Hinweise für Steuerprüfer

Die folgenden Informationen können im Falle einer Außenprüfung zusammen mit den exportierten Daten an den Steuerprüfer weiter gegeben werden:

Im Rahmen der Datenträgerüberlassung stellt Ihnen der Steuerpflichtige eine CSV-Datei mit Buchungen (Journal) zur Verfügung, die in das IDEA-Programm eingelesen werden kann.

Allgemeine Hinweise zur Datei

  • Geschäftsvorfälle werden in Form von Buchungspositionen (Teilbuchungssätzen) aufgezeichnet (SAP-Logik)
  • Jede Buchung kann aus beliebig vielen Buchungspositionen bestehen.
  • Eine Buchungsposition entspricht einer Zeile in der Datei buchungen.csv.
  • Die Buchungsnummer identifiziert einen Geschäftsvorfall innerhalb eines Geschäftsjahres eindeutig.
  • Der Betrag ist positiv, wenn die Buchungsposition auf der Soll-Seite der Buchung steht.
  • Der Betrag einer Buchungsposition ist negativ, wenn sie auf der Haben-Seite der Buchung steht.
  • Debitoren werden in Collmex Kunden genannt und Kreditoren werden als Lieferanten bezeichnet.
  • Der verwendete Kontenrahmen ist entweder Datev-SKR03 oder -SKR04.
  • Der umsatzsteuerliche Sachverhalt ergibt sich aus dem Konto der Buchungsposition.
  • Die Salden der Konten werden von der Software automatisch in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen, d.h. es gibt keine technischen Abschluss- oder Eröffnungsbuchungen über ein Schlussbilanzkonto oder Eröffnungskonto.
  • Am Anfang der Datei buchungen.csv befindet sich eine Buchung mit der Nummer 0, welche die Anfangssalden repräsentiert. Diese Buchung wird von der Buchhaltungssoftware vor dem Export der eigentlichen Buchungen generiert, sofern Salden vor der Berichtsperiode vorhanden sind.

Bedeutung der Zuordnung zwischen Buchungspositionen für EÜR und Ist-Besteuerung

  • Je nach Art der Gewinnermittlung werden in Collmex andere Auswertungen verwendet: Bilanz, GuV, BWA und SuSa erfolgen immer nach der Logik 'Vermögensvergleich' mit Gliederung nach HGB, die Auswertung 'Einnahme Überschuss' durch Berechnung der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben.
  • Die Art der Umsatzsteuer-Berechnung ist eine Einstellung im Geschäftsjahr: Soll-Besteuerung für die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten und Ist-Besteuerung für die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten.
  • Für die Konten 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen' sowie 'Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen' ist eine Offene-Posten-Verwaltung aktiv: Buchungspositionen auf diese Konten können einander zugeordnet werden.
  • Die Zuordnung wird in der Datei exportiert in den Feldern ZUGEORDNET_NR, ZUGEORDNET_JAHR, ZUGEORDNET_POS.
  • Mit Hilfe der Zuordnung zwischen der Buchungsposition der Verbindlichkeit/Forderung und der Buchungsposition der Zahlung ermittelt das Programm aus beiden Buchungen die Art, den Zeitpunkt und die Höhe der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben für die EÜR sowie den Steuersatz, den Zeitpunkt und die Höhe der vereinnahmten Entgelte für die Umsatzsteuer-Meldung im Falle der Ist-Besteuerung.
  • Die Buchungen erfolgen unabhängig von der Gewinnermittlungsart (Vermögensvergleich oder EÜR) und Art der Umsatzsteuer-Berechnung (vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte), d.h. es ist durchaus üblich, dass EÜR'ler Rechnungen und deren Zahlungen als separate Geschäftsvorfälle erfassen.
  • Sofern der Steuerpflichtige seinen Gewinn per EÜR ermittelt, die Datenträgerüberlassung demnach freiwillig erfolgt, in der Datei die Felder für die Zuordnung gefüllt sind und das IDEA-Programm die Zuordnung zwischen Rechnungs- und Zahlungsbuchung nicht zufriedenstellend auswertet, kann als Ergänzung ein unmittelbarer oder mittelbarer Datenzugriff sinnvoll sein auf die EÜR-Auswertung in Collmex: Vom Kontennachweis der EÜR (nicht SuSa!) aus können die Höhe der Einnahmen und Ausgaben sowie deren Zeitpunkte nachvollzogen werden.
  • Gleiches gilt für die Umsatzsteuer im Falle der Ist-Besteuerung: Im Kontennachweis der Auswertung 'Umsatzsteuererklärung' werden die Höhe der Entgelte sowie das Datum der Vereinnahmung dargestellt.

Funktionsumfang der Collmex-Software

  • Aus Collmex heraus können Umsatzsteuer-Voranmeldungen direkt an die Steuerbehörden versendet werden, aber keine Steuererklärungen, keine EÜR und auch keine E-Bilanz.
  • Zur Übergabe der Salden zwecks Erstellung der E-Bilanz steht ein Salden-Export zur Verfügung. Dabei kann der Steuerpflichtige optional die Salden der Umsatz- und Vorsteuersteuerkonten analog dem Datev-Umsatzsteuer-Gruppensaldo zusammenfassen auf das Konto 'Umsatzsteuer laufendes Jahr'. Die Salden aller anderen Konten werden unverändert exportiert.
  • Die Daten für ZM und OSS-Meldungen können exportiert werden für den Import unter elster.de.
  • Bei weiteren technischen Fragen unterstützt der Collmex-Support den Steuerpflichtigen in Erfüllung seiner Mitwirkungspflicht.

Siehe auch: Einführung Buchhaltung