummernvergabe


Inhalt 

Kundenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kundenauftrag wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundenauftragsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Kundenaufträgen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Kundenaufträge als CSV-Datei mit der Satzart CMXORD-2
Eingabe-FeldBedeutung
KundenauftragAuftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag.
Noch nicht Optionen:
  • Leer: Alle Kundenaufträge werden angezeigt.
  • Abgerechnet: Es werden nur Kundenaufträge angezeigt, die noch nicht vollständig abgerechnet sind.
  • Erledigt: Es werden nur Kundenaufträge angezeigt, die noch nicht vollständig abgerechnet und bezahlt wurden.
  • Vorkasse-Erstattet: Es werden nur abgesagte Kundenaufträge mit Zahlart 'Vorkasse' angezeigt, bei denen eine bereits gebuchte Zahlung noch nicht einer Nachfolgebuchung (normalerweise eine Rückzahlung) zugeordnet ist.

Der Lieferstatus des Auftrags ist nicht relevant, da ein Kundenauftrag nicht zwingend beliefert werden muss.

KundeEs werden nur Kundenaufträge für diesen Kunden angezeigt.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Kundenaufträge, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.
Auftragsdatum von ... bisWenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Liefertermin von ... bisEs werden nur Kundenaufträge gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt.
AuftragsNr. beim KundenBestell- oder Lieferantenauftragsnummer des Kunden. Die Nummer, unter der bei Ihrem Kunden der Auftrag geführt wird.
TextSucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext, in der Positionsbezeichnung sowie in der abweichenden Lieferadresse.
ProduktProduktnummer. Selektiert Kundenaufträge die das ausgewählte Produkt enthalten.
Sortiert nachGeben Sie hier an, ob die Sortierung nach Auftragsnummer oder Auftragsdatum erfolgen soll.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Kundenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
Status Folgende Stati sind möglich:
  • Neu: Der Auftrag ist neu
  • Abschlag berechnet: Abschlagsrechnung wurde erstellt, der Zahlstatus der Abschlagsrechnung wird nicht berücksichtigt
  • Neu, Vorkasse offen: Zahlungsbedingung ist Vorkasse, es wurde noch nicht gezahlt, der Auftrag wurde noch nicht ausgegeben
  • Neu, Zahlung nicht bestätigt (nur wenn in der Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Noch nicht ausgegeben, Zahlung noch nicht erfolgt
  • Bestätigt: Auftrag wurde ausgegeben.
  • Bestätigt, Vorkasse offen: Auftrag wurde ausgegeben, Zahlungsbedingung Vorkasse, noch nicht bezahlt
  • Auftrag bestätigt, Zahlung nicht bestätigt (nur wenn in der Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Auftrag wurde ausgegeben, Zahlung noch nicht erfolgt
  • Vorkasse teilbezahlt: Teilweise bezahlt
  • Teilbezahlt (nicht bei Vorkasse): Zahlung teilweise erfolgt, nicht beliefert
  • Auftrag bestätigt, Zahlung bestätigt (nur wenn in Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich')
  • Neu, Zahlung bestätigt (nur wenn in Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Noch nicht ausgegeben, bezahlt
  • Vorkasse bezahlt
  • Bezahlt: Auftrag wurde abgerechnet und bezahlt
  • Geliefert: Komplett beliefert
  • Teilgeliefert: Teilweise beliefert
  • Abschlag: Abschlag berechnet
  • Teilabgerechnet: Zum Teil abgerechnet
  • Abgerechnet: Abgerechnet, noch nicht bezahlt
  • Erledigt: Abgerechnet, beliefert, bezahlt
  • Abgesagt: Kennzeichen Abgesagt gesetzt
  • Gelöscht: Als gelöscht markiert
Im Status werden die Nachfolgedokumente angezeigt.
KundeDer beauftragende Kunde. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
AuftragsdatumTag der Auftragserteilung.
FirmaIhre Firma als Auftragnehmer. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Kundenauftrags vom Vorgängerdokument übernommen oder vom Kunden, falls kein Vorgänger existiert.

Sie erscheinen im gedruckten Kundenauftrag nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp 'Kundenauftrag' aktiviert haben unter Verwaltung → Einstellungen Druck.

Für Kundenaufträge mit Zahlungsbedingung Vorkasse oder Paypal s. Kundenauftrag mit Vorkasse

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Auftragsposition gemeint.
→ NormalMöglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen.
Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
  • Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer.
  • Geben Sie eine Bezeichnung ein.
  • Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Ändern.
  • Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextHiermit können Sie zwischen den Auftragspositionen einen Text einfügen.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → ändern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → ändern).
LieferterminZur Information für den Kunden. Wird in die Rechnung übernommen.

Collmex pro: Ist relevant für das automatische Anlegen von Lieferungen (Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen) und, wenn der Mindestbestand unterschritten wird, für das automatische Anlegen von Lieferantenaufträgen (Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen)

WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
AuftragsNr b. KundeAuftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt.
EndabgerechnetMarkieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Rechnungen mehr angelegt werden sollen.
Teil-Rechnungen erlaubtWenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Abrechnung fällig, wenn noch nicht alle Positionen beliefert wurden. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen.
RabattgruppeDie Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Auftrags vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Gutschein*Die Rabatte des eingegebenen Gutscheins werden übernommen.
WährungHier wählen Sie die Währung aus, in der der Kundenauftrag erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

PreisgruppeDie Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
PreisdatumMit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie den Kundenauftrag zu einem Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Angebot übernommen, damit im Auftrag dieselben Preise ermittelt werden wie im Angebot.
GelöschtUm den Kundenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Kundenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Abgesagt amTragen Sie das Datum ein, an dem der Kunde den Auftrag abgesagt hat. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der der Kundenauftrag gedruckt werden soll.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern der Kundenauftrag mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. Für Shop-Aufträge wird der Vermittler vom Webauftritt übernommen und für eBay-Aufträge vom eBay-Konto.
BestätigungstextHier können Sie einen eigenen Text eingeben. Er erscheint unter dem Titel "Kundenauftrag". Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern..

Neben eigenen Textbausteinen können Sie auch variable Textbausteine verwenden.

Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe alsZeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende des Kundenauftrags (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
VersandkostenDiese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einem Kundenauftrag Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuellDas Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Gesamtgewicht*Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt.
Nachnahme-GebührDiese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
EndgeliefertMarkieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Lieferungen mehr angelegt werden sollen.
Teil-Lieferungen erlaubt*Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Lieferung fällig, wenn nicht für alle Positionen ausreichend Bestand vorhanden ist. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen.
Abweichende LieferadresseWenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Angebot übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktProduktnummer
ProduktartDamit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.

Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.

Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister").

UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
LieferrelevantWenn markiert, wird die Kundenauftragsposition in Lieferungen übernommen.
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand


Inhalt 

Auftragsbestätigung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Kundenauftrag, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Kundenauftrag als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Inhalt 

Rechnungen und Gutschriften

Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnungsarten, Rechnung bearbeiten, Rechnung senden, Abrechnungslauf, Sammelausgabe, Umsatzlisten,Sammelrechnung*,Wikipedia: Rechnung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnungsarten

Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.

Rechnung

Reguläre Rechnung.

Gutschrift

Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.

KundenauftragGutschrift→Offener Posten→Zahlungsausgang

Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.

Retourengutschrift*

Die Retourengutschrift verwenden Sie, wenn ein Kunde bereits bezahlte Ware zurückschickt. Wie bei der normalen Gutschrift, wird bei der Buchung* eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt. Zusätzlich wird bei Buchung der Retourengutschrift jedoch der Lagerbestand erhöht (Wareneingang). Wenn Sie keinen Lagerbestand verwalten, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsart Gutschrift.

Barverkauf*

Verwenden Sie diese Rechnungsart nur, wenn Sie auch Bestände verwalten. Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Die Buchung* der Rechnung erfolgt bei Zahlungsbedingung Bar auf das Konto Kasse, der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des offenen Postens entfallen.

Abschlagsrechnung*

Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine Anzahlung zu leisten. Abschlagsrechnungen erscheinen unter einem eigenen Punkt in der Offenen-Posten-Liste und können auch angemahnt werden.

Abschlagsrechnung→Offener Posten→Mahnung
1. Anzahlung
Kundenauftrag,
Lieferung
2. →Rechnung→Offener Posten
über Rest
→Mahnung,
Zahlungseingang

Vorgehensweise

  1. Legen Sie eine Rechnung mit der Rechnungsart Abschlagsrechnung an.
  2. Wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie unter dem Reiter Verkauf in das Feld Anzahlung einen Prozentsatz oder in das Feld Anzahlungsbetrag den Anzahlungsbetrag ein.
  3. Bei Collmex plus und Collmex pro: Buchen Sie den Zahlungseingang und ordnen Sie dabei die Abschlagsrechnung zu (Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde).

    Bei Collmex rechnung plus: Erfassen Sie den Zahlungseingang unter Verkauf → Offene Posten + M... → Zahlungseingang verwalten.

  4. Legen Sie die Schlussrechnung mit der Rechnungsart Rechnung an und ordnen Sie alle relevanten Anzahlungen zu (Rechnung → Anzahlungen). Beim Buchen dieser Rechnung wird die Anzahlung automatisch aufgelöst.
  5. Buchen bzw. erfassen Sie den Zahlungseingang zu der Restzahlung (Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung).

Verwandte Begriffe: Teilrechnung, Abschlagrechnung, Abschlagszahlung, Abschlag, Schlussrechnung

Proformarechnung*

Die Proformarechnung wird meistens verwendet, um den Wert einer Warensendung für den Zoll zu belegen. Eine Proformarechnung muss vom Kunden nicht bezahlt werden, wird nicht in der Buchhaltung gebucht und stellt auch keinen offenen Posten dar.

Siehe auch:Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Periodische Rechnung

Mit Hilfe der periodischen Rechnung erzeugen Sie wiederkehrende Rechnungen z.B. für Abo- oder Wartungsverträge.

Angebot→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Um periodische Rechnungen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Legen Sie einen Produkt an, dessen Mengeneinheit eine Zeiteinheit ist (Jahr, Monat oder Woche). Wählen Sie als Produktart Dienstleistung aus. Damit der Leistungszeitraum automatisch in die Rechnung eingefügt wird, verwenden Sie die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> in der Produktbezeichnung. Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes.
  • Hinterlegen Sie das oder die Produkte unter Kunde → Verkauf.
  • Den Abrechnungslauf starten Sie unter (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Abrechnungslauf).
  • Zum Drucken oder Versenden der Rechnungen starten Sie anschließend die Sammelausgabe (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Sammelausgabe).

Sonderfall unvollständiger Abrechnungszeitraum
Sie berechnen z.B. monatlich 10 €. Die Abrechnung erfolgt jährlich im Nachhinein am 1.1. jedes Jahres für Januar bis Dezember des Vorjahres.
Der Vertrag ist aber erst im Februar geschlossen worden. Dann ist im ersten Jahr ein Beitrag von 110 € fällig.

Hier gehen Sie wie folgt vor:

  • In das Feld Gültig ab geben Sie das Datum ein, ab dem die Berechnung erfolgen soll.
  • In das Feld Nächste Rechnung geben Sie den 1.1. des Folgejahres ein, wenn die Rechnungsstellung immer an diesem Tag erfolgt.
  • Für das erste (unvollständige) Jahr legen Sie eine Einzelrechnung an. Dort können Sie bei Bedarf die Anzahl der zu berechnenden Monate korrigieren.
  • Im Folgejahr verwenden Sie für die Abrechnung ganz normal den Abrechnungslauf.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Verkauf

Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Abonnement, Abo, wiederholte Rechnung, wiederkehrende Rechnung, Dauerrechnung, Rückbuchung, Rücklastschrift, Lastschrift

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Periodische Rechnung suchen

Hier können Sie nach den unter Kunde → Verkauf hinterlegten Abos, Wartungs- und Service-Verträgen u.ä. suchen. Bereits erstellte Rechnungen zu diesen Verträgen finden Sie unter Verkauf → Rechnung → Anzeigen und ändern.

  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
  • Zum vollständigen Anzeigen oder zum Bearbeiten klicken Sie auf den Link Anzeigen.
FeldBedeutung
Kunde Nr.Kundennummer, wenn Sie nach der oder den periodischen Rechnungen eines einzelnen Kunden suchen möchten.
ProduktProduktnummer, wenn Sie nur nach einem bestimmten Produkt suchen möchten.
Nur aktuell gültigeIst das Feld aktiviert, werden nur die angezeigt, die momentan gültig sind.
Nächste Rechnung von ... bisPeriodische Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum
Sortieren nachErgebnisliste kann sortiert werden nach Kunde, Produkt oder dem Datum der nächsten Rechnung.

Siehe auch: Periodische Rechnung, Kunde: Verkauf


Inhalt 

Rechnung/Gutschrift anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.

SchaltflächeBedeutung
Rechnungen anlegenDie Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

Neuen Kunde anlegenWenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben.
FeldBedeutung
RechnungsartIst eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten.
KundeKundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Für Auftrag*Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Nur offene Positionen*Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind.
Basiert auf AngebotWenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Kopieren von RechnungGeben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten
Projekt,
Datum von,
Datum bis*
Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.

Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Rechnungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Rechnungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXINV
FeldBedeutung
RechnungRechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung.
RechnungsartWählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten.
KundeKundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bisWenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind.
TextSucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext.
ProduktProduktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Projekt*Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt.
Noch zu buchen*Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
SortierungWählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
Verrechnen mit*Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll.
KundeRechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen.
RechnungsdatumTag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel.
RechnungstextHier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
FirmaAbsender der Rechnung.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Rechnungsposition gemeint.
→ NormalMit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextDiesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
löschen LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Rabattgruppe*Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)*
Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein.
Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)*
Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis.
Bezahlt*Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abschlagsrechnung nicht mehr in den offenen Posten erscheinen soll, obwohl keine Zahlung erfolgt ist und sie auch keine Zahlung mehr erwarten.
Währung*Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Preisgruppe*Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument.
Projekt*Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken.
Tätigkeitsnachweis anhängen*Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt.
GelöschtUm die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll.
Ausgabe erforderlichDas Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Liefer/LeistungsdatumPflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann.
Versandkosten*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuell*Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Gesamtgewicht*Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt.
Nachnahme-Gebühr*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende LieferadresseDie abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.
Berechnete Lieferungen*Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktProduktnummer
ProduktartDamit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.

Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.

Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister").

UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*

Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

  • Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Rechnung buchenWenn markiert, wird die Rechnung mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck

Inhalt 

Rechnung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Rechnung löschen, Rechnung stornieren


Inhalt 

Abrechnungslauf

Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.

SchaltflächeBedeutung
Fällige anzeigen (Vorschau)Wenn Sie nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre.
Abrechnungslauf startenLegt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung.
FeldBedeutung
RechnungsdatumDas Datum einer Rechnung ist normalerweise das aktuelle Tagesdatum. Ändern Sie hier das Rechnungsdatum, wenn Sie Rechnungen in die Zukunft oder in die Vergangenheit datieren möchten.
Periodische RechnungenEs werden alle periodischen Rechnungen abgerechnet, bei denen das Feld Kunde → Verkauf → Periodische Rechnung → Nächste Rechnung früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet.

Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt.

Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Kunde → Verkauf

Fällig inZur Abrechnung von periodischen Rechnungen in der Zukunft. Die Rechnung wird angelegt, wenn das nächste Rechnungsdatum abzüglich der hier eingegebenen Anzahl Tage früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist.
Belieferte AufträgeEs werden alle lieferrelevanten Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist.

Auftragspositionen für Produkte mit Kennzeichen Direktlieferung werden abgerechnet, wenn der Liefertermin der verknüpften Lieferantenauftragsposition erreicht ist oder wenn im Lieferantenauftrag das Kennzeichen 'Endgeliefert' gesetzt ist.

Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt.

Nur Collmex pro: Es werden keine Rechnungen für Kunden angelegt, die das Kennzeichen 'Sammelrechnung' im Reiter 'Verkauf' gesetzt haben. Um Sammelrechnungen anzulegen, nutzen Sie die Funtkion Sammelrechnung anlegen.

Fällig seitDie Rechnungen für belieferte Aufträge werden erst eine bestimmte Anzahl von Tagen nach erfolgter Lieferung angelegt, d.h. die Differenz aus Rechnungsdatum und Lieferdatum muss größer oder gleich der hier eingegebenen Anzahl von Tagen sein.
BearbeiterRechnungen für belieferte Aufträge werden nur für Kundenaufträge des eingegebenen Bearbeiters angelegt.
Warenausgang muss gebucht seinRechnungen für belieferte Aufträge werden nur angelegt, wenn für die Lieferung der Warenausgang gebucht ist. Nutzen Sie diese Option, wenn zwischen dem Anlegen der Lieferung und dem tatsächlichen Warenausgang eine größere Zeitspanne liegt.
ProjekteEs werden alle Projekte abgerechnet, für welche in dem angegebenen Zeitraum rechnungsrelevante Tätigkeiten erfasst wurden.

Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Kunden senden.

Wird der Abrechnungslauf abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!).

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Sammelausgabe Rechnungen, Einzelne Rechnung anlegen


Inhalt 

Sammelrechnung anlegen*

In einer Sammelrechnung werden mehrere Kundenaufträge in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Nutzen Sie die Sammelrechnung, wenn Sie von einzelnen Kunden permanent mehrere Kundenaufträge bekommen und diese in periodischen Abständen gemeinsam abrechnen möchten.

Voraussetzung für eine Sammelrechnung ist, dass für den Kunden im Reiter Verkauf das Kennzeichen Sammelrechnung gesetzt ist. Damit werden diese Kunden gleichzeitig vom Abrechnungslauf für belieferte Kundenaufträge ausgeschlossen, um das vorzeitige Anlegen von unerwünschten Einzel-Rechnungen zu verhindern.

Beim Anlegen einer Sammelrechnung werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. Dies ist die gleiche Logik wie beim Abrechnungslauf für belieferte Aufträge. Für periodische Rechnungen oder Projekt-Rechnungen können keine Sammelrechnungen angelegt werden.

Damit mehrere Kundenaufträge gemeinsam in Rechnung gestellt werden können, müssen folgende Felder bei allen Kundenaufträgen gleich sein: Zahlungsbedingung, Währung, Preisgruppe, Rabattgruppe, Rabatt in Prozent, Vermittler, Versandart und Lieferadresse. Wenn sich die obengenannten Daten unterscheiden, wird für jede Variante eine eigene Rechnung angelegt.

SchaltflächeBedeutung
Fällige Aufträge suchenDie zur Abrechnung fälligen Auftragspositionen werden ermittelt und angezeigt.
Rechnung anlegenDie Rechnung(en) werden angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten.
FeldBedeutung
KundeKundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Bis LieferdatumEs werden nur Lieferungen bis maximal zu diesem Lieferdatum berücksichtigt.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten

* Nur verfügbar in Version Collmex pro


Inhalt 

Sammelausgabe Rechnungen

Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Kunden.

1. Schritt: Selektion der Rechnungen

FeldBedeutung
Ausgabe erforderlichEs werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzten Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden.
KundeWenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Kundennummer ein.
SortierungBestimmt die Sortierung der Ausgabe.
Rechnungsdatum von, bisSchränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein.
Auch gelöschteEs werden auch gelöschte Rechnungen ausgegeben. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.

2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen

SchaltflächeBedeutung
Ausgewählte Rechnungen ausgebenDie in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzenSetzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten.
FeldBedeutung
Rechnungen buchenWenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden.
Selektierte Rechnungen
XMarkieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten.
MediumWählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie bei Kunde → Empfänger.

Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr.

AnDer Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger.

Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck

Inhalt 

Offene Posten

Die Liste zeigt Ihnen offene und bei Bedarf auch bezahlte Rechnungen an.

Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Anzeigen.

FeldBedeutung
Offene Posten

nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt.

auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt.

KundeKundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Zahlungseingang verwalten, Mahnung

Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste


Inhalt 

Zahlungseingang verwalten

Hier verwalten Sie die Zahlungseingänge Ihrer Kunden.

  • Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Weiter.
  • Erfassen Sie die Zahlungseingänge und klicken Sie dann auf Speichern.
FeldBedeutung
Offene Posten

nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt.

auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt.

KundeKundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an.
Bezahlt amDatum des Zahlungseingangs
BezahltGezahlter Betrag. Wurde nicht der volle Betrag gezahlt, erstellen Sie bei Bedarf eine Mahnung über den Restbetrag.
ErledigtAktivieren Sie das Feld, wenn der Posten noch nicht ausgeglichen ist und Sie keinen Zahlungseingang des Kunden mehr erwarten.

Siehe auch: Offene Posten, Mahnung


Inhalt 

Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung


Inhalt 

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

SchaltflächeBedeutung
Drucken: einzelne Pdf-Dokumente*Die Mahnungen werden als einzelne Dateien in einer ZIP-Datei herunter geladen.
Drucken: eine Pdf-Datei*Alle Mahnungen werden zu einem Pdf-Dokument zusammen gefasst.
Mahnungen anlegen und ausgeben*Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u).
FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Fällig seit ... TagenGeben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist.
MahnstufeWenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein.
Medium*Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger.
MahndatumDatum der Mahnung
FristZahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt.
GebührMahngebühr.
RechnungsnummerRechnungsnummer

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten.
Datum von ... Datum bisGeben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen.
Nur offeneAktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht bezahlt sind.
MahnstufeGeben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten


Inhalt 

Mahnung senden*

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlagenDas Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt

In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.

Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.

Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.

Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.

Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.

Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten usw. selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen, ihre projektbezogenen Tätigkeiten sowie den Projektverbrauch selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer. Legen Sie dazu für jede Person einen Mitarbeiter (Buchhaltung → Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen) sowie einen Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter an (Verwaltung → Benutzer → Benutzer anlegen). Den Mitarbeiter ordnen Sie dem Benutzer zu.


Siehe auch:Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Projekte zum Festpreis, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeit stoppen, Tätigkeiten anzeigen, Verbrauch erfassen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.

SchaltflächeBedeutung
Projekt anlegenDas Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter.
FeldBedeutung
Projekt NrDie Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können.
FirmaDie Firma, für die das Projekt angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt bearbeiten

Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.

SchaltflächeBedeutung
Projektsätze aus Produkten übernehmenEs werden alle Produkte mit Mengeneinheit Stunde oder Tag als Projektsatz in das Projekt übernommen.
LöschenLöscht das Projekt. Es ist nur möglich, ein Projekt zu löschen, solange noch keine Tätigkeiten erfasst wurden.
FeldBedeutung
KundeBei Kundenprojekten geben Sie hier die Kundennummer ein. Bei internen Projekten lassen Sie das Feld leer.
Kundenauftrag*Geben Sie hier die Nummer eines Kundenauftrags ein, falls sich das Projekt auf einen Kundenauftrag bezieht. Beim Anlegen von Rechnungen wird die Beziehung zum Kundenauftrag in die Rechnung übernommen.
Budget*Ist ein Projektbudget festgelegt, können Tätigkeiten nur erfasst werden, solange das Budget nicht überschritten ist. Achtung: Das Budget wird nicht automatisch aus dem Kundenauftrag übernommen.
BezeichnungGeben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet.
Abrechnung manuell*Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an.
AbgeschlossenMarkieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen.
ReisekostenpauschaleIst eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen.
Mögliche Mitarbeiter*Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet.

Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können.

WährungStandardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein.

Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

ProjektsätzeHier legen Sie die möglichen Tätigkeiten innerhalb des Projekts fest.
ProduktGeben Sie hier optional eine Produktnummer ein. Das Produkt muss die Mengeneinheit Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) haben, damit es ausgewählt werden kann.
BezeichnungGeben Sie eine Bezeichnung für den Projektsatz ein. Die Bezeichnung wird bei der Tätigkeitserfassung als Vorschlag für die Bezeichnung der Tätigkeit übernommen.
SatzDer Preis, der dem Kunden für die Tätigkeit berechnet wird.
EinheitDie Zeiteinheit für die Tätigkeitserfassung. Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) sind hier möglich.
SteuerDer Steuersatz wird in die Rechnungsposition übernommen.
InaktivFür inaktive Projektsätze können keine Tätigkeiten mehr erfasst werden.
InternTätigkeiten für interne Projektsätze erscheinen nicht im Tätigkeitsnachweis.

Erfassen Sie einen Projektsatz ohne Betrag und markieren Sie dann das Feld Intern. Das Feld wird erst eingeblendet, wenn Sie den Projektsatz ohne Betrag erfasst und dann auf Speichern oder die Enter-Taste gedrückt haben.

löschen LöschenZum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.

FeldBedeutung
ProjektProjektnummer zur Anzeige eines einzelnen Projekts
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BezeichnungName des Projekts
Status
  • aktiv: Es werden nur Projekte angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind.
  • abgeschlossen: Es werden nur abgeschlossene Projekte angezeigt.
  • alle: Zeigt aktive und abgeschlossene Projekte an.
KundeKundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten.
Abrechnung manuellZeigt nur Projekte an, die für die manuelle Abrechnung markiert sind.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekte mit Festpreis

Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:

  • Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
  • Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
  • Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
  • Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.

Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte


Inhalt 

Tätigkeiten erfassen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
Sortierungoptional auf- oder absteigend
MonatMonat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen.
KWKalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge.
JahrGeschäftsjahr
ProjektProjektnummer
SatzProjektsatz. Wird im Projekt definiert.
DatumTag der Tätigkeit
Von ... BisTätigkeitszeitszeitraum.
PausenDie Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
BeschreibungHier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde

  • Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter VerkaufGelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst die Buchung*.
  • Erfassen, löschen oder ändern Sie die Tätigkeiten.
  • Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen

Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Tätigkeit stoppen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.

SchaltflächeBedeutung
BeginnSetzt die Felder 'Von' und 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
EndeSetzt das Feld 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
ÜbernehmenDie erfasste Tätigkeit wird gespeichert.
FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
ProjektProjektnummer
SatzProjektsatz. Wird im Projekt definiert.
DatumTag der Tätigkeit
Von ... BisTätigkeitszeitszeitraum.
PausenDie Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
BeschreibungHier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen


Inhalt 

Tätigkeiten anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

FeldBedeutung
ProjektDas Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen.
SatzFalls zusammen mit einem Projekt gewählt, werden nur Tätigkeiten angezeigt, die für diesen Satz erfasst wurden.
Nicht berechnetIst das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde.
RechnungsrelevantWenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist.
Keine internen TätigkeitenIst das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten zu Projekten angezeigt, die Kunden zugeordnet sind.
MitarbeiterMitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer.
Datum von ... Datum bisZeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen.
Ausgabe-SpracheBestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll.
BeschreibungSucht nach Text im Feld Beschreibung.
ProduktZeit nur Tätigkeiten an, für die das eingegebene Produkt im Projektsatz hinterlegt ist.

Siehe auch: Einführung Projekte


Inhalt 

Verbrauch erfassen

Hier erfassen Sie den Materialverbrauch zu einem Projekt.

SchaltflächeBedeutung
ÄndernNachdem Sie die erste Zeile ausgefüllt haben, klicken Sie auf Ändern. Es wird eine weitere Zeile eingefügt.
BuchenWenn Sie mit der Eingabe fertig sind, klicken Sie auf Buchen. Der Verbrauch wird dann mit dem Projekt verknüpft und bei Bedarf wird die Warenentnahme gebucht (wenn das Feld Bestand reduzieren aktiviert ist).
FeldBedeutung
ProjektProjektnummer
DatumTag des Verbrauchs
ProduktNummer des Produktes.
BezeichnungBezeichnung des Verbrauchs. Wird automatisch aus der Bezeichnung des Produkts übernommen, kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. Die Länge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Achtung: Bei Erstellung der Rechnung wird die Bezeichnung nicht übernommen, da alle Verbräuche für ein Produkt als Summe in der Rechnung ausgewiesen werden.
MengeAnzahl der verbrauchten Produkte
Indiv.PreisIndividueller Preis. Falls angegeben, wird dieser Preis in die Rechnung übernommen. Andernfalls der zum Zeitpunkt des Anlegens der Rechnung gültige Preis.
Bestand reduzierenAktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Buchung des Verbrauchs der Lagerbestand automatisch reduziert werden soll.

Siehe auch: Einführung Projekte


Inhalt 

Verbrauch anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

FeldBedeutung
ProjektProjektnummer. Es wird nur der Verbrauch zu dem ausgewählten Projekt angezeigt.
ProduktProduktnummer. Es wird der Verbrauch zu dem gewählten Produkt angezeigt.
Datum von ... bisZeitraum des Verbrauchs
Nicht berechnetEs werden alle Verbräuche angezeigt, für die noch keine Rechnung existiert.
RechnungsrelevantEs werden nur die Verbräuche für Kundenprojekt angezeigt.

Siehe auch: Einführung Projekte


Inhalt 

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung.

Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.

Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mitarbeiter anlegen

Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrDas Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzten Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.
FirmaWählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter suchen

Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrNummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll.
FirmaFirma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist.
NameDer Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten.
Auch ausgeschiedeneWenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
LöschenDer Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
Art des MitarbeitersDie Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.
  • Unternehmer: Die Kosten werden auf das Konto Reisekosten Unternehmer gebucht, Übernachtungspauschalen werden nicht berechnet.
  • Angestellter: Die Buchung erfolgt auf das Konto Reisekosten Arbeitnehmer.
  • Externer Mitarbeiter: Reisen können nicht in die Buchhaltung übernommen werden.
Adresse und BankverbindungZur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet.
Eingetreten am, Ausgeschieden amZur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegenInhalt 

Adressverwaltung

Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.

Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.

Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.

Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype oder über über klassische CTI. Mehr Informationen dazu unter Benutzer bearbeiten.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Adresse anlegen, Adresse bearbeiten, Mailing bearbeiten

Inhalt 

Adresse anlegen

Klicken Sie auf Adresse anlegen, um eine neue Adresse anzulegen. Sie gelangen direkt zu Adresse bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Adresse weiter.

Wenn eine Adresse bereits als Kunde oder Lieferant angelegt ist, muss sie hier nicht erfasst werden.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Adresse bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDetails zur Adresse
GruppenZum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Verkauf, Adresse bearbeiten: Kontakte


Inhalt 

Adresse bearbeiten: Verkauf*

Verwalten Sie hier die Verkaufsdaten der Adresse.

FeldBedeutung
VermittlerDie Mitarbeiternummer des Vermittlers, der die Adresse betreut. Beim Wandeln der Adresse in einen Kunden wird der Vermittler in den Kunden übernommen.
FirmaDie Firma des Vermittlers

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Kontakte

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Adresse bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dieser Person oder Unternehmen gehabt hat.

FeldBedeutung
Wiedervorlage amGeben Sie hier das Datum ein, an dem Sie die Adresse nochmals bearbeiten möchten. Über Adresse suchen finden Sie alle zur Wiedervorlage fällige Adressen.
UhrzeitEine optionale Uhrzeit für die Wiedervorlage.
BemerkungEine allgemeine Bemerkung zur Adresse.
KontakteGeben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie die Beschreibung zu dem Kontakt.
AnsprechpartnerZu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf ändern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Verkauf,

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Ansprechpartner

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDetails zur Adresse
GruppenZum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Adresse suchen

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Adressen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
AnlegenEs wird direkt eine neue Adresse angelegt.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Adressen als CSV-Datei.
FeldBedeutung
TextFreitextsuche. Das Programm durchsucht die folgenden Felder inklusive der Ansprechpartner: Vorname, Nachname, Firma, Ort, Bemerkung, Telefon, Telefon2 und E-Mail-Adresse.
GruppeGruppe, der die Adresse oder der Ansprechpartner zugeordnet ist.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Adressen anzuzeigen.
FirmaWählen Sie die Firma aus. Lieferanten und Kunden sind einer oder mehreren Firmen zugeordnet. Adressen gelten für alle Firmen.
PLZ/LandFindet Adressen im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Adressen aus Frankreich
  • 7: Alle Adressen, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Adressen aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Adressen aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Adresse Nr.Nummer der Adresse, des Kunden oder Lieferanten.
Fällig zur WiedervorlageWenn Sie sich nur Adressen anzeigen lassen möchten, die zur Wiedervorlage fällig sind.
Innerhalb ... TagenAnzahl der Tage.
Sortieren nachWählen Sie aus, ob Sie nach Adressen, Kunden oder Lieferanten suchen möchten. Gibt es keine Einschränkung, wählen Sie die leere Zeile aus.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte


Inhalt 

Adressgruppe

Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und somit Ihre Mailings und Newsletter gezielt adressieren.

Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.

  • Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
  • Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.
  • Newsletter*: Wenn Sie eine Homepage haben, möchten Sie den Besuchern Ihrer Homepage vielleicht die Möglichkeit bieten einen oder mehrere Newsletter zu abonnieren. Wie das funktioniert, wird hier beschrieben.

Wenn ein Besucher Ihrer Homepage einen Newsletter abonniert, wird er als Adresse im Programm angelegt. Beachten Sie, dass der Abonnent die Möglichkeit haben muss den Newsletter wieder abzubestellen. Dazu geben Sie in Ihrem Mailing einen Link mit. Den Link finden Sie in der Hilfe zu der Funktion Mailing.

* Nicht in Collmex verein


Inhalt 

Adressgruppe löschen

Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.


Inhalt 

Mailing anlegen

Wählen Sie die Firma aus, für die das Mailing angelegt werden soll und klicken Sie dann auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Mailing bearbeiten

SchaltflächeBedeutung
Testmail sendenDie Mail wird an die in der Firma hinterlegte Adresse gesendet. Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken.
SendenSendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe.

Das Mailing wird an eine Adresse nicht gesendet, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

  • Für die Adresse das Kennzeichen 'Keine Mailings gesetzt ist'.
  • Für die Adresse das Kennzeichen 'Inaktiv' gesetzt ist.
  • Wenn für die Adresse keine gültige Mailadresse hinterlegt ist.
  • Wenn das Mailing an die Adresse bereits gesendet wurde, d.h. ein Mailing wird an keine Adresse zweimal versendet.

Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um:

  • das Mailing an Adressen zu senden, die Sie nachträglich einer Gruppe zugeordnet haben.
  • das Mailing an mehrere Adressgruppen hintereinander zu senden.
  • das Mailing noch einmal zu senden, falls der Sendevorgang unterbrochen wurde.
LöschenLöscht das Mailing.
FeldBedeutung
VonWählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Konten → Feld 'Absender-Adresse für Mailings'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist sowie die in der Firma hinterlegte Mailadresse.
GruppeDas Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden').
SpracheDie Sprache wird verwendet für die Ersetzung der Anrede-Bausteine (s. u.).
Html-MailStandardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an.
BetreffGeben Sie einen Titel für das Mailing ein.

Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen.

TextFolgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden:
  • <<Anrede>>: Sehr geehrte bzw. Sehr geehrter passend zu der Anrede in den Adressdaten.
  • <<Vorname>> und <<Nachname>>: wie in den Adressdaten
  • <<Url>>: Das ist die Webadresse des Adressaten, die im Feld Web hinterlegt ist.
  • <<GutenTag>>: Guten Tag Anrede Nachname
  • <<AdressNr>>: Kunden-, Lieferanten bzw. Adressnummer
  • <<Mandatsreferenz>>: Die Lastschrift-Mandatsreferenz
  • <<Abbestellen>>:
    Html-Mail: z.B.: <p>Klicken Sie <a href="<<Abbestellen>>">hier</a> um den Newsletter abzubestellen.</p>
    Text-Mail: z.B.: Klicken Sie auf diesen Link <<Abbestellen>> um den Newsletter abzubestellen.
    Das Programm fügt dann automatisch die Url ein, über die der Adressat ausgetragen wird.
AnhangUm einen Anhang an das Mailing anzufügen, geben Sie hier den Dateinamen ein und klicken Sie auf 'Zum Anhang hinzufügen'.

Siehe auch: Adressverwaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mailing suchen

Hier können Sie nach Mailings suchen.

FeldBedeutung
MailingNummer des Mailings
TextSucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings.
Mailingdatum vom ... Mailingdatum bisSucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden.
  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
  • Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Kunden

Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.

In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.

Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.

Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.


Siehe auch: Einführung Verkauf, Kunde anlegen, Kunde bearbeiten, Kundenvereinbarung, Rabattgruppen, Preisgruppen

Verwandter Begriff: Debitor = Kunde

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.

SchaltflächeBedeutung
Kunde anlegenDer Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter.
FeldBedeutung
Kunde NrDas Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.

Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt.

Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse.

Firma*Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.

Vorlage Kunde NrFür den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen.
Adresse in Kunde wandeln*Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.

FeldBedeutung
Kunde NrKundennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Kunden mit der Kundennummer.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Kunden anzuzeigen.
TextDer Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Kundennummer.
Rechnungs NrSucht den Kunden zu einer Rechnungsnummer
PLZ/LandFindet Kunden im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Kunden aus Frankreich
  • 7: Alle Kunden, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Kunden aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Kunden aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Adressgruppe*Findet nur dieser Adressgruppe zugeordnete Kunden.
Fällig zur Wiedervorlage*Findet nur Kunden, bei denen das Datum unter Kunde → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.
Preisgruppe*Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Kunden.
RabattgruppeFindet nur dieser Rabattgruppe zugeordnete Kunden.
Vermittler*Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Suche nach von diesem Mitarbeiter vermittelten Kunden.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDiese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge:

Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung.
Anrede Titel Vorname Nachname

Abteilung
Straße Hausnummer
Postleitzahl Ort
Land

Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung.

Wenn Sie von dieser Adresse abweichende Adressaten für die verschiedenen Dokumenttypen erfassen möchten (z.B. abweichende Lieferanschrift), klicken Sie auf den Reiter Empfänger.

Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

BankverbindungDie internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt).
MandatsreferenzEindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Kundennummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Kunden in die Lastschrift übernommen.
Datum UnterschriftDatum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Kunden in die Lastschrift übernommen.
SteuerDas Feld USt-IdNr. hat nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.

Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt.

Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet.

Auch bei Dienstleistungen fordert der Gesetzgeber seit 2010 den Nachweis über USt-IdNr, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt.

Privatperson: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist. Ob ein Kunde eine Privatperson ist, beeinflusst die Berechnung der Umsatzsteuer bei den Produktarten 'Ware - Kunde schuldet USt' und 'Elektronisch erbrachte Leistung' sowie für vor 2010 erbrachte Dienstleistungen.

Mehr Informationen dazu unter Verkaufsdokumente für ausländische Kunden.

Gruppen*Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
PreisgruppeDie Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise für den Kunden gelten.
ZahlungsbedingungenAus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Lief-Nr. bei KundeDie Lieferantennummer, unter der Ihre Firma beim Kunden geführt wird.
Kostenstelle* Rechnungs-Erlöse für den Kunden werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht.
RabattgruppeDie Rabattgruppe bestimmt den dem Kunden gewährten Rabatt. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Rabattgruppe in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Liefersperre Ist das Kennzeichen gesetzt, können keine Lieferungen mehr für diesen Kunden angelegt werden.
Teil-Lieferungen erlaubtWird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
WährungDie Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.

Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Bau/Reinigungs-DienstleisterSetzen Sie hier einen Haken, wenn Ihr Kunde Bau/Reinigungs-Dienstleister ist. Damit Bau/Reinigungs-Dienstleistungen, die Sie für Ihren Kunden z.B. als Subunternehmer erbringen (§ 13b Umgekehrte Steuerschuld), korrekt berechnet und verbucht werden können, legen Sie außerdem ein Produkt mit der Art Bau/Reinigungs-Dienstleistung an.
Teil-Lieferungen erlaubt*Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
Teil-Rechnungen erlaubt*Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
eBay-Mitgliedsname*Nur sichtbar, falls mindestens ein eBay-Konto existiert. Beim Anlegen von Kunden während des Imports von Kundenaufträgen wird der Mitgliedsname von eBay übernommen.
Sammelrechnung*Der Kunde wird im Abrechnungslauf für 'Belieferte Aufträge' nicht berücksichtigt. Nutzen Sie statt dessen Sammelrechnung anlegen.
Mahnsperre*Ist das Kennzeichen gesetzt, werden für den Kunden keine Mahnungen angelegt.
Periodische RechnungZur automatischen Erstellung von periodischen Rechnungen über den Abrechnungslauf (z.B. für Abonnements, Wartungsverträge)
Gültig ab - bisDie Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999.
ProduktDie Produktnummer wird in die Rechnung übernommen. Das Produkt muss die Mengeneinheit Jahr, Monat oder Woche haben, da nur Dauerleistungen abgerechnet werden können. Wenn Sie in der Produkt-Beschreibung die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> verwenden, werden diese durch Beginn und Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ersetzt. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes.
BezeichnungDie Bezeichnung wird bei Eingabe des Produkts von der Produktbeschreibung übernommen, kann hier aber geändert werden. Auch stehen die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> zur Verfügung. Diese werden beim Anlegen der Rechnung durch den jeweiligen Abrechnungszeitraum ersetzt.
Indiv.PreisWurde mit dem Kunden ein individueller Preis vereinbart, geben Sie den Preis hier ein. Dieser Preis wird dann in die Rechnung übernommen.
IntervallWählen Sie das Intervall aus, in dem die Abrechnung erfolgt und ob die Abrechnung rückwirkend oder im Voraus erstellt wird. Bei der nachträglichen Abrechnung endet der Abrechnungszeitraum einen Tag vor Nächste Rechnung und beginnt ein Intervall davor. Bei der Abrechnung im Voraus, beginnt der Abrechnungszeitraum am Datum Nächste Rechnung und endet ein Intervall später.
IntervallEine Rechnung proBerechnung erfolgt
JahrJahrRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
QuartalQuartalRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
HalbjahrHalbjahrRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
MonatMonatRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
Jahr im VorausJahrIm Voraus für ein Jahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung
Quartal im VorausQuartalIm Voraus für ein Quartal, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung
Halbjahr im VorausHalbjahrIm Voraus für ein Halbjahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung
Monat im VorausMonatIm Voraus für einen Monat, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung

Beispiel: Beim Monat im Voraus mit z.B. Datum der nächsten Rechnung 1.9.2014 wird die nächste Rechnung am 1.9. gestellt. Berechnet wird der Zeitraum vom 1.9. bis zum 30.9.2014. Wählen Sie Monat aus, erfolgt die Berechnung im Nachhinein also vom 1.8. bis zum 31.8.2014.

Nächste RechnungDatum der nächsten Rechnung. Die Rechnung wird im Abrechnungslauf nur angelegt, wenn das Datum innerhalb der Gültigkeit liegt. Das Datum bestimmt zusammen mit der Periode den Abrechnungszeitraum und wird mit jeder neuen Rechnung um eine Periode in die Zukunft gesetzt.

Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Kunden gehabt hat.

FeldBedeutung
Wiedervorlage amGeben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Kunden nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Kunde suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Kunden anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind.
KontakteGeben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt.
AnsprechpartnerZu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Empfänger


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Empfänger

FeldBedeutung
AusgabemediumStandard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist.
AusgabespracheStandard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen.
CCIst als Ausgabemedium 'E-Mail' ausgewählt, wird beim Senden von Dokumenten die eingetragene E-Mailadresse als Kopie (CC) übernommen. Mehrere E-Mailadressen können durch Kommata getrennt werden.
Abweichende Empfänger
DokumentDer Dokumenttyp, für den ein abweichendes Ausgabe-Medium oder ein abweichender Ansprechpartner festgelegt werden soll.
MediumDas Ausgabe-Medium für diesen Dokumenttyp.
AnsprechpartnerOptional, falls das Dokument an einen abweichenden Empfänger adressiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Kontakte


Inhalt 

Kundenvereinbarung anlegen

In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.

SchaltflächeBedeutung
Kundenvereinbarung anlegenDie Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter.
FeldBedeutung
Kunde NrDer Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Kundenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Kunde NrDer Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
PreisdatumEs werden Kundenvereinbarungen angezeigt, deren Preis zu diesem Termin gültig ist.
Auch gelöschteFindet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Kundenvereinbarung bearbeiten

FeldBedeutung
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
PreisBrutto- bzw. Nettopreis für das Produkt.
GelöschtWenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Preisgruppe bearbeiten

Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie für verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten (z.B. wenn für Endverbraucher andere Preise gelten als für Wiederverkäufer).

Für jede Preisgruppe hinterlegen Sie in jedem Produkt einen eigenen Preis. Beim Kunden unter dem Reiter Verkauf wählen Sie die Preisgruppe aus.

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Preisgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Preisgruppe.
BezeichnungWählen Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B. "Endverbraucher" oder "Wiederverkäufer".
BruttopreiseWenn markiert, sind die Preise für diese Preisgruppe inklusive Umsatzsteuer.

Bei Lieferungen in Drittländer sowie bei Lieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU wird bei Bruttopreisen jetzt die Umsatzsteuer aus dem Preis heraus gerechnet. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, reduziert sich der im Verkaufsdokument ausgewiesene Preis automatisch auf den Nettopreis.

WährungDie Währung, in der die Preise angegeben werden.
InaktivPreisgruppe wird nicht mehr verwendet. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Preisgruppe nicht mehr verwenden möchten, das Löschen aber nicht möglich ist.
Löschen Um eine Preisgruppe zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb neben der Preisgruppe. Das Löschen ist nur möglich, wenn die Preisgruppe von keinem Produkt oder Kunden verwendet wird. In diesem Fall aktivieren Sie das Feld Inaktiv.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Rabattgruppen bearbeiten

In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.

Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.

Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" )
RabattRabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).

Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druckausgabe konfiguriert ist.

DruckenHier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen.
InaktivSetzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer.
Gültige Produktgruppen*Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.

Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gültige Produktgruppen zur Rabattgruppe

FeldBedeutung
GültigkeitSie können wählen, ob der Rabatt nur für die angegebenen Produktgruppen gewährt wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen ein abweichender Rabatt gilt.
ProduktgruppeWählen Sie die Produktgruppe, für welche der Rabatt einzeln festgelegt werden soll.
Auch UntergruppenWenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden, Rabattgruppen


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Produkte

Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.

Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.

Mit Hilfe von Set-Stücklisten* verwalten Sie Set-Produkte (Bundles, Pakete). Sets bestehen aus mehreren Einzelprodukten, haben jedoch einen eigenen (Paket-)Preis sowie eigene Bezeichnungen.

Sofern Sie den Shop* aktiv haben, ordnen Sie die Produkte direkt in der Produktbearbeitung beliebig vielen Shops zu und legen die Texte sowie die Bilder für den Shop fest. Die Produktpreise für den Shop werden direkt aus den Verkaufsdaten des Produkts übernommen.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Einführung Warenwirtschaft, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten, Lieferantenvereinbarung, Produktgruppen, Preisliste,Stücklisten*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.

SchaltflächeBedeutung
Produkt anlegenDas Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter.
FeldBedeutung
Produkt NrDie Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt.
Firma*Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können.
Kopieren von ProduktGeben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Produkte als CSV-Datei mit der Satzart CMXPRD
FeldBedeutung
ProduktDie Produktnummer des gesuchten Produkts.
WebauftrittWenn ausgewählt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts angezeigt.
TextZeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.
Produktgruppe*Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden.
auch inaktiveAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist.
FirmaFindet nur Produkte der ausgewählten Firma.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach (Produkt)Nummer oder nach Bezeichnung.
Preisgruppe*Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte.
Nur mit Preis*Zeigt nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist.
Lieferant*Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert.
Hersteller*Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an.
Nicht verwendet*Zeigt die Produkte an, die noch nicht verwendet wurden und deshalb das Löschen des Produktes möglich ist.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Allgemein

FeldBedeutung
MengeneinheitDie Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche).
ProduktartHier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware oder um eine Dienstleistung handelt.

Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten.

Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf → Bau/Reinigungs-Dienstleister).

Die Produktart Ware - Kunde schuldet USt kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Verwenden Sie diese Produktart, wenn der Kunde die Umsatzsteuer schuldet nach §13b Abs.5. Damit der Kunde die Umsatzsteuer schuldet, darf der Kunde keine Privatperson sein.

Die Produktart Elektronisch erbrachte Leistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Verwenden Sie diese Produktart, wenn ausländische Umsatzsteuer abgeführt werden muss nach § 3a Abs. 5 UStG. Damit ausländische Umsatzsteuer berechnet wird, muss der Kunde eine Privatperson mit Adresse im EU-Ausland sein.

ProduktgruppeSie können jedes Produkt einer Produktgruppe zuordnen. Über die Produktgruppe sind z.B. Umsatzauswertungen möglich (Verkauf → Auswertungen → Umsatzlisten). Auch Rabatte und Provisionen* können in Abhängigkeit der Produktgruppe festgelegt werden.
Gewicht*Das Gewicht ist erforderlich, wenn die Versandkosten in Abhängigkeit vom Gewicht automatisch berechnet werden sollen. Versandarten und -kosten definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Versandarten → Gewichtsstaffeln. Bei der Versandübergabe der Lieferungen an den Paketdienstleister wird das Gesamtgewicht der Lieferung aus dem Gewicht der einzelnen Produkte ermittelt.
Hersteller*Name des Hersteller. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet.
Produkt Nr des Herst*Die Produktnummer des Herstellers. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet.
EAN*International gültige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Sie besteht aus 8, 13 oder 14 Stellen, die ohne Leerzeichen eingegeben werden.

Die EAN kann im Feld Produkt statt der Produktnummer eingegeben werden. Geben Sie die Nummer immer an, wenn Sie das Programm mit einem Barcode-Lesegerät verbinden.

Warennummer*International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt). Die Warennummer wird für die Zollanmeldung (wird nicht direkt unterstützt) und die Intrastat-Meldung benötigt. Unter 'Verkauf → Auswertungen' kann eine Intrastat-Auswertung abgerufen werden, die als Grundlage für die Intrastat-Meldung dient.
BezeichnungName des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen.

Periodische Rechnung: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung die Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> einsetzen. Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes. Siehe Kunde bearbeiten: Verkauf → Periodische Rechnung.

InaktivWenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nur angezeigt im Bestand, in den Umsatzlisten und den Dokumenten (Angebote, Rechnungen usw.).
BemerkungZur freien Verwendung für Anmerkungen. Bei der Text-Suche wird dieses Feld mit berücksichtigt.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*

Verwandter Begriff: Artikel

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein.

Liegt eine Steuerbefreiung vor (z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe), stellen Sie diese im Geschäftsjahr ein (Menü Verwaltung ).

Auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden).
Preise proPreise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen.
Versandgruppe*Die Versandgruppe legt fest, mit welchen Versandarten ein Produkt versendet werden darf. Die Versandgruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Wenn Sie keine spezielle Versandgruppe auswählen, kann das Produkt mit jeder Versandart versendet werden.
VerkaufspreisVerkaufspreis in Abhängigkeit der Preisgruppe* und des Zeitraums
PreisgruppeDen Preis legen Sie für jede Preisgruppe einzeln fest. Preisgruppen verwenden Sie, wenn unterschiedlichen Kundengruppen verschiedene Preise für dasselbe Produkt berechnet werden sollen (z.B. Endverbraucher Brutto- und Wiederverkäufer Nettopreise). Unter Verkauf → Kunde → Preisgruppe legen Sie die Preisgruppen an.
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen.
PreisBrutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie in der Preisgruppe.

Preise haben immer genau zwei Nachkommastellen. Ist eine höhere Genauigkeit erforderlich, legen Sie den Preis pro einer bestimmten Menge fest (z.B. 100 St).

Amazon*Falls das Produkt bei Amazon angeboten wird. Die Informationen basieren auf den Amazon-Lagerbestandsberichten.
ASINAmazon Standard Identification Number.
MengeMenge aus dem letzten Lagerbestandsbericht oder die zuletzt an Amazon gemeldete verfügbare Menge. Diese Menge sollte normalerweise mit der Anzahl in Amazon übereinstimmen.
PreisDer Preis, zu dem das Produkt bei Amazon angeboten wird.
FBAFalls markiert, handelt es sich um ein FBA-Artikel.
Stand vomZeitpunkt an dem entweder der Lagerbestandsbericht erzeugt wurde oder der Zeitpunkt, an dem die Collmex-Menge zuletzt an Amazon gesendet wurde.
eBay*Falls das Produkt bei eBay angeboten wird. Die Informationen basieren auf der letzten Aktualisierung der eBay-Angebote.
ArtikeleBay-Artikelnummer
Stand vomZeitpunkt, an dem das Angebot eingelesen wurde oder der Zeitpunkt, an dem die Collmex-Menge zuletzt an eBay gesendet wurde.
AuktionstypDer Typ der Auktion. Nur für Festpreisangebote vom Typ 'FixedPriceItem' und 'StoresFixedPrice' findet ein Mengenabgleich statt.
Start-PreisDer Start-Preis, zu dem das Produkt bei eBay angeboten wird.
MengeMenge aus der letzten Aktualisierung der eBay-Angebote oder die zuletzt an eBay gemeldete verfügbare Menge. Diese Menge sollte normalerweise mit der Stückzahl in eBay übereinstimmen.
Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Warenwirtschaft

FeldBedeutung
Kostenermittlung und KostenHier geben Sie an, wie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten ermittelt werden. Bei der automatischen Ermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt.

Für Produkte mit der Beschaffungsart → Produktion* werden die Herstellungskosten automatisch ermittelt aus den Kosten der in der Stückliste enthaltenen Komponenten und den Lohn- und Gemeinkosten (s.u.).

Weicht der automatisch ermittelte Wert von den tatsächlichen Kosten ab, ändern Sie die Kostenermittlung auf 'manuell'. In diesem Fall geben Sie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Produktes pro Stückmenge direkt an.

Die Kosten werden verwendet für die Bestandsbewertung unter Warenwirtschaft → Bestand → anzeigen.

Lieferrelevant*Nur für Dienstleistungen: Wenn markiert, werden Kundenauftragspositionen mit diesem Produkt in Lieferungen übernommen.
Mindest-Bestand und Mindest-Beschaffungsmenge*Ist die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) niedriger als der angegebene Mindest-Bestand, erzeugt die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen automatisch einen Lieferantenauftrag in Höhe der angegebenen Mindest-Beschaffungsmenge. Ist der aktuelle Bedarf (Kundenauftragsposition, Komponente eines Produktionsauftrags) größer als die Mindest-Beschaffungsmenge, wird der Lieferantenauftrag in Höhe der tatsächlichen Bedarfsmenge angelegt. Wenn Sie nur im Bedarfsfall beschaffen, d.h. die Ware normalerweise nicht auf Lager liegt, lassen Sie den Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge leer.
Lieferanten-VereinbarungenEs werden alle vorhanden Lieferanten-Vereinbarungen zu dem Produkt an gezeigt. Wenn Sie eine neue anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.

Lieferanten-Vereinbarungen verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Lieferantenvereinbarung.

Nur in Collmex proDie folgenden Felder werden nur in Collmex pro angezeigt.
Chargenpflicht*Wenn gesetzt, erfordert jede Warenbewegung für das Produkt die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.

Die Chargenpflicht kann nur gesetzt werden, wenn es keinen Bestand gibt. Falls schon Bestände existieren, muss zuerst der Bestand auf null gesetzt, und dann die Bestände mit Angabe einer Charge neu erfasst werden.

Beschaffungsart*Wählen Sie, ob das Produkt eingekauft oder selbst produziert wird. Für die Beschaffungsart Produktion werden die folgenden Felder eingeblendet:
Direktlieferung*Nur bei Beschaffungsart 'Einkauf'. Wenn gesetzt, wird das Produkt nicht aus dem eigenen Bestand, sondern per Einzelbestellung direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert (auch Drop-Shipping oder Strecke bzw. Streckenabwicklung genannt). Mehr Informationen unter Lieferantenaufträge mit Direktlieferung.
Produktionsdauer*Die Produktionsdauer in Arbeitstagen wird beim Anlegen eines Produktionsauftrags übernommen.
Lohn- und Gemeinkosten*Die variablen Lohn- und Gemeinkosten werden zur Berechnung der Herstellungskosten verwendet (s.o.). Die Bezugsmenge der Lohn- und Gemeinkosten bestimmt die Bezugsmenge der Kosten für das Produkt. Sollen neben den Lohnkosten noch weitere variable Kosten in die Berechnung der Herstellungskosten eingehen (z.B. Material- oder Fertigungsgemeinkosten) addieren Sie diese Kosten zu den Lohnkosten und tragen das Ergebnis in das Feld ein.
Stücklisten*Es werden alle vorhanden Stücklisten-Versionen für das Produkt angezeigt. Wenn Sie eine neue Stückliste anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.

Stücklisten verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Stücklisten.


Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*, Lieferantenvereinbarung, Stücklisten*, Wikipedia: Herstellungskosten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit gibt einen Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbare Menge. In der Liste enthalten ist der aktuelle Bestand, sowie alle zukünftigen Bedarfe und Zugänge mit ihrem jeweiligen Termin.

FeldBedeutung
AnsichtVerkauf: Es wird nur der tatsächlich vorhandene Bestand angezeigt sowie alle Bedarfe. Eine positive Menge entspricht der Menge, die noch verkauft werden kann.

Einkauf: Zusätzlich werden der Mindestbestand sowie alle Zugänge angezeigt. Eine negative Menge entspricht der Menge, die eingekauft oder produziert werden muss.

TerminBedarfs- oder Zugangstermin (s.u.). Ist im Dokument kein Liefertermin angegeben, wird als Termin das aktuelle Datum angenommen. Ausnahme sind nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und für Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird (s. Einstellungen)
Typ
TypBedeutungArtVorzeichenTerminAnsicht
BestandNicht gesperrter BestandZugang+Einkauf+Verkauf
Amazon-BestandFBA-Bestand bei AmazonZugang+Einkauf+Verkauf
MindestbestandMindestbestand aus ProduktBedarf-Einkauf
Knd.AftrKundenauftragspositionBedarf-LieferterminEinkauf+Verkauf
Lief.AftrLieferantenauftragspositionZugang+LieferterminEinkauf
LieferungLieferungspositionBedarf-LieferterminEinkauf+Verkauf
RechnungBarverkaufsrechnungBedarf-LieferdatumEinkauf+Verkauf
Prod.Aftr Produktionsauftrag*Zugang+EndeterminEinkauf
KomponenteKomponente eines Produktionsauftrags*Bedarf-BedarfsterminEinkauf+Verkauf
eBay-VerkaufeBay-Verkauf*Bedarf-Aktuelles DatumEinkauf+Verkauf
eBay-AngeboteBay-Auktion*Bedarf-Aktuelles DatumEinkauf+Verkauf
NrDie Nummer des Dokuments
MengeDie für die Verfügbarkeit wirksame Menge des Dokuments. Ob die Menge positiv oder negativ gezählt wird, hängt vom Typ des Dokuments ab (s.o.)
VerfügbarZu diesem Termin verfügbare Menge. Ergibt sich aus Addition der Einzelmengen.

Für den Verkauf verfügbare Menge

Die für den Verkauf verfügbare Menge wird immer zum Datum 'Heute plus Lieferzeit' ermittelt, d.h. die für den Verkauf verfügbare Menge kann in der Verfügbarkeits-Tabelle abgelesen werden in der Zeile mit Datum 'Heute plus Lieferzeit'. Wenn es keine Lieferantenvereinbarung gibt oder in der Lieferantenvereinbarung keine Lieferzeit angegeben ist, wird die verfügbare Menge zum Heute-Datum ermittelt. Zeitlich nach der Lieferzeit liegende Bedarfe werden nicht berücksichtigt, weil diese vor der Lieferung noch beschafft werden können und deshalb die für den Verkauf verfügbare Menge nicht mehr beeinflussen.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft, Shop*, Shop-Texte*, Verfügbarkeit Einstellungen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Verfügbarkeit Einstellungen

Für nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und für Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird, gibt es im Verkauf und in Einkauf jeweils zwei Möglichkeiten, wie diese berücksichtigt werden sollen:

Ohne Liefertermin ist der Bedarfstermin...

MorgenHeute
AuswirkungOhne Liefertermin in der Kundenauftragsposition ist der Bedarfstermin immer morgen, d.h. es wird davon ausgegangen, dass der Zahlungseingang und damit auch die Lieferung morgen erfolgt.

Ist die Lieferzeit Null, wird die für den Verkauf verfügbare Menge zum Heute-Termin bestimmt. Da der Kundenauftrag erst morgen einbezogen wird, reduziert der Kundenauftrag die verfügbare Menge nicht.

Ohne Liefertermin in der Kundenauftragsposition ist Bedarfstermin ist immer heute, d.h. es wird davon ausgegangen, dass der Kunde heute noch bezahlt und damit auch heute noch geliefert werden soll.

Ist die Lieferzeit Null, wird die für den Verkauf verfügbare Menge zum Heute-Termin bestimmt. Da der Kundenauftrag bereits heute eingrechnet wird, reduziert der Kundenauftrag die verfügbare Menge.

VorteilSolange der Zahlungseingang nicht gebucht ist, kann die Ware an andere Kunden verkauft werden.Die Ware wird auch für nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge reserviert. Alle Kundenaufträge können beliefert werden.
NachteilEs kann zu Überverkäufen kommen, wenn die Ware an andere Kunden verkauft wurde und der Kunde dann doch noch bezahlt.Zahlt der Kunde nicht, bleibt möglicherweise Ware unverkauft, für die es einen Käufer gegeben hätte.

Im Einkauf berücksichtigen

Standardmäßig werden nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird, im Einkauf nicht berücksichtigt. So wird verhindert, dass Ware im Einkauf beschafft wird, bevor der Kunde bezahlt hat. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie die Ware auch dann beschaffen wollen, wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat bzw. die Zahlung noch nicht bestätigt ist.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Shop

SchaltflächeBedeutung
Produkt hochladenErzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.

Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden.

Bildergrößen ermittelnFür die Erzeugung der Produkt-Seite muss das Programm die Größe der Bilder kennen. Wenn Sie ein Bild eintragen, wird automatisch die Größe des Bildes ermittelt und intern gespeichert. Wenn Sie die Bilder auf Ihrem Webspace ändern, muss die Bildgröße neu ermittelt werden. Sie können auch die Größen aller Bilder Ihres Webauftritts in einem Schritt ermitteln über die Funktion Webauftritt → Weitere Funktionen → Bilder prüfen.
FeldBedeutung
DateinameName der Datei für die Produkt-Seite auf Ihrem Webspace. Die Datei wird immer unter der Upload-URL abgelegt.
KeywordsSchlüsselworte für die Produkt-Seite. Die richtigen Schlüsselworte sind wichtig, damit Ihr Produkt in Suchmaschinen gefunden wird. Sie sollten darauf achten, nicht zu viele Schlüsselworte für eine Seite zu definieren und dass die Schlüsselworte auch in der Produktbeschreibung in ausreichender Zahl vorkommen (Keyword-Dichte).
TitelDer Titel der Produkt-Seite. Die richtige Wahl des Titels ist wichtig für die Platzierung in Suchmaschinen.
Abweichendes TemplateWenn für Generierung der Produkt-Seite ein abweichendes Template verwendet werden soll, geben Sie das Template hier an. Andernfalls wird das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template hinterlegte Template verwendet.
Bild-URLDie URL auf das Produkt-Bild. Sie können entweder nur den Dateinamen angeben (z.B. bild4711.jpg), wenn sich die Bild-Datei in Ihrem Wurzelverzeichnis ihrer Basis-URL befindet oder einen absoluten Pfad (z.B. http://www.meine-bilder.de/bild4711.jpg).

Die Bild-Dateien müssen Sie selbst auf Ihren Webspace übertragen, z.B. mit einem FTP-Programm. In der Software selbst können keine Bilder abgelegt oder hochgeladen werden.

Umrechnung für GrundpreisWenn Sie Waren an Endverbraucher verkaufen, müssen Sie die Preise nach den Richtlinien der Preisangabenverordnung angeben. Dazu gehört auch die Angabe des Grundpreises, also der Preis pro einer vom Gesetzgeber festgelegten Mengeneinheit (z.B. Preis pro Kg, Preis pro Liter). Geben Sie hier die Umrechnung in den Grundpreis an. Beim Hochladen wird der Grundpreis dann entsprechend errechnet.
Preis auf AnfrageWenn markiert, wird statt des Preises 'Preis auf Anfrage' angezeigt.
Inaktiv in diesem ShopWenn markiert, wird das Produkt nicht hoch geladen und kann nicht mehr bestellt werden. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie das Produkt nicht mehr im Shop anbieten möchten. Die Datei auf Ihrem Webspace bleibt in jedem Fall bestehen. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Webspace entfernen möchten, müssen Sie diese zusätzlich von Ihrem Webspace löschen.
KategorienJedes Produkt kann in beliebig vielen Kategorien erscheinen. Wählen Sie hier die Kategorien aus.
Zusätzliche BilderZusätzliche Bilder werden im Standard-Template in Form einer Slide-Show angezeigt. Wie bei der Bild-URL kann entweder der Dateiname oder die komplette URL angegeben werden.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop-Texte*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Shop-Texte

SchaltflächeBedeutung
Produkt hochladenErzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.

Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden.

FeldBedeutung
KurztextIm Standard-Template erscheint der Kurztext in der Auflistung der in einer Kategorie enthaltenen Produkte sowie im Warenkorb.
Texte sind HTMLMarkieren Sie diese Option, wenn der Kurz- und Langtext in HTML statt reinem Text formuliert ist. In diesem Fall werden HTML-eigene Zeichen (z.B. < oder >) beim Hochladen nicht maskiert.

HTML ermöglicht die Verwendung von Auszeichnungen (z.B. Fett, Kursiv) und Strukturierungen (z.B. Tabellen, Grafiken). Verwenden Sie einen HTML-Editor Ihrer Wahl, um den HTML-Code zu erstellen und kopieren Sie das Ergebnis dann in den Kurz- oder Langtext.

Statt HTML ist es auch möglich, Source-Code für Scriptsprachen wie z.B. PHP anzugeben.

LangtextDer Langtext wird im Standard-Template als Produktbeschreibung in der Produkt-Seite verwendet.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produktgruppen

Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung der Produktgruppe
DetailsKlicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details


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Produktgruppe Details

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung der Produktgruppe
Untergruppe vonDurch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden.
UntergruppenDie Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen


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Stücklisten

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


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Auswertungen Verkauf

Zu den Auswertungen im Verkauf gehören die Umsatzlisten und die Preisliste.

Bei der Umsatzliste werden die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien ausgewertet.

Die Preisliste erstellt ein Verzeichnis aller Preise für eine bestimmte Preisgruppe zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Umsatzlisten*, Preisliste*

* Nicht in allen Versionen


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Umsatzlisten Verkauf

Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Umsätze werden angezeigt.
ExportierenWenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
FeldBedeutung
UmsatzlisteWählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
  • Einzelumsätze: Es werden alle Rechnungen einzeln aufgelistet.
  • Produkt: Umsätze werden produktweise summiert ausgegeben.
  • Produktgruppen: Umsätze werden produktgruppenweise summiert ausgegeben.
  • Kunde: Umsätze werden kundenweise summiert ausgegeben.
  • Adress-Gruppen: Umsätze werden summiert nach Adress-Gruppen ausgegeben.
  • Intrastat: Umsätze werden summiert nach Land und Warennummer ausgegeben.
KundeGeben Sie den Namen oder die Nummer des Kunden ein, wenn Sie nach den Umsätzen eines bestimmten Kunden suchen möchten.
ProduktProduktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen.
ProduktgruppeUm die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
AdressgruppeWenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden).
Rechnungsdatum von ... bisZur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum
Nur ausgeglicheneGibt nur die Umsätze zu Rechnungen aus, die nicht mehr in der offenen Posten Liste enthalten sind.
Ausgeglichen von .. bis*Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Das Datum, an dem der offene Posten ausgeglichen wurde.
Vermittler*Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Der in der Rechnung als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter.
LieferantEs werden nur Umsätze angezeigt für Produkte, die vom angegebenen Lieferant geliefert werden.
Brutto-NettoWählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen.

Siehe auch: Auswertungen Verkauf

* Nicht in allen Versionen


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Preisliste

Es werden die Preise für eine bestimmte Preisgruppe als Liste ausgegeben.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Preisliste wird angezeigt.
ExportierenWenn Sie die Preisliste weiter verarbeiten möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
FeldBedeutung
DatumDas Datum, mit dem der Preis ermittelt wird.
SpracheSprache für die Produktbezeichnungen
ProduktgruppeUm die Preisliste für Produkte einer bestimmten Produktgruppe anzuzeigen.
Sortieren nachSortiert nach Nummer oder Name des Produkts.

Siehe auch: Auswertungen Verkauf

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Warenwirtschaft

Einführung

Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.

Kunde
Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang
→Zu wenig Bestand?Entnahme für
Komponente*
LieferantenauftragProduktionsauftrag*
WareneingangLagerzugang*
Lieferant

Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in den Versand, den Einkauf und die Produktion.


Siehe auch:Lieferungen, Lieferantenaufträge, Gutschrift an Lieferanten, Bestand, Inventurliste, Produktionsaufträge*, Produkte, Kunden, Lieferanten

* Nicht in allen Versionen


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Lieferungen

Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. Die Lieferungen übergeben Sie optional mit der Versandübergabe an die Software Ihres Paketdienstleisters für den Druck der Paketscheine.*

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

In Collmex pro haben Sie zudem die Möglichkeit, alle fälligen Lieferungen in einem Schritt anzulegen und auszugeben.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferung anlegen, Lieferung bearbeiten, Warenausgang, Fällige anlegen*, Sammelausgabe*, Versandübergabe

* Nicht in allen Versionen


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Lieferung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Lieferung an. Wenn Sie Lieferungen zu mehreren Kundenaufträgen anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Lieferung → Fällige anlegen*.

SchaltflächeBedeutung
Lieferung anlegenDie Lieferung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferung weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Lieferung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

FeldBedeutung
KundeKundennummer
KundenauftragZum Anlegen einer Lieferung für einen Kundenauftrag.
Nur wenn Bestand verfügbarEs werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
  • eine Teillieferung angelegt, wenn dies im Kundenauftrag erlaubt ist (Kundenauftrag → Versand → Teillieferungen erlaubt)* oder
  • keine Lieferung angelegt, wenn das Feld Teillieferungen erlaubt* nicht aktiviert ist.
ZusatzlieferungDie Lieferung wird angelegt ohne Übernahme der Positionen des Kundenauftrags. Nutzen Sie diese Option z.B. für Umtausch- oder Ersatzlieferungen.

Siehe auch: Lieferung, Fällige anlegen*

* Nicht in allen Versionen


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Lieferung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferungsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Lieferungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Lieferungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXDLV
FeldBedeutung
LieferungLieferungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Lieferung.
KundeKundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Lieferung gesucht.
Liefertermin von ... Liefertermin bisWenn Sie nur nach Lieferungen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten in Positionsbezeichnung, Kopf- und Schlusstext sowie internem Memo.
ProduktProduktnummer. Selektiert Lieferungen, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferung anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.
Sendungsnummer*Zur Suche nach der Sendungsnummer.

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen


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Lieferung bearbeiten: Kopfdaten

Die Lieferungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
KundeDer Kunde, an den die Lieferung gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
FirmaAbsender der Lieferung. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
LieferterminGeplanter Liefertermin.
VersandartDie Versandart wird beim Anlegen der Lieferung vom Kundenauftrag bzw. vom Kunden übernommen.
KopftextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferung". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

Siehe auch: Einführung Lieferung, Lieferung bearbeiten: Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details, Ausfuhranmeldung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden.
MengeAnzahl der gelieferten Produkte.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden.
LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Versand, Lieferadresse, Positions-Details, Ausfuhranmeldung


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) Siehe Kopfdaten
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Gesamtgewicht*Das Gesamtgewicht wird automatisch ermittelt aus den Gewichten der Produkte zuzüglich des Verpackungsgewichts aus der Versandart.
SendungsnummerDie Nummer der Sendung. Die Sendungsnummer kann über die Variable <<Sendungsnummer>> angesprochen werden.
GelöschtUm den Lieferschein zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferschein wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. o
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der die Lieferung gedruckt werden soll.
ErledigtSetzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der Warenausgang erledigt ist, auch wenn noch nicht für alle Positionen ein Warenausgang erfasst wurde.
Benachrichtigt amDas Datum an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde.
Versand bestätigt amNur für Lieferungen zu eBay- und Amazon-Kundenaufträgen: Datum, an dem der Versand in der jeweiligen Verkaufsplattform bestätigt wurde.
SchlusstextSie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine verwalten.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck.

Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Kundenauftrag übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Ausfuhranmeldung


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) Siehe Kopfdaten
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
Auftrag-PosDie mit der Lieferposition verknüpfte Kundenauftragsposition. Beim Anlegen von weiteren Lieferungen oder von Rechnungen zum Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beliefert ist.
ProduktProduktnummer
BezeichnungName des Produktes
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse, Ausfuhranmeldung


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Ausfuhranmeldung

Die Ausfuhranmeldung steht nur in Collmex pro zur Verfügung.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details


Inhalt 

Versand-Benachrichtigung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Versand-Benachrichtigung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Lieferung, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Lieferung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

Lieferung löschen, Lieferung stornieren


Inhalt 

Fällige Lieferungen anlegen*

Über diese Funktion legen Sie für versandfällige Kundenaufträge mehrere Lieferungen in einem Schritt an. Ein Kundenauftrag ist zur Lieferung fällig, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Vorkasse' die Zahlung in der Buchhaltung mit Bezug zum Kundenauftrag vollständig gebucht wurde.
  2. Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Zahlungsdienstleister' mit 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich' für den Kundenauftrag im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist.
  3. Der Kundenauftrag nicht gelöscht, endgeliefert oder abgesagt ist.
  4. Für den Kunden keine Liefersperre gesetzt ist.

Optional können Sie zusätzlich den verfügbaren Bestand berücksichtigen. In diesem Fall werden nur Lieferungen angelegt, für die ausreichend Bestand vorhanden ist.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie zur Lieferung fälligen Kundenaufträge werden angezeigt.
Lieferungen anlegenDie Lieferungen werden angelegt. Bei Bedarf können Sie vorher die Liefermenge verändern.
FeldBedeutung
KundeFalls Sie nur Lieferungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Liefertermin bisEs werden für alle Produkte in Kundenaufträgen Lieferungen angelegt, deren Liefertermin kleiner oder gleich dem eingegebenen Datum ist.
Nur wenn Bestand verfügbarEs werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
  • eine Teillieferung angelegt, wenn dies im Kundenauftrag erlaubt ist (Kundenauftrag → Versand → Teillieferungen erlaubt) oder
  • keine Lieferung angelegt, wenn das Feld Teillieferungen erlaubt nicht aktiviert ist.

Die nächsten Schritte sind: Warenausgang, Sammelausgabe, Versandübergabe

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Warenausgang zur Lieferung

Der Warenausgang zur Lieferung reduziert den Bestand. Die Bestandsentnahme wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie noch nicht komplett Warenausgang gebuchten Lieferungen werden angezeigt.
Warenausgang buchenDie Bestandsentnahme mit Bezug zur Lieferung wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Entnahmemenge reduziert werden.
FeldBedeutung
LieferungWenn Sie den Warenausgang nur zu einer bestimmten Lieferung buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
KundeKundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden buchen möchten.
ProduktWenn Sie den Warenausgang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.
Liefertermin von ... bisDie Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.

Siehe auch: Lieferung


Inhalt 

Sammelausgabe Lieferungen

Geben Sie mehrere Lieferungen in einem Schritt aus.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie Lieferungen werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Lieferungen nicht ausgeben, entfernen Sie das X.
Ausgewählte Lieferungen ausgebenEs wird eine PDF-Datei mit allen Lieferscheinen erzeugt.
FeldBedeutung
Ausgabe erforderlichIst das Feld aktiviert, werden nur Lieferungen ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. Es werden keine Lieferungen berücksichtigt, für die in der Versandart als Versandübergabe 'Fulfillment-Dienstleister' ausgewählt wurde. Die Ausgabe dieser Lieferungen erfolgt im Rahmen der Versandübergabe.
BearbeiterGeben Sie hier die Mitarbeiternummer des Bearbeiters an, wenn Sie nur Lieferungen mit einem bestimmten Bearbeiter ausdrucken möchten.
KundeKundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden ausdrucken möchten.
Liefertermin von ... bisDie Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
Versand-Benachrichtigungen sendenWenn diese Option markiert ist, wird an den Empfänger der Lieferung eine Versand-Benachrichtigung per Mail versendet. Voraussetzung ist, dass für den Empfänger eine Mailadresse angegeben ist und dass für die Lieferung noch keine Versand-Benachrichtigung gesendet wurde. Für Lieferungen zu Amazon-Bestellungen wird keine Versand-Benachrichtigung gesendet, da Amazon den Käufer über den Versand informiert, wenn der Versand bei Amazon bestätigt wird. In der Lieferung unter 'Verwaltung → Verwaltung → Benachrichtigt am' ist das Datum angegeben, an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde.
Versand in eBay/Amazon bestätigenWenn diese Option markiert ist und der zur Lieferung gehörige Kundenauftrag von eBay oder Amazon stammt, wird eine Versandbestätigung an eBay bzw. Amazon gesendet. Ist eine Sendungsnummer in der Lieferung vorhanden, wird diese mit übergeben. Für Amazon sollten Sie in der Collmex-Versandart die zugehörige Amazon-Versandart und den Amazon-Transportdienst angeben, da diese Informationen dann ebenfalls mit der Versandbestätigung an Amazon zurück gemeldet werden.

eBay verarbeitet die Versandbestätigung über das eBay-API direkt, während an Amazon ein Feed übermittelt wird, der erst zu einem späteren Zeitpunkt von Amazon ausgeführt wird. Im Amazon-Konto unter 'Protokolle der Datenübermittlung an Amazon' können Sie sehen, ob die Feeds erfolgreich verarbeitet wurden.

Siehe auch: Lieferung


Inhalt 

Versandübergabe Lieferungen

Die Versandübergabe von Lieferungen steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Lieferantenaufträge

Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.

Bei Warenbeschaffungen wird der Lieferantenauftrag üblicherweise angelegt, sobald die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) kleiner ist als der Mindestbestand. Für Produkte, die direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert werden, ist der Kundenauftrag der Auslöser für einen Lieferantenauftrag. In Collmex pro besteht die Möglichkeit, über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die fälligen Lieferantenaufträge automatisch anzulegen.

Zu wenig Bestand oder Kunden-
auftrag mit Direktlieferung?
→Lieferantenauftrag→Wareneingang
→Lieferantenrechnung→Offener Posten→Zahlungsausgang

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen des Lieferantenauftrags automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Lieferantenaufträge in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Lieferantenrechnungen erfassen Sie direkt in der Buchhaltung unter Belege buchen → Lieferanten → Lieferantenrechnung. Die Buchung erzeugt einen offenen Posten, den Sie automatisch über eine Zahlung ausgleichen können. Die daraus erzeugte Zahlungsanweisung wiederum übermitteln Sie per DTA oder direkt über HBCI an die Bank.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenauftrag anlegen, Lieferantenauftrag bearbeiten, Lieferantenauftrag senden, Fällige anlegen, Wareneingang, Lieferantenauftrag auswerten, Lieferantenaufträge mit Direktlieferung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenaufträge mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden*

Diese Funktion ist nur in Collmex pro verfügbar.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen einzelnen Lieferantenauftrag an. Wenn Sie alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen*.

SchaltflächeBedeutung
Lieferantenauftrag anlegenDer Lieferantenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferantenauftrag weiter.
FeldBedeutung
LieferantLieferant, für den der Lieferantenauftrag angelegt werden soll.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Lieferantenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen am Lieferantenauftrag vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Lieferantenauftrags-Nummer.

FeldBedeutung
LieferantenauftragLieferantenauftrags-Nummer. Zur Suche nach einem einzelnen Lieferantenauftrag.
LieferantLieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Auftragsdatum von ... Auftragsdatum bisWenn Sie nur nach Lieferantenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung.
ProduktProduktnummer. Selektiert Lieferantenaufträge, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferantenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

SchaltflächeBedeutung
Lieferung anlegenNur bei Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden. Es wird eine Lieferung für den Lieferantenauftrag angelegt.
FeldBedeutung
LieferantDer beauftragte Lieferant. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
AuftragsdatumTag der Auftragserteilung.
Firma*Ihre Firma als Auftraggeber. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
KopftextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferantenauftrag". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.


Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.

ACHTUNG: In der Eingabemaske wird zwar die Produktnummer von Collmex angezeigt, beim Ausdruck erscheint aber die Produktnummer des Lieferanten. Diese wird in der Lieferantenvereinbarung hinterlegt. Ist dort nichts eingegeben, erscheint im Druck auch keine Nummer.

BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
LieferterminTag, an dem die Anlieferung erfolgen soll.
WertDer Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
WährungHier wählen Sie die Währung aus, in der der Lieferantenauftrag erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

GelöschtUm den Lieferantenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferantenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
ErledigtAktivieren Sie dieses Feld, wenn der Lieferant nur einen Teil der beauftragten Menge geliefert hat und keine weitere Lieferung erfolgt. Der Lieferantenauftrag erscheint dann nicht mehr unter Wareneingang zum Lieferantenauftrag.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der der Lieferantenauftrag gedruckt werden soll.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe alsZeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Bestätigungs- und SchlusstextSie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Firmenadresse im Ausdruck.

Wenn Sie direkt an einen Kunden liefern lassen möchten, übernehmen Sie die Lieferadresse vom Kunden mit Lieferadresse übernehmen

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PositionDurch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen.
TypArt der Auftragsposition
ProduktProduktnummer
ProdNr d. LieferantenProduktnummer des Lieferanten: Diese Nummer ersetzt im Ausdruck die Collmex-Produktnummer
LieferterminDatum der gewünschten Anlieferung
LieferzeitVoraussichtliche Lieferzeit in Tagen
MengeAnzahl und Mengeneinheit
Verp.EinhVerpackungseinheit
EinzelpreisPreis pro x Stück
UmsatzsteuerDie für die Position anfallende Umsatzsteuer
PreisDer Gesamtpreis für die Position
Auftrag-PosDie verknüpfte Kundenauftragsposition bei Direktlieferung zum Kunden. Beim Anlegen von weiteren Lieferantenaufträgen oder von Rechnungen zum Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beim Lieferant bestellt ist.
BezeichnungProduktbezeichnung

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Lieferadresse

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Lieferantenauftrag an den Lieferanten zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Lieferantenauftrag, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Lieferantenauftrag als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Lieferantenauftrag löschen, Lieferantenauftrag stornieren


Inhalt 

Fällige Lieferantenaufträge anlegen

Nutzen Sie diese Funktion um alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anzulegen.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie zur Beschaffung fälligen Produkte und Menge werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Positionen nicht anlegen, entfernen Sie das X.

Damit fällige Produkte gefunden werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Für das Produkt muss eine aktuell gültige Lieferantenvereinbarung existieren. Gibt es für ein Produkt mehr als eine Lieferantenvereinbarung, wählt das Programm die Lieferantenvereinbarung nach der Priorität, bei gleicher Priorität die günstigste. Ist auch der Preis identisch, wird die Lieferantenvereinbarung mit der kürzeren Lieferzeit gewählt.
  2. Die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) muss kleiner sein als der Mindestbestand, d.h. es muss eine Unterdeckung vorliegen. Wenn Sie das Produkt nur im Bedarfsfall beschaffen, setzen Sie den Mindestbestand einfach auf null.
  3. Der Zeitpunkt der Unterdeckung liegt innerhalb der in der Lieferantenvereinbarung angegebenen Lieferzeit plus dem Vorbestellungszeitraum. Es werden nur diese Bedarfe berücksichtigt, damit die Ware nicht unnötig früh bestellt wird.
Lieferantenauftrag anlegenSind die Bedingungen für ein Produkt alle erfüllt, dann:
  • Legt das Programm ein Lieferantenauftrag an.
  • Produkte, die vom gleichen Lieferant beschafft werden, kommen in den gleichen Lieferantenauftrag, d.h. es wird pro Lieferant nur ein Lieferantenauftrag angelegt.
  • Die beschaffte Menge ist gleich der Unterdeckungsmenge am Liefertermin (Heute + Lieferzeit).
  • Ist die Unterdeckungsmenge kleiner als die Beschaffungsmenge unter Produkt → Warenwirtschaft → Beschaffungsmenge, wird die Beschaffungsmenge in den Lieferantenauftrag übernommen.

Ist für ein Produkt das Kennzeichen 'Direktlieferung' gesetzt, wird für jeden Kundenauftrag ein eigener Lieferantenauftrag angelegt. Diese Lieferantenaufträge werden mit den Kundenaufträgen verknüpft und erhalten als abweichende Lieferadresse die Lieferadresse des jeweiligen Kundenauftrags. Der Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge werden in diesem Fall nicht berücksichtigt, d.h. es wird immer die Menge aus dem Kundenauftrag in den Lieferantenauftrag übernommen. Mehr Informationen unter Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung.

FeldBedeutung
ProduktBeschränken Sie die Funktion auf ein einzelnes Produkt.
LieferantBeschränken Sie den Lauf auf einen einzelnen Lieferant.
ProduktgruppeEs werden nur Lieferantenaufträge für Produkte der angegebenen Produktgruppe angelegt.
KundenauftragEs werden nur Lieferantenaufträge für Produkte angelegt, die im angegebenen Kundenauftrag enthalten sind.
ProduktionsauftragEs werden nur Lieferantenaufträge für Produkte angelegt, die im angegebenen Produktionsauftrag als Komponente enthalten sind.
Vorbestellen für ... TageVorbestellungszeitraum. Normalerweise werden nur Bedarfe berücksichtigt, die innerhalb der Lieferzeit des jeweiligen Lieferanten liegen. Wenn Sie für weiter in der Zukunft liegende Bedarfe vorab Lieferantenaufträge anlegen möchten, geben Sie hier den gewünschten Zeitraum in Tagen ein.

Nach dem Anlegen können Sie die angelegten Lieferantenaufträge über die Sammelausgabe in einem Schritt ausgeben.


Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein, Lieferantenvereinbarung, Sammelausgabe

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Sammelausgabe Lieferantenaufträge

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Lieferantenaufträge auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

SchaltflächeBedeutung
SuchenEs werden die den Suchkriterien entsprechenden Lieferantenaufträge angezeigt.
Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgebenDie Aufträge werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzenBei allen markierten Aufträgen wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Lieferantenaufträge drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist.
FeldBedeutung
Ausgabe erforderlichIst das Feld aktiviert, werden nur Lieferantenaufträge ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden.
LieferantDie Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferantenaufträge eines Lieferanten ausgeben möchten.
Auftragsdatum von ... bisDie Eingabe des Auftragsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
XSoll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld.
MediumMedium, über das der Auftrag ausgegeben wird.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein


Inhalt 

Lieferantenauftrag auswerten

Auf Basis der Lieferantenaufträge wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Lieferant oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Umsätze werden angezeigt.
ExportierenWenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
FeldBedeutung
UmsatzlisteWählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
  • Einzelumsätze: Es werden alle Rechnungen einzeln aufgelistet.
  • Produkt: Umsätze werden produktweise summiert ausgegeben.
  • Produktgruppen: Umsätze werden produktgruppenweise summiert ausgegeben.
  • Lieferant: Umsätze werden pro Lieferant summiert ausgegeben.
  • Adress-Gruppen: Umsätze werden summiert nach Adress-Gruppen ausgegeben.
LieferantGeben Sie den Namen oder die Nummer des Lieferanten ein, wenn Sie nach den Umsätzen bei einem bestimmten Lieferanten suchen möchten.
ProduktProduktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen.
ProduktgruppeUm die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
AdressgruppeWenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden).
Auftragsdatum von ... bisZur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum
Nur offeneEs werden nur Umsätze für Positionen angezeigt, für die der Wareneingang noch nicht vollständig gebucht wurde.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Wareneingang zum Lieferantenauftrag

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Lieferung zu einem Lieferantenauftrag erhalten haben. Der Wareneingang erhöht den Bestand und der Zugang wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie noch nicht komplett Wareneingang gebuchten Lieferantenaufträge werden angezeigt.
Wareneingang buchenDer Bestandszugang mit Bezug zum Lieferantenauftrag wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Zugangsmenge reduziert werden.
FeldBedeutung
LieferantenauftragWenn Sie den Warenausgang nur zu einem bestimmten Lieferantenauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
LieferantGeben Sie die Nummer des Lieferanten ein, von dem Ware angekommen ist.
ProduktWenn Sie den Wareneingang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.
ProduktgruppeWenn Sie den Wareneingang nur für Produkte einer bestimmten Produktgruppe buchen möchten, wählen Sie hier die Produktgruppe aus.
Liefertermin von ... bisDie Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.

Hinweis: Für mit Kundenaufträgen verknüpfte Lieferantenaufträge wird kein Wareneingang gebucht, da die Ware per Direktlieferung direkt zum Kunden geliefert wird.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein


Inhalt 

Gutschrift an Lieferant

Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).

Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.

Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen der Gutschrift automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Gutschriften in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Gutschrift anlegen, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift an Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Gutschrift an einen Lieferanten an.

SchaltflächeBedeutung
Gutschrift anlegenDie Gutschrift wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Gutschrift bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Gutschrift weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

FeldBedeutung
LieferantLieferant, für den die Gutschrift angelegt werden soll.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.


Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift an Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen der Gutschrift vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Gutschrifts-Nummer.

FeldBedeutung
GutschriftGutschrifts-Nummer. Zur Suche nach einer einzelnen Gutschrift.
LieferantLieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Gutschriftsdatum von ... bisWenn Sie nur nach Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung.
ProduktProduktnummer. Selektiert Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Noch nicht gebucht*Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur solche Gutschriften suchen möchten, die noch nicht gebucht wurden.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Gutschriften, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
LieferantDie Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
GutschriftsdatumDatum der Gutschrift
Firma*Ihre Firma als Aussteller. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
GutschriftstextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Gutschrift". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.


Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mehr Zeichen benötigen, fügen Sie eine neue Position mit dem Typ Text und setzen dort ihre Beschreibung fort.
MengeAnzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
PreisDer Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Positions-Details

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Liefer/LeistungsdatumDas Datum, an dem die Lieferung erfolgt ist bzw. die Leistung erbracht wurde. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'.
WährungHier wählen Sie die Währung aus, in der die Gutschrift erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.
GelöschtUm die Gutschrift zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Gutschrift wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der die Gutschrift gedruckt werden soll.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe alsZeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextSie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Positions-Details

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PositionDurch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen.
TypArt der Auftragsposition
ProduktProduktnummer
ProdNr d. LieferantenProduktnummer des Lieferanten. Wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen.
MengeAnzahl und Mengeneinheit
Verp.EinhVerpackungseinheit
EinzelpreisPreis pro x Stück
BezeichnungProduktbezeichnung

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf,

Inhalt 

Gutschrift an Lieferant senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Gutschrift an den Lieferanten zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt.
Gutschrift buchenWenn markiert, wird die Gutschrift mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Gutschrift noch nicht gebucht ist.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlagenDas Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

Inhalt 

Gutschrift als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Gutschrift löschen, Gutschrift stornieren


Inhalt 

Lieferanten

Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.

In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung* beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferant anlegen, Lieferant bearbeiten, Lieferantenvereinbarung

Verwandter Begriff: Kreditor = Lieferant

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.

SchaltflächeBedeutung
Lieferant anlegenDer Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter.
FeldBedeutung
Lieferant NrDas Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.

Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden.

Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse.

Firma*Die Firma, für die der Lieferant angelegt werden soll.

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Lieferant einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Lieferantennummer durch die schon bestehende. Der existierende Lieferant wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.

Vorlage Lieferant NrFür den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen.
Adresse in Lieferant wandelnMöchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Lieferanten wandeln (z.B. wenn ein Anbieter zum Lieferant wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Lieferanten übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.

FeldBedeutung
Lieferant NrLieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Lieferanten anzuzeigen.
TextDer Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer.
PLZ/LandFindet Lieferanten im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Lieferanten aus Frankreich
  • 7: Alle Lieferanten, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Lieferanten aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Lieferanten aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Fällig zur Wiedervorlage*Findet nur Lieferanten, bei denen das Datum unter Lieferant → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDiese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge:

Firma
Anrede Titel Vorname Nachname
Abteilung
Straße Hausnummer
Postleitzahl Ort
Land

Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür das Feld Abteilung.

Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

BankverbindungDie internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt).
MandatsreferenzEindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Lieferanten wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Lieferantennummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Lieferanten in die Lastschrift übernommen.
Datum UnterschriftDatum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Lieferanten wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Lieferanten in die Lastschrift übernommen.
SteuerDie Felder USt-IdNr. und Steuernummer sind für die korrekte Erstellung von Gutschriften an Lieferanten erforderlich.
Gruppen*Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie einen Lieferanten nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Belegen verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Einkauf, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
ZahlungsbedingungenAus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Direktlieferung mit eigenem LieferscheinIst das Kennzeichen gesetzt, wird bei Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden gleichzeitig mit dem Anlegen des Lieferantenauftrags eine Lieferung angelegt.
KundeNr bei Lief.Die Kundennummer, unter der Ihre Firma beim Lieferanten geführt wird.
WährungDie Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.

Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

AusgabemediumStandard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist.
AusgabespracheStandard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Lieferant gehabt hat.

FeldBedeutung
Wiedervorlage amGeben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Lieferanten nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Lieferant suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Lieferanten anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind.
KontakteGeben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt.
AnsprechpartnerZu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Buchhaltung


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Buchhaltung

Die unter dem Reiter Buchhaltung hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.

ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
ZahlungsbedingungenAus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
AufwandskontoGeben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein.
VorsteuerWählen Sie den Steuersatz aus.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen.
Kostenstelle*Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Kontakte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenvereinbarung

In der Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die zur Beschaffung eines Produkts bei einem bestimmten Lieferant erforderlichen Daten. Diese sind neben Einkaufspreis, z.B. die Produktnummer beim Lieferanten sowie die Lieferzeit.

Für das Anlegen von Lieferantenaufträgen und Gutschriften an Lieferanten bilden die Lieferantenvereinbarungen eine wichtige Grundlage. Viele Daten werden dabei von der Lieferantenvereinbarung in das Dokument übernommen und müssen nicht mehr im Dokument jedes Mal neu eingegeben werden.

Über den frei konfigurierbaren Import von Lieferanten-Preislisten spielen Sie den Produktkatalog Ihres Lieferanten direkt ein. Die Lieferantenvereinbarungen werden dabei automatisch erzeugt, was bei vielen fremd beschafften Produkten den Pflegeaufwand erheblich reduziert.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenvereinbarung anlegen, Lieferantenvereinbarung bearbeiten, Lieferantenvereinbarungen löschen, Einführung Lieferant, Einführung Produkt, Lieferanten-Preisliste importieren

Inhalt 

Lieferantenvereinbarung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Lieferantenvereinbarung an.

SchaltflächeBedeutung
Lieferantenvereinbarung anlegenDie Lieferantenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferantenvereinbarung weiter.
FeldBedeutung
Lieferant NrDer Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung, Lieferantenvereinbarung bearbeiten


Inhalt 

Lieferantenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Lieferantenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Lieferant NrDer Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll.
ProdNr d.LieferantenSucht nach der Produktnummer des Lieferanten.
ProdNr d.Lieferanten anzeigenZeigt die Produktnummer des Lieferanten sowie die Bezeichnung des Produkts beim Lieferanten in der Ergebnisliste an.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung


Inhalt 

Lieferantenvereinbarung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Lieferantenvereinbarung. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
SteuerUmsatzsteuer-Satz für das Produkt im Einkauf.
ProdNr d. LieferantenProduktnummer des Lieferanten: Wird im Lieferantenauftrag gedruckt. In der Eingabemaske wird aber die eigene Produktnummer angezeigt.
PrioritätWenn mehr als eine Lieferantenvereinbarung für ein Produkt existiert, bestimmt die Priorität die Rangfolge der Lieferantenvereinbarungen.
Verp.EinhVerpackungseinheit: Verkauft Ihr Lieferant die Produkte nicht einzeln, sondern in bestimmten Verpackungseinheiten, geben Sie hier die Menge ein, die in einer Verpackung enthalten ist. Beim Anlegen des Lieferantenauftrages rundet das Programm dann entsprechend auf. Ist die Verpackungseinheit ein Vielfaches von 1.000, und ist die Mengeneinheit gr, kg, mm oder m, ändert das Programm die Mengeneinheit entsprechend ab.

Beispiel 1: Ihr Lieferant verkauft Wein im Karton zu 6 Stück. Sie legen einen Lieferantenauftrag über 2 Stück an. Das Programm rundet das Programm automatisch auf 6 Stück auf.

Beispiel 2: Ihr Lieferant verkauft Sand nur kiloweise. Da Sie den Sand grammweise im Lager führen, ist Ihre Mengeneinheit gr mit einer Verpackungseinheit von 1.000 gr. Sie legen einen Lieferantenauftrag an. Das Programm ändert die Mengeneinheit automatisch auf kg.

BezeichnungFüllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie im Lieferantenauftrag einen von der Produktbezeichnung abweichenden Bestelltext benötigen. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das Programm den im Produkt hinterlegten Text.
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
NettopreisPreis ohne Umsatzsteuer pro Einheit. Der Preis ist in der Währung, die beim Lieferanten unter dem Reiter Einkauf festgelegt ist.
MengePreise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen.
LieferzeitLieferzeit in Tagen. Wird nur in Collmex pro verwendet für das Anlegen von fälligen Lieferantenaufträgen (Lieferantenauftrag → Fällige anlegen).

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung


Inhalt 

Lieferantenvereinbarungen löschen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Lieferantenvereinbarungen werden angezeigt. Klicken Sie dann auf Löschen, um die Lieferantenvereinbarungen zu löschen.

FeldBedeutung
Lieferant NrDer Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gelöscht werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gelöscht werden soll.
ProdNr d.LieferantenSucht nach der Produktnummer des Lieferanten.
Produkte mit löschen bzw. inaktiv setztenDieses Kennzeichen wird angezeigt, nachdem Sie auf Suchen geklickt haben. Wenn gesetzt, werden auch die Produkte gelöscht sofern sie nicht schon verwendet wurden. Schon verwendete Produkte werden stattdessen als 'Inaktiv' markiert.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung


Inhalt 

Bestand

Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:

  • Auskunft über den aktuellen Lagerbestand zu geben
  • Zugänge und Entnahmen sowie Umbuchungen zu protokollieren
  • Eine Inventur zu ermöglichen

Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.

Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.

Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.


Siehe auch:Warenwirtschaft, Bestand anzeigen, Wareneingang zum Lieferantenauftrag, Warenausgang zur Lieferung, Bestand buchen allgemein, Bestandsänderung, Inventurliste bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bestand anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die gefundenen Bestände werden in der Ergebnis-Liste angezeigt.

FeldBedeutung
StandortFirma
ProduktProduktnummer. Es wird nur der Bestand dieses Produkts angezeigt.
TextZeigt nur Bestand für Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, EAN, oder Hersteller.
ProduktgruppeProduktgruppe. Es wird nur der Bestand dieser Produktgruppe angezeigt.
TypWählen Sie hier den Bestandstyp, der angezeigt werden soll.
Nullbestand anzeigenWenn markiert, werden auch Produkte ohne Bestand angezeigt.

Ergebnis

Ausgabe-FeldBedeutung
ProduktProduktnummer
BezeichnungProdukt-Bezeichnung
TypFrei: Der Bestand ist verfügbar
Gesperrt: Der Bestand ist nicht verfügbar (z.B. beschädigt oder unverkäuflich).
MengeMenge
MEMengeneinheit
WertWert = Menge x Kosten (Feld Produkt → Warenwirtschaft → Kosten).

Die Kosten entsprechen den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Bei der automatischen Kostenermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt. Der Wert entspricht damit den aktuellen Wiederbeschaffungskosten. Eine Bewertung nach gleitendem Durchschnittspreis ist nicht vorgesehen.

Siehe auch: Einführung Bestand


Inhalt 

Bestandsänderung anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf anzeigen. Um sich die Aufträge zu einer Bestandsänderung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Auftragsnummer.

FeldBedeutung
NrNummer der Bestandsänderung: Jedes Mal, wenn Sie eine Bestandsveränderung buchen, vergibt das Programm eine fortlaufende Nummer.
PosPosition der Bestandsänderung. In einer Bestandsänderung können mehr als eine Bestandsbewegung enthalten sein.
ProduktProduktnummer
BezeichnungProduktbezeichnung
MengeBei einer Entnahme ist die Menge negativ, bei einem Zugang positiv.
Bezug / ArtArt der Bestandsänderung oder das Dokument, auf das sich die Bestandsänderung bezieht.
Kunde / LieferantSofern die Bestandsänderung einen Bezug zu einem Lieferanten oder Kunden hat, wird dieser hier angezeigt.
TypBestandstyp: Freier oder gesperrter Bestand.
ChargeDie Charge
Gebucht amDatum und Uhrzeit, an dem die Bestandsänderung gebucht wurde.
vonBenutzer, der die Bestandsänderung gebucht hat.

Siehe auch: Einführung Bestand


Inhalt 

Bestand buchen allgemein

Hier werden manuell Buchungen zum Bestand durchgeführt, die unabhängig von Lieferungen, Lieferantenaufträgen oder Inventur sind.

SchaltflächeBedeutung
ÄndernNach Eingabe von Produkt und Menge erscheint eine weitere leere Zeile, die bei Bedarf ausgefüllt werden kann.
BuchenDie eingegebenen Warenbewegungen werden gebucht und unter einer Bestandsänderung protokolliert.
FeldBedeutung
BewegungsartGrund für die Bestandsänderung
  • Entnahme: z.B. zum privaten Verbrauch oder bei Diebstahl
  • Zugang: Mehrung des Bestandes ohne Bestellung
  • Umbuchung: von Gesperrt in Frei oder umgekehrt (z.B. wenn Teile des Bestandes unbrauchbar geworden sind)
  • Bestandsaufnahme: z.B. bei Inventur
ProduktProduktnummer
MengeMenge
Von-Typ
  • Frei: Bestand ist verfügbar
  • Gesperrt: Bestand wird bei der Verfügbarkeitsprüfung nicht angezeigt.

Siehe auch: Einführung Bestand, Bestandsänderung

Verwandte Begriffe: Bestand ändern, Bestand eingeben, Bestand erfassen, Bestand löschen, Bestand übernehmen


Inhalt 

Inventurliste anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Inventurliste an.

SchaltflächeBedeutung
Inventurliste anlegenDie Inventurliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Inventurliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Inventurliste weiter.
FeldBedeutung
StandortDer Firmenstandort, für den die Inventurliste angelegt werden soll.
ProduktgruppeWenn Sie nur eine bestimmte Produktgruppe inventarisieren möchten, geben Sie diese hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte dieser Produktgruppe aufgenommen.
Lieferant*Wenn Sie nur für Produkte eines bestimmten Lieferanten inventarisieren möchten, geben Sie diesen hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte aufgenommen, für die es eine aktive Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferanten gibt.
Keine Null-Bestände*Wenn markiert, werden in die Inventurliste nur Produkte aufgenommen, für die ein Bestand vorhanden ist.
Mindestbestand unterschritten*Wenn markiert, werden in die Inventurliste nur Produkte aufgenommen, für die der Mindestbestand unterschritten ist.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Inventurliste suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Inventurliste wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Nummer der Inventurliste klicken.

FeldBedeutung
ProduktFindet Inventurlisten, in denen das angegebene Produkt enthalten ist.
BezeichnungZur Suche nach der Inventurlisten-Bezeichnung

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten


Inhalt 

Inventurliste bearbeiten

Nach dem Anlegen enthält die Inventurliste alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand. Wenn erforderlich, drucken Sie die Liste über die Druck-Funktion Ihres Browsers aus. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in der Inventurliste und passen Sie ihn gegebenenfalls an.

SchaltflächeBedeutung
SpeichernSpeichert den neuen Bestand vorläufig in der Inventurliste.
Neuen Bestand übernehmenKlicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie mit der Inventur fertig sind. Der neue Bestand wird dann als Bestandsaufnahme gebucht. Erst danach ist der Bestand im Programm geändert.
FeldBedeutung
BezeichnungEine sprechende Bezeichnung für die Inventurliste.
SortierungLegt fest, ob die Sortierung der Liste nach Produkt oder Produktbezeichnung erfolgt.
Wert anzeigen / Wert DatumMarkieren Sie diese Option, wenn der Bestandswert angezeigt werden soll. Der Bestandswert wird ermittelt aus den Produktkosten zum angegebenen Wert-Datum multipliziert mit der neuen Bestandsmenge.
AbgeschlossenMarkieren Sie diese Option, wenn die Inventur abgeschlossen ist. Die Eingabefelder werden dann ausgeblendet um versehentliches Überschreiben der Bestände zu verhindern.
Einzelgewicht anzeigenMarkieren Sie diese Option, wenn das Gewicht eines einzelnen Produkts angezeigt werden soll. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie die Bestandsmenge mittels Wiegen ermitteln.
Bestand neuGeben Sie hier den physischen Bestand nach der Inventarisierung ein.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste anlegen


Inhalt 

Produktionsaufträge

Produktionsaufträge stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Warenbewegung zum Produktionsauftrag

Produktionsaufträge stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Charge

Chargen stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

E-Commerce*

E-Commerce-Funktionen sind in der Version Collmex rechnung plus nicht enthalten.


Inhalt 

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.


Inhalt 

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

FeldBedeutung
AdresseDie Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet.
BankverbindungDie Bankverbindung wird in den Dokumenten verwendet.
SteuerDie Steuernummer ist zur Erstellung der Rechnung erforderlich. Geben Sie die Steuernummer wie folgt ein: xxx/xxx/xxxxx.
Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt.

Verwandter Begriff: umsatzsteueridentifikationsnummer


Inhalt 

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

  • Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
  • Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
Umsatzsteuer-BefreiungFür z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuerkonten entfernt.*

In den Verkaufsdokumenten (z.B. Rechnung)* wird die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen. Bei Auswahl der Option Sonstiger Grund erscheint in den Verkaufsdokumenten der Hinweis Steuerbefreit. Wählen Sie Kleinunternehmer, wird der Hinweis Steuerfrei nach §19 UStG ausgegeben.

Legen Sie die Produkte trotzdem mit dem Steuersatz an, wie er ohne Steuerbefreiung berechnet werden würde.

Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits getätigte Buchungen nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen.

Art der Ust. Besteuerung*Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde.

Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde.

In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet.

Gesperrte/Abgeschlossene Monate Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbausteine

Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.

Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbaustein anlegen

Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.

Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbaustein bearbeiten

Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.

Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Variable Textbausteine

Variable Textbausteine verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Textbausteine zur Verfügung:

FeldnameWird ersetzt durch ... Verwendet bei ...
<<GutenTag>> Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname'
Englisch: 'Dear Anrede Nachname'
Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Anrede>> Deutsch: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist.

Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Vorname>>VornamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Nachname>>NachnamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Firma>>Name der FirmaAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<FirmaOderName>>Name der Firma oder falls das Feld Firma leer ist, der Name bestehend aus Titel, Vorname und NachnameAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Strasse>>StrasseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<PLZ>>PLZAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Ort>>OrtAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bemerkung>>Bemerkung der AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<AdressNr>>Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder AdressnummerAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<IBAN>>Je nach Kontext die IBAN des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<BIC>>Je nach Kontext die BIC des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bankname>>Je nach Kontext der Name der Bank des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer>>Der Name des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Mail>>Mailadresse des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon>>Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon2>>Zweite Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Bemerkung>>Bemerkung des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Zahlungsbedingung>>ZahlungsbedingungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung
<<Gesamtbetrag>>EndbetragAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant.
<<Waehrung>>WährungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Bearbeiter>>Name des BearbeitersAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Vermittler>>Der Name des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Mail>>Mailadresse des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Telefon>>Telefonnummer des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<AngebotNr>>*Nummer des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsdatum>>*Datum des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsfrist>>*Frist des AngebotesAngebot
<<RechnungsNr>>Nummer der RechnungRechnung
<<Rechnungsdatum>>RechnungsdatumRechnung
<<rechnungsmail.de>>Angaben laut rechnungsmail.deMailtext für Rechnung
<<ProjektNr>>*Nummer des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektBezeichnung>>*Bezeichnung des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektVon>>*Beginn des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<ProjektBis>>*Ende des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<LieferantenauftragNr>>*Nummer des LieferantenauftragsLieferantenauftrag
<<KundeNrBeiLieferant>>*Kundennummer beim LieferantLieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<KundenauftragNr>>*Nummer des KundenauftragsKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<GutschriftNr>>*Nummer der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Gutschriftsdatum>>*Datum der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Auftragsdatum>>*AuftragsdatumKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag
<<Anzahlungsbetrag>>*AnzahlungsbetragBei Vorkasse-Kundenaufträgen
<<MahnungNr>>*Nummer der MahnungMahnung
<<Mahnstufe>>*Stufe der MahnungMahnung
<<Mahndatum>>*Datum der MahnungMahnung
<<FristDatum>>*Ablaufdatum der MahnfristMahnung
<<FristTage>>*Mahnfrist in TagenMahnung
<<eBayVerkauf>>*eBay-ArtikelnummerKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<eBayMitgliedsname>>*eBay-Mitgliedsname des KäufersKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<AuftragsnummerBeimKunden>>*Auftragsnummer beim Kunden Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung
<<LieferungNr>>*Nummer der LieferungLieferung
<<GewichtInKg>>*Gewicht der LieferungLieferung
<<Sendungsnummer>>*Sendungsnummer der LieferungLieferung, Versandbenachrichtigung, Rechnung
<<VersandartInfo>>*Die Versandart-Info aus der VersandartLieferung, Versandbenachrichtigung
<<Telefon>>TelefonnummerAlle Druckdokumente

*Nicht in allen Versionen

Verwandte Begriffe: Textbaustein


Inhalt 

Textbausteine

Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Standard-Textbausteine bearbeiten

Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
DokumentWählen Sie das Dokument.
KopftextWählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll.
Kopftext EnglischGeben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
SchlusstextWählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll.
Schlusstext EnglischGeben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
MemoGeben Sie hier den Textbaustein für das interne Memo an.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen


Inhalt 

Druckausgabe

Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.

In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.

Siehe auch: Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen

Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.

FeldBedeutung
Schriftgröße allgemeinSchriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften
Schriftgröße AbsenderSchriftgröße des Absenders über dem Brieffenster
SchriftDerzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich.
Absender drucken
  • Nicht drucken: Absender wird nicht gedruckt.
  • In einer Spalte: Absender wird in einer Spalte gedruckt.
  • In zwei Spalten: Absender wird in zwei Spalten gedruckt.
Absender in Brief-Fenster druckenAbsender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt.
Steuernummer druckenSteuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt.
Anrede druckenIn die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist.
Leerzeile zw. Strasse+OrtFügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein.
Abweichende Lieferadresse/AuftraggeberHier legen Sie fest, an welche Stelle die abweichende Lieferadresse bzw. ein abweichender Auftraggeber gedruckt werden soll.
  • Unter Referenzblock: Fügt die Adresse zwischen Referenzblock und Dokument-Körper ein.
  • Körper-Anhang: Die Adresse wird unter dem Dokument-Körper eingefügt.
Wenn sowohl die Lieferadresse als auch der Auftraggeber vom Empfänger des Dokuments abweichen, werden aus Platzgründen sowohl der abweichender Auftraggeber als auch die abweichende Lieferadresse immer am Anfang des Körpers ausgegeben.
Falzmarken druckenFalzmarken werden an den linken Rand gedruckt.
Empf.Fax Nr druckenEmpfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt.
Abgrenzungslinien nicht druckenDie einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen.
Abstände vom RandSiehe Bilder unterhalb der Eingabemaske

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund

Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.

Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.

Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.

FeldBedeutung
Hintergrund-PdfDas Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
VerwendungSteuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll.
Hintergrund-Pdf ab Seite zweiBei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
Nicht verwendenWenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet.
Hintergrund-Logo 1 und 2Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile).
Abstand linker RandAbstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes
Abstand oberer RandAbstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes
BreiteDefinieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu.
VerwendungSteuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll.
Hintergrund-VerwendungAktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben.

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.

FeldBedeutung
Bankverbindung druckenFügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist.
Tätigkeitsnachweis anhängen*Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt.
Bearbeiter drucken*Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor.
Gesamtgewicht drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist.
Empfänger-Telefonnummer drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Telefonnummer des Empfängers der Lieferung im Referenzblock ausgegeben.
Tätigkeiten nach Satz gruppieren*Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt.
Versandart drucken*Nur in der Pro-Version:Wenn markiert wird die Versandart im Referenzblock ausgegeben.
Spalten-ZwischenraumAbstand zwischen den Spalten
Chargen drucken*Nur für Rechnung und Lieferung: Falls beim Warenausgang zur Lieferung eine Charge angegeben wurde, kann entweder die Charge oder die Bezeichnung der Charge gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Ende der Positions-Bezeichnung. Bei Rechnungen wird die Charge ermittelt über die zur Rechnungsposition gehörende Kundenauftragsposition und davon weiter über die verknüpften Lieferpositionen zum Warenausgang.
SpalteBestimmt, an welcher Stelle jede Spalte erscheint.
InhaltAchtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle:
AngebotRechnungLieferungLieferanten-
auftrag
Auftrags-
bestätigung
Mahnung
Positions Nrxxxxx-
Mengexxxxx-
Produktxxxxx-
Bezeichnungxxxxx-
Einzelpreisxx-xx-
Steuersatzxx--x-
Rabattxx--x-
Preisxx-xx-
Liefertermin---xx-
Prod.Nr des Lieferanten---x--
Gewicht--x---
Rechnungs Nr-----x
Rechnungsdatum-----x
Fälligkeit-----x
Betrag-----x

Die Spalte Steuersatz wird nur verwendet, wenn das Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält.

BreiteSpaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument.
ÜberschriftSpaltenüberschrift in Deutsch
EnglischSpaltenüberschrift in Englisch

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.

Siehe auch:Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen

Inhalt 

Einstellungen Mail: Mail-Texte

Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.

Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
DokumentWählen Sie das Dokument.
Blindkopie senden anDamit Sie Ihren Mailversand besser verwalten können, wird pro versendetes Dokument jeweils eine Blindkopie versendet. Geben Sie die Mailadresse ein, an die die Blindkopie versendet werden soll. Sie können auch mehrere Mailadressen jeweils durch ein Komma getrennt eingeben.
Absender-AdresseGeben Sie die Mailadresse ein, die als Absender beim Versenden von Mails für die jeweilige Dokumentart verwendet werden soll. Beim Einzelversand von Mails können Sie als Absenderadresse zusätzlich noch die Mailadresse der Firma und die des Benutzers auswählen.
SpracheWählen Sie die Sprache aus, für die der Text erfasst werden soll.
SignaturWählen Sie aus, ob der Text für signierte oder unsignierte Dokumente erfasst werden soll.
BetreffBetreffzeile der Mail
TextGeben Sie den Mail-Text ein.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.

AnhangNeben dem eigentlichen Dokument können Sie den Mails weitere Dokumente beifügen. Diese Standard-Anlagen werden beim Senden der Mails automatisch dem Anhang hinzu gefügt (z.B. für AGB oder Widerrufsbelehrung).

Geben Sie dazu den Dateinamen ein oder klicken Sie auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Siehe auch: Mail-Konten


Inhalt 

Einstellungen Mail: Mail-Konten

Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten.
Postausgangs-ServerTragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein.
Benutzer und KennwortDer Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider.
TLS-VerschlüsselungAktivieren Sie diese Option, sofern Ihr Server eine verschlüsselte Kommunikation über STARTTLS unterstützt. Andernfalls erfolgt die Datenübertragung unverschlüsselt und das Abhören von Benutzer und Kennwort ist theoretisch möglich.
Abweichender PortDer SMTP-Standard-Port ist 25. Wenn Sie einen anderen Port verwenden, tragen Sie die Nummer des Ports hier ein.
Absender-Adresse für MailingsTragen Sie hier die E-Mailadresse ein, die als Absender für Mailings verwendet werden soll. Ohne diese Angabe, wird als Absender für Mailings die E-Mailadresse der Firma verwendet.
Mail-KontenFür jede im Programm verwendete Absender-E-Mailadresse hinterlegen Sie hier optional zusätzliche Informationen.
E-MailadresseDie Absender-E-Mailadresse
NameDer 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger statt der E-Mailadresse angezeigt.
AntwortadresseGeben Sie hier die E-Mailadresse an, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll.

Siehe auch: Mail-Texte


Inhalt 

Einstellungen Brief, Fax und Signatur

Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Außerdem können Sie Rechnungen per Mail oder Fax mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ebenfalls über Pixelletter versenden.

Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.

Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei Pixelletter an.
  2. Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
  3. Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
  4. Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (signierte EMail, Brief, Fax).

Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

FeldBedeutung
EmailBei Pixelletter hinterlegte Mailadresse
KennwortBei Pixelletter hinterlegtes Kennwort
Farbdruck bei BriefenBriefe werden von Pixelletter farbig gedruckt
Prüfprotokoll im Anhang bei signierter MailIst dies aktiviert, schickt Pixelletter im Anhang neben der Rechnung auch noch das Prüfprotokoll mit.
Einseitiger Druck bei BriefenDie Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt.

Siehe auch: Mailtexte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bearbeiter

Die Verwaltung des Bearbeiters im Dokument steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Einführung Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.

Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.

Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.

Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.

Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzer bearbeiten

Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldFunktionen
Name und VornameName des Benutzers
E-MailMailadresse des Benutzers.
RolleDie Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers.
Telefon-Anbindung*Hinter jedem Eingabefeld mit einer Telefonnummer wird ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei Klick auf das Telefonsymbol wird das Gespräch aufgebaut.

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung (XXXX ist immer die Telefonnummer):

  • tel:Collmex generiert einen Link in der Form tel:XXXX, wenn XXXX eine Nummer ist. Damit der Anruf aufgebaut wird, muss unter Umständen ein Browser-Plugin installiert werden, welches bei Klick auf die Links mit dem Aufbau der Telefonverbindung reagiert.
  • skype: Die Verbindung wird über Skype aufgebaut. Dazu erzeugt das Programm einen Link in der Form skype:XXXX?call. Wenn Skype auf dem Rechner des Benutzers installiert ist, baut Skype eine Verbindung auf zu der Nummer XXXX bzw. dem Skype-Teilnehmer XXXX.
  • callto: Veraltet.
GesperrtIst das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen.
Mitarbeiter Nr.*Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter* und Vertrieb*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter.
Firma*Wählen Sie die Firma aus, wenn der Benutzer die Rolle Mitarbeiter oder Vertrieb hat.
Darf nur selbst vermittelte Kunden und Dokumente bearbeiten*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Verkäufer nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, für die seine Mitarbeiter-Nummer als Vermittler eingetragen ist. Angebote und Kundenaufträge dürfen nur für Kunden angelegt werden, für die der Verkäufer als Vermittler angegeben ist oder falls der Verkäufer im Vorgänger-Dokument als Vermittler eingetragen ist. Der Benutzer darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen.
Nur für API*Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.

Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet.

Zugangsbeschränkung*Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Anmeldung des Benutzers geprüft, ob die IP-Adresse des lokalen Computers in der Liste der erlaubten IP-Adressen enthalten ist. Falls das nicht der Fall ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Das Kennzeichen kann nicht für den Hauptbenutzer und nicht für den Service-Benutzer gesetzt werden.
Keine Export-Berechtigung*Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keinen Datenexport durchführen.
Rohertrag/Marge unsichtbar*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, sieht der Benutzer keinen Rohertrag und keine Marge.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzerrollen

Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.

RolleFunktionen
AdministratorAlle Funktionen nutzbar.
Buchhaltung*Alle Funktionen der Buchhaltung.
Warenwirtschaft*Alle Funktionen der Warenwirtschaft.
Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf.
Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf.
Vertrieb*Darf nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen.
Mitarbeiterportal*Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen.
Webdesigner*Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten.
Vereinsmitarbeiter*Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung.
Steuerprüfer*Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten.
Anzeiger*Darf alles ansehen.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzer anlegen

Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.

Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.

FeldFunktionen
BenutzerGeben Sie für den Benutzer entweder einen Namen oder eine Nummer mit mindestens fünf Stellen ein.
RolleWählen Sie eine Rolle aus.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten


Inhalt 

Service-Benutzer entsperren

Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.

Siehe auch: Einführung Benutzer


Inhalt 

Benutzer suchen

  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
  • Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.

Inhalt 

Einstellungen Mahnung

Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung variabler Felder möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.

FeldBedeutung
FristZahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso).
GebührMahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden.
MahntextGeben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt)
Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung.

Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen


Inhalt 

Schnittstellen und Datenaustausch

In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.

Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).

Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.

Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.

Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).

Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).

Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.

Siehe auch: Daten importieren, Daten exportieren, Buchnungen exportieren, Datev-Export, Collmex API*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Daten importieren

Inhalt

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Daten importieren: Einführung

Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.

Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.

Anpassung der zu importierenden Dateien

Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
  2. Löschen Sie die Beispieldaten.
  3. Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
  4. Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.

Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Daten importieren: CSV-Format

Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:

  1. Trennzeichen ist das Semikolon (;).
  2. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
  3. Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
  4. Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
  5. Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.

Der Verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen (z.B. Mac), müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.

Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV


Inhalt 

Daten importieren: Datentypen für Felder

In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:

KürzelBemerkungNicht ändernBeispiel
CAlphanumerisch(NULL)Kunde Müller
INumerisch, ganze Zahlen oder Aufzählungen*(NULL) oder leer5
NNumerisch mit max. drei Nachkommastellen(NULL) oder leer5,25
DDatum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ(NULL)20090121 oder 21.01.2009
MGeldbetrag mit zwei Nachkommastellen(NULL) oder leer2056,34
TUhrzeit im Format HHMMSS(NULL)1234

Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.

*Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Daten importieren: Nummernvergabe

Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.

Externe Nummernvergabe

Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.

Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;10000;10;...
CMXINV;10000;20;...
CMXINV;10001;10;...
CMXINV;10001;20;...

Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.

Interne Nummernvergabe

Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:

Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;...
CMXKND; ;1;Frau;...

Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;-10000;10;...
CMXINV;-10000;20;...
CMXINV;-10001;10;...
CMXINV;-10001;20;...

Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert NEW_OBJECT_ID
2Neue NummerI8Die neu vergebene Nummer für das Objekt
3Temporäre NummerI8Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null)
4ZeileI8Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht.

Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:

Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile
NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1
NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3

Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Produkt

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRD
2ProduktnummerC20Identifiziert das Produkt eindeutig
3Bezeichnung C10.000Bezeichnung des Produktes
4Bezeichnung EngC10.000Optional. Englische Bezeichnung des Produktes
5BasismengeneinheitC3ISO-Codes
6ProduktgruppeI8Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe.

Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer.

7FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
8SteuerklassifikationI80 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt.
9GewichtN18
10Gewicht MengeneinheitC3ISO-Codes
11PreismengeN18Preise des Produkts gelten pro Preismenge
12ProduktartI180 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 4 - Ware-Kunde schuldet Ust.
13InaktivI180 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv, 2 = Produkt löschen, 3 = Produkt löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
14PreisgruppeI18Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist.
15Verkaufs-PreisM18Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden.
16EANC20Optional. EAN Code des Produkts
17HerstellerC40Optional. Hersteller des Produkts
18VersandgruppeI18Optional. Interne Nummer der Versandgruppe.
19MindestbestandN18
20BestellmengeN18
21ChargenpflichtI81 = Produkt ist chargenpflichtig
22BeschaffungsartI80 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion
23ProduktionsdauerI8
24LohnkostenM18
25Lohnkosten-BezugsmengeN18Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt.
26BemerkungC1024
27KostenermittlungI80 = Automatisch, 10 = Manuell
28KostenM18Produktkosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
29Bezugsmenge-KostenN18Bezugsmenge für die Kosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
30EK-LieferantI8Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereinbarung angelegt bzw. geändert.
31EK-SteuerklassifikationI80 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt.
32EK-ProdNr d.LieferantenC20Produktnummer des Lieferanten
33EK-VerpackungseinheitN18Menge, die in einer Verpackung enthalten ist.
34EK-Bezeichnung C10.000Bezeichnung des Produktes für den Einkauf
35EK-PreisM18Einkaufspreis
36EK-PreismengeN18Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge
37EK-LieferzeitI18
38EK-WährungC3Nur für Export: Währung des Lieferanten
39ReserviertI8Bitte leer lassen
40ReserviertI8Bitte leer lassen
41Webauftritt-NrI8Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt.

Sollen Produkte in mehreren Webauftritten verwendet werden, importieren Sie die Produkte für jeden Webauftritt extra.

42Shop-KurztextC255
43Shop-LangtextC-
44Texte-Sind-HTMLI81 = Texte sind im HTML-Format
45DateinameC80
46KeywordsC255
47TitelC255
48Abweichendes Template NrI8
49Bild-URLC255
50Grundpreis-Menge-1N18Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts
51Grundpreis-Menge-2N18Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit
52Grund-MengeneinheitI80 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Kubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück
53Preis auf AnfrageI8
54InaktivI80 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv
55Shop-KategorienI8interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert.
56ReserviertI8Bitte leer lassen
57ReserviertI8Bitte leer lassen
58ReserviertI8Bitte leer lassen
59ProduktNr des HerstellersC40Optional. Die Produktnummer des Hersteller für das Produkt
60LieferrelevantI8Nur für Dienstleistungen. 0 = Nicht Lieferrelevant, 1 = Lieferrelevant
61Amazon-ASINC40Nur für Export: Die Amazon-ASIN, wenn das Produkt bei Amazon gelistet ist.
62eBay-ArtikelnummerC40Nur für Export: Die eBay-Artikelnummer, wenn das Produkt bei eBay gelistet ist.
63DirektlieferungI80 = Keine Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden, 1 = Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden
64WarennummerC20International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt).

Siehe auch: Daten importieren

Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Produkt-Preise

Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.

Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRI
2ProduktnummerC20
3Firma I8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4PreisgruppeI3Interne Nummer der Preisgruppe
5Gültig ab D8
6Gültig bis D8
7PreisM18

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreisänderung


Inhalt 

Satzbeschreibung Produkt-Preis-Änderung

Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie für ein Produkt den Preis ändern möchten. Bestehende Preise bleiben erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRI_CHANGE
2ProduktnummerC20
3Firma I8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4PreisgruppeI3Interne Nummer der Preisgruppe
5Gültig ab D8Optional. Wenn leer, ist der neue Preis ab dem Import-Datum gültig.
6Gültig bis D8Optional. Wenn leer, ist der neue Preis bis zum 31.12.9999 gültig.
7PreisM18Der neue Preis

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreise importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Produktgruppen

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert PRDGRP
2Produktgruppe NrI8Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Die Produktgruppen Nr identifiziert die Produktgruppe eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3BezeichnungC255Bezeichnung der Produktgruppe
4Untergruppe vonI8Nummer der übergeordneten Produktgruppe

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Bestand*

Der Bestands-Import wird hauptsächlich verwendet, um die Anfangsbestände zu übernehmen. Jeder Satz führt beim Import zu einer Bestandsbuchung mit der Bewegungsart 'Bestandsaufnahme', d.h. die bisherige Bestandsmenge wird durch die übergebene Menge ersetzt. Ein Bestandsobjekt wird eindeutig identifiziert durch Produktnummer, Firma, Bestandstyp und Charge.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXSTK
2ProduktnummerC20Identifiziert das Produkt eindeutig
3FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4MengeN18Neue Bestandsmenge
5BestandstypI8Optional. 0 oder leer = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand
6ChargennummerI8Optional. Bei einer negativen Chargennummer wird eine neue Charge angelegt.
7WertM18Nur für Export. Der Bestandswert berechnet aus Produktkosten mal Menge.
8ChargenbezeichnungC1024Optional. Die Bezeichnung der neuen Charge (falls die Chargennummer negativ ist).
9ProduktbezeichnungC10.000Nur für Export. Die Bezeichnung des Produkts.

Siehe auch: Daten importieren

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Satzbeschreibung Kunde

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXKND
2KundennummerI8Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19KontonummerC20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26ZahlungsbedingungI8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27RabattgruppeI8interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
28Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS
29Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
30AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
31KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
32AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
33eBay-MitgliedsnameC80Der eBay-Mitgliedsname des Kunden
34PreisgruppeI8interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
35Währung (ISO-Codes)C3
36VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
37KostenstelleC10
38Wiedervorlage amD6
39LiefersperreI81 = Liefersperre
40Bau/Reinigungs-DienstleisterI81 = Bau/Reinigungs-Dienstleister
41Lief-Nr. bei KundeC20Die eigene Lieferantennummer beim Kunden
42AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch
43CCC255Kopie der E-Mails an diese Adresse senden
44Telefon2 C20
45Lastschrift-MandatsreferenzC35Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats
46Datum Unterschrift D8Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats
47MahnsperreI81 = Mahnsperre
48Keine MailingsI81 = keine Mailings
49PrivatpersonI81 = Privatperson
50URLC80
51Teil-Lieferungen erlaubtI80 = Teil-Lieferungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Lieferungen erlaubt.
52Teil-Rechnungen erlaubtI80 = Teil-Rechnungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Rechnungen erlaubt.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kunde - Abweichende Empfängeradresse

Eine Abweichende Empfängeradresse wird identifiziert über Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ. Die abweichende Empfängeradresse wird gelöscht, wenn alle Felder außer Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ leer übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXEPF
2KundennummerI8
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4Dokument-TypI8als Zahl codiert: 1 = Angebot, 2 = Rechnung, 3 = Lieferung, 5 = Auftragsbestätigung, 6 = Mahnung
5AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = signierte E-Mail, 100 = keine Ausgabe.
6AnredeC10
7TitelC10
8VornameC40
9Name C40
10Firma C80
11Abteilung C80
12Strasse C80
13PLZ C10
14Ort C20
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefon2C40
18Telefax C40
19Skype/VoIPC50
20E-Mail C50
21BemerkungC1024
22URLC50
23Keine MailingsC501 = Keine Mailings
24AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kunde - Periodische Rechnung

Nutzen Sie den Import für periodische Rechnungen, wenn Sie Ihre Abos im externen System verwalten, die Rechnungsstellung jedoch über den internen Abrechnungslauf vornehmen wollen.

Wenn Sie mehrere periodische Rechnungen (Abos) für einen Kunden importieren, müssen alle periodischen Rechnungen des Kunden in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist eine vorhandene periodische Rechnung nicht mehr angegeben, wird sie in der Datenbank gelöscht. Alle vorhandenen periodischen Rechnungen eines Kunden werden gelöscht, wenn nur die Kundennummer und die Firma angegeben ist und die restlichen Felder weg gelassen werden bzw. mit dem Wert (NULL) belegt sind.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXABO
2Kunden-NrI8Kundennummer
3FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4Gültig vonD8Beginn der Gültigkeit
5Gültig bisD8Ende der Gültigkeit
6Produkt NrC20Die Produktnummer.
7ProduktbeschreibungC1024Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
8Individueller PreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
9IntervallI80 = Jahr, 1 = Halbjahr, 2 = Quartal, 3 = Monat, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus, 8 = Vier Wochen, 9 = Vier Wochen im Voraus, 10 = Zwei Jahre, 11 = Zwei Jahre im Vorraus
10Nächste RechnungD8Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferant

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXLIF
2LieferantennummerI8Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19Konto Nr.C20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26Zahlungsbedingung I8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27Lieferbedingung C3ISO codes
28Lieferbedingung ZusatzC40
29AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
30KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
31AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Lieferant mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Lieferant aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Lieferanten zu den Gruppen unverändert.
32Kundennummer beim LieferantenC20
33Währung (ISO-Codes)C3
34Telefon2 C20
35AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Adresse

Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXADR
2AdressnummerI8Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben.
3AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung, 4 = Ansprechpartner (Nur für Export über API).
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19KontonummerC20Felder 19-25 sind nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26Keine MailingsI80 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings
27Telefon2 C20
28Skype/VoIPC50
29URLC80
30Kontoinhaber C40Ist nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
31WiedervorlageD6
32AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.
33VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. Nur für Adressen vom Typ 3 = Adresse aus der Adressverwaltung.
34Vermittler-Firma NrI8Interne Nummer der Firma des Vermittlers, wie unter 'Verwaltung → Firma anzeigen und ändern' angezeigt
35Lastschrift-Mandatsreferenz C40
36Datum UnterschriftD6

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Adressgruppen

Über diese Satzart werden Adressgruppen für die Adressverwaltung importiert.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert ADRGRP
2Adressgruppe NrI8Interne Nummer der Adressgruppe, wie im Programm angezeigt unter Adresse → Gruppen.
3BezeichnungC255Bezeichnung der Adressgruppe

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Ansprechpartner

Die Ansprechpartner einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Vorname+Nachname identifiziert. Falls dies nicht eindeutig ist, wird zusätzlich noch die E-Mail-Adresse zur Identifizierung herangezogen. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Ansprechpartner hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Ansprechpartner nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Ansprechpartner in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Ansprechpartner zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXASP
2AdressnummerI8Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Ansprechpartner angelegt / geändert werden sollen
3AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung
6AnredeC10
7TitelC10
8VornameC40
9NameC40
10FirmaC80
11AbteilungC80
12StrasseC80
13PLZC10
14OrtC20
15LandC2ISO Codes
16TelefonC40
17Telefon2C40
18TelefaxC40
19Skype/VoIPC50
20E-Mail C50
21BemerkungC1024
22URLC50
23Keine MailingsI81 = Keine Mailings
24AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kontakte

Die Kontakte einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Kontaktnummer identifiziert. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Kontakte hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Kontakt nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Kontakt in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Kontakte zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXKNT
2AdressnummerI8Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Kontakte angelegt / geändert werden sollen
3NameC255Nur für Export: Name des Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer. Beim Import wird das Feld ignoriert.
4AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung
5KontaktnummerI8Laufende Nummer des Kontakts innerhalb einer Adresse.
6DatumD6Datum des Kontakts
7UhrzeitT6Uhrzeit des Kontakts
8TypI81 = Telefon, 2 = Mail, 3 = Fax, 4 = Brief, 5 = Besuch, 6 = Messe, 100 = Sonstiges
9BeschreibungC1024
10Angelegt vonC20Optional. Benutzer, der den Kontakt angelegt hat.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Angebot

Über diese Satzart können Angebote in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Angebote erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Angebote jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Angeboten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Angebots-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Angebotes müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXQTN
2AngebotsnummerI8Die Angebotsnummer identifiziert das Angebot eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Angebotsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4AngebotsartI8Reserviert
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Der Kunde muss in Collmex existieren.
7Kunde-AnredeC10Felder 7 - 27 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert.
8Kunde-TitelC10
9Kunde-VornameC40
10Kunde-Name C40
11Kunde-Firma C80
12Kunde-Abteilung C80
13Kunde-Strasse C80
14Kunde-PLZ C10
15Kunde-Ort C20
16Kunde-LandC2ISO Codes
17Kunde-Telefon C20
18Kunde-Telefon2 C20
19Kunde-Telefax C20
20Kunde-E-Mail C50
21Kunde-KontonummerC20
22Kunde-Blz C20
23Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
24Kunde-IBANC20
25Kunde-BICC20
26Kunde-BankC20
27Kunde-USt.IdNrC20
28Kunde-PrivatpersonI8
29AngebotsdatumD8Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
30PreisdatumD8Falls nicht angegeben, wird das Angebotsdatum gesetzt.
31ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
32Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen.
33PreisgruppeI8Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
34RabattgruppeI8Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
35Schluss-RabattI8Schluss-Rabatt in Prozent.
36RabattgrundC255Grund für den Rabatt.
37AngebotstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
38SchlusstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39Internes MemoC1024
40GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
41Abgelehnt amD8Optional.
42SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
43BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
44VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
45Schluss-Rabatt-2M18Schluss-Rabatt als Betrag
46Schluss-Rabatt-2-GrundC20Grund für den Rabatt
47StatusI8Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Abgelehnt, 40 = Gelöscht, 50 = Frist abgelaufen
48FristD8Angebotsfrist
49VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
50VersandkostenM18Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
51NachnahmegebührM18Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
52Liefer/LeistungsdatumD8Optional.
53Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
54Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
55LieferAdr-AnredeC10Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse.
56LieferAdr-TitelC10
57LieferAdr-VornameC40
58LieferAdr-Name C40
59LieferAdr-Firma C80
60LieferAdr-Abteilung C80
61LieferAdr-Strasse C80
62LieferAdr-PLZ C10
63LieferAdr-Ort C20
64LieferAdr-LandC2ISO Codes
65LieferAdr-Telefon C20
66LieferAdr-Telefon2 C20
67LieferAdr-Telefax C20
68LieferAdr-E-Mail C50
69PositionstypI80 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
70ProduktnummerC20Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
71ProduktbeschreibungC10.000Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
72MengeneinheitC3ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
73MengeN18Auftragsmenge
74EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
75PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
76PositionsrabattM18Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
77PositionswertM18Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
78ProduktartI18Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
79SteuerklassifikationI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei.
80Steuer auch im AuslandI8Optional. Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
81ErlösartI8Nur für Export. 0 = voller Steuersatz
1 = halber Steuersatz
2 = steuerfreies Produkt
10 = Export
11 = innergemeinschaftliche Lieferung
12 = Nicht steuerbare Umsätze
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
82Summe über Pos.I8Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe.
83UmsatzM18Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung
84KostenM18Nur für Export. Positionskosten
85RohertragM18Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
86MargeM18Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
87Kosten manuellM18Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kundenauftrag

Der Kundenauftrags-Import wird hauptsächlich verwendet, um externe Shops an Collmex anzubinden. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge importiert und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet.

Jede Kundenauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Auftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

Die Steuern und der Gesamtpreis des Auftrags werden automatisch aus den Positionen errechnet und können nicht übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXORD-2
2AuftragsnummerI8Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Auftragsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4AuftragsartI8Reserviert. Bitte leer lassen.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Optional. Falls nicht angegeben, muss stattdessen die Adresse des Kunden (Felder 7 - 28) belegt sein. Die Kundennummer wird dann über Vornamen, Name und E-Mailadresse ermittelt und die in den Stammdaten vorhandene Adresse gemäß der Felder 7 - 28 geändert. Ist ein Feld nicht bekannt, muss es mit dem Wert (NULL) belegt werden, damit es in Collmex nicht geändert wird. Existiert kein Kunde mit angegebenen Vornamen, Name und Mailadresse, wird ein neuer Kunde angelegt und die Adresse übernommen. Als Vorlage dient dabei der Kunde 9999.
7Kunde-AnredeC10Felder 7 - 28 siehe Beschreibung zur Kundennummer.
8Kunde-TitelC10
9Kunde-VornameC40
10Kunde-Name C40
11Kunde-Firma C80
12Kunde-Abteilung C80
13Kunde-Strasse C80
14Kunde-PLZ C10
15Kunde-Ort C20
16Kunde-LandC2ISO Codes
17Kunde-Telefon C20
18Kunde-Telefon2 C20
19Kunde-Telefax C20
20Kunde-E-Mail C50
21Kunde-KontonummerC20
22Kunde-Blz C20
23Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
24Kunde-IBANC20
25Kunde-BICC20
26Kunde-BankC20
27Kunde-USt.IdNrC20
28Kunde-PrivatpersonI8
29Auftragsnummer bei KundeC20Optional.
30AuftragsdatumD8Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
31PreisdatumD8Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt.
32ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
33Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen.
34PreisgruppeI8Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
35RabattgruppeI8Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
36Schluss-RabattI8Schluss-Rabatt in Prozent.
37RabattgrundC255Grund für den Rabatt.
38BestätigungstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39SchlusstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
40Internes MemoC1024
41Teilrechnungen erlaubtI80 = Teilrechnungen nicht erlaubt, 1 = Teilrechnungen erlaubt.
42Teillieferungen erlaubtI80 = Teillieferungen nicht erlaubt, 1 = Teillieferungen erlaubt.
43GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
44StatusI8Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Bestätigt, 20 = Teilbezahlt, 25 = Zahlung bestätigt (nur bei Sofortüberweisung), 30 = Bezahlt, 40 = Teilgeliefert, 50 = Geliefert, 60 = Teilabschlag berechnet, 70 = Abschlag berechnet, 80 = Teilabgerechnet, 90 = Abgerechnet, 100 = Erledigt, 1000 = Abgesagt, 1010 = Gelöscht.
45SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
46BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
47VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
48SystemnameC20Name des externen Systems, das den Auftrag angelegt hat
49Schluss-Rabatt-2M18Schluss-Rabatt als Betrag
50Schluss-Rabatt-2-GrundC20Grund für den Rabatt
51GutscheinC12Nummer des eingelösten Gutscheins im Format NNN-NNN-NNN
52Abgesagt amD8
53VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
54VersandkostenM18Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
55NachnahmegebührM18Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
56Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
57Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
58LieferAdr-AnredeC10Felder 58 - 71: Optional. Abweichende Lieferadresse.
59LieferAdr-TitelC10
60LieferAdr-VornameC40
61LieferAdr-Name C40
62LieferAdr-Firma C80
63LieferAdr-Abteilung C80
64LieferAdr-Strasse C80
65LieferAdr-PLZ C10
66LieferAdr-Ort C20
67LieferAdr-LandC2ISO Codes
68LieferAdr-Telefon C20
69LieferAdr-Telefon2 C20
70LieferAdr-Telefax C20
71LieferAdr-E-Mail C50
72PositionstypI80 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
73ProduktnummerC20Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
74ProduktbeschreibungC10.000Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
75MengeneinheitC3ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
76MengeN18Auftragsmenge
77EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
78LieferterminD8Optional.
79PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
80PositionsrabattM18Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
81PositionswertM18Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
82ProduktartI18Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
83SteuerklassifikationI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei.
84Steuer auch im AuslandI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
85ErlösartI8Erlösart der Position. Nur für Export. 0 = voller Steuersatz
1 = halber Steuersatz
2 = steuerfreies Produkt
10 = Export
11 = innergemeinschaftliche Lieferung
12 = Nicht steuerbare Umsätze
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
86EndgeliefertI8Manuelles Endgeliefert-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endgeliefert, 1 = endgeliefert
87EndabgerechnetI8Manuelles Endabgerechnet-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endabgerechnet, 1 = endabgerechnet
88UmsatzM18Nur für Export. Netto-Umsatz der Position
89KostenM18Nur für Export. Produktkosten
90RohertragM18Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
91MargeM18Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
92Kosten manuellM18Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Rechnung

Über diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.

Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXINV
2RechnungsnummerI8Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Rechnungsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4RechnungsartI80 = Rechnung, 1 = Gutschrift, 2 = Abschlagsrechnung, 3 = Barverkauf, 4 = Retourengutschrift, 5 = Proformarechnung
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Auftrag NrI8Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht.
7Kunden-NrI8Der Kunde muss in Collmex existieren.
8Kunde-AnredeC10Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert.
9Kunde-TitelC10
10Kunde-VornameC40
11Kunde-Name C40
12Kunde-Firma C80
13Kunde-Abteilung C80
14Kunde-Strasse C80
15Kunde-PLZ C10
16Kunde-Ort C20
17Kunde-LandC2ISO Codes
18Kunde-Telefon C20
19Kunde-Telefon2 C20
20Kunde-Telefax C20
21Kunde-E-Mail C50
22Kunde-Kontonummer C20
23Kunde-Blz C20
24Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
25Kunde-IBANC20
26Kunde-BICC20
27Kunde-BankC20
28Kunde-USt.IdNrC20
29Kunde-PrivatpersonI8
30RechnungsdatumD8Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
31PreisdatumD8Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt.
32ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
33Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen.
34PreisgruppeI8Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
35RabattgruppeI8Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
36Schluss-RabattI8Schluss-Rabatt in Prozent.
37RabattgrundC255Grund für den Rabatt.
38RechnungstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39SchlusstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
40Internes MemoC1024
41GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
42SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
43BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
44VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
45SystemnameC20Name des externen Systems, das den Auftrag angelegt hat
46StatusI8Für Export: 0 = Neu, 10 = Zu buchen, 20 = Offen, 30 = Gemahnt, 40 = Erledigt, 100 = Gelöscht

Für Import: 1 = Nicht buchen. Alle anderen Werte werden beim Import ignoriert.

47Schluss-Rabatt-2M18Schluss-Rabatt als Betrag
48Schluss-Rabatt-2-GrundC20Grund für den Rabatt
49VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
50VersandkostenM18Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
51NachnahmegebührM18Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
52Liefer/LeistungsdatumD8Optional.
53Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
54Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
55LieferAdr-AnredeC10Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse.
56LieferAdr-TitelC10
57LieferAdr-VornameC40
58LieferAdr-Name C40
59LieferAdr-Firma C80
60LieferAdr-Abteilung C80
61LieferAdr-Strasse C80
62LieferAdr-PLZ C10
63LieferAdr-Ort C20
64LieferAdr-LandC2ISO Codes
65LieferAdr-Telefon C20
66LieferAdr-Telefon2 C20
67LieferAdr-Telefax C20
68LieferAdr-E-Mail C50
69PositionstypI80 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
70ProduktnummerC20Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
71ProduktbeschreibungC10.000Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
72MengeneinheitC3ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
73MengeN18Auftragsmenge
74EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
75PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
76PositionsrabattM18Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
77PositionswertM18Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
78ProduktartI18Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
79SteuerklassifikationI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei.
80Steuer auch im AuslandI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
81KundenauftragspositionI8Position des Kundenauftrags, auf das sich die Rechnungsposition bezieht.
82ErlösartI8Nur für Export. 0 = voller Steuersatz
1 = halber Steuersatz
2 = steuerfreies Produkt
10 = Export
11 = innergemeinschaftliche Lieferung
12 = Nicht steuerbare Umsätze
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
83Summe über Pos.I8Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe.
84UmsatzM18Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung
85KostenM18Nur für Export. Produktkosten
86RohertragM18Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
87MargeM18Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
88Kosten manuellM18Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt
89EANC13Nur für Export: EAN-Code des Produkts

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferung

Über diese Satzart können Lieferungen in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferungen jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Lieferungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Lieferung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXDLV
2LieferungsnummerI8Die Lieferungsnummer identifiziert die Lieferung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Lieferungsposition.
4LieferungsartI8Reserviert.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Der Kunde muss in Collmex existieren.
7Auftrag NrI8Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Lieferung bezieht.
8Kunde-AnredeC10Nur für Export: Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse.
9Kunde-TitelC10
10Kunde-VornameC40
11Kunde-Name C40
12Kunde-Firma C80
13Kunde-Abteilung C80
14Kunde-Strasse C80
15Kunde-PLZ C10
16Kunde-Ort C20
17Kunde-LandC2ISO Codes
18Kunde-Telefon C20
19Kunde-Telefon2 C20
20Kunde-Telefax C20
21Kunde-E-Mail C50
22Kunde-KontonummerC20
23Kunde-Blz C20
24Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
25Kunde-IBANC20
26Kunde-BICC20
27Kunde-BankC20
28Kunde-USt.IdNrC20
29Kunde-PrivatpersonI8
30Auftragsnummer bei KundeC20Nur für Export
31LieferungsdatumD8
32LieferungstextC1024
33SchlusstextC1024
34Internes MemoC1024
35GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
36ErledigtI80 = nicht erledigt, 1 = erledigt.
37StatusI8Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Gelöscht, 40 = Versandübergabe erforderlich, 50 = Versandübergabe erfolgt
38SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
39BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters.
40GewichtN18Nur für Export: Gewicht in kg
41Nachnahme-BetragM18Falls mit der Lieferung ein Kundenauftrag und eine Rechnung der Zahlungsbedinung 'Nachnahme' verknüpft ist, der Betrag der Rechnung.
42Nachnahme-WährungC3Währung der Nachnahme-Rechnung.
43SendungsnummerC20
44VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird.
45Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
46Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
47LieferAdr-AnredeC10Felder 47 - 60: Abweichende Lieferadresse.
48LieferAdr-TitelC10
49LieferAdr-VornameC40
50LieferAdr-Name C40
51LieferAdr-Firma C80
52LieferAdr-Abteilung C80
53LieferAdr-Strasse C80
54LieferAdr-PLZ C10
55LieferAdr-Ort C20
56LieferAdr-LandC2ISO Codes
57LieferAdr-Telefon C20
58LieferAdr-Telefon2 C20
59LieferAdr-Telefax C20
60LieferAdr-E-Mail C50
61PositionstypI80 = Normalposition, 2 = Textposition.
62ProduktnummerC20
63ProduktbeschreibungC10.000
64MengeneinheitC3ISO Codes.
65MengeN18
66KundenauftragspositionI8Position des Kundenauftrags, auf die sich die Lieferungsposition bezieht.
67EANC13Nur für Export: EAN-Code des Produkts

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferantenauftrag

Über diese Satzart können Lieferantenaufträge in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferantenaufträge erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferantenaufträge jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferantenaufträgen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Lieferantenauftrats-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Lieferantenauftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPOD
2LieferantenauftragsnummerI8Die Lieferantenauftragsnummer identifiziert den Lieferantenauftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Lieferantenauftragsposition.
4LieferantenauftragsartI8Reserviert.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Lieferanten-NrI8Der Lieferant muss in Collmex existieren.
7Lieferant-AnredeC10Nur für Export: Felder 7 - 29 ist die Lieferantenadresse.
8Lieferant-TitelC10
9Lieferant-VornameC40
10Lieferant-Name C40
11Lieferant-Firma C80
12Lieferant-Abteilung C80
13Lieferant-Strasse C80
14Lieferant-PLZ C10
15Lieferant-Ort C20
16Lieferant-LandC2ISO Codes
17Lieferant-Telefon C20
18Lieferant-Telefon2 C20
19Lieferant-Telefax C20
20Lieferant-E-Mail C50
21Lieferant-Kontonummer C20
22Lieferant-Blz C20
23Lieferant-Abweichender KontoinhaberC40
24Lieferant-IBANC20
25Lieferant-BICC20
26Lieferant-BankC20
27Lieferant-USt.IdNrC20
28Lieferant-SteuernummerC20
29Lieferant-PrivatpersonC20
30LieferantenauftragsdatumD8
31ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Lieferanten übernommen.
32Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Lieferanten übernommen.
33LieferantenauftragstextC1024
34SchlusstextC1024
35Internes MemoC1024
36GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
37ErledigtI80 = nicht erledigt, 1 = erledigt.
38SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
39BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters.
40Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
41Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
42LieferAdr-AnredeC10Felder 42 - 55: Abweichende Lieferadresse.
43LieferAdr-TitelC10
44LieferAdr-VornameC40
45LieferAdr-Name C40
46LieferAdr-Firma C80
47LieferAdr-Abteilung C80
48LieferAdr-Strasse C80
49LieferAdr-PLZ C10
50LieferAdr-Ort C20
51LieferAdr-LandC2ISO Codes
52LieferAdr-Telefon C20
53LieferAdr-Telefon2 C20
54LieferAdr-Telefax C20
55LieferAdr-E-Mail C50
56StatusI8Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Teilgeliefert, 30 = Erledigt, 40 = Gelöscht.
57Auftrag NrI8Bei Direktlieferung: Nummer des Kundenauftrags, auf den sich der Lieferantenauftrag bezieht.
58ReserviertI8Bitte leer lassen
59ReserviertI8Bitte leer lassen
60PositionstypI80 = Normalposition, 2 = Textposition.
61ProduktnummerC20
62Produktnummer des LieferantenC20
63ProduktbeschreibungC10.000
64MengeneinheitC3ISO Codes.
65MengeN18
66LieferterminD8
67EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
68PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
69VerpackungseinheitN18
70LieferzeitI8
71PositionswertM18Nur für Export
72Auftrag PosI8Bei Direktlieferung: Nummer der Kundenauftragsposition, auf den sich die Lieferantenauftragsposition bezieht.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Tätigkeit

Importieren Sie Tätigkeiten, wenn z.B. ein externes Zeiterfassungsprogramm genutzt wird.

Die Tätigkeiten werden über Mitarbeiter und Zeitraum mit den existierenden Tätigkeiten abgeglichen. Tätigkeiten eines bestimmten Mitarbeiters müssen deshalb in aufeinander folgenden Zeilen übergeben werden. Die aufeinander folgenden Tätigkeiten eines Mitarbeiters bilden einen Zeitraum mit Anfangsdatum und Enddatum. Das Anfangsdatum und das Enddatum des Zeitraums werden vom Programm automatisch bestimmt, d.h. die Tätigkeiten eines Zeitraums müssen nicht unbedingt nach Datum sortiert sein. Existierende Tätigkeiten eines Mitarbeiters innerhalb dieses Zeitraums werden gelöscht, wenn sie nicht übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXACT
2Projekt NrI8
3Mitarbeiter NrI8
4Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
5Satz NrI8Interne Nummer des Satzes aus dem Projekt
6BeschreibungC255Beschreibung der Tätigkeit
7DatumD8Datum, an dem die Tätigkeit ausgeführt wurde.
8VonT8Uhrzeit im Format HH:MM
9BisT8Uhrzeit im Format HH:MM
10PausenT8Pausen im Format HH:MM
11Produkt NrC20Nur für Export: Die Produktnummer aus dem Projektsatz

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Collmex API

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Daten exportieren

Exportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren.

Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import.

Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.

Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern vor. Für den selektiven Export von Buchungen steht die Funktion Excel-Export unter Buchhaltung bzw. Übersicht → Schnittstellen zur Verfügung.

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Buchungen exportieren

Verwandte Begriffe: Datenexport, Dateiexport, Datensicherung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Datev-Export

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Daten an Steuerberater


Inhalt 

Buchungen exportieren

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Daten löschen

Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).

Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.

FeldBedeutung
Zu löschende DatenLöschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchungen, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.).

Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.).

Ja, wirklich löschenAktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten.

Inhalt 

Lieferanten-Preisliste importieren

Beim Import der Lieferanten-Preisliste werden in Collmex Lieferantenvereinbarungen und Produkte angelegt bzw. geändert.

Für den Import ist eine Satzart erforderlich, in welcher der Aufbau der Lieferanten-Preisliste festgelegt wurde. Legen Sie sich für jeden Lieferant eine eigene Satzart an, die Sie dann bei jedem Import verwenden.

Für den Import gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie die Satzart, für die Sie Daten importieren möchten.
  • Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Importieren.
  • Sollten Fehlermeldungen ausgegeben werden, korrigieren Sie die Fehler in der Datei und starten Sie den Import-Vorgang neu. Zur Korrektur der Fehler beachten Sie die Hilfe in der Funktion Satzart.

Hinweis: Wenn Sie nur einmal oder sehr selten Produkte und Preise importieren, können Sie auch die Importfunktion unter Verwaltung → Daten → importieren verwenden. Dort sind die Satzarten mit allen Feldern fest vorgegeben.

Siehe auch: Satzart anlegen, Satzart bearbeiten, Satzarten


Inhalt 

Satzart anlegen

Da in der Regel jeder Lieferant anders strukturierte Preislisten hat, legen Sie für jeden Lieferanten eine eigene Satzart an.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen.

Siehe auch: Satzart bearbeiten, Satzarten, Lieferanten-Preisliste importieren


Inhalt 

Satzart bearbeiten

Die Satzart wird für den Import der Lieferanten-Preisliste benötigt. In einer Satzart ordnen Sie den internen Feldern (z.B. Produktnummer, EK-Preis usw.) eine Spalte aus der CSV-Preisliste Ihres Lieferanten zu. Wenn ein Feld nicht in der Preisliste enthalten ist (z.B. die interne Nummer der Firma oder die Lieferantennummer), kann auch ein Festwert zugeordnet werden.

Vorgehen

  • Legen Sie alle internen Felder an, die zugeordnet werden sollen.
  • Geben Sie bei Bedarf die Festwerte ein.
  • Geben Sie bei Bedarf die Nummer der Spalte ein, in der sich das Feld in der Datei befindet.
  • Klicken Sie auf Speichern.

» Beispieldatei

Eingabefelder für die Satzart

FeldBedeutung
BezeichnungName der Satzart. Sie können den Namen frei wählen.
Vorlage ProduktWenn Produkte beim Import neu angelegt werden, wird dieses Produkt als Vorlage benutzt (s. Produkt anlegen → Kopieren von Produkt).
Erste Zeile ist ÜberschriftMarkieren Sie diese Option, wenn die erste Zeile beim Import ignoriert werden soll.
Dezimalzeichen ist PunktMarkieren Sie diese Option, wenn das Dezimalzeichen ein Punkt statt einem Komma ist (z.B. 1.00 statt 1,00).
Nur ändern, nicht anlegenWenn markiert, werden keine Produkte angelegt, sollten diese noch nicht existieren. Es werden nur existierende Produkte geändert.

Zuordnung der internen Felder

FeldBedeutung
Internes FeldDas interne Feld, welches zugeordnet werden soll. Siehe Tabelle unten für eine Beschreibung der internen Felder
Feldinhalt kommt ausFestwert: Festwerte werden verwendet, wenn ein Feld nicht in der Import-Datei enthalten ist, wie z.B. die interne Nummer der Firma oder die Lieferantennummer. Sie geben dann bei Festwert den festen Wert ein.

Feld in Datei: Das Feld wird aus der Datei eingelesen. Sie geben dann bei Feld-Nr in Datei die Spalte ein.

Festwert + Feld in Datei: Der Festwert und der Feldinhalt werden zusammengefügt (Beispiel: Die Produktnummer kann aus der Lieferantennummer als Festwert und der Produktnummer aus der Datei zusammengesetzt werden).

FestwertDer feste Wert, z.B. beim Feld Firma die interne Nummer der Firma
Feld-Nr in DateiNummer der Spalte in der CSV-Datei, in der sich der Inhalt befindet.

Bedeutung der internen Felder

FeldTypMax.LängeBemerkung
FirmaI1Mussfeld. Interne Nummer der Firma, für die die Preise importiert werden (Verwaltung → Firma).
LieferantennummerI8Mussfeld. Nummer des Lieferanten, für den die Preisliste importiert wird.
ProduktnummerC20Optional. Das Produkt wird angelegt, falls das Produkt noch nicht existiert und die Produktnummer angegeben wurde. Falls die Produktnummer nicht angegeben wurde, versucht das Programm die Produktnummer über die Lieferantennummer und die ProdNr des Lieferanten zu ermitteln.
ProdNr des LieferantenC20Mussfeld. Produktnummer des Lieferanten in der Lieferantenvereinbarung
Prod.Bez. des LieferantenC255Mussfeld. Produktbezeichnung des Lieferanten in der Lieferantenvereinbarung
EinkaufspreisM18Mussfeld. Nettopreis in der Lieferantenvereinbarung. Der Preis ist gültig, von dem Tag an, an dem Sie die Liste importiert haben.
Einkaufs-PreismengeI18Optional. Pro welcher Menge der Preis gilt (Feld Menge der Lieferantenvereinbarung). Wenn nicht angegeben, wird 1 gesetzt.
MengeneinheitC3Optional. Mengeneinheit des Produkts. ISO-Code in Großbuchstaben (siehe Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Mengeneinheiten). Wenn nicht angegeben, wird PCE (= Stück) gesetzt.
VerkaufspreisM18Optional. Verkaufspreis (Feld Preis im Produkt).
Verkaufs-PreismengeI18Optional. Pro welcher Menge der Preis gilt (Feld Menge im Produkt).
PreisgruppeI3Optional. Interne Nummer der Preisgruppe (Feld Preisgruppe im Produkt) für den Verkaufspreis.
LieferzeitI8Optional. Feld Lieferzeit in Tagen aus der Lieferantenvereinbarung
Eigene ProduktbezeichnungC255Optional. Eigene Produktbezeichnung im Produkt
ProduktgruppeI8Optional. Interne Nummer der Produktgruppe (Verkauf → Produkt → Produktgruppe)
VerpackungseinheitI18Optional. Verpackungseinheit, in der der Lieferant den Artikel liefert (Feld Verp.Einh in der Lieferantenvereinbarung).
Steuer in ProzentI18Optional. Falls nicht angegeben, wird der volle Steuersatz angenommen. Der Wert muss einem gültigen Steuersatz in Prozent entsprechen (z.B. 19), sonst wird der volle Steuersatz angenommen.

Datentypen

KürzelBemerkungBeispiel
CAlphanumerischKunde Müller
INumerisch, ganze Zahlen 5
NNumerisch mit max. drei Nachkommastellen 5,25
DDatum im Format JJJJMMTT (ISO-Format)20051021
MGeldbetrag mit zwei Nachkommastellen 2056,34
TUhrzeit im Format HHMM1234

Siehe auch: Satzart anlegen, Satzarten, Lieferanten-Preisliste importieren


Inhalt 

Satzarten

Alle vorhandenen Satzarten werden angezeigt. Zum Bearbeiten einer Satzart klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Satzart anlegen, Satzart bearbeiten, Lieferanten-Preisliste importieren


Inhalt 

Nummernvergabe

In der Nummernvergabe legen Sie fest, wie die Nummern für Dokumente, Kunden, Lieferanten, Produkte und Positionen vergeben werden sollen.

Objekt

Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe für Dokumente bei Eins (1, 2 ...). Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie eine abweichende Nummer ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Soll die Dokumentnummer die Jahreszahl enthalten (z.B. 200900001), ändern Sie die Einstellung für das jeweilige Dokument jedes Jahr, bevor Sie das erste Dokument erstellen.

Die Dokumentnummern können nur aus Zahlen bestehen. Buchstaben und Sonderzeichen sind nicht möglich.

Kunden und Lieferanten*

Bei Kunden startet die Nummernvergabe bei 10.000, bei Lieferanten mit 70.000.

Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Daten nach Datev übernehmen möchte, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 und die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb dieser Bereiche angelegt, können während des Datev-Exports auch eigene Datev-Nummern automatisch vergeben werden.

Positionen

Die einzelnen Positionen in den Dokumenten (Angebot, Rechnung usw.) werden 1, 2 usw. nummeriert. Abweichend davon können Sie die Nummerierung in 10er-Schritten verwenden. Aktivieren Sie dazu das Feld 10er Schritte.

*Nicht in allen Versionen


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Wechselkurse bearbeiten

Die Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet.

Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.

  • Geben Sie ein, ab wann der Wechselkurs gültig ist.
  • Nun geben Sie den Betrag und das Kürzel der 1. Währung ein. Ist Ihnen das Kürzel nicht bekannt, klicken Sie auf das Fernglas.
  • Auf der rechten Seite wird der Betrag und das Kürzel der 2. Währung erfasst.
  • Anschließend klicken Sie auf Speichern
Gültig ab Betrag Währung = Betrag Währung
01.01.2007 1,00 USD = 0,79 EUR
01.02.2007 1,00 USD = 0,80 EUR
10.02.2007 1,00 USD = 0,78 EUR
01.03.2007 1.000.000 TRL = 0,59 EUR
01.07.2007 1.000.000 TRL = 0,56 EUR

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Zahlungsbedingungen anzeigen

Alle Zahlungsbedingungen werden als Liste angezeigt. Wenn Sie eine Zahlungsbedingungen im Detail anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Sollen die Zahlungsbedingungen nach Bezeichnung sortiert angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Nach Bezeichnung sortieren'.

Siehe auch: Zahlungsbedingung bearbeiten, Zahlungsbedingungen anlegen


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Zahlungsbedingung anlegen

Wählen Sie die Zahlart und eine Bezeichnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbedingung anlegen.

Es stehen die folgenden Zahlarten zur Verfügung

ZahlartBedeutung
RechnungZahlung auf Rechnung, d.h. der Kunde bezahlt nach Erhalt der Ware oder Leistung. In der Zahlungsbedingung können Sie verschiedene Fristen für den Abzug von Skonto angeben.
BankeinzugZahlung erfolgt per Bankeinzug. In der Zahlungsbedingung können Sie eine Frist für die Lastschrift und ein Skonto angeben.
VorkasseDie Zahlung erfolgt vor der Lieferung oder der Leistungserbringung.
ZahlungsdienstleisterDie Zahlung erfolgt über einen Dienstleister.

Siehe auch Zahlungsbedingung bearbeiten


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Zahlungsbedingung bearbeiten

Sie können sowohl selbst angelegte Zahlungsbedingungen bearbeiten als auch die Texte für die Standard-Zahlungsbedingungen ändern.

SchaltflächeBedeutung
Standard-Texte setzenNur bei Zahlart 'Rechnung' und 'Bankeinzug'. Setzt Standardwerte für die Felder Bezeichnung die die Texte.
LöschenLöscht die Zahlungsbedingung. Das Löschen ist nur möglich, solange die Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
Interne NrDiese Nummer wird intern verwendet. Beim Datenimport bestimmt die interne Nummer die Zahlungsbedingung.
BezeichnungDie Bezeichnung erscheint in der Auswahlliste im Programm.
Zahlungs-Bestätigung erforderlichNur bei Zahlart 'Zahlungsdienstleister'. Wenn markiert, wird ein Kundenauftrag erst für die Lieferung frei gegeben, wenn im Kundenauftrag im Reiter 'Verkauf' im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist. Wählen Sie diese Option, wenn Sie von Ihrem Zahlungsdienstleister benachrichtigt werden, sobald die Lieferfreigabe erfolgt ist.
InaktivWenn eine Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde, kann sie hier inaktiviert werden. Die Zahlungsbedingung erscheint dann nicht in der Auswahlliste.
Texte für DruckBedeutung
Text, EnglischText für Angebot und Auftragsbestätigung in Deutsch und Englisch

Bei der Zahlart 'Rechnung' können folgende Variablen im Text verwendet werden. Die Variablen werden beim Druck durch die jeweiligen Werte ersetzt:

VariableWird ersetzt durch
<<Waehrung>>Die Währung als ISO-Code.
<<Periode-1>>Anzahl der Tage für die erste Periode.
<<Periode-2>>Anzahl der Tage für die zweite Periode.
<<Periode-3>>Anzahl der Tage für die dritte Periode.
<<Betrag-1>>Betrag nach Abzug des Skontos für die erste Periode.
<<Betrag-2>>Betrag nach Abzug des Skontos für die zweite Periode.
<<Betrag-3>>Betrag nach Abzug des Skontos für die dritte Periode.
<<Skonto-1>>Skonto in Prozent der ersten Periode.
<<Skonto-2>>Skonto in Prozent der zweiten Periode.
<<Skonto-Betrag-1>>Der Skonto-Betrag der ersten Periode.
<<Skonto-Betrag-2>>Der Skonto-Betrag der zweiten Periode.
<<Betrag>> Der zu zahlender Betrag, Basis zur Berechnung der Skonti.
Für Rechnung, Rechnung-EnglischText für Rechnung in Deutsch und Englisch

Zusätzlich zu den oben genannten Variablen stehen für die Rechnung noch die folgenden Variablen zur Verfügung:

VariableWird ersetzt durch
<<Fälligkeitsdatum>>Datum, bis zu dem der Kunde spätestens bezahlt haben muss.
<<Frist-1>>Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-1 abziehen zu dürfen.
<<Frist-2>>Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-2 abziehen zu dürfen.

Zusätzlich können alle für Rechnungen gültige variable Textbausteine verwendet werden.

Für Rechnung, Rechnung-EnglischText für Rechnung in Deutsch und Englisch
Für Gutschrift, Gutschrift-EnglischNur für Zahlungsbedingung 1 (Sofort ohne Abzug). Für Gutschriften mit der Zahlungsbedingung 'Sofort ohne Abzug' wird dieser Text verwendet statt der Text für Rechnungen.
Periode-1Anzahl der Tage für die erste Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der ersten Periode, kann das Skonto-1 abgezogen werden.
Skonto-1Skonto für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch die Felder Periode-2, Skonto-2 und Periode-3 leer.
Periode-2Anzahl der Tage für die zweite Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der zweiten Periode, kann das Skonto-2 abgezogen werden.
Skonto-2Skonto für die zweite Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch das Feld Periode-3 leer.
Periode-3Anzahl der Tage bis die Forderung spätestens beglichen sein muss.
BankverbindungBedeutung
Bankverbindung druckenNur bei Zahlart 'Vorkasse', 'Zahlungsdienstleister'. Wählen Sie aus, welche Bankverbindung auf die Dokumente gedruckt werden soll.
Abrechnungs-KontoBedeutung
Konto NrNur für Zahlarten Bar, Karte und Dienstleister: Kundenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht.
BankeinzugBedeutung (Nur für Zahlart Bankeinzug)
Einzug nachDer Posten ist erst nach der eingegebenen Anzahl von Tagen zum Einzug fällig.
SkontoDas gewährte Skonto wird beim Anlegen der Zahlung automatisch abgezogen.
FirmenlastschriftWenn markiert, werden die Lastschriften als Firmenlastschrift an die Bank übermittelt. Ist die Option nicht gewählt gilt die normale Basislastschrift.

Siehe auch: Zahlungsbedingungen anlegen, Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten


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Mengeneinheiten

Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Bei Bedarf ergänzen Sie die Liste:

  • Klicken Sie auf das Fernglas neben dem ersten Feld in der letzen Zeile.
  • Um die gewünschte Mengeneinheit Ihrer Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf Übernehmen.
  • Geben Sie das Kürzel in die entsprechende Spalte ein, das in den Dokumenten (z.B. Rechnung)ausgegeben werden soll und klicken Sie dann auf Speichern.
FeldBedeutung
KürzelKürzel, das in deutschsprachigen Dokumenten ausgegeben wird.
EnglischKürzel für englischsprachige Dokumente
NachkommastellenStellen nach dem Komma, die zu der Menge angegeben werden.
BezeichnungName der Mengeneinheit. Zur internen Information

Löschen: Zum Löschen einzelner Mengeneinheiten klicken Sie auf den Mülleimer neben der zu löschenden Zeile. Bei Bedarf kann die Mengeneinheit später wieder in die Liste eingefügt werden (siehe oben).


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Versandarten

Versandarten stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


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Vertrag

Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.

Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version


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Rechnungsadresse

Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version


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Bankverbindung

Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank Gebühren, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version


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Version

Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.

Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.

Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Kündigung


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Kündigung

Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.

Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!

Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Version