Handbuch Collmex buchhaltung basic und pro

Inhalt

Einleitung

Buchhaltung

Auswertungen

Verwaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Einleitung

Collmex buchhaltung basic und pro sind branchenneutrale Buchhaltungsprogramme.

Die Software ist auch für Nicht-Buchhalter geeignet, so dass Sie auch ohne Vorkenntnisse in Buchhaltung mit dem Programm arbeiten können. Die Anwendung ist für Einnahme-Überschuss-Rechner und bilanzierende Unternehmen gleichermaßen geeignet.

Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Dabei kommen die Funktionen nicht zu kurz: Von der vorlagenbasierten Buchung über das integrierte Online-Banking bis hin zur Datev-Schnittstelle erfüllt die Buchhaltungssoftware alle Anforderungen.

Collmex wird kontinuierlich weiter entwickelt. Um die Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version. Alle Neuerungen finden Sie in chronologischer Reihenfolge auf unserer Webseite.


Inhalt 

Anmeldung und Testphase

Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.

Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.

Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.

Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.

Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.

Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version


Inhalt 

Programmbedienung

Bedienelemente

Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:

Benutzungshinweise

ElementFunktion
1. SchaltflächenDurch Klicken auf die Schaltfläche kann entweder eine Aktion direkt ausgeführt werden (z.B. 'Speichern') oder das Programm springt zu der angezeigten Funktion (z.B. 'Löschen...'). Wenn das Programm zu der Funktion springt, befinden sich hinter dem Text drei Punkte ('...'), andernfalls wird die Aktion direkt ausgeführt.
2. LinkBeim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms.
3. ReiterUmfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten.
4. EingabefeldHier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion.

Bei Datumsfeldern können Sie das Datum auswählen über einen Klick auf das Kalender-Symbol hinter dem Eingabefeld. Außerdem ist die Eingabe 'h' für das heutige Datum, 'g' für das gestrige Datum sowie 'm' für das morgige Datum möglich.

5. AuswahlfeldBeim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können.
6. KontrollkästchenBeim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet.
7. SucheBei einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein Auswahlfenster für die Suche.
8. BlätternÜber diese Tasten können Sie innerhalb eine Liste blättern. Haben Sie sich zum Beispiel in der Funktion Rechnung suchen eine Liste von Rechnungen ausgeben lassen und lassen Sie sich in eine anzeigen, können Sie von dieser direkt in die nächste springen usw..
9. StatusinformationSind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'.
Mehrere Fenster öffnen

Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.


Inhalt 

Buchhaltung

Einführung

Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf:

Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einer Buchung beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. Anhand der Kontoauszüge können die Buchungen halbautomatisch durchgeführt werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt.

Die Salden der Bestandskonten werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Die Konten der Erlös- und Aufwandskonten starten im neuen Jahr automatisch mit dem Saldo 0,00. Abschlussbuchungen wie in vielen anderen Programmen sind deshalb nicht erforderlich (siehe auch Bilanz und Einnahme-Überschuss-Rechnung).

Zur Buchhaltung gehören:

Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:

  • Wählen Sie unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen zwischen Datev-SKR03 oder SKR04.
  • Falls Sie umsatzsteuerbefreit sind, wählen Sie den Grund für die Steuerbefreiung aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.
  • Wählen Sie die Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung) aus unter Verwaltung → Firma → Geschäftsjahr.

Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen.

Zur Ist-Besteuerung: Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

Siehe auch:Belege buchen, Eröffnungsbuchungen, Offene Posten, Mahnungen, Online-Banking, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten, Firma, Geschäftsjahr *

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Belege buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Wenn Sie auf Ändern oder Buchen klicken, prüft das Programm die Richtigkeit und gibt bei Bedarf Fehlermeldungen aus.

Stornieren: Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie in die Buchungsanzeige (Buchungen → Buchungen anzeigen), geben Sie die Buchungsnummer ein, klicken Sie auf Suchen und danach auf Sie auf die Buchungsnummer. Alternativ können Sie auch an anderen Stellen im Programm auf die Buchungsnummer klicken. Sie gelangen in die Buchungsanzeige für die Buchung (Buchung anzeigen). Klicken Sie dort auf den Link Stornieren.

SchaltflächeFunktion
VorlagengruppeWählen Sie eine Vorlagengruppe (Einnahmen, Ausgaben, Kunden, usw.) aus und klicken Sie dann auf die gewünschte Buchungsvorlage (z.B. Kunden → Kundenrechnung).
ÄndernErgänzt die Buchung um fehlende Beträge und prüft die Eingaben. Alternativ drücken Sie die Enter-Taste.
BuchenBucht den Beleg. Die Buchung kann danach nicht mehr geändert, sondern nur noch storniert werden. Alternativ drücken Sie je nach Browser ALT+B oder ALT+Shift+B.
Neue PositionFügt eine weitere Position in die Buchungsmaske ein, so dass Sie die Buchung splitten können. Eine Buchung kann beliebig viele Positionen enthalten.
Als Vorlage speichernSpeichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Die neue Buchungsvorlage erscheint direkt rechts in der aktuellen Vorlagengruppe. Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Buchungen → Buchungsvorlagen.
Soll ↔ HabenTauscht in allen Positionen Soll und Haben aus.
Später buchen**Ändert den Status des Bankumsatzes auf Später buchen. Der Umsatz wird dann erst wieder zur Buchung vorgeschlagen, wenn Sie die Option Später buchen im Feld Bankumsatz-Status gewählt haben.
FeldBedeutung
FirmaEs wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
BelegdatumDatum des Geschäftsvorfalls (z.B. Rechnungsdatum). Aus dem Belegdatum ergibt sich das Geschäftsjahr sowie der Monat bzw. das Quartal für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können beim Datum jeweils einen Tag weiter springen, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination ALT+Plus bzw. ALT+Shift+Plus verwenden.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen.
Rechnungsnummer**Bei Kundenrechnungen geben Sie die eigene Rechnungsnummer ein. Bei Lieferantenrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten. Die Nummern werden verwendet für Zahlungen, Mahnungen sowie für den Datev-Export.
Zahlungsbedingung**Beim Auswählen des Kunden bzw. Lieferanten wird die Zahlungsbedingung automatisch vom Kunden bzw. vom Lieferanten übernommen. Sie kann geändert werden, wenn das Feld Rechnungsnummer gefüllt ist. Andernfalls bleibt die Änderung unberücksichtigt.

Die Zahlungsbedingung wird für Zahlungen und Mahnungen verwendet.

Soll/HabenDie Auswahl von Soll oder Haben entscheidet darüber, wie auf das Konto gebucht wird.
KontoDie Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll.
BetragBei der Verwendung von Buchungsvorlagen geben Sie in der Regel den Bruttobetrag ein. Klicken Sie auf ändern, werden die übrigen Beträge automatisch ergänzt. Bei manchen Vorlagen (z.B. Gehaltszahlung) ist keine automatische Berechnung möglich. Dann müssen alle Beträge eingegeben werden.
Kunde/Lieferant**Geben Sie die Nummer des Kunden oder Lieferanten an. Auch wenn keine Kunden- und/oder Lieferantenverwaltung erfolgt, muss mindestens ein Kunde bzw. Lieferant angelegt werden.
Anlage**Geben Sie die Nummer der Anlage ein.
Kostenstelle* **
Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein, wenn Sie eine Einnahme oder Ausgabe einer Kostenstelle zuordnen möchten.
Zuordnung**Das Feld zeigt die offenen Posten zu einem Kunden bzw. Lieferanten. Es wird nur eingeblendet, wenn es diesem Kunden oder Lieferanten offene Posten gibt. Wie Sie offene Posten verwalten wird hier beschrieben.

Vorlagen Kunden/Lieferanten → Zahlung Rechnung und Zahlung mit Skonto: In diesen Vorlagen wird ein weiteres Feld eingeblendet, in das Sie die Rechnungsnummern direkt eingeben können. Sie können entweder eine einzelne Rechnungsnummer oder mehrere mit Leerzeichen getrennt eingeben oder aber per copy-and-paste einfügen. Die Nutzung dieses Feldes empfiehlt sich, wenn Ihr Kunde in einer Zahlung mehrere Rechnungen bezahlt oder wenn es sehr viele offene Posten gibt und die Zuordnung über das Auswahlfeld zu mühsam wäre.

Haben Sie die Nummer/n eingegeben, drücken Sie auf die Enter-Taste oder auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es wird dann für jeden offenen Posten eine eigene Position eingefügt und die Rechnung zugeordnet.

Bankumsatz-Auswahl**Wenn Sie Bankauszüge importiert haben und die Umsätze noch nicht gebucht wurden, wird Ihnen der nächste zu buchende Umsatz angezeigt. Über die Statusauswahl können Sie wählen ob und wenn ja welche Umsätze Sie buchen möchten. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  • Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
  • Zu buchen: Neue Bankumsätze.
  • Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.

Siehe Bankumsatz buchen

Zur schnelleren Belegerfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:

TasteFunktion
EnterÄndern
Funktionstaste(n) + 1, 2 ... Der Cursor springt in die Position 1, 2 ..
Funktionstaste(n) + dDatum
Funktionstaste(n) + +Datum springt einen Tag weiter
Funktionstaste(n) + tTextfeld
Funktionstaste(n) + bBuchen
Funktionstaste(n) + nNeue Position

Die Funktionstaste(n) sind abhängig vom Browser:

BrowserFunktionstaste(n)
Firefox unter Windows und Linux[Alt] [Shift]
Firefox unter Mac[Control] [Alt]
Internet Explorer[Alt]
Chrome unter Windows und Linux[Alt]
Chrome unter Mac[Control] [Alt]
Safari[Control] [Alt]

Beispiel: Mit Firefox unter Windows springen Sie mit der Tastenkombinatin [Alt] [Shift] + d zum Datums-Feld.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten

* Nicht in allen Versionen

**Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen


Inhalt 

Fehlermeldungen: Buchunge buchen

Saldo ungleich Null: Die Summe der Haben-Beträge ist x größer als die Summe der Soll-Beträge: Die Summe der Haben- und der Soll-Positionen müssen immer identisch sein. Gleichen Sie die Beträge entsprechend an.

Buchung enthält kein Bankkonto: Sie versuchen einen importierten Bankumsatz zu buchen. Die ausgewählte Buchungsmaske enthält aber entweder kein Bankkonto oder ein Bankkonto, das nicht zu dem Bankumsatz gehört. Geben Sie das korrekte Buchhaltungs-Bankkonto ein.

Buchung enthält keine gültigen Positionen: Sie haben versucht eine Buchung ohne Beträge zu buchen. Geben Sie den bzw. die Beträge ein.

Soll/Haben bei Konto xxxx falsch: Wenn Sie Bankumsätze buchen, prüft das Programm, ob Soll/Haben bei dem Bankkonto korrekt gesetzt sind. Erfassen Sie die Buchung so, dass bei einer Belastung des Bankkontos Haben gesetzt ist und bei einer Gutschrift Soll. Siehe auch Einführung in die Buchhaltung.

Buchung x hat hat zugeordnete Buchungen. Buchung kann nicht storniert werden. Bitte zuerst die zugeordneten Buchungen stornieren.: Zu einem Buchung, mit dem andere Buchunge verknüpft sind, stornieren Sie immer zuerst die Buchung mit dem aktuellsten Beleg-Datum und dann in absteigender Folge die anderen Buchungen.


Inhalt 

Eröffnungsbuchungen

Wenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Buchungen → Belege buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen, sofern Sie nicht mitten im Jahr mit Collmex starten.

In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden.

Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Buchungen getätigt haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen.

Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum.

Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:

  • Grundstücke, Bauten, Betriebs- und Geschäftsausstattung. Erfassen Sie vorher eine Anlage.
  • Vorräte
  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Kasse
  • Bankguthaben

Alles andere wird im Haben gebucht:

  • Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögen und Schulden)
  • Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • Sonstige Verbindlichkeiten

Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).

Eine Ausnahme sind offene Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung aus dem alten Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto der zugeordneten Buchung im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden.

Damit Sie die Saldenvorträge möglichst einfach erfassen können, buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern aus den offenen Kundenrechnungen in einem zweiten Schritt zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.

Beispiel: Es existieren noch 10 offene Kundenrechnungen (je 119,00 € inkl. 19 % Ust. x 10 = 1.190,00 €) aus dem alten Jahr

1. Buchung der einzelnen Rechnungen. Das Belegdatum ist jeweils das Rechnungsdatum.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00
Haben84004400Erlöse 19 % Ust.100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %19,00

2. Umbuchung der Summe aller 10 Rechnungen

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll84004400Erlöse 19 % Ust.1.000,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19 %190,00
Haben90009000Saldenvorträge1.190,00

Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12. müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen

Verwandte Begriffe: Anfangsbestand, eb, Eb-Wert, eb werte


Inhalt 

Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:

  • Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung
  • Auswertung zur Umsatzsteuer-Erklärung
  • Anlagenverzeichnis

Alle erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Geschäftsjahr vor.

Folgendes ist zum Jahreswechsel zu beachten:

  • In Collmex dürfen die Konten am Jahresende nicht abgeschlossen werden.
  • Der Übertrag der Bestandskontensalden erfolgt automatisch.
  • Umsatz- und Vorsteuerkonten werden über die Konten 1791 (SKR03) bzw. 3845 (SKR04) vorgetragen.
  • Gewinn bzw. Verlust werden ebenfalls automatisch in der Bilanz vorgetragen.
  • Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit Null-Werten.
  • Nehmen Sie, sofern Sie Anlagen verwalten, nach dem Ende des Geschäftsjahres den Abschreibungslauf vor (Menüpunkt Anlagen) oder buchen Sie die Abschreibungen manuell.
  • Buchen Sie, falls Sie Warenbestand verwalten, die Bestandsveränderungen (Vorlagen Mehrung Bestand & Minderung Bestand in der Vorlagengruppe Sonstiges).

Inhalt 

Buchung suchen (Buchungsjournal/Primanota)

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Buchung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Buchungsnummer klicken.

Achtung! Stornierte Buchungen sowie Stornobuchungen werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.

SchaltflächeBedeutung
ExportierenEs wird eine CSV-Datei mit den selektierten Buchungen ausgegeben.
FeldBedeutung
Buchung NrBuchungsnummer
KontoKonto
KundeKundennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Kunden anzuzeigen.
Belegdatum von ...
Belegdatum bis
Zeitraum, für den die Buchungen angezeigt werden sollen.
TextEs wird nach Text im Feld Bezeichnung gesucht.
Sortiert nachLegt fest, ob die Liste nach Buchungsnummer oder Belegdatum sortiert werden soll.
GeschäftsjahrGeschäftsjahr
KontengruppeStandardmäßig Keine. Es werden nur Buchungen der ausgewählten Kontengruppe angezeigt.
LieferantLieferantennummer. Um Buchungen zu einem bestimmten Lieferanten anzuzeigen.
Reise NrReisenummer. Zum Suchen von Buchungenn zu einer bestimmten Reise.
StornosWenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit angezeigt.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BetragEs werden nur die Buchungen, die den angegebenen Betrag enthalten, angezeigt.
AnlageAnlagennummer. Sucht Buchungen zu einer Anlage.
Gebucht amZeigt alle Buchungen an, die in dem ausgewählten Zeitraum gebucht wurden.
RechnungRechnungsnummer. Sucht alle Buchungen zu einer Rechnung.
AnzeigenSie können auswählen, ob in der Liste die kompletten Buchungen angezeigt werden sollen oder als Kurzinfo-Liste.

Für die Primanota wählen Sie die Option Komplette Buchung.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen, Buchung anzeigen, Buchung stornieren


Inhalt 

Buchung anzeigen

Hier werden alle Informationen zu einer Buchung angezeigt.

FeldBedeutung
FirmaEs wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt.
BelegdatumDatum des Belegs.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen.
Soll/HabenOb das Konto im Soll oder im Haben gebucht wurde.
KontoDas Konto, auf das die Buchungsposition gebucht wurde.
BetragDer Betrag, der auf das Konto gebucht wurde.
Weitere AngabenSie sind abhängig von den Konten, auf die gebucht wird (z.B. Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Sie stellen eine Verbindung zwischen der Buchung und z.B. einem Kunden oder Lieferanten her.
Kunde/Lieferant/AnlageNummer des Kunden, des Lieferanten oder der Anlage
  • Um die Buchung zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren.
  • Die Stornbuchung wird dann angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungen suchen, Buchung stornieren


Inhalt 

Buchung stornieren

Buchungen können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.

SchaltflächeBedeutung
StornierenErzeugt einen Storno-Buchung. Bei der Storno-Buchung sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich die ursprüngliche Buchung und die Storno-Buchung aus.
FeldBedeutung
Buchung NrGeben Sie Nummer der Buchung, Geschäftsjahr und Firma der Buchung ein, die Sie stornieren möchten.

Die drei Felder identifizieren die Buchung eindeutig.

Geschäftsjahr
Firma

Siehe auch: Belege buchen, Buchungen suchen, Buchung anzeigen

Verwandte Begriffe: Buchung löschen, Beleg löschen, Beleg ändern, Buchung ändern


Inhalt 

Offene Posten

Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferanten.

Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:

  1. Zuerst wird die Rechnung gebucht mit Belegdatum gleich dem Rechnungsdatum. Dabei wird ein offener Posten erzeugt.
  2. Im zweiten Schritt wird die Zahlung gebucht mit Belegdatum gleich dem Datum des Zahlungseingangs. Dabei wird der offene Posten ausgeglichen.

Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:

Konto Skr 03/04BezeichnungErforderliche
Zusatzangabe
Zuordnung
1400/1200Forderungen aus Lieferungen und LeistungenKunde1. Beim Erzeugen eines offenen Postens wird nichts zugeordnet.

2. Beim Ausgleich des offenen Postens wird der offene Posten zugeordnet.

1600/3300Verbindlichkeiten aus Lieferungen und LeistungenLieferant

Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.

Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Belege buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung.

Online-Banking:* Wenn Sie Ihre Überweisungen und Lastschriften über das integrierte Online-Banking erledigen, werden die offenen Posten bereits mit dem Buchen der Zahlung ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto Geldtransit. Wurde der Umsatz auf Ihrem Bankkonto gebucht, buchen Sie den Betrag von dem Konto Geldtransit auf das Bank-Konto um.

Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste

Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden?

Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde.

Um das Problem zu beheben, stornieren Sie entweder den Zahlungsbuchung und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu (Bild 1). Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung).

Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht die Zahlungsbuchung sondern die Buchung zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie die Zahlungsbuchung zu.

Bild 1

Alternativ verrechnen Sie die offenen Posten direkt miteinander (Bild 2). Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn das Geschäftsjahr, aus dem die offenen Posten stammen, bereits abgeschlossen ist und dort nicht mehr gebucht werden soll.

Bild 2

Forderungsverluste

Ist nicht mehr damit zu rechnen, dass ein Kunde eine offene Rechnung begleicht, buchen Sie den offenen Posten als Forderungsverlust aus (Siehe Kontierungslexikon.

Siehe auch:Offene Posten: Sonderfälle, Belege buchen, Offene-Posten-Liste

Verwandte Begriffe: Posten ausgleichen, Posten ausbuchen, Ausziffern, uneinbringbare Forderungen, uneinbringliche Forderungen, Forderungen ausbuchen


Inhalt 

Offene Posten verwalten: Sonderfälle

Gutschriften an Kunden

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Lieferanten-Gutschriften

Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten.

Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.

Anzahlungen (z.B. bei Abschlagsrechnungen) siehe Buchhaltung für Nicht-Buchhalter

Siehe auch: Offene Posten buchen, Belege buchen, Offene-Posten-Liste

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.

SchaltflächeBedeutung
Kunde anlegenDer Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunden weiter.
FeldBedeutung
Kunde NrDas Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.

Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt.

Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse.

Firma*Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.

Vorlage Kunde NrFür den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen.
Adresse in Kunde wandeln*Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kunde bearbeiten

Eingabe-FeldBedeutung
Zahlungsbed.Die Zahlungsbedingung bestimmt die Fälligkeit eines offenen Postens und ist relevant für das Mahnwesen. Eigene Zahlungsbedingungen legen Sie im Menü Verwaltung an.
AusgabemediumStandard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen einer Mahnung vorgeschlagen.
Ausgabe-Sprache Wählen Sie die Sprache aus, in der die Mahnung erstellt werden soll.
MahnsperreIst das Kennzeichen gesetzt, werden für den Kunden keine Mahnungen angelegt.
AdresseDiese Angaben erscheinen im Adressfeld der Mahnung. Die Felder erscheinen in dieser Reihenfolge:

Firma: Geben Sie hier nur dann die Firma ein, wenn die Firma der Kunde ist. Andernfalls geben Sie die Firma in das Feld Abteilung ein. Dieses Feld wird auch im Adressfeld der Verkaufsdokumente ausgegeben, der Kunde wird aber unter seinem Namen angezeigt. Soll die Firma nicht im Adressfeld erscheinen, verwenden alternativ das Feld Bemerkung.
Anrede Titel Vorname Nachname
Abteilung
Straße Hausnummer
Postleitzahl Ort
Land

Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung.

Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

BankverbindungFür Überweisungen und Gutschriften.
SteuerDie Felder USt-IdNr. und Adresse liegt im Drittlandsgebiet haben nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.

Warenlieferungen in das EU-Gemeinschaftsgebiet sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt. Einige Gebiete der EU gehören nicht zum Gemeinschaftsgebiet (z.B. Kanaren oder Guadeloupe). Die Details regelt die UStR 13a. Setzen Sie in diesem Fall die Option Adresse liegt im Drittlandsgebiet.

Privatperson: Ein Kunde ist eine Privatperson, wenn entweder das Kennzeichen 'Privatperson' gesetzt ist oder das Feld 'Firma' leer ist und keine Umsatzsteuernummer hinterlegt ist. Ob ein Kunde eine Privatperson ist, beeinflusst die Berechnung der Umsatzsteuer bei vor 2010 erbrachte Dienstleistungen.

InaktivWenn Sie einen Kunden nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.
  • Zum Sichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
  • Einen Kunden können Sie nur dann löschen, wenn noch keine Belege zu dem Kunden existieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Löschen.

Inhalt 

Kunde suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.

FeldBedeutung
Kunde NrKundennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Kunden mit der Kundennummer.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Kunden anzuzeigen.
TextDer Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Kundennummer.
Rechnungs NrSucht den Kunden zu einer Rechnungsnummer
PLZ/LandFindet Kunden im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Kunden aus Frankreich
  • 7: Alle Kunden, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Kunden aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Kunden aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Adressgruppe*Findet nur dieser Adressgruppe zugeordnete Kunden.
Fällig zur Wiedervorlage*Findet nur Kunden, bei denen das Datum unter Kunde → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.
Preisgruppe*Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Kunden.
RabattgruppeFindet nur dieser Rabattgruppe zugeordnete Kunden.
Vermittler*Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Suche nach von diesem Mitarbeiter vermittelten Kunden.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant anlegen

Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.

SchaltflächeBedeutung
Lieferant anlegenDer Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter.
FeldBedeutung
Lieferant NrDas Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.

Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden.

Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse.

Firma*Die Firma, für die der Lieferant angelegt werden soll.

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Lieferant einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Lieferantennummer durch die schon bestehende. Der existierende Lieferant wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.

Vorlage Lieferant NrFür den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen.
Adresse in Lieferant wandelnMöchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Lieferanten wandeln (z.B. wenn ein Anbieter zum Lieferant wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Lieferanten übernommen und die alte Adresse gelöscht.

Verwandte Begriffe: Allgemeiner Geschäftspartner

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Lieferant bearbeiten

Lieferanten benötigen Sie zur Verwaltung offener Posten.

Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

Buchhaltung

Die hier hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.

ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.

FeldBedeutung
ZahlungsbedingungenAus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
AufwandskontoGeben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein.
VorsteuerWählen Sie den Steuersatz aus.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichtert später die Suche nach Buchungen.
KundeNr bei Lief.Die Kundennummer, unter der Ihre Firma beim Lieferanten geführt wird.
KostenstelleGeben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen.
InaktivWenn Sie einen Lieferanten nicht mehr benötigen, ihn aber nicht löschen können, weil er in Belegen verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld.
Adresse

Die Adressdaten werden nur zu Informationszwecken verwendet. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt.

Bankverbindung

Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden.

Siehe auch: Offene Posten verwalten, Lieferant suchen


Inhalt 

Lieferant suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.

FeldBedeutung
Lieferant NrLieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer.
Auch inaktiveMarkieren Sie diese Option, um auch inaktive Lieferanten anzuzeigen.
TextDer Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Straße, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2.
Sortieren nachSortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer.
PLZ/LandFindet Lieferanten im angegebenen Postleitzahlenbereich oder Land. Format: [Land] [PLZ-Von] [- PLZ-Bis]. Alle Angaben sind optional.

Beispiele:

  • FR: Lieferanten aus Frankreich
  • 7: Alle Lieferanten, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 7: Alle Lieferanten aus Deutschland, deren PLZ mit 7 beginnt.
  • DE 75000-79999: Alle Lieferanten aus Deutschland im Bereich 75000-79999.
Fällig zur Wiedervorlage*Findet nur Lieferanten, bei denen das Datum unter Lieferant → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mahnung

Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.

Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.

Die Beträge in den Mahnungen werden in Euro ausgegeben. Mahnungen in Fremdwährungen erstellen Sie manuell mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mahnungen anlegen

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.

SchaltflächeBedeutung
Drucken: einzelne Pdf-Dokumente*Die Mahnungen werden als einzelne Dateien in einer ZIP-Datei herunter geladen.
Drucken: eine Pdf-Datei*Alle Mahnungen werden zu einem Pdf-Dokument zusammen gefasst.
Mahnungen anlegen und ausgeben*Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u).
FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten.
Fällig seit ... TagenGeben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist.
MahnstufeWenn Sie nur Mahnungen einer bestimmten Stufe anlegen möchten, geben Sie hier die Mahnstufe ein.
Medium*Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger.
MahndatumDatum der Mahnung
FristZahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt.
GebührMahngebühr.
RechnungsnummerRechnungsnummer

Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Mahnungen anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.

FeldBedeutung
KundeGeben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten.
Datum von ... Datum bisGeben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen.
Nur offeneAktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht bezahlt sind.
MahnstufeGeben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten


Inhalt 

Mahnung senden*

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.

FeldBedeutung
MediumWählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur.
AnDer Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind.
Nur bei E-Mail
AnEmpfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
VonWählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Absender-Adresse für das jeweilige Dokument (Verwaltung → Druck und Mail → Mail → Mail-Texte → Absender-Adresse), die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) und die Emailadresse der Firma.
CCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma.
BCCTragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an
BetreffDer Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff.
AnlagenDas Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail.
TextDen Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte.

Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Buchungstext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.

Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Belege buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeine Buchung. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.

In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen

Verwandter Begriff: Buchungsvorlage anlegen


Inhalt 

Buchungsvorlagen

Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.

FeldBedeutung
GruppeWählen Sie zunächst die Gruppe aus, zu der Sie die Vorlagen anzeigen möchten.
AusgeblendetAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, damit die Vorlage nicht mehr angezeigt wird.

Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlage bearbeiten, Vorlagegruppen, Belege buchen

Inhalt 

Buchungsvorlage bearbeiten

Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.

FeldBedeutung
AusgeblendetIst das Feld aktiviert, wird die Buchungsvorlage in der Vorlagengruppe nicht mehr angezeigt.
Bank-Konto festEnthält die Buchungsvorlage in der ersten Position das Standard-Bankkonto 1200/1800, wird das Standard-Bankkonto ersetzt durch das zuletzt verwendete Finanzkonto. Mit setzten dieser Option bleibt das Standard-Bankkonto erhalten.
GruppeDas ist die Vorlagengruppe, unter der die Vorlage erscheinen soll.
NameDer Name der Buchungsvorlage ist wird in der Liste der Buchungsvorlagen angezeigt.
BuchungstextText, der bei der Buchung erscheint.
Pos usw.Hier können Sie Soll und Haben, die Position sowie die Konten ändern.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen

Inhalt 

Vorlage-Gruppen

Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.

  • Zum Sortieren aktivieren Sie das Feld Vorlagen nach Name sortieren hinter dem Namen der Gruppe.
  • Zum Anlegen eigener Vorlagengruppen geben Sie in das leere Feld ganz unten den Namen der Gruppe ein. Eine weitere Zeile wird eingefügt, wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
  • Wenn Sie eine selbst angelegte Vorlagengruppe löschen möchten, klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile.
  • Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Buchungsvorlage bearbeiten, Belege buchen

Inhalt 

Online-Banking

Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.

Kontoauszüge

Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand beim Buchen und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben.

Kontoauszüge holen Sie entweder direkt über HBCI von der Bank ab, oder importieren sie im standardisierten Format MT940.

Zahlungsverkehr

Zahlungen legen Sie auf Basis der offenen Posten, d.h. der offenen Lieferanten- oder Kundenrechnungen an. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Die Zahlungen übermitteln Sie als Gutschriften oder Lastschriften an die Bank. Gleichzeitig mit der Übermittlung wird der Zahlungsausgang bei Gutschriften bzw. der Zahlungseingang bei Lastschriften gebucht und gleicht den offenen Posten aus.

Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einzige Buchung ausgeglichen. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Für diese Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Die Überweisungen oder Lastschriften übermitteln Sie entweder direkt über HBCI an die Bank oder exportieren sie zur Weiterverarbeitung in einem externen Online-Banking-Programm Ihrer Wahl.

Hinweise zu Lastschriften

Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Lastschrift dem Kunden das genaue Datum der Abbuchung mitteilen müssen. Fügen Sie dazu, sofern Sie die Rechnungen mit Collmex erstellen, in der Zahlungsbedingung Bankeinzug einen entsprechenden Text und die Variable <<Fälligkeitsdatum>> ein. Sofern es keine anderen Vereinbarungen gibt, müssen Sie dem Kunden die Lastschrift 14 Tage vor Belastung des Kontos mitteilen müssen. Geben Sie deshalb in das Feld Einzug nach: Tagen eine 14 ein. Sollten Sie eine andere Frist vereinbart haben, geben Sie dort die Anzahl der Tage ein, nach denen die Belastung des Kontos erfolgt. Beim Anlegen der Zahlungen selektieren Sie dann entsprechend dieser Fälligkeit.

Siehe auch:Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, FAQ Online-Banking

Inhalt 

Import von Kontoauszügen

Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Buchung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Import werden Kontoumsätze - sofern möglich - automatisch vom Programm gebucht. Kontoumsätze, die nicht automatisch gebucht werden konnten, werden in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen.

Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:

1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen

Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.

Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Anzeigen → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei

Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.

Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.


Siehe auch: Online-Banking*, HBCI Konfiguration, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen

Verwandte Begriffe: Bankauszug, Bankumsatz, Bankumsätze

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)

Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BankkontoWählen Sie das Bankkonto aus, für das der Auszug abgeholt werden soll.
PINGeben Sie Ihre Online-PIN ein.
Abholen ab DatumSie übertragen zum ersten Mal Kontoumsätze für dieses Konto. Geben Sie hier das Datum an, ab wann die Kontoumsätze in die Buchhaltung übertragen werden sollen. Achtung: Jeder Bankumsatz muss in der Buchhaltung auch gebucht, oder als 'nicht zu buchen' markiert werden. Sie sollten deshalb nur die Umsätze abholen, die sie auch wirklich buchen möchten.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

GeschäftsvorfallVoraussetzung
Zahlungseingang zur KundenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.
Zahlungseingang zum Vorkasse-KundenauftragIm Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen.
Zahlungsausgang zur LieferantenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkonto-Auszug Einstellungen, HBCI Konfiguration

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug


Inhalt 

Bankkonto-Auszug importieren (MT940)

Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Mehr Informationen dazu in der FAQ.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BankkontoWählen Sie das Konto aus, für das der Auszug importiert werden soll.
DateiKlicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die lokal gespeicherte Datei aus, die Sie importieren möchten. Falls die Datei in Ihrem Browser nicht ausgewählt werden kann, ändern Sie die Dateiendung auf .txt, da es sich bei MT940 um ein Textformat handelt.

Automatische Buchung

Beim Import versucht das Programm, folgende Umsätze automatisch zu buchen:

GeschäftsvorfallVoraussetzung
Zahlungseingang zur KundenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.
Zahlungseingang zum Vorkasse-KundenauftragIm Verwendungszweck muss entweder die Kundenauftragsnummer angegeben sein oder alternativ die Auftragsnummer des Kunden (Feld 'AuftragsNr b. Kunde' im Kundenauftrag). Außerdem muss der Betrag exakt mit dem offenen Betrag übereinstimmen.
Zahlungsausgang zur LieferantenrechnungIm Verwendungszweck müssen die Rechnungsnummern angegeben sein und der Betrag muss exakt mit der Summe der offenen Rechnungen übereinstimmen.

Es kann nicht garantiert werden, dass die automatische Buchung in jedem Fall korrekt ist. Deshalb werden nach dem Import die automatisch gebuchten Umsätze zur Kontrolle angezeigt.

Tipp: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen, Bankkonto-Auszug Einstellungen

Verwandte Begriffe: Bankauszug importieren, Bankkontoauszug


Inhalt 

Bankumsatz buchen

Importierte Bankumsätze buchen Sie in der Funktion Belege buchen. Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Buchungstext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.

  • Wählen Sie die passende Buchungsvorlage aus, nehmen Sie bei Bedarf Änderungen (z.B. am Buchungstext) vor und klicken Sie dann auf Buchen.
  • Soll ein Umsatz erst später gebucht werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Später buchen. Sie können diese Umsätze über die Auswahlbox Bankumsatz-Auswahl bei Bedarf wieder einblenden.

Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:

  • Keine buchen: Sie möchten gerade keine Bankumsätze buchen.
  • Zu buchen: Neue Bankumsätze.
  • Später buchen: Umsätze, deren Buchung Sie über die Schaltfläche Später buchen aufgeschoben haben.

Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück.

Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz : Zur schnellen Zuordnung von Rechnungen beim Buchen des Zahlungseingangs besteht die Möglichkeit die Rechnungsnummern direkt in das obere Feld Zuordnung einzugeben.
Alternativ fügen Sie für jeden offenen Posten eine Position ein (Schaltfläche Neue Position) und wählen den offenen Posten manuell aus.

Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.

Wechseln zwischen den Bankumsätzen zweier oder mehrerer Konten: Es werden die Bankumsätze zu dem Buchhaltungskonto angezeigt, das in der Buchungsmaske angegeben ist. Um auf die Umsätze eines anderen Kontos zu wechseln, müssen zuerst alle Umsätze des aktuell eingeblendeten Kontos gebucht oder mit Später buchen bzw. Nicht buchen gekennzeichnet sein. Anschließend tauschen Sie das Buchhaltungskonto aus. Die Zuordnung von Buchhaltungskonto zum jeweiligen Bankkonto ist unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen hinterlegt.

Geldtransfer zwischen zwei Konten, für die Sie Bankumsätze in Collmex importieren: Wenn Sie Geld zwischen zwei Konten transferieren, für die Sie die Bankumsätze in Collmex importieren, buchen Sie den Transfer in zwei Schritten über das Konto Geldtransit.

BEISPIEL: 100,00 € wurden vom Konto Postbank auf das Konto Sparkasse überwiesen.

Buchung Bankumsatz Konto Postbank

S/HNameBetrag
SollGeldtransit100,00
HabenPostbank100,00

Buchung Bankumsatz Konto Sparkasse

S/HNameBetrag
SollSparkasse100,00
HabenGeldtransit100,00

Rücklastschriften: Wie Sie mit Rücklastschriften umgehen, wird im Kontierungslexikon beschrieben.

Meldung im Bankumsatz Warnung: Hier fehlen Umsätze. Kontoauszug prüfen und manuell buchen!
Diese Meldung weist darauf hinein, dass ein oder mehrere Umsätze zwischen zwei Bankumsätzen fehlen. Buchen Sie die fehlenden Umsätze manuell. Vergleichen Sie dazu den Bankauszug der Bank mit den in Collmex importierten Umsätzen.

Das Fehlen von Bankumsätzen kann verschiedene Gründe haben:

  1. Es wurden einzelne Bankumsätze in Collmex gelöscht.
  2. Die Bank hat nicht mehr alle Umsätze zum Abholen zur Verfügung gestellt. Das ist dann der Fall, wenn Sie nur alle paar Monate die Umsätze importieren.
  3. Sie haben die Umsätze manuell als MT940-Datei importiert und haben dabei einen Zeitraum vergessen zu importieren.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940)

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bankkonto-Auszug anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KontoWählen Sie das Konto aus, für das der Auszug angezeigt werden soll.
StatusDer Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
  • Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden.
  • Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden.
  • Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt.
  • Gebucht: Der Umsatz wurde bereits gebucht.
  • Leere Zeile: Wenn Sie das Auswahlfeld leer lassen, werden alle Umsätze angezeigt.

Um den Status zu ändern, klicken Sie auf 'Anzeigen'.

Datum von ... bisGeben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Bankumsätze anzeigen möchten.
Standardmäßig wird im ersten Feld automatisch das Datum von vor 14 Tagen vorgeschlagen. Dieser Wert kann überschrieben werden.
BetragZeigt nur Umsätze mit dem eingegebenen Betrag.
TextGeben Sie einen Suchbegriff ein. Durchsucht wird der Verwendungszweck, Name, Kontonummer und Bankleitzahl.

Der Hinweis Achtung: Saldo stimmt nicht! wird eingeblendet, wenn der von der Bank übermittelte Saldo nicht stimmig ist. Dies kann folgende Ursachen haben:

  • Es wurden Kontoumsätze doppelt importiert. Grund dafür ist meistens, dass sich nach dem letzten Import ein Kontoumsatz geändert hat (z.B. nachträgliche Änderung am Verwendungszweck). Collmex kann dann nicht erkennen, dass es diesen Kontoumsatz schon im Programm gibt und legt ihn deshalb doppelt an. Zur Lösung des Problems löschen Sie die doppelten Kontoumsätze mit der Funktion Bankkonto-Auszug löschen.
  • Es fehlen Kontoumsätze weil die Bank die Kontoumsätze nur für eine begrenzte Zeitdauer über HBCI bereit stellt und der Bank-Kontoauszug zu lange nicht abgerufen wurde.
  • Es fehlen Kontoumsätze weil die Kontoumsätze nicht lückenlos importiert wurden.
  • Der von der Bank übermittelte Saldo ist nicht korrekt. Dieser Fehler tritt manchmal bei der Postbank auf. Vergleichen Sie in diesem Fall die Umsätze in Collmex mit dem papierhaften Kontoauszug. Solange keine Umsätze fehlen oder doppelt sind, kann der Hinweis ignoriert werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen


Inhalt 

Bankumsatz

Hier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.

FeldBedeutung
StatusDer Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
  • Zu buchen: Der Bankumsatz wurde noch nicht gebucht, und soll zur Buchung vorgeschlagen werden.
  • Später buchen: Die Buchung soll erst später erfolgen, weil zuerst andere Belege (z.B. Kassenbelege) gebucht werden.
  • Nicht buchen: Der Umsatz soll nicht gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt.
BemerkungDient zu Ihrer Information. Geben Sie z.B. den Grund ein, warum der Umsatz nicht gebucht wurde.
BuchungWird unter Buchung eine Buchungsnummer angezeigt, wurde dieser Umsatz bereits gebucht. Um den mit dem Umsatz verknüpfte Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen


Inhalt 

Abweichung Saldo von Kontoauszug und Bank

Wenn der Saldo Ihres Bankkontos von dem Saldo des dazugehörigen Buchhaltungskontos abweicht, hilft Ihnen diese Auswertung den Zeitpunkt festzustellen, an dem die Abweichung aufgetreten ist. Sie können dann über die Funktion Buchungen anzeigen nach den falschen Buchungen suchen.

Funktionsweise:

Es wird der Valuten-Saldo des Bankkontos mit dem Saldo des Buchhaltungskontos verglichen. Zur Berechnung des Bankkonto-Saldos werden alle Konto-Umsätze nach dem Valuta sortiert und dann die Beträge aufsummiert. Der erste Saldo wird aus der Buchhaltung ermittelt.

Beispiel: Erster Kontoauszug am 1.5.2007. Es existieren Buchungen auf das Konto 1200 vor dem 1.5.2007 (z.B. Eröffnungsbuchungen). Der Saldo zum 31.4.2007 wird aus den Buchungen bestimmt. Ab dem 1.5.2007 werden dann die Beträge vom Kontoauszug addiert.

Am 31.4.2007 stimmen also Bankkonto - Saldo und Buchhaltung überein.

Weicht der Saldo ab, wird eine neue Zeile im Programm ausgegeben.

  • Wählen Sie das Bankkonto aus und klicken Sie dann auf Abweichungen anzeigen.

Häufige Ursachen für Abweichungen:

  • Der Anfangsbestand des Bankkontos wurde nicht gebucht. In diesem Fall tritt die Abweichung direkt zu Anfang auf. Buchen Sie den Anfangsbestand mit der Buchungsvorlage Bank in der Vorlagengruppe Eröffnung.
  • Es wurden Buchungen auf das Konto Bank gebucht, die nicht mit einem Bankumsatz verknüpft sind. Sie finden diese Buchungen unter Buchungen → Buchungen suchen, wenn Sie im Feld Anzeigen die Option Komplette Buchungen auswählen. Stornieren Sie diese Buchung bei Bedarf und buchen Sie sie auf das korrekte Konto.
  • Bankumsätze wurden mit Nicht buchen oder Später buchen gekennzeichnet. Buchen Sie diese Umsätze bei Bedarf nach. Sollte es sich um doppelt importierte Umsätze handeln, löschen Sie die überschüssigen Umsätze.
  • Bei der Buchung des Bankumsatzes wurde ein vom Bankumsatz abweichendes Datum und/oder ein abweichender Betrag gebucht. Vergleichen Sie die Buchungen mit dem Bankumsatz, in dem Sie sich in dem betroffenen Zeitraum, die Buchungen zu den Umsätzen anschauen. Gehen Sie dazu in die Funktion Kontoauszug anzeigen und klicken Sie jeweils auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer. Stornieren Sie gegebenenfalls die Buchung und buchen Sie sie neu.

Verwandte Begriffe: abweichende Salden, abweichender Saldo, Abweichung Saldo


Inhalt 

Bankkonto-Auszug löschen

Hier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchungen werden nicht storniert.

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenZeigt die Bankumsätze gemäß den Selektionskriterien an.
LöschenNur sichtbar, wenn Bankumsätze angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die markierten Bankumsätze zu löschen.
FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
BankkontoWählen Sie das Konto aus, bei dem Sie Umsätze löschen möchten.
Angelegt ab Datum/UhrzeitEs werden nur die Umsätze gelöscht, die seit dem angegebenen Datum/Uhrzeit angelegt wurden. Wenn Sie z.B. Ihren letzten Import löschen möchten, geben Sie hier den Zeitpunkt des Imports ein. Wann ein Bankumsatz angelegt wurde, sehen Sie in den Details des Kontoumsatzes im Abschnitt 'Verwaltung'.
Buchungsdatum von ... Buchungsdatum bisEs werden nur die Umsätze im angegebenen Zeitraum gelöscht.

Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen


Inhalt 

Bankkonto-Auszug Einstellungen

Mit dieser Funktion nehmen Sie Einstellungen für das Buchen von Bankkonto-Umsätzen vor.

FeldBedeutung
Konto-Umsatz buchenBeim Import von Kontoauszügen können bestimmte Umsätze automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt werden:
  • Alle Umsätze buchen: Es wird kein Umsatz auf 'Nicht buchen' gesetzt.
  • Nur Zahlungseingänge: Zahlungsausgänge von Ihrem Konto werden automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie in Collmex nur Zahlungseingänge buchen möchten.
  • Nur Zahlungsausgänge: Zahlungseingänge auf Ihr Konto werden automatisch auf 'Nicht buchen' gesetzt. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie in Collmex nur Zahlungsausgänge buchen möchten.
Nicht automatisch buchenFalls markiert, findet keine automatische Buchung der Kontoumsätze statt.
Beim Buchen Buchungstext vorbelegen mitHier wählen Sie, welcher Buchungstext für die Buchung vorgeschlagen wird:
  • Verwendungszweck: Der Buchungstext wird mit dem Verwendungszweck des Kontoumsatzes vorbelegt.
  • Name und Verwendungszweck: Der Buchungstext wird mit dem Namen und Verwendungszweck des Kontoumsatzes vorbelegt.
  • Text aus Buchungsvorlage: Der Buchungstext wird wie beim Buchen ohne Kontoauszug aus der Vorlage übernommen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen


Inhalt 

Zahlungsverkehr

Überweisungen und Lastschriften legen Sie an auf Basis der offenen Posten, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Auch die Reisekostenerstattung an Mitarbeiter wird über die Zahlfunktion abgewickelt. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).

Die so erzeugten Gutschriften und Lastschriften können auf zwei Arten an die Bank übermittelt werden:

1. Möglichkeit: Übertragung über die Hbci-Schnittstelle

Das ist die einfachste und schnellste Variante. Voraussetzungen für die Übermittlung mit HBCI ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.

2. Möglichkeit: Export als XML-Datei

Das ISO 20022 XML-Format ist ein vom ZKA genormtes Dateiformat für Zahlungsanweisungen. Jede Bank im Sepa-Raum kann Zahlungsanweisungen in diesem Format entgegen nehmen. Früher wurden die Dateien auf Disketten an die Bank übergeben. Üblicherweise werden die Dateien heute in ein externes Online-Banking Programm eingelesen und dann auf elektronischem Weg an die Bank übermittelt. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie Sie die XML-Datei weiter verarbeiten können.


Siehe auch: Online-Banking, HBCI Konfiguration, Zahlung anlegen, Zahlung bearbeiten, IBAN-Konverter

Inhalt 

Zahlungen anlegen

Nutzen Sie diese Funktion, um auf Basis der offenen Posten Zahlungen (Gutschriften oder Lastschriften) anzulegen.

SchaltflächeBedeutung
Offene Posten suchenDas Programm sucht nach fälligen offenen Posten und noch nicht bezahlten Reisen. Bei Gutschriften wird Fälligkeit über die Zahlungsbedingung der Buchung ermittelt.

Für Lastschriften ist die Zahlungsbedingung 'Bankeinzug' erforderlich.

Taucht ein Posten nicht auf, prüfen Sie, ob er auch in den Offenen Posten enthalten ist. Bei Reisen muss die Reise auf das Konto 'Sonstige Verbindlichkeiten' gebucht worden sein, damit die Reise erscheint.

Zahlungen anlegen + bearbeitenFür die markierten offenen Posten werden Zahlungen als Vorschlag angelegt. Sie gelangen direkt zu Zahlung bearbeiten, wo Sie die Zahlung prüfen und weiter verarbeiten.
FeldBedeutung
Typ

Überweisung: Überweisungen an deutsche oder ausländische Geschäftspartner mit einem Bankkonto im SEPA-Raum.

Lastschrift: Lastschrifteinzug von deutschen oder ausländischen Geschäftspartnern mit einem Bankkonto im SEPA-Raum. Damit der Betrag einer Rechnung per Lastschrift eingezogen werden kann, muss bei der Rechnung bzw. in der Buchung als Zahlungsbedingung Bankeinzug ausgewählt sein. Das Datum der Unterschrift muss gesetzt und eine Mandats-ID muss hinterlegt sein.

Lieferant und KundeWenn Sie eine Überweisung oder Lastschrift zu einem einzelnen Kunden oder Lieferanten anlegen möchten, geben Sie die Kunden- bzw. Lieferantennummer ein. Möchten Sie alle offenen Posten begleichen, lassen Sie diese Felder leer.
Fällig in Tagen/Fällig seit TagenDiese Felder verwenden Sie, wenn Überweisungen nicht am Fälligkeitstermin ausgeführt werden sollen bzw. für Lastschriften, die einige Zeit vor dem Abbuchungsdatum an die Bank gesendet werden müssen.

Beachten Sie unbedingt auch die Hinweise im Abschnitt Hinweise zu Lastschriften des folgenden Kapitels.

Periode Erste: Es werden nur offene Posten für Kunden/Lieferanten mit Bankverbindungen selektiert, für die bisher noch keine Lastschrift in Collmex ausgeführt wurde.

Periodisch: Es werden nur offene Posten für Kunden/Lieferanten mit Bankverbindungen selektiert, für die schon mindestens eine Lastschrift in Collmex ausgeführt wurde.

FirmenlastschriftNur bei Lastschrift: Es werden nur offene Posten gefunden, für deren Zahlungsbedingung das Kennzeichen 'Firmenlastschrift' gesetzt ist. Die Zahlung wird dann als Firmenlastschrift angelegt.

Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr, Zahlung bearbeiten

Inhalt 

Zahlung bearbeiten

Bearbeiten Sie die Zahlungen und übermitteln Sie die Zahlungsanweisungen an die Bank.

SchaltflächeBedeutung
Buchen + exportieren als XML

Buchen + an Bank senden (Hbci)

Beim Export liefert das Programm eine Zip-Datei mit der XML-Datei für Inlands-Zahlungen bzw. XML-Datei für Zahlungen als Inhalt. Beim Senden werden die Zahlungsanweisungen direkt über HBCI an die Bank übermittelt.

Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über eine einziege Buchung ausgeglichen. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass bei einem Sammelauftrag, mehrere Posten auf einmal ausgeglichen werden. Unter Zahlungen anzeigen ist über die Nummer der Buchung erkennbar, welche Posten in einer Zahlung enthalten sind.

Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde - also im Kontoauszug erscheint, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Dazu gibt es unter Belege buchen → Finanzen zwei Buchungsvorlagen: Sammelüberweisung und Sammellastschrift.

FeldBedeutung
PINIhre PIN für das Online-Banking. Die PIN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden.
TANEine TAN für das Online-Banking. Die TAN ist nur erforderlich, wenn Sie die Zahlung direkt über HBCI an die Bank übermitteln. Beim XML-Export kann das Feld leer gelassen werden.
Ausführung amNur bei Lastschriften. Das Datum, an dem das Geld abgebucht werden soll.
PeriodeNur bei Lastschriften. Die Periode gibt an, ob es sich um eine Erst-, Folge-, Einmal- oder letzt-malige Lastschrift handelt.
EilauftragNur bei Basis-Lastschriften. Bei Eilaufträgen (COR1) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen, während bei Standard-Lastschriften (CORE) das Ausführungsdatum mindestens drei (bei wiederkehrenden Lastschriften) bzw. sechs Tage (bei erstmaligen und einmaligen Lastschriften) in der Zukunft liegen muss.
FirmenlastschriftDas Kennzeichen zeigt an, dass es sich um eine Firmenlastschrift handelt (B2B). Bei Firmenlastschrift (B2B) darf das Ausführungsdatum einen Tag in der Zukunft liegen.
Verwendungszweck-ZusatzDer Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf"). Unter Verwaltung → Mahnungen und Zahlungen → Verwendungszweck-Zusatz legen Sie einen Standardtext für das Feld fest.
KontoinhaberKontoinhaber des Empfängerkontos
Konto Nr/IBANKontonummer für Inlandsaufträge, IBAN für Zahlungen
BLZ/BICBankleitzahl für Inlandsaufträge, BIC für Zahlungen
MandatsreferenzEindeutige Identifikation des Mandats. Die Mandatsreferenz wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen.
Unterschr. amDatum der Unterschrift des Mandats. Das Datum wird aus dem Kunden (Adresse → Bankverbindung) übernommen.
VerwendungszweckDieses Feld plus den Verwendungszweck-Zusatz erscheint beim Geschäftspartner als Verwendungszweck.
Abzug %Wenn Sie nicht den vollen Rechnungsbetrag belasten oder bezahlen erscheint der Prozentsatz, um den die Rechnung gemindert wird, wenn Sie den Betrag reduziert eingeben. Sie können auch umgekehrt vorgehen und einen Prozentsatz eingeben. Dann wird der Betrag um diesen Prozentsatz gemindert. Siehe auch Feld Grund.
GrundWählen Sie hier einen Grund aus, wenn Sie den Betrag verändert haben.
  • Skonto: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Skonto gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus.
  • Rabatt: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag reduziert haben, wird als Rabatt gebucht und wirkt sich auf die Umsatz- bzw. Vorsteuer aus.
  • Teilzahlung: Es wird nur ein Teil der Forderung bzw. Verbindlichkeit ausgeglichen. Der Restbetrag bleibt als offener Posten bestehen.
  • Mahngebühr: Der Betrag, um den Sie den Rechnungsbetrag erhöht haben, wird als Mahngebühr gebucht
BetragDer zu zahlende oder einzuziehende Betrag. Wenn Sie den Betrag reduzieren, wählen Sie den Grund aus, damit der Betrag korrekt verbucht wird.
Möchten Sie eine Zahlung noch nicht ausführen, klicken Sie auf den Mülleimer rechts neben der entsprechenden Position. Der offene Posten wird dann aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Zahlung wieder ausgegeben.

Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, Verwendungszweck-Zusatz

Inhalt 

Zahlung anzeigen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen.

FeldBedeutung
TextZur Freitextsuche in Verwendungszweck, Kontoinhaber, Kontonummer und BLZ
KundeEs werden nur Zahlungen für diesen Kunden angezeigt.
Lieferant Es werden nur Zahlung für diesen Lieferant angezeigt.
Buchung NrDie mit der Zahlung verknüpfte Buchung
Belegdatum von, bisDatum der mit der Zahlung verknüpften Buchung
JahrGeschäftsjahr der mit der Zahlung verknüpften Buchung
Zahlung NrInterne Nummer der Zahlung. Erscheint auf dem Kontoauszug hinter KREF+

Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr

Inhalt 

Verwendungszweck-Zusatz für Zahlungen

Der Text wird an jeden Verwendungszweck als Zusatz hinten angehängt (bei Lastschriften z.B. "Vielen Dank für Ihren Einkauf") und kann für Lastschriften und Gutschriften separat festgelegt werden.

Siehe auch: Online-Banking, Zahlung bearbeiten

Inhalt 

Zahlungs-Buchungen stornieren von nicht abgeschlossenen Übertragungen

Sie haben Zahlungsaufträge an die Bank gesendet und im zweiten Schritt der Übermittlung bisher weder eine TAN eingegeben noch die Übertragung abgebrochen. In der Folge existiert nun eine Buchung in Collmex, ohne dass der Zahlungsverkehrsauftrag bei der Bank ausgeführt wurde.

Bevor Sie eine neue Zahlung in Collmex anlegen können, müssen Sie entweder die Buchung stornieren oder warten, bis der Zahlungsverkehrsauftrag mit Übermittlung der TAN abgeschlossen ist (z.B. falls ein anderer Benutzer gerade Zahlungen an die Bank überträgt).


Siehe auch: Online-Banking, Zahlungsverkehr

Inhalt 

IBAN-Konverter

Konvertieren Sie hier deutsche Bankverbindungen Ihrer Kunden und Lieferanten von Kontonummer und BLZ zu IBAN/BIC.

Die Konvertierung basiert auf den von der Bundesbank zur Verfügung gestellten IBAN-Regeln. Diese Regeln sind von den kontoführenden Banken heraus gegeben und legen für jede BLZ fest, wie die Konvertierung erfolgt.

Die Konvertierung erfolgt generell in drei Schritten:

  1. Ermittlung der 10-Stelligen Kontonummer aus der gegebenen Kontonummer. Je nach Bank wird dazu die Kontonummer durch eine Unterkontonummer ergänzt und dann vorne mit Nullen aufgefüllt.
  2. Ermittlung der BLZ für die IBAN. Die BLZ der IBAN kann von der gegebenen BLZ abweichen, wenn die BLZ in Zukunft nicht mehr verwendet werden soll (z.B. bei Fusionen oder Umstrukturierungen).
  3. Bildung der IBAN aus Länderkürzel, Prüfziffer, BLZ und Kontonummer in der Form DEPPBBBBBBBBKKKKKKKKKK.

Nicht jede IBAN kann automatisch konvertiert werden. Dies kann folgende Ursachen haben:

  1. Das Land des Kunden oder Lieferanten ist nicht Deutschland.
  2. Die BLZ ist nicht in der Liste der Bankleitzahlen der Bundesbank enthalten, d.h. die BLZ ist nicht (mehr) gültig.
  3. Die Bank hat festgelegt, dass die IBAN nicht automatisch konvertiert werden darf.
  4. Es ist bereits eine IBAN hinterlegt, die von der automatisch ermittelten IBAN abweicht (z.B. BLZ inzwischen erloschen, Spendenkonto, Unterkonto fehlt). Diese Bankverbindungen erfordern eine manuelle Überprüfung.
  5. Die 10-stellige Kontonummer kann nicht ermittelt werden, da laut Prüfverfahren sowohl die Kontonummer mit ergänzter Unterkontonummer als auch die Kontonummer ohne Ergänzung der Unterkontonummer eine gültige Kontonummer ergibt (z.B. Deutsche Bank, Commerzbank, Norisbank).

Wenn die IBAN nicht automatisch ermittelt werden kann, müssen Sie die IBAN bei Ihrem Kunden/Lieferanten erfragen.

Es kann seltene Fälle geben, in denen eine falsche IBAN ermittelt wird. Dies kann folgende Ursachen haben:

  1. Die Kontonummer oder BLZ ist falsch. Eine falsche Kontonummer oder BLZ führt auch zu einer falschen IBAN.
  2. Sonderkontonummern wie z.B. Spendenkonten werden bei der Konvertierung nicht berücksichtigt. Sollten Sie Spendenkonten im Bestand haben, müssen Sie die IBAN selbst ermitteln und hinterlegen.

Generell ist der Konverter so ausgelegt, dass im Zweifel keine IBAN ermittelt wird.

Bedienung

SchaltflächeBedeutung
VorschauEs werden maximal zwei Listen angezeigt: Bankverbindungen die nicht automatisch konvertiert werden können und Bankverbindungen, die automatisch konvertiert werden können. Sind bereits alle Bankverbindungen konvertiert, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.
Konvertierung durchführenFür die Bankverbindungen, die automatisch konvertiert werden können, wird die IBAN und BIC ermittelt. Falls Bankverbindungen nicht automatisch konvertiert werden können, werden diese angezeigt.

Siehe auch: Zahlungsverkehr


Inhalt 

Anlagen

In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss.

Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:

  1. Anlage anlegen.
  2. Anlagenkauf bzw. - übernahme buchen.
  3. Die Abschreibung buchen bei abnutzbaren Anlagegütern zum Jahresabschluss.

Bei Bedarf:

  • außerplanmäßige Abschreibung buchen (Belege buchen → Anlagen → außerplanmäßige Abschreibung)
  • Abgang oder Verkauf der Anlage buchen (Belege buchen → Anlagen → Abgang .../ Verkauf ...)

Sonderfall Kreditfinanzierter Anlagenkauf

  1. Anlage anlegen
  2. Anlagenkauf als Verbindlichkeit buchen. Dazu tauschen Sie in der Buchungsvorlage Anlagenkauf das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
  3. Kreditaufnahme buchen: Dabei den offenen Posten ganz oder zum Teil ausgleichen, in Abhängigkeit davon, ob die Verbindlichkeit voll oder nur teilweise durch den Kredit beglichen wird. Dazu tauschen Sie in der Vorlage Kreditaufnahme (Vorlagengruppe Finanzen) ebenfalls das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus.
  4. Bei Bedarf eigene Zahlungen buchen, dabei anteilig den offenen Posten ausgleichen (Buchungsvorlage Zahlung Rechnung in der Vorlagengruppe Lieferanten).

Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Anlage anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Änderungen an Anlagen, Anlagenverzeichnis, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten, Sammelposten GWG anlegen

Verwandte Begriffe: Wirtschaftsgut, abschreiben, Afa


Inhalt 

Anlage anlegen

Zum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.

SchaltflächeBedeutung
Anlage anlegenDie Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
FeldBedeutung
AnlageDas Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.

Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.


Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Sammelposten anlegen

Inhalt 

Anlagen erfassen, die vor der Nutzung von Collmex erworben wurden

Zuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen:

Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750).

Eingabe

  • Anschaffungsdatum: 1.1.2006
  • Anschaffungskosten: 35.000
  • Abschreibungsdauer: Sie geben hier die gesamte Abschreibungsdauer ein.
  • Den Abschreibungsbetrag ermittelt das Programm automatisch aus Anschaffungskosten und Abschreibungsdauer.
  • Buchung als Saldenvortrag (Vorlage Anlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung). Gebucht wird der Buchwert der Anlage zu Zeitpunkt des Programmwechsels (26.250).

Hinweis für Saldenvorträge zum 31.12.: Wenn Sie den Saldenvortrag z.B. für den 31.12.2007 gebucht haben, zeigt die Wertentwicklung in der Anlage die voraussichtliche Abschreibung für das Jahr 2007 an. Damit verkürzt sich auch die Abschreibungsdauer in der Anzeige um ein Jahr. Das ist deshalb so, weil für das Jahr keine Abschreibung gebucht wurde (und auch nicht gebucht werden soll). Diese Anzeige ist nur eine Information, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirkt. Sobald Sie den Abschreibungslauf für 2008 durchgeführt haben, wird für 2007 keine Abschreibung mehr angezeigt und die Wertentwicklung ist wieder korrekt.


Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlage anlegen, Eröffnungsbuchungen

Verwandte Begriffe: Altanlagen, alte Anlagen


Inhalt 

Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) anlegen

Für geringwertige Wirtschaftsgüter, die in den Jahren 2008 und 2009 angeschafft oder hergestellt wurden und deren Anschaffungskosten zwischen 150 € und 1.000 € Netto betragen, muss ein Sammelposten angelegt.

SchaltflächeBedeutung
Anlage anlegenDie Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter.
FeldBedeutung
AnlageDas Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können.
JahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das der Sammelposten angelegt werden soll. Alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter werden zu einem Sammelposten zusammengefasst. Pro Jahr kann nur genau ein Sammelposten angelegt werden.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.


Siehe auch: Einführung Anlagen, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten

Verwandte Begriffe: Pool, Anlage-Pool, Anlagen-Pool


Inhalt 

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) verwalten

Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.

  • Legen Sie zuerst den Sammelposten an Anlage → Anlage anlegen → Sammelposten anlegen.
  • Buchen Sie den Kauf des/der Wirtschaftsgutes/güter mit der Vorlage Anlagenkauf. In der Vorlage geben Sie als Konto bei Position zwei 480 (SKR03) bzw. 670 (SKR04) ein. In das Feld Anlage kommt die Anlagennummer des Sammelpostens.
  • Anschließend kehren Sie in den Sammelposten zurück und klicken auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm errechnet dann den Wert der Anlage anhand aller zu dem Sammelposten gebuchten Buchungen.
  • Die Abschreibung des Sammelpostens erfolgt analog zu normalen Anlagen entweder manuell oder mit dem Abschreibungslauf. Bevor Sie den Abschreibungslauf durchführen, aktualisieren Sie auf jeden Fall den Sammelposten, indem Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln klicken.

Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.


Siehe auch:Einführung Anlagen, Sammelposten GWG anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf

Inhalt 

Anlage bearbeiten

Sie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

FeldBedeutung
FirmaEigentümer der Anlage
NameBezeichnung der Anlage (z.B. Toshiba Laptop)
KontoNummer des Kontos, das beim Buchen der Anlage vorgeschlagen wird. Passende Konten finden Sie in der Kontengruppe Anlagen.
AnschaffungsdatumTag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Anschaffungskosten Kaufpreis netto
+ Anschaffungsnebenkosten (z.B. Montagekosten)
- Anschaffungspreisminderungen (z.B. Skonti)

Bei normalen Anlagen: Klicken Sie auf den Link Anschaffung buchen und den Anlagenkauf zu buchen.

Bei Sammelposten: Wenn Sie neue Anlagenkäufe für den Sammelposten gebucht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Buchungen ermitteln. Das Programm ermittelt dann an Hand der Buchungen die Anschaffungskosten neu.

AbschreibungsdauerVoraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage (Beachten Sie hierbei die AfA-Tabellen). Dient u.a. zur Berechnung des Abschreibungssatzes.
AbschreibungsartBestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden.
→ linearGleichmäßige Verteilung der Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer (Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten : Anzahl der Nutzungsjahre = jährlicher Abschreibungsbetrag).
→ degressiv Ein fester Abschreibungssatz (in Prozent) bestimmt die Höhe der Abschreibung. Da der Abschreibungssatz jeweils auf den aktuellen Buchwert angewendet wird, sinkt von Jahr zu Jahr die Höhe der jährlichen Abschreibung.

Ab dem 1. Januar 2011 darf die degressive Abschreibung bei neu erworbenen Wirtschaftsgütern nicht mehr angewendet werden.

→ degressiv, dann linearDabei wird die Anlage solange degressiv abgeschrieben, bis der degressive Betrag niedriger wäre als der lineare. Dann erfolgt der Wechsel auf die lineare Abschreibung. Das hat den Vorteil, dass immer der höchstmögliche Betrag abgeschrieben wird.
→ keineDiese Option verwenden Sie, wenn es sich um ein nicht abnutzbares Wirtschaftsgut handelt (z.B. Finanzanlage, Grundstück).
Jährlicher Abschreibungs-BetragBetrag, der pro Jahr abgeschrieben werden soll. Er errechnet sich bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden, wie folgt: Netto-Anschaffungskosten : Abschreibungsdauer.
Jährlicher AbschreibungssatzProzentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
AbschreibungsintervallSie können auswählen, ob die Anlage monatlich oder jährlich abgeschrieben wird.

Wenn Sie die Abschreibungen lieber manuell buchen möchten, wählen Sie die Option Keine automatische Abschreibung.

Abschr.KontoDas Abschreibungskonto, auf das die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
Kostenstelle*Die Kostenstelle, auf welche die Abschreibung im Abschreibungslauf gebucht wird.
InaktivWenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird die Anlage nur noch angezeigt, wenn dies explizit gewünscht wird.

Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als

  • Anlagenkauf buchen: Link Anschaffung buchen
  • Saldenvortrag, wenn die Anlage vor der Collmex-Nutzung angeschafft wurde.

Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Anlagen können nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen zu der Anlage existieren. Handelt es sich um Anlagen, die Sie nur versehentlich angelegt haben, stornieren Sie die dazugehörigen Buchungen und verwenden die Anlage für eine andere Anlage weiter, indem Sie alle erforderlichen Daten in der Anlage ändern.

Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage anlegen, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Abschreibungslauf

Im Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.

SchaltflächeBedeutung
VorschauEs werden die Anlagen und Abreibungen aufgelistet, die für eine Abschreibung fällig sind.
Abschreibungslauf durchführenBucht die Abschreibungen für die fälligen Anlagen.
FeldBedeutung
Geschäftsjahr und ZeitraumWählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Abschreibungslauf durchführen möchten. Einen monatlichen Abschreibungslauf brauchen Sie nur zu machen, wenn Sie die Abschreibungen in unterjährige Auswertungen (z.B. BWA) berücksichtigen wollen. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe machen die Abschreibung nur einmal im Jahr am Jahresende.
Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlagenverzeichnis

Inhalt 

Änderungen an Anlagen und Verkauf

Abschreibungen

Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus.

Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung.

Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Wirtschaftsgut erweitern

Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre.

In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 600 € (netto) eingebaut.

  • Buchen Sie den Anlagenkauf des Navigationssystems zum 1.5.2008.
  • Ordnen Sie dabei die Anlagenummer des Pkw zu.
  • Passen Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag an. Der Abschreibungsbetrag errechnet sich wie folgt: (Restbuchwert : Anzahl der abzuschreibenden Monate) x 12.

    Da die restliche Abschreibungsdauer für einen PKW fünf Jahre beträgt, ergibt sich für das Beispiel ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 5.120 € ((25.600 : 60) x 12 = 5.120).

Wirtschaftsgut verkaufen

Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

  • Buchen Sie die anteilige Abschreibung manuell (Buchungsvorlage Abschreibung).
  • Buchen Sie den Anlagenverkauf (Buchungsvorlage Verkauf mit Buchgewinn bzw. Verkauf mit Buchverlust). Wie Sie den Buchgewinn bzw. -verlust ermitteln, wird in der Hilfe beschrieben, die unter den Vorlagen eingeblendet ist.
  • Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchgewinn bzw. Abgang mit Buchverlust).

Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zerstörtes Wirtschaftsgut

Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden.

Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

  • Sofern die Anlage noch nicht vollständig abgeschrieben ist, buchen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung in Höhe des Restbuchwertes. Wie Sie den Restbuchwert ermitteln, wird in der Buchungsvorlage Außerplanmäßige Abschreibung beschrieben.
  • Buchen Sie den Anlagenabgang (Buchungsvorlage Abgang mit Buchverlust). Bei bereits vollständig abgeschriebenen Anlagen sind dies 1,00€.
Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis

Verwandte Begriffe: Altanlagen, Anlagenabgang, Anlageabgang, Anlagenverlust


Inhalt 

Anlage suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.

FeldBedeutung
AnlageNummer der Anlage. Zur Suche nach einer einzelnen Anlage.
NameSucht im Beschreibungstext der Anlage.

Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten


Inhalt 

Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.

Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn eine Buchung zu dieser Anlage existiert.

FeldBedeutung
FristAnzahl der Tage seit der letzten Rechnung bzw. Mahnung
KontoName des Kontos, auf das der Kauf, die Abschreibung usw. der Anlage gebucht wird.
AnlageName und Nummer der Anlage
Ansch.Datum (Anschaffungsdatum)Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird.
Ansch.Kosten (Anschaffungskosten)Kaufpreis
Nutz.Dauer (Nutzungsdauer)Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage
Abschr.Art (Abschreibungsart)Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden.
Abschr.Satz (Abschreibungssatz)Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient.
Jährl.Abschr. (Jährliche Abschreibung)Betrag der voraussichtlichen Abschreibung pro Jahr.
Abg.Datum (Abgangsdatum)Tag, an dem die Anlage aus dem Eigentum der Firma entfernt wurde.
Wert 01.01.aktuelles GeschäftsjahrDas ist der Restwert des Wirtschaftsgutes nach den Abschreibungen der Vorjahre.
ZugängeDamit sind neu angeschaffte Wirtschaftsgüter oder die Ergänzung/Erweiterung des vorhandenen Inventars gemeint (z. B. Anhängerkupplung für das Betriebsfahrzeug).
Abschr. (Abschreibung)Absoluter Abschreibungsbetrag des abgeschlossenen Jahres
AbgängeWert von Wirtschaftsgütern, die im selben Jahr aus dem Anlagevermögen entfernt wurden.
Wert 31.12.aktuelles GeschäftsjahrVerbleibender Buchwert am Jahresende.
Siehe auch: Anlagenbuchhaltung, Anlage bearbeiten, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf

Inhalt 

Reisekosten

Als Reisekosten werden Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Reisekosten stellen Betriebsausgaben dar, sofern die gesetzlichen Grenzen nicht überschritten werden. Arbeitnehmern werden die Reisekosten üblicherweise erstattet.

Für getätigte Geschäftsreisen legen Sie Reisen an. Reisen werden für jeden Mitarbeiter einzeln erfasst. Über das Mitarbeiterportal* kann jeder Mitarbeiter seine Reisen auch selbst eingeben.

In der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. An Hand der Reisedaten und -belege berechnet und das Programm automatisch den Erstattungsbetrag.

Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen. Die erfassten Reisetage für Kundenprojekte können Sie pauschal über die Projektabrechnung an Ihren Kunden weiterberechnen.

Nach erfolgter Abrechnung und Buchung der Reise überweisen Sie den Erstattungsbetrag direkt mit der Zahlungsfunktion des Online-Bankings*.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Reise anlegen, Reise bearbeiten, Reise suchen, Wikipedia: Reisekosten

Verwandte Begriffe: Verpflegungskosten, Verpflegungspauschale, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reise anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Reise an. Geben Sie die Mitarbeiternummer und die Firma an, für die die Reise angelegt werden soll. Klicken Sie dann auf Reise anlegen

SchaltflächeBedeutung
Reise anlegenDie Reise wird angelegt. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Reise. Sie gelangen direkt zu Reise bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Reise weiter.
FeldBedeutung
MitarbeiterGeben Sie die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters ein, der die Reise getätigt hat.

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Reise bearbeiten: Übersicht

Im Reisekostenformular erfassen Sie die Rahmendaten Ihrer Reise sowie die Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten. Das Programm berechnet auf Knopfdruck alle Pauschalen und Sie können die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.

Die Reisekostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass der Reisende alle Kosten privat vorlegt und anschließend erstattet bekommt. Es ist nicht möglich, über die Reisekostenabrechnung Belege abzurechnen, die direkt vom Unternehmen bezahlt worden sind. Diese Belege erfassen Sie in der Funktion Belege buchen.

SchaltflächeBedeutung
BuchenUm die Reise zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

Die automatische Buchung erfolgt bei Mitarbeitern der Art 'Angestellter' auf das Konto Sonstige Verbindlichkeiten. Angestellte bekommen den Betrag in den meisten Fällen überwiesen. Durch die Überweisung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen. Zur Durchführung der Überweisung nutzen Sie die Zahlungsverkehrs-Funktion des integrierten Online-Bankings*.

Bei Mitarbeitern der Art 'Unternehmer' erfolgt die automatische Buchung auf das Konto Privateinlage. Eine Überweisung ist hier nicht erforderlich.

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiter-Nummer
Beginn/EndeDatum und Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende. Pauschalen
ZielOrte der Geschäftstätigkeit
LandDie Angabe des Landes hat Einfluss auf die Berechnung der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale.
GrundDer Grund der Reise muss eindeutig geschäftlich sein.
Projekt*Projektnummer. Die Eingabe ist optional. Wenn für das Projekt eine Reisepauschale hinterlegt ist, wird die Reise in der Projektabrechnung mit abgerechnet.
BelegeReisekosten, für die Rechnungen oder Eigenbelege vorhanden sind.

Bewirtungsrechnungen: Wenn die Reise auch in die Buchhaltung übernommen wird, geben Sie keine Bewirtungsrechnungen ein. Verwenden Sie dafür die Vorlage Bewirtung aus der Vorlagengruppe Ausgaben.

Belegartz.B. Hotel, Bahn ..
BelegdatumDas ist das Rechnungsdatum.
BetragBruttobetrag in Euro. Sie die Belege in einer Fremdwährung, rechnen Sie zuerst in Euro um.
SteuerDaraus ergibt sich der abzugsberechtigte Vorsteuerbetrag. Bei Auslandsbelegen wählen Sie 0 %.
BeschreibungDieses Feld ist für ergänzende Angaben gedacht (z.B. wenn bei der Belegart Sonstiges gewählt wurde).

Siehe auch: Reisekosten, Reise: Details

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reise bearbeiten: Details

FeldBedeutung
MitarbeiterMitarbeiter-Nummer
Anz. pauschale Übernachtg. Anzahl der Übernachtungen, die nicht nach Beleg, sondern pauschal abgerechnet werden (20 € je Nacht bei Inlandsreisen). Pauschalen

Achtung! Diese Möglichkeit besteht NICHT für Unternehmer. Ab 2008 ist es für Unternehmer grundsätzlich nicht mehr möglich Übernachtungen pauschal abzurechnen. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer angelegt, berechnet das Programm keine pauschalen Übernachtungen, auch wenn diese angegeben sind.

Nutzung Privat-PKWAus der Anzahl der mit dem privaten PKW gefahrenen KM berechnet sich die Kilometerpauschale mit 0,30 € je KM
Keine VerpflegungspauschaleIst das Feld aktiviert, wird keine Verpflegungspauschale für die Reise berechnet. Dies ist relevant, wenn eine Auswärtstätigkeit länger als drei Monate dauert.
Gestellte MahlzeitenAb 2014: Wird dem Reisenden vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen: Für Frühstück um 20 Prozent und für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagessatzes. Geben Sie dazu in den Feldern Anz. gestellte Frühstücke und Anz. gestellte Mittag/Abendessen die Anzahl der gestellten Mahlzeiten an. Die Verpflegungspauschale wird dann automatisch entsprechend gekürzt.

Siehe auch: Reisekosten, Reise: Übersicht

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reise als gelöscht kennzeichnen

Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld Auch gelöschte markieren.

SchaltflächeBedeutung
Ok, Löschkennzeichen setzenDie Reise wird als gelöscht gekennzeichnet. Unter Reise suchen wird die Reise nur noch angezeigt, wenn Sie das Kennzeichen Auch gelöschte markieren.
Ok, Löschkennzeichen entfernenDas Löschkennzeichen wird entfernt. Sofern die Reise bereits gelöscht ist, kann sie wieder hergestellt werden.

Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen


Inhalt 

Reise suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Reisen werden als Liste angezeigt. Die vollständige Reise wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Reisenummer klicken.

FeldBedeutung
ReiseReisenummer. Sucht nach einer bestimmten Reise.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
MitarbeiterMitarbeiternummer. Sucht nach Reisen eines bestimmten Mitarbeiters.
SortierungWählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll.
Reisedatum von ... Reisedatum bisSucht nach Reisen in dem definierten Zeitraum.
ZielSucht nach Reisen an ein bestimmtes Ziel.
Noch zu buchenSucht nach Reisen, die noch nicht in die Buchhaltung übernommen wurden.
ProjektProjektnummer. Sucht nach Reisen für ein bestimmtes Projekt.
GelöschteSucht nach Reisen, bei denen das Löschkennzeichen gesetzt ist.
Siehe auch: Reisekosten

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Reisen auswerten

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Auswerten.
Um eine einzelne Reise anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Reisenummer.

Siehe auch: Reisekosten

Inhalt 

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für die Reisekostenerfassung.

Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.

Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten, Reisekosten


Inhalt 

Mitarbeiter anlegen

Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrDas Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzten Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt.
FirmaWählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter suchen

Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.

FeldBedeutung
Mitarbeiter NrNummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll.
FirmaFirma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist.
NameDer Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten.
Auch ausgeschiedeneWenn markiert, werden auch ausgeschiedene Mitarbeiter angezeigt.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten


Inhalt 

Mitarbeiter bearbeiten: Adresse

Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.

SchaltflächeBedeutung
LöschenDer Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
Art des MitarbeitersDie Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.
  • Unternehmer: Die Kosten werden auf das Konto Reisekosten Unternehmer gebucht, Übernachtungspauschalen werden nicht berechnet.
  • Angestellter: Die Buchung erfolgt auf das Konto Reisekosten Arbeitnehmer.
  • Externer Mitarbeiter: Reisen können nicht in die Buchhaltung übernommen werden.
Adresse und BankverbindungZur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet.
Eingetreten am, Ausgeschieden amZur Information, wann der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist und wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.

Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegenInhalt 

Dokumentenverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Dokumente sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.

Speicherung im IMAP-Postfach

Zur Ablage der Dokumente benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. E-Mail-Postfächer mit IMAP-Zugang werden von praktisch allen Internet-Serviceprovidern angeboten. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal herunter geladen und gespeichert, sondern verbleiben auf dem Server.

Die zentrale Speicherung der Dokumente in einem IMAP-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Dokumente zugreifen können. Hinzu kommt, dass immer mehr Rechnungen per Mail versendet werden und eine Aufbewahrung dieser Mails sowieso erforderlich ist. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen.

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung per Mail erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm einfach in den Unterordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Dokumente verwenden (z.B. Unterordner 'Belege' oder Postfach 'belege@meine-firma.de'). Das Verschieben der Mail hat im Gegensatz zur Weiterleitung den Vorteil, dass die Mail im Original erhalten bleibt und über die Absender-Adresse der Lieferant zugeordnet werden kann. Dokumente in Papierform können Sie scannen und ebenfalls per Mail an diese Mailadresse senden. Collmex greift über die IMAP-Schnittstelle direkt auf diese Mails zu.

Erfassung der Daten eines Dokumentes

Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Dokumente statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Dokumenten findet eine Texterkennung statt (OCR). Dabei "lernt" das Programm aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden.

Buchen der Dokumente

Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie das Dokument direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Dokument verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm.

Hinweise zum IMAP-Postfach

  • Sie müssen nicht unbedingt ein eigenes Postfach einrichten. Sie können in den Einstellungen auch einen Unterordner eines bestehenden Postfachs angeben, aus dem die Dokumente ausgelesen werden.
  • Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Archiv-Ordner an und verschiebt die Mails nach dem Buchen in diesen Archiv-Ordner. Damit Sie die Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
  • Die Mails und die Dokumente werden bei Collmex nicht gespeichert oder gesichert. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Postfach. Wenn Sie die Mails in Ihrem Mailprogramm löschen oder aus dem Archiv-Ordner entfernen, kann Collmex nicht mehr auf die Dokumente zugreifen. In Collmex gespeichert wird lediglich die Kopfzeile der Mail zusammen mit den erfassten Daten sowie die Verknüpfung zur Buchung.
  • Achten Sie bei der Auswahl des IMAP-Postfaches darauf, dass ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht - insbesondere wenn Sie mit gescannten Dokumenten arbeiten.
  • Die Mails sollten möglichst in Deutschland gespeichert sein. Nach §146 Abs. 2 Abgabenordnung müssen Aufzeichnungen im "Geltungsbereich dieses Gesetzes" aufbewahrt werden.
  • Sie können das Postfach oder den Provider ohne Probleme wechseln. Kopieren Sie dazu alle Mails inklusive der Unterordner 1:1 und geben Sie danach in Collmex den neuen Speicherort ein.

Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen

  • Jedes Dokument muss einzeln per Mail gesendet werden.
  • Die Mail muss das gescannte Dokument als TIFF- oder JPEG-Datei im Anhang haben, damit die Texterkennung funktioniert. In PDF-Dateien eingebettete Bilder können von der Texterkennung nicht verarbeitet werden.
  • Bei Dokumenten mit mehreren Seiten, können die einzelnen Seiten alle in einer TIFF-Datei enthalten sein. Pro Seite ein eigener Anhang ist aber auch möglich (z.B. bei JPEG).
  • Verwenden Sie möglichst das Format 'Graustufen' mit 300dpi, da so die Texterkennungsrate am besten ist. Reine Schwarz/Weiß-Bilder führen zu einer schlechten Texterkennungsrate.
  • Verwenden Sie bei TIFF unbedingt die Komprimierung. Andernfalls ist der Speicherverbrauch zu hoch.
  • Vielen Scannern liegt eine Scan-Software bei, mit der Sie ein Dokument direkt vom Scanner aus an eine beliebige Mailadresse senden können (Scan to Mail Funktion). Beispielsweise können Sie bei vielen HP-Scannern und Multifunktionsgeräten die Tasten am Gerät so programmieren, dass ein Dokument mit einem Tastendruck gescannt und als Mail an die hinterlegte Adresse versendet wird.

Hinweise zum rechtlichen Rahmen

Die Dokumentenverwaltung erfüllt was die Software angeht die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD).

Bei gescannten Papierbelegen sollte das Originaldokument nach Möglichkeit aufbewahrt werden. Streng genommen ist dies zwar nicht erforderlich, jedoch müssen Sie auf Verlangen eines Prüfers das Dokument wieder in Papierform vorlegen und Sie sparen sich so das Ausdrucken. Zudem erhöhen Sie Ihre Glaubwürdigkeit, wenn Sie die Originaldokumente zumindest für Stichproben noch vorlegen können. Den meisten Prüfern sind Papierdokumente einfach lieber, da sie das Originaldokument 'anfassen' können und sich diese schwerer manipulieren lassen.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Einstellungen Dokumentenverwaltung, Dokument suchen, Dokument: Erfassung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Dokument: Erfassung

Erfassen Sie hier die für die Buchung erforderlichen Daten des Dokuments.

SchaltflächeBedeutung
Auto-ErfassenBeim ersten Abrufen der Mail findet eine automatische Vorerfassung statt. Diese Schaltfläche brauchen Sie nur zu betätigen, wenn Sie die automatische Erfassung erneut durchführen wollen.

Bei der automatischen Erfassung versucht das Programm die Daten automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Dokumenten findet eine Texterkennung statt (OCR). Das Ergebnis der Texterkennung wird im Reiter 'Text' dargestellt. Dieser Text wird analysiert und die zu erfassenden Daten werden - sofern möglich - automatisch erkannt.

Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.

BuchenBucht das Dokument in der Buchhaltung an Hand der erfassten Daten und springt zum nächsten Dokument (sofern vorhanden). Die Mail wird vom Posteingang in den Archiv-Ordner des jeweiligen Geschäftsjahres verschoben. Damit Sie die Archiv-Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
Ok: Rechnung der Buchung XXX zuordnenGibt es bereits eine Buchung mit der Rechnungsnummer, erscheint diese Schaltfläche statt der Buchen-Schaltfläche. Bei Betätigen der Schaltfläche wird das Dokument der jeweiligen Buchung nachträglich zugeordnet. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsnummer im Feld Rechnung Nr der Buchung enthalten ist (Die Angabe im Buchungstext ist nicht ausreichend!). Das nachträgliche Zuordnen eines Dokuments zu einer Buchung ist ebenfalls möglich unter Dokument: Zuordnung.
FeldBedeutung
AnhangBei mehreren Anhängen oder Seiten in einer TIFF-Datei erscheint hier eine Auswahlbox, mit der Sie den Anhang bzw. die Seite für die Ansicht auswählen können.
Dokument-ArtWählen Sie hier, ob es sich bei dem Dokument um eine Lieferantenrechnung, Lieferantengutschrift, Kundenrechnung, Kundengutschrift oder um eine Bar-Quittung handelt.
LieferantDie Nummer des Lieferanten
NameDer Name des Lieferanten. Wenn der Lieferant noch nicht existiert, geben Sie hier einen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Lieferant anlegen'.
KundennummerDie eigene Kundennummer beim Lieferanten. Sofern auf der Lieferantenrechnung Ihre Kundennummer angegeben ist, sollten Sie die Kundennummer immer mit der im Lieferant hinterlegten Kundennummer vergleichen. Wenn die Kundennummer übereinstimmt, können Sie ziemlich sicher sein, dass die Rechnung auch wirklich von Ihrem Lieferanten stammt.
RechnungsnummerDie Nummer der Rechnung
DatumDas Rechnungsdatum
Brutto-BetragDer Rechnungs-Endbetrag
Zahlungsbed.Wählen Sie hier die Zahlungsbedingung aus. Die Zahlungsbedingung wird in die Buchung übernommen und bestimmt neben der Fälligkeit auch das Konto der Buchung: Bei Zahlungsbedingung Bar das in der Zahlungsbedingung hinterlegte Abrechnungskonto (Standard 1000/1600), bei EC-Karte Geldtransit (1360/1460), bei Kreditkarte Kreditkartenabrechnung (1730/3610), alle anderen Zahlungsbedingungen das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1600/3300).
Internes MemoKann für interne Zwecke verwendet werden. Bei der Suche
KassenkontoFür Bar-Quittungen geben Sie hier die Kontonummer der Kasse ein, aus der die Ausgabe bezahlt wurde.
AufwandskontoGeben Sie hier das Konto ein, auf das der Aufwand gebucht werden soll. Wenn Sie in der Buchung als ein Aufwandskonto verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen um zur Buchungsmaske zu gelangen. Dort kann mehr als ein Aufwandskonto gebucht werden. Bei der automatischen Erfassung wird das Aufwandskonto vom letzten gleichartigen Dokument übernommen.
VorsteuerWählen Sie hier den Steuersatz für den Vorsteuerabzug.
KostenstelleGeben Sie hier die Kostenstelle ein, falls der Aufwand einer Kostenstelle zugeordnet werden soll. Bei der automatischen Erfassung wird die Kostenstelle vom letzten gleichartigen Dokument übernommen.
BuchungstextGeben Sie den Buchungstext für die Buchung ein. Bei der automatischen Erfassung wird der Buchungstext vom letzten gleichartigen Dokument übernommen.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: E-Mail, Dokument: Text, Dokument: Zuordnung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Dokument: E-Mail

Hier wird die E-Mail angezeigt mit Mail-Text, Absender, Empfänger und Datum.

FeldBedeutung
BetreffDer Betreff der Mail
VonDer Absender der Mail
Mail-DatumDatum und Uhrzeit, wann die Mail vom Absender abgeschickt wurde
Message-IdDie Message-Id der Mail. Beim ersten Einlesen einer Mail wird die Message-Id in der Collmex-Datenbank gespeichert. Der erneute Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle erfolgt über die Message-Id. Die Message-Id dient damit als eindeutiger Index für das Dokument im Sinne der GoBD.
HashSHA-1 Hash-Code für die Mail inklusive aller Anhänge. Beim ersten Einlesen der Mail wird der Hash-Code berechnet und in der Collmex-Datenbank zusammen mit der Message-Id gespeichert. Beim erneuten Zugriff auf die Mail über die IMAP-Schnittstelle wird der Hash-Code neu berechnet und mit dem ursprünglichen Hash-Code verglichen. Wurde die Mail zwischenzeitlich verändert, stimmen die Hash-Codes nicht überein und es wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Mit diesem Verfahren ist sichergestellt, dass das Dokument unveränderbar ist im Sinne der GoBD.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: Erfassung, Dokument: Text, Dokument: Zuordnung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Dokument: Text

Beim Abrufen der Mail wird im Falle eines PDF-Anhangs der Text aus dem PDF-Dokument so gut es geht extrahiert. Für gescannte Belege findet eine Texterkennung (OCR) statt. Das Ergebnis der Texterkennung wird hier dargestellt.

Bitte beachten Sie: Sowohl bei PDF-Dokumenten als auch bei Bilddateien kann der Text nur in günstigen Umständen ohne Fehler extrahiert werden. Eine zuverlässige Texterkennung in allen Fällen ist nach dem Stand der Technik derzeit nicht möglich. Das Ergebnis der automatischen Erfassung muss deshalb immer geprüft und ggfs. korrigiert werden.


Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: Erfassung, Dokument: E-Mail, Dokument: Zuordnung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Dokument: Zuordnung

Hier wird die Buchung angezeigt, die dem Dokument zugeordnet ist. Für noch nicht gebuchte Dokumente, kann das Dokument einer Buchung nachträglich zugeordnet werden.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrDas Geschäftsjahr der Buchung
Buchung NrDie Nummer der Buchung in der Buchhaltung

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Dokument: Erfassung, Dokument: Text, Dokument: E-Mail

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Dokument suchen

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Dokumente werden als Liste angezeigt. Das vollständige Dokument wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen klicken.

SchaltflächeBedeutung
SuchenZeigt die bereits abgerufenen Dokumente entsprechend den Suchkriterien an.
Mails abrufenDie Mails aus dem Postfach werden abgerufen. Dabei wird als Referenz lediglich die Kopfzeile der Mail als Kopie in Collmex gespeichert. Die Mails und die Anhänge verbleiben nach dem Abruf im Postfach. Damit die Mails abgerufen werden können, müssen in den Einstellungen die Zugangsdaten für das Mailpostfach hinterlegt sein.
FeldBedeutung
StatusWählen Sie den Buchungs-Status des Dokuments.
Rechnungs-NrNummer einer Lieferanten- oder Kundenrechnung
TextSucht die Dokumente nach Mail-Betreff, Mail-Absender, Rechnungsnummer, Internes Memo und Mail-Message-Id
BuchungNummer der Buchung, der mit dem Dokument verknüpft ist.
GeschäftsjahrGeschäftsjahr der Buchung, der mit dem Dokument verknüpft ist.
FirmaDie Firma, zu der das Dokument gehört.
LieferantDer Lieferant der Lieferantenrechnung.
KundeDer Kunde für eine Kundenrechnung.
Dokument-ArtWählen Sie die Dokument-Art aus, nach der Sie suchen.
Datum von ... bisSucht nach Dokumenten in dem definierten Zeitraum.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung, Einstellungen Dokumentenverwaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Einstellungen Dokumentenverwaltung

Zur Ablage der Dokumente benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. Geben Sie hier die Zugangsdaten zu Ihrem Postfach an. Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Internetprovider.

FeldBedeutung
FirmaDie Firma, für welche die Einstellungen hinterlegt werden sollen.
IMAP-ServerDie Adresse des IMAP-Servers Ihres Internetproviders
Benutzer und KennwortDie Zugangsdaten für das Postfach
VerschlüsselungDer Mailabruf erfolgt bei IMAP normalerweise immer verschlüsselt. Bei TLS erfolgt der Verbindungsaufbau zuerst unverschlüsselt. Mit dem Kommando STARTTLS wechselt die Kommunikation dann in einen verschlüsselten Modus. Der Port ist in diesem Fall 143. Bei SSL erfolgt schon die Kontaktaufnahme verschlüsselt. In diesem Fall wird der Port 993 verwendet.
UnterordnerFalls Sie die Mails in einem Unterordner verwalten wollen, geben Sie hier den Namen des Unterordners an. Wenn kein Unterordner angegeben ist, sucht das Programm die Mails im Posteingang des Postfachs.
PapierkorbDie Mail wird in diesen Unterordner verschoben, wenn ein Dokument gelöscht wird. Bei den meisten IMAP-Servern heißt der Ordner 'Trash'.
Direkt löschenBeim Verschieben einer Mail in einen anderen IMAP-Ordner wird die Mail in Wirklichkeit kopiert und das Original als gelöscht markiert. In den meisten Mailprogrammen sind als gelöscht markierte Mails nicht sichtbar. Markieren Sie diese Option, wenn die gebuchten Mails in Ihrem Mailprogramm weiterhin sichtbar sind. Dann werden die als gelöscht markierten Mails zusätzlich direkt gelöscht.
Keine Prüfung auf UnveränderbarkeitNormalerweise stellt das Programm über einen Hash-Wert sicher, dass Mails nach dem Buchen nicht verändert werden. Manche Mail-Provider (z.B. Microsoft Office365) ändern die Header-Daten in den Mails, ohne dass darauf Einfluss genommen werden kann. In so einem Fall deaktivieren Sie die Prüfung auf Unveränderbarkeit. Sie müssen dann organisatorisch sicherstellen, dass die für die Besteuerung relevanten Teile der Mail nicht nachträglich verändert werden.

Siehe auch: Dokumentenverwaltung

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kassenbuch*

In einem Kassenbuch werden die Einnahmen und Ausgaben für eine Kasse aufgezeichnet.

In Collmex erfolgen die Buchungen für eine Kasse direkt in der Buchhaltung, d.h. es existiert kein von der Buchhaltung getrenntes Kassenbuch. Dies hat den Vorteil, dass das Kassenbuch immer mit der Buchhaltung überein stimmt. Eine Übernahme der Kassenbücher in die Buchhaltung oder eine Abstimmung der Kassenbücher mit der Buchhaltung entfällt.

Alle Druck- und Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltung können direkt für die Kassen genutzt werden. Um ein 'Kassenbuch zu drucken', nutzen Sie die Funktion 'Kasse anzeigen' und die normale Druckfunktion Ihres Browsers.

Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt über die Funktion Kasse buchen. Diese Funktion ist speziell für das Buchen von Einnahmen und Ausgaben ausgelegt und damit einfacher zu handhaben, als die allgemeinere Funktion Belege buchen. Dafür sind über Kasse buchen jedoch nicht alle Buchungen möglich. Beispielsweise können keine offenen Posten erzeugt oder ausgeglichen werden.

Bevor die Kasse über die Funktion Kasse buchen gebucht werden kann, muss ein Kassenbuch angelegt werden. Im Kassenbuch ordnen Sie ein Buchhaltungskonto zu und legen die Buchungsvorlagen für diese Kasse fest. Soll die Kasse von einem Mitarbeiter geführt werden, der keine Berechtigung für die Buchhaltung hat, legen Sie im Kassenbuch einen Kassenführer fest. Dieser Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Kassenbuch anlegen, Kassenbuch bearbeiten, Kasse buchen, Kasse anzeigen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kassenbuch anlegen

Zum Anlegen eines Kassenbuchs wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Kassenbuch anlegen.

Wenn Sie die Vorlagen und Einstellungen eines bereits existierenden Kassenbuchs übernehmen möchten, geben Sie im Feld 'Kopieren von Kassenbuch' die Nummer des Kassenbuchs ein, dessen Daten in das neue Kassenbuch übernommen werden sollen.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch


Inhalt 

Kassenbuch*

Nehmen Sie hier die Einstellungen für das Kassenbuch vor.

Achtung: Zum Anzeigen oder Drucken der Buchungen auf das Kassenkonto nutzen Sie die Funktion 'Posten anzeigen' der Buchhaltung.

SchaltflächeBedeutung
LöschenLöscht das Kassenbuch. Die Buchungen bleiben dabei erhalten.
FeldBedeutung
BezeichnungGeben Sie hier die Bezeichnung des Kassenbuchs ein (z.B. 'Portokasse').
KontoDas dem Kassenbuch zugeordnete Buchhaltungskonto. Alle Buchungen für die Kasse werden auf dieses Konto gebucht.
KassenführerSoll die Kasse durch einen Mitarbeiter geführt werden, der sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung hat, geben Sie hier die Nummer dieses Mitarbeiters ein. Der Kassenführer darf die Kasse nur über die Buchungsvorlagen buchen und hat sonst keinen Zugriff auf die Buchhaltung.
KostenstelleBeim Buchen wird diese Kostenstelle standardmäßig vorgeschlagen, kann in der Buchung aber geändert werden.
VorlagenDie für das Kassenbuch geltenden Vorlagen. Vorlagen werden angelegt direkt unter 'Kasse buchen'. Die Vorlagen können hier eingesehen, nicht mehr benötigte Vorlagen können gelöscht werden. Sollen die Vorlagen sortiert angezeigt werden, markieren Sie das Kennzeichen 'Vorlagen nach Name sortieren' für die jeweilige Gruppe.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kasse buchen

Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Buchungstext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.

SchaltflächeFunktion
ÄndernSpeichert die Eingaben
BuchenBucht den Beleg. Nach der Buchung erscheint die Meldung Buchung X erfolgreich ausgeführt.. Wenn Sie auf die Buchungsnummer klicken, wird die Buchung angezeigt.
Als Vorlage speichernSpeichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Buchungsvorlagen verwalten Sie im Kassenbuch. Dort können Sie eigene Vorlagen ändern oder löschen und Standard-Vorlagen ein- oder ausblenden.
FeldBedeutung
BelegdatumDatum des Geschäftsvorfalls (z.B. Datum des Zahlungseingangs oder Zahlungsausgangs). Daraus ergibt sich das Geschäftsjahr der Buchung.
Das Datum springt jeweils um einen Tag weiter, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination Alt+Plus verwenden.
BuchungstextDer Buchungstext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichtert die Suche nach Buchungen.
BetragGeben Sie hier den Brutto-Betrag ein.
Buchen alsWählen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.
SteuerEntspricht der angegebene Steuersatz nicht dem der Buchung, dann wählen Sie einen anderen Steuersatz aus.

Die Buchung von Einnahmen und Ausgaben mit 5% oder 9% Vor- bzw. Umsatzsteuer erfolgt in zwei Schritten:

  1. Einnahme bzw. Ausgabe mit Steuersatz 0%
  2. Umsatz- bzw. Vorsteuer auf die Konten 1570 (Vorsteuer) und 1770 (Umsatzsteuer)
KontoDie Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll. Sie geben die Kontonummer entweder direkt ein oder Sie klicken auf das Fernglas, um nach einem passenden Konto zu suchen.

Siehe auch: Einführung Kassenbuch


Inhalt 

Kasse anzeigen

Zeigt die Buchungen auf das im Kassenbuch hinterlegte Kassenkonto an.

FeldBedeutung
KassenbuchWählen Sie das Kassenbuch aus, für das Sie die Buchungen anzeigen möchten.
GeschäftsjahrFalls angegeben, werden nur Buchungen dieses Geschäftsjahres angezeigt.
Belegdatum von..bisZur Einschränkung der Anzeige über das Belegdatum

Siehe auch: Einführung Kassenbuch, Kasse buchen


Inhalt 

Datev-Export

Der Datev-Export dient der Übergabe der Buchungen nach Datev. Üblicherweise werden die Buchungen am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.

Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das Datev-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien wahlweise im ASCII DATEV-Format Version 3.0 oder im älteren Datev-Inputformat KNE. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Buchungen.

Bekannte Einschränkungen:

  1. In Datev müssen die Kunden Nummern im Bereich 10.000 - 69.999 haben und die Lieferanten 70.000 - 99.999. Damit der Datev-Import funktioniert, dürfen keine anderen Kunden- oder Lieferantennummern verwendet werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb der gültigen Bereiche angelegt, steuern Sie unter 'Firma → Datev-Nummern für Kunde und Lieferant', ob beim Export eigene Nummern vergeben werden. Die Nummern werden fortlaufend für jeden exportierten Kunden oder Lieferant vergeben und in Collmex für den nächsten Export gespeichert. Die beim Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'.
  2. In Datev haben einige Konten eine Steuer-Automatikfunktion. Damit der Import in Datev korrekt funktioniert, muss in diesem Programm das korrekte Steuerkonto in der Buchung direkt auf das Automatikkonto folgen. Außerdem muss der Steuerbetrag exakt dem Steuersatz entsprechend. Beispiel:
    Collmex-BuchungDatev-Buchung
    S/H Konto Bezeichnung Betrag
    Soll 1200 Bank 119,00
    Haben 8400 Erlöse 100,00
    Haben 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00
    Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto
    119,00 8400 1200
  3. Bei Buchungen mit Vorsteuer ermittelt das Programm den Buchungsschlüssel aus dem auf das Aufwandskonto folgende Vorsteuerkonto. Beispiel:
    Collmex-BuchungDatev-Buchung
    S/H Konto Bezeichnung Betrag
    Haben 1200 Bank 119,00
    Soll 3200 Wareneingang 100,00
    Soll 1576 Anrechenbare Vorsteuer 19 % 19,00
    Umsatz BU-Schl. Gegenkonto Konto
    119,00 09 1200 3200
  4. Wenn eigene Konten angelegt wurden, muss bei Automatik-Erlöskonten im Konto das korrekte Umsatzsteuerkonto hinterlegt sein, damit das Konto beim Export als Automatikkonto behandelt wird. Bei Automatik-Aufwandskonten muss das Kennzeichen 'Datev-Automatik-Konto' gesetzt sein.
  5. Aus einer Buchung werden beim Datev-Export unter Umständen in mehrere Datev-Buchungen gesplittet. Dies ist deshalb notwendig, da in diesem Programm beliebig viele Konten in einer Buchung gebucht werden können, in Datev jedoch immer nur zwei plus maximal zwei Automatik-Steuerkonten.
  6. Es gibt keinen Datev-Import. Sofern Sie auf die vom Steuerberater getätigten Abschlussbuchungen angewiesen sind, müssen diese manuell nachgebucht werden.

Schaltfläche Auf Datev-Konformität prüfen

Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie die Daten an Ihren Steuerberater weiterleiten, prüfen, ob die Buchungen von Datev verarbeitet werden können. Werden Fehler ausgegeben, stornieren Sie die betroffenen Buchungen und buchen Sie neu.

Fehlermeldungen

FehlermeldungErläuterung
Position ist im Soll statt im Haben (oder umgekehrt)Das einem Aufwands- oder Erlöskonto folgende Steuerkonto ist hinsichtlich Soll/Haben anders gebucht, als das Aufwands- oder Erlöskonto, muss aber dieselbe Soll- bzw. Habenkennzeichnung haben wie das dazugehörige Aufwands- oder Erlöskonto.
Kein Umsatz- oder Vorsteuerkonto erwartetDas Umsatz- oder Vorsteuer-Konto steht an der falschen Position. Es muss in der Position nach dem Erlös- bzw. Aufwandskonto stehen.

Beachten Sie bitte auch, dass bei der Verwendung von mehreren Erlös- bzw. Aufwandskonten in einer Buchung, jedem dieser Konten das entsprechende Steuerkonto folgen muss (siehe 5.).

Erstes Konto darf kein Automatik-, Vorsteuer- oder Umsatzsteuer-Konto seinDas Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkonto muss in der Position nach dem Aufwands- oder Erlöskonto stehen, nicht davor.
Betrag xx,xx ist ungleich dem Steuerbetrag von yy,yy aus dem Brutto zz,zzEs wurden mehrere Erlös- oder Aufwandskonten verwendet, es folgt aber nicht jedem dieser Konten jeweils das Steuerkonto, so wie unter 5. beschrieben.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch, Datev-Export - Einstellungen

Daten an Steuerberater


Inhalt 

Datev-Export - Einstellungen

FeldBedeutung
BeraternummerDie Nummer Ihres Steuerberaters bei der Datev. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Sollte Ihr Steuerberater kein Datev verwenden, geben Sie irgendeine Nummer ein.
MandatennummerIhre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
Datev-Nummern für Kunde und LieferantHier legen Sie fest, ob beim Datev-Export eigene Datev-Nummern vergeben werden, oder ob die Collmex-Nummern nach Datev übernommen werden (Standardeinstellung).

Eigene Datev-Nummern sind erforderlich, falls Sie Nummern außerhalb des Datev-Bereichs von 10.000-69.999 für Kunden oder außerhalb von 70.000-99.999 für Lieferanten verwendet haben oder falls Sie mehr als 60.000 Kunden verwalten müssen.

Die Nummer wird automatisch beim ersten Datev-Export vergeben, im Kunden bzw. Lieferanten gespeichert und kann danach nicht mehr geändert werden. Die beim Datev-Export vergebene Datev-Nummer wird angezeigt im Kunden bzw. Lieferanten unter 'Adresse → Steuer → Datev Nr.'. Bei erneutem Datev-Export wird die bereits vergebene Nummer exportiert.

Eigene NummerWenn eigene Datev-Nummern für Kunden oder Lieferanten vergeben werden, legen Sie hier die Regel fest, wie die Nummern vergeben werden.
  • Fortlaufende Nummer beim Export vergeben: Es werden fortlaufend Nummern vergeben ab 10.000 für Kunden und ab 70.000 für Lieferanten.
  • Sammel-Konten nach Anfangsbuchstabe verwenden: Es werden Sammel-Konten je nach Anfangsbuchstabe des Firmennamens bzw. des Namens verwendet. Kunden: Anfangsbuchstabe A → 10.000, B → 10.001, ... , Z und diverse → 10.025. Lieferanten: Anfangsbuchstabe A → 70.000, B → 70.001, ... , Z und diverse → 70.025.
Beim Buchen auf Datev-Konformität prüfenWenn das Kennzeichen gesetzt ist, wird vor jeder Buchung eine Prüfung auf Datev-Konformität durchgeführt. Ist die Buchung nicht Datev-Konform, wird die Buchung mit einer Fehlermeldung abgewiesen.

Siehe auch: Datev-Export


Inhalt 

Datev-Nummern für Kunde und Lieferant löschen

Falls beim Datev-Export bereits Nummern für Kunden und Lieferanten vergeben wurden, können diese Nummern hier gelöscht werden.

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z.B. von der fortlaufenden Nummernvergabe auf die Nummernvergabe nach Anfangsbuchstabe umstellen möchten.

Beim nächsten Datev-Export werden die Nummern dann neu vergeben.

Siehe auch: Datev-Export


Inhalt 

Buchungen exportieren

Hier können Sie die Buchungen als CSV-Datei exportieren.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrDas Geschäftsjahr, für das Sie die Buchungen herunter laden möchten.
Belegdatum von ...
Belegdatum bis
Zeitraum, für den die Buchungen exportiert werden sollen.
Gebucht seitExportiert nur Buchungen, die seit dem angegebenen Datum gebucht wurden.
StornosWenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Buchungen mit exportiert.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen und Datenaustausch


Inhalt 

Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal importieren*

Hinweis: Sage Lohn & Gehalt ist eine Online-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellt eine Alternative dar zu ilohngehalt, welches direkt über das Collmex-API angebunden ist.

Zur Übernahme der Buchungen in die Buchhaltung laden Sie sich bei Sage Lohn & Gehalt das FiBu-Journal herunter und importieren es hier direkt in die Buchhaltung.

SchaltflächeBedeutung
Importieren und BuchenDie angegebene Datei wird importiert und die in der Datei enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht.
FeldBedeutung
BelegdatumGeben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet.
FirmaWählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen.
FiBu-Journal DateiLaden Sie die Journal-Datei aus Sage Lohn & Gehalt herunter und speichern Sie die Datei lokal. Geben Sie hier den Pfad zu der Datei an.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen, Sage Lohn & Gehalt Import anzeigen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen*

Hinweis: Sage Lohn & Gehalt ist eine Online-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellt eine Alternative dar zu ilohngehalt, welches direkt über das Collmex-API angebunden ist.

Steht in Ihrer Version von Sage Lohn & Gehalt die Collmex-Webservice-Schnittstelle zur Verfügung, können Sie das Fibu-Journal direkt über die Schnittstelle abholen und buchen, d.h. das Fibu-Journal muss nicht erst lokal gespeichert und dann importiert werden.

SchaltflächeBedeutung
Abholen und BuchenDas Fibu-Journal wird von Sage Lohn & Gehalt über die Webservice-Schnittstelle abgeholt und die enthaltenen Buchungssätze werden in der Buchhaltung gebucht.

Es wird das Fibu-Journal für den Monat des Belegdatums abgeholt.

FeldBedeutung
BelegdatumGeben Sie hier das Datum der Gehaltsabrechnung ein. Das Datum wird als Belegdatum für die Buchungen verwendet. Über den Monat des Belegdatums wird das Fibu-Journal von Sage Lohn & Gehalt abgeholt.
FirmaWählen Sie die Firma, unter der die Buchungen erfolgen.

Zur Nutzung der Webservice-Schnittstelle müssen Sie einmalig in Sage Lohn & Gehalt ein Ticket erzeugen und in Collmex hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie in Ihrer Sage Lohn & Gehalt Dokumentation.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Ticket, Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal importieren, Sage Lohn & Gehalt Import anzeigen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Sage Lohn & Gehalt Ticket*

Damit das Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal über den Webservice abgeholt werden kann, ist ein sogenanntes Ticket erforderlich. Das Ticket ist eine Zeichenfolge, die Sie in Ihrer Sage Lohn & Gehalt-Anwendung erzeugen können (Details siehe Sage Lohn & Gehalt-Handbuch).

Das Ticket wird beim Abholen des Fibu-Journals über den Webservice an Sage Lohn & Gehalt übergeben. So ist sichergestellt, dass nur die Collmex-Anwendung mit dem passenden Ticket auf Ihr Fibu-Journal zugreifen darf.

SchaltflächeBedeutung
Speichern und zurückSpeichert das Ticket und kehrt zurück.
FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma, unter der das Fibu-Journal gebucht werden soll.
Ticket für WebserviceGeben Sie hier das von Sage Lohn & Gehalt generierte Ticket ein.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Sage Lohn & Gehalt Import anzeigen*

Für jede Zeile im Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal wird beim Import eine Buchung in Collmex gebucht. In der Liste sehen Sie die in Collmex gebuchten Buchungen.

Hinweis: Es gibt keine Funktion, mit der ein Import komplett storniert werden kann. Sollten Buchungen nicht korrekt sein, müssen diese einzeln storniert werden.

Siehe auch: Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal abholen, Sage Lohn & Gehalt Fibu-Journal importieren

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Steuerprüfer-Export

Die hier exportierten Daten können in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GoBD fordert, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie das Geschäftsjahr an und exportieren Sie die Daten.
  2. Speichern Sie die ZIP-Datei lokal auf Ihrem Rechner.
  3. Entpacken Sie die ZIP-Datei. Enthalten sind drei Dateien: buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd.
  4. Legen Sie für jedes vom Prüfer angeforderte Geschäftsjahr ein eigenes Verzeichnis an.
  5. Kopieren Sie die drei Dateien buchungen.csv, index.xml und gdpdu-01-09-2004.dtd in das Verzeichnis für das jeweilige Jahr.
  6. Brennen Sie alle Verzeichnisse auf eine CD-ROM.
  7. Geben Sie diese CD Ihrem Steuerprüfer.

Damit haben Sie die Anforderungen der GoBD zur Datenträgerüberlassung erfüllt.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

Verwandte Begriffe: GDPdU, elektronische Steuerprüfung


Inhalt 

Gewinn und Verlust (GuV)

In der GuV wird aus den Erlösen und Aufwendungen der Gewinn bzw. der Verlust des Unternehmens ermittelt.

Die Gliederung der GuV entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur GuV finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Die GuV-Posten werden aus der Summe der Salden der dem GuV-Posten zugeordneten Konten ermittelt. Die Zuordnung von Konto zu GuV-Posten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04).

Wählen Sie die Firma und das Geschäftsjahr aus. Klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein GuV-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

FeldBedeutung
ZeitraumZeitraum, für den der Gewinn bzw. Verlust ermittelt werden soll.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
GeschäftsjahrWird nur eingeblendet, wenn die Zeiträume Ganzes Jahr oder Einen Monat ausgewählt sind. Ermittelt den Gewinn/Verlust für das angegebene Jahr oder für den Monat in dem Jahr.
StichtagWird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Bis zum Stichtag ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust bis zum angegeben Tag.
MonatWird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Einen Monat ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust des ausgewählten Monats.
VorjahresvergleichWenn Sie die Vorjahreswerte in die GuV aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Null-Zeilen ausgebenIst das Feld aktiviert, werden auch die GuV-Posten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
KontennachweisIst das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der GuV ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen GuV-Posten eingehen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Bilanz

Die Gliederung der Bilanz entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur Bilanz finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Berechnung der Bilanzposten

Die Bilanzposten werden aus der Summe der Salden der dem Bilanzposten zugeordneten Konten ermittelt. Die Anfangssalden des Geschäftsjahres werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen, d.h. die Anfangssalden müssen nicht manuell vorgetragen werden.

Die Zuordnung von Konto zu Bilanzposten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Ausnahme sind die folgenden Bilanzposten, die gesondert ermittelt werden:

Besondere BilanzpostenBedeutung
Jahresüberschuss/JahresfehlbetragDer Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag wird aus der GuV ermittelt. Klicken Sie auf den Betrag, um zur GuV zu gelangen.
Gewinnvortrag/VerlustvortragSumme aller nicht verwendeter Vorjahresgewinne und -Verluste. Klicken Sie auf den Betrag, um zur Bilanz des Vorjahres zu gelangen.

Der Gewinnvortrag/Verlustvortrag setzt sich zusammen aus dem Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag des Vorjahres plus dem Gewinnvortrag/Verlustvortrag des Vorjahres plus den Privatentnahmen und -einlagen plus den Saldo des Kontos 'Gewinnvortrag vor Verwendung'.

Wird der Vorjahresgewinn im laufenden Jahr verwendet (z.B. durch Ausschüttung oder Rücklagenbildung), erfolgt die Gegenbuchung auf das Konto 'Gewinnvortrag vor Verwendung' und gleicht damit den Gewinnvortrag im aktuellen Jahr aus.

Umsatz- und VorsteuerDie Salden aller Umsatz- und Vorsteuerkonten werden addiert. Ergibt die Summe eine Umsatzsteuer-Verbindlichkeit, wird die Summe auf der Passiv-Seite unter 'Sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen der sozialen Sicherheit' ausgewiesen. Ergibt die Summe dagegen eine Umsatzsteuerforderung, wird die Summe Aktiv-Seite im Posten 'Sonstige Vermögensgegenstände' ausgewiesen.

Es ist nicht erforderlich, die Umsatzsteuerkonten abzuschließen, da die Summierung automatisch über die Konten 1791 (SKR03) bzw. 3845 (SKR04) erfolgt.

Bilanz anzeigen

Zum Anzeigen der Bilanz füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein Bilanz-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).

FeldBedeutung
Bilanzart
  • Jahresbilanz: Ermittelt die Bilanz für das gesamte Jahr.
  • Eröffnungs-/Stichtagsbilanz: Ermittelt die Bilanz zu dem angegebenen Tag.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
GeschäftsjahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus.
StichtagWird nur eingeblendet, wenn die Bilanzart Eröffnung- / Stichtagsbilanz ausgewählt ist. Geben Sie das Datum ein, zu dem Sie die Bilanz erstellen möchten
VorjahresvergleichWenn Sie die Vorjahreswerte in die Bilanz aufnehmen möchten, wählen Sie hier ob nur die Beträge oder auch die prozentuale Entwicklung ausgegeben werden soll.
Null-Zeilen ausgebenIst das Feld aktiviert, werden auch die Bilanzposten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt.
DruckansichtAktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Wählen Sie Querformat aus und geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken.
KontennachweisIst das Feld aktiviert, wird der Kontennachweis zusammen mit der Bilanz ausgegeben. Ist zusätzlich zum Kontennachweis die Option 'Null-Zeilen ausgeben' gewählt, gibt das Programm die Kontenbereiche aus, welche in den jeweiligen Bilanzposten eingehen.
Bilanz mit Anhang drucken

Im Programm steht nur die Bilanz als Auswertung zur Verfügung. Wenn Sie die Bilanz mit Anhang (z.B. Lagebericht) versehen möchten, zeigen Sie die Bilanz in der Druckansicht an, markieren Sie die Seite im Browser über Bearbeiten → Alles markieren und kopieren Sie die Seite in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word). Dort ergänzen Sie die Bilanz nach Ihren Wünschen.

Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen

Jede Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist in Deutschland einmal jährlich zur Einreichung und Bekanntmachung seiner Abschlussunterlagen beim Bundesanzeiger verpflichtet. Als kleines Unternehmen müssen Sie gemäß § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen. Zur Einreichung steht beim Bundesanzeiger ein Webformular zur Verfügung, in das Sie die Werte der Bilanzposten einfach übertragen.

E-Bilanz

Die E-Bilanz ist eine Bilanz nach Steuerrecht im Gegensatz zur hier beschriebenen Bilanz nach Handelsrecht. Zur Erstellung einer Steuerbilanz sind Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl. Mehr Informationen unter Salden exportieren für E-Bilanz.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Salden exportieren für E-Bilanz


Inhalt 

Salden exportieren für E-Bilanz

Als elektronische Bilanz (E-Bilanz) wird die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt bezeichnet.

Zur Erstellung einer E-Bilanz sind steuerliche Informationen erforderlich, die nicht aus der Buchhaltung hervorgehen. Deshalb kann mit Collmex alleine keine E-Bilanz erstellt werden. Zur Anfertigung und Übermittlung der E-Bilanz exportieren Sie die Konten-Salden der Collmex-Buchhaltung zur Weiterverarbeitung in einem externen Programm Ihrer Wahl.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrDas Geschäftsjahr, für das die Salden exportiert werden sollen
FirmaDie Firma, für welche die Salden exportiert werden sollen
Umsatz- und Vorsteuerkonten summierenWählen Sie diese Option, wenn das externe Programm keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten nach Datev-Logik unterstützt. Mit dem Setzen der Option, findet die Summierung beim Export statt. Die Salden-Summe aller Umsatz- und Vorsteuerkonten wird dann je nach Vorzeichen des Saldos ausgewiesen auf dem Verbindlichkeits-Konto 'Umsatzsteuer 1770/3800 (SKR03/SKR04)' oder auf dem Forderungs-Konto 'Umsatzsteuerforderungen 1545/1420 (SKR03/SKR04)'.

Anmerkungen zum Software-Angebot

Derzeit unterstützen weder Elster-Formular noch Elster-Online die Übermittlung der E-Bilanz, so dass andere Programme eingesetzt werden müssen. Die Firma fwsb bietet mit eBilanz-Online ein Produkt an, das preislich auch für kleine Unternehmen in Frage kommt. Kostenlos angeboten wird myebilanz. Weitere Hersteller im teureren Preissegment sind z.B. Audicon und hsp.

Allgemeine Hinweise zur Einführung der E-Bilanz

Die Gliederung der E-Bilanz ist wesentlich feiner als die Bilanz nach HGB. In der Taxonomie gibt über 4.000 Posten für Bilanz und GuV. Streng genommen muss jedes Unternehmen alle Posten der E-Bilanz prüfen und ggfs. das Buchungsverhalten entsprechend anpassen. Dies ist der eigentliche Aufwand bei Einführung der E-Bilanz. Er fällt im Übrigen auch an, wenn der Steuerberater die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt. In der Praxis ist es allerdings so, dass nur ein kleiner Teil ausgefüllt sein muss (sog. Mussfelder). Insbesondere für einfache Bilanzen kann es deshalb sinnvoll sein, die Werte manuell in die entsprechenden Programme einzugeben.

Kurzanleitung für den Import in eBilanz-Online

Vor dem Import der Salden müssen Sie zuerst unter 'Import (Optional) → Kontenzuordnung (Mapping)' die Konten des Datev-Kontenrahmens zuordnen. Klicken Sie dort auf 'Hilfe zu dieser Seite' und dann auf 'Arbeitshilfen'. Dort finden Sie xlsx-Dateien zum Download für den jeweiligen Kontenrahmen und Art Ihrer Gesellschaft. Laden Sie sich die passende Datei auf Ihren Rechner und importieren Sie die Datei dann wieder in eBilanz-Online als Kontenzuordnung.

Beim Export der Salden wählen Sie die Option 'Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren', da eBilanz-Online keine Summierung der Umsatz- und Vorsteuerkonten vornimmt.

Die Datei mit den Salden aus Collmex müssen Sie ebenfalls lokal speichern, in Excel öffnen und als xlsx-Datei speichern. Diese Datei importieren Sie dann in eBilanz-Online unter 'Import (Optional) → Kontensalden für Zuordnung'.

Bei weiteren Fragen zur Benutzung von eBilanz-Online, wenden Sie sich bitte an den Support von eBilanz-Online.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz


Inhalt 

BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)

Die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt einen Überblick über die Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation Ihres Unternehmens in detaillierter Form als die GuV. Die Gliederung der BWA entspricht der Datev-Standard Gliederung und ist fest vorgegeben.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Posten zu sehen, aus denen sich ein Betrag zusammensetzt, klicken Sie auf den Betrag.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
Art der Auswertung Kurzfristige Erfolgsrechnung: Zeigt die Monatswerte sowie die kumulierten Werte.

Vorjahresvergleich: Vergleicht die aktuellen Monat- und kumulierten Werte mit denen des Vorjahres.

Entwicklungsübersicht: Zeigt die Entwicklung des aktuellen Jahres monatsweise.

GeschäftsjahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus.
MonatGeben Sie den Monat ein, den oder bis zu dem Sie auswerten möchten.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Einnahme Überschuss Rechnung (EÜR)

Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.

Zum Jahresabschluss: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung startet im neuen Jahr mit dem Wert 0,00 auf allen Positionen. Die Konten müssen deshalb am Jahresende nicht abgeschlossen werden.

Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).

FeldBedeutung
GeschäftsjahrWählen Sie das Geschäftsjahr aus.
ZeitraumWählen Sie einen Zeitraum aus, wenn Sie die EÜR für einen Monat, Quartal oder ein Halbjahr erstellen möchten
FirmaWählen Sie die Firma aus.
Auswertung
  • Einnahme-Überschuss-Rechnung*: Diese Auswertung benötigen Sie für die Einkommenssteuer-Erklärung. Im Formular wird angegeben in welche Zeilen des neuen Vordrucks (Anlage EÜR zur Einkommensteuer) die Beträge einzutragen sind.

    Leider ist es nicht möglich die "Ergänzenden Angaben" eindeutig aus der Buchhaltung zu ermitteln, da es sich hierbei um steuerliche Korrekturen handelt. Z.B. wird der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g in einem speziellen Formular ermittelt und von dort in das EÜR-Formular übertragen.

    Der Gewinnzuschlag wird in der Regel außerbilanziell ermittelt, da es sich auch um eine rein steuerliche Vorschrift handelt, die üblicherweise in der Bilanz nicht buchungstechnisch verarbeitet wird.

    Das gleiche gilt für die Einlagen und Entnahmen bei Schuldzinsenabzug. Auch hier erfolgt in der Regel eine außerbilanzielle Ermittlung des steuerlichen Schuldzinsenabzugs.

    Hinweis zu Gewerbesteuer-Erstattungen und -Nachzahlungen: Bis Ende 2007 wirkte sich die Gewerbesteuer auf den Gewinn aus. Dies ist ab 2008 weggefallen.
    Gewerbesteuerzahlungen für 2007 und Vorjahre oder Erstattungen für 2007 und Vorjahre dürfen danach aber weiterhin als Betriebsausgaben bzw. Betriebseinnahmen verbucht werden. Da aus der Buchhaltung nicht zu ermitteln ist, auf welche Zeiträume sich Nachzahlungen oder Erstattungen beziehen, rechnen Sie Erstattungen bzw. Nachzahlungen manuell zu den Werten der Felder 183 bzw. 103 hinzu.

    Grundsätzlich wird in der Buchhaltung ein handelsrechtliches Ergebnis ermittelt, das automatisch in die Anlage EÜR geht. Die Zeilen 71-80 dienen der Ermittlung des steuerlichen Ergebnisses, das außerhalb der eigentlichen Buchhaltung erfolgt.

  • Einnahmen-Ausgaben nach Konten: Einnahmen-Ausgaben nach Konten: Damit ermitteln Sie den tatsächlichen betrieblichen Gewinn bzw. Verlust. In diese Auswertung fließen auch die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben mit ein. Das Ergebnis kann deshalb von dem der Einnahme-Überschuss-Rechnung abweichen.
DruckansichtAktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Summen und Salden (Susa)

Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie dürfen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Der Wert in der Spalte Eröffnungsbilanzwert ist der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr.

Wählen Sie Jahr und Monat und klicken Sie dann auf Anzeigen.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrZeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt.
MonatWählen Sie den Monat aus.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
SummenanzeigeForderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden nur als Summe dargestellt. Die Anzeige einzelner Kunden und Lieferanten unterbleibt.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Offene Posten

Die Liste ermöglicht die Anzeige der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Daneben können die bereits ausgeglichenen Posten mit angezeigt werden.

Füllen die Felder entsprechend Ihren Auswahlkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um sich einzelne Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die als Link gekennzeichnete Buchungsnummer *.

FeldBedeutung
Offene Posten

Kunden/Lieferanten: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden bzw. Lieferanten angezeigt.

Kunden/Lieferanten, auch bezahlte: Es werden auch die bereits bezahlten Posten mit angezeigt.

StichtagEs werden die offenen Posten angezeigt, wie sie zum angegebenen Termin bestanden haben.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KundeKundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an.
LieferantLieferantennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Lieferanten an.
Verbindlichkeiten / ForderungenWählen Sie hier, ob alle Posten oder nur Verbindlichkeiten bzw. nur Forderungen angezeigt werden sollen.
Fälligkeit von, bisEs werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Fälligkeitstermin im angegebenen Zeitraum liegt.
VermittlerIst in dem Feld ein Mitarbeiter eingetragen, werden nur Rechnungen des jeweiligen Vermittlers angezeigt bzw. nur offene Posten für die dieser Vermittler im Kunden hinterlegt ist.
Belegdatum von, bisEs werden nur die offenen Posten angezeigt, deren Belegdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
DruckansichtDie Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
MahnstufeEs werden nur offene Posten der angegebenen Mahnstufe angezeigt. Möglich sind Mahnstufen von 1 bis 3.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
Entwicklung anzeigenFür jeden offenen Posten werden alle Zahlungen direkt in der Liste aufgeführt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. am Telefon mit dem Lieferanten / Kunden die offenen Posten abstimmen. Dann haben Sie alle Informationen zu einem offenen Posten auf einen Blick und müssen nicht erst in die Buchung springen, um die Zahlungen zu sehen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten verwalten*

Verwandte Begriffe: Offene Rechnungen, Fälligkeitsliste

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Salden anzeigen

Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kumulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.

Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie müssen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.

FeldBedeutung
GeschäftsjahrZeigt nur Salden für das angegebenen Geschäftsjahr an.
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KontoZeigt den Saldo zu dem ausgewählten Konto.
KontengruppeZeigt die Salden zu der ausgewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen) an.
KundeKundennummer. Zeigt Salden zu diesem Kunden an.
LieferantLieferantennummer. Zeigt Salden zu diesem Lieferanten an.
AnlageAnlagenummer. Zeigt Salden zu dieser Anlage an.
SummenanzeigeIst das Feld aktiviert, werden die Salden der Konten aus den Kontengruppen Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagen nicht mehr nach Kunden, Lieferanten und Anlagen getrennt angezeigt, sondern für jedes Konto summiert.
Keine NullsaldenIst das Kennzeichen gesetzt, werden nur Salden angezeigt, deren kumulierter Saldo ungleich Null ist.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Posten anzeigen (Kontenblatt)

Posten sind die Buchungspositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Buchungsposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Buchungsposition.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten Buchung anzuzeigen, klicken Sie auf die Buchungsnummer.

Eingabe-FeldBedeutung
GeschäftsjahrZeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
KontoSucht Posten zu dem ausgewählten Konto.
KontengruppeSucht nach Posten in der gewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen).
Kostenstelle*Geben Sie hier eine Kostenstelle ein, wenn nur Buchungen berücksichtigt werden sollen, die auf diese Kostenstelle gebucht wurden.
KundeKundennummer. Sucht nach Posten zu diesem Kunden.
LieferantLieferantennummer. Sucht nach Posten zu diesem Lieferanten.
AnlageAnlagenummer. Sucht nach Posten zu dieser Anlage.
Belegdatum von ... Belegdatum bisSucht nach Posten, deren Belegdatum in dem angegebenen Zeitraum liegt.
Gegenkonto anzeigenEs werden alle in der Buchung sonst noch enthaltenen Konten mit angezeigt.
Nur Einnahmen/AusgabenEs werden nur Posten angezeigt, die nicht mehr offen sind. Für das Datum ist in diesem Fall nicht das Belegdatum relevant, sondern das Datum der zugeordneten Buchung, d.h. bei Rechnungen nicht das Datum der Rechnung sondern das Datum der Zahlung. Die Option ist nur relevant, wenn Sie Ihren Gewinn über Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln oder für die Umsatzsteuer Ist-Versteuerung gewählt haben, da in diesen Fällen die Zahlung statt der Rechnung entscheidend ist.
SummenanzeigeSumme aller Posten, die im Zusammenhang mit Kunden, Lieferanten oder Anlagen stehen (z.B. Summe aller Forderungen allen Kunden gegenüber).
StornosAktivieren Sie das Feld, wenn auch Posten zu bereits stornierten Buchungen angezeigt werden sollen.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der Buchungen. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.

Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.

Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung * → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus. Hinterlegen Sie Ihr Elster-Software-Zertifikat in Collmex unter Verwaltung → Firma → Firma anzeigen und ändern → Umsatzsteuervoranmeldung. Die Datei muss ein Elster-Software-Zertifikat (.pfx-Datei) sein. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline. Notieren Sie unbedingt auch die Pin, die bei der Registrierung vergeben wird. Sie muss bei jedem Versenden eingegeben werden.

In Collmex buchhaltung basic und Collmex pro wird, wenn mehrere Firmen angelegt sind, die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der ersten Firma erstellt. Dort werden dann die Umsätze aller vorhandenen Firmen zusammengefasst.

Für die Buchung der Umsatzsteuererstattung bzw. -vorauszahlung stehen eigene Buchungsvorlagen in den Vorlagengruppen Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

Korrigierte Voranmeldungen

Wenn Sie nach dem Versenden der Voranmeldung noch Buchungen für denselben Zeitraum erfassen und/oder stornieren möchten, schalten Sie zunächst den Zeitraum wieder frei (Geschäftsjahr → Kontrollfelder bei dem/den jeweiligen Monat/en deaktivieren → Speichern). Dann nehmen Sie die Buchungen und/oder Stornierungen vor. Anschließend legen Sie für den Zeitraum eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Die Voranmeldung wird automatisch als Korrekturmeldung gekennzeichnet.

Dauerfristverlängerung

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann nicht mit dem Programm durchgeführt werden. Nutzen Sie dazu entweder das Papierformular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.

Die Zahlung der 1/11 Sondervorauszahlung sollte auf die Konten SKR03: 1781 (SKR03) bzw. SKR04: 3830 (SKR04) gebucht werden. Die Verrechnung erfolgt dann automatisch in der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember bzw. 4. Quartal).

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Übertragen Sie dazu die Werte in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden.


Siehe auch: Umsatzsteuer-Voranmeldung anlegen, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung, Konto bearbeiten

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung, Jahresmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer abführen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung anlegen

Hier legen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt.

SchaltflächeBedeutung
AnlegenDie Voranmeldung wird angelegt. Dabei werden die Buchungen nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und die Summe für jedes Feld in der Voranmeldung gespeichert. Sie gelangen direkt zu Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen.
FeldBedeutung
JahrWählen Sie das Jahr aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll.
Monat/QuartalWählen Sie den Zeitraum aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Inhalt 

Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen

Es werden die Felder des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars mit Beträgen angezeigt.

Die Beträge werden direkt aus der Buchhaltung ermittelt. Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.

ACHTUNG! Wenn Sie Buchungen erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Buchungen NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.

SchaltflächeBedeutung
An Finanzamt sendenDie Voranmeldung wird über das Elster-Verfahren elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Nach dem Senden können Sie über den Link Protokoll im Pdf-Format das Übertragungsprotokoll anzeigen und bei Bedarf ausdrucken.

Sofern für den gleichen Zeitraum schon eine alte gesendete Voranmeldung existiert, wird die neue Voranmeldung automatisch als korrigierte Voranmeldung markiert.

Im Geschäftsjahr wird der Voranmeldungszeitraum automatisch gesperrt. Dies soll versehentliche Buchungen in bereits abgeschlossenen Monaten verhindern. Falls doch noch Buchungen notwendig sind, kann der Monat wieder entsperrt werden und Sie können die fehlenden Belege buchen. Danach erstellen Sie bei Bedarf eine neue Voranmeldung und senden diese an das Finanzamt.

LöschenDie Voranmeldung wird gelöscht.

Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.


Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Details für Feld, Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Anmeldung, Umsatzsteueranmeldung, Umsatzsteuer-Meldung, Umsatzsteuermeldung, Umsatzsteuer abführen


Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung: Details für Feld

Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.

FeldBedeutung
KontoEs werden alle Konten aufgelistet, die das Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars hinterlegt haben und die im Voranmeldungs-Zeitraum gebucht wurden.
SaldoDer ursprüngliche Saldo des Kontos zum Zeitpunkt, als die Voranmeldung angelegt wurde.
Aktueller SaldoDer aktuelle Saldo. Wenn der aktuelle Saldo vom ursprünglichen Saldo abweicht, wurden auf das Konto seit dem Anlegen der Voranmeldung Buchungen getätigt. Legen Sie in diesem Fall eine neue Voranmeldung an. Beim Senden wird die neue Voranmeldung wird automatisch als korrigierte Voranmeldung übermittelt.

Siehe auch:Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuererklärung

Inhalt 

Umsatzsteuer Voranmeldung suchen

Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.

Eingabe-FeldBedeutung
Status
Nicht gesendet: Zeigt nur Voranmeldungen an, die noch nicht an das Finanzamt gesendet wurden.
Gesendet: Zeigt die bereits gesendeten Voranmeldungen an
Zuletzt gesendet: Zeigt nur die zuletzt gesendeten Voranmeldungen für den jeweiligen Zeitraum an.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
JahrGeschäftsjahr. Zeigt nur Voranmeldungen für das angegebene Geschäftsjahr.
Monat/QuartalZeigt nur die Voranmeldungen für den gewählten Zeitraum.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer

Inhalt 

Umsatzsteuererklärung

SchaltflächeBedeutung
AnzeigenDie Umsatzsteuererklärung wird angezeigt. Zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung übertragen Sie die Felder in das amtliche Papier-Formular oder die Elster-Software der Steuerbehörden. Die Feldnummern stimmen mit denen des amtlichen Formulars überein.

Sofern Sie alle Voranmeldungen mit Collmex übermittelt haben, ermitteln Sie das Vorauszahlungssoll aus Zeile 108 wie folgt: Wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet. Zu der angezeigten Summe muss eine eventuell geleistete Sondervorauszahlung noch addiert werden.

FeldBedeutung
JahrWählen Sie das Jahr aus, für das Umsatzsteuererklärung angezeigt werden soll.

Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuer-Erklärung


Inhalt 

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Bei der Zusammenfassenden Meldung werden Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen und Umsätze aus im EU-Ausland erbrachten Dienstleistungen ermittelt. Diese werden über ElsterOnline an das Finanzamt gemeldet.

Bis 31.12.2012 kann die Meldung alternativ noch an das Zentralamt für Steuern gesendet werden. Hierfür steht der XML-Export zur Verfügung.

Das Programm ermittelt die Werte anhand der Buchungen, deren Konten mit den Feldern 41, 42 und 21 der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sind. Es werden nur die Buchungen automatisch in das Formular eingefügt, die mit einem Kunden verknüpft sind. Bei dem Kunden muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Id hinterlegt sein.

Eingabe

  • Geben Sie das Geschäftsjahr ein und wählen Sie den Auswertungszeitraum aus.
  • Klicken Sie auf zuerst die Schaltfläche Innergemeinschaftliche Lieferungen ermitteln.
  • Klicken Sie anschließend auf CSV-Datei exportieren.
  • Speichern Sie die Datei.
  • Klicken Sie auf den Link Meldung abgeben über ElsterOnline (CSV).
  • Melden Sie sich bei ElsterOnline an und folgen Sie dort den Anweisungen, um die ZM anzulegen und die Datei hoch zu laden.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung


Inhalt 

Verwaltung

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.

Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.


Inhalt 

Firma

Sie können mit dem Programm bis zu vier Unterfirmen verwalten*.

Unterfirmen haben zwingend die gleiche Steuernummer wie die Hauptfirma. Bei der Erstellung von Umsatzsteuer-Auswertungen für die Hauptfirma werden die Unterfirmen automatisch mit aufgenommen. Unterfirmen nutzen Sie, wenn Sie unter einer Steuernummer mehrere Gewerbe angemeldet haben.

Alle Firmen teilen sich die Nummernkreise für bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern, Kunden- und Lieferantennummern, Adressnummer, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern.

Falls Sie Collmex für mehrere Firmen nutzen möchten, die nichts miteinander zu tun haben, bestellen Sie Collmex für jede Firma einzeln.

Mit Ausnahme der Nummernkreise sind die Firmen völlig unabhängig voneinander. Es ist deshalb z.B. nicht möglich, dass alle Firmen auf einen gemeinsamen Warenbestand (Lager) oder ein gemeinsames Bankkonto zugreifen.

Siehe auch Unterfirma anlegen*, Firma bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Unterfirma anlegen

Über diese Funktion legen Sie eine Unterfirma an.

Um eine neue Firma anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Unterfirma anlegen. Eine Firma kann nicht mehr gelöscht werden.

ACHTUNG: Lesen Sie unbedingt die Hinweise zur Mandantenfähigkeit von Collmex.


Inhalt 

Firmen anzeigen

Alle Firmen, die Sie mit dem Programm verwalten, werden als Liste angezeigt. Wenn Sie die Firma vollständig anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Firma, Unterfirma anlegen, Firma bearbeiten


Inhalt 

Firma bearbeiten

Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.

FeldBedeutung
Kontenrahmen*Mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten, hängt davon ab, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt. Bevor Sie die ersten Buchungen machen, sollten Sie dies abklären. SKR03 und SKR04 enthalten praktisch dieselben Konten, jedoch sind die Konten anders nummeriert. Die Standardeinstellung ist SKR03, da dies der am häufigsten verwendete Kontenrahmen ist.

Haben Sie einmal Buchungen durchgeführt, kann der Kontenrahmen nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie löschen alle Belege (Verwaltung → Daten → Löschen).

Sollen beim Wechsel des Kontenrahmens die Belege erhalten werden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Fordern Sie einen neuen Account an und teilen Sie uns die Nummer des Accounts mit.
  2. Wir übertragen die Daten. Das ist ein kostenpflichtiger Service, für den wir 20 € zzgl. Ust. berechnen.
  3. Anschließend löschen Sie in dem neuen Account unter Verwaltung → Daten → Löschen alle Belege.
  4. Stellen Sie in dem neuen Account unter Verwaltung → Firma den Kontenrahmen ein.
  5. Nehmen Sie die Eröffnungsbuchungen vor.
  6. Kündigen Sie den alten Account. Sie können auf diese Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren weiter lesend zugreifen.
.
AdresseDie Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet. Das Feld 'Bemerkung' steht zur freien Verfügung und wird im Programm sonst nicht weiter verwendet.
BankverbindungDie Bankverbindung wird für die Rechnung verwendet und ist erforderlich für die Nutzung des Online-Banking* bzw. für den Import der Kontoauszüge*.
Um mehr als ein Bankkonto anzulegen, klicken Sie auf weitere Bankverbindungen. Wenn Sie das integrierte Online-Banking* nutzen möchten, müssen Sie zunächst die HBCI-Konfiguration vornehmen. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link.
SteuerDie Steuernummer ist sowohl zur Erstellung der Rechnung* als auch für die Online-Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung* erforderlich. Geben Sie die Steuernummer ein, wie sie auf dem Steuerbescheid angegeben ist.

Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt.

Einstellungen*VK-Preise sind inkl. USt: Wenn Sie Ihren Kunden Bruttopreise berechnen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Die Produktpreise sind dann immer mit Umsatzsteuer.

Netto- und Bruttopreise innerhalb einer Firma: Wenn Sie sowohl Netto- als auch Bruttopreise berechnen möchten, verwenden Sie die Versionen Collmex rechnung plus, Collmex plus oder Collmex pro. Dort erfolgt die Steuerung über die Preisgruppen.

Umsatzsteuervoranmeldung*Finanzamtsnummer:* vierstellige Nummer. Die letzten beiden Ziffern der Finanzamtsnummer entsprechen in der Regel den ersten beiden Ziffern der Steuernummer. s. Aufbau der Steuernummer.

Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma: Sie haben die Möglichkeit die Umsätze für zwei oder mehr Firmen zu einer Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammenzufassen. Wählen Sie die Firma aus, mit über die die Voranmeldung erfolgen soll.

Beispiel: Von Firma 1, 2,3 und 4 sollen die Umsätze in der Voranmeldung von Firma 1 zusammengefasst werden:

  • Firma 1: Feld bleibt leer.
  • bei Firma 2, 3 und 4 wird die Firma 1 ausgewählt.

Zertifikat: Elster-Software-Zertifikat zum Versenden der Voranmeldung an das Finanzamt. Sie erhalten das Zertifikat von der Finanzverwaltung bei der Registrierung für ElsterOnline.

LastschriftenDie Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie elektronisch bei der Bundesbank.

Siehe auch: Einführung Firma

Verwandte Begriffe: Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankkonto anlegen, Gläubiger-ID

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Firma als gelöscht kennzeichnen

Firmen können nicht komplett gelöscht, sondern nur als gelöscht gekennzeichnet werden. Eine als gelöscht gekennzeichnete Firma erscheint nicht mehr in der Auswahlliste der Firmen und ist damit quasi unsichtbar. Bei Bedarf können gelöschte Firmen jederzeit reaktiviert werden.

Um eine Firma als gelöscht zu markieren, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Ok, Löschkennzeichen setzten'.

Siehe auch: Einführung Firma


Inhalt 

Bankkonten

Falls Sie mehr als ein Bankkonto haben oder über ein Paypal-Konto verfügen, tragen Sie diese hier ein.

FeldBedeutung
IBANInternationale Kontonummer des Bankkontos.
BICInternationale Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
Konto NrNummer des Bankkontos - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
BLZDie Bankleitzahl - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
BankName der Bank - wird automatisch über die IBAN ermittelt.
Abweichender InhaberNur falls der Inhaber des Kontos von Ihrem Firmennamen abweicht.
Buchhaltungs KontoLegen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein.
Haupt Bank VerbindungLegen Sie hier eine Bankverbindung als Ihre Haupt-Bankverbindung fest. Sofern beim Drucken eine Bankverbindung gedruckt werden soll, wird diese Bankverbindung verwendet.
InaktivInaktive Bankkonten erscheinen nicht in der Auswahlliste. Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie ein Bankkonto aufgelöst haben oder nicht mehr verwenden.
Paypal-Konten* Die Paypal-Konten werden für den Shop und den eBay-Import verwendet.
E-MailDie Mailadresse, die Ihr Paypal-Konto identifiziert.
Buchhaltungs KontoLegen Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Konto in der Buchhaltung an und tragen Sie es hier ein.

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Hbci-Konfiguration

Bevor Sie das Online-Banking benutzen können, muss die HBCI-Verbindung konfiguriert und synchronisiert werden.

SchaltflächeBedeutung
SynchronisierenBei der Synchronisierung liefert die Bank technische Parameter zurück, die für eine korrekte Kommunikation erforderlich sind. Beispielsweise teilt die Bank Ihrem Programm mit, welche HBCI Version unterstützt wird und welches Sicherheitsverfahren Verwendung finden soll.

Von Zeit zu Zeit ändern die Banken die Konfiguration. Sollte es bei der HBCI-Kommunikation zu unerwarteten Fehlern kommen, synchronisieren Sie zuerst die HBCI-Verbindung neu.

FeldBedeutung
Komm-Adresse, Benutzerkennung, Kunden-IdWie diese Parameter zu füllen sind, erfahren Sie von Ihrer Bank oder im Forum der Homebanking-Hilfe. Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet.

Es wird nur HBCI mit PIN/TAN unterstützt. HBCI mit Chipkarte oder Diskette als Sicherheitsmedium ist nicht vorgesehen. Beachten Sie auch unsere FAQ zu dem Thema.

Die Begriffe Benutzerkennung und Kunden-Id sind im HBCI-Standard festgelegt. Je nach Bank sind die Felder anders zu belegen (z.B. mit der Kontonummer oder mit einer eigens von der Bank vergebenen Online-Benutzerkennung).

Base64 kodiertFür die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet.
SicherheitsverfahrenNach erfolgreicher Synchronisierung wählen Sie ein mögliches Sicherheitsverfahren aus. Die Bank liefert bei der Synchronisierung zurück, welche Sicherheitsverfahren unterstützt werden.

Es wird zwischen dem Einschritt- und verschiedenen Zweischrittverfahren unterschieden. Beim Einschrittverfahren übermitteln Sie zusammen mit der Zahlungsanweisung in einem Schritt sowohl Ihre PIN als auch eine beliebige TAN aus Ihrem TAN-Block.

Beim Zweischrittverfahren übermitteln Sie zuerst die Zahlungsanweisung zusammen mit der PIN. Die Bank fragt dann in einem zweiten Schritt nach einer konkreten TAN.

Typische Zweischrittverfahren sind z.B. das iTAN-Verfahren, bei dem die Bank nach einer TAN mit einer konkreten Nummer fragt. Ebenfalls verbreitet ist das mTAN-Verfahren, bei dem die TAN über eine SMS auf Ihr Mobiltelefon gesendet wird. Ein weiteres Verfahren ist das SmartTAN-Verfahren, bei dem die TAN über ein Zusatzgerät dynamisch erzeugt wird.

In Collmex werden alle existierenden Zweischrittverfahren unterstützt.

PINDabei handelt es sich um Ihre PIN, die Sie auch für das Online-Banking bei Ihrer Bank verwenden.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking


Inhalt 

Hbci-Konfiguration - Bezeichnung der TAN-Medien

Die Bezeichnung der TAN-Medien ist z.B. erforderlich bei smsTAN/pushTAN der Sparkasse oder mTAN/chipTAN der Postbank.

Im Online-Banking Ihrer Bank und in Collmex hinterlegen Sie für jedes Mobiltelefon oder jede Chipkarte eine Bezeichnung. Über diese Bezeichnung wird das Mobiltelefon oder die Chipkarte identifiziert.

Für die Postbank finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Einstellungen → Sicherheitsverfahren'. Wählen Sie das gewünschte Sicherheitsverfahren und geben Sie den hinterlegten 'Namen' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein.

Für die meisten Sparkassen finden Sie die Einstellungen im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → smsTAN verwalten → Telefonbezeichnung'. Geben Sie die hinterlegte 'Telefonbezeichnung' in Collmex als 'Bezeichnung TAN-Medium' ein. Für das pushTAN-Verfahren geben Sie die Bezeichnung der pushTAN-Verbindung ein, zu finden im Online-Banking unter 'Service → PIN/TAN-Verwaltung → pushTAN verwalten → pushTAN-Verbindung'.

Für das pushTAN-Verfahren bei der DKB-Bank geben Sie als Bezeichnung "pushTan" ein.

Bei der Ausführung einer Überweisung oder Lastschrift wählen Sie ein Mobiltelefon oder eine Chipkarte über die Bezeichnung aus. Diese Bezeichnung sendet Collmex zusammen mit den Daten für die Überweisung an die Bank. Damit weiß die Bank, an welches Mobiltelefon die SMS mit der TAN gesendet werden soll, oder welche Chipkarte für die Berechnung der TAN verwendet wird.

Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking


Inhalt 

Geschäftsjahr

Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.

Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird eine eventuelle Steuerbefreiung (z.B. für Kleinunternehmer) sowie die Besteuerungsart (Ist- oder Sollbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Steuerbefreiung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung).

Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*

Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.

Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen.

Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.

Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.

  • Wählen Sie die Firma* aus, für die ein neues Geschäftsjahr angelegt werden soll.
  • Klicken Sie nun auf Geschäftsjahr anlegen.*

In den Versionen Collmex rechnung free, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahr bearbeiten

Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
Umsatzsteuer-BefreiungFür z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Bei einer Umsatzsteuer-Befreiung werden aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuerkonten entfernt.*

In den Verkaufsdokumenten (z.B. Rechnung)* wird die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen. Bei Auswahl der Option Sonstiger Grund erscheint in den Verkaufsdokumenten der Hinweis Steuerbefreit. Wählen Sie Kleinunternehmer, wird der Hinweis Steuerfrei nach §19 UStG ausgegeben.

Legen Sie die Produkte trotzdem mit dem Steuersatz an, wie er ohne Steuerbefreiung berechnet werden würde.

Achtung! Bei Änderung der Umsatzsteuer-Befreiung werden bereits getätigte Buchungen nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen.

Art der Ust. Besteuerung*Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde.

Die Ist-Besteuerung wird über eine eigene Programm-Automatik abgebildet. Das Umsatzsteuer-Konto wird deshalb direkt mit Buchung der Kundenrechnung bebucht. Das Programm weist die Umsatzsteuer in dem Zeitraum in der Voranmeldung aus, in dem die Zahlung erfolgte. Das funktioniert auch bei Teilzahlungen. Verwenden Sie deshalb für die Buchung der Kundenrechnungen nicht das Konto Umsatzsteuer nicht fällig.

Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde.

In den Versionen Buchhaltung light und Buchhaltung free wird immer die Ist-Besteuerung angewendet.

Gesperrte/Abgeschlossene Monate Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten.

Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen

Verwandte Begriffe: Umsatzsteuerbefreiung, § 19, umsatzsteuerbefreit, Buchungsjahr, Buchungsmonat, Buchungsmonat entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Geschäftsjahre anzeigen

Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Ausländische Erlösarten

Ausländische Erlösarten sind erforderlich, wenn im EU-Ausland Umsatzsteuer abgeführt werden muss.

Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

  1. Legen Sie für jedes Land ein Erlöskonto an (Nummern SKR03/SKR04 z.B. 8001..8099/4001..4099).
  2. Füllen Sie im Konto folgende Felder aus:
    • USt VA Feld Nr: 45
    • USt Feld Nr: Für Lieferungen 206, sonstige Leistungen 205.
    • Automatik-Konto USt: Für Lieferungen 1767/3817, sonstige Leistungen 1768/3818 (SKR03/SKR04)
    • EÜR Feld Nr: 103
  3. Geben Sie unter 'Ausländische Erlösarten' das Länderkürzel und das Erlöskonto des jeweiligen Landes ein und klicken Sie auf 'Speichern'.

Sind die ausländischen Erlösarten eingerichtet, erfolgt die Steuerberechnung automatisch bei der Belegerfassung unter 'Belege buchen'.

Für den Datev-Export müssen die Erlöskonten beim Steuerberater als Automatik-Konten eingerichtet sein.

Zur Auswertung der Umsatzsteuerschuld beim jeweiligen Land verwenden Sie die Funktion 'Salden anzeigen' oder 'Posten anzeigen' für das jeweilige Erlöskonto.

Siehe auch: Konto anlegen


Inhalt 

Konto

Das Programm verfügt über die wichtigsten Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen.

Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen


Inhalt 

Konto anlegen

Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.

Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.

Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.

Wenn Sie ein Komplettpaket inkl. Rechnungen einsetzten, ist es insbesondere nicht erforderlich, eigene Erlöskonten für Auswertungszwecke anzulegen. Satt die Erlöse über die relativ starre Buchhaltung auszuwerten, nutzen Sie besser die flexibleren Auswertungsmöglichkeiten der Umsatzlisten*.

SchaltflächeBedeutung
Konto anlegenDas Konto wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Konto bearbeiten.

Beachten Sie unbedingt, dass dort alle Steuerungsfelder korrekt ausgefüllt werden müssen, da es andernfalls zu falschen Auswertungen für die Umsatzsteuer und den Jahresabschluss kommen kann.

FeldBedeutung
KontonummerDie Kontonummer darf maximal vier Stellen haben.
KontenrahmenWählen Sie den Kontenrahmen, in dem das Konto angelegt werden soll.

Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen

* Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Konto bearbeiten

Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, solange noch keine Buchungen für das Konto existieren.

Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldBedeutung
FeldauswahlDamit sind Felder gemeint, die bei der Buchung zusätzlich angezeigt werden, wenn auf das Konto gebucht werden soll (Beispiel: Sie haben ein Konto für Benzinkosten angelegt, auf das Sie nur die Kosten eines PKW buchen möchten. Da der PKW zum Anlagevermögen gehört, wählen Sie das Feld Anlage aus.)
Abweichender NameNur bei Standardkonten: Geben Sie hier bei Bedarf einen eigenen Namen für das Konto ein. Beim Datev-Export wird der abweichende Name als 'Kontoüberschrift' exportiert.
Datev-Automatik-KontoDiese Einstellung ist nur relevant, wenn Sie die Daten im Datev-Format an Ihren Steuerberater weitergeben möchten.

Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn es sich bei dem Konto um ein Automatikkonto der Datev handelt. Beim Datev-Export wird die Automatik-Funktion der Automatik-Konten so weit wie möglich berücksichtigt. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, kann es zu Fehlern beim Import in Datev kommen.

Bei welchen Konten das Kennzeichen erforderlich ist, entnehmen Sie den Kontenrahmen (SKR03, SKR04). Die Konten sind mit AV gekennzeichnet.

SteuersatzGeben Sie den Steuersatz in Prozent ein. Die Berechnung der Steuer erfolgt bei der Buchung dann automatisch. Der Steuersatz kann nur bei Vorsteuer und Umsatzsteuerkonten eingegeben werden oder wenn bei einem Erlös- oder Aufwandskonto ein 'Automatik-Konto USt' ohne Steuersatz angegeben ist (z.B. für ausländische Umsatzsteuersätze).
TätigkeitsbereichNur bei Collmex verein: Wählen Sie hier den Tätigkeitsbereich aus, dem das Konto zugeordnet werden soll. Jedes Konto, das kein Bestandskonto ist, muss einem der vier Tätigkeitsbereiche eines Vereins zugeordnet werden: Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Die Auswertungen (EÜR, BWA, GuV usw.) können Sie jeweils auf einen Tätigkeitsbereich einschränken. Es werden dann jeweils nur Konten berücksichtigt, welche dem gewählten Tätigkeitsbereich zugeordnet sind.

Über diese Zuordnung des Tätigkeitsbereichs zum Konto erfolgt die Trennung der vier möglichen Tätigkeitsbereiche

Kostenstelle PflichtNur wenn Kostenstellen existieren und bei Einnahmen- und Ausgaben-Konten: Wenn markiert muss beim Buchen eine Kostenstelle angegeben werden.
Gültig ab JahrAb welchem Geschäftsjahr die Angaben gelten. Wenn leer, gelten die Angaben für alle Geschäftsjahre.
NameGeben Sie einen Namen für das Konto ein.
USt VA Feld Nr:Falls das Konto die Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer des jeweiligen Umsatzsteuer-Formulars ein. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.

Zusammenfassende Meldung (ZM): Sollen Umsätze eines Kontos in der ZM ausgewiesen werden, muss das Konto mit einem der folgenden Felder der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft sein: 21, 41 oder 42.

ACHTUNG! Nur relevant für Konten aus den Bereichen Einnahmen, Vorsteuer und zum Teil Verbindlichkeiten (nur bei Anzahlungen mit Umsatzsteuer). Bei allen anderen Konten muss das Feld leer bleiben!

USt Feld Nr:Falls das Konto die Umsatzsteuererklärung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer der jeweiligen Umsatzsteuererklärung ein. Bei der Umsatzsteuererklärung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.
Automatik-Konto UStWenn Sie ein Konto für umsatzsteuerpflichtige Erlöse anlegen, geben Sie hier das Umsatzsteuer-Konto ein. Es wird dann immer automatisch eingeblendet, wenn Sie das Konto in die Buchungsmaske eingeben.
VSt umgek. SteuerschuldWerden auf das Konto Ausgaben mit umgekehrter Steuerschuld gebucht, geben Sie hier das dazugehörige Vorsteuerkonto ein. Verwenden Sie eines der Konten mit dem Titel Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG .
EÜR Feld Nr.Geben Sie hier die Nummer des Feldes im EÜR-Formulars an, dem das Konto zugeordnet ist. Bei der EÜR-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. Wird das Konto keinem Feld zugeordnet, geben Sie eine 0 ein.

Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn das Konto für die EÜR relevant ist.

Nicht relevant für Konten aus dem Bereich Bank/Kasse.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen


Inhalt 

Konto suchen

Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.

FeldBedeutung
KontonummerSucht nach einer bestimmten Kontonummer.
KontonameSucht im Feld Kontoname.
EinschränkungDie Suchergebnisse können Sie einschränken, in dem Sie sich:
  • nur bebuchte
  • nur wichtige oder
  • nur wichtige und bebuchte Konten anzeigen lassen.
KontengruppeSucht nur in der ausgewählten Kontengruppe (z.B. Ausgaben)
KontenrahmenWählen Sie den Kontenrahmen aus, in dem Sie nach Konten suchen möchten.
JahrGeschäftsjahr
USt VA Feld NrNummer des Feldes im Umsatzsteuer-Voranmeldung-Formular, dem das Konto zugeordnet ist.
EÜR Feld NrNummer des Feldes im Einnahme-Überschuss-Formular, dem das Konto zugeordnet ist.

Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten


Inhalt 

Kostenstellen*

Kostenstellen sind die Stellen im Unternehmen, an denen Kosten und Erlöse entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Einnahmen und Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen.

Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktionen Posten anzeigen, Salden anzeigen, Gewinn und Verlust, BWA sowie Summen und Salden im Menü Buchhaltung.

Siehe auch: Kostenstelle anlegen, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kostenstelle anlegen*

Geben Sie eine Nummer oder eine andere Zeichenfolge ein, wählen Sie Firma aus und klicken Sie dann auf Kostenstelle anlegen.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kostenstellen suchen*

Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.

FeldBedeutung
Kostenstelle Nr.Nummer der Kostenstelle. Sucht nach einer bestimmten Kostenstelle.
FirmaWählen Sie die Firma aus.
NameName der Kostenstelle. Sucht im Feld Name nach der eingegebenen Zeichenfolge.
GelöschteIst das Feld aktiviert, werden auch die Kostenstellen angezeigt, mit dem Löschkennzeichen markiert sind.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstelle anlegen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kostenstelle bearbeiten*

Geben Sie einen Namen für die Kostenstelle ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Eine Kostenstelle kann nur dann vollständig gelöscht werden, wenn es noch keine Buchungen zu der Kostenstelle gibt. Sie klicken dazu auf die Schaltfläche Löschen.

Sind bereits Buchungen vorhanden, wird statt der Schaltfläche das Feld Gelöscht angezeigt. Sie können dann die Kostenstelle nur noch als gelöscht markieren, indem Sie das Feld aktivieren und dann auf Speichern klicken.
Die Kostenstelle wird dann nicht mehr angezeigt, es bleibt aber in den Buchungen die Verknüpfung mit der Kostenstelle erhalten.

Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle anlegen, Kostenstellen suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Druckausgabe

Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.

In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.

Siehe auch: Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau

Verwandte Begriffe: Druck, Layout, Druck-Layout, Druckformular, Formatierung


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen

Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.

FeldBedeutung
Schriftgröße allgemeinSchriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften
Schriftgröße AbsenderSchriftgröße des Absenders über dem Brieffenster
SchriftDerzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich.
Absender drucken
  • Nicht drucken: Absender wird nicht gedruckt.
  • In einer Spalte: Absender wird in einer Spalte gedruckt.
  • In zwei Spalten: Absender wird in zwei Spalten gedruckt.
Absender in Brief-Fenster druckenAbsender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt.
Steuernummer druckenSteuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt.
Anrede druckenIn die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist.
Leerzeile zw. Strasse+OrtFügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein.
Abweichende Lieferadresse/AuftraggeberHier legen Sie fest, an welche Stelle die abweichende Lieferadresse bzw. ein abweichender Auftraggeber gedruckt werden soll.
  • Unter Referenzblock: Fügt die Adresse zwischen Referenzblock und Dokument-Körper ein.
  • Körper-Anhang: Die Adresse wird unter dem Dokument-Körper eingefügt.
Wenn sowohl die Lieferadresse als auch der Auftraggeber vom Empfänger des Dokuments abweichen, werden aus Platzgründen sowohl der abweichender Auftraggeber als auch die abweichende Lieferadresse immer am Anfang des Körpers ausgegeben.
Falzmarken druckenFalzmarken werden an den linken Rand gedruckt.
Empf.Fax Nr druckenEmpfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt.
Abgrenzungslinien nicht druckenDie einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen.
Abstände vom RandSiehe Bilder unterhalb der Eingabemaske

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund

Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.

Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.

Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.

FeldBedeutung
Hintergrund-PdfDas Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
VerwendungSteuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll.
Hintergrund-Pdf ab Seite zweiBei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt.
Nicht verwendenWenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet.
Hintergrund-Logo 1 und 2Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments (Kopfzeile) und das zweite unten (Fußzeile).
Abstand linker RandAbstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes
Abstand oberer RandAbstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes
BreiteDefinieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu.
VerwendungSteuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll.
Hintergrund-VerwendungAktivieren Sie dieses Feld, wenn das Hintergrund-Pdf und die Logos beim Ausdrucken der Dokumente nicht verwendet werden sollen. Diese Einstellung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie bereits bedrucktes Briefpapier im lokalen Drucker eingelegt haben.

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Dokument-Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.

FeldBedeutung
Bankverbindung druckenFügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist.
Tätigkeitsnachweis anhängen*Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt.
Bearbeiter drucken*Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor.
Gesamtgewicht drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird das Gesamtgewicht der Lieferung im Referenzblock ausgegeben. Das Gesamtgewicht wird nur gedruckt, wenn es größer Null ist.
Empfänger-Telefonnummer drucken*Nur in der Pro-Version: Wenn markiert wird die Telefonnummer des Empfängers der Lieferung im Referenzblock ausgegeben.
Tätigkeiten nach Satz gruppieren*Nur im Tätigkeitsnachweis: Wenn markiert, werden die Tätigkeiten nach Projekt-Sätzen gruppiert ausgegeben. Nach jedem Projektsatz wird eine Summenzeile gedruckt.
Versandart drucken*Nur in der Pro-Version:Wenn markiert wird die Versandart im Referenzblock ausgegeben.
Spalten-ZwischenraumAbstand zwischen den Spalten
Chargen drucken*Nur für Rechnung und Lieferung: Falls beim Warenausgang zur Lieferung eine Charge angegeben wurde, kann entweder die Charge oder die Bezeichnung der Charge gedruckt werden. Die Ausgabe erfolgt am Ende der Positions-Bezeichnung. Bei Rechnungen wird die Charge ermittelt über die zur Rechnungsposition gehörende Kundenauftragsposition und davon weiter über die verknüpften Lieferpositionen zum Warenausgang.
SpalteBestimmt, an welcher Stelle jede Spalte erscheint.
InhaltAchtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten für die einzelnen Dokumenten verwendet werden können, zeigt die Tabelle:
AngebotRechnungLieferungLieferanten-
auftrag
Auftrags-
bestätigung
Mahnung
Positions Nrxxxxx-
Mengexxxxx-
Produktxxxxx-
Bezeichnungxxxxx-
Einzelpreisxx-xx-
Steuersatzxx--x-
Rabattxx--x-
Preisxx-xx-
Liefertermin---xx-
Prod.Nr des Lieferanten---x--
Gewicht--x---
Rechnungs Nr-----x
Rechnungsdatum-----x
Fälligkeit-----x
Betrag-----x

Die Spalte Steuersatz wird nur verwendet, wenn das Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält.

BreiteSpaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument.
ÜberschriftSpaltenüberschrift in Deutsch
EnglischSpaltenüberschrift in Englisch

Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau


Inhalt 

Einstellungen Druck: Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.

Siehe auch:Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen

Inhalt 

Einstellungen Mail: Mail-Texte

Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Dokumenttyp und jede Firma einzeln.

Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus.
DokumentWählen Sie das Dokument.
Blindkopie senden anDamit Sie Ihren Mailversand besser verwalten können, wird pro versendetes Dokument jeweils eine Blindkopie versendet. Geben Sie die Mailadresse ein, an die die Blindkopie versendet werden soll. Sie können auch mehrere Mailadressen jeweils durch ein Komma getrennt eingeben.
Absender-AdresseGeben Sie die Mailadresse ein, die als Absender beim Versenden von Mails für die jeweilige Dokumentart verwendet werden soll. Beim Einzelversand von Mails können Sie als Absenderadresse zusätzlich noch die Mailadresse der Firma und die des Benutzers auswählen.
SpracheWählen Sie die Sprache aus, für die der Text erfasst werden soll.
SignaturWählen Sie aus, ob der Text für signierte oder unsignierte Dokumente erfasst werden soll.
BetreffBetreffzeile der Mail
TextGeben Sie den Mail-Text ein.

Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.

AnhangNeben dem eigentlichen Dokument können Sie den Mails weitere Dokumente beifügen. Diese Standard-Anlagen werden beim Senden der Mails automatisch dem Anhang hinzu gefügt (z.B. für AGB oder Widerrufsbelehrung).

Geben Sie dazu den Dateinamen ein oder klicken Sie auf Durchsuchen. Anschließend wählen Sie die Datei aus und klicken auf Zum Anhang hinzufügen.

Siehe auch: Mail-Konten


Inhalt 

Einstellungen Mail: Mail-Konten

Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.

FeldBedeutung
FirmaWählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten.
Postausgangs-ServerTragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein.
Benutzer und KennwortDer Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider.
TLS-VerschlüsselungAktivieren Sie diese Option, sofern Ihr Server eine verschlüsselte Kommunikation über STARTTLS unterstützt. Andernfalls erfolgt die Datenübertragung unverschlüsselt und das Abhören von Benutzer und Kennwort ist theoretisch möglich.
Abweichender PortDer SMTP-Standard-Port ist 25. Wenn Sie einen anderen Port verwenden, tragen Sie die Nummer des Ports hier ein.
Absender-Adresse für MailingsTragen Sie hier die E-Mailadresse ein, die als Absender für Mailings verwendet werden soll. Ohne diese Angabe, wird als Absender für Mailings die E-Mailadresse der Firma verwendet.
Mail-KontenFür jede im Programm verwendete Absender-E-Mailadresse hinterlegen Sie hier optional zusätzliche Informationen.
E-MailadresseDie Absender-E-Mailadresse
NameDer 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger statt der E-Mailadresse angezeigt.
AntwortadresseGeben Sie hier die E-Mailadresse an, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll.

Siehe auch: Mail-Texte


Inhalt 

Einstellungen Brief, Fax und Signatur

Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Außerdem können Sie Rechnungen per Mail oder Fax mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ebenfalls über Pixelletter versenden.

Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.

Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei Pixelletter an.
  2. Laden Sie Ihr Konto bei Pixelletter auf.
  3. Hinterlegen Sie hier Ihre Anmeldedaten in Collmex.
  4. Wählen Sie unter Kunde → Reiter "Empfänger" das entsprechende Ausgabemedium (signierte EMail, Brief, Fax).

Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

FeldBedeutung
EmailBei Pixelletter hinterlegte Mailadresse
KennwortBei Pixelletter hinterlegtes Kennwort
Farbdruck bei BriefenBriefe werden von Pixelletter farbig gedruckt
Prüfprotokoll im Anhang bei signierter MailIst dies aktiviert, schickt Pixelletter im Anhang neben der Rechnung auch noch das Prüfprotokoll mit.
Einseitiger Druck bei BriefenDie Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt.

Siehe auch: Mailtexte

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Einführung Benutzer

Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.

Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.

Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen gesperrt.

Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.

Sorgen Sie dafür, dass die Mailadressen der Benutzer immer aktuell sind. Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben oder der Benutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, kann er ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Benutzer wieder freigeschaltet und das neue Kennwort wird an die Mailadresse des Benutzers gesendet.

Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.

Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.

Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen, Service-Benutzer entsperren

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzer bearbeiten

Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.

Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.

FeldFunktionen
Name und VornameName des Benutzers
E-MailMailadresse des Benutzers.
RolleDie Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers.
Telefon-Anbindung*Hinter jedem Eingabefeld mit einer Telefonnummer wird ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei Klick auf das Telefonsymbol wird das Gespräch aufgebaut.

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung (XXXX ist immer die Telefonnummer):

  • tel:Collmex generiert einen Link in der Form tel:XXXX, wenn XXXX eine Nummer ist. Damit der Anruf aufgebaut wird, muss unter Umständen ein Browser-Plugin installiert werden, welches bei Klick auf die Links mit dem Aufbau der Telefonverbindung reagiert.
  • skype: Die Verbindung wird über Skype aufgebaut. Dazu erzeugt das Programm einen Link in der Form skype:XXXX?call. Wenn Skype auf dem Rechner des Benutzers installiert ist, baut Skype eine Verbindung auf zu der Nummer XXXX bzw. dem Skype-Teilnehmer XXXX.
  • callto: Veraltet.
GesperrtIst das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen.
Mitarbeiter Nr.*Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter* und Vertrieb*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter.
Firma*Wählen Sie die Firma aus, wenn der Benutzer die Rolle Mitarbeiter oder Vertrieb hat.
Darf nur selbst vermittelte Kunden und Dokumente bearbeiten*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Verkäufer nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, für die seine Mitarbeiter-Nummer als Vermittler eingetragen ist. Angebote und Kundenaufträge dürfen nur für Kunden angelegt werden, für die der Verkäufer als Vermittler angegeben ist oder falls der Verkäufer im Vorgänger-Dokument als Vermittler eingetragen ist. Der Benutzer darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen.
Nur für API*Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.

Benutzer, bei denen dieses Kennzeichen aktiviert ist, werden nicht berechnet.

Zugangsbeschränkung*Ist das Kennzeichen gesetzt, wird bei der Anmeldung des Benutzers geprüft, ob die IP-Adresse des lokalen Computers in der Liste der erlaubten IP-Adressen enthalten ist. Falls das nicht der Fall ist, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Das Kennzeichen kann nicht für den Hauptbenutzer und nicht für den Service-Benutzer gesetzt werden.
Keine Export-Berechtigung*Ist das Kennzeichen gesetzt, darf der Benutzer keinen Datenexport durchführen.
Rohertrag/Marge unsichtbar*Nur bei Benutzern mit der Rolle 'Vertrieb'. Ist das Kennzeichen gesetzt, sieht der Benutzer keinen Rohertrag und keine Marge.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzerrollen

Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.

RolleFunktionen
AdministratorAlle Funktionen nutzbar.
Buchhaltung*Alle Funktionen der Buchhaltung.
Warenwirtschaft*Alle Funktionen der Warenwirtschaft.
Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf.
Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft*Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf.
Vertrieb*Darf nur Adressen, Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen.
Mitarbeiterportal*Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen.
Webdesigner*Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten.
Vereinsmitarbeiter*Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, das Kassenbuch buchen, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung.
Steuerprüfer*Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten.
Anzeiger*Darf alles ansehen.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Benutzer anlegen

Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.

Das Anlegen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.

FeldFunktionen
BenutzerGeben Sie für den Benutzer entweder einen Namen oder eine Nummer mit mindestens fünf Stellen ein.
RolleWählen Sie eine Rolle aus.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Kennwort ändern

Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.

Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten


Inhalt 

Zugangsbeschränkung über IP-Adressen*

Über diese Funktion können Sie den Zugriff auf Collmex auf bestimmten IP-Adressen einschränken. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie an Ihren Standorten über feste IP-Adressen verfügen und ein Zugriff von anderen IP-Adressen aus nicht gewünscht ist. Eine feste IP-Adresse ist z.B. von der Telekom für das Produkt 'DSL Business Anschluss' optional verfügbar.

Hinweis: Damit der Zugriff auf die hier eingegebenen IP-Adressen beschränkt ist, muss im jeweiligen Benutzer zusätzlich das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' gesetzt sein. Die Prüfung auf eine erlaubte IP-Adresse erfolgt bei der Benutzer-Anmeldung.

FeldFunktionen
Erlaubte IP-AdresseGeben Sie hier Ihre festen IP-Adressen ein, für die ein Zugriff möglich sein soll. Von anderen IP-Adressen aus kann sich ein Benutzer dann nicht mehr anmelden, vorausgesetzt im Benutzer ist das Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' aktiviert. Benutzer ohne gesetztes Kennzeichen 'Zugangsbeschränkung' können sich von beliebigen IP-Adressen aus an Collmex anmelden.
BezeichnungEine optionale Bezeichnung.

Siehe auch: Einführung Benutzer

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Service-Benutzer entsperren

Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.

Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.

Siehe auch: Einführung Benutzer


Inhalt 

Benutzer suchen

  • Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf suchen.
  • Möchten Sie Änderungen vornehmen, dann klicken Sie auf anzeigen.

Inhalt 

Einstellungen Mahnung

Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung variabler Felder möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.

FeldBedeutung
FristZahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso).
GebührMahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden.
MahntextGeben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt)
Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung.

Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen


Inhalt 

Variable Textbausteine

Variable Textbausteine verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Textbausteine zur Verfügung:

FeldnameWird ersetzt durch ... Verwendet bei ...
<<GutenTag>> Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname'
Englisch: 'Dear Anrede Nachname'
Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Anrede>> Deutsch: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.

Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist.

Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Vorname>>VornamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Nachname>>NachnamenAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Firma>>Name der FirmaAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<FirmaOderName>>Name der Firma oder falls das Feld Firma leer ist, der Name bestehend aus Titel, Vorname und NachnameAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Strasse>>StrasseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<PLZ>>PLZAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Ort>>OrtAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bemerkung>>Bemerkung der AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<AdressNr>>Je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder AdressnummerAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<IBAN>>Je nach Kontext die IBAN des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<BIC>>Je nach Kontext die BIC des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Bankname>>Je nach Kontext der Name der Bank des Kunden-, Lieferanten- oder AdresseAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer>>Der Name des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Mail>>Mailadresse des aktuell angemeldeten BenutzersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon>>Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Telefon2>>Zweite Telefonnummer des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Benutzer-Bemerkung>>Bemerkung des im aktuell angemeldeten Benutzer hinterlegten MitarbeitersAngebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing
<<Zahlungsbedingung>>ZahlungsbedingungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung
<<Gesamtbetrag>>EndbetragAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant.
<<Waehrung>>WährungAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Bearbeiter>>Name des BearbeitersAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<Vermittler>>Der Name des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Mail>>Mailadresse des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<Vermittler-Telefon>>Telefonnummer des VermittlersAngebot, Kundenauftrag, Rechnung
<<AngebotNr>>*Nummer des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsdatum>>*Datum des AngebotesAngebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung
<<Angebotsfrist>>*Frist des AngebotesAngebot
<<RechnungsNr>>Nummer der RechnungRechnung
<<Rechnungsdatum>>RechnungsdatumRechnung
<<rechnungsmail.de>>Angaben laut rechnungsmail.deMailtext für Rechnung
<<ProjektNr>>*Nummer des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektBezeichnung>>*Bezeichnung des ProjektsProjekt-Rechnung
<<ProjektVon>>*Beginn des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<ProjektBis>>*Ende des RechnungszeitraumsProjekt-Rechnung
<<LieferantenauftragNr>>*Nummer des LieferantenauftragsLieferantenauftrag
<<KundeNrBeiLieferant>>*Kundennummer beim LieferantLieferantenauftrag, Gutschrift an Lieferant
<<KundenauftragNr>>*Nummer des KundenauftragsKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<GutschriftNr>>*Nummer der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Gutschriftsdatum>>*Datum der Gutschrift an LieferantGutschrift an Lieferant
<<Auftragsdatum>>*AuftragsdatumKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferantenauftrag
<<Anzahlungsbetrag>>*AnzahlungsbetragBei Vorkasse-Kundenaufträgen
<<MahnungNr>>*Nummer der MahnungMahnung
<<Mahnstufe>>*Stufe der MahnungMahnung
<<Mahndatum>>*Datum der MahnungMahnung
<<FristDatum>>*Ablaufdatum der MahnfristMahnung
<<FristTage>>*Mahnfrist in TagenMahnung
<<eBayVerkauf>>*eBay-ArtikelnummerKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<eBayMitgliedsname>>*eBay-Mitgliedsname des KäufersKundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung
<<AuftragsnummerBeimKunden>>*Auftragsnummer beim Kunden Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung
<<LieferungNr>>*Nummer der LieferungLieferung
<<GewichtInKg>>*Gewicht der LieferungLieferung
<<Sendungsnummer>>*Sendungsnummer der LieferungLieferung, Versandbenachrichtigung, Rechnung
<<VersandartInfo>>*Die Versandart-Info aus der VersandartLieferung, Versandbenachrichtigung
<<Lieferadresse>>*Mehrzeilige LieferadresseLieferung, Versandbenachrichtigung
<<Telefon>>TelefonnummerAlle Druckdokumente

*Nicht in allen Versionen

Verwandte Begriffe: Textbaustein


Inhalt 

Schnittstellen und Datenaustausch

In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.

Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).

Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.

Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.

Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchnungen können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).

Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).

Ausführliche Informationen zum Datenschutz haben wir auf der folgenden Seite zusammengestellt.

Siehe auch: Daten importieren, Daten exportieren, Buchnungen exportieren, Datev-Export, Collmex API*

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Daten importieren

Inhalt

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Collmex API

Inhalt 

Daten importieren: Einführung

Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.

Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.

Anpassung der zu importierenden Dateien

Exportieren Sie diese Daten aus Ihrem alten Programm als CSV-Datei. Die Daten müssen dann umgeformt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Kopieren Sie die Beispieldatei für das zu importierende Objekt (z.B. Produkte).
  2. Löschen Sie die Beispieldaten.
  3. Kopieren Sie Ihre Daten dann spaltenweise in die Datei. Beachten Sie dabei, dass die Satzbeschreibung mit Ihren Daten übereinstimmt (z.B Die Mengeneinheiten bei den Produkten müssen den ISO-Codes entsprechen). Korrigieren Sie bei Bedarf die Daten und speichern Sie die Änderungen.
  4. Importieren Sie die Datei: Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Klicken Sie dann auf Importieren. Beim Import werden alle Sätze auf einmal verarbeitet. Kommt es bei einem Satz zu einem Fehler, wird gar nichts gespeichert.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gern einen Dienstleister, der den Import für Sie übernimmt.

Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Daten importieren: CSV-Format

Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:

  1. Trennzeichen ist das Semikolon (;).
  2. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen.
  3. Die Felder dürfen mit doppelten Anführungszeigen (") eingeschlossen sein.
  4. Kommt in einem Feld ein ; oder ein " oder ein Zeilenvorschub vor, muss das Feld zwingend mit " eingeschlossen sein.
  5. Ein in den Daten vorkommendes ", muss als "" maskiert werden.

Der Verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen (z.B. Mac), müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.

Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV


Inhalt 

Daten importieren: Datentypen für Felder

In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:

KürzelBemerkungNicht ändernBeispiel
CAlphanumerisch(NULL)Kunde Müller
INumerisch, ganze Zahlen oder Aufzählungen*(NULL) oder leer5
NNumerisch mit max. drei Nachkommastellen(NULL) oder leer5,25
DDatum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ(NULL)20090121 oder 21.01.2009
MGeldbetrag mit zwei Nachkommastellen(NULL) oder leer2056,34
TUhrzeit im Format HHMMSS(NULL)1234

Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.

*Aufzählungen: Beim Export von als Zahl codierten Aufzählungen wird hinter der Zahl in vielen Fällen die Bezeichnung der Aufzählung als Text ausgegeben. Beispiel: "5 Produktgruppe Hosen". Dies erleichtert die Interpretation der Zahl bei der interaktiven Nutzung z.B. in Excel. Beim Import von ganzen Zahlen wird Text hinter der Zahl generell ignoriert.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Daten importieren: Nummernvergabe

Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.

Externe Nummernvergabe

Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.

Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;10000;10;...
CMXINV;10000;20;...
CMXINV;10001;10;...
CMXINV;10001;20;...

Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.

Interne Nummernvergabe

Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:

Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;...
CMXKND; ;1;Frau;...

Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:

Satzart;Nr  ;Pos;...
CMXINV;-10000;10;...
CMXINV;-10000;20;...
CMXINV;-10001;10;...
CMXINV;-10001;20;...

Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert NEW_OBJECT_ID
2Neue NummerI8Die neu vergebene Nummer für das Objekt
3Temporäre NummerI8Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null)
4ZeileI8Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht.

Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:

Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile
NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1
NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3

Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Kunde

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXKND
2KundennummerI8Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19KontonummerC20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26ZahlungsbedingungI8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27RabattgruppeI8interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
28Lieferbedingung C3International genormte INCOTERMS
29Lieferbedingung ZusatzC40Ort der Lieferbedingung
30AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
31KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
32AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert.
33eBay-MitgliedsnameC80Der eBay-Mitgliedsname des Kunden
34PreisgruppeI8interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird.
35Währung (ISO-Codes)C3
36VermittlerI8Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung.
37KostenstelleC10
38Wiedervorlage amD6
39LiefersperreI81 = Liefersperre
40Bau/Reinigungs-DienstleisterI81 = Bau/Reinigungs-Dienstleister
41Lief-Nr. bei KundeC20Die eigene Lieferantennummer beim Kunden
42AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch
43CCC255Kopie der E-Mails an diese Adresse senden
44Telefon2 C20
45Lastschrift-MandatsreferenzC35Eindeutige Identifikation des Lastschrift-Mandats
46Datum Unterschrift D8Datum der Unterschrift des Lastschrift-Mandats
47MahnsperreI81 = Mahnsperre
48Keine MailingsI81 = keine Mailings
49PrivatpersonI81 = Privatperson
50URLC80
51Teil-Lieferungen erlaubtI80 = Teil-Lieferungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Lieferungen erlaubt.
52Teil-Rechnungen erlaubtI80 = Teil-Rechnungen nicht erlaubt, 1 = Teil-Rechnungen erlaubt.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferant

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXLIF
2LieferantennummerI8Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
4AnredeC10
5TitelC10
6VornameC40
7Name C40
8Firma C80
9Abteilung C40
10Straße C40
11PLZ C10
12Ort C20
13BemerkungC1024
14InaktivI80 = aktiv, 1 = inaktiv, 2 = löschen, 3 = löschen, sofern nicht verwendet, andernfalls unverändert lassen.
15LandC2ISO Codes
16Telefon C40
17Telefax C40
18E-Mail C50
19Konto Nr.C20
20Blz C20
21Iban C40
22Bic C20
23Bankname C40
24Steuernummer C20
25USt.IdNrC20
26Zahlungsbedingung I8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
27Lieferbedingung C3ISO codes
28Lieferbedingung ZusatzC40
29AusgabemediumI8Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief. Standard ist E-Mail.
30KontoinhaberC40nur erforderlich falls abweichend
31AdressgruppeI8interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Lieferant mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Lieferant aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Lieferanten zu den Gruppen unverändert.
32Kundennummer beim LieferantenC20
33Währung (ISO-Codes)C3
34Telefon2 C20
35AusgabespracheI80 = Deutsch , 1 = Englisch

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Erlöse

Der Erlösimport wird verwendet, um externe Kundenrechnungen oder externe Kasseneinnahmen in der Buchhaltung zu verbuchen und die Bestände anzupassen (Barverkauf, Retourengutschrift).

Die Rechnungsnummer identifiziert den Erlös eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. Wenn ein Erlös ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich die Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und der Erlös wird neu gebucht. Falls sich der Erlös nicht geändert hat, passiert nichts.

Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, halber und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammengefasst. Über diesen Mechanismus kann eine Rechnung auch auf mehrere Erlöskonten verteilt gebucht werden.

Vorkasse: Bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung Vorkasse (Code 9) und Paypal (Code 14) sucht das Programm beim Import automatisch nach einer offenen Anzahlung für diesen Kunden mit identischem Betrag. Wird eine passende Anzahlung gefunden, wird mit dem Buchen der Rechnung die Anzahlung gleichzeitig aufgelöst. Sollte die Zuordnung beim Import nicht automatisch erfolgen können, weil z.B. der Betrag abweicht, muss die Anzahlung nach dem Import manuell aufgelöst werden. Mehr zum Thema Anzahlungen und Vorkasse im Buchhaltungskurs.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXUMS
2KundennummerI8Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 15 das Gegenkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen).
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4RechnungsdatumD8
5RechnungsnummerC20Identifiziert den Erlös eindeutig. Kann auch eine Erlös-Id bei einer Kassenschnittstelle sein.

Die Rechnungsnummer muss vom externen System eindeutig vergeben werden. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt.

6Nettobetrag voller UmsatzsteuersatzM18
7Steuer zum vollen UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 6 berechnet, falls nicht angegeben
8Nettobetrag halber UmsatzsteuersatzM18
9Steuer zum halben UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 8 berechnet, falls nicht angegeben
10Umsätze innergemeinschaftliche LieferungM18
11Umsätze ExportM18
12Steuerfreie Erlöse: Konto Nr.I8Optional. Alternativ kann die Erlösart in Feld 25 gesetzt werden. In diesem Fall wird das Konto automatisch ermittelt.
13Steuerfreie Erlöse: BetragM18Wenn belegt muss zusätzlich entweder die Erlösart in Feld 25 oder die Kontonummer in Feld 12 gesetzt sein.
14Währung (ISO-Codes)C3Optional. Falls die Währung von der Firmenwährung abweicht, werden die Beträge automatisch in die Firmenwährung umgerechnet.
15GegenkontoI8Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1400 (SKR03) bzw. 1200 (SKR04) (Forderungen) bebucht. In diesem Fall muss die Kundennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Kundennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Kunden an oder importieren Sie die Kundendaten.
16RechnungsartI80 = Normale Rechnung
1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht.
2 = Abschlagsrechnung: Der Import einer Abschlagsrechnung erzeugt im Programm keine Buchung. Die Abschlagsrechnung wird in der Buchungsvorlage Anzahlung von Kunde im Feld Zuordnung angezeigt, wenn der entsprechende Kunde ausgewählt wurde.
17BuchungstextC255Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt
18ZahlungsbedingungI8Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen": Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt.
19Kontonummer voller UmsatzsteuersatzI8Optional. 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04) falls nicht angegeben.
20Kontonummer halber UmsatzsteuersatzI8Optional. 8300 (SKR03) bzw. 4300 (SKR04) falls nicht angegeben.
21ReserviertI8Bitte leer lassen.
22ReserviertI8Bitte leer lassen.
23StornoI1leer = kein Storno, 1 = Storno
24SchlussrechnungC20Nur bei Abschlagsrechnungen: Die zugehörige Schlussrechnung
25ErlösartI2Für die steuerfreien Erlöse aus Feld 13 wird über die Erlösart das Erlöskonto automatisch bestimmt.
10 = Export (8120/4120)
11 = innergemeinschaftliche Lieferung (8125/4125)
12 = Nicht steuerbare Erlöse EU (8336/4336)
13 = Generell steuerbefreit (z.B. Kleinunternehmer, Konto je nach Einstellungen im Geschäftsjahr)
14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig (8337/4337)
15 = Nicht steuerbare Erlöse Drittland (8338/4338)
26SystemnameC20Optional. Name des externen Systems. Über das API können die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden.
27Verrechnen mit RechnungsnummerC20Nur bei Gutschriften: Die Rechnungsnummer, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll
28KostenstelleC10Kostenstelle für die Erlöspositionen
29Lastschrift-Ausführung amD8Nur relevant für Zahlungsbedingungen (Feld 18) der Zahlart Lastschrift: Datum, an dem die Lastschrift ausgeführt werden soll. Falls nicht angegeben, wird das geplante Ausführungsdatum automatisch berechnet aus Belegdatum plus der in der Zahlungsbedingung angegebenen Frist 'Einzug nach'.

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Lieferantenrechnung

Diese Satzart wird verwendet, um externe Lieferantenrechnung oder externe Kassenausgaben in der Buchhaltung zu verbuchen.

Die Rechnungsnummer identifiziert die Lieferantenrechnung eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. Wenn die Rechnung ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich Buchung geändert hat. Falls ja, wird die alte Buchung storniert und die Rechnung wird neu gebucht. Falls sich die Rechnung nicht geändert hat, passiert nichts.

Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, halber und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einer Buchung zusammen gefasst. Über diesen Mechanismus, kann eine Rechnung auch auf mehrere Aufwandskonten verteilt gebucht werden.

Stornieren von importierten Rechnungen: Wenn Sie die Rechnung, die Sie importiert haben, wieder stornieren möchten, setzen Sie in der letzten Spalte der importierten Datei das Stornokennzeichen und importieren Sie die Datei erneut.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXLRN
2LieferantennummerI8Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 13 das Gegenkonto auf ein Finanzkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen)
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt.
4RechnungsdatumD8
5RechnungsnummerC20Identifiziert die Rechnung eindeutig. Kann auch eine Umsatz-Id bei einer Kassenschnittstelle sein.
6Nettobetrag voller UmsatzsteuersatzM18
7Steuer zum vollen UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 5 berechnet, falls nicht angegeben
8Nettobetrag halber UmsatzsteuersatzM18
9Steuer zum halben UmsatzsteuersatzM18Optional. Wird aus Feld 7 berechnet, falls nicht angegeben
10Sonstige Umsätze: Konto Nr.I8Sonstige Umsätze werden immer ohne Steuer gebucht
11Sonstige Umsätze: BetragM18
12Währung (ISO-Codes)C3
13GegenkontoI8Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1600 (Verbindlichkeiten) bebucht. In diesem Fall muss die Lieferantennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Lieferantennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Lieferant an oder importieren Sie die Lieferantendaten.
Das Konto muss aus der Kontengruppe "Finanzkonto" (also Bank, Kasse) stammen
14GutschriftI81 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht.
15BuchungstextC80Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Buchungstext erzeugt
16ZahlungsbedingungI8Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt.
17Kontonummer voller UmsatzsteuersatzI8Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben.
18Kontonummer halber UmsatzsteuersatzI8Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben.
19StornoI1Umsatz = leer; stornierter Umsatz = 1
20KostenstelleC10Kostenstelle für die Aufwandspositionen

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Satzbeschreibung Gehaltsabrechnung

Über diese Satzart können externe Gehaltsabrechnungs-Systeme an die Collmex-Buchhaltung angebunden werden. Die einzelnen Buchungssätze für einen Monat müssen in der CSV-Datei hintereinander kommen. Wird derselbe Monat noch einmal importiert, werden die Buchungen für diesen Monat storniert und dann noch einmal gebucht. Zeilen mit gleichem Belegdatum und Buchungstext werden zu einer Buchung zusammen gefasst.

» Beispieldatei

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CMXPRL
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern angezeigt
3JahrI8Jahr der Gehaltsabrechnung
4MonatI8Monat der Gehaltsabrechnung
5BelegdatumD8Belegdatum für die Buchung
6BuchungstextC255Text für die Buchung
7BetragM18
8Soll-KontoI8Optional. Soll-Konto der Buchung
9Haben-KontoI8Optional. Haben-Konto der Buchung
10KostenstelleC10Optional. Kostenstelle

Siehe auch: Daten importieren


Inhalt 

Collmex API

Inhalt

Allgemein

Abfragen

Datenimport

Szenarien

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Daten Importieren

Inhalt 

Collmex API: Überblick

Das Collmex API bietet die Möglichkeit, Daten mit den Collmex-Programmen automatisch auszutauschen. Mögliche Szenarien sind z.B. die Anbindung von externen Shops, Rechnungs-Programmen oder Kassen.

Die verwendeten Datentypen basieren auf den CSV-Dateien, die auch für den interaktiven Upload verwendet werden. Die hier zusätzlich definierten Satzarten finden nur im API Verwendung und ergänzen die bekannten Satzarten für den Upload.

Das Kommunikationsprotokoll ist ein einfaches HTTP-POST, mit dem die Daten im CSV-Format (text/csv) hoch geladen werden. Als Ergebnis werden wiederum Daten im CSV-Format zurück gegeben. In einem Upload können beliebig viele Satzarten enthalten sein.

Mit dem frei erhältlichen Kommandozeilenprogramm cURL, können die CSV-Dateien auf sehr einfache Weise ausgetauscht werden. Für PHP existiert eine Bibliothek libcURL. Die Verwendung von cURL ist nur ein Beispiel, wie die Kommunikation technisch erfolgen kann. Natürlich kann jedes andere Programm verwendet werden, das Dateien per HTTP-POST übertragen kann.

Die URL für den Datenaustausch ist: https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,data_exchange wobei XXXXX die Kunden- bzw. Mandantennummer ist.

Beispiel für einen Datenaustausch mittels cURL per Kommandozeile: curl -k -o download.csv --data-binary @upload.csv -H "Content-Type: text/csv" https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,data_exchange.

In PHP:

  $ch = cURL_init("https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,data_exchange");
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_POST, 1); 
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_POSTFIELDS, "LOGIN;user;password\nCUSTOMER_GET;9999;1\n");
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_HTTPHEADER, Array("Content-Type: text/csv")); 
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_SSL_VERIFYPEER, FALSE);
  cURL_setopt($ch, CURLOPT_RETURNTRANSFER, 1);
  $message = curl_exec($ch);
  echo cURL_error($ch);
  cURL_close($ch);
  echo str_replace("\n", "<br>", $message);

Von Partnern wurden SDK's für PHP und node.js zur freien Verwendung veröffentlicht. (Nutzung ohne Gewähr).

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Authentifizierung

Die Authentifizierung erfolgt über den ersten Datensatz, d.h. die erste Zeile in der CSV-Datei muss von der Satzart LOGIN sein:

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert LOGIN
2BenutzerC10-
3PasswortC10-

Sofern sich das externe Programm auf einem wenig gesicherten Webserver befindet, sollte der Benutzer aus Sicherheitsgründen nur für Collmex API zugelassen sein. Legen Sie dazu einen neuen Benutzer an und setzen Sie das Kennzeichen 'Nur für API'. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Rückmeldungen

Fehler- und Erfolgsmeldungen

Die komplette Kommunikation findet in einer Datenbank-Transaktion statt. Im Falle eines Fehlers wird die Datenbank-Transaktion zurück gerollt. Das bedeutet, dass entweder alle Änderungen oder gar keine übernommen werden.

Für den Fall, dass es bei der Kommunikation einen Fehler gab, wird ein Fehlersatz zurückgegeben (Meldungstyp 'E').

Wenn es keinen Fehler gab, wird das angeforderte Ergebnis zurückgegeben und als letzte Meldung immer eine Erfolgsmeldung (Meldungstyp 'S', Meldungsnummer 20420, Meldungstext 'Datenübertragung erfolgreich. Es wurden XXX Datensätze verarbeitet.').

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert MESSAGE
2MeldungstypC2'S' = Success
'W' = Warnung
'E' = Fehler
3MeldungsnummerC20Die interne Collmex-Meldungsnummer
4MeldungstextC255-
5ZeileI8Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht.
Rückmeldung von Nummern

Sofern das Programm bei eine Nummer für ein Dokument vergeben hat, wird diese über die Satzart NEW_OBJECT_ID zurückgegeben. Mehr Informationen dazu unter Nummernvergabe.

Siehe auch: Collmex API Inhalt, Nummernvergabe


Inhalt 

API Fehler-Protokoll

Im API Fehler-Protokoll sind alle Fehler aufgeführt, die im aktuellen und im letzten Monat während des Datenaustausches über das API aufgetreten sind.

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

API Fehler-Protokoll - Einstellungen

Geben Sie hier eine Mailadresse ein, wenn Sie bei einem neuen API-Fehler benachrichtigt werden möchten.

Es wird nur dann eine Mail versendet, wenn ein Fehler auftritt, nachdem das Fehlerprotokoll zuletzt angesehen wurde oder wenn die letzte Benachrichtigung mehr als 24 Stunden zurück liegt.

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Buchungen abfragen

Die Abfrage von Buchungen erfolgt über die Satzart ACCDOC_GET. Damit stehen im externen System Informationen über die in Collmex gebuchten Buchungen zur Verfügung. Alle Felder sind optional.

Achtung: Ein Import von allgemeinen Buchungen ist derzeit nicht möglich. Für den Import von Rechnungen in die Buchhaltung stehen die Satzarten CMXUMS und CMXLRN zur Verfügung.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert ACCDOC_GET
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3GeschäftsjahrI8Falls nicht angegeben, werden die Buchungen zu allen Geschäftsjahren zurückgegeben.
4NrI8Nummer der Buchung, der abgefragt werden soll.
5KontonummerI8
6KostenstelleI8
7KundennummerI8
8LieferantennummerI8
9AnlagenummerI8
10RechnungsnummerI8
11ReisenummerI8
12TextC255Freitext zur Suche im Buchungstext und im Memo.
13Belegdatum vonD8
14Belegdatum bisD8
15StornosI80 oder leer = Keine stornierten oder Stornobuchungen, 1 = auch stornierte und Stornobuchungen
16Nur geänderteI81 = Es werden nur Angebote zurückgegeben, die sich seit der letzten ACCDOC_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden.
17SystemnameC20Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert.

Als Ergebnis werden Datensätze der Satzart ACCDOC zurückgegeben. Jede Zeile entspricht einer Buchungsposition.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert ACCDOC
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3GeschäftsjahrI8
4BuchungsnummerI8
5BelegdatumD8
6Gebucht amD8
7BuchungstextC255
8PositionsnummerI8
9KontonummerI8
10KontonameC255
11Soll/HabenI80 = Soll, 1 = Haben
12BetragM18
13Kunde NummerI8
14Kunde NameC255
15Lieferant NummerI8
16Lieferant NameC255
17Anlage NummerI8
18Anlage NameC255
19Stornierte BuchungI8Bei Stornobuchungen die Nummer der stornierten Buchung
20KostenstelleC255
21RechnungsnummerC30
22Kundenauftrag NummerI8Bei Anzahlungen die Nummer des zugeordneten Kundenauftrags
23Reise NummerI8
24Zugeordnet NummerI8Felder 24, 25, 26: Beim Ausgleich von offenen Posten die Zuordnung zur ausgeglichenen Buchungsposition
25Zugeordnet GeschäftsjahrI8
26Zugeordnet PositionsnummerI8
27Dokument NrI8Die Nummer des verknüpften Dokuments aus der Dokumentenverwaltung.

Firma, Geschäftsjahr, BuchungNr und BuchungPos identifizieren die Position der Buchung eindeutig. Diese vier Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden.

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Salden abfragen

Die Abfrage von Salden aus der Buchhaltung erfolgt über die Satzart ACCBAL_GET.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert ACCBAL_GET
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3GeschäftsjahrI8
4Datum bisD8Optional
5KontonummerI8Optional
6KontengruppeI8Optional. 1 = Sonstiges, 2 = Anlagevermögen, 3 = Finanzkonten, 4 = Einnahmen, 5 = Ausgaben, 6 = Umsatzsteuer, 7 = Vorsteuer, 8 = Forderungen, 9 = Verbindlichkeiten, 10 = Abschreibungen, 11 = Rückstellungen, 12 = Bestand, 13 = Privat, 14 = Nicht abziehbare Ausgaben
7Kunde NrI8Optional. Wenn angegeben, wird 'Datum bis' nicht berücksichtigt.
8Lieferant NrI8Optional. Wenn angegeben, wird 'Datum bis' nicht berücksichtigt.
9KostenstelleC10Optional.

Als Ergebnis werden Datensätze der Satzart ACCBAL zurückgegeben.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert ACCBAL
4KontonummerI8
5KontonameC255
6SaldoM18

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Kunden abfragen

Die Abfrage von Kunden erfolgt über die Satzart CUSTOMER_GET.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert CUSTOMER_GET
2Kunde NrI8Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Kunde zurückgegeben.
3Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4TextC80Zur Freitextsuche
5Fällig zur WiedervorlageI81 = Nur zur Wiedervorlage fällige Datensätze liefern.
6PLZ/LandC8Zur Suche über die Postleitzahl oder das Land.
7AdressgruppeI8
8PreisgruppeI8
9RabattgruppeI8
10VermittlerI8Mitarbeiter Nr des Vermittlers
11Nur geänderteI81 = Es werden nur Kunden zurückgegeben, die sich seit der letzten CUSTOMER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden.
12SystemnameC20Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert.
13InaktiveI80 oder leer = Nur aktive Kunden, 1 = auch inaktive Kunden

Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kunden ein Satz der Satzart CMXKND.

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Lieferanten abfragen

Die Abfrage von Lieferanten erfolgt über die Satzart VENDOR_GET.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert VENDOR_GET
2Lieferanten NrI8Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Lieferant zurückgegeben.
3Firma NrI8interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
4TextC80Zur Freitextsuche
5Fällig zur WiedervorlageI81 = Nur zur Wiedervorlage fällige Datensätze liefern.
6PLZ/LandC8Zur Suche über die Postleitzahl oder das Land.
7Nur geänderteI81 = Es werden nur Lieferanten zurückgegeben, die sich seit der letzten VENDOR_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden.
8SystemnameC20Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert.

Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Lieferant ein Satz der Satzart CMXLIF.

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Zahlungen abfragen

Die Abfrage von Zahlungseingängen zu importierten Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_PAYMENT_GET. Damit stehen im externen System Informationen über den in Collmex gebuchten Zahlungseingang zur Verfügung.

Achtung: Die Funktion funktioniert nur für über die Satzart CMXUMS importiere Umsätze, nicht für Rechnungen, die in Collmex selbst erzeugt wurden.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert INVOICE_PAYMENT_GET
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3RechnungsnummerC20Optional. Falls nicht angegeben, werden die Zahlungen zu allen Rechnungen zurückgegeben.
4Nur neue ZahlungenI81 = Es werden nur Zahlungen zu Rechnungen zurückgegeben, für die seit der letzten Abfrage Zahlungseingänge neu gebucht oder storniert wurden.
5SystemnameC20Name des externen Systems. Wenn angegeben, werden nur Zahlungen für Rechnungen zurückgegeben, die von diesem System eingebucht wurden.

Das Ergebnis wird mit der Satzart INVOICE_PAYMENT zurückgegeben.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert INVOICE_PAYMENT
2RechnungsnummerC20-
3DatumD8Datum der Zahlung (Belegdatum der Buchung)
4Gezahlter BetragM18Über ein Finanzkonto (Bank, Kasse) tatsächlich bezahlter Betrag
5Reduzierender BetragM18Der offene Posten wurde um diesen Betrag reduziert. Der tatsächlich gezahlte Betrag kann kleiner sein als der reduzierende Betrag z.B. bei Skonto, Kleinbetragsdifferenzen oder Forderungsverlusten.
6GeschäftsjahrI8Geschäftsjahr der Buchung
7BuchungNrI8Nummer der Buchung
8BuchungPosI8Position der Buchung
9SystemnameC20Name des externen Systems.

Zu einer Rechnung werden immer alle zugeordneten Buchungen übertragen. Wird ein Zahlungseingang storniert, und der Posten damit wieder offen, ist das Zahldatum und der Betrag leer.

Geschäftsjahr, BuchungNr und BuchungPos identifizieren die Zahlung eindeutig. Diese drei Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden.

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Offene Posten abfragen

Die Abfrage der offenen Posten aus der Buchhaltung erfolgt über die Satzart OPEN_ITEMS_GET.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert OPEN_ITEMS_GET
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3Offene PostenI80 oder leer = Kunde, 1 = Lieferant
4Kunde NrI8Optional
5Lieferant NrI8Optional

Als Ergebnis werden Datensätze der Satzart OPEN_ITEM zurückgegeben.

NrFeldTypMax.LängeBemerkung
1SatzartC Festwert OPEN_ITEM
2Firma NrI8Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern
3GeschäftsjahrI8
4BuchungsnummerI8
5PositionsnummerI8
6Kunde NummerI8
7Kunde NameC255
8Lieferant NummerI8
9Lieferant NameC255
10RechnungsnummerC30
11BelegdatumD8
12ZahlungsbedingungI8als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen"
13FälligkeitD8
14VerzugI8
15MahnstufeI8Stufe der letzten Mahnung
16MahndatumD8Datum der letzten Mahnung
17MahngebührenM18Summe der Mahngebühren der Mahnungen
18BetragM18
19BezahltM18
20OffenM18

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Collmex API: Szenarien

Anbindung eines Rechnungsprogramms an die Buchhaltung

In diesem Szenario werden Rechnungen mit einer externen Auftragsbearbeitung oder Warenwirtschaft erstellt. Die Rechnungen sollen in der Collmex-Buchhaltung verbucht werden. In Collmex werden die Zahlungseingänge gebucht und die offenen Posten verwaltet. Die Informationen über die Zahlungseingänge werden an das externe Rechnungsprogramm zurückgegeben.

In regelmäßigen Abständen (z.B. einmal am Tag) überträgt das externe Programm neue und geänderte Rechnungen an Collmex und holt die Zahlungen zu den Rechnungen ab.

Die CSV-Datei enthält zuerst den Satz zur Authentifizierung und danach mehrere Umsätze. Im letzten Datensatz werden die neuen Zahlungseingänge abgefragt. Das Ergebnis der Übertragung sind die Zahlungen wiederum im CSV-Format.

» Beispieldatei

Anbindung eines Kassensystems an die Buchhaltung

In diesem Szenario werden mehrere externe Kassen an Collmex angebunden. Nach dem Kassenabschluss überträgt jede Kasse ihre Umsätze an die Collmex - Buchhaltung und fragt gleichzeitig Änderungen an den Produkten ab.

Jede Kasse erhält einen eigenen Systemnamen (im Beispiel 'Kasse1'), um den Zeitpunkt der letzen Abfrage für jede Kasse separat verwalten zu können.

» Beispieldatei

Siehe auch: Collmex API Inhalt


Inhalt 

Daten exportieren

Exportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren.

Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import.

Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.

Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern vor. Für den selektiven Export von Buchungen steht die Funktion Excel-Export unter Buchhaltung bzw. Übersicht → Schnittstellen zur Verfügung.

Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Buchungen exportieren

Verwandte Begriffe: Datenexport, Dateiexport, Datensicherung

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Daten löschen

Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).

Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.

FeldBedeutung
Zu löschende DatenLöschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchungen, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.).

Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.).

Ja, wirklich löschenAktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten.

Inhalt 

Nummernvergabe

In der Nummernvergabe legen Sie fest, wie die Nummern für Dokumente, Kunden, Lieferanten, Produkte und Positionen vergeben werden sollen.

Objekt

Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe für Dokumente bei Eins (1, 2 ...). Wenn Sie das nicht möchten, geben Sie eine abweichende Nummer ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Soll die Dokumentnummer die Jahreszahl enthalten (z.B. 200900001), ändern Sie die Einstellung für das jeweilige Dokument jedes Jahr, bevor Sie das erste Dokument erstellen.

Die Dokumentnummern können nur aus Zahlen bestehen. Buchstaben und Sonderzeichen sind nicht möglich.

Kunden und Lieferanten*

Bei Kunden startet die Nummernvergabe bei 10.000, bei Lieferanten mit 70.000.

Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Daten nach Datev übernehmen möchte, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 und die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden. Haben Sie bereits Kunden oder Lieferanten außerhalb dieser Bereiche angelegt, können während des Datev-Exports auch eigene Datev-Nummern automatisch vergeben werden.

Positionen

Die einzelnen Positionen in den Dokumenten (Angebot, Rechnung usw.) werden 1, 2 usw. nummeriert. Abweichend davon können Sie die Nummerierung in 10er-Schritten verwenden. Aktivieren Sie dazu das Feld 10er Schritte.

*Nicht in allen Versionen


Inhalt 

Wechselkurse bearbeiten

Die Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet.

Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.

  • Geben Sie ein, ab wann der Wechselkurs gültig ist.
  • Nun geben Sie den Betrag und das Kürzel der 1. Währung ein. Ist Ihnen das Kürzel nicht bekannt, klicken Sie auf das Fernglas.
  • Auf der rechten Seite wird der Betrag und das Kürzel der 2. Währung erfasst.
  • Anschließend klicken Sie auf Speichern
Gültig ab Betrag Währung = Betrag Währung
01.01.2007 1,00 USD = 0,79 EUR
01.02.2007 1,00 USD = 0,80 EUR
10.02.2007 1,00 USD = 0,78 EUR
01.03.2007 1.000.000 TRL = 0,59 EUR
01.07.2007 1.000.000 TRL = 0,56 EUR

Inhalt 

Zahlungsbedingungen anzeigen

Alle Zahlungsbedingungen werden als Liste angezeigt. Wenn Sie eine Zahlungsbedingungen im Detail anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.

Sollen die Zahlungsbedingungen nach Bezeichnung sortiert angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Nach Bezeichnung sortieren'.

Siehe auch: Zahlungsbedingung bearbeiten, Zahlungsbedingungen anlegen


Inhalt 

Zahlungsbedingung anlegen

Wählen Sie die Zahlart und eine Bezeichnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbedingung anlegen.

Es stehen die folgenden Zahlarten zur Verfügung

ZahlartBedeutung
RechnungZahlung auf Rechnung, d.h. der Kunde bezahlt nach Erhalt der Ware oder Leistung. In der Zahlungsbedingung können Sie verschiedene Fristen für den Abzug von Skonto angeben.
BankeinzugZahlung erfolgt per Bankeinzug. In der Zahlungsbedingung können Sie eine Frist für die Lastschrift und ein Skonto angeben.
VorkasseDie Zahlung erfolgt vor der Lieferung oder der Leistungserbringung.
ZahlungsdienstleisterDie Zahlung erfolgt über einen Dienstleister.

Siehe auch Zahlungsbedingung bearbeiten


Inhalt 

Zahlungsbedingung bearbeiten

Sie können sowohl selbst angelegte Zahlungsbedingungen bearbeiten als auch die Texte für die Standard-Zahlungsbedingungen ändern.

SchaltflächeBedeutung
Standard-Texte setzenNur bei Zahlart 'Rechnung' und 'Bankeinzug'. Setzt Standardwerte für die Felder Bezeichnung die die Texte.
LöschenLöscht die Zahlungsbedingung. Das Löschen ist nur möglich, solange die Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde.
FeldBedeutung
Interne NrDiese Nummer wird intern verwendet. Beim Datenimport bestimmt die interne Nummer die Zahlungsbedingung.
BezeichnungDie Bezeichnung erscheint in der Auswahlliste im Programm.
Zahlungs-Bestätigung erforderlichNur bei Zahlart 'Zahlungsdienstleister'. Wenn markiert, wird ein Kundenauftrag erst für die Lieferung frei gegeben, wenn im Kundenauftrag im Reiter 'Verkauf' im Feld 'Zahlung bestätigt am' ein Datum eingetragen ist. Wählen Sie diese Option, wenn Sie von Ihrem Zahlungsdienstleister benachrichtigt werden, sobald die Lieferfreigabe erfolgt ist.
InaktivWenn eine Zahlungsbedingung noch nicht verwendet wurde, kann sie hier inaktiviert werden. Die Zahlungsbedingung erscheint dann nicht in der Auswahlliste.
Texte für DruckBedeutung
Text, EnglischText für Angebot und Auftragsbestätigung in Deutsch und Englisch

Bei der Zahlart 'Rechnung' können folgende Variablen im Text verwendet werden. Die Variablen werden beim Druck durch die jeweiligen Werte ersetzt:

VariableWird ersetzt durch
<<Waehrung>>Die Währung als ISO-Code.
<<Periode-1>>Anzahl der Tage für die erste Periode.
<<Periode-2>>Anzahl der Tage für die zweite Periode.
<<Periode-3>>Anzahl der Tage für die dritte Periode.
<<Betrag-1>>Betrag nach Abzug des Skontos für die erste Periode.
<<Betrag-2>>Betrag nach Abzug des Skontos für die zweite Periode.
<<Betrag-3>>Betrag nach Abzug des Skontos für die dritte Periode.
<<Skonto-1>>Skonto in Prozent der ersten Periode.
<<Skonto-2>>Skonto in Prozent der zweiten Periode.
<<Skonto-Betrag-1>>Der Skonto-Betrag der ersten Periode.
<<Skonto-Betrag-2>>Der Skonto-Betrag der zweiten Periode.
<<Betrag>> Der zu zahlender Betrag, Basis zur Berechnung der Skonti.
Für Rechnung, Rechnung-EnglischText für Rechnung in Deutsch und Englisch

Zusätzlich zu den oben genannten Variablen stehen für die Rechnung noch die folgenden Variablen zur Verfügung:

VariableWird ersetzt durch
<<Fälligkeitsdatum>>Datum, bis zu dem der Kunde spätestens bezahlt haben muss.
<<Frist-1>>Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-1 abziehen zu dürfen.
<<Frist-2>>Datum, bis zu dem der Kunde bezahlt haben muss, um das Skonto-2 abziehen zu dürfen.

Zusätzlich können alle für Rechnungen gültige variable Textbausteine verwendet werden.

Für Rechnung, Rechnung-EnglischText für Rechnung in Deutsch und Englisch
Für Gutschrift, Gutschrift-EnglischNur für Zahlungsbedingung 1 (Sofort ohne Abzug). Für Gutschriften mit der Zahlungsbedingung 'Sofort ohne Abzug' wird dieser Text verwendet statt der Text für Rechnungen.
Periode-1Anzahl der Tage für die erste Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der ersten Periode, kann das Skonto-1 abgezogen werden.
Skonto-1Skonto für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch die Felder Periode-2, Skonto-2 und Periode-3 leer.
Periode-2Anzahl der Tage für die zweite Periode. Erfolgt die Zahlung innerhalb der zweiten Periode, kann das Skonto-2 abgezogen werden.
Skonto-2Skonto für die zweite Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. Lassen Sie in diesem Fall auch das Feld Periode-3 leer.
Periode-3Anzahl der Tage bis die Forderung spätestens beglichen sein muss.
BankverbindungBedeutung
Bankverbindung druckenNur bei Zahlart 'Vorkasse', 'Zahlungsdienstleister'. Wählen Sie aus, welche Bankverbindung auf die Dokumente gedruckt werden soll.
Abrechnungs-KontoBedeutung
Konto NrNur für Zahlarten Bar, Karte und Dienstleister: Kundenrechnungen mit dieser Zahlungsbedingung werden auf dieses Konto gebucht.
BankeinzugBedeutung (Nur für Zahlart Bankeinzug)
Einzug nachDer Posten ist erst nach der eingegebenen Anzahl von Tagen zum Einzug fällig.
SkontoDas gewährte Skonto wird beim Anlegen der Zahlung automatisch abgezogen.
FirmenlastschriftWenn markiert, werden die Lastschriften als Firmenlastschrift an die Bank übermittelt. Ist die Option nicht gewählt gilt die normale Basislastschrift.

Siehe auch: Zahlungsbedingungen anlegen, Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten


Inhalt 

Vertrag

Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.

Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version


Inhalt 

Rechnungsadresse

Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version


Inhalt 

Bankverbindung

Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank Gebühren, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.

Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.

ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.

Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version


Inhalt 

Version

Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.

Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.

Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Kündigung


Inhalt 

Kündigung

Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.

Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!

Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung, Version