Handbuch Collmex plus und pro

Inhalt

Einleitung

Verkauf

Warenwirtschaft

Buchhaltung

E-Commerce*

Verwaltung

* Nicht in allen Versionen


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Einleitung

Collmex plus und Collmex pro umfassen als kaufmännische Komplettpakte die Bereiche Verkauf, Warenwirtschaft und Buchhaltung.

Collmex plus deckt die Branchen Dienstleistung, Handel und Handwerk ab, während Collmex pro mit seinem integrierten Produktionsmodul auch für kleinere Hersteller geeignet ist.

Collmex plus ist für Einzelunternehmer ausgelegt. Collmex pro dagegen eignet sich für Firmen mit mehreren Mitarbeitern. Die uneingeschränkte Mehrbenutzerfähigkeit von Collmex pro erlaubt das gleichzeitige Arbeiten von mehreren Benutzern, das Bestellen über den integrierten Shop sowie die parallele Nutzung des Collmex API.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge, eine praxisgerechte Benutzerführung sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Für eine maximale Zeitersparnis wurden alle Programmteile voll integriert und greifen ohne Schnittstellen ineinander.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.


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Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version


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Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Benutzungshinweise

ElementFunktion
1. SchaltflächenDurch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt.
2. LinkBeim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms.
3. ReiterUmfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten.
4. EingabefeldHier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion.

Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich.

5. AuswahlfeldBeim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können.
6. KontrollkästchenBeim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet.
7. SucheBei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche.
8. BlätternÜber diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw..
9. StatusinformationSind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'.
Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.


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Verkauf

Einführung

Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Für Warenlieferungen erstellen Sie auf Basis der Kundenaufträge zuerst die Lieferungen, aufbauend auf den Lieferungen dann die Rechnungen. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Das Anlegen der Lieferungen und Rechnungen kann sowohl einzeln, als auch in einer Sammelverarbeitung erfolgen. Dabei werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Druck und Mail: Die Dokumente können Sie entweder drucken oder per Mail, Fax oder Brief versenden. Die Einstellungen dafür nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail vor. Dort besteht u.a. die Möglichkeit ein eigenes Briefpapier oder Logos zu hinterlegen.

Textbausteine: Damit Sie die Texte in Kopf- und Fußtext der Dokumente nicht immer manuell eingeben müssen, legen Sie Textbausteine an, die Sie auch als Standart-Textbausteine hinterlegen können (Verwaltung → Textbausteine).

Weitere Einstellmöglichkeiten wie Nummernvergabe, Zahlungsbedingungen usw. finden Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen.

Siehe auch:Verkaufsdokumente, Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Rechnungen, Projekte, Adressverwaltung, Produkte, Kunden

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Verkaufsdokumente

Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.

  • Erfassen Sie die Kopf-Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung, Rechnungstext).
  • Geben Sie die Produktnummer und die Menge ein und drücken Sie dann auf die Enter-Taste. Das Programm ergänzt nun die Produktdaten.
  • Wenn Sie kein Produkt erfasst haben, lassen Sie das Feld Produkt leer. Geben Sie die Bezeichnung, die Menge und die Mengeneinheit ein. Drücken Sie die Enter-Taste.
  • Klicken Sie bei Bedarf auf den als Link gekennzeichneten Betrag oder auf den Reiter Positions-Details. Dort ergänzen Sie den Preis usw.
  • Für weitere Angaben stehen die Reiter Verkauf , Versand und Anzahlungen* zur Verfügung.

Siehe auch: Verkauf

* Nicht in allen Versionen


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Verkaufsdokumente für ausländische Kunden

Die Verkaufsdokumente können Sie in Deutsch oder Englisch erstellen. Die Einstellung dafür nehmen Sie beim Kunden im Feld Ausgabe-Sprache vor (Kunde → Empfänger*). Abweichend davon kann die Ausgabe-Sprache im Dokument geändert werden.

Ebenfalls möglich ist die Verwendung anderer Währungen. Dazu hinterlegen Sie unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen die Wechselkurse*. Die Währung geben Sie beim Kunden im Feld Währung ein (Reiter Verkauf *).

Für englischen Produkt-, Mahn- und Standard-Texte* stehen in den entsprechenden Funktionen jeweils eigene Felder zur Verfügung.

Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Waren

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuermit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei

ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19%

7/19% steuerfreisteuerfrei
Voraussetzungen

Produktart ist Ware

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)

Produktart ist Ware

Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land)

Sonstige Leistungen

- Regelfall

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbar7/19%nicht steuerbar7/19%
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Leistung nach §3a Abs 3 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuerje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Katalogleistung nach §3a Abs 4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbar7/19%nicht steuerbarnicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Dienstleistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Dienstleistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

- Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten Dienstleistungen ab 2015

Firmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Steuernicht steuerbarIm Empfängerland zu versteuernnicht steuerbarnicht steuerbar
Voraussetzungen

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Ausländische Erlösarten sind gepflegt

Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Produktart ist Elektronisch erbrachte Leistung

Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land)

Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente

* Nicht in allen Versionen


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Hinweise zur Positionsnummerierung

Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):

In der Nummernvergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.

Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummernvergabe


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Rabatte in Verkaufsdokumenten

Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:

Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.

Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).

Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.

Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente

*Nicht in allen Versionen


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Angebote

Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.

Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den basic-Versionen und in der free-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Angebot senden*, Wikipedia: Angebot

* Nicht in allen Versionen


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Angebot anlegen

Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Angebot anlegenDas Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

FeldBedeutung
KundeKundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Kopieren von AngebotUm ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe


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Angebot suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Angeboten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Angebote als CSV-Datei mit der Satzart CMXQTN
FeldBedeutung
AngebotAngebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot.
Noch offeneAktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen,
  • die nicht abgelehnt wurden oder
  • zu denen es noch keinen Kundenauftrag* oder keine Rechnung gibt.
KundeKundennummer.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Angebotsdatum von ... Angebotsdatum bisWenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext.
ProduktProduktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Angebote

*Nicht in allen Versionen


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Angebot bearbeiten: Kopfdaten

Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
KundeDer Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
AngebotsdatumDas Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots.
AngebotstextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

FirmaAbsender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Angebots vom Kunden übernommen.

Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druckausgabe → Dokument-Einstellungen.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


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Angebot bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Angebotsposition gemeint.
→ NormalMöglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen.
Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
  • Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer.
  • Geben Sie eine Bezeichnung ein.
  • Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Speichern.
  • Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextHiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
→ AlternativAlternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fließen aber in die Zwischen- und Endsumme nicht mit ein.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details


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Angebot bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Rabattgruppe*Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Währung*Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Preisgruppe*Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet.
Frist*Angebotsfrist. Ist die Frist abgelaufen, erhält das Angebot automatisch den Status 'Frist abgelaufen'.
GelöschtUm das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern das Angebot von einem anderen Angebot kopiert wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-Sprache*Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende des Angebots (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Angebot bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Liefer/LeistungsdatumZur Information für den Kunden. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'.
Versandkosten*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einem Angebot Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuell*Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Nachnahme-Gebühr*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende LieferadresseWenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.

Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Angebot bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand


Inhalt 

Angebot bearbeiten: Kalkulation

In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.

Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.

Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.


Siehe auch:Einführung Angebote, Verkaufsdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Angebot senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Angebot, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Angebot als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Angebot löschen, Angebot stornieren


Inhalt 

Kundenaufträge

Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Für einen Kundenauftrag besteht die Möglichkeit, eine Auftragsbestätigung im PDF-Format zu erzeugen. Sofern dies erforderlich ist, werden die Auftragsbestätigungen üblicherweise in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Kundenauftrag anlegen, Kundenauftrag bearbeiten, Auftragsbestätigung senden, Kundenauftrag mit Vorkasse, Wikipedia: Kaufvertrag

Verwandte Begriffe: Auftragsbestätigung, Bestellung, Bestellschein


Inhalt 

Kundenauftrag mit Vorkasse

Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.

Sowohl bei Vorkasse als auch bei einer Anzahlung wird die Umsatzsteuer schon bei Erhalt der Zahlung fällig, und muss entsprechend als Anzahlung gebucht werden unter Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde.

Beim Buchen der Anzahlung zu einem Vorkasse-Kundenauftrag ordnen Sie der Anzahlung den Kundenauftrag zu. Der Kundenauftrag ändert damit seinen Status in 'Vorkasse bezahlt' und wird automatisch frei gegeben für die Belieferung unter Lieferung → Fällige anlegen*. So wird sichergestellt, dass nur bezahlte Kundenaufträge beliefert werden.

Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Auftragsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Kundenauftrag→2. Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
1. Anzahlung3. Rechnung→ggfs.
offener Posten
über Differenz
→Mahnung,
Zahlungseingang oder
Zahlungsausgang

In der Buchhaltung stellt eine Anzahlung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dar. Nachdem Sie geliefert und die Rechnung angelegt haben, wählen Sie in der Rechnung die vom Kunden geleistete Anzahlung unter Anzahlungen aus. Mit dem Buchen der Rechnung wird die Verbindlichkeit dann wieder aufgelöst.

Hat der Kunde mehr angezahlt, als in der Rechnung berechnet, wird der Endbetrag der Rechnung negativ. Nach dem Buchen der Rechnung bleibt eine Verbindlichkeit übrig, die über eine Zahlung ausgeglichen werden kann.

Die Zahlungsbedingung Paypal ist eine Sonderform von Vorkasse. Bezahlt der Kunde nach einem Kauf im Collmex shop* über Paypal, erfolgt die Buchung der Anzahlung automatisch über die Paypal-IPN. Bei externen Shops kann die Zahlungsbestätigung über das API* an Collmex weiter gereicht werden. Beim Anlegen von Kundenaufträgen zu eBay-Verkäufen* werden Paypal-Zahlungen ebenfalls automatisch gebucht, sofern der Käufer die Zahlung über die eBay-Kaufabwicklung auslöst. Wenn Sie den Collmex shop* oder die eBay-Schnittstelle* nicht verwenden, muss die Anzahlung dagegen manuell gebucht werden (s.o.).

Benötigt der Kunde schon für die Vorkasse eine Rechnung, legen Sie zum Verwalten der Anzahlung eine Abschlagsrechnung an (s. Rechnungsarten → Abschlagsrechnung). Über den Erhalt der Zahlung informieren Sie Ihre Kunden bei Bedarf mit einer Zahlungseingangs-Mail.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Zahlungseingangs-Mail

* Nicht in allen Versionen


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Kundenauftrag anlegen

Zum Anlegen eines Kundenauftrags füllen Sie die Felder aus und klicken auf Kundenauftrag anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Kundenauftrag anlegenDer Kundenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kundenauftrag weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Kundenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

Neuen Kunde anlegenWenn Sie einen Kundenauftrag für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie den Kundenauftrag anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie den Kundenauftrag erfasst haben.
FeldBedeutung
KundeKundennummer des Kunden, für den der Kundenauftrag angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
AngebotBezieht sich der Kundenauftrag auf ein Angebot, geben Sie in das Feld Angebot die Nummer des Angebots ein. Die Daten werden dann aus dem Angebot übernommen und der Kundenauftrag mit dem Angebot verknüpft.
Kopieren von KundenauftragUm ein Kundenauftrag zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Kundenauftrag übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten, Nummernvergabe


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Kundenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kundenauftrag wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundenauftragsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Kundenaufträgen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Kundenaufträge als CSV-Datei mit der Satzart CMXORD-2
Eingabe-FeldBedeutung
KundenauftragAuftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag.
Noch nicht Optionen:
  • Leer: Alle Kundenaufträge werden angezeigt.
  • Abgerechnet: Es werden nur Kundenaufträge angezeigt, die noch nicht vollständig abgerechnet sind.
  • Erledigt: Es werden nur Kundenaufträge angezeigt, die noch nicht vollständig abgerechnet und bezahlt wurden.
  • Vorkasse-Erstattet: Es werden nur abgesagte Kundenaufträge mit Zahlart 'Vorkasse' angezeigt, bei denen eine bereits gebuchte Zahlung noch nicht einer Nachfolgebuchung (normalerweise eine Rückzahlung) zugeordnet ist.

Der Lieferstatus des Auftrags ist nicht relevant, da ein Kundenauftrag nicht zwingend beliefert werden muss.

KundeEs werden nur Kundenaufträge für diesen Kunden angezeigt.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Kundenaufträge, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.
Auftragsdatum von ... bisWenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Liefertermin von ... bisEs werden nur Kundenaufträge gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt.
AuftragsNr. beim KundenBestell- oder Lieferantenauftragsnummer des Kunden. Die Nummer, unter der bei Ihrem Kunden der Auftrag geführt wird.
TextSucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext, in der Positionsbezeichnung sowie in der abweichenden Lieferadresse.
ProduktProduktnummer. Selektiert Kundenaufträge die das ausgewählte Produkt enthalten.
Sortiert nachGeben Sie hier an, ob die Sortierung nach Auftragsnummer oder Auftragsdatum erfolgen soll.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Kundenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge

* Nicht in allen Versionen


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Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
Status Folgende Stati sind möglich:
  • Neu: Der Auftrag ist neu
  • Abschlag berechnet: Abschlagsrechnung wurde erstellt, der Zahlstatus der Abschlagsrechnung wird nicht berücksichtigt
  • Neu, Vorkasse offen: Zahlungsbedingung ist Vorkasse, es wurde noch nicht gezahlt, der Auftrag wurde noch nicht ausgegeben
  • Neu, Zahlung nicht bestätigt (nur wenn in der Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Noch nicht ausgegeben, Zahlung noch nicht erfolgt
  • Bestätigt: Auftrag wurde ausgegeben.
  • Bestätigt, Vorkasse offen: Auftrag wurde ausgegeben, Zahlungsbedingung Vorkasse, noch nicht bezahlt
  • Auftrag bestätigt, Zahlung nicht bestätigt (nur wenn in der Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Auftrag wurde ausgegeben, Zahlung noch nicht erfolgt
  • Vorkasse teilbezahlt: Teilweise bezahlt
  • Teilbezahlt (nicht bei Vorkasse): Zahlung teilweise erfolgt, nicht beliefert
  • Auftrag bestätigt, Zahlung bestätigt (nur wenn in Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich')
  • Neu, Zahlung bestätigt (nur wenn in Zahlungsbedingung 'Zahlungsbestätigung erforderlich'): Noch nicht ausgegeben, bezahlt
  • Vorkasse bezahlt
  • Bezahlt: Auftrag wurde abgerechnet und bezahlt
  • Geliefert: Komplett beliefert
  • Teilgeliefert: Teilweise beliefert
  • Abschlag: Abschlag berechnet
  • Teilabgerechnet: Zum Teil abgerechnet
  • Abgerechnet: Abgerechnet, noch nicht bezahlt
  • Erledigt: Abgerechnet, beliefert, bezahlt
  • Abgesagt: Kennzeichen Abgesagt gesetzt
  • Gelöscht: Als gelöscht markiert
Im Status werden die Nachfolgedokumente angezeigt.
KundeDer beauftragende Kunde. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
AuftragsdatumTag der Auftragserteilung.
FirmaIhre Firma als Auftragnehmer. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Kundenauftrags vom Vorgängerdokument übernommen oder vom Kunden, falls kein Vorgänger existiert.

Sie erscheinen im gedruckten Kundenauftrag nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp 'Kundenauftrag' aktiviert haben unter Verwaltung → Einstellungen Druck.

Für Kundenaufträge mit Zahlungsbedingung Vorkasse oder Paypal s. Kundenauftrag mit Vorkasse

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


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Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Auftragsposition gemeint.
→ NormalMöglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen.
Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
  • Lassen Sie das Feld mit der Produktnummer leer.
  • Geben Sie eine Bezeichnung ein.
  • Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Ändern.
  • Klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Wert und geben Sie dort den Preis ein.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextHiermit können Sie zwischen den Auftragspositionen einen Text einfügen.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → ändern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → ändern).
LieferterminZur Information für den Kunden. Wird in die Rechnung übernommen.

Collmex pro: Ist relevant für das automatische Anlegen von Lieferungen (Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen) und, wenn der Mindestbestand unterschritten wird, für das automatische Anlegen von Lieferantenaufträgen (Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen)

WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


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Kundenauftrag bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
AuftragsNr b. KundeAuftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt.
EndabgerechnetMarkieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Rechnungen mehr angelegt werden sollen.
Teil-Rechnungen erlaubtWenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Abrechnung fällig, wenn noch nicht alle Positionen beliefert wurden. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen.
RabattgruppeDie Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Auftrags vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Gutschein*Die Rabatte des eingegebenen Gutscheins werden übernommen.
WährungHier wählen Sie die Währung aus, in der der Kundenauftrag erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

PreisgruppeDie Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
PreisdatumMit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie den Kundenauftrag zu einem Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Angebot übernommen, damit im Auftrag dieselben Preise ermittelt werden wie im Angebot.
GelöschtUm den Kundenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Kundenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Abgesagt amTragen Sie das Datum ein, an dem der Kunde den Auftrag abgesagt hat. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der der Kundenauftrag gedruckt werden soll.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern der Kundenauftrag mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden. Für Shop-Aufträge wird der Vermittler vom Webauftritt übernommen und für eBay-Aufträge vom eBay-Konto.
BestätigungstextHier können Sie einen eigenen Text eingeben. Er erscheint unter dem Titel "Kundenauftrag". Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern..

Neben eigenen Textbausteinen können Sie auch variable Textbausteine verwenden.

Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe alsZeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende des Kundenauftrags (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


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Kundenauftrag bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
VersandkostenDiese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einem Kundenauftrag Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen haben, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuellDas Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Gesamtgewicht*Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt.
Nachnahme-GebührDiese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
EndgeliefertMarkieren Sie dieses Kennzeichen, wenn keine weiteren Lieferungen mehr angelegt werden sollen.
Teil-Lieferungen erlaubt*Wenn gesetzt, ist der Auftrag auch dann zur Lieferung fällig, wenn nicht für alle Positionen ausreichend Bestand vorhanden ist. Beim Anlegen des Auftrags wird das Kennzeichen vom Kunden übernommen.
Abweichende LieferadresseWenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Angebot übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktProduktnummer
ProduktartDamit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.

Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.

Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister").

UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
LieferrelevantWenn markiert, wird die Kundenauftragsposition in Lieferungen übernommen.
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand


Inhalt 

Kundenauftrag bearbeiten: Kalkulation

In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.

Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.

Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.


Siehe auch:Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Auftragsbestätigung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Kundenauftrag, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Kundenauftrag als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Inhalt 

Auftragsbestand*

Der Auftragsbestand entspricht den noch nicht berechneten Kundenauftrags-Positionen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen, um den Auftragsbestand anzuzeigen.

Eingabe-FeldBedeutung
KundeKundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Kundenauftrags-Positionen gesucht.
AdressgruppeWenn Sie nach den Kundenaufträgen mit Kunden einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten.
Auftragsdatum von ... bisWenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Liefertermin von ... bisEs werden nur Kundenauftrags-Positionen gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt.
ProduktProduktnummer. Selektiert Kundenauftrags-Positionen die das ausgewählte Produkt enthalten.
ProduktgruppeUm die Kundenauftrags-Positionen einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
VermittlerDer im Kundenauftrag als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter.
Brutto-NettoWählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen.

Siehe auch: Einführung Kundenaufträge

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnungen und Gutschriften

Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.

Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnungsarten, Rechnung bearbeiten, Rechnung senden, Abrechnungslauf, Sammelausgabe, Umsatzlisten,Sammelrechnung*,Wikipedia: Rechnung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnungsarten

Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.

Rechnung

Reguläre Rechnung.

Gutschrift

Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.

KundenauftragGutschrift→Offener Posten→Zahlungsausgang

Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.

Retourengutschrift*

Die Retourengutschrift verwenden Sie, wenn ein Kunde bereits bezahlte Ware zurückschickt. Wie bei der normalen Gutschrift, wird bei der Buchung* eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt. Zusätzlich wird bei Buchung der Retourengutschrift jedoch der Lagerbestand erhöht (Wareneingang). Wenn Sie keinen Lagerbestand verwalten, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsart Gutschrift.

Barverkauf*

Verwenden Sie diese Rechnungsart nur, wenn Sie auch Bestände verwalten. Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Die Buchung* der Rechnung erfolgt bei Zahlungsbedingung Bar auf das Konto Kasse, der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des offenen Postens entfallen.

Abschlagsrechnung*

Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine Anzahlung zu leisten. Abschlagsrechnungen erscheinen unter einem eigenen Punkt in der Offenen-Posten-Liste und können auch angemahnt werden.

Abschlagsrechnung→Offener Posten→Mahnung
1. Anzahlung
Kundenauftrag,
Lieferung
2. →Rechnung→Offener Posten
über Rest
→Mahnung,
Zahlungseingang

Vorgehensweise

  1. Legen Sie eine Rechnung mit der Rechnungsart Abschlagsrechnung an.
  2. Wenn nur ein Teil der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie unter dem Reiter Verkauf in das Feld Anzahlung einen Prozentsatz oder in das Feld Anzahlungsbetrag den Anzahlungsbetrag ein.
  3. Bei Collmex plus und Collmex pro: Buchen Sie den Zahlungseingang und ordnen Sie dabei die Abschlagsrechnung zu (Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde).

    Bei Collmex rechnung plus: Erfassen Sie den Zahlungseingang unter Verkauf → Offene Posten + M... → Zahlungseingang verwalten.

  4. Legen Sie die Schlussrechnung mit der Rechnungsart Rechnung an und ordnen Sie alle relevanten Anzahlungen zu (Rechnung → Anzahlungen). Beim Buchen dieser Rechnung wird die Anzahlung automatisch aufgelöst.
  5. Buchen bzw. erfassen Sie den Zahlungseingang zu der Restzahlung (Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung).

Verwandte Begriffe: Teilrechnung, Abschlagrechnung, Abschlagszahlung, Abschlag, Schlussrechnung

Proformarechnung*

Die Proformarechnung wird meistens verwendet, um den Wert einer Warensendung für den Zoll zu belegen. Eine Proformarechnung muss vom Kunden nicht bezahlt werden, wird nicht in der Buchhaltung gebucht und stellt auch keinen offenen Posten dar.

Siehe auch:Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Periodische Rechnung

Mit Hilfe der periodischen Rechnung erzeugen Sie wiederkehrende Rechnungen z.B. für Abo- oder Wartungsverträge.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Um periodische Rechnungen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Legen Sie einen Produkt an, dessen Mengeneinheit eine Zeiteinheit ist (Jahr, Monat oder Woche). Wählen Sie als Produktart eine Dienstleistung aus. Damit der Leistungszeitraum automatisch in die Rechnung eingefügt wird, verwenden Sie die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> in der Produktbezeichnung. Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes.
  • Hinterlegen Sie das oder die Produkte unter Kunde → Verkauf.
  • Den Abrechnungslauf starten Sie unter (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Abrechnungslauf).
  • Zum Drucken oder Versenden der Rechnungen starten Sie anschließend die Sammelausgabe (Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Sammelausgabe).
  • Wenn Sie die Rechnung per Lastschrift* einziehen möchten, muss als Zahlungsbedingung beim Kunden Bankeinzug eingestellt und die Bankverbindung hinterlegt sein. Den Lastschrifteinzug führen Sie unter Buchhaltung → Überweisung, Lastschrift → Zahlung anlegen durch.

Sonderfall unvollständiger Abrechnungszeitraum
Sie berechnen z.B. monatlich 10 €. Die Abrechnung erfolgt jährlich im Nachhinein am 1.1. jedes Jahres für Januar bis Dezember des Vorjahres.
Der Vertrag ist aber erst im Februar geschlossen worden. Dann ist im ersten Jahr ein Beitrag von 110 € fällig.

Hier gehen Sie wie folgt vor:

  • In das Feld Gültig ab geben Sie das Datum ein, ab dem die Berechnung erfolgen soll.
  • In das Feld Nächste Rechnung geben Sie den 1.1. des Folgejahres ein, wenn die Rechnungsstellung immer an diesem Tag erfolgt.
  • Für das erste (unvollständige) Jahr legen Sie eine Einzelrechnung an. Dort können Sie bei Bedarf die Anzahl der zu berechnenden Monate korrigieren.
  • Im Folgejahr verwenden Sie für die Abrechnung ganz normal den Abrechnungslauf.

Rücklastschriften

Gelegentlich kommt es vor, dass Lastschriften nicht ausgeführt werden, weil z.B. das Konto keine ausreichende Deckung aufweist. In diesem Fall bucht die Bank den Betrag zurück und berechnet in der Regel auch eine Gebühr. Wie Sie mit den Rücklastschriften umgehen, wird in unserem Kontierungslexikon beschrieben.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Verkauf

Verwandte Begriffe: Wiederholungsrechnung, Abonnement, Abo, wiederholte Rechnung, wiederkehrende Rechnung, Dauerrechnung, Rückbuchung, Rücklastschrift, Lastschrift

* Nicht in allen Versionen


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Periodische Rechnung suchen

Hier können Sie nach den unter Kunde → Verkauf hinterlegten Abos, Wartungs- und Service-Verträgen u.ä. suchen. Bereits erstellte Rechnungen zu diesen Verträgen finden Sie unter Verkauf → Rechnung → Anzeigen und ändern.

  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
  • Zum vollständigen Anzeigen oder zum Bearbeiten klicken Sie auf den Link Anzeigen.
FeldBedeutung
Kunde Nr.Kundennummer, wenn Sie nach der oder den periodischen Rechnungen eines einzelnen Kunden suchen möchten.
ProduktProduktnummer, wenn Sie nur nach einem bestimmten Produkt suchen möchten.
Nur aktuell gültigeIst das Feld aktiviert, werden nur die angezeigt, die momentan gültig sind.
Nächste Rechnung von ... bisPeriodische Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum
Sortieren nachErgebnisliste kann sortiert werden nach Kunde, Produkt oder dem Datum der nächsten Rechnung.

Siehe auch: Periodische Rechnung, Kunde: Verkauf


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Rechnung/Gutschrift anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.

SchaltflächeBedeutung
Rechnungen anlegenDie Rechnung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

Neuen Kunde anlegenWenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben.
FeldBedeutung
RechnungsartIst eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten.
KundeKundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Für Auftrag*Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Nur offene Positionen*Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind.
Basiert auf AngebotWenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden.
Kopieren von RechnungGeben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten
Projekt,
Datum von,
Datum bis*
Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.

Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe

* Nicht in allen Versionen


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Rechnung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Rechnungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Rechnungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXINV
FeldBedeutung
RechnungRechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung.
RechnungsartWählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten.
KundeKundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bisWenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind.
TextSucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext.
ProduktProduktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Projekt*Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt.
Noch zu buchen*Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur Rechnungen oder Gutschriften suchen möchten, die noch gebucht werden müssen.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
SortierungWählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen


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Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
Verrechnen mit*Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll.
KundeRechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen.
RechnungsdatumTag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel.
RechnungstextHier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
FirmaAbsender der Rechnung.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


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Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

TypDamit ist die Art der Rechnungsposition gemeint.
→ NormalMit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
→ SummeEs wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich
→ TextDiesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
→ KostenlosFür den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
WertUm Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
löschen LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


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Rechnung bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Rabattgruppe*Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden.
Schluss-Rabatt und Schluss-Rabatt-2*Die Rabatte gelten für alle Positionen und werden entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen.
Rabatt-Grund und Rabatt-2-Grund*Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben.
Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)*
Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein.
Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)*
Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Betrag ein. Wenn Sie Nettopreise verwenden, geben Sie den Nettopreis ein, bei Bruttopreisen den Bruttopreis.
Bezahlt*Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abschlagsrechnung nicht mehr in den offenen Posten erscheinen soll, obwohl keine Zahlung erfolgt ist und sie auch keine Zahlung mehr erwarten.
Währung*Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Preisgruppe*Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten.
Preisdatum*Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument.
Projekt*Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken.
Tätigkeitsnachweis anhängen*Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt.
GelöschtUm die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Vermittler*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Der Vermittler wird für die Provisionsabrechnung verwendet. Sofern die Rechnung mit Bezug zu einem Vorgängerdokument angelegt wurde, wird der Vermittler vom Vorgängerdokument übernommen. Andernfalls vom Kunden.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll.
Ausgabe erforderlichDas Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn nach erfolgter Ausgabe das Dokument noch einmal geändert wurde.
Abweichender EmpfängerHier können Sie einen von Kunde → Empfänger abweichenden Adressaten auswählen, an den dieses Dokument versendet werden soll. Den abweichenden Adressaten legen Sie unter Kunde → Empfänger als Ansprechpartner an.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe als*Zeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextDer Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

* Nicht in allen Versionen


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Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Liefer/LeistungsdatumPflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann.
Versandkosten*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.

Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschnitt 3.10. UStAE Abs.5).

Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, werden die Versandkosten entsprechend dem Verhältnis der Werte der Produkte aufgeteilt.

Versandkosten manuell*Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken.
Versandart*In den Versandarten legen Sie fest, wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.

Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden.

Gesamtgewicht*Das Gesamtgewicht wird automatisch aus den Gewichten der Produkte ermittelt.
Nachnahme-Gebühr*Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Abweichende LieferadresseDie abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt.
Übernehmen von Kunde Nr.Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. Sofern für den Kunden mehr als ein Ansprechpartner existiert, wählen Sie einen Ansprechpartner als Lieferadresse aus.
Berechnete Lieferungen*Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


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Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeFunktion
Preise neu ermittelnDie Preise werden neu aus dem Produkt und der Kundenvereinbarung ermittelt und in das Dokument übernommen.
FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
TypPositionstyp
Normal:Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet.
Summe:Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben.
Text:Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet.
Kostenlos:Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen.
ProduktProduktnummer
ProduktartDamit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.

Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.

Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Bau/Reinigungs-Dienstleister").

UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein.

auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz).
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit
Preis manuellHier geben Sie den Preis (wenn kein Produkt existiert) oder den vom Produkt abweichenden Preis ein.
  • leer: Preis wird aus dem Produkt bzw. aus der Kundenvereinbarung übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der im Produkt hinterlegte Preis wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 50,00: Der manuell eingegebene Preis 50,00 ersetzt den Preis aus dem Produkt bzw. der Kundenvereinbarung.
Rabatt manuell in %Hier geben Sie den Positions-Rabatt bzw. den von der Rabattgruppe abweichenden Positions-Rabatt in Prozent ein.
  • leer: Rabatt wird aus der Rabattgruppe übernommen.
  • 0,00: Die Position hat den Preis 0,00. Der beim Kunden hinterlegte Rabatt wird durch 0,00 ersetzt.
  • z.B. 5,00: Der manuell eingegebene Rabatt 5,00 ersetzt den Rabatt aus der Rabattgruppe.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung, Gutschrift bearbeiten: Kalkulation*

In der Kalkulation sehen Sie die Netto-Umsätze der einzelnen Positionen sowie den erzielten Rohertrag mit Marge.

Klicken Sie auf Preise neu ermitteln, wenn Sie die Preise für alle Positionen neu ermitteln möchten, z.B. wenn die Produktpreise in den Stammdaten verändert wurden und diese Änderungen übernommen werden sollen.

Achtung: Die Summe der Positions-Umsätze kann vom Gesamtumsatz in der Übersicht abweichen, wenn ein Schlussrabatt gewährt wird. Der Schlussrabatt wird in der Kalkulation auf die einzelnen Positionen verteilt, um die Marge für jede Position berechnen zu können. Da in der Übersicht der Schlussrabatt jedoch auf die Summe berechnet wird, können Rundungsdifferenzen entstehen. Zudem fließen in die Rohertragsberechnung keine Versandkosten oder Nachnahmegebühren ein.


Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung bearbeiten: Anzahlungen*

Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.

  • Wählen Sie alle zu verrechnenden Abschlagsrechnungen und Anzahlungen aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Rechnung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Rechnung buchenWenn markiert, wird die Rechnung mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck

Inhalt 

Rechnung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden, weil insbesondere bei den Rechnungen die Nummern ohne Lücken vergeben werden müssen. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können mit Ausnahme der Rechnungsart, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Rechnung löschen, Rechnung stornieren


Inhalt 

Abrechnungslauf

Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.

SchaltflächeBedeutung
Fällige anzeigen (Vorschau)Wenn Sie nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre.
Abrechnungslauf startenLegt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung.
FeldBedeutung
RechnungsdatumDas Datum einer Rechnung ist normalerweise das aktuelle Tagesdatum. Ändern Sie hier das Rechnungsdatum, wenn Sie Rechnungen in die Zukunft oder in die Vergangenheit datieren möchten.
Periodische RechnungenEs werden alle periodischen Rechnungen abgerechnet, bei denen das Feld Kunde → Verkauf → Periodische Rechnung → Nächste Rechnung früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet.

Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt.

Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Kunde → Verkauf

Fällig inZur Abrechnung von periodischen Rechnungen in der Zukunft. Die Rechnung wird angelegt, wenn das nächste Rechnungsdatum abzüglich der hier eingegebenen Anzahl Tage früher oder gleich dem Rechnungsdatum ist.
Belieferte AufträgeEs werden alle lieferrelevanten Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist.

Auftragspositionen für Produkte mit Kennzeichen Direktlieferung werden abgerechnet, wenn der Liefertermin der verknüpften Lieferantenauftragsposition erreicht ist oder wenn im Lieferantenauftrag das Kennzeichen 'Endgeliefert' gesetzt ist.

Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt.

Nur Collmex pro: Es werden keine Rechnungen für Kunden angelegt, die das Kennzeichen 'Sammelrechnung' im Reiter 'Verkauf' gesetzt haben. Um Sammelrechnungen anzulegen, nutzen Sie die Funtkion Sammelrechnung anlegen.

Fällig seitDie Rechnungen für belieferte Aufträge werden erst eine bestimmte Anzahl von Tagen nach erfolgter Lieferung angelegt, d.h. die Differenz aus Rechnungsdatum und Lieferdatum muss größer oder gleich der hier eingegebenen Anzahl von Tagen sein.
BearbeiterRechnungen für belieferte Aufträge werden nur für Kundenaufträge des eingegebenen Bearbeiters angelegt.
Warenausgang muss gebucht seinRechnungen für belieferte Aufträge werden nur angelegt, wenn für die Lieferung der Warenausgang gebucht ist. Nutzen Sie diese Option, wenn zwischen dem Anlegen der Lieferung und dem tatsächlichen Warenausgang eine größere Zeitspanne liegt.
ProjekteEs werden alle Projekte abgerechnet, für welche in dem angegebenen Zeitraum rechnungsrelevante Tätigkeiten erfasst wurden.

Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Kunden senden.

Wird der Abrechnungslauf abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!).

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Sammelausgabe Rechnungen, Einzelne Rechnung anlegen


Inhalt 

Sammelrechnung anlegen*

In einer Sammelrechnung werden mehrere Kundenaufträge in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Nutzen Sie die Sammelrechnung, wenn Sie von einzelnen Kunden permanent mehrere Kundenaufträge bekommen und diese in periodischen Abständen gemeinsam abrechnen möchten.

Voraussetzung für eine Sammelrechnung ist, dass für den Kunden im Reiter Verkauf das Kennzeichen Sammelrechnung gesetzt ist. Damit werden diese Kunden gleichzeitig vom Abrechnungslauf für belieferte Kundenaufträge ausgeschlossen, um das vorzeitige Anlegen von unerwünschten Einzel-Rechnungen zu verhindern.

Beim Anlegen einer Sammelrechnung werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. Dies ist die gleiche Logik wie beim Abrechnungslauf für belieferte Aufträge. Für periodische Rechnungen oder Projekt-Rechnungen können keine Sammelrechnungen angelegt werden.

Damit mehrere Kundenaufträge gemeinsam in Rechnung gestellt werden können, müssen folgende Felder bei allen Kundenaufträgen gleich sein: Zahlungsbedingung, Währung, Preisgruppe, Rabattgruppe, Rabatt in Prozent, Vermittler, Versandart und Lieferadresse. Wenn sich die obengenannten Daten unterscheiden, wird für jede Variante eine eigene Rechnung angelegt.

SchaltflächeBedeutung
Fällige Aufträge suchenDie zur Abrechnung fälligen Auftragspositionen werden ermittelt und angezeigt.
Rechnung anlegenDie Rechnung(en) werden angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten.
FeldBedeutung
KundeKundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen.
Bis LieferdatumEs werden nur Lieferungen bis maximal zu diesem Lieferdatum berücksichtigt.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten

* Nur verfügbar in Version Collmex pro


Inhalt 

Sammelausgabe Rechnungen

Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Kunden.

1. Schritt: Selektion der Rechnungen

FeldBedeutung
Ausgabe erforderlichEs werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzten Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden.
KundeWenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Kundennummer ein.
SortierungBestimmt die Sortierung der Ausgabe.
Rechnungsdatum von, bisSchränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein.
Auch gelöschteEs werden auch gelöschte Rechnungen ausgegeben. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.

2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen

SchaltflächeBedeutung
Ausgewählte Rechnungen ausgebenDie in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzenSetzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten.
FeldBedeutung
Rechnungen buchenWenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden.
Selektierte Rechnungen
XMarkieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten.
MediumWählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie bei Kunde → Empfänger.

Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr.

AnDer Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger.

Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

Siehe auch: Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck

Inhalt 

Zahlungseingang zur Rechnung

Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Warenkorb,
Angebot
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Siehe auch: Einführung Rechnungen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt

In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.

Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.

Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.

Reisekosten können Sie pauschal an Ihren Kunden weiterberechnen. Dazu hinterlegen Sie im Projekt eine Reisekostenpauschale pro Reisetag. In der Reise geben Sie die Projektnummer ein. Bei der Projektabrechnung werden die Reisetage dann mit in Rechnung gestellt.

Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.

Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten usw. selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen, ihre projektbezogenen Tätigkeiten sowie den Projektverbrauch selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer. Legen Sie dazu für jede Person einen Mitarbeiter (Buchhaltung → Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen) sowie einen Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter an (Verwaltung → Benutzer → Benutzer anlegen). Den Mitarbeiter ordnen Sie dem Benutzer zu.


Siehe auch:Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Projekte zum Festpreis, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeit stoppen, Tätigkeiten anzeigen, Verbrauch erfassen*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.

SchaltflächeBedeutung
Projekt anlegenDas Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter.
FeldBedeutung
Projekt NrDie Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können.
FirmaDie Firma, für die das Projekt angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt bearbeiten

Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.

SchaltflächeBedeutung
Projektsätze aus Produkten übernehmenEs werden alle Produkte mit Mengeneinheit Stunde oder Tag als Projektsatz in das Projekt übernommen.
LöschenLöscht das Projekt. Es ist nur möglich, ein Projekt zu löschen, solange noch keine Tätigkeiten erfasst wurden.
FeldBedeutung
KundeBei Kundenprojekten geben Sie hier die Kundennummer ein. Bei internen Projekten lassen Sie das Feld leer.
Kundenauftrag*Geben Sie hier die Nummer eines Kundenauftrags ein, falls sich das Projekt auf einen Kundenauftrag bezieht. Beim Anlegen von Rechnungen wird die Beziehung zum Kundenauftrag in die Rechnung übernommen.
Budget*Ist ein Projektbudget festgelegt, können Tätigkeiten nur erfasst werden, solange das Budget nicht überschritten ist. Achtung: Das Budget wird nicht automatisch aus dem Kundenauftrag übernommen.
BezeichnungGeben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet.
Abrechnung manuell*Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an.
AbgeschlossenMarkieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen.
ReisekostenpauschaleIst eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen.
Mögliche Mitarbeiter*Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet.

Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können.

WährungStandardmäßig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein.

Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

ProjektsätzeHier legen Sie die möglichen Tätigkeiten innerhalb des Projekts fest.
ProduktGeben Sie hier optional eine Produktnummer ein. Das Produkt muss die Mengeneinheit Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) haben, damit es ausgewählt werden kann.
BezeichnungGeben Sie eine Bezeichnung für den Projektsatz ein. Die Bezeichnung wird bei der Tätigkeitserfassung als Vorschlag für die Bezeichnung der Tätigkeit übernommen.
SatzDer Preis, der dem Kunden für die Tätigkeit berechnet wird.
EinheitDie Zeiteinheit für die Tätigkeitserfassung. Tag (tag), Minute min oder Stunde (h) sind hier möglich.
SteuerDer Steuersatz wird in die Rechnungsposition übernommen.
InaktivFür inaktive Projektsätze können keine Tätigkeiten mehr erfasst werden.
InternTätigkeiten für interne Projektsätze erscheinen nicht im Tätigkeitsnachweis.

Erfassen Sie einen Projektsatz ohne Betrag und markieren Sie dann das Feld Intern. Das Feld wird erst eingeblendet, wenn Sie den Projektsatz ohne Betrag erfasst und dann auf Speichern oder die Enter-Taste gedrückt haben.

löschen LöschenZum Löschen einer Position. Ein Projektsatz kann nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Tätigkeiten dafür erfasst worden sind. Löschen Sie deshalb bei Bedarf zuerst die Tätigkeiten. Wurden die Tätigkeiten bereits in Rechnung gestellt, kann der zugehörige Projektsatz nicht gelöscht werden.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.

FeldBedeutung
ProjektProjektnummer zur Anzeige eines einzelnen Projekts
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BezeichnungName des Projekts
Status
  • aktiv: Es werden nur Projekte angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind.
  • abgeschlossen: Es werden nur abgeschlossene Projekte angezeigt.
  • alle: Zeigt aktive und abgeschlossene Projekte an.
KundeKundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten.
Abrechnung manuellZeigt nur Projekte an, die für die manuelle Abrechnung markiert sind.

Siehe auch: Einführung Projekte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Projekte mit Festpreis

Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:

  • Legen Sie kostenlose Projektsätze an, d.h. bei denen der Satz 0,00 beträgt. Diese Sätze dienen lediglich der Tätigkeitserfassung. Erfassen Sie die Tätigkeiten.
  • Erstellen der Rechnung: Da die Tätigkeiten nicht berechnet werden, legen Sie die Rechnung ohne Projektbezug (Rechnung anlegen → Feld 'Projekt' bleibt leer). Name oder Nummer des Projekts sowie den Abrechnungszeitraum erfassen Sie im Rechnungstext. Geben Sie den Festpreis ein, stellen Sie die Rechnung fertig und drucken Sie die Rechnung aus.
  • Geben Sie den Tätigkeitsnachweis aus (Projekt → Tätigkeiten anzeigen → Tätigkeitsnachweis drucken).
  • Wenn Sie Rechnung und Tätigkeitsnachweis per Mail versenden möchten, senden Sie zunächst die Rechnung an sich selbst, fügen ihr den Tätigkeitsnachweis bei und leiten die Mail dann an Ihren Kunden weiter.

Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte


Inhalt 

Tätigkeiten erfassen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
Sortierungoptional auf- oder absteigend
MonatMonat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen.
KWKalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge.
JahrGeschäftsjahr
ProjektProjektnummer
SatzProjektsatz. Wird im Projekt definiert.
DatumTag der Tätigkeit
Von ... BisTätigkeitszeitszeitraum.
PausenDie Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
BeschreibungHier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde

  • Setzen Sie in der Rechnung das Löschkennzeichen (Reiter VerkaufGelöscht). Sofern erforderlich, stornieren Sie zuerst die Buchung*.
  • Erfassen, löschen oder ändern Sie die Tätigkeiten.
  • Entfernen Sie das Löschkennzeichen wieder und klicken Sie auf Rechnungspositionen neu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeit stoppen

Verwandte Begriffe: Zeiterfassung, Zeiten erfassen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Tätigkeit stoppen

Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte, während Sie die Tätigkeit ausführen. Zu Beginn der Tätigkeit klicken Sie auf 'Beginn', um die aktuelle Uhrzeit in die Tätigkeit zu übernehmen. Nach Beenden der Tätigkeit klicken Sie auf 'Ende'. Dadurch wird die die aktuelle Uhrzeit als das Ende Ihrer Tätigkeit übernommen. Danach ergänzen Sie bei Bedarf die Angaben und klicken dann auf 'Übernehmen', um die Tätigkeit zu speichern.

SchaltflächeBedeutung
BeginnSetzt die Felder 'Von' und 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
EndeSetzt das Feld 'Bis' auf die aktuelle Uhrzeit Ihres Rechners.
ÜbernehmenDie erfasste Tätigkeit wird gespeichert.
FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an.
ProjektProjektnummer
SatzProjektsatz. Wird im Projekt definiert.
DatumTag der Tätigkeit
Von ... BisTätigkeitszeitszeitraum.
PausenDie Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen
BeschreibungHier können Sie einen ergänzenden Text eingeben.

Siehe auch: Einführung Projekte, Tätigkeiten erfassen


Inhalt 

Tätigkeiten anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.

FeldBedeutung
ProjektDas Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen.
SatzFalls zusammen mit einem Projekt gewählt, werden nur Tätigkeiten angezeigt, die für diesen Satz erfasst wurden.
Nicht berechnetIst das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde.
RechnungsrelevantWenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist.
Keine internen TätigkeitenIst das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten zu Projekten angezeigt, die Kunden zugeordnet sind.
MitarbeiterMitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer.
Datum von ... Datum bisZeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen.
Ausgabe-SpracheBestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll.
BeschreibungSucht nach Text im Feld Beschreibung.
ProduktZeit nur Tätigkeiten an, für die das eingegebene Produkt im Projektsatz hinterlegt ist.

Siehe auch: Einführung Projekte


Inhalt 

Verbrauch erfassen

Hier erfassen Sie den Materialverbrauch zu einem Projekt.

SchaltflächeBedeutung
ÄndernNachdem Sie die erste Zeile ausgefüllt haben, klicken Sie auf Ändern. Es wird eine weitere Zeile eingefügt.
BuchenWenn Sie mit der Eingabe fertig sind, klicken Sie auf Buchen. Der Verbrauch wird dann mit dem Projekt verknüpft und bei Bedarf wird die Warenentnahme gebucht (wenn das Feld Bestand reduzieren aktiviert ist).
FeldBedeutung
ProjektProjektnummer
DatumTag des Verbrauchs
ProduktNummer des Produktes.
BezeichnungBezeichnung des Verbrauchs. Wird automatisch aus der Bezeichnung des Produkts übernommen, kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. Die Länge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Achtung: Bei Erstellung der Rechnung wird die Bezeichnung nicht übernommen, da alle Verbräuche für ein Produkt als Summe in der Rechnung ausgewiesen werden.
MengeAnzahl der verbrauchten Produkte
Indiv.PreisIndividueller Preis. Falls angegeben, wird dieser Preis in die Rechnung übernommen. Andernfalls der zum Zeitpunkt des Anlegens der Rechnung gültige Preis.
Bestand reduzierenAktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Buchung des Verbrauchs der Lagerbestand automatisch reduziert werden soll.

Siehe auch: Einführung Projekte


Inhalt 

Verbrauch anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.

FeldBedeutung
ProjektProjektnummer. Es wird nur der Verbrauch zu dem ausgewählten Projekt angezeigt.
ProduktProduktnummer. Es wird der Verbrauch zu dem gewählten Produkt angezeigt.
Datum von ... bisZeitraum des Verbrauchs
Nicht berechnetEs werden alle Verbräuche angezeigt, für die noch keine Rechnung existiert.
RechnungsrelevantEs werden nur die Verbräuche für Kundenprojekt angezeigt.

Siehe auch: Einführung Projekte


Inhalt 

Adressverwaltung

Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.

Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.

Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.

Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype oder über über klassische CTI. Mehr Informationen dazu unter Benutzer bearbeiten.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Adresse anlegen, Adresse bearbeiten, Mailing bearbeiten

Inhalt 

Adresse anlegen

Klicken Sie auf Adresse anlegen, um eine neue Adresse anzulegen. Sie gelangen direkt zu Adresse bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Adresse weiter.

Wenn eine Adresse bereits als Kunde oder Lieferant angelegt ist, muss sie hier nicht erfasst werden.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Adresse bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDetails zur Adresse
GruppenZum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Verkauf, Adresse bearbeiten: Kontakte


Inhalt 

Adresse bearbeiten: Verkauf*

Verwalten Sie hier die Verkaufsdaten der Adresse.

FeldBedeutung
VermittlerDie Mitarbeiternummer des Vermittlers, der die Adresse betreut. Beim Wandeln der Adresse in einen Kunden wird der Vermittler in den Kunden übernommen.
FirmaDie Firma des Vermittlers

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Kontakte

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Adresse bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dieser Person oder Unternehmen gehabt hat.

FeldBedeutung
Wiedervorlage amGeben Sie hier das Datum ein, an dem Sie die Adresse nochmals bearbeiten möchten. Über Adresse suchen finden Sie alle zur Wiedervorlage fällige Adressen.
UhrzeitEine optionale Uhrzeit für die Wiedervorlage.
BemerkungEine allgemeine Bemerkung zur Adresse.
KontakteGeben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie die Beschreibung zu dem Kontakt.
AnsprechpartnerZu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf ändern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse, Adresse bearbeiten: Verkauf,

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Ansprechpartner

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDetails zur Adresse
GruppenZum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, sie aber nicht löschen können, weil sie noch verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Adresse suchen

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Adressen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
AnlegenEs wird direkt eine neue Adresse angelegt.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Adressen als CSV-Datei.
FeldBedeutung
TextFreitextsuche. Das Programm durchsucht die folgenden Felder inklusive der Ansprechpartner: Vorname, Nachname, Firma, Ort, Bemerkung, Telefon, Telefon2 und E-Mail-Adresse.
GruppeGruppe, der die Adresse oder der Ansprechpartner zugeordnet ist.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Adressen anzuzeigen.
FirmaWählen Sie die Firma aus. Lieferanten und Kunden sind einer oder mehreren Firmen zugeordnet. Adressen gelten für alle Firmen.
PLZ/LandFindet Adressen im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Adressen aus Frankreich
  • 7: Alle Adressen, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Adressen aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Adressen aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Adresse Nr.Nummer der Adresse, des Kunden oder Lieferanten.
Fällig zur WiedervorlageWenn Sie sich nur Adressen anzeigen lassen möchten, die zur Wiedervorlage fällig sind.
Innerhalb ... TagenAnzahl der Tage.
Sortieren nachWählen Sie aus, ob Sie nach Adressen, Kunden oder Lieferanten suchen möchten. Gibt es keine Einschränkung, wählen Sie die leere Zeile aus.

Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte


Inhalt 

Adressgruppe

Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und somit Ihre Mailings und Newsletter gezielt adressieren.

Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.

  • Geben Sie in ein leeres Feld den Namen der Adressgruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern. Es wird dann eine weitere Zeile eingefügt.
  • Löschen: Klicken Sie neben der zu löschenden Gruppe auf den Mülleimer.
  • Newsletter*: Wenn Sie eine Homepage haben, möchten Sie den Besuchern Ihrer Homepage vielleicht die Möglichkeit bieten einen oder mehrere Newsletter zu abonnieren. Wie das funktioniert, wird hier beschrieben.

Wenn ein Besucher Ihrer Homepage einen Newsletter abonniert, wird er als Adresse im Programm angelegt. Beachten Sie, dass der Abonnent die Möglichkeit haben muss den Newsletter wieder abzubestellen. Dazu geben Sie in Ihrem Mailing einen Link mit. Den Link finden Sie in der Hilfe zu der Funktion Mailing.

* Nicht in Collmex verein


Inhalt 

Adressgruppe Bedingungen*

Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Zuordnung von Adressen zur Adressgruppe nicht manuell, sondern durch das Programm erfolgen soll. Legen Sie hier die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit das Programm eine Adresse der Adressgruppe zuordnet.

SchaltflächeBedeutung
Adressen der Gruppe zuordnenDie Adressen werden gemäß den Bedingungen der Adressgruppe zugeordnet. Die Zuordnung zur Adressgruppe wird aufgehoben, wenn die Bedingungen nicht alle erfüllt sind.
FeldBedeutung
FirmaEs werden nur Adressen/Kunden/Lieferanten dieser Firma berücksichtigt.
Datum von, Datum bisSchränkt das Kriterium nach der Zeit ein (s. Beschreibung unter 'Bedingung').
BedingungBedeutung
Ist KundeBei der Adresse muss es sich um einen Kunden der oben angegebenen Firma handeln.
Ist LieferantBei der Adresse muss es sich um einen Lieferanten der oben angegebenen Firma handeln.
Kunde mit Umsatz größer alsDer Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum größer sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt.
Kunde mit Umsatz kleiner alsDer Umsatz des Kunden muss im optional angegebenen Zeitraum kleiner sein als der eingegebene Betrag. Der Umsatz wird an Hand der Rechnungspositionen über die Umsatzliste ermittelt.
Käufer von ProduktDer Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum das Produkt mindestens einmal erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Nicht Käufer von ProduktDer Kunde darf im optional angegebenen Zeitraum das Produkt nicht erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Kunde mit Angebot für ProduktDer Kunde muss das Produkt im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt.
Käufer von ProduktgruppeDer Kunde muss im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal ein Produkt der angegebenen Produktgruppe erworben haben. Die Auswertung wird über die Rechnungspositionen durchgeführt.
Kunde mit Angebot für ProduktgruppeDer Kunde muss ein Produkt der Produktgruppe im optional angegebenen Zeitraum mindestens einmal angeboten bekommen haben. Die Auswertung wird über die Angebotspositionen durchgeführt.
NeukundeKunden, die im angegebenen Zeitraum angelegt wurden und zur angegebenen Preisgruppe gehören. Zeitraum und Preisgruppe sind optional. Wird kein Zeitraum angegeben, werden alle Kunden der Adressgruppe zugeordnet.
ZahlungsbedingungKunden und Lieferanten bei denen die angegebene Zahlungsbedingung hinterlegt ist.
Kunde mit PreisgruppeKunden bei denen die angegebene Preisgruppe hinterlegt ist.
Zugeordnet zu AdressgruppeAdressen, die der angegebenen Adressgruppe zugeordnet sind.
LandAdressen in dem angegebenen Land.
PLZFormat: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional. Adressen, deren Postleitzahl im angegebenen Bereich liegt. Land und PLZ-Bis sind optional.

Beispiele:

  • 7: Alle Adressen, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Adressen aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Adressen aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Ist inaktivFür die Adresse muss das Kennzeichen 'Inaktiv' gesetzt sein.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Adressgruppe löschen

Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.


Inhalt 

Mailing anlegen

Wählen Sie die Firma aus, für die das Mailing angelegt werden soll und klicken Sie dann auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Mailing bearbeiten

SchaltflächeBedeutung
Testmail sendenDie Mail wird an die in der Firma hinterlegte Adresse gesendet. Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken.
SendenSendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe.

Das Mailing wird an eine Adresse nicht gesendet, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

  • Für die Adresse das Kennzeichen 'Keine Mailings gesetzt ist'.
  • Für die Adresse das Kennzeichen 'Inaktiv' gesetzt ist.
  • Wenn für die Adresse keine gültige Mailadresse hinterlegt ist.
  • Wenn das Mailing an die Adresse bereits gesendet wurde, d.h. ein Mailing wird an keine Adresse zweimal versendet.

Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um:

  • das Mailing an Adressen zu senden, die Sie nachträglich einer Gruppe zugeordnet haben.
  • das Mailing an mehrere Adressgruppen hintereinander zu senden.
  • das Mailing noch einmal zu senden, falls der Sendevorgang unterbrochen wurde.
LöschenLöscht das Mailing.
FeldBedeutung
VonWählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Konten → Feld 'Absender-Adresse für Mailings'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist sowie die in der Firma hinterlegte Mailadresse.
GruppeDas Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden').
SpracheDie Sprache wird verwendet für die Ersetzung der Anrede-Bausteine (s. u.).
Html-MailStandardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an.
BetreffGeben Sie einen Titel für das Mailing ein.

Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen.

TextFolgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden:
  • <<Anrede>>: Sehr geehrte bzw. Sehr geehrter passend zu der Anrede in den Adressdaten.
  • <<Vorname>> und <<Nachname>>: wie in den Adressdaten
  • <<Url>>: Das ist die Webadresse des Adressaten, die im Feld Web hinterlegt ist.
  • <<GutenTag>>: Guten Tag Anrede Nachname
  • <<AdressNr>>: Kunden-, Lieferanten bzw. Adressnummer
  • <<Mandatsreferenz>>: Die Lastschrift-Mandatsreferenz
  • <<Abbestellen>>:
    Html-Mail: z.B.: <p>Klicken Sie <a href="<<Abbestellen>>">hier</a> um den Newsletter abzubestellen.</p>
    Text-Mail: z.B.: Klicken Sie auf diesen Link <<Abbestellen>> um den Newsletter abzubestellen.
    Das Programm fügt dann automatisch die Url ein, über die der Adressat ausgetragen wird.
AnhangUm einen Anhang an das Mailing anzufügen, geben Sie hier den Dateinamen ein und klicken Sie auf 'Zum Anhang hinzufügen'.

Siehe auch: Adressverwaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mailing suchen

Hier können Sie nach Mailings suchen.

FeldBedeutung
MailingNummer des Mailings
TextSucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings.
Mailingdatum vom ... Mailingdatum bisSucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden.
  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
  • Möchten Sie sich ein Mailing anschauen, klicken Sie auf Anzeigen.

Siehe auch: Adressverwaltung


Inhalt 

Kunden

Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.

In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.

Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.

Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.


Siehe auch: Einführung Verkauf, Kunde anlegen, Kunde bearbeiten, Kundenvereinbarung, Rabattgruppen, Preisgruppen

Verwandter Begriff: Debitor = Kunde

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.

SchaltflächeBedeutung
Kunde anlegenDer Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter.
FeldBedeutung
Kunde NrDas Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.

Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt.

Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse.

Firma*Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.

Vorlage Kunde NrFür den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen.
Adresse in Kunde wandeln*Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.

FeldBedeutung
Kunde NrKundennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Kunden mit der Kundennummer.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Kunden anzuzeigen.
TextDer Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Kundennummer.
Rechnungs NrSucht den Kunden zu einer Rechnungsnummer
PLZ/LandFindet Kunden im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Kunden aus Frankreich
  • 7: Alle Kunden, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Kunden aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Kunden aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Adressgruppe*Findet nur dieser Adressgruppe zugeordnete Kunden.
Fällig zur Wiedervorlage*Findet nur Kunden, bei denen das Datum unter Kunde → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.
Preisgruppe*Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Kunden.
RabattgruppeFindet nur dieser Rabattgruppe zugeordnete Kunden.
Vermittler*Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Suche nach von diesem Mitarbeiter vermittelten Kunden.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDiese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge:

Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung.
Anrede Titel Vorname Nachname

Abteilung
Straße Hausnummer
Postleitzahl Ort
Land

Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung.

Wenn Sie von dieser Adresse abweichende Adressaten für die verschiedenen Dokumenttypen erfassen möchten (z.B. abweichende Lieferanschrift), klicken Sie auf den Reiter Empfänger.

Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

BankverbindungDie internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt).
MandatsreferenzEindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Kundennummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Kunden in die Lastschrift übernommen.
Datum UnterschriftDatum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Kunden wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Kunden in die Lastschrift übernommen.
SteuerDas Feld USt-IdNr. hat nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.

Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt.

Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet.

Auch bei Dienstleistungen fordert der Gesetzgeber seit 2010 den Nachweis über USt-IdNr, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt.

Privatperson: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist. Ob ein Kunde eine Privatperson ist, beeinflusst die Berechnung der Umsatzsteuer bei den Produktarten 'Ware - Kunde schuldet USt' und 'Elektronisch erbrachte Leistung' sowie für vor 2010 erbrachte Dienstleistungen.

Mehr Informationen dazu unter Verkaufsdokumente für ausländische Kunden.

Gruppen*Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
PreisgruppeDie Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise für den Kunden gelten.
ZahlungsbedingungenAus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Lief-Nr. bei KundeDie Lieferantennummer, unter der Ihre Firma beim Kunden geführt wird.
Kostenstelle* Rechnungs-Erlöse für den Kunden werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht.
RabattgruppeDie Rabattgruppe bestimmt den dem Kunden gewährten Rabatt. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Rabattgruppe in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Liefersperre Ist das Kennzeichen gesetzt, können keine Lieferungen mehr für diesen Kunden angelegt werden.
Teil-Lieferungen erlaubtWird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
WährungDie Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.

Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

Bau/Reinigungs-DienstleisterSetzen Sie hier einen Haken, wenn Ihr Kunde Bau/Reinigungs-Dienstleister ist. Damit Bau/Reinigungs-Dienstleistungen, die Sie für Ihren Kunden z.B. als Subunternehmer erbringen (§ 13b Umgekehrte Steuerschuld), korrekt berechnet und verbucht werden können, legen Sie außerdem ein Produkt mit der Art Bau/Reinigungs-Dienstleistung an.
Teil-Lieferungen erlaubt*Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
Teil-Rechnungen erlaubt*Wird beim Anlegen eines Kundenauftrags auf den Kundenauftrag übernommen.
eBay-Mitgliedsname*Nur sichtbar, falls mindestens ein eBay-Konto existiert. Beim Anlegen von Kunden während des Imports von Kundenaufträgen wird der Mitgliedsname von eBay übernommen.
Sammelrechnung*Der Kunde wird im Abrechnungslauf für 'Belieferte Aufträge' nicht berücksichtigt. Nutzen Sie statt dessen Sammelrechnung anlegen.
Mahnsperre*Ist das Kennzeichen gesetzt, werden für den Kunden keine Mahnungen angelegt.
Periodische RechnungZur automatischen Erstellung von periodischen Rechnungen über den Abrechnungslauf (z.B. für Abonnements, Wartungsverträge)
Gültig ab - bisDie Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999.
AnzahlWenn das gleiche Produkt mehrfach berechnet werden soll, geben Sie hier die Anzahl ein. In der Bezeichnung der Rechnungsposition wird die Anzahl vorangestellt (z.B. 7 x Bezeichnung). Der Preis der Abrechnungsperiode wird mit der Anzahl multipliziert.
ProduktDie Produktnummer wird in die Rechnung übernommen. Das Produkt muss die Mengeneinheit Jahr, Monat oder Woche haben, da nur Dauerleistungen abgerechnet werden können. Wenn Sie in der Produkt-Beschreibung die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> verwenden, werden diese durch Beginn und Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ersetzt. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes.
BezeichnungDie Bezeichnung wird bei Eingabe des Produkts von der Produktbeschreibung übernommen, kann hier aber geändert werden. Auch stehen die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> zur Verfügung. Diese werden beim Anlegen der Rechnung durch den jeweiligen Abrechnungszeitraum ersetzt.
Indiv.PreisWurde mit dem Kunden ein individueller Preis vereinbart, geben Sie den Preis hier ein. Dieser Preis wird dann in die Rechnung übernommen.
IntervallWählen Sie das Intervall aus, in dem die Abrechnung erfolgt und ob die Abrechnung rückwirkend oder im Voraus erstellt wird. Bei der nachträglichen Abrechnung endet der Abrechnungszeitraum einen Tag vor Nächste Rechnung und beginnt ein Intervall davor. Bei der Abrechnung im Voraus, beginnt der Abrechnungszeitraum am Datum Nächste Rechnung und endet ein Intervall später.
IntervallEine Rechnung proBerechnung erfolgt
JahrJahrRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
QuartalQuartalRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
HalbjahrHalbjahrRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
MonatMonatRückwirkend für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum
Jahr im VorausJahrIm Voraus für ein Jahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung
Quartal im VorausQuartalIm Voraus für ein Quartal, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung
Halbjahr im VorausHalbjahrIm Voraus für ein Halbjahr, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung
Monat im VorausMonatIm Voraus für einen Monat, beginnend mit dem Tag der nächsten Rechnung

Beispiel: Beim Monat im Voraus mit z.B. Datum der nächsten Rechnung 1.9.2014 wird die nächste Rechnung am 1.9. gestellt. Berechnet wird der Zeitraum vom 1.9. bis zum 30.9.2014. Wählen Sie Monat aus, erfolgt die Berechnung im Nachhinein also vom 1.8. bis zum 31.8.2014.

Nächste RechnungDatum der nächsten Rechnung. Die Rechnung wird im Abrechnungslauf nur angelegt, wenn das Datum innerhalb der Gültigkeit liegt. Das Datum bestimmt zusammen mit der Periode den Abrechnungszeitraum und wird mit jeder neuen Rechnung um eine Periode in die Zukunft gesetzt.

Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse, Kontakte, Empfänger

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Kunden gehabt hat.

FeldBedeutung
Wiedervorlage amGeben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Kunden nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Kunde suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Kunden anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind.
KontakteGeben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt.
AnsprechpartnerZu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Empfänger


Inhalt 

Kunde bearbeiten: Empfänger

FeldBedeutung
AusgabemediumStandard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist.
AusgabespracheStandard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen.
CCIst als Ausgabemedium 'E-Mail' ausgewählt, wird beim Senden von Dokumenten die eingetragene E-Mailadresse als Kopie (CC) übernommen. Mehrere E-Mailadressen können durch Kommata getrennt werden.
Abweichende Empfänger
DokumentDer Dokumenttyp, für den ein abweichendes Ausgabe-Medium oder ein abweichender Ansprechpartner festgelegt werden soll.
MediumDas Ausgabe-Medium für diesen Dokumenttyp.
AnsprechpartnerOptional, falls das Dokument an einen abweichenden Empfänger adressiert werden soll.

Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Kontakte


Inhalt 

Kundenvereinbarung anlegen

In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.

SchaltflächeBedeutung
Kundenvereinbarung anlegenDie Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter.
FeldBedeutung
Kunde NrDer Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Kundenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Kunde NrDer Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll.
PreisdatumEs werden Kundenvereinbarungen angezeigt, deren Preis zu diesem Termin gültig ist.
Auch gelöschteFindet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Kundenvereinbarung bearbeiten

FeldBedeutung
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
PreisBrutto- bzw. Nettopreis für das Produkt.
GelöschtWenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Gutscheine*

Bei den Gutscheinen handelt es sich um Rabattgutscheine. Rabattgutscheine werden hauptsächlich als Verkaufsfördermaßnahme eingesetzt. Im Webshop oder direkt im Kundenauftrag wird der Gutschein eingelöst. Beim Einlösen wird der im Gutschein hinterlegte Rabatt in den Kundenauftrag übernommen.

Typische Anwendungen sind:

  • Rabattaktionen
  • Erstkäufer-Rabatte
  • Rabatt für die nächste Bestellung
  • Treue-Rabatt

Die im Programm realisierten Rabattgutscheine sind nicht zu verwechseln mit Geschenkgutscheinen! Geschenkgutscheine werden gegen Bezahlung ausgegeben und müssen in der Buchhaltung als Verbindlichkeit gebucht werden. Beim Einlösen erhält der Käufer keinen Rabatt, sondern nutzt den Gutschein als Zahlungsmittel. Auf der Rechnung darf in diesem Fall kein Rabatt ausgewiesen werden, da dieser den Erlös schmälern würde. Geschenkgutscheine werden vom Programm nicht direkt unterstützt.

Siehe auch:Verkauf, Gutschein anlegen, Gutschein bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschein anlegen*

Über diese Funktion legen Sie einen Gutschein an.

SchaltflächeBedeutung
Gutschein anlegenDas Gutschein wird angelegt. Die Nummer des Gutscheins wird automatisch als Zufallszahl vergeben. Sie gelangen direkt zu Gutschein bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Gutschein weiter.
FeldBedeutung
FirmaDie Firma, für die der Gutschein angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Gutscheine

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschein bearbeiten*

Pflegen Sie hier die Eigenschaften des Gutscheins.

FeldBedeutung
Rabatt-GrundGeben Sie einen Namen für den Gutschein bzw. einen Grund für den Rabatt ein. Der Rabatt-Grund wird in den Kundenauftrag übernommen.
Rabatt in %Prozentualer Rabatt. Der Rabatt wird in den Kundenauftrag übernommen.
oder Rabatt als BetragAlternativ geben Sie hier einen absoluten Rabatt ein. Es kann nur entweder ein prozentualer oder ein absoluter Rabatt im Gutschein angegeben werden.
Gültig von..bisDie Gültigkeit des Gutscheins. Ein Gutschein kann nur in einen Kundenauftrag übernommen werden, wenn das Auftragsdatum innerhalb der Gültigkeit liegt. Fehlt ein Datum, ist die Gültigkeit nicht beschränkt.
MindestbestellwertDamit der Gutschein ausgewählt werden kann, muss der hier angegebene Warenwert überschritten sein.
Erlaubte VerwendungLegt fest, wie oft der Gutschein eingelöst werden kann.
  • Nur einmal: Der Gutschein kann genau einmal eingelöst werden. Wählen Sie diese Option, wenn Sie einem bestimmten Kunden einen einmaligen Rabatt gewähren möchten. Teilen Sie nur diesem einen Kunden die Gutscheinnummer mit. Damit ist gewährleistet, dass nur dieser Kunde den Gutschein einlösen kann.
  • Einmal pro Kunde: Jeder Kunde kann den Gutschein genau einmal einlösen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie z.B. für eine Rabattaktion einen Gutschein ausgeben wollen. Jeder Kunde bekommt den gleichen Gutschein (z.B. per Newsletter), kann ihn aber nur einmal einlösen. Diese Option eignet sich auch für Erstkäufer-Gutscheine in einem Online-Shop. Veröffentlichen Sie dazu einfach die Gutscheinnummer auf Ihren Webseiten.
  • Beliebig oft: Jeder Kunde kann den Gutschein beliebig oft einlösen. Diese Option eignet sich z.B. für einen Rabatt auf die jeweils nächste Bestellung. Bei Online-Shops bietet es sich an, die Gutscheinnummer einfach in die Bestellbestätigungs-Mail aufzunehmen. So hat jeder Käufer einen zusätzlichen Anreiz, erneut im Online-Shop einzukaufen.
VermittlerDer im Gutschein hinterlegte Vermittler wird in den Kundenauftrag übernommen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Vertriebsmitarbeiter die Gutscheine an potentielle Kunden verteilen und Sie die Vertriebsmitarbeiter über die Provisionsabrechnung an den Erlösen beteiligen wollen.

Siehe auch: Einführung Gutscheine

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschein suchen*

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Gutschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Gutscheinnummer klicken.

FeldBedeutung
GutscheinGutscheinnummer zur Anzeige eines einzelnen Gutscheins
FirmaWählen Sie die Firma aus.
Rabatt-GrundZur Volltextsuche über den Rabatt-Grund
Eingelöst vonNummer des Kunden. Zur Anzeige aller Gutscheine, die von einem bestimmten Kunden eingelöst wurden.
VermittlerNummer des Mitarbeiters.
Auch abgelaufeneZeigt auch Gutscheine an, bei denen die Gültigkeit abgelaufen ist.

Siehe auch: Einführung Gutscheine

*Nicht in allen Versionen


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Preisgruppe bearbeiten

Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie für verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten (z.B. wenn für Endverbraucher andere Preise gelten als für Wiederverkäufer).

Für jede Preisgruppe hinterlegen Sie in jedem Produkt einen eigenen Preis. Beim Kunden unter dem Reiter Verkauf wählen Sie die Preisgruppe aus.

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Preisgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Preisgruppe.
BezeichnungWählen Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B. "Endverbraucher" oder "Wiederverkäufer".
BruttopreiseWenn markiert, sind die Preise für diese Preisgruppe inklusive Umsatzsteuer.

Bei Lieferungen in Drittländer sowie bei Lieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU wird bei Bruttopreisen jetzt die Umsatzsteuer aus dem Preis heraus gerechnet. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, reduziert sich der im Verkaufsdokument ausgewiesene Preis automatisch auf den Nettopreis.

WährungDie Währung, in der die Preise angegeben werden.
InaktivPreisgruppe wird nicht mehr verwendet. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Preisgruppe nicht mehr verwenden möchten, das Löschen aber nicht möglich ist.
Löschen Um eine Preisgruppe zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb neben der Preisgruppe. Das Löschen ist nur möglich, wenn die Preisgruppe von keinem Produkt oder Kunden verwendet wird. In diesem Fall aktivieren Sie das Feld Inaktiv.

Siehe auch: Einführung Kunden


Inhalt 

Rabattgruppen bearbeiten

In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.

Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.

Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" )
RabattRabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).

Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druckausgabe konfiguriert ist.

DruckenHier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen.
InaktivSetzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer.
Gültige Produktgruppen*Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.

Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gültige Produktgruppen zur Rabattgruppe

FeldBedeutung
GültigkeitSie können wählen, ob der Rabatt nur für die angegebenen Produktgruppen gewährt wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen ein abweichender Rabatt gilt.
ProduktgruppeWählen Sie die Produktgruppe, für welche der Rabatt einzeln festgelegt werden soll.
Auch UntergruppenWenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe.

Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden, Rabattgruppen


Inhalt 

Produkte

Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.

Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.

Mit Hilfe von Set-Stücklisten* verwalten Sie Set-Produkte (Bundles, Pakete). Sets bestehen aus mehreren Einzelprodukten, haben jedoch einen eigenen (Paket-)Preis sowie eigene Bezeichnungen.

Sofern Sie den Shop* aktiv haben, ordnen Sie die Produkte direkt in der Produktbearbeitung beliebig vielen Shops zu und legen die Texte sowie die Bilder für den Shop fest. Die Produktpreise für den Shop werden direkt aus den Verkaufsdaten des Produkts übernommen.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Einführung Warenwirtschaft, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten, Lieferantenvereinbarung, Produktgruppen, Preisliste,Stücklisten*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.

SchaltflächeBedeutung
Produkt anlegenDas Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter.
FeldBedeutung
Produkt NrDie Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt.
Firma*Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können.
Kopieren von ProduktGeben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Produkte als CSV-Datei mit der Satzart CMXPRD
FeldBedeutung
ProduktDie Produktnummer des gesuchten Produkts.
WebauftrittWenn ausgewählt, werden nur Produkte des angegebenen Webauftritts angezeigt.
TextZeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.
Produktgruppe*Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden.
auch inaktiveAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist.
FirmaFindet nur Produkte der ausgewählten Firma.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach (Produkt)Nummer oder nach Bezeichnung.
Preisgruppe*Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte.
Nur mit Preis*Zeigt nur die Produkte an, für die ein Preis definiert ist.
Lieferant*Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert.
Hersteller*Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an.
Nicht verwendet*Zeigt die Produkte an, die noch nicht verwendet wurden und deshalb das Löschen des Produktes möglich ist.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Allgemein

FeldBedeutung
MengeneinheitDie Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche).
ProduktartHier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware oder um eine Dienstleistung handelt.

Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten.

Die Produktart Bau/Reinigungs-Dienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Bau/Reinigungs-Dienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Bau/Reinigungs-Dienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf → Bau/Reinigungs-Dienstleister).

Die Produktart Ware - Kunde schuldet USt kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Verwenden Sie diese Produktart, wenn der Kunde die Umsatzsteuer schuldet nach §13b Abs.5. Damit der Kunde die Umsatzsteuer schuldet, darf der Kunde keine Privatperson sein.

Die Produktart Elektronisch erbrachte Leistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Verwenden Sie diese Produktart, wenn ausländische Umsatzsteuer abgeführt werden muss nach § 3a Abs. 5 UStG. Damit ausländische Umsatzsteuer berechnet wird, muss der Kunde eine Privatperson mit Adresse im EU-Ausland sein.

ProduktgruppeSie können jedes Produkt einer Produktgruppe zuordnen. Über die Produktgruppe sind z.B. Umsatzauswertungen möglich (Verkauf → Auswertungen → Umsatzlisten). Auch Rabatte und Provisionen* können in Abhängigkeit der Produktgruppe festgelegt werden.
Gewicht*Das Gewicht ist erforderlich, wenn die Versandkosten in Abhängigkeit vom Gewicht automatisch berechnet werden sollen. Versandarten und -kosten definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Versandarten → Gewichtsstaffeln. Bei der Versandübergabe der Lieferungen an den Paketdienstleister wird das Gesamtgewicht der Lieferung aus dem Gewicht der einzelnen Produkte ermittelt.
Hersteller*Name des Hersteller. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet.
Produkt Nr des Herst*Die Produktnummer des Herstellers. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet.
EAN*International gültige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Sie besteht aus 8, 13 oder 14 Stellen, die ohne Leerzeichen eingegeben werden.

Die EAN kann im Feld Produkt statt der Produktnummer eingegeben werden. Geben Sie die Nummer immer an, wenn Sie das Programm mit einem Barcode-Lesegerät verbinden.

Warennummer*International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt). Die Warennummer wird für die Zollanmeldung (wird nicht direkt unterstützt) und die Intrastat-Meldung benötigt. Unter 'Verkauf → Auswertungen' kann eine Intrastat-Auswertung abgerufen werden, die als Grundlage für die Intrastat-Meldung dient.
BezeichnungName des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird die englische Bezeichnung in das Dokument übernommen.

Periodische Rechnung: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung die Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> einsetzen. Alternativ kann auch der Platzhalter <<PeriodeJahr>> verwendet werden. Der Platzhalter <<PeriodeJahr>> wird ersetzt durch das Jahr des Periodenendes. Siehe Kunde bearbeiten: Verkauf → Periodische Rechnung.

InaktivWenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nur angezeigt im Bestand, in den Umsatzlisten und den Dokumenten (Angebote, Rechnungen usw.).
BemerkungZur freien Verwendung für Anmerkungen. Bei der Text-Suche wird dieses Feld mit berücksichtigt.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*

Verwandter Begriff: Artikel

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Verkauf

Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
UmsatzsteuerUmsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.

Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein.

Liegt eine Steuerbefreiung vor (z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe), stellen Sie diese im Geschäftsjahr ein (Menü Verwaltung ).

Auch im AuslandDieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Bau/Reinigungs-Dienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden).
Preise proPreise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen.
Versandgruppe*Die Versandgruppe legt fest, mit welchen Versandarten ein Produkt versendet werden darf. Die Versandgruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Wenn Sie keine spezielle Versandgruppe auswählen, kann das Produkt mit jeder Versandart versendet werden.
VerkaufspreisVerkaufspreis in Abhängigkeit der Preisgruppe* und des Zeitraums
PreisgruppeDen Preis legen Sie für jede Preisgruppe einzeln fest. Preisgruppen verwenden Sie, wenn unterschiedlichen Kundengruppen verschiedene Preise für dasselbe Produkt berechnet werden sollen (z.B. Endverbraucher Brutto- und Wiederverkäufer Nettopreise). Unter Verkauf → Kunde → Preisgruppe legen Sie die Preisgruppen an.
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen.
PreisBrutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie in der Preisgruppe.

Preise haben immer genau zwei Nachkommastellen. Ist eine höhere Genauigkeit erforderlich, legen Sie den Preis pro einer bestimmten Menge fest (z.B. 100 St).

Amazon*Falls das Produkt bei Amazon angeboten wird. Die Informationen basieren auf den Amazon-Lagerbestandsberichten.
ASINAmazon Standard Identification Number.
MengeMenge aus dem letzten Lagerbestandsbericht oder die zuletzt an Amazon gemeldete verfügbare Menge. Diese Menge sollte normalerweise mit der Anzahl in Amazon übereinstimmen.
PreisDer Preis, zu dem das Produkt bei Amazon angeboten wird.
FBAFalls markiert, handelt es sich um ein FBA-Artikel.
Stand vomZeitpunkt an dem entweder der Lagerbestandsbericht erzeugt wurde oder der Zeitpunkt, an dem die Collmex-Menge zuletzt an Amazon gesendet wurde.
eBay*Falls das Produkt bei eBay angeboten wird. Die Informationen basieren auf der letzten Aktualisierung der eBay-Angebote.
ArtikeleBay-Artikelnummer
Stand vomZeitpunkt, an dem das Angebot eingelesen wurde oder der Zeitpunkt, an dem die Collmex-Menge zuletzt an eBay gesendet wurde.
AuktionstypDer Typ der Auktion. Nur für Festpreisangebote vom Typ 'FixedPriceItem' und 'StoresFixedPrice' findet ein Mengenabgleich statt.
Start-PreisDer Start-Preis, zu dem das Produkt bei eBay angeboten wird.
MengeMenge aus der letzten Aktualisierung der eBay-Angebote oder die zuletzt an eBay gemeldete verfügbare Menge. Diese Menge sollte normalerweise mit der Stückzahl in eBay übereinstimmen.
Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Warenwirtschaft

FeldBedeutung
Kostenermittlung und KostenHier geben Sie an, wie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten ermittelt werden. Bei der automatischen Ermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt.

Für Produkte mit der Beschaffungsart → Produktion* werden die Herstellungskosten automatisch ermittelt aus den Kosten der in der Stückliste enthaltenen Komponenten und den Lohn- und Gemeinkosten (s.u.).

Weicht der automatisch ermittelte Wert von den tatsächlichen Kosten ab, ändern Sie die Kostenermittlung auf 'manuell'. In diesem Fall geben Sie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Produktes pro Stückmenge direkt an.

Die Kosten werden verwendet für die Bestandsbewertung unter Warenwirtschaft → Bestand → anzeigen.

Lieferrelevant*Nur für Dienstleistungen: Wenn markiert, werden Kundenauftragspositionen mit diesem Produkt in Lieferungen übernommen.
Mindest-Bestand und Mindest-Beschaffungsmenge*Ist die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) niedriger als der angegebene Mindest-Bestand, erzeugt die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen automatisch einen Lieferantenauftrag in Höhe der angegebenen Mindest-Beschaffungsmenge. Ist der aktuelle Bedarf (Kundenauftragsposition, Komponente eines Produktionsauftrags) größer als die Mindest-Beschaffungsmenge, wird der Lieferantenauftrag in Höhe der tatsächlichen Bedarfsmenge angelegt. Wenn Sie nur im Bedarfsfall beschaffen, d.h. die Ware normalerweise nicht auf Lager liegt, lassen Sie den Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge leer.
Lieferanten-VereinbarungenEs werden alle vorhanden Lieferanten-Vereinbarungen zu dem Produkt an gezeigt. Wenn Sie eine neue anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.

Lieferanten-Vereinbarungen verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Lieferantenvereinbarung.

Nur in Collmex proDie folgenden Felder werden nur in Collmex pro angezeigt.
Chargenpflicht*Wenn gesetzt, erfordert jede Warenbewegung für das Produkt die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.

Die Chargenpflicht kann nur gesetzt werden, wenn es keinen Bestand gibt. Falls schon Bestände existieren, muss zuerst der Bestand auf null gesetzt, und dann die Bestände mit Angabe einer Charge neu erfasst werden.

Beschaffungsart*Wählen Sie, ob das Produkt eingekauft oder selbst produziert wird. Für die Beschaffungsart Produktion werden die folgenden Felder eingeblendet:
Direktlieferung*Nur bei Beschaffungsart 'Einkauf'. Wenn gesetzt, wird das Produkt nicht aus dem eigenen Bestand, sondern per Einzelbestellung direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert (auch Drop-Shipping oder Strecke bzw. Streckenabwicklung genannt). Mehr Informationen unter Lieferantenaufträge mit Direktlieferung.
Produktionsdauer*Die Produktionsdauer in Arbeitstagen wird beim Anlegen eines Produktionsauftrags übernommen.
Lohn- und Gemeinkosten*Die variablen Lohn- und Gemeinkosten werden zur Berechnung der Herstellungskosten verwendet (s.o.). Die Bezugsmenge der Lohn- und Gemeinkosten bestimmt die Bezugsmenge der Kosten für das Produkt. Sollen neben den Lohnkosten noch weitere variable Kosten in die Berechnung der Herstellungskosten eingehen (z.B. Material- oder Fertigungsgemeinkosten) addieren Sie diese Kosten zu den Lohnkosten und tragen das Ergebnis in das Feld ein.
Stücklisten*Es werden alle vorhanden Stücklisten-Versionen für das Produkt angezeigt. Wenn Sie eine neue Stückliste anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.

Stücklisten verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Stücklisten.


Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*, Lieferantenvereinbarung, Stücklisten*, Wikipedia: Herstellungskosten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit gibt einen Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbare Menge. In der Liste enthalten ist der aktuelle Bestand, sowie alle zukünftigen Bedarfe und Zugänge mit ihrem jeweiligen Termin.

FeldBedeutung
AnsichtVerkauf: Es wird nur der tatsächlich vorhandene Bestand angezeigt sowie alle Bedarfe. Eine positive Menge entspricht der Menge, die noch verkauft werden kann.

Einkauf: Zusätzlich werden der Mindestbestand sowie alle Zugänge angezeigt. Eine negative Menge entspricht der Menge, die eingekauft oder produziert werden muss.

TerminBedarfs- oder Zugangstermin (s.u.). Ist im Dokument kein Liefertermin angegeben, wird als Termin das aktuelle Datum angenommen. Ausnahme sind nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und für Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird (s. Einstellungen)
Typ
TypBedeutungArtVorzeichenTerminAnsicht
BestandNicht gesperrter BestandZugang+Einkauf+Verkauf
Amazon-BestandFBA-Bestand bei AmazonZugang+Einkauf+Verkauf
MindestbestandMindestbestand aus ProduktBedarf-Einkauf
Knd.AftrKundenauftragspositionBedarf-LieferterminEinkauf+Verkauf
Lief.AftrLieferantenauftragspositionZugang+LieferterminEinkauf
LieferungLieferungspositionBedarf-LieferterminEinkauf+Verkauf
RechnungBarverkaufsrechnungBedarf-LieferdatumEinkauf+Verkauf
Prod.Aftr Produktionsauftrag*Zugang+EndeterminEinkauf
KomponenteKomponente eines Produktionsauftrags*Bedarf-BedarfsterminEinkauf+Verkauf
eBay-VerkaufeBay-Verkauf*Bedarf-Aktuelles DatumEinkauf+Verkauf
eBay-AngeboteBay-Auktion*Bedarf-Aktuelles DatumEinkauf+Verkauf
NrDie Nummer des Dokuments
MengeDie für die Verfügbarkeit wirksame Menge des Dokuments. Ob die Menge positiv oder negativ gezählt wird, hängt vom Typ des Dokuments ab (s.o.)
VerfügbarZu diesem Termin verfügbare Menge. Ergibt sich aus Addition der Einzelmengen.

Für den Verkauf verfügbare Menge

Die für den Verkauf verfügbare Menge wird immer zum Datum 'Heute plus Lieferzeit' ermittelt, d.h. die für den Verkauf verfügbare Menge kann in der Verfügbarkeits-Tabelle abgelesen werden in der Zeile mit Datum 'Heute plus Lieferzeit'. Wenn es keine Lieferantenvereinbarung gibt oder in der Lieferantenvereinbarung keine Lieferzeit angegeben ist, wird die verfügbare Menge zum Heute-Datum ermittelt. Zeitlich nach der Lieferzeit liegende Bedarfe werden nicht berücksichtigt, weil diese vor der Lieferung noch beschafft werden können und deshalb die für den Verkauf verfügbare Menge nicht mehr beeinflussen.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft, Shop*, Shop-Texte*, Verfügbarkeit Einstellungen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Verfügbarkeit Einstellungen

Für nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und für Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird, gibt es im Verkauf und in Einkauf jeweils zwei Möglichkeiten, wie diese berücksichtigt werden sollen:

Ohne Liefertermin ist der Bedarfstermin...

MorgenHeute
AuswirkungOhne Liefertermin in der Kundenauftragsposition ist der Bedarfstermin immer morgen, d.h. es wird davon ausgegangen, dass der Zahlungseingang und damit auch die Lieferung morgen erfolgt.

Ist die Lieferzeit Null, wird die für den Verkauf verfügbare Menge zum Heute-Termin bestimmt. Da der Kundenauftrag erst morgen einbezogen wird, reduziert der Kundenauftrag die verfügbare Menge nicht.

Ohne Liefertermin in der Kundenauftragsposition ist Bedarfstermin ist immer heute, d.h. es wird davon ausgegangen, dass der Kunde heute noch bezahlt und damit auch heute noch geliefert werden soll.

Ist die Lieferzeit Null, wird die für den Verkauf verfügbare Menge zum Heute-Termin bestimmt. Da der Kundenauftrag bereits heute eingrechnet wird, reduziert der Kundenauftrag die verfügbare Menge.

VorteilSolange der Zahlungseingang nicht gebucht ist, kann die Ware an andere Kunden verkauft werden.Die Ware wird auch für nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge reserviert. Alle Kundenaufträge können beliefert werden.
NachteilEs kann zu Überverkäufen kommen, wenn die Ware an andere Kunden verkauft wurde und der Kunde dann doch noch bezahlt.Zahlt der Kunde nicht, bleibt möglicherweise Ware unverkauft, für die es einen Käufer gegeben hätte.

Im Einkauf berücksichtigen

Standardmäßig werden nicht bezahlte Vorkasse-Kundenaufträge und Kundenaufträge, für die eine Zahlungsbestätigung erwartet wird, im Einkauf nicht berücksichtigt. So wird verhindert, dass Ware im Einkauf beschafft wird, bevor der Kunde bezahlt hat. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie die Ware auch dann beschaffen wollen, wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat bzw. die Zahlung noch nicht bestätigt ist.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Verfügbarkeit

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Shop

SchaltflächeBedeutung
Produkt hochladenErzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.

Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden.

Bildergrößen ermittelnFür die Erzeugung der Produkt-Seite muss das Programm die Größe der Bilder kennen. Wenn Sie ein Bild eintragen, wird automatisch die Größe des Bildes ermittelt und intern gespeichert. Wenn Sie die Bilder auf Ihrem Webspace ändern, muss die Bildgröße neu ermittelt werden. Sie können auch die Größen aller Bilder Ihres Webauftritts in einem Schritt ermitteln über die Funktion Webauftritt → Weitere Funktionen → Bilder prüfen.
FeldBedeutung
DateinameName der Datei für die Produkt-Seite auf Ihrem Webspace. Die Datei wird immer unter der Upload-URL abgelegt.
KeywordsSchlüsselworte für die Produkt-Seite. Die richtigen Schlüsselworte sind wichtig, damit Ihr Produkt in Suchmaschinen gefunden wird. Sie sollten darauf achten, nicht zu viele Schlüsselworte für eine Seite zu definieren und dass die Schlüsselworte auch in der Produktbeschreibung in ausreichender Zahl vorkommen (Keyword-Dichte).
TitelDer Titel der Produkt-Seite. Die richtige Wahl des Titels ist wichtig für die Platzierung in Suchmaschinen.
Abweichendes TemplateWenn für Generierung der Produkt-Seite ein abweichendes Template verwendet werden soll, geben Sie das Template hier an. Andernfalls wird das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template hinterlegte Template verwendet.
Bild-URLDie URL auf das Produkt-Bild. Sie können entweder nur den Dateinamen angeben (z.B. bild4711.jpg), wenn sich die Bild-Datei in Ihrem Wurzelverzeichnis ihrer Basis-URL befindet oder einen absoluten Pfad (z.B. http://www.meine-bilder.de/bild4711.jpg).

Die Bild-Dateien müssen Sie selbst auf Ihren Webspace übertragen, z.B. mit einem FTP-Programm. In der Software selbst können keine Bilder abgelegt oder hochgeladen werden.

Umrechnung für GrundpreisWenn Sie Waren an Endverbraucher verkaufen, müssen Sie die Preise nach den Richtlinien der Preisangabenverordnung angeben. Dazu gehört auch die Angabe des Grundpreises, also der Preis pro einer vom Gesetzgeber festgelegten Mengeneinheit (z.B. Preis pro Kg, Preis pro Liter). Geben Sie hier die Umrechnung in den Grundpreis an. Beim Hochladen wird der Grundpreis dann entsprechend errechnet.
Preis auf AnfrageWenn markiert, wird statt des Preises 'Preis auf Anfrage' angezeigt.
Inaktiv in diesem ShopWenn markiert, wird das Produkt nicht hoch geladen und kann nicht mehr bestellt werden. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie das Produkt nicht mehr im Shop anbieten möchten. Die Datei auf Ihrem Webspace bleibt in jedem Fall bestehen. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Webspace entfernen möchten, müssen Sie diese zusätzlich von Ihrem Webspace löschen.
KategorienJedes Produkt kann in beliebig vielen Kategorien erscheinen. Wählen Sie hier die Kategorien aus.
Zusätzliche BilderZusätzliche Bilder werden im Standard-Template in Form einer Slide-Show angezeigt. Wie bei der Bild-URL kann entweder der Dateiname oder die komplette URL angegeben werden.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop-Texte*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produkt bearbeiten: Shop-Texte

SchaltflächeBedeutung
Produkt hochladenErzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.

Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden.

FeldBedeutung
KurztextIm Standard-Template erscheint der Kurztext in der Auflistung der in einer Kategorie enthaltenen Produkte sowie im Warenkorb.
Texte sind HTMLMarkieren Sie diese Option, wenn der Kurz- und Langtext in HTML statt reinem Text formuliert ist. In diesem Fall werden HTML-eigene Zeichen (z.B. < oder >) beim Hochladen nicht maskiert.

HTML ermöglicht die Verwendung von Auszeichnungen (z.B. Fett, Kursiv) und Strukturierungen (z.B. Tabellen, Grafiken). Verwenden Sie einen HTML-Editor Ihrer Wahl, um den HTML-Code zu erstellen und kopieren Sie das Ergebnis dann in den Kurz- oder Langtext.

Statt HTML ist es auch möglich, Source-Code für Scriptsprachen wie z.B. PHP anzugeben.

LangtextDer Langtext wird im Standard-Template als Produktbeschreibung in der Produkt-Seite verwendet.

Siehe auch: Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Verkaufspreise ändern*

Mit dieser Funktion ändern Sie Ihre Verkaufspreise für viele Produkte in einem Schritt. Unter 'Produktauswahl' legen Sie die Kriterien fest, für welche Produkte der Preis geändert werden soll. Unter 'Aufschlag' bestimmen Sie, wie hoch der prozentuale Aufschlag auf welchen Preis (Verkaufspreis oder Produktkosten oder Summe der Preise der Set-Komponenten) erfolgen soll.

1. Schritt: Produkte selektieren und Aufschlag festlegen
SchaltflächeBedeutung
Weiter zur VorschauEs werden Produkte nach den eingegebenen Kriterien gesucht und der neue Preis berechnet. Sofern in der Auswahl weniger als 100 Produkte enthalten sind, können Sie im nächsten Schritt die Preise manuell noch einmal ändern.
FeldBedeutung
ProduktgruppeEs werden nur Produkte dieser Produktgruppe selektiert.
FirmaSelektiert nur Produkte der ausgewählten Firma.
PreisgruppeSelektiert nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte.
LieferantSelektiert nur Produkte, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert.
TextSelektiert nur Produkte, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.
WebauftrittSelektiert nur Produkte, die in dem angegebenen Webauftritt aktiv sind.
Nur mit PreisSelektiert nur die Produkte, für die ein Preis definiert ist.
Nur Verkaufs-SetsSelektiert nur die Produkte, für die eine Set-Stückliste existiert.
Aufschlag
AufschlagDer neue Preis wird über einen prozentualen Aufschlag berechnet.
AufWählen Sie hier, ob der Aufschlag zum Basispreis aus der Preisgruppe, zu den Produktkosten oder zur Summe der Preise der Set-Komponenten (wählbar, wenn 'Nur Verkaufs-Sets' markiert) erfolgen soll.
Runden aufGeben Sie hier an, wie gerundet werden soll (z.B. 0,05 rundet zu den nächsten 5 Ct).
PreisdatumDas Datum, für das der Basispreis ermittelt wird.
2. Schritt: Preise speichern
SchaltflächeBedeutung
Neue Preise speichernSpeichert die neuen Preise für die in der Tabelle aufgeführten Produkte. Achtung: Die Preisänderung kann nach dem Speichern nicht mehr rückgängig gemacht werden.
FeldBedeutung
PreisgruppeGeben Sie hier die Preisgruppe an, für welche die neuen Preise gesetzt werden sollen. Wenn Sie hier eine von der Produktauswahl abweichende Preisgruppe angeben, werden die Preise von einer Preisgruppe in die andere kopiert.
Gültig ab, Gültig bisDie Gültigkeit des neuen Preises. Beim Speichern bleiben bestehende Preise erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.
Neuer PreisWenn Sie weniger als 100 Produkte selektiert haben, können Sie den Preis hier noch einmal vor dem Speichern überschreiben.

Siehe auch: Einführung Produkte

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Nicht verwendete Produkte löschen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Überprüfen Sie das Suchergebnis und entfernen Sie ggfs. die Markierung bei Produkten, die nicht gelöscht werden sollen. Klicken Sie dann auf Löschen, um die markierten Produkte zu löschen.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach nicht verwendeten Produkten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
LöschenLöscht die markierten Produkte.
FeldBedeutung
TextZeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller.
Produktgruppe*Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden.
FirmaFindet nur Produkte der ausgewählten Firma.
Preisgruppe*Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Produkte.
Lieferant*Zeigt nur die Produkte an, für die eine Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferant existiert.
Hersteller*Zeigt nur die Produkte dieses Herstellers an.

Siehe auch: Einführung Produkte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produktgruppen

Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung der Produktgruppe
DetailsKlicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details


Inhalt 

Produktgruppe Details

FeldBedeutung
NrDie interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung der Produktgruppe
Untergruppe vonDurch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden.
UntergruppenDie Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen.

Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen


Inhalt 

Stücklisten

Es wird zwischen Set-Stücklisten und Produktions-Stücklisten unterschieden.

Set-Stücklisten

Sets werden im Verkauf verwendet. Es sind Produkte, die aus mehreren Einzelprodukten bestehen. In der Set-Stückliste legen Sie fest, welche Produkte in welcher Menge in dem Set enthalten sind.

Sobald eine Set-Stückliste für ein Produkt existiert, wird das Produkt als Set-Produkt behandelt. Ein Set-Produkt kann nicht beschafft oder gelagert werden, sondern nur die im Set enthaltenen Produkte. Ein Set-Produkt hat wie ein normales Produkt einen eigenen Preis sowie eine eigene Beschreibung.

Ein Set-Produkt wird wie ein normales Produkt in Angebot, Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung aufgenommen. Allerdings wird bei Bestandsänderungen automatisch die im Set enthaltenen Produkte vom Bestand entnommen bzw. dazu gebucht. Für das Set-Produkt selbst kann es keinen Bestand geben.

Produktions-Stücklisten

In der Produktions-Stückliste legen Sie fest, welche Komponenten-Produkte bei der Herstellung des Produkts in welcher Menge verwendet werden.

Beim Anlegen eines Produktionsauftrags wird die Stückliste aufgelöst, d.h. die Komponenten aus der Stückliste werden in den Produktionsauftrag übernommen.

Zu einem Produkt kann es mehrere Stücklistenversionen geben. Beim Anlegen einer Produktions-Stückliste wird die Versionsnummer beginnend mit eins hoch gezählt. Jede Stücklistenversion hat ein Gültigkeitsdatum, ab dem sie verwendet werden kann. Nutzen Sie mehrere Stücklistenversionen wenn sich die Zusammensetzung des Endprodukts mit der Zeit ändert.

Siehe auch: Stückliste anlegen, Stückliste bearbeiten, Produktionsaufträge

Verwandte Begriffe: Verkaufs-Set, Verkaufsset, Verkaufset


Inhalt 

Stückliste suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Die Stückliste wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
ProduktProduktnummer des Sets bzw. des Endprodukts bei Produktions-Stücklisten.
KomponenteFindet nur Stücklisten, welche die eingegebene Komponente enthalten.
VerwendungWählen Sie, ob Stücklisten für Verkaufs-Set oder Produktions-Stücklisten gesucht werden sollen.

Siehe auch: Einführung Stücklisten


Inhalt 

Stückliste anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Stückliste an.

SchaltflächeBedeutung
Stückliste anlegenDie Stückliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Stückliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Stückliste weiter.

Existiert bei Produktions-Stücklisten bereits eine Stückliste, wird automatisch eine neue Version angelegt. Die Stücklistenpositionen der neuen Version werden aus der vorherigen Stücklistenversion übernommen und können dann bearbeitet werden.

FeldBedeutung
ProduktProdukt, für das die Stückliste angelegt werden soll. Bei Set-Stücklisten darf für das Produkt kein Bestand existieren, da bei Sets nur für die im Set enthaltenen Produkte Bestand geführt wird.
VerwendungWählen Sie die Verwendung der Stückliste: Verkaufs-Set oder Produktion.
Kopieren von StücklisteSoll die Stückliste kopiert werden, geben Sie hier die Produktnummer der Stückliste ein.

Siehe auch: Einführung Stücklisten


Inhalt 

Stückliste bearbeiten

In der Stückliste werden die in der Stückliste enthaltenen Komponenten-Produkte aufgelistet.

FeldBedeutung
Gültig abNur bei Produktions-Stücklisten: Datum ab dem die Stücklistenversion zum Anlegen eines Produktionsauftrags verwendet werden kann.
TextNur bei Produktions-Stücklisten: Beschreibungstext für die Produktion. Der Text wird beim Anlegen des Produktionsauftrags übernommen.
Komponenten
PosDie Nummer der Stücklisten-Position kann frei vergeben werden.
ProduktProduktnummer der Komponente
MengeMenge des enthaltenen Produkts
ProNur bei Produktionsstücklisten: Bezugsmenge. Enthalten sind Menge pro Bezugsmenge.

Bei Verkaufssets ist die Bezugsmenge immer 1.

Siehe auch: Einführung Stücklisten


Inhalt 

Auswertungen Verkauf

Zu den Auswertungen im Verkauf gehören die Umsatzlisten und die Preisliste.

Bei der Umsatzliste werden die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien ausgewertet.

Die Preisliste erstellt ein Verzeichnis aller Preise für eine bestimmte Preisgruppe zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Umsatzlisten*, Preisliste*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Umsatzlisten Verkauf

Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Umsätze werden angezeigt.
ExportierenWenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
FeldBedeutung
UmsatzlisteWählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
  • Einzelumsätze: Es werden alle Rechnungen einzeln aufgelistet.
  • Produkt: Umsätze werden produktweise summiert ausgegeben.
  • Produktgruppen: Umsätze werden produktgruppenweise summiert ausgegeben.
  • Kunde: Umsätze werden kundenweise summiert ausgegeben.
  • Adress-Gruppen: Umsätze werden summiert nach Adress-Gruppen ausgegeben.
  • Intrastat: Umsätze werden summiert nach Land und Warennummer ausgegeben.
KundeGeben Sie den Namen oder die Nummer des Kunden ein, wenn Sie nach den Umsätzen eines bestimmten Kunden suchen möchten.
ProduktProduktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen.
ProduktgruppeUm die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
AdressgruppeWenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden).
Rechnungsdatum von ... bisZur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum
Nur ausgeglicheneGibt nur die Umsätze zu Rechnungen aus, die nicht mehr in der offenen Posten Liste enthalten sind.
Ausgeglichen von .. bis*Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Das Datum, an dem der offene Posten ausgeglichen wurde.
Vermittler*Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Der in der Rechnung als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter.
LieferantEs werden nur Umsätze angezeigt für Produkte, die vom angegebenen Lieferant geliefert werden.
Brutto-NettoWählen Sie, ob die Preise mit oder ohne Umsatzsteuer ausgegeben werden sollen.

Siehe auch: Auswertungen Verkauf

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Preisliste

Es werden die Preise für eine bestimmte Preisgruppe als Liste ausgegeben.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Preisliste wird angezeigt.
ExportierenWenn Sie die Preisliste weiter verarbeiten möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
FeldBedeutung
DatumDas Datum, mit dem der Preis ermittelt wird.
SpracheSprache für die Produktbezeichnungen
ProduktgruppeUm die Preisliste für Produkte einer bestimmten Produktgruppe anzuzeigen.
Sortieren nachSortiert nach Nummer oder Name des Produkts.

Siehe auch: Auswertungen Verkauf

Inhalt 

Warenwirtschaft

Einführung

Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.

Kunde
Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang
→Zu wenig Bestand?Entnahme für
Komponente*
LieferantenauftragProduktionsauftrag*
WareneingangLagerzugang*
Lieferant

Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in den Versand, den Einkauf und die Produktion.


Siehe auch:Lieferungen, Lieferantenaufträge, Gutschrift an Lieferanten, Bestand, Inventurliste, Produktionsaufträge*, Produkte, Kunden, Lieferanten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferungen

Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. Die Lieferungen übergeben Sie optional mit der Versandübergabe an die Software Ihres Paketdienstleisters für den Druck der Paketscheine.*

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

In Collmex pro haben Sie zudem die Möglichkeit, alle fälligen Lieferungen in einem Schritt anzulegen und auszugeben.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferung anlegen, Lieferung bearbeiten, Warenausgang, Fällige anlegen*, Sammelausgabe*, Versandübergabe

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Lieferung an. Wenn Sie Lieferungen zu mehreren Kundenaufträgen anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Lieferung → Fällige anlegen*.

SchaltflächeBedeutung
Lieferung anlegenDie Lieferung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferung weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Lieferung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

FeldBedeutung
KundeKundennummer
KundenauftragZum Anlegen einer Lieferung für einen Kundenauftrag.
Nur wenn Bestand verfügbarEs werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
  • eine Teillieferung angelegt, wenn dies im Kundenauftrag erlaubt ist (Kundenauftrag → Versand → Teillieferungen erlaubt)* oder
  • keine Lieferung angelegt, wenn das Feld Teillieferungen erlaubt* nicht aktiviert ist.
ZusatzlieferungDie Lieferung wird angelegt ohne Übernahme der Positionen des Kundenauftrags. Nutzen Sie diese Option z.B. für Umtausch- oder Ersatzlieferungen.

Siehe auch: Lieferung, Fällige anlegen*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferungsnummer klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenSucht nach Lieferungen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
ExportierenExportiert die den Suchkriterien entsprechenden Lieferungen als CSV-Datei mit der Satzart CMXDLV
FeldBedeutung
LieferungLieferungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Lieferung.
KundeKundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Lieferung gesucht.
Liefertermin von ... Liefertermin bisWenn Sie nur nach Lieferungen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten in Positionsbezeichnung, Kopf- und Schlusstext sowie internem Memo.
ProduktProduktnummer. Selektiert Lieferungen, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferung anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.
Sendungsnummer*Zur Suche nach der Sendungsnummer.

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Kopfdaten

Die Lieferungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
KundeDer Kunde, an den die Lieferung gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt.
FirmaAbsender der Lieferung. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
LieferterminGeplanter Liefertermin.
VersandartDie Versandart wird beim Anlegen der Lieferung vom Kundenauftrag bzw. vom Kunden übernommen.
KopftextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferung". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.

Siehe auch: Einführung Lieferung, Lieferung bearbeiten: Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details, Ausfuhranmeldung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden.
MengeAnzahl der gelieferten Produkte.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden.
LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Versand, Lieferadresse, Positions-Details, Ausfuhranmeldung


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Versand

Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) Siehe Kopfdaten
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
Gesamtgewicht*Das Gesamtgewicht wird automatisch ermittelt aus den Gewichten der Produkte zuzüglich des Verpackungsgewichts aus der Versandart.
SendungsnummerDie Nummer der Sendung. Die Sendungsnummer kann über die Variable <<Sendungsnummer>> angesprochen werden.
GelöschtUm den Lieferschein zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferschein wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. o
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der die Lieferung gedruckt werden soll.
ErledigtSetzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der Warenausgang erledigt ist, auch wenn noch nicht für alle Positionen ein Warenausgang erfasst wurde.
Benachrichtigt amDas Datum an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde.
Versand bestätigt amNur für Lieferungen zu eBay- und Amazon-Kundenaufträgen: Datum, an dem der Versand in der jeweiligen Verkaufsplattform bestätigt wurde.
SchlusstextSie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine verwalten.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck.

Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Kundenauftrag übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Ausfuhranmeldung


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) Siehe Kopfdaten
PosÜber die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'.
Auftrag-PosDie mit der Lieferposition verknüpfte Kundenauftragsposition. Beim Anlegen von weiteren Lieferungen oder von Rechnungen zum Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beliefert ist.
ProduktProduktnummer
BezeichnungName des Produktes
MengeMenge der Produkte
EinheitMengeneinheit

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse, Ausfuhranmeldung


Inhalt 

Lieferung bearbeiten: Ausfuhranmeldung*

Eine Ausfuhranmeldung muss bei jeder Ausfuhr von Waren in ein Land außerhalb der EU abgegeben werden, wenn der Rechnungswert 1000 Euro oder mehr beträgt oder das Gewicht 1000 kg oder mehr. Im Reiter 'Ausfuhranmeldung' (nur sichtbar, wenn Empfänger-Land außerhalb der EU) sind Informationen aufgeführt, welche die Anmeldung der Ausfuhr erleichtern sollen.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) Siehe Kopfdaten
WarennummerDie Warennummer aus dem Produkt
GewichtWird ermittelt aus dem Gewicht des Produkts mal der multipliziert mit der Menge.
AuftragswertPositionswert der mit der Lieferposition verknüpften Auftragsposition. Weicht die Liefermenge von der Auftragsmenge ab, wird der Auftragswert proportional zur Liefermenge errechnet.

Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Versand-Benachrichtigung senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Versand-Benachrichtigung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Lieferung, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Lieferung als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

Lieferung löschen, Lieferung stornieren


Inhalt 

Fällige Lieferungen anlegen*

Über diese Funktion legen Sie für versandfällige Kundenaufträge mehrere Lieferungen in einem Schritt an. Ein Kundenauftrag ist zur Lieferung fällig, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Vorkasse' die Zahlung in der Buchhaltung mit Bezug zum Kundenauftrag vollständig gebucht wurde.
  2. Für Zahlungsbedingungen der Zahlart 'Zahlungsdienstleister' mit 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich' für den Kundenauftrag im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist.
  3. Der Kundenauftrag nicht gelöscht, endgeliefert oder abgesagt ist.
  4. Für den Kunden keine Liefersperre gesetzt ist.

Optional können Sie zusätzlich den verfügbaren Bestand berücksichtigen. In diesem Fall werden nur Lieferungen angelegt, für die ausreichend Bestand vorhanden ist.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie zur Lieferung fälligen Kundenaufträge werden angezeigt.
Lieferungen anlegenDie Lieferungen werden angelegt. Bei Bedarf können Sie vorher die Liefermenge verändern.
FeldBedeutung
KundeFalls Sie nur Lieferungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Liefertermin bisEs werden für alle Produkte in Kundenaufträgen Lieferungen angelegt, deren Liefertermin kleiner oder gleich dem eingegebenen Datum ist.
Nur wenn Bestand verfügbarEs werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
  • eine Teillieferung angelegt, wenn dies im Kundenauftrag erlaubt ist (Kundenauftrag → Versand → Teillieferungen erlaubt) oder
  • keine Lieferung angelegt, wenn das Feld Teillieferungen erlaubt nicht aktiviert ist.

Die nächsten Schritte sind: Warenausgang, Sammelausgabe, Versandübergabe

Siehe auch: Lieferung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Warenausgang zur Lieferung

Der Warenausgang zur Lieferung reduziert den Bestand. Die Bestandsentnahme wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie noch nicht komplett Warenausgang gebuchten Lieferungen werden angezeigt.
Warenausgang buchenDie Bestandsentnahme mit Bezug zur Lieferung wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Entnahmemenge reduziert werden.
FeldBedeutung
LieferungWenn Sie den Warenausgang nur zu einer bestimmten Lieferung buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
KundeKundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden buchen möchten.
ProduktWenn Sie den Warenausgang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.
Liefertermin von ... bisDie Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.

Siehe auch: Lieferung


Inhalt 

Sammelausgabe Lieferungen

Geben Sie mehrere Lieferungen in einem Schritt aus.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie Lieferungen werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Lieferungen nicht ausgeben, entfernen Sie das X.
Ausgewählte Lieferungen ausgebenEs wird eine PDF-Datei mit allen Lieferscheinen erzeugt.
FeldBedeutung
Ausgabe erforderlichIst das Feld aktiviert, werden nur Lieferungen ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. Es werden keine Lieferungen berücksichtigt, für die in der Versandart als Versandübergabe 'Fulfillment-Dienstleister' ausgewählt wurde. Die Ausgabe dieser Lieferungen erfolgt im Rahmen der Versandübergabe.
BearbeiterGeben Sie hier die Mitarbeiternummer des Bearbeiters an, wenn Sie nur Lieferungen mit einem bestimmten Bearbeiter ausdrucken möchten.
KundeKundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden ausdrucken möchten.
Liefertermin von ... bisDie Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
Versand-Benachrichtigungen sendenWenn diese Option markiert ist, wird an den Empfänger der Lieferung eine Versand-Benachrichtigung per Mail versendet. Voraussetzung ist, dass für den Empfänger eine Mailadresse angegeben ist und dass für die Lieferung noch keine Versand-Benachrichtigung gesendet wurde. Für Lieferungen zu Amazon-Bestellungen wird keine Versand-Benachrichtigung gesendet, da Amazon den Käufer über den Versand informiert, wenn der Versand bei Amazon bestätigt wird. In der Lieferung unter 'Verwaltung → Verwaltung → Benachrichtigt am' ist das Datum angegeben, an dem die Versand-Benachrichtigung zuletzt gesendet wurde.
Versand in eBay/Amazon bestätigenWenn diese Option markiert ist und der zur Lieferung gehörige Kundenauftrag von eBay oder Amazon stammt, wird eine Versandbestätigung an eBay bzw. Amazon gesendet. Ist eine Sendungsnummer in der Lieferung vorhanden, wird diese mit übergeben. Für Amazon sollten Sie in der Collmex-Versandart die zugehörige Amazon-Versandart und den Amazon-Transportdienst angeben, da diese Informationen dann ebenfalls mit der Versandbestätigung an Amazon zurück gemeldet werden.

eBay verarbeitet die Versandbestätigung über das eBay-API direkt, während an Amazon ein Feed übermittelt wird, der erst zu einem späteren Zeitpunkt von Amazon ausgeführt wird. Im Amazon-Konto unter 'Protokolle der Datenübermittlung an Amazon' können Sie sehen, ob die Feeds erfolgreich verarbeitet wurden.

Siehe auch: Lieferung


Inhalt 

Versandübergabe Lieferungen

Die Versandübergabe erzeugt CSV-Dateien zur Weiterverarbeitung im Programm Ihres Paketdienstleisters.

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

FeldBedeutung
VersandübergabeIm Moment sind folgende Arten möglich:
  • Universal CSV-Export
  • DHL Online Frankierung
  • Fulfillment-Dienstleister
  • DHL-Intraship
  • Your GLS
  • Hermes
  • Amazon (FBA)
  • Deutsche Post Internetmarke
  • MyDPD Business

In der Versandart der Lieferung muss die ausgewählte Versandübergabe hinterlegt sein.

VersandartSchränken Sie hier optional die Versandübergabe auf eine bestimmte Versandart ein.
KundeKundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferdaten eines Kunden exportieren möchten.
Liefertermin von ... bisDie Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
Versandübergabe erforderlichIst das Feld aktiviert, werden nur die Lieferungen exportiert, für die noch kein Export erfolgt ist. Sollte Ihnen z.B. eine Exportdatei abhanden gekommen sein, können Sie die Lieferdaten noch einmal exportieren, indem Sie das Feld deaktivieren.

Wenn Sie einzelne Lieferdaten nicht ausgeben möchten, entfernen Sie das x. Um die Daten zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferungen übergeben. Es wird dann eine CSV-Datei erzeugt, die Sie in das Programm Ihres Versenders importieren können.

Siehe auch: Lieferung, Versandart, Einstellungen Versandübergabe, Sendungsnummern importieren


Inhalt 

Sendungsnummern importieren

Importieren Sie nach der Versandübergabe die Sendungsnummern der Lieferungen in einem der folgenden Formate:

Siehe auch: Lieferung


Inhalt 

Lieferantenaufträge

Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.

Bei Warenbeschaffungen wird der Lieferantenauftrag üblicherweise angelegt, sobald die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) kleiner ist als der Mindestbestand. Für Produkte, die direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert werden, ist der Kundenauftrag der Auslöser für einen Lieferantenauftrag. In Collmex pro besteht die Möglichkeit, über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die fälligen Lieferantenaufträge automatisch anzulegen.

Zu wenig Bestand oder Kunden-
auftrag mit Direktlieferung?
→Lieferantenauftrag→Wareneingang
→Lieferantenrechnung→Offener Posten→Zahlungsausgang

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen des Lieferantenauftrags automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Lieferantenaufträge in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.

Lieferantenrechnungen erfassen Sie direkt in der Buchhaltung unter Belege buchen → Lieferanten → Lieferantenrechnung. Die Buchung erzeugt einen offenen Posten, den Sie automatisch über eine Zahlung ausgleichen können. Die daraus erzeugte Zahlungsanweisung wiederum übermitteln Sie per DTA oder direkt über HBCI an die Bank.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenauftrag anlegen, Lieferantenauftrag bearbeiten, Lieferantenauftrag senden, Fällige anlegen, Wareneingang, Lieferantenauftrag auswerten, Lieferantenaufträge mit Direktlieferung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenaufträge mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden*

Nutzen Sie die Direktlieferung, wenn Sie für bestimmte Produkte die Ware nicht aus dem eigenen Lager an den Kunden liefern, sondern erst im Bedarfsfall den Lieferant beauftragen und die Ware direkt vom Lieferant an den Kunden geliefert werden soll. Diese Abwicklung wird manchmal auch Drop-Shipping oder Strecke bzw. Streckenabwicklung genannt.

Voraussetzungen und Ablauf

Setzten Sie für Produkte, die direkt vom Lieferant an den Kunden geliefert werden sollen, das Kennzeichen 'Direktlieferung' im Reiter 'Warenwirtschaft'.

Nachdem Kundenaufträge mit diesen Produkten erzeugt wurden, legen Sie über Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die Lieferantenaufträge an. Alternativ können Sie auch direkt im Kundenauftrag über den Link Lieferantenauftrag anlegen... in die Funktion Fällige anlegen springen. Die so angelegten Lieferantenaufträge sind mit den Kundenaufträgen verknüpft und erhalten als abweichende Lieferadresse die Lieferadresse des jeweiligen Kundenauftrags.

Kundenauftragspositionen mit Direktlieferungs-Produkten erscheinen normalerweise nicht in der Verfügbarkeitsliste des Produkts, da sie direkt vom Lieferant zum Kunden geliefert werden. Nur wenn in der Kundenauftragsposition das Kennzeichen 'Lieferrelevant' gesetzt wird, erscheint die Position in der Verfügbarkeitsliste des Produkts und kann über eine normale Lieferung aus dem eigenen Bestand beliefert werden. Setzen Sie das Kennzeichen 'Lieferrelevant', wenn Sie das Produkt ausnahmeweise aus dem eigenen Bestand liefern möchten.

Lieferungen bei Direktlieferung

Normalerweise können für Kundenauftragspositionen mit Direktlieferungs-Produkten keine Lieferungen angelegt werden, da die Lieferung durch den Lieferant erfolgt und nicht durch das eigene Unternehmen. Einige Lieferanten ermöglichen es jedoch, einen Lieferschein der Sendung beizulegen. So hat der Empfänger den Eindruck, die Lieferung kommt direkt von Ihrem Unternehmen.

Wenn im Lieferant unter Einkauf das Kennzeichen Direktlieferung mit eigenem Lieferschein gesetzt ist, wird gleichzeitig mit dem Anlegen des Lieferantenauftrags eine Lieferung angelegt. Alternativ betätigen Sie im Lieferantenauftrag die Schaltfläche Lieferung anlegen, um nachträglich eine Lieferung anzulegen.

Die Lieferung ist dann mit dem Lieferantenauftrag verknüpft und wird beim Senden des Lieferantenauftrags per Mail als zweiter Anhang an die Mail angehängt. So kann die Lieferung vom Lieferant ausgedruckt und der Sendung beigelegt werden.

Hinweis: Wird der Lieferantenauftrag nach dem Anlegen der Lieferung geändert, muss die Änderung in der Lieferung manuell nachvollzogen werden. Die verknüpfte Lieferung wird nicht automatisch geändert, wenn sich der Lieferantenauftrag ändert.

Siehe auch:Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten, Lieferantenauftrag senden, Fällige anlegen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen einzelnen Lieferantenauftrag an. Wenn Sie alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen*.

SchaltflächeBedeutung
Lieferantenauftrag anlegenDer Lieferantenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferantenauftrag weiter.
FeldBedeutung
LieferantLieferant, für den der Lieferantenauftrag angelegt werden soll.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Lieferantenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen am Lieferantenauftrag vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Lieferantenauftrags-Nummer.

FeldBedeutung
LieferantenauftragLieferantenauftrags-Nummer. Zur Suche nach einem einzelnen Lieferantenauftrag.
LieferantLieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Auftragsdatum von ... Auftragsdatum bisWenn Sie nur nach Lieferantenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung.
ProduktProduktnummer. Selektiert Lieferantenaufträge, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferantenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

SchaltflächeBedeutung
Lieferung anlegenNur bei Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden. Es wird eine Lieferung für den Lieferantenauftrag angelegt.
FeldBedeutung
LieferantDer beauftragte Lieferant. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
AuftragsdatumTag der Auftragserteilung.
Firma*Ihre Firma als Auftraggeber. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
KopftextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferantenauftrag". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.


Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.

ACHTUNG: In der Eingabemaske wird zwar die Produktnummer von Collmex angezeigt, beim Ausdruck erscheint aber die Produktnummer des Lieferanten. Diese wird in der Lieferantenvereinbarung hinterlegt. Ist dort nichts eingegeben, erscheint im Druck auch keine Nummer.

BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern).
MengeAnzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
LieferterminTag, an dem die Anlieferung erfolgen soll.
WertDer Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort.
WährungHier wählen Sie die Währung aus, in der der Lieferantenauftrag erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.

Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

GelöschtUm den Lieferantenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferantenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
ErledigtAktivieren Sie dieses Feld, wenn der Lieferant nur einen Teil der beauftragten Menge geliefert hat und keine weitere Lieferung erfolgt. Der Lieferantenauftrag erscheint dann nicht mehr unter Wareneingang zum Lieferantenauftrag.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der der Lieferantenauftrag gedruckt werden soll.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe alsZeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
Bestätigungs- und SchlusstextSie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Lieferadresse

Wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Firmenadresse im Ausdruck.

Wenn Sie direkt an einen Kunden liefern lassen möchten, übernehmen Sie die Lieferadresse vom Kunden mit Lieferadresse übernehmen

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PositionDurch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen.
TypArt der Auftragsposition
ProduktProduktnummer
ProdNr d. LieferantenProduktnummer des Lieferanten: Diese Nummer ersetzt im Ausdruck die Collmex-Produktnummer
LieferterminDatum der gewünschten Anlieferung
LieferzeitVoraussichtliche Lieferzeit in Tagen
MengeAnzahl und Mengeneinheit
Verp.EinhVerpackungseinheit
EinzelpreisPreis pro x Stück
UmsatzsteuerDie für die Position anfallende Umsatzsteuer
PreisDer Gesamtpreis für die Position
Auftrag-PosDie verknüpfte Kundenauftragsposition bei Direktlieferung zum Kunden. Beim Anlegen von weiteren Lieferantenaufträgen oder von Rechnungen zum Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beim Lieferant bestellt ist.
BezeichnungProduktbezeichnung

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Lieferadresse

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenauftrag senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Lieferantenauftrag an den Lieferanten zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlageDas Dokument als Anlage. Zusätzliche Dateien fügen Sie der Mail unter Weitere Anlagen hinzu.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.
Weitere AnlagenUm der Mail weitere Dateien beizufügen, geben Sie den Dateinamen ein oder klicken auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Wenn Sie Ihren Dokumenten standardmäßig Anlagen beifügen möchten (z.B. AGB), hinterlegen Sie diese unter Verwaltung → Druck und Mail → Mail.

Siehe auch: Einführung Lieferantenauftrag, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur


Inhalt 

Lieferantenauftrag als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Lieferantenauftrag löschen, Lieferantenauftrag stornieren


Inhalt 

Fällige Lieferantenaufträge anlegen

Nutzen Sie diese Funktion um alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anzulegen.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie zur Beschaffung fälligen Produkte und Menge werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Positionen nicht anlegen, entfernen Sie das X.

Damit fällige Produkte gefunden werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Für das Produkt muss eine aktuell gültige Lieferantenvereinbarung existieren. Gibt es für ein Produkt mehr als eine Lieferantenvereinbarung, wählt das Programm die Lieferantenvereinbarung nach der Priorität, bei gleicher Priorität die günstigste. Ist auch der Preis identisch, wird die Lieferantenvereinbarung mit der kürzeren Lieferzeit gewählt.
  2. Die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) muss kleiner sein als der Mindestbestand, d.h. es muss eine Unterdeckung vorliegen. Wenn Sie das Produkt nur im Bedarfsfall beschaffen, setzen Sie den Mindestbestand einfach auf null.
  3. Der Zeitpunkt der Unterdeckung liegt innerhalb der in der Lieferantenvereinbarung angegebenen Lieferzeit plus dem Vorbestellungszeitraum. Es werden nur diese Bedarfe berücksichtigt, damit die Ware nicht unnötig früh bestellt wird.
Lieferantenauftrag anlegenSind die Bedingungen für ein Produkt alle erfüllt, dann:
  • Legt das Programm ein Lieferantenauftrag an.
  • Produkte, die vom gleichen Lieferant beschafft werden, kommen in den gleichen Lieferantenauftrag, d.h. es wird pro Lieferant nur ein Lieferantenauftrag angelegt.
  • Die beschaffte Menge ist gleich der Unterdeckungsmenge am Liefertermin (Heute + Lieferzeit).
  • Ist die Unterdeckungsmenge kleiner als die Beschaffungsmenge unter Produkt → Warenwirtschaft → Beschaffungsmenge, wird die Beschaffungsmenge in den Lieferantenauftrag übernommen.

Ist für ein Produkt das Kennzeichen 'Direktlieferung' gesetzt, wird für jeden Kundenauftrag ein eigener Lieferantenauftrag angelegt. Diese Lieferantenaufträge werden mit den Kundenaufträgen verknüpft und erhalten als abweichende Lieferadresse die Lieferadresse des jeweiligen Kundenauftrags. Der Mindest-Bestand und die Mindest-Beschaffungsmenge werden in diesem Fall nicht berücksichtigt, d.h. es wird immer die Menge aus dem Kundenauftrag in den Lieferantenauftrag übernommen. Mehr Informationen unter Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung.

FeldBedeutung
ProduktBeschränken Sie die Funktion auf ein einzelnes Produkt.
LieferantBeschränken Sie den Lauf auf einen einzelnen Lieferant.
ProduktgruppeEs werden nur Lieferantenaufträge für Produkte der angegebenen Produktgruppe angelegt.
KundenauftragEs werden nur Lieferantenaufträge für Produkte angelegt, die im angegebenen Kundenauftrag enthalten sind.
ProduktionsauftragEs werden nur Lieferantenaufträge für Produkte angelegt, die im angegebenen Produktionsauftrag als Komponente enthalten sind.
Vorbestellen für ... TageVorbestellungszeitraum. Normalerweise werden nur Bedarfe berücksichtigt, die innerhalb der Lieferzeit des jeweiligen Lieferanten liegen. Wenn Sie für weiter in der Zukunft liegende Bedarfe vorab Lieferantenaufträge anlegen möchten, geben Sie hier den gewünschten Zeitraum in Tagen ein.

Nach dem Anlegen können Sie die angelegten Lieferantenaufträge über die Sammelausgabe in einem Schritt ausgeben.


Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein, Lieferantenvereinbarung, Sammelausgabe

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Sammelausgabe Lieferantenaufträge

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Lieferantenaufträge auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

SchaltflächeBedeutung
SuchenEs werden die den Suchkriterien entsprechenden Lieferantenaufträge angezeigt.
Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgebenDie Aufträge werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzenBei allen markierten Aufträgen wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Lieferantenaufträge drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist.
FeldBedeutung
Ausgabe erforderlichIst das Feld aktiviert, werden nur Lieferantenaufträge ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden.
LieferantDie Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferantenaufträge eines Lieferanten ausgeben möchten.
Auftragsdatum von ... bisDie Eingabe des Auftragsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
XSoll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld.
MediumMedium, über das der Auftrag ausgegeben wird.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein


Inhalt 

Lieferantenauftrag auswerten

Auf Basis der Lieferantenaufträge wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Lieferant oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Umsätze werden angezeigt.
ExportierenWenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert.
FeldBedeutung
UmsatzlisteWählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
  • Einzelumsätze: Es werden alle Rechnungen einzeln aufgelistet.
  • Produkt: Umsätze werden produktweise summiert ausgegeben.
  • Produktgruppen: Umsätze werden produktgruppenweise summiert ausgegeben.
  • Lieferant: Umsätze werden pro Lieferant summiert ausgegeben.
  • Adress-Gruppen: Umsätze werden summiert nach Adress-Gruppen ausgegeben.
LieferantGeben Sie den Namen oder die Nummer des Lieferanten ein, wenn Sie nach den Umsätzen bei einem bestimmten Lieferanten suchen möchten.
ProduktProduktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen.
ProduktgruppeUm die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln.
AdressgruppeWenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden).
Auftragsdatum von ... bisZur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum
Nur offeneEs werden nur Umsätze für Positionen angezeigt, für die der Wareneingang noch nicht vollständig gebucht wurde.

Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Wareneingang zum Lieferantenauftrag

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Lieferung zu einem Lieferantenauftrag erhalten haben. Der Wareneingang erhöht den Bestand und der Zugang wird in einer Bestandsänderung festgehalten.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie noch nicht komplett Wareneingang gebuchten Lieferantenaufträge werden angezeigt.
Wareneingang buchenDer Bestandszugang mit Bezug zum Lieferantenauftrag wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Zugangsmenge reduziert werden.
FeldBedeutung
LieferantenauftragWenn Sie den Warenausgang nur zu einem bestimmten Lieferantenauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
LieferantGeben Sie die Nummer des Lieferanten ein, von dem Ware angekommen ist.
ProduktWenn Sie den Wareneingang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.
ProduktgruppeWenn Sie den Wareneingang nur für Produkte einer bestimmten Produktgruppe buchen möchten, wählen Sie hier die Produktgruppe aus.
Liefertermin von ... bisDie Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.

Hinweis: Für mit Kundenaufträgen verknüpfte Lieferantenaufträge wird kein Wareneingang gebucht, da die Ware per Direktlieferung direkt zum Kunden geliefert wird.

Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein


Inhalt 

Gutschrift an Lieferant

Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).

Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.

Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).

In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen der Gutschrift automatisch in das Dokument übernommen werden.

Üblicherweise werden die Gutschriften in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Gutschrift anlegen, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift an Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Gutschrift an einen Lieferanten an.

SchaltflächeBedeutung
Gutschrift anlegenDie Gutschrift wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Gutschrift bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Gutschrift weiter.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein.

FeldBedeutung
LieferantLieferant, für den die Gutschrift angelegt werden soll.

Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.


Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift an Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen der Gutschrift vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Gutschrifts-Nummer.

FeldBedeutung
GutschriftGutschrifts-Nummer. Zur Suche nach einer einzelnen Gutschrift.
LieferantLieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht.
Firma*Wählen Sie die Firma aus.
Gutschriftsdatum von ... bisWenn Sie nur nach Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
TextSucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung.
ProduktProduktnummer. Selektiert Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten.
Auch gelöschteAktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind.
Noch nicht gebucht*Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur solche Gutschriften suchen möchten, die noch nicht gebucht wurden.
Bearbeiter*Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Gutschriften, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten

Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.

FeldBedeutung
LieferantDie Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt.
GutschriftsdatumDatum der Gutschrift
Firma*Ihre Firma als Aussteller. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt.
ZahlungsbedingungenDie Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen.
GutschriftstextHier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024 Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Gutschrift". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.

In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden.


Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Positions-Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Übersicht

In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Positionsnummer (Pos)Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll.

Hinweise zur Positionsnummerierung

ProduktNummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden.
BezeichnungName des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mehr Zeichen benötigen, fügen Sie eine neue Position mit dem Typ Text und setzen dort ihre Beschreibung fort.
MengeAnzahl der bestellten Produkte oder Leistungen.
Einheitz.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern).
PreisDer Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag.
Löschen LöschenZum Löschen einer Position.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Positions-Details

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
Liefer/LeistungsdatumDas Datum, an dem die Lieferung erfolgt ist bzw. die Leistung erbracht wurde. Beim Drucken wird 'Leistungsdatum' ausgegeben, wenn nur Dienstleistungen im Dokument enthalten sind, sonst 'Lieferdatum'.
WährungHier wählen Sie die Währung aus, in der die Gutschrift erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.
GelöschtUm die Gutschrift zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Gutschrift wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. Bei der PDF-Ausgabe sind gelöschte Dokumente als 'Storniert' gekennzeichnet.
Bearbeiter*Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird.
Ausgabe-SpracheWählen Sie die Sprache aus, in der die Gutschrift gedruckt werden soll.
Letzte Ausgabe amZeigt wann, wann das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Das Datum wird bei der Ausgabe automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber geändert werden.
Letzte Ausgabe alsZeigt an, in welchem Medium das Dokument zuletzt ausgegeben wurde. Wie das Ausgabedatum wird auch das Medium automatisch gesetzt und kann geändert werden.
SchlusstextSie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern.
Internes MemoHier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Positions-Details

Inhalt 

Gutschrift bearbeiten: Positions-Details

In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) Siehe Kopfdaten
PositionDurch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen.
TypArt der Auftragsposition
ProduktProduktnummer
ProdNr d. LieferantenProduktnummer des Lieferanten. Wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen.
MengeAnzahl und Mengeneinheit
Verp.EinhVerpackungseinheit
EinzelpreisPreis pro x Stück
BezeichnungProduktbezeichnung

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf,

Inhalt 

Gutschrift an Lieferant senden

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Gutschrift an den Lieferanten zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt.
Gutschrift buchenWenn markiert, wird die Gutschrift mit dem Senden automatisch in der Buchhaltung gebucht. Die Option wird nur eingeblendet, wenn die Gutschrift noch nicht gebucht ist.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlagenDas Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.

Siehe auch: Einführung Gutschrift, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur

Inhalt 

Sammelausgabe Gutschriften an Lieferant

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Gutschriften auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Gutschriften ausgeben.

Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.

SchaltflächeBedeutung
SuchenEs werden die den Suchkriterien entsprechenden Gutschriften angezeigt.
Ausgewählte Gutschriften ausgebenDie Gutschriften werden ausgegeben.
Medium auf 'Druck' setzenBei allen markierten Gutschriften wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Gutschriften drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist.
FeldBedeutung
Ausgabe erforderlichIst das Feld aktiviert, werden nur Gutschriften ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden.
LieferantDie Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Gutschriften eines Lieferanten ausgeben möchten.
Gutschriftsdatum von ... bisDie Eingabe des Gutschriftsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten.
XSoll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld.
MediumMedium, über das der Auftrag ausgegeben wird.

Siehe auch: Gutschriften allgemein


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Gutschrift als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld auch gelöschte markieren. Da Sie in den Dokumenten alles ändern können, ist es sinnvoller die Dokumente weiter zu verwenden.

  • Löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen setzen.
  • Wiederherstellen: Ein als gelöscht markiertes Dokument können Sie wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ok, Löschkennzeichen entfernen klicken.

Gutschrift löschen, Gutschrift stornieren


Inhalt 

Lieferanten

Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.

In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung* beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferant anlegen, Lieferant bearbeiten, Lieferantenvereinbarung

Verwandter Begriff: Kreditor = Lieferant

* Nicht in allen Versionen


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Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.

SchaltflächeBedeutung
Lieferant anlegenDer Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter.
FeldBedeutung
Lieferant NrDas Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.

Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden.

Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse.

Firma*Die Firma, für die der Lieferant angelegt werden soll.

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Lieferant einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Lieferantennummer durch die schon bestehende. Der existierende Lieferant wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.

Vorlage Lieferant NrFür den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen.
Adresse in Lieferant wandelnMöchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Lieferanten wandeln (z.B. wenn ein Anbieter zum Lieferant wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Lieferanten übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.

FeldBedeutung
Lieferant NrLieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Lieferanten anzuzeigen.
TextDer Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer.
PLZ/LandFindet Lieferanten im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Lieferanten aus Frankreich
  • 7: Alle Lieferanten, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Lieferanten aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Lieferanten aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Fällig zur Wiedervorlage*Findet nur Lieferanten, bei denen das Datum unter Lieferant → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
AdresseDiese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge:

Firma
Anrede Titel Vorname Nachname
Abteilung
Straße Hausnummer
Postleitzahl Ort
Land

Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür das Feld Abteilung.

Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

BankverbindungDie internationale Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften im Sepa-Raum verwendet. Kontonummer und BLZ dient zur Information für Überweisungen außerhalb des Sepa-Raums (wird nicht direkt unterstützt).
MandatsreferenzEindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Lieferanten wird die Mandatsreferenz automatisch mit der Lieferantennummer als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird die Mandatsreferenz vom Lieferanten in die Lastschrift übernommen.
Datum UnterschriftDatum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats. Beim Anlegen des Lieferanten wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum als Standard-Wert belegt. Beim Anlegen von Lastschriften wird das Datum der Unterschrift vom Lieferanten in die Lastschrift übernommen.
SteuerDie Felder USt-IdNr. und Steuernummer sind für die korrekte Erstellung von Gutschriften an Lieferanten erforderlich.
Gruppen*Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse
InaktivWenn Sie einen Lieferanten nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Belegen verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Einkauf, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Einkauf

Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
ZahlungsbedingungenAus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
LieferbedingungInternational genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Direktlieferung mit eigenem LieferscheinIst das Kennzeichen gesetzt, wird bei Lieferantenaufträgen mit Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden gleichzeitig mit dem Anlegen des Lieferantenauftrags eine Lieferung angelegt.
KundeNr bei Lief.Die Kundennummer, unter der Ihre Firma beim Lieferanten geführt wird.
WährungDie Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.

Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse.

AusgabemediumStandard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist.
AusgabespracheStandard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Kontakte, Buchhaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Kontakte

Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Lieferant gehabt hat.

FeldBedeutung
Wiedervorlage amGeben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Lieferanten nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Lieferant suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Lieferanten anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind.
KontakteGeben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt.
AnsprechpartnerZu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Buchhaltung


Inhalt 

Lieferant bearbeiten: Buchhaltung

Die unter dem Reiter Buchhaltung hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.

ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
ZahlungsbedingungenAus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
AufwandskontoGeben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein.
VorsteuerWählen Sie den Steuersatz aus.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen.
Kostenstelle*Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen.

Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Kontakte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferantenvereinbarung

In der Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die zur Beschaffung eines Produkts bei einem bestimmten Lieferant erforderlichen Daten. Diese sind neben Einkaufspreis, z.B. die Produktnummer beim Lieferanten sowie die Lieferzeit.

Für das Anlegen von Lieferantenaufträgen und Gutschriften an Lieferanten bilden die Lieferantenvereinbarungen eine wichtige Grundlage. Viele Daten werden dabei von der Lieferantenvereinbarung in das Dokument übernommen und müssen nicht mehr im Dokument jedes Mal neu eingegeben werden.

Über den frei konfigurierbaren Import von Lieferanten-Preislisten spielen Sie den Produktkatalog Ihres Lieferanten direkt ein. Die Lieferantenvereinbarungen werden dabei automatisch erzeugt, was bei vielen fremd beschafften Produkten den Pflegeaufwand erheblich reduziert.


Siehe auch: Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenvereinbarung anlegen, Lieferantenvereinbarung bearbeiten, Lieferantenvereinbarungen löschen, Einführung Lieferant, Einführung Produkt, Lieferanten-Preisliste importieren

Inhalt 

Lieferantenvereinbarung anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Lieferantenvereinbarung an.

SchaltflächeBedeutung
Lieferantenvereinbarung anlegenDie Lieferantenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferantenvereinbarung weiter.
FeldBedeutung
Lieferant NrDer Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung, Lieferantenvereinbarung bearbeiten


Inhalt 

Lieferantenvereinbarung suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Lieferantenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Lieferant NrDer Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll.
ProdNr d.LieferantenSucht nach der Produktnummer des Lieferanten.
ProdNr d.Lieferanten anzeigenZeigt die Produktnummer des Lieferanten sowie die Bezeichnung des Produkts beim Lieferanten in der Ergebnisliste an.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung


Inhalt 

Lieferantenvereinbarung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Lieferantenvereinbarung. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
SteuerUmsatzsteuer-Satz für das Produkt im Einkauf.
ProdNr d. LieferantenProduktnummer des Lieferanten: Wird im Lieferantenauftrag gedruckt. In der Eingabemaske wird aber die eigene Produktnummer angezeigt.
PrioritätWenn mehr als eine Lieferantenvereinbarung für ein Produkt existiert, bestimmt die Priorität die Rangfolge der Lieferantenvereinbarungen.
Verp.EinhVerpackungseinheit: Verkauft Ihr Lieferant die Produkte nicht einzeln, sondern in bestimmten Verpackungseinheiten, geben Sie hier die Menge ein, die in einer Verpackung enthalten ist. Beim Anlegen des Lieferantenauftrages rundet das Programm dann entsprechend auf. Ist die Verpackungseinheit ein Vielfaches von 1.000, und ist die Mengeneinheit gr, kg, mm oder m, ändert das Programm die Mengeneinheit entsprechend ab.

Beispiel 1: Ihr Lieferant verkauft Wein im Karton zu 6 Stück. Sie legen einen Lieferantenauftrag über 2 Stück an. Das Programm rundet das Programm automatisch auf 6 Stück auf.

Beispiel 2: Ihr Lieferant verkauft Sand nur kiloweise. Da Sie den Sand grammweise im Lager führen, ist Ihre Mengeneinheit gr mit einer Verpackungseinheit von 1.000 gr. Sie legen einen Lieferantenauftrag an. Das Programm ändert die Mengeneinheit automatisch auf kg.

BezeichnungFüllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie im Lieferantenauftrag einen von der Produktbezeichnung abweichenden Bestelltext benötigen. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das Programm den im Produkt hinterlegten Text.
Gültig ab/bisEs wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist.
NettopreisPreis ohne Umsatzsteuer pro Einheit. Der Preis ist in der Währung, die beim Lieferanten unter dem Reiter Einkauf festgelegt ist.
MengePreise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen.
LieferzeitLieferzeit in Tagen. Wird nur in Collmex pro verwendet für das Anlegen von fälligen Lieferantenaufträgen (Lieferantenauftrag → Fällige anlegen).

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung


Inhalt 

Lieferantenvereinbarungen löschen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Lieferantenvereinbarungen werden angezeigt. Klicken Sie dann auf Löschen, um die Lieferantenvereinbarungen zu löschen.

FeldBedeutung
Lieferant NrDer Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gelöscht werden soll.
ProduktDas Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gelöscht werden soll.
ProdNr d.LieferantenSucht nach der Produktnummer des Lieferanten.
Produkte mit löschen bzw. inaktiv setztenDieses Kennzeichen wird angezeigt, nachdem Sie auf Suchen geklickt haben. Wenn gesetzt, werden auch die Produkte gelöscht sofern sie nicht schon verwendet wurden. Schon verwendete Produkte werden stattdessen als 'Inaktiv' markiert.

Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung


Inhalt 

Bestand

Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:

  • Auskunft über den aktuellen Lagerbestand zu geben
  • Zugänge und Entnahmen sowie Umbuchungen zu protokollieren
  • Eine Inventur zu ermöglichen

Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.

Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.

Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.


Siehe auch:Warenwirtschaft, Bestand anzeigen, Wareneingang zum Lieferantenauftrag, Warenausgang zur Lieferung, Bestand buchen allgemein, Bestandsänderung, Inventurliste bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bestand anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die gefundenen Bestände werden in der Ergebnis-Liste angezeigt.

FeldBedeutung
StandortFirma
ProduktProduktnummer. Es wird nur der Bestand dieses Produkts angezeigt.
TextZeigt nur Bestand für Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, EAN, oder Hersteller.
ProduktgruppeProduktgruppe. Es wird nur der Bestand dieser Produktgruppe angezeigt.
TypWählen Sie hier den Bestandstyp, der angezeigt werden soll.
Nullbestand anzeigenWenn markiert, werden auch Produkte ohne Bestand angezeigt.

Ergebnis

Ausgabe-FeldBedeutung
ProduktProduktnummer
BezeichnungProdukt-Bezeichnung
TypFrei: Der Bestand ist verfügbar
Gesperrt: Der Bestand ist nicht verfügbar (z.B. beschädigt oder unverkäuflich).
MengeMenge
MEMengeneinheit
WertWert = Menge x Kosten (Feld Produkt → Warenwirtschaft → Kosten).

Die Kosten entsprechen den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Bei der automatischen Kostenermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt. Der Wert entspricht damit den aktuellen Wiederbeschaffungskosten. Eine Bewertung nach gleitendem Durchschnittspreis ist nicht vorgesehen.

Siehe auch: Einführung Bestand


Inhalt 

Bestandsänderung anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf anzeigen. Um sich die Aufträge zu einer Bestandsänderung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Auftragsnummer.

FeldBedeutung
NrNummer der Bestandsänderung: Jedes Mal, wenn Sie eine Bestandsveränderung buchen, vergibt das Programm eine fortlaufende Nummer.
PosPosition der Bestandsänderung. In einer Bestandsänderung können mehr als eine Bestandsbewegung enthalten sein.
ProduktProduktnummer
BezeichnungProduktbezeichnung
MengeBei einer Entnahme ist die Menge negativ, bei einem Zugang positiv.
Bezug / ArtArt der Bestandsänderung oder das Dokument, auf das sich die Bestandsänderung bezieht.
Kunde / LieferantSofern die Bestandsänderung einen Bezug zu einem Lieferanten oder Kunden hat, wird dieser hier angezeigt.
TypBestandstyp: Freier oder gesperrter Bestand.
ChargeDie Charge
Gebucht amDatum und Uhrzeit, an dem die Bestandsänderung gebucht wurde.
vonBenutzer, der die Bestandsänderung gebucht hat.

Siehe auch: Einführung Bestand


Inhalt 

Bestand buchen allgemein

Hier werden manuell Buchungen zum Bestand durchgeführt, die unabhängig von Lieferungen, Lieferantenaufträgen oder Inventur sind.

SchaltflächeBedeutung
ÄndernNach Eingabe von Produkt und Menge erscheint eine weitere leere Zeile, die bei Bedarf ausgefüllt werden kann.
BuchenDie eingegebenen Warenbewegungen werden gebucht und unter einer Bestandsänderung protokolliert.
FeldBedeutung
BewegungsartGrund für die Bestandsänderung
  • Entnahme: z.B. zum privaten Verbrauch oder bei Diebstahl
  • Zugang: Mehrung des Bestandes ohne Bestellung
  • Umbuchung: von Gesperrt in Frei oder umgekehrt (z.B. wenn Teile des Bestandes unbrauchbar geworden sind)
  • Bestandsaufnahme: z.B. bei Inventur
ProduktProduktnummer
MengeMenge
Von-Typ
  • Frei: Bestand ist verfügbar
  • Gesperrt: Bestand wird bei der Verfügbarkeitsprüfung nicht angezeigt.

Siehe auch: Einführung Bestand, Bestandsänderung

Verwandte Begriffe: Bestand ändern, Bestand eingeben, Bestand erfassen, Bestand löschen, Bestand übernehmen


Inhalt 

Inventurliste anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Inventurliste an.

SchaltflächeBedeutung
Inventurliste anlegenDie Inventurliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Inventurliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Inventurliste weiter.
FeldBedeutung
StandortDer Firmenstandort, für den die Inventurliste angelegt werden soll.
ProduktgruppeWenn Sie nur eine bestimmte Produktgruppe inventarisieren möchten, geben Sie diese hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte dieser Produktgruppe aufgenommen.
Lieferant*Wenn Sie nur für Produkte eines bestimmten Lieferanten inventarisieren möchten, geben Sie diesen hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte aufgenommen, für die es eine aktive Lieferantenvereinbarung mit diesem Lieferanten gibt.
Keine Null-Bestände*Wenn markiert, werden in die Inventurliste nur Produkte aufgenommen, für die ein Bestand vorhanden ist.
Mindestbestand unterschritten*Wenn markiert, werden in die Inventurliste nur Produkte aufgenommen, für die der Mindestbestand unterschritten ist.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Inventurliste suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Inventurliste wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Nummer der Inventurliste klicken.

FeldBedeutung
ProduktFindet Inventurlisten, in denen das angegebene Produkt enthalten ist.
BezeichnungZur Suche nach der Inventurlisten-Bezeichnung

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten


Inhalt 

Inventurliste bearbeiten

Nach dem Anlegen enthält die Inventurliste alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand. Wenn erforderlich, drucken Sie die Liste über die Druck-Funktion Ihres Browsers aus. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in der Inventurliste und passen Sie ihn gegebenenfalls an.

SchaltflächeBedeutung
SpeichernSpeichert den neuen Bestand vorläufig in der Inventurliste.
Neuen Bestand übernehmenKlicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie mit der Inventur fertig sind. Der neue Bestand wird dann als Bestandsaufnahme gebucht. Erst danach ist der Bestand im Programm geändert.
FeldBedeutung
BezeichnungEine sprechende Bezeichnung für die Inventurliste.
SortierungLegt fest, ob die Sortierung der Liste nach Produkt oder Produktbezeichnung erfolgt.
Wert anzeigen / Wert DatumMarkieren Sie diese Option, wenn der Bestandswert angezeigt werden soll. Der Bestandswert wird ermittelt aus den Produktkosten zum angegebenen Wert-Datum multipliziert mit der neuen Bestandsmenge.
AbgeschlossenMarkieren Sie diese Option, wenn die Inventur abgeschlossen ist. Die Eingabefelder werden dann ausgeblendet um versehentliches Überschreiben der Bestände zu verhindern.
Einzelgewicht anzeigenMarkieren Sie diese Option, wenn das Gewicht eines einzelnen Produkts angezeigt werden soll. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie die Bestandsmenge mittels Wiegen ermitteln.
Bestand neuGeben Sie hier den physischen Bestand nach der Inventarisierung ein.

Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste anlegen


Inhalt 

Produktionsaufträge*

Produktionsaufträge werden verwendet, um die Herstellung von Produkten zu verwalten.

Ein Produktionsauftrag enthält neben dem Produkt das hergestellt werden soll, auch Angaben über Menge und Termine sowie eine Liste der benötigten Komponenten-Produkte.

In der Verfügbarkeitsliste des Endprodukts erscheint der Produktionsauftrag als positive Menge. Die Komponenten dagegen werden in der Verfügbarkeitsliste des jeweiligen Komponenten-Produkts als negative Menge aufgelistet. Dies ermöglicht die einfache und effiziente Beschaffungs-Planung der Komponenten über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen.

Der typische Lebenszyklus eines Produktionsauftrags sieht wie folgt aus:

StatusBedeutung
NeuDer Produktionsauftrag wurde neu angelegt. Das Anlegen von Produktionsaufträgen muss manuell erfolgen über die Funktion Produktionsauftrag anlegen.
FreigegebenWenn der Produktionsauftrag der Fertigung übergeben wurde, setzen Sie zur Dokumentation der Freigabe das Kennzeichen 'Freigegeben'. Vor der Freigabe wird üblicherweise geprüft, ob die Komponenten in ausreichender Menge verfügbar sind. Klicken Sie dazu im Produktionsauftrag auf die jeweilige Komponente, um zur Verfügbarkeitsliste für die Komponenten zu gelangen.
TeilrückgemeldetAls nächstes werden die Warenbewegungen, d.h. Bestands-Entnahmen für die Komponenten sowie die Zugänge für das produzierte Produkt erfasst. Wenn ein Teil der Produktionsmenge als Zugang erfasst ist, bekommt der Produktionsauftrag automatisch den Status 'Teilrückgemeldet'.
AbgeschlossenSobald die Produktionsmenge komplett als Zugang erfasst ist, gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen. Wurde nicht die geplante Menge produziert (z.B. bei ungeplantem Ausschuss), setzen Sie das Kennzeichen 'Abgeschlossen'. Auch dann gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen und es können keine Warenbewegungen mehr erfasst werden.

Siehe auch:Produktionsauftrag anlegen, Produktionsauftrag bearbeiten, Warenbewegung zum Produktionsauftrag, Stücklisten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Produktionsauftrag anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Produktionsauftrag an.

SchaltflächeBedeutung
Produktionsauftrag anlegenDer Produktionsauftrag wird angelegt. Damit ein Produktionsauftrag angelegt werden kann, muss eine zum Start-Termin gültige Stücklistenversion existieren. Sie gelangen direkt zu Produktionsauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Produktionsauftrag weiter.
FeldBedeutung
ProduktProdukt, das produziert werden soll.
MengeDie zu produzierende Menge. Die Menge kann auch später noch geändert werden.
StartDer Start-Termin des Auftrags. Über den Start-Termin wird die zu diesem Zeitpunkt gültige Stücklisten-Version ermittelt.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge, Stücklisten


Inhalt 

Produktionsauftrag suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Produktionsauftrag wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
ProduktionsauftragNummer des gesuchten Produktionsauftrags.
ProduktProduktnummer des produzierten Produkts.
TextZur Volltextsuche im Beschreibungstext des Auftrags.
KomponenteFindet nur Aufträge, welche die eingegebene Komponente enthalten.
DatumFindet Produktionsaufträge, bei denen das eingegebene Datum im Produktionszeitraum, d.h. zwischen Start- und Ende-Datum liegt.
OffeneFindet nur Produktionsaufträge, die nicht abgeschlossen sind.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge


Inhalt 

Produktionsauftrag bearbeiten

FeldBedeutung
ProduktionsdauerDie Produktionsdauer in Tagen. Beim Ändern der Produktionsdauer wird das Ende-Datum neu errechnet. Dabei wird die Produktionsdauer zum Start-Datum addiert, wobei Samstage und Sonntage als Nichtarbeitstage berücksichtigt werden.
StartDas Startdatum des Produktionsauftrags. Beim Ändern des Startdatums wird es in die Komponenten übernommen, sofern das Bedarfsdatum der Komponente mit dem ursprünglichen Startdatum identisch ist.
EndeDer Endtermin des Produktionsauftrags. Solange der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist, erscheint der Auftrag in der Verfügbarkeits-Liste des zu produzierenden Produkts zu diesem Termin mit positiver Menge.
MengeDie Produktionsmenge. Beim Ändern der Menge werden die Mengen der Komponenten proportional angepasst.
FreigegebenDient zur Kennzeichnung, dass der Produktionsauftrag für die Fertigung frei gegeben ist. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend. Sonst hat das Feld keine Auswirkungen.
AbgeschlossenSetzen Sie dieses Kennzeichen, falls die Menge nicht komplett produziert werden konnte und keine weiteren Warenbewegungen mehr geplant sind. Für den Produktionsauftrag kann dann keine Warenbewegung mehr gebucht werden.
TextFreitext zur Beschreibung des Produktionsvorgangs oder für Hinweise für die Fertigung.
Komponenten
ProduktProduktnummer der Komponente
MengeMenge des enthaltenen Produkts bezogen auf eine Mengeneinheit des zu produzierenden Produkts
BedarfsterminDatum, an dem die Komponente für die Fertigung benötigt wird. Der Auftrag erscheint in der Verfügbarkeits-Liste des Komponenten-Produkts zu diesem Termin mit negativer Menge.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge


Inhalt 

Warenbewegung zum Produktionsauftrag

Nutzen Sie diese Funktion um die Entnahme der Komponenten sowie den Zugang für das Endprodukt zu buchen.

SchaltflächeBedeutung
SuchenDie noch nicht abgeschlossenen Produktionsaufträge werden angezeigt.
Warenbewegung buchenDer Zugang und die Entnahmen mit Bezug zum Produktionsauftrag werden gebucht. Vor dem Buchen können bei Bedarf die Zugangsmenge und die Entnahmemengen angepasst werden.
FeldBedeutung
ProduktionsauftragWenn Sie die Warenbewegung nur zu einem bestimmten Produktionsauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein.
ProduktWenn Sie die Warenbewegung nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein.

Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge


Inhalt 

Chargen*

Eine Charge ist eine Teilmenge eines bestimmten Produkts, die einheitlich beschafft oder produziert wurde.

In verschiedenen Branchen ist es erforderlich, durchgängig mit Chargen zu arbeiten. Hierfür kann es u. a. folgende Gründe geben:

  • Gesetzliche Anforderungen (z.B. in der Lebensmittel- oder Medizintechnik-Branche)
  • Mängelverfolgung, Rückrufaktionen, Regresspflicht
  • Notwendigkeit einer differenzierten Bestandsverwaltung

Die Chargenverwaltung wird im Produkt mit Setzen der Chargenpflicht im Reiter 'Warenwirtschaft' aktiviert. Für chargenpflichtige Produkte erfordert jede Warenbewegung die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.

In den Bestandsänderungen kann mit der Chargennummer gesucht werden, so dass jederzeit ermittelt werden kann, welche Lieferungen und Produktionsaufträge aus der Charge bedient bzw. welche Lieferantenaufträge oder Produktionsaufträge die Charge befüllt haben.

Siehe auch:Charge anlegen, Charge bearbeiten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Charge anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Charge an.

SchaltflächeBedeutung
Charge anlegenDer Charge wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Charge bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Charge weiter.
FeldBedeutung
ProduktProdukt, für welches die Charge angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Chargen


Inhalt 

Charge suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Charge wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
ChargeNummer der gesuchten Charge.
ProduktProduktnummer der Charge.
TextZur Volltextsuche im Bezeichnung der Charge.

Siehe auch: Einführung Chargen


Inhalt 

Charge bearbeiten

FeldBedeutung
BezeichnungFreitext. Geben Sie Eigenschaften der Charge ein, wie z.B.
  • Mindesthaltbarkeitsdatum
  • Seriennummer
  • Materialbeschaffenheit
  • Gewicht
  • ...

Siehe auch: Einführung Chargen


Inhalt 

Buchhaltung

Einführung

Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf:

Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einer Buchung beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. Anhand der Kontoauszüge können die Buchungen halbautomatisch durchgeführt werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt.

Die Salden der Bestandskonten werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Die Konten der Erlös- und Aufwandskonten starten im neuen Jahr automatisch mit dem Saldo 0,00. Abschlussbuchungen wie in vielen anderen Programmen sind deshalb nicht erforderlich (siehe auch Bilanz und Einnahme-Überschuss-Rechnung).

Zur Buchhaltung gehören:

Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:

  • Wählen Sie unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
  • Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, wählen Sie den Grund für die Steuerbefreiung aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.
  • Wählen Sie die Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung) aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.

Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen.

Zur Ist-Besteuerung: Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

Siehe auch:Belege buchen, Eröffnungsbuchungen, Offene Posten, Mahnungen, Online-Banking, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten, Firma, Geschäftsjahr *

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Belege buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Wenn Sie auf Ändern oder Buchen klicken, prüft das Programm die Richtigkeit und gibt bei Bedarf Fehlermeldungen aus.

Stornieren: Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie in die Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen), geben Sie die Buchungsnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Buchungsnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Buchungsnummer klicken. Sie gelangen in die Buchungsanzeige für die Buchung (Buchung anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.

SchaltflächeFunktion
VorlagengruppeWählen Sie eine Vorlagengruppe (Einnahmen, Ausgaben, Kunden, usw.) aus und klicken Sie dann auf die gewünschte Buchungsvorlage (z.B. Kunden → Kundenrechnung).
ÄndernErgänzt die Buchung um fehlende Beträge und prüft die Eingaben. Alternativ drücken Sie die Enter-Taste.
BuchenBucht den Beleg. Die Buchung kann danach nicht mehr geändert, sondern nur noch storniert werden. Alternativ drücken Sie je nach Browser ALT+B oder ALT+Shift+B.
Neue PositionFügt eine weitere Position in die Buchungsmaske ein, so dass Sie die Buchung splitten können. Eine Buchung kann beliebig viele Positionen enthalten.
Als Vorlage speichernSpeichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Die neue Buchungsvorlage erscheint direkt rechts in der aktuellen Vorlagengruppe. Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Buchungen → Buchungsvorlagen.
Soll ↔ HabenTauscht in allen Positionen Soll und Haben aus.
Später buchen**Ändert den Status des Bankumsatzes auf Später buchen. Der Umsatz wird dann erst wieder zur Buchung vorgeschlagen, wenn Sie die Option Später buchen im Feld Bankumsatz-Status gewählt haben.
FeldBedeutung
FirmaEs wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
BelegdatumDatum des Geschäftsvorfalls (z.B. Rechnungsdatum). Aus dem Belegdatum ergibt sich das Geschäftsjahr sowie der Monat bzw. das Quartal für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können beim Datum jeweils einen Tag weiter springen, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination ALT+Plus bzw. ALT+Shift+Plus verwenden.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen.
Rechnungsnummer**Bei Kundenrechnungen geben Sie die eigene Rechnungsnummer ein. Bei Lieferantenrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten. Die Nummern werden verwendet für Zahlungen, Mahnungen sowie für den Datev-Export.
Zahlungsbedingung**Beim Auswählen des Kunden bzw. Lieferanten wird die Zahlungsbedingung automatisch vom Kunden bzw. vom Lieferanten übernommen. Sie kann geändert werden, wenn das Feld Rechnungsnummer gefüllt ist. Andernfalls bleibt die Änderung unberücksichtigt.

Die Zahlungsbedingung wird für Zahlungen und Mahnungen verwendet.

Soll/HabenDie Auswahl von Soll oder Haben entscheidet darüber, wie auf das Konto gebucht wird.
KontoDie Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll.
BetragBei der Verwendung von Buchungsvorlagen geben Sie in der Regel den Bruttobetrag ein. Klicken Sie auf ändern, werden die übrigen Beträge automatisch ergänzt. Bei manchen Vorlagen (z.B. Gehaltszahlung) ist keine automatische Berechnung möglich. Dann müssen alle Beträge eingegeben werden.
Kunde/Lieferant**Geben Sie die Nummer des Kunden oder Lieferanten an. Auch wenn keine Kunden- und/oder Lieferantenverwaltung erfolgt, muss mindestens ein Kunde bzw. Lieferant angelegt werden.
Anlage**Geben Sie die Nummer der Anlage ein.
Kostenstelle* **
Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein, wenn Sie eine Einnahme oder Ausgabe einer Kostenstelle zuordnen möchten.
Zuordnung**Das Feld zeigt die offenen Posten zu einem Kunden bzw. Lieferanten. Es wird nur eingeblendet, wenn es diesem Kunden oder Lieferanten offene Posten gibt. Wie Sie offene Posten verwalten wird hier beschrieben.

Vorlagen Kunden/Lieferanten → Zahlung Rechnung und Zahlung mit Skonto: In diesen Vorlagen wird ein weiteres Feld eingeblendet, in das Sie die Rechnungsnummern direkt eingeben können. Sie können entweder eine einzelne Rechnungsnummer oder mehrere mit Leerzeichen getrennt eingeben oder aber per copy-and-paste einfügen. Die Nutzung dieses Feldes empfiehlt sich, wenn Ihr Kunde in einer Zahlung mehrere Rechnungen bezahlt oder wenn es sehr viele offene Posten gibt und die Zuordnung über das Auswahlfeld zu mühsam wäre.

Haben Sie die Nummer/n eingegeben, drücken Sie auf die Enter-Taste oder auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es wird dann für jeden offenen Posten eine eigene Position eingefügt und die Rechnung zugeordnet.

Bankumsatz-Auswahl**Wenn Sie Bankauszüge importiert haben und die Umsätze noch nicht gebucht wurden, wird Ihnen der nächste zu buchende Umsatz angezeigt. Über die Statusauswahl können Sie wählen ob und wenn ja welche Umsätze Sie buchen möchten. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  • Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
  • Zu buchen: Neue Bankumsätze.
  • Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.

Siehe Bankumsatz buchen

Zur schnelleren Belegerfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:

TasteFunktion
EnterÄndern
Funktionstaste(n) + 1, 2 ... Der Cursor springt in die Position 1, 2 ..
Funktionstaste(n) + dDatum
Funktionstaste(n) + +Datum springt einen Tag weiter
Funktionstaste(n) + tTextfeld
Funktionstaste(n) + bBuchen
Funktionstaste(n) + nNeue Position

Die Funktionstaste(n) sind abhängig vom Browser:

BrowserFunktionstaste(n)
Firefox unter Windows und Linux[Alt] [Shift]
Firefox unter Mac[Control] [Alt]
Internet Explorer[Alt]
Chrome unter Windows und Linux[Alt]
Chrome unter Mac[Control] [Alt]
Safari[Control] [Alt]

Beispiel: Mit Firefox unter Windows springen Sie mit der Tastenkombinatin [Alt] [Shift] + d zum Datums-Feld.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten

* Nicht in allen Versionen

**Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen


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Fehlermeldungen: Buchunge buchen

Saldo ungleich Null: Die Summe der Haben-Beträge ist x größer als die Summe der Soll-Beträge: Die Summe der Haben- und der Soll-Positionen müssen immer identisch sein. Gleichen Sie die Beträge entsprechend an.

Buchung enthält kein Bankkonto: Sie versuchen einen importierten Bankumsatz zu buchen. Die ausgewählte Buchungsmaske enthält aber entweder kein Bankkonto oder ein Bankkonto, das nicht zu dem Bankumsatz gehört. Geben Sie das korrekte Buchhaltungs-Bankkonto ein.

Buchung enthält keine gültigen Positionen: Sie haben versucht eine Buchung ohne Beträge zu buchen. Geben Sie den bzw. die Beträge ein.

Soll/Haben bei Konto xxxx falsch: Wenn Sie Bankumsätze buchen, prüft das Programm, ob Soll/Haben bei dem Bankkonto korrekt gesetzt sind. Erfassen Sie die Buchung so, dass bei einer Belastung des Bankkontos Haben gesetzt ist und bei einer Gutschrift Soll. Siehe auch Einführung in die Buchhaltung.

Buchung x hat hat zugeordnete Buchungen. Buchung kann nicht storniert werden. Bitte zuerst die zugeordneten Buchungen stornieren.: Zu einem Buchung, mit dem andere Buchunge verknüpft sind, stornieren Sie immer zuerst die Buchung mit dem aktuellsten Beleg-Datum und dann in absteigender Folge die anderen Buchungen.


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Eröffnungsbuchungen

Wenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Buchungen → Belege buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen, sofern Sie nicht mitten im Jahr mit Collmex starten.

In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden.

Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Buchungen getätigt haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen.

Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum.

Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:

  • Grundstücke, Bauten, Betriebs- und Geschäftsausstattung. Erfassen Sie vorher eine Anlage.
  • Vorräte
  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Kasse
  • Bankguthaben

Alles andere wird im Haben gebucht:

  • Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögen und Schulden)
  • Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • Sonstige Verbindlichkeiten

Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).

Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto der zugeordneten Buchung im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden.

Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.

Beispiel: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr

1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00
Haben84004400Erlöse 19 % Ust.100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %19,00

2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll84004400Erlöse 19 % Ust.1.000,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19 %190,00
Haben90009000Saldenvorträge1.190,00

Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen

Verwandte Begriffe: Anfangsbestand, eb, Eb-Wert, eb werte


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Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:

  • Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung
  • Auswertung zur Umsatzsteuer-Erklärung
  • Anlagenverzeichnis

Alle erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Geschäftsjahr vor.

Folgendes ist zum Jahreswechsel zu beachten:

  • In Collmex dürfen die Konten am Jahresende nicht abgeschlossen werden.
  • Der Übertrag der Bestandskontensalden erfolgt automatisch.
  • Umsatz- und Vorsteuerkonten werden über die Konten 1791 (SKR03) bzw. 3845 (SKR04) vorgetragen.
  • Gewinn bzw. Verlust werden ebenfalls automatisch in der Bilanz vorgetragen.
  • Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit Null-Werten.
  • Nehmen Sie, sofern Sie Anlagen verwalten, nach dem Ende des Geschäftsjahres den Abschreibungslauf vor (Menüpunkt Anlagen) oder buchen Sie die Abschreibungen manuell.
  • Buchen Sie, falls Sie Warenbestand verwalten, die Bestandsveränderungen (Vorlagen Mehrung Bestand & Minderung Bestand in der Vorlagengruppe Sonstiges).

Inhalt 

Buchung suchen (Buchungsjournal/Primanota)

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Buchung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Buchungsnummer klicken.

Achtung! Stornierte Buchungen sowie Stornobuchungen werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.

SchaltflächeBedeutung
ExportierenEs wird eine CSV-Datei mit den selektierten Buchungen ausgegeben.
FeldBedeutung
Buchung NrBuchungsnummer
KontoKonto
KundeKundennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Kunden anzuzeigen.
Belegdatum von ...
Belegdatum bis
Zeitraum, für den die Buchungen angezeigt werden sollen.
TextEs wird nach Text im Feld Bezeichnung gesucht.
Sortiert nachLegt fest, ob die Liste nach Buchungsnummer oder Belegdatum sortiert werden soll.
GeschäftsjahrGeschäftsjahr
KontengruppeStandardmäßig Keine. Es werden nur Buchungen der ausgewählten Kontengruppe angezeigt.
LieferantLieferantennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Lieferanten anzuzeigen.
Reise NrReisenummer. Zum Suchen von Buchungenn zu einer bestimmten Reise.
StornosWenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit angezeigt.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BetragEs werden nur die Buchungen, die den angegebenen Betrag enthalten, angezeigt.
AnlageAnlagennummer. Sucht Buchungen zu einer Anlage.
Gebucht amZeigt alle Buchungen an, die in dem ausgewählten Zeitraum gebucht wurden.
RechnungRechnungsnummer. Sucht alle Buchungen zu einer Rechnung.
AnzeigenSie können auswählen, ob in der Liste die kompletten Buchungen angezeigt werden sollen oder als Kurzinfo-Liste.

Für die Primanota wählen Sie die Option Komplette Buchung.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen, Buchung anzeigen, Buchung stornieren


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Buchung anzeigen

Hier werden alle Informationen zu einer Buchung angezeigt.

FeldBedeutung
FirmaEs wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
BelegdatumDatum des Belegs.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen.
Soll/HabenOb das Konto im Soll oder im Haben gebucht wurde.
KontoDas Konto, auf das die Buchungsposition gebucht wurde.
BetragDer Betrag, der auf das Konto gebucht wurde.
Weitere AngabenSie sind abhängig von den Konten, auf die gebucht wird (z.B. Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Sie stellen eine Verbindung zwischen der Buchung und z.B. einem Kunden oder Lieferanten her.
Kunde/Lieferant/AnlageNummer des Kunden, des Lieferanten oder der Anlage
  • Um die Buchung zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren.
  • Die Stornbuchung wird dann angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren


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Buchung stornieren

Buchungen können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.

SchaltflächeBedeutung
StornierenErzeugt einen Storno-Buchung. Bei der Storno-Buchung sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich die ursprüngliche Buchung und die Storno-Buchung aus.
FeldBedeutung
Buchung NrGeben Sie Nummer der Buchung, Geschäftsjahr und Firma der Buchung ein, die Sie stornieren möchten.

Die drei Felder identifizieren die Buchung eindeutig.

Geschäftsjahr
Firma

Siehe auch: Belege buchen, Buchungen suchen, Buchung anzeigen

Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern


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Offene Posten

Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferanten.

Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:

  1. Zuerst wird die Rechnung gebucht mit Belegdatum gleich dem Rechnungsdatum. Dabei wird ein offener Posten erzeugt.
  2. Im zweiten Schritt wird die Zahlung gebucht mit Belegdatum gleich dem Datum des Zahlungseingangs. Dabei wird der offene Posten ausgeglichen.

Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:

Konto Skr 03/04BezeichnungErforderliche
Zusatzangabe
Zuordnung
1400/1200Forderungen aus Lieferungen und LeistungenKunde1. Beim Erzeugen eines offenen Postens wird nichts zugeordnet.

2. Beim Ausgleich des offenen Postens wird der offene Posten zugeordnet.

1600/3300Verbindlichkeiten aus Lieferungen und LeistungenLieferant

Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Belege buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung.

Online-Banking:* Wenn Sie Ihre Überweisungen und Lastschriften über das integrierte Online-Banking erledigen, werden die offenen Posten bereits mit dem Buchen der Zahlung ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Geldtransit. Wurde der Umsatz auf Ihrem Bankkonto gebucht, buchen Sie den Betrag von dem Konto Geldtransit auf das Bank-Konto um.

Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste

Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden?

Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde.

Um das Problem zu beheben, stornieren Sie entweder den Zahlungsbuchung und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu (Bild 1). Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung).

Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht die Zahlungsbuchung sondern die Buchung zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie die Zahlungsbuchung zu.

Bild 1

Alternativ verrechnen Sie die offenen Posten direkt miteinander (Bild 2). Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn das Geschäftsjahr, aus dem die offenen Posten stammen, bereits abgeschlossen ist und dort nicht mehr gebucht werden soll.

Bild 2

Forderungsverluste

Ist nicht mehr damit zu rechnen, dass ein Kunde eine offene Rechnung begleicht, buchen Sie den offenen Posten als Forderungsverlust aus (Siehe Kontierungslexikon.

Siehe auch:Offene Posten: Sonderfälle, Belege buchen, Offene-Posten-Liste

Verwandte Begriffe: Posten ausgleichen, Posten ausbuchen, Ausziffern, uneinbringbare Forderungen, uneinbringliche Forderungen, Forderungen ausbuchen


Inhalt 

Offene Posten verwalten: Sonderfälle

Gutschriften an Kunden

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Lieferanten-Gutschriften

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Abschlagsrechungen*

Siehe Rechnungsarten

Siehe auch: Offene Posten buchen, Belege buchen, Offene-Posten-Liste

*Nicht in allen Versionen


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Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

SchaltflächeBedeutung
Drucken: einzelne Pdf-Dokumente*Die Mahnungen werden als einzelne Dateien in einer ZIP-Datei herunter geladen.
Drucken: eine Pdf-Datei*Alle Mahnungen werden zu einem Pdf-Dokument zusammen gefasst.
Mahnungen anlegen und ausgeben*Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u).
FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Fällig seit ... TagenGeben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist.
MahnstufeWenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein.
Medium*Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger.
MahndatumDatum der Mahnung
FristZahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt.
GebührMahngebühr.
RechnungsnummerRechnungsnummer

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten.
Datum von ... Datum bisGeben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen.
Nur offeneAktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht bezahlt sind.
MahnstufeGeben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten


Inhalt 

Mahnung senden*

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlagenDas Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Buchungstext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.

Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Belege buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeine Buchung. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.

In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen

Verwandter Begriff: Buchungsvorlage anlegen


Inhalt 

Buchungsvorlagen

Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.

FeldBedeutung
GruppeWählen Sie zunächst die Gruppe aus, zu der Sie die Vorlagen anzeigen möchten.
AusgeblendetAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, damit die Vorlage nicht mehr angezeigt wird.

Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlage bearbeiten, Vorlagegruppen, Belege buchen

Inhalt 

Buchungsvorlage bearbeiten

Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.

FeldBedeutung
AusgeblendetIst das Feld aktiviert, wird die Buchungsvorlage in der Vorlagengruppe nicht mehr angezeigt.
Bank-Konto festEnthält die Buchungsvorlage in der ersten Position das Standard-Bankkonto 1200/1800, wird das Standard-Bankkonto ersetzt durch das zuletzt verwendete Finanzkonto. Mit setzten dieser Option bleibt das Standard-Bankkonto erhalten.
GruppeDas ist die Vorlagengruppe, unter der die Vorlage erscheinen soll.
NameDer Name der Buchungsvorlage ist wird in der Liste der Buchungsvorlagen angezeigt.
BuchungstextText, der bei der Buchung erscheint.
Pos usw.Hier können Sie Soll und Haben, die Position sowie die Konten ändern.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen

Inhalt 

Vorlage-Gruppen

Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.

  • Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
  • Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
  • Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
  • Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Buchungsvorlage bearbeiten, Belege buchen

Inhalt 

Online-Banking

Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.

Kontoauszüge

Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand beim Buchen und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben.

Kontoauszüge holen Sie entweder direkt über HBCI von der Bank ab, oder importieren sie im standardisierten Format MT940.

Zahlungsverkehr

Zahlungen legen Sie auf Basis der offenen Posten, d.h. der offenen Lieferanten- oder Kundenrechnungen an. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Die Zahlungen übermitteln Sie als Gutschriften oder Lastschriften an die Bank. Gleichzeitig mit der Übermittlung wird der Zahlungsausgang bei Gutschriften bzw. der Zahlungseingang bei Lastschriften gebucht und gleicht den offenen Posten aus.

Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einzige Buchung ausgeglichen. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Für diese Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Die Überweisungen oder Lastschriften übermitteln Sie entweder direkt über HBCI an die Bank oder exportieren sie zur Weiterverarbeitung in einem externen Online-Banking-Programm Ihrer Wahl.

Hinweise zu Lastschriften

Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Lastschrift dem Kunden das genaue Datum der Abbuchung mitteilen müssen. Fügen Sie dazu, sofern Sie die Rechnungen mit Collmex erstellen, in der Zahlungsbedingung Bankeinzug einen entsprechenden Text und die Variable <<Fälligkeitsdatum>> ein. Sofern es keine anderen Vereinbarungen gibt, müssen Sie dem Kunden die Lastschrift 14 Tage vor Belastung des Kontos mitteilen müssen. Geben Sie deshalb in das Feld Einzug nach: Tagen eine 14 ein. Sollten Sie eine andere Frist vereinbart haben, geben Sie dort die Anzahl der Tage ein, nach denen die Belastung des Kontos erfolgt. Beim Anlegen der Zahlungen selektieren Sie dann entsprechend dieser Fälligkeit.

Siehe auch:Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, FAQ Online-Banking

Inhalt 

Import von Kontoauszügen

Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Buchung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Import werden Kontoumsätze - sofern möglich - automatisch vom Programm gebucht. Kontoumsätze, die nicht automatisch gebucht werden konnten, werden in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen.

Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen

Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.

Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei

Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.

Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.


Siehe auch: Online-Banking*, HBCI Konfiguration, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen

Verwandte Begriffe: Bankauszug, Bankumsatz, Bankumsätze

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)

Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BankkontoWählen Sie das Bankkonto aus, für das der Auszug abgeholt werden soll.
PINGeben Sie Ihre Online-PIN ein.
Abholen ab DatumSie übertragen zum ersten Mal Kontoumsätze für dieses Konto. Geben Sie hier das Datum an, ab wann die Kontoumsätze in die Buchhaltung übertragen werden sollen. Achtung: Jeder Bankumsatz muss in der Buchhaltung auch gebucht, oder als 'nicht zu buchen' markiert werden. Sie sollten deshalb nur die Umsätze abholen, die sie auch wirklich buchen möchten.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

GeschäftsvorfallVoraussetzung
Zahlungseingang zur KundenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.
Zahlungseingang zum Vorkasse-KundenauftragIm Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen.
Zahlungsausgang zur LieferantenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkonto-Auszug Einstellungen, HBCI Konfiguration

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug


Inhalt 

Bankkonto-Auszug importieren (MT940)

Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BankkontoWählen Sie das Konto aus, für das der Auszug importiert werden soll.
DateiKlicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die lokal gespeicherte Datei aus, die Sie importieren möchten. Falls die Datei in Ihrem Browser nicht ausgewählt werden kann, ändern Sie die Dateiendung auf .txt, da es sich bei MT940 um ein Textformat handelt.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

GeschäftsvorfallVoraussetzung
Zahlungseingang zur KundenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.
Zahlungseingang zum Vorkasse-KundenauftragIm Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen.
Zahlungsausgang zur LieferantenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Tipp: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug


Inhalt 

Bankumsatz buchen

Importierte Bankumsätze buchen Sie in der Funktion Belege buchen. Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Buchungstext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.

  • Wählen Sie die passende Buchungsvorlage aus, nehmen Sie bei Bedarf Änderungen (z.B. am Buchungstext) vor und klicken Sie dann auf Buchen.
  • Soll ein Umsatz erst später gebucht werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Später buchen. Sie können diese Umsätze über die Auswahlbox Bankumsatz-Auswahl bei Bedarf wieder einblenden.

Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:

  • Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
  • Zu buchen: Neue Bankumsätze.
  • Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.

Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück.

Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz : Zur schnellen Zuordnung von Rechnungen beim Buchen des Zahlungseingangs besteht die Möglichkeit die Rechnungsnummern direkt in das obere Feld Zuordnung einzugeben.
Alternativ fügen Sie für jeden offenen Posten eine Position ein (Schaltfläche Neue Position) und wählen den offenen Posten manuell aus.

Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Wechseln zwischen den Bankumsätzen zweier oder mehrerer Konten: Es werden die Bankumsätze zu dem Buchhaltungskonto angezeigt, das in der Buchungsmaske angegeben ist. Um auf die Umsätze eines anderen Kontos zu wechseln, müssen zuerst alle Umsätze des aktuell eingeblendeten Kontos gebucht oder mit Später buchen bzw. Nicht buchen gekennzeichnet sein. Anschließend tauschen Sie das Buchhaltungskonto aus. Die Zuordnung von Buchhaltungskonto zum jeweiligen Bankkonto ist unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen hinterlegt.

Geldtransfer zwischen zwei Konten, für die Sie Bankumsätze in Collmex importieren: Wenn Sie Geld zwischen zwei Konten transferieren, für die Sie die Bankumsätze in Collmex importieren, buchen Sie den Transfer in zwei Schritten über das Konto Geldtransit.

BEISPIEL: 100,00 € wurden vom Konto Postbank auf das Konto Sparkasse überwiesen.

Buchung Bankumsatz Konto Postbank

S/HNameBetrag
SollGeldtransit100,00
HabenPostbank100,00

Buchung Bankumsatz Konto Sparkasse

S/HNameBetrag
SollSparkasse100,00
HabenGeldtransit100,00

Rücklastschriften: Wie Sie mit Rücklastschriften umgehen, wird im Kontierungslexikon beschrieben.

Meldung im Bankumsatz Warnung: Hier fehlen Umsätze. Kontoauszug prüfen und manuell buchen!
Diese Meldung weist darauf hinein, dass ein oder mehrere Umsätze zwischen zwei Bankumsätzen fehlen. Buchen Sie die fehlenden Umsätze manuell. Vergleichen Sie dazu den Bankauszug der Bank mit den in Collmex importierten Umsätzen.

Das Fehlen von Bankumsätzen kann verschiedene Gründe haben:

  1. Es wurden einzelne Bankumsätze in Collmex gelöscht.
  2. Die Bank hat nicht mehr alle Umsätze zum Abholen zur Verfügung gestellt. Das ist dann der Fall, wenn Sie nur alle paar Monate die Umsätze importieren.
  3. Sie haben die Umsätze manuell als MT940-Datei importiert und haben dabei einen Zeitraum vergessen zu importieren.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940)

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bankkonto-Auszug anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KontoWählen Sie das Konto aus, für das der Auszug angezeigt werden soll.
StatusDer Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
  • Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden.
  • Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden.
  • Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt.
  • Gebucht: Der Umsatz wurde bereits gebucht.
  • Leere Zeile: Wenn Sie das Auswahlfeld leer lassen, werden alle Umsätze angezeigt.

Um den Status zu ändern, klicken Sie auf 'Anzeigen'.

Datum von ... bisGeben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Bankumsätze anzeigen möchten.
Standardmäßig wird im ersten Feld automatisch das Datum von vor 14 Tagen vorgeschlagen. Dieser Wert kann überschrieben werden.
BetragZeigt nur Umsätze mit dem eingegebenen Betrag.
TextGeben Sie einen Suchbegriff ein. Durchsucht wird der Verwendungszweck, Name, Kontonummer und Bankleitzahl.

Der Hinweis Achtung: Saldo stimmt nicht! wird eingeblendet, wenn der von der Bank übermittelte Saldo nicht stimmig ist. Dies kann folgende Ursachen haben:

  • Es wurden Kontoumsätze doppelt importiert. Grund dafür ist meistens, dass sich nach dem letzten Import ein Kontoumsatz geändert hat (z.B. nachträgliche Änderung am Verwendungszweck). Collmex kann dann nicht erkennen, dass es diesen Kontoumsatz schon im Programm gibt und legt ihn deshalb doppelt an. Zur Lösung des Problems löschen Sie die doppelten Kontoumsätze mit der Funktion Bankkonto-Auszug löschen.
  • Es fehlen Kontoumsätze weil die Bank die Kontoumsätze nur für eine begrenzte Zeitdauer über HBCI bereit stellt und der Bank-Kontoauszug zu lange nicht abgerufen wurde.
  • Es fehlen Kontoumsätze weil die Kontoumsätze nicht lückenlos importiert wurden.
  • Der von der Bank übermittelte Saldo ist nicht korrekt. Dieser Fehler tritt manchmal bei der Postbank auf. Vergleichen Sie in diesem Fall die Umsätze in Collmex mit dem papierhaften Kontoauszug. Solange keine Umsätze fehlen oder doppelt sind, kann der Hinweis ignoriert werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen


Inhalt 

Bankumsatz

Hier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.

FeldBedeutung
StatusDer Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
  • Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden.
  • Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden.
  • Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt.
BemerkungDient zu Ihrer Information. Geben Sie z.B. den Grund ein, warum der Umsatz nicht gebucht wurde.
BuchungWird unter Buchung eine Buchungsnummer angezeigt, wurde dieser Umsatz bereits gebucht. Um den mit dem Umsatz verknüpfte Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen


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Abweichung Saldo von Kontoauszug und Bank

Wenn der Saldo Ihres Bankkontos von dem Saldo des dazugehörigen Buchhaltungskontos abweicht, hilft Ihnen diese Auswertung den Zeitpunkt festzustellen, an dem die Abweichung aufgetreten ist. Sie können dann über die Funktion Buchungen anzeigen nach den falschen Buchungen suchen.

Funktionsweise:

Es wird der Valuten-Saldo des Bankkontos mit dem Saldo des Buchhaltungskontos verglichen. Zur Berechnung des Bankkonto-Saldos werden alle Konto-Umsätze nach dem Valuta sortiert und dann die Beträge aufsummiert. Der erste Saldo wird aus der Buchhaltung ermittelt.

Beispiel: Erster Kontoauszug am 1.5.2007. Es existieren Buchungen auf das Konto 1200 vor dem 1.5.2007 (z.B. Eröffnungsbuchungen). Der Saldo zum 31.4.2007 wird aus den Buchungen bestimmt. Ab dem 1.5.2007 werden dann die Beträge vom Kontoauszug addiert.

Am 31.4.2007 stimmen also Bankkonto - Saldo und Buchhaltung überein.

Weicht der Saldo ab, wird eine neue Zeile im Programm ausgegeben.

  • Wählen Sie das Bankkonto aus und klicken Sie dann auf Abweichungen anzeigen.

Häufige Ursachen für Abweichungen:

  • Der Anfangsbestand des Bankkontos wurde nicht gebucht. In diesem Fall tritt die Abweichung direkt zu Anfang auf. Buchen Sie den Anfangsbestand mit der Buchungsvorlage Bank in der Vorlagengruppe Eröffnung.
  • Es wurden Buchungen auf das Konto Bank gebucht, die nicht mit einem Bankumsatz verknüpft sind. Sie finden diese Buchungen unter Buchungen → Buchungen suchen, wenn Sie im Feld Anzeigen die Option Komplette Buchungen auswählen. Stornieren Sie diese Buchung bei Bedarf und buchen Sie sie auf das korrekte Konto.
  • Bankumsätze wurden mit Nicht buchen oder Später buchen gekennzeichnet. Buchen Sie diese Umsätze bei Bedarf nach. Sollte es sich um doppelt importierte Umsätze handeln, löschen Sie die überschüssigen Umsätze.
  • Bei der Buchung des Bankumsatzes wurde ein vom Bankumsatz abweichendes Datum und/oder ein abweichender Betrag gebucht. Vergleichen Sie die Buchungen mit dem Bankumsatz, in dem Sie sich in dem betroffenen Zeitraum, die Buchungen zu den Umsätzen anschauen. Gehen Sie dazu in die Funktion Kontoauszug anzeigen und klicken Sie jeweils auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer. Stornieren Sie gegebenenfalls die Buchung und buchen Sie sie neu.

Verwandte Begriffe: abweichende Salden, abweichender Saldo, Abweichung Saldo


Inhalt 

Bankkonto-Auszug löschen

Hier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchungen werden nicht storniert.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenZeigt die Bankumsätze gemäß den Selektionskriterien an.
LöschenNur sichtbar, wenn Bankumsätze angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die markierten Bankumsätze zu löschen.
FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BankkontoWählen Sie das Konto aus, bei dem Sie Umsätze löschen möchten.
Angelegt ab Datum/UhrzeitEs werden nur die Umsätze gelöscht, die seit dem angegebenen Datum/Uhrzeit angelegt wurden. Wenn Sie z.B. Ihren letzten Import löschen möchten, geben Sie hier den Zeitpunkt des Imports ein. Wann ein Bankumsatz angelegt wurde, sehen Sie in den Details des Kontoumsatzes im Abschnitt 'Verwaltung'.
Buchungsdatum von ... Buchungsdatum bisEs werden nur die Umsätze im angegebenen Zeitraum gelöscht.

Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen


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Bankkonto-Auszug Einstellungen

Mit dieser Funktion nehmen Sie Einstellungen für das Buchen von Bankkonto-Umsätzen vor.

FeldBedeutung
Konto-Umsatz buchenBeim Import von Kontoauszügen können bestimmte Umsätze automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt werden:
  • Alle Umsätze buchen: Es wird kein Umsatz auf 'Nicht buchen' gesetzt.
  • Nur Zahlungseingänge: Zahlungsausgänge von Ihrem Konto werden automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie in Collmex nur Zahlungseingänge buchen möchten.
  • Nur Zahlungsausgänge: Zahlungseingänge auf Ihr Konto werden automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie in Collmex nur Zahlungsausgänge buchen möchten.
Nicht automatisch buchenFalls markiert, findet keine automatische Buchung der Kontoumsätze statt.
Beim Buchen Buchungstext vorbelegen mitHier wählen Sie, welcher Buchungstext für die Buchung vorgeschlagen wird:
  • Verwendungszweck: Der Buchungstext wird mit dem Verwendungszweck des Kontoumsatzes vorbelegt.
  • Name und Verwendungszweck: Der Buchungstext wird mit dem Namen und Verwendungszweck des Kontoumsatzes vorbelegt.
  • Text aus Buchungsvorlage: Der Buchungstext wird wie beim Buchen ohne Kontoauszug aus der Vorlage übernommen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen


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Zahlungsverkehr

Überweisungen und Lastschriften legen Sie an auf Basis der offenen Posten, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).

Die so erzeugten Gutschriften und Lastschriften können auf zwei Arten an die Bank übermittelt werden:

1. Möglichkeit: Übertragung über die Hbci-Schnittstelle

Das ist die einfachste und schnellste Variante. Voraussetzungen für die Übermittlung mit HBCI ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Export als XML-Datei

Das ISO 20022 XML-Format ist ein vom ZKA genormtes Dateiformat für Zahlungsanweisungen. Jede Bank im Sepa-Raum kann Zahlungsanweisungen in diesem Format entgegen nehmen. Früher wurden die Dateien auf Disketten an die Bank übergeben. Üblicherweise werden die Dateien heute in ein externes Online-Banking Programm eingelesen und dann auf elektronischem Weg an die Bank übermittelt. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie Sie die XML-Datei weiter verarbeiten können.


Siehe auch: Online-Banking, HBCI Konfiguration, Zahlung anlegen, Zahlung bearbeiten, IBAN-Konverter

Inhalt 

Zahlungen anlegen

Nutzen Sie diese Funktion, um auf Basis der offenen Posten Zahlungen (Gutschriften oder Lastschriften) anzulegen.

SchaltflächeBedeutung
Offene Posten suchenDas Programm sucht nach fälligen offenen Posten und noch nicht bezahlten Reisen. Bei Gutschriften wird Fälligkeit über die Zahlungsbedingung der Buchung ermittelt.

Für Lastschriften ist die Zahlungsbedingung 'Bankeinzug' erforderlich.

Taucht ein Posten nicht auf, prüfen Sie, ob er auch in den Offenen Posten enthalten ist. Bei Reisen muss die Reise auf das Konto 'Sonstige Verbindlichkeiten' gebucht worden sein, damit die Reise erscheint.

Zahlungen anlegen + bearbeitenFür die markierten offenen Posten werden Zahlungen als Vorschlag angelegt. Sie gelangen direkt zu Zahlung bearbeiten, wo Sie die Zahlung prüfen und weiter verarbeiten.
FeldBedeutung
Typ

Überweisung: Überweisungen an deutsche oder ausländische Geschäftspartner mit einem Bankkonto im SEPA-Raum.

Lastschrift: Lastschrifteinzug von deutschen oder ausländischen Geschäftspartnern mit einem Bankkonto im SEPA-Raum. Damit der Betrag einer Rechnung per Lastschrift eingezogen werden kann, muss bei der Rechnung bzw. in der Buchung als Zahlungsbedingung Bankeinzug ausgewählt sein. Das Datum der Unterschrift muss gesetzt und eine Mandats-ID muss hinterlegt sein.

Lieferant und KundeWenn Sie eine Überweisung oder Lastschrift zu einem einzelnen Kunden oder Lieferanten anlegen möchten, geben Sie die Kunden- bzw. Lieferantennummer ein. Möchten Sie alle offenen Posten begleichen, lassen Sie diese Felder leer.
Fällig in Tagen/Fällig seit TagenDiese Felder verwenden Sie, wenn Überweisungen nicht am Fälligkeitstermin ausgeführt werden sollen bzw. für Lastschriften, die einige Zeit vor dem Abbuchungsdatum an die Bank gesendet werden müssen.

Beachten Sie unbedingt auch die Hinweise im Abschnitt Hinweise zu Lastschriften des folgenden Kapitels.

Periode Erste: Es werden nur offene Posten für Kunden/Lieferanten mit Bankverbindungen selektiert, für die bisher noch keine Lastschrift in Collmex ausgeführt wurde.

Periodisch: Es werden nur offene Posten für Kunden/Lieferanten mit Bankverbindungen selektiert, für die schon mindestens eine Lastschrift in Collmex ausgeführt wurde.

FirmenlastschriftNur bei Lastschrift: Es werden nur offene Posten gefunden, für deren Zahlungsbedingung das Kennzeichen 'Firmenlastschrift' gesetzt ist. Die Zahlung wird dann als Firmenlastschrift angelegt.

Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr, Zahlung bearbeiten

Inhalt 

Zahlung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Zahlungen und übermitteln Sie die Zahlungsanweisungen an die Bank.

SchaltflächeBedeutung
Buchen + exportieren als XML

Buchen + an Bank senden (Hbci)

Beim Export liefert das Programm eine Zip-Datei mit der XML-Datei für Inlands-Zahlungen bzw. XML-Datei für Zahlungen als Inhalt. Beim Senden werden die Zahlungsanweisungen direkt über HBCI an die Bank übermittelt.

Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einziege Buchung ausgeglichen. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass bei einem Sammelauftrag, mehrere Posten auf einmal ausgeglichen werden. Unter Zahlungen anzeigen ist über die Nummer der Buchung erkennbar, welche Posten in einer Zahlung enthalten sind.

Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde - also im Kontoauszug erscheint, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Dazu gibt es unter Belege buchen → Finanzen zwei Buchungsvorlagen: Sammelüberweisung und Sammellastschrift.

FeldBedeutung
PINIhre PIN für das Online-Banking. Die PIN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden.
TANEine TAN für das Online-Banking. Die TAN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden.
Ausführung amNur bei Lastschriften. Das Datum, an dem das Geld abgebucht werden soll.
PeriodeNur bei Lastschriften. Die Periode gibt an, ob es sich um eine Erst-, Folge-, Einmal- oder letzt-malige Lastschrift handelt.
EilauftragNur bei Basis-Lastschriften. Bei Eilaufträgen (COR1) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen, während bei Standard-Lastschriften (CORE) das Ausführungsdatum mindestens drei (bei wiederkehrenden Lastschriften) bzw. sechs Tage (bei erstmaligen und einmaligen Lastschriften) in der Zukunft liegen muss.
FirmenlastschriftDas Kennzeichen zeigt an, dass es sich um eine Firmenlastschrift handelt (B2B). Bei Firmenlastschrift (B2B) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen.
Verwendungszweck-ZusatzDer Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf"). Unter Verwaltung → Mahnungen und Zahlungen → Verwendungszweck-Zusatz legen Sie einen Standardtext für das Feld fest.
KontoinhaberKontoinhaber des Empfängerkontos
Konto Nr/IBANKontonummer für Inlandsaufträge, IBAN für Zahlungen
BLZ/BICBankleitzahl für Inlandsaufträge, BIC für Zahlungen
MandatsreferenzEindeutige Identifikation des Mandats. Die Mandatsreferenz wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen.
Unterschr. amDatum der Unterschrift des Mandats. Das Datum wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen.
VerwendungszweckDieses Feld plus den Verwendungszweck-Zusatz erscheint beim Geschäftspartner als Verwendungszweck.
Abzug %Wenn Sie nicht den vollen Rechnungsbetrag belasten oder bezahlen erscheint der Prozentsatz, um den die Rechnung gemindert wird, wenn Sie den Betrag reduziert eingeben. Sie können auch umgekehrt vorgehen und einen Prozentsatz eingeben. Dann wird der Betrag um diesen Prozentsatz gemindert. Siehe auch Feld Grund.
GrundWählen Sie hier einen Grund aus, wenn Sie den Betrag verändert haben.
  • Skonto: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Skonto gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus.
  • Rabatt: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Rabatt gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus.
  • Teilzahlung: Es wird nur ein Teil der Forderung bzw. Verbindlichkeit ausgeglichen. Der Restbetrag bleibt als offener Posten bestehen.
  • Mahngebühr: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag erhöht haben, wird als Mahngebühr gebucht
BetragDer zu zahlende oder einzuziehende Betrag. Wenn Sie den Betrag reduzieren, wählen Sie den Grund aus, damit der Betrag korrekt verbucht wird.
Möchten Sie eine Zahlung noch nicht ausführen, klicken Sie auf den Mülleimer rechts neben der entsprechenden Position. Der offene Posten wird dann aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Zahlung wieder ausgegeben.

Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, Verwendungszweck-Zusatz

Inhalt 

Zahlung anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen.

FeldBedeutung
TextZur Freitextsuche in Verwendungszweck, Kontoinhaber, Kontonummer und BLZ
KundeEs werden nur Zahlungen für diesen Kunden angezeigt.
Lieferant Es werden nur Zahlung für diesen Lieferant angezeigt.
Buchung NrDie mit der Zahlung verknüpfte Buchung
Belegdatum von, bisDatum der mit der Zahlung verknüpften Buchung
JahrGeschäftsjahr der mit der Zahlung verknüpften Buchung
Zahlung NrInterne Nummer der Zahlung. Erscheint auf dem Kontoauszug hinter KREF+

Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr

Inhalt 

Verwendungszweck-Zusatz für Zahlungen

Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf") und kann für Lastschriften und Gutschriften separat festgelegt werden.

Siehe auch: Online-Banking, Zahlung bearbeiten

Inhalt 

Zahlungs-Buchungen stornieren von nicht abgeschlossenen Übertragungen

Sie haben Zahlungsaufträge an die Bank gesendet und im zweiten Schritt der Übermittlung bisher weder eine TAN eingegeben noch die Übertragung abgebrochen. In der Folge existiert nun eine Buchung in Collmex, ohne dass der Zahlungsverkehrsauftrag bei der Bank ausgeführt wurde.

Bevor Sie eine neue Zahlung in Collmex anlegen können, müssen Sie entweder die Buchung stornieren oder warten, bis der Zahlungsverkehrsauftrag mit Übermittlung der TAN abgeschlossen ist (z.B. falls ein anderer Benutzer gerade Zahlungen an die Bank überträgt).


Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr

Inhalt 

IBAN-Konverter

Konvertieren Sie hier deutsche Bankverbindungen Ihrer Kunden und Lieferanten von Kontonummer und BLZ zu IBAN/BIC.

Die Konvertierung basiert auf den von der Bundesbank zur Verfügung gestellten IBAN-Regeln. Diese Regeln sind von den kontoführenden Banken heraus gegeben und legen für jede BLZ fest, wie die Konvertierung erfolgt.

Die Konvertierung erfolgt generell in drei Schritten:

  1. Ermittlung der 10-Stelligen Kontonummer aus der gegebenen Kontonummer. Je nach Bank wird dazu die Kontonummer durch eine Unterkontonummer ergänzt und dann vorne mit Nullen aufgefüllt.
  2. Ermittlung der BLZ für die IBAN. Die BLZ der IBAN kann von der gegebenen BLZ abweichen, wenn die BLZ in Zukunft nicht mehr verwendet werden soll (z.B. bei Fusionen oder Umstrukturierungen).
  3. Bildung der IBAN aus Länderkürzel, Prüfziffer, BLZ und Kontonummer in der Form DEPPBBBBBBBBKKKKKKKKKK.

Nicht jede IBAN kann automatisch konvertiert werden. Dies kann folgende Ursachen haben:

  1. Das Land des Kunden oder Lieferanten ist nicht Deutschland.
  2. Die BLZ ist nicht in der Liste der Bankleitzahlen der Bundesbank enthalten, d.h. die BLZ ist nicht (mehr) gültig.
  3. Die Bank hat festgelegt, dass die IBAN nicht automatisch konvertiert werden darf.
  4. Es ist bereits eine IBAN hinterlegt, die von der automatisch ermittelten IBAN abweicht (z.B. BLZ inzwischen erloschen, Spendenkonto, Unterkonto fehlt). Diese Bankverbindungen erfordern eine manuelle Überprüfung.
  5. Die 10-stellige Kontonummer kann nicht ermittelt werden, da laut Prüfverfahren sowohl die Kontonummer mit ergänzter Unterkontonummer als auch die Kontonummer ohne Ergänzung der Unterkontonummer eine gültige Kontonummer ergibt (z.B. Deutsche Bank, Commerzbank, Norisbank).

Wenn die IBAN nicht automatisch ermittelt werden kann, müssen Sie die IBAN bei Ihrem Kunden/Lieferanten erfragen.

Es kann seltene Fälle geben, in denen eine falsche IBAN ermittelt wird. Dies kann folgende Ursachen haben:

  1. Die Kontonummer oder BLZ ist falsch. Eine falsche Kontonummer oder BLZ führt auch zu einer falschen IBAN.
  2. Sonderkontonummern wie z.B. Spendenkonten werden bei der Konvertierung nicht berücksichtigt. Sollten Sie Spendenkonten im Bestand haben, müssen Sie die IBAN selbst ermitteln und hinterlegen.

Generell ist der Konverter so ausgelegt, dass im Zweifel keine IBAN ermittelt wird.

Bedienung

SchaltflächeBedeutung
VorschauEs werden maximal zwei Listen angezeigt: Bankverbindungen die nicht automatisch konvertiert werden können und Bankverbindungen, die automatisch konvertiert werden können. Sind bereits alle Bankverbindungen konvertiert, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.
Konvertierung durchführenFür die Bankverbindungen, die automatisch konvertiert werden können, wird die IBAN und BIC ermittelt. Falls Bankverbindungen nicht automatisch konvertiert werden können, werden diese angezeigt.

Siehe auch: Zahlungsverkehr


Inhalt 

Anlagen

In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss.

Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:

  1. Anlage anlegen.
  2. Anlagenkauf bzw. - übernahme buchen.
  3. Die Abschreibung buchen bei abnutzbaren Anlagegütern zum Jahresabschluss.

Bei Bedarf:

  • außerplanmäßige Abschreibung buchen (Belege buchen → Anlagen → außerplanmäßige Abschreibung)
  • Abgang oder Verkauf der Anlage buchen (Belege buchen → Anlagen → Abgang .../ Verkauf ...)

Sonderfall Kreditfinanzierter Anlagenkauf

  1. Anlage anlegen
  2. Anlagenkauf als Verbindlichkeit buchen. Dazu tauschen Sie in der Buchungsvorlage Anlagenkauf das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
  3. Kreditaufnahme buchen: Dabei den offenen Posten ganz oder zum Teil ausgleichen, in Abhängigkeit davon, ob die Verbindlichkeit voll oder nur teilweise durch den Kredit beglichen wird. Dazu tauschen Sie in der Vorlage Kreditaufnahme (Vorlagengruppe Finanzen) ebenfalls das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
  4. Bei Bedarf eigene Zahlungen buchen, dabei anteilig den offenen Posten ausgleichen (Buchungsvorlage Zahlung Rechnung in der Vorlagengruppe Lieferanten).

Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Anlage anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Änderungen an Anlagen, Anlagenverzeichnis, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten, Sammelposten GWG anlegen

Verwandte Begriffe: Wirtschaftsgut, abschreiben, Afa


Inhalt 

Anlage anlegen

Zum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Anlage anlegenDie Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
FeldBedeutung
AnlageDas Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.

Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.


Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Sammelposten anlegen

Inhalt 

Anlagen erfassen, die vor der Nutzung von Collmex erworben wurden

Zuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen:

Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750).

Eingabe

  • Anschaffungsdatum: 1.1.2006
  • Anschaffungskosten: 35.000
  • Abschreibungsdauer: Sie geben hier die gesamte Abschreibungsdauer ein.
  • Den Abschreibungsbetrag ermittelt das Programm automatisch aus Anschaffungskosten und Abschreibungsdauer.
  • Buchung als Saldenvortrag (Vorlage Anlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung). Gebucht wird der Buchwert der Anlage zu Zeitpunkt des Programmwechsels (26.250).

Hinweis für Saldenvorträge zum 31.12.: Wenn Sie den Saldenvortrag z.B. für den 31.12.2007 gebucht haben, zeigt die Wertentwicklung in der Anlage die voraussichtliche Abschreibung für das Jahr 2007 an. Damit verkürzt sich auch die Abschreibungsdauer in der Anzeige um ein Jahr. Das ist deshalb so, weil für das Jahr keine Abschreibung gebucht wurde (und auch nicht gebucht werden soll). Diese Anzeige ist nur eine Information, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirkt. Sobald Sie den Abschreibungslauf für 2008 durchgeführt haben, wird für 2007 keine Abschreibung mehr angezeigt und die Wertentwicklung ist wieder korrekt.


Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlage anlegen, Eröffnungsbuchungen

Verwandte Begriffe: Altanlagen, alte Anlagen


Inhalt 

Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) anlegen

Für geringwertige Wirtschaftsgüter, die in den Jahren 2008 und 2009 angeschafft oder hergestellt wurden und deren Anschaffungskosten zwischen 150 € und 1.000 € Netto betragen, muss ein Sammelposten angelegt.

SchaltflächeBedeutung
Anlage anlegenDie Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
FeldBedeutung
AnlageDas Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.
JahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das der Sammelposten angelegt werden soll. Alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter werden zu einem Sammelposten zusammengefasst. Pro Jahr kann nur genau ein Sammelposten angelegt werden.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.


Siehe auch: Einführung Anlagen, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten

Verwandte Begriffe: Pool, Anlage-Pool, Anlagen-Pool


Inhalt 

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) verwalten

Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.

  • Legen Sie zuerst den Sammelposten an Anlage → Anlage anlegen → Sammelposten anlegen.
  • Buchen Sie den Kauf des/der Wirtschaftsgutes/güter mit der Vorlage Anlagenkauf. In der Vorlage geben Sie als Konto bei Position zwei 480 (SKR03) bzw. 670 (SKR04) ein. In das Feld Anlage kommt die Anlagennummer des Sammelpostens.
  • Anschließend kehren Sie in den Sammelposten zurück und klicken auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm errechnet dann den Wert der Anlage anhand aller zu dem Sammelposten gebuchten Buchungen.
  • Die Abschreibung des Sammelpostens erfolgt analog zu normalen Anlagen entweder manuell oder mit dem Abschreibungslauf. Bevor Sie den Abschreibungslauf durchführen, aktualisieren Sie auf jeden Fall den Sammelposten, indem Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln klicken.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.


Siehe auch:Einführung Anlagen, Sammelposten GWG anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf

Inhalt 

Anlage bearbeiten

Sie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
FirmaEigentümer der Anlage
NameBezeichnung der Anlage (z.B. Toshiba Laptop)
KontoNummer des Kontos, das beim Buchen der Anlage vorgeschlagen wird. Passende Konten finden Sie in der Kontengruppe Anlagen.
AnschaffungsdatumTag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Anschaffungskosten Kaufpreis netto
+ Anschaffungsnebenkosten (z.B. Montagekosten)
- Anschaffungspreisminderungen (z.B. Skonti)

Bei normalen Anlagen: Klicken Sie auf den Link Anschaffung buchen und den Anlagenkauf zu buchen.

Bei Sammelposten: Wenn Sie neue Anlagenkäufe für den Sammelposten gebucht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm ermittelt dann an Hand der Buchungen die Anschaffungskosten neu.

AbschreibungsdauerVoraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage (Beachten Sie hierbei die AfA-Tabellen). Dient u.a. zur Berechnung des Abschreibungssatzes.
AbschreibungsartBestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden.
→ linearGleichmäßige Verteilung der Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer (Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten : Anzahl der Nutzungsjahre = jährlicher Abschreibungsbetrag).
→ degressiv Ein fester Abschreibungssatz (in Prozent) bestimmt die Höhe der Abschreibung. Da der Abschreibungssatz jeweils auf den aktuellen Buchwert angewendet wird, sinkt von Jahr zu Jahr die Höhe der jährlichen Abschreibung.

Ab dem 1. Januar 2011 darf die degressive Abschreibung bei neu erworbenen Wirtschaftsgütern nicht mehr angewendet werden.

→ degressiv, dann linearDabei wird die Anlage solange degressiv abgeschrieben, bis der degressive Betrag niedriger wäre als der lineare. Dann erfolgt der Wechsel auf die lineare Abschreibung. Das hat den Vorteil, dass immer der höchstmögliche Betrag abgeschrieben wird.
→ keineDiese Option verwenden Sie, wenn es sich um ein nicht abnutzbares Wirtschaftsgut handelt (z.B. Finanzanlage, Grundstück).
Jährlicher Abschreibungs-BetragBetrag, der pro Jahr abgeschrieben werden soll. Er errechnet sich bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden, wie folgt: Netto-Anschaffungskosten : Abschreibungsdauer.
Jährlicher AbschreibungssatzProzentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
AbschreibungsintervallSie können auswählen, ob die Anlage monatlich oder jährlich abgeschrieben wird.

Wenn Sie die Abschreibungen lieber manuell buchen möchten, wählen Sie die Option Keine automatische Abschreibung.

Abschr.KontoDas Abschreibungskonto, auf das die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
Kostenstelle*Die Kostenstelle, auf welche die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
InaktivWenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird die Anlage nur noch angezeigt, wenn dies explizit gewünscht wird.

Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als

  • Anlagenkauf buchen: Link Anschaffung buchen
  • Saldenvortrag, wenn die Anlage vor der Collmex-Nutzung angeschafft wurde.

Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Anlagen können nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen zu der Anlage existieren. Handelt es sich um Anlagen, die Sie nur versehentlich angelegt haben, stornieren Sie die dazugehörigen Buchungen und verwenden die Anlage für eine andere Anlage weiter, indem Sie alle erforderlichen Daten in der Anlage ändern.

Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage anlegen, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Abschreibungslauf

Im Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.

SchaltflächeBedeutung
VorschauEs werden die Anlagen und Abreibungen aufgelistet, die für eine Abschreibung fällig sind.
Abschreibungslauf durchführenBucht die Abschreibungen für die fälligen Anlagen.
FeldBedeutung
Geschäftsjahr und ZeitraumWählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Abschreibungslauf durchführen möchten. Einen monatlichen Abschreibungslauf brauchen Sie nur zu machen, wenn Sie die Abschreibungen in unterjährige Auswertungen (z.B. BWA) berücksichtigen wollen. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe machen die Abschreibung nur einmal im Jahr am Jahresende.
Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlagenverzeichnis

Inhalt 

Änderungen an Anlagen und Verkauf

Abschreibungen

Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus.

Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung.

Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Wirtschaftsgut erweitern

Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre.

In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 600 € (netto) eingebaut.

  • Buchen Sie den Anlagenkauf des Navigationssystems zum 1.5.2008.
  • Ordnen Sie dabei die Anlagenummer des Pkw zu.
  • Passen Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag an. Der Abschreibungsbetrag errechnet sich wie folgt: (Restbuchwert : Anzahl der abzuschreibenden Monate) x 12.

    Da die restliche Abschreibungsdauer für einen PKW fünf Jahre beträgt, ergibt sich für das Beispiel ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 5.120 € ((25.600 : 60) x 12 = 5.120).

Wirtschaftsgut verkaufen

Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

  • Buchen Sie die anteilige Abschreibung manuell (Buchungsvorlage Abschreibung).
  • Buchen Sie den Anlagenverkauf (Buchungsvorlage Verkauf mit Buchgewinn bzw. Verkauf mit Buchverlust). Wie Sie den Buchgewinn bzw. -verlust ermitteln, wird in der Hilfe beschrieben, die unter den Vorlagen eingeblendet ist.
  • Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchgewinn bzw. Abgang mit Buchverlust).

Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zerstörtes Wirtschaftsgut

Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

  • Sofern die Anlage noch nicht vollständig abgeschrieben ist, buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung in Höhe des Restbuchwertes. Wie Sie den Restbuchwert ermitteln, wird in der Buchungsvorlage Außerplanmäßige Abschreibung beschrieben.
  • Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchverlust). Bei bereits vollständig abgeschriebenen Anlagen sind dies 1,00€.
Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

Verwandte Begriffe: Altanlagen, Anlagenabgang, Anlageabgang, Anlagenverlust


Inhalt 

Anlage suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.

FeldBedeutung
AnlageNummer der Anlage. Zur Suche nach einer einzelnen Anlage.
NameSucht im Beschreibungstext der Anlage.

Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten


Inhalt 

Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.

Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn eine Buchung zu dieser Anlage existiert.

FeldBedeutung
FristAnzahl der Tage seit der letzten Rechnung bzw. Mahnung
KontoName des Kontos, auf das der Kauf, die Abschreibung usw. der Anlage gebucht wird.
AnlageName und Nummer der Anlage
Ansch.Datum (Anschaffungsdatum)Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Ansch.Kosten (Anschaffungskosten)Kaufpreis
Nutz.Dauer (Nutzungsdauer)Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage
Abschr.Art (Abschreibungsart)Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden.
Abschr.Satz (Abschreibungssatz)Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
Jährl.Abschr. (Jährliche Abschreibung)Betrag der voraussichtlichen Abschreibung pro Jahr.
Abg.Datum (Abgangsdatum)Tag, an dem die Anlage aus dem Eigentum der Firma entfernt wurde.
Wert 01.01.aktuelles GeschäftsjahrDas ist der Restwert des Wirtschaftsgutes nach den Abschreibungen der Vorjahre.
ZugängeDamit sind neu angeschaffte Wirtschaftsgüter oder die Ergänzung/Erweiterung des vorhandenen Inventars gemeint (z. B. Anhängerkupplung für das Betriebsfahrzeug).
Abschr. (Abschreibung)Absoluter Abschreibungsbetrag des abgeschlossenen Jahres
AbgängeWert von Wirtschaftsgütern, die im selben Jahr aus dem Anlagevermögen entfernt wurden.
Wert 31.12.aktuelles GeschäftsjahrVerbleibender Buchwert am Jahresende.
Siehe auch: Anlagenbuchhaltung, Anlage bearbeiten, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf

Inhalt 

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für:

  • die Tätigkeits- und Verbrauchserfassung* in der Projektverwaltung
  • die Reisekostenerfassung
  • die Verwaltung des zuständigen Bearbeiters in den Dokumenten*
  • die Provisionsabrechnung*

Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.

Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten, Reisekosten,


Inhalt 

Mitarbeiter anlegen

Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrDas Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzten Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.
FirmaWählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter suchen

Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrNummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll.
FirmaFirma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist.
NameDer Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten.
Auch ausgeschiedeneWenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
LöschenDer Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
Art des MitarbeitersDie Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.
  • Unternehmer: Die Kosten werden auf das Konto Reisekosten Unternehmer gebucht, Übernachtungspauschalen werden nicht berechnet.
  • Angestellter: Die Buchung erfolgt auf das Konto Reisekosten Arbeitnehmer.
  • Externer Mitarbeiter: Reisen können nicht in die Buchhaltung übernommen werden.
Adresse und BankverbindungZur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet.
Eingetreten am, Ausgeschieden amZur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegenInhalt 

Mitarbeiter bearbeiten: Provisionsabrechnung*

SchaltflächeBedeutung
LöschenDer Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
ProvisionsgruppeDie Provisionsgruppe bestimmt die Provision, die der Mitarbeiter bekommt.
Abrechnungs-IntervallWählen Sie Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr als Abrechnungs-Intervall.
Nächste Abrechnung amDatum, für das die nächste Abrechnung im Abrechnungslauf erstellt werden soll. Der Abrechnungs-Zeitraum beginnt ein Abrechnungs-Intervall vor diesem Datum und endet einen Tag davor. Beispiel: Nächste Abrechnung am ist der 1.1.2009. Dann ist der Abrechnungszeitraum vom 1.1.2008 bis zum 31.12.2008.
Lieferant für GutschriftNur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Zusammen mit der Provisionsabrechnung wird eine Lieferanten-Gutschrift angelegt. Damit die Lieferanten-Gutschrift angelegt werden kann, muss für den Mitarbeiter ein Lieferant hinterlegt sein.
Abrechnung an Gutschrift anhängenNur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Legt fest, ob die Provisionsabrechnung an die Lieferanten-Gutschrift angehängt werden soll.

Abzüge und Zuschläge für die nächste Abrechnung

In einigen Fällen müssen manuelle Zu- oder Abschläge in die Provisionsabrechnung aufgenommen werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Forderungsverlust entsteht, ein Vorschuss gezahlt oder ein bereits bezahlter Vorschuss wieder verrechnet werden soll. Beim Anlegen der nächsten Provisionsabrechnung werden die Zu- und Abschläge in die Provisionsabrechnung übernommen und aus der Liste entfernt.

FeldBedeutung
ArtBestimmt, ob es sich um einen Zu- oder Abschlag handelt.
GrundEin Beschreibungstext als Information für den Mitarbeiter. Der Text wird in die Provisionsabrechnung übernommen.
BetragDer Betrag, der abgerechnet werden soll.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Einführung Mitarbeiter, Einführung Provisionsabrechnng*

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reisekosten

Als Reisekosten werden Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Reisekosten stellen Betriebsausgaben dar, sofern die gesetzlichen Grenzen nicht überschritten werden. Arbeitnehmern werden die Reisekosten üblicherweise erstattet.

Für getätigte Geschäftsreisen legen Sie Reisen an. Reisen werden für jeden Mitarbeiter einzeln erfasst. Über das Mitarbeiterportal* kann jeder Mitarbeiter seine Reisen auch selbst eingeben.

In der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. An Hand der Reisedaten und -belege berechnet und das Programm automatisch den Erstattungsbetrag.

Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen. Die erfassten Reisetage für Kundenprojekte können Sie pauschal über die Projektabrechnung an Ihren Kunden weiterberechnen.

Nach erfolgter Abrechnung und Buchung der Reise überweisen Sie den Erstattungsbetrag direkt mit der Zahlungsfunktion des Online-Bankings*.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Reise anlegen, Reise bearbeiten, Reise suchen, Wikipedia: Reisekosten

Verwandte Begriffe: Verpflegungskosten, Verpflegungspauschale, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reise anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Reise an. Geben Sie die Mitarbeiternummer und die Firma an, für die die Reise angelegt werden soll. Klicken Sie dann auf Reise anlegen

SchaltflächeBedeutung
Reise anlegenDie Reise wird angelegt. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Reise. Sie gelangen direkt zu Reise bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Reise weiter.
FeldBedeutung
MitarbeiterGeben Sie die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters ein, der die Reise getätigt hat.

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Reise bearbeiten: Übersicht

Im Reisekostenformular erfassen Sie die Rahmendaten Ihrer Reise sowie die Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten. Das Programm berechnet auf Knopfdruck alle Pauschalen und Sie können die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.

Die Reisekostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass der Reisende alle Kosten privat vorlegt und anschließend erstattet bekommt. Es ist nicht möglich, über die Reisekostenabrechnung Belege abzurechnen, die direkt vom Unternehmen bezahlt worden sind. Diese Belege erfassen Sie in der Funktion Belege buchen.

SchaltflächeBedeutung
BuchenUm die Reise zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

Die automatische Buchung erfolgt bei Mitarbeitern der Art 'Angestellter' auf das Konto Sonstige Verbindlichkeiten. Angestellte bekommen den Betrag in den meisten Fällen überwiesen. Durch die Überweisung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen. Zur Durchführung der Überweisung nutzen Sie die Zahlungsverkehrs-Funktion des integrierten Online-Bankings*.

Bei Mitarbeitern der Art 'Unternehmer' erfolgt die automatische Buchung auf das Konto Privateinlage. Eine Überweisung ist hier nicht erforderlich.

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiter-Nummer
Beginn/EndeDatum und Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende. Pauschalen
ZielOrte der Geschäftstätigkeit
LandDie Angabe des Landes hat Einfluss auf die Berechnung der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale.
GrundDer Grund der Reise muss eindeutig geschäftlich sein.
Projekt*Projektnummer. Die Eingabe ist optional. Wenn für das Projekt eine Reisepauschale hinterlegt ist, wird die Reise in der Projektabrechnung mit abgerechnet.
BelegeReisekosten, für die Rechnungen oder Eigenbelege vorhanden sind.

Bewirtungsrechnungen: Wenn die Reise auch in die Buchhaltung übernommen wird, geben Sie keine Bewirtungsrechnungen ein. Verwenden Sie dafür die Vorlage Bewirtung aus der Vorlagengruppe Ausgaben.

Belegartz.B. Hotel, Bahn ..
BelegdatumDas ist das Rechnungsdatum.
BetragBruttobetrag in Euro. Sie die Belege in einer Fremdwährung, rechnen Sie zuerst in Euro um.
SteuerDaraus ergibt sich der abzugsberechtigte Vorsteuerbetrag. Bei Auslandsbelegen wählen Sie 0 %.
BeschreibungDieses Feld ist für ergänzende Angaben gedacht (z.B. wenn bei der Belegart Sonstiges gewählt wurde).

Siehe auch: Reisekosten, Reise: Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reise bearbeiten: Details

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiter-Nummer
Anz. pauschale Übernachtg. Anzahl der Übernachtungen, die nicht nach Beleg, sondern pauschal abgerechnet werden (20 € je Nacht bei Inlandsreisen). Pauschalen

Achtung! Diese Möglichkeit besteht NICHT für Unternehmer. Ab 2008 ist es für Unternehmer grundsätzlich nicht mehr möglich Übernachtungen pauschal abzurechnen. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer angelegt, berechnet das Programm keine pauschalen Übernachtungen, auch wenn diese angegeben sind.

Nutzung Privat-PKWAus der Anzahl der mit dem privaten PKW gefahrenen KM berechnet sich die Kilometerpauschale mit 0,30 € je KM
Keine VerpflegungspauschaleIst das Feld aktiviert, wird keine Verpflegungspauschale für die Reise berechnet. Dies ist relevant, wenn eine Auswärtstätigkeit länger als drei Monate dauert.
Gestellte MahlzeitenAb 2014: Wird dem Reisenden vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen: Für Frühstück um 20 Prozent und für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagessatzes. Geben Sie dazu in den Feldern Anz. gestellte Frühstücke und Anz. gestellte Mittag/Abendessen die Anzahl der gestellten Mahlzeiten an. Die Verpflegungspauschale wird dann automatisch entsprechend gekürzt.

Siehe auch: Reisekosten, Reise: Übersicht

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reise als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld Auch gelöschte markieren.

SchaltflächeBedeutung
Ok, Löschkennzeichen setzenDie Reise wird als gelöscht gekennzeichnet. Unter Reise suchen wird die Reise nur noch angezeigt, wenn Sie das Kennzeichen Auch gelöschte markieren.
Ok, Löschkennzeichen entfernenDas Löschkennzeichen wird entfernt. Sofern die Reise bereits gelöscht ist, kann sie wieder hergestellt werden.

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen


Inhalt 

Reise suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Reisen werden als Liste angezeigt. Die vollständige Reise wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Reisenummer klicken.

FeldBedeutung
ReiseReisenummer. Sucht nach einer bestimmten Reise.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
MitarbeiterMitarbeiternummer. Sucht nach Reisen eines bestimmten Mitarbeiters.
SortierungWählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll.
Reisedatum von ... Reisedatum bisSucht nach Reisen in dem definierten Zeitraum.
ZielSucht nach Reisen an ein bestimmtes Ziel.
Noch zu buchenSucht nach Reisen, die noch nicht in die Buchhaltung übernommen wurden.
ProjektProjektnummer. Sucht nach Reisen für ein bestimmtes Projekt.
GelöschteSucht nach Reisen, bei denen das Löschkennzeichen gesetzt ist.
Siehe auch: Reisekosten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reisen auswerten

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Auswerten.
Um eine einzelne Reise anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Reisenummer.

Siehe auch: Reisekosten

Inhalt 

Dokumentenverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Dokumente sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.

Speicherung im IMAP-Postfach

Zur Ablage der Dokumente benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. E-Mail-Postfächer mit IMAP-Zugang werden von praktisch allen Internet-Serviceprovidern angeboten. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal herunter geladen und gespeichert, sondern verbleiben auf dem Server.

Die zentrale Speicherung der Dokumente in einem IMAP-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Dokumente zugreifen können. Hinzu kommt, dass immer mehr Rechnungen per Mail versendet werden und eine Aufbewahrung dieser Mails sowieso erforderlich ist. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen.

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung per Mail erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm einfach in den Unterordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Dokumente verwenden (z.B. Unterordner 'Belege' oder Postfach 'belege@meine-firma.de'). Das Verschieben der Mail hat im Gegensatz zur Weiterleitung den Vorteil, dass die Mail im Original erhalten bleibt und über die Absender-Adresse der Lieferant zugeordnet werden kann. Dokumente in Papierform können Sie scannen und ebenfalls per Mail an diese Mailadresse senden. Collmex greift über die IMAP-Schnittstelle direkt auf diese Mails zu.

Erfassung der Daten eines Dokumentes

Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Dokumente statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Dokumenten findet eine Texterkennung statt (OCR). Dabei "lernt" das Programm aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden.

Buchen der Dokumente

Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie das Dokument direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Dokument verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm.

Hinweise zum IMAP-Postfach

  • Sie müssen nicht unbedingt ein eigenes Postfach einrichten. Sie können in den Einstellungen auch einen Unterordner eines bestehenden Postfachs angeben, aus dem die Dokumente ausgelesen werden.
  • Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Archiv-Ordner an und verschiebt die Mails nach dem Buchen in diesen Archiv-Ordner. Damit Sie die Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
  • Die Mails und die Dokumente werden bei Collmex nicht gespeichert oder gesichert. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Postfach. Wenn Sie die Mails in Ihrem Mailprogramm löschen oder aus dem Archiv-Ordner entfernen, kann Collmex nicht mehr auf die Dokumente zugreifen. In Collmex gespeichert wird lediglich die Kopfzeile der Mail zusammen mit den erfassten Daten sowie die Verknüpfung zur Buchung.
  • Achten Sie bei der Auswahl des IMAP-Postfaches darauf, dass ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht - insbesondere wenn Sie mit gescannten Dokumenten arbeiten.
  • Die Mails sollten möglichst in Deutschland gespeichert sein. Nach §146 Abs. 2 Abgabenordnung müssen Aufzeichnungen im "Geltungsbereich dieses Gesetzes" aufbewahrt werden.
  • Sie können das Postfach oder den Provider ohne Probleme wechseln. Kopieren Sie dazu alle Mails inklusive der Unterordner 1:1 und geben Sie danach in Collmex den neuen Speicherort ein.

Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen

  • Jedes Dokument muss einzeln per Mail gesendet werden.
  • Die Mail muss das gescannte Dokument als TIFF- oder JPEG-Datei im Anhang haben, damit die Texterkennung funktioniert. In PDF-Dateien eingebettete Bilder können von der Texterkennung nicht verarbeitet werden.
  • Bei Dokumenten mit mehreren Seiten, können die einzelnen Seiten alle in einer TIFF-Datei enthalten sein. Pro Seite ein eigener Anhang ist aber auch möglich (z.B. bei JPEG).
  • Verwenden Sie möglichst das Format 'Graustufen' mit 300dpi, da so die Texterkennungsrate am besten ist. Reine Schwarz/Weiß-Bilder führen zu einer schlechten Texterkennungsrate.
  • Verwenden Sie bei TIFF unbedingt die Komprimierung. Andernfalls ist der Speicherverbrauch zu hoch.
  • Vielen Scannern liegt eine Scan-Software bei, mit der Sie ein Dokument direkt vom Scanner aus an eine beliebige Mailadresse senden können (Scan to Mail Funktion). Beispielsweise können Sie bei vielen HP-Scannern und Multifunktionsgeräten die Tasten am Gerät so programmieren, dass ein Dokument mit einem Tastendruck gescannt und als Mail an die hinterlegte Adresse versendet wird.

Hinweise zum rechtlichen Rahmen

Die Dokumentenverwaltung erfüllt was die Software angeht die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD).

Bei gescannten Papierbelegen sollte das Originaldokument nach Möglichkeit aufbewahrt werden. Streng genommen ist dies zwar nicht erforderlich, jedoch müssen Sie auf Verlangen eines Prüfers das Dokument wieder in Papierform vorlegen und Sie sparen sich so das Ausdrucken. Zudem erhöhen Sie Ihre Glaubwürdigkeit, wenn Sie die Originaldokumente zumindest für Stichproben noch vorlegen können. Den meisten Prüfern sind Papierdokumente einfach lieber, da sie das Originaldokument 'anfassen' können und sich diese schwerer manipulieren lassen.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Einstellungen Dokumentenverwaltung, Dokument suchen, Dokument: Erfassung

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Dokument: Erfassung

Erfassen Sie hier die für die Buchung erforderlichen Daten des Dokuments.

SchaltflächeBedeutung
Auto-ErfassenBeim ersten Abrufen der Mail findet eine automatische Vorerfassung statt. Diese Schaltfläche brauchen Sie nur zu betätigen, wenn Sie die automatische Erfassung erneut durchführen wollen.

Bei der automatischen Erfassung versucht das Programm die Daten automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Dokumenten findet eine Texterkennung statt (OCR). Das Ergebnis der Texterkennung wird im Reiter 'Text' dargestellt. Dieser Text wird analysiert und die zu erfassenden Daten werden - sofern möglich - automatisch erkannt.

Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.

BuchenBucht das Dokument in der Buchhaltung an Hand der erfassten Daten und springt zum nächsten Dokument (sofern vorhanden). Die Mail wird vom Posteingang in den Archiv-Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben. Damit Sie die Archiv-Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
Ok: Rechnung der Buchung XXX zuordnenGibt es bereits eine Buchung mit der Rechnungsnummer, erscheint diese Schaltfläche statt der Buchen-Schaltfläche. Bei Betätigen der Schaltfläche wird das Dokument der jeweiligen Buchung nachträglich zugeordnet. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsnummer im Feld Rechnung Nr der Buchung enthalten ist (Die Angabe im Buchungstext ist nicht ausreichend!). Das nachträgliche Zuordnen eines Dokuments zu einer Buchung ist ebenfalls möglich unter Dokument: Zuordnung.
FeldBedeutung
AnhangBei mehreren Anhängen oder Seiten in einer TIFF-Datei erscheint hier eine Auswahlbox, mit der Sie den Anhang bzw. die Seite für die Ansicht auswählen können.
Dokument-ArtWählen Sie hier, ob es sich bei dem Dokument um eine Lieferantenrechnung, Lieferantengutschrift, Kundenrechnung, Kundengutschrift oder um eine Bar-Quittung handelt.
LieferantDie Nummer des Lieferanten
NameDer Name des Lieferanten. Wenn der Lieferant noch nicht existiert, geben Sie hier einen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Lieferant anlegen'.
KundennummerDie eigene Kundennummer beim Lieferanten. Sofern auf der Lieferantenrechnung Ihre Kundennummer angegeben ist, sollten Sie die Kundennummer immer mit der im Lieferant hinterlegten Kundennummer vergleichen. Wenn die Kundennummer übereinstimmt, können Sie ziemlich sicher sein, dass die Rechnung auch wirklich von Ihrem Lieferanten stammt.
RechnungsnummerDie Nummer der Rechnung
DatumDas Rechnungsdatum
Brutto-BetragDer Rechnungs-Endbetrag
Zahlungsbed.Wählen Sie hier die Zahlungsbedingung aus. Die Zahlungsbedingung wird in die Buchung übernommen und bestimmt neben der Fälligkeit auch das Konto der Buchung: Bei Zahlungsbedingung Bar das in der Zahlungsbedingung hinterlegte Abrechnungskonto (Standard 1000/1600), bei EC-Karte Geldtransit (1360/1460), bei Kreditkarte Kreditkartenabrechnung (1730/3610), alle anderen Zahlungsbedingungen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1600/3300).
Internes MemoKann für interne Zwecke verwendet werden. Bei der Suche
KassenkontoFür Bar-Quittungen geben Sie hier die Kontonummer der Kasse ein, aus der die Ausgabe bezahlt wurde.
AufwandskontoGeben Sie hier das Konto ein, auf das der Aufwand gebucht werden soll. Wenn Sie in der Buchung als ein Aufwandskonto verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen um zur Buchungsmaske zu gelangen. Dort kann mehr als ein Aufwandskonto gebucht werden. Bei der automatischen Erfassung wird das Aufwandskonto vom letzten gleichartigen Dokument übernommen.
VorsteuerWählen Sie hier den Steuersatz für den Vorsteuerabzug.
KostenstelleGeben Sie hier die Kostenstelle ein, falls der Aufwand einer Kostenstelle zugeordnet werden soll. Bei der automatischen Erfassung wird die Kostenstelle vom letzten gleichartigen Dokument übernommen.
BuchungstextGeben Sie den Buchungstext für die Buchung ein. Bei der automatischen Erfassung wird der Buchungstext vom letzten gleichartigen Dokument übernommen.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: E-Mail, Dokument: Text, Dokument: Zuordnung

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Dokument: E-Mail

Hier wird die E-Mail angezeigt mit Mail-Text, Absender, Empfänger und Datum.

FeldBedeutung
BetreffDer Betreff der Mail
VonDer Absender der Mail
Mail-DatumDatum und Uhrzeit, wann die Mail vom Absender abgeschickt wurde
Message-IdDie Message-Id der Mail. Beim ersten Einlesen einer Mail wird die Message-Id in der Collmex-Datenbank gespeichert. Der erneute Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle erfolgt über die Message-Id. Die Message-Id dient damit als eindeutiger Index für das Dokument im Sinne der GoBD.
HashSHA-1 Hash-Code für die Mail inklusive aller Anhänge. Beim ersten Einlesen der Mail wird der Hash-Code berechnet und in der Collmex-Datenbank zusammen mit der Message-Id gespeichert. Beim erneuten Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle wird der Hash-Code neu berechnet und mit dem ursprünglichen Hash-Code verglichen. Wurde die Mail zwischenzeitlich verändert, stimmen die Hash-Codes nicht überein und es wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Mit diesem Verfahren ist sichergestellt, dass das Dokument unveränderbar ist im Sinne der GoBD.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: Erfassung, Dokument: Text, Dokument: Zuordnung

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Dokument: Text

Beim Abrufen der Mail wird im Falle eines PDF-Anhangs der Text aus dem PDF-Dokument so gut es geht extrahiert. Für gescannte Belege findet eine Texterkennung (OCR) statt. Das Ergebnis der Texterkennung wird hier dargestellt.

Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.


Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: Erfassung, Dokument: E-Mail, Dokument: Zuordnung

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Dokument: Zuordnung

Hier wird die Buchung angezeigt, die dem Dokument zugeordnet ist. Für noch nicht gebuchte Dokumente, kann das Dokument einer Buchung nachträglich zugeordnet werden.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrDas Geschäftsjahr der Buchung
Buchung NrDie Nummer der Buchung in der Buchhaltung

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: Erfassung, Dokument: Text, Dokument: E-Mail

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Dokument suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Dokumente werden als Liste angezeigt. Das vollständige Dokument wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenZeigt die bereits abgerufenen Dokumente entsprechend den Suchkriterien an.
Mails abrufenDie Mails aus dem Postfach werden abgerufen. Dabei wird als Referenz lediglich die Kopfzeile der Mail als Kopie in Collmex gespeichert. Die Mails und die Anhänge verbleiben nach dem Abruf im Postfach. Damit die Mails abgerufen werden können, müssen in den Einstellungen die Zugangsdaten für das Mailpostfach hinterlegt sein.
FeldBedeutung
StatusWählen Sie den Buchungs-Status des Dokuments.
Rechnungs-NrNummer einer Lieferanten- oder Kundenrechnung
TextSucht die Dokumente nach Mail-Betreff, Mail-Absender, Rechnungsnummer, Internes Memo und Mail-Message-Id
BuchungNummer der Buchung, der mit dem Dokument verknüpft ist.
GeschäftsjahrGeschäftsjahr der Buchung, der mit dem Dokument verknüpft ist.
FirmaDie Firma, zu der das Dokument gehört.
LieferantDer Lieferant der Lieferantenrechnung.
KundeDer Kunde für eine Kundenrechnung.
Dokument-ArtWählen Sie die Dokument-Art aus, nach der Sie suchen.
Datum von ... bisSucht nach Dokumenten in dem definierten Zeitraum.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Einstellungen Dokumentenverwaltung

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Einstellungen Dokumentenverwaltung

Zur Ablage der Dokumente benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. Geben Sie hier die Zugangsdaten zu Ihrem Postfach an. Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Internetprovider.

FeldBedeutung
FirmaDie Firma, für welche die Einstellungen hinterlegt werden sollen.
IMAP-ServerDie Adresse des IMAP-Servers Ihres Internetproviders
Benutzer und KennwortDie Zugangsdaten für das Postfach
VerschlüsselungDer Mailabruf erfolgt bei IMAP normalerweise immer verschlüsselt. Bei TLS erfolgt der Verbindungsaufbau zuerst unverschlüsselt. Mit dem Kommando STARTTLS wechselt die Kommunikation dann in einen verschlüsselten Modus. Der Port ist in diesem Fall 143. Bei SSL erfolgt schon die Kontaktaufnahme verschlüsselt. In diesem Fall wird der Port 993 verwendet.
UnterordnerFalls Sie die Mails in einem Unterordner verwalten wollen, geben Sie hier den Namen des Unterordners an. Wenn kein Unterordner angegeben ist, sucht das Programm die Mails im Posteingang des Postfachs.
PapierkorbDie Mail wird in diesen Unterordner verschoben, wenn ein Dokument gelöscht wird. Bei den meisten IMAP-Servern heißt der Ordner 'Trash'.
Direkt löschenBeim Verschieben einer Mail in einen anderen IMAP-Ordner wird die Mail in Wirklichkeit kopiert und das Original als gelöscht markiert. In den meisten Mailprogrammen sind als gelöscht markierte Mails nicht sichtbar. Markieren Sie diese Option, wenn die gebuchten Mails in Ihrem Mailprogramm weiterhin sichtbar sind. Dann werden die als gelöscht markierten Mails zusätzlich direkt gelöscht.
Keine Prüfung auf UnveränderbarkeitNormalerweise stellt das Programm über einen Hash-Wert sicher, dass Mails nach dem Buchen nicht verändert werden. Manche Mail-Provider (z.B. Microsoft Office365) ändern die Header-Daten in den Mails, ohne dass darauf Einfluss genommen werden kann. In so einem Fall deaktivieren Sie die Prüfung auf Unveränderbarkeit. Sie müssen dann organisatorisch sicherstellen, dass die für die Besteuerung relevanten Teile der Mail nicht nachträglich verändert werden.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung

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Kassenbuch*

In einem Kassenbuch werden die Einnahmen und Ausgaben für eine Kasse aufgezeichnet.

In Collmex erfolgen die Buchungen für eine Kasse direkt in der Buchhaltung, d.h. es existiert kein von der Buchhaltung getrenntes Kassenbuch. Dies hat den Vorteil, dass das Kassenbuch immer mit der Buchhaltung überein stimmt. Eine Übernahme der Kassenbücher in die Buchhaltung oder eine Abstimmung der Kassenbücher mit der Buchhaltung entfällt.

Alle Druck- und Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltung können direkt für die Kassen genutzt werden. Um ein 'Kassenbuch zu drucken', nutzen Sie die Funktion 'Kasse anzeigen' und die normale Druckfunktion Ihres Browsers.

Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt über die Funktion Kasse buchen. Diese Funktion ist speziell für das Buchen von Einnahmen und Ausgaben ausgelegt und damit einfacher zu handhaben, als die allgemeinere Funktion Belege buchen. Dafür sind über Kasse buchen jedoch nicht alle Buchungen möglich. Beispielsweise können keine offenen Posten erzeugt oder ausgeglichen werden.

Bevor die Kasse über die Funktion Kasse buchen gebucht werden kann, muss ein Kassenbuch angelegt werden. Im Kassenbuch ordnen Sie ein Buchhaltungskonto zu und legen die Buchungsvorlagen für diese Kasse fest. Soll die Kasse von einem Mitarbeiter geführt werden, der keine Berechtigung für die Buchhaltung hat, legen Sie im Kassenbuch einen Kassenführer fest. Dieser Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Kassenbuch anlegen, Kassenbuch bearbeiten, Kasse buchen, Kasse anzeigen

* Nicht in allen Versionen


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Kassenbuch anlegen

Zum Anlegen eines Kassenbuchs wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Kassenbuch anlegen.

Wenn Sie die Vorlagen und Einstellungen eines bereits existierenden Kassenbuchs übernehmen möchten, geben Sie im Feld 'Kopieren von Kassenbuch' die Nummer des Kassenbuchs ein, dessen Daten in das neue Kassenbuch übernommen werden sollen.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch


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Kassenbuch*

Nehmen Sie hier die Einstellungen für das Kassenbuch vor.

Achtung: Zum Anzeigen oder Drucken der Buchungen auf das Kassenkonto nutzen Sie die Funktion 'Posten anzeigen' der Buchhaltung.

SchaltflächeBedeutung
LöschenLöscht das Kassenbuch. Die Buchungen bleiben dabei erhalten.
FeldBedeutung
BezeichnungGeben Sie hier die Bezeichnung des Kassenbuchs ein (z.B. 'Portokasse').
KontoDas dem Kassenbuch zugeordnete Buchhaltungskonto. Alle Buchungen für die Kasse werden auf dieses Konto gebucht.
KassenführerSoll die Kasse durch einen Mitarbeiter geführt werden, der sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung hat, geben Sie hier die Nummer dieses Mitarbeiters ein. Der Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.
KostenstelleBeim Buchen wird diese Kostenstelle standardmäßig vorgeschlagen, kann in der Buchung aber geändert werden.
VorlagenDie für das Kassenbuch geltenden Vorlagen. Vorlagen werden angelegt direkt unter 'Kasse buchen'. Die Vorlagen können hier eingesehen, nicht mehr benötigte Vorlagen können gelöscht werden. Sollen die Vorlagen sortiert angezeigt werden, markieren Sie das Kennzeichen 'Vorlagen nach Name sortieren' für die jeweilige Gruppe.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch

* Nicht in allen Versionen


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Kasse buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

SchaltflächeFunktion
ÄndernSpeichert die Eingaben
BuchenBucht den Beleg. Nach der Buchung erscheint die Meldung Buchung X erfolgreich ausgeführt.. Wenn Sie auf die Buchungsnummer klicken, wird die Buchung angezeigt.
Als Vorlage speichernSpeichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Buchungsvorlagen verwalten Sie im Kassenbuch. Dort können Sie eigene Vorlagen ändern oder löschen und Standard-Vorlagen ein- oder ausblenden.
FeldBedeutung
BelegdatumDatum des Geschäftsvorfalls (z.B. Datum des Zahlungseingangs oder Zahlungsausgangs). Daraus ergibt sich das Geschäftsjahr der Buchung.
Das Datum springt jeweils um einen Tag weiter, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination Alt+Plus verwenden.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen.
BetragGeben Sie hier den Brutto-Betrag ein.
Buchen alsWählen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.
SteuerEntspricht der angegebene Steuersatz nicht dem der Buchung, dann wählen Sie einen anderen Steuersatz aus.

Die Buchung von Einnahmen und Ausgaben mit 5% oder 9% Vor- bzw. Umsatzsteuer erfolgt in zwei Schritten:

  1. Einnahme bzw. Ausgabe mit Steuersatz 0%
  2. Umsatz- bzw. Vorsteuer auf die Konten 1570 (Vorsteuer) und 1770 (Umsatzsteuer)
KontoDie Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll. Sie geben die Kontonummer entweder direkt ein oder Sie klicken auf das Fernglas, um nach einem passenden Konto zu suchen.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch


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Kasse anzeigen

Zeigt die Buchungen auf das im Kassenbuch hinterlegte Kassenkonto an.

FeldBedeutung
KassenbuchWählen Sie das Kassenbuch aus, für das Sie die Buchungen anzeigen möchten.
GeschäftsjahrFalls angegeben, werden nur Buchungen dieses Geschäftsjahres angezeigt.
Belegdatum von..bisZur Einschränkung der Anzeige über das Belegdatum

Siehe auch: Einführung Kassenbuch, Kasse buchen


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Provisionsabrechnung*

Viele Unternehmen bezahlen eigenen oder externen Vertriebsmitarbeitern eine Provision auf die von ihnen erzielten Umsätze. Mit Hilfe der Provisionsabrechnung erstellen Sie eine Auflistung im PDF-Format, die alle für den Mitarbeiter relevanten Umsätze und die Provision enthält.

Vermittler

In Kunde, Angebot, Kundenauftrag und Rechnung gibt es unter Verkauf ein Feld Vermittler. Tragen Sie hier den Mitarbeiter ein, dem die Provision zusteht. Basis für die Provisionsabrechnung sind immer die Umsätze oder Roherträge aus den Rechnungen, wobei wahlweise auch nur ausgeglichene Rechnungen berücksichtigt werden können. Beim Anlegen eines Dokuments wird der Vermittler jeweils vom Vorgängerdokument bis in die Rechnung übernommen. Wenn kein Vorgängerdokument existiert, wird der Vermittler vom Kunden übernommen. Beispiel: Der Vermittler wird übernommen vom Kunden in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung.

Provisionsgruppe

Die Höhe der Provision wird über die Provisionsgruppe gesteuert (Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Provisionsgruppen). In der Provisionsgruppe hinterlegen Sie in Abhängigkeit von der Produktgruppe die zu zahlende Provision. Sie können also angeben, dass nur für bestimmte Produktgruppen Provisionen fällig werden. Auch die Höhe der Provision kann von Produktgruppe zu Produktgruppe unterschiedlich sein. Über die Provisionsgruppe steuern Sie auch, ob die Provision auf Basis des Umsatzes oder des Rohertrags berechnet wird. Die Provisionsgruppe hinterlegen Sie dann im Mitarbeiter (Reiter Provisionsabrechnung) und bestimmen damit die dem Mitarbeiter zu zahlende Provision.

Provisionsabrechnung anlegen

Die Provisionsabrechnung kann entweder einzeln oder gesammelt über den Provisionsabrechnungslauf angelegt werden. Für den Provisionsabrechnungslauf geben Sie im Mitarbeiter den Zeitpunkt der nächsten Abrechnung sowie das Abrechnungsintervall an. Der Provisionsabrechnungslauf legt automatisch für alle Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung an, bei denen der Abrechnungszeitpunkt erreicht ist.

Gutschriften für externe Mitarbeiter

Für externe Mitarbeiter erstellt das Programm zusammen mit der Provisionsabrechnung eine Lieferanten-Gutschrift. Die Lieferanten-Gutschrift erscheint automatisch als offener Posten und kann über eine Zahlung direkt im Programm ausgeglichen werden. Für interne Mitarbeiter wird die Provision üblicherweise zusammen mit dem Gehalt ausbezahlt. Leiten Sie dazu die Beträge an Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung weiter.


Siehe auch:Provisionsgruppen, Mitarbeiter bearbeiten, Provisionsabrechnung anzeigen, Provisionsabrechnungslauf, Provisionsabrechnung anlegen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Provisionsgruppen

Die Höhe der Provision wird über die Provisionsgruppe gesteuert. Die Provisionsgruppe wiederum wird im Mitarbeiter hinterlegt und bestimmt damit die dem Mitarbeiter zu zahlende Provision.

In der Tabelle werden alle für die Firma angelegten Provisionsgruppen angezeigt. Um eine neue Provisionsgruppe anzulegen, tragen Sie in die letzte Zeile eine Bezeichnung sowie eine Provision ein und klicken Sie auf Speichern.

FeldBedeutung
NrInterne Nummer der Provisionsgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung der Provisionsgruppe kann frei gewählt werden.
ProvisionDie Provision in Prozent. Die Provision bezieht sich immer auf den Wert einer Rechnungsposition.
DetailsSofern die Provision nicht auf alle Produktgruppen gewährt wird oder erst bei Ausgleich der Rechnung fällig wird, klicken Sie auf Details.

Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Details zur Provisionsgruppe


Inhalt 

Details zur Provisionsgruppe

FeldBedeutung
NrInterne Nummer der Provisionsgruppe.
BezeichnungDie Bezeichnung der Provisionsgruppe kann frei gewählt werden.
ProvisionsbasisLegt fest, ob die Provision auf Basis des Umsatzes oder des Rohertrags berechnet wird.
ProvisionDie Provision in Prozent. Die Provision bezieht sich immer auf den Wert einer Rechnungsposition.
Nur für ausgeglichene RechnungenWenn markiert, wird die Provision erst fällig, wenn die Rechnung ausgeglichen ist. Als Datum für die Provisionsabrechnung ist dann nicht das Rechnungsdatum, sondern das Belegdatum der Buchung relevant, der den offenen Posten ausgeglichen hat.
Achtung: Das Programm kann nicht erkennen, ob der Ausgleich einen Forderungsverlust darstellt. Sollte dies der Fall sein, muss manuell im Mitarbeiter ein entsprechender Abschlag erfasst werden, um die Provision in der nächsten Provisionsabrechnung wieder auszugleichen.
GültigkeitSie können wählen, ob die Provision nur für die angegebenen Produktgruppen fällig wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen abweichende Provisionen gelten.
ProduktgruppeWählen Sie die Produktgruppe, für welche die Provision einzeln festgelegt werden soll.
Auch UntergruppenWenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe.
Abweichende ProvisionDie Provision, die für Produkte dieser Produktgruppe fällig wird.

Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Provisionsgruppen


Inhalt 

Provisionsabrechnung anlegen

Zum Anlegen einer Provisionsabrechnung füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Anlegen.

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiter, für den die Provisionsabrechnung angelegt werden soll.
Von - BisDer Zeitraum der abgerechnet werden soll.

Basis für die Provisionsabrechnung sind immer die Rechnungen im Abrechnungszeitraum, bei denen der Mitarbeiter als Vermittler angegeben ist. Zusätzlich werden die im Mitarbeiter hinterlegten Abzüge und Zuschläge in die Provisionsabrechnung übernommen. Bei externen Mitarbeitern wird zusammen mit der Provisionsabrechnung eine Lieferanten-Gutschrift angelegt.

Das Programm prüft nicht, ob eine Rechnungsposition schon in einer anderen Provisionsabrechnung enthalten ist. Deshalb sollte eine Provisionsabrechnung erst angelegt werden, wenn an den Rechnungen nichts mehr verändert wird.

Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Provisionsabrechnung anzeigen


Inhalt 

Provisionsabrechnung anzeigen

LinksBedeutung
DruckenDie Provisionsabrechnung im PDF-Format angezeigt.
LöschenZur Löschfunktion springen.
FeldBedeutung
Provisionsabrechnung NrEindeutige Nummer der Provisionsabrechnung. Die Nummerierung beginnt bei eins und wird dann für jede Provisionsabrechnung um eins erhöht.
BetragDer Gesamtbetrag der Provisionsabrechnung.
Gutschrift Nr.Die Nummer der Gutschrift, mit der die Provisionsabrechnung verknüpft ist. Nur bei externen Mitarbeitern
MitarbeiterDer Mitarbeiter, für den die Provisionsabrechnung angelegt wurde.
Von - BisDer Abrechnungszeitraum. Das Datum bezieht sich normalerweise auf das Rechnungsdatum. Wenn in den Details der Provisionsgruppe das Kennzeichen Nur ausgeglichene Rechnungen markiert ist, bezieht sich das Datum auf das Belegdatum der Buchung, der den offenen Posten ausgeglichen hat.
Angelegt am / vonDatum und Uhrzeit sowie der Benutzer, von dem die Provisionsabrechnung angelegt wurde.
Positionen
PosNummer der Position. Die Schrittweite kann beeinflusst werden unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe → Nummerierung der Positionen
RechnungDie Rechnungsnummer auf die sich die Position bezieht.
BezeichnungDie Bezeichnung enthält Informationen über die abgerechnete Rechnungsposition oder die Bezeichnung des Zu- oder Abschlags aus dem Mitarbeiter.
ProvisionDie Provision in Prozent aus der dem Mitarbeiter zugeordneten Provisionsgruppe.
BetragDer Provisionsbetrag, errechnet aus dem Positionswert der Rechnung und der Provision in Prozent.

Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung


Inhalt 

Provisionsabrechnungslauf

Der Provisionsabrechnungslauf legt für alle Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung an, bei denen im Feld ProvisionsabrechnungNächste Abrechnung am ein Datum hinterlegt ist, das vor dem Heute-Datum liegt.

Der Abrechnungszeitraum für die Provisionsabrechnung endet einen Tag vor dem Datum Nächste Abrechnung am aus dem Mitarbeiter.

Nachdem die Provisionsabrechnung angelegt ist, wird das Datum Nächste Abrechnung am im Mitarbeiter um ein Intervall in die Zukunft gesetzt.

SchaltflächeBedeutung
VorschauErzeugt eine Vorschau auf die abzurechnenden Umsätze. Mit der Vorschau kann geprüft werden, für welche Mitarbeiter im Abrechnungslauf eine Abrechnung erstellt worden wäre.
Abrechnungslauf durchführenFührt den Provisionsabrechnungslauf aus und erzeugt die relevanten Provisionsabrechnungen.

Nach dem Provisionsabrechnungslauf wird eine Liste angezeigt mit den erstellten Provisionsabrechnungen. Klicken Sie auf die Provisionsabrechnung oder die Gutschrift, um die Provisionsabrechnung zu drucken oder die Gutschrift zu versenden.

Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Gewinn und Verlust (GuV)

In der GuV wird aus den Erlösen und Aufwendungen der Gewinn bzw. der Verlust des Unternehmens ermittelt.

Die Gliederung der GuV entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur GuV finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Die GuV-Posten werden aus der Summe der Salden der dem GuV-Posten zugeordneten Konten ermittelt. Die Zuordnung von Konto zu GuV-Posten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04).

Wählen Sie die Firma und das Geschäftsjahr aus. Klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein GuV-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

FeldBedeutung
ZeitraumZeitraum, für den der Gewinn bzw. Verlust ermittelt werden soll.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
GeschäftsjahrWird nur eingeblendet, wenn die Zeiträume Ganzes Jahr oder Einen Monat ausgewählt sind. Ermittelt den Gewinn/Verlust für das angegebene Jahr oder für den Monat in dem Jahr.
StichtagWird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Bis zum Stichtag ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust bis zum angegeben Tag.
MonatWird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Einen Monat ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust des ausgewählten Monats.
VorjahresvergleichWenn Sie die Vorjahreswerte in die GuV aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Null-Zeilen ausgebenIst das Feld aktiviert, werden auch die GuV-Posten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
KontennachweisIst das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der GuV ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen GuV-Posten eingehen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bilanz

Die Gliederung der Bilanz entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur Bilanz finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Berechnung der Bilanzposten

Die Bilanzposten werden aus der Summe der Salden der dem Bilanzposten zugeordneten Konten ermittelt. Die Anfangssalden des Geschäftsjahres werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen, d.h. die Anfangssalden müssen nicht manuell vorgetragen werden.

Die Zuordnung von Konto zu Bilanzposten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Ausnahme sind die folgenden Bilanzposten, die gesondert ermittelt werden:

Besondere BilanzpostenBedeutung
Jahresüberschuss/JahresfehlbetragDer Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag wird aus der GuV ermittelt. Klicken Sie auf den Betrag, um zur GuV zu gelangen.
Gewinnvortrag/VerlustvortragSumme aller nicht verwendeter Vorjahresgewinne und -Verluste. Klicken Sie auf den Betrag, um zur Bilanz des Vorjahres zu gelangen.

Der Gewinnvortrag/Verlustvortrag setzt sich zusammen aus dem Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag des Vorjahres plus dem Gewinnvortrag/Verlustvortrag des Vorjahres plus den Privatentnahmen und -einlagen plus den Saldo des Kontos 'Gewinnvortrag vor Verwendung'.

Wird der Vorjahresgewinn im laufenden Jahr verwendet (z.B. durch Ausschüttung oder Rücklagenbildung), erfolgt die Gegenbuchung auf das Konto 'Gewinnvortrag vor Verwendung' und gleicht damit den Gewinnvortrag im aktuellen Jahr aus.

Umsatz- und VorsteuerDie Salden aller Umsatz- und Vorsteuerkonten werden addiert. Ergibt die Summe eine Umsatzsteuer-Verbindlichkeit, wird die Summe auf der Passiv-Seite unter 'Sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen der sozialen Sicherheit' ausgewiesen. Ergibt die Summe dagegen eine Umsatzsteuerforderung, wird die Summe Aktiv-Seite im Posten 'Sonstige Vermögensgegenstände' ausgewiesen.

Es ist nicht erforderlich, die Umsatzsteuerkonten abzuschließen, da die Summierung automatisch über die Konten 1791 (SKR03) bzw. 3845 (SKR04) erfolgt.

Bilanz anzeigen

Zum Anzeigen der Bilanz füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein Bilanz-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

FeldBedeutung
Bilanzart
  • Jahresbilanz: Ermittelt die Bilanz für das gesamte Jahr.
  • Eröffnungs-/Stichtagsbilanz: Ermittelt die Bilanz zu dem angegebenen Tag.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
GeschäftsjahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus.
StichtagWird nur eingeblendet, wenn die Bilanzart Eröffnung- / Stichtagsbilanz ausgewählt ist. Geben Sie das Datum ein, zu dem Sie die Bilanz erstellen möchten
VorjahresvergleichWenn Sie die Vorjahreswerte in die Bilanz aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll.
Null-Zeilen ausgebenIst das Feld aktiviert, werden auch die Bilanzposten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt.
DruckansichtAktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Wählen Sie Querformat aus und geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken.
KontennachweisIst das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der Bilanz ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen Bilanzposten eingehen.
Bilanz mit Anhang drucken

Im Programm steht nur die Bilanz als Auswertung zur Verfügung. Wenn Sie die Bilanz mit Anhang (z.B. Lagebericht) versehen möchten, zeigen Sie die Bilanz in der Druckansicht an, markieren Sie die Seite im Browser über Bearbeiten → Alles markieren und kopieren Sie die Seite in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word). Dort ergänzen Sie die Bilanz nach Ihren Wünschen.

Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen

Jede Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist in Deutschland einmal jährlich zur Einreichung und Bekanntmachung seiner Abschlussunterlagen beim Bundesanzeiger verpflichtet. Als kleines Unternehmen müssen Sie gemäß § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen. Zur Einreichung steht beim Bundesanzeiger ein Webformular zur Verfügung, in das Sie die Werte der Bilanzposten einfach übertragen.

E-Bilanz

Die E-Bilanz ist eine Bilanz nach Steuerrecht im Gegensatz zur hier beschriebenen Bilanz nach Handelsrecht. Zur Erstellung einer Steuerbilanz sind Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl. Mehr Informationen unter Salden exportieren für E-Bilanz.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Salden exportieren für E-Bilanz


Inhalt 

Salden exportieren für E-Bilanz

Als elektronische Bilanz (E-Bilanz) wird die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet.

Zur Erstellung einer E-Bilanz sind steuerliche Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Deshalb kann mit Collmex alleine keine E-Bilanz erstellt werden. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Collmex-Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrDas Geschäftsjahr, für das die Salden exportiert werden sollen
FirmaDie Firma, für welche die Salden exportiert werden sollen
Umsatz- und Vorsteuerkonten summierenWählen Sie diese Option, wenn das externe Programm keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten nach Datev-Logik unterstützt. Mit dem Setzen der Option, findet die Summierung beim Export statt. Die Salden-Summe aller Umsatz- und Vorsteuerkonten wird dann je nach Vorzeichen des Saldos ausgewiesen auf dem Verbindlichkeits-Konto 'Umsatzsteuer 1770/3800 (SKR03/SKR04)' oder auf dem Forderungs-Konto 'Umsatzsteuerforderungen 1545/1420 (SKR03/SKR04)'.

Anmerkungen zum Software-Angebot

Derzeit unterstützen weder Elster-Formular noch Elster-Online die Übermittlung der E-Bilanz, so dass andere Programme eingesetzt werden müssen. Die Firma fwsb bietet mit eBilanz-Online ein Produkt an, das preislich auch für kleine Unternehmen in Frage kommt. Kostenlos angeboten wird myebilanz. Weitere Hersteller im teureren Preissegment sind z.B. Audicon und hsp.

Allgemeine Hinweise zur Einführung der E-Bilanz

Die Gliederung der E-Bilanz ist wesentlich feiner als die Bilanz nach HGB. In der Taxonomie gibt über 4.000 Posten für Bilanz und GuV. Streng genommen muss jedes Unternehmen alle Posten der E-Bilanz prüfen und ggfs. das Buchungsverhalten entsprechend anpassen. Dies ist der eigentliche Aufwand bei Einführung der E-Bilanz. Er fällt im Übrigen auch an, wenn der Steuerberater die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt. In der Praxis ist es allerdings so, dass nur ein kleiner Teil ausgefüllt sein muss (sog. Mussfelder). Insbesondere für einfache Bilanzen kann es deshalb sinnvoll sein, die Werte manuell in die entsprechenden Programme einzugeben.

Kurzanleitung für den Import in eBilanz-Online

Vor dem Import der Salden müssen Sie zuerst unter 'Import (Optional) → Kontenzuordnung (Mapping)' die Konten des Datev-Kontenrahmens zuordnen. Klicken Sie dort auf 'Hilfe zu dieser Seite' und dann auf 'Arbeitshilfen'. Dort finden Sie xlsx-Dateien zum Download für den jeweiligen Kontenrahmen und Art Ihrer Gesellschaft. Laden Sie sich die passende Datei auf Ihren Rechner und importieren Sie die Datei dann wieder in eBilanz-Online als Kontenzuordnung.

Beim Export der Salden wählen Sie die Option 'Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren', da eBilanz-Online keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten vornimmt.

Die Datei mit den Salden aus Collmex müssen Sie ebenfalls lokal speichern, in Excel öffnen und als xlsx-Datei speichern. Diese Datei importieren Sie dann in eBilanz-Online unter 'Import (Optional) → Kontensalden für Zuordnung'.

Bei weiteren Fragen zur Benutzung von eBilanz-Online, wenden Sie sich bitte an den Support von eBilanz-Online.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz


Inhalt 

BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)

Die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt einen Überblick über die Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation Ihres Unternehmens in detaillierter Form als die GuV. Die Gliederung der BWA entspricht der Datev-Standard Gliederung und ist fest vorgegeben.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Posten zu sehen, aus denen sich ein Betrag zusammensetzt, klicken Sie auf den Betrag.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
Art der Auswertung Kurzfristige Erfolgsrechnung: Zeigt die Monatswerte sowie die kumulierten Werte.

Vorjahresvergleich: Vergleicht die aktuellen Monat- und kumulierten Werte mit denen des Vorjahres.

Entwicklungsübersicht: Zeigt die Entwicklung des aktuellen Jahres monatsweise.

GeschäftsjahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus.
MonatGeben Sie den Monat ein, den oder bis zu dem Sie auswerten möchten.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)

Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zum Jahresabschluss: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit dem Wert 0,00 auf allen Positionen. Die Konten müssen deshalb am Jahresende nicht abgeschlossen werden.

Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).

FeldBedeutung
GeschäftsjahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus.
ZeitraumWählen Sie einen Zeitraum aus, wenn Sie die EÜR für einen Monat, Quartal oder ein Halbjahr erstellen möchten
FirmaWählen Sie die Firma aus.
Auswertung
  • Einnahme-Überschuss-Rechnung*: Diese Auswertung benötigen Sie für die Einkommenssteuer-Erklärung. Im Formular wird angegeben in welche Zeilen des neuen Vordrucks (Anlage EÜR zur Einkommensteuer) die Beträge einzutragen sind.

    Leider ist es nicht möglich die "Ergänzenden Angaben" eindeutig aus der Buchhaltung zu ermitteln, da es sich hierbei um steuerliche Korrekturen handelt. Z.B. wird der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g in einem speziellen Formular ermittelt und von dort in das EÜR-Formular übertragen.

    Der Gewinnzuschlag wird in der Regel außerbilanziell ermittelt, da es sich auch um eine rein steuerliche Vorschrift handelt, die üblicherweise in der Bilanz nicht buchungstechnisch verarbeitet wird.

    Das gleiche gilt für die Einlagen und Entnahmen bei Schuldzinsenabzug. Auch hier erfolgt in der Regel eine außerbilanzielle Ermittlung des steuerlichen Schuldzinsenabzugs.

    Hinweis zu Gewerbesteuer-Erstattungen und -Nachzahlungen: Bis Ende 2007 wirkte sich die Gewerbesteuer auf den Gewinn aus. Dies ist ab 2008 weggefallen.
    Gewerbesteuerzahlungen für 2007 und Vorjahre oder Erstattungen für 2007 und Vorjahre dürfen danach aber weiterhin als Betriebsausgaben bzw. Betriebseinnahmen verbucht werden. Da aus der Buchhaltung nicht zu ermitteln ist, auf welche Zeiträume sich Nachzahlungen oder Erstattungen beziehen, rechnen Sie Erstattungen bzw. Nachzahlungen manuell zu den Werten der Felder 183 bzw. 103 hinzu.

    Grundsätzlich wird in der Buchhaltung ein handelsrechtliches Ergebnis ermittelt, das automatisch in die Anlage EÜR geht. Die Zeilen 71-80 dienen der Ermittlung des steuerlichen Ergebnisses, das außerhalb der eigentlichen Buchhaltung erfolgt.

  • Einnahmen-Ausgaben nach Konten: Einnahmen-Ausgaben nach Konten: Damit ermitteln Sie den tatsächlichen betrieblichen Gewinn bzw. Verlust. In diese Auswertung fließen auch die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben mit ein. Das Ergebnis kann deshalb von dem der Einnahme-Überschuss-Rechnung abweichen.
DruckansichtAktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


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Summen und Salden (Susa)

Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie dürfen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Der Wert in der Spalte Eröffnungsbilanzwert ist der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr.

Wählen Sie Jahr und Monat und klicken Sie dann auf Anzeigen.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrZeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt.
MonatWählen Sie den Monat aus.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
SummenanzeigeForderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden nur als Summe dargestellt. Die Anzeige einzelner Kunden und Lieferanten unterbleibt.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


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Offene Posten

Die Liste ermöglicht die Anzeige der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Daneben können die bereits ausgeglichenen Posten mit angezeigt werden.

Füllen die Felder entsprechend Ihren Auswahlkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um sich einzelne Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer *.

FeldBedeutung
Offene Posten

Kunden/Lieferanten: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden bzw. Lieferanten angezeigt.

Kunden/Lieferanten, auch bezahlte: Es werden auch die bereits bezahlten Posten mit angezeigt.

StichtagEs werden die offenen Posten angezeigt, wie sie zum angegebenen Termin bestanden haben.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KundeKundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an.
LieferantLieferantennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Lieferanten an.
Verbindlichkeiten / ForderungenWählen Sie hier, ob alle Posten oder nur Verbindlichkeiten bzw. nur Forderungen angezeigt werden sollen.
Fälligkeit von, bisEs werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Fälligkeitstermin im angegebenen Zeitraum liegt.
VermittlerIst in dem Feld ein Mitarbeiter eingetragen, werden nur Rechnungen des jeweiligen Vermittlers angezeigt bzw. nur offene Posten für die dieser Vermittler im Kunden hinterlegt ist.
Belegdatum von, bisEs werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Belegdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
MahnstufeEs werden nur offene Posten der angegebenen Mahnstufe angezeigt. Möglich sind Mahnstufen von 1 bis 3.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Entwicklung anzeigenFür jeden offenen Posten werden alle Zahlungen direkt in der Liste aufgeführt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. am Telefon mit dem Lieferanten / Kunden die offenen Posten abstimmen. Dann haben Sie alle Informationen zu einem offenen Posten auf einen Blick und müssen nicht erst in die Buchung springen, um die Zahlungen zu sehen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten verwalten*

Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste

*Nicht in allen Versionen


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Salden anzeigen

Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kumulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie müssen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrZeigt nur Salden für das angegebenen Geschäftsjahr an.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KontoZeigt den Saldo zu dem ausgewählten Konto.
KontengruppeZeigt die Salden zu der ausgewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen) an.
KundeKundennummer. Zeigt Salden zu diesem Kunden an.
LieferantLieferantennummer. Zeigt Salden zu diesem Lieferanten an.
AnlageAnlagenummer. Zeigt Salden zu dieser Anlage an.
SummenanzeigeIst das Feld aktiviert, werden die Salden der Konten aus den Kontengruppen Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagen nicht mehr nach Kunden, Lieferanten und Anlagen getrennt angezeigt, sondern für jedes Konto summiert.
Keine NullsaldenIst das Kennzeichen gesetzt, werden nur Salden angezeigt, deren kumulierter Saldo ungleich Null ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Posten anzeigen (Kontenblatt)

Posten sind die Buchungspositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Buchungsposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Buchungsposition.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.

Eingabe-FeldBedeutung
GeschäftsjahrZeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KontoSucht Posten zu dem ausgewählten Konto.
KontengruppeSucht nach Posten in der gewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen).
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
KundeKundennummer. Sucht nach Posten zu diesem Kunden.
LieferantLieferantennummer. Sucht nach Posten zu diesem Lieferanten.
AnlageAnlagenummer. Sucht nach Posten zu dieser Anlage.
Belegdatum von ... Belegdatum bisSucht nach Posten, deren Belegdatum in dem angegebenen Zeitraum liegt.
Gegenkonto anzeigenEs werden alle in der Buchung sonst noch enthaltenen Konten mit angezeigt.
Nur Einnahmen/AusgabenEs werden nur Posten angezeigt, die nicht mehr offen sind. Für das Datum ist in diesem Fall nicht das Belegdatum relevant, sondern das Datum der zugeordneten Buchung, d.h. bei Rechnungen nicht das Datum der Rechnung sondern das Datum der Zahlung. Die Option ist nur relevant, wenn Sie Ihren Gewinn über Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln oder für die Umsatzsteuer Ist-Versteuerung gewählt haben, da in diesen Fällen die Zahlung statt der Rechnung entscheidend ist.
SummenanzeigeSumme aller Posten, die im Zusammenhang mit Kunden, Lieferanten oder Anlagen stehen (z.B. Summe aller Forderungen allen Kunden gegenüber).
StornosAktivieren Sie das Feld, wenn auch Posten zu bereits stornierten Buchungen angezeigt werden sollen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der Buchungen. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.

Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung * → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus. Hinterlegen Sie Ihr Elster-Software-Zertifikat in Collmex unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Umsatzsteuervoranmeldung. Die Datei muss ein Elster-Software-Zertifikat (.pfx-Datei) sein. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline. Notieren Sie unbedingt auch die Pin, die bei der Registrierung vergeben wird. Sie muss bei jedem Versenden eingegeben werden.

In Collmex buchhaltung basic und Collmex pro wird, wenn mehrere Firmen angelegt sind, die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der ersten Firma erstellt. Dort werden dann die Umsätze aller vorhandenen Firmen zusammengefasst.

Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

Korrigierte Voranmeldungen

Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Buchungen für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.

Dauerfristverlängerung

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal).

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.


Siehe auch: Umsatzsteuer-Voranmeldung anlegen, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung, Konto bearbeiten

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung anlegen

Hier legen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt.

SchaltflächeBedeutung
AnlegenDie Voranmeldung wird angelegt. Dabei werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und die Summe für jedes Feld in der Voranmeldung gespeichert. Sie gelangen direkt zu Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen.
FeldBedeutung
JahrWählen Sie das Jahr aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll.
Monat/QuartalWählen Sie den Zeitraum aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Inhalt 

Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen

Es werden die Felder des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars mit Beträgen angezeigt.

Die Beträge werden direkt aus der Buchhaltung ermittelt. Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.

ACHTUNG! Wenn Sie Buchungen erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Buchungen NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.

SchaltflächeBedeutung
An Finanzamt sendenDie Voranmeldung wird über das Elster-Verfahren elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Nach dem Senden können Sie über den Link Protokoll im Pdf-Format das Übertragungsprotokoll anzeigen und bei Bedarf ausdrucken.

Sofern für den gleichen Zeitraum schon eine alte gesendete Voranmeldung existiert, wird die neue Voranmeldung automatisch als korrigierte Voranmeldung markiert.

Im Geschäftsjahr wird der Voranmeldungszeitraum automatisch gesperrt. Dies soll versehentliche Buchungen in bereits abgeschlossenen Monaten verhindern. Falls doch noch Buchungen notwendig sind, kann der Monat wieder entsperrt werden und Sie können die fehlenden Belege buchen. Danach erstellen Sie bei Bedarf eine neue Voranmeldung und senden diese an das Finanzamt.

LöschenDie Voranmeldung wird gelöscht.

Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.


Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Details für Feld, Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen


Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für Feld

Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.

FeldBedeutung
KontoEs werden alle Konten aufgelistet, die das Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars hinterlegt haben und die im Voranmeldungs-Zeitraum gebucht wurden.
SaldoDer ursprüngliche Saldo des Kontos zum Zeitpunkt, als die Voranmeldung angelegt wurde.
Aktueller SaldoDer aktuelle Saldo. Wenn der aktuelle Saldo vom ursprünglichen Saldo abweicht, wurden auf das Konto seit dem Anlegen der Voranmeldung Buchungen getätigt. Legen Sie in diesem Fall eine neue Voranmeldung an. Beim Senden wird die neue Voranmeldung wird automatisch als korrigierte Voranmeldung übermittelt.

Siehe auch:Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung

Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung suchen

Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.

Eingabe-FeldBedeutung
Status
Nicht gesendet: Zeigt nur Voranmeldungen an, die noch nicht an das Finanzamt gesendet wurden.
Gesendet: Zeigt die bereits gesendeten Voranmeldungen an
Zuletzt gesendet: Zeigt nur die zuletzt gesendeten Voranmeldungen für den jeweiligen Zeitraum an.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
JahrGeschäftsjahr. Zeigt nur Voranmeldungen für das angegebene Geschäftsjahr.
Monat/QuartalZeigt nur die Voranmeldungen für den gewählten Zeitraum.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer

Inhalt 

Umsatzsteuererklärung

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Umsatzsteuererklärung wird angezeigt. Zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung übertragen Sie die Felder in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden. Die Feldnummern stimmen mit denen des amtlichen Formulars überein.

Sofern Sie alle Voranmeldungen mit Collmex übermittelt haben, ermitteln Sie das Vorauszahlungssoll aus Zeile 108 wie folgt: Wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet. Zu der angezeigten Summe muss eine eventuell geleistete Sondervorauszahlung noch addiert werden.

FeldBedeutung
JahrWählen Sie das Jahr aus, für das Umsatzsteuererklärung angezeigt werden soll.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung


Inhalt 

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Bei der Zusammenfassenden Meldung werden Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen und Umsätze aus im EU-Ausland erbrachten Dienstleistungen ermittelt. Diese werden über ElsterOnline an das Finanzamt gemeldet.

Bis 31.12.2012 kann die Meldung alternativ noch an das Zentralamt für Steuern gesendet werden. Hierfür steht der XML-Export zur Verfügung.

Das Programm ermittelt die Werte anhand der Buchungen, deren Konten mit den Feldern 41, 42 und 21 der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sind. Es werden nur die Buchungen automatisch in das Formular eingefügt, die mit einem Kunden verknüpft sind. Bei dem Kunden muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Id hinterlegt sein.

Eingabe

  • Geben Sie das Geschäftsjahr ein und wählen Sie den Auswertungszeitraum aus.
  • Klicken Sie auf zuerst die Schaltfläche Innergemeinschaftliche Lieferungen ermitteln.
  • Klicken Sie anschließend auf CSV-Datei exportieren.
  • Speichern Sie die Datei.
  • Klicken Sie auf den Link Meldung abgeben über ElsterOnline (CSV).
  • Melden Sie sich bei ElsterOnline an und folgen Sie dort den Anweisungen, um die ZM anzulegen und die Datei hoch zu laden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung


Inhalt 

Datev-Export

Der Datev-Export dient der Übergabe der Buchungen nach Datev. Üblicherweise werden die Buchungen am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.

Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das Datev-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien wahlweise im ASCII DATEV-Format Version 3.0 oder im älteren Datev-Inputformat KNE. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Buchungen.

Bekannte Einschränkungen:

  1. In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb der gültigen Bereiche angelegt, steuern Sie unter 'Firma → Datev-Nummern für Kunde und Lieferant', ob beim Export eigene Nummern vergeben werden. Die Nummern werden fortlaufend für jeden exportierten Kunden oder Lieferant vergeben und in Collmex für den nächsten Export gespeichert. Die beim Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'.
  2. In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto in der Buchung direkt auf das Automatikkonto folgen. Außerdem muss der Steuerbetrag exakt dem Steuersatz entsprechend. Beispiel:
    Collmex-BuchungDatev-Buchung
    S/H Konto Bezeichnung Betrag
    Soll 1200 Bank 119,00
    Haben 8400 Erlöse 100,00
    Haben 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00
    Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto
    119,00 8400 1200
  3. Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:
    Collmex-BuchungDatev-Buchung
    S/H Konto Bezeichnung Betrag
    Haben 1200 Bank 119,00
    Soll 3200 Wareneingang 100,00
    Soll 1576 Anrechenbare Vorsteuer 19 % 19,00
    Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto
    119,00 09 1200 3200
  4. Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
  5. Aus einer Buchung werden beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Buchungen gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einer Buchung gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
  6. Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.

Schaltfläche Auf Datev-Konformität prüfen

Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie die Daten an Ihren Steuerberater weiterleiten, prüfen, ob die Buchungen von Datev verarbeitet werden können. Werden Fehler ausgegeben, stornieren Sie die betroffenen Buchungen und buchen Sie neu.

Fehlermeldungen

FehlermeldungErläuterung
Position ist im Soll statt im Haben (oder umgekehrt)Das einem Aufwands- oder Erlöskonto folgende Steuerkonto ist hinsichtlich Soll/Haben anders gebucht, als das Aufwands- oder Erlöskonto, muss aber dieselbe Soll- bzw. Habenkennzeichnung haben wie das dazugehörige Aufwands- oder Erlöskonto.
Kein Umsatz- oder Vorsteuerkonto erwartetDas Umsatz- oder Vorsteuer-Konto steht an der falschen Position. Es muss in der Position nach dem Erlös- bzw. Aufwandskonto stehen.

Beachten Sie bitte auch, dass bei der Verwendung von mehreren Erlös- bzw. Aufwandskonten in einer Buchung, jedem dieser Konten das entsprechende Steuerkonto folgen muss (siehe 5.).

Erstes Konto darf kein Automatik-, Vorsteuer- oder Umsatzsteuer-Konto seinDas Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkonto muss in der Position nach dem Aufwands- oder Erlöskonto stehen, nicht davor.
Betrag xx,xx ist ungleich dem Steuerbetrag von yy,yy aus dem Brutto zz,zzEs wurden mehrere Erlös- oder Aufwandskonten verwendet, es folgt aber nicht jedem dieser Konten jeweils das Steuerkonto, so wie unter 5. beschrieben.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch, Datev-Export - Einstellungen

Daten an Steuerberater


Inhalt 

Datev-Export - Einstellungen

FeldBedeutung
BeraternummerDie Nummer Ihres Steuerberaters bei der Datev. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Sollte Ihr Steuerberater kein Datev verwenden, geben Sie irgendeine Nummer ein.
MandatennummerIhre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
Datev-Nummern für Kunde und LieferantHier legen Sie fest, ob beim Datev-Export eigene Datev-Nummern vergeben werden, oder ob die Collmex-Nummern nach Datev übernommen werden (Standardeinstellung).

Eigene Datev-Nummern sind erforderlich, falls Sie Nummern außerhalb des Datev-Bereichs von 10.000-69.999 für Kunden oder außerhalb von 70.000-99.999 für Lieferanten verwendet haben oder falls Sie mehr als 60.000 Kunden verwalten müssen.

Die Nummer wird automatisch beim ersten Datev-Export vergeben, im Kunden bzw. Lieferanten gespeichert und kann danach nicht mehr geändert werden. Die beim Datev-Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'. Bei erneutem Datev-Export wird die bereits vergebene Nummer exportiert.

Eigene NummerWenn eigene Datev-Nummern für Kunden oder Lieferanten vergeben werden, legen Sie hier die Regel fest, wie die Nummern vergeben werden.
  • Fortlaufende Nummer beim Export vergeben: Es werden fortlaufend Nummern vergeben ab 10.000 für Kunden und ab 70.000 für Lieferanten.
  • Sammel-Konten nach Anfangsbuchstabe verwenden: Es werden Sammel-Konten je nach Anfangsbuchstabe des Firmennamens bzw. des Namens verwendet. Kunden: Anfangsbuchstabe A → 10.000, B → 10.001, ... , Z und diverse → 10.025. Lieferanten: Anfangsbuchstabe A → 70.000, B → 70.001, ... , Z und diverse → 70.025.
Beim Buchen auf Datev-Konformität prüfenWenn das Kennzeichen gesetzt ist, wird vor jeder Buchung eine Prüfung auf Datev-Konformität durchgeführt. Ist die Buchung nicht Datev-Konform, wird die Buchung mit einer Fehlermeldung abgewiesen.

Siehe auch: Datev-Export


Inhalt 

Datev-Nummern für Kunde und Lieferant löschen

Falls beim Datev-Export bereits Nummern für Kunden und Lieferanten vergeben wurden, können diese Nummern hier gelöscht werden.

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z.B. von der fortlaufenden Nummernvergabe auf die Nummernvergabe nach Anfangsbuchstabe umstellen möchten.

Beim nächsten Datev-Export werden die Nummern dann neu vergeben.

Siehe auch: Datev-Export


Inhalt 

Buchungen exportieren

Hier können Sie die Buchungen als CSV-Datei exportieren.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrDas Geschäftsjahr, für das Sie die Buchungen herunter laden möchten.
Belegdatum von ...
Belegdatum bis
Zeitraum, für den die Buchungen exportiert werden sollen.
Gebucht seitExportiert nur Buchungen, die seit dem angegebenen Datum gebucht wurden.
StornosWenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit exportiert.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen und Datenaustausch


Inhalt 

Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal importieren*

Hinweis: Sage Lohn & Gehalt ist eine Online-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellt eine Alternative dar zu ilohngehalt, welches direkt über das Collmex-API angebunden ist.

Zur Übernahme der Buchungen in die Buchhaltung laden Sie sich bei Sage Lohn & Gehalt das FiBu-Journal herunter und importieren es hier direkt in die Buchhaltung.

SchaltflächeBedeutung
Importieren und BuchenDie angegebene Datei wird importiert und die in der Datei enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht.
FeldBedeutung
BelegdatumGeben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet.
FirmaWählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen.
FiBu-Journal DateiLaden Sie die Journal-Datei aus Sage Lohn & Gehalt herunter und speichern Sie die Datei lokal. Geben Sie hier den Pfad zu der Datei an.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen, Sage Lohn & Gehalt Import anzeigen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen*

Hinweis: Sage Lohn & Gehalt ist eine Online-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellt eine Alternative dar zu ilohngehalt, welches direkt über das Collmex-API angebunden ist.

Steht in Ihrer Version von Sage Lohn & Gehalt die Collmex-Webservice-Schnittstelle zur Verfügung, können Sie das Fibu-Journal direkt über die Schnittstelle abholen und buchen, d.h. das Fibu-Journal muss nicht erst lokal gespeichert und dann importiert werden.

SchaltflächeBedeutung
Abholen und BuchenDas Fibu-Journal wird von Sage Lohn & Gehalt über die Webservice-Schnittstelle abgeholt und die enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht.

Es wird das Fibu-Journal für den Monat des Belegdatums abgeholt.

FeldBedeutung
BelegdatumGeben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet. Über den Monat des Belegdatums wird das Fibu-Journal von Sage Lohn & Gehalt abgeholt.
FirmaWählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen.

Zur Nutzung der Webservice-Schnittstelle müssen Sie einmalig in Sage Lohn & Gehalt ein Ticket erzeugen und in Collmex hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie in Ihrer Sage Lohn & Gehalt Dokumentation.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Ticket, Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal importieren, Sage Lohn & Gehalt Import anzeigen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Sage Lohn & Gehalt Ticket*

Damit das Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal über den Webservice abgeholt werden kann, ist ein sogenanntes Ticket erforderlich. Das Ticket ist eine Zeichenfolge, die Sie in Ihrer Sage Lohn & Gehalt-Anwendung erzeugen können (Details siehe Sage Lohn & Gehalt-Handbuch).

Das Ticket wird beim Abholen des Fibu-Journals über den Webservice an Sage Lohn & Gehalt übergeben. So ist sichergestellt, dass nur die Collmex-Anwendung mit dem passenden Ticket auf Ihr Fibu-Journal zugreifen darf.

SchaltflächeBedeutung
Speichern und zurückSpeichert das Ticket und kehrt zurück.
FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma, unter der das Fibu-Journal gebucht werden soll.
Ticket für WebserviceGeben Sie hier das von Sage Lohn & Gehalt generierte Ticket ein.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen

* Nicht in allen Versionen


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Sage Lohn & Gehalt Import anzeigen*

Für jede Zeile im Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal wird beim Import eine Buchung in Collmex gebucht. In der Liste sehen Sie die in Collmex gebuchten Buchungen.

Hinweis: Es gibt keine Funktion, mit der ein Import komplett storniert werden kann. Sollten Buchungen nicht korrekt sein, müssen diese einzeln storniert werden.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen, Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal importieren

* Nicht in allen Versionen


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Steuerprüfer-Export

Die hier exportierten Daten können in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GoBD fordert, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie das Geschäftsjahr an und exportieren Sie die Daten.
  2. Speichern Sie die ZIP-Datei lokal auf Ihrem Rechner.
  3. Entpacken Sie die ZIP-Datei. Enthalten sind drei Dateien: buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd.
  4. Legen Sie für jedes vom Prüfer angeforderte Geschäftsjahr ein eigenes Verzeichnis an.
  5. Kopieren Sie die drei Dateien buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd in das Verzeichnis für das jeweilige Jahr.
  6. Brennen Sie alle Verzeichnisse auf eine CD-ROM.
  7. Geben Sie diese CD Ihrem Steuerprüfer.

Damit haben Sie die Anforderungen der GoBD zur Datenträgerüberlassung erfüllt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung


Inhalt 

Zahlungseingangs-Mail

Mit dieser Funktion versenden Sie Zahlungseingangs-Mails für Vorkasse-Kundenaufträge.

SchaltflächeBedeutung
Kundenaufträge anzeigenDas Programm zeigt alle Kundenaufträge an, welche folgenden Bedingungen erfüllen:
  1. Die Zahlart ist 'Vorkasse' oder 'Zahlungsdienstleister' mit Option 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich'.
  2. Bei Zahlart 'Vorkasse' muss der Status 'Vorkasse bezahlt' sein.
  3. Bei Zahlart 'Zahlungsdienstleister' mit Option 'Zahlungs-Bestätigung erforderlich' muss der Status 'Zahlung bestätigt' sein.
  4. Im Kunden muss eine Mailadresse hinterlegt sein.
  5. Es wurde für den Kundenauftrag bisher noch keine Zahlungseingangs-Mail versendet.

Kundenaufträge werden nicht berücksichtigt, wenn schon Lieferungen oder Rechnungen für den Kundenauftrag existieren.

Zahlungseingangs-Mail sendenFür die markierten Kundenaufträge werden Bestätigungen per Mail versendet. Den Text für die Mail legen Sie fest unter 'Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte', Dokument 'Zahlungseingang'.

Wenn es sich bei dem Kundenauftrag um einen eBay-Verkauf handelt, wird der eBay-Verkauf in eBay als 'Bezahlt' markiert.

FeldBedeutung
KundenauftragAuftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag.
KundeEs werden nur Kundenaufträge für diesen Kunden angzeigt.
BearbeiterMitarbeiternummer oder Name. Selektiert Kundenaufträge, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist.
Auftragsdatum von ... bisWenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.

Siehe auch: Kundenauftrag mit Vorkasse, E-Commerce, Einstellungen Mail: Mail-Texte

Inhalt 

E-Commerce*

Einführung

Verkäufe aus dem Collmex-Shop, externen Shops sowie aus eBay und Amazon führen jeweils zu Kundenaufträgen:

Angebot,
E-Commerce*
→Kundenauftrag→Lieferung→Warenausgang,
Versandübergabe*
Projekt-
Tätigkeiten,
Verbrauch
Rechnung→Offener Posten→Mahnung,
Zahlungseingang
Periodische
Rechnung

Der typische Ablauf zur Abwicklung der Verkäufe ist dabei wie folgt:

  1. Aus eBay und Amazon die Verkäufe abholen. (Für den Shop werden automatisch Kundenaufträge angelegt).
  2. Kundenaufträge auf Richtigkeit prüfen (Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungsbedingung, Versandart, usw.).
  3. Kontoauszüge über HBCI abholen und buchen. Vorkasse-Kundenaufträge werden mit dem Zahlungseingang versandfällig.
  4. Zahlungseingangs-Mail für Vorkasse-Kundenaufträge versenden. Dabei wird in eBay der Verkauf als bezahlt markiert.
  5. Für versandfällige Kundenaufträge die Lieferungen gesammelt anlegen über Fällige anlegen.
  6. Drucken der Paketscheine über die Versandübergabe. Bei Nutzung von DHL Geschäftskundenportal oder Intraship anschließend Import der Sendungsnummern.
  7. Drucken der Lieferungen über die Sammelausgabe. Dabei wird der Versand in eBay und Amazon bestätigt.
  8. Ware kommissionieren, Buchen des Warenausgangs, Pakete packen und versenden.
  9. Rechnungen gesammelt anlegen über den Abrechnungslauf und über die Sammelausgabe per Mail versenden.

Dies ist lediglich ein möglicher Ablauf. Auch die Einzelverarbeitung der Aufträge ist möglich, allerdings lassen sich nur mit der Sammelverarbeitung viele Verkäufe effizient abwickeln.

Siehe auch: Einführung Verkauf, Überblick Shop, eBay-Schnittstelle, Amazon-Schnittstelle

Inhalt 

Überblick Shop und Webauftritt

Inhalt


Voraussetzungen

Neben Collmex pro benötigen Sie ein handelsübliches Webhosting-Paket bei einem Internet Service Provider Ihrer Wahl. Es werden keine besonderen Anforderungen an den Webspace gestellt, d.h. es muss weder PHP noch eine Datenbank vorhanden sein.

Es steht Ihnen jedoch frei, eine Skriptsprache Ihrer Wahl (z.B. PHP, Perl, Ruby, .net) zu verwenden.


Funktionsweise

Collmex erzeugt statische Dateien und überträgt diese per FTP oder WebDAV auf Ihren Webauftritt beim Internet Service Provider.

Üblicherweise haben die Seiten eines Webauftritts ein einheitliches Design oder Layout. In Collmex ist das Design in einem so genannten Template hinterlegt.

Es gibt ein von Collmex vordefiniertes Standard-Template, das Sie als Grundlage für Ihren Webauftritt verwenden können. Das Standard-Template verwendet reines HTML. Alternativ erstellen Sie auf Basis des Standard-Templates ein eigenes Template oder lassen ein Template von einem Webdesigner nach Ihren Wünschen erstellen.

Tiefgreifende Kenntnisse in der Webseiten-Programmierung benötigen Sie nur, wenn Sie eigene Templates erstellen möchten. Wenn Sie fertige Templates verwenden, kommen Sie mit HTML-Grundkenntnissen aus.

Aus den in Collmex gespeicherten Daten (Produkte, Kategorien, Seiten, Menüs) und den Informationen im Template werden die Dateien erzeugt, die dann zu Ihrem Webauftritt übertragen werden. Im Template wird über so genannte Felder (z.B. $ProductNumber$ für die Produktnummer) auf die Daten in Collmex zugegriffen.

Template + Collmex Daten → (HTML)-Seite

Sowohl die Texte im Template als auch die in Collmex gespeicherten Texte sowie die Dateinamen können Sie frei festlegen. Es steht Ihnen frei, ob Sie Standard-HTML-Code oder Code für eine Skriptsprache, wie z.B. PHP hinterlegen.

Die Details zu Templates werden weiter unten beschrieben. Um einen Webauftritt anzulegen, müssen Sie die Details noch nicht kennen.


Webauftritt anlegen

Wählen Sie unter Verwaltung → Webauftritt → Webauftritt anlegen und klicken Sie auf anlegen.

In dem folgenden Beispiel wird angenommen, dass Sie für den Test ein Unterverzeichnis 'test_collmex' angelegt haben. Wenn Sie über einen leeren Webauftritt verfügen, lassen Sie das Unterverzeichnis 'test_collmex' einfach weg.

In der Eigenschafts-Seite des Webauftritts füllen Sie die folgenden Felder aus:

  1. Basis URL: Die Internetadresse Ihrer Homepage (z.B. http://www.meine_firma.de/test_collmex).
  2. Upload URL: Die FTP oder http-Adresse zur Übertragung der Dateien (z.B. ftp://www.meine_firma.de/httpdocs/test_collmex).
  3. Upload Benutzer und Kennwort: Die von Ihrem Internet Service Provider zur Verfügung gestellten Zugangsdaten für den Upload auf Ihren Webspace.

Beim Anlegen des Webauftritts werden bereits einige Seiten und Menüs sowie eine Produktkategorie standardmäßig angelegt (z.B. Impressum, AGB). Klicken Sie auf ‚Seiten’, ‚Menüs’ und ‚Kategorien’ um sich die bereits angelegten Objekte anzusehen.

Klicken Sie auf ‚Hochladen’, um die Dateien auf Ihren Webauftritt zu übertragen. Überprüfen Sie, ob die Dateien erfolgreich übertragen wurden, indem Sie die Basis URL (http://www.meine_firma.de/test_collmex/index.html) in Ihrem Webbrowser aufrufen.

Es können beliebig viele Webauftritte angelegt werden. Mehrere Webauftritte benötigen Sie, wenn Sie

  • Voneinander unabhängige Produktgruppen in verschiedenen Webauftritten anbieten (z.B. Toaster.de, Waschmaschinen.de).
  • Für unterschiedliche Preisgruppen verschiedene Webauftritte zur Verfügung stellen (z.B. Endverbraucher, Wiederverkäufer).
  • Für einzelne Länder oder Sprachen unterschiedliche Webauftritte betreiben (z.B. Europa, USA).

Shop-Produkte

Beim Anlegen des Webauftritts wird bereits eine Kategorie „Produktgruppe“ angelegt. Dieser Kategorie sind jedoch noch keine Produkte zugeordnet. Für jeden Webauftritt können Sie eigene Kategorien anlegen, die unabhängig von den Produktgruppen in der Warenwirtschaft sind. Ein Produkt kann mehreren Shop-Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden (z.B. Hersteller, Neuheiten und Topseller).

Wenn Sie keinen Shop in Ihrem Webauftritt integrieren möchten, löschen Sie die Kategorie „Produkte“ wieder und lesen Sie im Kapitel „Seiten“ weiter.

Um ein neues Produkt zum Webauftritt hinzu zu fügen, wählen Sie im Webauftritt Kategorien → Produktgruppe → Produkte. Sie kommen zu der in dieser Kategorie enthaltenen Liste von Produkten (die Liste ist noch leer).

Wählen Sie ein Produkt mit dem Fernglas aus. Das Produkt ist jetzt im Webauftritt enthalten. Klicken Sie auf die Produktnummer. Sie gelangen in das Produkt in den Abschnitt „Shop“. Hier pflegen Sie unter anderem die Beschreibung, Schlüsselworte, Dateiname und Titel der HTML – Seite für dieses Produkt.

Alternativ fügen Sie im Abschnitt „Unterkategorien“ komplette Produktgruppen mit allen Produkten und Untergruppen in den Webauftritt ein. Auf diese Weise können Sie viele Produkte in einem Schritt in den Shop übernehmen.

Ebenso geben Sie eine Internetadresse zu dem Bild des Produkts an. Beachten Sie, dass Sie die Bilder selbst auf Ihren Webauftritt übertragen müssen. Dazu können Sie jedes beliebige FTP-Programm verwenden (z.B. Filezilla). Es werden auf den Collmex-Servern keine Bilder abgelegt, sondern lediglich die URL zu den Bildern.

Kehren Sie zum Webauftritt zurück und klicken Sie auf ‚Hochladen’. Jetzt sollte es bereits möglich sein, das Produkt über Ihre Webseite zu bestellen. Das Ergebnis des Bestellvorgangs ist ein Kundenauftrag, der dann wie gewohnt in der Warenwirtschaft weiter bearbeitet wird.


Shop-Kategorien

Die Shop-Kategorien können beliebig viele Unterkategorien haben. Klicken Sie in der Kategorie auf ‚Unterkategorien’ und legen Sie eine neue Unterkategorie an. Fügen Sie dieser Kategorie Produkte hinzu. Nach dem Hochladen erscheint die Unterkategorie im Menü rechts als Untermenüpunkt.

Sie können auch Kategorien auf derselben Ebene wie „Produktgruppe“ anlegen (z.B. Neuheiten) und diese als eigenen Menüpunkt in den Webauftritt aufnehmen.


Seiten

Für HTML-Seiten beliebigen Inhalts (z.B. AGB, Impressum) legen Sie Seiten im Webauftritt an. Klicken Sie im Webauftritt z.B. auf Seiten → index.html → Inhalt und verändern Sie den Text für die Startseite. Nach dem Hochladen erscheint der veränderte Text auf Ihrer Startseite.

Der Inhalt der Seiten ist HTML-Code, d.h. wenn Sie den Text formatieren wollen, sollten Sie Grundlagenkenntnisse in HTML haben.

Kommen die gleichen Formatierungen in mehreren Seiten vor, besteht die Möglichkeit eigene CSS-Klassen zu definieren. Dazu kopieren Sie das Standard-Template in ein eigenes und erweitern das Standard-Template um eigene CSS-Klassen (s. unten).


Menüs

Das Standard-Template verwendet vier Menüs, die im Webauftritt gepflegt werden.

  1. MainMenu: Das Hauptmenü links
  2. HeaderMenu1: Im Kopf das linke Menü über dem Hauptmenü
  3. HeaderMenu2: Im Kopf das rechte Menü
  4. FooterMenu: Menü im Fuß

Nur das Hauptmenü kann Untermenüs haben. Es ist zwar möglich, auch in den anderen Menüs Untermenüpunkte zu pflegen, diese können vom Standard-Template aber nicht verarbeitet werden.

In jedem Menüpunkt wird eine URL hinterlegt. Sie können von einem Menüpunkt auf eine beliebige Seite innerhalb oder außerhalb Ihres Webauftritts verweisen. Um auf eine lokale Kategorie oder Seite zu verweisen, tragen Sie einfach den Dateinamen der Kategorie oder Seite ein.


Einführung in Templates

In Collmex ist eine so genannte Template – Engine realisiert, bei der die Erzeugung der HTML-Dateien mittels Textersetzung erfolgt. Das Grundprinzip ist gleich zu der Textersetzung in Collmex Textbausteinen oder bei Serienbriefen mit einer Textverarbeitung.

Ein Feld besteht aus einem Namen und einem Text. Der Text eines Feldes wird entweder aus der Collmex – Datenbank ermittelt (z.B. $ProductNumber$) oder im Template selbst festgelegt (z.B. $Page$).

Wenn eine Seite erzeugt wird, sucht das Programm zuerst im Template nach einem Feld mit dem Namen „Page“ und schreibt den Text des Feldes in die HTML-Datei. Kommen in dem Text weitere Felder vor, werden diese wiederum ersetzt.

Beispiel für eine Page-Definition im Template:

Page [
<head>
<title>$PageTitle$</title>
….
</body>
] 

Ein Template besteht aus mehreren Dateien, welche die eigentlichen Feld-Definitionen enthalten. Beim Hochladen des kompletten Webauftritts werden die Feld-Dateien der Reihe nach eingelesen. Die Felder werden als (Feldname,Feldwert) in der Collmex Datenbank abgespeichert. Wenn eine Feld-Definition mehrmals vorkommt, wird nur die letzte gespeichert.

Wenn später einzelne Seiten, Produkte oder Kategorien hoch geladen werden, greift das Programm auf die Feldwerte in der Datenbank zurück. Gleiches gilt für dynamisch erzeugte Seiten wie z.B. der Warenkorb. Dies gewährleistet, dass alle Dateien auf dem Webserver und die dynamischen Seiten auf der gleichen Stand der Template-Definition basieren.

Das Template besteht jedoch nicht nur aus Feld-Dateien, sondern auch aus Textdateien (z.B. CSS, JavaSkript) und Binär-Dateien (z.B. Grafiken). Sowohl Textdateien als auch die Binärdateien werden beim Hochladen auf Ihren Webspace übertragen. Bei Textdateien findet zusätzlich eine Feldersetzung statt.


Eigene Farben, Logo und Mailtexte festlegen

Das Template ist so angelegt, dass besonders häufig geänderte Felder in einer eigenen Datei ausgelagert sind. Um beispielsweise die Farben und das Logo zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie ein eigenes Template an ('Shop und Webauftritt → Template → Anlegen').
  2. Speichern Sie die Datei http://www.collmex.de/templates/customfields.txt auf Ihren PC. Geben Sie dazu die Adresse 'http://www.collmex.de/templates/customfields.txt' in die Adresszeile Ihres Browsers ein und wählen Sie im Browser 'Datei → Seite speichern unter' oder bei manchen Browsern auch direkt 'Seite → Speichern unter'.
  3. Editieren Sie die Datei mit einem Texteditor Ihrer Wahl und ändern Sie Farbwerte sowie die Dateinamen für das Logo.
  4. Laden Sie die Datei hoch nach http://www.meine_firma.de/customfields.txt. Dazu können Sie jedes beliebige FTP-Programm verwenden (z.B. Filezilla).
  5. Ändern Sie Ihr eigenes Template und ersetzen Sie in Ihrem Template die URL von http://www.collmex.de/templates/customfields.txt auf Ihre Datei http://www.meine_firma.de/customfields.txt.

Beispiel für das neue Template:

Fields http://www.collmex.de/templates/page_template.txt           /* Seitenaufbau */
Fields http://www.collmex.de/templates/menu_template.txt           /* Menüs / Navigation */
Fields http://www.collmex.de/templates/products_template.txt       /* Kategorie- und Produktseiten */
Fields http://www.collmex.de/templates/frame_template.txt          /* Inhalte im Frame kommen direkt von Collmex */
Fields http://www.collmex.de/templates/shopframe_template.txt      /* Verkaufsprozess */
Fields http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt         /* Text der Bestellbestätigung */
Fields http://www.meine_firma.de/customfields.txt                  /* Durch meine customfields.txt ersetzt */

Textfile http://www.collmex.de/templates/collmex.css collmex.css
….

Beim Einlesen der Felder aus den „Fields-Dateien“ bestimmt das zuletzt eingelesene Feld den Wert des Feldes. Sie können deshalb in Ihrer customfields.txt den Wert jedes Feldes neu festlegen. Beachten Sie jedoch, dass der Support beschränkt ist auf die Felder in http://www.collmex.de/templates/customfields.txt. Andere Felder sollten Sie deshalb nur ändern, wenn Sie sehr gute Kenntnisse in HTML haben.

Auch die Texte für Bestellbestätigungs-Mail werden über das Template festgelegt. Die Texte befinden sich alle in der Datei http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt. Wenn Sie die Texte anders gestalten möchten, fügen Sie den Inhalt der Datei http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt in Ihre customfields.txt ein und passen die Texte in Ihrer customfields.txt an. Alternativ erstellen Sie analog zur customfields.txt eine eigene maildefinitions.txt auf Ihrem Server und verweisen im Template auf diese Datei. Als Absender für die Bestellbestätigungs-Mail wird die in der Firma angegebene Mailadresse verwendet.


Eigene CSS-Datei

Eine weitere Möglichkeit für erfahrene Webdesigner auf das Aussehen Einfluss zu nehmen besteht durch Änderung der Standard CSS-Datei collmex.css. Kopieren Sie dazu die Datei analog zur customfields.txt in eine eigene Datei mit einem anderen Namen auf Ihrem Webserver (z.B. mit dem Namen custom.css) und verweisen Sie im Template auf diese Datei.

Beispiel für das neue Template:

Fields http://www.collmex.de/templates/page_template.txt               /* Seitenaufbau*/
Fields http://www.collmex.de/templates/menu_template.txt               /* Menüs / Navigation*/
Fields http://www.collmex.de/templates/products_template.txt           /* Kategorie- und Produktseiten*/
Fields http://www.collmex.de/templates/frame_template.txt              /* Inhalte im Frame, die direkt von Collmex kommen */
Fields http://www.collmex.de/templates/shopframe_template.txt          /* Verkaufsprozess*/
Fields http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt             /* Text der Bestellbestätigung*/
Fields http://www.meine_firma.de/customfields.txt                      /* Durch meine customfields.txt ersetzt */

Textfile http://www.meine_firma.de/custom.css collmex.css              /* Durch meine custom.css ersetzt */
….

Eigene Templates

Zu guter Letzt besteht noch die Möglichkeit, ein komplett eigenes Template zu entwerfen. Eine Liste der in Collmex unterstützten Felder finden Sie in der Hilfe unter Template ändern.


Versandarten und Versandgruppen

Versandarten und Versandgruppen

Zahlarten

Die erlaubten Zahlarten legen Sie unter 'Webauftritt → Zahlarten' fest. Möglich sind die Zahlarten: Vorkasse, Bankeinzug, Rechnung, Nachnahme, Paypal und sofortüberweisung.de. Da bei Paypal auch die Zahlung mit Kreditkarte möglich ist, unterstützt der Collmex-Shop indirekt auch die Zahlung mit Kreditkarte.

Je nach Empfängerland bekommt der Käufer die möglichen Zahlarten angeboten und kann sich die gewünschte aussuchen. Der Zahlart zugeordnet ist die interne Zahlungsbedingung. Diese ist für den Käufer nicht sichtbar, aber ausschlaggebend für die Weiterbearbeitung des Auftrags. Die Zahlungsbedingung wird vom Warenkorb in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung übernommen.

Für jede Zahlart kann optional ein Rabatt (z.B. -2% bei Vorkasse) oder Zuschlag (z.B. +2% bei Paypal) angegeben werden. Der Rabatt wird ebenfalls vom Warenkorb in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung kopiert.

Mehr Informationen auch unter Webauftritt → Zahlarten.


Gutscheine

Für viele Webshops stellen Gutscheine ein wichtiges Hilfsmittel zur Kundenbindung und Verkaufsförderung dar. Mehr Informationen über Gutscheine finden Sie unter Einführung Gutscheine und Gutschein bearbeiten.

Im Standard-Template gibt es keine Eingabemöglichkeit für die Gutscheinnummer. Damit Ihre Kunden einen Gutschein beim Kauf einlösen können, müssen Sie deshalb ein Eingabefeld für die Gutscheinnummer in Ihr Template aufnehmen. Wenn Sie sich am Standard-Template orientieren, ersetzen Sie dazu in der Datei 'shopframe_template.txt' die Zeilen

<table class="fullsize">
    <tr>
      <td class="field"><label for="Country">Lieferland:</label></td>
      <td class="field"><select id="Country" name="Country">$CountryOptions$</select></td>
      <td class="field"><label for="Shipping">Versand:</label></td>
      <td class="field"><select id="Shipping" name="Shipping">$ShippingOptions$</select></td>
      <td class="field"><label for="Payment">Zahlmethode:</label></td>
      <td class="field"><select id="Payment" name="Payment">$PaymentOptions$</select></td>
    </tr>
  </table>

durch

  <table class="fullsize">
    <tr>
      <td class="field"><label for="Country">Lieferland:</label></td>
      <td class="field"><select id="Country" name="Country">$CountryOptions$</select></td>
      <td class="field"><label for="Shipping">Versand:</label></td>
      <td class="field"><select id="Shipping" name="Shipping">$ShippingOptions$</select></td>
    </tr>
    <tr>
      <td class="field"><label for="Payment">Zahlmethode:</label></td>
      <td class="field"><select id="Payment" name="Payment">$PaymentOptions$</select></td>
      <td class="field"><label for="Voucher">Gutschein:</label></td>
      <td class="field"><input type="text" id="Voucher" name="Voucher" value="$Voucher$" size="20" maxlength="20"></td>
    </tr>
  </table>

Möchten Sie einen Rabatt auf die jeweils nächste Bestellung gewähren, legen Sie einen Gutschein an mit erlaubter Verwendung 'Beliebig oft' und fügen Sie einen entsprechenden Text mit der Gutscheinnummer in Ihrer Bestellbestätigungs-Mail ein in der Datei 'maildefinitions.txt'.


Google Sitemaps

Wenn Sie alle Seiten hoch laden, erzeugt Collmex automatisch eine Datei sitemap.xml. Diese Datei enthält Informationen über ihre HTML-Seiten und sollte unbedingt dazu verwendet werden, Ihre Seiten bei Google bekannt zu machen.

Sie benötigen dazu ein kostenloses Account bei Google und verwenden die Webmaster-Tools, um die URL Ihrer Sitemap-Datei (z.b. http://www.meine_firma.de/sitemap.xml) bekannt zu machen.

Google liest diese Datei dann in periodischen Abständen und nimmt Ihre Seiten in den Suchmaschinen-Index auf.


Suchmaschinen-Optimierung

Das Standard-Template sowie der ganze Shop ist für eine gute Suchmaschinen-Platzierung Ihrer Seiten vorbereitet. Suchmaschinen-Optimierung ist eine Wissenschaft für sich. Trotzdem können Sie bei Beachtung der folgenden Punkte auch ohne Spezialkenntnisse eine Menge erreichen:

  • Melden Sie Ihre Seiten bei Google an (s. letztes Kapitel zu Google Sitemaps).
  • Legen Sie für jede Seite wenige Schlüsselwörter fest (1-3), für die Sie die Seite optimieren wollen.
  • Achten Sie darauf, dass die Schlüsselwörter in Titel, Beschreibung, Keywords und Dateiname vorkommen.
  • Die Schlüsselwörter sollten im Langtext ab und zu vorkommen. Je weiter oben, desto besser.
  • Versuchen Sie Links auf Ihre Seiten von anderen Webauftritten zu bekommen bei denen der Name des Links die Schlüsselwörter enthält.

Es gibt zahlreiche Agenturen, die sich auf Suchmaschinen-Optimierung spezialisiert haben und ihre Dienstleistungen im Bereich Online-Marketing anbieten.


Google AdWords

Eine für viele Shops wichtige Werbeform ist Google AdWords. Um den Erfolg der Werbekampagnen messen zu können, stellt Google das Conversion-Tracking zur Verfügung. Dabei wird ein kleines von Google bereit gestelltes Skript in der Bestellbestätigung eingeblendet. Dieses Skript meldet den erfolgreichen Kaufabschluss an Google zurück.

In Collmex existiert für das Conversion-Tracking das Template-Feld 'ConversionTrackingCode' in der customfields.txt. In dieses Feld müssen Sie den Conversion-Tracking Skript-Code einfügen. Den Code erhalten Sie in der Google AdWords-Verwaltung unter 'Berichterstellung → Conversions → Kauf/Verkauf → Code anzeigen'.

Beispiel für das Feld ConversionTrackingCode in der customfields.txt:

...
/*Für Conversion Skripts auf der Bestätigungs-Seite nach dem Kauf (z.B. für Google AdWords Tracking)*/
ConversionTrackingCode [
<!-- Google Code for Purchase Conversion Page -->
<script language="JavaScript" type="text/javascript">
<!--
var google_conversion_id = 1234567890;
var google_conversion_language = "en";
var google_conversion_format = "1";
var google_conversion_color = "ffffff";
var google_conversion_label = "Purchase";
var google_conversion_value =  $TotalRaw$;
//-->
</script>
<script language="JavaScript" src="http://www.googleadservices.com/pagead/conversion.js">
</script>
</noscript>
<img height=1 width=1 border=0
src="http://www.googleadservices.com/pagead/conversion/1234567890/?value=1&label=Purchase&script=0">
</noscript>
]
...

Der Auftragswert wird über das Feld $TotalRaw$ im für Google richtigen Format bereitgestellt. Beim Kaufabschluss wird so der Wert des Warenkorbs an Google für eine korrekte Statistik zurück übermittelt.


Google Analytics

Google Analytics ist ein kostenloser Dienst, welcher der Analyse von Zugriffen auf Webseiten dient. Im Standard-Template ist das Google-Skript bereits enthalten über das Feld 'GoogleAnalyticsTrackingCode', d.h. das Google-Skript selbst muss nicht mehr eingefügt werden. Es muss lediglich Ihre Google Analytics Konto Id über das Feld GoogleAnalyticsAccountId bekannt gemacht werden, sowie $GoogleAnalyticsTrackingCode$ im Feld BeforeEndOfBody platziert werden:

Beispiel für eine customfields.txt:

...
GoogleAnalyticsAccountId [UA-xxxxxx-x]

/* Zur Platzierung von Skripts direkt vor End-Body-Tag (z.B. Google Analytics) */
BeforeEndOfBody [
$GoogleAnalyticsTrackingCode$
]
...
Analytics E-Commerce tracking

Als zusätzliche Option bietet Google Analytics das E-Commerce tracking, bei dem die Verkäufe im Shop detailliert ausgewertet werden können. Dazu wird der Wert des Warenkorbs sowie jedes verkaufte Produkt an Google zurück gemeldet. Der erforderliche Code ist im Standard-Template bereits über das Feld 'GoogleAnalyticsEcommerceTracking' vordefiniert, d.h. das Google-Skript selbst muss nicht mehr eingefügt werden. Ähnlich wie beim AdWords Conversion-Tracking wird er Kauf über das Feld ConversionTrackingCode an Google gemeldet. Fügen Sie dazu $GoogleAnalyticsEcommerceTracking$ in das Feld ConversionTrackingCode ein.

Beispiel für das Feld ConversionTrackingCode in der customfields.txt mit e-commerce tracking:

ConversionTrackingCode [
...Hier bei Bedarf zuerst das Google AdWords Conversion tracking einfügen...
$GoogleAnalyticsEcommerceTracking$
]

Inhalt 

Webauftritt anlegen

Zum Anlegen eines Webauftritts wählen Sie die Firma aus und klicken auf Webauftritt anlegen.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten


Inhalt 

Webauftritt bearbeiten: Seiten

Der Inhalt einer Seite kann frei eingegeben werden, z.B. für die Startseite oder das Impressum. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Seiten aufgeführt. Zum Anlegen einer neuen Seite klicken Sie auf Seite anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Alles hochladenEs werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern.
Seite / Menü / Kategorie anlegenEs wird das jeweilige Objekt angelegt.
FeldBedeutung
TextGeben Sie einen Suchtext ein und klicken Sie auf Suchen um die Seiten nach einem Text zu durchsuchen. Die gefundenen Seiten werden in der Liste angezeigt.
DateinameDer Dateiname der Seite. Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Seite zu bearbeiten.
TitelDer Titel der Seite. Den Titel hinterlegen Sie in der Seite.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen

Inhalt 

Webauftritt bearbeiten: Menüs

Die Menüs bestimmen die Navigationsbereiche im Webauftritt. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Menüs aufgeführt. Zum Anlegen eines neuen Menüs klicken Sie auf Menü anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Alles hochladenEs werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern.
Seite / Menü / Kategorie anlegenEs wird das jeweilige Objekt angelegt.
FeldBedeutung
MenünameDer Name des Menüs. Klicken Sie auf den Namen, um das Menü zu bearbeiten.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen

Inhalt 

Webauftritt bearbeiten: Kategorien

Kategorien strukturieren Ihre Produkte im Shop nach Gruppen. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Kategorien aufgeführt. Zum Anlegen einer neuen Kategorie klicken Sie auf Kategorie anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Alles hochladenEs werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern.
Kategorie / Menü / Kategorie anlegenEs wird das jeweilige Objekt angelegt.
FeldBedeutung
KategorieDer Name der Kategorie. Klicken Sie auf den Name, um die Kategorie zu bearbeiten.

Beim Anlegen des Webauftritts wird bereits eine Kategorie „Produktgruppe“ angelegt. Dieser Kategorie sind jedoch noch keine Produkte zugeordnet. Für jeden Webauftritt können Sie eigene Kategorien anlegen, die unabhängig von den Produktgruppen in der Warenwirtschaft sind. Ein Produkt kann mehreren Shop-Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden (z.B. Hersteller, Neuheiten, Topseller).


Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen

Inhalt 

Webauftritt bearbeiten: Zahlarten

Hier legen Sie die erlaubten Zahlarten fest, aus denen der Käufer im Shop die gewünschte Zahlungsart auswählen kann.

SchaltflächeBedeutung
Alles hochladenEs werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern.
Kategorie / Menü / Kategorie anlegenEs wird das jeweilige Objekt angelegt.
FeldBedeutung
PosBestimmt die Position in der dem Käufer angebotenen Auswahl
BezeichnungDer Text der Zahlart wie er im Shop sichtbar ist
ZahlungsbedingungZuordnung zu der Zahlungsbedingung in der Buchhaltung und Warenwirtschaft

Wenn Sie als Zahlungsart Paypal anbieten, muss zusätzlich in den Einstellungen das verwendete Paypal-Konto angegeben werden. Das Paypal-Konto legen Sie unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankkonten an.

Nur gültig fürWenn eine Zahlart nur in bestimmten Ländern gültig sein soll (z.B. Bankeinzug nur in Deutschland), geben Sie hier eine Ländergruppe an. Die Zahlart ist in allen Ländern gültig, falls nichts angegeben wurde.
RabattLegen Sie hier einen prozentualen Rabatt oder Aufschlag fest. Bei Aufschlägen geben Sie den negativen Prozentsatz an.
Rabatt-GrundDer Text für den Rabatt-Grund (z.B. 'für Vorkasse') wird in den Kundenauftrag und alle Folge-Dokumente übernommen.
Paypal

Wenn Sie als Zahlungsart Paypal anbieten, muss hier ein unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankkonten definiertes Paypal-Konto ausgewählt werden. Die Informationen des Paypal-Kontos werden benötigt, um den Käufer nach dem Kauf auf die Paypal-Seite weiter zu leiten.

Paypal informiert Collmex automatisch über die Zahlung mittels einer so genannten Instant Payment Notification (IPN). Bei Verarbeitung dieser Nachricht wird in Collmex der Zahlungseingang als Anzahlung mit Bezug zum Kundenauftrag gebucht. Der Kundenauftrag ist damit für die Belieferung frei gegeben. Die IPN-Funktion kann nur für Bestellungen im Collmex-Shop verwendet werden, d.h. die automatische Buchung der Anzahlung funktioniert nicht für interaktiv oder über das API angelegte Kundenaufträge.

Sofortüberweisung

Wenn im Shop als Zahlart Sofortüberweisung angeboten wird, muss Ihre Kunden-Nr und Ihre Projekt-Nr bei sofortüberweisung.de hier eingetragen werden. Diese Informationen sind erforderlich, damit der Käufer nach dem Kauf zur Zahlung weiter geleitet werden kann und die Zahlung Ihrem Kundenkonto bei sofortüberweisung.de zugeordnet werden kann. Beide Nummern finden Sie im Händlerbereich der Payment Network AG.

Die Payment Network AG empfiehlt die Verwendung eines Projekt-Passwortes und die Aktivierung der Input-Prüfung. Tragen Sie dazu im Verwaltungsbereich von sofortüberweisung.de unter 'Erweiterte Einstellungen → Projekt-Passwort und Input-Prüfung' ein Projekt-Passwort ein und aktivieren Sie die Input-Prüfung für den Hash-Algorithmus SHA1. Wenn in Collmex ein Projekt-Passwort angegeben ist, wird der Hashwert zur Input-Prüfung mit übergeben.

In Kundenaufträgen mit der Zahlungsbedingung 'Sofortüberweisung' gibt es unter 'Verwaltung' ein Feld 'Zahlung bestätigt am'. Dieses wird automatisch gesetzt, sofern Sie im Verwaltungsbereich von sofortüberweisung.de in Ihrem Projekt unter 'Erweiterte Einstellungen → Benachrichtigungen' eine HTTP-POST-Benachrichtigung mit der URL 'https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,suwpayment' (XXXXX = Ihre Kundennummer bei Collmex) angelegt haben. Alternativ kann die Bestätigung auch manuell eingetragen werden. Ein Kundenauftrag mit der Zahlungsbedingung 'Sofortüberweisung' ist für die Lieferung erst relevant, wenn die Zahlung bestätigt ist.

Beachten Sie, dass bei bestätigter Zahlung die Überweisung vom Käufer lediglich beauftragt wurde. Das Geld geht erst mit der Gutschrift auf dem Empfänger-Konto in den Besitz des Händlers über und darf auch erst dann in der Buchhaltung als Zahlungseingang zur Rechnung gebucht werden.


Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen

Inhalt 

Webauftritt bearbeiten: Einstellungen

Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest.

Wenn Sie das erste Mal einen Webauftritt anlegen, sollten Sie zuerst die Einführung lesen.

SchaltflächeBedeutung
Alles hochladenEs werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern.
Kategorie / Menü / Kategorie anlegenEs wird das jeweilige Objekt angelegt.
FeldBedeutung
BezeichnungBezeichnung des Shops oder Webauftritts. Die Bezeichnung wird an verschiedenen Stellen im Standard-Template verwendet (z.B. für den Shop-Titel und in Mail-Texten)
Standard-TemplateDieses Template wird für die Erzeugung der HTML-Dateien verwendet. In Seite, Produkt oder Kategorie kann außerdem ein abweichendes Template gesetzt werden.
Basis-URLDie vollständige Adresse Ihres Internet-Auftritts (z.B. http://www.meine-homepage.de).
Upload-URLDie Adresse für das Übertragen von Dateien auf Ihren Webspace (z.B. ftp://www.meine-homepage.de/httpdocs). Es werden die Protokolle ftp, http und https unterstützt. sftp ist leider nicht möglich.
Upload-Benutzer und Upload-KennwortBenutzer und Kennwort für den Upload. Die Zugangsdaten werden Ihnen üblicherweise vom Webhoster zugewiesen.
PreisgruppeDie Preisgruppe bestimmt, welche Preise in Ihrem Shop ausgewiesen werden. Es kann pro Webauftritt nur eine Preisgruppe gewählt werden. Wenn Sie unterschiedliche Preise für verschiedene Kundengruppen haben (z.B. Endverbraucher, Wiederverkäufer), müssen Sie jeweils einen eigenen Webauftritt anlegen.
SpracheDiese Einstellung bestimmt die Sprache, in der Meldungen ausgegeben werden (z.B. im Warenkorb). Es werden die Sprachen "DE" und "EN" unterstützt. Achtung: Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf die Texte im Template. Es muss auch ein Template in der passenden Sprache ausgewählt werden.
Standard-VersandgruppeDer Käufer wählt im Shop die gewünschte Versandart aus. Die möglichen Versandarten werden aus der Versandgruppe und dem Lieferland ermittelt. Üblicherweise ist die Versandgruppe im Produkt hinterlegt. Falls im Produkt keine Versandgruppe hinterlegt ist, wird auf die hier angegebene Standard-Versandgruppe zurück gegriffen.
Vorlage Kunde NrFür neu angelegte Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Preisgruppe, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen.
Bearbeiter für KundenaufträgeDie über den Shop angelegten Kundenaufträge erhalten den hier eingetragenen Mitarbeiter als Bearbeiter.
Vermittler für KundenaufträgeDie über den Shop angelegten Kundenaufträge und neu angelegten Kunden erhalten den hier eingetragenen Mitarbeiter als Vermittler.
Warenkorb SSL-verschlüsseltSetzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie für Ihre Domain ein SSL-Zertifikat installiert haben. Der Warenkorb wird dann über https verschlüsselt.
InaktivBei einem inaktiven Shop ist es nicht möglich, Produkte in den Warenkorb zu legen oder zu bestellen.
Telefonnummer ist PflichtfeldWenn gesetzt, muss bei Bestellungen im Shop die Telefonnummer angegeben werden.
Firma und UStId PflichtfeldWenn gesetzt, muss bei Bestellungen im Shop die Firma und die Umsatzsteuernummer angegeben werden.
Nur bestellbar wenn Bestand verfügbarWenn gesetzt, muss die verfügbare Menge größer als die Menge im Warenkorb sein. Andernfalls wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Zahlarten, Einstellungen, Weitere Funktionen

Inhalt 

Webauftritt bearbeiten: Weitere Funktionen

Nicht so oft benutzte Funktionen rufen Sie über diese Seite auf.

SchaltflächeBedeutung
Alles hochladenEs werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern.
Seite / Menü / Kategorie anlegenEs wird das jeweilige Objekt angelegt.
FunktionBedeutung
Webauftritt löschenKlicken Sie auf den Link, um zum Löschen des Webauftritts zugelangen. Vor dem Löschen müssen Sie dort erst noch einmal bestätigen.
Bilder prüfenAlle hinterlegten Bilder werden geladen und die Größe überprüft.
Export für SuchmaschinenExportieren Sie Dateien für Produkt-Suchmaschinen, wie z.B. Kelkoo oder Google Merchant Center.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Einstellungen, Weitere Funktionen

Inhalt 

Seite bearbeiten: Eigenschaften

Legen Sie die Eigenschaften einer Freitext-Seite fest. Freitext-Seiten werden z.B. für die Startseite oder das Impressum benötigt.

FeldBedeutung
ArtMit Ausnahme der Art Freitext kann für jede Seitenart nur eine Seite angelegt werden.
  • Freitext: Seite mit beliebigem Inhalt.
  • Warenkorb: Seite für den Warenkorb*.
  • Rechnungsadresse: Die Rechnungsadresse des Warenkorbs*.
  • Suche: Freitextsuche*.
  • AGB: Geben Sie im Inhalt Ihre AGB ein. Die AGB wird auch für die Bestätigungs-Mail verwendet.
  • Versandkosten: Die Versandkosten des Warenkorbs*.
  • Widerrufsbelehrung: Geben Sie im Inhalt Ihre Widerrufsbelehrung ein. Die Widerrufsbelehrung wird auch für die Bestätigungs-Mail verwendet.

* Der Inhalt der Seite wird dynamisch erzeugt und über ein IFrame eingeblendet.

DateinameGeben Sie einen Dateinamen für die Seite ein. Der Dateiname muss eindeutig für den Webauftritt sein, da alle Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Webspace geschrieben werden. Die Dateiendung muss nicht .html sein. Wenn Sie z.B. PHP-Seiten erzeugen möchten, können Sie auch .php oder eine andere beliebige Endung wählen.
TitelDer Titel der Seite. Das Template-Feld $PageTitle$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld der Titel der Seite gesetzt.
BeschreibungDie Beschreibung der Seite. Das Template-Feld $PageDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "description" der Seite gesetzt.
Abweichendes TemplateWenn Sie ein anderes Template verwenden möchten, als das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template angegebene.
KeywordsSchlüsselwörter für die Suchmaschine. Geben Sie alle relevanten Schlüsselwörter ohne Komma, aber mit Leerzeichen ein. Das Template-Feld $PageKeywords$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "keywords" der Seite gesetzt.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten: Eigenschaften, Inhalt, Webauftritt bearbeiten, Templates

Inhalt 

Seite bearbeiten: Inhalt

Der Inhalt der Seiten im Standard-Template ist HTML-Code, d.h. wenn Sie den Text formatieren wollen, sollten Sie Grundlagenkenntnisse in HTML haben. Der Inhalt ist aber nicht auf HTML beschränkt. Sofern Sie eine entsprechende Dateiendung wählen und die Voraussetzungen auf Ihrem Webspace vorhanden sind, können Sie auch Script-Code (z.B. PHP) eingeben.

Das Template-Feld $PageContent$ wird durch den angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird der Text als hinter <body> eingefügt.


Siehe auch: Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten: Eigenschaften, Inhalt, Webauftritt bearbeiten, Templates

Inhalt 

Menü

Hier wird die Menüstruktur des Menüs angezeigt.

FeldBedeutung
PosDie Position legt fest, an welcher Stelle im Menü sich ein Menüpunkt befindet.
TextDer Text des Menüpunktes wird im Menü angezeigt.
Untermenü vonWeist den Menüpunkt einem übergeordnetem Menüpunkt zu.
UrlDie Adresse auf die der Menüpunkt verweist. Es kann eine beliebige Url eingegeben werden. Wenn Sie auf Seiten innerhalb des Webauftritts verlinken möchten, geben Sie nur den Dateinamen an. Andernfalls die vollständige Url (mit http://).
Neues FensterAktivieren Sie dieses Feld, wenn die Seite in einem neuen Fenster geöffnet werden soll.
Löscht den Menüpunkt.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten

Inhalt 

Kategorie bearbeiten: Eigenschaften

Legen Sie wichtige Eigenschaften der Kategorie fest. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
Kategorie hochladenDie Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen.
FeldBedeutung
NameDer Name der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryName$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt.
InaktivSetzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie die Kategorie temporär aus dem Shop entfernen möchten (z.B. für Saison-Ware).
DateinameGeben Sie einen Dateinamen für die Seite ein. Der Dateiname muss eindeutig für den Webauftritt sein, da alle Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Webspace geschrieben werden. Die Dateiendung muss nicht .html sein. Wenn Sie z.B. PHP-Seiten erzeugen möchten, können Sie auch .php oder eine andere beliebige Endung wählen.
KeywordsSchlüsselwörter für die Suchmaschine. Geben Sie alle relevanten Schlüsselwörter ohne Komma, aber mit Leerzeichen ein. Das Template-Feld $PageKeywords$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "keywords" der Seite gesetzt.
TitelDer Titel der Seite. Das Template-Feld $PageTitle$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld der Titel der Seite gesetzt.
Abweichendes TemplateWenn Sie ein anderes Template verwenden möchten, als das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template angegebene.
Bild URLDie URL des Bildes für die Kategorie. Es kann eine beliebige Url eingegeben werden. Wenn Sie auf ein Bild innerhalb des Webauftritts verlinken möchten, geben Sie nur den relativen Pfad an (z.B. bilder/bild.jpg). Andernfalls die vollständige Url (mit http://).

Im Programm selbst werden keine Bild-Dateien gespeichert, d.h. die Bild-Dateien übertragen Sie selbst mit z.B. mit einem FTP-Programm auf Ihren Webspace.

Google-ProduktkategorieDie Google-Produktkategorie wird beim Export für das Google Merchant Center verwendet. Die Eingabe muss der aktuell gültigen Goolge Taxonomie entsprechen, andernfalls kann es beim Import im Google Merchant Center zu Fehlern führen. Ist ein Produkt mehr als einer Kategorie zugeordnet, wird die erste Kategorie exportiert.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten, Templates

Inhalt 

Kategorie bearbeiten: Texte

Bearbeiten Sie die Beschreibungstexte der Kategorie. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
Kategorie hochladenDie Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen.
FeldBedeutung
KurztextDer Kurztext der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryShortDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template erscheint der Text in der übergeordneten Kategorie in der Liste der Unterkategorien.
LangtextDer Langtext der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template erscheint der Text in der Detailansicht für die Kategorie. Unterhalb des Textes sind die enthaltenen Produkte aufgelistet.
Texte sind HtmlAktivieren Sie dieses Feld, wenn die Texte HTML-Code enthalten. Andernfalls wird der Text als reiner Text interpretiert und HTML-Sonderzeichen (z.B. < > oder &) werden bei der Erzeugung der Seite entsprechend maskiert (z.B. in &lt; &gt; oder &amp;).

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten, Templates

Inhalt 

Kategorie bearbeiten: Produkte

Die in der Kategorie enthaltenen Produkte. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
Kategorie hochladenDie Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen.
FeldBedeutung
PosPosition, an der das Produkt innerhalb der Liste angezeigt wird.
ProduktProduktnummer. Texte und Eigenschaften für das Produkt hinterlegen Sie direkt unter Produkt bearbeiten.
Entfernt das Produkt aus der Kategorie.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten

Inhalt 

Kategorie bearbeiten: Unterkategorien

Die Unterkategorien der Kategorie. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
Kategorie hochladenDie Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen.
Unterkategorie anlegenLegt eine Unterkategorie an. Zu jeder Kategorie können Sie beliebig viele Unterkategorien anlegen. Sie gelangen direkt zu Kategorie bearbeiten für die neue Kategorie.
FeldBedeutung
ProduktgruppeBeim Anlegen der Unterkategorie werden alle Produkte der angegebenen Produktgruppe in die neu angelegte Kategorie aufgenommen. Enthält die angegebene Produktgruppe wiederum Unter-Produktgruppen, so werden für die Unter-Produktgruppen wiederum Unterkategorien angelegt.

Damit ist es möglich, in einem Schritt ganze Produktgruppen inkl. aller Untergruppen in den Webauftritt einzufügen.


Siehe auch: Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten

Inhalt 

Webauftritt löschen

SchaltflächeBedeutung
Ja, Webauftritt löschenDer Webauftritt inkl. aller Seiten, Kategorien und Menüs wird gelöscht. Die im Webauftritt enthaltenen Produkte werden aus dem Webauftritt entfernt.
FeldBedeutung
WebauftrittWählen Sie den Webauftritt, den Sie löschen möchten.

Siehe auch: Einführung Webauftritt

Inhalt 

Produkte und Kategorien kopieren

SchaltflächeBedeutung
Produkte und Kategorien kopierenDie Produkte und Kategorien des Webauftritts werden in den Ziel-Webauftritt kopiert. Dabei werden alle Produkte und Kategorien im Ziel-Webauftritt gelöscht und dann durch die Produkte und Kategorien des Webauftritts ersetzt.
FeldBedeutung
Ziel-WebauftrittWählen Sie den Webauftritt, für den Sie die Produkte und Kategorien ersetzten möchten.
Ja, wirklich kopierenMarkieren Sie diese Sicherheitsabfrage. Achtung: Es werden alle existierenden Produkte und Kategorien im Ziel-Webauftritt gelöscht und dann ersetzt.

Siehe auch: Einführung Webauftritt

Inhalt 

Bilder prüfen

Es werden alle in Produkten und Kategorien hinterlegten Bilder auf Existenz geprüft und die Abmessungen neu ermittelt.

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie neue Bilder auf Ihren Webspace übertragen haben. Sie müssen dann nicht jedes Produkt oder jede Kategorie einzeln bearbeiten, um die Abmessungen neu zu ermitteln.

Siehe auch: Einführung Webauftritt

Inhalt 

Export für Suchmaschinen

Wählen Sie das gewünschte Format und klicken Sie auf Exportieren, um die Daten für den Upload in Produktsuchmaschinen herunter zu laden.

Es werden folgende Formate unterstützt:

FormatBeschreibung
Universal-CSVNutzen Sie dieses Format, wenn die anderen nicht passen. In der Datei sind so viel Informationen wie möglich enthalten. Formen Sie diese Datei gemäß den Anforderungen der verwendeten Suchmaschine um, bevor Sie sie weiter verarbeiten.
Google Merchant CenterDateiformat für Google Merchant Center für die Google Produktsuche. Optional besteht die Möglichkeit, den Grundpreis vorne im Titel einzufügen, da Google selbst die Grundpreisangabe nicht unterstützt. Die Angabe des Grundpreises ist laut Preisangabenverordnung auch bei Werbung erforderlich.
Shopping.comDateiformat für das Shopping-Portal Shopping.com.
Kelkoo BasisDateiformat für Kelkoo.

Die Dateien können auch über das API abgerufen werden.

Siehe auch: Einführung Webauftritt, API: Shop-Export für Suchmaschinen

Inhalt 

Template

Das Template bestimmt das Layout des Webauftritts. Wie Templates vom Prinzip her funktionieren und wie Sie das Template an Ihre Bedürfnisse anpassen, finden Sie unter Einführung in den Shop und Webauftritt.

Aufbau der Template-Definition

Ein Template besteht aus einer Reihe von Verweisen auf Feld-, Text- und Binär-Dateien:

SyntaxBeschreibung
Fields [URL der Feld-Datei]In den Feld-Dateien sind die Felder definiert. Die Feld-Dateien werden nacheinander eingelesen und die Feldnamen mit den zugehörigen Texten in der Datenbank gespeichert.
Text [URL der Text-Datei] [Name der Datei auf dem Webserver]Die in den Textdateien enthaltenden Felder werden ersetzt. Das Ergebnis wird unter dem angegebenen Namen auf den Webserver übertragen. Üblicherweise werden Textdateien für CSS oder JavaScript verwendet.
Binary [URL der Binär-Datei] [Name der Datei auf dem Webserver]Binärdateien werden ohne Veränderung gelesen unter dem angegebenen Namen auf den Webserver übertragen.

Allgemein

Im Template wird ein Feld mit FELD [FELDINHALT] definiert. Innerhalb des Feldinhalts kann mit $FELD$ der Feldinhalt von einem anderen Feld eingefügt werden. Einige Felder müssen im Template enthalten sein (z.B. Page), da beim Erzeugen der Seite auf diese Felder zurückgegriffen wird. Andere Felder repräsentieren Felder aus der Datenbank (z.B. ProductPrice). Diese werden beim Erzeugen der Seite mit den entsprechenden Werten aus Collmex ersetzt.

Sonderzeichen: Innerhalb von [FELDINHALT] sind alle Zeichen erlaubt. Das $-Zeichen muss als $$, und das ]-Zeichen als ]] notiert werden.

Zur Definition von eigenen Templates sind hier alle von Collmex unterstützten Felder aufgelistet.


Feld Beschreibung
Page Muss im Template definiert sein. Das Feld bestimmt den grundsätzlichen Aufbau einer Seite. Bei der Erzeugung der Seiten wird mit diesem Feld begonnen.
Content Wird ersetzt durch: Bei Freitext-Seiten durch den Inhalt der Seite, bei Produkten durch $Product$ und bei Kategorien durch $Category$
PageTitle Ersetzung bei Freitext-Seiten durch 'Titel'. Bei Shop-Produkt und Kategorie ist die Ermittlung wie folgt:
  1. 'Titel', wenn leer dann
  2. 'Kurztext', wenn leer dann
  3. Auf 80 Zeichen gekürzter 'Langtext', wenn leer dann
  4. Nur bei Produkt: Auf 80 Zeichen gekürzte Produktbeschreibung.
PageDescription Ersetzung durch $ProductShortDescription$, $CategoryShortDescripton$ oder bei Seiten die Beschreibung der Seite. Ist ein Produkt mehr als einer Kategorie zugeordnet, wird hinter $ProductShortDescription$ noch die $CategoryShortDescripton$ der jeweiligen Kategorie angefügt, um Seiten mit identischer Beschreibung zu vermeiden, da dies bei Suchmaschinen zu einer Abwertung führen kann.
PageKeywords Inhalt von 'Schlüsselwörter' des Produkts, Kategorie oder Seite
Currency Bei USD, EUR und BPD das Währungssymbol der Währung, sonst ISO-Code der Währung
CurrencyISO ISO-Code der Währung
AGBURL Url auf die Seite der Art 'AGB'
AGBHTML Der Inhalt der Seite AGB
AGBText Der Inhalt der Seite AGB ohne HTML-Tags
WiderrufURL Url auf die Seite der Art 'Widerruf'
WiderrufHTML Der Inhalt der Seite Widerruf
WiderrufText Der Inhalt der Seite Widerruf ohne HTML-Tags
ShippingConditionsURL Url auf die Seite der Art 'Versandkosten'
CollmexClientNumber Kunden- bzw. Mandantennummer bei Collmex
SalesAgent Vorname und Name des Vermittlers aus dem Webauftritt
Contact Vorname und Name des Bearbeiters aus dem Webauftritt
Message Meldung bei dynamisch erzeugten Seiten innerhalb des Frames. Wird ersetzt je nach Art der Meldung durch $InfoMessage$, $WarningMessage$, $ErrorMessage$ oder $SuccessMessage$.
MessageText Text der Meldung bei dynamisch erzeugten Seiten innerhalb des Frames

Produkt

Die Produkt-Felder sind verfügbar innerhalb von $Product$, $CategoryProductListItem$, $CartItem$, $CartOrderItem$, $OrderConfirmationMailItem$ und $AdditionalPictureListItem$

Feld Beschreibung
Product Muss im Template definiert sein. Legt den Inhalt einer Produkt-Seite fest.
ProductNumber Wird ersetzt durch 'Produktnummer'. Verfügbar innerhalb $Product$, $CategoryProductListItem$, und im Warenkorb.
ProductDescription Ermittlung wie folgt:
  1. 'Langtext' aus Shop-Produkt, wenn leer dann
  2. Produktbeschreibung aus Produkt
ProductShortDescription Ermittlung wie folgt:
  1. 'Kurztext' aus Shop-Produkt, wenn leer dann
  2. 'Titel' aus Shop-Produkt, wenn leer dann
  3. Auf 80 Zeichen gekürzter 'Langtext' aus Shop-Produkt, wenn leer dann
  4. Auf 80 Zeichen gekürzte Produktbeschreibung aus Produkt.
ProductURL URL des Shop-Produkts.
ProductEAN EAN des Produkts.
ProductManufacturer Hersteller des Produkts.
ProductPictureURL URL des großen Produktbildes
ProductPictureHeight,
ProductPictureWidth
Höhe und Breite des Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ProductImgMaxWidth$ und $ProductImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird.
ProductThumbnailHeight,
ProductThumbnailWidth
Höhe und Breite des kleinen Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ThumbnailImgMaxWidth$ und $ThumbnailImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird.
ProductPrice Produktpreis ohne Währungssymbol. Wenn die Mengeneinheit nicht Stück ist, oder wenn die Bezugsmenge nicht 1 ist, wird die Mengeneinheit und die Bezugsmenge mit ausgegeben.
ProductPriceExclTax Nettopreis ohne Währungssymbol. Bei Bruttopreisen wird der Nettopreis durch Abzug der Steuer berechnet. Über das Feld kann bei Bruttopreisen der Nettopreis als Zusatzinformation mit ausgegeben werden. Wenn die Mengeneinheit nicht Stück ist, oder wenn die Bezugsmenge nicht 1 ist, wird die Mengeneinheit und die Bezugsmenge mit ausgegeben.
ProductPriceInclTax Bruttopreis ohne Währungssymbol. Bei Nettopreisen wird der Bruttopreis durch Aufschlag der Steuer berechnet. Über das Feld kann bei Nettopreisen der Bruttopreis als Zusatzinformation mit ausgegeben werden. Wenn die Mengeneinheit nicht Stück ist, oder wenn die Bezugsmenge nicht 1 ist, wird die Mengeneinheit und die Bezugsmenge mit ausgegeben.
ProductPriceRaw Produktpreis ohne Währungssymbol, ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen.
ProductBasePriceBlock Wird nur ersetzt, wenn ein Grundpreis im Shop-Produkt hinterlegt ist
ProductBasePrice Grundpreis pro Grundpreis-Mengeneinheit
ProductBasePriceUOM Grundpreis-Mengeneinheit
ProductPriceDetails Wird bei Bruttopreisen ersetzt durch $ProductPriceDetailsInclTax$ und bei Nettopreisen durch $ProductPriceDetailsExclTax$
ProductWeight Gewicht des Produkts mit Mengeneinheit
ProductShortText Die Bezeichnung aus dem Produkt im HTML-Format
ProductShortTextAsText Die Bezeichnung aus dem Produkt im Text-Format

Zusatzbilder

Feld Beschreibung
AdditionalPictureList Wird nur ausgewertet, wenn für ein Produkt auch Zusatzbilder angegeben sind
AdditionalPictureListItem Für jedes Zusatzbild ausgewertet
AdditionalPictureURL Die URL auf das Zusatzbild
AdditionalPictureNumber Die Bildnummer des Zusatzbildes
AdditionalPictureDescription Die Beschreibung des Zusatzbildes

Kategorie

Feld Beschreibung
Category Muss im Template definiert sein. Legt den Inhalt einer Kategorie-Seite fest.
CategoryDescription Ermittlung wie folgt:
  1. 'Langtext' aus Shop-Kategorie, wenn leer dann
  2. Produktbeschreibung aus Produkt
CategoryShortDescription Ermittlung wie folgt:
  1. 'Kurztext' aus Shop-Kategorie, wenn leer dann
  2. 'Titel' aus Shop-Kategorie, wenn leer dann
  3. Auf 80 Zeichen gekürzter 'Langtext' aus Shop-Kategorie
CategoryName Name der Kategorie
CategoryURL URL der Shop-Kategorie
CategoryPictureURL URL des großen Kategoriebildes
CategoryProductList Muss im Template definiert sein. Liste der in der Kategorie der ersten Ebene enthaltenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn in der Kategorie auch Produkte enthalten sind.
CategoryProductListItem Muss im Template definiert sein. Listen-Element der in der Kategorie enthaltenen Produkte.
SubCategoryList Muss im Template definiert sein. Liste der in der Kategorie ab der zweiten Ebene enthaltenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn in der Kategorie auch Produkte enthalten sind.
SubCategoryListItem Muss im Template definiert sein. Listen-Element der Unterkategorien
CategoryPictureHeight,
CategoryPictureWidth
Höhe und Breite des Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $CategoryImgMaxWidth$ und $CategoryImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird.
CategoryThumbnailHeight,
CategoryThumbnailWidth
Höhe und Breite des kleinen Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ThumbnailImgMaxWidth$ und $ThumbnailImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird.

Menü

Feld Beschreibung
Menüname Muss im Template definiert sein. Für jedes im Webauftritt angelegtes Menü muss es im Template ein entsprechendes Feld geben.
MenuItem Menüname.Item oder Menüname.ItemSelected oder Menüname.SubLevelItem oder Menüname.SubLevelItemSelected
Menüname.Item Muss im Template definiert sein. Inaktiver Menüpunkt der ersten Ebene
Menüname.ItemSelected Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der ersten Ebene
Menüname.ItemSelectedWithSubmenu Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der ersten Ebene mit Untermenüpunkten
Menüname.SubLevelItem Muss im Template definiert sein. Inaktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen
Menüname.SubLevelItemSelected Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen
Menüname.SubLevelItemSelectedWithSubmenu Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen mit Untermenüpunkten
MenuItemText Text des Menüpunkts
MenuItemOptions Wird mit ' target="_blank"' ersetzt, wenn im Menüpunkt die Option 'Neues Fenster' gewählt ist.
MenuItemURL URL des Menüpunkts

Warenkorb

Feld Beschreibung
Cart Muss im Template definiert sein. Die Seite für den ersten Schritt im Warenkorb. Wenn der Warenkorb leer ist, wird das Feld ersetzt durch $CartEmpty$
CartItem Muss im Template definiert sein. Die Positionen im Warenkorb. Wird für jede Position ersetzt.
CartSurcharge Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Warenkorbs. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt.
CartEmpty Muss im Template definiert sein. Wird ausgeführt, wenn der Warenkorb leer ist.
CartBillToAddress Muss im Template definiert sein. Die Seite für die Rechnungsadresse.
CartShipToAddress Muss im Template definiert sein. Die Seite für die abweichende Lieferadresse.
CartOrder Muss im Template definiert sein. Die Seite für die Kaufabschluss-Seite.
CartOrderItem Muss im Template definiert sein. Die Positionen des Warenkorbs auf der Kaufabschluss-Seite. Wird für jede Position ersetzt.
CartOrderSurcharge Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Warenkorbs auf der Kaufabschluss-Seite.
OrderConfirmation Muss im Template definiert sein. Bestätigungs-Seite für den Auftrag nach dem Kauf. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt.
OrderConfirmationItem Muss im Template definiert sein. Die Positionen des Auftrags nach Kaufabschluss. Wird für jede Position ersetzt.
OrderConfirmationSurcharge Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Auftrags nach Kaufabschluss. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt.
SurchargeText Text für einen Zu- oder Abschlag
SurchargeAmount Wert des Zu- oder Abschlags.
Quantity Die Menge einer Position im Warenkorb oder Auftrag.
QuantityUOM Die Mengeneinheit einer Position im Warenkorb oder Auftrag
Item Die Positions-Nummer der Warenkorbsposition oder Auftragsposition
ItemValue Wert (=Gesamtpreis) einer Position.
ItemDiscount Rabatt in Prozent einer Position.
Total Gesamtpreis für den Auftrag mit Tausender-Trennzeichen und Komma oder Punkt als Nachkomma-Trennzeichen in Abhängigkeit von der Sprache.
TotalRaw Gesamtpreis für den Auftrag ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen.
NetTotal Gesamt-Netto-Preis für den Auftrag mit Tausender-Trennzeichen und Komma oder Punkt als Nachkomma-Trennzeichen in Abhängigkeit von der Sprache.
NetTotalRaw Gesamt-Netto-Preis für den Auftrag ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen.
TotalWeight Gesamt-Gewicht des Warenkorbs.
PaymentOptions Die möglichen Zahlarten. Wird für jede Zahlart ersetzt durch eine 'Options' Definition.
CartBillToPaymentData Wird bei Bankeinzug ersetzt durch $CartBillToPaymentBankWithdrawal$, damit in der Rechnungsadresse bei Bankeinzug die Eingabefelder für die Bankverbindung ausgegeben werden können.
ShippingOptions Die möglichen Versandarten. Wird für jede Versandart ersetzt durch eine 'Options' Definition.
Voucher Die Nummer des Gutscheins
Memo Nachricht, die der Käufer in das mehrzeilige Textfeld eingeben kann
MemoInfoText Wird nur ersetzt, wenn $Memo$ nicht leer ist.
DifferingShippingAddressChecked Wird ersetzt durch 'checked', wenn der Käufer in der Rechnungsadresse eine abweichende Lieferadresse gewählt hat,
ShippingType Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Versandart
PaymentType Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Zahlart. Bei Bankeinzug wird auch die Kontoverbindung mit ausgegeben.
TrustedShopsPaymentType Codierte Zahlart nach trustedshops.de: 1 = Lastschrift/Bankeinzug, 4 = Rechnung, 5 = Nachnahme, 6 = Weitere Zahlungsart, 7 = Vorauskasse / Überweisung, = 10 PayPal, 22 = Sofortüberweisung
PaymentTypeText Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Zahlart in Textform (kein HTML). Bei Bankeinzug wird auch die Kontoverbindung mit ausgegeben.
PaymentInfo Wird ersetzt durch $AdvancedPaymentInfo$ bei Vorkasse, $PaypalPaymentInfo$ bei Paypal, $BankWithdrawalPaymentInfo$ bei Bankeinzug oder $SofortueberweisungPaymentInfo$ bei Sofortüberweisung.
AdvancedPaymentInfo,
PaypalPaymentInfo,
BankWithdrawalPaymentInfo
SofortueberweisungPaymentInfo
Müssen im Template definiert sein. Dienen dazu dem Käufer in Abhängigkeit der Zahlart nach dem Kauf zusätzliche Informationen und Anweisungen zur Zahlung zu geben.
PaymentInfoText Wird ersetzt durch $AdvancedPaymentInfoText$ bei Vorkasse, $PaypalPaymentInfoText$ bei Paypal, $BankWithdrawalPaymentInfoText$ bei Bankeinzug, $SofortueberweisungPaymentInfoText$ bei Sofortüberweisung.
AdvancedPaymentInfoText,
PaypalPaymentInfoText,
BankWithdrawalPaymentInfoText
SofortueberweisungPaymentInfoText
Müssen im Template definiert sein. Dienen dazu dem Käufer in Abhängigkeit der Zahlart in der Kaufbestätigungs-Mail zusätzliche Informationen und Anweisungen zur Zahlung zu geben.
PaypalPaymentURL Der Link auf Paypal mit allen für die Zahlung wichtigen Informationen. Wenn der Käufer auf den Link klickt, kann er die Zahlung direkt auslösen.
SofortueberweisungPaymentURL Der Link auf Sofortueberweisung.de mit allen für die Zahlung wichtigen Informationen. Wenn der Käufer auf den Link klickt, kann er die Zahlung direkt auslösen.
BillToAddress Die komplette Rechnungsadresse bestehend aus mehreren Zeilen.
BillToAddressText Die komplette Rechnungsadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails.
ShipToAddress Die komplette Lieferadresse bestehend aus mehreren Zeilen.
ShipToAddressText Die komplette Lieferadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails.
CompanyAddress Die komplette eigene Firmenadresse bestehend aus mehreren Zeilen.
CompanyAddressText Die komplette eigene Firmenadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails.
CompanyBankAccountNo, CompanyBankId, CompanyBankName, CompanyBankAccountOwner, CompanyBankBIC, CompanyBankAccountIBAN Bankverbindung der Firma: Kontonummer, BLZ, Name der Bank, Kontoinhaber, BIC und IBAN
OrderNumber Die Nummer des Kundenauftrags der für den abgeschlossenen Kauf angelegt wurde.
CustomerNumber Nummer des Kunden.
CustomerMemo Bemerkungsfeld des Kunden.
CustomerMail Mailadresse des Kunden.
ConversionTrackingItem Die Positionen im Warenkorb für das Conversion-Tracking. Wird für jede Position ersetzt.

Suche

Feld Beschreibung
SearchResultProductList Liste der gefundenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn Produkte gefunden wurden.
SearchResultProductItem Ein gefundenes Produkt innerhalb der Liste
SearchTerm Der vom Benutzer eingegebene Suchtext

Inhalt 

eBay-Schnittstelle*

Das Programm verfügt über eine eBay-Schnittstelle für den Import von abgeschlossenen eBay-Auktionen und Ihren aktuellen eBay-Angeboten.

Die über das eBay-API eingelesenen eBay-Verkäufe werden im Programm gespeichert. Für die eBay-Verkäufe können Kundenaufträge angelegt werden, wobei so viel Daten wie möglich aus eBay übernommen werden. Diese Kundenaufträge werden dann wie jeder andere Kundenauftrag weiter verarbeitet (s. Einführung E-Commerce).

Bei der Zahlungsabwicklung über eBay wird der von eBay gemeldete Zahlungseingang automatisch im Kundenauftrag vermerkt. Mit Bestätigung der Zahlung wechselt der Status des Kundenauftrags von 'Neu, Zahlung nicht bestätigt' auf 'Neu, Zahlung bestätigt' und wird gleichzeitig lieferrelevant so dass der Kundenauftrag berücksichtigt wird unter 'Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen'.

Mit Druck der Lieferungen über die Sammelausgabe bestätigt Collmex automatisch den Versand in eBay, damit eBay Ihnen das Geld möglichst zeitnah auszahlt.

Über den optionalen Mengenabgleich werden die Stückzahlen Ihrer Festpreisangebote automatisch mit der in Collmex verfügbaren Menge abgeglichen. Die aktuelle Menge wird spätestens nach einer Minute an eBay übermittelt, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat.

Das Einstellen neuer Angebote bei eBay über die Schnittstelle ist nicht möglich. Diese Aufgabe erledigen Sie mit eBay-Verkäufertools wie dem Turbo-Lister oder dem CSV-Manager.

Siehe auch:Einführung E-Commerce, eBay-Konto anlegen, eBay-Konto bearbeiten, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen, eBay-Produktimport

* Nicht in allen Versionen

Hinweis: Afterbuy-Umsätze können in Collmex nicht importiert werden.


Inhalt 

eBay-Konto anlegen

Damit eine Kommunikation mit eBay möglich ist, muss das jeweilige eBay-Konto in Collmex angelegt sein. Geben Sie dazu Ihren eBay-Mitgliedsnamen ein und klicken Sie auf eBay-Konto Anlegen.

SchaltflächeBedeutung
eBay-Konto AnlegenDas eBay-Konto wird in Collmex angelegt. Sie gelangen direkt zu eBay-Konto bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte eBay-Konto weiter.
FeldBedeutung
eBay-MitgliedsnamenDer Mitgliedsname für Ihr eBay-Konto. Das Konto muss bei eBay existieren.

Siehe auch: Einführung eBay, eBay-Konto bearbeiten, eBay-Produktimport

Inhalt 

eBay-Konto bearbeiten

Sie können ein neu angelegtes eBay-Konto ergänzen oder Änderungen an einem bereits vorhandenen eBay-Konto vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
FirmaDie Firma, über welche Sie Verkäufe bei eBay abwickeln.
PreisgruppeDie Preisgruppe, welche für eBay-Verkäufe genutzt wird.
BearbeiterDie Nummer des Mitarbeiters, der als Bearbeiter in die angelegten Kundenaufträge eingetragen wird.
VermittlerDie Nummer des Mitarbeiters, der als Vermittler in die angelegten Kundenaufträge eingetragen wird.
Vorlage Kunde NrFür neu angelegte Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Preisgruppe, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen.
Standard-Paypal-KontoDie Angabe ist nur erforderlich, wenn Sie bei Paypal mehr als eine Mailadresse Ihrem Paypal-Account zugeordnet haben und nicht für jede Mailadresse in Collmex ein Paypal-Konto eingerichtet haben unter 'Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen → Paypal-Konten'. Das Standard-Paypal-Konto wird verwendet, wenn ein Kunde über eine Mailadresse bezahlt, für die in Collmex kein Paypal-Konto angelegt wurde. Beachten Sie auch die Hinweise unter eBay-Verkäufe: Paypal.
Anmeldungs-Token zur Kommunikation mit eBayÜber den Anmeldungs-Token autorisieren Sie sich für die Kommunikation mit eBay, ohne dass Ihr eigentliches eBay-Kennwort im Programm hinterlegt werden muss.
Token vorhandenZeigt an, ob aktuell ein Anmeldungs-Token vorhanden ist und falls ja, wie lange er noch gültig ist.
Neuen Token anfordern, Angeforderten Token abholenUm einen neuen Token zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf den Link 'Neuen Token anfordern'
  2. Melden Sie sich in dem neuen Fenster bei eBay an
  3. Bestätigen Sie, dass Collmex Daten mit eBay austauschen darf
  4. Schließen Sie das Fenster
  5. Klicken Sie auf 'Angeforderten Token abholen'

Damit ist der Anmeldungs-Token in Collmex gespeichert. Im nächsten Schritt holen Sie Ihre eBay-Verkäufe ab.

MengenabgleichDer automatische Mengenabgleich aktualisiert die Stückzahl für Ihre Festpreisangebote bei eBay, sobald sich die verfügbare Menge in Collmex ändert.
Mengenabgleich aktivAktiviert den Mengenabgleich. Achtung: Aktivieren Sie den Mengenabgleich nur, wenn Sie für alle Produkte, die Sie bei eBay als Festpreisangebot gelistet haben, die Bestände in Collmex gepflegt haben. Nach Aktivierung des Mengenabgleichs werden die Stückzahlen Ihrer Festpreisangebote auf die in Collmex verfügbare Menge gesetzt. Da bei eBay Festpreisangebote mit Menge Null nicht möglich sind, werden Angebote mit verfügbarer Menge Null automatisch beendet.

Der automatische Mengenabgleich aktualisiert die Stückzahl Ihrer Festpreisangebote bzw. beendet das Angebot bei Menge Null, sobald sich die verfügbare Menge in Collmex ändert. Ein Mengenabgleich wird um eine Minute verzögert ausgeführt, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat. Ein Mengenabgleich läuft also spätestens eine Minute nach einer Mengenänderung. Um die Anzahl der eBay-API-Aufrufe zu reduzieren, werden bei einem Mengenabgleich immer alle Produkte zusammen abgeglichen, für die sich die verfügbare Menge seit dem letzten Mengenabgleich geändert hat.

Bei aktivem Mengenabgleich werden morgens zwischen 5:00 Uhr und 6:00 Uhr Ihre aktuellen eBay-Angebote und eBay-Verkäufe automatisch nach Collmex übertragen. Dies stellt sicher, dass mindestens einmal am Tag die eBay-Verkäufe eingelesen werden. Noch nicht in Kundenaufträge umgewandelte eBay-Verkäufe sind im Produkt im Reiter Verfügbarkeit als Bedarfe sichtbar und reduzieren so automatisch die verfügbare Menge auch für Amazon.

Die Verknüpfung von Collmex-Produkt zu eBay-Artikel erfolgt über das eBay-Feld 'SKU'. Damit der Mengenabgleich funktioniert, müssen Sie beim Einstellen Ihrer eBay-Angebote die Collmex-Produktnummer mit angeben. Beim eBay-Verkaufsmanager Pro heißt das Feld 'Bestandseinheit', beim eBay-Turbolister 'Lagerhaltungsnummer', in den Import-Schnittstellen dieser Produkte 'Custom Label'. Fragen Sie im Zweifel beim Hersteller der Software nach, mit der Sie die Auktionen einstellen, in welches Feld die Produktnummer eingetragen werden muss. Bei erfolgreicher Verknüpfung sehen Sie Ihre aktuellen eBay-Angebote im jeweiligen Produkt im Reiter Verkauf.

eBay-Menge, wenn Lieferzeit kleinerHinterlegen Sie hier eine fiktive Menge für Produkte, die Sie erst nach dem Verkauf beschaffen und für die Sie normalerweise keinen Bestand in Collmex haben. An eBay wird als Stückzahl die hier angegebene Menge gesendet, wenn die Lieferzeit aus der Lieferantenvereinbarung kleiner als die hier angegebene Lieferzeit ist. Die Lieferzeit in der Lieferantenvereinbarung bestimmt somit, ob ein Produkt verkauft werden kann, auch wenn das Produkt nicht auf Lager liegt.
Maximale eBay-MengeDie maximal an eBay übermittelte Menge. Ist die verfügbare Menge in Collmex größer als die hier eingegebene maximale Menge, wird die maximale Menge an eBay gesendet statt der tatsächlich verfügbaren Menge. Der Standardwert ist 100; die maximale Menge darf nicht kleiner 1 oder größer 1000 sein.
Umfang nächster MengenabgleichNormalerweise werden nur Mengen von Produkten abgeglichen, bei denen in Collmex eine Änderung stattgefunden hat. Wenn Sie dagegen alle Ihre Festpreisangebote aktualisieren möchten, wählen Sie hier 'Alle Produkte'. Nach dem Mengenabgleich wird diese Option automatisch wieder auf 'Nur Produkte mit geänderter Menge' zurückgesetzt.
Nächster MengenabgleichDer nächste geplante Mengenabgleich. Ein Mengenabgleich wird um eine Minute verzögert eingeplant, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat. Ein Mengenabgleich läuft also spätestens eine Minute nach einer Mengenänderung aber nicht häufiger als einmal pro Minute.

Wenn derzeit kein Mengenabgleich geplant ist, können Sie über die Schaltfläche 'Mengenabgleich durchführen' einen extra Mengenabglich direkt starten.

Letzter MengenabgleichZeitpunkt, an dem der letzte Mengenabgleich stattgefunden hat.
Letzte Aktualisierung der AngeboteZeitpunkt, an dem die letzte Aktualisierung der in Collmex gespeicherten eBay-Angebote stattgefunden hat. Bei aktivem Mengenabgleich werden Ihre aktuell auf eBay angebotenen Produkte einmal am Tag von eBay abgerufen und in Collmex aktualisiert. Wenn Sie neue Artikel bei eBay eingestellt haben, können Sie hier eine zusätzliche Aktualisierung der eBay-Angebote in Collmex durchführen.

Wird ein Produkt bei eBay angeboten und ist die Collmex-Produktnummer bei eBay im Feld 'SKU' hinterlegt, wird das eBay-Angebot angezeigt im Produkt im Reiter Verkauf. Diese Verknüpfung zwischen Collmex-Produktnummer und eBay-Angebot ist Voraussetzung für den Mengenabgleich.


Siehe auch: Einführung eBay, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen

Inhalt 

eBay-Produktimport

Mit dem eBay-Produktimport legen Sie für Ihre eBay-Angebote Produkte in Collmex an. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie Artikel bei eBay eingestellt haben, diese Produkte jedoch noch nicht in Collmex existieren.

Zum Anlegen der Produkte in Collmex klicken Sie auf 'eBay-Produkte importieren'. Collmex ruft über das API Ihre aktuell eingestellten eBay-Angebote ab und legt die Produkte mit den Informationen aus eBay in Collmex an.

Voraussetzung für das Anlegen der Produkte ist, dass in den eBay-Angeboten eine SKU-Nummer hinterlegt ist. Die Produkte werden mit der SKU-Nummer als Produktnummer angelegt. Dabei wird neben der Produktnummer der Titel der Auktion als Beschreibung, der Preis sowie die angebotene Menge als Bestand importiert.

Bereits bestehende Produkte werden mit Ausführen der Funktion nicht verändert. Es werden lediglich noch nicht existierende Produkte angelegt.


Siehe auch: Einführung eBay, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen

Inhalt 

eBay-Verkäufe

Mit dieser Funktion zeigen Sie die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe an, aktualisieren die gespeicherten eBay-Verkäufe mit neuen Daten vom eBay-Marktplatz und legen für die eBay-Verkäufe Kundenaufträge an.

Für den Routine-Gebrauch markieren Sie die Option 'Nur offene anzeigen' und aktualisieren zuerst die Verkäufe aus eBay. Die dann offenen eBay-Verkäufe werden zum Anlegen von Kundenaufträgen vorgeschlagen. Entfernen Sie die Markierung, wenn für den eBay-Verkauf jetzt noch kein Kundenauftrag angelegt werden soll (z.B. weil der Checkout noch nicht abgeschlossen ist). Soll für einen einzelnen eBay-Verkauf überhaupt kein Kundenauftrag angelegt werden, klicken Sie auf die eBay-Artikelnummer und markieren den eBay-Verkauf als 'Erledigt'.

Da die übermittelten eBay-Daten nicht immer vollständig sind, sollten die angelegten Kundenaufträge auf jeden Fall kontrolliert werden!


SchaltflächeBedeutung
SuchenDurchsucht die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe nach den in den Feldern eingegebenen Kriterien.
Verkäufe aus eBay aktualisierenAktualisiert die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe mit bei eBay neu angelegten oder geänderten Datensätzen. Die Kommunikation mit eBay findet über das eBay-API statt.

Es werden alle Daten übermittelt, die sich seit dem letzten Abruf geändert haben. Beim ersten Aktualisieren werden alle eBay-Verkäufe übermittelt, die während der letzten 24h neu angelegt oder geändert wurden.

Für markierte Verkäufe Kundenaufträge anlegens. eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen
FeldBedeutung
eBay-Artikel-NrFür die Suche nach einem eBay-Verkauf nach der eBay-Artikel-Nr
Nur offene anzeigenZeigt nur eBay-Verkäufe an, für die noch kein Kundenauftrag angelegt wurde oder die nicht als Erledigt markiert sind.
AuftragDie Nummer des Kundenauftrags, der für den eBay-Verkauf angelegt wurde.
eBay-KontoDas eigene eBay-Konto
TextZur Freitextsuche in den Feldern Titel, Käufer-Mitgliedsname, Produkt-Nr, Käufer-E-Mailadresse, Name des Käufers
Käufer-MitgliedsnameZur gezielten Suche nach eBay-Verkäufen dieses Käufers
Verkauft von, bisDatum, an dem der Verkauf getätigt wurde.

Siehe auch: Einführung eBay, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen, eBay-Verkauf anzeigen

Inhalt 

eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen

Im Folgenden wird beschrieben, wie das Anlegen der Kundenaufträge im Detail abläuft.

Kunde

Damit ein Kundenauftrag angelegt werden kann, ist ein Kunde erforderlich. Es wird jedoch nur ein neuer Kunde angelegt, wenn noch kein Kunde für den eBay-Mitgliedsnamen des Käufers oder dessen E-Mailadresse, Vorname, Name und Firmennamen existiert. Andernfalls wird der bestehenden Kunde verwendet. Die im eBay-Verkauf enthaltene Adresse des Käufers wird in den Kunden übernommen. Der eBay-Mitgliedsname des Kunden wird angezeigt im Kunden unter 'Verkauf → Kunde → eBay-Mitgliedsname'.

Preise, Preisgruppe und Zahlungsbedingung

Die Preisgruppe sowie der Bearbeiter werden aus dem eBay-Konto übernommen. Der Kundenauftrag wird als Brutto-Auftrag angelegt, selbst wenn die im eBay-Konto angegebene Preisgruppe eine Netto-Preisgruppe ist. Der Preis sowie die Versandkosten werden von dem eBay-Verkauf übernommen. Die Zahlungsbedingungen werden wie folgt gesetzt:

eBay-ZahlmethodeCollmex-ZahlungsbedingungBemerkungen
CODNachnahmeDie Nachnahme-Gebühr ist bei eBay in den Versandkosten enthalten und wird deshalb im Kundenauftrag nicht extra ausgewiesen.
CashOnPickupBarKunde holt die Ware ab und zahlt bei Abholung Bar.
Folgende Zahlmethoden sind nur relevant, falls die neue eBay-Zahlungsabwicklung noch nicht aktiv ist
PayPalPayPalEine PayPal-Zahlung wird direkt als Anzahlung mit Bezug zum Kundenauftrag gebucht. Mehr Informationen dazu unter eBay-Verkäufe: Paypal.
CCAcceptedKreditkarteDie Zahlungsabwicklung über Kreditkarte muss extern erfolgen.
PaymentSeeDescriptionKeine
OtherWird vom Kunden übernommenWenn Sie eine Zahlmethode anbieten, die von eBay nicht vordefiniert ist (z.B. 'Rechnung'), hinterlegen Sie die entsprechende Zahlungsbedingung im Vorlage-Kunden Ihres eBay-Kontos. Die Zahlungsbedingung wird dann vom Kunden in den Kundenauftrag übernommen.
alles andereVorkasseZur effizienten Abwicklung des Zahlungseingangs empfiehlt es sich, die Kontoauszüge in das Programm zu laden (s. auch Kundenauftrag mit Vorkasse.
Versandart

Die Versandart wird ermittelt über die zugeordnete eBay-Versandbedingung (s. 'Verwaltung → Versandarten → Zugeordnete Versandinformationen'). Die Versandart im Auftrag bleibt leer, wenn über die eBay-Versandbedingung keine eigene Versandart ermittelt werden kann oder wenn der Käufer keine eBay-Versandbedingung ausgewählt hat.

Positionsdaten

Produktnummer: Wenn im eBay-Verkauf eine Produkt-Nummer angegebenen ist, wird diese in den Kundenauftrag übernommen. Die Produktnummer wird im Feld 'Transaction.Item.SKU' erwartet (falls vorhanden, zu sehen im Feld 'Produkt Nr (SKU)' des eBay-Verkaufs). Beim Einstellen sollte deshalb die Produktnummer so mitgegeben werden, dass die Produktnummer in dieses Feld geschrieben wird: In eBay muss dazu der kostenfreie Verkaufsmanager aktiviert sein. Unter 'Mein eBay → Verkaufsmanager → Aktive Angebote' auf 'Anpassen' gehen und dort das Feld 'Bestandseinheit' aktivieren. Dann unter 'Mein ebay → aktive Angebote → Bestandseinheit' die Collmex-Produktnummer eingeben. Beim eBay-Verkaufsmanager Pro heißt das Feld ebenfalls 'Bestandseinheit', beim eBay-Turbolister 'Lagerhaltungsnummer', in den Import-Schnittstellen dieser Produkte 'Custom Label'. Fragen Sie im Zweifel beim Hersteller der Software nach, mit der Sie die Auktionen einstellen, in welches Feld die Produktnummer eingetragen werden muss.

Bezeichnung: Als Beschreibung für die Kundenauftragsposition wird der Titel der Auktion verwendet.

Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer wird aus dem Produkt übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass beim Einstellen eine Produktnummer angegeben wurde (s. Produktnummer). Wenn keine Produkt-Nummer im eBay-Verkauf angegeben ist, wird der volle Umsatzsteuersatz angenommen.

Zusammengefasste Auktionen

Sind bei eBay mehrere Auktionen zu einem Auftrag zusammengefasst, wird für den eBay-Auftrag ein einzelner Kundenauftrag angelegt. Andernfalls wird für jeden eBay-Verkauf ein eigener Kundenauftrag angelegt, auch wenn der gleiche Käufer mehrere Käufe getätigt hat.

Siehe auch: Einführung eBay, eBay-Verkäufe anzeigen, Versandarten bearbeiten

Inhalt 

eBay-Verkäufe: Paypal

Paypal-Zahlungen werden beim Anlegen des Kundenauftrags sofort gebucht. Folgende Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein:

  1. Unter 'Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen' muss das Paypal-Konto eingerichtet sein.
  2. Falls Sie Ihrem Paypal-Account mehr als eine Mailadresse zugeordnet haben, und nicht jede Mailadresse wie oben beschrieben eingerichtet haben, sollte im eBay-Konto ein Standard-Paypal-Konto ausgewählt sein. Das Standard-Paypal-Konto wird verwendet, wenn ein Kunde über eine Mailadresse bezahlt, für die in Collmex kein Paypal-Konto angelegt wurde unter 'Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen → Paypal-Konten'.
  3. In Ihrem Paypal-Account müssen Sie Collmex den Zugriff über das API erlauben.
Collmex den Zugriff über das API erlauben

In einigen Fällen werden von eBay nicht alle Informationen an Collmex zurück geliefert, die für die Buchung der Paypal-Zahlung erforderlich sind. In diesen Fällen ruft Collmex über das Paypal-API diese Informationen ab. Damit dies möglich ist, müssen Sie Collmex den Zugriff auf Ihren Paypal-Kontoauszug erlauben.

Melden Sie sich dazu an Ihrem Paypal-Konto an und wählen Sie 'Mein Konto → Mein Profil → API-Zugriff → Option 1 → API-Genehmigungen hinzufügen oder bearbeiten'.

Es erscheint die Seite 'Neue Genehmigungen für Drittanbieter hinzufügen' Geben Sie im Feld 'Benutzername für Genehmigungen für Drittanbieter' den Wert 'service_api1.collmex.de' ein und klicken Sie auf 'Nachschlagen'. Wählen Sie dann die Option 'Abrufen von Informationen zu einer einzelnen Transaktion', klicken Sie auf 'Hinzufügen'.

Siehe auch: Einführung eBay, eBay-Verkäufe anzeigen, Versandarten bearbeiten

Inhalt 

eBay-Verkauf anzeigen

Die angezeigten Daten für den eBay-Verkauf stammen bis auf das Erledigt-Kennzeichen direkt von eBay.

Wenn für eBay-Verkauf kein Kundenauftrag angelegt werden soll, setzen Sie das Kennzeichen 'Erledigt'. Der eBay-Verkauf erscheint dann nicht mehr in der Liste der offenen Verkäufe.


Siehe auch: Einführung eBay

Inhalt 

Amazon-Schnittstelle*

Das Programm verfügt über eine Amazon-Schnittstelle für den Import von Amazon-Bestellungen.

Voraussetzung für die Nutzung der Schnittstelle ist ein Account bei Amazon Seller-Central und die Freischaltung des Accounts für das Amazon-API (MWS). Für die über das Amazon-API eingelesenen Bestellberichte werden Kundenaufträge in Collmex angelegt. Diese Kundenaufträge werden dann wie jeder andere Kundenauftrag weiter verarbeitet (s. Einführung E-Commerce).

Mit Druck der Lieferungen über die Sammelausgabe bestätigt Collmex automatisch den Versand in Amazon.

Über den optionalen Mengenabgleich wird der Lagerbestand Ihrer auf Amazon angebotenen Produkte automatisch mit der in Collmex verfügbaren Menge abgeglichen. Die aktuelle Menge wird spätestens nach einer Minute an Amazon übermittelt, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat.

Bei Teilnahme an 'Versand durch Amazon (FBA)' lagert und versendet Amazon Ihre Ware. Über die Schnittstelle importieren Sie die von Amazon versandten Lieferungen und beauftragen Amazon mit dem Versand von Bestellungen, die über andere Verkaufskanäle eingegangen sind (Multi-Channel Versand).

Einschränkungen:

  • Das Einstellen neuer Artikel bei Amazon über die Schnittstelle ist nicht möglich. Diese Aufgaben erledigen Sie wie gewohnt über das Seller-Central Verwaltungssystem.
  • Es wird nur der Versand aus deutschen FBA-Lagern unterstützt. Lieferungen von ausländischen Amazon-Standorten (Polen, Tschechien) können mit Collmex nicht verarbeitet werden.
  • Es können nur Verkäufe der europäischen Marktplätze DE, ES, FR, GB und IT abgewickelt werden. Verkäufe auf anderen Marktplätzen (z.B. USA) können mit Collmex nicht verarbeitet werden.

Siehe auch:Einführung E-Commerce, Amazon-Konto anlegen, Amazon-Konto bearbeiten, Amazon-Einstellungen für Berichte, Amazon-Berichte einlesen, Amazon-Abrechnung, Amazon-Produktimport

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Amazon-Konto anlegen

Damit eine Kommunikation mit Amazon möglich ist, muss das jeweilige Seller-Central-Konto in Collmex angelegt sein. Geben Sie dazu Ihren Amazon-Geschäftsnamen an und klicken Sie auf Amazon-Konto Anlegen. Der Amazon-Geschäftsname wird angezeigt im Amazon-Seller-Central Account unter 'Einstellungen → Informationen zum Verkäuferkonto → Angezeigter Geschäftsname'.

Im nächsten Schritt müssen Sie Collmex den Zugriff auf Ihr Seller-Central Konto erlauben. Wählen Sie dort die Option 'Ich möchte eine Anwendung, zum Zugriff auf mein Amazon Verkäuferkonto mit Hilfe von MWS, freischalten.' Als Name der Anwendung geben Sie 'Collmex' ein und als Kontonummer des Anwendungsentwicklers '5150-5540-3565'. Sie herhalten eine 'Verkäufer ID' und einen 'Autorisierungs-Token', welche Sie im nächsten Schritt eingeben müssen.

Abschließend müssen Sie noch die Berichte konfigurieren. Amazon stellt die Bestellberichte nur bereit, wenn dies eingerichtet ist.

SchaltflächeBedeutung
Amazon-Konto AnlegenDas Amazon-Konto wird in Collmex angelegt. Sie gelangen direkt zu Amazon-Konto bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Amazon-Konto weiter.
FeldBedeutung
Amazon-GeschäftsnameWird angezeigt im Amazon-Seller-Central Account unter 'Einstellungen → Informationen zum Verkäuferkonto → Angezeigter Geschäftsname'
FirmaDie Firma, welche die Verkäufe tätigt

Siehe auch: Einführung Amazon, Amazon-Konto bearbeiten

Inhalt 

Amazon-Konto bearbeiten

Sie können ein neu angelegtes Amazon-Konto ergänzen oder Änderungen an einem bereits vorhandenen Amazon-Konto vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
Amazon-GeschäftsnameWird angezeigt im Amazon-Seller-Central Account unter 'Einstellungen → Informationen zum Verkäuferkonto → Angezeigter Geschäftsname'.
FirmaDie Firma, über welche Sie Verkäufe bei Amazon abwickeln.
Verkäufer ID und Autorisierungs-TokenVerkäufer ID und Autorisierungs-Token erhalten Sie, indem Sie Collmex den Zugriff auf Ihr Seller-Central Konto erlauben. Wählen Sie dort die Option 'Ich möchte eine Anwendung, zum Zugriff auf mein Amazon Verkäuferkonto mit Hilfe von MWS, freischalten.' Als Name der Anwendung geben Sie 'Collmex' ein und als Kontonummer des Anwendungsentwicklers '5150-5540-3565'. Sie herhalten dann die 'Verkäufer ID' und den 'Autorisierungs-Token'. Nachdem Sie die Verkäufer-ID und den Autorisierungs-Token eingegeben haben, klicken Sie auf Amazon-Einstellungen für Berichte, um die Berichte zu konfigurieren.
PreisgruppeDie angelegten Kundenaufträge bekommen die hier angegebene Preisgruppe zugewiesen.
Vorlage Kunde NrFür neu angelegte Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen.
Standard-VersandgruppeBeim Amazon-Import wird die Versandart über die Versandgruppe des jeweiligen Produkts ermittelt. Damit nicht in jedem Produkt eine Versandgruppe hinterlegt werden muss, kann hier jeweils eine Standard-Versandgruppe hinterlegt werden. Die Versandart wird an Hand dieser Versandgruppen ermittelt, wenn über das Produkt keine Versandart ermittelt werden konnte.
VermittlerDie Nummer des Mitarbeiters, der als Vermittler in die angelegten Kundenaufträge eingetragen wird.
Prime-VersandartWenn Sie am Amazon-Programm 'Prime durch Verkäufer' teilnehmen, legen Sie eine eigene Versandart für den Prime-Versand an und wählen Sie diese hier aus. Prime-Bestellungen bekommen dann die hier angegebene Versandart zugeordnet und können somit von den normalen Bestellungen unterschieden und manuell weiter bearbeitet werden.
BearbeiterDie Nummer des Mitarbeiters, der als Bearbeiter in die angelegten Kundenaufträge eingetragen wird.
Eigene Versand-BenachrichtigungIst das Kennzeichen gesetzt, wird eine eigene Versand-Benachrichtigung an den Kunden gesendet bei der Sammelausgabe von Lieferungen. Beachten Sie, dass Amazon keine direkte Benachrichtigung des Käufers wünscht, da mit der Bestätigung des Versands bei der Sammelausgabe schon eine Versand-Benachrichtigung von Amazon an den Käufer gesendet wird. Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, erhält der Käufer damit zwei Versand-Benachrichtigungen: Eine eigene und eine von Amazon.
Umsatzsteuer-BerechnungsserviceAktivieren Sie dieses Kennzeichen nur, wenn Sie den Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice nutzen und in Collmex keine Rechnungen für Amazon-Kundenaufträge erstellt werden dürfen. Wenn das Kennzeichen aktiviert ist, bekommen Amazon-Kundenaufträge mit dem Anlegen der Lieferung das Kennzeichen 'Endabgerechnet' gesetzt. In der Folge werden diese Kundenaufträge beim Abrechnungslauf nicht mehr berücksichtigt. Beachten Sie, dass der monatliche Umsatzsteuerbericht in Collmex nicht eingelesen werden kann. Die von Amazon erstellten Rechnungen buchen Sie als Sammelbuchung mit den Informationen des Umsatzsteuerberichts. Den Umsatzsteuerbericht bewahren Sie auf als Beleg der Buchung zusammen mit den von Amazon erstellten Rechnungen im PDF-Format.
MengenabgleichDer automatische Mengenabgleich aktualisiert den Lagerbestand Ihrer Artikel bei Amazon, sobald sich die verfügbare Menge in Collmex ändert. FBA-Artikel sind generell vom Mengenabgleich ausgenommen.
Automatischer Mengenabgleich aktivAktiviert den Mengenabgleich. Achtung: Aktivieren Sie den Mengenabgleich nur, wenn Sie für alle Produkte, die Sie bei Amazon gelistet haben, die Bestände in Collmex gepflegt haben. Nach Aktivierung des Mengenabgleichs wird der Amazon-Lagerbestand auf die in Collmex verfügbare Menge gesetzt. Ausnahme sind FBA-Artikel. FBA-Artikel sind generell vom Mengenabgleich ausgenommen.

Der automatische Mengenabgleich aktualisiert den Lagerbestand Ihrer Amazon-Artikel, sobald sich die verfügbare Menge in Collmex ändert. Ein Mengenabgleich wird um eine Minute verzögert ausgeführt, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat. Ein Mengenabgleich läuft also spätestens eine Minute nach einer Mengenänderung. Um die Anzahl der an Amazon gesendeten Feeds zu reduzieren, werden bei einem Mengenabgleich immer alle Produkte zusammen abgeglichen, für die sich die verfügbare Menge seit dem letzten Mengenabgleich geändert hat.

Bei aktivem Mengenabgleich werden morgens zwischen 5:00 Uhr und 6:00 Uhr die von Amazon bereit gestellten Bestell- und Lagerbestandsberichte von Collmex verarbeitet. Dies stellt sicher, dass mindestens einmal am Tag die Amazon-Verkäufe eingelesen und in Kundenaufträge umgesetzt werden. Die Kundenaufträge sind im Produkt im Reiter Verfügbarkeit als Bedarfe sichtbar und reduzieren so automatisch die verfügbare Menge auch für eBay.

Die Verknüpfung von Collmex-Produkt zu Amazon-Artikel erfolgt mit dem Einlesen der Lagerbestandsberichte über die Händler-SKU. Damit der Mengenabgleich funktioniert, müssen Sie beim Einstellen Ihrer Amazon-Angebote die Collmex-Produktnummer als Händler-SKU mit angeben. Bei erfolgreicher Verknüpfung sehen Sie Ihre aktuellen Amazon-Angebote im jeweiligen Produkt im Reiter Verkauf.

Amazon-Menge, wenn Lieferzeit kleinerHinterlegen Sie hier eine fiktive Menge für Produkte, die Sie erst nach dem Verkauf beschaffen und für die Sie normalerweise keinen Bestand in Collmex haben. Unabhängig von der tatsächlichen Verfügbarkeit, wird an Amazon die hier angegebene Menge gesendet, wenn die Lieferzeit aus der Lieferantenvereinbarung kleiner als die hier angegebene Lieferzeit ist. Die Lieferzeit in der Lieferantenvereinbarung bestimmt somit, ob ein Produkt verkauft werden kann, auch wenn das Produkt nicht auf Lager liegt.
BearbeitungszeitIst das Produkt nicht verfügbar, wird für das Amazon-Feld 'Bearbeitungszeit (in Tagen)' die Lieferzeit plus die hier eingegebene Bearbeitungszeit an Amazon gesendet. Ist das Produkt dagegen verfügbar, wird das Amazon-Feld 'Bearbeitungszeit (in Tagen)' die hier eingegebene Bearbeitungszeit an Amazon übermittelt.
Umfang nächster MengenabgleichNormalerweise werden nur Mengen von Produkten abgeglichen, bei denen in Collmex eine Änderung stattgefunden hat. Wenn Sie dagegen Ihren Amazon-Lagerbestand komplett aktualisieren möchten, wählen Sie hier 'Alle Produkte'. Nach dem Mengenabgleich wird diese Option automatisch wieder auf 'Nur Produkte mit geänderter Menge' zurückgesetzt.
Nächster MengenabgleichDer nächste geplante Mengenabgleich. Ein Mengenabgleich wird um eine Minute verzögert eingeplant, nachdem sich die Verfügbarkeit eines Produkts in Collmex geändert hat. Ein Mengenabgleich läuft also spätestens eine Minute nach einer Mengenänderung aber nicht häufiger als einmal pro Minute.

Wenn derzeit kein Mengenabgleich geplant ist, können Sie über die Schaltfläche 'Mengenabgleich durchführen' einen extra Mengenabglich direkt starten.

Letzter MengenabgleichZeitpunkt, an dem der letzte Mengenabgleich stattgefunden hat.

Siehe auch: Einführung Amazon, Amazon-Berichte einlesen, Amazon-Einstellungen für Berichte, Protokolle der Datenübermittlung an Amazon

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Amazon-Einstellungen für Berichte

Der Datenaustausch erfolgt über Berichte, welche in periodischen Abständen von Amazon erzeugt, und dann über Collmex abgeholt werden können.

Die Konfiguration der geplanten Berichte erfolgt an dieser Stelle oder alternativ über den Amazon-Support.

BerichtBedeutung
BestellberichtDer Bestellbericht (interner Typ _GET_ORDERS_DATA_) enthält neue Bestellungen. Bitte beachten Sie, dass dieser Bericht keine FBA-Bestellungen enthält.
FBA-LieferungenDer Bericht über FBA-Lieferungen (interner Typ _GET_AMAZON_FULFILLED_SHIPMENTS_DATA_) enthält alle von Amazon versandten FBA-Lieferungen. Über diesen Bericht werden in Collmex Kundenaufträge und Lieferungen für FBA-Bestellungen angelegt.
LagerbestandsberichteDie Lagerbestandsberichte (interne Typen _GET_FLAT_FILE_OPEN_LISTINGS_DATA_ und _GET_AFN_INVENTORY_DATA_) enthalten alle aktiven Amazon-Artikel sowie den Bestand für FBA-Artikel. Über den Bestand der FBA-Artikel erkennt Collmex, dass es sich bei dem Produkt um ein FBA-Artikel handelt und kein Mengenabgleich erfolgen darf.

Alle von Amazon bereitgestellten Berichte werden gemeinsam abgeholt über die Funktion Amazon-Berichte einlesen. Bei aktivem Mengenabgleich werden die Berichte zusätzlich einmal morgens zwischen 5:00 Uhr und 6:00 Uhr automatisch eingelesen und verarbeitet.

Abrechnungsberichte können nur vom Amazon-Support aktiviert werden. Mehr Informationen dazu unter Amazon-Abrechnung.

Siehe auch: Einführung Amazon, Amazon-Konto bearbeiten, Amazon-Berichte einlesen, Amazon-Abrechnung, Amazon-Zusatzberichte anfordern

Inhalt 

Amazon-Zusatzberichte anfordern

Normalerweise werden die Daten über geplante Berichte von Amazon generiert. Sollten einmal Daten fehlen, können hier zusätzliche Berichte angefordert werden.

BerichtBedeutung
BerichtDie Art des Berichts, der zusätzlich angefordert werden soll.
Für DatumDatum, an dem die Bestellungen bzw. Lieferungen erzeugt wurden. FBA-Lieferungen werden normalerweise einen Arbeitstag nach der Auslieferung erzeugt. Wenn also Aufträge eines bestimmten Lieferdatums fehlen, geben Sie das Folgedatum ein.

Siehe auch: Einführung Amazon, Amazon-Einstellungen für Berichte

Inhalt 

Protokolle der Datenübermittlung an Amazon

Die Datenübermittlung von Collmex an Amazon erfolgt über Feeds. Diese Feeds werden von Amazon nicht sofort verarbeitet, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt.

Mit dieser Funktion sehen Sie die von Collmex an Amazon übermittelten Feeds und ob diese erfolgreich verarbeitet wurden. Es werden maximal 15 Feeds und maximal die letzten 10 Tage angezeigt.

Siehe auch: Einführung Amazon

Inhalt 

Amazon-Produktimport

Mit dem Amazon-Produktimport legen Sie für Ihre Amazon-Angebote Produkte in Collmex an. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie Artikel bei Amazon eingestellt haben, diese Produkte jedoch noch nicht in Collmex existieren.

Zum Anlegen der Produkte in Collmex klicken Sie zuerst auf 'Bericht zu aktiven Angeboten anfordern'. Collmex fordert über das API einen Bericht zu Ihren aktiven Angeboten an. Es kann einige Minuten dauern, bis der Bericht von Amazon erstellt wurde. Klicken Sie dann auf 'Amazon-Produkte importieren'. Collmex holt den Bericht über das API ab und legt die Produkte mit den Informationen aus Amazon in Collmex an.

Bereits bestehende Produkte werden mit Ausführen der Funktion nicht verändert. Es werden lediglich noch nicht existierende Produkte angelegt.


Siehe auch: Einführung Amazon, Amazon-Berichte einlesen

Inhalt 

Amazon-Berichte einlesen

Der Datenaustausch mit Amazon erfolgt über Berichte, die normalerweise in periodischen Abständen von Amazon erzeugt, und dann mit dieser Funktion abgeholt und verarbeitet werden. Es werden sowohl Bestell- als auch Lager- und Abrechnungsberichte sowie die FBA-Lieferungen eingelesen. Für die in den Berichten enthaltenen Amazon-Bestellungen werden in Collmex Kundenaufträge angelegt.

Für jeden erfolgreich eingelesenen Bericht wird an Amazon zurück gemeldet, dass er verarbeitet wurde. Es werden nur Berichte eingelesen, die bei Amazon als noch nicht verarbeitet gekennzeichnet sind. Achtung: Wenn Sie parallel eine andere Software im Einsatz haben, die ebenfalls Berichte bei Amazon als verarbeitet kennzeichnet, werden unter Umständen nicht alle Berichte in Collmex eingelesen.

Es werden nur Berichte eingelesen, die nach dem Anlegen des Amazon-Kontos in Collmex von Amazon erzeugt wurden. Außerdem werden nur Bestellungen verarbeitet, die nach Anlegen des Amazon-Kontos eingegangen sind.

Bestellberichte

Im Folgenden wird beschrieben, wie das Anlegen der Kundenaufträge im Detail abläuft.

Kunde

Damit ein Kundenauftrag angelegt werden kann, ist ein Kunde erforderlich. Es wird jedoch nur ein neuer Kunde angelegt, wenn noch kein Kunde mit gleicher Mailadresse existiert (Amazon vergibt für jeden Kunden eine eigene, eindeutige Mailadresse). Andernfalls wird der bestehende Kunde verwendet. Die im Amazon-Bestellbericht enthaltene Rechnungsadresse des Käufers wird in den Kunden übernommen.

Preise, Preisgruppe und Zahlungsbedingung

Die Preisgruppe sowie der Bearbeiter werden aus dem Amazon-Konto übernommen. Der Kundenauftrag wird als Brutto-Auftrag angelegt, selbst wenn die im Amazon-Konto angegebene Preisgruppe eine Netto-Preisgruppe ist. Der Preis sowie die Versandkosten werden aus dem Amazon-Bestellbericht übernommen. Die Zahlungsbedingungen wird immer auf 'Amazon' gesetzt.

Positionsdaten

Produktnummer: Wenn im Amazon-Bestellbericht eine SKU-Nummer angegebenen ist, wird diese in den Kundenauftrag übernommen. Die Collmex-Produktnummer muss dazu bei Amazon im Feld 'Händler-SKU' hinterlegt werden. Falls Sie Produkte in Collmex noch nicht angelegt haben, können Sie fehlende Produkte über den Amazon-Produktimport mit den Informationen aus Amazon anlegen.

Beschreibung: Als Beschreibung für die Kundenauftragsposition wird die Bezeichnung aus dem Produkt übernommen. Falls in Amazon keine Händler-SKU hinterlegt ist, wird der übermittelte Produktname verwendet. Hat der Käufer die Geschenkverpackungs-Option gewählt, wird an die Beschreibung der Text 'als Geschenk verpackt' angehängt.

Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer wird aus dem Produkt übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass in Amazon die 'Händler-SKU' angegeben wurde. Wenn keine Produkt-Nummer im Amazon-Bestellbericht angegeben ist, wird der volle Umsatzsteuersatz angenommen.

Versandart

Zuerst wird die Versandgruppe über das Produkt bestimmt. Ist keine Händler-SKU angegeben oder im Produkt keine Versandgruppe hinterlegt, wird die Standard-Versandgruppe aus dem Amazon-Konto verwendet. Aus den möglichen Versandarten der Versandgruppe wird die Versandart mit der passenden Amazon-Versandart Standard oder Express ausgewählt (s. 'Verwaltung → Versandarten → Zugeordnete Versandinformationen').

FBA-Lieferungen

Maximal einmal am Tag stellt Amazon die versandten FBA-Lieferungen bereit. Für diese werden in Collmex sowohl Lieferungen als auch Kundenaufträge angelegt. Für die belieferten Kundenaufträge legen Sie in gewohnter Weise Rechnungen an über 'Verkauf → Rechnung, Gutschrift → Abrechnungslauf'.

Das Anlegen der Kundenaufträge erfolgt bis auf die Auswahl der Versandart gleich wie bei den Bestellberichten. Für FBA sollten Sie eine eigene Versandart anlegen und dieser Versandart die Versandübergabe 'Amazon (FBA)' zuweisen. Sofern eine Versandart mit Versandübergabe 'Amazon (FBA)' existiert, wird diese Versandart für Kundenauftrag und Lieferung ausgewählt, andernfalls wird keine Versandart zugewiesen.

Lagerbestandsberichte

Die Lagerbestandsberichte enthalten die Information, welche Ihrer Produkte in Amazon angeboten werden. Die Verknüpfung von Collmex-Produkt zu Amazon-Artikel erfolgt mit dem Einlesen der Lagerbestandsberichte über die Händler-SKU. Bei erfolgreicher Verknüpfung sehen Sie Ihre aktuellen Amazon-Angebote im jeweiligen Produkt im Reiter Verkauf. Bestände für FBA-Artikel werden außerdem angezeigt unter Bestand anzeigen sowie im Reiter Verfügbarkeit des Produkts.

Abrechnungsberichte

Die Abrechnungsberichte werden in Collmex zur einfacheren Buchung des Zahlungseingangs gespeichert.

Siehe auch: Einführung Amazon, Amazon-Einstellungen für Berichte, Amazon-Abrechnung, Amazon-Abrechnungsberichte, Amazon-Produktimport, Collmex API: Amazon-Berichte einlesen

Inhalt 

Amazon-Abrechnung

Amazon erstellt üblicherweise alle 14 Tage eine Abrechnung zu den getätigten Verkäufen und überweist dem Händler das Entgelt abzüglich der Amazon-Verkaufsgebühren.

Sofern Sie bilanzieren und Soll-Besteuert sind, können Sie zur effizienten Zahlungsabwicklung die Rechnungen mit der Zahlungsbedingung 'Amazon' auf ein Sammelkonto buchen. Es wird empfohlen für Amazon-Forderungen ein eigenes Konto in der Buchhaltung anzulegen (z.B. SKR03/SKR04 1407/1207 'Forderungen aus Amazon-Verkäufen').

Damit das selbst angelegte Buchhaltungs-Konto beim Buchen der Rechnungen verwendet wird, muss das Buchhaltungs-Konto in der Amazon-Zahlungsbedingungen hinterlegt werden (s. Zahlungsbedingung bearbeiten → Abrechnungs-Konto Nr).

Das Sammelkonto hat den Vorteil, dass beim Buchen der Amazon-Abrechnung nicht jede Rechnung einzeln zugeordnet werden muss. Für Einnahme-Überschuss-Rechner oder Ist-Besteuerer funktioniert diese Sammellogik nicht, da die Erlöse der Rechnung erst mit dem zugeordneten Zahlungseingang in der Einnahme-Überschuss-Rechnung und für die Umsatzsteuer wirksam werden dürfen.

Da Amazon seine Leistungen im Ausland erbringt, ist der Händler für die Amazon-Gebühren umsatzsteuerpflichtig. Sofern berechtigt, kann die Umsatzsteuer direkt als Vorsteuer wieder geltend gemacht werden.

Zur Buchung der Abrechnung verwenden Sie die Buchungsvorlage unter 'Belege buchen → Kunden → Abrechnung Zahlungsdienstleister'.

Buchung mit Sammelkonto
S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank Ausgezahlter Betrag
Soll31235923Leistungen eines im anderen EG-Land ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % UmsatzsteuerAmazon-Gebühren
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStGUmsatzsteuer auf die Amazon-Gebühren
Soll15771407Vorsteuer nach § 13b UStGVorsteuer für die Amazon-Gebühren
Haben14071207Forderungen aus Amazon-VerkäufenDie Summe aller abgerechneten Rechnungen und Gutschriften
Buchung ohne Sammelkonto
S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank Ausgezahlter Betrag
Soll31235923Leistungen eines im anderen EG-Land ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % UmsatzsteuerAmazon-Gebühren
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStGUmsatzsteuer auf die Amazon-Gebühren
Soll15771407Vorsteuer nach § 13b UStGVorsteuer für die Amazon-Gebühren
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und LeistungenBetrag Rechnung 1
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und LeistungenBetrag Rechnung 2
......
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und LeistungenBetrag Gutschrift 1
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und LeistungenBetrag Gutschrift 2
......

Hier muss für jede Rechnung der Kunde und die Rechnungsnummer ausgewählt werden. Wenn Sie viele Verkäufe haben, verwenden Sie die Amazon-Abrechnungsberichte. Beim Buchen des Kontoauszugs erkennt Collmex dann automatisch, dass es sich um eine Amazon-Abrechnung handelt und nutzt die Informationen im Abrechnungsbericht, um die offenen Rechnungen in die Buchung einzufügen.

Siehe auch:Einführung Amazon, Amazon-Konto bearbeiten, Amazon-Berichte einlesen, Amazon-Abrechnungsberichte

Inhalt 

Amazon-Abrechnungsberichte

Amazon erstellt üblicherweise alle 14 Tage eine Abrechnung zu den getätigten Verkäufen. Diese Abrechnungen können von Amazon als Bericht zur Verfügung gestellt werden. Die Abrechnungsberichte werden dann zusammen mit den Bestellberichten eingelesen und in Collmex gespeichert. Die gespeicherten Abrechnungsberichte werden hier angezeigt und dienen als Hilfe für die Buchung der Amazon-Abrechnung.

Die Bereitstellung der Abrechnungsberichte kann nicht von Collmex aus geplant oder gesteuert werden, da diese Funktion über das Amazon-API nicht möglich ist. Zur Aktivierung der Bereitstellung der Abrechnungsberichte im XML-Format wenden Sie sich deshalb an den Amazon-Support mit der Bitte, die Abrechnungsberichte im XML-Format _GET_V2_SETTLEMENT_REPORT_DATA_XML_ zur Abholung über das MWS-API bereit zu stellen.

Um die Buchung der Amazon-Abrechnung zu erleichtern, erkennt Collmex beim Buchen von Kontoauszügen über den Verwendungszweck den Zahlungseingang zu einer Amazon-Abrechnung und belegt die Buchung mit Daten aus der Abrechnung vor. Bei Buchung ohne Sammelkonto werden dabei insbesondere die in der Abrechnung enthaltenen Rechnungen und Gutschriften automatisch eingefügt, so dass die manuelle Eingabe der Kundennummern und die Auswahl der Zuordnung entfallen. Dazu werden aus den im Abrechnungsbericht enthaltenen Amazon-Bestellnummern die Kundenaufträge ermittelt und aus den Kundenaufträgen die offenen Rechnungen.


Siehe auch:Einführung Amazon, Amazon-Konto bearbeiten, Amazon-Berichte einlesen, Amazon-Abrechnung

Inhalt 

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.


Inhalt 

Firma

Sie können mit dem Programm bis zu vier Unterfirmen verwalten*.

Unterfirmen haben zwingend die gleiche Steuernummer wie die Hauptfirma. Bei der Erstellung von Umsatzsteuer-Auswertungen für die Hauptfirma werden die Unterfirmen automatisch mit aufgenommen. Unterfirmen nutzen Sie, wenn Sie unter einer Steuernummer mehrere Gewerbe angemeldet haben.

Alle Firmen teilen sich die Nummernkreise für bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern, Kunden- und Lieferantennummern, Adressnummer, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern.

Falls Sie Collmex für mehrere Firmen nutzen möchten, die nichts miteinander zu tun haben, bestellen Sie Collmex für jede Firma einzeln.

Mit Ausnahme der Nummernkreise sind die Firmen völlig unabhängig voneinander. Es ist deshalb z.B. nicht möglich, dass alle Firmen auf einen gemeinsamen Warenbestand (Lager) oder ein gemeinsames Bankkonto zugreifen.

Siehe auch Unterfirma anlegen*, Firma bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Unterfirma anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Unterfirma an.

Um eine neue Firma anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Unterfirma anlegen. Eine Firma kann nicht mehr gelöscht werden.

ACHTUNG: Lesen Sie unbedingt die Hinweise zur Mandantenfähigkeit von Collmex.


Inhalt 

Firmen anzeigen

Alle Firmen, die Sie mit dem Programm verwalten, werden als Liste angezeigt. Wenn Sie die Firma vollständig anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Firma, Unterfirma anlegen, Firma bearbeiten


Inhalt 

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

FeldBedeutung
Kontenrahmen*Mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten, hängt davon ab, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt. Bevor Sie die ersten Buchungen machen, sollten Sie dies abklären. SKR03 und SKR04 enthalten praktisch dieselben Konten, jedoch sind die Konten anders nummeriert. Die Standardeinstellung ist SKR03, da dies der am häufigsten verwendete Kontenrahmen ist.

Haben Sie einmal Buchungen durchgeführt, kann der Kontenrahmen nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie löschen alle Belege (Verwaltung → Daten → Löschen).

Sollen beim Wechsel des Kontenrahmens die Belege erhalten werden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Fordern Sie einen neuen Account an und teilen Sie uns die Nummer des Accounts mit.
  2. Wir übertragen die Daten. Das ist ein kostenpflichtiger Service, für den wir 20 € zzgl. Ust. berechnen.
  3. Anschließend löschen Sie in dem neuen Account unter Verwaltung → Daten → Löschen alle Belege.
  4. Stellen Sie in dem neuen Account unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen ein.
  5. Nehmen Sie die Eröffnungsbuchungen vor.
  6. Kündigen Sie den alten Account. Sie können auf diese Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren weiter lesend zugreifen.
.
AdresseDie Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet. Das Feld 'Bemerkung' steht zur freien Verfügung und wird im Programm sonst nicht weiter verwendet.
BankverbindungDie Bankverbindung wird für die Rechnung verwendet und ist erforderlich für die Nutzung des Online-Banking* bzw. für den Import der Kontoauszüge*.
Um mehr als ein Bankkonto anzulegen, klicken Sie auf weitere Bankverbindungen. Wenn Sie das integrierte Online-Banking* nutzen möchten, müssen Sie zunächst die HBCI-Konfiguration vornehmen. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link.
SteuerDie Steuernummer ist sowohl zur Erstellung der Rechnung* als auch für die Online-Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung* erforderlich. Geben Sie die Steuernummer ein, wie sie auf dem Steuerbescheid angegeben ist.

Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt.

Einstellungen*VK-Preise sind inkl. USt: Wenn Sie Ihren Kunden Bruttopreise berechnen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Die Produktpreise sind dann immer mit Umsatzsteuer.

Netto- und Bruttopreise innerhalb einer Firma: Wenn Sie sowohl Netto- als auch Bruttopreise berechnen möchten, verwenden Sie die Versionen Collmex rechnung plus, Collmex plus oder Collmex pro. Dort erfolgt die Steuerung über die Preisgruppen.

Umsatzsteuervoranmeldung*Finanzamtsnummer:* vierstellige Nummer. Die letzten beiden Ziffern der Finanzamtsnummer entsprechen in der Regel den ersten beiden Ziffern der Steuernummer. s. Aufbau der Steuernummer.

Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma: Sie haben die Möglichkeit die Umsätze für zwei oder mehr Firmen zu einer Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammenzufassen. Wählen Sie die Firma aus, mit über die die Voranmeldung erfolgen soll.

Beispiel: Von Firma 1, 2,3 und 4 sollen die Umsätze in der Voranmeldung von Firma 1 zusammengefasst werden:

  • Firma 1: Feld bleibt leer.
  • bei Firma 2, 3 und 4 wird die Firma 1 ausgewählt.

Zertifikat: Elster-Software-Zertifikat zum Versenden der Voranmeldung an das Finanzamt. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline.

LastschriftenDie Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie elektronisch bei der Bundesbank.

Siehe auch: Einführung Firma

Verwandte Begriffe: Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankkonto anlegen, Gläubiger-ID

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Firma als gelöscht kennzeichnen

Firmen können nicht komplett gelöscht, sondern nur als gelöscht gekennzeichnet werden. Eine als gelöscht gekennzeichnete Firma erscheint nicht mehr in der Auswahlliste der Firmen und ist damit quasi unsichtbar. Bei Bedarf können gelöschte Firmen jederzeit reaktiviert werden.

Um eine Firma als gelöscht zu markieren, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Ok, Löschkennzeichen setzten'.

Siehe auch: Einführung Firma


Inhalt 

Bankkonten

Falls Sie mehr als ein Bankkonto haben oder über ein Paypal-Konto verfügen, tragen Sie diese hier ein.

FeldBedeutung
IBANInternationale Kontonummer des Bankkontos.
BICInternationale Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
Konto NrNummer des Bankkontos - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
BLZDie Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
BankName der Bank - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
Abweichender InhaberNur falls der Inhaber des Kontos von Ihrem Firmennamen abweicht.
Buchhaltungs KontoLegen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein.
Haupt Bank VerbindungLegen Sie hier eine Bankverbindung als Ihre Haupt-Bankverbindung fest. Sofern beim Drucken eine Bankverbindung gedruckt werden soll, wird diese Bankverbindung verwendet.
InaktivInaktive Bankkonten erscheinen nicht in der Auswahlliste. Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie ein Bankkonto aufgelöst haben oder nicht mehr verwenden.
Paypal-Konten* Die Paypal-Konten werden für den Shop und den eBay-Import verwendet.
E-MailDie Mailadresse, die Ihr Paypal-Konto identifiziert.
Buchhaltungs KontoLegen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Hbci-Konfiguration

Bevor Sie das Online-Banking benutzen können, muss die HBCI-Verbindung konfiguriert und synchronisiert werden.

SchaltflächeBedeutung
SynchronisierenBei der Synchronisierung liefert die Bank technische Parameter zurück, die für eine korrekte Kommunikation erforderlich sind. Beispielsweise teilt die Bank Ihrem Programm mit, welche HBCI Version unterstützt wird und welches Sicherheitsverfahren Verwendung finden soll.

Von Zeit zu Zeit ändern die Banken die Konfiguration. Sollte es bei der HBCI-Kommunikation zu unerwarteten Fehlern kommen, synchronisieren Sie zuerst die HBCI-Verbindung neu.

FeldBedeutung
Komm-Adresse, Benutzerkennung, Kunden-IdWie diese Parameter zu füllen sind, erfahren Sie von Ihrer Bank oder im Forum der Homebanking-Hilfe. Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet.

Es wird nur HBCI mit PIN/TAN unterstützt. HBCI mit Chipkarte oder Diskette als Sicherheitsmedium ist nicht vorgesehen. Beachten Sie auch unsere FAQ zu dem Thema.

Die Begriffe Benutzerkennung und Kunden-Id sind im HBCI-Standard festgelegt. Je nach Bank sind die Felder anders zu belegen (z.B. mit der Kontonummer oder mit einer eigens von der Bank vergebenen Online-Benutzerkennung).

Base64 kodiertFür die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet.
SicherheitsverfahrenNach erfolgreicher Synchronisierung wählen Sie ein mögliches Sicherheitsverfahren aus. Die Bank liefert bei der Synchronisierung zurück, welche Sicherheitsverfahren unterstützt werden.

Es wird zwischen dem Einschritt- und verschiedenen Zweischrittverfahren unterschieden. Beim Einschrittverfahren übermitteln Sie zusammen mit der Zahlungsanweisung in einem Schritt sowohl Ihre PIN als auch eine beliebige TAN aus Ihrem TAN-Block.

Beim Zweischrittverfahren übermitteln Sie zuerst die Zahlungsanweisung zusammen mit der PIN. Die Bank fragt dann in einem zweiten Schritt nach einer konkreten TAN.

Typische Zweischrittverfahren sind z.B. das iTAN-Verfahren, bei dem die Bank nach einer TAN mit einer konkreten Nummer fragt. Ebenfalls verbreitet ist das mTAN-Verfahren, bei dem die TAN über eine SMS auf Ihr Mobiltelefon gesendet wird. Ein weiteres Verfahren ist das SmartTAN-Verfahren, bei dem die TAN über ein Zusatzgerät dynamisch erzeugt wird.

In Collmex werden alle existierenden Zweischrittverfahren unterstützt.

PINDabei handelt es sich um Ihre PIN, die Sie auch für das Online-Banking bei Ihrer Bank verwenden.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking


Inhalt 

Hbci-Konfiguration - Bezeichnung der TAN-Medien

Die Bezeichnung der TAN-Medien ist z.B. erforderlich bei smsTAN/pushTAN der Sparkasse oder mTAN/chipTAN der Postbank.

Im Online-Banking Ihrer Bank und in Collmex hinterlegen Sie für jedes Mobiltelefon oder jede Chipkarte eine Bezeichnung. Über diese Bezeichnung wird das Mobiltelefon oder die Chipkarte identifiziert.

Für die Postbank finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Einstellungen → Sicherheitsverfahren'. Wählen Sie das gewünschte Sicherheitsverfahren und geben Sie den hinterlegten 'Namen' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein.

Für die meisten Sparkassen finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → smsTAN verwalten → Telefonbezeichnung'. Geben Sie die hinterlegte 'Telefonbezeichnung' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein. Für das pushTAN-Verfahren geben Sie die Bezeichnung der pushTAN-Verbindung ein, zu finden im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.

Für das pushTAN-Verfahren bei der DKB-Bank geben Sie als Bezeichnung "pushTan" ein.

Bei der Ausführung einer Überweisung oder Lastschrift wählen Sie ein Mobiltelefon oder eine Chipkarte über die Bezeichnung aus. Diese Bezeichnung sendet Collmex zusammen mit den Daten für die Überweisung an die Bank. Damit weiß die Bank, an welches Mobiltelefon die SMS mit der TAN gesendet werden soll, oder welche Chipkarte für die Berechnung der TAN verwendet wird.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking


Inhalt 

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

  • Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
  • Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
Umsatzsteuer-BefreiungFür z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuerkonten entfernt.*

In den Verkaufsdokumenten (z.B. Rechnung)* wird die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen. Bei Auswahl der Option Sonstiger Grund erscheint in den Verkaufsdokumenten der Hinweis Steuerbefreit. Wählen Sie Kleinunternehmer, wird der Hinweis Steuerfrei nach §19 UStG ausgegeben.

Legen Sie die Produkte trotzdem mit dem Steuersatz an, wie er ohne Steuerbefreiung berechnet werden würde.

Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits getätigte Buchungen nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen.

Art der Ust. Besteuerung*Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde.

Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde.

In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet.

Gesperrte/Abgeschlossene Monate Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Steuerfreie Erlösarten

Das UStG kennt die unterschiedlichsten Gründe, warum ein Umsatz von der Steuer befreit sein kann (z.B. Umsätze von Ärzten oder Versicherungsmakler).

Zur differenzierten Buchung und zum korrekten Ausweis der Steuerbefreiung in Angebot, Kundenauftrag und Rechnung legen Sie hier die von Ihnen benötigten steuerfreien Erlösarten an. Im Produkt bzw. in den Positionen von Angebot, Kundenauftrag und Rechnung wählen Sie die Erlösart dann aus.

FeldBedeutung
NrDie Nummer der Erlösart wird fortlaufend vergeben. Es können maximal fünf steuerfreie Erlösarten angelegt werden.
BezeichnungDie Bezeichnung der Erlösart wird als Grund für die Steuerbefreiung bei der Druckausgabe ausgegeben.
KontoGeben Sie hier das Buchhaltungskonto an, das beim Buchen der Rechnungen verwendet werden soll.

Wenn Sie generell nur steuerfreie Umsätze haben, müssen Sie die Erlösart nicht in jedem Produkt auswählen, sondern können alternativ auch im Geschäftsjahr die hier festgelegten steuerfreien Erlösarten im Feld 'Umsatzsteuer-Befreiung' auswählen.

Siehe auch: Geschäftsjahr bearbeiten, Produkt bearbeiten: Verkauf


Inhalt 

Ausländische Erlösarten

Ausländische Erlösarten sind erforderlich, wenn im EU-Ausland Umsatzsteuer abgeführt werden muss.

Dies ist ab 2015 der Fall für Telekommunikationsdienstleistungen, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten Dienstleistungen an Privatpersonen im EU-Ausland.

Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

  1. Legen Sie für jedes Land ein Erlöskonto an (Nummern SKR03/SKR04 z.B. 8001..8099/4001..4099).
  2. Füllen Sie im Konto folgende Felder aus:
    • USt VA Feld Nr: 45
    • USt Feld Nr: 205
    • Automatik-Konto USt: 1768/3818 (SKR03/SKR04)
    • EÜR Feld Nr: 103
  3. Geben Sie unter 'Ausländische Erlösarten' das Länderkürzel und das Erlöskonto des jeweiligen Landes ein und klicken Sie auf 'Speichern'.
  4. Wählen Sie in den betroffenen Produkten im Feld 'Produktart' die Einstellung 'Elektronisch erbrachte Leistung'.

Danach wird automatisch die ausländische Umsatzsteuer ausgewiesen in Angeboten, Kundenaufträgen und Rechnungen mit Positionen dieser Produktart, wenn der Kunde eine Privatperson mit Adresse im EU-Ausland ist. Die Buchung der Rechnung erfolgt dann auf das jeweilige Erlöskonto.

Hinweis: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist.

Für den Datev-Export müssen die Erlöskonten beim Steuerberater als Automatik-Konten eingerichtet sein.

Zur Auswertung der Umsatzsteuerschuld beim jeweiligen Land verwenden Sie die Funktion 'Salden anzeigen' oder 'Posten anzeigen' für das jeweilige Erlöskonto.

Siehe auch: Konto anlegen, Produkt bearbeiten: Allgemein


Inhalt 

Konto

Das Programm verfügt über die wichtigsten Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen.

Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen


Inhalt 

Konto anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.

Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.

Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.

Wenn Sie ein Komplettpaket inkl. Rechnungen einsetzten, ist es insbesondere nicht erforderlich, eigene Erlöskonten für Auswertungszwecke anzulegen. Satt die Erlöse über die relativ starre Buchhaltung auszuwerten, nutzen Sie besser die flexibleren Auswertungsmöglichkeiten der Umsatzlisten*.

SchaltflächeBedeutung
Konto anlegenDas Konto wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Konto bearbeiten.

Beachten Sie unbedingt, dass dort alle Steuerungsfelder korrekt ausgefüllt werden müssen, da es andernfalls zu falschen Auswertungen für die Umsatzsteuer und den Jahresabschluss kommen kann.

FeldBedeutung
KontonummerDie Kontonummer darf maximal vier Stellen haben.
KontenrahmenWählen Sie den Kontenrahmen, in dem das Konto angelegt werden soll.

Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Konto bearbeiten

Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, solange noch keine Buchungen für das Konto existieren.

Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
FeldauswahlDamit sind Felder gemeint, die bei der Buchung zusätzlich angezeigt werden, wenn auf das Konto gebucht werden soll (Beispiel: Sie haben ein Konto für Benzinkosten angelegt, auf das Sie nur die Kosten eines PKW buchen möchten. Da der PKW zum Anlagevermögen gehört, wählen Sie das Feld Anlage aus.)
Abweichender NameNur bei Standardkonten: Geben Sie hier bei Bedarf einen eigenen Namen für das Konto ein. Beim Datev-Export wird der abweichende Name als 'Kontoüberschrift' exportiert.
Datev-Automatik-KontoDiese Einstellung ist nur relevant, wenn Sie die Daten im Datev-Format an Ihren Steuerberater weitergeben möchten.

Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn es sich bei dem Konto um ein Automatikkonto der Datev handelt. Beim Datev-Export wird die Automatik-Funktion der Automatik-Konten so weit wie möglich berücksichtigt. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, kann es zu Fehlern beim Import in Datev kommen.

Bei welchen Konten das Kennzeichen erforderlich ist, entnehmen Sie den Kontenrahmen (SKR03, SKR04). Die Konten sind mit AV gekennzeichnet.

SteuersatzGeben Sie den Steuersatz in Prozent ein. Die Berechnung der Steuer erfolgt bei der Buchung dann automatisch. Der Steuersatz kann nur bei Vorsteuer und Umsatzsteuerkonten eingegeben werden oder wenn bei einem Erlös- oder Aufwandskonto ein 'Automatik-Konto USt' ohne Steuersatz angegeben ist (z.B. für ausländische Umsatzsteuersätze).
TätigkeitsbereichNur bei Collmex verein: Wählen Sie hier den Tätigkeitsbereich aus, dem das Konto zugeordnet werden soll. Jedes Konto, das kein Bestandskonto ist, muss einem der vier Tätigkeitsbereiche eines Vereins zugeordnet werden: Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Die Auswertungen (EÜR, BWA, GuV usw.) können Sie jeweils auf einen Tätigkeitsbereich einschränken. Es werden dann jeweils nur Konten berücksichtigt, welche dem gewählten Tätigkeitsbereich zugeordnet sind.

Über diese Zuordnung des Tätigkeitsbereichs zum Konto erfolgt die Trennung der vier möglichen Tätigkeitsbereiche

Kostenstelle PflichtNur wenn Kostenstellen existieren und bei Einnahmen- und Ausgaben-Konten: Wenn markiert muss beim Buchen eine Kostenstelle angegeben werden.
Gültig ab JahrAb welchem Geschäftsjahr die Angaben gelten. Wenn leer, gelten die Angaben für alle Geschäftsjahre.
NameGeben Sie einen Namen für das Konto ein.
USt VA Feld Nr:Falls das Konto die Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer des jeweiligen Umsatzsteuer-Formulars ein. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.

Zusammenfassende Meldung (ZM): Sollen Umsätze eines Kontos in der ZM ausgewiesen werden, muss das Konto mit einem der folgenden Felder der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sein: 21, 41 oder 42.

ACHTUNG! Nur relevant für Konten aus den Bereichen Einnahmen, Vorsteuer und zum Teil Verbindlichkeiten (nur bei Anzahlungen mit Umsatzsteuer). Bei allen anderen Konten muss das Feld leer bleiben!

USt Feld Nr:Falls das Konto die Umsatzsteuererklärung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer der jeweiligen Umsatzsteuererklärung ein. Bei der Umsatzsteuererklärung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.
Automatik-Konto UStWenn Sie ein Konto für umsatzsteuerpflichtige Erlöse anlegen, geben Sie hier das Umsatzsteuer-Konto ein. Es wird dann immer automatisch eingeblendet, wenn Sie das Konto in die Buchungsmaske eingeben.
VSt umgek. SteuerschuldWerden auf das Konto Ausgaben mit umgekehrter Steuerschuld gebucht, geben Sie hier das dazugehörige Vorsteuerkonto ein. Verwenden Sie eines der Konten mit dem Titel Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG .
EÜR Feld Nr.Geben Sie hier die Nummer des Feldes im EÜR-Formulars an, dem das Konto zugeordnet ist. Bei der EÜR-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. Wird das Konto keinem Feld zugeordnet, geben Sie eine 0 ein.

Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Konto für die EÜR relevant ist.

Nicht relevant für Konten aus dem Bereich Bank/Kasse.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen


Inhalt 

Konto suchen

Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.

FeldBedeutung
KontonummerSucht nach einer bestimmten Kontonummer.
KontonameSucht im Feld Kontoname.
EinschränkungDie Suchergebnisse können Sie einschränken, in dem Sie sich:
  • nur bebuchte
  • nur wichtige oder
  • nur wichtige und bebuchte Konten anzeigen lassen.
KontengruppeSucht nur in der ausgewählten Kontengruppe (z.B. Ausgaben)
KontenrahmenWählen Sie den Kontenrahmen aus, in dem Sie nach Konten suchen möchten.
JahrGeschäftsjahr
USt VA Feld NrNummer des Feldes im Umsatzsteuer-Voranmeldung-Formular, dem das Konto zugeordnet ist.
EÜR Feld NrNummer des Feldes im Einnahme-Überschuss-Formular, dem das Konto zugeordnet ist.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten


Inhalt 

Kostenstellen*

Kostenstellen sind die Stellen im Unternehmen, an denen Kosten und Erlöse entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Einnahmen und Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen.

Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktionen Posten anzeigen, Salden anzeigen, Gewinn und Verlust, BWA sowie Summen und Salden im Menü Buchhaltung.

Siehe auch: Kostenstelle anlegen, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kostenstelle anlegen*

Geben Sie eine Nummer oder eine andere Zeichenfolge ein, wählen Sie Firma aus und klicken Sie dann auf Kostenstelle anlegen.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kostenstellen suchen*

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.

FeldBedeutung
Kostenstelle Nr.Nummer der Kostenstelle. Sucht nach einer bestimmten Kostenstelle.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
NameName der Kostenstelle. Sucht im Feld Name nach der eingegebenen Zeichenfolge.
GelöschteIst das Feld aktiviert, werden auch die Kostenstellen angezeigt, mit dem Löschkennzeichen markiert sind.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstelle anlegen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kostenstelle bearbeiten*

Geben Sie einen Namen für die Kostenstelle ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Eine Kostenstelle kann nur dann vollständig gelöscht werden, wenn es noch keine Buchungen zu der Kostenstelle gibt. Sie klicken dazu auf die Schaltfläche Löschen.

Sind bereits Buchungen vorhanden, wird statt der Schaltfläche das Feld Gelöscht angezeigt. Sie können dann die Kostenstelle nur noch als gelöscht markieren, indem Sie das Feld aktivieren und dann auf Speichern klicken.
Die Kostenstelle wird dann nicht mehr angezeigt, es bleibt aber in den Buchungen die Verknüpfung mit der Kostenstelle erhalten.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle anlegen, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbausteine

Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.

Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbaustein anlegen

Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.

Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Textbaustein bearbeiten

Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.

Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Variable Textbausteine

Variable Textbausteine verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Textbausteine zur Verfügung:

FeldnameWird ersetzt durch ... Verwendet bei ...
<<GutenTag>> Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname'
Englisch: 'Dear Anrede Nachname'
Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Anrede>> Deutsch: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist.

Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Vorname>>VornamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Nachname>>NachnamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Firma>>Name der FirmaAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<FirmaOderName>>Name der Firma oder falls das Feld Firma leer ist, der Name bestehend aus Titel, Vorname und NachnameAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Strasse>>StrasseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<PLZ>>PLZAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Ort>>OrtAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bemerkung>>Bemerkung der AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<AdressNr>>Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder AdressnummerAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<IBAN>>Je nach Kontext die IBAN des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<BIC>>Je nach Kontext die BIC des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bankname>>Je nach Kontext der Name der Bank des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer>>Der Name des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Mail>>Mailadresse des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon>>Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon2>>Zweite Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Bemerkung>>Bemerkung des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Zahlungsbedingung>>ZahlungsbedingungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung
<<Gesamtbetrag>>EndbetragAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant.
<<Waehrung>>WährungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Bearbeiter>>Name des BearbeitersAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<InternesMemo>>Internes MemoAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Vermittler>>Der Name des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Mail>>Mailadresse des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Telefon>>Telefonnummer des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<AngebotNr>>*Nummer des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsdatum>>*Datum des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsfrist>>*Frist des AngebotesAngebot
<<RechnungsNr>>Nummer der RechnungRechnung
<<Rechnungsdatum>>RechnungsdatumRechnung
<<rechnungsmail.de>>Angaben laut rechnungsmail.deMailtext für Rechnung
<<ProjektNr>>*Nummer des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektBezeichnung>>*Bezeichnung des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektVon>>*Beginn des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<ProjektBis>>*Ende des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<LieferantenauftragNr>>*Nummer des LieferantenauftragsLieferantenauftrag
<<KundeNrBeiLieferant>>*Kundennummer beim LieferantLieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<KundenauftragNr>>*Nummer des KundenauftragsKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<GutschriftNr>>*Nummer der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Gutschriftsdatum>>*Datum der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Auftragsdatum>>*AuftragsdatumKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag
<<Anzahlungsbetrag>>*AnzahlungsbetragBei Vorkasse-Kundenaufträgen
<<MahnungNr>>*Nummer der MahnungMahnung
<<Mahnstufe>>*Stufe der MahnungMahnung
<<Mahndatum>>*Datum der MahnungMahnung
<<FristDatum>>*Ablaufdatum der MahnfristMahnung
<<FristTage>>*Mahnfrist in TagenMahnung
<<eBayVerkauf>>*eBay-ArtikelnummerKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<eBayMitgliedsname>>*eBay-Mitgliedsname des KäufersKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<AuftragsnummerBeimKunden>>*Auftragsnummer beim Kunden Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung
<<LieferungNr>>*Nummer der LieferungLieferung
<<GewichtInKg>>*Gewicht der LieferungLieferung
<<Sendungsnummer>>*Sendungsnummer der LieferungLieferung, Versandbenachrichtigung, Rechnung
<<VersandartInfo>>*Die Versandart-Info aus der VersandartLieferung, Versandbenachrichtigung
<<Lieferadresse>>*Mehrzeilige LieferadresseLieferung, Versandbenachrichtigung
<<Telefon>>TelefonnummerAlle Druckdokumente

*Nicht in allen Versionen

Verwandte Begriffe: Textbaustein


Inhalt 

Textbausteine

Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.

Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Standard-Textbausteine bearbeiten

Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
DokumentWählen Sie das Dokument.
KopftextWählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll.
Kopftext EnglischGeben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
SchlusstextWählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll.
Schlusstext EnglischGeben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an.
MemoGeben Sie hier den Textbaustein für das interne Memo an.

Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen


Inhalt 

Druckausgabe

Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.

In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.

Siehe auch: Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen

Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.

FeldBedeutung
Schriftgröße allgemeinSchriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften
Schriftgröße AbsenderSchriftgröße des Absenders über dem Brieffenster
SchriftDerzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich.
Absender drucken
  • Nicht drucken: Absender wird nicht gedruckt.
  • In einer Spalte: Absender wird in einer Spalte gedruckt.
  • In zwei Spalten: Absender wird in zwei Spalten gedruckt.
Absender in Brief-Fenster druckenAbsender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt.
Steuernummer druckenSteuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt.
Anrede druckenIn die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist.
Leerzeile zw. Strasse+OrtFügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein.
Abweichende Lieferadresse/AuftraggeberHier legen Sie fest, an welche Stelle die abweichende Lieferadresse bzw. ein abweichender Auftraggeber gedruckt werden soll.
  • Unter Referenzblock: Fügt die Adresse zwischen Referenzblock und Dokument-Körper ein.
  • Körper-Anhang: Die Adresse wird unter dem Dokument-Körper eingefügt.
Wenn sowohl die Lieferadresse als auch der Auftraggeber vom Empfänger des Dokuments abweichen, werden aus Platzgründen sowohl der abweichender Auftraggeber als auch die abweichende Lieferadresse immer am Anfang des Körpers ausgegeben.
Falzmarken druckenFalzmarken werden an den linken Rand gedruckt.
Empf.Fax Nr druckenEmpfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt.
Abgrenzungslinien nicht druckenDie einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen.
Abstände vom RandSiehe Bilder unterhalb der Eingabemaske

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund

Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.

Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.

Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.

FeldBedeutung
Hintergrund-PdfDas Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
VerwendungSteuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll.
Hintergrund-Pdf ab Seite zweiBei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
Nicht verwendenWenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet.
Hintergrund-Logo 1 und 2Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile).
Abstand linker RandAbstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes
Abstand oberer RandAbstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes
BreiteDefinieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu.
VerwendungSteuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll.
Hintergrund-VerwendungAktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben.

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.

FeldBedeutung
Bankverbindung druckenFügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist.
Tätigkeitsnachweis anhängen*Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt.
Bearbeiter drucken*Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor.
Gesamtgewicht drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist.
Empfänger-Telefonnummer drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Telefonnummer des Empfängers der Lieferung im Referenzblock ausgegeben.
Tätigkeiten nach Satz gruppieren*Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt.
Versandart drucken*Nur in der Pro-Version:Wenn markiert wird die Versandart im Referenzblock ausgegeben.
Spalten-ZwischenraumAbstand zwischen den Spalten
Chargen drucken*Nur für Rechnung und Lieferung: Falls beim Warenausgang zur Lieferung eine Charge angegeben wurde, kann entweder die Charge oder die Bezeichnung der Charge gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Ende der Positions-Bezeichnung. Bei Rechnungen wird die Charge ermittelt über die zur Rechnungsposition gehörende Kundenauftragsposition und davon weiter über die verknüpften Lieferpositionen zum Warenausgang.
SpalteBestimmt, an welcher Stelle jede Spalte erscheint.
InhaltAchtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle:
AngebotRechnungLieferungLieferanten-
auftrag
Auftrags-
bestätigung
Mahnung
Positions Nrxxxxx-
Mengexxxxx-
Produktxxxxx-
Bezeichnungxxxxx-
Einzelpreisxx-xx-
Steuersatzxx--x-
Rabattxx--x-
Preisxx-xx-
Liefertermin---xx-
Prod.Nr des Lieferanten---x--
Gewicht--x---
Rechnungs Nr-----x
Rechnungsdatum-----x
Fälligkeit-----x
Betrag-----x

Die Spalte Steuersatz wird nur verwendet, wenn das Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält.

BreiteSpaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument.
ÜberschriftSpaltenüberschrift in Deutsch
EnglischSpaltenüberschrift in Englisch

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.

Siehe auch:Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen

Inhalt 

Einstellungen Mail: Mail-Texte

Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.

Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
DokumentWählen Sie das Dokument.
Blindkopie senden anDamit Sie Ihren Mailversand besser verwalten können, wird pro versendetes Dokument jeweils eine Blindkopie versendet. Geben Sie die Mailadresse ein, an die die Blindkopie versendet werden soll. Sie können auch mehrere Mailadressen jeweils durch ein Komma getrennt eingeben.
Absender-AdresseGeben Sie die Mailadresse ein, die als Absender beim Versenden von Mails für die jeweilige Dokumentart verwendet werden soll. Beim Einzelversand von Mails können Sie als Absenderadresse zusätzlich noch die Mailadresse der Firma und die des Benutzers auswählen.
SpracheWählen Sie die Sprache aus, für die der Text erfasst werden soll.
SignaturWählen Sie aus, ob der Text für signierte oder unsignierte Dokumente erfasst werden soll.
BetreffBetreffzeile der Mail
TextGeben Sie den Mail-Text ein.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.

AnhangNeben dem eigentlichen Dokument können Sie den Mails weitere Dokumente beifügen. Diese Standard-Anlagen werden beim Senden der Mails automatisch dem Anhang hinzu gefügt (z.B. für AGB oder Widerrufsbelehrung).

Geben Sie dazu den Dateinamen ein oder klicken Sie auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Siehe auch: Mail-Konten


Inhalt 

Einstellungen Mail: Mail-Konten

Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten.
Postausgangs-ServerTragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein.
Benutzer und KennwortDer Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider.
TLS-VerschlüsselungAktivieren Sie diese Option, sofern Ihr Server eine verschlüsselte Kommunikation über STARTTLS unterstützt. Andernfalls erfolgt die Datenübertragung unverschlüsselt und das Abhören von Benutzer und Kennwort ist theoretisch möglich.
Abweichender PortDer SMTP-Standard-Port ist 25. Wenn Sie einen anderen Port verwenden, tragen Sie die Nummer des Ports hier ein.
Absender-Adresse für MailingsTragen Sie hier die E-Mailadresse ein, die als Absender für Mailings verwendet werden soll. Ohne diese Angabe, wird als Absender für Mailings die E-Mailadresse der Firma verwendet.
Mail-KontenFür jede im Programm verwendete Absender-E-Mailadresse hinterlegen Sie hier optional zusätzliche Informationen.
E-MailadresseDie Absender-E-Mailadresse
NameDer 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger statt der E-Mailadresse angezeigt.
AntwortadresseGeben Sie hier die E-Mailadresse an, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll.

Siehe auch: Mail-Texte


Inhalt 

Einstellungen Brief, Fax und Signatur

Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Außerdem können Sie Rechnungen per Mail oder Fax mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ebenfalls über Pixelletter versenden.

Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.

Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei Pixelletter an.
  2. Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
  3. Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
  4. Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (signierte EMail, Brief, Fax).

Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

FeldBedeutung
EmailBei Pixelletter hinterlegte Mailadresse
KennwortBei Pixelletter hinterlegtes Kennwort
Farbdruck bei BriefenBriefe werden von Pixelletter farbig gedruckt
Prüfprotokoll im Anhang bei signierter MailIst dies aktiviert, schickt Pixelletter im Anhang neben der Rechnung auch noch das Prüfprotokoll mit.
Einseitiger Druck bei BriefenDie Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt.

Siehe auch: Mailtexte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bearbeiter

Hier legen Sie fest, welcher Bearbeiter beim Anlegen eines Dokuments vorbelegt wird.

OptionBedeutung
Nicht automatisch setzenEs wird kein Bearbeiter automatisch vorbelegt. Der Bearbeiter kann aber nach dem Anlegen manuell in das Dokument eingefügt werden.
Mitarbeiter aus aktuellem Benutzer übernehmenAls Bearbeiter wird der im aktuellen Benutzer hinterlegte Mitarbeiter übernommen (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern).
Aus Vorgängerdokument übernehmenDer Bearbeiter wird immer aus dem Vorgängerdokument übernommen (z.B. bei einer Rechnung wird der Bearbeiter aus dem Kundenauftrag übernommen. Gibt es keinen Kundenauftrag sondern nur ein Angebot, wird der Bearbeiter von dort übernommen).
Aus Vorgängerdokument übernehmen falls vorhanden, sonst aus aktuellem Benutzer übernehmenWenn im Vorgängerdokument ein Bearbeiter angegeben ist, wird dieser in das neu angelegte Dokument übernommen. Andernfalls wird als Bearbeiter der im aktuellen Benutzer hinterlegte Mitarbeiter übernommen.
Festen Bearbeiter setzenDer Bearbeiter ist immer gleich. Geben Sie in das folgende Feld die Mitarbeiter-Nummer ein oder klicken Sie auf das Fernglas, um nach der Nummer zu suchen.

Siehe auch: Druckausgabe, Mailtexte, Brief Fax Signatur, Bearbeiter*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Einführung Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.

Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.

Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.

Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.

Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzer bearbeiten

Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldFunktionen
Name und VornameName des Benutzers
E-MailMailadresse des Benutzers.
RolleDie Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers.
Telefon-Anbindung*Hinter jedem Eingabefeld mit einer Telefonnummer wird ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei Klick auf das Telefonsymbol wird das Gespräch aufgebaut.

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung (XXXX ist immer die Telefonnummer):

  • tel:Collmex generiert einen Link in der Form tel:XXXX, wenn XXXX eine Nummer ist. Damit der Anruf aufgebaut wird, muss unter Umständen ein Browser-Plugin installiert werden, welches bei Klick auf die Links mit dem Aufbau der Telefonverbindung reagiert.
  • skype: Die Verbindung wird über Skype aufgebaut. Dazu erzeugt das Programm einen Link in der Form skype:XXXX?call. Wenn Skype auf dem Rechner des Benutzers installiert ist, baut Skype eine Verbindung auf zu der Nummer XXXX bzw. dem Skype-Teilnehmer XXXX.
  • callto: Veraltet.
GesperrtIst das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen.
Mitarbeiter Nr.*Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter* und Vertrieb*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter.
Firma*Wählen Sie die Firma aus, wenn der Benutzer die Rolle Mitarbeiter oder Vertrieb hat.
Darf nur selbst vermittelte Kunden und Dokumente bearbeiten*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Verkäufer nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, für die seine Mitarbeiter-Nummer als Vermittler eingetragen ist. Angebote und Kundenaufträge dürfen nur für Kunden angelegt werden, für die der Verkäufer als Vermittler angegeben ist oder falls der Verkäufer im Vorgänger-Dokument als Vermittler eingetragen ist. Der Benutzer darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen.
Nur für API*Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.

Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet.

Zugangsbeschränkung*Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Anmeldung des Benutzers geprüft, ob die IP-Adresse des lokalen Computers in der Liste der erlaubten IP-Adressen enthalten ist. Falls das nicht der Fall ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Das Kennzeichen kann nicht für den Hauptbenutzer und nicht für den Service-Benutzer gesetzt werden.
Keine Export-Berechtigung*Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keinen Datenexport durchführen.
Rohertrag/Marge unsichtbar*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, sieht der Benutzer keinen Rohertrag und keine Marge.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzerrollen

Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.

RolleFunktionen
AdministratorAlle Funktionen nutzbar.
Buchhaltung*Alle Funktionen der Buchhaltung.
Warenwirtschaft*Alle Funktionen der Warenwirtschaft.
Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf.
Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf.
Vertrieb*Darf nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen.
Mitarbeiterportal*Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen.
Webdesigner*Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten.
Vereinsmitarbeiter*Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung.
Steuerprüfer*Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten.
Anzeiger*Darf alles ansehen.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzer anlegen

Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.

Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.

FeldFunktionen
BenutzerGeben Sie für den Benutzer entweder einen Namen oder eine Nummer mit mindestens fünf Stellen ein.
RolleWählen Sie eine Rolle aus.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten


Inhalt 

Zugangsbeschränkung über IP-Adressen*

Über diese Funktion können Sie den Zugriff auf Collmex auf bestimmten IP-Adressen einschränken. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie an Ihren Standorten über feste IP-Adressen verfügen und ein Zugriff von anderen IP-Adressen aus nicht gewünscht ist. Eine feste IP-Adresse ist z.B. von der Telekom für das Produkt 'DSL Business Anschluss' optional verfügbar.

Hinweis: Damit der Zugriff auf die hier eingegebenen IP-Adressen beschränkt ist, muss im jeweiligen Benutzer zusätzlich das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' gesetzt sein. Die Prüfung auf eine erlaubte IP-Adresse erfolgt bei der Benutzer-Anmeldung.

FeldFunktionen
Erlaubte IP-AdresseGeben Sie hier Ihre festen IP-Adressen ein, für die ein Zugriff möglich sein soll. Von anderen IP-Adressen aus kann sich ein Benutzer dann nicht mehr anmelden, vorausgesetzt im Benutzer ist das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' aktiviert. Benutzer ohne gesetztes Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' können sich von beliebigen IP-Adressen aus an Collmex anmelden.
BezeichnungEine optionale Bezeichnung.

Siehe auch: Einführung Benutzer

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Service-Benutzer entsperren

Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.

Siehe auch: Einführung Benutzer


Inhalt 

Benutzer suchen

  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
  • Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.

Inhalt 

Einstellungen Mahnung

Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung variabler Felder möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.

FeldBedeutung
FristZahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso).
GebührMahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden.
MahntextGeben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt)
Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung.

Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen


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Schnittstellen und Datenaustausch

In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.

Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).

Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.

Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.

Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).

Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).

Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.

Siehe auch: Daten importieren, Daten exportieren, Buchnungen exportieren, Datev-Export, Collmex API*

*Nicht in allen Versionen


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Daten importieren

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Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Collmex API

Verwandter Begriff: Datenimport


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Daten importieren: Einführung

Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.

Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.

Anpassung der zu importierenden Dateien

Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
  2. Löschen Sie die Beispieldaten.
  3. Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
  4. Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.

Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.

Siehe auch: Daten importieren


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Daten importieren: CSV-Format

Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:

  1. Trennzeichen ist das Semikolon (;).
  2. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
  3. Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
  4. Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
  5. Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.

Der Verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen (z.B. Mac), müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.

Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV


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Daten importieren: Datentypen für Felder

In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:

KürzelBemerkungNicht ändernBeispiel
CAlphanumerisch(NULL)Kunde Müller
INumerisch, ganze Zahlen oder Aufzählungen*(NULL) oder leer5
NNumerisch mit max. drei Nachkommastellen(NULL) oder leer5,25
DDatum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ(NULL)20090121 oder 21.01.2009
MGeldbetrag mit zwei Nachkommastellen(NULL) oder leer2056,34
TUhrzeit im Format HHMMSS(NULL)1234

Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.

*Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert.

Siehe auch: Daten importieren


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Daten importieren: Nummernvergabe

Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.

Externe Nummernvergabe

Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.

Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;10000;10;...
CMXINV;10000;20;...
CMXINV;10001;10;...
CMXINV;10001;20;...

Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.

Interne Nummernvergabe

Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:

Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;...
CMXKND; ;1;Frau;...

Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;-10000;10;...
CMXINV;-10000;20;...
CMXINV;-10001;10;...
CMXINV;-10001;20;...

Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert NEW_OBJECT_ID
2Neue NummerI8Die neu vergebene Nummer für das Objekt
3Temporäre NummerI8Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null)
4ZeileI8Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht.

Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:

Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile
NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1
NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3

Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Produkt

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRD
2ProduktnummerC20Identifiziert das Produkt eindeutig
3Bezeichnung C10.000Bezeichnung des Produktes
4Bezeichnung EngC10.000Optional. Englische Bezeichnung des Produktes
5BasismengeneinheitC3ISO-Codes
6ProduktgruppeI8Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe.

Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer.

7FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
8SteuerklassifikationI80 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt.
9GewichtN18
10Gewicht MengeneinheitC3ISO-Codes
11PreismengeN18Preise des Produkts gelten pro Preismenge
12ProduktartI180 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung, 4 - Ware-Kunde schuldet Ust.
13InaktivI180 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv, 2 = Produkt löschen, 3 = Produkt löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
14PreisgruppeI18Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist.
15Verkaufs-PreisM18Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden.
16EANC20Optional. EAN Code des Produkts
17HerstellerC40Optional. Hersteller des Produkts
18VersandgruppeI18Optional. Interne Nummer der Versandgruppe.
19MindestbestandN18
20BestellmengeN18
21ChargenpflichtI81 = Produkt ist chargenpflichtig
22BeschaffungsartI80 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion
23ProduktionsdauerI8
24LohnkostenM18
25Lohnkosten-BezugsmengeN18Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt.
26BemerkungC1024
27KostenermittlungI80 = Automatisch, 10 = Manuell
28KostenM18Produktkosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
29Bezugsmenge-KostenN18Bezugsmenge für die Kosten. Beim Import wird dieses Feld nur berücksichtigt, wenn die Kostenermittlung im vorigen Feld auf 'Manuell' gestellt ist.
30EK-LieferantI8Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereinbarung angelegt bzw. geändert.
31EK-SteuerklassifikationI80 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt.
32EK-ProdNr d.LieferantenC20Produktnummer des Lieferanten
33EK-VerpackungseinheitN18Menge, die in einer Verpackung enthalten ist.
34EK-Bezeichnung C10.000Bezeichnung des Produktes für den Einkauf
35EK-PreisM18Einkaufspreis
36EK-PreismengeN18Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge
37EK-LieferzeitI18
38EK-WährungC3Nur für Export: Währung des Lieferanten
39ReserviertI8Bitte leer lassen
40ReserviertI8Bitte leer lassen
41Webauftritt-NrI8Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt.

Sollen Produkte in mehreren Webauftritten verwendet werden, importieren Sie die Produkte für jeden Webauftritt extra.

42Shop-KurztextC255
43Shop-LangtextC-
44Texte-Sind-HTMLI81 = Texte sind im HTML-Format
45DateinameC80
46KeywordsC255
47TitelC255
48Abweichendes Template NrI8
49Bild-URLC255
50Grundpreis-Menge-1N18Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts
51Grundpreis-Menge-2N18Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit
52Grund-MengeneinheitI80 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Kubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück
53Preis auf AnfrageI8
54InaktivI80 = Produkt ist aktiv, 1 = Produkt ist inaktiv
55Shop-KategorienI8interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert.
56ReserviertI8Bitte leer lassen
57ReserviertI8Bitte leer lassen
58ReserviertI8Bitte leer lassen
59ProduktNr des HerstellersC40Optional. Die Produktnummer des Hersteller für das Produkt
60LieferrelevantI8Nur für Dienstleistungen. 0 = Nicht Lieferrelevant, 1 = Lieferrelevant
61Amazon-ASINC40Nur für Export: Die Amazon-ASIN, wenn das Produkt bei Amazon gelistet ist.
62eBay-ArtikelnummerC40Nur für Export: Die eBay-Artikelnummer, wenn das Produkt bei eBay gelistet ist.
63DirektlieferungI80 = Keine Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden, 1 = Direktlieferung vom Lieferant zum Kunden
64WarennummerC20International genormte Warennummer (auch Zolltarifnummer, HS-Code genannt).

Siehe auch: Daten importieren

Verwandte Begriffe: Artikelimport, Artikel importieren


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Satzbeschreibung Produkt-Preise

Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.

Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRI
2ProduktnummerC20
3Firma I8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4PreisgruppeI3Interne Nummer der Preisgruppe
5Gültig ab D8
6Gültig bis D8
7PreisM18

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreisänderung


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Satzbeschreibung Produkt-Preis-Änderung

Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie für ein Produkt den Preis ändern möchten. Bestehende Preise bleiben erhalten, d.h. der neue Preis wird hinzugefügt und die Gültigkeit des alten Preises entsprechend angepasst.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRI_CHANGE
2ProduktnummerC20
3Firma I8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4PreisgruppeI3Interne Nummer der Preisgruppe
5Gültig ab D8Optional. Wenn leer, ist der neue Preis ab dem Import-Datum gültig.
6Gültig bis D8Optional. Wenn leer, ist der neue Preis bis zum 31.12.9999 gültig.
7PreisM18Der neue Preis

Siehe auch: Daten importieren, Produktpreise importieren


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Satzbeschreibung Produktgruppen

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert PRDGRP
2Produktgruppe NrI8Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt → Produktgruppe. Die Produktgruppen Nr identifiziert die Produktgruppe eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3BezeichnungC255Bezeichnung der Produktgruppe
4Untergruppe vonI8Nummer der übergeordneten Produktgruppe

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Stücklisten

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXBOM
2ProduktnummerC20Nummer des Produkts
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4VersionI8Version der Stückliste, nur bei Produktionsstücklisten von Bedeutung
5VerwendungI80 = Verkaufs-Set, 1 = Produktion
6Gültig abD6Datum, ab dem die Stückliste gültig ist
7TextC1024Text der Stückliste, nur bei Produktionsstücklisten von Bedeutung
8ReserviertI8
9ReserviertI8
10ReserviertI8
11ReserviertI8
12ReserviertI8
13PosI8Positionsnummer
14ProduktnummerC20Nummer des Komponenten-Produkts
15MengeM18Menge
16BezugsmengeM18Bezugsmenge, nur bei Produktionsstücklisten von Bedeutung

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Bestand*

Der Bestands-Import wird hauptsächlich verwendet, um die Anfangsbestände zu übernehmen. Jeder Satz führt beim Import zu einer Bestandsbuchung mit der Bewegungsart 'Bestandsaufnahme', d.h. die bisherige Bestandsmenge wird durch die übergebene Menge ersetzt. Ein Bestandsobjekt wird eindeutig identifiziert durch Produktnummer, Firma, Bestandstyp und Charge.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXSTK
2ProduktnummerC20Identifiziert das Produkt eindeutig
3FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4MengeN18Neue Bestandsmenge
5BestandstypI8Optional. 0 oder leer = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand
6ChargennummerI8Optional. Bei einer negativen Chargennummer wird eine neue Charge angelegt.
7WertM18Nur für Export. Der Bestandswert berechnet aus Produktkosten mal Menge.
8ChargenbezeichnungC1024Optional. Die Bezeichnung der neuen Charge (falls die Chargennummer negativ ist).
9ProduktbezeichnungC10.000Nur für Export. Die Bezeichnung des Produkts.

Siehe auch: Daten importieren

* Nicht in allen Versionen


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Satzbeschreibung Bestandsänderungen

Über den Import können extern durchgeführte Änderungen am Bestand in Collmex importiert werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert STOCK_CHANGE
2Bestandsänderung NrI8Nur für Export: Nummer der Bestandsänderung. Beim Import wird automatisch eine Nummer vergeben.
3Bestandsänderung PosI8Nur für Export: Position der Bestandsänderung. Beim Import wird automatisch eine Positionsnummer vergeben.
4ProduktnummerC20Nummer des Produkts
5BewegungsartI80 = Entnahme, 1 = Zugang, 2 = Umbuchung, 3 = Bestandsaufnahme
6MengeN18Menge
Felder 7-12: Nur bei den Bewegungsarten Zugang, Umbuchung und Bestandsaufnahme
7Ziel-Standort NrI8Gleich der internen Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
8Ziel-BestandstypI80 = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand
9Ziel-Charge NrI8Nummer der Charge. Bei einer negativen Chargennummer wird eine neue Charge angelegt.
10Ziel-ChargenbezeichnungC1024Die Bezeichnung der neuen Charge (falls die Chargennummer negativ ist).
11ReserviertI8Bitte leer lassen.
12ReserviertI8Bitte leer lassen.
Felder 13-18: Nur bei den Bewegungsarten Entnahme und Umbuchung
13Quell-Standort NrI8Gleich der internen Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
14Quell-BestandstypI80 = freier Bestand, 1 = gesperrter Bestand
15Quell-Charge NrI8Nummer der Charge
16ReserviertI8Bitte leer lassen.
17ReserviertI8Bitte leer lassen.
18ReserviertI8Bitte leer lassen.
19Lieferantenauftrag NrI8Bezug zum Lieferantenauftrag
20Lieferantenauftrag PosI8
21Lieferung NrI8Bezug zur Lieferung
22Lieferung PosI8
23Produktionsauftrag NrI8Bezug zum Produktionsauftrag
24Produktionsauftrag KompI8
25Rechnung NrI8Bezug zur Rechnung. Die Rechnung muss mit Collmex erstellt worden sein. Ein Bezug zu Erlösen ist nicht möglich.
26Rechnung PosI8
27Storniert NrI8Nur für Export: Bei Stornobuchungen Bezug zur stornierten Bestandsänderung
28Storniert PosI8
29MemoC80Internes Memo der Buchung
30Gebucht amD8Nur für Export: Datum der Bestandsbuchung
31Gebucht umT6Nur für Export: Uhrzeit der Bestandsbuchung

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Kunde

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXKND
2KundennummerI8Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19KontonummerC20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26ZahlungsbedingungI8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27RabattgruppeI8interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
28Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS
29Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
30AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
31KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
32AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
33eBay-MitgliedsnameC80Der eBay-Mitgliedsname des Kunden
34PreisgruppeI8interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
35Währung (ISO-Codes)C3
36VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
37KostenstelleC10
38Wiedervorlage amD6
39LiefersperreI81 = Liefersperre
40Bau/Reinigungs-DienstleisterI81 = Bau/Reinigungs-Dienstleister
41Lief-Nr. bei KundeC20Die eigene Lieferantennummer beim Kunden
42AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch
43CCC255Kopie der E-Mails an diese Adresse senden
44Telefon2 C20
45Lastschrift-MandatsreferenzC35Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats
46Datum Unterschrift D8Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats
47MahnsperreI81 = Mahnsperre
48Keine MailingsI81 = keine Mailings
49PrivatpersonI81 = Privatperson
50URLC80
51Teil-Lieferungen erlaubtI80 = Teil-Lieferungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Lieferungen erlaubt.
52Teil-Rechnungen erlaubtI80 = Teil-Rechnungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Rechnungen erlaubt.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Kunde - Abweichende Empfängeradresse

Eine Abweichende Empfängeradresse wird identifiziert über Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ. Die abweichende Empfängeradresse wird gelöscht, wenn alle Felder außer Kundennummer, Firma Nr und Dokument-Typ leer übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXEPF
2KundennummerI8
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4Dokument-TypI8als Zahl codiert: 1 = Angebot, 2 = Rechnung, 3 = Lieferung, 5 = Auftragsbestätigung, 6 = Mahnung
5AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = signierte E-Mail, 100 = keine Ausgabe.
6AnredeC10
7TitelC10
8VornameC40
9Name C40
10Firma C80
11Abteilung C80
12Strasse C80
13PLZ C10
14Ort C20
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefon2C40
18Telefax C40
19Skype/VoIPC50
20E-Mail C50
21BemerkungC1024
22URLC50
23Keine MailingsC501 = Keine Mailings
24AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Kundenvereinbarungen

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXCAG
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3Kunde NrI8Nummer des Kunden
4ProduktnummerC20
5PositionI8Positionsnummer der Kundenvereinbarung
6Gültig abD8Beginn der Gültigkeit der Kundenvereinbarung
7Gültig bisD8Ende der Gültigkeit der Kundenvereinbarung
8PreisM18Einkaufspreis
9WährungC3Nur für Export: Währung der Preisgruppe des Kunden
10GelöschtI8Löschkennzeichen: 0 = Nicht gelöscht, 1 = Gelöscht

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Kunde - Periodische Rechnung

Nutzen Sie den Import für periodische Rechnungen, wenn Sie Ihre Abos im externen System verwalten, die Rechnungsstellung jedoch über den internen Abrechnungslauf vornehmen wollen.

Wenn Sie mehrere periodische Rechnungen (Abos) für einen Kunden importieren, müssen alle periodischen Rechnungen des Kunden in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist eine vorhandene periodische Rechnung nicht mehr angegeben, wird sie in der Datenbank gelöscht. Alle vorhandenen periodischen Rechnungen eines Kunden werden gelöscht, wenn nur die Kundennummer und die Firma angegeben ist und die restlichen Felder weg gelassen werden bzw. mit dem Wert (NULL) belegt sind.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXABO
2Kunden-NrI8Kundennummer
3FirmaI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4Gültig vonD8Beginn der Gültigkeit
5Gültig bisD8Ende der Gültigkeit
6Produkt NrC20Die Produktnummer.
7ProduktbeschreibungC1024Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
8Individueller PreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
9IntervallI80 = Jahr, 1 = Halbjahr, 2 = Quartal, 3 = Monat, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus, 8 = Vier Wochen, 9 = Vier Wochen im Voraus, 10 = Zwei Jahre, 11 = Zwei Jahre im Vorraus
10Nächste RechnungD8Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll.
11AnzahlI8Anzahl. Falls nicht angegeben, wird die Anzahl auf 1 gesetzt.
12PosI8Optional. Die Positionsnummer bestimmt die Reihenfolge. Nach dem Import werden die Positionen aufsteigend neu nummeriert.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Lieferant

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXLIF
2LieferantennummerI8Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19Konto Nr.C20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26Zahlungsbedingung I8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27Lieferbedingung C3ISO codes
28Lieferbedingung ZusatzC40
29AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
30KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
31AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Lieferant mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Lieferant aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Lieferanten zu den Gruppen unverändert.
32Kundennummer beim LieferantenC20
33Währung (ISO-Codes)C3
34Telefon2 C20
35AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Adresse

Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXADR
2AdressnummerI8Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben.
3AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung, 4 = Ansprechpartner (Nur für Export über API).
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19KontonummerC20Felder 19-25 sind nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26Keine MailingsI80 = nicht gesetzt, 1 = keine Mailings
27Telefon2 C20
28Skype/VoIPC50
29URLC80
30Kontoinhaber C40Ist nur für Kunde, Lieferant und Mitglied relevant.
31WiedervorlageD6
32AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.
33VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers. Nur für Adressen vom Typ 3 = Adresse aus der Adressverwaltung.
34Vermittler-Firma NrI8Interne Nummer der Firma des Vermittlers, wie unter 'Verwaltung → Firma anzeigen und ändern' angezeigt
35Lastschrift-Mandatsreferenz C40
36Datum UnterschriftD6

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Adressgruppen

Über diese Satzart werden Adressgruppen für die Adressverwaltung importiert.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert ADRGRP
2Adressgruppe NrI8Interne Nummer der Adressgruppe, wie im Programm angezeigt unter Adresse → Gruppen.
3BezeichnungC255Bezeichnung der Adressgruppe

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Ansprechpartner

Die Ansprechpartner einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Vorname+Nachname identifiziert. Falls dies nicht eindeutig ist, wird zusätzlich noch die E-Mail-Adresse zur Identifizierung herangezogen. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Ansprechpartner hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Ansprechpartner nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Ansprechpartner in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Ansprechpartner zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXASP
2AdressnummerI8Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Ansprechpartner angelegt / geändert werden sollen
3AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung
6AnredeC10
7TitelC10
8VornameC40
9NameC40
10FirmaC80
11AbteilungC80
12StrasseC80
13PLZC10
14OrtC20
15LandC2ISO Codes
16TelefonC40
17Telefon2C40
18TelefaxC40
19Skype/VoIPC50
20E-Mail C50
21BemerkungC1024
22URLC50
23Keine MailingsI81 = Keine Mailings
24AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kontakte

Die Kontakte einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Kontaktnummer identifiziert. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Kontakte hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Kontakt nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Kontakt in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Kontakte zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXKNT
2AdressnummerI8Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Kontakte angelegt / geändert werden sollen
3NameC255Nur für Export: Name des Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer. Beim Import wird das Feld ignoriert.
4AdresstypI80 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung
5KontaktnummerI8Laufende Nummer des Kontakts innerhalb einer Adresse.
6DatumD6Datum des Kontakts
7UhrzeitT6Uhrzeit des Kontakts
8TypI81 = Telefon, 2 = Mail, 3 = Fax, 4 = Brief, 5 = Besuch, 6 = Messe, 100 = Sonstiges
9BeschreibungC1024
10Angelegt vonC20Optional. Benutzer, der den Kontakt angelegt hat.

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Erlöse

Der Erlösimport wird verwendet, um externe Kundenrechnungen oder externe Kasseneinnahmen in der Buchhaltung zu verbuchen und die Bestände anzupassen (Barverkauf, Retourengutschrift).

Die Rechnungsnummer identifiziert den Erlös eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. Wenn ein Erlös ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich die Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und der Erlös wird neu gebucht. Falls sich der Erlös nicht geändert hat, passiert nichts.

Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, halber und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammengefasst. Über diesen Mechanismus kann eine Rechnung auch auf mehrere Erlöskonten verteilt gebucht werden.

Vorkasse: Bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung Vorkasse (Code 9) und Paypal (Code 14) sucht das Programm beim Import automatisch nach einer offenen Anzahlung für diesen Kunden mit identischem Betrag. Wird eine passende Anzahlung gefunden, wird mit dem Buchen der Rechnung die Anzahlung gleichzeitig aufgelöst. Sollte die Zuordnung beim Import nicht automatisch erfolgen können, weil z.B. der Betrag abweicht, muss die Anzahlung nach dem Import manuell aufgelöst werden. Mehr zum Thema Anzahlungen und Vorkasse im Buchhaltungskurs.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXUMS
2KundennummerI8Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 15 das Gegenkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen).
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4RechnungsdatumD8
5RechnungsnummerC20Identifiziert den Erlös eindeutig. Kann auch eine Erlös-Id bei einer Kassenschnittstelle sein.

Die Rechnungsnummer muss vom externen System eindeutig vergeben werden. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt.

6Nettobetrag voller UmsatzsteuersatzM18
7Steuer zum vollen UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 6 berechnet, falls nicht angegeben
8Nettobetrag halber UmsatzsteuersatzM18
9Steuer zum halben UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 8 berechnet, falls nicht angegeben
10Umsätze innergemeinschaftliche LieferungM18
11Umsätze ExportM18
12Steuerfreie Erlöse: Konto Nr.I8Optional. Alternativ kann die Erlösart in Feld 25 gesetzt werden. In diesem Fall wird das Konto automatisch ermittelt.
13Steuerfreie Erlöse: BetragM18Wenn belegt muss zusätzlich entweder die Erlösart in Feld 25 oder die Kontonummer in Feld 12 gesetzt sein.
14Währung (ISO-Codes)C3Optional. Falls die Währung von der Firmenwährung abweicht, werden die Beträge automatisch in die Firmenwährung umgerechnet.
15GegenkontoI8Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1400 (SKR03) bzw. 1200 (SKR04) (Forderungen) bebucht. In diesem Fall muss die Kundennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Kundennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Kunden an oder importieren Sie die Kundendaten.
16RechnungsartI80 = Normale Rechnung
1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht.
2 = Abschlagsrechnung: Der Import einer Abschlagsrechnung erzeugt im Programm keine Buchung. Die Abschlagsrechnung wird in der Buchungsvorlage Anzahlung von Kunde im Feld Zuordnung angezeigt, wenn der entsprechende Kunde ausgewählt wurde.
17BuchungstextC255Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt
18ZahlungsbedingungI8Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen": Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt.
19Kontonummer voller UmsatzsteuersatzI8Optional. 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04) falls nicht angegeben.
20Kontonummer halber UmsatzsteuersatzI8Optional. 8300 (SKR03) bzw. 4300 (SKR04) falls nicht angegeben.
21ReserviertI8Bitte leer lassen.
22ReserviertI8Bitte leer lassen.
23StornoI1leer = kein Storno, 1 = Storno
24SchlussrechnungC20Nur bei Abschlagsrechnungen: Die zugehörige Schlussrechnung
25ErlösartI2Für die steuerfreien Erlöse aus Feld 13 wird über die Erlösart das Erlöskonto automatisch bestimmt.
10 = Export (8120/4120)
11 = innergemeinschaftliche Lieferung (8125/4125)
12 = Nicht steuerbare Erlöse EU (8336/4336)
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer, Konto je nach Einstellungen im Geschäftsjahr)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig (8337/4337)
15 = Nicht steuerbare Erlöse Drittland (8338/4338)
26SystemnameC20Optional. Name des externen Systems. Über das API können die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden.
27Verrechnen mit RechnungsnummerC20Nur bei Gutschriften: Die Rechnungsnummer, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll
28KostenstelleC10Kostenstelle für die Erlöspositionen
29Lastschrift-Ausführung amD8Nur relevant für Zahlungsbedingungen (Feld 18) der Zahlart Lastschrift: Datum, an dem die Lastschrift ausgeführt werden soll. Falls nicht angegeben, wird das geplante Ausführungsdatum automatisch berechnet aus Belegdatum plus der in der Zahlungsbedingung angegebenen Frist 'Einzug nach'.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferantenrechnung

Diese Satzart wird verwendet, um externe Lieferantenrechnung oder externe Kassenausgaben in der Buchhaltung zu verbuchen.

Die Rechnungsnummer identifiziert die Lieferantenrechnung eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. Wenn die Rechnung ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und die Rechnung wird neu gebucht. Falls sich die Rechnung nicht geändert hat, passiert nichts.

Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, halber und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammen gefasst. Über diesen Mechanismus, kann eine Rechnung auch auf mehrere Aufwandskonten verteilt gebucht werden.

Stornieren von importierten Rechnungen: Wenn Sie die Rechnung, die Sie importiert haben, wieder stornieren möchten, setzen Sie in der letzten Spalte der importierten Datei das Stornokennzeichen und importieren Sie die Datei erneut.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXLRN
2LieferantennummerI8Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 13 das Gegenkonto auf ein Finanzkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen)
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4RechnungsdatumD8
5RechnungsnummerC20Identifiziert die Rechnung eindeutig. Kann auch eine Umsatz-Id bei einer Kassenschnittstelle sein.
6Nettobetrag voller UmsatzsteuersatzM18
7Steuer zum vollen UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 5 berechnet, falls nicht angegeben
8Nettobetrag halber UmsatzsteuersatzM18
9Steuer zum halben UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 7 berechnet, falls nicht angegeben
10Sonstige Umsätze: Konto Nr.I8Sonstige Umsätze werden immer ohne Steuer gebucht
11Sonstige Umsätze: BetragM18
12Währung (ISO-Codes)C3
13GegenkontoI8Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1600 (Verbindlichkeiten) bebucht. In diesem Fall muss die Lieferantennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Lieferantennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Lieferant an oder importieren Sie die Lieferantendaten.
Das Konto muss aus der Kontengruppe "Finanzkonto" (also Bank, Kasse) stammen
14GutschriftI81 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht.
15BuchungstextC80Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt
16ZahlungsbedingungI8Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt.
17Kontonummer voller UmsatzsteuersatzI8Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben.
18Kontonummer halber UmsatzsteuersatzI8Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben.
19StornoI1Umsatz = leer; stornierter Umsatz = 1
20KostenstelleC10Kostenstelle für die Aufwandspositionen

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Gutschrift an Lieferant

Über diese Satzart können Gutschriften an Lieferanten in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Gutschriften erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Gutschriften jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Gutschriften an Lieferanten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Gutschrifts-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Gutschrift müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXSBI
2GutschriftsnummerI8Die Gutschriftsnummer identifiziert den Gutschrift eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Gutschriftsposition.
4GutschriftsartI8Reserviert.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Lieferanten-NrI8Der Lieferant muss in Collmex existieren.
7Lieferant-AnredeC10Nur für Export: Felder 7 - 29 ist die Lieferantenadresse.
8Lieferant-TitelC10
9Lieferant-VornameC40
10Lieferant-Name C40
11Lieferant-Firma C80
12Lieferant-Abteilung C80
13Lieferant-Strasse C80
14Lieferant-PLZ C10
15Lieferant-Ort C20
16Lieferant-LandC2ISO Codes
17Lieferant-Telefon C20
18Lieferant-Telefon2 C20
19Lieferant-Telefax C20
20Lieferant-E-Mail C50
21Lieferant-Kontonummer C20
22Lieferant-Blz C20
23Lieferant-Abweichender KontoinhaberC40
24Lieferant-IBANC20
25Lieferant-BICC20
26Lieferant-BankC20
27Lieferant-USt.IdNrC20
28Lieferant-SteuernummerC20
29Lieferant-PrivatpersonC20
30GutschriftsdatumD8
31ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Lieferanten übernommen.
32Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Lieferanten übernommen.
33GutschriftstextC1024
34SchlusstextC1024
35Internes MemoC1024
36GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
37SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
38BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters.
39StatusI8Nur für Export: 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Teilgeliefert, 30 = Erledigt, 40 = Gelöscht.
40ReserviertI8Bitte leer lassen
41ReserviertI8Bitte leer lassen
42ReserviertI8Bitte leer lassen
43PositionstypI80 = Normalposition, 2 = Textposition.
44ProduktnummerC20
45Produktnummer des LieferantenC20
46ProduktbeschreibungC10.000
47MengeneinheitC3ISO Codes.
48MengeN18
49EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
50PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
51VerpackungseinheitN18
52PositionswertM18Nur für Export

Siehe auch: Daten importieren


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Satzbeschreibung Angebot

Über diese Satzart können Angebote in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Angebote erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Angebote jedoch in Collmex erfolgen soll.

Diese Satzart wird auch für den Export von Angeboten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werden beim Import ignoriert.

Jede Angebots-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Angebotes müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXQTN
2AngebotsnummerI8Die Angebotsnummer identifiziert das Angebot eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Angebotsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4AngebotsartI8Reserviert
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Der Kunde muss in Collmex existieren.
7Kunde-AnredeC10Felder 7 - 27 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert.
8Kunde-TitelC10
9Kunde-VornameC40
10Kunde-Name C40
11Kunde-Firma C80
12Kunde-Abteilung C80
13Kunde-Strasse C80
14Kunde-PLZ C10
15Kunde-Ort C20
16Kunde-LandC2ISO Codes
17Kunde-Telefon C20
18Kunde-Telefon2 C20
19Kunde-Telefax C20
20Kunde-E-Mail C50
21Kunde-KontonummerC20
22Kunde-Blz C20
23Kunde-Abweichender KontoinhaberC40
24Kunde-IBANC20
25Kunde-BICC20
26Kunde-BankC20
27Kunde-USt.IdNrC20
28Kunde-PrivatpersonI8
29AngebotsdatumD8Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt.
30PreisdatumD8Falls nicht angegeben, wird das Angebotsdatum gesetzt.
31ZahlungsbedingungI8Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen.
32Währung (ISO-Codes)C3Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunden übernommen.
33PreisgruppeI8Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen.
34RabattgruppeI8Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen.
35Schluss-RabattI8Schluss-Rabatt in Prozent.
36RabattgrundC255Grund für den Rabatt.
37AngebotstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
38SchlusstextC1024Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt.
39Internes MemoC1024
40GelöschtI80 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht.
41Abgelehnt amD8Optional.
42SpracheI80 = Deutsch, 1 = Englisch.
43BearbeiterI8Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt.
44VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
45Schluss-Rabatt-2M18Schluss-Rabatt als Betrag
46Schluss-Rabatt-2-GrundC20Grund für den Rabatt
47StatusI8Nur für Export. 0 = Neu, 10 = Offen, 20 = Erledigt, 30 = Abgelehnt, 40 = Gelöscht, 50 = Frist abgelaufen
48FristD8Angebotsfrist
49VersandartI8Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro).
50VersandkostenM18Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt.
51NachnahmegebührM18Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt.
52Liefer/LeistungsdatumD8Optional.
53Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen.
54Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
55LieferAdr-AnredeC10Felder 55 - 68: Optional. Abweichende Lieferadresse.
56LieferAdr-TitelC10
57LieferAdr-VornameC40
58LieferAdr-Name C40
59LieferAdr-Firma C80
60LieferAdr-Abteilung C80
61LieferAdr-Strasse C80
62LieferAdr-PLZ C10
63LieferAdr-Ort C20
64LieferAdr-LandC2ISO Codes
65LieferAdr-Telefon C20
66LieferAdr-Telefon2 C20
67LieferAdr-Telefax C20
68LieferAdr-E-Mail C50
69PositionstypI80 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos.
70ProduktnummerC20Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren.
71ProduktbeschreibungC10.000Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen.
72MengeneinheitC3ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen.
73MengeN18Auftragsmenge
74EinzelpreisM18Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt.
75PreismengeN18Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt.
76PositionsrabattM18Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen.
77PositionswertM18Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet.
78ProduktartI18Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Bau/Reinigungs-Dienstleistung
79SteuerklassifikationI8Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei.
80Steuer auch im AuslandI8Optional. Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland.
81ErlösartI8Nur für Export. 0 = voller Steuersatz
1 = halber Steuersatz
2 = steuerfreies Produkt
10 = Export
11 = innergemeinschaftliche Lieferung
12 = Nicht steuerbare Umsätze
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig
82Summe über Pos.I8Nur bei Summenpositionen: Die Positionsnummer der ersten Position der Summe.
83UmsatzM18Nur für Export. Netto-Umsatz der Position in Firmenwährung
84KostenM18Nur für Export. Positionskosten
85RohertragM18Nur für Export. Umsatz abzüglich der Kosten
86MargeM18Nur für Export. Die Marge der Position in Prozent
87Kosten manuellM18Manuell eingegebene Kosten übersteuern die Kosten aus dem Produkt

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kundenauftrag

Der Kundenauftrags-Import wird hauptsächlich verwendet, um externe Shops an Collmex anzubinden. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge importiert und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet.

Jede Kundenauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Auftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.

Die Steuern und der Gesamtpreis des Auftrags werden automatisch aus den Positionen errechnet und können nicht übergeben werden.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXORD-2
2AuftragsnummerI8Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe.
3PositionI8Positionsnummer der Auftragsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben.
4AuftragsartI8Reserviert. Bitte leer lassen.
5Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
6Kunden-NrI8Optional. Falls nicht angegeben, muss stattdessen die Adresse des Kunden (Felder 7 - 28) belegt sein. Die Kundennummer wird dann über Vornamen, Name, Firma und Mailadresse ermittelt und die in den Stammdaten vorhandene Adresse gemäß der Felder 7 - 28 geändert. Ist ein Feld nicht bekannt, muss es mit dem Wert (NULL) belegt werden, damit es in Collmex nicht geändert wird. Existiert kein Kunde mit angegebenen Vornamen, Name, Firma und Mailadresse, wird ein neuer Kunde angelegt und die Adresse übernommen. Als Vorlage dient dabei der Kunde 9999.
7Kunde-AnredeC10Felder 7 - 28 siehe Beschreibung zur Kundennummer.
8Kunde-TitelC10
9Kunde-VornameC40
10Kunde-Name C40
11Kunde-Firma C80
12Kunde-Abteilung C80
13Kunde-Strasse C80
14K