Handbuch Collmex rechnung free und rechnung basic

Inhalt

Einleitung

Verkauf: Angebot, Rechnung und Projekt

Verwaltung

*Nicht in allen Versionen


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Einleitung

Mit Collmex rechnung free und rechnung basic erstellen Sie Ihre Rechnungen in minimaler Zeit. Ideal geeignet ist das Programm für Einzelunternehmer, die hauptsächlich Dienstleistungen erbringen.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei sind alle wesentlichen Funktionen enthalten: Angebote, Rechnungen und Gutschriften sowie in Collmex rechnung basic zusätzlich eine offene Posten Verwaltung mit Mahnwesen.

Collmex rechnung basic verfügt zudem über eine Projektverwaltung mit integrierter Tätigkeitserfassung. Dienstleistungsunternehemen erstellen Rechnungen auf Basis der erfassten Tätigkeiten in einem Schritt - inklusive Tätigkeitsnachweis für den Kunden.

Die Rechnung ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens! Um sich professionell zu präsentieren, hinterlegen Sie mit wenigen Klicks Ihr Briefpapier im PDF-Format. Dieses wird beim Erzeugen der Angebote und Rechnungen als Hintergrund eingebunden - einfacher geht es nicht.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.


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Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version


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Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Benutzungshinweise

ElementFunktion
1. SchaltflächenDurch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt.
2. LinkBeim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms.
3. ReiterUmfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten.
4. EingabefeldHier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion.

Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich.

5. AuswahlfeldBeim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können.
6. KontrollkästchenBeim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet.
7. SucheBei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche.
8. BlätternÜber diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw..
9. StatusinformationSind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'.
Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.


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Verkauf: Angebot, Rechnung und Projekt

Einführung

Zum Verkauf in Collmex basic gehören:

  • Angebote
  • Rechnungen und Gutschriften
  • Projektverwaltung mit Tätigkeitserfassung
  • Produkte und Kunden

In den Produkten hinterlegen Sie Preise und Beschreibungen für die Waren und Dienstleistungen, die Sie anbieten. In den Kunden hinterlegen Sie die Adresse der Kunden sowie verkaufsspezifische Daten wie z.B. die Zahlungsbedingung oder die Rabattgruppe des Kunden.

Beim Anlegen von Angebot, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. Sie können aber auch manuell eingegeben werden.

Wenn Sie Ihren Kunden geleistete Stunden in Rechnung stellen, erfassen Sie Ihre Tätigkeiten im Programm und erstellen mit einem Knopfdruck die Rechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten inklusive einem Tätigkeitsnachweis.

Druck: Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie unter Verwaltung → Druck vor. Dort besteht u.a. die Möglichkeit ein eigenes Briefpapier oder Logos zu hinterlegen.

Textbausteine: Damit Sie die Texte in Kopf- und Fußtext der Dokumente nicht immer manuell eingeben müssen, legen Sie Textbausteine an(Verwaltung → Textbausteine).

Weitere Einstellmöglichkeiten wie Nummernvergabe, Zahlungsbedingungen usw. finden Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen.

Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen sowie Lieferungen sind in Collmex basic nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf Collmex plus unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Siehe auch: Angebote, Rechnungen, Projekte, Produkte, Kunden

*Nicht in allen Versionen


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Verkaufsdokumente

Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.

  • Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
  • Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
  • Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
  • Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
  • Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.

Siehe auch: Verkauf

* Nicht in allen Versionen


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Verkaufsdokumente für ausländische Kunden

Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.

Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).

Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.

Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Waren

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuermit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei

ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19%

7/19% steuerfreisteuerfrei
Voraussetzungen

Produktart ist Ware

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)

Sonstige Leistungen

- Regelfall

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbar7/19%nicht steuerbar7/19%
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Leistung nach §3a Abs 3 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuerje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Katalogleistung nach §3a Abs 4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbar7/19%nicht steuerbarnicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten Dienstleistungen ab 2015

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbarIm Empfängerland zu versteuernnicht steuerbarnicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Ausländische Erlösarten sind gepflegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente

* Nicht in allen Versionen


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Rabatte in Verkaufsdokumenten

Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:

Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.

Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.

Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente

*Nicht in allen Versionen


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Angebote

Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.

Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den basic-Versionen und in der free-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Wikipedia: Angebot

* Nicht in allen Versionen


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Angebot anlegen

Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Angebot anlegenDas Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

FeldBedeutung
KundeKundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Kopieren von AngebotUm ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe


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Angebot bearbeiten: Kopfdaten

Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
KundeDer Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
AngebotsdatumDas Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots.
AngebotstextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

FirmaAbsender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Angebots vom Kunden übernommen.

Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druckausgabe → Dokument-Einstellungen.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


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Angebot bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Angebotsposition gemeint.
→ NormalMöglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen.
Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
  • Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer.
  • Geben Sie eine Bezeichnung ein.
  • Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Speichern.
  • Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextHiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
→ AlternativAlternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fließen aber in die Zwischen- und Endsumme nicht mit ein.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details


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Angebot bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Rabattgruppe*Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Währung*Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Preisgruppe*Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet.
Frist*Angebotsfrist. Ist die Frist abgelaufen, erhält das Angebot automatisch den Status 'Frist abgelaufen'.
GelöschtUm das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern das Angebot von einem anderen Angebot kopiert wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-Sprache*Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende des Angebots (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


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Angebot bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Liefer/LeistungsdatumZur Information für den Kunden. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'.
Versandkosten*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einem Angebot Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuell*Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Nachnahme-Gebühr*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende LieferadresseWenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Angebot bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand


Inhalt 

Angebot suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Angeboten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Angebote als CSV-Datei mit der Satzart CMXQTN
FeldBedeutung
AngebotAngebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot.
Noch offeneAktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen,
  • die nicht abgelehnt wurden oder
  • zu denen es noch keinen Kundenauftrag* oder keine Rechnung gibt.
KundeKundennummer.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Angebotsdatum von ... Angebotsdatum bisWenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext.
ProduktProduktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Angebote

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Angebot als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Angebot löschen, Angebot stornieren


Inhalt 

Rechnungen und Gutschriften

Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.

Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnung bearbeiten, Wikipedia: Rechnung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnungsarten

Im Programm stehen Ihnen zwei Rechnungsarten zur Verfügung.

Rechnung

Reguläre Rechnung

Gutschrift

Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.

Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.

Siehe auch:Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen

Inhalt 

Rechnung/Gutschrift anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.

SchaltflächeBedeutung
Rechnungen anlegenDie Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

Neuen Kunde anlegenWenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben.
FeldBedeutung
RechnungsartIst eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten.
KundeKundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Für Auftrag*Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Nur offene Positionen*Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind.
Basiert auf AngebotWenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Kopieren von RechnungGeben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten
Projekt,
Datum von,
Datum bis*
Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.

Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
Verrechnen mit*Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll.
KundeRechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen.
RechnungsdatumTag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel.
RechnungstextHier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
FirmaAbsender der Rechnung.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Rechnungsposition gemeint.
→ NormalMit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextDiesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
löschen LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Rabattgruppe*Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)*
Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein.
Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)*
Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis.
Bezahlt*Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abschlagsrechnung nicht mehr in den offenen Posten erscheinen soll, obwohl keine Zahlung erfolgt ist und sie auch keine Zahlung mehr erwarten.
Währung*Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Preisgruppe*Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument.
Projekt*Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken.
Tätigkeitsnachweis anhängen*Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt.
GelöschtUm die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll.
Ausgabe erforderlichDas Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Liefer/LeistungsdatumPflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann.
Versandkosten*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuell*Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Gesamtgewicht*Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt.
Nachnahme-Gebühr*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende LieferadresseDie abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.
Berechnete Lieferungen*Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktProduktnummer
ProduktartDamit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.

Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.

Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister").

UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*

Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

  • Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Rechnungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Rechnungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXINV
FeldBedeutung
RechnungRechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung.
RechnungsartWählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten.
KundeKundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bisWenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind.
TextSucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext.
ProduktProduktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Projekt*Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt.
Noch zu buchen*Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
SortierungWählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Rechnung löschen, Rechnung stornieren


Inhalt 

Offene Posten

Die Liste zeigt Ihnen offene und bei Bedarf auch bezahlte Rechnungen an.

Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Anzeigen.

FeldBedeutung
Offene Posten

nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt.

auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt.

KundeKundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Zahlungseingang verwalten, Mahnung

Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste


Inhalt 

Zahlungseingang verwalten

Hier verwalten Sie die Zahlungseingänge Ihrer Kunden.

  • Wählen Sie im Feld Offene Posten eine Option aus, geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein und klicken Sie dann auf Weiter.
  • Erfassen Sie die Zahlungseingänge und klicken Sie dann auf Speichern.
FeldBedeutung
Offene Posten

nur offene Rechnungen: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden angezeigt.

auch bezahlte Rechnungen: Es werden die bereits bezahlten und die offenen Posten angezeigt.

KundeKundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an.
Bezahlt amDatum des Zahlungseingangs
BezahltGezahlter Betrag. Wurde nicht der volle Betrag gezahlt, erstellen Sie bei Bedarf eine Mahnung über den Restbetrag.
ErledigtAktivieren Sie das Feld, wenn der Posten noch nicht ausgeglichen ist und Sie keinen Zahlungseingang des Kunden mehr erwarten.

Siehe auch: Offene Posten, Mahnung


Inhalt 

Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung


Inhalt 

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

SchaltflächeBedeutung
Drucken: einzelne Pdf-Dokumente*Die Mahnungen werden als einzelne Dateien in einer ZIP-Datei herunter geladen.
Drucken: eine Pdf-Datei*Alle Mahnungen werden zu einem Pdf-Dokument zusammen gefasst.
Mahnungen anlegen und ausgeben*Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u).
FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Fällig seit ... TagenGeben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist.
MahnstufeWenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein.
Medium*Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger.
MahndatumDatum der Mahnung
FristZahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt.
GebührMahngebühr.
RechnungsnummerRechnungsnummer

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten.
Datum von ... Datum bisGeben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen.
Nur offeneAktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht bezahlt sind.
MahnstufeGeben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten


Inhalt 

Projekt

In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.

Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.

Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.

Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.

Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Siehe auch:Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeit stoppen, Tätigkeiten anzeigen

Inhalt 

Projekt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.

SchaltflächeBedeutung
Projekt anlegenDas Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter.
FeldBedeutung
Projekt NrDie Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können.
FirmaDie Firma, für die das Projekt angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt bearbeiten

Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.

SchaltflächeBedeutung
Projektsätze aus Produkten übernehmenEs werden alle Produkte mit Mengeneinheit Stunde oder Tag als Projektsatz in das Projekt übernommen.
LöschenLöscht das Projekt. Es ist nur möglich, ein Projekt zu löschen, solange noch keine Tätigkeiten erfasst wurden.
FeldBedeutung
KundeBei Kundenprojekten geben Sie hier die Kundennummer ein. Bei internen Projekten lassen Sie das Feld leer.
Kundenauftrag*Geben Sie hier die Nummer eines Kundenauftrags ein, falls sich das Projekt auf einen Kundenauftrag bezieht. Beim Anlegen von Rechnungen wird die Beziehung zum Kundenauftrag in die Rechnung übernommen.
Budget*Ist ein Projektbudget festgelegt, können Tätigkeiten nur erfasst werden, solange das Budget nicht überschritten ist. Achtung: Das Budget wird nicht automatisch aus dem Kundenauftrag übernommen.
BezeichnungGeben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet.
Abrechnung manuell*Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an.
AbgeschlossenMarkieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen.
ReisekostenpauschaleIst eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen.
Mögliche Mitarbeiter*Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet.

Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können.

WährungStandardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein.

Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

ProjektsätzeHier legen Sie die möglichen Tätigkeiten innerhalb des Projekts fest.
ProduktGeben Sie hier optional eine Produktnummer ein. Das Produkt muss die Mengeneinheit Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) haben, damit es ausgewählt werden kann.
BezeichnungGeben Sie eine Bezeichnung für den Projektsatz ein. Die Bezeichnung wird bei der Tätigkeitserfassung als Vorschlag für die Bezeichnung der Tätigkeit übernommen.
SatzDer Preis, der dem Kunden für die Tätigkeit berechnet wird.
EinheitDie Zeiteinheit für die Tätigkeitserfassung. Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) sind hier möglich.
SteuerDer Steuersatz wird in die Rechnungsposition übernommen.
InaktivFür inaktive Projektsätze können keine Tätigkeiten mehr erfasst werden.
InternTätigkeiten für interne Projektsätze erscheinen nicht im Tätigkeitsnachweis.

Erfassen Sie einen Projektsatz ohne Betrag und markieren Sie dann das Feld Intern. Das Feld wird erst eingeblendet, wenn Sie den Projektsatz ohne Betrag erfasst und dann auf Speichern oder die Enter-Taste gedrückt haben.

löschen LöschenZum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.

FeldBedeutung
ProjektProjektnummer zur Anzeige eines einzelnen Projekts
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BezeichnungName des Projekts
Status
  • aktiv: Es werden nur Projekte angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind.
  • abgeschlossen: Es werden nur abgeschlossene Projekte angezeigt.
  • alle: Zeigt aktive und abgeschlossene Projekte an.
KundeKundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten.
Abrechnung manuellZeigt nur Projekte an, die für die manuelle Abrechnung markiert sind.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekte mit Festpreis

Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:

  • Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
  • Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
  • Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
  • Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.

Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte


Inhalt 

Tätigkeiten erfassen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
Sortierungoptional auf- oder absteigend
MonatMonat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen.
KWKalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge.
JahrGeschäftsjahr
ProjektProjektnummer
SatzProjektsatz. Wird im Projekt definiert.
DatumTag der Tätigkeit
Von ... BisTätigkeitszeitszeitraum.
PausenDie Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
BeschreibungHier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde

  • Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter VerkaufGelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst die Buchung*.
  • Erfassen, löschen oder ändern Sie die Tätigkeiten.
  • Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen

Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Tätigkeit stoppen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.

SchaltflächeBedeutung
BeginnSetzt die Felder 'Von' und 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
EndeSetzt das Feld 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
ÜbernehmenDie erfasste Tätigkeit wird gespeichert.
FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
ProjektProjektnummer
SatzProjektsatz. Wird im Projekt definiert.
DatumTag der Tätigkeit
Von ... BisTätigkeitszeitszeitraum.
PausenDie Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
BeschreibungHier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen


Inhalt 

Tätigkeiten anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

FeldBedeutung
ProjektDas Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen.
SatzFalls zusammen mit einem Projekt gewählt, werden nur Tätigkeiten angezeigt, die für diesen Satz erfasst wurden.
Nicht berechnetIst das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde.
RechnungsrelevantWenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist.
Keine internen TätigkeitenIst das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten zu Projekten angezeigt, die Kunden zugeordnet sind.
MitarbeiterMitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer.
Datum von ... Datum bisZeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen.
Ausgabe-SpracheBestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll.
BeschreibungSucht nach Text im Feld Beschreibung.
ProduktZeit nur Tätigkeiten an, für die das eingegebene Produkt im Projektsatz hinterlegt ist.

Siehe auch: Einführung Projekte


Inhalt 

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung.

Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.

Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mitarbeiter anlegen

Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrDas Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzten Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.
FirmaWählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter suchen

Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrNummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll.
FirmaFirma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist.
NameDer Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten.
Auch ausgeschiedeneWenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
LöschenDer Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
Art des MitarbeitersDie Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.
  • Unternehmer: Die Kosten werden auf das Konto Reisekosten Unternehmer gebucht, Übernachtungspauschalen werden nicht berechnet.
  • Angestellter: Die Buchung erfolgt auf das Konto Reisekosten Arbeitnehmer.
  • Externer Mitarbeiter: Reisen können nicht in die Buchhaltung übernommen werden.
Adresse und BankverbindungZur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet.
Eingetreten am, Ausgeschieden amZur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegenInhalt 

Kunden

Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote* oder Rechnungen.

In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Rabattgruppe* des Kunden oder die Zahlungsbedingungen.

Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung* fest.


Siehe auch: Einführung Verkauf

Verwandter Begriff: Debitor = Kunde

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.

SchaltflächeBedeutung
Kunde anlegenDer Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter.
FeldBedeutung
Kunde NrDas Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.

Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt.

Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse.

Firma*Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.

Vorlage Kunde NrFür den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen.
Adresse in Kunde wandeln*Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten

Eingabe-FeldBedeutung
RabattgruppeUm den in der Rabattgruppe hintergelegten Prozentsatz, wird der Betrag aller Angebote und Rechnungen gemindert. Die Rabattgruppe definieren Sie unter Kunde → Rabattgruppen.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingung wird auf die Rechnung gedruckt und ist relevant für das Mahnwesen. Eigene Zahlungsbedingungen legen Sie im Menü Verwaltung an.
Ausgabe-Sprache Wählen Sie die Sprache aus, in der die Dokumente erstellt werden sollen.
AdresseDiese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge:

Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung.
Anrede Titel Vorname Nachname
Abteilung
Straße Hausnummer
Postleitzahl Ort
Land

Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung.

Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

BankverbindungFür Überweisungen und Gutschriften.
SteuerDie Felder USt-IdNr. und Adresse liegt im Drittlandsgebiet haben nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.

Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt. Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet.

Privatperson: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist. Ob ein Kunde eine Privatperson ist, beeinflusst die Berechnung der Umsatzsteuer bei vor 2010 erbrachte Dienstleistungen.

InaktivWenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.
  • Zum Sichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
  • Einen Kunden können Sie nur dann löschen, wenn noch keine Belege zu dem Kunden existieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Löschen.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Kundenvereinbarung anlegen

In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.

SchaltflächeBedeutung
Kundenvereinbarung anlegenDie Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter.
FeldBedeutung
Kunde NrDer Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Kundenvereinbarung bearbeiten

FeldBedeutung
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
PreisBrutto- bzw. Nettopreis für das Produkt.
GelöschtWenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Kundenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Kunde NrDer Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
PreisdatumEs werden Kundenvereinbarungen angezeigt, deren Preis zu diesem Termin gültig ist.
Auch gelöschteFindet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Rabattgruppen bearbeiten

In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.

Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.

Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" )
RabattRabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).

Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druckausgabe konfiguriert ist.

DruckenHier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen.
InaktivSetzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer.
Gültige Produktgruppen*Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.

Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkte

Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs. Wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung oder die Verkaufspreise können hier eingestellt werden.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten

Inhalt 

Produkt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.

SchaltflächeBedeutung
Produkt anlegenDas Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter.
FeldBedeutung
Produkt NrDie Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt.
Firma*Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können.
Kopieren von ProduktGeben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Allgemein

FeldBedeutung
MengeneinheitDie Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche).
ProduktartHier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware oder um eine Dienstleistung handelt.

Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten.

BezeichnungName des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen.
InaktivWenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nur noch in den Dokumenten (Angebot und Rechnung) angezeigt.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf

Verwandter Begriff: Artikel

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein.

Liegt eine Steuerbefreiung vor (z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe), stellen Sie diese im Geschäftsjahr ein (Menü Verwaltung ).

Auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden).
VerkaufspreisVerkaufspreis in Abhängigkeit des Zeitraums
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen.
PreisBrutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie unter Verwaltung → Firma → Einstellungen → VK-Preise sind inkl. USt.
Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein

Inhalt 

Produkt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Produkte als CSV-Datei mit der Satzart CMXPRD
FeldBedeutung
ProduktDie Produktnummer des gesuchten Produkts.
WebauftrittWenn ausgewählt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts angezeigt.
TextZeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.
Produktgruppe*Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden.
auch inaktiveAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist.
FirmaFindet nur Produkte der ausgewählten Firma.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach (Produkt)Nummer oder nach Bezeichnung.
Preisgruppe*Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte.
Nur mit Preis*Zeigt nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist.
Lieferant*Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert.
Hersteller*Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an.
Nicht verwendet*Zeigt die Produkte an, die noch nicht verwendet wurden und deshalb das Löschen des Produktes möglich ist.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Hinweise zur Positionsnummerierung

Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):

In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.

Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe


Inhalt 

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.


Inhalt 

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

FeldBedeutung
AdresseDie Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet.
BankverbindungDie Bankverbindung wird in den Dokumenten verwendet.
SteuerDie Steuernummer ist zur Erstellung der Rechnung erforderlich. Geben Sie die Steuernummer wie folgt ein: xxx/xxx/xxxxx.
Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt.

Verwandter Begriff: umsatzsteueridentifikationsnummer


Inhalt 

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
Umsatzsteuer-BefreiungFür z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuerkonten entfernt.*

In den Verkaufsdokumenten (z.B. Rechnung)* wird die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen. Bei Auswahl der Option Sonstiger Grund erscheint in den Verkaufsdokumenten der Hinweis Steuerbefreit. Wählen Sie Kleinunternehmer, wird der Hinweis Steuerfrei nach §19 UStG ausgegeben.

Legen Sie die Produkte trotzdem mit dem Steuersatz an, wie er ohne Steuerbefreiung berechnet werden würde.

Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits getätigte Buchungen nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen.

Art der Ust. Besteuerung*Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde.

Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde.

In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet.

Gesperrte/Abgeschlossene Monate Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

  • Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
  • Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbausteine

Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.

Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbaustein anlegen

Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.

Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbaustein bearbeiten

Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.

Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Variable Textbausteine

Variable Textbausteine verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Textbausteine zur Verfügung:

FeldnameWird ersetzt durch ... Verwendet bei ...
<<GutenTag>> Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname'
Englisch: 'Dear Anrede Nachname'
Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Anrede>> Deutsch: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist.

Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Vorname>>VornamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Nachname>>NachnamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Firma>>Name der FirmaAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<FirmaOderName>>Name der Firma oder falls das Feld Firma leer ist, der Name bestehend aus Titel, Vorname und NachnameAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Strasse>>StrasseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<PLZ>>PLZAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Ort>>OrtAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bemerkung>>Bemerkung der AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<AdressNr>>Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder AdressnummerAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<IBAN>>Je nach Kontext die IBAN des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<BIC>>Je nach Kontext die BIC des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bankname>>Je nach Kontext der Name der Bank des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer>>Der Name des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Mail>>Mailadresse des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon>>Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon2>>Zweite Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Bemerkung>>Bemerkung des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Zahlungsbedingung>>ZahlungsbedingungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung
<<Gesamtbetrag>>EndbetragAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant.
<<Waehrung>>WährungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Bearbeiter>>Name des BearbeitersAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<InternesMemo>>Internes MemoAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Vermittler>>Der Name des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Mail>>Mailadresse des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Telefon>>Telefonnummer des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<AngebotNr>>*Nummer des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsdatum>>*Datum des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsfrist>>*Frist des AngebotesAngebot
<<RechnungsNr>>Nummer der RechnungRechnung
<<Rechnungsdatum>>RechnungsdatumRechnung
<<rechnungsmail.de>>Angaben laut rechnungsmail.deMailtext für Rechnung
<<ProjektNr>>*Nummer des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektBezeichnung>>*Bezeichnung des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektVon>>*Beginn des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<ProjektBis>>*Ende des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<LieferantenauftragNr>>*Nummer des LieferantenauftragsLieferantenauftrag
<<KundeNrBeiLieferant>>*Kundennummer beim LieferantLieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<KundenauftragNr>>*Nummer des KundenauftragsKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<GutschriftNr>>*Nummer der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Gutschriftsdatum>>*Datum der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Auftragsdatum>>*AuftragsdatumKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag
<<Anzahlungsbetrag>>*AnzahlungsbetragBei Vorkasse-Kundenaufträgen
<<MahnungNr>>*Nummer der MahnungMahnung
<<Mahnstufe>>*Stufe der MahnungMahnung
<<Mahndatum>>*Datum der MahnungMahnung
<<FristDatum>>*Ablaufdatum der MahnfristMahnung
<<FristTage>>*Mahnfrist in TagenMahnung
<<eBayVerkauf>>*eBay-ArtikelnummerKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<eBayMitgliedsname>>*eBay-Mitgliedsname des KäufersKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<AuftragsnummerBeimKunden>>*Auftragsnummer beim Kunden Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung
<<LieferungNr>>*Nummer der LieferungLieferung
<<GewichtInKg>>*Gewicht der LieferungLieferung
<<Sendungsnummer>>*Sendungsnummer der LieferungLieferung, Versandbenachrichtigung, Rechnung
<<VersandartInfo>>*Die Versandart-Info aus der VersandartLieferung, Versandbenachrichtigung
<<Lieferadresse>>*Mehrzeilige LieferadresseLieferung, Versandbenachrichtigung
<<Telefon>>TelefonnummerAlle Druckdokumente

*Nicht in allen Versionen

Verwandte Begriffe: Textbaustein


Inhalt 

Textbausteine

Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Standard-Textbausteine bearbeiten

Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
DokumentWählen Sie das Dokument.
KopftextWählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll.
Kopftext EnglischGeben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
SchlusstextWählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll.
Schlusstext EnglischGeben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
MemoGeben Sie hier den Textbaustein für das interne Memo an.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen


Inhalt 

Druckausgabe

Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.

In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.

Siehe auch: Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen

Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.

FeldBedeutung
Schriftgröße allgemeinSchriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften
Schriftgröße AbsenderSchriftgröße des Absenders über dem Brieffenster
SchriftDerzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich.
Absender drucken
  • Nicht drucken: Absender wird nicht gedruckt.
  • In einer Spalte: Absender wird in einer Spalte gedruckt.
  • In zwei Spalten: Absender wird in zwei Spalten gedruckt.
Absender in Brief-Fenster druckenAbsender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt.
Steuernummer druckenSteuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt.
Anrede druckenIn die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist.
Leerzeile zw. Strasse+OrtFügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein.
Abweichende Lieferadresse/AuftraggeberHier legen Sie fest, an welche Stelle die abweichende Lieferadresse bzw. ein abweichender Auftraggeber gedruckt werden soll.
  • Unter Referenzblock: Fügt die Adresse zwischen Referenzblock und Dokument-Körper ein.
  • Körper-Anhang: Die Adresse wird unter dem Dokument-Körper eingefügt.
Wenn sowohl die Lieferadresse als auch der Auftraggeber vom Empfänger des Dokuments abweichen, werden aus Platzgründen sowohl der abweichender Auftraggeber als auch die abweichende Lieferadresse immer am Anfang des Körpers ausgegeben.
Falzmarken druckenFalzmarken werden an den linken Rand gedruckt.
Empf.Fax Nr druckenEmpfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt.
Abgrenzungslinien nicht druckenDie einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen.
Abstände vom RandSiehe Bilder unterhalb der Eingabemaske

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund

Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.

Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.

Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.

FeldBedeutung
Hintergrund-PdfDas Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
VerwendungSteuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll.
Hintergrund-Pdf ab Seite zweiBei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
Nicht verwendenWenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet.
Hintergrund-Logo 1 und 2Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile).
Abstand linker RandAbstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes
Abstand oberer RandAbstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes
BreiteDefinieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu.
VerwendungSteuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll.
Hintergrund-VerwendungAktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben.

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.

FeldBedeutung
Bankverbindung druckenFügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist.
Tätigkeitsnachweis anhängen*Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt.
Bearbeiter drucken*Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor.
Gesamtgewicht drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist.
Empfänger-Telefonnummer drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Telefonnummer des Empfängers der Lieferung im Referenzblock ausgegeben.
Tätigkeiten nach Satz gruppieren*Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt.
Versandart drucken*Nur in der Pro-Version:Wenn markiert wird die Versandart im Referenzblock ausgegeben.
Spalten-ZwischenraumAbstand zwischen den Spalten
Chargen drucken*Nur für Rechnung und Lieferung: Falls beim Warenausgang zur Lieferung eine Charge angegeben wurde, kann entweder die Charge oder die Bezeichnung der Charge gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Ende der Positions-Bezeichnung. Bei Rechnungen wird die Charge ermittelt über die zur Rechnungsposition gehörende Kundenauftragsposition und davon weiter über die verknüpften Lieferpositionen zum Warenausgang.
SpalteBestimmt, an welcher Stelle jede Spalte erscheint.
InhaltAchtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle:
AngebotRechnungLieferungLieferanten-
auftrag
Auftrags-
bestätigung
Mahnung
Positions Nrxxxxx-
Mengexxxxx-
Produktxxxxx-
Bezeichnungxxxxx-
Einzelpreisxx-xx-
Steuersatzxx--x-
Rabattxx--x-
Preisxx-xx-
Liefertermin---xx-
Prod.Nr des Lieferanten---x--
Gewicht--x---
Rechnungs Nr-----x
Rechnungsdatum-----x
Fälligkeit-----x
Betrag-----x

Die Spalte Steuersatz wird nur verwendet, wenn das Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält.

BreiteSpaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument.
ÜberschriftSpaltenüberschrift in Deutsch
EnglischSpaltenüberschrift in Englisch

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.

Siehe auch:Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen

Inhalt 

Einführung Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.

Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.

Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.

Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.

Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzer bearbeiten

Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldFunktionen
Name und VornameName des Benutzers
E-MailMailadresse des Benutzers.
RolleDie Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers.
Telefon-Anbindung*Hinter jedem Eingabefeld mit einer Telefonnummer wird ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei Klick auf das Telefonsymbol wird das Gespräch aufgebaut.

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung (XXXX ist immer die Telefonnummer):

  • tel:Collmex generiert einen Link in der Form tel:XXXX, wenn XXXX eine Nummer ist. Damit der Anruf aufgebaut wird, muss unter Umständen ein Browser-Plugin installiert werden, welches bei Klick auf die Links mit dem Aufbau der Telefonverbindung reagiert.
  • skype: Die Verbindung wird über Skype aufgebaut. Dazu erzeugt das Programm einen Link in der Form skype:XXXX?call. Wenn Skype auf dem Rechner des Benutzers installiert ist, baut Skype eine Verbindung auf zu der Nummer XXXX bzw. dem Skype-Teilnehmer XXXX.
  • callto: Veraltet.
GesperrtIst das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen.
Mitarbeiter Nr.*Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter* und Vertrieb*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter.
Firma*Wählen Sie die Firma aus, wenn der Benutzer die Rolle Mitarbeiter oder Vertrieb hat.
Darf nur selbst vermittelte Kunden und Dokumente bearbeiten*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Verkäufer nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, für die seine Mitarbeiter-Nummer als Vermittler eingetragen ist. Angebote und Kundenaufträge dürfen nur für Kunden angelegt werden, für die der Verkäufer als Vermittler angegeben ist oder falls der Verkäufer im Vorgänger-Dokument als Vermittler eingetragen ist. Der Benutzer darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen.
Nur für API*Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.

Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet.

Zugangsbeschränkung*Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Anmeldung des Benutzers geprüft, ob die IP-Adresse des lokalen Computers in der Liste der erlaubten IP-Adressen enthalten ist. Falls das nicht der Fall ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Das Kennzeichen kann nicht für den Hauptbenutzer und nicht für den Service-Benutzer gesetzt werden.
Keine Export-Berechtigung*Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keinen Datenexport durchführen.
Rohertrag/Marge unsichtbar*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, sieht der Benutzer keinen Rohertrag und keine Marge.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzerrollen

Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.

RolleFunktionen
AdministratorAlle Funktionen nutzbar.
Buchhaltung*Alle Funktionen der Buchhaltung.
Warenwirtschaft*Alle Funktionen der Warenwirtschaft.
Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf.
Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf.
Vertrieb*Darf nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen.
Mitarbeiterportal*Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen.
Webdesigner*Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten.
Vereinsmitarbeiter*Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung.
Steuerprüfer*Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten.
Anzeiger*Darf alles ansehen.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten


Inhalt 

Service-Benutzer entsperren

Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.

Siehe auch: Einführung Benutzer


Inhalt 

Benutzer suchen

  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
  • Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.

Inhalt 

Einstellungen Mahnung

Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung variabler Felder möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.

FeldBedeutung
FristZahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso).
GebührMahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden.
MahntextGeben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt)
Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung.

Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen


Inhalt 

Schnittstellen und Datenaustausch

In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.

Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).

Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.

Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.

Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).

Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).

Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.

Siehe auch: Daten importieren, Daten exportieren, Buchnungen exportieren, Datev-Export, Collmex API*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Daten importieren

Inhalt

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Daten importieren: Einführung

Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.

Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.

Anpassung der zu importierenden Dateien

Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
  2. Löschen Sie die Beispieldaten.
  3. Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
  4. Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.

Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Daten importieren: CSV-Format

Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:

  1. Trennzeichen ist das Semikolon (;).
  2. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
  3. Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
  4. Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
  5. Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.

Der Verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen (z.B. Mac), müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.

Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV


Inhalt 

Daten importieren: Datentypen für Felder

In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:

KürzelBemerkungNicht ändernBeispiel
CAlphanumerisch(NULL)Kunde Müller
INumerisch, ganze Zahlen oder Aufzählungen*(NULL) oder leer5
NNumerisch mit max. drei Nachkommastellen(NULL) oder leer5,25
DDatum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ(NULL)20090121 oder 21.01.2009
MGeldbetrag mit zwei Nachkommastellen(NULL) oder leer2056,34
TUhrzeit im Format HHMMSS(NULL)1234

Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.

*Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Daten importieren: Nummernvergabe

Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.

Externe Nummernvergabe

Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.

Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;10000;10;...
CMXINV;10000;20;...
CMXINV;10001;10;...
CMXINV;10001;20;...

Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.

Interne Nummernvergabe

Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:

Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;...
CMXKND; ;1;Frau;...

Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;-10000;10;...
CMXINV;-10000;20;...
CMXINV;-10001;10;...
CMXINV;-10001;20;...

Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert NEW_OBJECT_ID
2Neue NummerI8Die neu vergebene Nummer für das Objekt
3Temporäre NummerI8Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null)
4ZeileI8Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht.

Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:

Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile
NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1
NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3

Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Produkt

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRD
2ProduktnummerC20Identifiziert das Produkt eindeutig
3Bezeichnung C10.000Bezeichnung des Produktes
4Bezeichnung EngC10.000Optional. Englische Bezeichnung des Produktes
5BasismengeneinheitC3ISO-Codes
6ProduktgruppeI8Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe.

Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer.

7FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
8SteuerklassifikationI80 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt.
9GewichtN18
10Gewicht MengeneinheitC3ISO-Codes
11PreismengeN18Preise des Produkts gelten pro Preismenge
12ProduktartI180 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 4 - Ware-Kunde schuldet Ust.
13InaktivI180 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv, 2 = Produkt löschen, 3 = Produkt löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
14PreisgruppeI18Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist.
15Verkaufs-PreisM18Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden.
16EANC20Optional. EAN Code des Produkts
17HerstellerC40Optional. Hersteller des Produkts
18VersandgruppeI18Optional. Interne Nummer der Versandgruppe.
19MindestbestandN18
20BestellmengeN18
21ChargenpflichtI81 = Produkt ist chargenpflichtig
22BeschaffungsartI80 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion
23ProduktionsdauerI8
24LohnkostenM18
25Lohnkosten-BezugsmengeN18Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt.
26BemerkungC1024
27KostenermittlungI80 = Automatisch, 10 = Manuell
28KostenM18Produktkosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
29Bezugsmenge-KostenN18Bezugsmenge für die Kosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
30EK-LieferantI8Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereinbarung angelegt bzw. geändert.
31EK-SteuerklassifikationI80 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt.
32EK-ProdNr d.LieferantenC20Produktnummer des Lieferanten
33EK-VerpackungseinheitN18Menge, die in einer Verpackung enthalten ist.
34EK-Bezeichnung C10.000Bezeichnung des Produktes für den Einkauf
35EK-PreisM18Einkaufspreis
36EK-PreismengeN18Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge
37EK-LieferzeitI18
38EK-WährungC3Nur für Export: Währung des Lieferanten
39ReserviertI8Bitte leer lassen
40ReserviertI8Bitte leer lassen
41Webauftritt-NrI8Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt.

Sollen Produkte in mehreren Webauftritten verwendet werden, importieren Sie die Produkte für jeden Webauftritt extra.

42Shop-KurztextC255
43Shop-LangtextC-
44Texte-Sind-HTMLI81 = Texte sind im HTML-Format
45DateinameC80
46KeywordsC255
47TitelC255
48Abweichendes Template NrI8
49Bild-URLC255
50Grundpreis-Menge-1N18Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts
51Grundpreis-Menge-2N18Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit
52Grund-MengeneinheitI80 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Kubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück
53Preis auf AnfrageI8
54InaktivI80 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv
55Shop-KategorienI8interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert.
56ReserviertI8Bitte leer lassen
57ReserviertI8Bitte leer lassen
58ReserviertI8Bitte leer lassen
59ProduktNr des HerstellersC40Optional. Die Produktnummer des Hersteller für das Produkt
60LieferrelevantI8Nur für Dienstleistungen. 0 = Nicht Lieferrelevant, 1 = Lieferrelevant
61Amazon-ASINC40Nur für Export: Die Amazon-ASIN, wenn das Produkt bei Amazon gelistet ist.
62eBay-ArtikelnummerC40Nur für Export: Die eBay-Artikelnummer, wenn das Produkt bei eBay gelistet ist.
63DirektlieferungI80 = Keine Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden, 1 = Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden
64WarennummerC20International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt).

Siehe auch: Daten importieren

Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Produkt-Preise

Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.

Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRI
2ProduktnummerC20
3Firma I8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4PreisgruppeI3Interne Nummer der Preisgruppe
5Gültig ab D8
6Gültig bis D8
7PreisM18

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreisänderung


Inhalt 

Satzbeschreibung Produkt-Preis-Änderung

Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie für ein Produkt den Preis ändern möchten. Bestehende Preise bleiben erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRI_CHANGE
2ProduktnummerC20
3Firma I8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4PreisgruppeI3Interne Nummer der Preisgruppe
5Gültig ab D8Optional. Wenn leer, ist der neue Preis ab dem Import-Datum gültig.
6Gültig bis D8Optional. Wenn leer, ist der neue Preis bis zum 31.12.9999 gültig.
7PreisM18Der neue Preis

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreise importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Bestand*

Der Bestands-Import wird hauptsächlich verwendet, um die Anfangsbestände zu übernehmen. Jeder Satz führt beim Import zu einer Bestandsbuchung mit der Bewegungsart 'Bestandsaufnahme', d.h. die bisherige Bestandsmenge wird durch die übergebene Menge ersetzt. Ein Bestandsobjekt wird eindeutig identifiziert durch Produktnummer, Firma, Bestandstyp und Charge.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXSTK
2ProduktnummerC20Identifiziert das Produkt eindeutig
3FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4MengeN18Neue Bestandsmenge
5BestandstypI8Optional. 0 oder leer = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand
6ChargennummerI8Optional. Bei einer negativen Chargennummer wird eine neue Charge angelegt.
7WertM18Nur für Export. Der Bestandswert berechnet aus Produktkosten mal Menge.
8ChargenbezeichnungC1024Optional. Die Bezeichnung der neuen Charge (falls die Chargennummer negativ ist).
9ProduktbezeichnungC10.000Nur für Export. Die Bezeichnung des Produkts.

Siehe auch: Daten importieren

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Satzbeschreibung Kunde

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXKND
2KundennummerI8Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19KontonummerC20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26ZahlungsbedingungI8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27RabattgruppeI8interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
28Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS
29Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
30AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
31KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
32AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
33eBay-MitgliedsnameC80Der eBay-Mitgliedsname des Kunden
34PreisgruppeI8interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
35Währung (ISO-Codes)C3
36VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
37KostenstelleC10
38Wiedervorlage amD6
39LiefersperreI81 = Liefersperre
40Bau/Reinigungs-DienstleisterI81 = Bau/Reinigungs-Dienstleister
41Lief-Nr. bei KundeC20Die eigene Lieferantennummer beim Kunden
42AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch
43CCC255Kopie der E-Mails an diese Adresse senden
44Telefon2 C20
45Lastschrift-MandatsreferenzC35Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats
46Datum Unterschrift D8Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats
47MahnsperreI81 = Mahnsperre
48Keine MailingsI81 = keine Mailings
49PrivatpersonI81 = Privatperson
50URLC80
51Teil-Lieferungen erlaubtI80 = Teil-Lieferungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Lieferungen erlaubt.
52Teil-Rechnungen erlaubtI80 = Teil-Rechnungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Rechnungen erlaubt.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kunde - Abweichende Empfängeradresse

Eine Abweichende Empfängeradresse wird identifiziert über Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ. Die abweichende Empfängeradresse wird gelöscht, wenn alle Felder außer Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ leer übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXEPF
2KundennummerI8
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4Dokument-TypI8als Zahl codiert: 1 = Angebot, 2 = Rechnung, 3 = Lieferung, 5 = Auftragsbestätigung, 6 = Mahnung
5AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = signierte E-Mail, 100 = keine Ausgabe.
6AnredeC10
7TitelC10
8VornameC40
9Name C40
10Firma C80
11Abteilung C80
12Strasse C80
13PLZ C10
14Ort C20
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefon2C40
18Telefax C40
19Skype/VoIPC50
20E-Mail C50
21BemerkungC1024
22URLC50
23Keine MailingsC501 = Keine Mailings
24AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Kunde - Periodische Rechnung

Nutzen Sie den Import für periodische Rechnungen, wenn Sie Ihre Abos im externen System verwalten, die Rechnungsstellung jedoch über den internen Abrechnungslauf vornehmen wollen.

Wenn Sie mehrere periodische Rechnungen (Abos) für einen Kunden importieren, müssen alle periodischen Rechnungen des Kunden in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist eine vorhandene periodische Rechnung nicht mehr angegeben, wird sie in der Datenbank gelöscht. Alle vorhandenen periodischen Rechnungen eines Kunden werden gelöscht, wenn nur die Kundennummer und die Firma angegeben ist und die restlichen Felder weg gelassen werden bzw. mit dem Wert (NULL) belegt sind.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXABO
2Kunden-NrI8Kundennummer
3FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4Gültig vonD8Beginn der Gültigkeit
5Gültig bisD8Ende der Gültigkeit
6Produkt NrC20Die Produktnummer.
7ProduktbeschreibungC1024Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
8Individueller PreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
9IntervallI80 = Jahr, 1 = Halbjahr, 2 = Quartal, 3 = Monat, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus, 8 = Vier Wochen, 9 = Vier Wochen im Voraus, 10 = Zwei Jahre, 11 = Zwei Jahre im Vorraus
10Nächste RechnungD8Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll.
11AnzahlI8Anzahl. Falls nicht angegeben, wird die Anzahl auf 1 gesetzt.
12PosI8Optional. Die Positionsnummer bestimmt die Reihenfolge. Nach dem Import werden die Positionen aufsteigend neu nummeriert.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Lieferant

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXLIF
2LieferantennummerI8Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19Konto Nr.C20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26Zahlungsbedingung I8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27Lieferbedingung C3ISO codes
28Lieferbedingung ZusatzC40
29AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
30KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
31AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Lieferant mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Lieferant aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Lieferanten zu den Gruppen unverändert.
32Kundennummer beim LieferantenC20
33Währung (ISO-Codes)C3
34Telefon2 C20
35AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Adresse

Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXADR
2AdressnummerI8Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben.
3AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung, 4 = Ansprechpartner (Nur für Export über API).
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19KontonummerC20Felder 19-25 sind nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26Keine MailingsI80 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings
27Telefon2 C20
28Skype/VoIPC50
29URLC80
30Kontoinhaber C40Ist nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
31WiedervorlageD6
32AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.
33VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. Nur für Adressen vom Typ 3 = Adresse aus der Adressverwaltung.
34Vermittler-Firma NrI8Interne Nummer der Firma des Vermittlers, wie unter 'Verwaltung → Firma anzeigen und ändern' angezeigt
35Lastschrift-Mandatsreferenz C40
36Datum UnterschriftD6

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Ansprechpartner

Die Ansprechpartner einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Vorname+Nachname identifiziert. Falls dies nicht eindeutig ist, wird zusätzlich noch die E-Mail-Adresse zur Identifizierung herangezogen. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Ansprechpartner hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Ansprechpartner nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Ansprechpartner in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Ansprechpartner zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXASP
2AdressnummerI8Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Ansprechpartner angelegt / geändert werden sollen
3AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung
6AnredeC10
7TitelC10
8VornameC40
9NameC40
10FirmaC80
11AbteilungC80
12StrasseC80
13PLZC10
14OrtC20
15LandC2ISO Codes
16TelefonC40
17Telefon2C40
18TelefaxC40
19Skype/VoIPC50
20E-Mail C50
21BemerkungC1024
22URLC50
23Keine MailingsI81 = Keine Mailings
24AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Kontakte

Die Kontakte einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Kontaktnummer identifiziert. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Kontakte hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Kontakt nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Kontakt in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Kontakte zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXKNT
2AdressnummerI8Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Kontakte angelegt / geändert werden sollen
3NameC255Nur für Export: Name des Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer. Beim Import wird das Feld ignoriert.
4AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung
5KontaktnummerI8Laufende Nummer des Kontakts innerhalb einer Adresse.
6DatumD6Datum des Kontakts
7UhrzeitT6Uhrzeit des Kontakts
8TypI81 = Telefon, 2 = Mail, 3 = Fax, 4 = Brief, 5 = Besuch, 6 = Messe, 100 = Sonstiges
9BeschreibungC1024
10Angelegt vonC20Optional. Benutzer, der den Kontakt angelegt hat.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Angebot

Über diese Satzart können Angebote in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Angebote erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Angebote jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Angeboten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Angebots-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Angebotes müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXQTN
2AngebotsnummerI8Die Angebotsnummer identifiziert das Angebot eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Angebotsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4AngebotsartI8Reserviert
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Der Kunde muss in Collmex existieren.
7Kunde-AnredeC10Felder 7 - 27 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert.
8Kunde-TitelC10
9Kunde-VornameC40
10Kunde-Name C40
11Kunde-Firma C80
12Kunde-Abteilung C80
13Kunde-Strasse C80
14Kunde-PLZ C10
15Kunde-Ort C20
16Kunde-LandC2ISO Codes
17Kunde-Telefon C20
18Kunde-Telefon2 C20
19Kunde-Telefax C20
20Kunde-E-Mail C50
21Kunde-KontonummerC20
22Kunde-Blz C20
23Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
24Kunde-IBANC20
25Kunde-BICC20
26Kunde-BankC20
27Kunde-USt.IdNrC20
28Kunde-PrivatpersonI8
29AngebotsdatumD8Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
30PreisdatumD8Falls nicht angegeben, wird das Angebotsdatum gesetzt.
31ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
32Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen.
33PreisgruppeI8Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
34RabattgruppeI8Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
35Schluss-RabattI8Schluss-Rabatt in Prozent.
36RabattgrundC255Grund für den Rabatt.
37AngebotstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
38SchlusstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39Internes MemoC1024
40GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
41Abgelehnt amD8Optional.
42SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
43BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
44VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
45Schluss-Rabatt-2M18Schluss-Rabatt als Betrag
46Schluss-Rabatt-2-GrundC20Grund für den Rabatt
47StatusI8Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Abgelehnt, 40 = Gelöscht, 50 = Frist abgelaufen
48FristD8Angebotsfrist
49VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
50VersandkostenM18Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
51NachnahmegebührM18Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
52Liefer/LeistungsdatumD8Optional.
53Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
54Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
55LieferAdr-AnredeC10Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse.
56LieferAdr-TitelC10
57LieferAdr-VornameC40
58LieferAdr-Name C40
59LieferAdr-Firma C80
60LieferAdr-Abteilung C80
61LieferAdr-Strasse C80
62LieferAdr-PLZ C10
63LieferAdr-Ort C20
64LieferAdr-LandC2ISO Codes
65LieferAdr-Telefon C20
66LieferAdr-Telefon2 C20
67LieferAdr-Telefax C20
68LieferAdr-E-Mail C50
69PositionstypI80 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
70ProduktnummerC20Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
71ProduktbeschreibungC10.000Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
72MengeneinheitC3ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
73MengeN18Auftragsmenge
74EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
75PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
76PositionsrabattM18Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
77PositionswertM18Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
78ProduktartI18Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
79SteuerklassifikationI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei.
80Steuer auch im AuslandI8Optional. Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
81ErlösartI8Nur für Export. 0 = voller Steuersatz
1 = halber Steuersatz
2 = steuerfreies Produkt
10 = Export
11 = innergemeinschaftliche Lieferung
12 = Nicht steuerbare Umsätze
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
82Summe über Pos.I8Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe.
83UmsatzM18Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung
84KostenM18Nur für Export. Positionskosten
85RohertragM18Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
86MargeM18Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
87Kosten manuellM18Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Kundenauftrag

Der Kundenauftrags-Import wird hauptsächlich verwendet, um externe Shops an Collmex anzubinden. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge importiert und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet.

Jede Kundenauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Auftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

Die Steuern und der Gesamtpreis des Auftrags werden automatisch aus den Positionen errechnet und können nicht übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXORD-2
2AuftragsnummerI8Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Auftragsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4AuftragsartI8Reserviert. Bitte leer lassen.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Optional. Falls nicht angegeben, muss stattdessen die Adresse des Kunden (Felder 7 - 28) belegt sein. Die Kundennummer wird dann über Vornamen, Name, Firma und Mailadresse ermittelt und die in den Stammdaten vorhandene Adresse gemäß der Felder 7 - 28 geändert. Ist ein Feld nicht bekannt, muss es mit dem Wert (NULL) belegt werden, damit es in Collmex nicht geändert wird. Existiert kein Kunde mit angegebenen Vornamen, Name, Firma und Mailadresse, wird ein neuer Kunde angelegt und die Adresse übernommen. Als Vorlage dient dabei der Kunde 9999.
7Kunde-AnredeC10Felder 7 - 28 siehe Beschreibung zur Kundennummer.
8Kunde-TitelC10
9Kunde-VornameC40
10Kunde-Name C40
11Kunde-Firma C80
12Kunde-Abteilung C80
13Kunde-Strasse C80
14Kunde-PLZ C10
15Kunde-Ort C20
16Kunde-LandC2ISO Codes
17Kunde-Telefon C20
18Kunde-Telefon2 C20
19Kunde-Telefax C20
20Kunde-E-Mail C50
21Kunde-KontonummerC20
22Kunde-Blz C20
23Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
24Kunde-IBANC20
25Kunde-BICC20
26Kunde-BankC20
27Kunde-USt.IdNrC20
28Kunde-PrivatpersonI8
29Auftragsnummer bei KundeC20Optional.
30AuftragsdatumD8Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
31PreisdatumD8Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt.
32ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
33Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen.
34PreisgruppeI8Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
35RabattgruppeI8Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
36Schluss-RabattI8Schluss-Rabatt in Prozent.
37RabattgrundC255Grund für den Rabatt.
38BestätigungstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39SchlusstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
40Internes MemoC1024
41Teilrechnungen erlaubtI80 = Teilrechnungen nicht erlaubt, 1 = Teilrechnungen erlaubt.
42Teillieferungen erlaubtI80 = Teillieferungen nicht erlaubt, 1 = Teillieferungen erlaubt.
43GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
44StatusI8Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Bestätigt, 20 = Teilbezahlt, 25 = Zahlung bestätigt (nur bei Sofortüberweisung), 30 = Bezahlt, 40 = Teilgeliefert, 50 = Geliefert, 60 = Teilabschlag berechnet, 70 = Abschlag berechnet, 80 = Teilabgerechnet, 90 = Abgerechnet, 100 = Erledigt, 1000 = Abgesagt, 1010 = Gelöscht.
45SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
46BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
47VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
48SystemnameC20Name des externen Systems, das den Auftrag angelegt hat
49Schluss-Rabatt-2M18Schluss-Rabatt als Betrag
50Schluss-Rabatt-2-GrundC20Grund für den Rabatt
51GutscheinC12Nummer des eingelösten Gutscheins im Format NNN-NNN-NNN
52Abgesagt amD8
53VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
54VersandkostenM18Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
55NachnahmegebührM18Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
56Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
57Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
58LieferAdr-AnredeC10Felder 58 - 71: Optional. Abweichende Lieferadresse.
59LieferAdr-TitelC10
60LieferAdr-VornameC40
61LieferAdr-Name C40
62LieferAdr-Firma C80
63LieferAdr-Abteilung C80
64LieferAdr-Strasse C80
65LieferAdr-PLZ C10
66LieferAdr-Ort C20
67LieferAdr-LandC2ISO Codes
68LieferAdr-Telefon C20
69LieferAdr-Telefon2 C20
70LieferAdr-Telefax C20
71LieferAdr-E-Mail C50
72PositionstypI80 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
73ProduktnummerC20Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
74ProduktbeschreibungC10.000Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
75MengeneinheitC3ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
76MengeN18Auftragsmenge
77EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
78LieferterminD8Optional.
79PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
80PositionsrabattM18Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
81PositionswertM18Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
82ProduktartI18Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
83SteuerklassifikationI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei.
84Steuer auch im AuslandI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
85ErlösartI8Erlösart der Position. Nur für Export. 0 = voller Steuersatz
1 = halber Steuersatz
2 = steuerfreies Produkt
10 = Export
11 = innergemeinschaftliche Lieferung
12 = Nicht steuerbare Umsätze
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
86EndgeliefertI8Manuelles Endgeliefert-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endgeliefert, 1 = endgeliefert
87EndabgerechnetI8Manuelles Endabgerechnet-Kennzeichen im Auftragskopf: 0 = nicht endabgerechnet, 1 = endabgerechnet
88UmsatzM18Nur für Export. Netto-Umsatz der Position
89KostenM18Nur für Export. Produktkosten
90RohertragM18Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
91MargeM18Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
92Kosten manuellM18Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Rechnung

Über diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.

Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXINV
2RechnungsnummerI8Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Rechnungsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4RechnungsartI80 = Rechnung, 1 = Gutschrift, 2 = Abschlagsrechnung, 3 = Barverkauf, 4 = Retourengutschrift, 5 = Proformarechnung
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Auftrag NrI8Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht.
7Kunden-NrI8Der Kunde muss in Collmex existieren.
8Kunde-AnredeC10Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert.
9Kunde-TitelC10
10Kunde-VornameC40
11Kunde-Name C40
12Kunde-Firma C80
13Kunde-Abteilung C80
14Kunde-Strasse C80
15Kunde-PLZ C10
16Kunde-Ort C20
17Kunde-LandC2ISO Codes
18Kunde-Telefon C20
19Kunde-Telefon2 C20
20Kunde-Telefax C20
21Kunde-E-Mail C50
22Kunde-Kontonummer C20
23Kunde-Blz C20
24Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
25Kunde-IBANC20
26Kunde-BICC20
27Kunde-BankC20
28Kunde-USt.IdNrC20
29Kunde-PrivatpersonI8
30RechnungsdatumD8Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
31PreisdatumD8Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt.
32ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
33Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen.
34PreisgruppeI8Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
35RabattgruppeI8Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
36Schluss-RabattI8Schluss-Rabatt in Prozent.
37RabattgrundC255Grund für den Rabatt.
38RechnungstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39SchlusstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
40Internes MemoC1024
41GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
42SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
43BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
44VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
45SystemnameC20Name des externen Systems, das den Auftrag angelegt hat
46StatusI8Für Export: 0 = Neu, 10 = Zu buchen, 20 = Offen, 30 = Gemahnt, 40 = Erledigt, 100 = Gelöscht

Für Import: 1 = Nicht buchen. Alle anderen Werte werden beim Import ignoriert.

47Schluss-Rabatt-2M18Schluss-Rabatt als Betrag
48Schluss-Rabatt-2-GrundC20Grund für den Rabatt
49VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
50VersandkostenM18Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
51NachnahmegebührM18Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
52Liefer/LeistungsdatumD8Optional.
53Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
54Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
55LieferAdr-AnredeC10Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse.
56LieferAdr-TitelC10
57LieferAdr-VornameC40
58LieferAdr-Name C40
59LieferAdr-Firma C80
60LieferAdr-Abteilung C80
61LieferAdr-Strasse C80
62LieferAdr-PLZ C10
63LieferAdr-Ort C20
64LieferAdr-LandC2ISO Codes
65LieferAdr-Telefon C20
66LieferAdr-Telefon2 C20
67LieferAdr-Telefax C20
68LieferAdr-E-Mail C50
69PositionstypI80 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
70ProduktnummerC20Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
71ProduktbeschreibungC10.000Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
72MengeneinheitC3ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
73MengeN18Auftragsmenge
74EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
75PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
76PositionsrabattM18Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
77PositionswertM18Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
78ProduktartI18Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
79SteuerklassifikationI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei.
80Steuer auch im AuslandI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
81KundenauftragspositionI8Position des Kundenauftrags, auf das sich die Rechnungsposition bezieht.
82ErlösartI8Nur für Export. 0 = voller Steuersatz
1 = halber Steuersatz
2 = steuerfreies Produkt
10 = Export
11 = innergemeinschaftliche Lieferung
12 = Nicht steuerbare Umsätze
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
83Summe über Pos.I8Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe.
84UmsatzM18Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung
85KostenM18Nur für Export. Produktkosten
86RohertragM18Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
87MargeM18Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
88Kosten manuellM18Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt
89EANC13Nur für Export: EAN-Code des Produkts

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferung

Über diese Satzart können Lieferungen in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferungen jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Lieferungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Lieferung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXDLV
2LieferungsnummerI8Die Lieferungsnummer identifiziert die Lieferung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Lieferungsposition.
4LieferungsartI8Reserviert.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Der Kunde muss in Collmex existieren.
7Auftrag NrI8Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Lieferung bezieht.
8Kunde-AnredeC10Nur für Export: Felder 8 - 28 ist die Kundenadresse.
9Kunde-TitelC10
10Kunde-VornameC40
11Kunde-Name C40
12Kunde-Firma C80
13Kunde-Abteilung C80
14Kunde-Strasse C80
15Kunde-PLZ C10
16Kunde-Ort C20
17Kunde-LandC2ISO Codes
18Kunde-Telefon C20
19Kunde-Telefon2 C20
20Kunde-Telefax C20
21Kunde-E-Mail C50
22Kunde-KontonummerC20
23Kunde-Blz C20
24Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
25Kunde-IBANC20
26Kunde-BICC20
27Kunde-BankC20
28Kunde-USt.IdNrC20
29Kunde-PrivatpersonI8
30Auftragsnummer bei KundeC20Nur für Export
31LieferungsdatumD8
32LieferungstextC1024
33SchlusstextC1024
34Internes MemoC1024
35GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
36ErledigtI80 = nicht erledigt, 1 = erledigt.
37StatusI8Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Gelöscht, 40 = Versandübergabe erforderlich, 50 = Versandübergabe erfolgt
38SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
39BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters.
40GewichtN18Nur für Export: Gewicht in kg
41Nachnahme-BetragM18Falls mit der Lieferung ein Kundenauftrag und eine Rechnung der Zahlungsbedinung 'Nachnahme' verknüpft ist, der Betrag der Rechnung.
42Nachnahme-WährungC3Währung der Nachnahme-Rechnung.
43SendungsnummerC20
44VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird.
45Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
46Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
47LieferAdr-AnredeC10Felder 47 - 60: Abweichende Lieferadresse.
48LieferAdr-TitelC10
49LieferAdr-VornameC40
50LieferAdr-Name C40
51LieferAdr-Firma C80
52LieferAdr-Abteilung C80
53LieferAdr-Strasse C80
54LieferAdr-PLZ C10
55LieferAdr-Ort C20
56LieferAdr-LandC2ISO Codes
57LieferAdr-Telefon C20
58LieferAdr-Telefon2 C20
59LieferAdr-Telefax C20
60LieferAdr-E-Mail C50
61PositionstypI80 = Normalposition, 2 = Textposition.
62ProduktnummerC20
63ProduktbeschreibungC10.000
64MengeneinheitC3ISO Codes.
65MengeN18
66KundenauftragspositionI8Position des Kundenauftrags, auf die sich die Lieferungsposition bezieht.
67EANC13Nur für Export: EAN-Code des Produkts

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferantenauftrag

Über diese Satzart können Lieferantenaufträge in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Lieferantenaufträge erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Lieferantenaufträge jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Lieferantenaufträgen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Lieferantenauftrats-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Lieferantenauftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPOD
2LieferantenauftragsnummerI8Die Lieferantenauftragsnummer identifiziert den Lieferantenauftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Lieferantenauftragsposition.
4LieferantenauftragsartI8Reserviert.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Lieferanten-NrI8Der Lieferant muss in Collmex existieren.
7Lieferant-AnredeC10Nur für Export: Felder 7 - 29 ist die Lieferantenadresse.
8Lieferant-TitelC10
9Lieferant-VornameC40
10Lieferant-Name C40
11Lieferant-Firma C80
12Lieferant-Abteilung C80
13Lieferant-Strasse C80
14Lieferant-PLZ C10
15Lieferant-Ort C20
16Lieferant-LandC2ISO Codes
17Lieferant-Telefon C20
18Lieferant-Telefon2 C20
19Lieferant-Telefax C20
20Lieferant-E-Mail C50
21Lieferant-Kontonummer C20
22Lieferant-Blz C20
23Lieferant-Abweichender KontoinhaberC40
24Lieferant-IBANC20
25Lieferant-BICC20
26Lieferant-BankC20
27Lieferant-USt.IdNrC20
28Lieferant-SteuernummerC20
29Lieferant-PrivatpersonC20
30LieferantenauftragsdatumD8
31ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Lieferanten übernommen.
32Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Lieferanten übernommen.
33LieferantenauftragstextC1024
34SchlusstextC1024
35Internes MemoC1024
36GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
37ErledigtI80 = nicht erledigt, 1 = erledigt.
38SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
39BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters.
40Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
41Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
42LieferAdr-AnredeC10Felder 42 - 55: Abweichende Lieferadresse.
43LieferAdr-TitelC10
44LieferAdr-VornameC40
45LieferAdr-Name C40
46LieferAdr-Firma C80
47LieferAdr-Abteilung C80
48LieferAdr-Strasse C80
49LieferAdr-PLZ C10
50LieferAdr-Ort C20
51LieferAdr-LandC2ISO Codes
52LieferAdr-Telefon C20
53LieferAdr-Telefon2 C20
54LieferAdr-Telefax C20
55LieferAdr-E-Mail C50
56StatusI8Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Teilgeliefert, 30 = Erledigt, 40 = Gelöscht.
57Auftrag NrI8Bei Direktlieferung: Nummer des Kundenauftrags, auf den sich der Lieferantenauftrag bezieht.
58ReserviertI8Bitte leer lassen
59ReserviertI8Bitte leer lassen
60PositionstypI80 = Normalposition, 2 = Textposition.
61ProduktnummerC20
62Produktnummer des LieferantenC20
63ProduktbeschreibungC10.000
64MengeneinheitC3ISO Codes.
65MengeN18
66LieferterminD8
67EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
68PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
69VerpackungseinheitN18
70LieferzeitI8
71PositionswertM18Nur für Export
72Auftrag PosI8Bei Direktlieferung: Nummer der Kundenauftragsposition, auf den sich die Lieferantenauftragsposition bezieht.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Tätigkeit

Importieren Sie Tätigkeiten, wenn z.B. ein externes Zeiterfassungsprogramm genutzt wird.

Die Tätigkeiten werden über Mitarbeiter und Zeitraum mit den existierenden Tätigkeiten abgeglichen. Tätigkeiten eines bestimmten Mitarbeiters müssen deshalb in aufeinander folgenden Zeilen übergeben werden. Die aufeinander folgenden Tätigkeiten eines Mitarbeiters bilden einen Zeitraum mit Anfangsdatum und Enddatum. Das Anfangsdatum und das Enddatum des Zeitraums werden vom Programm automatisch bestimmt, d.h. die Tätigkeiten eines Zeitraums müssen nicht unbedingt nach Datum sortiert sein. Existierende Tätigkeiten eines Mitarbeiters innerhalb dieses Zeitraums werden gelöscht, wenn sie nicht übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXACT
2Projekt NrI8
3Mitarbeiter NrI8
4Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
5Satz NrI8Interne Nummer des Satzes aus dem Projekt
6BeschreibungC255Beschreibung der Tätigkeit
7DatumD8Datum, an dem die Tätigkeit ausgeführt wurde.
8VonT8Uhrzeit im Format HH:MM
9BisT8Uhrzeit im Format HH:MM
10PausenT8Pausen im Format HH:MM
11Produkt NrC20Nur für Export: Die Produktnummer aus dem Projektsatz

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Collmex API

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Daten exportieren

Exportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren.

Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import.

Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.

Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern* vor.

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch

Verwandte Begriffe: Datenexport, Dateiexport, Datensicherung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Datev-Export

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Daten an Steuerberater


Inhalt 

Buchungen exportieren

Die Funktion steht in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Daten löschen

Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).

Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.

FeldBedeutung
Zu löschende DatenLöschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchungen, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.).

Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.).

Ja, wirklich löschenAktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten.

Inhalt 

Nummernvergabe

In der Nummernvergabe legen Sie fest, wie die Nummern für Dokumente, Kunden, Lieferanten, Produkte und Positionen vergeben werden sollen.

Objekt

Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe für Dokumente bei Eins (1, 2 ...). Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie eine abweichende Nummer ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Soll die Dokumentnummer die Jahreszahl enthalten (z.B. 200900001), ändern Sie die Einstellung für das jeweilige Dokument jedes Jahr, bevor Sie das erste Dokument erstellen.

Die Dokumentnummern können nur aus Zahlen bestehen. Buchstaben und Sonderzeichen sind nicht möglich.

Kunden und Lieferanten*

Bei Kunden startet die Nummernvergabe bei 10.000, bei Lieferanten mit 70.000.

Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Daten nach Datev übernehmen möchte, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 und die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb dieser Bereiche angelegt, können während des Datev-Exports auch eigene Datev-Nummern automatisch vergeben werden.

Positionen

Die einzelnen Positionen in den Dokumenten (Angebot, Rechnung usw.) werden 1, 2 usw. nummeriert. Abweichend davon können Sie die Nummerierung in 10er-Schritten verwenden. Aktivieren Sie dazu das Feld 10er Schritte.

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Wechselkurse bearbeiten

Die Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet.

Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.

  • Geben Sie ein, ab wann der Wechselkurs gültig ist.
  • Nun geben Sie den Betrag und das Kürzel der 1. Währung ein. Ist Ihnen das Kürzel nicht bekannt, klicken Sie auf das Fernglas.
  • Auf der rechten Seite wird der Betrag und das Kürzel der 2. Währung erfasst.
  • Anschließend klicken Sie auf Speichern
Gültig ab Betrag Währung = Betrag Währung
01.01.2007 1,00 USD = 0,79 EUR
01.02.2007 1,00 USD = 0,80 EUR
10.02.2007 1,00 USD = 0,78 EUR
01.03.2007 1.000.000 TRL = 0,59 EUR
01.07.2007 1.000.000 TRL = 0,56 EUR

Inhalt 

Zahlungsbedingungen anzeigen

Alle Zahlungsbedingungen werden als Liste angezeigt. Wenn Sie eine Zahlungsbedingungen im Detail anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Sollen die Zahlungsbedingungen nach Bezeichnung sortiert angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Nach Bezeichnung sortieren'.

Siehe auch: Zahlungsbedingung bearbeiten, Zahlungsbedingungen anlegen


Inhalt 

Zahlungsbedingung anlegen

Wählen Sie die Zahlart und eine Bezeichnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbedingung anlegen.

Es stehen die folgenden Zahlarten zur Verfügung

ZahlartBedeutung
RechnungZahlung auf Rechnung, d.h. der Kunde bezahlt nach Erhalt der Ware oder Leistung. In der Zahlungsbedingung können Sie verschiedene Fristen für den Abzug von Skonto angeben.
BankeinzugZahlung erfolgt per Bankeinzug. In der Zahlungsbedingung können Sie eine Frist für die Lastschrift und ein Skonto angeben.
VorkasseDie Zahlung erfolgt vor der Lieferung oder der Leistungserbringung.
ZahlungsdienstleisterDie Zahlung erfolgt über einen Dienstleister.

Siehe auch Zahlungsbedingung bearbeiten


Inhalt 

Zahlungsbedingung bearbeiten

Sie können sowohl selbst angelegte Zahlungsbedingungen bearbeiten als auch die Texte für die Standard-Zahlungsbedingungen ändern.

SchaltflächeBedeutung
Standard-Texte setzenNur bei Zahlart 'Rechnung' und 'Bankeinzug'. Setzt Standardwerte für die Felder Bezeichnung die die Texte.
LöschenLöscht die Zahlungsbedingung. Das Löschen ist nur möglich, solange die Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
Interne NrDiese Nummer wird intern verwendet. Beim Datenimport bestimmt die interne Nummer die Zahlungsbedingung.
BezeichnungDie Bezeichnung erscheint in der Auswahlliste im Programm.
Zahlungs-Bestätigung erforderlichNur bei Zahlart 'Zahlungsdienstleister'. Wenn markiert, wird ein Kundenauftrag erst für die Lieferung frei gegeben, wenn im Kundenauftrag im Reiter 'Verkauf' im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist. Wählen Sie diese Option, wenn Sie von Ihrem Zahlungsdienstleister benachrichtigt werden, sobald die Lieferfreigabe erfolgt ist.
InaktivWenn eine Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde, kann sie hier inaktiviert werden. Die Zahlungsbedingung erscheint dann nicht in der Auswahlliste.
Texte für DruckBedeutung
Text, EnglischText für Angebot und Auftragsbestätigung in Deutsch und Englisch

Bei der Zahlart 'Rechnung' können folgende Variablen im Text verwendet werden. Die Variablen werden beim Druck durch die jeweiligen Werte ersetzt:

VariableWird ersetzt durch
<<Waehrung>>Die Währung als ISO-Code.
<<Periode-1>>Anzahl der Tage für die erste Periode.
<<Periode-2>>Anzahl der Tage für die zweite Periode.
<<Periode-3>>Anzahl der Tage für die dritte Periode.
<<Betrag-1>>Betrag nach Abzug des Skontos für die erste Periode.
<<Betrag-2>>Betrag nach Abzug des Skontos für die zweite Periode.
<<Betrag-3>>Betrag nach Abzug des Skontos für die dritte Periode.
<<Skonto-1>>Skonto in Prozent der ersten Periode.
<<Skonto-2>>Skonto in Prozent der zweiten Periode.
<<Skonto-Betrag-1>>Der Skonto-Betrag der ersten Periode.
<<Skonto-Betrag-2>>Der Skonto-Betrag der zweiten Periode.
<<Betrag>> Der zu zahlender Betrag, Basis zur Berechnung der Skonti.
Für Rechnung, Rechnung-EnglischText für Rechnung in Deutsch und Englisch

Zusätzlich zu den oben genannten Variablen stehen für die Rechnung noch die folgenden Variablen zur Verfügung:

VariableWird ersetzt durch
<<Fälligkeitsdatum>>Datum, bis zu dem der Kunde spätestens bezahlt haben muss.
<<Frist-1>>Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-1 abziehen zu dürfen.
<<Frist-2>>Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-2 abziehen zu dürfen.

Zusätzlich können alle für Rechnungen gültige variable Textbausteine verwendet werden.

Für Rechnung, Rechnung-EnglischText für Rechnung in Deutsch und Englisch
Für Gutschrift, Gutschrift-EnglischNur für Zahlungsbedingung 1 (Sofort ohne Abzug). Für Gutschriften mit der Zahlungsbedingung 'Sofort ohne Abzug' wird dieser Text verwendet statt der Text für Rechnungen.
Periode-1Anzahl der Tage für die erste Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der ersten Periode, kann das Skonto-1 abgezogen werden.
Skonto-1Skonto für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch die Felder Periode-2, Skonto-2 und Periode-3 leer.
Periode-2Anzahl der Tage für die zweite Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der zweiten Periode, kann das Skonto-2 abgezogen werden.
Skonto-2Skonto für die zweite Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch das Feld Periode-3 leer.
Periode-3Anzahl der Tage bis die Forderung spätestens beglichen sein muss.
BankverbindungBedeutung
Bankverbindung druckenNur bei Zahlart 'Vorkasse', 'Zahlungsdienstleister'. Wählen Sie aus, welche Bankverbindung auf die Dokumente gedruckt werden soll.
Abrechnungs-KontoBedeutung
Konto NrNur für Zahlarten Bar, Karte und Dienstleister: Kundenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht.
BankeinzugBedeutung (Nur für Zahlart Bankeinzug)
Einzug nachDer Posten ist erst nach der eingegebenen Anzahl von Tagen zum Einzug fällig.
SkontoDas gewährte Skonto wird beim Anlegen der Zahlung automatisch abgezogen.
FirmenlastschriftWenn markiert, werden die Lastschriften als Firmenlastschrift an die Bank übermittelt. Ist die Option nicht gewählt gilt die normale Basislastschrift.

Siehe auch: Zahlungsbedingungen anlegen, Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten


Inhalt 

Mengeneinheiten

Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Bei Bedarf ergänzen Sie die Liste:

  • Klicken Sie auf das Fernglas neben dem ersten Feld in der letzen Zeile.
  • Um die gewünschte Mengeneinheit Ihrer Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf Übernehmen.
  • Geben Sie das Kürzel in die entsprechende Spalte ein, das in den Dokumenten (z.B. Rechnung)ausgegeben werden soll und klicken Sie dann auf Speichern.
FeldBedeutung
KürzelKürzel, das in deutschsprachigen Dokumenten ausgegeben wird.
EnglischKürzel für englischsprachige Dokumente
NachkommastellenStellen nach dem Komma, die zu der Menge angegeben werden.
BezeichnungName der Mengeneinheit. Zur internen Information

Löschen: Zum Löschen einzelner Mengeneinheiten klicken Sie auf den Mülleimer neben der zu löschenden Zeile. Bei Bedarf kann die Mengeneinheit später wieder in die Liste eingefügt werden (siehe oben).


Inhalt 

Versandarten

Versandarten stehen in dieser Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wechseln Sie auf Collmex pro unter Verwaltung → Vertrag → Version.


Inhalt 

Vertrag

Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.

Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version


Inhalt 

Rechnungsadresse

Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version


Inhalt 

Bankverbindung

Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank Gebühren, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version


Inhalt 

Version

Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.

Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.

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Kündigung

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