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Zusatzvereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung

Diese Zusatzvereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien, die sich durch den Vertragsschluss zur Auftragsdatenverarbeitung ergeben.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

Collmex speichert und verarbeitet im Rahmen des vorliegenden Vertrages die von dem Kunden erhobenen betrieblichen Daten.

Die Dauer des Auftrags ist abhängig von der Dauer des mit dem Kunden geschlossenen Vertrages. Der Vertrag über einen Testzugang hat eine Laufzeit von 30 Tagen und endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Vertrag über den Dauerzugang wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

2. Umfang, Art und Zweck der Auftragsdatenverarbeitung und Kreis der Betroffenen

Collmex übernimmt die Aufgabe des technischen Betriebs der Software. Die Erhebung und Nutzung der Daten sowie die Verarbeitung auf fachlicher Ebene erfolgt ausschließlich durch den Auftraggeber. Den Kreis der Betroffenen bestimmt der Auftraggeber selbst, da die Erhebung der Daten ausschließlich durch den Auftraggeber erfolgt.

3. Technische und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz sind in einem eigenen Dokument beschrieben.

4. Berichtigung, Sperrung, Löschung personenbezogener Daten

Die Berichtigung, Sperrung oder Löschung personenbezogener Daten erfolgt durch den Auftraggeber selbst oder auf explizite Anweisung des Auftraggebers.

5. Pflichten des Auftragnehmers und dessen Kontrollen

Collmex verpflichtet sich, die Daten des Auftraggebers vertraulich zu behandeln, diese Verpflichtung auch allen Mitarbeitern aufzuerlegen.

Zur Verbesserung des Datenschutzes und der Datensicherheit hat Collmex als externe Datenschutzbeauftragte Frau Monika Ganter-Häcker von der Firma TDSSG GmbH - Team Datenschutz Services, Wichernstraße 2, 76185 Karlsruhe bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz kann der Auftraggeber die Datenschutzbeauftragte direkt kontaktieren.

6. Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen

Collmex ist berechtigt, zur Erfüllung des Vertrags Unterauftragsverhältnisse einzugehen, insbesondere mit Rechenzentrumsbetreibern. Subunternehmer werden sorgfältig ausgewählt unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers, Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

Zur Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen stellt Collmex dem Auftraggeber eine umfassende Dokumentation zur Verfügung. Das mit der Datenspeicherung beauftragte Rechenzentrum wird hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutzvorschriften regelmäßig zertifiziert. Die Zertifikate können hier eingesehen werden.

Bei Fragen zum Datenschutz kann sich der Auftraggeber jederzeit an Collmex wenden.

8. Mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers

Verstößt der Auftragnehmer oder die bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die in diesem Auftrag getroffenen Festlegungen ist dies dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

9. Umfang der Weisungsbefugnisse des Auftraggebers

Collmex verpflichtet sich, die Verarbeitung der ihm übergebenen Daten ausschließlich im Rahmen der vertraglich festgelegten Weisungen des Auftraggebers durchzuführen.

10. Löschung der Daten nach Beendigung des Auftrags

Der Auftraggeber hat über die Löschfunktion der Software jederzeit die Möglichkeit, Daten selbst zu löschen. Nach Beendigung des Auftrags löscht Collmex die Daten erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder auf Anweisung des Auftraggebers. Bis die Daten gelöscht sind, sorgt Collmex ebenso für die Einhaltung des Datenschutzes, wie während der Vertragslaufzeit.