Collmex API: Szenario - Anbindung eines Online-Shops an die Warenwirtschaft

Eine häufige Anwendung des Collmex API ist die Anbindung eines externen Online-Shops an die Collmex Warenwirtschaft. Im Folgenden werden einige Vorgehensweisen aufgezeigt, die sich in der Praxis bewährt haben.

Bestellungen

Sicherlich das Wichtigste bei der Anbindung eines Shops ist die Übermittlung der Bestellungen. Dazu werden eingegangene Shop-Bestellung über die Satzart CMXORD-2 an Collmex übermittelt. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge angelegt und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet (s. E-Commerce).

Damit die Bestände in der Collmex-Warenwirtschaft verwaltet werden können, müssen die im Kundenauftrag angegebenen Produkte in Collmex bekannt sein (s. unten, Abschnitt Produktdaten).

Verfügt der Shop über eine eigene Kundenverwaltung, ist die Kundennummer während der Bestellung im Shop bekannt. Die Kundennummer kann im Auftrag mit gegeben werden. Wenn im Shop keine Kundenverwaltung existiert, oder sich der Kunde bei der Bestellung nicht angemeldet hat, kann die Kundennummer auch leer gelassen werden. Bei der Übertragung wird dann an Hand der Mailadresse des Käufers automatisch die Kundennummer ermittelt bzw. ein neuer Kunde angelegt.

Was den Zeitpunkt der Übertragung angeht, sollte die Bestellung möglichst sofort mit dem Kaufabschluss übermittelt werden, damit diese zeitnah in der Warenwirtschaft weiter verarbeitet werden kann.

Bestellstatus und Kundenbereich

Verfügt der Shop über einen Kundenbereich, besteht die Möglichkeit den Status der Kundenaufträge (bezahlt, beliefert, usw.) in Collmex abzufragen. Dazu steht die Satzart SALES_ORDER_GET zur Verfügung. Der aktuelle Status des Auftrags wird im Feld 44 der Satzart CMXORD-2 zurückgegeben.

Je nach Umfang des Kundenbereichs können auch die Rechnungen und Lieferungen (CSV und PDF) sowie die Stammdaten des Kunden abgefragt und angezeigt werden.

Nutzen Sie API Benachrichtigungen um eine Nachricht zu erhalten, sobald sich Daten geändert haben und rufen Sie nur die geänderten Daten per Sammelabfrage ab. Dazu wird in der Abfrage das Kennzeichen 'Nur geänderte' sowie der eigene Systemname übergeben. Zurück geliefert werden alle Dokumente, die sich seit der letzten Abfrage geändert haben oder neu angelegt wurden.

Produktdaten

Üblicherweise werden die Produkte zuerst in der Warenwirtschaft angelegt, da die Beschaffung über die Warenwirtschaft abgewickelt wird. Zur Abfrage neu angelegter und geänderter Produkte steht die Satzart PRODUCT_GET zur Verfügung. Mittels API Benachrichtigungen kann der Shop benachrichtigt werden, sobald Änderungen an Produkten durchgeführt wurden. Damit nicht jedes Mal alle Produkte neu übertragen werden müssen, sollte das Kennzeichen 'Nur geänderte' und der Systemname des Shops mit übergeben werden.

In der Praxis existieren in der Warenwirtschaft nicht nur Produkte, die für den Verkauf im Shop gedacht sind, sondern auch noch jede Menge andere Produkte. In der Warenwirtschaft gibt es aber keine Möglichkeit zu erkennen, ob ein Produkt im Shop verkauft werden soll oder nicht, so dass von Collmex erst einmal alle Produkte zurückgegeben werden. Die meisten Shops verfügen aber über ein Kennzeichen, das steuert, ob ein Produkt im Shop angeboten wird oder nicht. Wenn neue Produkte über die Schnittstelle im Shop angelegt werden, sollten die Produkte deshalb erst einmal als 'inaktiv' markiert werden, damit keine unerwünschten Produkte im Online-Shop erscheinen.

Da in der Warenwirtschaft nicht alle Felder des Online-Shop-Produkts bekannt sind (z.B. gibt es keine ausführliche Beschreibung, Grundpreisangaben, Bilder, usw.), müssen die fehlenden Felder nach der Übertragung vom Anwender ergänzt oder zumindest überprüft werden, bevor das Produkt im Online-Shop angeboten werden kann. Erst wenn alle Felder korrekt gepflegt sind, sollte das Produkt im Shop vom Anwender auf 'aktiv' gesetzt werden.

Kategorien

In der Collmex Warenwirtschaft gibt es hierarchische Produktgruppen. Diese können über die Satzart PRODUCT_GROUPS_GET abgefragt werden. Allerdings entsprechen die Produktgruppen in der Warenwirtschaft nicht immer den Kategorien in einem Shop, da die Kategorien für die Käufer ausgelegt sind, während sich die Produktgruppen meistens an den Bedürfnissen des Shop-Betreibers orientieren. Ob die Collmex-Produktgruppen direkt als Shop-Kategorien übernommen werden können, muss deshalb im Einzelfall geprüft werden.

Lagerbestand und Verfügbarkeit

Manche Shops zeigen dem Käufer die voraussichtliche Lieferzeit direkt an. Dazu kann die verfügbare Menge über die Satzart STOCK_AVAILABLE_GET abgefragt werden. Die Funktion ermittelt die verfügbare Menge aus dem aktuellen Lagerbestand, abzüglich der gesicherten Kundenaufträge. Ist keine Menge verfügbar, kann die prognostizierte Lieferzeit über die eigene Wiederbeschaffungszeit dem Käufer angezeigt werden.

Nutzen Sie API Benachrichtigungen um eine Nachricht zu erhalten, sobald sich die Verfügbarkeit eines Produkts geändert hat und rufen Sie nur die geänderten Daten per Sammelabfrage ab.

Zahlungsbestätigungen

Bei Zahlungen über Paypal oder Sofortüberweisung sendet der Zahlungsdienstleister eine automatische Zahlungsbestätigung an den Shop. Diese Bestätigung kann über die Satzart PAYMENT_CONFIRMATION an Collmex weiter gereicht werden, um eine entsprechende Statusänderung des Kundenauftrags zu bewirken.

Siehe auch: Collmex API Inhalt