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Einführung in die Buchhaltung

Für Praktiker aus Unternehmen mit Buchungssätzen und Kontierungslexikon

Inhalt

I. Grundlagen

Umsatzsteuer

II. Wie buche ich was? - Buchungssätze - Kontierungslexikon

Allgemein

Betriebsausgaben

Lieferanten (Einkauf)

Sonstige Betriebsausgaben

Reisekosten (Unternehmer, Arbeitnehmer)

Einnahmen/Verkauf

Anlagen

Privat

Zahlungsverkehr und Finanzen

Personal

Jahresabschluss

Sonstiges

I. Grundlagen

Jeder Unternehmer muss spätestens am Jahresende seinen Gewinn ermitteln, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden sowie Geschäftsvorfälle dokumentieren und wertmäßig erfassen. Dies alles leistet eine Buchhaltung - und natürlich noch einiges mehr.

Ausgehend von der Bilanz zeigen wir Ihnen, wie eine Buchhaltung aufgebaut ist, wie Gewinn und Verlust ermittelt werden, warum es Konten gibt und wie Sie selbstständig Buchungssätze formulieren. Auch wenn Sie ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, sollten Sie dieses Kapitel unbedingt lesen.

Was ist eine Bilanz?

Die Grundlage der doppelten Buchführung ist die Bilanz. Aus ihr leiten sich alle weiteren Begriffe ab. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie das Prinzip der Bilanz verstanden haben, bevor Sie sich den anderen Themen zuwenden.

Eigentlich ist es ganz einfach:

  • Die Bilanz hat zwei Seiten.
  • Auf der linken Seite (Aktiva) werden die Vermögenswerte aufgelistet.
  • Auf der rechten Seite (Passiva) stehen die Schulden (=Fremdkapital) und der Wert der Firma (=Eigenkapital).
  • Die Summe der rechten Seite ist immer gleich der Summe auf der linken Seite.

Das bedeutet: Eigenkapital = Vermögen - Schulden.

Diese Einführung ist für Nutzer der Online Buchhaltungssoftware Collmex gedacht. Auch wenn Sie kein Collmex Kunde sind, können Sie die öffentlich zugängliche Testversion kostenlos und ohne Registrierung benutzen. In der offenen Testversion arbeiten Sie gleichzeitig mit allen anderen Nutzern an denselben Daten. Dies sollten Sie berücksichtigen, falls plötzlich Belege auftauchen, die Sie gar nicht gebucht haben. Nachts werden alle Daten wieder gelöscht und durch unsere Testdaten ersetzt.
Das folgende Beispiel zeigt die Bilanz aus der Testversion. Bitte starten Sie parallel die Testversion. Die Daten können etwas abweichen, falls heute schon jemand gebucht hat.

↑ Inhalt

Gewinn und Verlust (GuV)

Für den Unternehmer ist die wichtigste Information zweifellos die über Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Diese Information verbirgt sich hinter der Position "Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag". Das ist die Gewinn- und Verlustrechung. In ihr werden Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt. Klicken Sie in der Testversion nun auf den Betrag!

↑ Inhalt

Von der Bilanz zum Konto

Jeder Bilanzposten ist eine Zusammenfassung mehrerer so genannter Konten. Welche Konten hinter einem Bilanzposten stehen, können Sie bei Collmex ganz einfach feststellen: Klicken Sie auf den Betrag eines Postens! Sie bekommen nun alle Konten mit den Summen angezeigt (Die Summe eines Kontos nennt man Saldo).

  • Bestandskonten: Konten die in die Bilanz eingehen, nennt man Bestandskonten.
  • Aufwands- und Ertragskonten: Konten, die in die GuV eingehen, nennt man Aufwands- und Ertragskonten.

↑ Inhalt

Wofür gibt es Konten?

Alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen werden auf Konten gebucht. Da ein Bilanzposten nur die Summe der enthaltenen Konten ist, wirken sich die Buchungen direkt auf die Bilanz aus. Bei jedem Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung dokumentiert, wie die Werte gewandelt werden. Wenn Sie z.B. ein Auto mit Bargeld kaufen, haben Sie den Wert des Bargelds in den Wert eines Autos gewandelt. Wenn Sie das Auto zu Schrott fahren, ist der Wert des Autos gleich dem Verlust der dadurch entsteht. Jeder Geschäftsvorfall hat also immer zwei Seiten: "Von woher" und "nach wohin" ein Wert gewandelt wurde. Daher kommt der Begriff "doppelte" Buchführung.

Wie die Bilanz hat jedes Konto eine rechte und eine linke Seite: Die linke Seite nennt man "Soll" und die rechte Seite "Haben". Unter diesen Begriffen dürfen Sie sich nichts, aber auch gar nichts vorstellen. Vor allem haben diese Begriffe nichts mit dem zu tun, was auf Ihrem Kontoauszug als "Soll" und "Haben" ausgewiesen ist. Dies ist ganz wichtig für das Verständnis. Nehmen Sie die Begriffe einfach so hin. Konten werden in sog. T-Form dargestellt (s. Bild).

Kontenrahmen

Der Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. In Deutschland werden meist die Standardkontenrahmen der Datev verwendet. Damit sollen einheitliche Buchungen von gleichen Geschäftsvorfällen erreicht und zwischenbetriebliche Vergleiche ermöglicht werden. Die am häufigsten verwendeten Kontenrahmen der Datev sind der SKR03 und der SKR04, wobei der SKR03 immer noch am meisten verwendet wird. SKR03 und SKR04 enthalten praktisch dieselben Konten, jedoch sind die Konten anders nummeriert. Welchen Kontenrahmen Sie verwenden ist also Geschmackssache. Falls Sie einen Steuerberater haben, sollten Sie die Wahl des Kontenrahmens mit ihm abklären.

Collmex-Praxis

In Collmex stehen beide Kontenrahmen SKR03 und SKR04 zur Auswahl. Viele Konten sind bereits angelegt. Bei Bedarf legen Sie weitere Konten an unter Berücksichtigung des von der Datev vorgegebenenen Standards.

↑ Inhalt

Auf welche Seite des Kontos wird gebucht?

Es gilt folgende Regel:

  • Steht das Konto auf der linken Seite der Bilanz, wird eine Mehrung links gebucht, eine Minderung rechts.
  • Steht das Konto auf der rechten Seite der Bilanz, wird eine Mehrung rechts gebucht, eine Minderung links.
  • Der Betrag, der links gebucht wird, muss gleich dem Betrag sein, der rechts gebucht wird (Dies ergibt sich aus der Regel, dass in der Bilanz die linke Seite immer gleich der rechten Seite sein muss).

Wichtig: Aufwands- und Ertragskonten gehen in die GuV ein und gehören zum Eigenkapital. Das Eigenkapital steht rechts in der Bilanz. Damit stehen alle Aufwands- und Ertragskonten rechts. Betrieblicher Aufwand mindert das Eigenkapital, wird also links gebucht. Betrieblicher Ertrag mehrt das Eigenkapital, wird also rechts gebucht.

BEISPIEL: Sie kaufen Briefmarken für 50 € und bezahlen mit Bargeld.

  • Das Konto "Kasse" steht links in der Bilanz. Es findet eine Minderung statt => Konto "Kasse" wird rechts gebucht.
  • Das Konto "Porto" ist ein Aufwandskonto und steht damit rechts in der Bilanz. Es findet eine Minderung des Eigenkapitals statt => Konto "Porto" wird links gebucht.

BEISPIEL: Sie nehmen einen Kredit in Höhe von 10.000,- für einen Autokauf auf. Die Bank überweist Ihnen das Geld auf ihr Bankkonto.

  • Das Konto "Bank" steht links in der Bilanz. Es findet eine Mehrung statt => Konto "Bank" wird links mit 10.000,- gebucht.
  • Das Konto "Verbindlichkeiten" steht rechts in der Bilanz. Es findet eine Mehrung statt => das Konto "Verbindlichkeiten" wird rechts gebucht.

BEISPIEL: Sie kaufen das Auto für 11.900,-. per Banküberweisung. Für den Kauf fallen 19% Umsatzsteuer an.

  • Das Konto "Bank" steht links in der Bilanz. Es findet eine Minderung statt => Konto "Bank" wird rechts mit 11.900,- gebucht.
  • Das Konto "PKW" zählt zum Anlagevermögen und steht links in der Bilanz. Es findet eine Mehrung statt => das Konto "PKW" wird links gebucht.
  • Das Konto "Vorsteuer" zählt zu den Forderungen (Finanzamt schuldet Ihnen etwas) und steht links in der Bilanz. Es findet eine Mehrung statt => das Konto "Vorsteuer" wird links gebucht.

Im Prinzip war´s das schon. Mehr ist eigentlich nicht dahinter. In der Praxis ergeben sich natürlich jede Menge Detailfragen (z.B. wie ein Geschäftsvorfall gebucht wird), aber das Prinzip der Buchhaltung ist damit schon erklärt.

↑ Inhalt

Einnahme-Überschuss-Rechnung

Nicht jeder Unternehmer muss bilanzieren. In vielen Fällen reicht eine vereinfachte Form, die so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung. Wer welche Gewinnermittlungsart anwenden muss, entnehmen Sie dem ↑ Merkblatt.

Bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt. Die Veränderung von Bestandswerten (Bankguthaben, Warenbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten usw.) müssen nicht erfasst werden. Die Betriebseinnahmen und -ausgaben wirken sich erst dann auf den Gewinn aus, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist (sog. Zufluss-Abfluss-Prinzip). Das ist bei:

  • Barzahlung: Zeitpunkt der Zahlung
  • Überweisung: Einreichung der Überweisung bei der Bank. Wenn dies am 31.12.2007 erfolgte, kann die Rechnung noch in das Jahr 2007 gebucht werden.
  • Scheck: Zeitpunkt der Scheckübergabe
  • Kreditkarte: Der Tag, an dem mit der Karte gezahlt wurde (Datum auf dem Kartenzahlungsbeleg).
  • Paypal: Tag, an dem die Zahlung Ihrem Paypal-Konto gutgeschrieben wurde.

Ausgaben: Hier werden solche Ausgaben unterschieden, die sich sofort als Betriebsausgaben auf den Gewinn auswirken (z.B. Werbungskosten) und solche, die zunächst nicht auf den Gewinn auswirken (z.B. Anlagenkauf).

BEISPIEL: Sie bezahlen eine Rechnung im Januar, die Sie im Dezember erhalten haben. Die Ausgabe wirkt sich in der Einnahme-Überschuss-Rechnung im neuen Jahr aus, da Sie erst im Januar gezahlt haben. Im Gegensatz dazu wird die Ausgabe bei der Bilanzierung schon zum Vorjahr gezählt.

In der Regel wird deshalb nur die Zahlung erfasst. Zu beachten ist allerdings, dass die Umsatzsteuer in bestimmten Fällen schon bei der Rechnungsstellung fällig wird. Damit diese auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen werden kann, muss die Rechnung als Forderung erfasst werden (nicht möglich mit Collmex buchhaltung free & light).

Folgende Geschäftsvorfälle wirken sich auf den Gewinn aus und müssen deshalb in der Buchhaltung erfasst werden:

  • Betriebseinnahmen
  • Betriebsausgaben
  • Privatentnahmen
  • Abschreibungen auf Anlagegüter (siehe dazu das Kapitel Anlagen)

Collmex-Praxis

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist mit allen Collmex-Produkten möglich. Dahinter steht aber immer - auch wenn das nicht erforderlich ist - eine doppelte Buchführung.

↑ Inhalt

Zusammenfassung

Das war's schon. Ist doch gar nicht so schwer. Oder? Hier noch einmal das wichtigste in Kürze:

  • Bilanz: Links steht das Vermögen, rechts Schulden und Eigenkapital.
  • Hinter dem Bilanzposten "Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag" (rechte Seite!) steckt die GuV. Er gehört zum Eigenkapital.
  • Ein Bilanzposten/GuV-Posten ist die Summe der darin enthaltenen Kontensalden.
  • Wie die Bilanz hat auch ein Konto zwei Seiten. Die linke Seite nennt man "Soll", die rechte "Haben".
  • Steht das Konto auf der linken Seite der Bilanz wird eine Mehrung links gebucht, eine Minderung rechts.
  • Steht das Konto auf der rechten Seite der Bilanz, wird eine Mehrung rechts gebucht, eine Minderung links.

↑ Inhalt

2. Umsatzsteuer

Das Prinzip der Umsatzsteuer

Als Nicht-Unternehmer ist man mit der Umsatzsteuer wenig konfrontiert - außer natürlich dass man sie bezahlen muss. Von diesem Vorgang merkt der Endverbraucher jedoch nichts, weil die Unternehmen die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abführen. Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft, kann es dafür die bezahlte Umsatzsteuer gegenrechnen.

BEISPIEL: Sie kaufen Waren für 119,- € (100,- € + 19,- € USt.) und verkaufen die Ware für 178,50 € (150,- €+ 28,50 € USt.) weiter. Bezahlt haben Sie 19,- € Umsatzsteuer. Ihrem Kunden haben Sie 28,50 € in Rechnung gestellt. An das Finanzamt muss nur die Differenz (= 9,50 €) abgeführt werden - also die Steuer auf den "Mehrwert" (= 50,- €). Daher kommt der Begriff Mehrwertsteuer.

Mehrwertsteuer ist der umgangssprachliche Begriff für die Umsatz- und die Vorsteuer. Beim Verkauf spricht man von Umsatzsteuer, beim Einkauf von Vorsteuer.

BEISPIEL: Sie kaufen Waren für ihr Unternehmen. Der Verkäufer stellt Ihnen Umsatzsteuer in Rechnung. Diese muss er an das Finanzamt abführen. Für Sie handelt es sich um Vorsteuer, die Sie sich vom Finanzamt zurückholen können.

Die eingenommene Umsatzsteuer und die bezahlte Vorsteuer rechnen Sie regelmäßig mit dem Finanzamt ab. Das heißt Umsatzsteuer-Voranmeldung und wird im Punkt 1.1.4 besprochen.

↑ Inhalt

Fachbegriffe im Bereich Umsatzsteuer

Das Prinzip der Umsatzsteuer ist zwar recht einfach. Im Detail gibt es aber viele Sonderfälle und Ausnahmen. Das Umsatzsteuergesetz ist berüchtigt für seine Komplexität. In der Praxis ist man meist aber nur von wenigen Regelungen betroffen.

Wir haben hier einige Begriffe zusammengestellt, die ihnen früher oder später über den Weg laufen werden. Sie brauchen jetzt noch nicht alles zu verstehen. Lesen Sie sich es einfach einmal durch:

BegriffErklärung
Steuerbar / Nicht steuerbarWenn ein Umsatz für die Umsatzsteuer relevant ist, nennt man den Umsatz steuerbar, andernfalls nicht steuerbar.
Sonstige LeistungDienstleistungen heißen im Steuerjargon sonstige Leistungen. Nicht steuerbar sind z.B. sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Ausland erbringt.
LieferungIm Gegensatz dazu ist mit einer Lieferung immer eine Warenlieferung gemeint.
BemessungsgrundlageDer Nettowert der Ware oder Leistung wird Bemessungsgrundlage genannt, da ausgehend davon die Steuer berechnet wird.
DrittlandAlle Länder, die nicht der EU angehören.
AusfuhrlieferungEine Lieferung in ein Drittland nennt man Ausfuhrlieferung
SteuerbefreitEin steuerbarer Umsatz kann steuerbefreit sein. Eine Ausfuhrlieferung ist z.B. steuerbefreit. Es muss keine Umsatzsteuer abgeführt werden.
Übriges GemeinschaftsgebietAlle Länder die der EU angehören, außer Deutschland.
Innergemeinschaftliche LieferungLieferungen an Unternehmen (nicht Privatpersonen!) im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Auch diese sind steuerbefreit.
Umgekehrte SteuerschuldIn manchen Fällen ist der Leistungsempfänger (=Kunde) steuerpflichtig - bisher hatten wir nur die Fälle, bei denen der Lieferant steuerpflichtig ist. Wenn Sie Ware einkaufen, müssen Sie in diesem Fall die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen! Meistens kann jedoch derselbe Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden. Es ist also ein Nullsummenspiel. Die Beträge müssen jedoch in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen werden und müssen deshalb verbucht werden.
Innergemeinschaftlicher ErwerbLieferungen von Unternehmen im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Dabei ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig.
EinfuhrFür Lieferungen aus Drittländern muss Einfuhrumsatzsteuer bezahlt werden. Dabei ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig.
Leistungen im Sinne des §13b UStGBeim Bezug von sonstigen Leistungen aus dem Ausland oder von Bauleistungen (auch aus dem Inland) ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig. Ein Unternehmer gilt auch dann als im Ausland ansässig, wenn er im Inland zwar eine Betriebsstätte besitzt, diese den Umsatz aber nicht ausgeführt hat (§ 13b Abs. 4 UStG n.F.)..

Verwirrt? Das ist ganz normal. Man gewöhnt sich mit der Zeit an die Begriffe und für den Start muss man wirklich nicht alles wissen!

↑ Inhalt

Kleinunternehmer-Regelung

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Sie müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Auf den von Ihnen ausgestellten Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das ganze heißt Nullbesteuerung. Die Nullbesteuerung ist keine Pflicht. Dem Unternehmer steht es frei, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben oder nicht. An diese Entscheidung ist er aber für fünf Jahre gebunden.

Ausnahme: Bei umgekehrter Steuerschuld (z.B. innergemeinschaftlicher Erwerb, Bezug von sonstigen Leistungen aus dem Ausland) ist der Kleinunternehmer als Leistungsempfänger trotzdem steuerpflichtig und muss die Umsatzsteuer abführen! Sofern die Beträge nicht zu hoch sind, reicht in den meisten Fällen die Abgabe der Umsatzsteuererklärung nach Ablauf des Geschäftsjahres.

Anmerkung: Dies ist übrigens ein schönes Beispiel dafür, wie eine "Vereinfachungsregelung" die Komplexität erhöht. Aus der Sicht des Kleinunternehmers ist es wirklich nicht einfach zu verstehen, dass er trotz Umsatzsteuerbefreiung in bestimmten Fällen umsatzsteuerpflichtig ist und eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss!

Vorsicht Existenzgründer! Wenn Sie am Anfang mehr einkaufen als verkaufen, lohnt sich das Ganze unter Umständen nicht!

Wann jemand Kleinunternehmer ist, definiert das ↑ Umsatzsteuergesetz (§ 19)

Collmex-Praxis

Wenn Sie ausschließlich steuerfreie Lieferungen oder Leistungen in Rechnung stellen, gehen Sie wie folgt vor: Im Menü Verwaltung unter dem Menüpunkt Geschäftsjahre anzeigen, ändern aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Umsatz- und Vorsteuer (Nullbesteuerung). In den Buchungsvorlagen werden die Konten für die Umsatzsteuer und Vorsteuer dann automatisch entfernt und auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

↑ Inhalt

Steuerfreie Lieferungen und Leistungen

Wie bereits erwähnt, gibt es Lieferungen und Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Welche das sind, sagt der § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Auf der Rechnung muss der Grund für die Steuerbefreiung ausgewiesen sein.

Collmex-Praxis

Collmex buchhaltung basic, Collmex basic, plus & pro: Um eine steuerfreie Lieferung oder Leistung in Rechnung zu stellen, legen Sie zunächst ein Produkt an und wählen als Steuersatz 0%. Möchten Sie nur den Erlös buchen, sieht das so aus:

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben82004200Erlöse

Collmex buchhaltung free & light: Zur Buchung von steuerfreien Erlösen wählen Sie die Buchungsvorlage Steuerfreie Erlöse.

↑ Inhalt

Wann wird die Umsatzsteuer fällig?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Die Regel ist die Sollbesteuerung. Die Istbesteuerung kann beim Finanzamt beantragt werden, sofern gewisse Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.

Ist-VersteuerungSoll-Versteuerung
Einnahme-Überschuss-Rechnung
Gewinnermittlung:Geldeingang
Umsatzsteuer:Geldeingang
Gewinnermittlung:Geldeingang
Umsatzsteuer:Rechnungsausgang
Bilanz mit GuV
Gewinnermittlung:Rechnungsausgang
Umsatzsteuer:Geldeingang
Gewinnermittlung:Rechnungsausgang
Umsatzsteuer:Rechnungsausgang

Ausnahme Vorsteuer: Die Behandlung der Vorsteuer ist gleich - egal, ob Sie Ist- oder Soll-Versteuerung haben. Die Vorsteuer können Sie vom Finanzamt zurückfordern, sobald Sie die Rechnung erhalten haben, auch wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Siehe ↑ § 15 Umsatzsteuergesetz.

BEISPIEL Sollbesteuerung: Sie haben im Januar Rechnungen für 119.000 € geschrieben. Die darin enthalten Umsatzsteuer beträgt 19.000 €. Diese Rechnungen wurden aber noch nicht bezahlt. Außerdem haben Sie Waren im Wert von 23.800 € gekauft. Die enthaltene Vorsteuer beträgt 3.800 €. Die Rechnung für die Waren haben Sie noch nicht bezahlt. Sie haben also Rechnungen geschrieben und Rechnungen erhalten, aber es ist noch kein Geld geflossen. Trotzdem müssen Sie die berechneten Umsatz- und Vorsteuern mit dem Finanzamt abrechnen und den Differenzbetrag (19.000 - 3.800 = 15.200) bezahlen. Sie leisten also eine Vorauszahlung.

Collmex-Praxis

  • Collmex buchhaltung basic, Collmex basic, plus, pro & verein: Unter dem Menüpunkt Firma → Geschäftsjahre anzeigen, ändern wählen Sie in dem gleichnamigen Feld die Art der USt. Besteuerung aus. Beim Anlegen der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird dies dann entsprechend berücksichtigt.
  • Collmex buchhaltung free & light: Hier ist nur die Ist-Besteuerung möglich. Es muss nichts eingestellt werden.

↑ Inhalt

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die gezahlten Vorsteuern mit den eingenommenen Umsatzsteuern verrechnet. Haben Sie mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen, erstattet Ihnen das Finanzamt die Differenz zurück. Im umgekehrten Fall zahlen Sie die Differenz an das Finanzamt.

Die meisten Unternehmer müssen, innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Kalendermonats oder des Quartals eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen. Dies muss seit 2005 elektronisch erfolgen.

Ob Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich, monatlich oder jährlich abgeben müssen, teilt Ihnen das Finanzamt mit und hängt von der Vorjahressteuer ab. Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren ihre Voranmeldung monatlich einreichen. ↑ Umsatzgesetz (§ 18)

Dauerfristverlängerung: Für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung kann eine Dauerfristverlängerung beantragt werden. Wird diese erteilt, kann die Voranmeldung einen Monat nach der üblichen Frist eingereicht werden.
Unternehmer, die zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet sind, müssen eine Sondervorauszahlung leisten. Die Höhe der Vorauszahlung beträgt 1/11 der Summe aller im Vorjahr geleisteten Vorauszahlungen. BEISPIEL: Die Summe der geleisteten Vorauszahlungen des Vorjahres betrug 110.000 €. Dann beträgt die Sondervorauszahlung 10.000 €.

Die Voranmeldungen sind jedoch nur die Grundlage für die Vorauszahlungen. Nach Ablauf des Geschäftsjahres müssen Sie deshalb die Umsatzsteuererklärung einreichen. Die Umsatzsteuererklärung ist keine Voranmeldung und kann in Papierform abgegeben werden. Sie ist die Grundlage für die endgültige Festsetzung der Umsatzsteuer.

Collmex-Praxis

Unter dem Menüpunkt Auswertungen bzw. USt.Voranmeldung können Sie ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und an das Finanzamt senden. Bevor Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung versenden können, müssen Sie unter dem Menüpunkt Firma ihre Steuernummer und die Nummer des Finanzamtes eingeben.

Was ist zu tun?

  1. Alle Belege für den Zeitraum buchen. Den relevanten Konten ist das ein Feld des Voranmeldungs-Formulars zugeordnet. Das Programm füllt dann die Formularfelder anhand der auf den Konten gebuchten Belege.
  2. Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und senden.
  3. Nach erfolgter Zahlung bzw. Rückerstattung muss der Betrag gebucht werden.

Umsatzsteuervorauszahlung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Ausgaben')

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll17803820Umsatzsteuer - Vorauszahlungen

Umsatzsteuerrückerstattung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Einnahmen')

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben17803820Umsatzsteuer - Vorauszahlung

Dauerfristverlängerung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll17813830Umsatzsteuer - Vorauszahlungen 1/11

↑ Inhalt

Umsatzsteuer in Rechnung stellen: Die Rechnung

Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, achten Sie unbedingt darauf, dass diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Lesen Sie dazu ↑ Umsatzgesetz (§ 14). Sind Rechnungen unvollständig, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Das bedeutet im Ernstfall, dass Sie nach einer Steuerprüfung, erstattete Vorsteuer wieder zurückzahlen müssen.

Collmex-Praxis

Bevor Sie zum ersten Mal eine Rechnung erstellen, achten Sie bitte darauf, dass die folgenden Angaben im Programm korrekt hinterlegt sind:

  • Menüpunkt Firma: Name, Adresse, Umsatzsteuer-Id. (bzw. Steuernummer) & Bankverbindung ihrer Firma; Baudienstleister
  • Menüpunkt Geschäftsjahr: Art der Besteuerung bei Nullbesteuerung: Aktivierung des entsprechenden Kontrollkästchens
  • Menüpunkt Kunde: Name und Adresse des Kunden, eventuell Kundenvereinbarungen

↑ Inhalt

II. Wie buche ich was? - Kontierungslexikon

Buchungsablauf in der Praxis

In der Praxis werden alle Belege gesammelt und dann mit Hilfe des Kontoauszugs auf einen Rutsch eingebucht. Die meisten schieben das so lange vor sich her, bis es nicht mehr länger geht - also die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird. Allein schon wegen der Menge an Belegen geht das natürlich nur in kleinen Unternehmen.

Bevor wir aber mit der Erklärung des Buchungsablaufs beginnen, müssen noch einige Begriffe erklärt werden:

BelegIn der Buchhaltung gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg". Mit Beleg ist hier der Originalbeleg gemeint, wie z.B. eine Rechnung bzw. der Kontoauszug. Auf dem Beleg sind normalerweise der Betrag und das Belegdatum ausgewiesen. Die Belege müssen aufbewahrt werden.
Ist Ihnen ein Beleg verloren gegangen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie bitten den Aussteller des Belegs, Ihnen eine Kopie zukommen zu lassen. Ist das nicht möglich, wie z.B. bei Tankbelegen, erstellen Sie einen Ersatzbeleg: Die Form ist dabei nicht wichtig. Er kann auch von Hand geschrieben sein. Er muss aber dieselben Informationen enthalten wie ein Beleg. Außerdem muss der Ersatzbeleg unterschrieben werden.
BuchungIst ein Beleg für die Buchhaltung relevant, wird er in der Buchhaltung in Form einer Buchung erfasst. Die Buchung ist das Spiegelbild des Belegs in der Buchhaltung. Collmex vergibt für jede Buchung automatisch eine fortlaufende Buchungsnummer.

Für jede Buchung muss ein entsprechender Beleg vorhanden sein. Die Buchungsnummer wird auf dem Beleg notiert. Damit hat man eine eindeutige Zuordnung zwischen den Buchung und Beleg.

Wie sieht das in der Praxis aus? Grundlage für die Buchungen bilden normalerweise der Kontoauszug und der angesammelte Stapel an Belegen.

Zuerst wird der Kontoauszug gebucht: Jede Kontobewegung wird zeitlich sortiert abgearbeitet und in der Buchhaltung verbucht. Sofern es für die Kontobewegung einen Beleg gibt, notieren Sie auf dem Beleg und dem Kontoauszug die Nummer der Buchung und heften sie beides ab. Anschließend buchen Sie die Barbelege. Das sind die Belege, die Sie bar bezahlt haben oder für die Sie bar bezahlt wurden.

BEISPIEL 1: Sie haben für Ihren Geschäftswagen Benzin gekauft und mit Karte bezahlt. Der Betrag wurde von Ihrem Geschäftskonto abgebucht. Die Zahlung buchen Sie als Kfz-Kosten und notieren die von Collmex vergebene Buchungsnummer auf dem Tankbeleg sowie auf dem Kontoauszug. Den Tankbeleg heften Sie ab.

BEISPIEL 2: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung per Banküberweisung. Für diesen Vorgang ist der Kontoauszug der einzige Beleg. Sie buchen unter "Forderungen → Zahlung Kundenrechnung" den Zahlungseingang und notieren auf dem Kontoauszug die Buchungsnummer.

Wenn Sie mit dem Kontoauszug fertig sind, sollten Sie auf jeden Fall überprüfen, ob der Saldo des Kontoauszugs mit dem Saldo des Kontos in der Buchhaltung übereinstimmt. So sind sie sicher, dass alles richtig verbucht wurde ("Buchungen → Salden anzeigen").

Wenn der Kontoauszug gebucht ist, sind hoffentlich schon die meisten Belege abgearbeitet. Übrig bleiben in den meisten Fällen nur noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen. Wenn Sie eine Lieferantenrechnung erhalten ist dies ein separater Geschäftsvorfall, den Sie als Verbindlichkeit in die Buchhaltung übernehmen. Ist die Rechnung dann zur Zahlung fällig, überweisen Sie den Betrag. Die Zahlung ist dann wieder ein Geschäftsvorfall, den Sie beim Buchen des Kontoauszugs in die Buchhaltung übernehmen. Wird eine Rechnung direkt bezahlt, reicht es - wie z.B. beim Benzinbeleg - nur die Zahlung zu buchen.

Nachdem auch die restlichen Belege abgearbeitet sind, bleibt evt. noch ein handschriftliches Kassenbuch, das in die Buchhaltung übernommen werden muss.

Wenn alle Belege für den Monat eingebucht sind, legen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung an und schicken Sie sie an das Finanzamt. Fertig - jetzt können Sie sich wieder Ihrer eigentlichen Arbeit widmen!

Zusammenfassung:

  • Keine Buchung ohne Beleg: Der Buchung muss ein Beleg zugeordnet werden.
  • Die Belege müssen aufbewahrt werden.
  • Die Buchungen erfolgen anhand der Kontoauszüge und der Belege

Arbeitsablauf

  1. Belege sammeln und thematisch sortieren
  2. Buchen
  3. Buchungsnummer auf dem Belege notieren (auf Kontoauszug und z.B. auf der Lieferantenrechnung)
  4. Kontoauszüge abheften
  5. Die übrigen Belege aufsteigend abheften

Collmex-Praxis

In Collmex buchhaltung basic basic, plus und pro importieren Sie den Kontoauszug von der Bank direkt über HBCI (Home Banking Computer Interface) in das Programm. Die Bankumsätze dienen als Grundlage für die Belegbuchung. Solange noch nicht gebuchte Bankumsätze vorhanden sind, wird der Bankumsatz beim Belege buchen eingeblendet. Betrag und Buchungstext wird aus dem Bankumsatz übernommen. Sie brauchen nur noch die passende Buchungsvorlage anzuklicken und auf "buchen" zu drücken. Die Zuordnung zur Buchung ist im Kontoumsatz sichtbar. Soll ein Bankumsatz nicht gebucht werden, klicken Sie in dem eingeblendeten Bankumsatz auf den Betrag. Sie kommen in die Detailsicht zum Bankumsatz und können im Bankumsatz "nicht buchen" markieren.

↑ Inhalt

Eröffnungsbuchungen (nicht zwingend bei Einnahme-Überschuss-Rechnung)

Wenn Sie Collmex zum ersten Mal einsetzen, sind so genannte Eröffnungsbuchungen erforderlich, mit denen die momentanen Bestände ihres Unternehmens erfasst werden. Die Basis für diese Buchungen bildet das so genannte Inventar bzw. die Saldenlisten des vorangegangenen Jahres.

Die Eröffnungsbuchungen müssen sie nicht unbedingt als erstes buchen. Über das Belegdatum steuern Sie, wann die Buchung wirksam ist. Sie können auch in der Mitte des Jahres noch Belege zum 1.1. buchen. Für den Anfang empfiehlt es sich, nur Kasse und Bankbestand zu erfassen und dann mit der Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle zu beginnen. Wenn Sie etwas mehr Erfahrung haben, können die anderen Bestände erfasst werden.

Die Eröffnungsbuchungen führen Sie unter Buchungen → Belege buchen → Eröffnung aus.

Alle Posten, die auf der linken Seite der Bilanz stehen, sind im Soll zu buchen:

  • Grundstücke und Bauten (Vor der Buchung müssen diese Gegenstände als Anlage erfasst werden - siehe Anlagen verwalten.)
  • Betriebs- und Geschäftsausstattung (Vor der Buchung müssen diese Gegenstände als Anlage erfasst werden - siehe Anlagen verwalten.)
  • Vorräte
  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Kasse
  • Bankguthaben

Alle Posten, die auf der rechten Seite der Bilanz stehen, werden im Haben gebucht:

  • Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögen und Schulden)
  • Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • Sonstige Verbindlichkeiten

Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).

Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto des zugeordneten Rechnungsbelegs im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden.

Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.

BEISPIEL: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19% Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr

1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00
Haben84004400Erlöse 19% Ust.100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%19,00

2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben90009000Saldenvorträge1.190,00
Soll84004400Erlöse 19% Ust.1.000,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19%190,00

Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.

Collmex-Praxis

Für die Eröffnungsbuchungen stehen in Collmex eigene Buchungsvorlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung zur Verfügung.

↑ Inhalt

Offene Posten verwalten

Ein offener Posten ist eine Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde. Die Verwaltung offener Posten hat den großen Vorteil, dass Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten haben. Das heißt, Sie wissen genau, was Sie noch bezahlen müssen und welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht bezahlt haben.

Und so funktioniert es:

Es sind zwei Buchungen erforderlich:

  1. Buchung der Rechnung
  2. Buchung der Zahlung

- Buchungsvorschlag Verkauf

1. Rechnung

S/HSKR03SKR04Name
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Haben84004400Erlöse 19% Ust.
Haben17763806Umsatzsteuer 19%

Das Belegdatum entspricht dabei dem Rechnungsdatum.

2. Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Das Belegdatum entspricht dabei dem Datum des Zahlungseingangs.

Hat Ihnen Ihr Kunde mehr gezahlt, buchen Sie den Mehrbetrag entweder als Erlös oder Sie schreiben dem Kunden den Betrag gut. Dabei entsteht eine negative Forderung, die Sie entweder mit der nächsten Rechnung verrechnen oder Sie überweisen dem Kunden den Betrag zurück.

BEISPIEL: Sie haben Ihrem Kunden 119 € (incl. 19% Ust.) in Rechnung gestellt, der Kunde hat aber 120 € bezahlt.

Buchungsvorschlag Überzahlung als Erlös

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank120,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00
Haben84004400Erlöse 19% Ust.0,84
Haben17763806Umsatzsteuer 19%0,16

Buchungsvorschlag, wenn Sie dem Kunden den zuviel gezahlten Betrag gutschreiben

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank120,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen1,00

- Buchungsvorschlag Einkauf

1. Rechnung

S/HSKR03SKR04Name
Haben16003300Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Soll32005200Wareneingang
Soll15761406Vorsteuer 19%

Das Belegdatum entspricht dabei dem Rechnungsdatum.

2. Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Das Belegdatum entspricht dabei dem Datum des Zahlungsausgangs.

Collmex-Praxis

Zur Verwaltung der offenen Posten stehen Ihnen die beiden Vorlagengruppen Kunden und Lieferanten zur Verfügung.

↑ Inhalt

Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die der Förderung der Betriebseinnahmen dienen. Sie sind durch den Betrieb veranlasst. Die private Mitveranlassung der Ausgabe muss objektiv betrachtet weniger als 10 Prozent sein. (Siehe Einkommensteuer-Gesetz § 4 Abs. 4).

Beachten Sie, dass nicht alle Betriebsausgaben abzugsfähig sind (Siehe Einkommensteuer-Gesetz § 4 Abs. 5). Dazu gehören:

  • Geschenke über 35 €
  • 30% der angemessenen Bewirtungskosten
  • Bewirtungskosten in unangemessener Höhe
  • Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen
  • Verpflegungsmehraufwendungen, die die festgelegten Pauschalbeträge überschreiten
  • Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte und für Familienheimfahrten, soweit bestimmte Pauschbeträge überschritten werden.
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung. 2Dies gilt nicht, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.
  • andere Aufwendungen, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind
  • Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder

Lieferanten (Einkauf)

Wareneinkauf

Alle für die Produktion oder den Verkauf bestimmten Waren, Stoffe, Erzeugnisse oder Vorräte werden als Wareneingang gebucht. Dafür stehen folgende Konten zur Verfügung:

SKR03SKR04Name
32005200Wareneingang
33005300Wareneingang 7% Vorsteuer
34005400Wareneingang 19% Vorsteuer

Buchungsbeispiel

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben16003300Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen119,00
Soll32005200Wareneingang100,00
Soll15761406Vorsteuer 19%19,00

↑ Inhalt

Differenzbesteuerung (Einkauf)

Bei der Differenzbesteuerung nach § 25 a Umsatzsteuergesetz zahlen Sie die Umsatzsteuer nur auf die Differenz von Einkaufs- und Verkaufspreis.

In den von Collmex verwendeten Kontenrahmen sind keine speziellen Konten für die Differenzbesteuerung vorgesehen. Damit alles nachvollziehbar bleibt, sollten Sie eigene Konten für Einkauf und Verkauf anlegen.

Konten

SKR03SKR04Name
32015201Wareneingang Einzeldifferenz
81914136Umsatzerlöse nach §§ 25 und 25a UStG 19% USt
81934138Umsatzerlöse nach §§ 25 und 25a UStG ohne USt

BEISPIEL: Der Händler Müller kauft von einer Privatperson einen Tisch für 1000 €, den er für 2190 € weiterverkauft.

Buchung Einkauf (↑ Buchung Verkauf)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1000,00
Soll32015201Wareneingang Einzeldifferenz1000,00

↑ Inhalt

Warenbezugskosten (Anschaffungsnebenkosten)

Die separate Buchung der Anschaffungsnebenkosten (z.B. Transport, Verpackung) ist nicht zwingend erforderlich. Sie können in einem Betrag mit dem Kaufpreis gebucht werden.

BEISPIEL: Der Einzelhändler Schmidt bezieht Waren für 3.000 € + 570 € USt. = 3.570 €. Außerdem werden ihm Transportkosten in Höhe von 100 € + 19 USt = 119 €. in Rechnung gestellt.
Die Anschaffungskosten betragen also 3.689 € netto.

Buchung:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank3.689,00
Soll32005200Wareneingang3.100,00
Soll15761406Vorsteuer 19%589,00

Wenn Sie aber Information über die Höhe dieser Kosten z.B. für Kalkulationen benötigen, wenden Sie diese Buchung an:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank3.689,00
Soll32005200Wareneingang3.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19%589,00
Soll38005800Anschaffungsnebenkosten 100,00

↑ Inhalt

Warenrücksendungen und -gutschriften (Einkauf)

Erfüllt der Verkäufer den Kaufvertrag nicht ordnungsgemäß, kommt es zu Rücksendungen von Waren und zu Gutschriften. BEISPIELE: mangelhafte oder falsche Waren; Lieferung erfolgte nicht innerhalb Lieferfrist.

Gutschriften auf der Einkaufsseite mindern die Anschaffungskosten (Wareneingang), die Vorsteuer sowie die Verbindlichkeiten.
Die Buchung erfolgt üblicherweise, wenn die Gutschrift vorliegt.

BEISPIEL: Der Einzelhändler Müller hat Waren im Wert von 5.000 € gekauft. Er erhält und bezahlt folgende Rechnung:

Warenwert5.000,00 €
Vorsteuer950,00 €
Summe5.950,00 €

Beim Auspacken stellt er fest, das die Hälfte der Ware mangelhaft ist. Er sendet die mangelhaften Teile an den Lieferanten zurück und erhält eine Gutschrift über 2.500 € + 475 € Ust. = 2.975 €.

Buchung beim Zahlungseingang der Gutschrift

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank2.975,00
Haben32005200Wareneingang2.500,00
Haben15761406Vorsteuer 19%475,00

↑ Inhalt

Skonto, Bonus und Rabatt (Einkauf)

Skonto: Das ist der Betrag, den sich der Kunde bei der Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist vom Rechnungsbetrag abzieht. Der Skontoabzug hat für den Lieferanten eine Minderung des Ertrags und der Umsatzsteuer zur Folge. Beim Kunden mindert er die Vorsteuer und die Anschaffungskosten.

Rabatt: Ein Rabatt wird in der Regel direkt beim Ausstellen der Rechnung Preis mindernd berücksichtigt. Dabei berechnet der Lieferant die Umsatzsteuer vom bereits geminderten Rechnungsbetrag.

Bonus: Das ist ein nachträglich gewährter Preisnachlass. Er staffelt sich meist nach der Höhe des Umsatzes. Der Lieferant will damit den Kunden veranlassen möglichst viel bei ihm zu kaufen. Der Bonus mindert ebenso wie der Skonto beim Lieferanten Ertrag und Umsatzsteuer, beim Kunden Vorsteuer und Anschaffungskosten.

Rabatte, die bereits Preis mindernd auf der Rechnung berücksichtigt sind, werden in der Buchhaltung nicht erfasst. Wird ein Rabatt nachträglich gewährt oder will man die erhaltenen Rabatte gesondert buchen, steht hierfür das Konto 3770 (Erhaltene Rabatte) zur Verfügung.

Skonti können entweder auf der Habenseite des Wareneingangskontos gebucht werden oder auf das Konto 3730 (Erhaltene Skonti).
BEISPIEL: Sie haben von einem Lieferanten Waren im Wert von 1.000 € + 190 € = 1.190 € gekauft. Sie bezahlen die Rechnung acht Tage nach der Lieferung unter Abzug von 3% Skonto.

Buchung bei Zahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.1.190,00
Haben12001800Bank1.154,30
Haben37365736Erhaltene Skonti 19%30,00
Haben15761406Vorsteuer 19%5,70

Bonus: Da die erhaltenen Boni die Anschaffungskosten mindern, werden auch sie üblicherweise auf ein eigenes Konto gebucht: 3740 (Erhaltene Boni).
BEISPIEL: Ihr Lieferant gewährt Ihnen am Jahresende einen Bonus von 500 € + 95 € USt.= 595 €

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank595,00
Haben37605760Erhaltene Boni 19%500,00
Haben15761406Vorsteuer 19%95,00

↑ Inhalt

Anzahlungen (Einkauf)

Ein Unternehmer darf sich Vorsteuerbeträge grundsätzlich nur für bereits ausgeführte Leistungen abziehen. Dies gilt nicht, wenn laut § 15 Abs. 1 Nr. 1

  • eine Anzahlungsrechnung vorliegt, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist und
  • die Anzahlung erfolgt ist.

Anzahlung bei innergemeinschaftlichem Erwerb: Da die Steuer hier erst mit Ausstellung der Rechnung entsteht, werden Anzahlungen im innergemeinschaftlichen Erwerb ohne Umsatz- und Vorsteuer gebucht. Dafür stehen die Konten 1510 (SKR03) bzw. 1180 (SKR04) zur Verfügung. Siehe § 13 Abs. 1 Nr. 6.

1. Buchung der Anzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank11.900,00
Soll15181186Geleistete Anzahlungen 19%10.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19%1.900,00

2. Buchung der Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.23.800,00
Soll34005400Wareneingang 19%20.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19%3.800,00

3. Auflösung der Anzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.11.900,00
Haben15181186Geleistete Anzahlungen10.000,00
Haben15761406Vorsteuer 19%1.900,00

4. Buchung der Restzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.11.900,00
Haben12001800Bank11.900,00

↑ Inhalt

Auslandsgeschäfte (Einkauf)

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Ein innergemeinschaftlicher Erwerb liegt vor, wenn ein (vorsteuerabzugsberechtigter) Unternehmer Lieferungen von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land erhält. Er muss diese Lieferung im Inland versteuern. Die Rechnung enthält die Umsatzsteuer-ID's von Lieferant und Kunden sowie den Hinweis auf Steuerfreiheit der Lieferung. (s. §1a UStG)
BEISPIEL: Ein italienischer Unternehmer liefert 100 Anzüge zum Preis 100.000 € an einen deutschen Unternehmer.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100.000,00
Soll34255425Innergemeinschaftlicher Erwerb100.000,00
Haben17743804Umsatzsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00
Soll15741404Vorsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00

Einfuhr aus Drittländern außerhalb der EU

Beim Wareneinkauf angefallene Zölle müssen ebenfalls nicht separat ausgewiesen werden. Zur besseren Übersicht steht aber das Konto 3850 Zölle und Einfuhrabgaben zur Verfügung. Sie können diese Kosten aber auch als allgemeine Anschaffungsnebenkosten buchen (siehe Beginn des Abschnitts).

Die bezahlte Einfuhrumsatzsteuer muss dagegen separat auf dem Konto 1588 (SKR03) bzw. 1433 (SKR04) bezahlte Einfuhrumsatzsteuer ausgewiesen werden, da sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung angegeben werden muss.

BEISPIEL: Der Unternehmer Schmidt aus Berlin kauft von seinem Lieferanten Fischli aus der Schweiz Waren im Wert von 5.000 €. Laut Kaufvertrag schuldet der Leistungsempfänger (also Schmidt) Einfuhrumsatzsteuer sowie den Zoll. Laut Zollbescheid sind 816 € Einfuhrumsatzsteuer und 100 € Zoll zu zahlen. Schmidt erhält daher folgende Rechnung:

Warenwert5.000,00 €
Zoll100,00 €
Einfuhrumsatzsteuer816,00 €
Summe5.916,00 €
S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Haben12001800BankGesamtsumme5.916,00
Soll32005200Wareneingang Kaufpreis netto5.000,00
Soll38505840ZölleKosten für die Zollgebühren100,00
Soll15881433Bezahlte EinfuhrumsatzsteuerSteuerbetrag816,00

Ausländische sonstige Leistungen

Sie als Kunde schulden in diesem Fall die Umsatzsteuer (s. § 13b UStG, sog. "reverse charge"). Es muss unterschieden werden, ob der Lieferant seinen Sitz in einem EU-Land oder in einem Drittland hat, da die Beträge in unterschiedlichen Feldern der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen werden müssen.

BEISPIEL EU: Google-Anzeigen unter google.de. Ein Unternehmer schaltet bei dem in Irland ansässigen Unternehmen Anzeigen auf dessen deutscher Webseite. Das heißt, Google erbringt für den deutschen Unternehmer eine Leistung im Inland (Deutschland). Dafür erhält der Unternehmer eine Rechnung über 500 €. Der Unternehmer schuldet dafür Umsatzsteuer, kann aber diese als Vorsteuer abziehen.

Buchung EU-Ausland

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 500,00
Soll31235923Leistungen eines im anderen EG-Land ansässigen Unternehmers 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer500,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG95,00
Soll15771407Vorsteuer nach § 13b UStG95,00

Buchung Drittland

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 500,00
Soll31255925Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer500,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG95,00
Soll15771407Vorsteuer nach § 13b UStG95,00

Buchung EU-Ausland bei Nullbesteuerung (Kleinunternehmer)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank500,00
Soll31435943Sonstige Leistungen eines im anderen EG-Land ansässigen Unternehmers ohne Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer500,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG95,00
Soll21765660Nicht abziehbare Vorsteuer 19%95,00

Buchung Drittland bei Nullbesteuerung (Kleinunternehmer)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank500,00
Soll31455945Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers ohne Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer 500,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG95,00
Soll21765660Nicht abziehbare Vorsteuer 19%95,00

Auch Kleinunternehmer sind in diesem Fall umsatzsteuerpflichtig und müssen die Umsatzsteuer über die jährliche Umsatzsteuererklärung abführen. Mehr Informationen dazu in der Beschreibung der Kleinunternehmer-Regelung.

Ausländische Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer

Sie waren mit dem Auto auf Geschäftsreise in Frankreich und haben dort für 60,00 € getankt. Der gezahlte Betrag enthält 20% französische Umsatzsteuer (12,00 €). Hier stellen sich zwei Fragen:

  1. Wie wird der Steuerbetrag gebucht?
  2. Kann die Vorsteuer beim (deutschen) Finanzamt geltend gemacht werden?

Der Betrag geht komplett, also inklusive der gezahlten Umsatzsteuer als Aufwand in die Betriebsausgaben ein - in dem speziellen Fall also auf die Konten 4530 (SKR03) bzw. 6530 (SKR04) Laufende Kfz - Betriebskosten.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank60,00
Soll45306530Laufende Kfz - Betriebskosten60,00

Die bezahlte ausländische Umsatzsteuer kann nicht über die deutsche Umsatzsteuervoranmeldung erstattet werden. Den gezahlten Steuerbetrag können Sie jedoch ab 2010 beim Bundeszentralamt für Steuern geltend machen.

Wird Ihnen die ausländische Umsatzsteuer erstattet, erfolgt die Buchung auf das Aufwandskonto, auf das Sie zuvor die Steuer gebucht haben.

Buchung bei Erstattung der Steuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank12,00
Haben45306530Laufende Kfz - Betriebskosten12,00

Haben Sie häufig solche Rechnungen, sollten Sie sich ein eigenes Aufwandskonto (kein Steuerkonto) für die Steuerbeträge anlegen, um bei der Erstattung nicht mühsam ermitteln zu müssen, welche Aufwandskonten gebucht werden müssen.

Hat der Rechnungsaussteller seinen Sitz in der EU, können Sie auch versuchen, ihm Ihre Umsatzsteuer-ID nachträglich zu übermitteln und eine korrigierte Rechnung ohne Umsatzsteuer anzufordern (s. dann Innergemeinschaftlicher Erwerb bzw. Ausländische sonstige Leistungen.

↑ Inhalt

Vorlageprovision

Sie beziehen Ware aus einem Drittland. Beim Import müssen Sie Zoll bezahlen, den aber der Versender für Sie vorlegt hat. Der Versender stellt Ihnen die Zollgebühr später in Rechnung und berechnet für seine Dienstleistung eine Gebühr, die sogenannte Vorlageprovision.

Beispiel: Der Versender stellt seinem Kunden eine Rechnung über 12 € Zoll und 10,50 € Vorlageprovision zzgl. 2 € Vorsteuer.

BUCHUNG

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank22,00
Soll49006300Sonstige betriebliche Aufwendungen10,50
Soll15761406Vorsteuer 19%2,00
Soll38505840Zölle und Einfuhrabgaben10,00

↑ Inhalt

Leergut

Häufig kann der Käufer dem Verkäufer die Transportverpackung gegen Kostenerstattung zurückgeben. In diesem Fall ist es sinnvoll ein gesondertes Konto für die Verpackung zu führen.

BEISPIEL: Der Einzelhändler Schmidt erhält zu einer Warenlieferung folgende Rechnung:

Warenwert400,00 €
Transportkosten50,00 €
Verpackungskosten (6 Behälter)150,00 €
19% Umsatzsteuer114,00 €
Summe714,00 €

1. Buchung bei Wareneingang

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank714,00
Soll32005200Wareneingang400,00
Soll38005400Anschaffungsnebenkosten50,00
Soll38305820Leergut150,00
Soll15761406Vorsteuer 19%114,00

2. Buchung nach Rückgabe des Leerguts

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank178,50
Haben38305820Leergut150,00
Haben15761406Vorsteuer 19%28,50

↑ Inhalt

Erhaltene Provisionen

Sie erhalten von Ihrem Lieferanten Verkaufsprovisionen. Dafür stehen die Konten 8500 (SKR03) und 4569 (SKR04) zur Verfügung. Provisionen unterliegen in der Regel der Umsatzsteuer. Die Steuerbefreiung für Provisionen ist im § 4 des Umsatzsteuergesetzes (Nr. 5 und Nr. 8 ff) geregelt.

Buchung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben85004569Provisionserlöse
Haben17763806Umsatzsteuer 19%

↑ Inhalt

Baudienstleistungen

Bauunternehmer A lässt sich von Bauunternehmer B einen Rohbau errichten. Dieser stellt A dafür 80.000 € in Rechnung. Die Leistung des Subunternehmers unter § 13b Abs. 1 Nr. 4. A bucht diese wie folgt:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 80.000
Soll31205920 Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer80.000
Soll15771407Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG 19% 15.200
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19%15.200

↑ Inhalt

Sonstige Betriebsausgaben

Porto

Wenn Portokosten entstehen z.B. für den Versand von Rechnungen, handelt es sich um eine abzugsfähige Betriebsausgaben. Das Porto der Deutschen Post ist steuerfrei und wird ohne Vorsteuer gebucht. Das Porto anderer Versender wird mit 19% Vorsteuer gebucht.

Buchung Porto Deutsche Post

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben10001200Kasse10,00
Soll49106800Porto10,00

Buchung Porto mit Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben10001200Kasse11,90
Soll49106800Porto10,00
Soll15761406Vorsteuer 19%1,90

↑ Inhalt

Telefon-, Fax- und Internetkosten


Für Telefon-, Fax- und Internetkosten stehen in den Kontenrahmen je zwei Konten zur Verfügung.

Die Konteneinteilung und -bezeichnung ist in Zeiten der Flatrate zwar nicht mehr ganz passend, findet aber weiter Verwendung. Der Einfachheit halber empfehlen wir die Kosten für Telefon (Festnetz und Mobil) sowie für Fax und Internet auf das Konto für Telefon zu buchen.

SKR03SKR04Name
49206805Telefon
49256810Telefax- und Internetkosten

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank119,00
Soll49206805Telefon100,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%19,00

Bitte beachten Sie, dass beim Jahresabschluss der steuerpflichtige, private Anteil der Nutzung ermittelt werden muss.

↑ Inhalt

Bewirtung

Bei Bewirtung unterscheidet man zwischen geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungen.

Die Bewirtungsrechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • Wie bei anderen Rechnungen (siehe oben)
  • Der Beleg muss detailliert, maschinell erstellt und registriert sein.
  • Auf dem Beleg müssen Sie ihren Namen und die Namen der Kunden oder Geschäftspartner aufführen. Achten Sie bitte darauf, dass die Teilnehmer eindeutig identifizierbar sein müssen. Also geben Sie entweder die Firma oder die Adresse der Personen an.
  • Der Grund der Bewirtung muss möglichst eindeutig angegeben sein.
  • Auch ihr Name und ihre Unterschrift dürfen auf der Bewirtungsrechnung nicht fehlen.

Geschäftliche Bewirtung

Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn Sie z.B.

  • damit Geschäftsbeziehungen pflegen oder
  • anbahnen (z.B. Akquisition) oder wenn die Bewirtung
  • der Öffentlichkeitsarbeit dient (z.B. Feier zur Geschäftseröffnung)

Die Kosten einer geschäftlichen Bewirtung dürfen nur zu 70% als Geschäftsausgaben abzogen werden. Die Vorsteuer kann in vollem Umfang geltend gemacht werden.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Haben12001800BankBruttobetrag119,00
Soll46506640Bewirtungskosten70% des Nettobetrags70,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%Vorsteuer 19% aus den 70% des Nettobetrags13,30
Soll46546644Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten30% des Nettobetrags30,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%Vorsteuer 19% aus den 30% des Nettobetrags5,70

Betriebliche Bewirtung

Die Kosten der betrieblichen Bewirtung können zu 100% als Betriebsausgaben abgezogen werden. Eine betriebliche Bewirtungen sind z.B.

  • Arbeitnehmer-Bewirtungen
  • Produkt-Verkostungen

Buchung Arbeitnehmer-Bewirtung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank119,00
Soll41406130Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 100,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19% (bei 7% SKR03:1571/SKR04: 1401)19,00

Buchung betriebliche Bewirtung ohne Arbeitnehmer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank119,00
Soll46506640Bewirtungskosten100,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19% (bei 7% SKR03:1571/SKR04: 1401)19,00

Bewirtungen in Büro- und Geschäftsräumen

Findet die Bewirtung in den Räumen Ihrer Firma oder Praxis statt, dürfen die Bewirtungskosten nur zu 70% als Betriebsausgaben abgezogen werden. Handelt es sich nur um Kleinigkeiten, ist der Abzug zu 100% erlaubt.

Collmex-Praxis

Für die Buchung der geschäftlichen Bewirtung steht in der Vorlagengruppe Ausgaben die Vorlage Bewirtung zur Verfügung.

↑ Inhalt

Geschenke an Geschäftspartner oder Kunden

Welche Voraussetzungen muss ein Beleg erfüllen, damit er als Betriebsausgabe anerkannt wird?

  • Der Name des Beschenkten muss angegeben sein.
  • Das Geschenk darf nicht mehr als 35 € (+ USt.) pro Person und Jahr gekostet haben.
  • Bei Nullbesteuerung gilt: Das Geschenk darf nicht teuer als 35 € inkl. USt. sein!

Buchung Geschenke bis 35 €

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank41,65
Soll46306610Geschenke abzugsfähig35,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19% (bei 7% SKR03:1571/SKR04: 1401)6,65

Geschenke, die mehr als 35 € gekostet haben, werden nicht - auch nicht anteilig - als Betriebsausgabe anerkannt.

Buchung Geschenke über 35 €

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank70,00
Soll46356620Geschenke nicht abzugsfähig70,00

↑ Inhalt

Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 Euro (z. B. Blumen, Wein, ein Buch, ein Kuchen ...), die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank47,60
Soll46536643Aufmerksamkeiten40,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19% (bei 7% SKR03:1571/SKR04: 1401)7,60

Collmex-Praxis

Das Konto für Aufmerksamkeiten steht im Programm nicht zur Verfügung, kann aber bei Bedarf angelegt werden.

↑ Inhalt

Paypal-Gebühren

Wie Sie Paypal-Umsätze und die Gebühren buchen, wird unter diesem Link beschrieben.

↑ Inhalt

Fremdleistungen

Fremdleistungen sind Leistungen, die Sie einkaufen, um Waren herzustellen, Dienstleistungen zu erbringen oder das Unternehmen zu führen.

BEISPIELE

Zur Buchung von Fremdleistungen stehen folgende Konten zur Verfügung: 3100, 4909 (SKR03) bzw. 5900, 6303 (SKR04).

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll3100, 49095900, 6303Fremdleistungen
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%

Achtung: Kosten für (Software-)Lizenzen und Konzession sind anders zu buchen. Siehe Abschnitt Lizenzen, Konzessionen. Dazu gehören auch die Collmex- und Afterbuy-Gebühren.

Collmex-Praxis

Buchungsvorlage Fremdleistungen in der Vorlagengruppe Ausgaben

↑ Inhalt

Steuerberater- und Anwaltskosten

Die Kosten für Anwalt, Steuerberater und sonstige Berater (z.B. Unterehmensberater) sind zwar auch Fremdleistungen. Für diese steht aber ein eigenes Konto zur Verfügung.

Buchungsbeispiel

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1190,00
Soll49506825Rechts- und Beratungskosten1000,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%190,00

↑ Inhalt

Miete und Mietkaution

Die Miete für Ihre betrieblich genutzten Räume und Miete für die Einrichtung werden auf gesonderte Konten gebucht. Gelegentlich wird Ihnen für die Miete auch Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Bitte prüfen Sie den Mietvertrag.
Die Mietkaution wird als Forderung gebucht.

Buchungsbeispiel Raummiete mit Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1190,00
Soll42106310Miete1000,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%190,00

Buchungsbeispiel Raummiete ohne Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1000,00
Soll42106310Miete1000,00

Buchungsbeispiel Miete für Einrichtungen mit Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1190,00
Soll49606835Mieten für Einrichtungen1000,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%190,00

Buchungsbeispiel Miete für Einrichtungen ohne Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1000,00
Soll49606835Mieten für Einrichtungen1000,00

Buchungsbeispiel Kautionszahlung

Haben12001800Bank1000,00
Soll15251350Kautionen1000,00

Buchungsbeispiel Rückerstattung Kaution

Soll12001800Bank1000,00
Haben15251350Kautionen1000,00

↑ Inhalt

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer ist eine private Steuer, die sich nicht auf den Gewinn auswirkt. Sie wird nur dann gebucht, wenn die Zahlungen über das Geschäftskonto erfolgen. Hierfür verwenden Sie die Konten Sie 1810 (SKR03) bzw. 2150 (SKR04) Privatsteuern.

Zahlung und Nachzahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll18102150Privatsteuern

Rückerstattung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben18102150Privatsteuern

↑ Inhalt

Körperschaftssteuer

Die Körperschaftssteuer ist eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe.

Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll22007600Körperschaftssteuer

Wie Sie Rückstellungen zur Körperschaftssteuer behandeln, wird unter diesem Link am Beispiel der Gewerbesteuer beschrieben. Für die Buchung der Rückstellungen stehen die Konten 963 (SKR03) und 3040 (SKR04) zur Verfügung.

↑ Inhalt

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer ist eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Sie wird auf die Konten 4320 (SKR03) bzw. 7610 (SKR04) Gewerbesteuer gebucht.

Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll43207610Gewerbesteuer

Rückerstattung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben43207610Gewerbesteuer

Wie Sie Rückstellungen zur Gewerbesteuer behandeln, wird unter diesem Link beschrieben.

↑ Inhalt

Gewerbe-Anmeldung (Handelsregister-Gebühren usw.)

Da die Kosten für die Gewerbeanmeldung direkt bei der Anmeldung bezahlt werden müssen und die Zahlung in der Regel bar erfolgt, buchen Sie den Betrag entweder auf das Konto Kasse oder als Privateinlage. Kosten für das Handelsregister werden üblicherweise per Banküberweisung gezahlt und somit auf das Konto Bank gebucht.

S/HSKR03SKR04Name
Haben10001600Kasse
Soll49006300Sonstige betriebliche Aufwendungen

↑ Inhalt

Versicherungen

Bei Versicherungen sind private und betriebliche Versicherungen zu unterscheiden. Bei Versicherungen wird keine Vorsteuer abgezogen. Der gesamte Betrag (inklusive Versicherungssteuer) wird auf ein Konto gebucht.

Folgende Versicherungen werden als Betriebsausgaben erfasst:

  • gewerbliche oder berufliche Haftpflichtversicherung
  • Kfz-Versicherung für betrieblich genutzte Fahrzeuge
  • Beitrag des Unternehmers zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft)
  • betriebliche Kfz-Kasko
  • betriebliche Feuerschutz- oder Diebstahlversicherung

Konten für betriebliche Versicherungen

SKR03SKR04Bezeichnung
43606400Versicherungen
45206520Kfz-Versicherungen
47506760Transportversicherungen

Folgende Versicherungen dürfen nicht als Betriebsausgaben erfasst werden:

  • private oder gesetzliche Krankenversicherung des Unternehmers
  • Rentenversicherung des Unternehmers
  • sonstige private Versicherungen

Tritt ein Versicherungsfall ein und die Versicherung zahlt, muss die Zahlung als Betriebseinnahme gebucht und versteuert werden. Die Buchung erfolgt auf die Konten 2742 (SKR03) bzw. 4970 (SKR04).

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank100,00
Haben27424970Versicherungsentschädigungen100,00

Zahlt die Versicherung von einer Reparatur-Rechnung den Aufwand direkt an den Dienstleister und Sie zahlen den Vorsteuer-Anteil buchen Sie die Rechnung wie folgt:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank19,00
Haben27424970Versicherungsentschädigungen100,00
Soll45406540Kfz-Reparaturen100,00
Soll15761406Vorsteuer 19%19,00

↑ Inhalt

Säumnis- und Verspätungszuschläge

Für die Buchung der Säumnis- und Verspätungszuschläge für Ihre Betriebssteuererklärungen oder -voranmeldungen stehen Konten 4396 (SKR03) und 6436 (SKR04) zur Verfügung.

BEISPIEL

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100,00
Soll43966436Steuerlich abzugsfähige Verspätungszuschläge und Zwangsgelder100,00

↑ Inhalt

Beiträge

Beiträge an berufsständische Organisationen, die berufsspezifische Interessen vertreten und Pflichtbeiträge an Kammern (IHK, HWK) können als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dafür stehen die Konten 4380 (SKR03) und 6420 (SKR04) zur Verfügung.

Buchung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll43806420Beiträge

Nicht abzugsfähig sind z.B. Beiträge an Versorgungseinrichtungen. Sie werden als Privatentnahmen gebucht.

↑ Inhalt

Spenden

Spenden sind nur zum Teil steuerlich abziehbar. Dafür ist aber ein Spendenquittung erforderlich. Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung:

SKR03SKR04Name
23806390Zuwendungen, Spenden, steuerlich nicht abziehbar
23816391Zuwendungen, Spenden für wissenschaftliche und kulturelle Zwecke
23826392Zuwendungen, Spenden für mildtätige Zwecke
23836393Zuwendungen, Spenden für kirchliche, religiöse und gemeinnützige Zwecke
23846394Zuwendungen, Spenden an politische Parteien
23876395Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für gemeinnützige Zwecke i.S.d. § 52 Abs. 2 Nr. 1-3 AO
23886396Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für gemeinnützige Zwecke i.S.d. § 52 Abs. 2 Nr. 4 AO
23896397Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für kirchliche, religiöse und gemeinnützige Zwecke
23906398Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für wissenschaftliche, mildtätige und kulturelle Zwecke

BEISPIEL für eine Geldzuwendung/Spende

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100,00
Soll23826392Zuwendungen, Spenden für mildtätige Zwecke100,00

Eine Zuwendung/Spende kann auch in Form von Arbeiten erfolgen.
BEISPIEL: Ein Webdesigner gestaltet unentgeltlich die Webseite einer kirchlichen Organisation. Die Leistung hätte mit Umsatzsteuer 1190,00 € gekostet.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben84004400Erlöse 19%1.000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%190,00
Soll23836393Zuwendungen, Spenden für kirchliche, religiöse und gemeinnützige Zwecke1.190,00

Collmex-Praxis

Die Konten legen Sie in Collmex unter Verwaltung → Konto selbst an. Sie stehen im Standard nicht zur Verfügung.

↑ Inhalt

Lizenzen (z.B. Collmex-Gebühren), Konzessionen

Durch die Änderung im Gewerbesteuer-Gesetz § 8 1.f sind Aufwendungen ab 1.1.2008 für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (insbesondere Konzessionen und Lizenzen) für die Gewerbesteuer relevant. Deshalb sollten diese Kosten gesondert gebucht werden. Dazu gehören auch die monatlichen Collmex-Gebühren. In der Buchhaltung wurden deshalb die neuen Konten 4964 (SKR03) und 6837 (SKR04) eingeführt.

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll49646837Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%

Beachten Sie, dass für die Gewerbesteuer ein Freibetrag von 100.000 € für solche Aufwendungen gilt. Für die meisten kleineren Unternehmen hat die Regelung in der Praxis deshalb keine Auswirkung.

↑ Inhalt

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Alle betrieblich veranlassten Ausgaben, für die es keine eigenen Konten gibt (z.B. Installationskosten für Betriebsausstatttung), buchen Sie auf die Konten für Sonstige betriebliche Aufwendungen.

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll2300 oder 49006300Sonstige betriebliche Aufwendungen
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%

↑ Inhalt

Diebstahl und andere Verluste des Umlaufvermögens

Wurden Werte des Umlaufvermögen gestohlen oder zerstört, wird der Verlust als Betriebsausgabe gebucht.

BEISPIEL: Die Firmen-EC-Karte wurde gestohlen und es wurden 2.000 € vom Geschäftskonto abgehoben.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank2.000
Soll23256905Verluste aus Abgang von Umlaufvermögen2.000

↑ Inhalt

Kleidung

Arbeits- oder Berufsbekleidung kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, wenn es sich um typische Kleidung eines Berufes handelt wie z.B. Arbeitsschutzhelm, Blaumann, Anwaltsrobe, Stahlkappenschuhe.

Nicht zu Betriebsausgaben gehört Kleidung, die auch im privaten Umfeld genutzt werden kann (Jeans, T-Shirts, Anzüge).

Die Kosten werden als Sonstige betriebliche Aufwendungen gebucht.

↑ Inhalt

Reinigung

Die Reinigung von Geschäftsräumen sowie von Material können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Die Kosten können entweder auf das Konto Reinigung oder alternativ als Sonstige betriebliche Aufwendungen gebucht werden.

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll42506330Reinigung
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%

↑ Inhalt

Kontoführung, Rücklastschrift-Gebühren

Für die Kosten der Kontoführung, Gebühren für die Geldabhebung sowie Kosten, die Ihnen Ihr Lieferant für Rücklastschriften in Rechnung stellt, stehen die Konten 4970 (SKR03) und 6855 (SKR04) zur Verfügung.

Die Gebühren, die Ihnen die Bank berechnet enthalten meist keine Vorsteuer und werden deshalb wie folgt gebucht:

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs

Berechnet Ihnen Ihr Lieferant aber z.B. Rücklastschrift-Gebühren weiter, die ihm entstanden sind, enthalten diese dieselbe Vorsteuer wie die eigentliche Rechnung, da es sich hier um eine Nebenleistung zur Hauptleistung handelt.

BEISPIEL

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank10,31
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs8,66
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%1,65

↑ Inhalt

Werbekosten

Werbekosten sind Kosten, die für Leistungen oder Materialien im Rahmen der Verkaufsförderung entstehen (z.B. Anzeigen, Plakate, Kosten für Verkaufsplattformen).

ACHTUNG bei Leistungen von Google, Facebook und anderen Unternehmen, die außerhalb Deutschlands ansässig sind. Wie diese zu buchen sind, erfahren Sie ↑ hier.

BUCHUNG

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll46006600Werbekosten119,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%19,00
Haben12001800Bank119,00

↑ Inhalt

Warenmuster

Ein Warenmuster ist ein Probeexemplar eines Produkts, das Händlern oder Influencern zur Bewertung überlassen wird. Die Maßnahme dient der Verkaufsförderung.

BEISPIEL: Ein Lieferant überlässt Ihnen zum Testen eine Kaffeemaschine als unentgeltliches Warenmuster im Wert von 700,00 €.

BUCHUNG

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll46006600Werbekosten700,00
Haben89494679Unentgeltliche Zuwendung von Waren ohne USt700,00

↑ Inhalt

Reisekosten (Unternehmer, Arbeitnehmer)

Reisekosten sind Kosten, die im Rahmen einer überwiegend beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu gehören:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten.

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig ist.

Ist die Reise teilweise privater Natur, muss der private Anteil ermittelt und herausgerechnet werden.

Reiseweg und Reisedauer müssen aufgezeichnet und anhand von Belegen nachgewiesen werden.

Verpflegungskosten

Egal, wie viel Geld Sie auf Ihren Dienstreisen für Verpflegung ausgegeben haben, kann pro Tag nur eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Die Abrechnung erfolgt pro Kalendertag.

Bei Inlandsreisen gelten folgende Sätze:

Eintägige Auswärtstätigkeiten ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden14,00 €
Mehrtägige Auswärtstätigkeiten für den An- und Abreisetag14,00 €
für Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit28,00 €

Hier finden Sie alle Auslandspauschalen. War eine Reise im Inland und im Ausland, so gilt für den Kalendertag, der im In- und Ausland verbracht wurde, die Auslandspauschale. Wurden an einem Tag mehrere Länder bereist, gilt die Pauschale für das Land, das zuletzt an diesem Tag erreicht wurde.

Collmex-Praxis

In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind alle aktuellen Verpflegungspauschalen hinterlegt. Es ist allerdings nicht möglich sogenannte Kettenreisen (mehrere Reiseziele) zu erfassen. In diesem Fall wird für jedes Reiseziel eine eigene Reise angelegt.

↑ Inhalt

Übernachtungskosten

Als Unternehmer können Sie nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen. Kosten für Frühstück, Minibar und sonstiges müssen herausgerechnet werden.

Der Arbeitgeber kann aber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten nach Pauschalen oder den tatsächlich angefallenen Kosten ersetzen.

Ist das Frühstück bereits im Übernachtungspreis enthalten, muss pro Übernachtung eine Pauschale von 4,80 € bei Übernachtungen im Inland herausgerechnet werden. Fand die Übernachtung im Ausland statt, wird der Übernachtungsbetrag um 20% der max. Verpflegungspauschale reduziert.

BEISPIEL: Sie waren auf Geschäftsreise in Österreich und haben einmal übernachtet. Die Rechnung beträgt 150 €. Das Frühstück war im Preis inbegriffen. Die max. Verpflegungspauschale für Österreich beträgt 36 €. 20% davon sind 7,20 €. Sie müssen also von 150 € 7,20 € für das Frühstück abziehen. Es verbleiben 142,80 € als Betriebsausgabe.

Collmex-Praxis

In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind alle aktuellen Übernachtungspauschalen hinterlegt. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer im Programm angelegt, werden keine Übernachtungspauschalen berechnet.

↑ Inhalt

Fahrtkosten

Alle tatsächlich angefallenen Fahrtkosten (Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Schiff) sind als Betriebsausgaben abzugsfähig bzw. können dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden.
Bei Fahrten mit einem Privat-Fahrzeug werden die Kosten pauschal pro Kilometer abgerechnet. Die Höhe der Pauschale ist abhängig von dem verwendeten Fahrzeug.

FahrzeugKilometerpauschale (€/km)
Pkw0,30
Motorrad & Motorroller0,13
Moped & Mofa0,08
Fahrrad0,05

Möglich ist außerdem, dass Sie die Kosten mit einem individuellen Kilometersatz abrechnen. Das ist sinnvoll, wenn Sie ein kostenintensives Fahrzeug haben (hohe Unterhaltungskosten, hoher Kaufpreis). Als Berechnungsgrundlage werden alle Kosten berücksichtigt, die im Zusammenhang mit der Unterhaltung des Fahrzeugs stehen:
  • Versicherung
  • Reparaturen
  • Abschreibung
  • Darlehenszinsen
  • Garagenmiete

Sind Sie mit dem Geschäftswagen gefahren, werden die Kosten als "Kfz-Kosten" erfasst und fließen nicht mit in die Reisekostenabrechnung ein.

Collmex-Praxis

In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind die aktuellen Kilometerpauschalen für PKW und Mitfahrer hinterlegt.

↑ Inhalt

Nebenkosten

Aufwendungen, die während einer Geschäftsreise entstanden sind und nicht zu den anderen Kostenarten gehören, können ebenfalls als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu gehören:

  • Straßengebühren
  • Parkgebühren
  • Gepäckaufbewahrung
  • Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
  • Eintrittskarten für Veranstaltungen (Messen, Vorträge), vorausgesetzt diese sind geschäftlich veranlasst.
  • Kosten für eine Begleitperson, sofern deren Mitnahme geschäftlich erforderlich war.
  • etc.

Kosten für Gegenstände des persönlichen Bedarfs, die im Rahmen der Reise anfallen, sind keine Betriebsausgaben. Dazu gehören:

  • Toilettenartikel
  • Kleidung

↑ Inhalt

Buchung von Reisekosten

Bei Auszahlung der Reisekosten über die Bank verwenden Sie statt dem Konto Kasse das Konto Bank. Zahlt sich der Unternehmer die Reisekosten nicht aus, erfolgt die Buchung auf das Konto Privateinlagen (nur bei Personengesellschaften).

Reisekosten Unternehmer

S/HSKR03SKR04Name
Haben10001600Kasse
Soll46706670Reisekosten Unternehmer

Reisekosten Arbeitnehmer

S/HSKR03SKR04Name
Haben10001600Kasse
Soll46606650Reisekosten Arbeitnehmer

↑ Inhalt

Weiterberechnung an Kunden

Ob und wie Sie Reisekosten an Kunden weiter berechnen, bleibt Ihnen überlassen, d.h. Sie sind nicht an die gesetzlich festgelegten Sätze gebunden. Die Fakturierung von Reisekosten an Kunden ist ein getrennter Geschäftsvorfall, der mit der eigentlichen Reisekostenabrechnung nichts zu tun hat. Sofern Reisekosten weiterberechnet werden, erscheinen diese üblicherweise in der Kundenrechnung als separate Position. Die Verbuchung erfolgt dann im Rahmen der Ausgangsrechnung auf die üblichen Erlös- und Steuerkonten wie bei jeder anderen Ausgangsrechnung auch.

↑ Inhalt

Einnahmen/Verkauf

Warenverkauf

Wenn Sie Waren verkaufen, gibt zwei Möglichkeiten der Buchung:

1. Buchung bei Bezahlung der Rechnung (Nicht bei Soll-Besteuerung): Das ist die einfachste Lösung, hat aber den Nachteil, dass Sie keinen Überblick über noch zu zahlende Rechnungen (Offene Posten) haben.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank119,00
Haben84104410Erlöse 19%100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%19,00

2. Buchung in zwei Stufen

  • Buchung der Ausgangsrechnung
S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00
Haben84104410Erlöse 19%100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%19,00
  • Zahlung der Rechnung
S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank119,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00

Collmex-Praxis

Für die Buchung in zwei Stufen stehen in Collmex buchhaltung basic, basic, plus, pro und verein Buchungsvorlagen unter der Rubrik "Kunden" zur Verfügung. Wenn Sie Rechnungen mit Collmex erstellen, können Sie diese direkt in die Buchhaltung übernehmen.
Für die Buchung bei Zahlung der Rechnung finden Sie die Vorlage unter "Einnahmen/Ausgaben" bzw. unter "Ausgaben" in Collmex buchhaltung free & light.

↑ Inhalt

Differenzbesteuerung (Verkauf)

Bei der Differenzbesteuerung nach § 25 a Umsatzsteuergesetz zahlen Sie die Umsatzsteuer nur auf die Differenz von Einkaufs- und Verkaufspreis.

In den von Collmex verwendeten Kontenrahmen sind keine speziellen Konten für die Differenzbesteuerung vorgesehen. Damit alles nachvollziehbar bleibt, sollten Sie eigene Konten für Einkauf und Verkauf anlegen.

BEISPIEL: Der Händler Müller kauft von einer Privatperson einen Tisch für 1000 €, den er für 2190 € weiterverkauft.

Buchung Verkauf (↑ Buchung Einkauf)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank2190,00
Haben81934138Umsatzerlöse nach §§ 25 und 25a UStG ohne USt1000,00
Haben81914136Umsatzerlöse nach §§ 25 und 25a UStG 19% USt1000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%190,00

Bei der Differenzbesteuernung nach § 25a USTG darf in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden ( § 14a Abs. 6 Umsatzsteuer-Gesetz & R 276a UStR 2008 Abs. 16), es muss aber der Hinweis auf die steuerliche Besonderheit enthalten sein („Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ ).

Collmex-Praxis

Um dies in der Rechnung richtig abzubilden, legen Sie eine steuerfreie Erlösart mit dem für Sie relevanten Text an (Verwaltung --> Firma --> Steuerfreie Erlösarten). In der Rechnung oder im Produkt wählen Sie dann diese Erlösart im Feld 'Umsatzsteuer' aus.

Steuerfreie Erlösarten stehen in den Versionen Collmex plus und Collmex pro zur Verfügung.

↑ Inhalt

Warenvertriebskosten (Verkauf)

Beim Vertrieb von Waren können folgende Kosten anfallen:

  • Versandkosten
  • Nachnahmegebühr
  • Vermittlungsgebühren (Provisionen)

Berechnen Sie Ihrem Kunden die Vertriebskosten, so werden diese zusammen mit der Hauptleistung als normaler Erlös gebucht. Sie verkaufen Waren im Wert von 190,- € und berechnen 10,- € Versandkosten:

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank 238,00
Haben84104410Erlöse 19%200,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%38,00

Warenvertriebskosten sind eine sogenannte Nebenleistung zur Hauptleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (s. Umsatzsteuer-Anwendungserlass 3.10. Einheitlichkeit der Leistung).

Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann.

Collmex-Praxis

Bei Collmex wird die Umsatzsteuer der Nebenleistung anteilig zum Wert der Hauptleistung berechnet.

↑ Inhalt

Warenrücksendungen und -gutschriften (Verkauf)

Kommt es zu Gutschriften auf der Verkaufsseite, so schmälern diese den Verkaufserlös, die Umsatzsteuer sowie die Forderungen.

Ein Lieferant hat einem Kunden Waren im Wert von 3.000 € + 570 € USt. = 3570 € geliefert. Der Kunde sendet einen Teil der Ware wegen Mängeln zurück. Der Lieferant erteilt seinem Kunden eine Gutschrift über 1.000 € + 190 € USt. = 1190 €.

Buchung bei Zahlungsausgang der Gutschrift

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 1.190,00
Soll84104410Erlöse 19%1.000,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19%190,00

↑ Inhalt

Skonto, Bonus und Rabatt (Verkauf)

Skonto: Das ist der Betrag, den sich der Kunde bei der Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist vom Rechnungsbetrag abzieht. Der Skontoabzug hat für den Lieferanten eine Minderung des Ertrags und der Umsatzsteuer zur Folge. Beim Kunden mindert er die Vorsteuer und die Anschaffungskosten.

Rabatt: Ein Rabatt wird in der Regel direkt beim Ausstellen der Rechnung Preis mindernd berücksichtigt. Dabei berechnet der Lieferant die Umsatzsteuer vom bereits geminderten Rechnungsbetrag.

Bonus: Das ist ein nachträglich gewährter Preisnachlass. Er staffelt sich meist nach der Höhe des Umsatzes. Der Lieferant will damit den Kunden veranlassen möglichst viel bei ihm zu kaufen. Der Bonus mindert ebenso wie der Skonto beim Lieferanten Ertrag und Umsatzsteuer, beim Kunden Vorsteuer und Anschaffungskosten.

Rabatte, die bereits Preis mindernd auf der Rechnung berücksichtigt sind, werden in der Buchhaltung nicht erfasst. Wird ein Rabatt nachträglich gewährt oder will man die gewährten Rabatte gesondert buchen, stehen hierfür die Konten 8790 (SKR03) und 4790 (SKR04) zur Verfügung.

Skonti mindern den Erlös und werden auf einem gesonderten Konto erfasst.
BEISPIEL: Sie haben waren im Wert von 10.000 € + 1.900 € USt. = 11.900 € verkauft. Der Kunde zahlt innerhalb der vereinbarten Frist von 14 Tagen und zieht 3% (357 €) vom Rechnungsbetrag ab.

Buchung bei Zahlungseingang

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank11.543,00
Soll87364736Gewährte Skonti 19%300,00
Soll17763806USt. 19%57,00
Haben14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.11.900,00

Boni mindern den Erlös und werden auf die Konten 8736 (SKR03) und 4736 (SKR04) gebucht.
BEISPIEL: Sie gewähren einem Kunden am Jahresende einen Bonus von 1.000 € + 190 € USt. = 1.190 €.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 1.190,00
Soll87604760Gewährte Boni 19%1.000,00
Soll17763806USt. 19%190,00

↑ Inhalt

Mahngebühren (Verkauf)

Ein Kunde zahlt die Rechnung nicht fristgerecht. Sie mahnen ihn und fordern ihn zur Zahlung der Rechnung mit Mahngebühren auf. Daraufhin bezahlt der Kunde die Rechnung inklusive Mahngebühren.
Die Gebühren stellen für Sie einen Erlös dar, der umsatzsteuerlich nicht relevant ist.

BEISPIEL: Der Kunde hat 101,00 € überwiesen. Darin sind 1,00 € Mahngebühr enthalten.

Buchung bei der Verwaltung offener Posten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank101,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen100,00
Haben86004830Sonstige betriebliche Erlöse1,00

Buchung ohne offene Posten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank101,00
Haben86004830Sonstige betriebliche Erlöse1,00
Haben84004400Erlöse 19%84,03
Haben17763806USt. 19%15,97

↑ Inhalt

Provisionen (Verkauf)

Sie gewähren Ihrem Geschäftspartner Provisionen für den Verkauf Ihrer Waren oder Dienstleistungen. Für die Buchung stehen die Konten 4760 (SKR03) und 6770 (SKR04) zur Verfügung.

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll47606770Verkaufsprovisionen
Soll15761406Vorsteuer 19%

↑ Inhalt

Rücklastschrift (Rückbuchung)

Wenn Sie von Ihrem Kunden den Rechnungsbetrag per Lastschrift einziehen und dessen Konto nicht gedeckt ist, die Bankverbindung nicht korrekt ist oder der Kunde Widerspruch gegen die Lastschrift eingelegt hat, kommt es zur Rückbuchung, der so genannten Rücklastschrift. Die Kosten für die Rücklastschrift dürfen die Banken seit dem BGH-Urteil vom 8.3.2005 nicht mehr direkt dem Kontoinhaber in Rechnung stellen. Statt dessen reicht die Schuldner-Bank (Bank des Kunden) die Kosten an die Gläubiger-Bank (=Ihre Bank) weiter. Diese belastet dann wiederum Ihr Konto mit dem ursprünglichen Betrag, den Gebühren der Schuldner-Bank plus den Gebühren der Gläubiger-Bank.

Ihr Konto wird belastet um:

  • den Rechnungsbetrag,
  • die Gebühr der Bank des Kunden und
  • und die Gebühr Ihrer eigenen Bank

Die Rücklastschrift hat zur Folge, dass eine neue Forderung entsteht. Außerdem sind Ihnen Kosten für die Rücklastschrift-Gebühr entstanden.

BEISPIEL: Sie haben von Ihrem Kunden 100 € eingezogen. Dessen Konto war nicht gedeckt. Es kommt zur Rücklastschrift. Außerdem berechnet Ihnen die Bank eine Gebühr von 8,50 €.

Buchung Bankumsatz

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank108,50
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen ...100,00
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs8,50

Die Buchung hat keinen direkten Bezug mehr zu der Rechnung, da es sich bei der Rücklastschrift um einen neuen Geschäftsvorfall handelt. Sie sollten deshalb im Buchungstext die Rechnungsnummer angeben (z.B. Rücklastschrift zur Rechnung 4711).

Sofern die Lastschrift berechtigt war, dürfen Sie die Rücklastschrift-Gebühren laut dem BGH-Urteil vom 2.3.2005 an Ihren Kunden weiter berechnen. In diesem Fall, müssen Sie zusätzlich Umsatzsteuer in Rechnung stellen, weil es sich um eine Nebenleistung (zur eigentlichen Leistung) handelt. Für Sie ist das also ein Erlös. Sie erstellen dafür eine Rechnung, die wie folgt gebucht wird:

Buchung Rechnung über die Rücklastschrift-Gebühr

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und ....10,12
Haben84004400Erlöse 19% 8,50
Haben17763806Umsatzsteuer 19%1,62

Sie können Ihren Kunden nun auffordern die neue(n) Forderung(en) z.B. per Überweisung zu begleichen oder Sie ziehen die Forderung(en) erneut per Lastschrift ein.

↑ Inhalt

Forderungsverlust

Sie haben Ihrem Kunden für die erbrachte Leistung eine Rechnung ausgestellt. Der Kunde hat auch nach wiederholter Mahnung nicht gezahlt. Wenn Sie damit rechnen, dass Sie keine Zahlung mehr erhalten werden, buchen Sie den offenen Posten als Forderungslverlust aus.

BEISPIEL

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll24066936Forderungsverluste 19% 100,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19%19,00
Haben14001200Forderungen aus Lief. und. Leist.119,00

↑ Inhalt

Inkasso-Kosten (Verkauf)

Wenn Sie Ihre Forderungen über ein Inkasso-Unternehmen eintreiben, fallen dabei Kosten an, die als Betriebsausgaben abziehbar sind. Die Inkasso-Kosten sind Nebenkosten des Geldverkehrs und werden auf die Konten 4970 (SKR03) bzw. 6855 (SKR04) gebucht.

BEISPIEL: Sie erhalten folgende Rechnung vom Inkasso-Unternehmen:

Inkassokosten netto71,50 €
Vorsteuer 19%13,59 €
Summe85,09 €

Überwiesen werden Ihnen vom Inkasso-Unternehmen 24,39 €. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

Zahlung des Schuldners109,48 €
- Inkasso-Kosten incl. Vst.85,09 €
Summe24,39 €

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank24,39
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen ...109,48
Soll49706855Nebenkosten des Geldverkehrs71,50
Soll17761406Vorsteuer 19%13,59

↑ Inhalt

Porto (Verkauf)

Druckereien und Werbeagenturen übernehmen häufig den Versand von Werbe- oder Informationssendungen für Ihre Kunden. Ist auf der Sendung der Kunde als Absender genannt, stellt das Porto für die Druckerei oder Werbeagentur einen durchlaufenden Posten dar.

BEISPIEL: Die Agentur Schmidt macht ein Briefmailing für den Kunden ABC und stellt diesem 1.190 € für die Erstellung des Mailings und 300 € Porto in Rechnung.

Buchung des Portos als durchlaufender Posten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank1.490,00
Haben84006800Erlöse 19%1.000,00
Haben17761406Vorsteuer 19%190,00
Haben15901370Durchlaufender Posten300,00

Buchung der Porto-Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank300,00
Soll15901370Durchlaufender Posten300,00

Ist der Absender nicht genannt, wird der gesamte Rechnungsbetrag auf das Erlöskonto gebucht. Das Gleiche gilt für Versandhändler. Auch hier wird das Porto dem Kunden umsatzsteuerpflichtig in Rechnung gestellt und als Erlös gebucht (s. Warenvertriebskosten).

Anzahlungen (Verkauf)

Die erhaltene Anzahlung ist noch kein betrieblicher Erfolg, weil die Leistung noch nicht erbracht bzw. die Lieferung noch nicht erfolgt ist. Sie muss deshalb auf ein spezielles Konto gebucht werden: 1718 (SKR03) bzw. 3270 (SKR04) Erhaltene Anzahlungen.
BEISPIEL: Sie erhalten am 10.6.2007 von einem Kunden eine Anzahlung von 11.900 € für die Bestellung von Waren. Am 15.6.2007 erhält der Kunde die Ware und erhält folgende Rechnung:

Warenwert20.000 €
Umsatzsteuer 19%3.800,00 €
Summe23.800,00 €
- Anzahlung vom 10.6.200710.000,00 €
+ USt. 19%1.900,00 €
Summe Anzahlung11.900,00 €
Noch zu zahlen11.900,00 €

1. Buchung der Anzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank11.900,00
Haben17183272Erhaltene Anzahlungen 19% Ust.10.000,00
Haben17763806USt. 19%1.900,00

2. Buchung der Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.23.800,00
Haben84004400Erlöse 19%20.000,00
Haben17763806USt. 19%3.800,00

3. Konto "Erhaltene Anzahlungen" auflösen

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.11.900,00
Soll17183272Erhaltene Anzahlungen 19% Ust10.000,00
Soll17763806USt. 19%1.900,00

4. Am 20.6.2007 bezahlt der Kunde den Restbetrag von 11.900,00 €.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank11.900,00
Haben14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.11.900,00

↑ Inhalt

Auslandsgeschäfte (Verkauf)

Innergemeinschaftliche Lieferung

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn Sie einen Gegenstand vom Inland in ein anderes EU-Land liefern. In der Regel ist diese Lieferung steuerfrei. Voraussetzung ist, dass der Abnehmer ein Unternehmen mit UStId ist. (s. §6a UStG)

Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen laut § 18a UStG als Zusammenfassende Meldung an das Zentralamt für Steuern gemeldet werden.

BEISPIEL: Sie liefern an einen spanischen Unternehmer (mit Umsatzsteuer-ID) Geräte im Wert von 20.000 €.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank20.000,00
Haben81254125Steuerfreie innergemein. Lieferungen20.000,00

Ausfuhrlieferung

Eine Ausfuhrlieferung liegt vor, wenn Sie einen Gegenstand vom Inland in ein Drittland (außerhalb der EU) liefern. In der Regel ist diese Lieferung steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die Ausfuhr nachgewiesen werden kann. Beim Abnehmer kann es sich auch um eine Privatperson handeln. (s. §6 UStG)
BEISPIEL: Sie liefern Maschinen im Wert von 30.000 € an einen Abnehmer in der Schweiz.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank30.000,00
Haben81204120Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 1a UStG30.000,00

Sonstige Leistungen

Bei sonstigen Leistungen ist der Ort der sonstigen Leistung entscheidend. Dieser ist in §3a UStG definiert. Befindet sich der Ort der sonstigen Leistung außerhalb Deutschlands, ist der Umsatz nicht steuerbar, d.h. Sie müssen keine Umsatzsteuer abführen. Befindet sich der Ort der sonstigen Leistung innerhalb Deutschlands, fällt die normale Umsatzsteuer an.

Dienstleistungen für Unternehmen werden in der Regel immer an dem Ort ausgeführt, an dem der Kunde sein Unternehmen betreibt. Hat ein solcher Unternehmenskunde seinen Unternehmenssitz in der EU, schuldet der Kunde die Umsatzsteuer. Als Nachweis, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen mit Sitz in der EU handelt, ist die UStId des Kunden erforderlich und die Umsätze müssen laut § 18a UStG als Zusammenfassende Meldung an das Zentralamt für Steuern gemeldet werden.

BEISPIEL: Sie sind Unternehmensberater und beraten einen Kunden mit UStId mit Sitz im EU-Ausland

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank10.000,00
Haben83364336Erlöse aus im anderen EG-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet10.000,00

Hat der Kunde seinen Sitz im Drittlandsgebiet, verwenden Sie stattdessen das Konto 8338/4338 Nicht steuerbare Erlöse Drittland.

Dienstleistungen für Privatpersonen werden in der Regel immer in Deutschland ausgeführt, d.h. es fällt die normale Umsatzsteuer an. Ausnahme sind die sogenannten Katalogleistungen laut §3a UStG, Abs. 4 für Privatpersonen mit Wohnort außerhalb der EU.

Collmex-Praxis

In den Collmex Komplettpaketen sowie Collmex rechnung steuern Sie verschiedenen Fälle über die Produktart (Artikel/Dienstleistung), die Lieferadresse, die UStId im Kundenstamm sowie dem Kennzeichen 'USt auch im Ausland' (bei sonstigen Leistungen nach §3a Abs 1). Wenn Sie die Rechnung in die Buchhaltung übernehmen, werden automatisch die entsprechenden Konten gebucht.

↑ Inhalt

Mieteinnahmen

Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit.

Buchung steuerfreie Erlöse aus Mieteinnahmen

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben81054105Steuerfreie Erlöse nach § 4 Nr. 12 Ustg

Erlöse, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind oder wo auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet wurde, werden auf die Erlöskonten 8400 (SKR03) und 4400 (SKR04) Erlöse 19% Ust. gebucht.

Buchung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben84004400Erlöse 19% Ust
Haben17763806Umsatzsteuer 19%

Collmex-Praxis

Die Konten 8105 bzw. 4105 legen Sie unter Verwaltung → Konto selbst an. Sie sind standardmäßig nicht Collmex-Kontenrahmen enthalten.

↑ Inhalt

Gutscheine

Sie verkaufen an Ihre Kunden Gutscheine. Dabei stellt sich umsatzsteuerlich die Frage, wann eine umsatzsteuerpflichtige Leistung vorliegt. Also ob bereits die Ausgabe des Gutscheins der Umsatzsteuer unterliegt oder erst dessen Einlösung.

Umsatzsteuerlich sind zwei Fälle zu unterscheiden:

1. Allgemeiner Gutschein: Wird in dem Gutschein keine konkrete Ware oder Leistung bezeichnet, handelt es sich um einen Tausch des Zahlungsmittels (Geld gegen Gutschein). Die Ausgabe des Gutscheins stellt noch keine Lieferung dar. Es liegt auch keine Anzahlung vor. Erst bei der Einlösung des Gutscheins wird die Umsatzsteuer fällig.

BEISPIEL bei Ausgabe

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben17003500Sonstige Verbindlichkeiten

BEISPIEL beim Einlösen

S/HSKR03SKR04Name
Soll17003500Sonstige Verbindlichkeiten
Haben84004400Erlöse 19% Ust
Haben17763806Umsatzsteuer 19%

Hinweis. Alternativ können Sie für die Gutscheine ein eigenes Verbindlichkeitskonto anlegen.

2. Spezieller Gutschein: Stellen Sie den Gutschein für eine bestimmte Leistung oder Ware aus, unterliegt der gezahlte Betrag als Anzahlung der Umsatzsteuer.

Buchung wie 1. - 3. bei Anzahlungen im Verkauf

↑ Inhalt

Anlagen

Ein Posten der Bilanz heißt Anlagevermögen. Zum Anlagevermögen gehören nur Dinge, die dem Betrieb auf die Dauer dienen sollen. Dazu gehören immaterielle Wirtschaftsgüter (z.B. Rechte, Patente, Lizenzen), Sachanlagen (z.B. Grundstücke, Bauten, Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) und Finanzanlagen (z.B. Wertpapiere, Beteiligungen).
Beim Anlagevermögen unterscheidet man zwischen abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagevermögen:

  • Abnutzbar: Dazu gehören unter anderen auf Dauer dem Betrieb gewidmete Gebäude, technische Anlagen und Maschinen sowie die Betriebs- und die Geschäftsausstattung.
  • Nicht abnutzbar: Das sind Grund und Boden, Beteiligungen und andere Finanzanlagen, wenn sie auf Dauer dem Betrieb dienen sollen.

Collmex-Praxis

Für die Buchung von Anlagegütern stehen eine eigene Vorlagengruppe bzw. eigene Vorlagen zur Verfügung. In Collmex buchhaltung free & light befinden sich die Vorlagen für die Anlagen in der Vorlagengruppe Ausgaben.

↑ Inhalt

Kauf von Anlagevermögen (Sachanlagen)

Beim Kauf einer Anlage werden die Anschaffungskosten auf die entsprechenden Anlagekonten gebucht. Die Vorsteuer kann sofort geltend gemacht werden.

Berechnung der Anschaffungskosten:

Kaufpreis (Netto)
+Nebenkosten (z.B. Maklerprovisionen, Montagekosten, Transportkosten - netto)
-Preisminderungen (Boni, Skonti, Rabatte, Preisnachlässe - netto)
=Anschaffungskosten

Beipiel: Der Unternehmer Müller hat am 1.3.2007 eine Maschine für 14.280 € (incl. 2.280 € Vorsteuer) gekauft.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank14.280,00
Soll210440Maschinen12.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19%2.280,00

Ausnahme sind sog. geringwertige Wirtschaftsgüter.

Collmex-Praxis

Wenn Sie eine Anlage vor der Nutzung von Collmex gekauft haben, buchen Sie nicht den Anlagenkauf sondern den Restbuchwert der Anlage als Saldenvortrag. In der Anlagenverwaltung geben Sie den Netto-Kaufpreis ein.

BEISPIEL: Sie haben einen Pkw am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie mit der Nutzung von Collmex begonnen. Der Pkw wurde bereits über zwei Jahre (2006-2007) abgeschrieben und hat nun einen Wert von 26,250 €.

Buchung zum 1.1.2007

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll320520Pkw26.250,00
Haben90009000Saldenvorträge26.250,00

Innergemeinschaftlicher Erwerb von Anlagen

Ein Anlagenkauf wird normalerweise auf das Anlagenkonto gebucht und nicht auf ein Aufwandskonto, da betrieblicher Aufwand erst mit den Abschreibungen entsteht und nicht schon beim Kauf. Auf der anderen Seite muss der Anlagenkauf auf das Konto 3425/5425 gebucht werden, damit der Betrag in der Umsatzsteuervoranmeldung erscheint. Aus diesem Grund wird die Buchung auf das Konto 3425/5425 durch eine gleichzeitige Gegenbuchung wieder ausgeglichen.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100.000,00
Soll200400Technische Anlagen und Maschinen100.000,00
Haben32005200Wareneingang100.000,00
Soll34255425Innergemeinschaftlicher Erwerb100.000,00
Haben17743804Umsatzsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00
Soll15741404Vorsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00

Erwerb von Lizenzen im Ausland

Analog zum innergemeinschaftlichen Erwerb von Anlagen (siehe oben) ist auch beim Erwerb von Lizenzen aus einem Drittland zu verfahren. Der Erwerb muss, damit er in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen wird, auf das Aufwandskonto gebucht, aber gleichzeitig auf das Anlagenkonto umgebucht werden.

Buchung Drittland

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100.000,00
Soll30140Lizenzen an gewerblichen Schutzrechten 100.000,00
Haben31005900Fremdleistungen100.000,00
Soll31255925Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer100.000,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG19.000,00
Soll15771407Vorsteuer nach § 13b UStG19.000,00

Buchung EU-Ausland

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100.000,00
Soll30140Lizenzen an gewerblichen Schutzrechten 100.000,00
Haben31005900Fremdleistungen100.000,00
Soll31235923Leistungen eines im anderen EG-Land ansässigen Unternehmers 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer100.000,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG19.000,00
Soll15771407Vorsteuer nach § 13b UStG19.000,00

↑ Inhalt

Abschreibungsarten

Lineare Abschreibung: Hierbei werden die Anschaffungskosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt.
BEISPIEL: Der Unternehmer Müller kauft einen Computer für 1.500 € Die Nutzungsdauer für Computer beträgt drei Jahre. Die jährliche Abschreibung beträgt 500 € (1.500 : 3 Jahre = 500).

Degressive Abschreibung: Bei dieser Methode wird in fallenden Beträgen abgeschrieben. Das hat den Vorteil, dass bereits im Jahr des Anlagenkaufs ein relativ hoher Betrag abgeschrieben werden kann.

Der Abschreibungssatz ist bei der degressiven Abschreibung grundsätzlich auf den letzten Buchwert am Ende des letzten Wirtschaftsjahres anzuwenden. Dabei darf der Abschreibungssatz maximal das 2,5-fache des linearen Abschreibungssatzes betragen und 25 Prozent nicht übersteigen. Eine Ausnahme bildet der Zeitraum vom 1. Januar 2006 bis 31. Dezember 2007. Hier darf der degressive Abschreibungsbetrag das Dreifache des linearen Satzes betragen, höchstens 30%.

Zum 1. Januar 2008 wurde die degressive Abschreibung für neu angeschaffte Wirtschaftsgüter abgeschafft, dann aber im Rahmen des Konjunkturpakets für die Jahre 2009 und 2010 wieder eingeführt. Der Abschreibungssatz darf in dieser Zeit das 2,5-fache des linearen Satzes betragen, höchstens 25%.

Ab dem 1. Januar 2011 darf die degressive Abschreibung bei neu erworbenen Wirtschaftsgütern nicht mehr angewendet werden.

BEISPIEL: Ein Unternehmer erwirbt eine Maschine im Wert von 20.000 € mit einer Nutzungsdauer von 12 Jahren. Er schreibt seinen Neuerwerb degressiv ab.
Die Abschreibung errechnet sich wie folgt:
Abschreibungssatz = 16,67% (100 Prozent / 12 Jahre = 8,33% (linearer Abschreibungssatz); 2-facher linearer Abschreibungssatz: 2 x 8,33% = 16,67% (degressiver Abschreibungssatz))

1. Jahr: 20.000 € (Buchwert) x 16,67% = 3.334 € (Abschreibungsbetrag);
2. Jahr: 16.666 € (Restbuchwert) x 16,67% = 2.778 € (Abschreibungsbetrag)
3. Jahr: 13.888 € (Restbuchwert) x 16,67% = 2.315 € (Abschreibungsbetrag)
4. Jahr: ...

↑ Inhalt

Abschreibung

Wenn Sie ein Wirtschaftgut für Ihr Unternehmen kaufen, das zum Anlagevermögen gehört, können Sie den Kaufpreis nicht sofort als Betriebsausgabe buchen, wenn

  • die Nutzungsdauer mehr als ein Jahr beträgt
  • und der Kauf- bzw. Herstellungspreis einen bestimmten Wert übersteigt. Mehr Informationen.

Diese Wirtschaftsgüter müssen Sie "abschreiben". Das heißt, Sie buchen jedes Jahr nur einen bestimmten Betrag als Betriebsausgabe. Das ist die so genannte Abschreibung. Die Buchung der Abschreibung erfolgt entweder jährlich in einer Buchung oder monatlich.
Die Höhe des Betrages richtet sich nach der Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes und der gewählten Abschreibungsmethode. Über welchen Zeitraum ein Wirtschaftsgut abgeschrieben wird, ist in der Abschreibungstabelle des Bundesfinanzministeriums definiert.

Haben Sie das Wirtschaftsgut nicht im ersten Monat des Wirtschaftjahres gekauft, darf nicht der volle Jahresbetrag abgeschrieben werden. Stattdessen wird monatsgenau gerechnet.
BEISPIEL: Das Wirtschaftsjahr beginnt am 1.Januar. Im März wurde eine Maschine angeschafft, deren jährliche Abschreibung 1.200 € beträgt. Für das Jahr der Anschaffung dürfen hier nur 1.000 € (10 Monate x 1/12 von 1.200) abgeschrieben werden.

BEISPIEL

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll48306220Abschreibungen auf Sachanlagen1.000,00
Haben210440Maschinen1.000,00

Collmex-Praxis

In Collmex steht ein automatischer Abschreibungslauf zur Verfügung, mit dem alle Anlagen in einem Arbeitsschritt abgeschrieben werden können. Wenn Sie manuelle Abschreibungen vornehmen möchten, verwenden Sie die Vorlage Abschreibung in der Vorlagengruppe Anlagen.

↑ Inhalt

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein Wirtschaftsgut, dessen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten eine bestimmte Höchstgrenze nicht übersteigt. GWG müssen beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sein.

Bei GWG gibt es drei Abschreibungsmöglichhkeiten (s. §6 Abs. 2 und 2a EStG):

  • Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 250 € können direkt auf ein Aufwandskonto gebucht werden (Sofortabschreibung ohne Aufzeichnungspflicht).
  • Bei Anschaffungs-/Herstellungskosten mit mehr als 250 € bis 800 € können Sie wählen zwischen Sofortabschreibung oder der Bildung eines Sammelpostens.
  • Anschaffungs-/Herstellungskosten mit mehr als 250 bis 1.000 €: Sammelpostenbildung mit Abschreibung auf 5 Jahre - allerdings nur einheitlich für alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von 250 bis 1.000 €.

Wenn Sie sich sich für den Sammelposten entscheiden, müssen Sie alle Wirtschaftsgüter mit Netto-Anschaffungs- oder Herstellungskosten von 250 bis 1.000 € dort aufführen und können nicht die GWG-Sofortabschreibung für Wirtschaftsgüter von 250 bis 800 € nutzen. Aus diesem Grund werden üblicherweise GWG's mit einem Wert zwischen 800 und 1.000 € wie normale Anlagen behandelt, damit die Sofortabschreibung für GWG's von 250 bis 800 € angewendet werden kann.

Sofortabschreibung

BEISPIEL Sofortabschreibung eines GWG im Wert von 500 € netto

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank595,00
Soll48556260Sofortabschreibung GWG 500,00
Soll15761406Vorsteuer 19%95,00

GWG's ab einem Wert von 250 € müssen in einem Verzeichnis geführt werden. Das Verzeichnis braucht bei Buchung auf das Konto "Sofortabschreibung GWG" jedoch nicht gesondert geführt zu werden, da sich das "Verzeichnis" dann aus der Postenliste für das Konto ergibt.

Sammelposten (Poolabschreibung)

Der Sammelposten wird im Jahr der Bildung und in den darauffolgenden vier Jahren mit jeweils 20% abgeschrieben.

Beim Ausscheiden eines Wirtschaftsgutes aus dem Sammelposten reduziert sich der Wert des Sammelpostens nicht.

BEISPIEL beim Kauf eines Wirtschaftsgutes im Wert von 500 € netto (Sammelposten)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank595,00
Soll480670Geringwertige Wirtschaftsgüter500,00
Soll15761406Vorsteuer 19%95,00

Abschreibungsbeispiel Sammelposten (20% des Gesamtwertes): Der Sammelposten hat einen Wert von 5.000 €. Es werden am Jahresende jeweils 1.000 € abgeschrieben.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll48606262Abschreibungen auf GWG 1.000,00
Haben480670Geringwertige Wirtschaftsgüter1.000,00

Collmex-Praxis für Sammelposten

Für den Anlagen-Pool steht in der Anlagenverwaltung (nicht in allen Versionen) eine eigene Funktion zur Verfügung.

Vorgehensweise (nicht für Collmex buchhaltung free & light)

  • Klicken Sie in Anlage anlegen auf den Link Sammelposten GWG anlegen. Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt.
  • Buchen Sie den Kauf des Wirtschaftsgutes mit der Vorlage Anlagenkauf. In der Vorlage geben Sie als Konto bei Position zwei 480 (SKR03) bzw. 670 (SKR04) ein. In das Feld Anlage kommt die Anlagennummer des Sammelpostens.
  • Anschließend kehren Sie in den Sammelposten zurück und klicken auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm errechnet dann den Wert der Anlage anhand aller Buchungen zu dem Sammelposten.
  • Die Abschreibung des Sammelpostens erfolgt analog zu normalen Anlagen entweder manuell oder mit dem Abschreibungslauf. Bevor Sie den Abschreibungslauf durchführen, aktualisieren Sie auf jeden Fall den Sammelposten, indem Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln klicken.

Vorgehensweise nur für Collmex buchhaltung free & light

In Collmex buchhaltung free & light ist keine Anlagenverwaltung integriert. Sie verwalten deshalb den Sammelposten außerhalb des Programms als Liste. Am Jahresende ermitteln den Gesamtwert und daraus den Abschreibungsbetrag.

  • Buchen Sie die Vorsteuer aus dem Anlagenkauf mit der Vorlage Vorsteuer für Anlagenkauf.
  • Legen Sie sich eine Liste an, in der Sie die Nettobeträge aller im Laufe eines Jahres erworbenen GWG erfassen.
  • Am Jahresende addieren Sie die Beträge und teilen die Summe durch fünf (Der Sammelposten wird über fünf Jahre abgeschrieben).
  • Nun buchen Sie die Abschreibung als Ausgabe. Für die Buchung stehen die Konten 4860 (SKR03) bzw. 6262 (SKR04) zur Verfügung.
  • Da der Sammelposten über fünf Jahre abgeschrieben wird, buchen Sie am Jahresende der vier folgenden Jahre ebenfalls ein Fünftel als Abschreibung.

↑ Inhalt

Sonderabschreibungen

Zusätzlich zur normalen Abschreibung können außerplanmäßigen Abschreibungen vorgenommen werden z.B. auf Grund von außergewöhnlicher wirtschaftlicher Abnutzung oder Beschädigung.

S/HSKR03SKR04Name
Soll48406280Außerplanmäßige Abschreibungen auf Sachanlagen
Haben210400Maschinen

Collmex-Praxis

Buchungsvorlagengruppe Anlagen → Außerplanmäßige Abschreibung

↑ Inhalt

Verkauf von Anlagevermögen (Sachanlagen)

Wenn Sie Anlagengüter verkaufen, sind folgende Aktionen auszuführen:

  1. Buchung der Abschreibung
  2. Buchung des Anlagenabgangs (Restbuchwertes)
  3. Buchung des Verkaufs: Bitte beachten Sie, dass der Verkaufs von Anlagen meist umsatzsteuerpflichtig ist.
Der Restbuchwert der Anlage wird wie folgt ermittelt:
Nettoverkaufspreis
-Restbuchwert
=Buchgewinn bzw. Buchverlust

BEISPIEL Buchgewinn: Sie verkaufen am 12.5.2007 einen Pkw für 8.000 € + 1.520 € USt = 9.520 €. In der Vorjahresbilanz ist der Pkw noch mit einem Wert von 7.000 € ausgewiesen. Die Abschreibung im Jahr des Verkaufs (2007) beträgt 1.000 €.
Der Buchgewinn wird wie folgt ermittelt:

Nettoverkaufserlös8.000 €
-Restbuchwert (7.000 € - 1.000 €)-6.000 €
=Buchgewinn2.000 €

Buchung Verkauf mit Buchgewinn

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank9.520,00
Haben88204845Erlöse aus Anlagenverkäufen (Buchgewinn) 19% Umsatzsteuer8.000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%1.520,00

Buchung Anlagenabgang mit Buchgewinn

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll23154855Anlagenabgänge (Buchgewinn)6.000,00
Haben320520Pkw6.000,00

Buchung Anlagenverkauf mit Buchverlust

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank9.520,00
Haben88016885Erlöse aus Anlagenverkäufen (Buchverlust) 19% Umsatzsteuer8.000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%1.520,00

Buchung Anlagenabgang mit Buchverlust

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll23106895Anlagenabgänge (Buchverlust)6.000,00
Haben320520Pkw6.000,00

Steuerfreie Abgänge (z.B. bei Grundstücken) werden auf folgende Konten gebucht:

SKR03SKR04Name
23206900Verluste aus Anlagenabgängen
27204900Erträge aus Anlagenabgängen

Collmex-Praxis

Buchungsvorlagengruppe Anlagen

↑ Inhalt

Anlagenspiegel

Zum Anlagenverzeichnis eines Geschäftsjahres werden die Vermögensgegenstände unter Einbeziehung der Abschreibungen aufgelistet.

↑ Inhalt

Investitionsabzugsbetrag

Der Investitionsabzugsbetrag hat das Ziel, kleinen und mittleren Betrieben zukünftige Investitionen zu erleichtern. Zu diesem Zweck besteht laut § 7g Einkommensteuergesetz die Möglichkeit, für die künftige Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd abzuziehen. Der Abzug erfolgt außerbilanziell.

Im Gegenzug müssen im Jahr der Investition die zuvor in Anspruch genommenen Investitionsabzugsbeträge wieder außerhalb der Bilanz dem Gewinn hinzu gerechnet werden. Außerdem muss eine gewinnmindernde Kürzung der Anschaffungskosten als Sonderabschreibung erfolgen.

Der Investitionsabzugsbetrag ist erstmals für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 17. August 2007 enden. Davor konnte eine Ansparrücklage gebildet werden. Da der Investitionsabzugsbetrag außerbilanziell gebildet und aufgelöst wird, und sich somit nur auf den steuerlichen Gewinn auswirkt, müssen außer der Sonderabschreibung keine Buchungen in der Buchhaltung vorgenommen werden.

In die Einnahme-Überschuss-Rechnung wird der Investitionsabzugsbetrag in die Felder 187 bzw. 180, 181 & 182 (bis 2013: 188) manuell eingegeben. In dem Jahr, in dem Sie den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch nehmen, geben Sie den Wert in das Feld 187 ein. Diese Eingabe wirkt sich gewinnmindernd aus. Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung ist der Wert in den Feldern 180, 181 und/oder 182 zu erfassen. Der Gewinn erhöht sich damit.

BEISPIEL Anlagenkauf mit Investitionsabzugsbetrag:

Sie planen den Kauf einer Maschine mit Anschaffungskosten von 25.000 € in drei Jahren. Dazu nehmen Sie den Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 50% von 25.000 € = 12.500 € in Anspruch und mindern Ihren Gewinn im aktuellen Jahr außerbilanziell um 12.500 EUR. Drei Jahre später kaufen Sie die Maschine zum Anschaffungspreis von 25.000 EUR und erhöhen Ihren Gewinn außerbilanziell um 12.500 EUR. Die Anschaffung der Maschine buchen Sie wie einen normalen Anlagenkauf. Zusätzlich nehmen Sie folgende Sonderabschreibung vor:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll48536243Kürzung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten gemäß § 7g Abs. 2 EStG n. F. (ohne Kfz)12.500,00
Haben210440Maschinen12.500,00

Bei KFZ verwenden Sie die Konten 4854 (SKR03) bzw. 6244 (SKR04) Kürzung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten gemäß § 7g Abs. 2 EStG n. F. (für Kfz).

Ablauf

  1. Jahr der Inanspruchnahme des Investitionsabzugsbetrages von 12.500 €: Bei Bilanz: Außerbilanzielle Reduzierung des Gewinns um 12.500 €/bei EÜR Reduzierung des Gewinns um 12.500 € durch Eingabe in Feld 187.
  2. Jahr des Anlagenkaufs:
    • Bei Bilanz: Außerbilanzielle Erhöhung des Bilanzgewinns um 12.500 €/Bei EÜR: Erhöhung des Gewinns um 12.500 € durch Eingabe in Feld 188.
    • Erfassung der Anlage und Buchung des Anlagenkaufs
    • Buchung der Sonderabschreibung (siehe oben)

Collmex-Praxis

Die Konten legen Sie unter Verwaltung → Konto (und Kostenstelle) → Konto anlegen an. Geben Sie in das Feld EÜR Feld Nr die 138 ein.

↑ Inhalt

Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau

Im Bau oder in der Erstellung befindliche Anlagen müssen in der Bilanz gesondert ausgewiesen werden. Anzahlungen auf solche Anlagen werden als Anlagevermögen in der Bilanz ausgewiesen, denn Sie gelten als flüssige Mittel, die in der Anlage festgelegt worden sind.

BEISPIEL: Sie haben ein Unternehmen beauftragt eine Ladeneinrichtung zu erstellen. Dem Fortschritt entsprechend leisten Sie eine Anzahlung in Höhe von 11.900,- €. Sie legen die Anlage an und buchen wie folgt:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll498700Andere Anlagen, Betriebsausstattung im Bau10.000,00
Soll15762100Vorsteuer 19%1.900,00
Haben12001800Bank11.900,00

Nach der Fertigstellung werden die auf den Übergangskonten "Anlagen im Bau" gebuchten Beträge auf die entsprechenden Anlagekonten umgebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll300500Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung10.000,00
Haben498700Andere Anlagen, Betriebsausstattung im Bau10.000,00

↑ Inhalt

Privat

Privatentnahmen

Eine Privatentnahme liegt vor, wenn ein Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen in das Privatvermögen überführt wird. Privatentnahmen sind teilweise umsatzsteuerpflichtig.

Man unterscheidet folgende Arten von Privatentnahmen:

  • Geldentnahme
  • Sachentnahme (z.B. Inhaber einer Möbelmanufaktur entnimmt Möbel für sein Privathaus)
  • Private Nutzung (z.B. des Geschäftstelefons)
  • Entnahme Leistungen (z.B. Inhaber eines Malergeschäfts lässt seine Angestellten die Privatwohnung renovieren)

↑ Inhalt

Geldentnahme

Die Geldentnahme ist nicht umsatzsteuerpflichtig.
BEISPIEL: Der Unternehmer Müller entnimmt im Juli 2007 aus der Geschäftskasse 2.500 € für einen Urlaub.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank2.500,00
Soll18002100Privatentnahmen allgemein2.500,00

↑ Inhalt

Sachentnahme

Eine Sachentnahme ist dann umsatzsteuerpflichtig, wenn der Unternehmer einen Gegenstand aus seinem Unternehmen im Inland entnimmt und für Zwecke außerhalb der Unternehmens verwendet. Und wenn der Gegenstand vorsteuerabzugsfähig war.
Der Wert des Gegenstandes wird entweder nach dem Nettoeinkaufspreis (Wenn der Gegenstand eingekauft wurde) oder nach den Selbstkosten (Wenn der Gegenstand im Unternehmen hergestellt wurde) festgelegt. Zur Vereinfachung wurden Pauschbeträge für bestimmte Gewerbezweige amtlich festgelegt.

BEISPIEL Nettoeinkaufspreis: Der Unternehmer Schmidt entnimmt im Juni 2007 aus seinem Unternehmen Waren im Wert von 119 € (incl. 19% USt.). Zu diesem Preis hatte er sie im Januar eingekauft.
Durch zwischenzeitliche Preisververänderung liegt der Wiederbeschaffungswert nun bei 125 €. Für die Berechnung der Umsatzsteuer müssen also 125 € angesetzt werden.

BEISPIEL Selbstkosten: Ein Ehepaar besitzt ein Restaurant in Berlin. Ihre Sachentnahmen bewerten Sie mit Pauschbeträgen:

steuerpflichtige Umsätze7%19%Gesamt
Ehefrau852,003961.248,00
Ehemann852,003961.248,00
Bemessungsgrundlage1.704,00792,002.496,00

1. Buchung der steuerpflichtigen Umsätze 19% von 792,00 €:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein942,48
Haben89104620Entnahme durch den Unternehmer ... 19% Ust.792,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%150,48

2. Buchung der steuerpflichtigen Umsätze 7% von 1.704,00 €:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein1.823,28
Haben89154610Entnahme durch den Unternehmer ... 7% Ust.1.704,00
Haben17713801Umsatzsteuer 7%119,28

↑ Inhalt

Private Kfz-Nutzung

Der Anteil der privaten Nutzung eines PKW kann entweder durch ein Fahrtenbuch, mit der 1%-Methode oder durch Schätzung ermittelt werden. Die Nutzung wird besteuert.

BEISPIEL Fahrtenbuchmethode

Ein Unternehmer nutzt den Geschäftswagen zu 20% für private Zwecke. Im Monat August sind für das Fahrzeug folgende Kosten entstanden:

Kosten, die zum Vorsteuerabzug berechtigt haben
Abschreibung300 €
Benzin200 €
Reparaturen2.000 €2.500 €
Kosten ohne Vorsteuer
Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung100 €
Gesamtkosten2.600 €

→ Steuerpflichtige unentgeltliche sonstige Leistung: 500 € (20% von 2.500 €)
→ Entnahme von sonstigen Leistungen (ohne Umsatzsteuer): 20 € (20% von 100 €)

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemeinPrivatanteil gesamt520,00
Haben89214645Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung)Privatanteil (z.B.20%) der steuerpflichtigen Kosten - 19% 420,17
Haben17763806Umsatzsteuer 19%19% Umsatzsteuer (z.B. 19% von 500,00)79,83
Haben89244639Verwendung von Gegenständen f. Zwecke außerh. d. Unternehmens ohne USt z.B. Kfz-Nutzung Privatanteil (z.B.20%) der Kosten, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen 20,00

BEISPIEL 1%-Methode

Bruttolistenpreis des PKW bei der Erstzulassung25.000 €
davon 1% = 250 € x 12 Monate =3.000 €
20% Abschlag für Kosten ohne Umsatzsteuer-600 €
Bemessungsgrundlage für ein Jahr2.400 €

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemeinPrivatanteil brutto3.456,00
Haben89214645Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung) Bemessungsgrundlage für ein Jahr2.400,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%Umsatzsteuer 19%456,00
Haben89244639Verwendung von Gegenständen f. Zwecke außerh. d. Unternehmens ohne USt z.B. Kfz-Nutzung 20% der Kosten ohne Umsatzsteuer600,00

Schätzung

Schätzen Sie den Anteil für die private Nutzung und gehen Sie dann vor wie bei der Fahrtenbuchmethode.

↑ Inhalt

Private Nutzung der Telefonanlage

Die private Nutzung der betrieblichen Telefonanlage ist eine steuerpflichtige Leistung, die als Privatentnahme zu verbuchen ist. Berechnung: Wert der Anlage (ohne Vorsteuer) : 5 Jahre Nutzungsdauer = Betrag x Anteil der privaten Nutzung in Prozent (z.B. 1.500,- € : 5 (Jahre) = 300,- € x 20 (Privatanteil)= 60,- €).

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein71,40
Haben89224646Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Telefon-Nutzung)60,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%11,40

↑ Inhalt

Privater Anteil der Telefonkosten (Grundgebühr, Gesprächsgebühren usw.)

Der private Anteil an den Telefonkosten unterliegt nicht der Umsatzsteuer, da er keine unentgeltliche Leistung darstellt. Die Vorsteuer von 19% ist abziehbar.

BEISPIEL:
Ein Unternehmer nutzt sein Geschäftstelefon zu 10% für private Zwecke. Die Telefonkosten betrugen im Februar 2007 200 € + 38 € Vorsteuer. Die Kosten wurden vom Bankkonto abgebucht.

Buchung bei Abbuchung der Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein 23,80 1.)
Soll49206805Telefon180,00 2.)
Soll15761406Vorsteuer 19%34,20 3.)
Haben12001800Bank238,00 4.)
  1. 20,00 € (Anteil Telefon netto) + 3,80 € (Anteil Vorsteuer)
  2. Kosten netto 200,00 € (Telefon netto) - 20,00 € (privater Anteil netto) = 180,00 €
  3. 38,00 € - 3,80 € = 34,20 €
  4. Rechnungsbetrag

Die Buchung des privaten Anteils kann auch am Jahresende erfolgen. Die Buchung sieht dann z.B. so aus:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen23,80
Haben49206805Telefon20,00
Haben15761406Vorsteuer 19%3,80

↑ Inhalt

Entnahme von Leistungen

BEISPIEL: Ein Malermeister setzt einen seiner Gesellen zur Renovierung seines Wohnhauses ein. Dabei verwendet er Tapeten und Farben aus seinem Lager im Wert von netto 2.500 €. Die Renovierungsarbeiten werden mit 6.250 € bewertet. Das ergibt zusammen 8.750 € + 1.662,50 € Umsatzsteuer.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen10.412,50
Haben89254660Unentgeltliche Erbringung einer sonstigen Leistung 19% Ust.8.750,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%1.662,50

↑ Inhalt

Privateinlagen

Eine Privateinlage liegt vor, wenn ein Wirtschaftsgut, Rechte, Geld o. Ä. aus dem Privatvermögen in das Betriebsvermögen überführt werden. Sie unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Bei der Buchung wird der Nettowert des Wirtschaftsgutes angesetzt.

BEISPIEL: Ein Unternehmer überweist 10.000 € von seinem Privatkonto auf das Geschäftskonto. In diesem Fall ist folgende Buchung erforderlich:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank10.000
Haben18902180Privateinlagen10.000

Handelt es sich um andere Wirtschaftsgüter, werden statt der Bank entsprechend andere Konten verwendet. Diese können z.B. Waren- oder Anlagekonten sein.

Collmex-Praxis

Für die Buchung von Privat-Entnahmen und -Einlagen gibt eine eigene Vorlagengruppe mit dem Titel "Privat".

↑ Inhalt

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer

Wenn Sie ein Arbeitszimmer in Ihrer Privat-Wohnung geschäftlich nutzen, können Sie die Kosten (Miete und Nebenkosten) anteilig als Betriebsausgaben geltend machen. Die Buchung erfolgt auf die Konten 4288 (SKR03) bzw. 6348 (SKR04).

BEISPIEL: Die Privat-Wohnung von Frau Müller hat eine Größe 100 qm, das Arbeitszimmer hat 10 qm. Die jährliche Kosten für die Wohnung inklusive Nebenkosten betragen 8.400 € und wurde jeweils vom Privatkonto abgebucht. Da das Arbeitszimmer 10% der Wohnung einnimmt, kann Frau Müller 10% der Kosten 840 € als Betriebsausgaben ansetzen.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll42886348Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil)840,00
Haben18902180Privateinlagen840,00

↑ Inhalt

Zahlungsverkehr und Finanzen

Einzahlungen und Auszahlungen

Anders als im Kontoauszug der Bank ausgewiesen, wird die Gutschrift auf ein Finanzkonto in der Buchhaltung im Soll erfasst, die Belastung im Haben.

Buchungsbeispiel Einzahlung auf Bankkonto

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank100,00
Haben10001200Kasse100,00

Buchungsbeispiel Auszahlung vom Bankkonto

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll10001200Kasse100,00
Haben12001800Bank100,00

Geldtransfer zwischen zwei Konten

Wenn Sie Geld von einem Konto auf das andere überweisen, erfolgt die Abbuchung von dem einen Konto und die Gutschrift auf dem Zielkonto häufig an unterschiedlichen Tagen. Hier sind Buchungen erforderlich:

Buchungsbeispiel Abbuchung von Konto A

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll13601460Geldtransit100,00
Haben12001800Bank A100,00

Buchungsbeispiel Gutschrift Konto B

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12011801Bank B100,00
Haben13601460Geldtransit100,00

↑ Inhalt

Sammelüberweisung und Sammellastschrift

Bei einer Sammelüberweisung oder Sammellastschrift werden mehrere Überweisungen oder Lastschriften in einem Auftrag an die Bank übermittelt. Üblicherweise wird die Summe der enthaltenen Überweisungen oder Lastschriften in einem einzigen Posten auf Ihrem Kontoauszug abgebucht oder gutgeschrieben.

Wenn Sie z.B. 10 Überweisungen in einer Sammelüberweisung an die Bank übermitteln, erscheint trotzdem nur ein einziger Umsatz auf Ihrem Kontoauszug mit der Summe der 10 enthaltenen Überweisungen.

In Collmex legen Sie Sammelüberweisungen und Sammellastschriften direkt aus den offenen Posten heraus an und übermitteln diese dann entweder per integriertem HBCI-Modul an die Bank oder Sie exportieren die DTAUS-Datei zur externen Weiterverarbeitung.

Die Buchung erfolgt in zwei Schritten:

  1. Übermittlung des Auftrag an die Bank: Ausgleich der offenen Posten gegen das Geldtransit-Konto.
  2. Nach erfolgter Gutschrift oder Lastschrift auf dem Kontoauszug: Ausgleich des Geldtransit-Kontos gegen Bank

BEISPIEL: Sie haben zwei offene Lieferantenrechnungen zu 80,00 € und 20,00 € als Verbindlichkeit. In Collmex legen Sie unter 'Buchhaltung → Zahlungen → Zahlungen anlegen → Offene Posten suchen' eine Sammelüberweisung an. Bei der Übermittlung an die Bank bucht das Programm automatisch wie folgt:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben13601460Geldtransit100,00
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. und Leist.80,00
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. und Leist.20,00

Einige Tage später erscheint die Sammelüberweisung als ein Posten mit 100,00 € auf Ihrem Kontoauszug. Nutzen Sie die Buchungsvorlage unter 'Belege buchen → Finanzen → Sammelüberweisung', um das Geldtransitkonto wieder auszugleichen:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100,00
Soll13601460Geldtransit100,00

↑ Inhalt

Zahlungen in fremder Währung

Bei Fremdwährungs-Rechnungen unterscheidet sich der Umrechnungskurs zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung praktisch immer vom Kurs zum Zeitpunkt der Zahlung. Die sich daraus ergebene Differenz wird auf spezielle Konten gebucht. Umsatzsteuer fällt dabei nicht an.

Beispiel 1: Eine Kundenrechnung über USD 60,- wurde mit EUR 50,- in der Buchhaltung gebucht. Zum Zeitpunkt der Zahlung hat sich der Kurs geändert. Bei Zahlung der USD 60,- werden EUR 50,05 auf dem Bankkonto gutgeschrieben. Die Differenz von 5 Ct wird auf ein spezielles Ertragskonto gebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank50,05
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen50,00
Haben26604840Erträge aus Kursdifferenzen0,05

Beispiel 2: Eine Lieferantenrechnung über USD 60,- wurde mit EUR 50,- in der Buchhaltung gebucht. Zum Zeitpunkt der Zahlung hat sich der Kurs geändert. Bei Zahlung der USD 60,- werden EUR 50,05 vom Bankkonto abgebucht. Die Differenz von 5 Ct wird auf ein spezielles Aufwandskonto gebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank50,05
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen50,00
Soll21506880Aufwendungen aus Kursdifferenzen0,05

↑ Inhalt

Kreditkarten-Zahlung (Einkauf)

Wenn Sie Einkäufe mit der Kreditkarte statt mit Bargeld bezahlen, ist folgendes zu beachten: Die Belastung des Bankkontos erfolgt zu einem anderen Zeitpunkt als die Zahlung. Es sind deshalb zwei Buchungsschritte erforderlich:

  1. Buchung der Ausgabe
  2. Abbuchung vom Bankkonto (Kreditkartenabrechnung)

Für die Kreditkarte stehen die Konten 1730 (SKR03) und 3610 (SKR04) zur Verfügung.

BEISPIEL: Frau Schmidt betankt am 3.1.2007 ihren Geschäftswagen und bezahlt die Rechnung in Höhe von 59,50 € mit ihrer Kreditkarte. Am 1.2.2007 erhält Sie die Kreditkartenabrechnung. Der Betrag wird am selben Tag vom Konto abgebucht.

1. Buchung der Zahlung mit Belegdatum 3.1.2007

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben17303610Kreditkartenabrechnung59,50
Soll45306530Laufende Kfz-Betriebskosten50,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%9,50

2. Buchung der Kreditkartenabrechnung mit Belegdatum 1.2.2007

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank59,50
Soll17303610Kreditkartenabrechnung59,50

Kreditkartenabrechnung mit mehreren Positionen

Jede Zahlung, die Sie mit Ihrer Kreditkarte tätigen, buchen Sie als einzelne Buchung. Die Buchung der Kreditkartenabrechnung erfolgt in einem Betrag.

Gebühren für den Auslandseinsatz der Kreditkarte

BEISPIEL bei Kfz-Kosten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben17303610Kreditkartenabrechnung101,00
Soll45306530Laufende Kfz-Betriebskosten100,00
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs1,00

↑ Inhalt

Kreditkarten-Zahlung (Verkauf)

Zahlt Ihr Kunde mit einer Kredit- oder EC-Karte wird der Betrag häufig nicht direkt Ihrem Firmenkonto gutgeschrieben. Der Betrag wird deshalb zunächst auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst beim Eingang der Zahlung wird der Betrag auf das Bankkonto umgebucht.

BEISPIEL

Ihr Kunde kauft eine Ware für 119 € (incl. 19% Umsatzsteuer) und zahlt mit seiner Kreditkarte.

Buchung beim Verkauf

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll13601460Geldtransit119,00
Haben84004400Erlöse 19%100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%19,00

Buchung beim Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto. In der Regel zieht die Kreditkartengesellschaft die Gebühr gleich ab.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben13601460Geldtransit119,00
Soll12001800Bank115,25
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs3,15
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19%0,60

↑ Inhalt

Paypal-Konto

Das Paypal-Konto ähnelt von der Abwicklung her einem normalen Bankkonto. Auch für ein Paypal-Konto legen Sie jeweils ein Buchhaltungs-Konto an, auf dem die Umsätze gebucht werden. Während bei einem normalen Bankkonto die Kontoführungsgebühren jedoch monatlich oder quartalsweise berechnet werden, zieht Paypal die Gebühren bei jeder Gutschrift direkt ab. Das macht die Buchung leider nicht einfacher.

VERKAUF

Sie haben über Ihren Webshop einen Artikel für 100 € (zzgl. 19 € Umsatzsteuer ) verkauft. Der Betrag wird abzüglich der Paypal-Gebühren Ihrem Paypal-Konto gutgeschrieben.

Buchungsbeispiel bei Zahlung nach Lieferung bzw. Erbringung der Leistung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12201820Paypal117,00
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs2,00
Haben84104410Erlöse 19% Ust.100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19%19,00

Buchungsbeispiel bei Vorkasse

Beachten Sie dazu auch die Hinweise zu den Anzahlungen im Verkauf.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12201820Paypal117,00
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs2,00
Haben17183272Erhaltene Anzahlungen 19% Ust.100,00
Haben17763806USt. 19%19,00

Überweisung auf Ihr Bankkonto

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank117,00
Haben12201820Paypal117,00

Rückerstattung an den Kunden

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12201820Paypal117,00
Haben49706855Kosten des Geldverkehrs2,00
Soll84104410Erlöse 19% Ust.100,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19%19,00

EINKAUF

Wenn Sie einen Einkauf mit Paypal bezahlen, sind in der Regel zwei Buchungen erforderlich:

  1. Rechnung
  2. Geldtransfer von Ihrem Bankkonto zu Paypal

1. Rechnung

Auch hier verwenden Sie für Paypal ein eigenes Buchhaltungskonto. Im Beispiel wurde Ware im Wert von 100,00 € zzgl. 19,00 € Umsatzsteuer gekauft.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12201820Paypal119,00
Soll32005200Wareneingang100,00
Soll15761406Vorsteuer 19%19,00

2. Geldtransfer von Ihrem Bankkonto zu Paypal

Diese Buchung entfällt, wenn Ihr Paypal-Konto noch ein Guthaben aufweist und der Betrag nicht von Ihrem Bankkonto eingezogen wird.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12201820Paypal119,00
Haben12001800Bank119,00

Collmex-Praxis

In Collmex legen Sie unter 'Verwaltung → Konto → anlegen' ein eigenes Konto für Paypal an. Es ist nicht möglich, Kontoauszüge von Paypal in Collmex zu importieren. Sie sollten Ihr Paypal-Konto deshalb so einstellen, dass Ihre Paypal-Zahlungsausgänge per Lastschrift von Ihrem Bankkonto beglichen werden. Zahlungseingänge für Shop-Verkäufe werden für den Collmex-Shop mit der von Paypal gesendeten Zahlungsbestätigung automatisch gebucht. Für externe Shops kann der Zahlungseingang ebenfalls bei Empfang der Zahlungsbestätigung über das API gebucht werden. Wenn Sie Ihre Zahlungseingänge regelmäßig auf Ihr Bankkonto überweisen, werden so alle Paypal-Umsätze entweder automatisch oder über den Kontoauszugsimport des normalen Bankkontos gebucht.

↑ Inhalt

Darlehen

Bei den Darlehen unterscheidet man zwischen

  • kurzfristigen - Restlaufzeit bis 1 Jahr
  • mittelfristigen - Restlaufzeit 1 bis 5 Jahre
  • langfristigen - Restlaufzeit mehr als 5 Jahre

Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung:

  • 0631 (SKR04: 3151) Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten - Restlaufzeit bis 1 Jahr
  • 0640 (SKR04: 3160) Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten - Restlaufzeit 1 bis 5 Jahre
  • 0630 (SKR04: 3150) Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten - Restlaufzeit mehr als 5 Jahre
  • Für Privatdarlehen: 1705 (SKR04: 3560) Darlehen

Häufig ist der Rückzahlungsbetrag höher als der Ausgabebetrag. Die Differenz bezeichnet man als Damnum/Disagio. Sie wird auf das Konto 0986 (Damnum/Disagio) gebucht. Der Betrag wird über die Laufzeit des Kredits verteilt. Im Jahr der Kreditaufnahme erfolgt die Verteilung taggenau.

Darlehensaufnahme

BEISPIEL: Ein Unternehmer nimmt am 1.7.2007 ein Darlehen in Höhe von 50.000 € für eine Laufzeit von 10 Jahren auf. Das Damnum/Disagio beträgt 2%, der Zinssatz 5%. Die Auszahlung erfolgt abzüglich 2% Damnum/Disagio.

Buchung bei der Darlehensaufnahme

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank49.000,00
Soll09861940Damnum/Disagio1.000,00
Haben06303150Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten50.000,00

Da das Damnum/Disagio auf die Laufzeit des Darlehens zu verteilen (1.000 € : 10 Jahre = 100 €) ist und im Jahr der Darlehensaufnahme taggenau (100 € : 2 = 50 €) zu verteilen ist, erfolgt am 31.12.2007 folgende Buchung:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll21207320Zinsaufwendungen50,00
Haben09861940Damnum/Disagio50,00

Darlehensrückzahlung

Es werden grundsätzlich drei Darlehensarten unterschieden:

  • Fälligkeitsdarlehen: Die Rückzahlung erfolgt in einem Betrag nach Ablauf der Darlehensfrist.
  • Ratendarlehen: Dabei wird das Darlehen in immer gleichen Raten getilgt.
  • Annuitätendarlehen: Die jährliche Summe aus Tilgung und Zinsen ist immer gleich groß. Durch die Tilgung verringert sich die Schuldsumme permanent. Dadurch werden die jährlichen Zinsbeträge immer kleiner und die Tilgungsbeträge immer größer.

BEISPIEL: Am 1.7.2007 wurde ein Bankdarlehen in Höhe von 1.000.000 € aufgenommen. Das Darlehen wird in gleich bleibenden Raten von 100.000 € über 10 Jahre getilgt. Die erste Rate wird am 1.7.2006 fällig. Der Zinssatz beträgt 5%.

Buchung der Tilgung und der Zinsaufwendung am 1.7.2006 (bei anderen Laufzeiten wird statt dem Konto 0630 ein anderes verwendet (siehe oben)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank105.000,00
Soll06303150Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten100.000,00
Soll21207320Zinsaufwendungen5.000,00

Gesellschafter-Darlehen

Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung:

  • 730 (SKR04: 3510) Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern
  • 731 (SKR04: 3511) Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern - Restlaufzeit bis 1 Jahr
  • 740 (SKR04: 3514) Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern - Restlaufzeit 1-5 Jahre
  • 750 (SKR04: 3517) Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern - Restlaufzeit größer 5 Jahre

Buchung bei der Darlehensaufnahme

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben7303510Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern

Darlehensrückzahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll7303510Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern
Haben12001800Bank

↑ Inhalt

Leasing

Beim Leasing ist für die Buchhaltung zunächst die Frage zu klären, wem der Leasinggegenstand zuzurechnen ist.

  1. Der Leasinggegenstand ist dem Leasinggeber zuzuordnen, wenn
    • der Leasingvertrag keine Kauf- oder Verlängerungsoption enthält und
    • die Grundmietzeit mindestens 40% aber höchstens 90% der gewöhnlichen Nutzungsdauer beträgt.
  2. Der Gegenstand wird dem Leasingnehmer zugeordnet, wenn
    • der Leasingvertrag keine Kauf- oder Verlängerungsoption enthält und
    • die Grundmietzeit weniger 40% oder mehr als 90% der gewöhnlichen Nutzungsdauer beträgt.

Zu 1. BEISPIEL der Leasingrate beim Leasingnehmer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1.190,00
Soll48106840Mietleasing1.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19%190,00

Zu 2. Fragen Sie zu diesem Fall bitte einen Steuerberater.

↑ Inhalt

Zinserträge

BEISPIEL Tagesgeld-Konto für Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften i.S.d. § 264a HGB: Kapitalertragssteuer (Zinsabschlagsteuer) und Solidaritätszuschlag werden auf separate Konten gebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12601860Tagesgeld-Konto1.256,33
Soll22157635Zinsabschlagssteuer551,42
Soll22087608Solidaritätszuschlag30,32
Haben26507100Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge1.838,07

BEISPIEL Tagesgeld-Konto für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter (z.B. KG, OHG): Kapitalertragssteuer und Solidaritätszuschlag werden zusammen auf das Konto Privatsteuern gebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12601860Tagesgeld-Konto1.256,33
Soll18102150Privatsteuern581,74
Haben26507100Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge1.838,07

↑ Inhalt

Factoring

Factoring (Forderungsabtretung) ist eine Finanzdienstleistung. Dabei kauft der Factor vom Factoring-Kunden die Forderung gegen dessen Kunden. Dafür bezahlt der Factor dem Factoring-Kunden umgehend den Forderungskaufpreis. Der Preis entspricht dem tatsächlichen Kaufpreis der Forderung abzüglich der Gebühren des Factors. Einen Teil des Kaufpreises behält der Factor auf einem Sperrkonto. Damit sichert er das Ausfallrisiko ab.

BEISPIEL für echtes Factoring: Factor A kauft von Factoring-Kunde B Forderungen in Höhe von 10.000 €. Von dem Betrag zieht er 100 € (zzgl. 19% Ust.) für seine Gebühren ab und behält 10% auf einem Sperrkonto ein.

Buchungsvorschlag bei Abtretung der Forderung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll17923630Verrechnungskonto10.000,00
Haben14001200Forderungen aus Lief. und Leist.10.000,00

Buchungsvorschlag bei der Zahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank8.881,00
Soll49006300Sonstige betriebliche Aufwendungen100,00
Soll15761406Vorsteuer 19%19,00
Haben17923630Verrechnungskonto9.000,00

↑ Inhalt

Personal

Lohn und Gehalt

Personlkosten sind alle Kosten, die durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern verursacht werden. Dazu gehören:

  • Lohn (Arbeiter) und Gehalt (Angestellte). Dazu gehören auch Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Sachbezüge und Urlaubsgeld.
  • Gesetzliche soziale Aufwendungen (Arbeitgeberanteil zur Kranken-, Rente-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
  • Freiwillige soziale Aufwendungen (Zuschüsse zu Kantinen, Betriebskindergarten, Sport usw.)

Gehaltszahlung . Handelt es sich um Löhne, verwenden Sie die Konten 4110 (SKR03) bzw. 6010 (SKR04)

S/HSKR03SKR04Name
Soll41206020Gehälter
Soll41306110Gesetzliche soziale Aufwendungen
Soll41706080Vermögenswirksame Leistungen (bei Bedarf)
Haben17413730Verb. aus Lohn- und Kirchensteuer
Haben17423740Verb. im Rahmen der sozialen Sicherheit
Haben17503770Verb. im Rahmen der Vermögensbildung (bei Bedarf)
Haben12001800Bank

Zahlung der Lohn- und Kirchensteuer

S/HSKR03SKR04Name
Soll17413730Verb. aus Lohn- und Kirchensteuer
Haben12001800Bank

Zahlung Versicherungen

S/HSKR03SKR04Name
Soll17423740Verb. im Rahmen der sozialen Sicherheit
Haben12001800Bank

Zahlung der vermögenswirksamen Leistungen

S/HSKR03SKR04Name
Soll17503770Verb. im Rahmen der Vermögensbildung (bei Bedarf)
Haben12001800Bank

Gesetzliche Unfallversicherung

Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein.

Buchung der Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll41386120Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Haben12001800Bank

↑ Inhalt

Geringverdiener (Auszubildende)

Die Sozialversicherungsbeiträge von versicherungspflichtigen Auszubildenden trägt der Arbeitgeber allein, wenn die Ausbildungsvergütung 325 € monatlich nicht übersteigt.

S/HSKR03SKR04Name
Soll41206020Gehälter
Soll41306110Gesetzliche soziale Aufwendungen
Haben12001800Bank

↑ Inhalt

Vorschüsse

Zahlt der Arbeitgeber Lohn oder Gehalt vor dem festgesetzten Termin, handelt es sich um einen Vorschuss. Der Vorschuss ist eine Forderung des Arbeitgebers gegen den Arbeitnehmer, er stellt also keinen Aufwand dar.

Vorschusszahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll15301340Forderungen gegen Personal
Haben12001800Bank (bei Barauszahlung Konto Kasse)

Die Rückzahlung erfolgt entweder per Überweisung oder der Vorschuss wird mit dem Gehalt verrechnet.

Rückzahlung Vorschuss per Überweisung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank (bei Barauszahlung Konto Kasse)
Haben15301340Forderungen gegen Personal

Verrechnung des Vorschusses mit dem Gehalt

S/HSKR03SKR04Name
Soll41206020Gehälter
Haben15301340Forderungen gegen Personal
Haben17413730Verbind. aus Lohn- und Kirchensteuer
Haben17423740Verbind. im R. der sozialen Sicherheit
Haben17403720Verbind. aus Lohn und Gehalt

↑ Inhalt

Geringfügige Beschäftigungen

Bei den geringfügigen Beschäftigung wird unterschieden nach:

  • geringfügig entlohnter Beschäftigung und
  • kurzfristiger Beschäftigung

Buchung Lohnzahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll41906030Aushilfslöhne
Soll41996040Pauschale Steuer für Aushilfen
Haben17423740Verbind. im R. der sozialen Sicherheit
Haben12001800Bank

Collmex-Praxis

Für die Buchungen zum Personal steht eine eigene Vorlagengruppe zur Verfügung (nicht in Collmex buchhaltung free & light).

↑ Inhalt

Kurzarbeitergeld

Die Agentur für Arbeit zahlt an das Unternehmen Kurzarbeitergeld.

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben41556075Zuschüsse der Agenturen für Arbeit (Haben)

↑ Inhalt

SOKA Bau

Zahlung an die SOKA Bau

S/HSKR03SKR04Name
Soll41606150Versorgungskassen
Haben12001800Bank

Zahlung des Urlaubsgeldes von der SOKA an das Unternehmen

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben41606150Versorgungskassen

↑ Inhalt

Jahresabschluss

Am Ende eines jeden Geschäftsjahres sind neben der Belegbuchung folgende Tätigkeiten auszuführen:

Collmex-Praxis

Ein Abschluss der Konten und ein Saldovortrag in das nächste Jahr ist bei Collmex nicht notwendig und auch nicht vorgesehen. Da die Salden des Vorjahres automatisch in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden, müssen die Konten nicht abgeschlossen werden. Dies erleichtert den Jahresabschluss enorm und ermöglicht das gleichzeitige Buchen in mehreren Geschäftsjahren.

Umsatzsteuer-Erklärung

Buchungssatz bei Erstattung durch das Finanzamt

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben17903841Umsatzsteuer Vorjahr

Buchungssatz bei Zahlung an das Finanzamt

S/HSKR03SKR04Name
Soll17903841Umsatzsteuer Vorjahr
Haben12001800Bank

Collmex-Praxis

Im Programm erstellen Sie die Umsatzsteuer-Erklärung unter Buchhaltung/Übersicht → Umsatzsteuer → Umsatzsteuererklärung (Collmex buchhaltung basic, Collmex basic, plus, pro) bzw. unter Buchhaltung → Auswertungen → Umsatzsteuererklärung.

↑ Inhalt

Inventur und Bestandsveränderungen buchen (Nicht bei Einnahme-Überschuss-Rechnung)

Zum Jahreswechsel erstellen Sie eine Inventurliste, in der Sie alle Vorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe erfassen.

Hat sich der Bestand zum Vorjahr verändert, muss die Bestandsveränderung gebucht werden.

BEISPIEL Bestandsminderung

S/HSKR03SKR04Name
Soll39604800Bestandsveränderungen
Haben39801140Bestand Waren

Buchung Bestandsmehrung

S/HSKR03SKR04Name
Haben39604800Bestandsveränderungen
Soll39801140Bestand Waren

Collmex-Praxis

In den Versionen Collmex plus und pro steht im Menü Warenwirtschaft eine Inventurliste zur Verfügung.

↑ Inhalt

Gewinnermittlung

↑ Inhalt

Gewinnverwendung (Nicht bei Einnahme-Überschuss-Rechnung)

Der Gewinn des Vorjahres erscheint automatisch in der Bilanz des nächsten Jahres unter dem Bilanzposten Gewinnvortrag. Ebenfalls in diesen Bilanzposten gehen die Konten 860 (SKR03) bzw. 2970 (SKR04) ein. Wenn im aktuellen Jahr fest steht, wie der Gewinn des Vorjahres verwendet werden soll, wird dieser üblicherweise entsprechend der Verwendung diesen Konten auf ein anderes Konto umgebucht (z.B. Eigenkapitalkonten). In der Folge verschwindet der Bilanzposten aus der Bilanz des aktuellen Jahres.

↑ Inhalt

10-Tage-Regel

Zum Zufluss-Abfluss-Prinzip gibt es eine Ausnahme für regelmäßige (wiederkehrende) Ausgaben und Einnahmen am Jahresende (z.B. Miete, Lizenzgebühren): Die 10-Tage-Regel bzw. § 11 Einkommensteuergesetz (EStG). Diese gilt für solche Ausgaben und Einnahmen, die "kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres, zu dem sie wirtschaftlich gehören" abflossen bzw. zugeflossen sind.

Beispiel: Der Mobilfunkanbieter erstellt die Rechnung rückwirkend für den Dezember 2023 am 02.01. 2024 und bucht den Betrag am 5.01.2024 ab. Damit gehört die Ausgabe zum Geschäftsjahr 2023.

Diese Regelung wird von Collmex nicht unterstützt. Korrigieren Sie deshalb lediglich die Einnahme-Überschuss-Rechnung außerhalb der Buchhaltung in Elster bzw. Elster-Online.

↑ Inhalt

Gewinnausschüttung (GmbH)

Der Gewinn einer GmbH kann an die Gesellschafter ausgeschüttet werden und/oder als Rücklage in der Gesellschaft verbleiben. Wird der Gewinn ausgeschüttet, müssen Kapitalerstragssteuer und Solidaritätzuschlag abgeführt werden.

BEISPIEL

Der Jahresüberschuss der Firma Maier & Schmidt GmbH für 2007 beträgt 50.000 €. Die Gesellschafter Maier und Schmidt sind zu je 50% an der Gesellschaft beteiligt. Laut Gesellschafterbeschluss werden vom Überschuss je 20.000 € an die Gesellschafter ausgeschüttet und 10.000 € werden in die Gewinnrücklage eingestellt.

Der Kapitalertrag ist mit 20% zu versteuern (4.000 € je Gesellschafter; insgesamt 8.000 €) und es werden 5,5% Solidaritätszuschlag fällig (220 € je Gesellschafter; insgesamt 440 €)

Buchungsvorschläge für 2008

Saldenvortrag. Diese Buchung führen Sie nur aus, wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen. Über den Jahreswechsel erfolgt der Gewinnvortrag in Collmex automatisch.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll90009000Saldenvorträge50.000,00
Haben8602970Gewinnvortrag vor Verwendung50.000,00

Buchungen nach dem Gesellschafterbeschluss

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll8602970Gewinnvortrag vor Verwendung50.000,00
Haben8552960Einstellungen in andere Gewinnrücklagen10.000,00
Haben7553519Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern40.000,00

Zahlung an die Gesellschafter insgesamt

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll7553519Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern40.000,00
Haben17463760Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen8.440,00
Haben12001800Bank31.560,00

Zahlung von Kapitalerstragssteuer und Solidaritätszuschlag

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll17463760Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen8.440,00
Haben12001800Bank8.440,00

Collmex-Praxis

Bevor Sie die Buchungen durchführen, legen Sie die Konten Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern, Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen und Einstellungen in andere Gewinnrücklagen unter Verwaltung → Konto an.

↑ Inhalt

Rechnungsabgrenzung

Mit der Rechnungsabgrenzung werden Werte der richtigen Rechnungsperiode zugeordnet. Damit wird es möglich den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens periodengerecht zu ermitteln und die Steuern in der richtigen Höhe und zum entsprechenden Zeitpunkt abzuführen.

- Aktive Rechnungsabgrenzung -

Die aktive Rechnungsabgrenzung (Abkürzung: ARA) ist eine Leistungsforderung. Sie entsteht, wenn ein Aufwand des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Ausgabe darstellt. Wird zum Beispiel im Dezember eine Vorauszahlung für die Januar-Miete geleistet, wird wie folgt gebucht:

Rechnungseingang

S/HSKR03SKR04Name
Soll42106310Miete
Haben16003300Verbindlichkeiten

Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll16003300Verbindlichkeiten
Haben12001800Bank

Jahresabschluss

S/HSKR03SKR04Name
Soll9801900Aktive Rechnungsabgrenzung
Haben42106310Miete

Im Januar wird der Aufwand in die richtige Periode gebucht.

S/HSKR03SKR04Name
Soll42106310Miete
Haben9801900Aktive Rechnungsabgrenzung

- Passive Rechnungsabgrenzung -

Die passive Rechnungsabgrenzung wird angewendet, wenn Erträge des neuen Jahres bereits im alten Jahr Einnahmen sind (z.B. Vorauszahlungen).

BEISPIEL

Der Kunde hat bereits 2007 gezahlt, die Leistung wird aber erst 2008 erbracht.

Rechnungsausgang

S/HSKR03SKR04Name
Soll14001200Forderungen
Haben82004200Erlöse

Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben14001200Forderungen

Jahresabschluss

S/HSKR03SKR04Name
Soll82004200Erlöse
Haben9903900Passive Rechnungsabgrenzung

Im Januar wird der Erlös in die richtige Periode gebucht.

S/HSKR03SKR04Name
Soll9903900Passive Rechnungsabgrenzung
Haben82004200Erlöse

↑ Inhalt

Durchlaufende Posten

Wenn Sie Beträge im Namen oder für Rechnung eines anderen vereinnahmen oder verausgaben, sind dies durchlaufende Posten, die den Gewinn nicht beeinflussen. Sie gehören nicht zum Entgelt und unterliegen damit auch nicht der Umsatzsteuer.

BEISPIELE:

  • Auslagenersatz (z.B. Fahrtkosten, die zunächst vom Auftragnehmer übernommen werden und später vom Auftraggeber ersetzt werden.)
  • Ein Anwalt überweist den Prozesskostenvorschuss im Namen seines Mandanten an die Gerichtskasse.

Für die Buchung stehen die Konten 1590 (SKR03) und 1370 (SKR04) zur Verfügung.

I. Vereinnahmung

Buchung bei Vereinnahmung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben15901370Durchlaufende Posten

Buchung bei Weiterleitung

S/HSKR03SKR04Name
Soll15901370Durchlaufende Posten
Haben12001800Bank

II. Verausgabung

Buchung bei Verausgabung

S/HSKR03SKR04Name
Soll15901370Durchlaufende Posten
Haben12001800Bank

Buchung, wenn Sie das Geld von Ihrem Kunden erhalten haben

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben15901370Durchlaufende Posten

↑ Inhalt

Rückstellungen

Eine Rückstellung ist ein ungewisse Verbindlichkeit zum Zeitpunkt des Abschlussstichtages. Dabei ist noch nicht klar, wann und in welcher Höhe die Zahlung erfolgen wird.

1. Bildung der Rückstellung

SollAufwandskonto
HabenRückstellungskonto

BEISPIEL Bildung Gewerbesteuerrückstellung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll43207610Gewerbesteuer2.500
Haben9563035Gewerbesteuerrückstellung nach § 4 Abs. 5b EStG2.500

2. Auflösung der Rückstellung

Erfolgt die Zahlung, wird die Rückstellung aufgelöst.

Auflösung

SollRückstellungskonto
HabenBank

BEISPIEL Auflösung Gewerbesteuerrückstellung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank2.500
Soll9563035Gewerbesteuerrückstellung nach § 4 Abs. 5b EStG2.500

War die Zahlung niedriger / höher als die Rückstellung, buchen Sie den Differenzbetrag im Haben / Soll auf Gewerbesteuer. BEISPIEL: Sie haben über einen Betrag von 2.500 € eine Rückstellung gebildet, mussten aber nur 2.498 € bezahlen.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank2.498
Soll9563035Gewerbesteuerrückstellung nach § 4 Abs. 5b EStG2.500
Haben43207610Gewerbesteuer2

Collmex-Praxis

Weitere Rückstellungskonten finden Sie, wenn Sie in der Kontensuche das Stichwort Rückstellung eingeben.

↑ Inhalt

Gesetzliche Rücklagen

Es dürfen nur solche Beträge als Gewinnrücklagen ausgewiesen werden, die im selben oder einem früheren Geschäftsjahr aus dem Ergebnis gebildet wurden.

Für die Buchung stehen im SKR03 die Konten 846 bis 856 zur Verfügung, im SKR04 die Konten 2930 bis 2962.

BEISPIEL:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll24967765Einstellung in die gesetzliche Rücklage10.000,00
Haben8462930Gesetzliche Rücklage10.000,00

Collmex-Praxis

Die erforderlichen Konten legen Sie im Menü Verwaltung an.

↑ Inhalt

Ausstehendes Kapital

Wird z.B. bei der Gründung einer GmbH nicht das komplette Stammkapital eingezahlt, muss der fehlende Teil gesondert in der Bilanz ausgewiesen werden. Bei der Einzahlung des fehlenden Betrags wird der Posten wieder aufgelöst.

BEISPIEL: Bei der Gründung einer GmbH am 31.12.2012 wurden statt 25.000 € nur 12.500 € auf das Konto der Gesellschaft eingezahlt. Die Restzahlung erfolgt am 1.2.2013.

Buchungsbeispiel:

Kapitaleinlage zum 31.12.2012

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll90009000Saldenvorträge25.000,00
Haben8002900Gezeichnetes Kapital25.000,00

Einzahlung zum 31.12.2012

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank12.500,00
Haben90009000Saldenvorträge12.500,00

Ausstehendes Kapital zum 31.12.2012

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll8202910Ausstehendes Kapital auf gezeichnetes Kapital, nicht eingefordert12.500,00
Haben90009000Saldenvorträge12.500,00

Restzahlung zum 1.2.2013

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank12.500,00
Haben8202910Ausstehendes Kapital auf gezeichnetes Kapital, nicht eingefordert12.500,00

↑ Inhalt

Sicherheitseinbehalt

Bei einem Werkvertrag wird die Vergütung mit Erbringung der Leistung und deren Abnahme fällig (§ 641 BGB). Abweichend davon gibt es bei Bauleistungen einen sogenannten Sicherheitseinbehalt. Dabei behält der Auftraggeber je nach Vereinbarung einen Teil des Entgelt (meist 5-10%) bis zu 5 Jahre zurück. Diese dienen als Sicherheit für Ansprüche, die sich durch etwaige Mängel ergeben.

Obwohl zunächst nicht das komplette Entgelt bezahlt wird, ist die Umsatzsteuer in voller Höhe fällig.

Beispiel: Ein Unternehmer erstellt ein Gebäude und berechnet dafür 100.000 € zzgl. 19.000 € Umsatzsteuer. Der Auftraggeber zahlt 90% des Rechnungsbetrages und behält den Rest als Sicherheit.

Buchung der Zahlung:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank107.100,00
Soll14551225Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent – Restlaufzeit größer 1 Jahr11.900,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119.000,00

↑ Inhalt

Corona-Soforthilfe

Buchungsbeispiel

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank5.000,00
Haben27094839Sonstige Erträge unregelmäßig5.000,00

Collmex-Praxis

Das Konto steht im Programm nicht zur Verfügung, kann aber bei Bedarf angelegt werden. Geben Sie im Konto in das Feld für die EÜR die 103 ein.

↑ Inhalt

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