Dokumentenverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung erfassen, buchen und archivieren Sie Rechnungen, Gutschriften und Bar-Quittungen einfach und schnell. Die Dokumente sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.

Speicherung im IMAP-Postfach

Zur Ablage der Dokumente benötigen Sie ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang. E-Mail-Postfächer mit IMAP-Zugang werden von praktisch allen Internet-Serviceprovidern angeboten. Bei IMAP-Postfächern werden die Mails nicht lokal herunter geladen und gespeichert, sondern verbleiben auf dem Server.

Die zentrale Speicherung der Dokumente in einem IMAP-Postfach hat den Vorteil, dass Sie sowohl von Ihrem Mailprogramm, als auch von Collmex aus auf die Dokumente zugreifen können. Hinzu kommt, dass immer mehr Rechnungen per Mail versendet werden und eine Aufbewahrung dieser Mails sowieso erforderlich ist. Es bietet sich also an, von der Buchhaltung aus direkt auf die Mails zuzugreifen.

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung per Mail erhalten, verschieben Sie die Mail in Ihrem Mailprogramm einfach in den Unterordner oder in das Postfach, das Sie zur Speicherung der Dokumente verwenden (z.B. Unterordner 'Belege' oder Postfach 'belege@meine-firma.de'). Das Verschieben der Mail hat im Gegensatz zur Weiterleitung den Vorteil, dass die Mail im Original erhalten bleibt und über die Absender-Adresse der Lieferant zugeordnet werden kann. Dokumente in Papierform können Sie scannen und ebenfalls per Mail an diese Mailadresse senden. Collmex greift über die IMAP-Schnittstelle direkt auf diese Mails zu.

Erfassung der Daten eines Dokumentes

Mit dem ersten Zugriff auf die Mails findet in Collmex eine automatische Vorerfassung der Dokumente statt, d.h. das Programm versucht bestimmte Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag automatisch zu erkennen. Hierzu wird der Standard rechnungsmail.de unterstützt. Bei allen anderen PDF-Dokumenten wird der Text-Inhalt der PDF-Datei analysiert, bei gescannten Dokumenten findet eine Texterkennung statt (OCR). Dabei "lernt" das Programm aus Ihren Eingaben, d.h. bei der zweiten Lieferantenrechnung des gleichen Lieferanten, ist die Erkennungsrate normalerweise besser. In vielen Fällen funktioniert dies so gut, dass die Daten lediglich noch geprüft und nur noch im Einzelfall ergänzt werden müssen. Die Qualität der automatischen Texterkennung hängt jedoch wesentlich vom Originaldokument ab, d.h. es kann nicht garantiert werden, dass die Daten immer korrekt erkannt werden.

Buchen der Dokumente

Wenn alle Daten erfasst sind, buchen Sie das Dokument direkt aus der Erfassungs-Seite heraus. Die Buchung ist mit dem Dokument verknüpft, d.h. wenn Sie sich die Buchung anzeigen lassen, springen Sie mit einem Klick zum Original-Beleg und umgekehrt vom Original-Beleg zur Buchung. Um die Original-Rechnung zu einer Buchung zu sehen, brauchen Sie diese nicht mehr in einem Papier-Ordner suchen, sondern sehen die Original-Rechnung direkt im Programm.

Hinweise zum IMAP-Postfach

  • Sie müssen nicht unbedingt ein eigenes Postfach einrichten. Sie können in den Einstellungen auch einen Unterordner eines bestehenden Postfachs angeben, aus dem die Dokumente ausgelesen werden.
  • Collmex legt für jedes Geschäftsjahr einen Archiv-Ordner an und verschiebt die Mails nach dem Buchen in diesen Archiv-Ordner. Damit Sie die Ordner in Ihrem Mailprogramm sehen, müssen Sie die Ordner evtl. in Ihrem Mailprogramm 'abonnieren'. Wie Sie dies machen, lesen Sie bitte in der Dokumentation Ihres Mailprogrammes nach.
  • Die Mails und die Dokumente werden bei Collmex nicht gespeichert oder gesichert. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in Ihrem Postfach. Wenn Sie die Mails in Ihrem Mailprogramm löschen oder aus dem Archiv-Ordner entfernen, kann Collmex nicht mehr auf die Dokumente zugreifen. In Collmex gespeichert wird lediglich die Kopfzeile der Mail zusammen mit den erfassten Daten sowie die Verknüpfung zur Buchung.
  • Achten Sie bei der Auswahl des IMAP-Postfaches darauf, dass ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht - insbesondere wenn Sie mit gescannten Dokumenten arbeiten.
  • Die Mails sollten möglichst in Deutschland gespeichert sein. Nach §146 Abs. 2 Abgabenordnung müssen Aufzeichnungen im "Geltungsbereich dieses Gesetzes" aufbewahrt werden.
  • Sie können das Postfach oder den Provider ohne Probleme wechseln. Kopieren Sie dazu alle Mails inklusive der Unterordner 1:1 und geben Sie danach in Collmex den neuen Speicherort ein.

Hinweise zum Umgang mit gescannten Belegen

  • Jedes Dokument muss einzeln per Mail gesendet werden.
  • Die Mail muss das gescannte Dokument als TIFF- oder JPEG-Datei im Anhang haben, damit die Texterkennung funktioniert. In PDF-Dateien eingebettete Bilder können von der Texterkennung nicht verarbeitet werden.
  • Bei Dokumenten mit mehreren Seiten, können die einzelnen Seiten alle in einer TIFF-Datei enthalten sein. Pro Seite ein eigener Anhang ist aber auch möglich (z.B. bei JPEG).
  • Verwenden Sie möglichst das Format 'Graustufen' mit 300dpi, da so die Texterkennungsrate am besten ist. Reine Schwarz/Weiß-Bilder führen zu einer schlechten Texterkennungsrate.
  • Verwenden Sie bei TIFF unbedingt die Komprimierung. Andernfalls ist der Speicherverbrauch zu hoch.
  • Vielen Scannern liegt eine Scan-Software bei, mit der Sie ein Dokument direkt vom Scanner aus an eine beliebige Mailadresse senden können (Scan to Mail Funktion). Beispielsweise können Sie bei vielen HP-Scannern und Multifunktionsgeräten die Tasten am Gerät so programmieren, dass ein Dokument mit einem Tastendruck gescannt und als Mail an die hinterlegte Adresse versendet wird.

Hinweise zum rechtlichen Rahmen

Die Dokumentenverwaltung erfüllt was die Software angeht die gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Archiv im Sinne der GoBD. Dass die Mails nicht nachträglich verändert wurden, ist über einen Hash-Code sicher gestellt. Neben einer geeigneten Software sind jedoch auch organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (s. GoBD).

Bei gescannten Papierbelegen sollte das Originaldokument nach Möglichkeit aufbewahrt werden. Streng genommen ist dies zwar nicht erforderlich, jedoch müssen Sie auf Verlangen eines Prüfers das Dokument wieder in Papierform vorlegen und Sie sparen sich so das Ausdrucken. Zudem erhöhen Sie Ihre Glaubwürdigkeit, wenn Sie die Originaldokumente zumindest für Stichproben noch vorlegen können. Den meisten Prüfern sind Papierdokumente einfach lieber, da sie das Originaldokument 'anfassen' können und sich diese schwerer manipulieren lassen.

Siehe auch:Einführung Buchhaltung, Einstellungen Dokumentenverwaltung, Dokument suchen, Dokument: Erfassung

* Nicht in allen Versionen